Negosiasi bisnis

FREE Retail Training Program 6/12/2011

(c) MRI, 2008 ‐ 2011 1

Disiapkan untukProgram PELATIHAN RITEL GRATIS

Bagi Peningkatan Karir RitelBagi Peningkatan Karir Ritel

By Asep ST SUJANA, MRI | Konsultan Ritel Madani

© Madani Retail Indonesia, 2008 - 2011

Dasar-dasar Negosiasi dalam Bisnis Ritel Klausa Negosiasi dalam Bisnis Ritelausa egos as da a s s te Kunci Sukses Negosiasi Bisnis Ritel


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 2

Pengertian dan Manfaat Negosiasi Dasar-dasar Negosiasiasa dasa egos as Proses Negosiasi

Definisi Negosiasi Pengertian Umume ge t a U u Tujuan Negosiasi Manfaat Negosiasi


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 3

To negotiate; merundingkan, membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi menawarkemungkinan tentang suatu kondisi, menawar,

Negotiable; dapat dirundingkan, dapat dibicarakan, dapat ditawar

Negotiation; proses / aktivitas untuk merundingkan. dst

Negosiasi adalah suatu bentuk pertemuan bisnis antara 2 pihak atau lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnismencapai suatu kesepakatan bisnis

Negosiasi merupakan proses transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir (kesepakatan);

Negosiasi merupakan perundingan dua pihak dimana ada proses memberi dan menerima, proses tawar menawar, dsbmenerima, proses tawar menawar, dsb

Negosiasi merupakan tahapan awal menuju sebuah ijab kabul; kesepakatan bersama yang diterima bersama secara objektif


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 4

Untuk mendapatkan kata sepakat (agreement); yang didalamnya terkandung g ; y g y gkesamaan persepsi

Tercapainya kondisi, penyelesaian (solution), agreement yang saling menguntungkan (win-win) bagi kedua belah pihak

Kerjasama, saling pengertian, proses transaksi, dst,

Pengembangan pasar, peningkatan penjualan,

Harga yang lebih baik, efisiensi, keuntungan yang lebih besar


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 5

Negosiasi dan Proses Komunikasi Negosiasi dan Proses Pengambilan Keputusanegos as da oses e ga b a eputusa Negosiasi adalah Pertandingan / Pertarungan

/ Medan Perang

Negosiasi >> proses komunikasi, (penyampaian gagasan > penyamaan (pe ya pa a gagasa pe ya aapersepsi > persuasi > kesepakatan)

Negotiator > komunikator yang efektif(mengkomunikasikan gagasan > alternatif > tawar-menawar > kesepakatan)


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 6

Negosiasi >> proses pengambilan keputusanp(negotiator > wakil organisasi / perusahaan > otoritas / kewenangan untuk mengambil keputusan dalam proses negosiasi)

Proses >> pengumpulan informasi, > evaluasi alternatif, > memilih alternatif > memutuskan pilihan > disepakati kedua belah pihak

i a c c a id

ia

c d

informationalternatives

choice decision


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 7

Faktor Kunci dalam Negosiasi Bagan Alur Proses Negosiasiaga u oses egos as Persiapan Negosiasi Mempengaruhi Pihak Lawan, dan

Memenangkan Permainan

Bargaining Power; atau kekuatan tawar-menawar yang ditentukan oleh penguasaan informasi dan purchasing power,informasi dan purchasing power,

Information; berkaitan dengan penguasaan informasi pasar perusahaan sendiri (trends, competition, and positioning), dan informasi tentang perusahaan lawan-negosiasi,

Negotiation Skill; meliputi presentation skill, lobbying, persuasion, debating, arguing, dan

b isebagainya, Commitment; keterikatan secara mental

dengan perusahaan / organisasi yang tercermin dalam loyalitas dan dedikasi


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 8

Negotiation Skills Negotiation Skills

i a c c a idBargainingPower

BargainingPower

Commitment Commitment

GentlemenAgreement

Menggali Informasi Mentargetkan Hasil Negosiasie ta get a as egos as Konsolidasi Team Negotiator Agenda Pertemuan Membuat Appointment Konfirmasi Appointment


