BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan segi manajemen rumah sakit yang penting. Tujuan pengelolaan obat yang baik di rumah sakit adalah agar obat yang di perlukan tersedia setiap saat, dalam jumlah yang cukup dan terjamin untuk mendukung pelayanan bermutu. Obat sebagai salah satu unsur penting bagi upaya penyembuhan dan operasional rumah sakit. Di rumah sakit pengelolaan obat di laksanakan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). (Anonim, 2008)

Pengelolaan obat termasuk proses penyimpanan haruslah efektif dan efisien. Proses pengelolaan dapat terjadi dengan baik bila dilaksanakan dengan dukungan kemampuan menggunakan sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem. Dan juga tanpa manajamen dari seorang kepala IFRS maka semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit (Handoko, 1984)

1

Menurut penelitian sebelumnya pada tahun 2008 di Rumah sakit M.M Dunda sendiri masih di temukan adanya obat yang kadaluarsa yang menyebabkan kerugian bagi rumah sakit itu sendiri. Kurangnya anggaran yang tersedia menyebabkan instalansi farmasi tidak mungkin menyediakan segala kebutuhan barang/perbekalan farmasi. Akibatnya penderita harus membeli/mencari sendiri obat atau alkes ke apotik luar, hal ini pun dapat menimbulkan masalah tersendiri. Bukan hanya itu saja tetapi gudang penyimpanan obat belum memenuhi kesesuaian dengan standar penyimpanan obat (Abdullah, 2008). Sarana penyimpanan obat yang ada di IFRS pengawasannya seharusnya di lakukan secara triwulan atau rutin untuk menghindari adanya obat kadaluarsa atau rusak. RS M.M. Dunda telah melakukan hal tersebut tetapi yang jadi persoalan adalah banyaknya obat yang sering terjadi kadaluarsa, sistem penataan gudang yang belum memenuhi syarat, dan kesesuaian antara kartu stok dan barang yang keluar. ( Sheina, 2010)

Berdasarkan hal di tersebut di atas saya tertarik untuk mengadakan penelitian mengenai penyimpanan obat di instalasi farmasi rumah sakit M.M. Dunda kabupaten Gorontalo pada tahun 2011. Hal ini perlu di

lakukan melihat betapa pentingnya proses penyimpanan karena dengan adanya obat yang sering kadaluarsa, penataan gudang belum memenuhi standar serta kesesuaian antara kartu stok dan obat keluar akan mempengaruhi proses pengelolaan obat selanjutnya di rumah sakit MM dunda itu sendiri.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Apakah proses penyimpanan obat di Instalasi Farmasi RSUD M.M Dunda Kabupaten Gorontalo Tahun 2011 sudah efisien dan efektif?

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Utama

Untuk mengetahui proses penyimpanan obat di Instalasi RSUD M.M Dunda Kabupaten Gorontalo Tahun 2011

1.3.2 Tujuan Khusus

a) Untuk mengetahui kesesuian antara kartu stok dan obat keluar

b) Untuk mengetahui berapa persen kadaluarsa obat tahun 2011

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Penulis

a) Hasil penelitian ini diharapkan akan menambah ilmu pengetahuan terutama dalam system penyimpanan obat di Instalasi Farmasi RSUD M.M Dunda

b) Mendapatkan pengalaman dan keterampilan di bidang manajemen farmasi rumah sakit khususnya pada proses penyimpanan obat

c) Dapat menerapkan materi yang di dapat selama mengikuti perkuliahan dan mengaplikasikanya di lapangan.

1.4.2 Bagi Institusi

a) Hasil penelitian ini di harapkan menjadi satu masukan bagi RSUD M.M Dunda sebagai penentuan dalam pengambilan kebijakan di Instalasi Farmasi RSUD M.M Dunda

b) Menjadikan hasil penelitian ini sebagai wahana evaluasi dan masukan bagi manajemen Rumah Sakit dalam penyimpanan obat di Instalasi Farmasi

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 URAIAN UMUM TENTANG INSTANSI

2.1.1 Rumah Sakit

Menurut Permenkes 159 b / MENKES / II / 1988 Rumah Sakit adalah Sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan, dimanfaatkan untuk pendidikan kesehatan dan penelitian. (Charles, 2003)

Menurut WHO Rumah Sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna, pelayanan kuratif, pelayanan preventif, pelayanan rawat jalan, pusat latihan tanaga kesehatan dan pusat penelitian biomedik.

Klasifikasi Rumah Sakit Umum didasarkan : pada unsur pelayanan, ketenagaan, fisik dan peralatan. Ada 4 (empat) kelas yaitu:

1) Kelas A

Kelas A yaitu kelas yang mempunyai fasilitas dan kemampuan Pelayanan medis Spesialistik luas dan Sub spesialistik luas

2) Kelas B

Kelas B yaitu kelas yang mempunyai fasilitas dan kemampuan Pelayanan medis sekurang–kurangnya 11 Spesialistik dan Sub spesialistik terbatas.

