APLIKASI PERUSAHAAN:PANDANGAN KONSEPTUAL MENGENAI ERP, CRM, DAN SCM

Penyimpanan Data dan Penggalian DataBisnis menghasilkan data yang sangat banyak setiap hari. Laporan terbaru

pada penyimpanan mendiskusikan bagaimana kebutuhan penyimpanan data Chicago Mercantile Exchangemeningkat dari 4TB menjadi 180TB hanya dalam 30 bulan!

Setiap transaksi, setiap kontak dengan konsumen, pemasok, dan pekerja akan menghasilkan data yang berharga yang mungkin berguna bagi perusahaan. Bagaimana sebuah bisnis mengumpulkam, menyimpan, dan menganalisa semua data yang masuk, keluar, dan ada diseluruh organisasi? Diagram dibawah mengilustrasikan konsep penggalian data, yang melibatkan tiga langkah:

1. Menangkap dan menyimpan data, 2. Merubah data mentah menjadi informasi, dan 3. Merubah informasi menjadi pengetahuan.

Pada sisi kiri, kita mempunyai data. Data dalam konteks ini terdiri dari semua data mentah yang sebuah organisasi kumpulkan melalui operasi normal. Tersebar keseluruh organisasi, titik pengumpulan data ini dapat terdiri dari website, aplikasi POS, server, sistem manufaktur, atau bahkan karyawan. Pada tiitk ini dalam proses penggalian data, data masih tidak mempunyai arti. Saat ini, penyimpanan paling disukai didistrbusikan secara fisik. Saat kita menciptakan gudang data atau pasar data, kita menciptakan database yang disentralisasi secara virtual yang berisi semua data mentah yang dikumpulkan dari seluruh organisasi. Semua data yang ”muncul” menjadi satu database umum. Hal ini adalah hal yang penting dalam penyediaan pandangan makro mengenai organisasi.

Gambar 1. Penggalian DataMenangkap dan menyimpan data adalah langkah pertama, tetapi hal ini

akan menjadi tidak berguna jika dilakukan tanpa analisa – proses pengaplikasian formula matematik dan statistik yang kompleks untuk “menggali” pergudangan data. Disini, organisasi mencoba untuk membuka tren yang tersembunyi. Menggali data mentah yang dikumpulkan dari seluruh organisasi, tidak hanya oleh departemen, menyediakan informasi baru bagaimana performansi konsumen, pemasok, dan bahkan proses perusahaan sendiri.

1

Mengubah data mentah menjadi informasi menjadi tahap kedua dari penggalian data. Ingat, informasi tidak berguna jika tidak mempengaruhi vara organisasi berfungsi. Tema ini merupakan tema yang sering diangkat dalam semua aplikasi. Organisasi memulai untuk memahami bahwa penggalian data tidak hanya mengenai kompleksitas teknologi dan lebih jauh lagi mengenai kompleksitas bisnis, yang mungkin lebih sulit untuk ditanggulangi, tetapi utamanya karena dua alasan ini, yaitu:1. Menurunkan pengetahuan yang sebenarnya mengenai cara dimana fungsi

organisasi dapat menyiksa karena proses bisnis sering berakar dalam pada kebudayaan perusahaan.

2. Mencari dalam lingkunp internal berarti mengakui bahwa operasi bisnis tidak optimal; hal ini membawa kepada penunjukkan dalam organisasi, bagian mana yang tidak produktif.

Langkah akhir dari penggalian data adalah mengaplikasikan pengetahuan yang diperoleh, yang harus menuju kebijaksanaan. Pemimpin perusahaan secara konstan mencari kebijaksanaan. Penggalian dan pergudangan data adalah tema yang berada dalam tiga apliaksi perusahaan yang difokuskan dalam jurnal ini – ERP, CRM, dan SCM.nya pada efesiensi dalam perusahaan, hubungan dengan konsumen, atau manajemen rantai pasok, kebutuhan akan pengetahuan sebelum melakukan aksi adalah hal yang sangat penting.

ERP (Enterprise Resource Planning)Hampir setiap diskusi mengenai ERP dimulai dengan sistem MRP dan MRP II

dari tahun 70-an dan 80-an. Dalam lingkungan manufaktur yang lalu, fokus awalnya adalah pada ”widget”: kemampuan untuk menghasilkan produk adalah fokusnya. Organisasi biasanya menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini: Seberapa banyak widget yang saya butuhkan? Seberapa lama waktu yang diperlukan untuk menghasilkan widget sebanyak mungkin? Bagaimana saya dapat menghasilkan lebih banyak lagi widget? Hal ini, tentunya, adalah pertanyaan yang valid, tetapi karena pemanufakturan terjadi dalam suatu bentang waktu, jumlah pertanyaan yang sulit bertambah. Pertanyaan seperti itu secara luas difokuskan pada area pengadaan komponen untuk widget jadi dan pada penyimpanan material yang sebaiknya digunakan untuk membuat widget. Organisasi mencoba untuk memahami total pemanufakturan jadi dan bagaimana mendapatkan produk jadi.

MRP II menambahkan fokus pada perencanaan proses ini. Sistem ini mengintegrasikan kapasitas, desain teknik dan manajemen, biaya, dan rencana perusahaan jangka panjang kedalam sebuah persamaan. Banyak organisasi yang mengimplementasikan pendekatan ini mengadakan mekasnisme untuk

2

mengkorelasikan perencanaan dan proses peramalan dengan jumlah produksi aktual. Hal ini mendukung organisasi untuk meraih keseluruhan efisiensi yang tinggi dalam arena manufaktur. Isu yang sebenarnya adalah bahwa sementara organisasai mempunyai penanganan aspek pemanufakturan bisnis yang lebih baik, hal itu masih merupakan integrasi yang lepas dengan komponen lain dari keuangan, penjualan, pemasaran, konsumen, kepuasan, dan distribusi, untuk menyebutkan beberapa.

ERP adalah mesin software yang dahsyat yang berusaha untuk menyediakan tampilan tanpa lapisan ke semua departemen, sistem, dan data yang ada dalam sebuah organisasi agar setiap departemen memahami bagaimana itu sesuai dalam makrostruktur organisasi dan bagaimana hal itu berpengaruh pada makrostruktur itu. Pengertian tersebut adalah penting dalam memfasilitasi peningkatan komunikasi antara departemen, manajemen pengetahuan yang lebih baik, dan proses yang diperbaiki. Peningkatan tersebut adalah dasar dari perubahan bisnis yang fundamental.

ERP: Semua Hal yang Perlu Diperhatikan, Keuntungannya adalah NyataMari perhatikan contoh klasik ini: pemenuhan pesanan. Dalam lingkungan

tradisional, konsumen akan menempatkan pesanan, yang wakil dari perusahaan masukan. Sistem tersebut mungkin menghasilkan output pada gudang dimana persediaan akan dikesampingkan untuk konsumen. Kemudian, informasi dari gudang akan dimasukkan kembali kedalam sistem pengiriman untuk dikirimkan, dan sistem persediaan akan di-update, agar hasilnya menjadi akurat saat hal tersebut di-input kedalam sistem manufaktur. Selanjutnya, informasi akan dimasukan kedalam sistem pembayaran, yang mungkin atau tidak mungkin terikat secara langsung kedalam sistem keuangan perusahaan. Melalui seluruh proses ini, departemen penjualan dan pemasaran mencoba untuk melakukan peramalan, manajemen corong, dan menentukan rencana pemasaran di masa depan. Dalam waktu tersebut, saat konsumen dipanggil kembali untuk memeriksa status, perwakilannya tidak dapat mengakses sistem yang sesuai untuk menjawab konsumen secara akurat. Akibatnya, konsumen akan menjadi frustasi. Frustasi tersebut mengarah pada ketidakpuasan konsumen, yang akan berdampak pada penjualan yang lebih sedikit.

Sekarang bayangkan bahwa contoh diatas ada pada sebuah organisasi dengan sistem ERP yang sukses. ERP berada diantara semua sistem dan pengguna tanpa menghiraukan dimana posisi mereka dalam saluran. ERP tahu semua perbedaan pokok koleksi data, dan harus mempunyai tampilan dengan semua format yang berbeda dari data tertentu (dari warisan 3270 sampai 5250 pada

3

Windows dengan format yang sesuai). ERP juga dengan pintar dapat merutekan pesanan kepada bagian yang tepat dan pada waktu yang tepat; mengurangi jumlah waktu seseorang harus memasukan data secara drastis akan mengurangi error. ERP juga mengambil semua data dan memformatnya sehingga setiap departemen dapat melakukan fungsi kebutuhannya sendiri. Sebagai contoh, perwakilan konsumen dapat melihat semua yang berhubungan dengan pesanan untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

Sementara keuntungan ERP mengesankan, menyebarkan sistem ERP adalah pengerjaan utama untuk semua organisasi. Alasan dasar penelusuran pesanan dan disamping manajemen, beberapa isu yang nyata terjadi selama penyebaran ERP yang berhubungan dengan pekerjaan yang berhubungan. Perubahan mental karyawan organisasi penting untuk merubah proses bisnis. Tujuan perusahaan harus dikomunikasikan, disosialisasikan, dan didukung. Jika tidak, organisasi akan menghabiskan jutaan dollar yang berupa waktu, software, dan hardware dengan hasil yang tak berarti.

Secara umum, tujuan berkisar antara mengintegrasikan informasi, mungkin keuangan atau hubungan dengan konsumen. Kadang-kadang tujuan merefleksikan keinginan kepada pemanufaktur lebih efisien. Pada tingkatan manapun, banyak perusahaan telah melakukan spesialisasi pada ERP-nya yang ditawarkan untuk pasar vertikal tertentu, dan sebagian besar telah mengatur tawaran mereka, agar konsumen tidak perlu menanggung sakit kepala akibat pendekatan semua atau tidak sama sekali.

Pada akhirnya, tujuan ERP adalah untuk merubah proses bisnis saat ini yang tidak efektif. Selain semua kegagalan yang telah dipublikasikan, perusahaan masih mengeluarkan uang dalam lingkungan ini. Mengapa? Perusahaan yang menunjukkan performansi lebih baik, mengetahui bisnisnya lebih baik, dan bereaksi lebih efektif adalah posisi yang lebih baik untuk bertahan.

Manajemen Hubungan dengan Konsumen (Costumer Relationship Management)

Costumer Relationship Management (CRM) adalah 3 aplikasi perusahaan yang paling sering dibicarakan yang menjadi fokus dalam jurnal ini. CRM terlihat mempunyai akar pada tiga area: call centre systems, aplikasi meja bantuan, dan otomasi usaha penjualan. Kebanyakan dari kita mungkin tidak asing dnegan satu dari ketiga ini. Pada pertengahan 1990-an beberapa perusahaan seperti Siebel and Clarify (sekarang Amdocs) menawarkan penggabungan fungsi bersebrangan dengan perpektif penjualan ”front end”, sementara penyedia software ”back end”

4

seperti SAP dan Oracle sebagian besar berfokus pada fungsi yang berhubungan dengan keuangan, pasokan, manajemen rantai, dan akhir-akhir ini e-bussiness.

Saat ekonomi sebagian besar sedang menurun pada awal dekade ini, dan konsumen berhati-hati, kebutuhan dan keinginan untuk lebih dekat dengan konsumen merupakan arti yang utama dari diferensiasi tempat pemasaran. Perusahaan yang berusaha meraih diferensiasi ini harus menanyakan pertanyaan-pertanyaan di bawah ini:

1. Apa arti dari dekat dengan konsumen?2. Bagaimana dekat dengan konsumen saat ini?3. Bagaimana saya menggerakkan atau menambah pendapat baru dengan

menggunakan CRM?Pertanyaan pertama mempunyai banyak jawaban yang mungkin dijawab.

Tentu saja, perusahaan yang menjelajahi semua metode yang mungkin digunakan mempunyai posisi untuk memperoleh gambaran yang lebih baik mengenai konsumen. Untuk tujuan ini, hanya akan memfokuskan pada beberapa aspek yang penting. Yang pertama adalah untuk membuka pola pembelian yang berdasarkan konsumen. Membuka tren ini adalah hal yang mendasar untuk setiap bisnis. Seseorang mungkin mengargumentasikan bahwa sistem CRM yang mahal tidak dibutuhkan untuk melakukan ini. Untuk tingkatan tertentu, hal ini adalah benar. Tetapi, analisa untuk pola pembelian adalah berbeda dengan sejarah pembelian. Sejarah pembelian konsumen hanya merupakan satu dari beberapa pola. Yang lain termasuk keuangan pasar, demografik, geografi, pesan penjualan saat ini, dan aksi yang berhubungan lainnya seperti penjualan, pengenalan produk baru, penawaran yang kompetitif, penempatan posisi yang taktis, dan penentuan harga.

