Learning Unit Qu-4.3 2008-V01 Terjemahan

5/6/2018 Learning Unit Qu-4.3 2008-V01 Terjemahan - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/learning-unit-qu-43-2008-v01-terjemahan 1/54

LEAR UNIT 1

Penerapan SMM (ISO 9001:2000)

Unit Pembelajaran

QU-4.3

Modul 3, Semester 4

Menyusun Sistem Manajemen Mutu



M EMBANGUN SMM BAHAN UNTUK M AHAS I SWA – SEMESTER 4

UNIT QU -4 .3 IMPLEMENTAS I SMM ( ISO 9001:2000); ROBERT WOODWARD / SA RA CO LO NNA 2

ED I S I : A RE V I S I : 0 T GL 5/23/2008

Pusat Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia)

Edisi pertama, 2008

Makalah ini disusun sebagai komponen ESDP Program PengembanganKeahlian Kewirausahaan Indonesia yang dijalankan oleh ASPI Asosiasi

Politeknik Indonesia yang didanai oleh Pemerintah Belanda. Semua ungkapandan pendapat dalam makalah ini boleh dikutip tanpa harus meminta izintertulis, selama sumbernya disertakan. Permohonan untuk penyesuaian ataupenerjemahan bahan ini dalam bahasa lain selain Bahasa Indonesia, harus

dialamatkan pada the International Training Centre of the ILO, Viale Maestridel Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italy).

PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU

SEMESTER 4. MODUL 3 : MEMBANGUN SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIT PEMBELAJARAN 3: Penerapan SMM (ISO 9001:2000)

Penulis: Robert Woodward (ILO), Sara Colonna (DELTA Programme)

Rancangan yang digunakan dalam makalah terbitan Pusat PelatihanInternasional ILO, yang sesuai dengan persyaratan praktek Amerika Serikat,

dan penyajian bahan-bahan yang ada didalamnya, tidak menyiratkanpendapat atau pandangan apapun dari Pusat Pelatihan diatas terkait denganstatus hukum negara manapun, daerah atau teritori yang berada dalam

kewenangan negara tersebut, atau terkait dengan batas-batas negaranya.

Segala pendapat dan pandangan yang tersurat dalam artikel, penelitian dankontribusi lain yang ditandatangani sepenuhnya menjadi tanggung jawabpenulis, dan tidak berarti bahwa Pusat Pelatihan memberikan persetujuan

atau dukungan atas segala pendapat dan pandangan yang ada dalam terbitan

ini.Penyebutan nama perusahaan dan produk komersil serta proses tidak berartiperusahaan, produk, dan proses tersebut disetujui dan didukung olehInternational Labour Office (Dewan Buruh Internasional), dan tidakdisebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berartiperusahaan, produk atau proses tersebut tidak disetujui dan didukung.

DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications /Pendidikan

dan Pembelajaran Teknologi Aplikasi Jarak Jauh)

International Training Centre of the ILO

Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy

Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111

Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842

E-mail: [email protected]

Diterjemahkan oleh

Sinta A Majid

Dindin Sulaeman






UNIT PEMBELAJARAN QU-4.3

Menerapkan QMS

Tujuan khusus pembelajaran

1. Pendahuluan

2. ISO dan QMS; implikasinya

3. Pertumbuhan ISO

4. Panduan Mutu

5. Memilih badan registrasi

6. Audit QMS

7. Penyusunan tolok ukur mutu

8. Daftar Tugas

Bibliography and webography






Tujuan Khusus Pembelajaran

Pada akhir unit pembelajaran ini siswa diharapkan mampu:

Mengindentifikasi implikasi timbal balik antara ISO dan QMS;

Merangkum standar ISO 9001;

Menentukan pertumbuhan ISO sebagai sarana pemasaran;

Menyusun draf prosedur proses dan dokumentasi yang sesuai;

Menyusun daftar langkah-langkah utama untuk mencapai

registrasi ISO;

Menjelaskan tujuan audit, cakupan dan kriteria audit QMS;

Mempraktekkan penyusunan tolok ukur mutu.






1 Pendahuluan

Dalam unit pembelajaran ini kami menitikberatkan implikasi timbal balik antara ISO

dan QMS. Pada tahapan program yang ini, saudara mungkin telah sangatmengenali konsep-konsep ini, maka, sekarang adalah saatnya untuk merangkum

dan memperjelas agar semua pengetahuan yang telah saudara dapat selama

pembelajaran saudara bisa diterapkan. Jika masih ada yang kurang jelas, sekarang

adalah saat untuk mengungkapkan keragu-raguan saudara dan mendiskusikannya

dengan guru dan siswa dengan cara yang membangun dan kritis.

Saudara akan memiliki kesempatan untuk mulai membuat panduan mutu saudara

sendiri, dan saudara akan belajar dengan melakukan dan melalui kesalahan.

Perlu diingat bahwa dengan memasuki dimensi yang lebih konkret dan aplikasi

Sistem Manajemen Mutu, kita mulai menerima begitu saja pergeseran pemikiran

dari Persekolahan ke SME.

Hal ini karena kami ingin saudara mengembangkan sikap terhadap perubahan.

Saudara telah memulai perjalanan QMS saudara sebagai seorang siswa, kami

berharap saudara akan terus menerapkan prinsip-prinsip kami dalam kehidupan

professional saudara nanti, apapun pekerjaan saudara.

Di bab terakhir kami memberikan bagian penting QMS pada saudara, yaitu

penyusunan tolok ukur mutu. Tujuannya adalah untuk memaksa perusahaan

saudara memandang keluar dan menentukan tujuan tertentu untuk perbaikan terus

menerus.






2 ISO 9001 dan QMS: implikasinya

Seperti yang telah saudara ketahui, standar ISO 9001 ditujukan pada sistem mutu.

Sertifikasi ISO berarti bahwa sebuah perusahaan memiliki pendekatan yang rinci

dan terdokumentasi untuk mencapai konsistensi output. Ini tidak berarti bahwa

produk perusahaan tersebut bisa bertahan selamanya atau bebas cacat, ini hanya

berarti bahwa produk tersebut bertahan sesuai dengan waktu yang telah

ditentukan, dan tingkat kecacatannya masih terkontrol.

Meski ISO 9001 mungkin merupakan bagian integral dari program QMS, kita perlu

mengetahui perbedaan diantara kedua pemikiran ini.

Standar ISO 9001 utamanya terkait dengan jaminan mutu. QMS berfokus pada

manajemen mutu. Pendekatan ISO 9001 menentukan standar minimum untuk

menjamin mutu. Tidak melebihi standar minimum ini untuk mendorong kesadaran

konsumen, kegiatan tim, atau perbaikan terus menerut, yang semuanya sangat

penting bagi QMS. Namun, ISO 9001 sangat terkait erat dengan QMS. Bagi

banyak perusahaan, sertifikasi ISO 9001 berfungsi sebagai dasar untuk Proses

Manajemen Mutu, tujuan ISO 9001 adalah sistem QMS yang lengkap.

Fokus pada mutu yang diberikan oleh persiapan untuk registrasi dipandang oleh

manajer sebagai kesempatan untuk mencanangkan program mutu yang luas.

Registrasi ISO 9001 memberikan tujuan nyata yang bisa dijadikan sasaran untuk

dicapai.

Sejumlah perusahaan lebih suka tetap membedakan dua pendekatan ini. Perlu

diingat bahwa QMS lebih sering membutuhkan sejumlah perubahan dalam struktur

dan budaya perusahaan. Dengan ISO 9001, penekanannya bukan pada

perubahan. Persiapan mungkin hanya membutuhkan dokumentasi seksama

tentang sistem yang telah berjalan.

Tidak diragukan lagi penerapan Sistem Manajemen Mutu terlebih dulu akan

memfasilitasi registrasi ISO 9001. QMS mendorong jenis-jenis praktek, seperti

berfokus pada konsumen internal, yang menjamin mutu. Setelah saudara berhasil

menggunakan QMS, saudara pasti akan memiliki pendekatan sistematis pada mutuyang dibutuhkan oleh standar ISO 9001.

Konsep ISO

Pemikiran dibalik konsep ISO 9000 cukup sederhana. Tiap konsumen ingin

membeli barang dan produk/jasa bermutu tinggi yang terus memenuhi harapan

atau spesifikasi yang dinyatakan dalam kontrak. Bagaimana konsumen






mengetahui bahwa para pemasok mampu memberikan mutu yang konsisten?

Salah satu caranya adalah dengan mengaudit tiap sistem mutu dari pemasok.

Banyak perusahaan sekarang sudah melaksanakan audit atas pemasok mereka. Di

Eropa, pemikiran ini diajukan untuk menyusun standar seragam untuk sistem

mutu. Ini akan memberikan model program mutu yang baik pada tiap perusahaan.

Ini juga berarti bahwa perusahaan bisa disertifikasi oleh auditor pihak ketiga. Tiap

konsumennya kemudian akan bisa merasa yakin atas mutu yang konsisten tanpa

harus mengaudit pemasok secara independen.