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 9

Informasi tentang Produk-produk / Jasa yang di-negosiasi-kan,y g g ,

Informasi tentang kondisi pasar dari produk tersebut; harga jual di pasaran, segmen pasar, peta persaingan, trend penjualan, program promosi dan advertising,

Informasi tentang team perunding (negotiator) dari perusahaan lawan negosiasi, tingkat otoritas-nya serta profile perusahaannya

Tetapkan target yang ingin diperoleh dari proses negosiasi, targetkan kondisi ideal p g , gsemaksimal mungkin,

Menetapkan batas toleransi dari hasil terendah dengan kondisi terburuk yang masih diterima, sebagai acuan apabila kondisi ideal tidak bisa diperoleh,N bj i l f il No target, no objective, no result, failure


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 10

Menetapkan personnel team negotiator, menunjuk koordinatorj

Lakukan pertemuan pembekalan untuk menyampaikan segenap informasi yang perlu, menyamakan persepsi, merancang strategi dan taktik

Yakinkan bahwa Anda datang pertemuan negosiasi dengan memusatkan pikiran pada hasil dan datang dengan penuh kepercayaan diri

Susun Agenda Pertemuan sebaik mungkin, sesuai dengan strategi dan taktik yang telahsesuai dengan strategi dan taktik yang telah ditetapkan.

Siapkan notulensi dan tunjuk siapa yang akan jadi notulen


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 11

Persiapkan seluruh bahan (data, slides, makalah, form agreement, etc.) dan alat yang , g , y gdibutuhkan (OHP, In-focus, etc.), dengan mempertimbangkan segenap kemungkinan

Pada saatnya meeting, pastikan seluruh dokumen dibawa

Pastikan Anda membawa CALCULATOR

Atur waktu yang baik dan leluasa untuk pertemuan, sehingga tidak ada gangguan dan konsentrasi terpecah; misalnya jangandan konsentrasi terpecah; misalnya jangan atur waktu pada jam menjelang pulang kantor pada hari menjelang weekend.

Tetapkan tempat yang memadai dan sesuai dengan maksud pertemuan dan mudah dijangkau sehingga pertemuan bisa dilakukan tepat waktup

Bila ada pertemuan negosiasi yang lain pada hari yang sama, atur waktunya agar ada jeda diantara kedua pertemuan tersebut


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 12

Konfirmasikan kembali jadwal pertemuan yang sudah disepakati untuk memastikan ada y g patau tidaknya perubahan waktu

Pastikan kehadiran personnel negotiator lawan sesuai dengan kualifikasi yang diharapkan (decision maker atau mendapatkan mandat untuk itu).


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 13

Kontrak Dagang (Trading Term); Kenapa PERLU?

Kondisi UMUM / REGULAR Kondisi PROMOSI Kondisi PEMBUKAAN Beberapa POINT PENTING

Dasar Hukum Perencanaane e ca aa Alat Kontrol


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 14

Informasi Umum (Data Supplier) Kondisi Item Barango d s te a a g Kondisi Harga Barang Kondisi Pemesanan Barang Pembayaran (TOP) Rabat Penjualan

Budget Promosi Diskon Promosis o o os TOP Promosi


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 15

Opening Discount Opening TOP Ope g O Opening Free Goods

1. Item TERBAIK 2. Harga TERBAIK3 DENGAN Masa berlaku TERBAIK3. DENGAN Masa berlaku TERBAIK4. DARI Supplier TERBAIK5. Retailing : SELL TODAY PAY LATER6. Volume Discount 7. Harga PROMOSI8. End GONDOLA9 Kompensasi IKLAN9. Kompensasi IKLAN10. Event BESAR 11. Rabat PENJUALAN 12. Kompensasi LAIN


