i

TATA RUANG KANTOR

Memahami Azaz, Tujuan dan Jenis tata Ruang Kantor

Nama : .................................................

Kelas : .................................................

No. Absen : .................................................

Penyusun : Mey Wulansari

M O D U L

UNTUK

SMK / MK

KELAS X

ii

Dengan mengucapkan Puji Syukur Alhamdulilah ke hadirat Allah

SWT, atas perkenan-Nya, penulis dapat menyajikan Modul berjudul

“Memahami Azas, Tujuan, Dan Jenis Tata Ruang Kantor” tentang

memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor. Moduk ini dibuat

dengan harapan dapat meningkatkan kualitas pemahaman peserta didik

terhadap materi azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.

Selain itu modul “Memahami Azas, Tujuan, Dan Jenis Tata Ruang

Kantor” ini disajikan sebagai alternatif sumber referensi bagi para peserta

didik yang menekuni matapelajaran ilmu Administrasi Perkantoran.

Demikian pula, Modul ini kiranya bermanfaat bagi semua kalangan yang

menaruh atensi di bidang administrasi perkantoran.

Modul ini diharapkan mampu memberikan wawasan pengetahuan

dan pemahaman bagi para pembaca dalang ruang lingkup mengolah sebuah

organisasi, perusahaan, atau instansi pemerintah, dengan merujuk pada

kaidah-kaidah fungsi administrasi perkantoran secara efektif dan dinamis.

Berbagai sumber referensi dasar dan esensial yang relevan dari buku

pengantar administrasi perkantoran lainnya sengaja dipilih dan digunakan

untuk memperkuat landasan teori dan membangun kerangka penyajian yang

komperehensif, agar lebih mudah dipahami dan dapat memenuhi harapan

pembaca.

Pada akhirnya, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada

semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian dan penyempurnaan

modul ini.

Malang, November 2018

Penulis

KATA PENGANTAR

iii

COVER ....................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................................ ii

DAFTAR ISI.............................................................................................................. iii

DESKRIPSI SINGKAT ............................................................................................. 1

A. PETUNJUK BELAJAR ................................................................................. 2

A.1 Petunjuk Belajar untuk Pendidik (Guru) .................................................... 2

A.2 Petunjuk Belajar untuk Peserta Didik (Siswa) ........................................... 2

B. Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar dan Indikator .................................... 3

B.1 Kompetensi Inti .......................................................................................... 3

B.2 Kompetensi Dasar ...................................................................................... 3

B.3 Indikator ..................................................................................................... 3

C. Materi Pembelajaran ...................................................................................... 4

C.1 Pengertian Tata Ruang kantor .................................................................... 4

C.2 Manfaat dan Tujuan Tata Ruang Kantor .................................................... 4

C.3 Bentuk Tata Ruang Kantor ......................................................................... 5

C.4 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang ...................................... 5

C.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang kantor ............................................... 6

C.6 Merancang Tata Ruang Kantor ................................................................. 7

D. Informasi Pendukung ..................................................................................... 9

E. Paparan Isi Materi ........................................................................................ 10

E.1 Pengertian Tata Ruang kantor .................................................................. 10

E.2 Manfaat dan Tujuan Tata Ruang Kantor .................................................. 10

E.3 Bentuk Tata Ruang Kantor ....................................................................... 12

E.4 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang .................................... 15

E.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang kantor ............................................. 19

E.6 Merancang Tata Ruang Kantor ............................................................... 21

F. Rangkuman ................................................................................................... 25

G. Latihan Soal ................................................................................................... 26

H. Kunci Jawaban .............................................................................................. 31

I. Petunjuk Penilaian ....................................................................................... 33

J. Daftar Pustaka ............................................................................................ 36

DAFTAR ISI

1

Deskripsi Singkat

MEMAHAMI AZAS, TUJUAN, DAN JENIS TATA RUANG KANTOR

Kantor merupakan tempat atau suatu lingkungan yang

menjadi tempat organisasi untuk beraktivitas dalam mencapai

tujuanya. Suatu gedung atau bangunan yang disebut kantor sangat

identik dengan yang namanya ruang kerja atau ruang perkantoran

karena di area itulah segala kegiatan administrasi perkantoran

diadakan. Kantor dapat diartikan sebagai ruangan yang

didalamnya digunakan untuk aktivitas-aktivitas organisasi, tidak

mengherankan bawasanya setiap kator mempunyai tata ruangan

yang berbeda antara satu dengan yang lain.

Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak

langsung akan dipengaruhi oleh penataan ruang kerja, baik dalam

arti positif maupun negatif. Oleh karena itu, pemilihan ruang kerja

harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena

akan mempengaruhi produktivitas sebuah organisasi. Mengingat

hal tersebut, desain kantor yang efektif sekaligus efisien mutlak

diperlukan, yang semuanya tergantung pada tiga hal, yaitu

peralatan, arus kerja, dan pegawai.

Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting

yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat

kerja atau tata ruang dengan sebaik-baiknya. Tata ruang sendiri

merupakan penentuan mengenai kebutuhan ruang dan

penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menciptakan

susunan yang praktis dari faktor fisik yang dianggap perlu bagi

pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Karena

dengan adanya tata ruang kantor dapat menjadikan pekerjaan di

kantor menjadi lebih efektif dan efeisen yang mana dapat

memberikan kenyamanan bagi para pegawai yang bekerja di ruang

kantor sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu

pada modul ini akan dibahas lebih lanjut lagi mengenai azas,

tujuan, dan jenis tata ruang kantor.