Apa makna registrasi ISO 9001 bagi saudara

Perusahaan yang mendaftar untuk standar ISO 9001 telah mengalami

pertumbuhan minat yang cepat dalam prosesnya. Perusahaan-perusahaan meneliti

registrasi ISO 9001 untuk beberapa alasan penting.

Proses ISO 9001 seringkali bisa membayar untuk dirinya sendiri.

Misalnya, Monsanto menghemat lebih dari biaya registrasi di sebuah

pabrik dengan memotong biaya sisa sebesar 90% saat perusahaan

tersebut meningkatkan sistem jaminan mutunya;

Biasanya lebih mudah dan lebih murah untuk melaksanakan sebuah

registrasi ISO 9001 dibanding dengan melaksanakan berbagai audit

mutu oleh berbagai konsumen;

Registrasi ISO 9001 menjadi penting dalam bidang-bidang yang lebih

teregulasi, seperti penerbangan dan telekomunikasi;

Registrasi bisa membuka pasar baru untuk perusahaan saudara,

khususnya dalam penjualan ekspor;

ISO adalah cara untuk mempublikasikan keberhasilan program mutu

saudara, sertifikasi ISO menunjukkan komitmen saudara;

Registrasi mendorong konsumen untuk mengembangkan hubungan

kemitraan. Konsumen seringkali bisa mengurangi beban pengeluaran

dalam inspeksi.






Standar ISO 9000

Seperti yang telah saudara ketahui, seri ISO sebenarnya terdiri dari berbagai

kategori. Sebuah perusahaan yang mengejar registrasi akan memiliih salah

satu dari tiga level yang diwakili oleh ISO 9001, 9002, atau 9003.

Definisi dan konsep ISO 9000

ISO 9001 Standar yang paling komprehensif. Standar ini memastikan

semua aspek mutu dari tahap perancangan sampai ke produksi dan

pelayanan. Judul-judul paragraf dalam standar ini dicantumkan dibawah ini.

ISO 9002 Standar ini muncul dari fase perancangan ISO 9001. Standar

ini berfokus pada produksi dan pengiriman. Standar ini utamanya digunakan

oleh perusahaan komoditas, seperti produsen bahan kimia atau cat.

ISO 9003 Standar ini tidak sedetail kedua standar diatas. Standar ini

tidak mencakup sistem mutu yang komprehensif, namun berfokus pada

pengujian dan inspeksi. Standar ini berguna bagi perusahaan-perusahaan

seperti distributor perlengkapan.

ISO 9004 Ini bukanlah standar yang bisa diterapkan pada hubungan

dengan konsumen luar, namun menyatakan metode internal untuk memenuhi

pengukuran mutu dalam standar-standar lainnya. Standar ini menjabarkanmetode yang digunakan untuk mendekati bidang-bidang seperti usaha untuk

memperoleh bahan, tindakan perbaikan, dan penggunaan kontrol proses

secara statistik.

Semua standar ISO bersifat generik. Standar-standar ini bisa

digunakan untuk berbagai industri, dan untuk perusahaan produksi

maupun layanan.






Proses sertifikasi ISO 9000 biasanya diaplikasikan pada satu bidang tertentu.

Jika sebuah perusahaan ingin menyelesaikan sertifikasi, perusahaan tersebut

melaju dari satu bidang ke bidang lain.

RANGKUMAN STANDAR ISO 9001

4.1 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

4.1 SISTEM MUTU

4.1 KAJIAN KONTRAK

4.1 KONTROL RANCANGAN

4.2 KONTROL DOKUMEN

4.3 PEMBELIAN

4.4 PEMBELI PRODUK PEMASOK

4.5 IDENTIFIKASI DAN KETERLACAKAN PRODUK

4.6 KONTROL PROSES

4.7 INSPEKSI DAN PENGUJIAN

4.8 PERLENGKAPAN INSPEKSI, PENGUKURAN DAN PENGUJIAN

4.9 STATUS INSPEKSI DAN PENGUJIAN

4.10 KONTROL PRODUK YANG TIDAK SESUAI

4.11 TINDAKAN PERBAIKAN

4.1 2 PENANGANAN PENYIMPANAN, PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN

4.1 3 CATATAN MUTU

4.1 4 AUDIT MUTU INTERNAL

4.1 5 PELATIHAN

4.1 6 PELAYANAN

4.1 7 TEKNIK STATISTIK

CATATAN selalu perlu diingat bahwa berbagai bagian dari standar-standar ini

saling terkait. Misalnya, pelatihan tercakup di paragraf 4.18. Namun

prosedur pelatihan akan berdampak pada hampir semua kategori lainnya.

Hal ini juga berlaku untuk konsep-konsep seperti kontrol dokumen (4.5) atau

catatan mutu (4.16).



3 Pertumbuhan ISO 9001

Saudara bisa mengharapkan pertumbuhan signifikan dalam aplikasi ISO 9001

dalam tahun-tahun yang akan datang. Ada sejumlah faktor yang mendorong

perkembangan ini.

Standar ISO 9001 telah diterima secara luas. Standar-standar ini,

misalnya, terjadwal untuk menggantikan standar yang sama dalam pasar

militer Amerika Serikat.

Komunitas Eropa mengharuskan registrasi ISO 9003 untuk produk-produk

tertentu misalnya mainan, perlengkapan perlindungan pribadi, kompor gas,

peralatan medis dan perlengkapan pengangkat.

Karena lebih banyak perusahaan telah mendaftar ISO 9000, perusahaan-

perusahaan tersebut juga harus mendaftarkan para pemasoknya. Dampak

dari hal ini telah menimbulkan ledakan minat atas standar tersebut.

Banyak negara diluar Eropa, khususnya di Asia, sedang dalam proses

penggunaan standar tersebut. ISO 9000 adalah standar global.

Registrasi ISO 9000 telah menjadi sarana pemasaran fundamental,

terutama untuk perusahaan-perusahaan yang melaksanakan bisnis secara

internasional. Registrasi ini memberikan jaminan mutu dan memberikan

kelebihan kompetitif.

Biaya registrasi ISO 9001

Biaya proses registrasi tidak boleh menjadi faktor utama dalam pengambilan

keputusan saudara. Jika ada alasan kuat untuk saudara mendaftar, biaya

tersebut akan tergantikan oleh keuntungan yang didapat.

Biaya tergantung pada kompleksitas usaha saudara, tidak hanya pada tingkat

pengeluaran saja. Jika saudara memiliki beberapa anak perusahaan, beberapa

jalur produksi dan sistem jaminan mutu yang sangat terlibat, biayanya akan

tinggi.

Biasanya biaya untuk sebuah unit usaha bisa berkisar antara $20.000 sampai

lebih dari $200.000. Tindak lanjut audit akan memberikan biaya tambahan.

Namun, jika perusahaan saudara memiliki alasan kompetitif yang kuat untuk

menerapkan standar ISO, biaya tersebut tidak boleh menghalangi saudara.






Penting: pengeluaran yang jauh lebih signifikan adalah ‘biaya’ untuk

mempersiapkan registrasi. Sebuah perusahaan menghabiskan 5500 jam kerja

untuk mendokumentasikan sistem jaminan mutunya.

Sekarang kerjakan LATIHAN P EMBELAJARAN QU 4.3-ASI/ 5

“MEMUTUSKAN UNTUK REGISTRASI” yang bisa saudara

temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah

untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti






4 Panduan mutu

Langkah pertama dalam menuju sertifikasi ISO 9001 adalah dengan menyusun

panduan mutu. Ini adalah dokumen yang menjadi rujukan tim pendaftar agaryakin bahwa semua aspek standar tersebut telah tercakup.

Panduan ini memberikan gambaran umum sistem mutu saudara. Untuk

menyusunnya, saudara harus mempertimbangkan tips-tips berikut:

Jelas, meski tidak detail. Panjang rata-ratanya 30 halaman;

Jangan masukkan detail atau spesifikasi teknis. Panduan ini harus

menentukan orang-orang tertentu yang bertanggung jawab untuk berbagai

aspek mutu. Panduan ini harus menyebutkan apa yang saudara

lakukan, bukan bagaimana melakukannya;

Disusun berdasarkan judul-judul dalam standar ISO;

Dikontrol dengan seksama. Tiap bagian harus menspesifikasi siapa yang

akan menyusun paragraf tersebut, siapa yang akan memberi persetujuan

dan tanggal penyusunan atau tanggal revisinya. Penanggung jawab

penyelesaian, pengkajian dan revisi panduan tersebut harus disebutkan

dengan seksama. Daftar distribusi dan kontrol kopian harus ditentukan;






Lakukan rujukan silang dengan dokumen lain yang menjabarkan kebijakan

mutu secara detail.

Untuk memberikan pandangan tentang seperti apa panduan mutu tersebut,

lihatlah contoh dari panduan mutu yang biasa.

Untuk tahu lebih banyak, baca handout “CONTOH PANDUAN

MUTU” yang bisa saudara temukan di Bagian Handout untuk

Semester 4.

Cakupan dokumentasi

Salah satu masalah yang dihadapi oleh tiap perusahaan saat melakukan

pendekatan pada registrasi ISO 9000 adalah seberapa jauh perusahaan tersebut

harus mendokumentasikan sistem mutunya.

