Learning Unit Qu 3-3-2008 v01 Terjemahan

57
Merancang SMM ISO 9001:2000 Unit Pembelajaran QU-3.3 Modul 3, Semester Tiga Pengembangan Mutu Pendekatannya

Transcript of Learning Unit Qu 3-3-2008 v01 Terjemahan

LEAR UNIT 1

Merancang SMM ISO 9001:2000

Unit

Pembelajaran

QU-3.3

Modul 3, Semester Tiga

Pengembangan Mutu Pendekatannya

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 2

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Pusat Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia)

Edisi pertama, 2008

Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP (Entrepreneurial Skills Development Programme) ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belanda.

Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italia)

PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU .

SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MJUTU & PENDEKATANNYA

UNIT PEMBELAJARAN 3 Merancang SMM ISO 9001:2000

Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)

Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut.

Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.

Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut, dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.

DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)

International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO

Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy

Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111

Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842

E-mail: [email protected]

Diterjamahkan oleh:

Dindin Sulaeman

Sinta A Majid

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 3

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

UNIT PEMBELAJARAN QU-3.3

Merancang QMS

Tujuan pembelajaran khusus

1. Pendahuluan

2. Merancang QMS ISO 9001:2000

2.1. Latar belakang sejarah ISO

2.2. Membuat Keputusan: Registrasi ISO 9001:2000

2.3. Persyaratan Dokumentasi

2.4. Langkah-Langkah Implementasi

3. Rencana Proyek

3.1. Jadwal & Pelaksanaan Analisis Kesenjangan

3.2. Rapat Tim Pengarah

3.3. Rapat Tim Kerja

4. Daftar Tugas

5. Lampiran

Bibliography and Webography

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 4

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Tujuan Khusus Pembelajaran

Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:

• Menjelaskan garis besar latar belakang sejarah ISO

• Menilai manfaat sertifikasi ISO

• Mengidentifikasi visi dan misi organisasi

• Membuat diagram organisasi

• Menjelaskan prosedur implementasi ISO

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 5

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

1 Pendahuluan

Di bab pertama ini kita akan menjelajahi latar belakang sejarah ISO. Seri

ISO 9000 yang pertama dilahirkan dari industri pertahanan dimana selalu ada

tradisi komando dan Kendali . Akibatnya, ISO 9000 juga mengikuti pola yang

sama yaitu dengan memberikan persyaratan untuk mencegah kegagalan,

terlepas dari fakta bahwa pengalaman telah membuktikan bahwa cara ini

tidak berhasil memastikan tingginya mutu produk.

Seri ISO 9000:2000 menggambarkan perubahan mendasar dalam hal

maksud, tujuan dan pendekatan.

Dengan menganggap ISO 9000 sebagai sebuah kerangka kerja yang bisa

digunakan untuk membuat organisasi berhasil, tidak hanya sekedar

serangkaian persyaratan minimum, akan tetapi ada manfaat besar yang bisa

diperoleh. Dengan menggunakan pendekatan implementasi, kita akan

mengikuti jalur yang sudah terbukti menuju ke keberhasilan.

Ada orang-orang yang percaya bahwa standar lebih memperkenalkan

birokrasi dan membatasi serta memaksa organisasi melakukan berbagai hal

yang tidak benar-benar memberikan nilai tambah.

Ada juga orang-orang yang meyakini bahwa memiliki sertifikat ISO 9000

adalah sebuah keharusan, namun mereka sama sekali tidak berniat atau

mendedikasikan waktu mereka untuk memahami dan belajar.

Tapi, “Jika saudara terus melakukan hal-hal yang selalu saudara lakukan,

saudara akan terus mendapatkan semua yang selalu saudara dapatkan!”

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 6

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

2 Merancang SMM ISO 9001:2000

2.1 Latar Belakang Sejarah ISO

ISO dilahirkan dari gabungan dua organisasi – ISA

(International Federation of the National Standardising

Assosications/ Federasi Internasional untuk Asosiasi

Penyusunan Standar Nasional), yang didirikan di New

York tahun 1926, dan UNSCC (United Nations Standard

Coordinating Committee/Komite Penetapan Standar

PBB), yang didirikan pada tahun 1944.

Pada bulan Oktober 1946, para delegasi dari 25 negara,

yang mengadakan pertemuan di Institute of Civil

Engineers di London, memutuskan untuk menciptakan

sebuah organisasi internasional baru, yang tujuannya

adalah ‘untuk memfasilitasi koordinasi internasional dan penyeragaman standar

industri’. Organisasi baru tersebut, ISO, secara resmi mulai beroperasi pada

tanggal 23 Februari 1947).

Keluarga ISO 9000 dan ISO 14000 adalah dua dari standar-standar ISO yang

paling terkenal. ISO 9001:2000 dan ISO 14001 (versi 1996 dan 2004)

diimplementasikan oleh lebih dari sejuta organisasi di 161 negara.

Keluarga ISO 9000 menangani ‘manajemen mutu ’. Ini berarti apa yang dilakukan

oleh organisasi untuk memenuhi:

• Persyaratan mutu dari konsumen

• Persyaratan peraturan perundangan yang bisa diterapkan

• Kepuasan konsumen

• Perbaikan kinerja terus menerus

Apa yang Dibutuhkan oleh ISO 9000

ISO 9001:2000 adalah standar yang menyediakan serangkaian persyaratan

terstandarisasi untuk sistem manajemen mutu, terlepas dari apa yang dilakukan

oleh perusahaan pengguna sistem tersebut, ukurannya, atau apakah perusahaan

tersebut bergerak di sektor umum atau swasta. Ini adalah satu-satunya standar

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 7

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

yang ada dalam keluarga ISO yang bisa mensertifikasi perusahaan – meski

sertifikasi bukan merupakan persyaratan wajib dalam standar tersebut.

Standar-standar lain yang ada dalam keluarga ISO melingkupi aspek-aspek spesifik

seperti aspek fundamental dan kosakata, perbaikan kinerja, dokumentasi, pelatihan

serta aspek finansial dan aspek ekonomi.

Mengapa sebuah organisasi harus mengimplementasikan ISO 9001:2000

Tanpa konsumen yang puas, sebuah organisasi berada dalam bahaya! Untuk

membuat konsumen tetap puas, organisasi tersebut perlu memenuhi persyaratan

mereka. Standar ISO 9001:2000 menyediakan sebuah kerangka kerja yang sudah

diuji coba untuk mengambil sebuah pendekatan sistematis untuk mengatur proses-

proses dalam organisasi tersebut agar bisa terus menghasilkan produk yang

memuaskan harapan konsumen.

Bagaimana model ISO 9001:2000 berfungsi

Persyaratan untuk sebuah sistem mutu memang telah terstandarisasi – namun,

banyak organisasi yang memandang dirinya unik. Jadi bagaimana ISO 9001:2000

bisa memungkinkan keberagaman pernyataan, di satu sisi, perusahaan ‘Mr. dan

Mrs.’, dan di sisi lain, sebuah perusahaan manufaktur multinasional dengan

komponen-komponen layanan, atau sebuah sarana umum, atau badan pemerintah?

Jawabannya, ISO 9001:2000 menentukan persyaratan apa saja yang harus

dipenuhi oleh sistem mutu, namun tidak mendikte bagaimana cara sebuah

organisasi memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut. Hal ini memberikan

fleksibilitas dan cakupan yang luas untuk mengimplementasikannya dalam berbagai

sektor bisnis dan budaya bisnis, serta di berbagai budaya bangsa.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 8

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Sejarah dan penerapan

Standar mutu berakar pada

praktek penstempelan perak

pada abad ke 12. Untuk

melindungi konsumen, sebuah

item harus diuji di kantor

pengujian, dan jika item

tersebut memenuhi syarat

minimum kandungan perak,

item tersebut akan distempel.

Dimulai sejak tahun 1959,

departemen pertahanan

Inggris dan Amerika

mengeluarkan standar Kendali

mutu untuk memastikan

bahwa bahan, bagian dan perlengkapan yang disediakan oleh pemasok memang

mutunya memadai. Tidak ada orang yang menginginkan bom yang tidak bisa

meledak—atau meledak sebelum dilemparkan! Inspektur pemerintah mendatangi

pemasok untuk memastikan kesesuaian dengan standar yang telah ditetapkan

tersebut. Standar lain dibuat sepanjang tahun 1960-an: oleh program luar angkasa

NASA, NATO, perusahaan listrik Kanada dan Inggris, Menteri Pertahanan Inggris.

Semua standar ini didasarkan pada filosofi pemeriksaan mutu produk setelah

diproduksi dan memerlukan audit oleh inspektur pemeriksa yang mewakili

konsumen. Di Inggris saja, ada 17.000 inspektur pemeriksa yang distafkan oleh

pemerintah.

Selama tahun 1970-an, pendekatan yang digunakan berubah dari pemeriksaan

oleh konsumen terhadap pemasok menjadi pemeriksaan oleh pemeriksa pihak

ketiga. Istilah ‘Jaminan mutu ’ juga mulai menyebar, menggantikan istilah

‘Kendali mutu ’.

Pada tahun 1979, kantor standar Inggris mengeluarkan BS 5750, yang mencakup

jaminan mutu untuk barang-barang keperluan non militer. Negara-negara lain

segera mengikuti contoh tersebut. Akhirnya pada tahun 1987, International

Organisation for Standardisation (Organisasi Internasional untuk Penetapan

Standar, dikenal dengan nama ISO, yang berasal dari kata Yunani yang berarti

‘setara’ atau ‘sama’), yang merupakan aliansi badan penetapan standar dari 91

negara di seluruh dunia mengeluarkan seri standar ISO 9000 untuk memfasilitasi

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 9

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

perdagangan internasional. Standar tersebut sama persis dengan BS 5750

keluaran Inggris.