3) Kelas C

4

Kelas C yaitu kelas yang mempunyai fasilitas dan kemampuan Pelayanan medis Spesialistik Dasar

4) Kelas D

Kelas D yaitu kelas yang mempunyai fasilitas dan kemampuan Pelayanan medis dasar

RS dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria sebagai berikut :

1) Klasifikasi berdasarkan kepemilikan

Klasifikasi berdasarkan kepemilikan terdiri atas rumah sakit pemerintah. Di Negara kita ini, rumah sakit pemerintah terdiri atas rumah sakit vertical yang langsung dikelola oleh Departemen Kesehatan yaitu rumah sakit pemerintah daerah, rumah sakit militer, dan rumah ssakit BUMN. Rumah sakit lain berdasarkan kepemilikan ialah rumah sakit yang dikelolah oleh masyarakat atau sering disebut rumah sakit sukarela. Rumah sakit sukarela ini terdiri atas rumah sakit hak milik dan rumah sakit nirlaba.

Rumah sakit hak milik ialah rumah sakit bisnis yang tujuan utamanya adalah mencari laba (profit). Rumah sakit yang berafiliasi dengan organisasi keagamaan pada umumnya beroperasi bukan untuk maksud membuat laba, tatapi adalah nirlaba. Rumah Sakit nirlaba mencari laba sewajarnya saja, dan laba yang diperoleh Rumah sakit ini digunakan sebagai modal peningkatan sarana fisik, perluasan dan penyempurnaan mutu kepentingan penderita.

2) Klasifikasi berdasarkan Jenis Pelayanan

Berdasarkan jenis pelayanannya, RS terdiri atas RS umum dan Rs khusus. RS umum member pelayanan kepada berbagai penderita dengan berbagai jenis kesakitan, memberi pelayanan diagnosis dan terapi untuk berbagai kondisi medik, seperti penyakit dalam, bedah, pediatric, psikiatri, ibu hamil dan sebagainya. RS khusus adalah RS yang member pelayanan diagnosis dan pengobatan untuk penderita dengan kondisi medic tertentu baik bedah maupun non bedah, seperti RS; kanker, bersalin, psikiatri, pediatric, mata, lepra, tuberculosis, ketergantungan obat, RS rehabilitas dan penyakit kronis.

3) Klasifikasi berdasarkan Lama Tinggal Di RS

Berdasarkan lama tinggal. RS terdiri atas RS perawatan jangka pendek dan jangka panjang. RS perawatan jangka pendek adalah RS yang merawat penderita selama rata-rata kurang dari 30 hari, misalnya penderita dengan kondisi penyakit akut dan kasus darurat, biasanya dirawat di RS kurang dari 30 hari. RS umum pada umumnya adalah RS perawatan jangka pendek karena penderita yang dirawat adalah penderita kesakitan akut yang biasanya pulih dalam waktu kurang dari 30 hari. Sebaliknya, RS perawatan jangka panjang adalah RS yang merawat penderita dalam waktu rata-rata 30 hari atau lebih. Penderita demikian mempunyai kesakitan jangka panjang, seperti kondisi psikiatri.

4) Klasifikasi Berdasarkan Kapasitas Tempat Tidur

RS pada umumnya diklasifikasikan berdasarkan kapasitas tempat tidur sesuai pola berikut;

Di bawah 50 tempaat tidur

50-99 tempat tidur

100-199 tempat tidur

200-299 tempat tidur

300-399 tempat tidur

400-499 tempat tidur

500 tempat tidur dan lebih

5) Klasifikasi Berdasarkan Afiliasi Pendidikan

RS berdasarkan afiliasi pendidikan terdiri atas dua jenis, yaitu RS pendidikan dan RS nonpendidikan. RS pendidikan adalah RS yang melaksanakan program pelatihan residensi dalam medic, bedah, pediatric, dan bidang spesialis lain. Dalam RS demikian, residen melakukan pelayanan/perawatan penderita dibawah pengawasan staf medic RS. RS yang tidak memiliki program pelatihan residensi dan tidak ada afiliasi RS dengan universitas disebut RS non pendidikan.

6) Klasifikasi Berdasarkan Status Akreditas

RS berdasarkan status akreditas terdiri atas RS rumah sakit yang diakreditas dan RS yang belum diakreditas. RS telah diakreditas adalah RS yang telah diakui secara formal oleh suatu badan sertifikasi yang diakui, yang menyatakan bahwa suatu RS telah memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan tertentu. (Charles, 2003)

2.1.2 Profil Rumah Sakit MM. Dunda

1) Sejarah Rumah Sakit

Rumah Sakit Umum Dr. M.M Dunda adalah Rumah Sakit pemerintah yang terletak di wilayah administrasi Kabupaten Gorontalo.