Jelas, tiap proses yang rumit bisa dijabarkan secara rinci dengan sangat

panjang. Tidak ada cara untuk menentukan dengan pasti dimana harus berhenti

jika menyangkut dokumentasi.

Panduan terbaik adalah: “Apa yang masuk akal?” Saudara harus mencakupkan

cukup banyak detail untuk memastikan konsumen yang waspada bahwa sistem

mutu saudara menyeluruh, bahwa tiap aspek mutu telah tercakup, dan bahwa

pekerjaan saudara dilakukan dengan benar.

Pertanyaan lain yang harus ditanyakan adalah: apakah dokumen-dokumen

tersebut cukup untuk menunjukkan kontrol yang cukup atas tiap proses?

Dokumen-dokumen ini harus disusun sedemikian rupa hingga orang yang

bertanggung jawab untuk proses tersebut bisa memahaminya dengan mudah.

Di sebuah perusahaan, seorang manajer penjualan mulai dengan gambaran

umum tugasnya sepanjang dua halaman. Saat dimintai detail, dia membuat

deskripsi menyeluruh tentang tugasnya, sekitar 40 halaman. Aturan lainnya,

bisakah seseorang merasa tidak dekat dengan proses yang masuk dan

mengambil alih proses tersebut berdasarkan dengan dokumen yang tersedia-

Ingatlah bahwa semua dokumen perusahaan saudara akan berfungsi untuk

mendukung sistem jaminan mutu saudara. Misalnya, saudara perlu

mendokumentasikan kemampuan operator yang bertanggung jawab untuk






proses mutu. Jika kemampuan tersebut didasarkan pada pengalaman, bukannya

pelatihan, catatan personel perusahaan saudara akan merinci pengalaman

tersebut.

Diatas contoh panduan mutu yang diberikan diatas, saudaramungkin perlu melihat contoh yang lebih detail tentang panduan

mutu sebenarnya yang terkait dengan berbagai perusahaan,produk dan layanan. Bandingkan struktur dan isi dari:

-PANDUAN MUTU TASMANIA,

-PANDUAN MUTU PERGURUAN TINGGI BELANDA,

-PANDUAN MUTU ETHIOPIA

yang bisa saudara temukan di Bagian handout untuk Semester 4






Delapan tips efektif untuk dokumentasi ISO 9001

spesifik

Hindari pernyataan seperti, “cairan ini harus disimpan di level yang tepat”, atau

“keluhan pelanggan ditangani sebagaimana mestinya”. Lebih baik

menspesifikasi: “Cairan ini tidak boleh berada di bawah level 20 liter: “keluhan

konsumen diselesaikan dalam waktu dua hari”.

variasi penting dokumen

Berbagai situasi membutuhkan prosedur yang berbeda-beda pula. Karena

situasi yang saudara hadapi mungkin berjumlah ratusan, saudara tidak mungkin

mendokumentasikan semuanya. Pilihlah satu bagian dari proses yang

membentuk sebuah unit logis. Dokumentasikan unit-unit ini secara terpisah.

memilah proses yang rumit

Hindari deskripsi proses yang berlembar-lembar dan dengan demikian jadi sulit

diikuti. Pilihlah bagian proses yang membentuk unit logis. Dokumentasikan

unit-unit ini secara terpisah.

gunakan alat bantu visual

Diagram alir, diagram organisasi, daftar periksa, semuanya bisa memperjelas

sekaligus mengurangi panjang dokumen. Gunakanlah jika mungkin.

lakukan yang saudara katakan dan katakan yangsaudara lakukan

Ini adalah prinsip utama dokumentasi. Jangan membuat prosedur dan kebijakanideal. Sebaliknya, dasarkan dokumentasi saudara pada apa yang memang

dilakukan. Kemudian pastikan bahwa prosedur yang terdokumentasi tersebut

diikuti. Salah satu alasan yang paling umum yang membuat perusahaan gagal

dalam usaha awal mereka untuk mencapai sertifikasi adalah karena dokumentasi

proses mereka tidak realistis.






cari input dari bawah

Pastikan bahwa para pegawai yang terlibat berkontribusi pada dokumentasi.

Mereka juga bisa menjabarkan proses secara lisan dengan tepat sehingga harus

didokumentasikan. Input mereka membantu menjadikan dokumentasi relevan.

manfaatkan komputerisasi

Penggunaan Word, email dan bentuk-bentuk lain pemrosesan data secara

elektronik bisa sangat mempercepat proses dokumentasi saudara. Misalnya,

deskripsi prosedur bisa direvisi, didokumentasikan dan didistribusikan melalui

sistem intranet (jaringan dalam perusahaan). Pastikan saudara menerapkan

sistem password yang tertata baik, serta penyaring dan perlengkapan lain untuk

memastikan bahwa sistem tersebut aman dan terkontrol.

buat dokumen tetap terkini

Sistem kontrol dokumen saudara tidak boleh hanya mencakup revisi dokumen

secara sistematis, namun juga menspesifikasi seberapa kuno dokumen

dibandingkan dengan penggunaan.

Langkah-langkah utama untuk mempersiapkan registrasi ISO 9001

sadar mutu

Sejumlah perusahaan melupakan langkah penting ini saat mempersiapkan

registrasi. Para pegawai harus memahami apa mutu itu dan kenapa hal tersebut

penting. Hanya dalam konteks pemahaman mutu secara umumlah proses ISO

9001 bisa dilihat dengan sudut pandang tertentu. Jika para pegawai tidak

menghargai nilai mutu, mereka tidak akan mau menghabiskan waktu dan usaha

yang diperlukan oleh proses registrasi.

Program sadar mutu mencakup distribusi literatur dan informasi mutu, sampai ke

seminar sehari tentang konsep mutu, sampai ke kunjungan konsumen atau

taktik lain untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya mutu…sampai ke

program QMS itu sendiri pada akhirnya.






prosedur dan kebijakan saat ini

Dokumentasikan apa yang saudara lakukan sekarang. Ini akan melibatkan

pengkajian dan pengelompokan dokumen-dokumen yang ada berdasarkan

penyusunan sistem dalam panduan mutu saudara yang akan berhubungandengan standar ISO. Ini juga mungkin melibatkan penulisan prosedur yang saat

ini hanya dikomunikasikan secara lisan.

bandingkan sistem standar saudara saat ini

Apakah yang saudara lakukan saat ini cocok untuk memuaskan standar ISO

9001? Jika tidak, dimana ada kesenjangan tersebut?

meningkatkan prosedur

Jika saudara kekurangan prosedur untuk menjamin mutu, saudara harus

menciptakan prosedur-prosedur tersebut. Dalam kasus seperti ini, pastikan

prosedur-prosedur tersebut realistis dan pastikan bahwa prosedur-prosedur ini

akan diikuti secara harian. Jangan ciptakan prosedur ‘diatas kertas’ hanya untuk

memuaskan auditor.

menyelesaikan dokumentasi

Secara sistematis, dokumentasikan prosedur dan kebijakan saat ini serta

prosedur dan kebijakan tambahan. Pastikan bahwa seseorang diberikan

tanggung jawab untuk tiap tugas.

menguji sistem

Sejumlah perusahaan besar mengirimkan pegawai untuk mengikuti pelatihan

yang sama seperti auditor mutu pihak ketiga. Perusahaan-perusahaan yang

lebih kecil bisa mungkin mengirimkan auditor internal yang ditunjuk untuk

mengikuti seminar mutu. Orang tersebut dan sekelompok pegawai yang

ditunjuk harus mengkaji semua dokumentasi secara menyeluruh untuk

memastikan bahwa dokumentasi-dokumentasi tersebut mencakup persyaratan

yang termuat dalam standar ISO.






Yang bahkan lebih penting adalah mengamati pekerjaan yang sedang

berlangsung dan memastikan bahwa tugas-tugas dikerjakan sebagaimana yang

dijabarkan dalam dokumen.

Sekarang kerjakan LATIHAN P EMBELAJARAN QU 4.3-AS2/5

“DAFTAR PERIKSA ISO 9001” yang bisa saudara temukan di

Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal







5 Memilih badan registrasi

Jika saudara memiliki kecenderungan dan kesempatan untuk bergabung dalam

registrasi ISO 9001, perusahaan yang saudara pilih untuk melaksanakan

registrasi pihak ketiga saudara harus dipilih dengan cara yang sama seperti saat

saudara memilih perusahaan jasa, dengan mempertimbangkan reputasi

pengalaman, harga dan kesesuaian. Ada sejumlah kriteria khusus untuk

diamati:

Dimana badan registrasi tersebut diketahui?

Karena sistem registrasi standar ISO 9001 sangat kompleks dan terus berubah,

perlu diketahui apakah badan register yang saudara pilih dikenal oleh berbagai

badan pemerintah dan oleh para konsumen saudara sendiri. Badan sertifikasi

mutu di negara saudara atau di kota dimana saudara akan melakukan usaha bisa

memberi informasi tentang hal ini.