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 16

Top Items / Brand, Top Turn Over; Top Sales, Top Cash Flow, p , p , MARGIN lebih BAIK Memudahkan konsumen Mencari Barang

Kebutuhannya Membantu Supplier meningkatkan Produktifitas

Caranya? Sortir / pilah item barang / merek barang Sortir / pilah item barang / merek barang

berdasarkan jumlah / volume penjualannya; Lakukan Analisis PARETO (20 – 80 atau 15 –

20 – 65), yang akan menunjukkan 20% / 15% dari keseluruhan item yang mengkontribusi 80% / 65% dari total sales;Fokus pada 20% / 15% item tersebut akan Fokus pada 20% / 15% item tersebut akan mengamankan 80% pencapaian;


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 17

Harga TERBAIK, Margin BAGUS Harga BERSAINGa ga S G Posisi Pasar LEBIH BAIK

Caranya?D tk HANYA H TERBAIK Dapatkan HANYA Harga TERBAIK

Persaingkan HARGA Barang dari Supplier yang SEJENIS

Cek STRUKTUR HARGA, Perkirakan Harga BELI;

Cek Harga PASAR cek PRICE LIST perkirakan Cek Harga PASAR, cek PRICE LIST, perkirakan Harga JUAL TERBAIK;


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 18

Lebih lama waktu untuk Kondisi TERBAIK; Harga lebih BERSAING; Harga lebih BERSAING; Menghindari Perubahan HARGA tanpa

Pemberitahuan.

Caranya? Mintakan Supplier untuk mencantumkan pp

jangka waktu harga pada Price List; atau Tentukan dengan Supplier memberikan

Pemberitahuan PERUBAHAN HARGA jauh sebelum mulai berlaku;

Ingatkan Supplier bahwa butuh waktu untuk memproses Perubahan Hargamemproses Perubahan Harga

Usahakan untuk tidak menerima kondisi “harga dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya”


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 19

Semakin dekat dengan ASAL /SUMBERnya, Harga MAKIN BAGUSg

Hindari BROKER, potong jalur, pangkas biaya yang tidak perlu;

Peluang untuk dapat Wholesaler’s MARGIN.

Caranya?G b k J l DISTRIBUSI Gambarkan Jalur DISTRIBUSI

Check the ITEM status; <common items, principal items, or parallel items>

Check SUPPLIER status; <principal sole agent distributor or parallel<principal, sole agent distributor or parallel supplier>


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 20

Prinsip dasar retailing, “SELL TODAY, PAY LATER”.

Longer TERM OF PAYMENT, Better Cash FLOW Dapatkan LEVERAGE dari perputaran barang Greater FINANCIAL MARGIN

Caranya? Mintakan Tempo Pembayaran selama Mintakan Tempo Pembayaran selama

mungkin; Mintakan, jika TUNAI, berapa Cash Discount

TERBAIK yang mungkin; Kemudian bandingkan; secara ekivalen, jika

cash discount lebih baik; minta konversikan ke dalam TOPke dalam TOP.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 21

Bila ada peluang untuk order dalam jumlah besar, usahakan untuk mendapat diskon

b h b k kitambahan sebanyak mungkin; Order Lebih Besar, Lebih Efisien bagi Supplier; Minta Supplier untuk BERBAGI Efisiensi yang

diperolehnya dengan kta; dalam bentuk Diskon Tambahan.

Caranya? Check HISTORICAL SALES DATA Check HISTORICAL SALES DATA Cobalah untuk buat estimasi DOBEL

dibanding biasanya; pada tingkat stock-day yang wajar dibandingkan dengan TOP-nya;

Selalulah minta tambahan diskon atas penambahan volume order barang.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 22

Harga PROMO >> Harga KHUSUS Harga Beli TERBAIK >> HJ TERBAIK HJ BAIK >> Kesan Tingkat HARGA BAGUS >>

Jumlah Penjualan MENINGKAT >> Jumlah Nilai MARGIN juga MENINGKAT, secara agregat.