Rumah Sakit Umum Dr. M.M Dunda mempunyai luas 19.875 m2 dan luas bangunan 6.990,237 m2 dengan kapasitas tempat tidur sebanyak 193 buah. Insalasi rawat jalan dilayani oleh 12 klinik yakini : poli

umum, poli anak, poli bedah, poli penyakit dalam, poli mata, poli gigi, poli THT, poli obsetri dan Ginekologi, poli Gastrohepatologi, poli jantung dan pembuluh darah, poli gizi dan poli syaraf. Karyawan saat ini berjumlah 348 orang terdiri dari pegawai negeri sipil 200 orang, tenaga honor 31 orang, tenaga kontrak 65 orang, dan tenaga abdi 54 orang.

Badan pengelola Rumah Sakit Umum Dr. M.M Dunda yang semula bernama Rumah Sakit Umum Limboto adalah Rumah Sakit milik Pemerintah Kabupaten Gorontalo yang berlokasi di wilayah adminstrasi Kabupaten Gorontalo, didirikan pada tagal 25 November 1963 dengan kapasitas awal tempat tidur 29 buah.

Melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 171/Menkes/SK/1994 RSU Dr M.M Dunda ditetapkan menjadi RSU kelas C yang peresmiannya pada tanggal 19 September 1994 bersamaan dengan penggunaan nama RSU Dr. M.M Dunda yang diambil dari nama seorang perintis kemerdekaan yang telah mengabdikan dirinya di bidang kesehatan sehingga diabadikan menjadi nama Rumah Sakit Umum Daerah milik Pemerintah Daerah Kabupaten Gorontalo yang berkedudukan sebagai unit pelaksana Pemerintah Kabupaten Gorontalo di bidang pelayanan kesehatan masyarakat.

Dalam perkembangannya, RSU Dr. M.M Dunda menjadi badan Pengelola berdasarkan SK Bupati Gorontalo Nomor 171 tahun 2002 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Umum daerah Dr. M.M Dunda Kab. Gorontalo. Sehingga sejak tahun anggaran 2001 Rumah Sakit Umum daerah Dr. M.M Dunda Kab. Gorontalo mulai dikembangkan secara bertahap dengan biaya dari dana rutin, APBD, APBN, dan hngga kini mempunyai kapasitas perawatan sebanyak 193 buah tempat tidur.

2) Identitas RSUD Dr. M.M. Dunda

Identitas Rumah Sakit dapat dilihat sebagaimana tersebut dibawah ini

Nama Rumah SakitKode Rumah Sakit

Alamat Rumah Sakit

Nomor Telepon

Nomor Fax

Jumlah Tempat Tidur

Kelas Rumah Sakit

Status Penggunaan

Status Pengelolaan

Nama Kepala Rumah Sakit

Pemilik Rumah Sakit

Tahun Mulai Operasional

Luas

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

:

Badan Pengelola RSUD Dr. M.M. Dunda Kabupaten Gorontalo7101013

Jln. Jend. A.Yani No. 53 Kec. Limboto, Kabupaten Gorontalo

0435 – 881445

0435 – 881095

194 Buah

C+

Non Pendidikan

Non Swadaya

Dr. Nuryana Alinti, M. Kes

PEMDA Kabupaten Gorontalo

1963

6.990,237 M2

2.1.3 Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Instalasi farmasi merupakan suatu organisasi pelayanan di rumah sakit yang memberikan pelayanan produk bersifat nyata (tangible) dan pelayanan farmasi klinik bersifat tidak nyata (intangible) bagi konsumen (penderita, dokter, perawat, professional kesehatan lain, dan masyarakat rumah sakit). (Anief, 1995)

IFRS (W.E.HASSAN JR.) adalah suatu departemen / system pelayanan dalam suatu RS yang dibawah pimpinan seorang apoteker yang berkompeten dalam hal :

a) Menyediakan obat-obat untuk unit perawatan dan bidang lain

b) Mengarsipkan resep-resep khusus untuk pasien, pasien rawat jalan dan pasien luar (out pasien)

c) Membuat obat-obatan

d) Menyalurkan, membagikan obat-obatan narkotika dan yang diresepkan

e) Menyimpan dan membagikan preparat-preparat biologis

f) Membuat, menyiapkan dan mensterilkan preparat-preparat parenteral

g) Menyediakan serta membagikan keperluan-keperluan tersebut secara professional.

