Learning Unit Qu-3.4 2008-V01 Terjemahan

download Learning Unit Qu-3.4 2008-V01 Terjemahan

of 26

description

grhfh

Transcript of Learning Unit Qu-3.4 2008-V01 Terjemahan

  • LEAR UNIT 1

    Tanggung Jawab Manajemen

    Unit

    Pembelajaran

    QU-3.4

    Modul 4, Semester Tiga

    Pengembangan Mutu & Pendekatannya

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 2

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Pusat Pelatihan Internasional ILO Turin (Italia)

    Edisi pertama, 2008

    Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP (Entrepreneurial Skills Development Programme) ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belanda.

    Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 10127 Turin (Italia)

    PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU.

    SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA

    UNIT PEMBELAJARAN 4 Tanggung Jawab Manajemen

    Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)

    Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut.

    Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.

    Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut. Dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.

    DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)

    International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO

    Viale Maestri del Lavoro, 10 10127 Turin, Italy

    Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111

    Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842

    E-mail: [email protected]

    Diterjemahkan oleh

    Dindin Suleman

    Sinta A Majid

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 3

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    UNIT PEMBELAJARAN QU-3.4

    Tanggung Jawab Manajemen

    Tujuan khusus pembelajaran

    1 Pendahuluan

    2 Tanggung jawab manajemen

    2.1 Komitmen Manajemen

    2.2 Kebijakan mutu, hirarki dokumen

    2.3 Tinjauan Manajemen

    2.4 Tanggung Jawab, kewenangan, komunikasi

    3 Daftar Tugas

    Bibliography and webography

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 4

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Tujuan Khusus Pembelajaran

    Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:

    Menentukan rentang tanggung jawab manajemen untuk komitmen jangka panjang;

    Menjelaskan pentingnya panduan Mutu dan Kebijakan Mutu untuk organisasi;

    Menentukan sasaran mutu dan tujuan bisnis yang tergambar dalam persyaratan pelanggan ;

    Membangun saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu ke seluruh bagian organisasi

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 5

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    1 Pendahuluan

    Di unit-unit pembelajaran sebelumnya, saudara telah mempelajari apa Pendekatan

    Proses itu dan khususnya subjek pertama ISO, persyaratan dokumentasi. Standar

    ISO 9001:2000 menjabarkan tanggung jawab manajemen dalam membangun dan

    mempertahankan Sistem Manajemen Mutu organisasi.

    Persyaratan disini bukanlah sesuatu yang bersifat ekstensif atau menuntut,

    melainkan sesuatu yang sangat penting.

    ISO 9001 memberi penekanan khusus pada partisipasi pihak manajemen dalam

    program mutu. Manajemen diharapkan bisa berfungsi sebagai rekan utama dalam

    penggunaan, perubahan, dan keberhasilan program tersebut. Bahkan, keterlibatan

    ini merupakan bagian besar dari proses audit ISO 19011. Pihak manajemen harus

    menunjukkan keterlibatan langsung dan aktif dalam program mutu.

    Manajemen menunjukkan komitmen jangka panjangnya pada Sistem Manajemen

    Mutu dengan menyusun panduan Mutu, Kebijakan Mutu dan mengkomunikasi

    kan pentingnya kedua hal ini bagi organisasi.

    Pihak manajemen menyusun tujuan/sasaran mutu dan menentukan kinerja

    Sistem Manajemen Mutunya untuk secara khusus menangani kebutuhan pelanggan

    yang tergambar dalam persyaratan pelanggan dan menentukan Kebijakan Mutu

    untuk merefleksikan misi organisasi serta menyesuaikannya dengan sasaran mutu

    yang telah ada. Manajemen kemudian mengkomunikasikan kebijakan ini ke

    seluruh bagian organisasi, mempertahankan relevansi dan keberlangsungannya.

    Pihak manajemen menentukan tujuan bisnis dan sasaran mutu yang harus

    ditangani oleh Sistem Manajemen Mutu, kemudian secara aktif mengkoordinasikan

    penentuan proses dan menyusun prosedur Sistem Manajemen Mutu dan juga

    Panduan Mutu.