Caranya ? Dapatkan Harga PROMOSI yang Terbaik; Dapatkan Harga PROMOSI yang Terbaik; Mintalah Harga PROMOSI Khusus untuk Toko

ANDA; Mintalah juga Kondisi yang sama diberikan

untuk TOKO LAIN; Mintalah MASA BERLAKU lebih lama untuk

h kh bharga khusus tersebut;


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 23

Caranya ? Minta juga TOP khusus (lebih lama dari biasa)

untuk order khusus ANDA; Rancang berbagai bentuk PROMOSI, jangan

terpaku pada promosi harga jual; Berusahalah untuk mendapat program

pendukung promosi, seperti gimmick, gift voucher, wet sampling, dan sebagainya untuk MENDONGKRAK PENJUALAN.

End GONDOLA adalah tempat paling ideal untuk display barang PROMOSI

b k l k Jangan biarkan Supplier menggunakan tempattersebut untuk mengekspose barangnya, tanpa sewa.

Tidak ada tempat dalam toko kita yang TANPA POTENSI PENJUALAN;

Jadi MINTALAH FEE dari supplier walaupun Jadi MINTALAH FEE dari supplier walaupunhanya untuk sekedar menempatkan wobblier di bagian depan rak pajangan.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 24

Caranya ? Set SETIAP END GONDOLA hanya UNTUK BARANG

O OS b k k GPROMOSI, bukan untuk pajangan REGULAR; Set Agenda PROMOSI untuk Mengisi barang

Promosi di END GONDOLA, Tahunan, Bulanan; (bisa merupakan bagian dari keseluruhan AGENDA PROMOSI TAHUNAN);

Set Tariff SEWA EG yang Kompetitif; Set Tariff tersebut sebagai TRADE OFF terhadap Set Tariff tersebut sebagai TRADE OFF terhadap

Masa Sewa >> Dapatkan Hasil Maksimal.

Beriklan untuk TOKO ANDA >> Beriklan tentang APA YANG ANDA JUAL;B ikl t k ACARA PROMO ANDA Beriklan untuk ACARA PROMO ANDA >> Peningkatan CITRA MEREK dari barang ANDA JUAL;

Membayar FEE untuk IKLAN PROMO >> Investasi EKUITAS MEREK DAGANG, … JADI nggak ada RUGINYA;

INTINYA >>> Membuat IKLAN PROMOSI INTINYA >>> Membuat IKLAN PROMOSI TOKO ANDA sebagai SUMBER INCOME TAMBAHAN, dan BUKAN sebagai CELAH PENGELUARAN BIAYA.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 25

Caranya ? Set IKLAN PROMOSI sebagai aktifitas terpadu

d l h d hdengan Keseluruhan Agenda Promosi Tahunan, Bulanan;

Berfungsi sebagai Informasi / Pengumuman Aktifitas PROMO TOKO ANDA >> Brosur, Leaflet, dan lainnya

Seleksi MEREK TERLARIS, ITEM TERLAKU, dan set dengan Harga JUAL MENARIK;

Mintalah supplier untuk MEMBANTU MEMBAYAR Mintalah supplier untuk MEMBANTU MEMBAYAR BIAYA IKLAN & FEE untuk TAMPILAN CITRA MEREK;

Kalo perlu PERSAINGKAN dengan Saingan MEREK dagangnya.