Apa bidang spesialisasi badan register tersebut?

Mungkin berguna jika saudara mengontrak badan register yang spesialisasinya

adalah bidang industri saudara dan mengetahui detail atau proses yang akan

dilakukan, meski hal ini tidak selalu diperlukan.

Amati pengalaman badan register tersebut

Telah berapa lama badan tersebut bergerak di bidang usaha ini? Berapa banyak

klien awal mereka yang telah berhasil mencapai registrasi?

Apakah badan registrasi tersebut menawarkankonseling sebelum audit? Layanan konseling?

Kapan audit tersebut selesai?

Tuntutan untuk registrasi telah menciptakan jaminan simpanan dengan banyak

perusahaan register.

Bagaimana mereka akan menangani audit?

Sejumlah badan registrasi mengeluarkan tingkat ketidaksesuaian yang berbeda-

beda. Sementara badan registrasi lainnya menggunakan sistem poin.

Proses registrasi






Saudara akan bekerja sama dengan badan register yang saudara pilih saat

saudara melaju dari satu proses ke proses lain. Sebagian besar pekerjaan,

seperti sebagian besar biaya, akan ada di bidang persiapan. Proses registrasi

sebenarnya, seperti yang ditunjukkan dibawah ini, sangat langsung.

Tahap 1: Kuesioner

Ini memungkinkan badan register untuk mengenal perusahaan saudara, untuk

mengakrabkan diri dengan ukuran dan lokasi pabrik, dan untuk mengetahui

secara umum siapa saja yang bertanggung jawab untuk berbagai aspek mutu.

Tahap ini juga memperingatkan badan register tentang situasi-situasi tertentu

yang mungkin dihadapi, atau tentang keahlian yang mungkin dibutuhkannya.

Langkah 2: Kajian dokumen

Para auditor memulai dengan panduan mutu saudara dan maju untuk mengkaji

dokumen-dokumen lain. Dia akan mencoba mendapatkan pengetahuan

menyeluruh tentang bagaimana sistem mutu saudara disusun, dan bagaimana

sistem tersebut berfungsi pada prakteknya. Dia akan memperhatikan kebijakan,

prosedur, pengujian, standar, persetujuan yang dibutuhkan, dan banyak bidang

lain. Di tiap tahap dia akan menilai apakah dokumentasi sudah cukup untuk

memahami apa yang dikerjakan dan bagaimana hal tersebut dikerjakan. Dia

akan mencari kesenjangan dalam dokumentasi. Setelah kajian awal ini, auditor

mungkin meminta dokumentasi lebih lanjut.

Langkah 3: Audit mutu

Auditor sekarang akan masuk ke perusahaan saudara untuk memeriksa prosedur

terdokumentasi saat dikerjakan. Dia akan mengamati operasi, mewawancarai

pegawai, dan menguji kontrol yang dibangun dalam sistem.

Yang dicarinya adalah kasus-kasus dimana operasi tidak sesuai dengan prosedur

yang dispesifikasi dalam dokumen. Misalnya, sebuah perusahaan menyatakan

dalam panduan prosedurnya bahwa sampel acak diambil dari proses produksiuntuk diinspeksi. Sebenarnya, para pegawai mengirimkan sejumlah unit

pertama dalam proses produksi untuk diinspeksi karena unit-unit tersebut lebih

pantas.

Langkah 4: Perbaikan






Auditor akan menunjukkan contoh ketidaksesuaian mayor dan minor kepada

para manajer. Contoh-contoh ini berkaitan dengan faktor-faktor seperti

ketidaksesuaian dengan prosedur terdokumentasi, kurangnya kontrol, dan

masalah keamanan.

Untuk ketidaksesuaian yang terkait dengan kriteria tertentu ISO 9001, auditor

mengeluarkan permohonan tindakan perbaikan. Formulir permohonan ini

menunjukkan contoh-contoh ketidaksesuaian. Permohonan ini tidak akan

memberitahu saudara cara memperbaikinya. Saudara bertanggung jawab untuk

memperbaiki semua ketidaksesuaian.

Tahap 5: Registrasi

Setelah semua ketidaksesuaian diperbaiki, badan register mengeluarkan

sertifikasi kesesuaian dengan ISO 9001. Badan register akan memberitahu

saudara persyaratan dimana saudara bisa menggunakan rancangan dan logo

badan registrasi tersebut. Klaim sertifikasi ISO 9001 tidak pernah bisa

diterapkan pada satu produk, tapi biasanya bisa digunakan dalam bentuk

pemasaran lainnya.

Langkah 6: Tindak lanjut

Tujuan saudara disini bukan hanya untuk terdaftar, tapi juga untuk terus

terdaftar. Saudara akan perlu terus berhubungan dengan badan register dan

memberitahunya perubahan utama apapun dalam prosedur dan kebijakan mutu

saudara. Tiap enam bulan, auditor akan kembali untuk melakukan inspeksi

pengawasan untuk memastikan bahwa saudara masih tetap mengikuti sistem

mutu saudara yang terdokumentasi. Kunjungan ini biasanya dijadwalkan lebih

dulu, namun bisa dilakukan kapan saja.






Diadaptasi dari “Total quality management, a How-to Program For The

High-Performance Business”, Alexander Hamilton Institute






6 Audit QMS

Apa audit itu?

Audit adalah “sebuah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi

untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk

menentukan seberapa jauh kriteria yang telah disetujui terpenuhi”.

Audit bukan hanya sekedar pemeriksaan yang bisa dilakukan seenaknya oleh

siapapun dan yang hasilnya bisa dijabarkan secara lisan.

Berdasarkan definisi audit yang diberikan dalam ISO 9000 dan ISO 19011 serta

deskripsi kegiatan audit yang diberikan dalam ISO 19011, audit haruslah:

Sistematis

Yaitu dipersiapkan dengan seksama sebelumnya dan dilaksanakan sesuai

rencana;

Independen

Yaitu dilakukan oleh auditor yang imparsial yang tidak terkena pengaruh dari

pihak manapun terkait dengan ikatan, keuangan atau bidang lain dalam

organisasi;

Terdokumentasi

Yaitu didasarkan pada bukti terdokumentasi dan hasilnya dimasukkan dalam

laporan dokumentasi resmi.

Untuk mengidentifikasibidang yang bisadiperbaiki

Untuk menentukanefektifitas QMS

Untuk memungkinkan

sertifikasi/ registrasiperusahaan

Untuk memenuhi persyaratan hokum(misalnya untuk pabrik perlengkapanmedis

Untuk menentukankesesuaian QMSdengan persyaratan






Tujuan Audit QMS

Jenis-jenis Audit QMS

Dalam terminologi komersial dan sertifikasi, organisasi yang menyediakanbarang atau jasa biasanya disebut pihak pertama, sementara konsumen yang

membeli produk atau jasa disebut pihak kedua. Dalam konteks yang sama,

pemberi sertifikat yang independen baik bagi pemasok dan pembeli disebut

pihak ketiga.

1. Audit internal (audit pihak pertama):

Audit dilaksanakan oleh, atau atas nama, Perusahaan itu sendiri untuk tujuan

internal.

Audit internal bisa menjadi dasar untuk deklarasi kesesuaian diri organisasi.

2. Audit eksternal (audit pihak kedua dan ketiga):

Audit pihak kedua dilaksanakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan pada

Organisasi (misalnya konsumen).

Audit pihak ketiga dilaksanakan oleh badan register atau badan sertifikasi

eksternal yang independen






Prinsip-prinsip Audit (ISO 19011)

Pihak-pihak yang terlibat dalam audit QMS

Sejumlah pihak mungkin terlibat dalam proses audit, masing-masing memiliki

kepentingan dan kewajiban tertentu.

Pelaksanaan beralasan audit

Kewajiban untuk melaporkan

dengan jujur dan akurat

Karakterauditor:

Proses audit Independen –dasar untuk

kesimpulan yangimparsial danobjektif

Dasar profesionalisme

Pelaksanaan profesional

Pelaksanaan etis Penyajian yang Adil

Bukti– dasarrasional utuk menarik kesimpulan






Dalam sebagian besar kasus, klien organisasi auditor adalah pihak yang diaudit

itu sendiri, yaitu organisasi yang telah menyusun QMS dan ingin sistem tersebut

diaudit untuk alasan internal atau untuk mendapatkan sertifikat atau kesesuaian

dengan ISO 9001. Namun, ada kasus-kasus dimana permohonan untuk audit

mungkin berasal dari pihak eksternal perusahaan yang akan diaudit.

Misalnya, pembeli skala besar yang ingin memerika QMS dari calon pemasok

sebelum membeli barang dari pemasok tersebut; atau sebuah bank atau

perusahaan asuransi yang ingin memeriksa kemampuan organisasi dalam hal

persaingan dan resiko kerugian sebelum meminjamkan uang pada organisasi

tersebut atau memberikan polis asuransi pada perusahaan tersebut untuk

menutupi kerugian.

