TUGAS KELOMPOK IV

ANGGARAN PUBLIC RELATIONS

DISUSUN OLEH:

Dedi Irawanto (8135128120)

Lia Masitoh (8135128133)

Nofa Aji Zatmiko (8135128142)

Widya Pramesti (8135128158)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TATA NIAGA NON REGULAR

JURUSAN EKONOMI DAN ADMINISTRASI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2015

2

KATA PENGANTAR

Penulis panjatkan puji dan syukur kehadirat Allah swt yang telah melimpahkan rahmat

dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini.

Tugas ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Profesi Pendidikan.

Tugas ini berjudul “Anggaran Public Relation”. Tugas ini terdiri atas tiga bab, bab satu

pendahuluan berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan penulisan tugas, Bab

dua pembahasan dan studi kasus. Bab tiga penutup berisi saran, kesimpulan dan daftar pustaka.

Penyusunan tugas ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Maka, penulis

menyampaikan ucapan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu penulis dalam

menyelesaikan tugas ini.

Penulis tidak menutup kemungkinan dalam penyusunan tugas ini terdapat kesalahan.

Oleh karena itu, penulis berharap Bapak/Ibu Dosen dapat memberikan kritik dan saran yang

membangun/konstruktif demi perbaikan tugas kedepan.

Jakarta, 17 Febuari 2015

Penulis

3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 2

DAFTAR ISI............................................................................................................................. 3

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 4

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH ............................................................................ 4

1.2 IDENTIFIKASI MASALAH ...................................................................................... 5

1.3 TUJUAN PENULISAN TUGAS ................................................................................ 5

BAB II PEMBAHASAN .......................................................................................................... 6

2.1 DEFINISI ANGGARAN PR ....................................................................................... 6

2.2 ANGGARAN DEPARTEMEN PR ............................................................................ 7

2.3 BIRO KONSULTASI PR ........................................................................................... 8

2.4 FUNGSI ANGGARAN PR ....................................................................................... 16

2.5 EVALUASI ANGGARAN PR ................................................................................... 17

BAB III PENUTUP ................................................................................................................ 19

3.1 KESIMPULAN ANGGARAN PR ............................................................................. 19

3.2 SARAN ANGGARAN PR ......................................................................................... 19

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 20

4

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Public relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelola

hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. PR selalu menjadi

salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena praktisi

PR membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan

pekerjanaan mereka. Yaitu untuk membangun dan memelihara hubungan dalam

organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan bersama

dengan pihak lainnya.

Seorang public relations harus melakukan perencanaan program kerja baik itu jangka

panjang maupun jangka pendek, yang harus direncanakan dengan cermat dan hati – hati,

sehingga akan diperoleh hasil – hasil yang nyata. Program tersebut harus berhubungan

dengan tujuan organisasi, maka seorang praktisi PR harus memahami apa yang sedang

dilakukan manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen.

Proses penyusunan anggaran merupakan proses penyusunan rencana jangka pendek,

yang dalam perusahaan berorientasi laba, pemilihan rencana didasarkan atas dampak

rencana kerja tersebut terhadap laba. Oleh karena itu sering sekali proses penyusunan

anggaran sering sekali disebut sebagai penyusunan rencana laba jangka panjang (short-

run profit planning). Untuk memungkinkan manajemen puncak melakukan pemilihan

rencana kerja yang berdampak baik terhadap laba, manajemen menggunakan teknik

analisa biaya-volume dan laba. Dalam analisis biaya-volume dan laba ini, informasi

akuntansi diffirensial memungkinkan manajemen untuk melakukan pemilihan berbagai

altematif kerja yang akan dicantumkan dalam anggaran.

Setelah suatu rencana kerja dipilih untuk mencapai sasaran anggaran, manajer yang

berperan untuk melaksanakan rencana kerja tersebut memerlukan sumber daya, untuk

memungkinkannya mencapai sasaran anggaran. Demikian mangenai penyusunan

anggaran untuk perusahaan yang tidak jauh berbeda dengan negara, kemudian bagaimana

untuk konteksnya negara. Maka kami akan membahasnya dengan judul “ Penyusunan

Anggaran PR”

