Tugas Kelompok IV

Perangkat Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia

DISUSUN OLEH:

DEWI RAHAYU ( 14.01.A.631 )HAWATI ( )HJ.NURJANNAH ( )PATIMA ( )HERMAWATI ( )

STIKES YAPIKA MAKASSAR

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, karena berkat izin Dialah makalah

ini dapat diselesaikan dan tak lupa pula kami kirimkan salam dan salawat kepada nabi

kita Muhammad SAW.

Dengan makalah ini kita dapat saling bertukar pendapat atau sharing mengenai

materi perkuliahan Perangkat Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia. Mudah-mudahan

makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Dan kami mengharapkan masukan atau

kritikan yang bersifat membangun demi kelancaran dalam pembuatan makalah ke

depannya.

Makassar, 15 Oktober 2015

Penulis

Analisis Pekerjaan : Perangkat Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia

Analisis Pekerjaan ( job analisis ) adalah proses sistematis untuk menentukan

keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk

menjalankan suatu pekerjaan dalam suatu organisasi.

Dengan analisis pekerjaan, tugas-tugas yang diperlukan untuk menjalankan suatu

pekerjaan dapat teridentifikasi. Secara tradisional, analisis pekerjaan merupakan teknik

sumberdaya manusia yang mendasar dan menyeluruh serta merupakan titik awal bagi

aktivitas-aktivitas sumber daya manusia lainnya. Dalam lingkungan kerja yang berubah

dengan cepat dewasa ini, kebutuhan akan system analisis pekerjaan yang baik sangat

penting. Pekerjaan baru tercipta, dan pekerjaan lama dirancang ulang atau dihapuskan.

Analisis pekerjaan yang dilakukan beberapa tahun yang lalu mungkin saat ini telah asing.

Beberapa pihak bahkan berpendapat bahwa perubahan yang terjadi biasa terlalu cepat

sehingga system analisis pekerjaan yang ada menjadi kurang efektif.

Suatu pekerjaan ( job ) terdiri dari kelompok tugas yang harus dilaksanakan agar

organisasi dapat mencapai tujuannya.

Suatu pekerjaan bisa membutuhkan peran satu orang saja, seperti pekerjaan presiden,

atau peran dari 75 orang, sebagaimana pekerjaan operator penginput data disebuah

perusahaan besar. Posisi ( position) adalah kumpulan tugas dan tanggung jawab yang

dilaksanakan oleh satu orang ; ada satu posisi untuk setiap orang dalam suatu organisasi.

Analisis pekerjaan adalah memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan tanggung

jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya, pengetahuan dan

keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja di mana pekerjaan tesebut

dijalankan. Fakta-fakta pekerjaan dikumpulkan, dianalisis, dan dicatat, sesuai dengan apa

adanya pekerjaan tersebut, dan bukan bagaimana seharusnya pekerjaan tersebut.

Analisis pekerjaan dilaksanakan pada tiga saat. Pertama, pada saat organisasi

didirikan dan program analisis pekerjaan dimulai untuk pertama kalinya. Kedua, ketika

tercipta pekerjaan-pekerjaan baru. Ketiga, ketika pekerjaan berubah secara signifikan

akibat adanya teknologi, metode, prosedur, atau system yang baru.

Deskripsi pekerjaan ( job description ) adalah dokumen yang memberikan informasi

berkenaan dengan tugas-tugas, kewajibab-kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu

pekerjaan. Kualifikasi minimum yang dapat diterima, yang harus dimiliki seseorang agar

dapat menjalankan pekerjaan tertentu termuat dalam spesifikasi pekerjaan ( job

spesifiksi).

Alasan melaksanakan Analisis pekerjaan

Penyediaan Staf

Seluruh aspek penyediaan staf ( staffing ) akan kacau jika perekrut tidak mengetahui

syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai pekerjaan. Penggunaan utama

data analisis pekerjaan ditemukan pada aspek perencanaan sumber daya manusia

(didiskusikan pada bab ini ). Hanya mengetahui bahwa perusahaan membutuhkan 1000

karyawan baru untuk memproduksi barang-barang atau jasa-jasa yang memenuhi sasaran

penjualan tidaklah cukup. Setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan,

keterampilan, dan kemampuan ( knowledge, skills, and ability/KSA ) yang berbeda-beda.

Tentunya, perencanaan sumber daya manusia yang efektif harus mempertimbangkan

syarat-syarat pekerjaan tersebut. Di samping itu, kurang mutakhirnya deskripsi dan

spesifikasi pekerjaan akan membuat perusahaan tidak memiliki panduan yang jelas dalam

merekrut dan menyeleksi para karyawan untuk mengisi pekerjaan; praktik seperti ini bisa

menimbulkan konsekuensi buruk.