2

1) Menyediakan bahan bacaan pada berbagai tingkat kesukaran

2) Menyediakan bermacam-macam topik untuk dipelajari oleh peserta

didik.

3) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk mempelajari

topik-topik yang akan dibahas.

4) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk menyusun tujuan

pembelajaran.

5) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk belajar dengan

menggunakan atau sesuai dengan kebiasaan belajarnya.

6) Mendorong peserta didik untuk mencari dan menemukan sumber-

sumber informasi.

7) Membantu peserta didik dalam merencanakan proses belajar.

8) Merencanakan dan melaksanakan pre-tes diagnostik untuk

menentukan apa yang telah diketahui oleh peserta didik.

9) Jika peserta didik ternyata telah menguasai suatu topik dalam

pembelajaran, maka selanjutnya berikan alternatif topik lain untuk

dipelajarinya.

10) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan .

11) Mendorong peserta didik yang mengalami kesulitan belajar untuk

berlatih dengan menggunakan metode-metode lainnya sehingga

mereka dapat menemukan cara kerja yang sesuai dengan

kemampuannya.

12) Memberikan tugas untuk dikerjakan secara berkelompok.

13) Memberikan tes akhir (post-test) untuk mengukur keberhasilan

peserta didik.

1) Mempelajari materi memahami azas, tujuan,

dan jenis tata ruang kantor dengan seksama,

sehingga isi materi ini dapat dipahami dengan

baik.

2) Membuat rencana pembelajaran yang terdapat

dalam modul dan mengkonsultasikannya jika

mendapatkan kesulitan.

3) Mengerjakan latihan-latihan yang ada dengan

tepat. Agar tercapai hasil yang maksimal.

4) Jika belum menguasai level materi yang

diharapkan, ulangi lagi pada kegiatan belajar

sebelumnya atau bertanyalah kepada guru yang

mendampingi kegiatan pembelajaran yang

bersangkutan.

A. Petunjuk Belajar

A.1 Petunjuk Belajar untuk Pendidik (Guru)

A.2 Petunjuk Belajar untuk Peserta didik (Siswa)

3

B.1 Kompetensi Inti

B.2 Kompetensi Dasar

B.3 Indikator

B. KOMPETENSI INTI, KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR

Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual,

dan prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan

humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan,

kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan

kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan

masalah.

Memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.

1) Peserta didik dapat menjelaskan dan memahami tentang tata

ruang kantor dan keuntungan-keuntungan dari tata ruang kantor

yang baik.

2) Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan faktor-faktor

yang mempengaruhi tata ruang.

3) Peserta didik dapat menjelaskan tata cara penyusunan ruang

kantor (merancang tata ruang kantor).

4) Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan bentuk-

bentuk tata ruang kantor.

5) Peserta didik dapat menjelaskan azas-azas pokok dan prinsip-

prinsip tata ruang kantor.

6) Peserta didik dapat menjelaskan tujuan tata ruang kantor.

4

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris,

yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan

sebaginya didalam ruangan yang tersedia.Menurut The

Liang Gie, penyusunan alat-alat kantor pada letak yang

tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan

kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang

perkantoran.

Manfaat Tata Ruang Kantor :

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

karena berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak

perlu.

b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien,

yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk

keperluan yang sebanyak-banyaknya.

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh

publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Tujuan Tata Ruang Kantor

a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat

menempuh jarak yang sependak mungkin.

b. Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.

c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan

pekerjaan.

d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

e. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara

memuaskan.

f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan

mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.

g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai

pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

C. MATERI PEMBELAJARAN

C.1 Pengertian Tata Ruang Kantor

C.2 Manfaat dan Tujuan Tata Ruang Kantor

5

$

Secara umum tata ruang kantor

dapat dibagi menjadi dua, yakni tata ruang

kantor terbuka dan tata ruang kantor

tertutup. Tata ruang kantor terbuka

biasanya dalam satu kantor bisa diisi oleh

banyak orang sekaligus yang terbagi dalam

beberapa divisi tanpa batas/sekat yang

terlalu jelas. Sedangkan tata ruang kantor

tertutup seringkali antara pegawai satu

dengan yang lainnya dipisahkan oleh

pembatas, bisa berupa pembatas sketsel,

tembok, atau yang launnya (dikutip :

webbisnis.com).

a) Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar

dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai,

karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit

membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak

ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan

yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai

harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.

Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya

buatan seperti lampu-lampu.

Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam

ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur

penerangan dalam suatu kantor.

b) Warna

Bersama dengan cahaya, warna merupakan

faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi

kerja pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi

keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang

tepat pada dinding ruang dan alat alat lainnya,

kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai

akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga

C.3 Bentuk Tata Ruang Kantor

C.4 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata

Ruang

6

akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul

karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3

warna pokok yaitu:merah, kuning dan biru.

c) Udara

Manfaat pemasangan sistem yang dapat

menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan

lebih berharga dibandingkan biaya yang harus

dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai

ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan

dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat

dimaksimalkan.

Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada beberapa kasusu

kesehatn pegawai diharapakan membaik, sehingga biaya kesehatan

yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan

d) Suara

Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi

kerja pegawai, hendaknya dipaerhatikan letak alat alat kantor. Usaha

lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh

ialah pada langit langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap

suara. Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobang–

lobang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin

tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada

baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan

demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau

menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika

seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia

sehingga tidak boleh didengar pegawai sekelilingnya.