    Pihak manajemen menentukan stakeholder Sistem Manajemen Mutu, dengan

    menunjuk wakil manajemen untuk memantau penggunaannya, membangun

    saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu ini ke seluruh

    bagian organisasi.

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 6

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Secara berkala, manajemen meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu dan melaku-

    kan analisa input dan outputnya yang akan mengindikasikan seberapa bagus

    kinerja sistem tersebut pada organisasi.

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 7

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    2 Komitmen Manajemen

    Baca bab 5 Tanggung Jawab Manajemen dari buku ISO untuk SME

    dan Intepretasi ISO. Berikut ini saudarabisa melihat persyaratan demi

    persyaratan tiap unit yang diatas. Lalu, akan ada penjelasan yang

    diikuti oleh latihan pembelajaran dan tugas pembelajaran.

    Manajemen harus mampu memberikan bukti komitmennya pada penyusunan dan

    implementasi sistem manajemen mutu serta terus meningkatkan efektifitasnya

    dengan:

    mengkomunikasikan kepada seluruh bagian organisasi, bagaimana pentingnya memenuhi kehendak pelanggan serta pentingnya persyaratan peraturan dan

    perundangan,

    menentukan kebijakan mutu, memastikan bahwa sasaran mutu telah dibuat, melaksanakan tinjauan manajemen, dan memastikan ketersediaan sumber daya.

    Istilah manajemen disini berarti keseluruhan manajemen, mulai dari level

    eksekutif sampai manajer pelaksana. Dan kata komitmen berarti komitmen penuh

    dan nyata. Komitmen dengan K kapital.

    Standar SMM ISO 9001:2000 menentukan lima persyaratan yang dibutuhkan untuk

    menunjukkan dan mempertahankan komitmen pada program mutu sepanjang

    program tersebut dijalankan.

    Tanggung jawab manajemen menurut ISO 9001 terbagi menjadi lima bidang.

    Yang pertama adalah menentukan sasaran mutu organisasi. Kedua, menentukan Kebijakan Mutu organisasi. Ketiga, mengkomunikasikan pentingnya kebijakan dan program tersebut. Keempat, menyediakan sumber daya yang cukup.

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 8

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Kelima, melakukan tinjauan manajemen secara berkala atas program tersebut.

    Fokus pada pelanggan

    Pihak manajemen tingkat atas harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan

    telah ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan

    pelanggan .

    Keberhasilan organisasi tergantung pada pemahaman, pemenuhan dan antisipasi

    atas persyaratan pelanggan . Agar bisa memenuhi kebutuhan khusus pelanggan

    secara sistematis, dibutuhkan sebuah organisasi yang berfokus pada pelanggan .

    Persyaratan baru ini memastikan bahwa di semua lapisan organisasi, kepuasan

    pelangganmenjadi prioritas utama. Pihak manajemen tingkat atas harus

    memastikan bahwa persyaratan (keinginan) pelanggan dipahami dan dipenuhi.

    Kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan

    Tiap organisasi pasti memiliki pihak-pihak yang berkepentingan, semuanya pasti

    memiliki kebutuhan dan harapan. Pihak-pihak yang berkepentingan dalam sebuah

    organisasi mencakup:

    ISO 9001:2000

    Menentukan

    sasaran mutu

    Mengkomuni-

    kasikan

    kesesuaian

    Menyediakan

    sumber daya

    Menentukan

    kebijakan mutu

    Tanggung Jawab Manajemen

    Melaksanakan

    tinjauan

    manajemen

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 9

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Pelanggan dan pengguna akhir Orang-orang dalam organisasi tersebut Pemilik/investor (misalnya para stakeholder, orang atau kelompok, yang

    mencakup sektor publik, yang memiliki kepentingan tersendiri dalam

    organisasi tersebut)

    Penyedia (pemasok) dan rekan kerja Masyarakat dalam artian komunitas dan publik yang merasakan dampak

    organisasi tersebut atau produknya

    Keberhasilan organisasi tergantung pada pemahaman dan pemenuhan kebutuhan

    (saat ini dan dimasa depan) serta harapan pelanggan dan calon pelanggan serta

    pada pengguna akhir, juga tergantung pada pemahaman dan pertimbangan

    kebutuhan dan harapan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

    Untuk memahami dan memenuhi kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang

    berkepentingan, sebuah organisasi harus:

    Menentukan pihak-pihak yang berkepentingan dan mempertahankan tanggap an yang seimbang atas kebutuhan dan harapan mereka.