Klien adalah pihak yang menentukan tujuan dan kriteria audit. Kriteria audit

mungkin disesuaikan dengan ISO 9001 atau serangkaian persyaratan lain. Klien

berhak menerima laporan audit dan dia membayar biaya pelaksanaan audittersebut (meski dia bisa membebankan biaya tersebut pada pihak yang diaudit

sebagai bagian dari kesepakatan mereka).

Pihak yang diaudit berkewajiban untuk memberikan data dan informasi pada

organisasi auditor dan untuk bekerjasama penuh dengan mereka. Biasanya,

pihak yang diaudit akan menerima salinan laporan audit, kecuali jika ada

kesepakatan yang menyatakan sebaliknya antara klien audit dan pihak yang

diaudit. Dalam semua kasus ini, pihak yang diaudit memiliki hak atas

kerahasiaan, yang berarti tim audit maupun penerima laporan audit tidak bisa

mengungkap isi audit tersebut ke pihak luar tanpa persetujuan dari pihak yang

diaudit.

Auditor bertanggung jawab untuk menentukan cakupan audit (dalam hal lokasi,

unit dan kegiatan), melaksanakan audit dan melaporkan hasilnya pada pihak

yang ditunjuk oleh klien audit.






Proses audit

Sebagaimana halnya proses sistematis apapun, audit terdiri dari beberapa tahap:

Menyusun kemungkinan dilakukannya audit

Sebelum memulai audit, organisasi auditor harus memastikan bahwa audit bisadilakukan. Perusahaan auditor tersebut harus memperhatikan faktor-faktor

seperti: ketersediaan informasi yang cukup untuk merencanakan audit;kerjasama yang cukup dari pihak yang diaudit; ketersediaan waktu dansumberdaya yang cukup.

Jika audit tidak bisa dilakukan karena kurangnya salah satu dari tiga hal diatas,organisasi auditor harus memberikan alternatif bagi klien audit.

Melaksanakan audit

Dengan menentukan tujuan, cakupan dan kriteria audit, langkah selanjutnyaadalah menyusun tim audit dan menunjuk pemimpinnya. Setelah hal inidilakukan, pihak yang akan diaudit dihubungi.

Tujuan bisa berupa: pemeriksaan kesesuaian dengan ISO 9001; pemeriksaankemampuan untuk memastikan kesesuaian dengan hokum, perundangandan/atau persyaratan kontrak; menentukan bidang yang bisa diperbaiki.

Cakupan ditentukan dalam hal lokasi, unit, kegiatan dan proses organisasi.

Mengkaji dokumen






Pengkajian dokumen yang terkait dengan QMS yang akan diaudit mencakupcatatan dan laporan audit sebelumnya.

Mempersiapkan kegiatan audit di tempat

Dengan mempersiapkan rencana audit termasuk tanggal dan tempat audit sertaunit yang akan diaudit, langkah selanjutnya adalah menentukan pekerjaan para

anggota tim audit. Persiapan kegiatan audit di tempat juga mencakup persiapandokumen kerja yang akan digunakan oleh tim audit termasuk prosedur audit,daftar periksa, rencana pengambilan sampel dan formulir untuk mencatatinformasi, bukti, penemuan dan rapat.

Melaksanakan kegiatan audit di tempat

Merupakan inti dari proses audit. Mencakup rapat awal antara tim audit denganperwakilan pihak yang akan diaudit, pengumpulan informasi melalui kajiandokumen dan catatan, wawancara dan kunjungan lapangan dan, yang terakhir,rapat akhir untuk memberitahu hasil audit pada perwakilan pihak yang diaudit.

Menyusun laporan audit

Mencakup kesimpulan audit dan informasi lain yang relevan dengan audit, seperti

kesepakatan tindakan-tindakan untuk tindak lanjut.

Dengan pendistribusian laporan audit kepada penerima yang ditentukan oleh klien

audit, audit telah selesai.

Tindak lanjut audit mungkin berlanjut setelah penyelesaian audit, misalnya untukmemeriksa pelaksanaan tindakan perbaikan untuk memastikan kesesuaiandengan ISO 9001.

Mendapatkan sertifikasi I SO 9001:2000

Proses Sertifikasi

Akreditasi pemberi sertifikat QMS jelas meningkatkan nilai sertifikasi di tingkat

nasional. Namun, akreditasi ini tidak banyak membantu untuk mencapai

keberteriman lintas negara atas sertifikat QMS.

Saat globalisasi berkembang, keberterimaan lintas negara atas sertifikat ISO

9000 menjadi masalah penting untuk menghindari sertifikasi ganda yang bisa

menjadi penghambat perdagangan internasional. Tujuannya disini adalah untuk

menyusun infrastruktur internasional yang akan menjamin keberterimaan

sertifikat ISO 9000 secara luas berdasarkan pada satu penilaian.






Jika Perusahaan telah beranggapan bahwa QMS sudah bagus dan berfungsi,

inilah saat untuk memilih badan sertifikasi yang cocok. Organisasi harus

mendasarkan pemilihan tersebut berdasarkan hal-hal berikut:

kompetensi dan profesionalisme badan sertifikasi yang akanmenjamin kelancaran proses sertifikasi;

pengalaman dengan organisasi serupa dalam hal ukuran,

kompleksitas dan sektor industri untuk memastikan bahwa auditor

akan bekerja dengan efisien dan mencapai tujuannya tanpa

hambatan;

Badan sertifikasi yang terakreditasi pasti selalu dipilih untuk

memastikan kompetensi dan keadilan. Badan sertifikasi yang

sertifikatnya berterima di pasar target Organisasi harus dipilih.

Keberterimaan ini bisa dipastikan melalui asosiasi badan sertifikasi

dalam sistem pengenalan oleh pemberi sertifikat lainnya ataulewat akreditasi (misalnya anggota IAF/MLA). Pembahasan lebih

jauh tentang keberterimaan sertifikasi bisa ditemukan dalam

Kuliah 7 – Audit dan Sertifikasi QMS.

Pengalaman menunjukkan bahwa organisasi yang melaksanakan

pra-audit sebelum melaksanakan audit sertifikasi resmi memiliki

peluang lebih besar untuk meluluskan audit sertifikasi dengan

tingkat ketidaksesuaian yang minimum.


“AUDIT INTERNAL” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas

di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti

catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan

Portofolio Bukti






7 Penyusunan tolok ukur mutu

Xerox Corporation, pemimpin dalam praktek penyusunan tolok ukur mutu,

mendefinisikannya sebagai “proses pengukuran terus menerus produk, jasa dan

praktek perusahaan kami dibandingkan dengan pesaing atau perusahaan yang

paling berhasil yang menjadi pemimpin bidang industri.”

Proses ini melibatkan pemilihan fungsi, atau produk, atau kelengkapan produk

dan membandingkannya dengan berdasarkan pada ukuran tertentu (misalnya

tingkat atau produktifitas) fungsi, produk, atau kelengkapan produk perusahaan

lain. Jika perusahaan lain berkinerja lebih baik, analisis bisa memilah alasan

penyebabnya. Perusahaan saudara kemudian harus melaksanakan proses

perbaikan yang tepat untuk mencapai hasil yang sama atau lebih baik.

Berikut ini adalah tiga strategi untuk penentuan standar mutu:

Internal. Bagian pembelian saudara harus menyusun sistem yang

efisien untuk mempermudah pencatatan. Sektor-sektor lain di

perusahaan saudara bisa mempelajari sistem tersebut dan

menggunakan hasilnya sebagai standar mutu.

Yang terbaik dalam bidang usaha ini. Saudara meneliti bidang

industri saudara dan menentukan pesaing mana yang paling

efisien pada bidang tertentu. Tujuannya adalah untuk membawa

mutu saudara dibidang tersebut melebihi mutu pesaing saudara.

Kelas dunia. Saudara menentukan perusahaan mana yang

operasinya paling besar, terlepas dari bidang industrinya.

Misalnya, perusahaan pengangkutan barang meneliti supermarket

untuk penyusunan tolok ukur untuk penggunaan teknologi bar

code dengan efisien.

Jenis hal apa saja yang bisa disusun tolok uku rnya?

Proses ini bisa diaplikasikan pada produk atau jasa. Motorola

menggunakan penyusunan tolok ukur dalam membuat pager dan

handphone baru. Perusahaan Ford J Motor menyusun tolok ukur model

mobil terdepan saat membuat model Taurusnya yang sukses. Perusahaan

yang memberikan layanan telemarketing (pemasaran jarak jauh)

menyusun tolok ukur sistem pemesanan pesawat untuk meningkatkan

operasinya.






Penyusunan tolok ukur juga merujuk pada fungsi dan proses. Targetnya

bisa luas: sistem manajemen, proses Mutu Total itu sendiri.

Atau bisa juga sempit: penanganan barang-barang yang diterima atau

penyewaan. Xerox 41 meneliti operasi pengecer L.L Bean untuk menyusuntolok ukur manajemen inventaris.

Sejumlah kesalahan konsep yang biasa terjadi tentang penyusunan tolok

ukur

Penyusunan tolok ukur tidak kasual. Proses ini adalah operasi sistematis

terencana yang dirancang untuk mencapai tujuan khusus tertentu.