C.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang kantor

a) Asas mengenai jarak terpendek. Suatu tata ruang yang baik adalah

yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan

menempuh jarak yang sependek mungkin.

b) Asas mengenai rangkaian kerja. Menempatkan para pegawai dan

alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan –

urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.

c) Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Mempergunakan

sepenuhnya semua ruang yang ada.

d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Ruangan dapat

diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak

memakan biaya yang besar.

7

Prinsip Tata Ruang Kantor meliputi pekerjaan harus mengalir terus menerus

sedapat mungkin dalam garis lurus, meletakkan perlengkapan kantor harus dekat

dengan pegawai yang menggunakannya, menyusun meja harus sedemikian rupa

sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya,

kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan

dibagian depan, dan sebagainya.

a. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor

b. Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus menghadap ke

jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak

belakang atau dengan posisi beradu punggung.

Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja

dapat terdiri atas beberapa baris.

Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya

perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun

orang lain yang sedang mendapat layanan.

Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya

sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya

sekitar 80 cm.

Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap

searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.

Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung

terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak

mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan

jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan

dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

C.6 Merancang Tata Ruang Kantor

1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk,

jendela dan pilar gedung.

2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan)

3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan

fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik

penataan meja kerja.

4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja,

lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya

8

Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan

suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat

meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan

konsentrasi kerjayang tinggi

Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit

dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya

Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran

ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut

tidak merembes kebagian lain.

Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau

peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya

ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan

penyangga

Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal

yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar

tersendiri

Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya

membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri

dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan

(150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip

pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

9

c. Area Khusus Yang Harus Diperhatikan Dalam Merencanakan Layout

Perkantoran

Beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout

perkantoran, yaitu :

Reception area.

Ruang konferensi.

Ruang computer.

Ruang persuratan

Ruang panggandaan.

Area pusat penyimpanan.

D. INFORMASI PENDUKUNG

10 Tips Menata Ruangan Kantor

yang Nyaman Bagi Bisnis Baru

1. Tinggalkan Ciri Kaku Korporat

2. Manfaatkan Ruangan Kantor Secara

Optimal

3. Maksimalkan Fungsi Storage

4. Dekorasi Yang Memicu Produktivitas

5. Buat Ruangan Senyaman Mungkin

6. Bermain Warna Di Dinding

7. Lighting yang Pas

8. Posisi, Tata Letak, dan Desain Ruangan

Kantor

9. Cari Furnitur Dengan Fleksibilitas

Tinggi

10. Investasi Pada Furnitur Ergonomis

10

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau

sering disebut juga Layout . Tata ruang kantor adalah pengaturan office furniture,

office machine, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut

:

Menurut George Terry menyatakan “Tata ruang

kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-

kebutuhan dalam penggunaan ruang secara

terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu

susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang

dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran

dengan biaya yang layak” (1988:200).

Menurut Littlefield dan Peterson

menyatakan “Tata ruang kantor dapat

dirumuskan sebagai penyusunan perabotan

dan alat perlengkapan pada luas lantai yang

tersedia” (1956:117).

Sedangkan menurut Soedjadi (1990) mengatakan bahwa yang

dimaksud dengan layout ialah pengaturan dan penataan yang

setepat-tepatnya letak mesin, perlengkapan, dan perabotan kantor

di mana ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin

adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya.

Manfaat Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat

bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya

akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai berikut :

E. PAPARAN ISI MATERI

E.1 Pengertian Tata Ruang Kantor

Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil

kesimpulan bahwa tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan

secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor

E.2 Manfaat dan Tujuan Tata Ruang Kantor

11

Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang

dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap

tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :

a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses

pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang

sependek mungkin

b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir

secara lancar

c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien

untuk keperluan pekerjaan

d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai

dapat terpelihara

e. Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan

f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang

baik tentang organisasi

g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah

diubah sewaktu–waktu diperlukan

Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan

penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena

berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.

b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu

lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang

sebanyak–banyaknya.

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang

akan menemui suatu bagian tertentu.

a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi

b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar

c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan lain–lain

d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja

f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara

g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar

h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan

i. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan

j. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu

12

Secara umum tata ruang kantor dapat

dibagi menjadi dua, yakni tata ruang kantor

terbuka dan tata ruang kantor tertutup. Tata ruang

kantor terbuka biasanya dalam satu kantor bisa

diisi oleh banyak orang sekaligus yang terbagi

dalam beberapa divisi tanpa batas/sekat yang

terlalu jelas. Sedangkan tata ruang kantor tertutup

seringkali antara pegawai satu dengan yang

lainnya dipisahkan oleh pembatas, bisa berupa

pembatas sketsel, tembok, atau yang launnya

(dikutip : webbisnis.com).

Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun

Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih

dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, yaitu :

1. TATA RUANG KANTOR TERTUTUP / BERKAMAR (CUBICEL

TYPE OFFICES)

Merupakan tata ruang kantor

dimana masing-masing orang atau

divisi dalam kantor dipisahkan

melalui sekat-sekat maupun

tembok sehingga ruang kerja

terdiri dari kamar-kamar privat

untuk melakukan berbagai

aktivitas pekerjaannya.

Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon,

ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi

manusia. Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu

dan ada juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak berpintu sekat

difungsikan untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan

bisa lebih fokus.Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para

pegawai yang bekerja didalamnya memiliki beberapa keuntungan.

Keuntungan tersebut diantaranya adalah :

1. Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;

2. Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia

dapat terjamin kerahasiaanya;

E.3 Bentuk Tata Ruang Kantor

13

3. Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status

masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;

4. Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki

tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.

Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan

menggunakan tata ruang kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan

kerugiannya, yaitu :

2. TATA RUANG KANTOR TERBUKA (OPEN PLAN OFFICES)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya

terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh

pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti

ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam

satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.

Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa

keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini

diantaranya adalah :

1. Pimpinan lebih mudah

melakukan pengawasan

terhadap kinerja masing-

masing karyawan;

2. Mempermudah

pengaturan cahaya karena

dalam satu ruang tidak

membutuhkan penerangan

yang banyak sebagaimana

tata ruang kantor tertutup;

3. Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak

terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;

1. Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi

antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;

2. Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat,

biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya

pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;

3. Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada

perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi;

4. Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;

5. Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua

peralatan dan perlengkapan kantor.

14

4. Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak

pernak-pernik yang dibutuhkan;

5. Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;

6. Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas

7. Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam

pembagian peralatan kerja;

8. Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan

keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa

kerugian, diantaranya adalah :

1. Para karyawan lebih sulit untuk fokus

dalam melakukan pekerjaannya;

2. Suasana kerja berpotensi gaduh dan

bising karena masing-masing orang bisa

ngobrol dan bersenda gurau;

3. Batas kedudukan antara pimpinan dan

bawahan tidak jelas;

4. Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin

karena masing-masing orang dapat

memantau pekerjaan orang lain;

5. Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi

jika banyak tumpukan berkas yang tidak

ditata dengan baik.

3. TATA RUANG KANTOR BERHIAS/BERPANORAMA (LANDSCAPE

OFFICES)

Tata ruang kantor berhias

adalah ruang kerja yang dihiasi oleh

berbagai elemen hias untuk

mempercantik ruangan kantor.

Beberapa elemen hias ini bisa berupa

tanaman hidup, tanaman sintetis,

maupun bahan dekorasi lain seperti

kain, sterofoam, gabus dan lain

sebagainya.

Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam

bentuk seperti lingkunganoutdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat

pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan

kerja yang lebih nyaman dan segar.

15

Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor

ini adalah :

4. TATA RUANG KANTOR GABUNGAN

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari

gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka,

dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan

karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas

mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi

unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk

menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

1. Cahaya.

Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar

dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai,

karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit

membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak

ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan

yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai

harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.

Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu.

Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam ruangan.

1. Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai

lebih betah dalam kantor;

2. Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf

dalam bekerja;

3. Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;

4. Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan

pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

1. Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat

dekorasinya;

2. Biaya pemeliharaan cukup tinggi;

3. Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang

sesuai harapan.

E.4 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata

Ruang

16

Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam

suatu kantor. Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 :

Cahaya langsung

Cahaya ini memancar lansung dari sumbernya ke permukaan meja. Bila

menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat tajam. Bayangan yang

ditimbulakannya sangat jelas. Cahaya ini menimbulkan kelelahan pada mata. Jadi

penerangan lampu cahaya langsung sebetulnya tidak baik untuk digunakan.

Cahaya setengah langsung

Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui

tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna

seperti susu. Cahaya tersebar keseluruh ruangan sehingga

tidak begitu tajam tetapi cahaya tetap langsung jatuh ke

permukaan meja sehingga memantul kearah mata pekerja.

Hal ini kurang memuaskan tetapi lebih baik dari pada cahaya

langsung.

Cahaya setengah tak langsung

Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit

dan dinding ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya

ini sudah cukup baik dari pada cahaya setengah langsung.

Sifat bayang-banyangnya sudah tidak begitu tajam.

Cahaya tak langsung

Penerangan lampu terbaik adalah cahaya tak langsung. Sifat cahaya ini

sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan pada mata. Karena cahaya ini

tersebar keseluruh ruangan dan tidak menimbulkan bayangan .

Menurut Borden dan Diemer (2001), ada parameter yang dapat digunakan mengukur

efktivitas pencahayaan di kantor:

Visibilitty Pegawai harus dapat melihat dengan

nyaman dan jelas

Fokus Pencahayaan harus dapat membuat pegawai

memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas

yang diembennya dengan membuat pegawai

memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas

yang diembannya dengan membuat terang tempat

kerja utama pegawai, di sisi lain menguragi intesitas

cahaya pada area yang tidak berhubungan dengan

pekerjaannya. Pengaturan ini diharapkan dapat

menjadikan pegawai lebih fokus pada pekerjaannya.

17

Image Bagaimana mevisualisasikan sebuah temapt kerja di benak karyawan

secara tepat? Kita dapat membedakan pengaturan cahaya di kantor perusahan

besar dengan kantor yang menempati ruko, atau tempat kerja direktur dengan

tempat kerja supervisor. Dengan intensitas cahaya akan membuat kesan yang

berbeda bagi pegawai.

Beberapa saran dari Donovan-Wringht (2002) akan membantu dalam mendesain

sistem pencahayaan pada area sekitar layar monitor, antara lain:

Mengurangi silau dengan mengurangi jumlah

cahaya lampu atau cahya alami mengenai

layar monitor.

Menggunakan layar monitor yang dapat

diubah posisinya, sehingga bila cahaya

myang mengenai layar monitor dianggap

terlalu berlebihan dan mengakibatkan silau

pegawai akan menyesuaikannya dengan

mengeser layar monitor.

Menyesuaikan tingkat kontras dan terang pada layar monitor untuk meminimalkan

silau.

Menggunakan layar untuk mengurangi jumlah cahaya pada layar monitor.

Meminimalkan jumlah cahaya langsung yang mengarah ke bawah dan

memaskimalkan jumlah cahaya tidak langsung pada area komputer.