Tujuan Farmasis Rumah Sakit (menurut ‘American Society of Hospital Pharmacists’) adalah

a) Turut berpartisipasi aktif dalam penyembuhan penderita dan memupuk tanggung jawab dalam profesi dengan landasan filosofi dan etika

b) Mengembangkan ilmu dan profesi dengan konsultasi, pendidikan dan penelitian

c) Mengembangkan kemampuan administrasi, management, penyediaan obat dan alkes di RS

d) Meningkatkan keterampilan tenaga farmasi yang bekerja di RS

e) Memperhatikan kesejahteraan staff dan pegawai di lingkungan instalasi farmasi rumah sakit

2.1.4 Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit M.M Dunda

1) Personalia IFRS M.M Dunda

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi rumah sakit, pimpinan rumah sakit adalah seorang dokter, dibantu oleh beberapa tenaga kesehatan lainnya yang memenuhi syarat termasuk apoteker, asisten apoteker, perawat, sarjana kesehatan masyarakat, sarjana farmasi dan sejumlah personel pendukung yang memadai dan memenuhi syarat.

Personel pendukung terdiri dari, teknisi, dan tenaga administrasi. Personel pendukung diperlukan untuk meminimalkan penggunaan tenaga dalam tugas yang tidak memerlukan professional.

Personal pendukung terdiri dari asisten apoteker, teknisi, sarjana farmasi dan tenaga administrasi. Tujuan personal pendukung ini untuk meminimalkan penggunaan apoteker dalam tugas yang tidak memerlukan pertimbangan professional.

Dalam Instalasi Farmasi Rumah Sakit Dr. M.M. Dunda Limboto, terdapat dua apotek yang penanggung jawabnya adalah apoteker, dan masing-masing apotek ada tenaga administrasi yang membantu pengentrian pelayanan resep. Tenaga apoteker dan asisten apoteker belum tersedia cukup sehingga tingkat pelayanan farmasi masih sangat rendah.

Untuk tenaga dalam gudang farmasi RS Dr. M.M. Dunda, penanggung jawabnya bukan apoteker tetapi tenaga administrasi. Hal itu disebabkan kekurangan apoteker dan tenaga teknis kefarmasian.

Rincian personel IFRS Dr. M.M. Dunda adalah sebagai berikut:

a) Apoteker

Yosita Tangnga S.Si, Apt

Sakinah Ali S.Si, Apt

Andi Makkulawu S.Farm, Apt

Hidayat Ahmad S.Farm, Apt

Citra U. Tapo S.Farm, Apt

Ambo Adam S.Farm, Apt

b) Tenaga Teknis Kefarmasian

Herlinawaty Lahay (lulusan SMF)

Ilma Sidiki (lulusan SMA)

Harmin Marali, A.md, kep

Titin Gobel (sementara study)

Muthmainnah KS S.si

Yusiana Said S.farm

Nilawaty S. Nusi S.farm

Fatmawaty Kamaru S.Farm

Novian Usman (lulusan SMF)

c) Tenaga Administrasi

Djamila Usman

Diliyanti R.K Nani

Nizar Taha

Agus Sulingo

Suparjo Abas

Maryam Panu

Fitron Nizar Nirwan

Yunda Djafar

2) Struktur Organisasi

Sarjana Farmasi

Nilawaty S.Nusi, S.Farm

Mutmainah, S.Si

Fatmawaty Kamaru, S.Farm

Yusiana Said, S.Farm

Asisten Apoteker

Herlinawati Lahay

Novian Usman

Juru Resep

Ilma Sidiki

Harmin Marali

Titin Gobel

Administrasi

Diliyanti R.K Nani

Djamila Usman

Nizar Taha

Suparjo Abas

Agus Sulingo

Maryam Panu

Apoteker

Sakinah Ali, S.Si Apt

Citra U. Tapo, S.Farm, Apt

Ambo Adam, S.Farm, Apt

Staf Gudang Instalasi

Fitron Nizar Nirwan

Yunda Djafar

Kepala Instalasi farmasi

Yosita Tanganga, S.Si, Apt

Penanggung jawab apotik I

Hidayat G. Ahmad. S.Farm, Apt

Penanggung jawab apotik II

Andi Makkulawu. S.Farm, Apt

Penanggung jawab Gudang IFRS

Maryam Panu

Kepala BLUD RSU Dr. M.M. Dunda

Dr. Nuryana Alinti, M.Kes

2.2 URAIAN TENTANG PENGELOLAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT

2.2.1 Pengelolaan Obat

Tujuan utama pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten atau Kota adalah tersedianya obat dengan mutu yang baik, tersebar secara merata dengan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat yang membutuhkan di unit pelayanan kesehatan.