Penyusunan tolok ukur bukan penentuan dengan cepat (proses sekali

jadi). Ini adalah proses terus menerus untuk menentukan tujuan kinerja

yang lebih tinggi.

Penyusunan tolok ukur bukan meniru perusahaan lain. Proses inimelibatkan praktek-praktek pengenalan yang cocok untuk pekerjaan

saudara dan menggunakannya.

Penyusunan tolok ukur tidak berdiri sendiri. Ini merupakan bagian dari

program QMS yang luas. Proses ini harus diintegrasikan dengan

pendekatan lain dalam QMS.

Sembilan manfaat yang didapat dari penyusunan tolok ukur

1. Penyusunan tolok ukur memaksa saudara memperhatikan operasi saudara

sendiri. Penelitian pendahuluan yang diperlukan berkontribusi pada kesadaran

akan mutu dan memunculkan ide-ide perbaikan.

2. Penyusunan tolok ukur memasukkan kenyataan dalam tujuan mutu. Banyak

perusahaan menentukan tujuan yang hanya memiliki fokus internal. Misalnya,

manajer mungkin memutuskan untuk memotong biaya pengerjaan ulang sebesar

15% dari jumlah tahun lalu. Sementara itu, mereka mengabaikan fakta bahwa

perusahaan lain menggunakan proses yang menghasilkan kurang dari setengah

tingkat pengerjaan ulang mereka. Dengan penyusunan tolok ukur, perbaikan

dramatis bisa menggantikan kemajuan yang tidak berarti.

3. Penyusunan tolok ukur menspesifikasi tujuan. Data yang saudara terima dari

mitra penyusunan tolok ukur harus bersifat spesifik dan kuantitatif. Saudara

pasti tahu pasti apakah operasi perusahaan terukur di bidang itu atau tidak.

4. Penyusunan tolok ukur memunculkan persaingan nyata. Dengan menentukan

tujuan khusus yang relatif terhadap pesaing, penyusunan tolok ukur mendorong






para pegawai di semua bagian perusahaan mengejar mutu yang lebih tinggi.

Penyusunan tolok ukur memberikan ‘gambaran’ nyata yang berfungsi sebagai

target perbaikan mutu.

5. Penyusunan tolok ukur mendorong perbaikan terus-menerus. Pembuat Mobildi Amerika Serikat menggunakan penyusunan tolok ukur untuk menentukan

tujuan mutu dalam persaingan mereka dengan pabrik mobil Jepang. Namun

saat mereka mencapai tujuan ini, mereka menyadari bahwa perusahaan Jepang

juga telah berkembang, penyusunan tolok ukur akan mendorong evaluasi ulang

berkala dan standar yang lebih tinggi.

6. Penyusunan tolok ukur bisa mengerucutkan persyaratan konsumen yang

belum terungkap. Selama penyusunan tolok ukur, saudara akan didorong untuk

bertanya kenapa pesaing mengikuti praktek tertentu. Ini bisa memperjelas

persyaratan konsumen yang terlewatkan. Sebuah perusahaan, dalam menyusun

tolok ukur untuk sistem inventaris perusahaan lain, menemukan bahwa sistempengiriman darat bisa membuka segmen pasar yang selama ini diabaikannya.

7. Penyusunan tolok ukur mendorong solusi proaktif. Dengan meneliti pihak

yang terbaik di bidang usaha ini atau yang berkelas dunia, saudara bisa terus

memperbaharui cara-cara baru untuk melakukan segala sesuatu dan teknologi

baru. Saudara bisa menentukan ide yang akan bisa memberikan manfaat

kompetitif bagi saudara dan menggunakannya sebelum menjadi praktek standar.

Tanpa penyusunan tolok ukur, saudara hanya bisa bereaksi pada tren yang ada.

8. Penyusunan tolok ukur membantu pemecahan masalah. Proses ini

memberitahu saudara apa yang bisa dilakukan. Proses ini juga memberitahusaudara bagaimana cara melakukannya. Tim mutu saudara harus memiliki

insentif untuk memecahkan masalah—tekanan kompetitif; dan sarananya—ide-

ide dari perusahaan-perusahaan kelas dunia.

9. Menonjolkan kelemahan. Sebuah perusahaan mempertimbangkan

pengurangan biaya seperti pemotongan biaya kerja. Penyusunan tolok ukur

memungkinkan perusahaan membandingkan berbagai fungsi dengan fungsi di

perusahaan lain dalam industri tersebut. Perusahaan tersebut kemudian

menemukan bahwa di sejumlah bidang stafnya sangat produktif, sementara di

bidang lain sebaliknya. Dengan mengkonsentrasikan pemotongan biaya kerja di

bidang fungsi yang produktifitasnya rendah dan menggunakan praktek-praktekbaru, program pemotongan biaya jadi jauh lebih efektif.

Sebelum saudara menyusun tolok ukur

Mulailah dengan memperhatikan status program Manajemen Mutu Total saudara.

Penyusunan tolok ukur tidak boleh menjadi langkah pertama dalam pelaksanaan

QMS. Terlebih dulu saudara perlu:






melatih para pegawai saudara dalam menganalisis dan

mengembangkan proses;

menjadi pandai dalam menggunakan tim perbaikan mutu;

Menentukan fokus pada konsumen yang solid.

Seperti halnya semua aspek QMS, diperlukan pemilihan bidang yang penting

bagi strategi usaha perusahaan saudara sebagai bidang yang akan pertama kali

disusun tolok ukurnya. Saudara harus sadar bahwa dengan mengembangkan

bidang ini, saudara akan mendapatkan sejumlah manfaat tertentu.

Enam langkah penyusunan tolok ukur yang lebih baik

Mulailah di dalam perusahaan

Biasanya mudah sekali memilih fungsi atau bagian di perusahaan saudara yang

paling produktif atau inovatif. Gunakan bidang-bidang ini untuk menentukan

penyusunan tolok ukur saudara yang pertama. Pengumpulan dan analisis data

akan mudah.

Penyusunan tolok ukur dalam perusahaan akan memberikan saudara latihan

penggunaan proses tersebut dengan efektif. Ini juga bisa memberi pandangan

bernilai bagi saudara tentang seberapa efisien berbagai bidang dalam

perusahaan saudara beroperasi, dan kenapa.

Para pegawai juga perlu memahami apa sebenarnya penyusunan tolok ukur itu.

Saudara bisa mengkopi dan mendistribusikan handout di Gambar 40 untuk

memberikan gambaran umum yang singkat tentang proses ini pada semua orang

di perusahaan saudara.

Memilih ukuran

Setelah saudara siap mencari sumber di luar, saudara terlebih dulu perlu memilih

ukuran yang penting bagi keberhasilan strategis saudara. Misalnya, jika saudara

menyusun tolok ukur bagi bidang perakitan, apa ukuran keberhasilannya?






Pendapatan total per pekerja?

Pendapatan produk baru per pekerja?

Paten yang dikeluarkan per anggaran pekerja?

Jumlah pekerja per jalur produksi?

Klaim garansi per pembuatan produk?

Untuk tahu lebih banyak, baca handout “HANDOUT KESADARAN

AKAN TOLOK UKUR” yang bisa saudara temukan di Bagian

handout untuk Semester 4

Saudara sedang mencoba menentukan apakah pendekatan mitra penyusunan

tolok ukur saudara terhadap perakitan lebih baik dari pendekatan saudara.

Saudara harus menentukan apa makna ‘lebih baik’ tersebut.

Mulailah dengan menganalisis secara seksama fungsi perakitan saudara. Bidang

apa yang menimbulkan beban berlebih? Dimana ada proses yang tersumbat?

Apa yang dikeluhkan oleh para pekerja saudara? Aspek perakitan yang mana

yang menyebabkan konsumen mengeluh?

Memilih mitra penyusunan tolok ukur

Saudara akan harus melakukan sejumlah penelitian pendahuluan untuk memilih

perusahaan pesaing atau perusahaan kelas dunia yang mengalahkan kinerja

saudara dalam 41 bidang yang saudara rencanakan akan disusun tolok ukurnya.

Reputasi biasanya adalah petunjuk yang bagus.

Organisasi industri atau organisasi professional bisa menjadi sumber informasi

tentang siapa yang usahanya lebih baik. Jaringan kerja dengan orang-orang

yang bekerja di lapangan selalu berguna.

Jangan batasi pencarian saudara. Sebuah perusahaan di dekat saudara dan

sudah saudara kenal mungkin beroperasi sedikit lebih baik daripada kinerja

saudara dalam fungsi tertentu. Namun jika saudara akan melakukan usaha

penyusunan tolok ukur, tidak akan rugi mencari perusahaan lain, mungkin di






daerah lain atau bidang industri lain, yang jelas merupakan yang terbaik.

Perusahaan tersebut akan menjadi model yang lebih baik dan akan memberikan

banyak pemikiran yang lebih berguna bagi saudara.