Menggunakan layar datar (misalnya: LCD) dari layar cembung.

2. $Warna

Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang

penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai. Khususnya

warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan

memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan alat alat

lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai

akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan

mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang

berlebihan. Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu:merah,

kuning dan biru.

18

3. Udara

Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga

kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga

dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila

tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat

produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi

dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi

dan pada beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan

membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung

perusahaan dapat diminimalkan . Udara untuk AC di

ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang

dibuat yaitu :

4. Suara

Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja

pegawai, hendaknya dipaerhatikan letak alat alat kantor.

Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat

menimbulkan emosi

Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan

syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira

Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan,

keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi

ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Menurut penelitian warna-

warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu : 88% warna putih

88% campuran warna putih dan hijau 83 % warna abu-abu 81 % warna gading

Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya

pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan

ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan

merupakan produktivitas diperlukan warna putih.

Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas

angin

Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan

kerja

Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

19

Usaha lain yang dapat dijalankan

dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah

pada langit langit atau dindingnya dipakai

lapisan penyerap suara. Lapisan ini seperti

karton tebal dan permukaannya lobang–

lobang. Cara lain untuk mengurangi

kegaduhan misalnya mesin mesin tik

dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk

pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik

kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan

demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh

suara mesin tik atau menggangu pegawai lain

yang sedang bekerja.

Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus

membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga tidak boleh

didenganr pegawai sekelilingnya.

Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah

efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti

bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf

dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja. Perpindahan Kantor Suatu

ruang kantor sebaiknya tidak merupakan suatu benda mati yang tidak dapat

diubah lagi. Apabila suatu saat nanti suatu tata ruang ternyata masih dapat

diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu–ragu untuk menyempurnakan.

Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap tata ruang kantor,

misalnya setiap tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan

mengenai kantor / organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu saat terjadi

perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap kantor itu, peninjauan kembali

merupakan keharusan. Hal–hal yang umumnya mengharuskan perpidahan kantor

ialah :

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata

ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi tempat kerja

a. penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan

b. penambahan atau penggatian perabot kantor atau alat alat kerja lainnya

c. perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan

d. penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan

yang bersangkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya

E.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang kantor

20

yang tugasnya menghasilkan sutau barang, namun dengan penyesuaian seperlunya

dapat dijadikan sebagai dasar bagi tata runag kantor. Asas-asas tersebut antara lain:

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang

yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu

pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam menyusun

tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan

sejauh mungkin.

Asas mengenai jarak terpendek

Asas mengenai rangkaian kerja

Suatu tata rung kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan

alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian

pekerjaan kantor yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas

mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat

ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini

suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai

selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hali ini tidak berarti bahwa jalan

yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu

harus selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa

garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.

Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Tata ruang yang terbaik ialah yangmempergunakan sepenuhnya

semua ruang yang ada. Ruan gitu tidak hanya yang berupa luas lantai

saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun

ke bawah. Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak

terpakai.

Asas mengenai perubahan susunan tempat

kerja Tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun

kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang

besar.

21

Prinsip Tata Ruang Kantor

a) Pekerjaan harus mengalir terus menerus

sedapat mungkin dalam garis lurus.

b) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi

sama dan yang berhubungan harus ditempatkan

secara berdekatan untuk mengurangi

pemborosan waktu.

c) Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga

dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan

penyampaian surat-surat dalam jarak yang

pendek.

d) Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan

pegawai yang menggunakannya.

e) Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama

dalam sebuah ruangan.

f) Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang

terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g) Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan

dibagian depan.

h) Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela

dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i) Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun

tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

a. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk,

jendela dan pilar gedung.

Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan)

Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan

fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik

penataan meja kerja.

Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor

dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat

memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

C.6 Merancang Tata Ruang Kantor

22

b. Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

Meja-meja kerja disusun menurut garis

lurus menghadap ke jurusan yang sama

atau dengan pola susunan yang saling

bertolak belakang atau dengan posisi

beradu punggung.

Pada tata ruang yang terbuka atau relatif

besar, susunan meja-meja dapat terdiri

atas beberapa baris.

Diantara baris meja dan blok suatu baris

dengan blok baris lainnya perlu

disediakan jarak untuk lalu lintas

personil, atasan, maupun orang lain yang

sedang mendapat layanan.

Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan

lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang

menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan

personil.

Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung

terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak

mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan

jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan

dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising)

ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang

memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi

Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan

ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya

Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari

dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.

Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi

ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke

tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga

Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat

rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri

Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan

tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk

keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari

pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

23

c. Area Khusus Yang Harus Diperhatikan Dalam Merencanakan Layout

Perkantoran

Beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout

perkantoran, yaitu :

Reception area.

Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan

kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan

pertama yang baik akan berdampak positif dengan

meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan

sedikit banyak akan berpengaruh pada kinerja

perusahaan..Pegawai sebagai pelanggan internal

perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor

sehingga produktivitas meningkat, sementara pelanggan

akan meningkat kepuasannya karena ruang yang

representative.

Ruang konferensi.

Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa

ini karena penggunaan tim kerja yang semakin

meningkat akan membutuhkan tempat diskusi

atau rapat yang representatif. Kondisi ini

sejalan dengan makin mahalnya biaya

penyediaan ruang kantor sehingga

keberadaanya ruang ini dapat dioptimalkan,

apalagi jika perusahaan menggunakan kantor

yang menggunakan konsep ruang kantor

terbuka.

Ruang computer.

Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara

cermat karena harus benar-benar terlindung dari

bahaya kebakaran dan menjaga agar hardwere serta

software yang dibeli aman serta dapat bermanfaat

sebagaimana mestinya.. dengan perkembangan

teknologi yang sangat cepat proyeksi kebutuhan akan

computer dan peralatan lain yang berhubungan juga

patut diperhatikan.

Ruang persuratan

Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih

menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu sebaiknya

ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu gedung,

bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor. Umumnya terdiri dari tiga area :

24

a. Area penerimaan, dimana surat akan

diterima, dicatat dan diteruskan pada area

seleksi.

b. Area seleksi, di mana surat dipilih dan

siap untuk didistribusikan kepada pihak

yang dituju.

c. Area surat keluar, di mana surat keluar

biasanya distempel, diberi nomor, dan

sebagainya sebelum dikirim ke pihak

luar.

Ruang panggandaan.

Ruang ini biasanya dipakai untuk

layanan fotokopy dan printer dengan

kecepatan tinggi. Sebaiknya terletak di tempat

yang bias diakses oleh mayoritas pengguna

layanan ini.

Area pusat penyimpanan.

Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam

mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di

pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah

mengaksesnya.

25

F. RANGKUMAN

Tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap

peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat

alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini

akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Adapun faktor – faktor

yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain : cahaya, warna, udara, dan suara.

Secara umum bentuk tata ruang kantor dibagi menajadi tiga (3). Tata ruang

kantor terbuka merupakan tata ruang kantor yang dipisah-pisahkan tetapi semua

aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka. Tata ruang kantor tertutup

adalah tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar.

Sedangkan tata ruang kantor gabungan adalah kombinasi antara tata ruang terbuka dan

tertutup.

Ada empat (4) asas pokok tata ruang kantor. Asas mengenai jarak pendek

merupakan asas yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh

jarak yang sependek mungkin. Asas mengenai rangkaian kerja merupakan asas yang

menempatkan para pegawai dan alat –alat kantor menurut rangkaian yang sejalan

dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas mengenai

penggunaan segenap ruang merupakan asas yang mempergunakan sepenuhnya semua

ruang yang ada. Sedangkan asas mengenai perubahan susunan tempat kerja merupakan

asas yang menerapakan perubahan pada ruang kerja dengan tidak terlampau sukar atau

tidak memakan biaya yang besar.

Beberapa prinsip tata ruang kantor diantaranya pekerjaan harus mengalir terus

menerus sedapat mungkin dalam garis lurus, pergunakan meja dan kursi dengan ukuran

yang sama dalam sebuah ruangan, kesatuan yang banyak berhubungan dengan

masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, hendaknya tempat arsip-arsip kantor

berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas, dan

meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

Penataan tata ruang kantor yang baik, semuanya tidak terlepas dari tujuan pokok

menata ruang kantor yaitu untuk menciptakan penyempurnaan kemampuan atau daya

menghasilkan atau juga kemampuan memberi keuntungan, pengendalian tata laksana

dan pemeliharaan ruangan, di samping sekaligus mengakui perlunya untuk

meningkatkan semangat kerja para pegawai.

26

I. Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang tepat !

1. Tata ruang kantor menurut The Liang Gie adalah ...

a. penggunaan ruang secara efektif

serta mampu memberikan kepuasan

kepada pegawai terhadap pekerjaan

yang dilakukan, maupun

memberikan kesan yang mendalam

bagi pegawainya

b. pengaturan ruang kantor beserta

alat-alat dan perabotan kantor

c. penentuan kebutuhan ruang dan

penggunaannya secara terperinci

d. penyusunan alat dan perlengkapan pada luas ruang yang tersedia

e. penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang

memberikan kepuasan bekerja bagi para pegawainya

2. Tata ruang kantor adalah susunan perlengkapan dan peralatan dalam lantai

yang luas. Itu adalah pengertian tata ruang menurut ...

a. The Liang Gie

b. George R. Terry

c. Ida Nuraini

d. Littlefield, Frank M. Rachel and Donald L. Caruth

e. Quible

3. Salah satu manfaat tata ruang kantor adalah ...

a. menghambat pekerjaan

b. mencegah pekerjaan menjadi banyak

c. menjamin kelancaran proses pekerjaan

d. menambah pekerjaan

e. mengurangi pekerjaan

4. Dalam menyusun tata ruang kantor ada tujuan harus dicapai. Salah satunya

adalah ...

a. membuat kantor menjadi lebih sukses

b. rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar

c. dalam melaksanakan pekerjaan, proses pelaksanaannya dapat

dilakukan selama mungkin

d. karyawan menjadi lebih rajin

e. kantor tersebut bangkrut

G. LATIHAN SOAL

27

5. Pada dasarnya asas pokok tata ruang kantor yang baik ada ...

a.

b. 6

c. 5

d. 4

e. 3

f. 2

6. Asas-asas pokok tersebut adalah, kecuali ...

a. asas jarak terpendek

b. asas keahlian

c. asas rangkaian kerja

d. asas integrasi kegiatan

e. asas perubahan susunan tempat kerja

7. Asas jarak terpendek adalah ...

a. proses keberangkatan pegawai tidak jauh

b. waktu untuk para pegawai bekerja pendek

c. proses yang memungkinkan penyelesaian suatu pekerjaan menempuh

jarak sependek-pendeknya

d. proses pekerjaan lebih panjang

e. jarak antara rumah pimpinan dan kantor dekat

8. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menyiapkan tata ruang kantor

adalah ...

