2011

REGINA PACIS SENIOR HIGH SCHOOL

TIK-Semester 2

2011

MICROSOFT EXCEL

OwnerName : ………………………Class : ………………………

MEMBUAT LEMBAR KERJA DENGAN MEMASUKKAN FORMULA, GRAFIK DAN GAMBAR

1. Memasukkan formulaMicrosof excel sering digunakan untuk membuat lembar kerja yang

banyak menggunakan perhitungan maupun pengujian isi suatu sel lembar kerja. Dalam melakukan perhitungan maupun pengujian tersebut, rumus yang banyak dipakai adalah matematika, rumus statistika dan operasi logika.

Beberapa operator matematika yang sering digunakan untuk melakukan perhitungan, antara lain.a. + (plus) : penjumlahanb. – (minus) : penguranganc. * (kali) : perkaliand. / (bagi : pembagiane. ^ (pangkat) : pemangkatan

Untuk menggunakan semua fungsi didalam excel, anda harus mengawalinya dengan menekan tanda sama dengan (=), misalnya:a. =5*4 – 3 enterb. =5*(4 – 3 ) enterc. =10 + 15 /2 enterd. Dll

2. Menggunakan alamat relative dan absolutePada saat membuat atau menyelesaikan lembar kerja dangan Microsoft maka kita sering menggunakan alamat relative dan sekali-sekali menggunakan alamat absolute.a. Alamat sel relative

Alamat relative adalah alamat sel yang berisikan data formula (rumus), yakni data di dalam suatu sel yang diperoleh dangan memasukan rumus. Data formula bila dilihat pada worksheet akan tampak berupa angka, tetapi apabila dilihat pada formula bar yang terlihat adalah rumusnya.

Untuk mencari jumlah pada sel G7, G8 dan G9 maka caranya adalah dengan men-drag bawah yaitu dari sel G6 hingga ke G9. Selanjutnya pada layar monitor akan tampil hasil sebagai berikut.

sel G7 berisi jumlah (615) dengan formula =D7+E7+F7 sel G8 berisi jumlah (336) dengan formula =D8+E8+F8 sel G9 berisi jumlah (463) dengan formula =D9+E9+F9

Begitu pula pada sel D 10 yang berisi data formula dan alamat sel relatif. Untuk melengkapi JUMLAH TOTAL anda tinggal men-dragnya ke kanan.

b. Alamat sel absoluteYang dimaksud dengan alamat absulut adalah alamat sel lembar kerja yang bersifat tetap. Bila dilakukan pengoperasian atau memindahkan lembar kerja maka sel tersebut tidak akan bergeser (tetap pada tempatnya). Pada gambar tersebut di samping tampak bahwa untuk mencari total adalah jumlah*harga tiker. Mengingat semua jumlah pada setiap hari akan dikalikan dengan harga tiket maka kolom sel harga tiket harus diabsulutkan dengan cara mengapit dengan tanda $ atau tekan F4 pada kolom D5 setelah dimasukkan rumus dan di enter maka akan didapat hasilnya.

3. Fungsi statistikaAda beberapa fungsi statistika yang sering digunakan pada saat bekerja dengan Microsoft excel. Fungsi-fungsi yang dimaksud, antara lain sebagai berikut.

a. =sum (range) : Menjumlahkan data dalam rangeb. =average(range) : Mencari rata-rata data dalam rangec. =max(range) : mencari data tertinggi dalam ranged. =min(range) : mencari data terendah dalam rangee. =var(range) : mencari nilai variance dalam rangef. =stdev(range) : mencari standar deviasi dalam range sample

datag. =count(range) : mencari banyaknya data dalam range

Perhatikan contoh di bawah ini untuk menerapkan fungsi tersebut di atas!

4. Mengunakan fungsi tanggal dan waktuBanyak sekali manfaat yang dapat diambil dalam menggunakan aplikasi tanggal dan waktu, antara lain dapat digunakan untuk menghitung umur, lamanya pinjaman, dan mencari selisih hari.A. Fungsi =date

Fungsi ini digunakan untuk menampilkan angka seri dari suatu data tanggal. Bentuk umum pemasukan data tanggal adalah sebagai berikut.