Pertanyaan kedua diatas sama pentingnya dengan pertanyaan lain. Membuat konsumen merasa unik karena anda mengerti apa yang mereka suka dan tidak suka adalah susah tetapi penting. Sistem CRM memungkinkan jumlah input yang sangat banyak mengenai konsumen dalam hal untuk membangun profil yang komprehensif. Contoh yang sederhana (dan salah satu yang paling umum) adalah konsep kontak manajer. Ada banyak peralatan penjualan untuk menghubungi pihak manajemen. Peralatan CRP yang terintegrasi dapat menambah integrasi real time dengan sistem lainnya (seperti keuangan, manajemen pemesanan, dan pengendalian kualitas). Dengan memberi tim pra-penjualan, perwakilan konsumen, dan tim paska-penjualan kemampuan untuk memasukan informasi mengenai siklus konsumen yang terus-menerus membangun profil yang memungkinkan setiap anggota tim untuk melayani konsumen lebih baik. Dengan memberikan manajemen penjualan ”satu click” kemampuan kepastian pelaporan, masalah yang terjadi pada jaringan, dan memecah pendapatan berdasarkan produk, atau ukuran metrik lain

5

yang dapat meyakinkan peramalan yang sukses dan implementasi strategi pemasaran.

Pertanyaan yang ketiga, membutuhkan analisa yang lebih kompleks. Bagaimana sebuah bisnis memperoleh kesempatan pendatapatan baru dari data ini? Kadang-kadang pola pembelian konsumen dapat menawarkan aliran pendapatan baru. Lahan analisis yang kompleks ini adalah aspek yang paling sulit dari mesin CRM, tetapi hal ini dapat mengungkapkan data yang penting. Sebagai contoh, sebuah retailer menemukan bahwa jika harga sekaleng bola tenis seharga $ 25, penjualan raket tenis (item marjin lebih tinggi) naik. Sebagai tambahan, pengecer hanya dapat menjelajahi merek konsumen seperti dalam pemberian seperangkat produk, tetapi mereka dapat mengkorelasikan bahwa informasi pada posisi awal dimana itu disimpan. Dengan mengukur tren terus-menerus, pengecer dapat menentukan imbas dari posisi awal pada kebiasaan pembelian konsumen. Dengan menggunakan informasi ini, mereka dapat membuat kesepakatan yang lebih baik dengan pemasok oleh ruang awal pemasaran ”premium”.

Untuk meningkatkan kepuasan konsumen dan pengaturan distribusi yang efektif, banyak bisnis mengikat sistem distribusi mereka kedalam pelayanan cuaca nasional karena kejadian cuaca yang utama dapat mempengaruhi operasi.

Contohnya banyak, tetapi intinya adalah bahwa dengan mengenal konsumen anda saat ini, adalah sangat penting. Tidak ada hal yang disebut ”ekonomi baru” yang dapat merubahnya. Kita mempunyai peralatan yang kompleks untuk membantu kita melakukan ini; mereka mengumpulkan dan menganalisa informasi untuk membantu kita untuk meningkatkan hubungan dengan konsumen yang lebih dekat, memperoleh kesempatan pendapatan baru, dan sasaran pemasaran berinsiasi untuk imbas yang maksimum.

Kita juga harus menyadari bahwa konsumen ini mempunyai banyak cara untuk berhubungan langsung dengan organisasi saat ini – diantaranya adalah website, sales representatives, kasir, dan call centres. Menggunakan sebuah emtode (seperti CRM) untuk mendapatkan pandangan mengenai konsumen secara makro tidak berharga dalam lingkungan komunikasi yang terbagi-bagi. Tetapi, seperti sistem ERP, sistem CRM hanya akan efektif jika organsasi mensosialisasikan tujuan proyek dan benar-benar menggunakan peralatannya. Hal ini adalah tantangan untuk implementasi CRM terbesar saat ini. Itu bukan software; itu adalah menetapkan kegunaan software. Banyak perusahaan masih berjuang akan hal ini. Perubahan pola pikir harus menjadi prioritas utama.

Sistem CRM terus berkembang. Artikel pada majalah CIO edisi Januari 2006 melontarkan pertanyaan, ”apakah CRM mati?” Penulis berpendapat bahwa mungkin satu dari kelemahan terbesar CRM adalah bahwa CRM tidak pernah benar-benar

6

langsung membantu konsumen. Terlebih lagi, solusi terlihat sijual kepada eksekutif sebagai cara untuk menunjukkan ketidakefektifan. Tetapi, apa yang kebanyakan sistem CRM sediakan adalah cara untuk menelusuri konsumen, rute dan fasilitas komunikasi kedalam, dan laporan mengenai perkembangan beragam pemasaran, penjualan, atau aktivitas pendukung.

Tetapi apa yang semua solusi ini secara umum tidak ditujukan adalah kebutuhan untuk menolong organisasi dalam menyelesaikan masalah konsumen, menjawab pertanyaan mereka lebih cepat atau menolong konsumen menyelesaikan masalah mereka. Sebagai hasilnya, industri sedang mencari perubahan yang lamban tetapi tetap dalam fokus dan investasi dari otomatisasi fungsi utama kantor internal terdepan menjadi proses pelurusan tepi seperti pendukung konsumen secara online, pengembalian produk, atau manajemen akuntansi.

Generasi berikutnya dari CRM adalah mecoba untuk mengintegrasikan organisasi yang mempunyai inisatif mengenai ERP yang lebih efektif untuk melihat bagaimana pola pembelian konsumen mempengaruhi pemanufakturan, sumber daya manusia, keuangan, dan renana jangka panjang. Pada waktu yang sama, ada peminatan yang diperbaharui yang muncul dalam beberapa area seperti manajemen pengetahuan, kecerdasan bisnis, dan apa yang beberapa orang sebut service resolution management (SRM). Seperti dijelaskan oleh para pemimpin dalam sektor ini seperti Knova Software, SRM bertujuan untuk memperbaiki akses ke pengetahuan perusahaan dengan memecah tempat peluncuran, menyederhanakan penulisan dan penangkapan konten baru, dan menyediakan jawaban yang lebih konsisten meliputi semua saluran penjualan dan pelayanan.

Dalam lingungan ini, gudang data adalah kuncinya; mengumpulkan, meyimpan, dan menganalisa informasi secara efektif adalah penting untuk keberhasilan sebuah organisasi dalam hal menciptakan kembali bahwa pasar yang lama dimana pembeli dan penjual bertemu, dapat melihat dari mata ke mata, dan berhubungan.

Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management/SCM)Manajemen rantai pasok (SCM) membantu bisnis untuk memahami aktifitas

yang menyediakan material tingkat komponen untuk produk jadi mereka secara efektif. Sebagai contoh, pada sektor retail, penjual utama adalah kuncinya, dan dalam industri otomotif, hubungan sebgaian pemasok dapat mempengaruhi kemampuan pemanufaktur untuk membangun sebuah mobil dengan tepat waktu. Dengan berfokus pada SCM, perusahaan dapat banyak memperbaiki efesiensi

7

operasionalnya. SCM berusaha meraih pengendalian biaya bisnis dengan mengungkapkan kesulitan dalam hubungan kunci mereka (contoh, dengan pemasok internal dan perusahaan pembuat eksternal).

Isu yang mendasar adalah perlunya pemahaman mengenai permintaan konsumen dan menggabungkannya dengan sisi bisnis pemasok. Dengan melakukan ini, organisasi dapat mengurangi atau bahkan mencegah terlalu banyaknya produksi dan/atau kekuarangan produk yang menambah biaya.

Software SCM mampu meraih hasil ini dalam cara yang beragam dan implementasi yang beraga,. Dasarnya, SCM berhubungan dengan pemaosk ke database yang menunjukkan peramalan, persediaan aktual, pengiriman, atau kerangka waktu logistik dalam organisasi pelanggan. Sebagai contoh, pemasok merubah jadwal pengiriman untuk meyakinkan bahwa konsumennya mempunyai pesediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Pemasok dapat men-download peramalan kedalam sistem manufakturnya sendiri untuk otomasi proses internal mereka juga.

Beberapa industri dikategorikan dalam SCM menjadi dua komponen dasar – perencanaan rantai pasok (supply chain planning/SCP) dan pelaksanaan rantai pasok (supply chain execution/SCE). SCP adalah software yang menghasilkan jumlah produksi, persediaan, dll berdasarkan input mengenai penjualan dan peramalan konsumen. SCE adalah proses yang terotomasi yang utamanya berhubungan dengan perutean informasi-informasi kepada sistem yang sesuai, departemen, dan perusahaan pembuat. Kita juga dapat berhubungan dengan sistem SCM ke sistem ERP untuk mengirimkan invoice (surat penagihan) secara terintegrasi. Variasinya tidak terbatas, itu semua kembali pada interface gudang data. Data tersebut, digali dengan efektif, dapat menghasilkan informasi dan pengetahuan untuk melancarkan organisasi.

Penyedia Jasa dan ERP, CRM, dab SCMSelama bertahun-tahun, penyedia jasa telah berjuang untuk berkomunikasi

dengan organisasi yang tingkatannya lebih tinggi. Mereka berjuang untuk menghubungkan inisiatif mengenai Lapisan Aplikasi pada prosuk mereka yang biasanya berada pada lapisan 1 – 3 dari referensi model OSI. Enam ide untuk membuat hubungan, dapat dilihat dibawah ini.1. Belajarlah bagaimana untuk berkomunikasi secara berbeda. Anda tidak harus

menjadi ahli dalam seperangkat aplikasi ini untuk memahami kepentingan mereka secara keseluruhan paa organisasi. Ide untuk mengintegrasikan beragam departemen alam perusahaan, mendekatkan diri kepada konsumen, dan meluruskan rantai pasok, semuanya adalah konsep yang sangat tidak jelas.

8

Pemahaman yang tidak menyeluruh mengenai bagaimana aplikasi ini menunjukkan giginya pada konsep ini adalah penting jika anda telah berkomunikasi dengan tingkat yang lebih tinggi. Bacalah studi kasus, artikel, dan contoh-contoh. Jika anda bekerja dalam jabatan tertentu, dapatkan pemahaman mengenai industri tersebut. Belajarlah memahami konsumen dalam pandangan konsumen itu sendiri.

2. Ingat bahwa konektivitas adalah penting untuk aplikasi ini menjadi efektif. Konsep pergudangan data dan penggalian data dibutuhkan untuk konektivitas pada keseluruhan level baru. Dimana data akan disimpan? Dimana titik pengumpulan? Harukah kita naikkan poin pengumpulan tersebut melebihi rencana yang ada? Kapan sistem harus di-update? Sekumpulan? Atau mendekati waktu yang sebenarnya? Atau waktu yang sebenarnya? Bagaimana mngumpulkannya atau didistribusikan ke luar organisasi? Seberapa mudah dan efektif secara biaya yang konsumen anda dan pemasok dapat mengkoneksi aplikasi ini? Apakah infrastuktur ekstranet adalah khusus, atau menggunakan internet umum? Dimana pemasok dan partner dilokasikan? Bagaimana masa depan aktifitas M&A mempengaruhi rencana yang ada? Sudahkah organisasi melakukan studi pendahuluan untuk melihat lalu lintas tambahan yang akan berpengaruh terhadap jaringan yang ada? Ini adalah pertanyaan-pertanyaan contoh yang dapat digunakan disekitar penyebaran aplikasi ini. Tanya jawab anda tidak akan sampai pada hal ini jika anda tidak mengerti secara keseluruhan tujuan organisasi pada area ini.