Tujuan utama pengelolaan obat adalah tersedianya obat dengan mutu yang baik, tersedia dalam jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pelayanan kefarmasian bagi masyarakat yang membutuhkan. (Anonim, 2003)

Fungsi dasar sistem pengelolaan obat dan penggunaan obat di Kabupaten/Kota adalah:

Perumusahan kebutuhan (selection)

Pengadaan (procurement)

Distribusi (distribution)

Penggunaan obat (use)

Ke empat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari:

Organisasi

Pembiayaan & kesinambungan

Pengelolaan informasi

Pengelolaan & pengembangan SDM

Pelaksanaan keempat fungsi & keempat element sistem pendukung tersebut diatas didasarkan pada kebijakan (policy) dan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku serta didukung oleh kepedulian masyarakat & petugas kesehatan terhadap program dalam bidang obat & pengobatan (Anonim, 2008).

Pelaksanaan pengelolaan obat akan berjalan degan baik jika proses pengelolaannya terutama perencanaan kebutuhan obat & evaluasi tidak mengalami berbagai kendala dalam pelaksanaannya, yang terpenting pada pengelolaan obat ini adalah membatasi jumlah & bermacam obat berdasarkan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN), pengunaan obat generik dengan perencanaan yang baik & tepat. Adanya ketersediaan obat dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan serta penyebarannya yang merata disemua lapisan masyarakat dengan jenis obat yang sesuai bagi masyarakat yang membutuhkannya merupakan salah satu tujuan utama pengeolaan obat demi terciptanya pelayanan kesehatan yang diharapkan (Adiatma, 2003)

Obat merupakan suatu bahan yang menyebabkan perubahan fungsi-fungsi biologis dalam tubuh melalui serangkaian proses kimia. Sedangkan untuk definisi yang lebih lengkap, obat adalah bahan atau campuran yang digunakan:

a) Pengobatan, peredaan, pencegahan diagnose suatu penyakit, kelainan fisik atau gejala-gejalanya pada manusia atau hewan

b) Dalam pemulihan, perbaikan atau pengubahan fungsi organik pada manusia atau hewan.

Obat dapat merupakan bahan yang disintesis di dalam tubuh atau merupakan bahan-bahan kimia yang tidak disintesis di dalam tubuh. Penggolongan sederhana dapat diketahui dari definisi yang lengkap seperti diatas yaitu obat untuk manusia dan obat untuk hewan. Selain itu ada beberapa penggolongan obat yang lain, dimana penggolongan obat dimaksdukan untuk peningkatan keamanan dan ketetapan penggunaan serta pengamanan distribusi. (Syamsuni, 2006)

Berdasarkan undang-undang obat digolongkan dalam:

Obat bebas

Obat keras

Obat psikotropika dan narkotika

2.2.2 Penyimpanan Obat

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan dari fisik yang dapat merusak mutu obat. (anonim 2008)

Tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk:

a) Untuk memelihara mutu obat

b) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

c) Menjaga kelangsungan persediaan

d) Memudahkan pencarian dan pengawasan

Standar penyimpanan obat yang sering di gunakan adalah sebagai berikut (Anonim, 2011):

1) Persyaratan gudang

a) Luas minimal 3 x 4 m2

b) Ruang kering tidak lembab

c) Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab

d) Cahaya cukup

e) Lantai dari tegel atau semen

f) Dinding dibuat licin

g) Hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam

h) Ada gudang penyimpanan obat

i) Ada pintu dilengkapi kunci ganda

j) Ada lemari khusus untuk narkotika

2) Pengaturan penyimpanan obat

a) Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis

b) Menerapkan sistem FIFO dan FEFO

c) Menggunakan almari, rak dan pallet

d) Menggunakan almari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropika

e) Menggunakan almari khusus untuk perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu tertentu

f) Dilengkapi kartu stock obat

Kegiatan penyimpanan obat meliputi:

1. Pengaturan Gudang Obat

Dalam pengaturan gudang yang akan dipakai untuk penyimpanan haruslah dapat menjaga agar obat:

a) Tidak rusak secara fisik dan kimia. oleh karena itu, harus diperhatikan ruangnya tetap kering, adanya ventilasi untuk aliran udara agar tidak panas, cahaya yang cukup, gudang harus ditata berdasarkan sistem arus lurus, arus U, agar memudahkan dalam bergerak, dan penempatan rak yang tepat serta penggunaan Pallet akan dapat meningkatkan sirkukasi uara dan gerakan stok obat.

b) Aman. Agar obat tidak hilang maka perlu adanya ruangan khusus untuk gudang dan pelayanan, dan sebaiknya ada lemari/rak yang terkunci, serta ada lamari laci khusus untuk narkotika yang selalu terkunci.