=date(tahun,bulan,tanggal)Contoh:Untuk menuliskan tanggal 17 juli 1967, caranya adalah: =date(67,07,17)atau ditik langsung 17-jul-671. Fungsi =day

Digunakan untuk menampilkan angka tanggal dalam bulan.Contoh.Jika sel A1 berisi data tanggal17-jul-67 maka hasil dari fungsi =day(A1) adalah 17

2. Fungsi =monthDigunakan untuk menampilkan angka bulan dalam data tanggal.ContohJika sel A1 berisi data tanggal 17-jul-67 maka hasil dari fungsi = month (A1) adalah 7

3. Fungsi =yearDigunakan untuk menampilkan angka bulan dalam data tanggal.ContohJika sel A1 berisi data tanggal 17-jul-67 maka hasil dari fungsi = year (A1) adalah 67

4. Fungsi =weekdayDigunakan untuk menampilkan angka hari dalam satu minggu (pecan). Urutan angka dan nama hari adalah sebagai berikut.

Angka Nama hari1. Minggu (Sunday)2. senin (Monday)3. Selasa(Tuesday)4. Rabu (Wednesday)

5. kamis (Thursday)6. jumat(Friday)7. sabtu(Saturday)

Contoh:

Hari Lahir (SEL E8) =CHOOSE(WEEKDAY(D8),”MINGGU”,”SENIN”,”SELASA”,”RABU”,”KAMIS”,”JUMAT”,”SABTU”)

B. Fungsi timeFungsi ini digunakan untuk melakukan perhitungan waktu yang

diwakilkan dengan angka. Angka yang diwakilkan waktu adalah angka pecahan yang berkisar antara 0 dan 1. jam 0.00 tengah malam diwakili oleh 0. Jam 06.00 pagi oleh 0.25, jam 12.00 siang oleh 0.5, jam 18.00 sore oleh 0.75. Bentuk umum dari fungsi = TIME adalah:

=TIME(Jam,Menit,Detik)Dalam mengetikkan waktu anda sebaiknya menggunakan system 24 jam, artinya jam 4 sore kita tulis 16.00.Misalnya: =TIME(12,00), artinya jam 12 siang, memberikan nilai 0.5

=TIME(18,00), artinya jam 6 sore, memberikan nilai 0.75

MENGGUNAKAN FUNGSI LOGIKAMicrosoft excel mempunyai banyak fungsi logika dalam mengelola lembar kerja. Di antara fungsi-fungsi yang akan dibahas ini adalah fungsi =If, fungsi =and, fungsi = or, dan fungsi =not. Untuk menulis suatu ekspresi logika, Microsoft excel menyelesaikan beberapa operator relasi, yaitu:

Fungsi Logika yang akan dibahas: Fungsi = IF Fungsi = AND

Fungsi = OR Fungsi = NOT

Untuk menulis suatu fungsi logika, Microsoft Excel menyediakan beberapa operasi relasi, yaitu:

= : sama dengan > : lebih besar dari pada < : lebih kecil daripada >= : lebih besar atau sama dengan <= : lebih kecil atau sama dengan < > : tidak sama dengan

a. Fungsi = IFFungsi ini digunakan untuk menguji kebenaran isi sel lembar kerja. Bentuk umum dari fungsi = IF adalah:

= IF (Ekspresi Logika, Pilihan 1, Pilihan 2)Jika dalam menguji isi sel lembar kerja dinyatakan benar maka yang diambil adalah ”Pilihan 1” tetapi jika tidak yang diambil ”Pilihan 2”.Contoh: =IF(A1=”L”,”Laki-lali”,”Perempuaan”)

Artinya, jika sel A1 berisi “L” maka pilihannya “Laki-laki”, Jika tidak ”L” maka pilihannya adalah ”Perempuan”

=IF(B6>=6,”Lulus”,”Mengulang”)Artinya, jika sel B5 nilainya >=6 maka jawabannya “lulus”, Jika tidak jawabannya adalah “Mengulang”

b. Fungsi = ANDFungsi ini digunakan untuk menguji kebenaran persyaratan semua isi sel lembar kerja.

= AND (Ekspresi logika, Jawaban 1, Jawaban 2)Jika dalam menguji isi sel benar maka yang diambil adalah ”Jawaban 1”, Jika tidak ” Jawaban 2”Contoh : =AND(B6>=60,C6>=70)

Artinya, akan memberikan jawaban TRUE jika B6 berisi >=60 dan C6 >= 70 dan memberikan jawaban FALSE jika slah satu atau keduanyan tidak memenuhi kriteria itu.