5

1.2 IDENTIFIKASI MASALAH

1.2.1 Bagaimana Latar Belakang adanya Anggaran PR ?

1.2.2 Bagaimana Anggaran Departemen PR ?

1.2.3 Bagaimana Biro Konsultasi PR ?

1.2.4 Apa saja fungsi anggaran PR ?

1.2.5 Bagaimana Evaluasi Anggaran PR ?

1.3 TUJUAN PENULISAN TUGAS

1.3.1 Untuk mengetahui Latar Belakang adanya Anggaran PR

1.3.2 Untuk mengetahui Anggaran Departemen PR

1.3.3 Untuk mengetahui Biro Konsultasi PR

1.3.4 Untuk mengetahui fungsi anggaran PR

1.3.5 Untuk mengetahui Evaluasi Anggaran PR

6

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 DEFINISI ANGGARAN PR

Pengertian anggaran menurut Glenn A Welsch dalam bukunya yang berjudul

Budgeting, profit, planing, and control, prentice-hall, new edition adalah : ” Profit

planing and control may be broadly as defined as sistematic and formalized approach

for accomplishing the planing, coordinating and control responsibility of management“.

Dari pengertian tersebut dapat di simpulkan bahwa pengertian anggaran menurut Glenn

A Welsch adalah suatu anggaran dikaitkan dengan fungsi – fungsi dasar manajemen

yang meliputi fungsi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan jadi bila anggaran di

hubungkan dengan seorang manajer di perusahaan maka anggaran meliputi fungsi

perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi setiap satuan dan bidang-

bidang organisasional di dalam badan usaha. Pengertian anggaran menurut Gomes

adalah : ” Anggaran merupakan suatu dokumen yang berusaha untuk mendamaikan

prioritas – prioritas program dengan sumber – sumber pendapatan yang di proyeksikan

“.

Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktifitas organisasi atau tujuan

untuk suatu jangka waktu tertentu, dengan informasi mengenai dana yang di butuhkan

untuk aktifitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut. Definisi anggaran menurut

Mulyadi adalah : ” Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara

kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang

mencakup jangka waktu 1 tahun “. Mengapa suatu anggaran diukur dalam satuan unit

moneter? karena suatu anggaran di jadikan alat sebagai penaksir harga yang berlaku

pada saat itu. Sedangkan pengertian suatu anggaran menurut Supriyono adalah :

”Perencanaan keuangan perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian

(pengawasan) keuangan perusahaan untuk periode yang akan datang“. Anggaran

merupakan suatu rencana jangka pendek yang disusun berdasarkan rencana kegiatan

jangka panjang yang telah di tetapkan dalam proses penyusunan program, dimana suatu

anggaran disusun oleh manajemen untuk jangka waktu satu tahun yang nantinya akan

membawa perusahaan pada kondisi tertentu yang di inginkan dengan sumber daya yang

sudah di tentukan.

Public relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan

memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerjasama antara

organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk

mengetahui dan merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggung jawab

manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti

dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal

untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik suara

yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama (Maria, 2002). Dalam buku dasar-

dasar public relation (Wilcox dan Cameron,2006,p.5) juga mengatakan bahwa “public

relations is a management function, of a continuing and planned character, through

which public and private organizations and institutions seek to win and retain the

understanding, sympathy, and support of those with whom there are or maybe

concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far

7

as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread

information more productive corporation and more efficient fulfillment of their

common interests”. yang kurang lebih memiliki arti public relations merupakan fungsi

manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara

berkesinambungan oleh organisasi atau lembaga umum dan swasta untuk memperoleh

dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang mempunyai

hubungan atau kaitan, dengan cara mengevaluasi opini publik mengenai organisasi atau

lembaga tersebut, dalam rangka mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk

memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang

terencana dan tersebar luas.

Alasan penganggaran (budgeting) :

- Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan dalam rangka membiayai

suatu program atau kampanye PR

- Atau untuk mengetahui program-program PR apa saja yang bisa dilaksanakan dengan

jumlah dana yang tersedia

- Setelah program dan jumlah biaya yang diperlukan diketahui secara pasti, maka

anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang harus

dipenuhi. Daftar ini dapat diatur susunannya sehingga menyerupai sebuah jadwal

kerja yang rapi

- Anggaran memaksakan disiplin atas pengeluaran dana sehingga mencegah terjadi

pemborosan atau pengeluaran yang berlebih, sehinggga segala sesuatu yang berkaitan

dengan pengeluaran dan pembiayaan akan berjalan tepat sesuai rencana yang telah

ditetapkan

- Setelah suatu kampanye atau program pr selesai, maka hasilnya dapat dibandingkan

dengan anggaran tadi guna mengetahui apakan dana yang sudah disediakan memadai

atau belum

2.2 ANGGARAN DEPARTEMEN PR

Anggaran Departemen PR adalah anggaran yang digunakan departemen untuk kegiatan

departemen PR, berikut adalah kegiatannya:

