manajemen dan organisasi

PENGERTIAN DAN PERANAN MANAJEMEN

 

1. Pengertian Organisasi

Apakah arti organisasi? organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa

orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam

bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan

unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti

organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan

sendirian, dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang

apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat menyediakan

pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.

Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi

anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan

kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk,

pertama organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk

barang atau jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau

yang tidak berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah,

sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.

Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan

orang-orang maupun unsur lainnya yang ada didalam organisasi agar tercapai tujuan

dengan lebih baik.

 

2. Pengertian Manajemen

Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan

yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar

usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam

organisasi, yaitu:

1.      Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi

dan pribadi.

2.      Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan,

manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling

bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi

(stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

3.      Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran

prestasi organisasi.

 

Menurut Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing

thing right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).

Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan

dengan biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari

sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas

merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan

merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau

tujuan telah dicapai.

Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha,

biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk

melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian tugas-

tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa juga dikatakan efektivitas

adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.

Sebagai ilustrasi kita ambil contoh misalnya belakangan ini banyak manajer gagal

memantau salah satu hasil usaha yang sangat penting, yaitu efisiensi. Sebagai contoh

Kantor Pos Pusat di Jakarta untuk mencari paket kiriman yang hilang dari Jakarta ke

Surabaya melakukan 5 panggilan telpon dari divisi yang terpisah ke kantor pos Surabaya.

Hal ini jelas kurang efisien. Jalan keluar yang terbaik adalah divisi pengiriman paket

menelpon langsung siapa kurir yang bertugas mengirimkan paket tersebut ke Surabaya.

Akan tetapi efisiensi saja tidaklah cukup untuk memastikan keberhasilan. Oleh karena itu,

selain peduli dengan efisiensi, para manajer juga harus berusaha untuk mencapai hasil

yang efektif. Selama bertahun-tahun perusahaan Chrysler Motor mengalami penurunan

penjualan, pangsa pasar dan keuntungannya, walaupun mobil-mobil yang dibuatnya sudah

sangat efisien. Kemudian perusahaan tersebut melakukan inovasi baru dengan

memproduksi mobil rancangan pemenang lomba yang telah dirancang ulang, sehingga

menarik minat pembeli. Setelah itu Chrysler Motor mulai memperoleh kembali pangsa

pasar dan keuntungannya. Ini menunjukkan bahwa Chrysler Motor berusaha untuk

efektivitas, yaitu menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran

organisasi.

Kerja merupakan kegiatan yang menghasilkan nilai bagi orang lain maupun diri sendiri.

Bekerja dengan baik sehingga mampu memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dan

diri sendiri mengarahkan organisasi terhadap kebutuhan manajemen.

Apakah Manajemen itu ?

Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten

digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini dua definisi manajemen dikemukan sebagi

berikut :

1.      Mary Parker Follet, manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan

pekerjaan melalui orang lain.

2.      James AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi

dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai

tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Luther Gullick, manajemen suatu ilmu (science).

4.      James H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich,

manajemen adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk

mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang

tidak dapat dilakukan seorang individu saja.

5.      Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk

mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari

empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing),

memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).

6.      Chuck Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui

orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri.

Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di

lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer

tidak memiliki kemampuan teknis).

7.      Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu

proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang

dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui

pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan

sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan

baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam

pemanfaatan yang efisien dan efektif.

 

Berdasarkan uraian tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan

orang-orang dengan memanfaatkan sumber daya-sumber daya organisasi untuk

menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau

proses fungsi-fungsi POLC (Planning, OrganizingLeading, Controlling).

 

 

 

Apakah Manajer itu ?

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang yang ada di

dalam organisasi. Manajer sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali

pelaksanaan aktivitas sehari-hari organisasi.

Stoner menyatakan bahwa manajer adalah :

1.      Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.

2.      Manajer bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan.

3.      Manajer menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan

prioritas.

4.      Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual.

5.      Manajer adalah mediator.

6.      Manajer adalah politikus.

7.      Manajer adalah diplomat.

8.      Manajer adalah symbol.

9.      Manajer harus mampu mengambil keputusan yang sulit.

 

“Seorang manajer yang efektif adalah seorang manajer yang mampu membuat suatu

pekerjaan terselesaikan dan menjaga tingkat kepuasan yang tinggi di tempat kerja.”

Pengamatan menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen

dengan baik adalah seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang

digunakan oleh seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang

diperoleh perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting

dalam keseluruhan fungsi manajemen.

 

Tingkatan dan Tipe-tipe Manajer

Jenis manajer dalam organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk,

yang pertama Manajer berdasarkan tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua

berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya.

Berdasarkan tingkatan manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer puncak (top

manager), manajer menengah (middle manager), manajer bawah (lower manager atau

first-line manager), dan pemimpin kelompok (group leader).