=AND(A1>=60,B1>=50),”Lulus”,”Mengulang”)Artinya akan memberikan jawaban “Lulus” Jika A1 berisi>=50 dan B1 berisi >= 60, Jika tidak maka ”Mengulang”

c. Fungsi = ORFungsi ini digunakan untuk menguji kebenaran salah satu persyaratan isi sel lembar kerja. Bentuk umum dari fungsi =OR adalah:

=OR(Ekspresi Logika, Pilihan 1, Pilihan 2)Jika dalam menguji isis sel lembar kerja adalah benar maka yang diambil ”Pilihan 1”, Jika tidak maka ”Pilihan 2”.Contoh : =OR(A1>=60,B1>=70)

Artinya akan memberikan jawaban TRUE apabila sel A1 berisi >=60 atau sel berisi >=70 jika tidak maka FALSE.

=OR(A1>=60,B1>=60),”Lulus”,”Mengulang”)Artinya, akan memberika jawaban “Lulus” jika A1 berisi >=60, Jika tidak maka “Mengulang”.

FUNGSI TEKS

Teks adalah data yang berjenis label (karakter atau huruf). Microsoft Excel banyak mempunyai fungsi yang berhubungan dengan label, seperti: Left, Mid, Right, Upper dan Lower.

a. Fungsi =LEFT(String,n)Untuk mengambil karakter dari sebelah kiri pada string. N menunjukkan jumlah karakter yang diambil.Contoh :=LEFT(”Komputer”,5)Enter, hasilnya : Kompu=LEFT(A1,3) Enter, hasilnya : Mic (jika A1 berisi Microsoft)

b. Fungsi =RIGHT(String,n)

Untuk mengambil karakter dari sebelah kanan pada string. N menunjukkan jumlah karakter yang diambil.Contoh :=RIGHT(”Komputer”,4)Enter, hasilnya : uter=RIGHT(A1,7) Enter, hasilnya :Crosoft(JikaA1berisi Microsoft)

c. Fungsi =MID(String,n1,n2)Untuk mengambil karakter di tengah pada string yang dimulai dari n1 sebanyak n2. Contoh :=MID(”Komputer”,4,3) Enter, hasilnya : put=MID(A1,3,4) Enter, hasilnya : cros (Jika A1 berisi Microsof)

Isikan rumus pada:

Sel B4:

= IF(LE FT(A4 ,1)=" M","M ANEJ EMEN ",IF(L EFT( A4,1) ="S","SEKRETARIS","AKUNTANSI"))

Sel C4:=IF(MID(A4,3,1)="1","MARDON","SAYANG")

Sel D4:=IF(RIGHT(A4,1)="P","PAGI",IF(RIGHT(A4,1)="S","SIANG","MALAM"))

Fungsi Pembacaan Tabel

Microsoft Excel menyediakan fasilitas pembacaan table. Tabel di sini berfungsi untuk memandu pengisian lembar kerja. Beberapa fungsi pembaca table, antara lain: FUNGSI CHOOSE FUNGSI HLOOKUP FUNGSI VLOOKUP FUNGSI INDEX FUNGSI OFFSET

Yang akan kita bahas kali inia. FUNGSI VLOOKUP

Fungsi ini digunakan untuk membaca table data yang disusun secara tegak lurus (vertical). Bentuk umum dari fungsi = Vlookup adalah sebagai berikut:

=VLOOKUP(Sel Kunci, Range Tabel, Offset Kolom)

Sel Kunci adalah kolom yang menjadi kunci dalam pembacaan tabel data.

Range tabel adalah daerah yang disorot (range) pada tabel pembanding.

Offset kolom adalah kolom yang akan dibacakan pada tabel data.Perhatikan contoh berikut:

b.FUNGSI

HLOOKUPFungsi ini digunakan untuk membaca table data yang disusun secara mendaftar (horizontal).Adapun bentuk umumya :

=HLOOKUP(Sel Kunci, Range Tabel, Offset Baris)

Sel Kunci adalah kolom yang menjadi kunci dalam pembacaan tabel data.

Range tabel adalah daerah yang disorot (range) pada tabel pembanding.

Offset Baris adalah Baris yang akan dibacakan pada tabel data.