- Menyusun serta mendistribusikan siaran pers, acara-acara resepsi dan kunjungan

kalangan media massa ke organisasi/perusahaan

- Mengorganisasikan konferensi pers, acara resepsi dan kunjungan kalangan media

massa ke organisasi/perusahaan

- Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama bagi kalangan media massa

- Mengatur acara wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio dan televisi

dengan pihak manajemen

- Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, serta membentuk dan mengelola

sebuah perpustakaaan foto

8

- Menyunting dan memproduksi jurnal, majalah atau surat kabar internal serta mengelola

berbagai bentuk materi komunikasi internal lainnya seperti kaset rekaman video, slide

untuk presentasi, majalah dinding dan sebagainya

- Menyunting serta memproduksi jurnal eksternal untuk konsumsi para distributor, para

pemakai jasa/produk perusahaan, para konsumen langsung daln sebagainya

- Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur pendidikan sejarah

perusahaan, laporan-laporan tahunan, literatur pelantikan untuk pegawai baru, aneka

poster yang bersifat mendidik untuk sekolah pegawai baru, aneka poster yang bersifat

mendidik untuk sekolah-sekolah

- Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio-visual, seperti meyusun, lembaran

slide untuk presentasi dan kaset rekaman video, termasuk melaksanakan distribusi,

penyususnan katalog, pemeran dan pemeliharaan.

- Mempersiapkan dan mengatur acara-acara pameran ddan menjalankan eksibisi PR,

termasuk juga menyediakan berbagai materi

- Mempersiapkan dan memelihara identitas perusahaan, pengaturan jenis kendaraan

perusahaan dan seragam pegawai

- Menangani acara sponsor

- Menyiapkan rapat penting para devisi, departemen dan biro

- Mewakili perusahaan dalam pertemuan penting

- Perekrutan konsultan pr

- Mengadakan pelatihan staff

- Mempersiapkan survei pendapat

- Mengadakan kegiatan penting internal perusahaan

- Melakukan kliping koran untuk mendapatkan berita yang valid

- Menganalisis dan evaluasi tujuan yang telah tercapai

2.3 BIRO KONSULTASI PR

Biro konsultasi PR berfungsi untuk memberikan masukan dalam kegiatan Departemen

PR. Konsultasi sengaja didatangkan dari luar perusahaan untuk memberi masukn atau

bimbingan dalam rangka mendidirkan suatu lembaga PR yang baru untuk

meningkatkan kemampuan profesional para staff humasnya yang sudah ada dalam

bidang-bidang tertentu, misalnya saja penanganan PR dibidang keuangan.

Satu-satunya perbedaan yang substansial antara anggaran dari suatu departemen Prdan

anggaran konsultan PR adalah adanya komponen laba didalam anggaran milik

konsultan PR.

Pada umumnya, suatu anggaran PR memiliki pos-pos pengeluaran atau elemen-elemen pokok

sebagai berikut:

1. Tenaga Kerja. Pos anggaran ini tidak hanya meliputi gaji bagi para praktisi PR, tetapi juga

imbalan bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari para sekretaris, juru tulis,

akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas-petugas lain yang bekerja di suatu departemen PR

9

atau konsultan PR. Mengingat PR adalah suatu pekerjaan yang padat karya, maka pos

tenaga kerja tersebut merupakan pos terbesar dalam suatu anggaran PR.

2. Biaya Kantor. Pos ini terdiri dari biaya-biaya baku atau tetap seperti biaya sewa gedung,

bunga pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alas pemanas atau pendingin

ruangan, ongkos jasa kebersihan dan lain-lain sebagainya. Selain itu, pengeluaran variabel

(tidak baku) yang juga termasuk ke dalam pos ini, misalnya biaya telepon dan ongkos-

ongkos khusus bagi pencarian klien.

3. Materi atau Peralatan. Pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran untuk pengadaan

berbagai macam peralatan seperti alat-alat tulis, perabot kantor, prangko, pencetakan, gerai

atau stand ekshibisi, alat-alat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset-kaset video dan

tape perekam, dan sebagainya.

4. Biaya lain-lain. Pos ini disediakan untuk membiayai berbagai macam keperluan yang

sifatnya insidental seperti ongkos perjalanan, sewa ruangan hotel, ongkos jamuan, dan

sebagainya. Juga termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam pengeluaran khusus

yang memang tidak bisa dihindari dalam rangka penyelenggaraan suatu acara PR.