    Menterjemahkan kebutuhan dan harapan tersebut menjadi persyaratan Mengkomunikasikan persyaratan tersebut ke seluruh bagian organisasi Memfokuskan diri pada perbaikan proses untuk memastikan nilai yang bisa

    digunakan oleh para pihak yang berkepentingan tersebut

    Untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dan pengguna akhir, sebuah

    organisasi harus:

    Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan, termasuk kebutuhan dan harapan para calon pelanggan

    Menentukan karakteristik-karakteristik produk utama Mengenali dan menilai persaingan di pasarnya Mengenali peluang, kelemahan dan kelebihan kompetitif pasar

    Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS1/5

    FOKUS PADA PELANGGAN yang bisa saudaratemukan di

    Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

    mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal

    Pembelajaran dan Portofolio Bukti

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 10

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    2.1 Kebijakan Mutu, hirarki dokumen

    Salah satu komponen utama komitmen manajemen terhadap Sistem Manajemen

    Mutunya adalah membuat Kebijakan Mutu. Manajemen harus memastikan bahwa

    kebijakan mutu:

    memang tepat untuk tujuan organisasi tersebut mencakup komitmen untuk menyesuaikan dengan persyaratan dan terus

    meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu,

    memberikan kerangka kerja untuk menyusun dan mengkaji sasaran mutu, dikomunikasikan dan dipahami dengan baik di seluruh bagian organisasi, dan dikaji untuk memastikan kesesuaian terus menerus

    Kebijakan mutu memberikan pandangan tentang maksud dan inti manajemen mutu

    organisasi anda. Kebijakan mutu memberikan arahan pada organisasi tersebut.

    Kebijakan mutu juga menjadi kerangka kerja untuk menentukan dan mencapai

    sasaran mutu. Kebijakan mutu ini merupakan perangkat untuk mengarahkan dan

    meningkatkan sistem manajemen mutu dan berada dibawah tanggung jawab

    langsung dewan direksi perusahaan. Pihak manajemen tingkat atas harus

    menyusun sebuah pernyataan kebijakan tertulis yang jelas tentang mutu barang

    dan jasa yang diproduksi.

    Sasaran mutu

    Pihak manajemen tingkat atas harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk

    tujuan yang harus memenuhi persyaratan produk, dibuat pada berbagai fungsi dan

    level yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus bisa diukur dan harus

    sesuai dengan kebijakan mutu.

    Penyusunan sasaran mutu menunjukkan apa yang menjadi tujuan organisasi dalam

    jangka waktu tertentu. Sasaran mutu difokuskan untuk meningkatkan pemenuhan

    persyaratan mutu oleh organisasi tersebut.

    Menterjemahkan dan menjalankan sasaran mutu ke semua fungsi organisasi yang

    relevan disebut deployment atau penerapan. Penentuan dan penjelasan

    eksplisit sasaran mutu untuk tiap fungsi organisasi (mulai dari Dewan direksi

    sampai ke bagian penjualan) memastikan bahwa tiap orang mengetahui apa yang

    harus dilakukannya untuk memenuhi persyaratan mutu.

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 11

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Sekarang kerjakan Tugas QU3.4-AS2/5 SASARAN MUTU

    yang bisa saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit

    Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan

    yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

    Perencanan sistem manajemen mutu

    Merencanakan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001 adalah salah satu

    tanggung jawab utama manajemen. Sebenarnya, dalam semua program mutu atau

    sistem manajemen proses, perencanaan selalu menjadi bagian penting.

    Manajemen harus memastikan bahwa:

    perencanan sistem manajemen mutu dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan dan sasaran mutu, dan

    kesatuan sistem manajemen mutu tetap dipertahankan saat perubahan sistem manajemen mutu direncanaka dan diimplementasikan.