a. jenis pekerjaan

b. sifat pekerjaan

c. hasil pekerjaan

d. pimpinannya

e. pegawainya

9. Dalam tata ruang kantor yang baik, pada tengah

ruangan terdapat lorong utama yang lebarnya

adalah ...

a. 240 cm

b. 180 cm

c. 120 cm

d. 90 cm

e. 60 cm

10. Sadangkan lorong-lorong lainnya selebar ...

a. 80 cm

b. 60 cm

28

c. 45 cm

d. 30 cm

e. 15 cm

11. Untuk ruang seluas 5×5 m (25 m²) dapat

dipakai oleh pegawai maksimum ...

a. 7 orang

b. 10 orang

c. 12 orang

d. 15 orang

e. 17 orang

12. Apabila ada seorang tenaga ahli dan sifat pekerjaannya benar-benar

membutuhkan ruang tersendiri, maka dapat dibuatkan kantor pribadi

berukuran ...

a. 2,5 × 3,6 m (9 m²)

b. 2 × 3 m (6 m²)

c. 2 × 5 m (10 m²)

d. 3 × 5 m (15 m²)

e. 4 × 5 m (20 m²)

13. Berikut adalah beberapa macam tata ruang kantor,

kecuali ...

a. tata ruang kantor berkamar

b. tata ruang kantor terbuka

c. tata ruang kantor berhias

d. tata ruang kantor campuran

e. tata ruang kantor bersilang

14. Bahasa Inggris dari tata ruang kantor berhias

adalah ...

a. cubicle type officea

b. open plan offices

c. close plan offices

d. landscape offices

e. sea offices

15. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah ...

a. kerja sama lebih terjamin

b. kerja lebih sedikit

c. konsentrasi kerja lebih terjamin

d. para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

e. mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna ,dan

dekorasi

29

16. Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah ...

a. pekerjaan menjadi lebih sulit

b. pekerjaan bertambah banyak

c. kemungkinan akan terjadi kegaduhan

atau kebisingan

d. komunikasi langsung antar pegawai

tidak dapat lancar, sehingga

kesempatan untuk mengadakan

komunikasi menjadi berkurang

e. biaya pemeliharaan tinggi

17. Keuntungan tata ruang kantor terbuka adalah ...

a. kerja sama lebih terjamin

b. konsentrasi lebih terjamin

c. mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna, dan

dekorasi

d. para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

e. kerja lebih sedikit

18. Kerugian tata ruang kantor terbuka adalah ...

a. komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat

lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan

komunikasi menjadi berkurang

b. kemungkinan akan terjadi kegaduhan dan

kebisingan

c. biaya pemeliharaan tinggi

d. pekerjaan menjadi lebih sulit

e. pekerjaan bertambah banyak

19. Keuntungan tata ruang kantor berhias

adalah ...

a. para pegawai akan merasa nyaman

dan betah bekerja

b. mudah dalam pengawasan,

pengaturan cahaya, udara warna,

dan dekorasi

c. konsentrasi lebih terjamin

d. kerja sama lebih terjamin

e. kerja lebih sedikit

20. Kerugian tata ruang kantor berhias adalah ...

a. pekerjaan menjadi lebih sulit

30

b. biaya pemeliharaan tinggi

c. kemungkinan terjadi kegaduhan atau kebisingan

d. komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga untuk

mengadakan komunikasi menjadi berkurang

e. pekerjaan bertambah banyak

II. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar dan tepat !

1. Jelaskan pengertian tata ruang kantor menurut beberapa ahli !

2. Apa saja manfaat yang didapat dari tata ruang kantor ?

3. Sebutkan keuntungan dan kerugian dari tata ruang kantor terbuka !

4. Sebutkan area yang harus dperhatikan dalam menyusun tata ruang kantor !

5. Jelaskan apa yang dimaksud asas jangka terpendek dalam tata ruang kantor !

31

I. PILIHAN GANDA

II. ESSAY

1. Pengertian Tata Ruang Kantor Menurut para Ahli

Menurut George Terry menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan

mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara

terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis

dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja

perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).

Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat

dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada

luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Soedjadi (1990) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan layout ialah

pengaturan dan penataan yang setepat-tepatnya letak mesin,

perlengkapan, dan perabotan kantor di mana ruang dan lantai kerja yang

tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang

sebaik-baiknya.

2. Manfaat Tata Ruang Kantor

Mencegah penghamburan tenaga dan waktu

para pegawai karena berjalan bolak-balik yang

seharusnya tidak perlu.

Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang

bersangkutan.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu

dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak–banyaknya.

Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui

suatu bagian tertentu.

H. KUNCI JAWABAN

1. E 6. D 11. E 16. D

2. D 7. C 12. A 17. C

3. C 8. B 13. E 18. B

4. B 9. C 14. D 19. A

5. C 10.A 15. C 20. B

32

3. Keuntungan Dan Kerugian Dari Tata Ruang Kantor Terbuka

Keuntungan Kerugian

1. Pimpinan lebih mudah melakukan

pengawasan terhadap kinerja

masing-masing karyawan;

2. Mempermudah pengaturan cahaya

karena dalam satu ruang tidak

membutuhkan penerangan yang

banyak sebagaimana tata ruang

kantor tertutup;

3. Sirkulasi udara bisa lebih baik dan

dapat diatur dengan mudah karena

tidak terlalu banyak sekat maupun

tembok permanen;

4. Dekorasi kantor bisa dibuat dengan

mudah karena tidak terlalu banyak

pernak-pernik yang dibutuhkan;

5. Lebih fleksibel jika suatu saat

dibutuhkan perubahan tata ruang;

6. Komunikasi antar karyawan bisa

lebih mudah karena tidak ada

pembatas

7. Dapat dilakukan penyeragaman

kerja dan mempermudah dalam

pembagian peralatan kerja;

8. Lebih menghemat biaya, dan lain-

lain.