Contohnya adalah biaya katering, pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan

perangkat TV atau layar tayang, kendaraan, kursi-kursi dan meja berikut payungpayung

hias plus bunga-bunga ornamen, dan sebagainya.

Perhitungan Beban Biaya

Ketika konsultan PR menghitung tarif pembayarannya per jam atau per hari,

biasanya ia menggabung pos pengeluaran umum untuk upah dan gaji dengan biaya-biaya

operasi dan laba, namun estimasi material dan beban lain-lain dipisahkan karena pos-pos

ini dibebankan tanpa keuntungan (sesuai biaya aktual, kecuali telah disetujui bahwa

konsultan PR boleh mengambil suatu keuntungan atas pos-pos tersebut). Tidak seperti biro

iklan, konsultan PR tidak biasa mengutip imbalan berupa persentase dari total nilai

kontrak. Sumber penghasilannya semata-mata hanya waktu dan keahlian mereka. Andalan

utama mereka adalah jumlah jam kerja. Oleh sebab itu tidak mengherankan jika ada

konsultan yang tidak meminta imbalan per hari, tetapi per jam. Biaya per jam untuk setiap

praktisi, meskipun mereka bernaung di bawah lembaga konsultan yang sama, bisa jadi

bervariasi karena tingkat keahlian mereka yang berbeda-beda. Berikut ini disajikan sebuah

contoh anggaran.

10

Anggaran untuk Sebuah Program PR

12 acara pertemuan rapat 12 x x jam x Rpx Rpx.xxx,xx

12 news release 12 x x jam x Rpx Rpx.xxx,xx

Acara peresmian gedung baru x jam x Rpx Rpx.xxx,xx

Menyiapkan laporan dan pembukuan tahunan x jam x Rpx Rpx.xxx,xx

Menyunting dan merancang 4 x x jam x Rpx Rpx.xxx,xx

jurnal internal triwulan

4 naskah features 4 x x jam x Rpx Rpx.xxx,xx

2 kaset wawancara untuk radio 2 x x jam x Rpx Rpx.xxx,xx

Dana cadangan (misalnya 10 persen) x jam x Rpx Rpx.xxx,xx

Rpx.xxx,xx

Perkiraan biaya material: news release Rpx.xxx,xx

pencetakan laporan tahunan Rpx.xxx,xx

pencetakan jurnal internal Rpx.xxx,xx

prangko & alat-alat tulis Rpx.xxx,xx

kaset perekam wawancara Rpx.xxx,xx

Biaya ekstra: Acara peresmian gedung baru Rpx.xxx,xx

Dana cadangan (misalnya 10 persen) Rpx.xxx,xx

TOTAL Rpx.xxx,xx

Analisis:

1. Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan

dengan klien. Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan.

2. 12 x x jam x Rpx adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing-

masing berlangsung selama x jam, di mana biaya per jamnya adalah Rpx. Jika setiap

pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp 100.000,

maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai: 12 x 3 jam x Rp 100.000 = Rp

3.600.000. Selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar

tidak menyimpang dari batasan-batasan yang telah ditetapkan oleh anggaran tersebut.

11

Namun demikian, Rp 100.000 tidak bisa dianggap sebagai tarif standar untuk industri PR,

karena jumlahnya bisa dua kali lebih besar atau lebih.

3. Beban kerja keseluruhan terdiri dari pembuatan siaran berita (news release) yang

diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan

pengorganisasian dan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar yang baru

milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan;

melakukan penelitian, penulisan, dan penerbitan empat buah artikel kolom iklan pada

koran-koran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah

wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio setempat.

4. Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 540 kerja. Apabila

tarifnya adalah Rp 100.000 per jam, maka jumlah yang dibayarkan oleh klien akan

mencapai Rp 50.000.000. Tarif konsultan di London cenderung lebih mahal daripada yang

ada di negara-negara Eropa lainnya. Namun, tarif di negara-negara berkembang pada

umumnya, misalnya di negara-negara Afrika dan Asia, masih relatif murah. Di luar tarif

ini, klien masih harus membayar berbagai ongkos pengadaan dan pengeluaran ekstra

lainnya. Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus ditanggung klien

mencapai dua kali lipat dari jumlah tarif konsultan. Tapi tentu saja angkanya bervariasi

antara satu tempat dengan tempat lain. Banyak faktor yang turut mempengaruhinya,

misalnya tarif hotel atau ongkos katering (untuk keperluan peresmian gedung markas besar

yang baru atau acara pertemuan). Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu

banyak, maka semakin banyak pula biaya yang diperlukan. Namun secara umum bisa

ditegaskan bahwa pos terbesar adalah untuk jam kerja konsultan.