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut:

1) Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut :

a) Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem, arus garis lurus, arus U dan arus L

2) Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.

3) Kondisi penyimpanan khusus.

Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

a) Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci,

b) Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

4) Pencegahan kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, kartun dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau.

2. Penyusunan Stok Obat.

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak memungkinkan obat yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu.

Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat yaitu obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan sebab umumnya obat yang datang pertama biasanya juga diproduksi lebih awal dan akan kadaluwarsa lebih awal pula.

b) Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.

c) Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obatan yang berjumlah sedikit tetapi mahal harganya.

d) Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

e) Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.

f) Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi

g) Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan.

h) Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar, sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau botol.

i) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-obatan lainnya. Pada bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang disimpan dalam dus tersebut.

j) Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat menyebabkan kadaluarsa obat

3. Pencatatan Stok Obat

Kartu stok berfungsi:

a) Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)

b) Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber dana

c) Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat

d) Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan-distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya.

Adapun Kegiatan yang harus dilakukan :

a) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan

b) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

c) Setiap terjadi mutasi obat ( penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/ daluwarsa ) langsung dicatat di dalam kartu stok

d) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan

Adapun Informasi yang didapat yaitu:

a) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

b) Jumlah obat yang diterima

c) Jumlah obat yang keluar

d) Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa

e) Jangka waktu kekosongan obat

Adapun manfaat informasi yang didapat :

a) Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat.

b) Perencanaan pengadaan dan penggunaan pengendalian persediaan.

Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :

a) Obat dalam jumlah besar ( bulk ) disimpan diatas pallet atau ganjal kayu secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda-tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segi empat dan lain-lain).

b) Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan.

c) Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk obat-obat berat.

d) Obat-obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari terkunci dipegang oleh petugas Penyimpanan.

e) Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi ( rak, lemari dan lain-lain ).

f) Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam tempat khusus. Contoh : Eter, Film dan lain-lain.

Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan.

Bagian judul pada kartu Stok diisi dengan dengan nama obat, kemasan, isi kemasan

Kolom-kolom pada Kartu Stok diisi sebagai berikut:

Tanggal penerimaan atau pengeluaran.

Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran.

Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim.

No. Batch/No. Lot.

Tanggal kadaluwarsa

Jumlah penerimaan

Jumlah pengeluaran

Sisa stok

Paraf petugas yang mengerjakan

Catatan : Pada akhir bulan sedapat mungkin kartu stok ditutup, sekaligus untuk memeriksa kesesuaian antara catatan dengan keadaan fisik. Untuk melakukan hal ini maka pada setiap akhir bulan beri tanda atau garis dengan warna yang berbeda dengan yang biasa digunakan, misalnya warna merah.

4. Pengamatan mutu obat.

Istilah mutu obat dalam pelayanan farmasi berbeda dengan istilah mutu obat secara ilmiah, yang umumnya dicantumkan dalam buku-buku standard seperti farmakope. Secara teknis, kriteria mutu obat mencakup identitas, kemurnian, potensi, keseragaman, dan ketersediaan hayatinya.

Beberapa hal berikut perlu mendapat perhatian sehubungan dengan mutu obat, oleh karena di samping berkaitan dengan efek samping, potensi obat, juga dapat mempengaruhi efek obat aktif, yaitu:

a) Kontaminasi. Beberapa jenis sediaan obat harus selalu berada dalam kondisi steril, bebas pirogen dan kontaminan, misalnya obat injeksi. Oleh sebab itu proses manufaktur, pengepakan, dan distribusi hingga penyimpanannya harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Dalam prakteknya kerusakan obat jenis ini umumnya berkaitan dengan kesalahan dalam penyimpanan dan penyediaannya. Sebagai contoh, di kamar suntik pusat pelayanan kesehatan acap kali ditemukan obat injeksi yang diatasnya diletakkan jarum dalam posisi terbuka. Dengan alasan apapun (misalnya segi kepraktisan saat pemindahan obat ke dalam spuit), cara ini jelas keliru dan harus dihindari, oleh karena memungkinkan terjadinya kontaminasi dengan udara luar dan berbagai bakteri, sehingga prinsip obat dalam kondisi steril sudah tidak tercapai lagi. Untuk sediaan lain seperti cream, salep atau sirup, meskipun risikonya lebih kecil, tetapi sering juga terjadi kontaminasi, misalnya karena udara yang terlalu panas, kerusakan pada pengepakannya, dsb, yang tentu saja mempengaruhi mutu obatnya.

b) Medication error. Keadaan ini tidak saja dapat terjadi pada saat manufaktur (misalnya kesalahan dalam mencampur 2 atau lebih obat sehingga dosisnya menjadi terlalu besar atau terlalu kecil), tetapi dapat juga terjadi saat praktisi medik ingin mencampur beberapa jenis obat dalam satu sediaan sehingga menimbulkan risiko terjadinya interaksi obat-obat. Akibatnya efek obat tidak seperti yang diharapkan bahkan dapat membahayakan pasien.