Penggunaan ISO 9000 menyebar dengan cepat, sebab para konsumen

mengharuskan para pemasok menggunakannya untuk memastikan bahwa produk

yang mereka beli telah mencapai level minimum mutu. Pada tahun 1994, ISO

mengeluarkan revisi kecil untuk standar tersebut. Namun, ada kecemasan yang

tersebar luas menyangkut benar tidaknya standar tersebut mendukung pendekatan

mutu. Kecemasan ini mencerminkan pengetahuan tentang manajemen mutu pasca

Perang Dunia II. Pada tahun 2000, ISO membuat revisi besar dari rangkaian

standarnya, dengan mengurangi jumlah dokumen dalam seri tersebut dan lebih

menekankan konsep-konsep seperti proses kerja dan kepuasan konsumen.

Perubahan ke standar baru ini tercapai pada Desember 2003.

Untuk para pemasok dalam industri otomotif, ISO/TS 16949:2002 mengikuti format

ISO 9001:2000 namun menambahkan sejumlah persyaratan tambahan. Standar

ini akan menggantikan QS 9000, standar yang dipublikasikan oleh Ford, General

Motors, dan DaimplerChrysler. ISO 14001, standar untuk sistem manajemen

lingkungan, sejalan dengan ISO 9001:2000 dalam penggabungan sistem

manajemen mutu dengan sistem manajemen lingkungan yang mudah dilakukan.

Masalah dan Potensi

Versi pertama ISO 9000 (1987 dan 1994) dikritik karena menekankan pada

inspeksi, Kendali produk yang tidak sesuai, dan dokumentasi. Versi pertama

tersebut mencerminkan pendekatan Kendali mutu tradisional yang ‘memeriksa

mutu’. Versi pertama ISO 9000 ini bisa saja bekerja dengan baik dalam konsep

manajemen mutu keseluruhan di dunia modern, khususnya jika digunakan pada

langkah akhir proses perbaikan yang sudah distandarisasi, namun standar tersebut

harus dipakai secara kreatif oleh orang yang mempelajari prinsip-prinsip Total

Quality Management (TQM) di tempat lain. Jika dipakai begitu saja, tanpa

digabungkan dengan standar atau pendekatan lain, versi pertama ISO 9000 ini

akan jadi sistem manajemen yang ketinggalan zaman.

ISO 9001:2000 dimaksudkan untuk menggabungkan prinsip-prinsip manajemen

mutu yang ada sekarang, serta untuk membuatnya lebih mudah digunakan.

Perubahan yang ada dalam ISO 9001:2000 ini mencakup penekanan yang lebih

besar pada proses, kepuasan konsumen, peran para pimpinan manajemen, analisis

data dan perbaikan terus menerus. Delapan Prinsip Manajemen Mutu (LU3.1.2)

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 10

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

juga tercakup di dalamnya, meski penggunaannya tidak menjadi persyaratan dalam

proses sertifikasi, ke delapan prinsip ini mencakup: menitikberatkan konsumen,

kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan proses, pendekatan sistem

pada manajemen, perbaikan terus menerus, pendekatan faktual pada pengambilan

keputusan, dan hubungan timbal balik dengan pemasok yang saling

menguntungkan.

Salah satu kritik utama pendekatan berdasarkan standar ini adalah bahwa

pendekatan tersebut hanya memberikan jaminan tingkat mutu minimum pada

konsumen. Para pendukung pendekatan ini menyatakan bahwa perubahan-

perubahan terbaru yang dilakukan akan memandu organisasi melalui siklus

perbaikan yang akan membawanya melampaui persyaratan mutu minimum.

Pengalaman di masa lalu telah menunjukkan bahwa jika diterapkan dengan baik,

standar ISO 9000 bisa menguntungkan organisasi dengan cara memastikan

konsistensi sistem manajemen mutu dan membuatnya lebih bisa dipertahankan.

Saat jurnal ini ditulis, perubahan pada ISO 9000 masih terlalu baru untuk bisa

dinilai apakah hanya menggunakan standar itu saja bisa menjadi dasar untuk

sistem manajemen mutu yang efektif atau tidak.

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.3-AS1/4

“KELEBIHAN SERTIFIKASI ISO” yang bisa anda temukan di

Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Visi dan misi organisasi

Definisi:

- Pernyataan visi menyatakan apa yang diinginkan oleh organisasi tersebut dan

dimana organisasi tersebut ingin berada dalam waktu dekat (1 – 3 tahun)

serta apa yang dibawa oleh organisasi tersebut.

- Pernyataan misi menyatakan apa organisasi tersebut, kenapa organisasi

tersebut ada, alasan keberadaannya. Minimalnya, sebuah pernyataan misi

harus menentukan konsumen utama organisasi, barang dan jasa yang

diproduksinya dan deskripsi lokasi geografis dimana organisasi tersebut

beroperasi (apa yang harus saya lakukan untuk sampai ke sana?).

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 11

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Membuat visi masa depan

Konsep dan pernyataan visi harus terlihat mengandung dua komponen:

sebuah filosofi panduan

sebuah gambaran konkret.

Harus seperti apakah visi yang efektif itu? (di Kampus)

Menantang - selalu terlihat tapi juga tidak diluar

jangkauan

Jelas - tidak menimbulkan interpretasi yang saling

bertentangan

Mudah diingat - sebuah pernyataan yang tidak lebih

dari 20-25 kata adalah bentuk yang ideal.

Melibatkan- sebuah pernyataan yang memungkinkan dan memperkuat

Berdasarkan nilai - harus ada ikatan kuat dengan nilai-nilai Kampus itu sendiri

Visual - visi harus lah bisa ditafsirkan atau digambarkan secara visual

Menggerakkan - visi harus menimbulkan tanggapan dari semua orang.

Jadi panduan - visi harus bisa dijadikan tolok ukur yang bisa digunakan oleh

semua orang yang terkait dengan Kampus untuk mengukur (membandingkan)

tindakan mereka sehari-hari.

Terkait dengan kebutuhan peserta didik – ujian terbesar sebuah visi terkair

dengan tindakan dan pencapaian peserta didik .

Komitmen – tantangan nyata sebuah visi

Organisasi terkunci pada satu strategi

Organisasi tersebut telah membatasi pilihannya begitu rupa hingga akhirnya

terkunci dari semua alternatif karena keputusan yang diambil sebelumnya.

Karena ada jarak waktu antara memulai sebuah strategi dengan dampak

penggunaan strategi tersebut, organisasi tersebut harus bertahan pada

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 12

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

strateginya sedemikian rupa sampai bisa memetik hasil dari investasinya dalam

bentuk sumber daya manusia, perlengkapan, pemasaran, dan bangunan.

Ketidakaktifan - organisasi tersebut tidak mampu dan tidak mau menanggapi

perubahan-perubahan dalam lingkungannya dan, dari segi apapun, memandang

dirinya terpisah dari perubahan-perubahan itu karena faktor sejarah

Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS2/4 “VISI DAN MISI” yang

bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran

ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait

dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Diagram Organisasi

Langkah berikutnya yang harus diambil adalah mengetahui bagaimana organisasi

tersebut disusun. Di tahun pertama, saudara telah mempelajari apa itu diagram

organisasi. Ini kebalikannya.

Direktur

UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3

Administrasi

Atau

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 13

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

DEWAN

DIREKTUR

UNITUNIT UNIT

TiMTiM TiM TiM TiM TiM

Diagram organisasi adalah diagram yang menggambarkan struktur organisasi

berdasarkan kedudukan. Diagram ini biasanya menunjukkan para manajer dan

staf biasa yang menyusun sebuah organisasi. Diagram ini juga menunjukkan

hubungan antara para staf dalam organisasi tersebut yang mungkin berupa:

• Langsung – hubungan langsung antara atasan dengan bawahan.

• Lateral - Hubungan antara berbagai departemen yang level hirarkinya sama.

• Staf - Hubungan pembantu manajerial dengan bidang lain. Pembantu

manajerial ini bisa memberikan saran langsung ke manajer yang ada diatasnya.

Namun, mereka tidak memiliki kewenangan untuk mengatur tindakan manajer

yang posisinya lebih tinggi.

• Fungsional – hubungan antara posisi spesialis dengan bidang lain. Spesialis

tersebut biasanya memiliki kewenangan untuk bersikeras agar manajer

melaksanakan instruksinya.

Di banyak perusahaan besar, diagram organisasi bisa sangat besar dan sangat

rumit sehingga kadang-kadang disederhanakan menjadi diagram-diagram kecil

untuk tiap departemen dalam organisasi tersebut.

Ada sejumlah keterbatasan yang dimiliki oleh diagram organisasi:

• Diagram ini hanya menunjukkan ‘hubungan formal’ dan tidak memberikan

informasi apapun tentang pola hubungan (sosial) manusia yang muncul.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 14

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Diagram ini tidak menunjukkan apa pun tentang gaya manajerial yang dipakai

(otokrasi atau demokrasi)

• Diagram ini cepat basi, khususnya dalam organisasi besar yang secara berkala

mengganti stafnya.

CATATAN: Untuk membuat diagram organisasi yang tepat saudara perlu

mengetahui organisasinya terlebih dulu. Jika saudara membuat diagram organisasi

dari organisasi yang tidak saudara ketahui, saudara harus meminta informasi

tersebut terlebih dulu. Dengan demikian, hubungan baik dengan organisasi sangat

diperlukan.

Sifat dinamis organisasi

Organisasi bersifat dinamis dan berubah serta berevolusi terus menerus.