5. Dana cadangan (contingency fund) adalah sejumlah uang yang sengaja disediakan untuk

berjaga-jaga, seandainya pengeluaran aktual pada pos tertentu, karena berbagai macam

sebab, melebihi perkiraan semula. Ini sering terjadi karena banyak faktor yang tidak dapat

dipastikan sebelumnya, misalnya kenaikan harga bahan singkatnya, dana cadangan

diperuntukkan menutup aneka pengeluaran ekstra yang sah. Kalau memang tidak

diperlukan, tentu saja dana ini harus dipakai.

6. Berdasarkan taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat

mempertimbangkan untuk menyetujui anggaran tersebut, membelanjakan lebih banyak

atau lebih sedikit dana, melaksanakan program dalam anggaran yang telah disetujui,

memperbesar atau menurunkan anggaran. Kedua belah pihak (konsultan PR dan klien)

mengetahui permasalahannya, apa yang harus dilakukan, program apa yang seharusnya

dijalankan, dan konsultan bertanggung jawab untuk mampu melakukan fungsi PR dengan

kondisi seperti ini.

12

Alokasi

Anggaran tersebut dapat diperinci lebih jauh menjadi sub-sub anggaran yang lebih

kecil atau yang lazim disebut sebagai alokasi. Yang akan muncul dalam anggaran induk

hanyalah jumlah dari setiap alokasi. Bidang-bidang kegiatan pengorganisasian peresmian

gedung markas besar yang baru, pembuatan laporan dan pembukuan tahunan, dan juga

penerbitan jurnal internal, masing-masing jelas memerlukan sub anggaran tersendiri.

Total biaya penyelenggaraan acara peresmian gedung baru dapat ditentukan

berdasarkan biaya pencarian dan sewa lokasi, biaya akomodasi (hidangan dan penginapan,

kalau memang perlu) untuk setiap tamu yang hadir, biaya transportasi, biaya katering,

sewa peralatan elektronik, dan biaya-biaya personel mulai dari para bartender, pramusaji,

petugas satpam, dan sebagainya. Sub anggaran ini memungkinkan perusahaan yang

bersangkutan mengetahui berapa banyak tamu yang dapat diundangnya. Atau sebaliknya,

jika perusahaan menghendaki tamu sebanyak sekian, maka konsultan PR harus

menentukan secara pasti berapa jumlah uang yang harus disediakannya.

Biaya-biaya penyusunan laporan tahunan meliputi biaya penulisan, pembuatan

desain laporan, biaya percetakan serta ongkos distribusinya. Jumlah-jumlah yang

tercantum di dalam sub anggaran juga ditentukan oleh berapa banyak halaman laporan itu,

jumlah cetakan, ukuran dan kualitas kertas maupun cetakannya, berapa jumlah eksemplar

yang bisa dibuat, serta sejauh mana laporan itu dapat didistribusikan. Dalam sub anggaran

tersebut juga tercantum biaya-biaya yang perlu disediakan untuk membeli amplop, ongkos

jasa pengantaran, keperluan pengarsipan, membeli perangko, dan seterusnya.

Sedangkan sub anggaran jurnal internal juga akan memperinci berbagai macam

pengeluaran yang kurang lebih sama dengan yang tercantum dalam sub anggaran

pembuatan laporan tahunan. Hanya saja pada sub anggaran jurnal internal akan tercantum

biaya fotografi dan fungsi seni.

Kalkulasi Anggaran untuk Departemen PR

Sekarang mari kita simak anggaran hipotesis untuk sebuah unit atau departemen PR

yang menjadi bagian dari suatu perusahaan atau organisasi. Di sini kita tidak akan

menghadapi tarif per jam atau harian yang harus menutup gaji bulanan, overhead, dan

menghasilkan laba. Banyak yang salah duga bahwa anggaran untuk departemen PR hanya

terdiri dari biaya gaji para stafnya. Selain gaji, masih banyak pos pengeluaran lainnya yang

harus diperhitungkan dan disediakan dananya. Bahkan depresiasi peralatan dan mebel juga

13

harus diperhitungkan, demikian pula halnya dengan sewa gedung, biaya-biaya listrik, AC,

alat pemanas ruangan, jasa kebersihan, telepon, teleks, dan lain sebagainya.