3. Belajarlah mengenai nilai konektivitas internet lebih dari website publik dan email. Sering kali, jaringan khusus yang terpisah diatur untuk reailitas, keamanan, dan profil performansi yang mereka bawa ke dalam seperangkat aplikasi strategi ini. Dengan memberikan banyak sistem ini yang dikembangkan dengan web interface, bagimana melakukan transportasi pada produk ini seperti VPN yang melakukannya kedalam campuran? Akankah mereka diakses melalu website yang aman yang mengutilisasikan SSL? Apa parameter performansi yang harus diperhatikan dari dalam arsitektur server? Apakah organisasi mempunyai strategi internet, dan dapatkah aplikasi ini memainkan semuanya? Dapatlah VPN meredakan kebutuhan konektivitas yang dapat ditembus dan juga menjangkau kebutuhan akan privasi dan keamanan yang dibutuhkan oleh informasi dalam aplikasi ini?

4. Kenalilah bahwa kesempatan yang baru berhubungan dengan yang baru, jaringan ketiga–jaringan penyimpanan–akan menjadi tempat dimana uang akan dikeluarkan pada tahun 2006. Semua data ini harus disimpan di suatu tempat. Di masa lalu, pusat data adalah domain dari konsumen. Bencana alam pada

9

tahun 2005 (Terutama Tsunami di Indonesia dan Badai Katrina) bersamaan dengan peningkatan yang terus-menerus dalam data yang disetujui bersama menghasilkan yang baru, perhatian yang mendalam pada semua data ini disimpan dan diatur.

5. Pahami aturan permainan. Seacra kolektif, perusahaan menghabiskan milyaran dollar pada implementasi ini. Seberapa besar invetasi dilindungi dalam hal bencana? Adakah pelayanan perbaikan bencana alam yang anda dapat tawarkan untuk membantu melindungi inisiatif ini? Ingatlah, kunci dari semuanya ini adalah gudang data yang efektif. Bahwa data mungkin adalah aset tunggal yang paling penting untuk keseluruhan proyek. Pusat pelayanan data internet dan fungsi outsourcing lainnya dapat menambah nilai pelayanan saat perusahaan mempertimbangkan invetasi ini.

6. Bantulah konsumen anda untuk memfokuskan pada bisnisnya. Pelayanan manajemen yang diperkejakan untuk memonitor kesehatan pendukung jaringan konsumen dapat menjadi solusi dan mejatuhkan TCO. Banyak organisasi akan akan menderita penurunan performansi saat aplikasi ini diimplementasikan karena perubahan dalam fungsi pekerjaan diantara semua yang menggunakan sistem ini. Yakinkanlah bahwa performansi jaringan konsumen bukat faktor yang berkontribusi. Manajemen dan pelayanan pemonitoran dapat berkonstribusi dengan besar untuk meraih sasaran ini.

7. Lebar posisi jaringan mungkin mempunyi nilai yang sama dengan kedalaman posisi. Beberapa aplikasi ini akan mempunyai pengaruh yang lebih besar pada departemen tertentu dibandingkan dengan departemen lainya. Sementara organisasi IT bertanggung jawab akan setiap detailnya, bagian lain mungkin menyediakan arah strategisnya. Secara langsung, bertemu dengan penjualan dan pemasaran untuk berbicara mengenai insiatif CRM. Bertemu dengan pemanufaktur untuk membicarakan ERP dan SCM. Dan juga beberapa perusahaan mungkin akan mempunyai seluruh departemen untuk berdedikasi pada inisiatif ini, jadi jangan hanya berpikir dalam, tetapi juga luas. Semakin banyak anda tahu mengenai bisnis, semakin anda bersiap untuk melakukan percakapan dengan tingkat yang lebih tinggi.

10

IMPLEMENTASI ERP DAN PERANGKAPNYA

Sistem ERP meliputi perencanaan, implementasi dan pemeliharaan yang dilakukan terus-menerus. Untuk membantu men-standardisasikan dan men-sistemkan implementasi ERP, diperlukan metodologi yang terstruktur dengan pendekatan dari sisi disiplin ilmu teknik bukan hanya dipandang dari sisi individu pengembang software. Langkah-langkah dasar dari metodologi terstruktur ini adalah :

Pendefinisian proyek dan Analisis Kebutuhan, yaitu pendefinisian term of reference, menentukan kebutuhan pengguna dan batasan sistem, membangkitkan fungsi yang lebih spesifik dan model logika untuk solusi terbaik

Desain Eksternal, yaitu mendesain detail dari solusi yang telah dipilih, seperti pembuatan diagram-diagram yang dibutuhkan (DFD, ERD, dll)

Desain internal, yaitu proses pembangunan, pengujian, peng-instal-an, dan pengesetan software

Pre-implementasi, meliputi proses evaluasi dan penyetujuan Implementasi, yaitu proses implementasi sistem Post-implementasi, yaitu pengontrolan proses evaluasi dan debugging

(pencarian bug).Ketika perusahaan membeli sebuah sistem ERP, yang perlu diperhatikan

adalah apakah sistem ERP tersebut betul-betul memberikan manfaat dan memiliki fungsi yang spesifik. Untuk mengetahui apakah sistem ERP ini layak atau tidak, perlu dilakukan feasibility analysis. Kegunaan flexibilit study meliputi analisa tujuan dan konsep sistem, evaluasi pendekatan yang berbeda untuk tujuan yang dapat diterima, dan identifikasi pendekatan yang telah direncanakan.

Audit TerintegrasiIstilah audit terintegrasi berasal dari terminology IT, data terintegrasi yang

kemudian memunculkan proses Sistem Terintegrasi dan Proses Integrasi Sistem melahirkan ERP. Suatu produk ERP merupakan suatu alat untuk meng-automasi proses bisnis dengan menggunakan user interface yang terintegrasi, set data yang terintegrasi dan set kode yang terntegrasi . ERP menyimpan data bisnis yang penting bagi perusahaan pada beberapa departemen yang berbeda. Duplikasi informasi tersebut dapat terjadi, dan dapat terjadi perbedaan informasi karena ada informasi yang belum diperbarui. Antar departemen juga dapat terjadi kesulitan dalam bertukar informasi.

11

Karakteristik utama dari sistem terintegrasi adalah sistem tersebut mengkombinasikan dokumen yang berbeda tetapi saling berhubungan ke dalam penyimpanan dokumen dalam komputer. Ciri kedua dari sistem terintegrasi adalah adanya proses pendokumentasian berbagai dokumen yang berbeda dan pencatatan data untuk dokumen yang terpisah dilakukan dengan satu proses input data pada komputer.

Penggunaan ERP secara tepat akan menghasilkan peningkatan keuntungan yang signifikan, mengurangi kesalahan yang terjadi, meningkatkan kecepatan dan efisiensi serta adanya akses informasi yang lebih lengkap.

Implementasi ERP bukan hal yang mudah karena proses re-egineering yang dilakukan membutuhkan keamanan, jaminan kualitas, dan pelatihan bagi karyawan perusahaan yang terlibat dalam sistem ERP.

Arsitektur Sistem ERPKeamanan pada sistem ERP dapat digambarkan sebagai piramid seperti

pada gambar di bawah ini,

Lapis yang paling dalam adalah sistem ERP dan lapisan yang paling luar adalah keamanan secara fisik. Pemilihan security software juga perlu diperhatikan. Software ini dapat dirancang oleh pengembang sistem ERP atau dapat pula membeli security software yang telah ada.

ERP mencakup transaksi finansial dan transaksi operasi yang penting dan sensitif dari data produksi. Oleh karena itu, keamanan sangat penting bagi sistem ERP. ERP terdiri dari beberapa aplikasi modul yang berbeda yang mendukung aktivitas yang berbeda pada perusahaan.

Karakteristik Sistem ERP

12

Pada sistem ERP, beberapa prosedur kendali tidak menghasilkan bukti pendokumentasian secara langsung.Informasi seringkali didokumentasikan pada form yang tidak dapat dilihat tanpa menggunakan komputer.Informasi finansial dan bisnis seringkali dihasilkan dari sistem ERP secara otomatis berdasarkan data yang sebelumnya telah dimasukkan, tanpa instruksi dari manusia.

Kesalahan yang dapat diamati pada sistem non-ERP dapat tidak terdeteksi karena pengurangan keterlibatan manusia pada proses yang terkomputerisasi.Dengan pengendalian yang lebih baik, sistem ERP dapat lebih terpercaya daripada sistem non-ERP. Karena sistem ERP memperlakukan semua data dengan prosedur yang sama dan pengendalian yang sama. Sistem non ERP mengandung berbagai human error yang acak. Setelah ERP diimplementasikan, perubahan akan sulit dilakukan.

Batch-Controlled Systems (Sistem KumpulanTerkendali)Dalam sebauh komputer, batch job (pekerjaan terkumpul) adalah sebuah

program yang membuat komputer berjalan tanpa interaksi dengan pengguna. Dalam sistem ERP, berjalannya batch job program interaktif berjalan di bagian depan. Secara umum, program interaktif mempunyai prioritas pada program batch, yang berjalan selama rentang waktu tertentu saat program interaktif menunggu untuk digunakan. Dalam sistem batch yang umum, departemen pengguna memasukan sekumpulan transaksi ke departemen IT secara periodik untuk pemrosesan dan perekaman data.

Sistem OnlineDalam komputer, keinteraktifan adalah dialog yang terjadi antara manusia

(atau mungkin makhluk hidup lainnya) dan sebuah program komputer. (Program yang berjalan tanpa keterlibatan pengguna adalah tidak interaktif; mereka biasanya disebut program batch atau background [latar belakang]).

World wide web (jaringan seluruh dunia) menawarkan tidak hanya interaksi dengan browser (program aplikasi Web [jaringan internet]) tetapi juga dengan halaman yang dikeluarkan oleh browse. Undangan implisitnya disebut hypertext link menuju halaman lain dan menyediakan sebagian besar bentuk interaktif pada Web (yang dianggap sebagai program aplikasi interkoneksi besar).

GUI adalah user interface grafis (dari pada user interface murni berisi teks) pada sebuah komputer. Aplikasi-aplikasi biasanya mengunakan elemen GUI

13

bersamaan dengan sistem operasi dan menambahkan elemen dan ide user interface grafisnya sendiri. Proses online mengijinkan pemasukan transaksi langsung kedalam komputer oleh departemen pengguna, dengan sering tanpa batch control. Sistem ini mengizinkan penggunaan kendali, seperti prosedur pengeditan otomatis, yang dapat lebih efektif dan lebih cepat dari batch control.

Ada banyak jenis sistem online, tetapi mereka dapat dibagi menjadi 3 kelompok utama, yaitu: Online inquiry (penyelidikan online), dengan pemasukan data batch-control

unuk transaksi master file dan basis data. Online inquiry (penyelidikan online), dengan pemasukan data, validasi data,

pengumpulan data online. Master file di-update dari transaksi file (penerimaan data secara online).

Online inquiry (penyelidikan online), dengan peng-update-an online untuk transaksi dan master file (real time update).

Masalah yang Terjadi pada Sistem OnlineMasalah-masalah yang berhubungan dengan sistem online termasuk:

Data mungkin hilang atau berubah selama transmisi transaksi dari terminal pengguna ke komputer.

Banyak karyawan mungkin dapat memasukkan transaksi melalui terminal, dengan demikian kemungkinan akan terjadi peningkatan error dan pemasukan yang tidak sah.

Prosedur tambahan mungkin memerlukan penanganan proses yang tak berfungsi. Departemen IT harus dapat mengidentifikasi transaksi apa yang sudah atau belum diproses. Kemungkinan untuk kembali ke posisi yang telah diketahui (check point) dan perosesan ulang transaksi dari check point harus ada.

Proses Pendistribusian DataProses pendistribusian data berhubungan dengan jaringan komputer lokal

atau minikomputer yang sering online ke instalasi komputer pusat. Sistem-sistem tersebut adalah: Pengeditan input lokal; utamanya melakukan proses di komputer pusat; online

inquiry pada komputer pusat. Pengeditan input lokal; memproses pada komputer lokal dan pusat; online

inquiry pada komputer lokal dan pusat.

14

Pengeditan input lokal; utamanya melakukan proses di komputer lokal pada master file lokal; penggabungan formulir data finansial dan bisnis dari master file lokal di komputer pusat; online inquiry pada komputer pusat.

Pengeditan lokal; memroses dan meng-update file melalui jaringan komputer tanpa instalasi komputer pusat.

Fitur penting dari sistem proses pendistribusian data adalah pengendalian internal yang dibagi diantara beberapa lokasi atau tingkat pemrosesan secara fisik.