Manajemen memiliki kemampuan untuk mengubah tugas dan tanggung jawab

kerja kapanpun hal itu dianggap perlu dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Akibatnya, perubahan tugas dan tanggung jawab atau restrukturisasi organisasi

tidak selalu menjamin pergantian orang di dalamnya. Selain itu, kinerja luar-biasa

seorang staf tidak menjadi jaminan perubahan peran dan/atau posisinya. Namun,

jika tugas dan tanggung jawab kerja berubah secara signifikan dan sepertinya

untuk jangka waktu yang tidak ditentukan, manajer berkewajiban atas para stafnya

untuk mengusulkan peninjauan ulang pembagian posisi kerja tersebut. Contoh

perubahan yang signifikan bisa terlihat dalam perubahan hubungan kerja;

penambahan/pergantian/atau penghilangan tanggung jawab utama; dan

perubahan mendasar dalam persentase waktu yang dihabiskan untuk tugas utama.

Pihak manajemen harus mengarahkan semua pertanyaan yang terkait dengan

signifikansi perubahan tugas dan tanggung jawab tersebut kepada UHR

Compensation Management (Manajemen Kompensasi UHR).

Jika ada perubahan signifikan dalam tugas dan tanggung jawab kerja yang

dibebankan pada sebuah posisi, pihak manajemen bisa melaksanakaan peninjauan

resmi atas posisi tersebut dengan menerapkan pergantian peran. Pergantian peran

adalah gerakan non-kompetitif yang dilakukan oleh manajemen untuk menduduki

peran lain yang posisinya lebih tinggi, lebih rendah atau setara untuk posisi staf

khusus dan staf pengajar saja. Ada tiga jenis perubahan peran:

• Perubahan peran keatas adalah gerakan menduduki peran lain yang

posisinya lebih tinggi. Perubahan ini mungkin meningkatkan gaji staf

antara 0-10% atas penilaian manajemen.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 15

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Perubahan peran setara adalah gerakan menduduki peran lain yang

posisinya setara. Perubahan ini mungkin meningkatkan gaji staf antara

0-10% atas penilaian manajemen.

• Perubahan peran kebawah adalah gerakan menduduki peran lain yang

posisinya lebih rendah. Perubahan ini tidak mengubah jumlah gaji

yang diterima kecuali jika gaji staf tersebut melebihi gaji maksimal

untuk staf baru. Jika gajinya ternyata memang melebihi pembayaran

maksimal tersebut, maka akan dibekukan selama enam bulan dan

kemudian akan dikurangi sampai batas pembayaran gaji maksimal

untuk staf baru. Perubahan peran kebawah tidak mungkin

meningkatkan gaji dalam kondisi apapun.

Untuk mengajukan permohonan perubahan peran keatas, setara atau kebawah,

departemen yang bersangkutan harus mengisi Formulir Posisi Kerja, Profil Staf dan

Diagram Organisasi. Diagram organisasi harus mencakup posisi yang ditinjau,

penyelianya, bawahannya dan semua posisi lain (pengajar, staf dan peserta didik )

dalam unit organisasinya (departemen, divisi, pusat, bagian, institut, dan

sebagainya).

Sekarang kerjakan Tugas QU3.3AS 3/4 “DIAGRAM

ORGANISASI” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di

akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti

catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan

Portofolio Bukti

2.2 Membuat Keputusan: Registrasi ISO 9001:2000

Sekarang kerjakan tugas Membaca berikut, yang bisa saudara

lihat di bagian membaca di akhir unit pembelajaran ini.

- ISO 9001: Interpretasi Standar: ( 6-17 = 11 hal.)

- ISO 9001:2000 for SME (Bahasa Indonesia): (8-43= 35 hal.)

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 16

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Apa yang benar-benar bisa diharapkan oleh organisasi atau perusahaan dari

menanam investasi pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000? Apa

yang terjadi jika saudara menerapkan Sistem Manajemen Mutu tersebut?

Umpan balik perusahaan-perusahaan yang mendaftar untuk ISO 9001:2000

menunjukkan bahwa saudara bisa mengharapkan hasil dari semua kerja

keras yang saudara lakukan.

Karena tanggung jawab yang diharuskan dalam Standar ISO 9001:2000,

organisasi-organisasi sering menemukan peningkatan keterlibatan pihak

manajemen tingkat atas terkait dengan Sistem Manajemen Mutu.

Keterlibatan ini dimulai dengan penetapan Kebijakan Mutu dan Sasaran

dan Tujuan Mutu. Lalu dilanjutkan dengan Peninjauan Ulang Manajemen

dengan melihat data dari Sistem Manajemen Mutu, dan mengambil tindakan

untuk memastikan bahwa Tujuan Mutu tercapai, lalu menentukan tujuan

Baru, dan perbaikan terus menerus tercapai.

Dengan Sistem Manajemen Mutu

diterapkan dan dimanfaatkan,

organisasi sekarang menitikberat-

kan pada Tujuan Mutu. Manaje

men diberikan data tentang dasar

yang terus ditingkatkan dan bisa

melihat kemajuan (atau mungkin juga kurangnya kemajuan) menuju

pencapaian tujuan tersebut dan bisa mengambil tindakan yang tepat. Proses

pelaksanaan Pengkajian Manajemen yang teratur dan terjadwal memastikan

evaluasi ini terlaksana. Ini memberikan mekanisme untuk mengkaji tujuan

dan kinerja pencapaian tujuan tersebut berdasarkan jadwal, dan untuk

mengambil tindakan yang didasarkan pada evaluasi tersebut.

Peningkatan produktifitas bisa didapatkan dari evaluasi awal dan proses

perbaikan yang terjadi selama proses implementasi Sistem Manajemen Mutu

serta dari pelatihan dan kualifikasi staf. Dokumentasi atau Kendali yang

lebih baik atas proses mengarahkan organisasi ke konsistensi kinerja, dan

berkurangnya hal yang tidak penting. Manajer mengalami lebih sedikit

gangguan lewat telepon pada tengah malam; para staf memiliki lebih banyak

informasi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi sendiri.

Kepuasan konsumen meningkat dan hal ini dianggap sebagai bagian dari

Tujuan dan sasaran yang mempertimbangkan kebutuhan konsumen juga.

Kebutuhan konsumen akan lebih bisa dipahami jika saudara meminta,

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 17

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

menerima dan menganalisis umpan balik dari konsumen. Tujuan dan sasaran

disesuaikan berdasarkan informasi tersebut dan organisasi akan menjadi lebih

berdasarkan konsumen. Karena tujuan organisasi menitikberatkan pada

konsumen, organisasi menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tujuan tiap

departemen dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja sama

memenuhi kebutuhan konsumen.

Semua hal ini mengarah ke imbalan dalam bentuk finansial, imbalan

untuk kerja keras dan investasi saudara dalam Sistem Manajemen

Mutu .

Jadi bekerjalah dengan antusias dan optimis, karena organisasi saudara akan

mengalami peningkatan signifikan dengan proyek implementasi ISO

9001:2000 ini. Saudara sedang berkontribusi untuk keberhasilan dan

keuntungan masa depan Kampus saudara, dan mungkin nanti saudara akan

berkontribusi untuk perusahaan saudara sendiri!

2.3 Persyaratan Dokumentasi

Panduan untuk Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2000

Dua tujuan paling penting dari revisi seri standar ISO 9000 adalah

• untuk menyusun serangkaian standar yang lebih sederhana yang akan

bisa dipakai dengan sama baiknya pada organisasi kecil, sedang

maupun besar dan

• untuk membuat jumlah dan rincian dokumentasi yang diharuskan jadi

lebih relefan dengan hasil kegiatan proses organisasi yang diinginkan.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 – Persyaratan telah mencapai kedua

tujuan ini, dan tujuan panduan tambahan ini adalah untuk menjelaskan maksud

standar baru tersebut dengan perhatian khusus pada masalah dokumentasi.

ISO 9001:2000 telah mengurangi persyaratan dokumentasi secara signifikan dan

sudah jauh lebih tidak memberatkan dibanding standar yang sama versi tahun

1994. Ini memungkinkan organisasi lebih fleksibel dalam memilih cara untuk

mendokumentasikan Sistem Manajemen Mutunya. Ini memungkinkan tiap

organisasi menentukan jumlah minimal dokumentasi yang dibutuhkannya untuk

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 18

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

menunjukkan perencanan, operasi dan Kendali proses yang efektif serta

implementasi dan perbaikan terus menerus efektifitas Sistem Manajeman Mutunya.

Ditekankan bahwa ISO 9001 mengharuskan (dan selalu mengharuskan) ‘sistem

manajemen mutu yang terdokumentasi’, bukan ‘sistem pendokumentasian’.

Apa itu ‘dokumen’? – Definisi dan rujukan

Berikut ini adalah sejumlah tujuan utama dokumentasi organisasi, tergantung pada

apakah organisasi tersebut telah mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu

yang formal atau belum;

• Komunikasi Informasi adalah sebuah sarana untuk penyampaian

informasi dan komunikasi. Jenis dan cakupan dokumentasi tersebut

tergantung pada sifat produk yang dihasilkan dan proses organisasi

tersebut, tingkat formalitas sistem komunikasi dan tingkat kemampuan

berkomunikasi dalam organisasi, serta budaya organisasi tersebut.

• Bukti kesesuaian merupakan bukti bahwa apa yang direncanakan telah

dilaksanakan.

• Pembagian pengetahuan untuk menyebarkan dan memelihara

pengalaman-pengalaman yang ada dalam organisasi tersebut. Contoh

umum dari informasi semacam ini adalah spesifikasi teknis, yang bisa

digunakan sebagai dasar untuk merancang dan mengembangkan

produk baru.

Sebuah daftar yang berisi istilah-istilah yang biasa digunakan terkait dengan

dokumentasi, diberikan dalam Annex A (diambil dari ISO 9000:2000). Perlu

ditekankan bahwa, menurut ISO 9001:2000 pasal 4.2 Dokumentasi, persyaratan

dokumen bisa dalam bentuk atau jenis media apapun, dan definisi ‘dokumen’ dalam

ISO 9000:2000 pasal 3.7.2 memberikan contoh berikut:

• kertas

• magnet

• disket komputer elektronik atau optik

• foto

• contoh master

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 19

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Para pengguna juga merujuk pada ISO/TR 10013 Panduan untuk mencari panduan

penyusunan dokumentasi sistem manajemen mutu .