Sepintas lalu, anggaran untuk departemen PR nampak lebih kecil daripada anggaran

untuk konsultan karena kita hanya membandingkan gaji staf PR dengan honor konsultan

tetapi melupakan kalau departemen PR juga memerlukan peralatan, akomodasi, dan

pelayanan dari perusahaan untuk staf. Setiap operasi yang dijalankan oleh perusahaan

selalu menelan biaya. Hal ini akan nampak lebih jelas jika perusahaan tersebut merekrut

konsultan dari luar. Dengan demikian, akan dapat dipastikan bahwa pembentukan suatu

unit atau departemen PR internal di sebuah perusahaan/organisasi akan lebih mahal

dibandingkan dengan perekrutan konsultan eksternal.

Berikut ini disajikan sebuah anggaran hipotesis dari suatu perusahaan besar. Tentu saja,

jumlah pos pada anggaran perusahaan kecil takkan sebanyak ini. Untuk menyederhanakan

pembahasan, anggaran-anggaran tambahan sengaja disisihkan, dan pada masing-masing

pos hanya angka-angka totalnya saja yang disajikan.

Anggaran Departemen PR dari Sebuah Perusahaan Besar

Gaji: untuk manajer PR, para asisten, editor jurnal internal,

fotografer, sekretaris, dan sebagainya. Rpxxx.xxx.xxx

Overhead: sewa gedung, bunga pinjaman, ongkos listrik, AC,

pemanas ruangan, jasa kebersihan, switchboard, dll. Rpxx.xxx.xxx

Depresiasi (penyusutan): alat-alat inventaris seperti perabot kantor dan

aneka peralatannya (mesin ketik, word-processor

komputer, mesin fotokopi, kamera, mesin cetak, serta

kendaraan dinas). Rpxx.xxx.xxx

Asuransi: mobil, berbagai alat perlengkapan yang berisiko,

perjalanan dinas, pensiun, dan pengobatan. Rpxx.xxx.xxx

Resepsi pers: aneka rupa materi, katering, ongkos tenaga ekstra, dst. Rpxx.xxx.xxx

Jurnal eksternal: idem. Rpxx.xxx.xxx

Presentasi slide: biaya pemeliharaan slide, naskah, fotografi, ilustrasi

musik, ongkos produksi, penggandaan, distribusi,

dan pemeliharaan. Rpxx.xxx.xxx

14

Video: pembuatan, penyimpanan, pemeliharaan, naskah, aktor,

ilustrasi musik, penyuntingan, ongkos pasta-produksi,

penggandaan, distribusi dan lembaran sinopsis. Rpxx.xxx.xxx

News release: riset, penulisan, produksi, pengarsipan dan

korespondensi, serta distribusi. Rpxx.xxx.xxx

Naskah fitur: riset, negosiasi dengan para editor, penulisan, percetakan.

Rpxx.xxx.xxx

Kliping: pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penggandaan,

serta sirkulasi. Rpxx.xxx.xxx

Jasa informasi: pengumpulan dan pemeliharaan. Rp xx.xxx.xxx

Rekaman radio: biaya wawancara, penggandaan, naskah, dan distribusi. Rpxx.xxx.xxx

Properti TV: biaya-biaya pembuatan produk sampel kepada para

manajer TV untuk keperluan perekaman. Rpxx.xxx.xxx

Literatur cetak: produksi lembaran informasi, brosur, pamflet, grafik-

dinding kalender; naskah riwayat singkat perusahaan,

laporan bagan perusahaan. Rpxx.xxx.xxx

Penyediaan sponsor: hadiah, penghargaan, pemberian sponsor untuk

berbagai acara, biaya jamuan. Rpxx.xxx.xxx

Konferensi dan seminar dagang atau teknis: materi, katering, akomodasi,

uang saku, ongkos perjalanan, upah pegawai ekstra. Rpxx.xxx.xxx

Fotografi: pengambilan foto, cuci-cetak, film, amplop kemas.

Rpxx.xxx.xxx

Kunjungan pihak luar: transportasi, akomodasi, katering, informasi pers,

materi, pengeluaran ekstra. Rpxx.xxx.xxx

Ekshibisi (pameran keliling sebagai bagian dari kegiatan PR guna

meningkatkan perdagangan atau pelayanan kepada

konsumen) : panel pameran, hiasan, model (mekanik atau

antis), dan sebagainya. Rpxx.xxx.xxx

15

Kendaraan: sedan, jip, van. Rpxx.xxx.xxx

Alat-alat kantor: cap, pena, amplop dan kertas berlambang perusahaan,

stempel, dan sebagainya. Rpxx.xxx.xxx

Telepon, telex, faksimili. Rpxx.xxx.xxx

Prangko Rpxx.xxx.xxx

Ongkos perjalanan dinas: uang saku, sewa kendaraan, biaya hotel, biaya

ekstra. Rpxx.xxx.xxx

Dana cadangan (misalnya 10 persen) Rpxx.xxx.xxx

TOTAL Rpxx.xxx.xxx

Kegunaan Anggaran bagi Pihak Manajemen

Berdasarkan rencana-rencana pengeluaran yang termuat dalam suatu anggaran,

pihak manajemen dapat menilai sejauh mana kesesuaian antara perencanaan kerja manajer