Sistem yang TerintegrasiPemrosesan data adalah proses yang terintegrasi saat pemasukan atau

pembangkitan data secara otomatis meng-update file data yang digunakan oleh lebih dari satu sistem. Dimana terapat sistem batch process konvensional, langkah proses yang sukses akan dieksekusi oleh subsistem yang terpisah (seperangkat program) dalam sebuah perintah logis dengan data batch yang secara progresif ditransfer dari satu program ke program berikutnya. Dalam sistem untuk melakukan transaksi, file data merupakan milik lebih dari satu aplikasi yang mungkin di-update secara terus-menerus oleh setiap masing-masing item.

Basis DataBasis data adalah pengumpulan data yang digunakan oleh sejumlah aplikasi

yang berbeda. Basis data dapat diakses menggunakan metode akses konvensional, atau mungkin diatur dan diakses oleh sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Saat menggunakan DBMS, data adalah independen dari program aplikasi. Struktur data terdiri dari seluruh basis data yang didefinisikan oleh DBMS. Struktur ini biasanya dinamakan “skema”. Setiap aplikasi program individual biasanya akan memperhatikan hanya sebagian dari keseluruhan skema. Aplikasi program yang memperlihatkan basis data adalah “subskema”.

Saat terjadi penggunaan data secara bersama-sama oleh banyak pengguna, tanggung jawab keakurasian data harus dengan jelas ditetapkan. Hal ini sering dilakukan melalui administrator basis data (database administrator/DBA), yang harus indenden dari pengguna maupun pemrogram (Pertimbangan Kunci Pengendalian/Key Control Consideration). DBA harus menetukan dan meng-update sistem kamus/petunjuk (dictionary/directory) data. Kamus/petunjuk harus memperhatikan isi dari basis data dan aturan-aturan untuk peng-update-annya.

Pengeditan dan pengecekan validasi yang tepat haris diaplikasikan pada penginputan data. Karena beberapa program menggunakan sebuah elemen data, sebuah error mungkin menghasilkan pengaruh yang berkali lipat. Hal ini diketahui sebagai ”cascading” (mengalir kebawah) atau error kumulatif.

15

Beberapa orang mungkin berpikir mengenai ERP dalam hal perubahan yang sangat cepat. Perusahaan yang menginvestasikan jumlah yang besar pada sistem yang besar dan kompleks ini jarang menguraikan pengaturan dari perkembangan sistem sebelumnya dimana mereka bergantung untuk menjalankan perusahaannya. Karena ada banyak pihak yang terlibat, penyedia ERP dan konsumen memperkenalkan perubahan teknologi dan penyebaran secara berangsur untuk menghindari kesalahan yang menyebabkan bertambahnya biaya.

Sekarang, ERP masih berkembang, beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan permintaan pasar. Ada empat tren yang penting membentuk evolusi ERP yang terus-menerus: perbaikan dalam integrasi dan fleksibilitas; penambahan apliaksi e-business, dapat menjangkau pengguna lebih luas; dan mengadopsi teknologi internet.

Positif dan NegatifKebanyakan organisasi tidak memahami biaya yang berhubungan dengan

sistem ERP saat pertama kali memulai implementasi. Biasanya, keuntungannya dapat dipahami. Perusahaan pembuat ERP akan menjaminnya. Biaya tidak muncul sampai implementasi – dan mengapa perusahaan pembuat ERP harus berbicara pada organisasi mengenai biaya dan kesulitan saat mereka mencoba melakukan penjualan?

Pada permukaannya, ada banyak alasan atraktif untuk mengimplementasi ERP. Keuntungan tersebut adalah: Sebuah sistem tunggal sebagai pendukung daripada beberapa sistem kecil yang

berbeda. Sebuah arsitektur aplikasi tunggal dengan interface terbatas. Pendekatan pada ketidakmampuan manjemen informasi menjangkau aplikasi

yang beragam. Pendekatan pada praktik sistem dan prosedur terbaik. Lebih terintegrasi, jadi biayanya lebih rendah. Pekerjaan mengenai biaya umum dan pengaruhnya lebih ”terotomasi”.Dapat dimengerti bahwa perusahaan tidak mempertimbangkan biaya dan pengaruhnya. Beberapa diantaranya adalah: Usaha pengimplementasian akan menjadi lebih besar dari yang telah

dibicarakan, atau bahkan yang dibayangkan. Kita mendengar dari organisasi yang telah mengimplementasikan jadwal yang dipercepat dan dibawah budget.

Karena kekayaan fungsionalitas, ”efek kotak mainan” dapat terjadi. Pengguna melihat semua fungsionalitas yang tersedia dan tiba-tiba mereka

16

menginginkannya sekarang. Luas jangkauannya dapat bertambah dengan tak terkendali.

Pencampuran lingkungan yang ada antara apa yang telah dilakukan secara manual dan apa yang dilakukan oleh sistem akan berjalan secara dramatis setelah implementasi. Lebih banyak lagi pekerjaan yang terotomasi. Otomasi secara signifikan akan mengurangi fleksibilitas mengenai bagaimana anda mengoperasikan sesuatu sebagai bisnis.

Penggunan perlu lebih mengerti tentang komputer. Banyak orang yang melihat ini sebagai tantangan secara personal – bahkan diluar kemampuan mereka – tidak akan mengatasinya, atau bahkan meninggalkan perusahaan.

Kata ”enterprise” (perusahaan) dalam ERP berarti apapun yang terjadi dalam satu area mempunyai pengaruh yang bereaksi pada area lainnya. Memahami implikasi aksi dari satu area, pada area lainnya dalam perusahaan, adalah sesuatu yang bukan terjadi dalam waktu semalam. Pelatihan cenderung berfokus pada bagaimana saya melakukan pekerjaan saya. Seharusnya berfokus pada apa yang menjadi pengaruh atas pekerjaan saya, pada area lainnnya.

Cukup dekat tidak lagi menjadi cukup baik. Integritas data menjadi penting. Komputer tidak dapat membuat keputusan manusia. Jika persediaan dipindahkan, tidak akan ada orang yang mengingat dimana mereka menaruhnya. Informasi butuh dimasukan ke dalam sistem atau mereka akan menjadi efek domino.

Sistem ERP cenderung menggantikan sistem yang lama. Hal seperti merupakan lompatan yang besar untuk semua area dalam perusahaan . Hal ini menggantikan kepercayaan Ford dengan performansi Ferarri yang tinggi. Hal ini terjadi pada tingkat teknis dan juga pada tingkat bisnis. Cara baru perlu dipelajari daam jangka waktu yang pendek. Sesuatu harus dilakukan secara konsisten. Kita tidak dapat lagi melakukan sesuatu dengan satu cara satu dalam cabang dan dengan cara lain dalam cabang lain. Sistem akan menentukan bagaimana kita melakukan berbagai hal dalam semua lokasi. Bahkan dalam satu lokasi, perlakukan khusus mungkin tidak dapat dilakukan lagi tanpa merubah konfigurasi sistem. Jika sistem mengatakan anda dapat mempunyai masa kredit 0, 15, 30, atau 60 hari, anda tidak akan menawarkan masa kredit 45 hari tanpa merubah konfigurasi. Jika kosistensi dapat diimplementasi, ada potensi yang baik untuk menghemat biaya dan juga mengeluarkan susunan khusus yang mengurangi keuntungan.

Budaya Perusahaan

17

Semua poin diatas berisi mengenai isu-isu teknis atau isu bisnis, yang dapat diatur jika mereka mengidentifikasinya sedini mungkin. Pelatihan dapat menunjukkan bahwa pengaruh membatasi mereka pada area yang berbeda. Program QA dapat berfokus pada data kualitas. Apa yang sebagian besar manajer yang telah melalui implementasi ERP, akan mengatakan, pengaruh terbesar adalah pada ”budaya perusahaan”. Hal ini selalu diremehkan dan tidak pernah diperhatikan. Budaya perusahaan adalah kombinasi dari dua hal:

Tipe orang yang dipekerjakan oleh perusahaan. Nilai-nilai personalnya, kemampuan, kebiasaan, dll.

Cara organisasi bekerja. Fokus, proses pengambilan keputusan, perilaku staffnya, kestabilan, dll.

Keduanya saling melengkapi. Pelamar pekerjaan yang merasa sejalan dengan cara organisasi bekerja dan nyaman dengan gaya seseorang yang mewawancarai mereka, akan lebih disukai untuk mendapat perkerjaan tersebut, dan meneruskan kebudayaan tersebut.

Untuk mengimplementasikan sistem ERP dengan sukses, sebuah organisasi harus merubah ”budaya perusahaan-”nya. Mungkin dibutuhkan untuk merubah dari yang sangat fleksibel dan tidak banyak memperhatikan konsistensi dan akurasi, menjadi yang paling terobsesi dengan detail. Dengan persiapan mempunyai praktik bisnis sebenarnya lebih baik daripada hanya didokumentasikan dan dilupakan. Orang-orang perlu merubah dari berfokus pada peralihan menjadi berfokus pada keuntungan. ERP membuat keuntungan dapat diukur lebih jauh sampai ke departemen, konsumen dan tingkat material.

Staff perlu merubah fokus mereka dari pekerjaan mereka sendiri, menjadi keseluruhan organisasi. Apa yang mereka lakukan pada areanya mempunyai pengaruh pada tempat yang mungkin mereka tidak pernah bayangkan. Tidak ada yang mudah, dan dalam banyak kasus tidak akan dapat diraih. Beberapa orang tidak akan siap untuk membuat perubahan dan juga akan meninggalkan kemauannya sendiri atau diminta keluar. Ini adalah biaya ERP.

Dimensi lain dari ”budaya perusahaan” adalah kerangka waktu dimana perubahan dibuat. Pada dasarnya, hal itu perlu terjadi dalam beberapa hari. Satu minggu anda dapat membelokkan semua peraturan dan membuangnya; minggu depannya sistem tidak akan membiarkan anda.

Seberapapun banyaknya pelatihan dan persiapan dilakukan, tidak akan menyiapkan orang-orang dari kenyataan. Tidak dapat dikatakan bahwa persiapan tidak harus dilakukan. Persiapan akan meringankan rasa sakit, tidak menghilangkannya secara keseluruhan. Semakin banyak persiapan semakin sedikit rasa sakit.

18

Pada sisi yang positif, beberapa orang akan memperoleh sistem seperti peribahasa bebek dalam air. Orang-orang ini cenderung lebih muda (tetapi tidak semuanya), karyawan yang lebih baru yang mempunyai pengalaman dalam organisasi lainnya. Mereka tahu keuntungan sistem yang baik dan frustasi dengan sistem yang ada saat ini. Mereka akan pindah pada kesempatan untuk dapat mengunakan teknologi baru.

Manajemen PerubahanManajemen perubahan adalah mengenai penentuan ekspetasi yang

mengurangi rasa sakit dari perubahan. Orang-orang terlibat dalam perubahan yang diharapkan berubah dari A ke B. Mungkin dimana mereka benar-benar berada adalah C. Manajemen perubahan adalah mengenai membuat mereka terbiasa dengan ide bahwa C adalah tujuan yang sebenarnya.

Sebagai contoh, suatu sistem baru adalah loncatan untuk menunjukkan masalah. Jika pengguna mengharapkan bahwa semuanya tidak berjalan lancar pada hari pertama, dan mereka mungkin telat bekerja pada awal minggu karena masalah yang terjadi dalam sistem yang baru, mereka kurang suka menolak sistem saat itu menjadi salah. Disisi lain, mengatakan pada staff bahwa sistem baru ini akan sangat baik dengan tanpa masalah yang dapat mengakibatkan kekecewaan dan penolakan saat bug terjadi. Oleh karena itu, manajemen perubahan dapat diukur.

Pengukuran perilaku perubahan bukanlah proses yang rumit. Dengan persiapan yang baik, kita dapat melihat bagaimana perasaan orang mengenai perubahan dalam periode waktu tertentu, dan bagaimana mereka berubah dari harapan mereka. Hasil dari uang yang dihabiskan pada manajemen perubajan dapat dilihat. Tidak menaruh dalam usaha sebelum implementasi akan menimbulkan biaya setelah implementasi.