Top manager efektif adalah seorang pemikir strategis yang berorientasi ke depan

yang membuat banyak keputusan dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh persaingan.

Manajer puncak ( chief executive officer, chief operational officer, direktur utama, presiden

direktur, vice-president, president) terdiri dari kelompok yang relatif kecil ,

bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Menetapkan kebijakan

operasional dan membimbing proses interaksi dengan lingkungan organisasi. Top

manager bertanggung jawab untuk menciptakan kondisi penting untuk perubahan,

membantu karyawan untuk bertanggung jawab kepada perusahaan, bertanggung jawab

untuk menciptakan budaya posistif organisasi melalui bahasa dan tindakan dan

bertanggung jawab mengamati lingkungan usahanya.

Middle manager efektif adalah seorang yang mampu mengembangkan dan

menerapkan rencana kerja yang sesuai dengan tujuan dari tingkatan yang lebih tinggi,

berorientasi pada kelompok dan bekerja sama serta mengkoordinasi kegiatan antar unit

dalam organisasi serta mampu menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan oleh

manajer puncak. Manajer menengah (kepala, manajer divisi, manajer cabang, manajer

pabrik, dekan).

First-Line Manager efektif adalah seseorang yang mampu mengelola kinerja satu

unit kerja yang dapat menyelesaikan tugas dan tanggungjawab jangka pendek yang

sesuai dengan rencana middle dan top manager. Manajer lini pertama (supervisor atau

pemimpin kelompok).

Pemimpin Kelompok adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang

dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin

kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah

pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola

hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.

Berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggung jawabnya,

manajer terdiri dari manajer fungsional dan manajer umum.

Manajer fungsional yaitu manajer yang bertanggung jawab atas satu bidang kegiatan

tertentu seperti keuangan, pemasaran, produksi, personalia, akuntansi atau penjualan.

Manajer umum membawahi semua kegiatan suatu unit seperti sebuah cabang,

perusahaan terpisah atau bagian operasional terpisah yang memiliki bagian produksi,

pemasaran,dan keuangan sendiri.

 

Fungsi Manajemen

Empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer

dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses

manajemen adalah sebagai berikut :

 

 

 

Perencanaan (planning).

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus

diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan,

menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk

mengkoordinasikan kegiatan.

 

Pengorganisasian (organizing).

Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara

terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah

dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan

melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.

 

Memimpin (leading)

Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan

membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka

mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras

mencapai sasaran organisasi.

 

Pengendalian (controlling).

Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana

yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.

Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan

manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan

manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau

konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil

keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain

dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama

sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.

Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen

klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru

dan gaya lama adalah sebagai berikut:

 

         Membuat sesuatu terjadi (making things happen)

         Menghadapi persaingan (meeting the competition)

         Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing people, project, &

process)

         Memimpin (leading)

Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di

atasnya. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi

merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling). Untuk ‘membuat sesuatu

terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan,

mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika

terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya

adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah pasar global yang terus

berkembang seperti saat ini. Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir

orang, proyek, dan proses’ maka perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak

dapat membuat sesuatu terjadi). Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan

kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama

karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu

gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi

dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.

 

 

Peranan Manajer Dalam Organisasi

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa

peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut

sebagai berikut :

1). Peran interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan

berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak

dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.

a. Peranan figure bapak (Figurehead)

Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban

rutin yang bersifat legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang

kepada para pengunjung, penandatanganan surat resmi,dst.

 

 

 

b. Peranan Pimpinan (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi

kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir

seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan.

c. Peranan Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung

pihak dalam, contoh : membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar,

yang melibatkan puhak-pihak luar.

 

2) Peran informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian,

penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar

informasi dan juru bicara.

a. Memantau (Monitor)

Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi,

contoh membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak

pribadi.

b. Penyebar (Disseminator)

Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya

kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik,

contoh : Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon

untuk meneruskan informasi.

c. Jurubicara (Spokesman)

Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar,

contoh : menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.

 

3). Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam

memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah

atau melihat kesempatan yang ada.

a. Kewirausahaan (Entrepreunership)

Manajer mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru,

penggabungan usaha dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang

melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.

 

b. Pengendali gangguan (Disturbance Handler)

Manajer diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin

muncul, contoh : mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan

gangguan dan kritis.

c. Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator)

Manajer harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi

dapat dicapai dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas,

menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja

bawahan.

d. Perunding (Negotiator)

Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh :

berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.

 

Keterampilan Manajerial

Keterampilan atau skill merupakan kemampuan untuk menterjemahkan

pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai

fungsi dan kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan

banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang

memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja.

Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut

:

1). Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan

berkomunikasi antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali

diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya

dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga

hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan

komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka

akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan

berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah,

maupun bawah.

2). Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah.

Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan

tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan

keterampilan teknis lainnya.

 

3). Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

Kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik

sehingga dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui

dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.

Sebagai tambahan, keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah

sebagai berikut :

 

4) Keterampilan Motivasi (Motivation Skill)

Kemampuan untuk memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat

melakukan sesuatu sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara

langsung, karena telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-

rangsangan untuk menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.

 

5.      Keterampilan Teknologi Informasi

Keterampilan yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi

seperti keterampilan mengoperasikan komputer.

Kecakapan manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang

membantu tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi

personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :

1.      Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan

suatu tugas.

2.      Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.

3.      Analiytic thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan

segala macam bentuk informasi.

4.      Behavioral flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.

5.      Oral Communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas

dalam berbicara.

6.      Written Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik

secara tertulis.

7.      Personal Impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.

8.      Resistances to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan

tertekan.

9.      Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak

menentu.

Selayang PandangUntuk tetap bertahan menghadapi dinamika keadaan, sebuah organisasi harus dapat dengan tumbuh dan berkembang. Pertumbuhan dan perkembangan dapat dicapai dengan adanya perubahan. Namun yang perlu diingat adalah, perubahan itu tidak selalu baik, artinya perubahan juga bisa menghancurkan. Oleh karena itu, untuk menghindari perubahan yang bersifat menghancurkan dan mendapatkan sebuah perubahan yang menuju perbaikan, maka dibutuhkan sebuah metode analisa kondisi sebuah organisasi sehingga didapatkan data analisis valid yang dapat dimanfaatkan untuk merencanakan sebuah

pengembangan organisasi. Metode tersebut adalah metode analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat).

Perubahan yang baik adalah perubahan yang terjadi dengan teratur. Jika proses perubahan yang teratur dirangkum, maka akan muncul sebuah skema sebagai berikut:

Dari skema tersebut tampak bahwa analisa SWOT memang dibutuhkan dalam sebuah proses pengambilan keputusan dalam menangani berbagai permasalahan maupun dalam pengembangan organisasi. SWOT pertama kali dikenalkan oleh Albert Humphrey pada tahun 1960-1970an di Universitas Stanford yang kini metode ini menyebar luas dan digunakan dalam organisasi-organisasi diseluruh belahan dunia. Penggunaan SWOT tidak terbatas pada organisasi mahasiswa saja, namun juga mulai dari analisa diri sendiri, pengadaan sebuah kegiatan, bahkan sampai perusahaan yang berorientasi laba bisa menggunakan metode ini.

Dalam sebuah organisasi kemahasiswaan, SWOT bermanfaat mulai dari menganalisa struktur organisasi sampai menilai kelayakan sebuah program kerja. Misalnya, saat ketua organisasi ingin menentukan apakah diperlukan sebuah departemen atau divisi dalam organisasinya, dia bisa melakukan SWOT. Begitu juga dalam menetapkan program kerja, arah dan kebijakannya juga ditentukan oleh analisa SWOT sehingga dalam menentukan target kedepannya memiliki dasar yang kuat dan berbasis kebutuhan yang bermanfaat bagi banyak pihak.

All About SWOTAnalisis SWOT adalah sebuah metode prosedur analisis kondisi yang mengklarifikasi kondisi objek dalam empat kategori Strength (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunity (Faktor Pendukung) and Threat (Faktor Penghambat/Ancaman). Dalam pembagiannya SWOT dibagi 2 bidang, yaitu faktor internal atau eksternal.

1. Faktor Internal (Strength dan Weakness)Faktor internal terdiri dari strength dan weakness yaitu faktor yang BERASAL DARI DALAM OBJEK ITU SENDIRI. Jika objeknya adalah sebuah organisasi

katakan BEM, maka faktor internalnya meliputi bagaimana kualitas SDM didalam BEM, bagaimana dengan manajemen keuangan di dalam BEM dan lain-lain.Dari sini kita sepakati OBJEK yang kita bahas adalah Organisasi.

a. Strength (Kekuatan)Strenghth adalah sebuah faktor pendorong dan kekuatan yang berasal dari dalam organisasi, dimana kekuatan disini meliputi semua komponen-komponen organisasi baik sumber daya maupun kemampuan yang dapat dioptimalkan sehingga bermakna positif untuk pengembangan organisasi ataupun pelaksanaan sebuah program kerja (proker). Misalnya, kepemimpinan yang efektif, keadaan keuangan yang kuat, SDM yang berkualitas, proker unggulan dan lain-lain.

b. Weakness (Kelemahan)Weakness adalah suatu faktor kekuatan “yang seharusnya dimiliki oleh organisasi” namun tidak ada, yang akhirnya menjadi kelemahan dalam organisasi tersebut. Maka weakness berarti kekurangan-kekurangan yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, kualitas SDM yang rendah, kuantitas SDM yang kurang, keterbatasan dana dan lain-lain.

