LEARNING UNIT QU-3.4 2008-v01 Terjemahan · Development Programme) ASPI ... Isi makalah ini boleh...

LEAR UNIT 1

Tanggung Jawab Manajemen

Unit

Pembelajaran

QU-3.4

Modul 4, Semester Tiga

Pengembangan Mutu & Pendekatannya

PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A – S E ME S TE R 3

UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 2

ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

Pusat Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia)

Edisi pertama, 2008

Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP (Entrepreneurial Skills Development Programme) ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belanda.

Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italia)

PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU.

SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA

UNIT PEMBELAJARAN 4 Tanggung Jawab Manajemen

Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)

Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut.

Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.

Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut. Dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.

DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)

International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO

Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy

Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111

Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842

E-mail: [email protected]

Diterjemahkan oleh

Dindin Suleman

Sinta A Majid




UNIT PEMBELAJARAN QU-3.4


Tujuan khusus pembelajaran

1 Pendahuluan

2 Tanggung jawab manajemen

2.1 Komitmen Manajemen

2.2 Kebijakan mutu, hirarki dokumen

2.3 Tinjauan Manajemen

2.4 Tanggung Jawab, kewenangan, komunikasi

3 Daftar Tugas

Bibliography and webography




Tujuan Khusus Pembelajaran

Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:

• Menentukan rentang tanggung jawab manajemen untuk komitmen jangka

panjang;

• Menjelaskan pentingnya panduan Mutu dan Kebijakan Mutu untuk

organisasi;

• Menentukan sasaran mutu dan tujuan bisnis yang tergambar dalam

persyaratan pelanggan ;

• Membangun saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen

Mutu ke seluruh bagian organisasi




1 Pendahuluan

Di unit-unit pembelajaran sebelumnya, saudara telah mempelajari apa Pendekatan

Proses itu dan khususnya subjek pertama ISO, persyaratan dokumentasi. Standar

ISO 9001:2000 menjabarkan tanggung jawab manajemen dalam membangun dan

mempertahankan Sistem Manajemen Mutu organisasi.

Persyaratan disini bukanlah sesuatu yang bersifat ekstensif atau menuntut,

melainkan sesuatu yang sangat penting.

ISO 9001 memberi penekanan khusus pada partisipasi pihak manajemen dalam

program mutu. Manajemen diharapkan bisa berfungsi sebagai rekan utama dalam

penggunaan, perubahan, dan keberhasilan program tersebut. Bahkan, keterlibatan

ini merupakan bagian besar dari proses audit ISO 19011. Pihak manajemen harus

menunjukkan keterlibatan langsung dan aktif dalam program mutu.

Manajemen menunjukkan komitmen jangka panjangnya pada Sistem Manajemen

Mutu dengan menyusun panduan Mutu, Kebijakan Mutu dan mengkomunikasi

kan pentingnya kedua hal ini bagi organisasi.

Pihak manajemen menyusun tujuan/sasaran mutu dan menentukan kinerja

Sistem Manajemen Mutunya untuk secara khusus menangani kebutuhan pelanggan

yang tergambar dalam persyaratan pelanggan dan menentukan Kebijakan Mutu

untuk merefleksikan misi organisasi serta menyesuaikannya dengan sasaran mutu

yang telah ada. Manajemen kemudian mengkomunikasikan kebijakan ini ke

seluruh bagian organisasi, mempertahankan relevansi dan keberlangsungannya.

Pihak manajemen menentukan tujuan bisnis dan sasaran mutu yang harus

ditangani oleh Sistem Manajemen Mutu, kemudian secara aktif mengkoordinasikan

penentuan proses dan menyusun prosedur Sistem Manajemen Mutu dan juga

Panduan Mutu.

Pihak manajemen menentukan stakeholder Sistem Manajemen Mutu, dengan

menunjuk wakil manajemen untuk memantau penggunaannya, membangun

saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu ini ke seluruh

bagian organisasi.




Secara berkala, manajemen meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu dan melaku-

kan analisa input dan outputnya yang akan mengindikasikan seberapa bagus

kinerja sistem tersebut pada organisasi.




2 Komitmen Manajemen

Baca bab 5 Tanggung Jawab Manajemen dari buku ISO untuk SME

dan Intepretasi ISO. Berikut ini saudarabisa melihat persyaratan demi

persyaratan tiap unit yang diatas. Lalu, akan ada penjelasan yang

diikuti oleh latihan pembelajaran dan tugas pembelajaran.