TIP QMS: Jangan selalu fokus pada perusahaan besar sebagaimitra. Perusahaan-perusahaan kecil seringkali menjadi pelopordalam hal inovasi. Dan jangan beranggapan bahwa perusahaan

yang unggul di satu bidang pasti unggul di semua bidang.Bersikaplah selektif. Dan pertimbangkan kebalikannya: perusahaanyang bangkrut mungkin merupakan perusahaan kelas dunia dalambidang tertentu, meski mungkin bukan bidang finansial.

Mengumpulkan data dari mitra saudaraSaudara pasti ingin mendapatkan informasi akuran tentang apa yang dilakukan

perusahaan tersebut—bagaimana ukuran perusahaan tersebut dibandingkan

dengan kriteria yang telah saudara pilih. Saudara juga harus melihat bagaimana

perusahaan tersebut beroperasi. Saudara harus menerapkan analisis proses

kerja yang sama yang berfungsi sebagai dasar proyek perbaikan mutu di

perusahaan saudara sendiri.

Berikut ini sejumlah tips untuk pengumpulan data yang efisien.

Pastikan datanya relevan. Mencoba mengumpulkan lebih banyak data dari

yang diperlukan mungkin mengesalkan mitra penyusunan tolok ukur saudara

dan akan membuat analisis jadi lebih sulit.

Dekati orang yang tepat. Mengetahui kemana harus mencari data sangat

penting. Sejumlah perusahaan yang besar telah menyusun tolok ukur untuk

unit-unit koordinasi, yang akan mengarahkan saudara ke sumber yang tepat.

Sebaliknya, biasanya paling baik menghubungi sumber senior di bagian yang

ingin saudara susun tolok ukurnya. Pastikan bahwa pegawai senior yang tepat di

perusahaan saudara menghubungi terlebih dulu.

Selalu pastikan apa yang saudara inginkan. Jangan pernah gunakan dalih

atau informasi yang salah untuk memperoleh akses ke data tentang operasiperusahaan lain. Proses penyusunan tolok ukur adalah proses yang terbuka dan

jujur.

Berikan sesuatu sebagai imbalan. Ini bisa berupa laporan dan analisis fungsi

(bagian) yang saudara susun tolok ukurnya—perusahaan target bisa

menggunakannya untuk lebih mengetahui tentang operasi perusahaannya






sendiri. Ini bisa menjadi peluang untuk menyusun tolok ukur untuk sebuah

bidang di perusahaan saudara dimana saudara unggul.

Analisis kesenjangan

Terlebih dulu, tentukan dimana perusahaan target mengungguli saudara.

Mungkin perusahaan tersebut mengoperasikan bagian perakitan yang efektif

dengan jumlah pekerja hanya setengah dari perusahaan saudara dengan

pendapatan yang sama. Ini bisa memberikan saudara sasaran penyusunan tolok

ukur: target spesifik pendapatan per pekerja. Namun pertanyaan yang sama

pentingnya adalah kenapa perusahaan tersebut lebih efisien. Analisis ini adalah

inti penyusunan tolok ukur.

Analisis ini akan memperhatikan berbagai kemungkinan alasan kesenjangan

kinerja.

Proses. Operasi tertentu dikerjakan dengan lebih efisien. Pekerja perusahaan

lain tersebut membuat prototipe di berbagai titik dalam proses pembuatan, dan

memotong beban kerja dan biaya.

Struktur. Mereka memiliki sistem resmi konsultasi 41 pengguna akhir yang

membantu usaha pekerja. Atau bagian perakitan disusun menjadi beberapa tim

yang mengerjakan aspek spesifik dari sebuah proyek.

Teknologi. Target penyusunan tolok ukur menggunakan rancangan yang

dibantu oleh komputer, meningkatkan produktifitas perakitan.

Manajemen. Para pekerja di bidang perakitan diberikan otonomi lebih banyak.

Mereka menghabiskan waktu lebih sedikit untuk mendapatkan persetujuan

penyelia.

Penting: Ingatlah bahwa sistem dan proses, bukan perbedaan manusia, yang

sebenarnya menjadi alasan keberhasilan perusahaan yang terbaik. Selalu

dorong analisis melebihi kesimpulan bahwa “pegawai mereka lebih baik dari

kita.”

Merencanakan perubahan

Tujuan penyusunan tolok ukur adalah tidakan. Perencanaan melibatkan proses

dua tahap. Pertama untuk menentukan tolok ukur sebenarnya, yaitu, tujuan

yang sesuai dengan atau melebihi tingkat kinerja yang telah saudara amati di

perusahaan kelas dunia. Ingatlah bahwa tujuan-tujuan ini tidak bisa dicapai

dalam semalam. Susunlah jadwal kemajuan yang realistis.






Tahap kedua adalah mengimplementasikan perbaikan proses tertentu yang

memungkinkan saudara mencapai tolok ukur. Perbaikan ini biasanya akan

didasarkan pada prosedur dan teknik yang saudara amati di perusahaan mitra

penyusunan tolok ukur.

Di hampir semua kasus, praktek-praktek yang saudara amati akan perlu

diadaptasi agar sesuai dengan perusahaan saudara. Praktek-praktek ini bahkan

mungkin memberikan cara yang berbeda namun sama efektifnya untuk

mencapai tujuan yang lebih sesuai dengan perusahaan saudara.

Dua pertanyaan:

Cocokkah?

Bisa berfungsikah?


“PERENCANAAN PENYUSUNAN TOLOK UKUR DAN

PENGGUNAAN DAFTAR PERIKSA” yang bisa saudara temukan di

Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal


Apa cara terbaik untuk mengumpulkan data untuk penyusunan tolok ukur?

Metode pengumpulan data standar mengikuti prosedur tiga langkah.

1) Menghubungi perusahaan, berbicara dengan orang yang

terlibat, mendapatkan izin untuk menyusun tolok ukur

untuk bidang tertentu, menanyakan pertanyaan-pertanyaan

pendahuluan.

2) Mengirim kuesioner tertulis pada perusahaan tersebut yang

menentukan nilai parameter yang telah saudara pilih danmulai mengidentifikasi masalah-masalah yang relevan.

3) Mengumpulkan lebih banyak data saat kunjungan lapangan.






Pendekatan ini menyeluruh dan bekerja dengan baik di hampir semua kasus.

Namun, keterbatasan waktu, keterbatasan dana, dan hambatan lain seringkali

mengharuskan saudara beralih ke metode pengumpulan data lainnya. Daftar

kemungkinan sumber informasi bisa dilihat dibawah ini.

Sumber informasi penyusunan tolok ukur

Surat pemberitahuan perusahaan

Laporan tahunan

Formulir IOK

Bahan iklan (prospektus)

Laporan analis

Informasi penjualan pesaing

Kesepakatan dewan buruh

Publikasi perdagangan

Publikasi usaha secara umum

Jurnal profesional

Data pemerintah

Asosiasi Industri perdagangan

Survei telepon

Survei surat

Kunjungan perusahaan

Analisis produk

Umpan balik konsumen

Distributor

Perwakilan pabrik

Pemasok

Pidato dan presentasi pesaing

Seminar dan workshop

Konsultan

Berikut ini adalah beberapa usulan tambahan.

Perakitan terbalik. Langkah pertama yang dilakukan oleh Xerox Corporation

dalam menyusun tolok ukur untuk mesin fotokopinya adalah dengan

membongkar mesin-mesin yang dibuat oleh pesaing. Analisis seksama

menunjukkan bahwa perbaikan bisa dilakukan dengan segera pada mesin Xerox.






TIP QMS: Saudara bisa menerapkan pendekatan yang sama padausaha jasa. Pesanlah produk pesaing dan periksalah mutu

pengiriman, biaya, pemasangan, dan sebagainya. Perusahaanasuransi menunjuk seorang pegawai untuk membeli polis daripesaingnya dan memperhatikan dengan seksama mutu kontak

konsumen, dokumentasi dan tindak lanjut.

Jaringan kerja. Kontak informal adalah cara yang sempurna untuk

mengungkap peluang penyusunan tolok ukur yang bernilai. Seorang manajer di

Helix Technology Corp. menggunakan metode ini untuk menyusun dua tolok

ukur proyek.

Konsultan. Meski konsultan tidak bisa mengungkapkan informasi rahasia

tentang perusahaan lain, mereka bisa menjadi sumber informasi yang berguna

tentang perusahaan terbaik dalam bidang industri tertentu. mereka juga bisa

membantu saudara menemukan partner penyusunan tolok ukur yang tepat.

Pegawai pesaing. Tanpa meminta mereka mengungkapkan rahasia penjualan,

saudara bisa bertanya pada mantan pegawai perusahaan pesaing saat anda

menerimanya bekerja. Tanyakan tentang prosedur, proses dan moral.

Konsumen dan pemasok. Mereka bisa menjadi mitra penyusunan tolok ukur

yang baik. Mereka memahami usaha saudara dan seringkali sangat bersedia

membantu saudara meningkatkan mutu.

Sumber tertulis. Laporan tahunan, jurnal perdagangan, surat pemberitahuan—

semua ini adalah cara yang baik untuk mempelajari tentang praktek dan metode

baru dalam menjalankan usaha sehingga saudara mungkin ingin

menggunakannya untuk perusahaan saudara. Sumber-sumber tertulis ini juga

bisa membantu saudara memilih mitra untuk penyusunan tolok ukur secara

mendalam.