Rancang Big Events sebagai LADANG untuk mendapatkan INCOME TAMBAHAN; fees, discount free goods free sampling etcdiscount, free-goods, free-sampling, etc. yang KESEMUANYA diberikan KHUSUS untuk TOKO ANDA;

Misal, ULTAH TOKO ANDA dan PEMBUKAAN TOKO BARU

Buat event tersebut SEMERIAH mungkin dengan PROMOSI SPEKTAKULER sehinggadengan PROMOSI SPEKTAKULER sehingga dapat merupakan Hari Raya Keempat (sesudah Lebaran, Natal dan Tahun Baru);


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 26

HOW to? Rancang organisasikan dan sosialisasikan Rancang, organisasikan dan sosialisasikan

dengan sebaik mungkin; Set TARGET; Maksimalkan dukungan IKLAN PROMOSI; Libatkan PARTISIPASI dan DUKUNGAN setiap

bagian dalam TOKO ANDA;bagian dalam TOKO ANDA; Libatkan PARTISIPASI dan DUKUNGAN

segenap Supplier;

Merupakan bentuk KOMITMEN dan DUKUNGAN Supplier;pp ;

Merupakan bentuk PENGHARGAAN kepada TOKO sebagai Penjual;

Bahasakan sebagai INSENTIF atas PENJUALAN; Akan merupakan TAMBAHAN atas Margin

Akhir Tahun.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 27

Caranya ? Tempatkan sebagai POINT TERPENTING yang

h d d l TRADING TERMharus ada dalam TRADING TERM; Negosiasikan dalam bentuk % dari Total Net

Purchase, Annual / Tahunan; Jangan TERIMA tawaran RABAT atas dasar item

tertentu saja;

Caranya ? Pilah RABAT tersebut sebagai RABAT TETAP

dan KONDISIONAL, keduanya harus muncul di Trading Term; Tekankan untuk mendapatkan salah satu dari keduanya.

Prioritaskan RABAT TETAP; Lakukan EVALUASI pencapaian RABAT

(khususnya KONDISIONAL), secara periodik.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 28

Secara KREATIF, pikirkan tentang kemungkinan untuk dapat income / fee g pdalam bentuk LAIN dan atau dari SUMBER LAIN;

Contohnya; Fee untuk Item COC, Block Shelving, Eye Level Items, dan sebagainya;

Kuncinya, SELALU KREATIF …

Kunci Sukses

Disiapkan untukMADANI MART INDONESIA

TRAINING PROGRAM

Oleh:Asep ST SUJANA

© WPA ReSULTANT, 2005Kunci SuksesNEGOSIASI BISNIS RITELRITEL


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 29

The Tips of 8 A

1. Avoid Non-Competence Negotiatorp g2. Actively Listen3. Asking More Question4. Avert to Open The Figure First5. Aligning the Thinking of Benefits6 Asking The Best Offering6. Asking The Best Offering7. Ask for The Alternatives8. After The Meeting

1. Avoid Non-Competence Negotiator

Ask for Best NegotiatorUsahakan untuk bernegosiasi HANYA dengan orang yang KOMPETEN >> DECISION MAKER;orang yang KOMPETEN >> DECISION MAKER;

Best Negotiator, Best Result; Orang yang paling mungkin untuk mempunyai persepsi yang sama >> berwenang untuk memberikan KONDISI TERBAIK

Non-competence Negotiator, Waste Time; Ketemu dan bernegosiasi dengan orang yangKetemu dan bernegosiasi dengan orang yang TIDAK KOMPETEN, hanya akan membuang waktu tanpa hasil; <dengan cara yang baik dan sopan> akhiri metting, dan mintalah berhubungan langsung dengan atasannya lagi.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 30

2. Actively Listen

Be GOOD LISTENER, tapi jangan pernah merasa ragu untuk menginterupsi dengan cara g g p gyang baik, untuk mendapat penjelasan;

Jangan pernah lupa untuk mencatat tiap hal penting, untuk didiskusikan lebih lanjut;

Tunjukkan perhatian yang penuh; jangan biarkan diri Anda terjebak dalam “perangkap negosiasi”

3. Asking More Question

More question, more info; Jangan biarkan forum pertemuan NEGOSIASI sepi dari PERTANYAAN >> Berusahalah untuk dapat sebanyak p ymungkin INFORMASI >> pada kesempatan yang sama, Anda juga dapat MENILAI kapasitas negotiator lawan dari jawaban dan argumentasinya;