Pelatihan dan Pengembangan

Informasi deskripsi pekerjaan seringkali terbukti bermanfaat dalam mengindentifikasi

kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan.

Dalam melatih dan mengembangkan karyawan rumah sakit. Informasi apa yang penting

didapatkan oleh seorang kepala personalia atau kepala bagian SDM?

Penilaian Kinerja

Para karyawan harus dievakuasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan

tugas yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan mereka dan tujuan-tujuan spesifik lain

yang telah ditentukan. Manajer yang mengevaluasi karyawan berdasarkan faktor-faktor

yang tidak secara jelas ditetapkan sebelumnya berpeluang besar dituduh melakukan

diskriminasi.

Kompensasi

Dalam bidang kompensasi, sangatlah bermanfaat untuk mengetahui nilai relative

pekerjaan tertentu bagi organisasi sebelum ditetapkan nilai relatif pekerjaan tertentu bagi

organisasi sebelum ditetapkan nilai uang yang pantas untuk pekerjaan tersebut. Dari

perspektif internal, semakin signifikan tugas dan tanggung jawabnya, semakin tinggi nilai

pekerjaan tersebut. Pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan, keterampilan, dan

kemampuan yang lebih besar seharusnya bernilai lebih bagi perusahaan. Sebagai contoh,

nilai relative pekerjaan yang mempersyaratkan jenjang magister biasanya akan lebih dari

pekerjaan yang mempersyaratkan ijazah SMA. Namun,hal tersebut tidaklah selalu

demikian jika nilai pasar pekerjaan yang hanya mempersyaratkan ijazah SMA tersebut

lebih tinggi. Situasi seperti itu terjadi di kota-kota utama Pantai Barat beberapa tahun

yang lalu. Terungkap bahwa para insyinyur sanitasi ( pengumpul sampah ) kota bayar

lebih tinggi daripada guru sekolah negeri yang berpendidikan lebih baik.

Keselamatan dan Kesehatan

Informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaan juga bermanfaat dalam

mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh, para

karyawan perlu member penyataan apakah suatu pekerjaan mengandung bahaya atau

tidak. Deskripsi/spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping

itu, dalam beberapa pekerjaan yang berbahaya, para karyawan mungkin membutuhkan

informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan

pekerjaan mereka secara aman.

Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan

Informasi analisis pekerjaan juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan

perburuhan. Ketika para karyawan dipertimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi,

deskripsi, pekerjaan memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari

apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis

pekerjaan seringkali dapat menghasilkan keputusan-keputusan sumber daya manusia yang

objektif.

Pertimbangan Legal

Analisis pekerjaan yang dipersiapkan dengan baik terutama penting untuk menunjang

legalitas dari praktik-praktik kekaryawanan. Lebih jauh, pentingnya analisis pekerjaan

didokumentasikan dengan baik dalam Uniform Guidelines on Employee Selection

Procedures.

Metode Analisis Pekerjaan

Metode-metode analisis pekerjaan yang paling umum digunakan didiskusikan dalam

bagian-bagian berikut ini :

Kuesioner

Kuesioner biasanya bias digunakan dengan cepat dan ekonomis. Analisis

pekerjaan bias memberikan kuesioner terstruktur kepada para karyawan, yang

mengidentifikasi tugas-tugas yang mereka jalankan. Dalam beberapa kasus, ada

kemungkinan para karyawan kurang menguasai keterampilan verbal, sebuah kondisi

yang membuat metode ini kurang berguna. Di smping itu, beberapa karyawan

cenderung membesar-besarkan signifikansi dari tugas-tugas mereka, mengemukakan

lebih banyak tanggung jawab daripada yang sesungguhnya ada.

Observasi

Ketika menggunakan metode observasi, analisis pekerjaan mengamati

karyawan dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan dan mencatatat hasil

observasinya. Metode ni digunakan terutama untuk mengumpulkan informasi

mengenai pekerjaan-pekerjaan yang menekankan keterampilan manual, seperti

operator mesin. Metode ini bisa juga membantu analisis mengidentifikasi

kesalingterhubungan antara tugas-tugas fisik dan tugas-tugas mental. Namun,

observasi sendiri biasanya tidak cukup untuk melaksanakan analisis pekerjaan,

terutama ketika keterampilan mentl bersifat dominan dalam suatu pekerjaan.