1. Para karyawan lebih sulit untuk

fokus dalam melakukan

pekerjaannya;

2. Suasana kerja berpotensi gaduh

dan bising karena masing-

masing orang bisa ngobrol dan

bersenda gurau;

3. Batas kedudukan antara

pimpinan dan bawahan tidak

jelas;

4. Kerahasiaan pekerjaan tidak

terjamin karena masing-masing

orang dapat memantau

pekerjaan orang lain;

5. Kondisi kantor bisa terlihat

kurang rapi jika banyak

tumpukan berkas yang tidak

ditata dengan baik.

4. Area Yang Harus Dperhatikan Dalam

Menyusun Tata Ruang Kantor

Reception area, Ruang konferensi, Ruang computer,

Ruang persuratan Ruang panggandaan dan Area

pusat penyimpanan.

5. Asas Jangka Terpendek Dalam Tata Ruang Kantor

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang

terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan

menempuhjarak yang sependek-pendeknya.Dalam menyusun tempat kerja dan

menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

33

I. PILIHAN GANDA

Jawaban benar Skor 1

Jawaban salah Skor 0

Total Skor = Jawaban benar x 1

= 20 x 1

= 20

II. SOAL ESSAY

Rubrik Penskoran

No. Jawaban Kriteria Skor

1. Menurut George Terry menyatakan

“Tata ruang kantor adalah penentuan

mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam

penggunaan ruang secara terperinci dari

ruang ini untuk menyiapkan suatu

susunan yang praktis dari faktor-faktor

fisik yang dianggap perlu bagi

pelaksanaan kerja perkantoran dengan

biaya yang layak” (1988:200).

Menurut Littlefield dan Peterson

menyatakan “Tata ruang kantor dapat

dirumuskan sebagai penyusunan

perabotan dan alat perlengkapan pada

luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Soedjadi (1990) mengatakan bahwa

yang dimaksud dengan layout ialah

pengaturan dan penataan yang setepat-

tepatnya letak mesin, perlengkapan, dan

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

4

3

2

1

I. PETUNJUK PENILAIAN

34

perabotan kantor di mana ruang dan

lantai kerja yang tersedia demi

menjamin adanya tempat dan

keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya.

2. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu

para pegawai karena berjalan bolak-balik yang

seharusnya tidak perlu.

Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang

bersangkutan.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara

efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat

dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak–

banyaknya.

Mencegah para pegawai di bagian lain

terganggu oleh publik yang akan menemui

suatu bagian tertentu.

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

4

3

2

1

3. A. Keuntungan

Pimpinan lebih mudah melakukan

pengawasan terhadap kinerja masing-

masing karyawan;

Mempermudah pengaturan cahaya

karena dalam satu ruang tidak

membutuhkan penerangan yang banyak

sebagaimana tata ruang kantor tertutup;

Sirkulasi udara bisa lebih baik dan

dapat diatur dengan mudah karena tidak

terlalu banyak sekat maupun tembok

permanen;

Dekorasi kantor bisa dibuat dengan

mudah karena tidak terlalu banyak

pernak-pernik yang dibutuhkan;

Lebih fleksibel jika suatu saat

dibutuhkan perubahan tata ruang;

Komunikasi antar karyawan bisa lebih

mudah karena tidak ada pembatas

Dapat dilakukan penyeragaman kerja

dan mempermudah dalam pembagian

peralatan kerja;

Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

B. Kerugian

Para karyawan lebih sulit untuk fokus

dalam melakukan pekerjaannya;

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

4

3

2

1

35

Suasana kerja berpotensi gaduh dan

bising karena masing-masing orang bisa

ngobrol dan bersenda gurau;

Batas kedudukan antara pimpinan dan

bawahan tidak jelas;

Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin

karena masing-masing orang dapat

memantau pekerjaan orang lain;

Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi

jika banyak tumpukan berkas yang

tidak ditata dengan baik.

4. Reception area, Ruang konferensi, Ruang

computer, Ruang persuratan Ruang

panggandaan dan Area pusat penyimpanan.

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

4

3

2

1

5. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang

khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah

yang memungkinkan proses penyelesaian suatu

pekerjaan menempuhjarak yang sependek-

pendeknya.Dalam menyusun tempat kerja dan

menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini

dijalankan sejauh mungkin.

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

4

3

2

1

Skor maksimal soal essay

Nomor 1 : 4

Nomor 2 : 4

Nomor 3 : 4

Nomor 4 : 4

Nomor 5 : 4

Total skor = 4 x 5

= 20

𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 = 20 + 20 × 10

4

SKOR KESELURUHAN

= 10

36

DAFTAR PUSTAKA

http://mediatataruang.com/empat-macam-tata-ruang-kantor-baik/

http://rahmah-daniar-n4hy.blogspot.com/2014/05/tata-ruang-kantor-pengertian-

tujuan.html?m=1

http://ephastikoz.blogspot.com/2010/05/tata-ruang-kantor-dan-lingkungan-

fisik.htm

http://buahsirsak.blogspot.com/2009/11/lingkungan-kantor.html

http://anisfatwa.blogspot.com/2014/04/materi-tentang-tata-ruang-

kantor.html?m=1

http://senaap16.blogspot.com/2017/02/contoh-makalah-tata-ruang-

kantor.html?m=1