Apa biaya menurut organisasi dari sebuah sistem yang digerakkan orang, dan dimana dengannya mereka sedikit merasakan kepemilikan? Mereka akan menenggelamkannya, atau meyakinkan diri bahwa hal tersebut tidak akan meraih potensinya. Dengan cara yang sama organisasi tidak akan pernah memperoleh pengembalian investasi yang diharapkan.

Pengalaman LainnyaSebuah organisasi survey yang telah mengimplementasikan ERP diterbitkan

akhir-akhir ini. Hal itu mengidentifikasi ”10 penyebab umum terjadinya bencana”.

Manajemen dan Pelatihan Perubahan

19

Hal ini telah disebut sebagai masalah utama dalam implementasi. Perubahan praktek bekerja untuk menyesuaikan dengan sistem adalah kesulitan utama. Juga yang disebut adalah pelatihan melalui modul dan memulai pelatihan secepatnya.

Kepada BPR dan Bukan Kepada BPRSulit untuk menggambarkan garis antara perubahan proses bisnis untuk

menyesuaikan dengan sistem atau tetap memakai proses bisnis dan membayar biayanya, dalam dollar dan waktu, untuk merubah sistem. Selama waktu dan biaya menekan pengimplementasian, pola yang umum bukan untuk memodifikasi sistem, tetapi merubah cara orang bekerja. Umpan balik ini terdapat dalam manajemen dan pelatihan perubahan.

Perencanaan yang BurukPerencanaan meliputi beberapa area seperti mempunyai kasus bisnis yang

kuat, pada kemampuan pengguna utuk membuat keputusan pada konfigurasi, pada investasi dalam sebuah rencana yang menangkap semua isu yang berhubungan dengan pengimplementasian.

Meremehkan Kemampuan ITSebagian besar orang memperbaharui teknologi lama, kemampuan staff

harus diperbaharui juga. Pembaharuan juga akan menempatkan permintaan yang signifikan pada tim yang mampu merawat lingkungan lama tetapi stabil. Biasanya usaha ini diremehkan.

Manajemen Proyek yang BurukSangat sedikit organisasi yang mempunyai pengalaman dalam menjalankan

proyek yang kompleks seperti pengimplementasian solusi yang terintegrasi dalam skala besar. Biasanya, dibutuhkan kontraktor dari luar yang datang dan mengatur pelatihan-pelatihan utama. Hal ini dapat menjadi garis yang baik antara melepaskan tanggung jawab dan berbagi tanggung jawab. Banyak perusahaan konsultasi melakukan pelayanan yang buruk pada kliennya dengan tidak berbagi tanggung jawab.

Percobaan Teknologi

20

Usaha untuk membangun interface, laporan perubahan, menata software dan mengubah data biasanya diremehkan. Untuk mengumpulkan data, dan memberishkan data yang dirubah, juga akan membutuhkan usaha diluar yang biasanya diharapkan.

Pembelian Eksekutif yang RendahImplementasi proyek membutuhkan keterlibatan Eksekutif Senior untuk

meyakinkan partisipasi yang benar dalam menggabungkan bisnis dan IT, dan menyelesaikan konflik.

Meremehkan Sumber DayaPengeluaran budget biasanya pada manajemen perubahan dan pelatihan

pengguna, percobaan integrasi, proses perbaikan, pembuatan laporan dan biaya konsultasi.

Evaluasi Software yang Tidak CukupHal ini melibatkan kejutan yang muncul setelah software dibeli. Organisasi

biasanya tidak cukup mengerti apa, dan bagaimana produk bekerja sebelum menandatangani kontrak. Batas ERP adalah sangat dahsyat dan terintegrasi dimana pelaporan dan hubungan pada sistem lainnya (baik bagi anda sendiri atau konsumen dan pemasok) dapat menjadi lebih sulit daripada apa yang anda perkirakan. Perusahaan yang mebutuhkan ERP harus menenguji bagiamana mereka menerima permintaan online dari konsumen, atau konsumennya konsumen, dan menguji kemampuan teknologi sebagaimana pengaruh teknologi ini dari sisi bisnis.

21

DILUAR ERP: PENYELIDIKAN KEMBALI

“Kami telah menghabiskan jutaan Pound untuk mengimplementasikan ERP, tetapi kami belum mendapatkan hasil yang dijanjikan – penghematan yang tidak signifikan, tidak ada tanda perbaikan performansi”. Terdengar familiar? Hal ini tidak mengejutkan, karena komplain ini datang terlalu sering dari para pebisnis tingkat atas – dan merupakan sebuah komentar yang tambah sering terdengar pada pengadilan hukum, dimana bahkan kebaikan-kebaikannya disebut-sebut untuk membela kesalahan mereka dalam membawa keuntungan yang mereka janjikan pada bisnis yang mengimplementasikan ERP yang mahal.

Jadi mengapa implementasi sistem utama ini tidak memberikan hasil yang dijanjikan? Alasan-alasan yang muncul menjadi sama kompleks nya dengan ERP itu sendiri. – mereka tidak mendapatkan hasil yang dijanjikan, misalnya, karena mereka mencoba untuk melakukannya berlebihan. Jangkauan yang amat luas dari pembatalan ERP dengan sendirinya dapat membawa kepada proses implementasi yang panjang dan menyakitkan. Karena hal ini menyebar keseluruh perusahaan dari penjualan dan pemasaran sampai keuangan, personalia, purchasing (pengadaan), produksi, pasokan dan distribusi – ada hal yang tidak dapat dihindarkan yang berhubungan dengan siapa yang mensponsori ERP untuk diimplementasikan pada perusahaan, dan siapa yang mengharapkan keuntungan dari pengimplementasiannya. Masalah-masalah dapat muncul, sebagai contoh, saat beberapa fungsi bisnis dikatakan bahwa mereka memperoleh fungsinya untuk mengatur operasi yang mereka tidak benar-benar inginkan atau yang tidak sesuai dengan kebutuhan mereka. Faktor-faktor yang berbeda dapat membangkitkan kecenderungan ini. Sering kali, komunikasi merupakan kuncinya: keputusan mungkin dibuat terlalu tinggi tanpa referensi yang tepat pada kebutuhan-kebutuhan setempat; spesifikasi mungkin menggunakan bahasa yang hanya dipikirkan untuk dipahami oleh mereka yang menggunakannya atau mereka yang mendengarkannya.

Kebudayaan sebuah perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksesan implementasi ERP: sebuah organisasi dengan akar penjualan dan pemasaraan, mengatakan, atau yang berhubungan dengan keuangan, mungkin tidak cukup memahami dan menyediakan kebutuhan fungsi lainnya dalam ERP seperti produksi atau distribusi. Tingkat perubahan yang diperoleh dari pengimplementasi ERP menambah kekompleksitasannya dan lebih lanjut menambah masalah. Bisnis harus membuat orang-orang yang berada dalamnya menerima apa yang dapat menjadi perubahan utama pada apa yang mereka lakukan – sebagai contoh dalam pemindahan dari sistem saat ini ke sistem baru; dan bagaimana mereka

22

melakukannya – sebagai contoh perpindahan dari proses saat ini ke proses baru. Konflik antar profesional dalam bisnis, dan antara perusahaan penjual dan bisnis, dapat juga berpengaruh. Keputusan untuk mengimplementasikan ERP biasanya terjadi sebagai hasil dari kasus bisnis yang terdiri dari biaya, keuntungan, perbaikan performansi, dan jangka waktu. Selama waktu dipercepat dan pengiriman ditunda, pertanyaan-pertanyaan akan muncul dan mungkin berpengaruh. Dengan karir yang sering bergantung pada penyelesaian implementasi, keputusan dapat dibuat dengan hal ini daripada pencapaian keuntungan dalam jangka panjang.

Dengan tingkat kekompleksan ini, implementasi ERP perlu dibatasi dengan baik dan resiko ditaksir secara hati-hati. Lebih banyak fungsi yang diintegrasikan dalam sistem, lebih kompleks pula ERP dan pengimplementasiannya. Dengan kompleksitas tersebut, elemen-elemen resiko bertambah. Lebih jauh, seperti disarankan dalam Gambar 1, selama implementasi bertambah kompleks, implementasi lebih lagi menghabiskan biaya, seringkali sampai pada jangka waktu dan budgetnya lebih dari direncanakan sebelum hal ini selesai dilakukan. Saat hal ini terjadi, sesuatu harus dilakukan. Dan apa yang terjadi umumnya satu atau lebih fungsi operasional, biasanya menjadi yang terakhir diimplementasikan, atau usaha dilakukan untuk menyederhanakan hal ini sampai pada satu titik dimana mereka tidak dapat menghasilkan keuntungan yang dijanjikan dan diperkirakan.

Pengimplementasian Solusi, Bukan SoftwareDibawah ini adalah beberapa pertanyaan mengenai kompleksitas ERP yang

mungkin muncul: apakah berlebihan untuk perusahan manapun, tim konsultan /proyek untuk ditangani: adakah, pada permulaan, pemahaman yang buruk mengenai keseluruhan proyek ERP dan keseluruhan pengaruh pada organisasi oleh perusahaan dan perusahaan yang dikontrak?

Cukup sering kegagalan dalam implementasi ERP muncul sebagai hasil dari usaha untuk menyederhanakan prosesnya pada beragam tahap. Kebutuhan agar implementasi disetujui dapat menyebabkan, sebagai contoh, penyederhanaan spesifikasi sistem dalam tahap perencanaan. Sama halnya dengan biaya proyek dan pemenggalan rentang waktu, biasanya berhubungan dengan pemahaman awal yang tidak cukup, akan juga mendukung terjadinya penyederhanaan. Lebih jauh lagi, untuk menjaga entropi tetap rendah, perusahaan akan menghindarkan penambahan produk terbaik dikelasnya dari pihak ketiga, saat miliknya tidak cukup, dan mungkin mendorong penyederhanaan atau merubah prosesnya agar sesuai dengan software. Lebih jauh lagi, sering kali tim desain kehilangan pandangan mengenai perbaikan proses karena mereka terlalu berfokus pada penyesuaian dengan software dan dibawah tekanan untuk menyelesaikannya.

23

Usaha ini membawa diri mereka sendiri pada batas atau bahkan keluar dari sistem pendukung untuk beberapa fungsi perancanaan operasional yang penting – ironisnya, dengan tepat fungsi-fungsi tersebut adalah yang paling disukai untuk membawa keuntungan finansial dan performansi pada bisnis.

Daerah KesempatanPemanufakturan, rencana pengisian persediaan adalah fungsi operasional

yang secara serius dapat dipengaruhi saat pengimplementasian ERP yang luas dipacu, dengan tidak menyediakan teknologi yang tepat dalam solusi original ataupun dengan menyederhanakan implementasi agar solusi mempunyai titik temu dengan kebutuhan dan harapannya. Sesungguhnya, penyederhanaan solusi rantai pasok telah membuktikan cara yang pasti untuk menjamin ketidakpastian.

Pengaruh fungsi utama rantai pasok seperti perencanaan safety stock biasanya tidak dihiraukan, dan, sesungguhnya, jangkauan fungsional dari kebutuhan ini dalam ERP lemah.

Betapa serius hal ini dapat dipahami dari penghargaan nilai persediaan dalam bisnis oleh sebuah bisnis, bahkan dalam perencanaan yang buruk. Penghitungan yang cepat akan menunjukkan ukuran penghargaan dalam sebuah bisnis yang menghasilkan ratusan dari jutaan Pound, menyimpan 8 minggu atau lebih persediaan dimana efesiensi potensialnya dari pesanan, dapat dikatakan sebesar %. Tetapi ada lebih lagi. Persediaan yang direncanakan dengan baik tidak akan hanya menghasilkan disinvestasi dan penyimpanan dalam biaya finansial, hal ini juga akan menghasilkan perbaikan dalam performansi pelayanan yang secara langsung mempengaruhi garis bawah dan batas biaya hilangnya penjualan strategis yang tidak dapat dihindarkan. Diluar rantai pasok itu sendiri, kesempatan ini berhubungan langsung dengan penjualan dan keuangan. Hal ini mengejutkan bahwa tambang kesempatan yang besar ini dibiarkan begitu saja.