ISO 9001:2000 Persyaratan Dokumentasi

Organisasi tersebut harus membangun, mendokumentasikan, mengimplementasi-

kan dan mempertahankan sistem manajemen mutu dan terus meningkatkan

efektifitasnya sesuai dengan persyaratan Standar Internasional ini. Organisasi

tersebut harus

• mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem

manajemen mutu dan aplikasinya dalam organisasi tersebut (lihat 1.2)

• menentukan urutan dan interaksi proses-proses ini,

• menentukan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk memastikan

bahwa pelaksanaan dan Kendali atas proses-proses ini efektif

• memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan

untuk mendukung pelaksanaan dan pengawasan atas proses-proses ini,

• memonitor, mengukur dan menganalisis proses-proses ini, dan

• mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil

yang direncanakan dan untuk peningkatan terus menerus proses-

proses ini.

Proses-proses ini harus diatur dan disusun oleh organisasi sesuai dengan

persyaratan Standar internasional ini. Jika sebuah organisasi memilih untuk

melakukan outsourcing proses yang mempengaruhi kesesuaian produk dengan

persyaratan, maka organisasi tersebut harus memastikan Kendali atas proses-

proses tersebut. Kendali atas proses-proses yang didapat dari outsourcing harus

diidentifikasi di dalam sistem manajemen mutu .

CATATAN Proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu yang

dirujuk di atas harus mencakup proses-proses kegiatan manajemen, pemasokan

sumber daya, realisasi produk, dan pengukuran (penilaian).

Untuk meningkatkan efektifitas proses-proses ini dan juga kepuasan konsumen,

dibutuhkan sebuah cara yang sistematis dan jelas untuk mengatur dan mengorga-

nisir organisasi tersebut. Salah satu cara yang bisa dipakai adalah dengan

menggunakan, mempertahankan, dan meningkatkan sistem manajemen mutu.

Proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu ditunjukkan dalam

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 20

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

persyaratan diatas: a sampai f. Perlu ditekankan juga penentuan dan Kendali atas

proses-proses yang didapat dari outcontract atau outsourcing.

Dalam CATATAN diatas dijelaskan proses-proses tersebut harus merujuk kemana

jika dalam standar yang dipakai tercantum rujukan untuk proses-proses sistem

manajemen mutu .

Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS4/7 “QMS”yang bisa saudara

temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah

untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan

Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Persyaratan Dokumentasi berfokus pada, seperti yang ditunjukkan oleh namanya,

dokumen: dokumen-dokumen sistem manajemen mutu memastikan perencanaan

yang efektif, pelaksanaan dan Kendali atas proses-proses perusahan, dengan

menunjukkan juga interaksi proses-proses ini.

Dokumentasi, prosedur tertulis, dibutuhkan untuk:

• Kendali: semua data dan dokumen SMM, baik dari sumber internal

maupun eksternal. Ini mencakup metode persetujuan, perbaikan dan

perubahan, dan identifikasi revisi dokumen tersebut. Dokumen-

dokumen ini harus jelas dan tersedia kapanpun dibutuhkan.

• Bisa dilacak: Kendali catatan mutu termasuk identifikasi, saat

pelaksana-an, perlindungan, penyimpanan dan pengambilan catatan.

Persyaratan umum

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:

• pernyataan kebijakan mutu dan tujuan mutu yang tercatat;

• panduan mutu ;

• prosedur tercatat yang dibutuhkan oleh Standar Internasional;

• dokumen-dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk memastikan

perencanaan efektif, pelaksanaan dan Kendali atas proses-prosesnya,

dan

• catatan yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini(lihat 4.2.4).

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 21

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

CATATAN 1 Jika istilah ‘prosedur’ muncul dalam Standar Internasional ini, istilah

tersebut berarti bahwa prosedur itu ditentukan, didokumentasikan, diimplementasi-

kan dan dipertahankan.

CATATAN 2 Cakupan dokumentasi sistem manajemen mutu bisa berbeda-beda

untuk tiap organisasi yang disebabkan oleh:

• ukuran organisasi dan jenis kegiatannya,

• kompleksitas proses dan interaksinya, dan

• kompetensi personel perusahaan.

CATATAN 3 Dokumentasi bisa dibuat dalam berbagai bentuk atau media.

Dokumentasi mendukung komunikasi dan cara kerja yang konsisten dalam

organisasi. Dokumentasi juga mendorong implementasi proses secara efektif.

Dokumentasi berkontribusi untuk memenuhi persyaratan, perbaikan, memberikan

bukti objektif, validitas, sarana pelacakan dan penilaian efektifitas dan kesesuaian

sistem dalam organisasi. Menyusun dokumentasi bukanlah akhir, melainkan hanya

sebagai sarana untuk pelaksanaan dan perbaikan sistem manajemen mutu .

Panduan mutu

Organisasi harus menyusun dan mempertahankan panduan mutu yang mencakup

• cakupan sistem manajemen mutu , termasuk rincian dan justifikasi

untuk semua larangan (lihat 1.2)

• prosedur terdokumentasi yang disusun untuk sistem manajemen mutu ,

atau rujukan untuk sistem tersebut, dan deskripsi interaksi antara

proses-proses sistem manajemen mutu .

Panduan mutu (Quality manuals /QM) memberikan informasi konsisten tentang

Sistem Manajemen Mutu di organisasi tersebut. QM memberikan pandangan

tentang Sistem Manajemen Mutu untuk digunakan secara internal (untuk staf

sendiri) maupun secara eksternal (untuk konsumen, tim audit). Panduan Mutu

mengindikasikan prosedur kerja yang disepakati dalam organisasi tersebut.

Panduan mutu (QM) adalah:

• Sarana untuk mengkomunikasikan visi, nilai, misi, kebijakan dan tujuan

organisasi;

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 22

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Sarana untuk menunjukkan bagaimana sistem tersebut dirancang sedemikian

rupa;

• Sarana untuk menunjukkan keterkaitan antara berbagai proses;

• Sarana untuk menunjukkan siapa yang melakukan apa

• Alat untuk melatih orang baru;

• Alat untuk analisis kemungkinan perbaikan;

• Sarana untuk menunjukkan kesesuaian dengan standar dan peraturan

eksternal.

Panduan Mutu harus terdiri dari:

Pengantar

• Tujuan (panduan tersebut)

• Cakupan (panduan tersebut)

• Penerapan (panduan tersebut)

• Definisi ( istilah-istilah yang digunakan dalam panduan tersebut)

Garis besar Usaha

• Sifat usaha/organisasi – cakupan kegiatannya, barang dan jasa yang

diproduksinya,

• Pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi tersebut (konsumen, staf,

pemerintah, pemegang saham, pemasok, pemilik),

• Diagram konteks yang menunjukkan posisi organisasi tersebut dalam hubungan

dengan lingkungan eksternalnya,

• Visi dan nilai

• Misi

Organisasi

• Deskripsi fungsi,

• Diagram organisasi,

• Lokasi dan cakupan kegiatan

Proses Bisnis

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 23

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Model sistem yang menunjukkan proses-proses bisnis yang utama dan saling

keterkaitan antara proses-proses tersebut

• Indikator-indikator kinerja sistem dan metode pengukuran

• Deskripsi proses manajemen misi

• Deskripsi proses manajemen sumber daya

• Deskripsi proses penciptaan permintaan

• Deskripsi proses pemenuhan permintaan

Matriks Fungsi (hubungan fungsi dengan proses)

Matriks Lokasi (hubungan lokasi dengan proses).

Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS5/7 “PANDUAN MUTU ”

yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit

Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan

panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio

Bukti

Baca handout, “PANDUAN MUTU 1, DAN 2” yang bisa

ditemukan di Bagian handout untuk Semester 3

Kendali dokumen

Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu harus

dikendalikan kan. Catatan adalah jenis dokumen khusus dan harus dikendalikankan

sesuai dengan ketentuan yang diberikan di 4.2.4

Prosedur tercatat yang harus dibuat untuk menentukan Kendali harus:

• menyetujui dokumen-dokumen untuk kecukupan sebelum isu

• mengkaji dan memperbarui dokumen seperlunya dan menyetujui ulang

dokumen tersebut,

• memastikan bahwa perubahan dan revisi status dokumen teridentifikasi,

• memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang bisa dipakai tersebut

tersedia saat akan digunakan,

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 24

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut tetap jelas dan bisa

diidentifikasi,

• memastikan bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan

distribusinya dikendalikan , dan

• mencegah penggunaan dokumen rahasia secara tidak bertanggung jawab, dan

mengaplikasikan identifikasi yang tepat pada dokumen-dokumen tersebut jika

dokumen-dokumen itu diambil untuk tujuan apapun.

Standar ini mengharuskan dokumen-dokumen yang menentukan, mengarahkan

dan mengontrol aktifitas yang mempengaruhi sistem manajemen mutu saudara

dikendalikan. Tujuan pengendalian dokumen ini adalah untuk memastikan bahwa

dokumen yang dibutuhkan, akurat dan terbaru tersedia bagi orang-orang yang

membutuhkannya.

Dokumen mendukung pelaksanaan proses Sistem Manajemen Mutu. Untuk

memberi dukungan yang efektif, perlu ditentukan apa yang perlu dikendalikan oleh

dokumen tersebut dan jenis Kendali apa yang dibutuhkan. Dokumen-dokumen

berikut telah terpilih: Sistem Manajemen Mutu itu sendiri (prosedur, instruksi,

deskripsi proses, dsb.), dokumen-dokumen seperti catatan (kinerja proses, keluhan

konsumen, dsb,), informasi produk (gambar), dan semua dokumen lain (standar-

standar dan aturan-aturan yang digunakan).