2. Faktor Eksternal (Opportunity dan Threat)Faktor eksternal terdiri dari opportunity dan threat yaitu faktor yang BERASAL DARI LUAR OBJEK. Jika objeknya adalah sebuah organisasi katakan BEM, maka faktor eksternalnya meliputi bagaimana dengan dukungan dekanat dan mahasiswa dan lain-lain.Dari sini kita sepakati OBJEK yang kita bahas adalah Organisasi.

a. Opportunity (Faktor Pendukung)Opportunity merupakan faktor-faktor pendukung dalam pengembangan maupun stabilitas organisasi maupun pelaksanaan proker. Faktor pendukung ini merupakan faktor yang berasal dari luar organisasi, bukan dari dalam organisasi. Misalnya dukungan dari pemerintah, perkembangan teknologi dan lain-lain.

b. Threat (Faktor Penghambat/Ancaman)Threat merupakan faktor-faktor penghambat atau hal-hal yang dapat mengancam perkembangan maupun stabilitas organisasi atau pelaksanaan proker, atau bahkan dapat mengancam keberadaan organisasi atau proker. Faktor ini juga berasal dari luar organisasi, bukan dari dalam organisasi. Misalnya, kebijakan pemerintah yang merugikan, hilangnya sumber dana dan lain-lain. 

3. Tahap-tahap analisis SWOTSetelah mengetahui apa itu SWOT, maka yang selanjutnya dilakukan adalah memahami bagaimana tahap-tahap melakukan analisis SWOT. Kita sepakati lagi, objek yang kita bahas adalah organisasi. Secara formal tahap-tahap yang dilakukan dalam analisis SWOT adalah:

1. Ketua organisasi melibatkan kepala divisi/departemen maupun seluruh staff organisasi untuk melakukan SWOT

2. Melakukan sharing pandangan umum masing-masingDisini dapat digali informasi sebanyak mungkin dari informan-informan yang ada dan juga bisa ditambah dengan poin-poin tambahan dari sudut pandang pribadi terhadap sebuah organisasi. Hasilnya akan terkumpul banyak pernyataan yang terdiri dari hal-hal positif maupun negatif.

3.Maka hal yang selanjutnya dilakukan adalah memisahkan informasi yang merupakan hal positif atau negatif

5.       Analisa Kekuatan dalam Matriks SWOT

Setelah setiap faktor telah masuk dalam matriks SWOT, maka hal yang dilakukan selanjutnya adalah pembobotan / penilaian / penetapan skala untuk masing-masing kekuatan. Hal ini berguna dalam penetapan skala prioritas pemecahan masalah. Jangan lpa bahwa pembobotan dibuat setelah kita yakin bahwa setiap elemen organisasi telah kita masukkan ke dalam tabel identifikasi.

Pembobotan dapat dilakukan dengan pendekatan skala Likert. Skala ini digologkan menjadi 2 kelas utama, yaitu kelas Pendukung dan Penghambat, yang sebenarnya memiliki prinsip yang sama.

a.       Skala Likert terhadap Faktor Pendukung:

·         5 : menyatakan dampak sangat kuat mendukung

·         4 : menyatakan dampak kuat mendukung

·         3 : menyatakan dampak cukup kuat mendukung

·         2 : menyatakan dampak kurang kuat mendukung

·         1 : menyatakan dampak sangat kurang kuat mendukung

b.      Skala Likert terhadap Faktor Penghambat:

·         5 : menyatakan dampak sangat kuat menghambat

·         4 : menyatakan dampak kuat menghambat

·         3 : menyatakan dampak cukup kuat menghambat

·         2 : menyatakan dampak kurang kuat menghambat

·         1 : menyatakan dampak sangat kurang kuat menghambat

6.       Penghitungan Akhir dan Penetapan Kondisi

a.       Interpretasi Daya Dorong

·         100 % - 75%      : Kondusif

·         74,9% - 50%     : Subkondusif

·         49,9% - 25%     : Sub Kritis

·         24,9% - 0%        : Kritis

b.      Interpretasi Daya Hambat

·         100 % - 75%      : Kritis

·         74,9% - 50%     : Sub kritis

·         49,9% - 25%     : Sub kondusif

·         24,9% - 0%        : Kondusif

7.       Setelah mengetahui kondisi organisasi kita, maka diharapkan kita dapat lebih mudah membuat kebijakan untuk menangani permasalahan yang ada ataupun melakukan pengembangan organisasi kita. Karena akan muncul prioritas-prioritas mana yang perlu dirubah dan mana yang tidak, mana yang harus disegerakan dan mana yang bisa ditunda. Dan yang perlu diingat, analisis SWOT bukanlah pemecahan masalah, SWOT hanyalah suatu bentuk metode analisis teoritis sebagai rangkaian langkah pemecahan suatu masalah.