    Untuk mencapai sasaran mutu, harus dibuat perencanaan untuk menspesifikasi

    proses-proses yang ada dan sumber daya-sumber daya Sistem Manajemen

    Mutunya. Tujuan-sasaran mutu dibuat secara rinci untuk memperjelas siapa, apa,

    kapan harus melakukan pencapaian tujuan tersebut. Tiap kali ada perubahan dalam

    organisasi tersebut (misalnya pembuatan produk baru, reorganisasi atau

    penggabungan) atau dalam sistem manajemen mutu, Dewan direksi harus

    memastikan, lewat perencanaan mutu, bahwa sistem manajemen mutu akan terus

    berfungsi dengan baik.

    Masalah yang muncul adalah, di dunia nyata, para manajer tidak memisahkan

    kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menjalankan usaha dengan efektif

    dengan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk tujuan yang pasti. Sistem

    manajemen perlu dipandang sebagai sarana yang bisa digunakan oleh organisasi

    tersebut untuk mencapai tujuan dan misinya. Dalam hal ini, seri ISO 9000:2000

    adalah perubahan arahan yang nyata.

    ISO versi 1994 menghasilkan persepsi bahwa standar seperti itu mengharuskan

    organisasi memberitahukan apa yang mereka lakukan, melakukan apa yang

    mereka beritahukan dan membuktikannya. Jika organisasi tersebut bisa

    membuktikan kesesuaian antara apa yang dilakukan dengan yang dikatakan,

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 12

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    terlepas dari apapun hasil yang dicapainya, organisasi tersebut dianugerahi

    sertifikat.

    Perubahan ke sistem dinamis

    ISO 9001:2000 adalah perubahan arahan yang nyata yang menempatkan sistem

    tersebut dalam hubungan yang sangat berbeda. Misinya adalah arah keseluruhan

    yang dijalani oleh organisasi dan sistem adalah adalah alat untuk mengantarkan

    organisasi tersebut kesana. Jelas sistem ini bukan sekedar serangkaian dokumen,

    melainkan sekumpulan proses. Proses adalah cara pengaturan sumber daya,

    informasi, tugas, dan perilaku agar bisa memberikan hasil.

    Proses-proses perlu diatur dengan efektif agar bisa memberikan hasil yang

    diinginkan. Peran manajemen dalam menangani proses sangat besar dan terdiri

    dari karakteristik-karakteristik berikut:

    Manajemen memiliki tujuan dan sasaran mutu yang dinyatakan dengan jelas Proses-proses dirancang untuk mencapai sasaran mutu melalui tugas-tugas

    yang menggunakan sumber daya manusia yang mampu, sumber daya fisik

    dan finansial, serta informasi,

    Output dari proses, efisiensi dan efektifitas diukur dan terus dikaji serta ditingkatkan.

    MISI

    HASIL

    PERMINTAAN PENGIRIMAN

    KESESUAIAN KINERJA PERUBAHAN

    PIHAK-PIHAK

    BERKEPENTINGAN

    SISTEM

    MANAJEMEN

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 13

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Fokus pada cara organisasi mencapai tujuannya melalui serangkaian proses yang

    saling terkait juga membawa perubahan mendasar dalam pendekatan yang

    digunakan manajemen terhadap tanggung jawab.

    2.2 Tanggung jawab, kewenangan, komunikasi

    Manajemen harus memastikan bahwa tanggung jawab dan kewenangan telah

    ditentukan dan dikomunikasikan dengan baik dalam organisasi tersebut.

    Konsep tanggung jawab, kewenangan dan komunikasi adalah hal yang penting bagi

    keberhasilan pelaksanaan dan implementasi program mutu. Untuk mendukung hal

    ini, Standar SMM ISO 9001:2000 menspesifikasi tiga persyaratan:

    Para stakeholder diidentifikasi. Para perwakilan manajemen ditunjuk. Saluran-saluran komunikasi dibangun.

    Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS3/5

    TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN yang bisa

    saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.

    Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait

    dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

    Mengidentifikasi para stakeholder

    Semua Sistem Manajemen Mutu memiliki para stakeholder.

    Stakeholder biasanya diartikan sebagai orang yang akan mengambil peran aktif

    dalam eksekusi sistem mutu atau orang yang akan merasakan dampak signifikan

    dari pengunaannya. Stakeholder ini bisa berupa orang yang memiliki sebuah

    proses, orang yang kegiatannya mempengaruhi sebuah proses, atau orang yang

    harus berinteraksi dengan sebuah atau sekumpulan proses.

    Mengidentifikasi para stakeholder ini penting karena dua alasan:

    Pertama, hal ini membuat orang-orang yang terkait bisa mengetahui peran mereka dalam penggunaan dan pengaturan Sistem Manajemen Mutu.

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 14

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Kedua, identifikasi ini bisa membantu dalam menyusun dasar untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem

    tersebut dengan baik.

    Wakil manajemen

    Pihak manajemen tingkat atas harus menunjuk anggota manajemen yang terlepas

    dari tanggung jawab lainnya, harus memegang tanggung jawab dan kewenangan

    yang mencakup

    memberi kepastian bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu telah ditentukan, diimplementasikan dan dipertahankan,

    memberi laporan pada pihak manajemen tingkat atas tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan akan perbaikan, dan

    memberi kepastian penyebaran kesadaran akan persyaratan pelanggan di seluruh bagian organisasi.

    Wakilan manajemen dan para stakeholder yang telah diidentifikasi harus bekerja

    sebagai tim untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu di seluruh bagian

    organisasi dengan cara yang terkoordinir.

    Komunikasi internal

    Pihak manajemen harus memastikan bahwa proses

    komunikasi yang tepat telah terbangun dalam organisasi

    tersebut. Mereka juga harus memastikan bahwa

    komunikasi tersebut berlangsung karena komunikasi

    tersebut terkait dengan efektifitas sistem manajemen

    mutu.

    Saluran-saluran komunikasi ini ditentukan agar para

    stakeholder bisa membuat pihak manajemen memperhati

    kan ide-ide dan isu-isu yang terkait dengan penggunaan Sistem Manajemen

    Komunikasi. Saluran-saluran komunikasi ini juga ditentukan untuk menjabarkan

    bagaimana manajemen bisa mengkomunikasikan perubahan, revisi, atau tambahan

    yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu kepada para stakeholder. Dengan

    rencana komunikasi yang efektif, ketegangan bisa dihindari dengan baik. Cara yang

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 15

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    paling efektif adalah dengan membuat jalur dua arah, dengan akses terbuka untuk

    siapa saja dan mendorong partisipasi.

    Kegiatan-kegiatan komunikasi mencakup, antara lain:

    Komunikasi yang dipimpin oleh manajemen dalam berbagai bidang kerja Rapat tim dan rapat lainnya Papan pengumuman, jurnal/majalah perusahaan Media audio-visual dan media elektronik, seperti email dan situs web

    Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS4/5

    KOMUNIKASI INTERNAL yang bisa saudaratemukan di Bagian

    Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

    mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal

    Pembelajaran dan Portofolio Bukti

    2.3 Tinjauan manajemen

    Output

    PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

    SECARA TERUS MENERUS

    Konsumen

    (dan pihak-

    pihak lain

    yang terkait)

    Persyaratan

    Konsumen

    (dan pihak-

    pihak lain

    yang terkait)

    Kepuasan

    Realisasi Produk

    Tanggung jawab

    Manajemen

    Manajemen Sumberdaya

    Pengukuran Analisis,

    Perbaikan

    Produk

    Input

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 16

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Manajemen harus mengkaji sistem manajemen mutu organisasi, dengan interval

    waktu yang terencana, untuk memastikan kesesuaiannya, kelayakannya dan

    efektifitasnya. Tinjauan ini harus mencakup penilaian peluang perbaikan dan

    kebutuhan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan

    mutu dan sasaran mutu. Catatan dari tinjauan manajemen harus disimpan.

    Sistem Manajemen Mutu harus dikaji secara berkala (minimal setahun sekali).