Prosedur Kendali dokumen, yang disyaratkan oleh standar tersebut, harus

menjelaskan bagaimana hal-hal berikut dikendalikan ;

• Pembuatan, pengkajian, pembaruan dan perubahan dokumen, serta proses-

proses terkait untuk tiap tahapannya;

• Identifikasi dokumen (termasuk nomor terbitan, status revisi, tanggal terbit);

• Distribusi.

Kendali catatan / rekaman

Catatan / rekaman harus dibuat dan disimpan untuk memberikan bukti kesesuaian

dengan persyaratan dan bukti operasi efektif sistem manajemen mutu tersebut.

Catatan harus tetap jelas, bisa diidentifikasi dan gampang untuk diambil. Prosedur

terdokumentasi harus dibuat untuk menentukan Kendali yang dibutuhkan untuk

identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, saat penulisan dan

pembuangan catatan.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 25

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Catatan bisa memberikan informasi untuk mengatur kegiatan saudara. Sebuah

organisasi harus menyimpan catatan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001 atau

untuk membuat Sistem Manajemen Mutu bisa berfungsi dengan baik. Catatan

juga bisa digunakan sebagai bukti dalam kasus tanggung jawab secara hukum.

Pencatatan bukanlah tujuan akhir, melainkan hanya sekedar sarana untuk

mengkaji, menganalisis data dan melakukan perbaikan.

Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS6/7 “REGISTRASI TANDA-

TANDA PEMERIKSAAN” yang bisa saudara temukan di Bagian

Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Pada minggu terakhir di semester tahun kedua saudara akan melakukan kunjungan

ke sebuah organisasi yang juga bersertifikat ISO. Kunjungan lapangan ini

bertujuan untuk memberikan contoh bagaimana ISO dipraktekkan. Manfaatkanlah

kesempatan ini. Saudara telah akrab dengan konsep dan prinsip-prinsip ISO.

Saudara juga telah mendiskusikan dan menggali persyaratan tentang dokumentasi,

tanggung jawab manajemen dan manajemen sumber daya. Dua persyaratan lain,

realisasi produk dan pengukuran, analisis dan perbaikan, akan segera menyusul.

Proses realisasi produk sangat menarik. Ini mungkin adalah inti usaha sebuah

organisasi. Disinilah makanan ‘diolah dan disajikan’. Bawalah Pendekatan proses

ISO dan gambar ‘pemasok-input-proses-output-konsumen’ saat saudara melakukan

kunjungan lapangan dan cari tahu tentang keduanya disana.

Program kunjungan lapangan ini terdiri dari pengantar/perkenalan, tur dengan

pemandu berkeliling organisasi dan diskusi /waktu untuk pertanyaan dimana

saudara bisa ‘mewawancara’ tuan rumah.

2.4 Langkah-Langkah Implementasi

1 Manajer Proyek menyusun Rencana Proyek

2 Pihak Manajemen dan manajer Proyek membentuk Tim Pengarah ISO

9001:2000

3 Manajer Proyek dan yang lainnya melakukan Analisis Kesenjangan dengan

menggunakan Gap Analysis Checklist

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 26

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

4 Tim Pengarah ISO 9000 menunjuk penanggung jawab untuk penyesuaian atau

pelaksanaan tiap Prosedur Sistem Mutu dan panduan Mutu kepada Tim Kerja

atau perorangan

5 Manajer Proyek melakukan pelatihan untuk staf tentang ISO 9001:2000

6 Pemimpin tim mengadakan pertemuan tim untuk merevisi proses dan prosedur

dengan berdasarkan pada hasil Analisis Kesenjangan dan mempersiapkan

Rancangan Prosedur Sistem Mutu

7 Tim Pengarah ISO 9001:2000 mengkaji ulang prosedur-prosedur tersebut saat

dilaksanakan.

8 Manajer Proyek melakukan pelatihan auditor internal

9 Sistem tersebut digunakan selama beberapa bulan sementara catatan diambil

dan perbaikan dibuat.

10 Proses audit

Ini hanyalah usulan rencana, saudara bisa mengubahnya agar sesuai dengan

organisasi atau perusahaan saudara. Saudara akan membuat sistem ini sendiri

dengan mengkaji dan mengedit berbagai prosedur, panduan dan formulir. Saudara

juga akan membuat perubahan pada proses yang sudah ada untuk memenuhi

persyaratan standar ISO 9001:2000.

Rencana Proyek berikut akan membantu saat melaksanakan perubahan-perubahan

ini.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 27

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

3 Rencana Proyek

A. Menentukan tujuan proyek (Gunakan Rancangan Rencana proyek

dalam Lampiran A)

Untuk memulai perencanaan, saudara akan perlu menentukan apa tujuan

saudara untuk proyek tersebut. Jawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Kapan saudara akan memulai proyek ini?

Anggap awal proyek saudara adalah tanggal untuk melaksanakan Analisis

Kesenjangan. Kapan saudara akan siap melakukan Analisis Kesenjangan?

Langkah-langkah yang harus diselesaikan sebelum melaksanakan Analisis

Kesenjangan:

• Tunjuk satu orang atau lebih untuk melaksanakan Analisis Kesenjangan;

akan membantu jika orang tersebut memiliki pengalaman dengan sistem

mutu atau pengalaman mengaudit

• Cetak Daftar Periksa Analisis Kesenjangan

• Jadwalkan Analisis Kesenjangan tersebut, dan beritahukan pada semua staf

apa yang sedang dilakukan, dan alasannya. Saudara harus bisa membuat

para staf merasa nyaman menjawab pertanyaan-pertanyaan auditor

saudara.

• (Auditor adalah orang yang melakukan analisis kesenjangan. Bisa berupa

tim audit atau hanya satu orang)

2. Kapan perusahaan saudara ingin memiliki sertifikat ISO 9001:2000?

Jawaban pertanyaan-pertanyaan berikut akan menentukan batas waktu

saudara.

• Semakin pendek waktu yang diberikan untuk proyek tersebut, semakin

banyak sumber daya yang dibutuhkan selama implementasinya.

• Apa tujuan saudara perlu diketahui karena batas waktu untuk tujuan lainnya

akan ditentukan oleh informasi ini.

• Cari tahu ada tujuan perusahaan atau tidak, adakah klien yang akan

meminta sertifikasi atau persyaratan lain yang akan menentukan tanggal

batas akhir?

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 28

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Tanggal ini bisa direvisi lagi. Saudara akan menggunakan tanggal ini

sebagai tanggal target, dan selagi kita menyelesaikan analisis kesenjangan

dan menciptakan daftar saudara akan bisa menentukan tanggal yang

realisis. Hal ini akan sangat tergantung ada apa yang saat ini saudara miliki

dalam sistem mutu saudara, dan berapa banyak sumber daya yang tersedia

untuk proyek ini.

B. Menentukan Penanggung Jawab Proyek

Saudara perlu menentukan siapa yang akan

memimpin proyek ini. Apakah saudara yang akan

memikul tanggung jawab? Jika memang demikian,

saudaralah yang akan menjadi manajer proyek.

Saudara tidak perlu menunjuk perwakilan

manajemen di titik ini. Saudara hanya perlu

mengklarifikasi siapa saja yang merupakan

‘Manajemen Puncak’. Standar ISO memiliki

berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh pihak manajemen puncak, dan

semakin cepat mereka terlibat dalam proyek ini, akan lebih baik.

• Siapa manajer proyek saudara?

• Siapa saja Puncak Manajemen dalam organisasi saudara?

• Siapa saja yang akan menjadi Tim Pengarah ISO 9001:2000? (Tim ini akan

memainkan peran penting dalam perencanaan, koordinasi dan pemasokan

sumber daya untuk proyek ISO 9001:2000. Lihat Lampiran B untuk

penanggung jawab tim)

C. Mulai mengisi Bagan Waktu Proyek

1 Kapan saudara akan melaksanakan Analisis Kesenjangan dan butuh waktu

berapa lama untuk menyelesaikannya?

• Analisis Kesenjangan biasanya butuh waktu 2-5 hari. Ini akan tergantung

pada besar organisasi, jumlah auditor, kondisi sistem mutu yang ada, dan

pengalaman para auditor.

2 Merencanakan rapat untuk menentukan Tim Kerja

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 29

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Ini akan membutuhkan satu atau dua kali rapat. Manajer proyek dan pihak

manajemen tingkat atas harus terlibat.

3 Tentukan tanggal untuk melakukan pelatihan perkenalan untuk semua staf.

• Para staf harus mengetahui proyek ini, apa yang harus dilakukan, siapa saja

yang akan terlibat, dan kenapa saudara menerapkan ISO 9001:2000.

Tentukan tanggalnya setelah tanggal rapat yang dibahas diatas. (jika rapat

tanggal 3 Mei, pelatihan harus dilakukan setelah tanggal 3 Mei).

• Dengan demikian, saudara akan bisa menentukan apakah sejumlah orang

yang akan terlibat dalam proyek ini membutuhkan pelatihan lebih rinci atau

tidak, dan saudara boleh memberitahu para staf, siapa saja yang akan

mengerjakan proyek ini.

• Rencanakan pelatihan sebelum rapat tim kerja agar tiap orang yang terlibat

dalam kelompok kerja tersebut telah terlatih sejak sebelum rapat pertama.

Baca handout, “PANDUAN MUTU 1, DAN 2” yang bisa

ditemukan di Bagian handout untuk Semester 3

3.1 Jadwal & Pelaksanaan Analisis Kesenjang-an

A Jadwalkan Analisis Kesenjangannya

1 Mengkaji ulang rencana proyek:

• Siapa yang saudara tunjuk untuk melaksanakan analisis kesenjangan?

• Jadwalkan Analisis Kesenjangan tersebut, dan beritahukan pada semua staf

apa yang sedang dilakukan, dan alasannya. Saudara harus bisa membuat

para staf merasa nyaman menjawab pertanyaan-pertanyaan auditor

saudara.