Manajemen harus mampu memberikan bukti komitmennya pada penyusunan dan

implementasi sistem manajemen mutu serta terus meningkatkan efektifitasnya

dengan:

• mengkomunikasikan kepada seluruh bagian organisasi, bagaimana pentingnya

memenuhi kehendak pelanggan serta pentingnya persyaratan peraturan dan

perundangan,

• menentukan kebijakan mutu,

• memastikan bahwa sasaran mutu telah dibuat,

• melaksanakan tinjauan manajemen, dan

• memastikan ketersediaan sumber daya.

Istilah manajemen disini berarti keseluruhan manajemen, mulai dari level

eksekutif sampai manajer pelaksana. Dan kata ‘komitmen’ berarti komitmen penuh

dan nyata. Komitmen dengan K kapital.

Standar SMM ISO 9001:2000 menentukan lima persyaratan yang dibutuhkan untuk

menunjukkan dan mempertahankan komitmen pada program mutu sepanjang

program tersebut dijalankan.

Tanggung jawab manajemen menurut ISO 9001 terbagi menjadi lima bidang.

• Yang pertama adalah menentukan sasaran mutu organisasi.

• Kedua, menentukan Kebijakan Mutu organisasi.

• Ketiga, mengkomunikasikan pentingnya kebijakan dan program tersebut.

• Keempat, menyediakan sumber daya yang cukup.




• Kelima, melakukan tinjauan manajemen secara berkala atas program

tersebut.

Fokus pada pelanggan

Pihak manajemen tingkat atas harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan

telah ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan

pelanggan .

Keberhasilan organisasi tergantung pada pemahaman, pemenuhan dan antisipasi

atas persyaratan pelanggan . Agar bisa memenuhi kebutuhan khusus pelanggan

secara sistematis, dibutuhkan sebuah organisasi yang berfokus pada pelanggan .

Persyaratan baru ini memastikan bahwa di semua lapisan organisasi, kepuasan

pelangganmenjadi prioritas utama. Pihak manajemen tingkat atas harus

memastikan bahwa persyaratan (keinginan) pelanggan dipahami dan dipenuhi.

Kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan

Tiap organisasi pasti memiliki pihak-pihak yang berkepentingan, semuanya pasti

memiliki kebutuhan dan harapan. Pihak-pihak yang berkepentingan dalam sebuah

organisasi mencakup:

ISO 9001:2000

Menentukan

sasaran mutu

Mengkomuni-

kasikan

kesesuaian

Menyediakan

sumber daya

Menentukan

kebijakan mutu


Melaksanakan

tinjauan

manajemen




• Pelanggan dan pengguna akhir

• Orang-orang dalam organisasi tersebut

• Pemilik/investor (misalnya para stakeholder, orang atau kelompok, yang

mencakup sektor publik, yang memiliki kepentingan tersendiri dalam

organisasi tersebut)

• Penyedia (pemasok) dan rekan kerja

• Masyarakat dalam artian komunitas dan publik yang merasakan dampak

organisasi tersebut atau produknya

Keberhasilan organisasi tergantung pada pemahaman dan pemenuhan kebutuhan

(saat ini dan dimasa depan) serta harapan pelanggan dan calon pelanggan serta

pada pengguna akhir, juga tergantung pada pemahaman dan pertimbangan

kebutuhan dan harapan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Untuk memahami dan memenuhi kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang

berkepentingan, sebuah organisasi harus:

• Menentukan pihak-pihak yang berkepentingan dan mempertahankan tanggap

an yang seimbang atas kebutuhan dan harapan mereka.

• Menterjemahkan kebutuhan dan harapan tersebut menjadi persyaratan

• Mengkomunikasikan persyaratan tersebut ke seluruh bagian organisasi

• Memfokuskan diri pada perbaikan proses untuk memastikan nilai yang bisa

digunakan oleh para pihak yang berkepentingan tersebut

Untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dan pengguna akhir, sebuah

organisasi harus:

• Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan, termasuk kebutuhan dan

harapan para calon pelanggan

• Menentukan karakteristik-karakteristik produk utama

• Mengenali dan menilai persaingan di pasarnya

• Mengenali peluang, kelemahan dan kelebihan kompetitif pasar

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS1/5

“FOKUS PADA PELANGGAN ” yang bisa saudaratemukan di

Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti




2.1 Kebijakan Mutu, hirarki dokumen

Salah satu komponen utama komitmen manajemen terhadap Sistem Manajemen

Mutunya adalah membuat Kebijakan Mutu. Manajemen harus memastikan bahwa

kebijakan mutu:

• memang tepat untuk tujuan organisasi tersebut

• mencakup komitmen untuk menyesuaikan dengan persyaratan dan terus

meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu,

• memberikan kerangka kerja untuk menyusun dan mengkaji sasaran mutu,

• dikomunikasikan dan dipahami dengan baik di seluruh bagian organisasi, dan

• dikaji untuk memastikan kesesuaian terus menerus

Kebijakan mutu memberikan pandangan tentang maksud dan inti manajemen mutu

organisasi anda. Kebijakan mutu memberikan arahan pada organisasi tersebut.