PR-nya dengan rencana-rencana perusahaan secara keseluruhan, serta seberapa banyak

biaya yang perlu disediakan dengan mempertimbangkan nilai-nilal produktifnya. Lebih

dari itu, pihak manajemen juga mendapat landasan yang kuat untuk mengubah, menambah,

atau menguranginya sebelum rencana-rencana yang termaksud di dalam anggaran tadi

dilaksanakan. Dengan anggaran itu pihak manajemen juga dapat mengetahui apa saja yang

bisa dikerjakan dan yang tidak bisa dikerjakan sesuai dengan personel dan sumber daya

yang dimiliki. Aspek jam kerja merupakan unsur perhitungan yang sangat penting, baik

dalam anggaran konsultan PR eksternal maupun unit PR internal. Perhitungan gaji dalam

anggaran departemen PR internal harus realistik agar jam kerja yang disediakan benar-

benar cukup untuk melangsungkan berbagai tugas yang telah direncanakan.

Oleh karena itu, hendaknya rencana pembuatan majalah khusus tidak usah

direkomendasikan kecuali ada orang yang memiliki waktu sekaligus kemampuan untuk

melakukan editing. Tetapi, kalau majalah khusus itu benar-benar perlu diterbitkan,

sebaiknya perusahaan merekrut konsultan yang memang ahli di bidang itu (termasuk

memiliki studio dan komputer desk-top untuk keperluan penerbitan) secara temporer.

Prioritas dan Batasan pada Anggaran

Logika yang diuraikan di atas agaknya bertentangan dengan sikap khas pimpinan

perusahaan yang seringkali menuntut hasil maksimal tanpa memberi perhatian pada beban

16

kerja manajer PR-nya yang terkadang berlebihan. Kalau sikap seperti ini tidak disadari dan

dihindari, maka beban kerja akan melebihi daya dukung riil. Akibatnya, hanya sebagian

kecil tugas saja yang akan terselesaikan dengan baik. Penyusunan anggaran juga

dimaksudkan untuk menghindari hal buruk seperti itu. Dengan anggaran yang rapi, akan

diketahui tugas-tugas mana yang harus diutamakan dan tugas-tugas yang dapat ditunda

atau bahkan ditiadakan sama sekali. Dengan demikian, anggaran dapat menetapkan

prioritas dan sekaligus menetapkan batasan terhadap kegiatan-kegiatan yang tidak atau

kurang efisien. Itulah sebabnya, anggaran mutlak diperlukan untuk mencapai efektivitas

dan efisiensi biaya. Dengan anggaran, kita juga bisa mengukur baik-tidaknya hasil yang

diperoleh.

2.4 FUNGSI ANGGARAN PR

Bahwa anggaran harus bersifat formal artinya anggaran disusun dengan sengaja dan

bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis dan teliti. Bahwa anggaran harus bersifat

sistematis artinya anggaran disusun dengan berurutan dan berdasarkan logika. Bahwa

setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggungjawab untuk mengambil keputusan

sehingga anggaran merupakan hasil pengambilan keputusan yang berdasarkan asumsi

tertentu. Untuk keputusan yang diambil oleh manajer tersebut, merupakan pelaksanaan

fungsi manajer dari segi perencanaan, pengorganisasian, mengarahkan dan

pengawasan.

Fungsi Anggaran

Fungsi anggaran dapat dibagi menjadi 4 yaitu fungsi perancanaan, pengawasan,

koordinasi dan anggaran sebagai pedoman kerja. Keempat fungsi tersebut masing-

masing memiliki tujuan yang telah ditetapkan yaitu:

a. Fungi Perencanaan

Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah

satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi

manajemen lainnya. Winardi memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai

berikut: "Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan

membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam

hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap

perlu untuk mencapai basil yang diinginkan".

Dari kutipan di atas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya,

pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan

apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatan-

kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut,

maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik.

b. Fungsi Pengawasan

Anggaran merupakan salah satu cara mengadakan pengawasan dalam perusahaan.