Kesenjangan FungsionalBeberapa ERP mempunyai kemampuan perencanaan persediaan yang

belum sempurna, ERP ini tidak menyediakan transparansi, perencanaan persediaan yang ilmiah, dan optimisasi. ERP ini tidak mempunyai peralatan yang memungkinkan para manajer logistik atau perencana untuk mengerti dengan cukup jelas dan rinci “dimana” dan “apa” operasi mereka: dimana inefisiensi terjadi, bagaimana biaya dapat dipotong, bagaimana memperbaiki performansi.

Jadi, walaupun investasi dalam software ERP untuk rantai pasok besar, banyak perusahaan dengan distribusi yang intensif, menderita karena beragam persediaan yang buruk (persediaan dan tempat yang salah) yang diakibatkan oleh

24

kemampuan pemodelan persediaan yang lemah. ERP dan banyak rantai pasok cocok untuk memodelkan rantai pasok secara deterministik. Mereka menentukan peramalan dan mengembalikan peramalan pada banyak rantai pasok sebagaimana rencana distribusi dalam jenis proses MRP. Tetapi prediksi deterministik mempunyai masalah. Pemrediksian permintaan dilakukan seakurat pemrediksian persediaan pada pasar. Dari hari ke hari, anda akan banyak berhenti, terutama saat menangani pencampuran beragam produk yang besar. Seberapa jauh perhentian tergantung pada permintaan dan juga pasokan. Kesalahpahaman dari elemen-elemen ini akan mengakibatkan tersedianya persediaan tetapi tidak berpengaruh pada tingkat pelayanan secara proporsiaonal: salah pengabungan.

Dengan melakukan peramalan, sebuah pendekatan biasanya digunakan, adalah baik tetapi hal itu hanya akan menyelesaikan sebagian masalah. Pemodelan yang lebih lanjut dari kondisi ketidakpastian untuk menghitung tingkat safety stock yang dapat diandalkan diperlukan untuk menjaga persediaan tetap rendah, pada satu sisi, dan memperbaiki performansi tingkat pelayanan di sisi lain. Dalam kondisi bisnis yang sulit, kemampuan pemodelan persediaan ERP dan residen tidaklah cukup. Situasi ini termasuk, sebagai contoh:- Dibutuhkan tingkat pelayanan konsumen yang tinggi (98% atau lebih);- Pergerakan aliran produk yabng lambat (makin bertambah bahkan dalam CPG);- Siklus hidup produk yang pendek atau produk yang berubah sesuai fashion;- Rentang hidup produk pendek;- Rantai distribusi dengan multiple level.Bagian analisis yang tertinggal dalam ERP dan sistem rantai pasok adalah permintaan statistik yang kuat dan pemodelan pasokan. Dengan memahami rentang hasil yang mungkin terjadi dan fungsi statistikya adalah penting untuk kesuksesan optimisasi persediaan.

Rintangan untuk Melangkah MajuJadi, selain implementasi ERP yang mahal, perusahaan akan mengalami:

- Persediaan barang jadi agregat yang berlebihanan tetapi tingkat pelayanannya tidak cukup.

- Tekanan dari konsumen retail yang kuat utntuk tingkat pelayanan yang lebih tinggi.

- Tingkat intervensi manual atau dengan percepatan untuk mengatasi persediaan kekurangan.

- Persediaan menjadi usang.- Usaha untuk menyeimbangkan harapan pelayanan konsumen dan tujuan umum

perusahaan.

25

PELAKSANAAN (IMPLEMENTASI) ERP DAN REENGINEERING PROSES BISNIS PADA UNIVERSITAS KECIL

Implementasi ERP pada sistem pengajaran perguruan tinggi dan universitas kecil mengajarkan tentang pelatihan reengineering. Implementasi sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP = Enterprise resource planning) sering memerlukan pengorganisasian untuk merubah keberadaan bisnis dalam penerapan sistem baru yang sesuai. Perguruan tinggi dan universitas kecil seperti University of Wisconsin-Superior (UWS) menghadapi tantangan dan kesempatan yang spesifik ketika mengimplementasikan sistem ERP. UWS mendapatkan pelajaran berharga mengenai pelatihan bisnis reengineering saat pengimplementasian administrasi siswa dengan People-Soft Student Administration (SA), sebagian besar pembelajaran dapat dipakai pada perguruan tinggi dan universitas kecil lainnya dimulai dari proyek ERP yang mereka miliki.

LATAR BELAKANGUWS adalah pergutuan tinggi kecil seni liberal (liberal-arts college) di

Wisconsin utara dengan sekitar 2,700 mahasiswa, perguruan ini adalah satu dari 13 jurusan four-year di sistem universitas Wisconsin. UWS membangun sistem warisan yang dibangunnya pada Unisys A-Series mainframe pada tahun 1980an, dengan beberapa tambahan utama yang diimplementasikan pada 1990an. SIS mendukung regristrasi, penilaian, penagihan yang diotomatiskan, auditing derajat tingkatan, dan peminjaman langsung. Oleh karena kepemilikan sistemnya alami, hanya fakultas, penasehat dan staff administrasi yang dapat mengakses sistem tersebut. SIS juga tidak bisa menangani peningkatan permintaan untuk web-based pelayanan mahasiswa dan untuk melaporkan end-user.

Pada tahun 1998 sistem Universitas Wisconsin memperoleh lisensi sistem yang luas untuk digunakan oleh PeopIeSoft SA.. Kampus UWS memulainya dengan mengimplementasikan modul pendaftaran, yang mana calon mahasiswa jurusan dan mahasiswa yang mempunyai status pendaftar. Modul ini dimulai pada musim semi 2000. Sebuah modul dokumen mahasiswa, digunakan untuk tracking dokumen mahasiswa, menggolongkan, dan membagi dalam kelas–kelas, berawal dengan menyelenggarakan registrasi pada musim semi 2000, dan secara penuh dijalankan pada musim gugur 2000. Dua modul sisanya, pembayaran ongkos kirim mahasiswa, pembayaran mahasiswa,biaya pertolongan, mengatur pinjaman mahasiswa, uang bantuan, dan pinjaman langsung, juga mulai dijalankan pada musim gugur 2000

26

Berdasarkan tujuan awal, sistem ini sesuai jadwal dan berada dalam anggaran, proyek ini dikatakan sukses. Meskipun begitu, tidak setiap bagian dari proyek berjalan sesuai rencana. Pengimplementasi banyak mendapat pelajaran berharga dari prosesnya. Sebuah tantangan besar yaitu berhadapan dengan perubahan untuk praktek bisnis dimana kampus telah mengembangkan disekitar sistem warisan mulai tahun 1980an.

SA adalah sebuah paket configurable. Meskipun begitu, SA membawa banyak kemampuan bisnis yang dipekerjakan oleh sistem yang lain, biasanya besar, sekolah yang tidak bisa dimodifikasi. Banyak perubahan pada sistem asli harus ditinjau dan diuji secara menyeluruh bilamana sewaktu–waktu suatu tambahan atau suatu upgrade diterapkan.

Kampus harus terlebih dahulu menerima cara baru beroperasi, mengabdopsi banyak dari proses baru seperti mungkin mengambil keuntungan penuh dari sistem baru dan untuk meminimasi kerumitan dari perawatan yang dilakukan berulang–ulang. Pelatihan bertujuan agar end-user tidak hanya terdapat pada sistem baru tetapi juga pada cara baru pada pengoperasiannya.

THE IMPLEMENTERSKeputusan untuk mengimplementasikan People-Soft SA ditentukan oleh

panitia acara dimana meliputi manajemen utama dari universitas dan pemimpin-pemimpin universitas dari kantor pelayanan.

Pembantu rektor menunjuk kepala administrasi sistem informasi (AIS = Administrative Information Systems) sebagai pemimpin proyek. Empat tim inti implementasi dihadapkan bersama, salah satunya berasal dari siswa kantor pelayanan. Tim perijinan terdiri dari perwakilan AIS, dan dua orang dari kantor perijinan. Dua orang pekerja AIS, dua dari kantor pendaftaran dan satu orang dari kantor pertimbangan membentuk daftar siswa yang tergabung dalam tim implementasi. Tim keuangan meliputi satu pekerja AIS dan dua berasal dari kantor bendahara. Tim implementasi bantuan keuangan meliputi satu pekerja IT dan dua orang berasal dari kantor bantuan keuangan. Masing-masing pengawas kantor dan banyak peserta cross-functional (dengan fungsi silang) juga menjadi anggota penting tim ini.

DATA DAN INFORMASI YANG MENINGKATPengguna administratif dengan cepat menemukan bahwa waktu yang

diperlukan untuk memasukkan data meningkat secara signifikan dalam sistem baru. Mengingat sistem yang terdahulu telah menggunakan satu atau dua tampilan

27

entry data utama dan telah melayani selusin atau lebih field yang berbeda, sistem yang baru menuntut pengguna dapat menavigasikan melalui lima hingga sepuluh tampilan untuk menyelesaikan proses yang sama. Sistem yang baru menangkap banyak data dalam database relasional ini, terdiri dari selusin bahkan ratusan tabel. Dengan begitu menuntut pengguna untuk menavigasikan melalui berbagai tampilan dan dan mengisi begitu banyak field. Memasukkan aplikasi mahasiswa memerlukan waktu satu sampai dua menit dalam sistem yang terdahulu. Memasukkan sebuah aplikasi dalam SA dapat dua kali lebih lama. Dalam sisi positif, waktu ini menurun sekitar empat hingga enam menit ketika kantor pendaftaran pertama memulai menggunakan sistem baru ini hingga sekitar 2 hingga 3 menit.

Berdasarkan jumlah tabel yang banyak dan kebutuhan akan keakuratan data dalam sistem baru, pengguna sekarang harus mereview berbagai pengecualian dalam mengedit laporan. Staf IT kampus telah menulis berbagai laporan untuk mencari duplikasi record, dan data yang tidak valid serta tidak masuk akal. Sebagai contoh, suatu laporan menampilkan alamat yang tidak lengkap ketika satu atau lebih field alamat hilang, seperti kode ZIP. Laporan lain membantu untuk memverifikasi bahwa semua mahasiswa memiliki setidaknya satu alamat aktif yang masuk dalam database. Hal ini membutuhkan waktu untuk mereview laporan ini dan membuat koreksi yang diperlukan terhadap data dalam sistem. Mereka yang tertarik untuk menangani implementasi ERP harus merencanakan untuk untuk menghabiskan waktu tambahan untuk mereview beberapa laporan dan membuat koreksi yang tepat pada data tersebut.

Laporan yang dihasilkan dari SIS yang terdahulu tidak selalu dapat ditiru dalam sistem yang baru. Faktanya, staf administratif bersama dengan staf IT kampus mendesain ulang banyak laporan untuk menarik keuntungan dari data tambahan yang sekarang sedang dikumpulkan oleh SA dan dari kemampuan reporting yang lebih besar dari yang disediakan sistem, seperti cross tabs dan chart. Beberapa data tidak lagi ditampilkan dalam format yang sama. Sebagai contoh, suatu laporan terdahulu dari mahasiswa yang telah terdaftar. Laporan menunjukkan satu baris tiap mahasiswa, menggunakan empat kolom, untuk dua matakuliah pokok pertama dan dua matakuliah tambahan pertama. SA tidak memiliki batasan jumlah matakulian pokok dan tambahan yang dapat diambil mahasiswa. Meskipun demikian, hal ini membuat suatu keinginan untuk mendesain ulang laporan untuk mendaftar setiap matakuliah pokok dan tambahan dalam sebuah baris baru. Pengguna akhir mendesain ulang banyak laporan dalam suatu cara untuk menggabungkan informasi dari dua atau lebih listing terdahulu, demikian mengurangi jumlah keseluruhan laporan. Pelaksana masa depan dari

28

sistem ERP seharusnya merencanakan untuk mereview dan mendesain ulang semua laporan terdahulu untuk mengambil keuntungan dari sistem baru.

Meskipun pengguna administratif sekarang menggunakan banyak tampilan dan memasukkan banyak data, data baru ini membantu untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan akurat untuk manajemen universitas pada berbagai level dan bagi Sistem Universitas Wisconsin, sebuah otoritas pusat dalam kampus tersebut. Karena pengguna administratif menjadi lebih nyaman dengan sistem baru dan lebih lancar dengan tampilan dan proses yang baru.