    Tujuan tinjauan ini adalah untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu

    tersebut tetap sesuai, layak dan efektif. Bukan hanya lingkaran umpan balik di

    dalam Sistem Manajemen Mutu tersebut yang penting, tapi perbaikan Sistem

    Manajemen Mutu itu sendiri juga menjadi perhatian utama. Dari hasil Tinjauan

    Manajemen ini, kebijakan manajemen dan tujuannya bisa dikembangkan lebih

    jauh.

    Input tinjauan

    Input untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang:

    hasil audit, umpan balik pelanggan, kesesuaian kinerja proses dengan produk, status tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang mungkin

    mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan

    usulan perbaikan Untuk menilai fungsi sistem manajemen mutu secara menyeluruh dan sistematis,

    ada persyaratan input.

    Output tinjauan

    Output tinjauan manajemen harus mencakup semua keputusan dan tindakan

    yang terkait dengan:

    peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk terkait dengan persyaratan pelanggan, dan kebutuhan sumber daya.

    Dengan memperluas tinjauan manajemen sampai melebihi verifikasi sistem

    manajemen mutu, output dari tinjauan manajemen bisa digunakan oleh pihak

    manajemen tingkat atas sebagai input untuk proses perbaikan. Jadwal tinjauan

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 17

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    harus memfasilitasi waktu penyediaan data dalam konteks perencanaan strategis

    organisasi. Output-output terpilih harus dikomunikasikan untuk menunjukkan pada

    orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut bagaimana proses tinjauan

    manajemen memunculkan tujuan baru yang akan menguntungkan organisasi

    secara keseluruhan.

    Output-output tambahan untuk meningkatkan efisiensi:

    Tujuan kinerja untuk produk dan proses Tujuan peningkatan kinerja Pujian untuk kesesuaian struktur dan sumber daya Strategi dan inisiatif untuk pemasaran, produk, dan kepuasan pelanggan Pencegahan kerugian dan rencara mitigasi untuk bahaya yang telah diketahui Informasi tentang perencanaan strategis untuk kebutuhan di masa depan

    Catatan yang Diharuskan

    ISO 9000 mengharuskan organisasi membuat dan menyimpan catatan tinjauan

    manajemennya. Catatan-catatan ini bisa dijadikan bukti untuk berbagai keperluan.

    Salah satu bentuk umum adalah menyimpan notulensi rapat dari rapat tinjauan .

    (Catatan lain yang biasanya berasal dari persyaratan ini adalah Kebijakan Mutu,

    tapi catatan ini biasanya dianggap bagian dari Panduan Mutu).

    Contoh:

    Catatan dari tinjauan -tinjauan Sistem Manajemen Mutu Laporan hasil audit Sistem Manajemen Mutu Umpan balik (masukan) dari pelanggan Penilaian kinerja proses Status tindakan perbaikan Catatan tentang penilaian perbaikan Analisis perbaikan produk

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 18

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS5/5

    PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS yang bisa

    saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.

    Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait

    dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

    Baca handout KODE ETIK yang bisa

    saudaratmukan di Bagian handout untuk Semester 3

    dan kerjakan Tugas terkait MENGAPA KODE ETIK

    yang terlampir.

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 19

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    3 DAFTAR TUGAS

    Judul Tugas Perkiraan Waktu Pembelajaran

    QU 3-4. AS 1/5 LATIHAN PEMBELAJARAN FOKUS PADA PELANGGAN

    30

    QU 3-4. AS 2/5 LATIHAN PEMBELAJARAN SASARAN MUTU

    30

    QU 3-4. AS 3/5 LATIHAN PEMBELAJARAN TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN

    40

    QU 3-4. AS 4/5 LEARNING ASSIGNEMENT KOMUNIKASI INTERNAL

    30

    QU 3-4 AS 5/5 LATIHAN PEMBELAJARAN PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS

    30

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 20

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    QU3-4 AS 1/5 LATIHAN PEMBELAJARAN FOKUS PADA PELANGGAN

    PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

    Tujuan pembelajaran: mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan untuk memenuhinya dan mencapai kepuasan pelanggan

    Latihan pembelajaran

    Diskusikan secara berkelompok: Bagaimana saudarabisa mengetahui bahwa sebuah perusahaan berfokus pada kebutuhan pelanggan ?