• Saudara mungkin ingin mempertimbangkan pengiriman surat ke tiap staf

untuk menginformasikan bahwa Analisis akan dilakukan, oleh siapa, kapan

dan kenapa Analisis tersebut dilakukan.

2 Jadwal audit

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 30

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Tentukan apakah saudara ingin mengaudit berdasarkan proses/prosedur

atau berdasarkan bidang atau fasilitas. Pendekatan kami biasanya

melakukan audi berdasarkan bidang atau fasilitas.

• Bagi fasilitas tersebut menjadi bidang-bidang yang bisa ditangani.

Jadwalkan waktu untuk mengaudit tiap bagian standard yang berlaku untuk

bidang tersebut.

• Jika saudara menggunakan tim audit, tugaskan tim tersebut untuk

mengerjakan berbagai bidang fasilitas tersebut dalam waktu bersamaan.

• Susun daftar periksa Analisis Kesenjangan agar tiap auditor memiliki bagian-

bagian standar yang bisa diterapkan di bidang kerja yang akan mereka

audit.

• Susun daftar periksa saudara agar tiap auditor memiliki bagian-bagian

standar yang bisa diterapkan di bidang kerja yang akan mereka audit.

B Melaksanakan audit

Ikuti jadwal yang telah saudara persiapkan. Datangi tiap bidang fasilitas untuk

mengevaluasi sistem mutu yang telah ada. Fokuskan pada apa yang tepat dan

apa yang tidak tepat. Ingatkan auditor bahwa saudara tidak ingin berfokus pada

kesesuaian atau ketidak sesuaian dengan sistem yang dipakai, dan kesesuaiannya

dengan persyaratan ISO 9001:2000.

Catat apa yang ada dan tepat, dan apa yang masih perlu ditambah dan diubah.

Ambil catatan lengkap, dokumen rujukan dan contoh.

C Melaporkan

Rangkum hasil audit dalam bentuk daftar tugas. Saudara biasanya harus

memasukkan beberapa kategori tugas.

• Proses-proses yang sesuai dengan standar dan tercatat

• Proses-proses yang sesuai dengan standar dan masih harus dicatat

• Proses-proses yang tidak sesuai dengan standar dan harus dirancang ulang

• Proses-proses yang disyaratkan oleh standar namun belum ada.

Untuk tiap persyaratan dari standar, saudara harus menentukan status sistem yang

sekarang dipakai (yang sedang diaudit). Tim Pengarah ISO 9001:2000 akan

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 31

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

menggunakan informasi ini untuk menentukan penanggung jawab untuk

pengembangan prosedur.

3.2 Rapat Tim Pengarah

A. Merencanakan rapat Tim Pengarah ISO

1. Tentukan siapa yang harus hadir. Termasuk para pimpinan pihak manajemen

tingkat atas. Jawab pertanyan-pertanyaan berikut:

• Siapa yang bisa menentukan staf mana yang akan ditunjuk?

• Apakah dia tahu tentang beban kerja staf tersebut, apakah bisa

mengakomodasi tugas yang akan dibebankan?

• Siapa yang bertanggung jawab untuk sumber daya dan bisa menyediakan

sumber daya untuk proyek ISO 9001:2000?

• Kelompok ini harus meneruskan rapat sebagai ‘Tim Pengarah ISO

9001:2000’

2. Buat Agenda, item-item yang harus tercantum:

• Jelaskan ‘Langkah-Langkah Implementasi’ kepada kelompok tersebut

menggunakan presentasi Power point “ISO 9001:2000 Implementation”

• Gunakan handout rapat yang ada di Lampiran B

• Lakukan pemberian tugas pada individu atau tim (Gunakan tabel dari

Lampiran B)

• Tinjau ulang tanggung jawab-tanggung jawab kerja tersebut untuk

memastikan bahwa semuanya disebarkan dengan adil, tidak menumpuk

pada satu orang atau satu kelompok saja.

• Untuk tiap tim, tunjuk satu pemimpin tim. Akan bagus sekali jika anggota

tim Pengarah ISO menjadi pemimpin untuk tiap tim Kerja. Hal ini akan

memberikan komunikasi yan baik antara tim tersebut dengan tim pengarah

selama pelaksanaan proyek.

• Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

tersebut.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 32

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Apakah tim atau individu tersebut membutuhkan bantuan untuk

melaksanakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000?

Panduan teknis seperti apa yang diperlukan untuk membuat tim atau

individu ini bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien?

• Bantuan dari perwakilan manajemen

• Bahan yang telah disiapkan

• Pelatihan khusus

• Tentukan tanggal pelaksanaan tugas (gunakan tabel dari Lampiran B)

Tentukan tanggal mulai berdasarkan sumberdaya yang tersedia

Tentukan tugas mana yang harus saudara selesaikan di awal agar tugas

lainnya juga bisa diselesaikan, misalnya:

Tanggung Jawab Manajemen. Selesaikan Kebijakan Mutu dan Tujuan

Mutu serta tentukan proses-proses utama dan saling keterkaitannya

terlebih dulu.

Perkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap

tugas berdasarkan jumlah sumber daya yang tersedia untuk tugas

tersebut.

3.3 Rapat Tim Kerja

Pemimpin tim bertanggung jawab untuk menjadwalkan rapat pertama tim

berdasarkan rencana dalam diagram Gantt.

1. Sebuah agenda diberikan dalam Lampiran C:

• Diskusikan Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000 dan langkah-

langkah Implementasi menggunakan presentasi Powerpoint “Implementasi

ISO 9001:2000”

• Gunakan Handout Tim Kerja di Lampiran C

• Berikan Prosedur Sistem Mutu yang akan menjadi tanggung jawab tim

tersebut. (Jika menggunakan prosedur yang telah disiapkan)

• Berikan bagian Analisis Kesenjangan yang sesuai dengan tanggung jawab

dan tugas tim tersebut.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 33

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

tersebut.

Apakah tim atau individu tersebut membutuhkan bantuan untuk

melaksanakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000?

Panduan teknis seperti apa yang diperlukan untuk membuat tim atau

individu ini bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien?

• Bantuan dari perwakilan manajemen?

• Bahan yang telah disiapkan?

• Pelatihan khusus?

2. Tentukan tanggal untuk tiap tugas dari Analisis Kesenjangan menggunakan

tanggal mulai dan selesai di diagram Gantt. Pemimpin tim harus mencetak salinan

bagian Analisis Kesenjangan yang relevan bagi timnya.

• Jelaskan pada tim bahwa Prosedur dan proses saudara harus sesuai.

Sejumlah proses (cara saudara melakukan sesuatu) perlu diubah untuk

memenuhi persyaratan standard, dan sebagian dari prosedur perlu diedit

untuk bisa menjelaskan dengan akurat apa yang saudara lakukan.

• Jika saudara tidak menggunakan prosedur yang telah disiapkan, tim ini akan

bertanggung jawab untuk membuat dan mendokumentasikan prosedur baru

sebagai bagian dari standar.

• Buat daftar persyaratan dari Daftar Periksa Analisis Kesenjangan yang

belum saudara penuhi. Persyaratan-persyaratan ini nanti perlu dievaluasi

untuk menentukan apakah saudara telah mengubah proses saudara untuk

menyesuaikan dengan prosedur, atau membuat proses saudara memenuhi

standar dan mengubah prosedurnya.

• Buat daftar persyaratan dari Daftar Periksa Analisis Kesenjangan yang telah

saudara penuhi. Evaluasi persyaratan-persyaratan ini dengan membanding-

kannya dengan prosedur untuk mengetahui apakah Prosedur tersebut perlu

di edit, atau apakah proses yang tercatat dalam prosedur tersebut bisa lebih

menguntungkan.

Atau jika tidak menggunakan prosedur yang sudah disiapkan,

tentukan persyaratan standar yang perlu anda tangani agar bisa

sesuai.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 34

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Jadwalkan rapat berikutnya. Selama rapat ini, saudara harus fokus pada

tugas-tugas yang telah saudara daftar diatas.

• Setelah proses ditentukan, prosedur perlu diselesaikan dan dikirim untuk

meminta persetujuan dari Tim Pengarah ISO 9001:2000.

3. Membahas agenda kedepan:

• Bacalah Prosedur Penyimpanan 9000 (Atau untuk tim yang bertanggung

jawab atas panduan mutu , bacalah Panduan Mutu Penyimpanan 9000) dan

bandingkan dengan proses yang ada sekarang.

• Jika tidak menggunakan prosedur Penyimpanan 9000, buat gambaran

proses baru untuk memenuhi persyaratan standar.

• Tentukan tugas untuk mengimplementasikan perubahan dalam proses

saudara dan untuk mengedit prosedur yang telah disiapkan.

• Tentukan agenda berikutnya

• Jadwalkan rapat selanjutnya.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 35

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

• Lampiran A

Rencana Proyek

Rencana Proyek: ISO 9001:2000

Tujuan Proyek:_____________________________________

Tanggal Mulai:_________________________________________

Tanggal Target Registrasi:______________________________

Penanggung Jawab:

Manajer Proyek:________________________________________________

Perwakilan Manajemen:___________________________________________

Puncak Manajemen:____________________________________________

Tim Pengarah ISO 9001:2000 ____________________________________

Batas waktu Proyek:

Tahapan Jadwal Tanggal Selesai

1. Manajer Proyek

Menyelesaikan

Pelatihan

Online

2. Melaksanakan Analisis

Kesenggangan

3. Mengadakan Rapat Tim

Pengarah ISO

4. Pengenalan

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 36

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Lampiran B

Rapat Perencanaan ISO 9001:2000

Handout Rapat Tim Pengarah ISO

Agenda:

1. Meninjau ulang ‘Langkah-Langkah Implementasi’

2. Presentasi PowerPoint “Implementasi ISO 9001:2000”

3. Menunjuk orang atau tim pelaksana untuk tiap kelompok tugas. Menentukan

sumberdaya yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas.