PEMBAGIAN DATAUser administratif dari administrasi, pencatat/pendaftar, bendahara, dan

kantor bantuan keuangan harus mengubah cara operasi dengan mematuhi/memperhatikan anggota lain. Ketika SIS menetapkan sejumlah kemampuan pembagian data, SA membawa pembagian data ke level yang lebih tinggi dalam perusahaan. Alamat calon murid, dimasukkan di kantor administrasi, akan dapat dilihat oleh tiga kantor yang lain dengan cepat. Hal ini memiliki penerapan yang signifikan di kantor lain. Contohnya, masukan yang salah dalam kolom alamat akan menghalangi murid menerima surat penting dari pendaftar kantor. Perekaman yang tidak lengkap dari murid pindahan dari sekolah lain akan menghalangi murid dalam bersaing untuk bantuan keuangan jenis tertentu.

Pengaksesan terhadap masukan data menjadi hal yang penting, sebagai titik dimana kebanyakan data demografis tercantum. Alamat yang dimasukkan pada titik ini dapat digunakan untuk mengirimkan surat pemberitahuan yang penting seperti tenggat waktu registrasi dan informasi biaya perkuliahan. Pengejaan yang benar dari nama murid digunakan nantinya untuk membuat pencatatan murid dalam pelayanan Web, Web portal, dan e-mail account. Pelayanan web mampu memberikan akses untuk registrasi, mengecek kelas, transkrip secara tidak resmi, derajat audit, dan data murid lainnya. Web portal digunakan sebagai bagian dari kelas. E-mail account sering digunakan untuk komunikasi penting dari dosen penasehat, instruktur, dan staf administrasi. Merubah pengejaan nama account yang tidak benar akan memakan waktu proses yang lama.

Memasuki akses kantor juga perlu mentransfer kredit dan data GPA penting dalam menentukan murid yang pantas masuk dalam klasifikasi, jumlah bantuan finansial yang murid terima, dan kumpulan kelas dimana dapat memenuhi syarat untuk menjadi anggotanya. Pemindahan yang terlambat dari dokumen murid, misalnya karena transkrip yang salah penempatan, dapat menghindari murid dari registrasi online.

29

PENCATATAN RANGKAP (DUPLICATE RECORD)SIS memberikan toleransi terhadap pencatatan rangkap. Beberapa data

mahasiswa disimpan dalam dua tabel, sehingga ketika ditemukan pencatatan ganda, maka akan sulit menggabungkan dua catatan dalam satu tabel dan beberapa catatan dalam tabel yang lain. SA (student Administration) memberikan toleransi yang tidak begitu luas dalam hubungannya dengan pencatatan rangkap ini. Database yang berhubungan dengan sistem ERP ini kemungkinan besar membutuhkan modifikasi beberapa tabel untuk menggabungkan dua catatan mahasiswa, dan mengeliminasi pencatatan rangkap.

Staff Administrasi dan IT harus mendesain proses untuk menemukan pencacatan rangkap dan mengeliminasinya. Beberapa data mahasiswa diambil melalui telepon, dan kemungkinan kesalahan mendengar nama serta alamat mahasiswa dapat terjadi. Oleh karena itu, pencatatan rangkap mungkin sekali terjadi. Karena data yang masuk tidak terjadi terus-menerus dan jumlah data yang masuk banyak (ribuan data tiap waktu pada kampus yang sama), maka Staff Administrasi dan IT sepakat untuk menerima pencatatan rangkap. Mereka menemukan beberapa masalah ketika data tersebut digunakan sebagi syarat untuk memasuki sekolah dan memberikan data yang akurat dalam bentuk dokumen.

Staff IT merancang suatu laporan pemeriksaan pengecualian yang mencoba untuk mencocokkan nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan nomor jaminan sosial dengan beberapa kombinasi untuk memeriksa sebanyak mungkin pencatatan rangkap yang terjadi. Laporan ini tidak dapat menemukan semua pencatatan rangkap, seperti salah mengeja nama dan format alamat yang tidak sama. Selain itu, data calon tidak diharuskan menyediakan nomor jaminan sosial. Oleh karena itu, laporan tersebut tidak dapat diandalkan untuk mengeliminasi pencatatan rangkap.

Staff IT kampus mengimplementasikan third-party sytem, FirstLogic, dimana format alamat sesuai dengan aturan kode pos ketika data dimasukkan ke dalam sistem. Keuntungan lainnya adalah sistem ini membantu menemukan pencatatan rangkap dengan membuat suatu adress field yang sesuai. Misalnya, laporan penemuan pencatatan rangkap dapat mengalami kesalahan dua data karena kata ”street” ditulis ”St” pada suatu pencatatan alamat dan kata ”street” pada pencatatan lainnya. Firstlogic mengganti semua variasi kata ”street” dengan ”St” pada setiap pencatatan. Dengan demikian, laporan dapat menemukan pencatatan rangkap lainnya.

DIMENSI WAKTU PADA DATA

30

SIS merekam informasi terkini tentang para mahasiswanya. SIS hanya mempunyai data tentang mailing terakhir dan alamat tetap, dan direkam hanya oleh latest major. SA brefungsi untuk menambahkan dimensi waktunya. Sebagai contoh, nama dan alamat mahasiswa diberikan label dengan tanggal yang sesuai.Layar legasi membutuhkan input data dari operator untuk menjelaskan informasi yang disimpan. Sistem itu membutuhkan penyisipan baris data.

Kebanyakan entri tanggal adalah berupa hal yang pasti, sedangkan beberapa informasi lainnya membutuhkan analisis seksama. Contoh, jika seorang mahasiswa keluar dari suatu semester lebih awal, maka persentase biaya dari kelas yang ditinggalkan tersebut pasti akan berubah. Bagaimanapun, tanggal yang digunakan pada saat mahasiswa tersebut keluar harus diteliti seksama. Jadi yang dicantumkan adalah data pada saat mahasiswa tersebut keluar secara resmi. Bukan tanggal pada saat mahasiswa tersebut mengisi formulir pengisian data di SIS.

LEGACY DATATidak semua data yang terdahulu dapat dipindah ke sistem yang baru

dengan mudah.Karena SIS tidak mempunyai dimensi data. Jadi data terdahulu harus dibuat ulang secara manual. Sebagai contoh, staff pembantu administrasi harus memasukkan nama mata pelajaran dan tanggal ketika mata pelajaran tersebut diubah. Mereka juga harus mengkoreksi data yang sudah pasti tentang perputaran mahasiswa.

PELAYANAN BERBASIS WEBSA memungkinkan didapatnya berbagai pelayanan melalui Web. Mahasiswa

bisa mendaftar ingin masuk ke kelas apa saja dngan menggunakan E Hive, sebuah layanan berbasis Web. Karena kebijakan sekolah, periode pendaftaran mahasiswa biasanya ditentukan berdasar klasifikasi: senior bisa mendaftar sebelum yunior, yunior sebelum mahasiswa tingkat dua, dan mahasiswa tingkat dua sebelum mahasiswa baru. Karena itu mahsiswa harus log in untuk memeriksa tanggal dan waktu kapan mereka mendaftar.

Setelah mereka memenuhi persyaratan pendaftaran, mereka bisa memilih kelas apa saja yang mereka ikuti dan mulai melakukan registrasi awal. Bisa saja suatu kelas tidak dapat menampung jumlah mahasiswa yang mendaftar atau ada beberapa mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan. Mungkin juga mahasiswa tersebut belum membayar denda parkir atau iuran perpustakaan. contohnya. Sistem mencek persyaratan, pendaftaran yang sedang berlaku, dan kapasitas kelas tersebut, juga mengonfirmasikan pendaftaran atau penolakan pendaftaran dan menyediakan petunjuk bagaimana mengatasi masalah tersebut.

31

Servis berbasis Web, memerlukan redesain cara mahasiswa mendapatkan akun. Dimasa lalu, mahasiswa mendaftar pada orang yang bertugas di kantor registrasi dan menerima akun email setelah registrasi pertama mereka. Dengan SA, mahasiswa harus memiliki akun sebelum mereka dapat mendaftarkan diri secara online – akun yang dimaksud bukan akun email sederhana. Akun yang baru memungkinkan akses ke pengenalan SA berbasis web (registrasi, melihat nilai, dan transkrip tidak resmi), Web Portal (untuk aktifitas kelas yang spesifik), dan e-mail. Staf IT kampus, mendesain sebuah proses untuk membuat hanya satu akun untuk tiga tipe servis tersebut, namun tetap memerlukan sinkronisasi detail password dan perubahan akun pada tiga sistem tersebut.

UWS adalah salah satu sekolah di AS yang menggunakan SA berbasis web. Pada perilisan pertamanya, diperlukan beberapa modifikasi. Contohnya, staf IT kampus harus menjelaskan kembali pesan-pesan tidak jelas yang ditampilkan sistem dan memodifikasi cara tampilan informasi muncul di layar. Perilisan berikutnya dari vendor, dengan sebelumnya memperbaiki defisiensi perkenalan. Pengimplementasi harus siap mengoreksi kesalahan dalam sistem ERP pada perilisan versi pertamanya. Bertanya pada user sesegera mungkin saat mereka menemukan masalah dapat mempercepat perbaikan pula.

MAINTENANCEVendor ERP memberikan perbaikan dan Upgrade sistem, dan tidak terkecuali

SA. Setiap perubahan yang terjadi pada sistem membutuhkan pengujian yang seksama untuk meyakinkan bahwa fungsi yang terpengaruh tidak merubah operasionalnya. Sekolah biasanya membuat modifikasi untuk membetulkan fungsi yang tidak dapat diterima atau menambahkan fungsi yng sebelumnya tidak ada pada sistem tersebut. Saat perbaikan atau Upgrade sistem, modifikasi ini harus diperiksa ulang, diaplikasikan, dan dilakukan pengujian. Oleh karena itu modifikasi sebenarnya tidak diinginkan karena merupakan maintenance yang rumit.

Sekolah bisa melakukan perbaikan dan Upgrade sistem secara berkala, minimal 3 bulan sekali.

Pegawai administrasi harus memilih penguji yang handal dan mengalokasikan waktu kapan meraka bisa menguji sistem tanpa ada gangguan operasi. Pertama, pegawai UWS IT mencoba mengaplikasikan perbaikan dan Upgrade sistem pada beberapa laptop yang merepresentasikan salinan yang lengkap dari SA dengan database versi yang paling akhir ada. Kegiatan tadi bisa disebut juga dengan uji lingkungan. Kemudian pengguna administrasi dapat meminjam laptop tersebut. Karena perbaikan dan Upgrade sistem biasanya harus diaplikasikan secara tepat, maka pengujiannya akan memakan waktu yang sangat

32

lama. Pelaksana dari UWS mencoba menyelesaikan semua pengujian tadi dalam waktu seminggu setelah perbaikan diaplikasikan pada uji lingkungan.

Untuk melakukan perbaikan sistem, staff IT harus mematikan dulu sistem tersebut. Staff IT UWS menetapkan bahwa waktu yang terbaik untuk memperbaiki sistem adalah selama akhir pekan. Hal tersebut akan meminimasi interupsi pada Web dan layanan SA serta dapat memberikan waktu untuk recovery sebelum hari Senin. Staff pembantu administrasi UWS biasanya datang pada saat akhir pekan untuk menyelesaikan tugas yang belum selesai. Jadi staff IT UWS harus mengkoordinasikan dulu dengan semua pegawai administrasi pada saat ingin mematikan sistem. Staff IT akan memberitahukan melalui email kepada seluruh kampus tentang kapan sistem itu dimatikan dan apa antisipasinya.

Sedangkan jika kita melakukan upgrade sistem, maka akan mempengaruhi fungsi pelayanan secara signifikan. Pemakainya mungkin harus mengikuti pelatihan untuk versi baru sistem, karena ada berbagai fitur dan cara baru untuk mengoperasikannya.

Proyek ERP dapat meningkatkan turnover karyawan. Pelaksana sebaiknya melakukan pelatihan untuk pemakai sistem dengan pengajar dari staff IT. Hal ini akan membantu untuk mengurangi turnover karyawan. Akan tetapi, seorang programmer sistem pergi selama implementasi, dan seorang ahli keuangan dipindahkan ke departemen yang lain mengikuti implementsi. Suatu review tentang retensi kebijakan dapat membantu untuk tetap mempertahankan staff yang bernilai.