More question, less confuse; Mengajukan lebih banyak PERTANYAAN akan mengurangi resiko Dis-informasi;

More info; more opportunity; Berusahalah sebaik mungkin untuk BERTANYA dan

i i l i i k d k di i b tmenggiring lawan negosiasi kepada kondisi yang membuat mereka MENYETUJUI proposisi yang diajukan.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 31

4. Avert to Open First

Try not to open at first; Berusahalah MENAHAN DIRI, jangan pernah

j di ih k b k k / hmenjadi pihak yang pertama membuka angka / harga; yang akan menutup kemungkinan Anda mendapat kondisi yang lebih dari itu. Pancing dan biarkan lawan negosiasi Anda mengajukan penawaran lebih dahulu.

More asking, less giving; Walaupun pada dasarnya kita harus “take & give”, namun INGAT bahwa ini adalah NEGOSIASI >> Lebih BANYAK MEMINTA Kurangi / tahan untukLebih BANYAK MEMINTA, Kurangi / tahan untuk MEMBERI.

5. Aligning The Benefits

Impressing The Benefits; Tunjukkan tekankan bahwa FORUM ini dilakukan mendapatTunjukkan, tekankan bahwa FORUM ini dilakukan mendapat kesepakatan yang SALING menguntungkan.

Impressing Non-Risky Felling; Yakinkan bahwa SETIAP KONDISI TERBAIK yang diberikan akan ber-impact pada HASIL TERBAIK bagi kedua belah pihak; bahwa “nothing ventured, nothing gained”.

Taking Advantage of the Future; Yakinkan lawan NEGOSIASI, bahwa manfaat dari KONDISI TERBAIK yang diberikan bukan hanya dalam konteks hari ini;TERBAIK yang diberikan bukan hanya dalam konteks hari ini; tapi LEBIH PADA keuntungan di masa MENDATANG.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 32

6. Asking The Best OfferingWhat’s The Best Offered?

Tekankan bahwa ANDA layak mendapat y pPENAWARAN TERBAIK;– Tanyakan SELALU “Hal TERBAIK apa yang

AKAN Anda berikan untuk kami?”– Jangan BERTANYA “APA yang INGIN Anda

berikan”– Tekankan bahwa HANYA penawaran TERBAIK

yang ANDA tanggapi.y g gg pSaving for Best Bottom-Line;

Fokus HANYA pada PENAWARAN TERBAIK akan menempatkan Anda pada posisi jauh diatas “tolerable bottom line”.

7. Ask for The Alternatives

Asking for other offerings?Segera sesudah suatu kesepakatan tercapai,Segera sesudah suatu kesepakatan tercapai, susul dengan pertanyaan lain; “Adakah IDE / HAL lain yang dapat kita garap?” Kembali, ini akan membawa kita pada mendapatkan LEBIH BANYAK PELUANG;

More alternatives, more option, more possibilities, more gained; Bawa dan arahkan lawan NEGOSIASI pada beberapa alternatif dan pilihan, yang akan memberi lebih banyak PELUANG dan tentunya BENEFIT.


(c) MRI, 2008 ‐ 2011 33

8. After The Meeting

Minutes of The Meeting; Segera, sesudah pertemuan selesai; susunlah minuta sebaik g pmungkin dan distribusikan pada tiap peserta pertemuan;

Meeting Follow Up; Jangan lalai untuk melakukan EBAS (Evaluate, Benchmark, Analyze, Summarize) pada hasil pertemuan NEGOSIASI. Catat dan tandai hal-hal yang harus didiskusikan kembali / lebih lanjut.

Filing the Negotiation Result; Simpan / file hasil NEGOSIASI dengan baik. Hal ini sangat PENTING untuk forum pertemuan berikutnya misalnyaPENTING untuk forum pertemuan berikutnya, misalnya forum Business Review and Business Planning TAHUN BERIKUTNYA.

Negosiasi bisnis

Business

Transcript of Negosiasi bisnis