• Apakah tim atau individu tersebut membutuhkan bantuan lain saat

mengerjakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000?

• Panduan teknis sepert apa yang diperlukan agar tim atau individu tersebut

bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien?

• Bantuan dari perwakian manajemen?

• Bahan yang telah disiapkan?

• Pelatihan Khusus?

4. Menentukan tanggal tugas

• Tentukan tanggal mulai berdasarkan sumberdaya yang tersedia.

• Tentukan tugas mana yang harus saudara selesaikan di awal agar tugas

lainnya juga bisa diselesaikan, misalnya:Tanggung Jawab Manajemen dan

Kendali Dokumen harus diselesaikan lebih dulu. Selesaikan Kebijakan Mutu

dan Tujuan Mutu serta tentukan proses-proses utama dan saling

keterkaitannya terlebih dulu.

• Perkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap tugas

berdasarkan jumlah sumber daya yang tersedia untuk tugas tersebut.

Gunakan Analisis Kesenjangan sebagai rujukan untuk menentukan berapa

banyak tugas lagi yang harus diselesaikan oleh tiap tim.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 37

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

5. Jadwalkan sesi pelatihan staf menggunakan Paket Materi Pelatihan

• Semua staf membutuhkan pelatihan tentang Standar ISO 9001:2000.

Memberikan pelatihan sejak awal membuat semua orang mengetahui proyek

apa itu dan apa tujuannya.

• *Simpan notulensi dari semua rapat Tim Perencana dan Pengarah ISO

9001:2000. Ini bisa membantu menunjukkan keterlibatan para pimpinan

pihak manajemen tingkat atas dalam Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2000. Catat kehadiran.

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 38

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Lampiran B

Rapat Perencanaan ISO 9001:2000

Langkah-Langkah Implementasi

1. Tim atau orang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas diatas akan

menggunakan Prosedur Penyimpanan 9000, Panduan Mutu 9000 dan Formulir

9000 sebagai dasar proses pemenuhan persyaratan standar ISO. Tim tersebut

akan menggunakan daftar tugas untuk menentukan bidang mana yang

membutuhkan perubahan proses.

2. Tiap tim yang bertanggung jawab tersebut akan mengevaluasi proses yang

disajikan dalam prosedur, menentukan apakah dibutuhkan perubahan, dan

mengedit prosedur dan formulir yang ada.

3. Tim tersebut akan menyelesaikan prosedur dan mengirimkannya ke Tim

Pengarah ISO 9001:2000 untuk dikaji dan disetujui.

4. Tim tersebut akan melakukan pelatihan staf yang dipengaruhi oleh prosedur

atau memiliki tanggung jawab atas prosedur tersebut.

5. Para staf akan mulai mengikuti proses yang tercatat tersebut dan membuat

serta menyimpan catatan.

Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000

1. Menentukan anggota tim untuk tiap prosedur.

2. Menentukan tanggal awal dan tanggal penyelesaian untuk tiap tim.

3. Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh staf dan menjadwalkan sesi

pelatihan ISO 9001:2000

4. Mengadakan rapat secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan, menjawab

pertanyaan tim dan mengevaluasi sumber daya yang dibutuhkan untuk

implementasi.

5. Mengkaji dan menyetujui prosedur setelah diselesaikan.

6. Mengevaluasi dan memilih Registrar

D E V E L O P I N G A P P R O A C H ES T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S E M E ST E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R A N Q U-3.3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MAR C E L I S / S A RA CO L O N N A 39

ED I S I A RE V I S I 0 ; TG L 12/05/2008

Sekarang Lakukan KUNJUNGAN LAPANGAN QU3.3-AS7/7

“SERTIFIKASI ISO” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas

di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti

catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan

Portofolio Bukti

Pemberian Tugas

Kelompok Tugas

Panduan Mutu

Kendali Dokumen

Kendali Catatan Mutu

Tanggung Jawab Manajemen

Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan

Infrastruktur

Perencanaan Realisasi Produk

Proses

Proses-proses yang Terkait dengan Konsumen

Perancangan dan Pengembangan

Pembelian

Kendali Barang dan Jasa

Pemasokan

Anggota Tim Pemimpin Tim

D EV EL O P I N G A P P RO AC H E S T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ M A TE R I A L S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L AJ A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA R A CO L O N N A 2

ED I S I A RE V I S I 0 ; T GL 12/05/2008

Pemberian Tugas

Kelompok Tugas

Identifikasi dan Keterlacakan

Properti Konsumen

Pemasokan Barang

Kendali Pengukuran dan Sarana Pengawasan

Pengawasan, Pengukuran dan Analisis Kepuasan

Konsumen

Audit Internal

Pengawasan, Pengukuran dan Analisis dan

Realisasi Produk Proses

Kendali Barang yang Tidak Sesuai

Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan

Anggota Tim Pemimpin Tim

Diagram Proyek Gantt

(Ganti judul tabel jadi nama Bulan saat proyek akan dijalankan- tentukan kapan tiap tim mulai dan berhenti, arsir bagian saat tim bekerja)

Kelompok tugas Bulan 1 Bulan2 Bulan3 Bulan4 Bulan5 Bulan6 Bulan7 Bulan8 Bulan9

Kendali Dokumen

Kendali Catatan Mutu

Tanggung Jawab Manajemen

Kompetensi, Kesadaran, dan

Pelatihan

Infrastruktur

Perencanaan Realisasi

Produk

Proses

Proses terkait dengan

Konsumen

Perancangan dan

Pengembangan

D EV EL O P I N G A P P RO AC H E S T O Q U A L IT Y S T UD E NT S ’ M A TE R I A L S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L AJ A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA R A CO L O N N A 2

ED I S I A RE V I S I 0 ; T GL 12/05/2008

Pembelian

Kendali Produksi dan Jasa

Task group Bulan 1 Bulan2 Bulan3 Bulan4 Bulan5 Bulan6 Bulan7 Bulan8 Bulan9

Pemasokan Barang

Kendali Pengukuran dan

Sarana Pengawasan

Pengawasan, Pengukuran

dan Analisis

atas Kepuasan Konsumen

Audit Internal

Pengawasan, Pengukuran

dan Analisis

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 3

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

Lampiran B

Rapat Tim Tugas

Rapat Tim Tugas

Agenda:

1. Mengkaji Langkah-Langkah Implementasi dan Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO

9001:2000. Gunakan Presentasi PowerPoint “ ISO 9001:2000 Implementation”

2. Mengkaji prosedur yang akan jadi tanggung jawab tim tersebut.

3. Mengkaji bagian Analisis Kesenjangan yang bisa digunakan oleh tim tersebut.

4. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas tersebut.

• Apakah tim tersebut membutuhkan bantuan saat mengerjakan proyek ISO

9001:2000?

• Panduan teknis seperti apa yang dibutuhkan agar tim tersebut bisa menyelesaikan

tugas dengan efektif dan efisien?

• Bantuan dari perwakilan manajemen?

• Bahan yang telah disiapkan?

• Pelatihan Khusus?

5. Menentukan tanggal tugas dari Analisis Kesenjangan menggunakan tanggal mulai dan

selesai di diagram Gantt.

6. Menjadwalkan rapat berikutnya.

7. Agenda berikutnya:

1. Baca Prosedur Penyimpanan 9000 dan bandingkan dengan proses saat ini.

2. Tentukan tugas untuk menerapkan perubahan dalam proses saudara dan untuk

mengedit prosedur yang telah disiapkan.

Langkah-Langkah Implementasi

1. Tim atau orang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas diatas akan menggunakan

Prosedur Penyimpanan 9000, sebagai dasar proses pemenuhan persyaratan standard

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 4

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

ISO. Tim tersebut akan menggunakan daftar tugas untuk menentukan bidang mana

yang membutuhkan perubahan proses.

2. Tiap tim yang bertanggung jawab tersebut akan mengevaluasi proses yang disajikan

dalam prosedur, menentukan apakah dibutuhkan perubahan, dan mengedit prosedur

dan formulir yang ada.

3. Tim tersebut akan menyelesaikan prosedur dan mengirimkannya ke Tim Pengarah ISO

9001:2000 untuk dikaji dan disetujui.

4. Tim tersebut akan melakukan pelatihan staf yang dipengaruhi oleh prosedur atau

memiliki tanggung jawab atas prosedur tersebut.

5. Para staf akan mulai mengikuti proses yang tercatat tersebut dan membuat serta

menyimpan catatan.

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 5

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

Lampiran B

Rapat Tim Tugas

Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000

1. Menentukan anggota tim untuk tiap prosedur.

2. Menentukan tanggal awal dan tanggal penyelesaian untuk tiap tim.

3. Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh staf dan menjadwalkan sesi pelatihan ISO

9001:2000:

• Perkenalan Staf dengan ISO 9001:2000 menggunakan Paket Materi Pelatihan

• Pelatihan Auditor Internal menggunkan Paket Materi Pelatihan Auditor Internal

4. Mengadakan rapat secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan, menjawab pertanyaan

tim dan mengevaluasi sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi.

5. Mengkaji dan menyetujui prosedur setelah diselesaikan.

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 6

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

4 DAFTAR TUGAS

Judul Tugas Perkiraan

Waktu

Pembelajaran

QU 3-3 AS 1/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “KELEBIHAN

SERTIFIKASI ISO”

15’

QU 3-3. AS 2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “VISI DAN

MISI”

15’

QU 3-3. AS 3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “DIAGRAM

ORGANISASI”

30’

QU 3-3. AS 4/7 TUGAS PEMBELAJARAN “QMS” 30’

QU 3-3. AS 5/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “BUKU

PROSEDUR DAN PANDUAN MUTU ”

30’

QU3-3. AS 6/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “NILAI UJIAN

UNTUK DIPLOMA”

30’

QU 3-3 AS 7/7 KUNJUNGAN LAPANGAN “SERTIFIKASI

ISO”

240’

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 7

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

QU 3-3. AS 1/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “KELEBIHAN

SERTIFIKASI ISO”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 15’ MENIT

Tujuan Pembelajaran: Memahami kelebihan pengaturan sistem manajemen

mutu yang baik dan sertifikasi dalam ISO 9001.