c) Berubah menjadi toksik (toxic degradation). Beberapa obat, karena proses penyimpanannya dapat berubah menjadi toksik (misalnya karena terlalu panas atau lembab), misalnya tetrasiklin. Beberapa obat yang lain dapat berubah menjadi toksik karena telah kadaluwarsa. Oleh sebab itu obat yang telah expired (kadaluwarsa) atau berubah warna, bentuk dan wujudnya, tidak boleh lagi dipergunakan.

d) Kehilangan potensi (loss of potency). Obat dapat kehilangan potensinya sebagai obat aktif antara lain apabila ketersediaan hayatinya buruk, telah melewati masa kadaluwarsa, proses pencampuran yang tidak sempurna saat digunakan, atau proses penyimpanan yang keliru (misalnya terkena sinar matahari secara langsung). Setiap obat sebenarnya telah memiliki batas keamanan (margin of safety) yang dapat dipertanggung jawabkan

Adapun Tanda-tanda perubahan mutu obat sesuai standar yang di tetapkan yaitu (Anonim, 2011):

1) Tablet.

a) Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa

b) Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab

c) Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

2) Kapsul.

a) Perubahan warna isi kapsul

b) Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya

3) Tablet salut.

a) Pecah-pecah, terjadi perubahan warna dan lengket satu dengan yang lainnya

b) Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik

4) Cairan.

a) Menjadi keruh atau timbul endapan.

b) Konsistensi berubah

c) Warna atau rasa berubah

d) Botol-botol plastik rusak atau bocor

5) Salep.

a) Warna berubah

b) Konsistensi berubah

c) Pot atau tube rusak atau bocor

d) Bau berubah

6) Injeksi.

a) Kebocoran wadah (vial, ampul)

b) Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi

c) Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan

d) Warna larutan berubah (anonim, 2007)

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskritif kualitatif dengan menyajikan data primer (wawancara) dan data sekunder (kartu stok).

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian dilaksankan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah M.M Dunda Kabupaten Gorontalo. Waktu penelitian dilakukan selama 1 bulan.

3.3 Populasi dan Sampel

3.3.1 Populasi

Populasi dari penelitian ini yaitu semua kartu stok pada tahun 2011

3.3.2 Sampel

Sampel dari penelitian ini yaitu kartu stok pada bulan oktober sampai Desember tahun 2011

3.4 Subjek dan Objek

3.4.1 Subjek

Subjek dari penelitian ini yaitu orang yang berhubungan langsung dengan penyimpanan obat di gudang farmasi seperti petugas gudang IFRS baik Apoteker maupun karyawan apotik

3.4.2 Objek

27

Objek dari penelitian ini yaitu kartu stok dan data-data yang berhubungan dengan penyimpanan obat

3.5 Teknik Pengumpulan Data dan Instrumen Penelitian

Data dikumpulkan melalui data primer dan data sekunder.

3.5.1 Data primer

Data primer diperoleh melalui wawancara mendalam dengan petugas yang terkait tentang penyimpanan obat sebagai perbandingan tentang data sekunder yang di peroleh.

3.5.2 Data sekunder

Data sekunder diperoleh dari dokumen kartu stok gudang, laporan bulanan dan laporan tahunan kaduluarsa serta buku penjualan.

3.6 Proses Penelitian

3.6.1 Persiapan peneltian

Dalam tahap persiapan ini peneliti menyusun proposal, melaksanakan seminar proposal dan mengajukan ijin penelitian ke RSUD M.M Dunda, turut di siapkan notes dan tape roroder untuk merekam hasil wawancara dengan narasumber

3.6.2 Pengolahan data

Data yang di peroleh di tampilkan dalam bentuk tabel kemudian di persentasikan dan di jelaskan dalam bentuk deskritif kualitatif.

DAFTAR PUSTAKA

Abdullah, Indrawaty. 2008. Study Tentang Pengelolaan Obat Di instalasi Farmasi, RSUD MM Dunda. Gorontalo. UG

Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Universitas Indonesia

Anief, M. 1995. Manajemen Farmasi. Yokyakarta: Gadjah MadaUniversity Press.