KEBIASAAN SEKOLAHDatabase ERP menyediakan data mengenai setiap orang yang memiliki

nomor identitas yang unik. Walaupun pengguna dapat mencari seseorang dalam suatu sistem dengan menggunakan nama terakhir dan nama pertama, identitas yang unik merupakan salah satu langkah pasti untuk menempatkan siswa atau pekerja dalam suatu daftar. Karena UWS mengawasi kedua-duanya baik siswa maupun pekerja dalam SA, pengguna bagian administrasi harus belajar untuk membedakan antara keduanya.

Walaupun nomor akan mengenali seseorang dalam kampus, bukan berarti kebiasaan dalam kampus akan berubah. Sekarang ini, ID yang unik digunakan dimana-mana, tetapi pelaksana pada designed mailing UWS dan komunikasi dengan siswa lainnya, staff pengajar, staff lainnya secara personal yang menyampaikan kebiasaan dari kampus tersebut. Untuk membantu mengurangi keresahan selama pendaftaran melalui Web, kantor pendaftaran melakukan pendaftaran per orang untuk siswa-siswa yang tidak menginginkan daftar secara

33

online. Pengukuran ini, diantara lainnya, membantu kampus untuk mempromosikan sistem ini, selain mengurangi kepenatan dan keresahan.

PELAJARAN YANG DIDAPATTantangan utama dalam proses bisnis reengineering adalah untuk

melupakan cara tradisional dalam mengerjakan sesuatu dan memiliki pikiran terbuka terhadap fungsi-fungsi yang ditawarkan SA. Kebanyakan dari fungsi tersebut mengembangkan cara suatu kampus beroperasi, meskipun sebagian kecil dari fungsi tersebut tidak sesuai dengan kampus kecil kami. Sebagian dapat disusun kembali, tapi user harus bisa menyesuaikan yang tak bisa disusun ulang.

Menerapkan sebuah sistem ERP pada kampus kecil memberikan tantangan sebagaimana kesempatan. Staf yang berskala kecil dan kompensasi rendah menambah kesulitan penerapan ERP tersebut. Tentu saja sebuah kampus kecil juga berarti memiliki alur laporan yang pendek dan staf yang serbaguna. Faktor ini harus digunakan demi kebaikan untuk penerap lainnya pada kampus yang kecil pula.

Keputusan tentang perubahan proses, pengiriman staf untuk mengikuti training, atau mengatur penerapan jadwal dapat dibuat lebih cepat pada kampus kecil. Konsultan tetap diperlukan, namun jumlahnya dapat diminimasi dengan member kesempatan kepada staff serbagunai . Staf internal juga harus memiliki kewenangan tambahan untuk membuat keputusan.

Kampus kecil dapat menjaga grup implementasi mereka tetap kecil dan menganjurkan training silang. Dengan cara ini, user administrative menjadi lebih peka pada bagaimana kerja mereka mempengaruhi lainnya dan bersikap proaktif dalam menyesuaikan sistem yang baru.

Terutama, penting untuk kampus kecil dalam menyesuaikan proses bisnisnya kepada sistem baru dibandingkan dengan menyesuaikan sistem untuk masuk pada praktek yang telah berjalan. UWS memilih untuk mengaplikasikan sesedikit mungkin penyesuaian, sebagaimana staf IT universitas diberi beban terlalu banyak dengan tugas yang telah ada sehingga tidak dapat melakukan maintenance tambahan.

Yang penting, komunitas masyarakat termasuk fakultas, mahasiswa, staf administrative, dan top manajemen- harus diberi tahu bahwa sistem yang baru harus memerlukan perubahan dalam bagaimana memasukkan data dan menerima informasi. Sebuah sistem administrasi mahasiswa baru sepertinya akan punya pendaftaran mahasiswa untuk kelas-kelas dan menerima nilai dari web.

Fakultas harus disiapkan untuk melihat dan mencetak daftar nama kelas dan memasukkan nilai mahasiswa pada Web. Staf administrasi, harus menyiapkan diri

34

untuk mereview laporan lebih banyak, memasukan data yang lebih banyak pula, dan menghabiskan waktu lebih banyak.

Pengguna dari sistem baru di UWS harus mempelajari banyak istilah baru. Contohnya, screen disebut panel; a date specific entry : baris; shortcut pada panel tertentu : favorit. Pengimplementasi menemukan bahwa mengunakan istilah baru secara eksklusif akan sangat berguna selama sesi kampus training untuk membantu proses transisi. Istilah baru akan menjadi sangat familiar setelah beberapa bulan pertama.

Pengimplementasi menemukan bahwa banyak proses bisnis yang memerlukan reengineering, setelah sistem berjalan. Karena kampus berukuran kecil dan sistemnya sangat besar dan kompleks, percobaan yang berjumlah terbatas harus dilaksanakan. Dalam proyek ERP, sangat krusial untuk menjadi proaktif dan menyelesaikan sebanyak mungkin reengineering proses bisnis sebelum sistem berjalan. Calon implementer harus berencana untuk menggandakan kasus percobaan dan untuk reengineering proses bisnis yang signifikan.

Banyak perubahan pada proses bisnis memerlukan kantor administrative untuk menadapatkan data lebih banyak menggunakan entry lebih banyak pada layar, dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memasukkan data dan mereview laporan. Calon pengimplementasi harus berencana untuk memperkerjakan staf tambahan sementara untuk membantu selama proses implementasi. Staf tambahan tersebut juga harus disiapkan untuk menghadapi area yang penuh dengan tegangan akibat perubahan yang terjadi karena sistem baru.

Memilih sistem paling fleksibel dan personel dengan rangking tertinggi untuk menjamin reengineering proses bahwa cara baru dalam menjalankan bisnis diterima dan direncanakan untuk itu. Peringkat tinggi dari personel mengakibatkan penerimaan yang cepat pada perubahan ini dan implementasi yang berjalan sukses pada kantor secara berturut-turut. Tidak semua proses akan di reengineer untuk waktu yang akan datang. Beberapa masalah akan ditemukan setelah sistem berjalan. Dalam kasus tersebut, pengimplementasi harus bisa untuk meletakkan segala sesuatu pada tempatnya dan mengimplementasikan perubahan yang cepat pada pemulihan proses dalam usaha awal reengineering.

35

iTantangan utama dalam proses reengineering bisnis adalah untuk melupakan cara tradisional untuk melakukan sesuatu dan membuat pikiran terbuka tentang fungsi baru yang ditawarkan SA. Banyak dari fungsi ini mengembangkan cara kampus beroperasi, meskipun beberapa tidak cocok untuk kampus kecil kami yang sangat baik. Beberapa dapat dikonfigurasi ulang, tetapi pemakai harus lebih dulu melakukan penyesuaian ke yang tidak bisa dilakukan. Penerapan sistem ERP dalam kampus kecil memberikan tantangan seperti halnya kesempatan. Staff yang kecil dan kompensasi kecil menambahkan kesulitan dalam implementasi tetapi kampus kecil juga berarti bentuk pelaporan pendek/singkat dan staff yang cakap dalam beberapa hal. Penerapan lain pada kampus kecil harus menggunakan faktor ini untuk keuntungan mereka. Keputusan mengenai proses perubahan, mengirim staff untuk pelatihan, atau mengatur jadwal penerapan dapat dibuat lebih cepat pada kampus kecil. Konsultan akan diperlukan, tetapi jumlahnya dapat diminimumkan dengan jumlah staff yang cakap dalam beberapa hal.

Kampus kecil dapat menjaga pelaksanaannya grup kecil dan mendorong pelatihan silang. Dalam cara ini, pengguna administrasi akan menjadi lebih tahu bagaimana sistem ini bekerja mempengaruhi yang lain dan proaktif dalam praktek merubah bisnis untuk menjadi sistem baru yang cocok.

Sangat penting khususnya untuk kampus kecil untuk mengatur proses bisnis ini menjadi sistem baru yang cocok daripada mengkostumisasi sistem menjadi cocok dengan praktek yang ada. UWS memilih untuk melaksanakan sangat sedikit kustomisasi, seperti staff IT universitas yang sudah melebihi batas dengan tugas yang ada dan tidak dapat melakukan perawatan tambahan. Komunitas kampus termasuk fakultas, mahasiswa, staff administrasi, dan manajemen atas diinformasikan bahwa sistem baru akan memerlukan perubahan bagaimana memasukkan data dan menerima informasi. Sistem administrasi mahasiswa baru akan mungkin sekali memiliki mahasiswa yang mendaftar untuk kelas dan menerima grades dalam web. Fakultas harus mempersiapkan untuk melihat dan mencetak daftar nama kelas dan memasukkan grade mahasiswa dalam web. Staff administrasi harus mengharapkan untuk mengulas beberapa laporan, memasukkan

36

beberapa data, dan menghabiskan lebih banyak waktu juga. Pengguna sistem baru pada UWS memperoleh pelajaran dalam banyak istilah baru. Pengaplikasian ini berguna untuk menggunakan istilah baru selama sesi pelatihan dalam kampus untuk membantu proses transisi. Istilah baru ini menjadi lebih familiar setelah beberapa bulan pertama.

Karena kampus ini sangat kecil dan sistem sangat besar dan kompleks, jumlah pengujian yang terbatas adalah yang terpenuhi. Menjadi proaktif dan lengkap seperti beberapa proses reengineering bisnis sangat mungkin sebelum sistem meninggalkan tempat yang penting dalam proyek ERP. Aplikasi ke depan yang harus direncakan untuk kasus berbagai macam tes dan untuk proses reengineering bisnis yang signifikan.

Banyak orang di beberapa kampus yang mengiplementasikan ERP akan merealisasikan manfaat dari sistem yang baru. Pengaplikasi harus perhatian pada manfaat atas seluruh biaya yang diaplikasikan pada sistem baru. Proyek implementasi sistem harus meningkatkan hubungan publik yang baik. Pengaplikasi mungkin mendapatkan diri mereka sendiri sendiri menjual sistem kepada peserta yang segan dan pengguna akhir. Pengguna itu menolak terhadap perubahan dan teknologi secara umum dan akan merasa marah. Pengaplikasi dapat membantu mereka dengan sabar. Pengaplikasi harus mencoba untuk melibatkan semua grup dalam kampus untuk memastikan penerimaan sistem dan usaha reegineering.

Aplikasi ERP sering menyingkirkan posisi administrasi, tetapi dalam kampus kecil bahwa hal ini tidak harus menjadi masalah. Pengetahuan ini harus membantu mengurangi stress dari banyak peserta yang segan. Sebagai tambahan, sistem sangat meningkatkan kemampuan administrasi. Bagaimanapun juga kemampuan administrasi yang ada dan staff IT akan diperlukan untuk meningkatkan secara signifikan untuk menggunakan sistem secara efektif. Akhirnya, kampus harus memilih mengaplikasikan sistem ERP untuk merealisasikan fitur terbaik mereka. UWS hanya memulai untuk pendekatan tahap ini, tetapi banyak keuntungan akan menjadi jelas :

37

1. Mahasiswa sekarang dapat mengakses pelayanan berbasis web, membolehkan administrasi mendukung staff untuk menyediakan lebih banyak waktu untuk aktivitas yang lain. Mereka dapat mendaftarkan untuk kursus secara instant dan melihat efek kursus ini terhadap kemajuan mereka dengan menggunakan audit online.

2. Penasehat sekarang mempunyai akses online untuk daftar orang yang dinasehati. Mereka juga dapat menjalankan audit dan transkrip untuk memonitor kemajuan orang yang mereka nasehati.

3. Instruktur dapat memilih untuk menerima daftar nama kelas secara online. Mereka juga dapat memasukkan grade final dengan menggunakan sistem baru.

4. Dapat dimengerti, laporan kertas yang diprint out akan menjadi usang. Sistem baru harus menghilangkan banyak tugas manual dan secara cepat memberikan informasi sekarang secara akurat kepada mahasiswa, fakultas, penasehat, dan pembuat keputusan universitas.

Kesuksesan dari pengaplikasian ERP pada UWS berasal dari dedikasi dan keahlian pengaplikasi ini, dan untuk kesempurnaan dukungan berasal dari manajemen atas universitas dan UWS (University of Wisconsin System). Kampus kecil yang lain dapat mengumpulkan tingkatan dukungan ini dan sumber daya yang tepat dan diharapkan dapat meraih sukses yang sama dalam implementasi ERP mereka.

38