Mengamati analisis financial dalam bekerja tidak mengungkap banyak hal mengenai

persyaratan pekerjaan tersebut.

Wawancara

Pemahaman mengenai pekerjaan juga dapat diperoleh dengan cara

mewawancari karyawan dan supervisor. Biasanyanya analisis mewawancarai

karyawan dahulu untuk membantunya mendeskripsikan tugas-tugas yang dikerjakan.

Kemudian, analisis biasanya menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi

tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan

dan mengklarifikasi hal-hal tertentu.

Catatan Karyawan

Dalam beberapa kasus, informasi analisis pekerjaan dikumpulkan dengan

meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja meeka sehari-hari dalam

sebuah buku harian atau log. Dengan metode ini, masalah di mana para karyawan

membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat diatasi. Pada saat yang

sama, pemahaman yang berharga mengenai pekerjaan-pekerjaan berspesialisasi

tinggi, seperti terapis rekreasional, bias diperoleh dengan cara ini.

Apa metode yang paling lebih utama dalam menganalisis pekerjaan?

Sebagai seorang kepala personalia, Bagaimana mengatasi ketidak puasaan

karyawan?langkah apa yang diambil untuk mengetahui ketidakpuasaannya!

Kombinasi Metode

Biasanya analisis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara

eksklusif. Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam menganalisis

pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administrative, analisis mungkin menggunakan

kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam mempelajari

pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif

bisa memberikan data yang diperlukan.

Melaksanakan Analisis Pekerjaan

Orang yang melaksanakan analisis pekerjaan tertarik untuk mengumpulkan

data mengenai hal-hal yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu. Orang yang

berpartisipasi dalam analisis pekerjaan sedikitnya harus mencakup karyawan dan

atasan langsung (supervisor ) karyawan tersebut.

Lepas dari pendekatan yang diambil, sebelum melaksanakan analisis pekerjaan, analis

harus belajar sebnyak mungkin tentang pekerjaan yang akan dianalisis dengan

menelaah bagan struktur organisasi dn berbicara dengan orang-orang yang mengenl

baik pekerjaan tersebut. Sebelum mulai, supervisor harus memperkenalkan analis

kepada paa karyawan dan menjelaskan tujuan analisis pekerjaan.

Metode-metode yang tersedia untuk Menjalankan Analisis Pekerjaan :

Departement of Labor Job Analysis Schedule

U.S Departemen menciptakan sebuah metode untuk meneliti pekerjaan-

pekerjaan secara sistematis yang disebut job analysis schedule (JAS). Ketika metode

JAS digunakan analis terlatih mengumpulkan informasi. Komponen utama JAS

adalah bagian Work Performed Ratings. Disini, apa yang para karyawan kerjakan

dalam menjalankan pekerjaan berkenaan dengan data ( D ), orang ( P ), dan benda (T)

dievaluasi. Masing-masing dipandang sebagai hierarki fungsi, dengan item yang lebih

tinggi dalam hiearki bersifat lebih sulit. Kode-kode dalam bagian fungsi karyawan

mencerminkan tingkat keterlibatan tertinggi dalam masing-masing ketiga kategori

tersebut.

Komponen JAS “Worker Traits Rating” behubungan terutama dengan data

persyaratan . Topik-topik general education designation (GED) specific vocational

preparation (SVP), bakat, temperamen, tuntutan fisik, dan kondisi lingkungan

tercakup. Bagian Deskription of Tasks memberikan deskripsi spesifik mengenai

pekerjaan yang dilakukan. Baik tugas-tugas rutin maupun tugas sekali waktu

semuanya tercakup.

Funtional Job Analysis

Funtional Job analysis (FJA) adalah pendekatan analisis pekerjaan yang

komprehensif yang berkonsentrasi pada interaksi antara pekerjaan, karyawan dan

organisasi. Pendekatan ini merupakan modifikasi dari job analysis schedule.

Position Analysis Questionnaire

Position Analysis Questionnare (PAQ) adalah kuesioner analisis pekerjaan

terstruktur yang menggunakan pendekatan daftar periksa (checklist) untuk

mengidentifikasi elemen-elemen pekerjaan.

Management position Description Questionnaire

Management position description questionnaire (MPDQ) adalah metode

analisis pekerjaan yang dirancang posisi manajemen; metode ini menggunakan daftar

periksa (checklist) untuk menganalisis pekerjaan.