Grafik

a. Mempersiapkan Data GrafikSebelum membuat grafik, persiapkan dahulu data yang akan dibuat grafiknya dengan memperhatikan ketentuan berikut.Ketentuan sebagai berikut :1. Data harus disusun rapi baik secara kolom maupun baris.2. Untuk data sumbu X harus diletakkan pada baris paling ats atau

kolom paling kiri dari data yang disorot.

b. Membuat GrafikBerdasarkan data di atas, untuk membuat grafik, ikuri langkah-langkah berikut.1. Sorotlah range B5:E92. Klik ikon Chart Wizard. Selanjutnya akan tampil kotak dialog Chart

Wizard-step 1 of 4 – Chart Type, sebagai berikut.

3. Selanjutnya klik Next dua kali maka akan muncul kotak dialog Chart Wizard-step 3 of 4 – Chart Type sebagai berikut.

DATA GRAFIK

4. Pada kotak dialog Chart Wizard – step 3 of 4 – Chart Option, isikan Chart title – nya Category (X) axsis-nya, Value (Y) axsisnya, Gridlines-nya, Legend-nya, dan Data Label-nya sehingga tampil seperti berikut.

c.

Memodifikasi GrafikSetelah grafik selesai kita buat, kita masih dapat melakukan beberapa perubahan, seperti mengubah ukuran grafik, memindahkan grafik, menghapus, dan mengganti tipr grafik.1. Mengubah Ukuran Grafik

a. Klik grafik yang akan anda ubah ukurannya.b. Tempatkan mouse anda pada tanda persegi yang terdapat di

bagian tepi arena grafik kemudian lakukan penggeseran.c. Klik di luar arena grafik (untuk selesai)

2. Mengubah Tipe Grafika. Double clik (yang kanan) pada grafikb. Klik Chart Type, lakukan perbaikan.c. Setelah selesai, klik diluar grafik.

3. Memindahkan Grafika. Klik grafik yang akan dipindahkan.b. Tempatkan mouse pada grafik, kemusian lakukan drag ke

tempat grafik akan dipindahkan.c. Klik di luar grafik (menonaktifkan grafik).

4. Menghapus Grafika. Aktifkan grafik yang akan dihapus.b. Klik ikon Cut atau Delete pada keyboard.

d. Mencetak GrafikSetelah grafik kitabuat, modifikasi, dan simpan, selanjutnya kita dapat mencetaknya. Cara mencetak grafik adalah sama dengan cara mencetak lembar kerja.

Database

Database adalah sebuah kumpulan informasi sejenis yang disusun dalam bentuk kolom dan bairs. Setiap baris (record) terdiri dari beberapa kolom (field). Salah satu keuntungan mengunakan database adalah mencari

informasi dengan cepat dan akurat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat database adalah:a. nama field tidak boleh ada yang samab. nama field harus terletak dalam satu barisc. antara nama field dan isi data tidak boleh dipisahkan oleh baris kosong.

Contoh tabel database tentang ”Daftar Nilai Ulangan Harian”

a. Mengurutkan Data (Data Sort)Mengurutkan data sangatlah penting dalam pengolahan database, sebab dengan data yang berurutan kita akan mudah mendapatkan informasi yang kita kehendaki. Ada dua bentuk pengurutan data yaitu secara ascending (urut menaik dari A hingga Z) dan descending (urut menuru dari Z hingga A). Adapun ikon untuk data sort adalah:

Kita akan mengurutkan secara asending:1. lakukan pengolahan (range) dari C4:G13 seperti berikut.

2. Klik ikon Sort Ascending maka hasilnya adalah sebagai berikut

Database tersebut diurutkan secara ascending dengan menggunakan kolom yang paling kiri, yaitu Nama, sebagai kuncinya. Jika kita urutkan database di atas dengan kunci utamanya adalah Sex secara ascending dan kunci keduanya secara descending maka langkah kerjanya adalah sebagai berikut.1. Lakukan blok/range dari C4:G82. Klik menu Data, Sort 3. Pada boks Sort by, masukkan filed Sex dengan pilihan Ascending4. Pada boks Then by, masukan field Agama dengan pilihan

Descending5. Klik Ok, selanjutnya akan tampil hasil pengurutan database

b. Menyaring Data (Data Filter)Data filter digunakan untuk memilih dan menampilkan data tertentu yang kita kehendaki dengan cara yang sangat sederhana.

Langkah kerja untuk menyaring data1. Range seluruh data dari B4:G92. Klik menu Data, Filter, AutoFilter

3. Klik tanda di sebelah kanan KODE, selanjutnya akan tampil sebagai berikut.

4. Tentukan yang menjadi pilihan Anda, misalnya klik B