Kebijakan mutu juga menjadi kerangka kerja untuk menentukan dan mencapai

sasaran mutu. Kebijakan mutu ini merupakan perangkat untuk mengarahkan dan

meningkatkan sistem manajemen mutu dan berada dibawah tanggung jawab

langsung dewan direksi perusahaan. Pihak manajemen tingkat atas harus

menyusun sebuah pernyataan kebijakan tertulis yang jelas tentang mutu barang

dan jasa yang diproduksi.

Sasaran mutu

Pihak manajemen tingkat atas harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk

tujuan yang harus memenuhi persyaratan produk, dibuat pada berbagai fungsi dan

level yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus bisa diukur dan harus

sesuai dengan kebijakan mutu.

Penyusunan sasaran mutu menunjukkan apa yang menjadi tujuan organisasi dalam

jangka waktu tertentu. Sasaran mutu difokuskan untuk meningkatkan pemenuhan

persyaratan mutu oleh organisasi tersebut.

Menterjemahkan dan menjalankan sasaran mutu ke semua fungsi organisasi yang

relevan disebut ‘deployment atau penerapan’. Penentuan dan penjelasan

eksplisit sasaran mutu untuk tiap fungsi organisasi (mulai dari Dewan direksi

sampai ke bagian penjualan) memastikan bahwa tiap orang mengetahui apa yang

harus dilakukannya untuk memenuhi persyaratan mutu.




Sekarang kerjakan Tugas QU3.4-AS2/5 “SASARAN MUTU”

yang bisa saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit

Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan

yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Perencanan sistem manajemen mutu

Merencanakan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001 adalah salah satu

tanggung jawab utama manajemen. Sebenarnya, dalam semua program mutu atau

sistem manajemen proses, perencanaan selalu menjadi bagian penting.

Manajemen harus memastikan bahwa:

• perencanan sistem manajemen mutu dilaksanakan untuk memenuhi

persyaratan dan sasaran mutu, dan

• kesatuan sistem manajemen mutu tetap dipertahankan saat perubahan sistem

manajemen mutu direncanaka dan diimplementasikan.

Untuk mencapai sasaran mutu, harus dibuat perencanaan untuk menspesifikasi

proses-proses yang ada dan sumber daya-sumber daya Sistem Manajemen

Mutunya. Tujuan-sasaran mutu dibuat secara rinci untuk memperjelas siapa, apa,

kapan harus melakukan pencapaian tujuan tersebut. Tiap kali ada perubahan dalam

organisasi tersebut (misalnya pembuatan produk baru, reorganisasi atau

penggabungan) atau dalam sistem manajemen mutu, Dewan direksi harus

memastikan, lewat perencanaan mutu, bahwa sistem manajemen mutu akan terus

berfungsi dengan baik.

Masalah yang muncul adalah, di dunia nyata, para manajer tidak memisahkan

kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menjalankan usaha dengan efektif

dengan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk tujuan yang pasti. Sistem

manajemen perlu dipandang sebagai sarana yang bisa digunakan oleh organisasi

tersebut untuk mencapai tujuan dan misinya. Dalam hal ini, seri ISO 9000:2000

adalah perubahan arahan yang nyata.

ISO versi 1994 menghasilkan persepsi bahwa standar seperti itu mengharuskan

organisasi memberitahukan apa yang mereka lakukan, melakukan apa yang

mereka beritahukan dan membuktikannya. Jika organisasi tersebut bisa

membuktikan kesesuaian antara apa yang dilakukan dengan yang dikatakan,




terlepas dari apapun hasil yang dicapainya, organisasi tersebut dianugerahi

sertifikat.

Perubahan ke sistem dinamis

ISO 9001:2000 adalah perubahan arahan yang nyata yang menempatkan sistem

tersebut dalam hubungan yang sangat berbeda. Misinya adalah arah keseluruhan

yang dijalani oleh organisasi dan sistem adalah adalah alat untuk mengantarkan

organisasi tersebut kesana. Jelas sistem ini bukan sekedar serangkaian dokumen,

melainkan sekumpulan proses. Proses adalah cara pengaturan sumber daya,

informasi, tugas, dan perilaku agar bisa memberikan hasil.