Apa makna sertifikasi ISO 9001 bagi sebuah organisasi?

Pikirkan kelebihan (manfaat) sertifikasi. Tuliskan minimal lima.

Bisakah saudara memikirkan kekurangannya juga?

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Diskusikan pertanyaan-pertanyaan berikut di kelas.

• Apa yang bisa saudara kerjakan sendiri dan apa yang harus saudara

kerjakan dengan bantuan orang lain?

• Kapan saudara membutuhkan penasehat?

Apa auditor itu?

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 8

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

QU 3-3. AS 2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “VISI DAN MISI”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 15’ MENIT

Guru akan memberikan visi dan misi Kampus saudara. Bahas secara berkelompok

apakah saudara mengenali definisi tersebut atau tidak. Bisakah saudara

membedakan antara visi dan misi hanya dengan membacanya saja? Jelaskan.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Bisakah saudara mengenali visi dan misi Kampus saudara dalam kegiatan

perKampusan sehari-hari?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Cari di internet atau perpustakaan visi dan misi beberapa perusahaan. Bandingkan

berbagai visi dan misi tersebut dan tuliskan persamaan dan perbedaannya.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 9

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

QU 3-3. AS 3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “DIAGRAM

ORGANISASI”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

Secara berkelompok buatlah diagram organisasi Kampus saudara dan

sebuah perusahaan lain. Siapkan di papan peraga. Presentasikan di kelas.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 10

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

QU 3-3. AS 4/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “QMS”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT

Tugas: QMS

Setelah melewati Unit Pembelajaran 3.1 untuk mengetahui bahwa saudara telah

mempelajari banyak prinsip, sarana, pandangan tentang Mutu . Di awal Unit

Pembelajaran ini, saudara telah membaca bab 4.1 Interpretasi Standar. Sekarang

setelah membaca bagian Persyaratan diatas, bisakah saudara menjelaskan

persyaratan –persyaratan tersebut?

Bahaslah persyaratan ini dalam kelompok. Tuliskan hasil diskusi saudara dalam

laporan bersama. Pastikan saudara membahas semua persyaratan diatas. Gunakan

lembar PP-P guru atau yang ada di buku saudara.

Pastikan saudara merefleksikan konsep-konsep berikut:

• QMS (Sistem Manajemen Mutu )

• Organisasi

• Mutu

• Persyaratan.

Hasil Tugas: sebanyak 2 lembar A4 laporan tentang makna persyaratan-

persyaratan ini. Saudara boleh menggunakan Kampus atau perusahaan lain

sebagai contoh kasus

Tips Gunakan lingkaran Deming circle: Plan - Do – Check - Act

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 11

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

QU 3-3. AS 5/7 TUGAS PEMBELAJARAN “BUKU PANDUAN DAN

PROSEDUR MUTU ”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT

Latihan pembelajaran

Guru akan memberi saudara buku Panduan dan Prosedur Mutu milik Kampus dan

organisasi. Bekerjalah secara berkelompok. Telusuri isi buku tersebut. Apakah

saudara menemukan persyaratan-persyaratan diatas? Yang mana yang saudara

temukan dan persyaratan mana yang tidak saudara temukan?

Tuliskan hasil temuan kelompok saudara di selembar kertas. Presentasikan di

kelas.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Bisakah saudara menjelaskan kenapa dokumentasi bukan bagian dari Pendekatan

Proses yang dijelaskan sebelumnya?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Kegiatan dan produk mana saja yang menjadi cakupan Manajemen Mutu ?

Kegiatan-kegiatan ini harus di catat di bagian Manajeman Mutu .

Yang tidak termasuk Manajemen Mutu juga harus tercatat ditemukan.

Buatlah diagram dari proses tersebut ( urutan dan interaksi - hubungan).

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 12

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

QU 3-3. AS 6/7 TUGAS PEMBELAJARAN “NILAI UJIAN UNTUK

DIPLOMA”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT

Tugas: registrasi nilai ujian untuk diploma

Setelah saudara membaca bab 4.1 Persyaratan Umum untuk Sistem Manajemen

Mutu ; ISO 9001, Standar Interpretasi, kerjakan tugas berikut dalam kelompok

yang terdiri dari empat orang. Pastikan saudara membahas persyaratan ini dengan

tepat dan mintalah bantuan guru jika perlu.

Tiap semester saudara harus mengerjakan UTS dan UAS. Selain kedua ujian ini,

saudara juga harus mengerjakan tugas. Nilai ujian saudara dan nilai tugas saudara

dijumlahkan menjadi nilai akhir saudara. Jika nilai ini sama atau diatas batas nilai

lulus, maka saudara berhasil lulus dalam mata kuliah tersebut. Setelah itu saudara

akan mendapatkan lembar hasil studi sebagai bukti. Semua lembar hasil studi yang

saudara dapatkan adalah bukti bahwa saudara telah menjalani pendidikan dengan

berhasil dan akan mendapatkan gelar diploma.

Menurut saudara bagaimana proses registrasi ini diatur? Jelaskan proses registrasi

mulai dari nilai tugas mahapeserta didik sampai ke lulus tahun pertama kuliah

(saudara bisa mengambil contoh dari kuliah saudara selama tahun pertama). Ambil

contoh salah satu anggota kelompok . Tuliskan namanya, nama pendidikan dan

tahun kuliahnya sekarang (tahun pertama, kedua, dsb).

Cobalah menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut saat mengerjakan proses

registrasi. Periksalah

• Apa yang terjadi dengan semua nilai yang diterima oleh mahapeserta didik

?

• Apa peran guru dalam meregister (mencatat, menyimpan, menghitung dan

menggunakan) nilai ini?

• Bagian Kampus yang mana yang terkait dengan proses registrasi ini?

• Bagaimana mahapeserta didik bisa melihat kemajuannya sendiri?

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 13

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

• Bagaimana mahapeserta didik bisa membuktikan bahwa dia telah berhasil

lulus tahun pertama kuliahnya?

• Siapa saja yang terlibat dalam proses tersebut mulai dari nilai tugas

sampai gelar diploma?

• Materi apa saja yang dibutuhkan?

Gunakan seluruh Persyaratan Umum untuk Sistem Manajemen Mutu untuk

memastikan bahwa saudara telah memenuhi persyaratannya.

Bahas hasil temuan kelompok saudara di kelas dan sesuaikan jika perlu. Tugas ini

adalah bahan portofolio!

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 14

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

QU 3-3 AS 7/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “SERTIFIKASI ISO”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 240’

Persiapan:

Pertama, secara berkelompok, siapkan daftar topik yang ingin saudara telaah

selama kunjungan lapangan.

Diskusikan daftar topik tersebut di kelas: satu kelompok mempresentasikan

daftar yang mereka miliki. Kelompok lain menambahkan topik mereka. Buat

prioritas topik-topik ini (kalau-kalau waktu kunjungan lapangannya terbatas).

Tunjuk dua orang pewawancara yang akan mewakili kelas selama sesi

wawancara.

Tunjuk reporter/pencatat untuk mencatat wawancara tersebut (tiap kelompok

mengambil satu kelompok topik).

Reporter harus menyusun laporan bersama-sama dengan kelompoknya.

Tukar laporan kelompok saudara dengan kelompok lain.

Gabungkan semua laporan ini dan susun satu laporan akhir yang berisi semua

topik bahasan untuk wawancara.

Setelah laporan ini ditanda-tangani oleh guru, masukkan kedalam portofolio

bukti saudara.

Gunakan contoh topik dibawah! Contoh ini belum lengkap, tapi bisa dijadikan

contoh awal yang bisa diteruskan.

Usulan topik:

• ISO dan pemasok

• ISO dan proses

• ISO dan orang (sumber daya manusia)

• ISO dan konsumen

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 15

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

• Pendekatan Proses di perusahaan saudara

• Realisasi produk di perusahaan saudara

• Pengukuran mutu

Usulan pertanyaan:

• Bagimana bisa Sistem Manajemen Mutu jadi sepenting itu dalam

sebuah perusahaan, khususnya perusahaan saudara?

• Apa alasan saudara memilih untuk memulai dengan QMS (Sistem

Manajemen Mutu ), dengan ISO?

• Apa nilai tambah QMS dan ISO?

• Kapan nilai tambah ini tidak lagi menjadi nilai tambah?

• Apa makna mutu bagi saudara?

• Apa yang ingin saudara lakukan dengan berbeda jika saudara bisa

melakukan implementasi dari awal lagi?

• Apa keuntungan finansial bagi perusahaan?

• Bagaimana orang-orang di organisasi saudara menanggapi Sistem

Manajemen Mutu ?

D EV EL OP I N G A P P RO A C H ES T O QU A L IT Y S T UD E NT S ’ MA TE R I AL S – S EM E ST E R 3

UN I T PE M B E L A J A R A N Q U-3 .3 ME R A NC A N G SMM I SO 9001:2000; BA RB A R A MARC E L I S / SA RA COL O N NA 16

ED I S I A RE V I S I 0 ; TGL 12/05/2008

BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY

Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard fot

Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.

Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen

op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft.

Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-management 4.

Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer, Deventer.

Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).

Kluwer, Deventer.

Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.

http://www.entrepreneur.com

KAM –management 5, ISO 9001 for SME , 2003, Delft.

McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.

Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.

Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard,

Switzerland.

ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality press,

Milwaukee, Wisconsin.

Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.

Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice oriented

apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.

Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.

www.the 9000store.com