Pengawasan itu merupakan usaha-usaha yang ditempuh agar rencana yang telah

17

disusun sebelurnnya dapat dicapai. Dengan demikian pengawasan adalah mengevaluasi

prestasi kerja dan tindakan perbaikan apabila perlu. Aspek pengawasan yaitu dengan

membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan

efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam

mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi

mencegah dan nemperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu disalah

artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman

atas suatu kesalahan yang dibuat pada hal tujuan pengawasan itu untuk

menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.

c. Fungsi Koordinasi

Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu

atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat

dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang

baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian

lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat

menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga

rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat

dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan,

karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian

lainnya sudah diatur dengan baik.

d. Anggaran Sebagai Pedoman Kerja

Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun sistematis dan dinyatakan

dalam unit moneter. Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkan pengalaman masa

lalu dan taksir-taksiran pada masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman

kerja bagi setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatannya.

2.5 EVALUASI ANGGARAN PR

Evaluasi anggaran adalah tindakan yang dilakukan untuk menelusuri penyimpangan

atas anggaran ke departemen yang bersangkutan dan digunakan sebagai dasar untuk

penilaian kinerja departemen (Kenis, 1979). Hal ini akan mempengaruhi tingkah laku,

sikap dan kinerja manajer. Punitive approach dapat mengakibatkan rendahnya

motivasi dan sikap yang negatif, sedangkan supportive approach dapat

mengakibatkan sikap dan perilaku yang positif

Evaluasi secara mendasar mempunyai 4 tujuan yaitu

1) meyakinkan bahwa kinerja yang sesungguhnya sesuai dengan kinerja yang

diharapkan,

2) memudahkan untuk membandingkan antara kinerja individu satu dengan yang

lainnya,

3) sistem evaluasi kinerja dapat memicu suatu isyarat tanda bahaya, memberi sinyal

mengenai masalah-masalah yang mungkin terjadi dan 4) untuk menilai pembuatan

keputusan manajemen.

\

18

2.4 STUDI KASUS Sebuah perusahaan kosmetik Wardah, memilik staff ahli PR dan akan melakukan

kegiatan PR yaitu salah satunya adalah peringatan 5 tahun produk wardah. Dalam

menyusun anggaran pr, staff tersebut melakukan kesalahan dalam pekerjaannya yaitu

menyalahgunakan anggaran PR dalam laporan anggaran yang dibuat tidak sesuai

dengan realita. Dalam kasus ini bagaimana peran departemen PR dalam

menanganinya?

Dalam hal ini Departemen PR berperan dalam fungsi anggaran yaitu perencanaan. Dan

dalam hal ini tepartemen harus mengawasi jalannya acara proses perencanaan acara dan

sampai pada laporannnya.

19

BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN ANGGARAN PR

Public relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun

dan memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerjasama antara

organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen

untuk mengetahui dan merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan

tanggung jawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen

untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna

sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren, dan

menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai

alat utama. Biro konsultasi PR berfungsi untuk memberikan masukan dalam

kegiatan Departemen PR. Konsultasi sengaja didatangkan dari luar perusahaan

untuk memberi masukn atau bimbingan dalam rangka mendidirkan suatu lembaga

PR yang baru untuk meningkatkan kemampuan profesional para staff humasnya

yang sudah ada dalam bidang-bidang tertentu, misalnya saja penanganan PR

dibidang keuangan.

3.2 SARAN ANGGARAN PR

Bahwa anggaran harus bersifat formal artinya anggaran disusun dengan sengaja

dan bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis dan teliti. Bahwa anggaran harus

bersifat sistematis artinya anggaran disusun dengan berurutan dan berdasarkan

logika. Bahwa setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggungjawab untuk

mengambil keputusan sehingga anggaran merupakan hasil pengambilan keputusan

yang berdasarkan asumsi tertentu. Untuk keputusan yang diambil oleh manajer

tersebut, merupakan pelaksanaan fungsi manajer dari segi perencanaan,

pengorganisasian, mengarahkan dan pengawasan.

20

DAFTAR PUSTAKA

Jefkins, Frank, 2002, Public Relations, Jakarta: Erlangga.

JENIS – JENIS ANGGARAN SEKTOR PUBLIK | HP WEBLOG

hpweblog.wordpress.com

ABOE'S: Pengertian dan Fungsi Anggaran

nagebonar.blogspot.com

Manajemen humas - Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

id.wikipedia.org

Menyusun Anggaran | Prita Kemal Gani

www.lspr.edu