Proses-proses perlu diatur dengan efektif agar bisa memberikan hasil yang

diinginkan. Peran manajemen dalam menangani proses sangat besar dan terdiri

dari karakteristik-karakteristik berikut:

• Manajemen memiliki tujuan dan sasaran mutu yang dinyatakan dengan jelas

• Proses-proses dirancang untuk mencapai sasaran mutu melalui tugas-tugas

yang menggunakan sumber daya manusia yang mampu, sumber daya fisik

dan finansial, serta informasi,

• Output dari proses, efisiensi dan efektifitas diukur dan terus dikaji serta

ditingkatkan.

MISI

HASIL

PERMINTAAN PENGIRIMAN

KESESUAIAN KINERJA PERUBAHAN

PIHAK-PIHAK

BERKEPENTINGAN

SISTEM

MANAJEMEN




Fokus pada cara organisasi mencapai tujuannya melalui serangkaian proses yang

saling terkait juga membawa perubahan mendasar dalam pendekatan yang

digunakan manajemen terhadap tanggung jawab.

2.2 Tanggung jawab, kewenangan, komunikasi

Manajemen harus memastikan bahwa tanggung jawab dan kewenangan telah

ditentukan dan dikomunikasikan dengan baik dalam organisasi tersebut.

Konsep tanggung jawab, kewenangan dan komunikasi adalah hal yang penting bagi

keberhasilan pelaksanaan dan implementasi program mutu. Untuk mendukung hal

ini, Standar SMM ISO 9001:2000 menspesifikasi tiga persyaratan:

• Para stakeholder diidentifikasi.

• Para perwakilan manajemen ditunjuk.

• Saluran-saluran komunikasi dibangun.


TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN yang bisa

saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.

Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait

dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Mengidentifikasi para stakeholder

Semua Sistem Manajemen Mutu memiliki para stakeholder.

Stakeholder biasanya diartikan sebagai orang yang akan mengambil peran aktif

dalam eksekusi sistem mutu atau orang yang akan merasakan dampak signifikan

dari pengunaannya. Stakeholder ini bisa berupa orang yang memiliki sebuah

proses, orang yang kegiatannya mempengaruhi sebuah proses, atau orang yang

harus berinteraksi dengan sebuah atau sekumpulan proses.

Mengidentifikasi para stakeholder ini penting karena dua alasan:

• Pertama, hal ini membuat orang-orang yang terkait bisa mengetahui peran

mereka dalam penggunaan dan pengaturan Sistem Manajemen Mutu.




• Kedua, identifikasi ini bisa membantu dalam menyusun dasar untuk

menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem

tersebut dengan baik.

Wakil manajemen

Pihak manajemen tingkat atas harus menunjuk anggota manajemen yang terlepas

dari tanggung jawab lainnya, harus memegang tanggung jawab dan kewenangan

yang mencakup

• memberi kepastian bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem

manajemen mutu telah ditentukan, diimplementasikan dan dipertahankan,

• memberi laporan pada pihak manajemen tingkat atas tentang kinerja sistem

manajemen mutu dan kebutuhan akan perbaikan, dan

• memberi kepastian penyebaran kesadaran akan persyaratan pelanggan di

seluruh bagian organisasi.

Wakilan manajemen dan para stakeholder yang telah diidentifikasi harus bekerja

sebagai tim untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu di seluruh bagian

organisasi dengan cara yang terkoordinir.

Komunikasi internal

Pihak manajemen harus memastikan bahwa proses

komunikasi yang tepat telah terbangun dalam organisasi

tersebut. Mereka juga harus memastikan bahwa

komunikasi tersebut berlangsung karena komunikasi

tersebut terkait dengan efektifitas sistem manajemen

mutu.

Saluran-saluran komunikasi ini ditentukan agar para

stakeholder bisa membuat pihak manajemen memperhati

kan ide-ide dan isu-isu yang terkait dengan penggunaan Sistem Manajemen

Komunikasi. Saluran-saluran komunikasi ini juga ditentukan untuk menjabarkan

bagaimana manajemen bisa mengkomunikasikan perubahan, revisi, atau tambahan

yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu kepada para stakeholder. Dengan

rencana komunikasi yang efektif, ketegangan bisa dihindari dengan baik. Cara yang




paling efektif adalah dengan membuat jalur dua arah, dengan akses terbuka untuk

siapa saja dan mendorong partisipasi.