Guidelines Oriented Job Analysis

Guidelines Oriented Job Analysis (GOJA) merespons legislasi yang

mempengaruhi penyedian staf dan mewajibkan prosedur langkah untuk pekerjaan

pada klasifikasi pekerjaan tertentu. Metode ini juga digunakan untuk mengembangkan

alat-alat seleksi, seperti formulir lamaran dan untuk mendokumentasikan kepatuhan

terhadap berbagai kewajiban hukum

Deskripsi Pekerjaan

Informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan penting untuk penyusunan

deskripsi pekerjaan. Pada awalnya, deskripsi pekerjaan didefenisikan sebagai

dokumen yang menyatakan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab

dari suatu pekerjaan.

Di antara item-item yang sering dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan terdapat:

Tugas-tugas utama yang di kerjakan

Presentase waktu yang dialokasikan untuk setiap tugas

Standar-standar kinerja yang harus dicapai

Kondisi-kondisi kerja dan bahaya yang mungkin terjadi

Jumlah karyawan yang menjalankan pekerjaan dan kepada siapa mereka

melapor

Mesin-mesin dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan.

Identifikasi Pekerjaan

Bagian identifikasi pekerjaan mencakup nama pekerjaan, departemen,

hubungan pelaporan, dan nomor atau kode pekerjaan. Nama pekerjaan yang baik

dapat memberi perkiraan yang tepat mengenai karaksteristik muatan pekerjaan dan

akan membedakan satu pekerjaan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya.

Occupational Information Network (O*NET) adalah basis data komprehensif yang

dikembangkan pemerintah mengenai atribut-atribut karyawan dan karakteristik

pekerjaan. Sebagai pengganti Dictionary of Occupational Titles (DOT), O*NET

adalah sumber utama informasi pekerjaan di A.S. O*NET adalah system basis data

fleksibel dan mudah digunakan yang memberikan suatu bahasa umum untuk

mendefenisikan dan mendeskripsikan pekerjaan-pekerjaan.

Tanggal Analisis Pekerjaan

Tanggal analisis pekerjaan dicantumkan pada deskripsi pekerjaan untuk

mengidentifikasi perubahan-perubahan pekerjaan yang akan membuat deskripsi

tersebut using.beberapa perusahaan merasakan manfaat dari pencantuman tanggal

kadaluarsa pada deskripsi pekerjaan. Praktik tersebut memastikan adanya peninjauan

berkala terhadap muatan pekerjaan dan meminimalkan jumlah deskripsi pekerjaan

yang sudah using.

Ringkasan Pekerjaan

Ringkasan pekerjaan memberikan tinjauan singkat mengenai pekerjaan.

Ringkasan pekerjaan biasanya berupa paragraph pendek yang menguraikan muatan

pekerjaan.

Tugas yang Dikerjakan

Bagian utama deskripsi pekerjaan menguraikan tugas-tugas utama yang harus

dikerjakan. Biasanya, satu kalimat yang dimulai dengan kata kerja (seperti menerima,

menjalankan, menyusun, atau merakit) akan secara efektif menjelaskan setiap tugas.

Sebagaimana dinyatakan sebelumnya, fungsi-fungsi penting bisa disajikan pada

bagian yang terpisah untuk memudahkan perusahaan dalam mematuhi Americans

with Disabilities Act.

Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan didefenisikan sebagai dokumen yang berisi kualifikasi-

kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang untuk dapat menjalankan

pekerjaan tertentu. Spesifikasi pekerjaan harus selalu mencerminkan kualifikasi yang

minimum, bukan yang ideal, untuk menjalani pekerjaan tertentu. Beberapa masalah

bisa timbul jika spesifikasi dibesar-besarkan. Pertama, jika spesifikasi ditetapkan

terlalu tinggi sehingga secara sistematis menyingkirkan kaum minoritas dan wanita

dari pertimbangan untuk mengisi pekerjaan-pekerjaan, organisasi menghadapi resiko

mendapatkan gugatan diskriminasi. Kedua, biaya-biaya kompensasi akan meningkat

karena para kandidat yang ideal harus diberi imbalan lebih tinggi dibandingkan para

kandidat dengan keterampilan minimum. Ketiga, lowongan-lowongan pekerjaan akan

lebih sulit terisi karena kandidat yang ideal lebih sulit ditemukan dibandingkan

kandidat berkualifikasi minimum.

Ketepatwaktuan Analisis Pekerjaan

Cepatnya perubahan teknologi membuat tantangan akan analisis pekerjaan

yang akurat menjadi lebih penting lagi di masa kini dan di masa mendatang. Di masa

lalu, analisis pekerjaan bisa dilakukan dan kemudian hasilnya digunakan untuk

beberapa tahun. Namun, dewasa ini tuntutan pekerjaan berubah dengan cepat

sehingga harus terus-menerus ditinjau agar tetap relevan. Darin E. Hartley telah

mengembangkan apa yang disebutnya Job Analysis at the Speed of Reality yang

merupakan versi singkat dri metode wawancara analisis pekerjaan. Melalui proses

tersebut, analisis pekerjaan yang tervalidasi dapat di selesaikan antara dua dan tiga

jam saja, alih-alih atau tiga hari.