    Apa yang dilakukan oleh sekolah saudarauntuk memenuhi kebutuhan peserta didik /masyarakat/organisasi?

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Bagaimana saudaramengamati apa yang dibutuhkan atau disyaratkan oleh pelanggan ? (beri 5 contoh metode penelitian)

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Bisakah saudaramemberi contoh persyaratan peserta didik yang dibiayai oleh sekolah?

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 21

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    QU3-4 AS 2/5 LATIHAN PEMBELAJARAN SASARAN MUTU

    PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

    Tujuan pembelajaran: menentukan dan menyusun konteks pentingnya sasaran mutu bagi organisasi

    Latihan pembelajaran

    Tugas kelompok: Apa saja sasaran mutu sekolah anda? (Cari di, misalnya, Panduan Mutu sekolah dan beri 5 sampai 10 contoh). Menurut anda, apakah tujuan-tujuan tersebut bisa diukur? Jelaskan.

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Tugas kelompok: Dalam buku ISO untuk SME ada tiga contoh yang diberikan tentang cara pencapaian sasaran mutu (halaman 58). Bisakah saudaramemberikan 3 contoh juga?

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Catatan

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 22

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    QU3-4 AS 3/5 LATIHAN PEMBELAJARAN TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

    PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 40 MENIT

    Tujuan pembelajaran: mengenali fungsi dan peran serta tanggung jawab terkait berdasarkan persyaratan kerja.

    Latihan pembelajaran

    Tanyakan pada guru saudaraapa peran dan tanggung jawabnya?

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Tugas kelompok: buat deskripsi kerja untuk pekerjaan berikut:

    Guru Pelayan Koki Gunakan elemen-elemen berikut dalam deskripsi kerja anda: proses kerja utama, garis komunikasi, interaksi dengan orang lain, tanggung jawab, tempat dalam diagram organisasi (hirarki).

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Catatan

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 23

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    QU3-4 AS 4/5 LATIHAN PEMBELAJARAN KOMUNIKASI INTERNAL

    PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

    Tujuan pembelajaran: mengenali pentingnya komunikasi internal untuk memenuhi

    kebijakan mutu

    Latihan pembelajaran

    Bagaimana komunikasi di sekolah saudaraberlangsung?

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Kerjakan berkelompok: bagaimana saudaraakan mengatur komunikasi di sekolah anda? Media apa yang akan saudarapakai? Menggunakan berbagai sudut pandang: sampaikan informasi pada guru, peserta didik, staf, personel lain, orang tua. Pikirkan: apakah jadwal ajar di kelas saudarapasti? Apa yang terjadi jika guru saudarasakit (tidak bisa masuk kelas)?

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Catatan

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 24

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    QU3-4 AS 5/5 LATIHAN PEMBELAJARAN PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS

    PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

    Tujuan pembelajaran: memahami peran dan fungsi hirarki dalam organisasi

    Latihan pembelajaran:

    Apa definisi saudarauntuk pihak manajemen (tingkat atas)?

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Bagaimana saudaramenilai komitmen pihak manajemen pada Mutu di sekolah anda? Beri contoh

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    Catatan

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

    ...............................................................................................................

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 25

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    4 BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY

    Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.

    ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality

    press, Milwaukee, Wisconsin.

    Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.

    McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.

    Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard

    fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.

    Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland.

    Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.

    KAM management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft.

    Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM management, 3, Delft.

    Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).

    Kluwer, Deventer.

    Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice

    oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.

    Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,

    Deventer.

    Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.

    Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-

    management 4.

    Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard

    fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.

  • PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3

    UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 26

    ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008

    Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM management, 3, Delft.

    Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-

    management 4.

    Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,

    Deventer.

    Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).

    Kluwer, Deventer.

    Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.

    KAM management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft.

    McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.

    Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.

    Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland.

    ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality

    press, Milwaukee, Wisconsin.

    Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.

    Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice

    oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.

    Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.