Kegiatan-kegiatan komunikasi mencakup, antara lain:

• Komunikasi yang dipimpin oleh manajemen dalam berbagai bidang kerja

• Rapat tim dan rapat lainnya

• Papan pengumuman, jurnal/majalah perusahaan

• Media audio-visual dan media elektronik, seperti email dan situs web


“KOMUNIKASI INTERNAL” yang bisa saudaratemukan di Bagian

Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti

2.3 Tinjauan manajemen

Output

PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

SECARA TERUS MENERUS

Konsumen

(dan pihak-

pihak lain

yang terkait)

Persyaratan

Konsumen

(dan pihak-

pihak lain

yang terkait)

Kepuasan

Realisasi Produk

Tanggung jawab

Manajemen

Manajemen Sumberdaya

Pengukuran Analisis,

Perbaikan

Produk

Input




Manajemen harus mengkaji sistem manajemen mutu organisasi, dengan interval

waktu yang terencana, untuk memastikan kesesuaiannya, kelayakannya dan

efektifitasnya. Tinjauan ini harus mencakup penilaian peluang perbaikan dan

kebutuhan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan

mutu dan sasaran mutu. Catatan dari tinjauan manajemen harus disimpan.

Sistem Manajemen Mutu harus dikaji secara berkala (minimal setahun sekali).

Tujuan tinjauan ini adalah untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu

tersebut tetap sesuai, layak dan efektif. Bukan hanya lingkaran umpan balik di

dalam Sistem Manajemen Mutu tersebut yang penting, tapi perbaikan Sistem

Manajemen Mutu itu sendiri juga menjadi perhatian utama. Dari hasil Tinjauan

Manajemen ini, kebijakan manajemen dan tujuannya bisa dikembangkan lebih

jauh.

Input tinjauan

Input untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang:

• hasil audit,

• umpan balik pelanggan,

• kesesuaian kinerja proses dengan produk,

• status tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan,

• tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang mungkin

mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan

• usulan perbaikan

Untuk menilai fungsi sistem manajemen mutu secara menyeluruh dan sistematis,

ada persyaratan input.

Output tinjauan

Output tinjauan manajemen harus mencakup semua keputusan dan tindakan

yang terkait dengan:

• peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu dan prosesnya,

• perbaikan produk terkait dengan persyaratan pelanggan, dan

• kebutuhan sumber daya.

Dengan memperluas tinjauan manajemen sampai melebihi verifikasi sistem

manajemen mutu, output dari tinjauan manajemen bisa digunakan oleh pihak

manajemen tingkat atas sebagai input untuk proses perbaikan. Jadwal tinjauan




harus memfasilitasi waktu penyediaan data dalam konteks perencanaan strategis

organisasi. Output-output terpilih harus dikomunikasikan untuk menunjukkan pada

orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut bagaimana proses tinjauan

manajemen memunculkan tujuan baru yang akan menguntungkan organisasi

secara keseluruhan.

Output-output tambahan untuk meningkatkan efisiensi:

• Tujuan kinerja untuk produk dan proses

• Tujuan peningkatan kinerja

• Pujian untuk kesesuaian struktur dan sumber daya

• Strategi dan inisiatif untuk pemasaran, produk, dan kepuasan pelanggan

• Pencegahan kerugian dan rencara mitigasi untuk bahaya yang telah diketahui

• Informasi tentang perencanaan strategis untuk kebutuhan di masa depan

Catatan yang Diharuskan

ISO 9000 mengharuskan organisasi membuat dan menyimpan catatan tinjauan

manajemennya. Catatan-catatan ini bisa dijadikan bukti untuk berbagai keperluan.

Salah satu bentuk umum adalah menyimpan notulensi rapat dari rapat tinjauan .

(Catatan lain yang biasanya berasal dari persyaratan ini adalah Kebijakan Mutu,

tapi catatan ini biasanya dianggap bagian dari Panduan Mutu).

Contoh:

• Catatan dari tinjauan -tinjauan Sistem Manajemen Mutu

• Laporan hasil audit Sistem Manajemen Mutu

• Umpan balik (masukan) dari pelanggan

• Penilaian kinerja proses

• Status tindakan perbaikan

• Catatan tentang penilaian perbaikan

• Analisis perbaikan produk





“PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS” yang bisa

saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.

Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait

dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Baca handout “KODE ETIK” yang bisa

saudaratmukan di Bagian handout untuk Semester 3

dan kerjakan Tugas terkait “MENGAPA KODE ETIK”

yang terlampir.




3 DAFTAR TUGAS

Judul Tugas Perkiraan Waktu Pembelajaran

QU 3-4. AS 1/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “FOKUS PADA PELANGGAN ”

30’

QU 3-4. AS 2/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “SASARAN MUTU”

30’

QU 3-4. AS 3/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN”

40’

QU 3-4. AS 4/5 LEARNING ASSIGNEMENT “KOMUNIKASI INTERNAL”

30’

QU 3-4 AS 5/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS”

30’




QU3-4 AS 1/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “FOKUS PADA PELANGGAN ”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

Tujuan pembelajaran: mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan untuk memenuhinya dan mencapai kepuasan pelanggan

Latihan pembelajaran

Diskusikan secara berkelompok: Bagaimana saudarabisa mengetahui bahwa sebuah perusahaan berfokus pada kebutuhan pelanggan ?

Apa yang dilakukan oleh sekolah saudarauntuk memenuhi kebutuhan peserta didik /masyarakat/organisasi?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Bagaimana saudaramengamati apa yang dibutuhkan atau disyaratkan oleh pelanggan ? (beri 5 contoh metode penelitian)

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Bisakah saudaramemberi contoh persyaratan peserta didik yang dibiayai oleh sekolah?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU3-4 AS 2/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “SASARAN MUTU”


Tujuan pembelajaran: menentukan dan menyusun konteks pentingnya sasaran mutu bagi organisasi


Tugas kelompok: Apa saja sasaran mutu sekolah anda? (Cari di, misalnya, Panduan Mutu sekolah dan beri 5 sampai 10 contoh). Menurut anda, apakah tujuan-tujuan tersebut bisa diukur? Jelaskan.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Tugas kelompok: Dalam buku ISO untuk SME ada tiga contoh yang diberikan tentang cara pencapaian sasaran mutu (halaman 58). Bisakah saudaramemberikan 3 contoh juga?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU3-4 AS 3/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG”


Tujuan pembelajaran: mengenali fungsi dan peran serta tanggung jawab terkait berdasarkan persyaratan kerja.


Tanyakan pada guru saudaraapa peran dan tanggung jawabnya?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Tugas kelompok: buat deskripsi kerja untuk pekerjaan berikut:

• Guru

• Pelayan

• Koki

Gunakan elemen-elemen berikut dalam deskripsi kerja anda: proses kerja utama, garis komunikasi, interaksi dengan orang lain, tanggung jawab, tempat dalam diagram organisasi (hirarki).

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU3-4 AS 4/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “KOMUNIKASI INTERNAL”


Tujuan pembelajaran: mengenali pentingnya komunikasi internal untuk memenuhi

kebijakan mutu


Bagaimana komunikasi di sekolah saudaraberlangsung?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Kerjakan berkelompok: bagaimana saudaraakan mengatur komunikasi di sekolah anda? Media apa yang akan saudarapakai? Menggunakan berbagai sudut pandang: sampaikan informasi pada guru, peserta didik, staf, personel lain, orang tua. Pikirkan: apakah jadwal ajar di kelas saudarapasti? Apa yang terjadi jika guru saudarasakit (tidak bisa masuk kelas)?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU3-4 AS 5/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS”


Tujuan pembelajaran: memahami peran dan fungsi hirarki dalam organisasi

Latihan pembelajaran:

Apa definisi saudarauntuk pihak manajemen (tingkat atas)?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Bagaimana saudaramenilai komitmen pihak manajemen pada Mutu di sekolah anda? Beri contoh

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




4 BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY

Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.

ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality

press, Milwaukee, Wisconsin.

Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.

McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.

Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard

fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.

Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland.

Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.

KAM –management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft.

Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft.

Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).

Kluwer, Deventer.

Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice

oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.

Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,

Deventer.

Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.

Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-

management 4.

Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard

fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.




Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft.

Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-

management 4.

Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,

Deventer.

Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).

Kluwer, Deventer.

Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.

KAM –management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft.

McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.

Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.

Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland.

ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality

press, Milwaukee, Wisconsin.

Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.

Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice

oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.

Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.

LEARNING UNIT QU-3.4 2008-v01 Terjemahan · Development Programme) ASPI ... Isi makalah ini boleh...

Documents

Transcript of LEARNING UNIT QU-3.4 2008-v01 Terjemahan · Development Programme) ASPI ... Isi makalah ini boleh...