Analisis Pekerjaan Untuk Anggota Tim

Biasanya, perusahaan menciptakan pekerjaan-pekerjaan permanen dan

mengisinya dengan orang-orang yang paling sesuai dengan deskripsi pekerjaan.

Pekerjaan-pekerjaan tersebut kemudian terus-menerus dijalankan dari tahun ke tahun.

Dalam banyak perusahaan dewasa ini, orang-orang dipekerjakan sebagai anggota tim.

Kapanpun seseorang bertanya kepada anggota tim, “Apa deskripsi pekerjaan anda?”

jawabannya mungkin adalah “Apa saja” Yang dimaksud di sini adalah bahwa jika

suatu proyek harus diselesaikan, orang-orang melakukan apa yang harus dilakukan

untuk menyelesaikan tugasnya.

Dengan desain tim, tidak ada pekerjaan yang sempit. Dewasa ini, pekerjaan

yang dilaksanakan departemen-departemen seringkali dikelompokkan menjadi tim-

tim. Para anggota tim-tim tersebut memiliki tingkat kedalaman dan keluasan

keterampilan yang jauh lebih tinggi di bandingkan yang di persyaratkan untuk

pekerjaan-pekerjaan tradisional. Sebelumnya bisa 100 klasifikasi pekerjaan yang

terpisah di sebuah unit kerja. Dengan desain tim, mungkin hanya 10 atau lebih sedikit

peran tim yang didefenisikan secara luas. Dimensi lain ditambahkan pada analisis

pekerjaan ketika tim dipertimbangkan: Analisis pekerjaan bisa menentukan seberapa

pentingnya bagi para karyawan untuk menjadi pemain tim dan bekerja dengan baik

dalam situasi kelompok. Ciri-ciri kepribadian lain yang bisa ditemukan melalui

analisis pekerjaan mencakup kemampuan untuk bekerja pada lebih dari satu system.

Pekerjaan senantiasa berubah menjadi lebih besar dan lebih kompleks. Tugas

terakhir yang tampak pada deskripsi pekerjaan pada umumnya, “Dan tugas lain yang

mungkin diberikan,” semakin banyak yang menjadi deskripsi pekerjaan tersendiri.

Pekerjaan yang diperluas, fleksibel, dan kompleks tersebut mengubah cara banyak

tugas dilakukan. Para manajer tidak bisa lagi dengan sederhana mencari orang-orang

yang memiliki keterampilan-keterampilan sempit yang diperlukan untuk menjalankan

pekerjaan. Mereka harus masuk lebih dalam dan mencari kompetensi-kompetensi,

kecerdasan, kemampuan menyesuaikan diri, serta kemampuan dan kemauan untuk

bekerja dalam tim. Dewasa ini, lebih dari yang pernah terjadi orang bergerak dari satu

proyek ke proyek yang lainnya, dan dari satu tim ke tim yang lainnya. Defenisi-

defenisi pekerjaan menjadi kabur, dan nama-nama pekerjaan hampir tidak ada artinya

ketika deskripsi-deskripsi pekerjaan telah begitu luas meliputi segala hal. Pada

dasarnya, yang penting adalah hal-hal apa yang anda ketahui dan seberapa baik anda

menerapkannya dalam bisnis.

Deskripsi-deskripsi pekerjaan biasanya lebih berfokus pada, jika bukan hanya

persyaratan-persyaratan objektif minimum, seperti pendidikan dan pengalaman kerja.

Namun dokumen-dokumen tersebut seringkali sedikit atau tidak memberi perhatian

pada kelincahan, wawasan strategi. Ketika anda merekrut dan mempekerjakan

seorang karyawan untuk satu tugas, tidaklah butuh waktu lama sebelum perusahaan

meminta karyawan tersebut untuk menjalankan pula beberapa tugas lainnya. Dengan

ekspektasi berskala luas dari perusahaan tersebut, karyawan yang bersangkutan jelas

akan membutuhkan ragam keterampilan dan kemampuan yang luas. Beberapa

perusahaan mengatasi situasi tersebut dengan berusaha mempekerjakan orang-orang

yang cerdas, bisa menyesuaikan diri, dan dapat bekerja secara efektif dalam tim.