Anonim. 2003. Materi Pelatihan Pengelolaan Obat di Kabupaten/Kota. Jakarta: Depkes RI

Anonim. 2002. Pedoman Pengelolaan Obat Public dan Perbekalan Kesehatan. Jakarta: Depkes RI

Anonim. 2007. Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Daerah Kepulauan. Jakarta: Depkes RI

Anonim. 2008. Pedoman Perbekalan Farmasi Di Rumah Sakit. Jakarta: Depkes RI

Anonim. 2011. http://sites.google.com/site/hisfarma/Home/pengelolaan-obat/ pengelolaan-obat-halm-11. Di akses tanggal 09-12-2011

Anonim. 2011. http://www.who.or.id/ind. di akses tanggal 15-12-2011

Handoko, Hani T. 1984. Manajemen. Yokyakarta: BPFE Yokyakarta

Sheina, Baby. 2010. Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yokyakarta unit 1. Yokyakarta: Universitas Ahmad Dahlan.

Siregar, Charles J.P Amalia Lia. 2003. Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan. Jakarta: Buku Kedokteran EGC

Syamsuni, H.A. Drs. Apt. 2006. Ilmu Resep. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran.

29

Lampiran I

INDEPTH INTERVIEW PENYIMPANAN OBAT

DI INSTALASI FARMASI RSUD M.M DUNDA

KABUPATEN GORONTALO

TAHUN 2011

A. Pertanyaan Kepada Kepala Instalasi Farmasi

Bagaimana dengan kegiatan penyimpanan obat?

Bagaimana dengan pengawasan mutu obat?

Dalam pengisian kartu stok, apakah petugas sering melakukan kesalahan?

Sudah efektif dan efesienkah proses penyimpanan obat?

Berapa persenkah obat yang sering kadaluarsa tiap bulannya?

B. Pertanyaan Kepada Petugas Intalasi Farmasi/Gudang Instalasi Farmasi

Bagaimana dengan kegiatan penyimpanan obat?

Bagaimana kondisi gudang obat?

Bagaimana dengan pengawasan mutu obat?

Berapa persen obat yang kadaluarsa?

Bagaimanakah penataan gudang obat?

Apakah sering terjadi kesalahan dalam penyimpanan obat?

Lampiran II.

PERTANYAAN PENYIMPANAN OBAT

DI INSTALASI FARMASI RSUD M.M DUNDA

KABUPATEN GORONTALO

TAHUN 2011

1. Periksa Keadaan Fisik Gudang Penyimpanan Obat

NO

Pertanyaan

Ya

Tidak

1

Gudang cukup besar untuk menyimpan semua persediaan obat

2

Pintu gudang mempunyai dua gembok: masing -masing mempunyai kunci yang terpisah/ berbeda.

3

Udara bergerak bebas di gudang; kipas angin dan kawat nyamuk dalam keadaan baik.

4

Gudang bebas hama; tidak ada tanda infestasi hama.

5

Rak dan kotak terangkat dari lantai, di atas panggung atau papan dan batu bata.

6

Persediaan disimpan rapih di atas rak atau dalam kotak.

7

Lemari pendingin dalam keadaan baik; tidak ada makanan pegawai di dalam.

8

Struktur gudang dalam keadaan baik; tidak ada retakan, lubang atau tanda kerusakan oleh air.

9

Narkotika dan obat psikotropika disimpan terpisah di tempat penyimpanan yang dikunci ganda.

2. PERIKSA PROSEDUR PENYIMPANAN

NO

Pertanyaan

Ya

Tidak

1

Persediaan dikelompokkan di atas rak sebagai obat: luar, oral dan suntikan

2

Tablet, kapsul dan obat kering lainnya ( seperti paket oralit) disimpan dalam wadah kedap udara di rak atas.

3

Obat cair, salep dan obat suntik disimpan di rak tengah.

4

-Persediaan, seperti alat bedah, kondom dan label, disimpan di rak bawah.

5

Barang untuk suhu dingin disimpan di lemari pendingin.

6

Tidak ada obat yang kadaluarsa dalam gudang.

7

Obat dengan tanggal kadaluarsa yang lebih pendek ditempatkan di depan yang berkadaluarsa lebih lama.

8

Bagi obat dengan tanggal kadaluarsa yang sama, obat yang baru diterima ditempatkan di belakang yang sudah berada di atas rak.

9

Persediaan tanpa tanggal kadaluarsa tetapi dengan tanggal pembuatan, penempatan tanggal yang lebih baru berada di belakang yang berumur lebih pendek.

10

Tidak ada obat rusak/bermutu rendah di atas rak.

3. PERIKSA PROSEDUR PENCATATAN KARTU STOK

NO

Pertanyaan

Ya

Tidak

1

Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan

2

Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

3

Setiap terjadi mutasi obat ( penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/ daluwarsa ) langsung dicatat di dalam kartu stok

4

Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan

5

Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat

6

Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber dana

7

Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan-distribusi

8

Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan kartu stok obat

9

Ada catatan penyingkiran obat; catatan mengandung tanggal, jam, saksi dan cara penyingkiran.