Kontak telepon. Ini pastilah sumber utama informasi penyusunan tolok ukur.

Wawancara lewat telepon kadang bisa mendapatkan informasi sama banyaknya

dengan kunjungan lapangan yang mahal. Tetap menjaga hubungan denganberbagai sumber dalam bidang tertentu akan membantu memfasilitasi

penyusunan tolok ukur.







“PENYUSUNAN TOLOK UKUR LEWAT TELEPON” yang bisa

saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.

Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait

dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Survei. Jika survei dibuat tetap sederhana, survei bisa memunculkan ide

perbaikan yang penting. Pilihlah beberapa perusahaan terbaik dan kirimkan

survei satu halaman yang pada intinya menanyakan “bagaimana saudara

melakukannya? Apa yang berguna bagi saudara?” Penyusunan tolok ukur

informal ini bisa berguna jika usaha yang lebih ekstensif tidak bisa dilakukan.

Menganalisis data penyusunan tolok ukur

Dua pertanyaan ini bisa membantu saudara menemukan alasan kenapa mitra

penyusunan tolok ukur mengungguli saudara.

1) Apa yang tidak mereka lakukan? Hindari hanya berfokus pada apa yang

dilakukan oleh perusahaan. Hal yang tidak mereka lakukan kadang sama

pentingnya. Sebuah perusahaan mengetahui bahwa dengan menghilangkan

proses persetujuan standar untuk pekerjaan prioritas tinggi, pesaingnya bisa

menghemat satu minggu jeda waktu normal antara pemesanan dan

pengiriman. Carilah bidang-bidang dimana mitra penyusunan tolok ukurmenghilangkan persuratan dan birokrasi. Langkah apa yang tinggal untuk

menghemat waktu siklus produksi?

2) Bagaimana cara perusahan tersebut melakukan hal-hal yang lebih melayani

konsumen? Salah satu usaha penyusunan tolok ukur perusahaan

menemukan bahwa mitranya menggunakan pendekatan yang sama sekali

berbeda terhadap penilian kinerja. Sistem tersebut bekerja karena

pegawai—konsumen internal sebuah proses—mendapatkan lebih banyak

keuntungan dari sana. Dalam analisis penyusunan tolok ukur, jangan

mengevaluasi sistem yang vakum. Ingatlah bahwa tiap proses memiliki

konsumen; dan konsumen menentukan mutu.

Menangani proses penyusunan tolok ukur

Sebuah tim yang terdiri dari 5-7 atau bahkan lebih sedikit orang biasanya adalah

jumlah yang tepat. Hindari godaan untuk membuat kelompok yang lebih besar.






Tim ini harus mencakup seorang manajer senior. Orang ini akan memfasilitasi

tindakan yang dibutuhkan setelah tolok ukur ditentukan. Dia juga memberikan

kredibilitas pada proyek tersebut saat menghubungi orang di perusahaan target.

Tim ini harus mencakup anggota dengan berbagai latar belakang untuk bisamenentukan dan menganalisis faktor-faktor yang berkontribusi pada kinerja

perusahaan target. Tim ini juga harus terdiri dari orang-orang yang memiliki

saham langsung dalam perbaikan mutu yang coba diungkap oleh proses

tersebut.

Penyusunan tolok ukur bukanlah prosedur jangka pendek. Enam bulan adalah

kerangka waktu rata-rata untuk proyek resmi, mungkin tiga bulan untuk proyek

tidak resmi. Jika saudara melakukan pendekatan terhadap usaha penyusunan

tolok ukur skala penuh, pastikan saudara memiliki cukup banyak waktu untuk

melakukan penelitian menyeluruh atas proses yang akan saudara susun tolok

ukurnya. Sejumlah perusahaan melewatkan penelitian ini dan akhirnya hanyameniru proses yang menurut mereka mungkin berkontribusi pada kinerja.

Namun ingatlah bahwa tidak semua penyusunan tolok ukur membutuhkan

proyek resmi. Saudara bisa menggunakan pendekatan lain untuk menerapkan

penyusunan tolok ukur pada bidang-bidang terbatas. Manajer bisa melakukan

hubungan telepon, menentukan tujuan khusus, dan maju dengan proyek

perbaikan mutu minor.

Delapan kesalahan penyusunan tolok ukur yang paling umum

Kurangnya pengetahuan diri.

Jika saudara belum menganalisis operasi saudara secara menyeluruh, usaha

penyusunan tolok ukur saudara tidak akan berhasil. Saudara harus mengetahui

bagaimana segala hal bekerja dalam perusahaan saudara, seberapa efektif

proses saudara saat ini, dan faktor apa saja yang penting. Inilah kenapa

penyusunan tolok ukur internal menjadi langkah pertama yang penting

Menyusun tolok ukur untuk segala hal.

Bersikaplah selektif. Penyusunan tolok ukur layanan makanan pegawai

perusahaan lain tidak akan sepadan dengan waktu, energi dan biaya yang

dikeluarkan. Usaha QMS saudara secara keseluruhan akan menunjukkan

bidang-bidang dimana penyusunan tolok ukur paling mungkin terbayar.






Proyek penyusunan tolok ukur sangat luas, bukanterfokus.

Semakin spesifik proyek tersebut, semakin mudah pula dilakukannya dan

dengan demikian akan makin mungkin memunculkan ide yang berguna.

Susunlah tolok ukur untuk prosedur penyewaan tenaga kerja sebuah perusahaan

yang sukses, bukan keseluruhan operasi sumber daya manusia mereka.

Fokuslah pada penanganan akun pendapatan, bukan keseluruhan bagian

akunting. Penyusunan tolok ukur menghasilkan laporan, bukan tindakan.

Penelitian telah menunjukkan bahwa 50% proyek penyusunan tolok ukur tidak

menghasilkan perubahan spesifik. Proses ini bukan latihan akademis. Proses ini

harus didasarkan pada pembuatan dan penerapan perubahan nyata.

Penyusunan tolok ukur tidak berkelanjutan.

Penyusunan tolok ukur adalah sebuah proses. Bahkan sebelum saudara

mencapai tolok ukur yang saudara buat, saudara harus memperhatikan lagi

kinerja mitra saudara, atau perusahaan lain.

Tujuan baru harus disusun dan teknik baru harus dipakai. Proses ini tidak

pernah berakhir.

Memperhatikan jumlah, bukan masalah.

Meski pengukuran memang penting, pengukuran bukanlah inti proses ini. Di

sejumlah perusahaan, penyusunan tolok ukur digunakan untuk menentukan

tujuan, tapi tidak untuk menciptakan perubahan penting yang dibutuhkan untuk

mencapai tujuan tersebut.

Partisipan tidak termotivasi.

Pastikan para anggota tim penyusunan tolok ukur memiliki waktu untuk

melaksanakan pekerjaan tersebut. Bahkan jika proyek tersebut hanyaditambahkan ke pekerjaan mereka yang biasa, pastikan tiap orang memiliki andil

dalam keberhasilan proyek. Jangan anggap penyusunan tolok ukur sebagai

“pekerjaan sibuk” yang harus diberikan pada sekelompok pegawai rendahan.






Terlalu banyak data.

Tindakan adalah yang paling penting, bukan informasi demi informasi itu sendiri.

Jangan mengukur keberhasilan penyusunan tolok ukur dari kuantitas informasi.

Selalulah berfokus pada masalah utama.

Penyusunan tolok ukur dan QMS

Penyusunan tolok ukur adalah perangkat yang sangat berguna dalam program

QMS. Proses ini sangat terkait dengan orientasi konsumen: Perusahaan yang

saudara pilih sebagai mitra penyusunan tolok ukur adalah perusahaan-

perusahaan yang unggul dalam memuaskan konsumen di bidang tertentu.

Penyusunan tolok ukur adalah sumber ide yang sempurna untuk proyek

perbaikan kualitas. Proses ini memberikan ide tentang cara penyelesaian tugas,dan tujuan khusus dalam hal tingkat kinerja.

Berikut ini adalah sejumlah bidang dimana berbagai perusahaan telah berhasil

menyusun tolok ukur:

Proyek penyusunan tolok ukur Xerox Corp. dengan Cummins

Engine menghasilkan 75% perbaikan dalam efisiensi pengaturan

jadwal.

Caterpillar Tractor menggunakan penyusunan tolok ukur untuk

memperbaiki sistem manajemen inventarisnya.

Harvard Community Health Plan, jaringan kesehatan yang terdiridari 14 pusat kesehatan, menggunakan penyusunan tolok ukur

internal untuk mengidentifikasi enam praktek terbaik yang

menggunakan 41 dalam satu pusat kesehatan. Keenam praktek

ini digunakan juga oleh pusat kesehatan lainnya.

Seitz Corp., produsen mesin kecil, menggunakan penyusunan

tolok ukur untuk mengurangi waktu produksi barang baru dengan

signifikan.






8 DAFTAR TUGAS

Judul Tugas Perkiraan

Waktu

Pembelajaran

QU 4.3-AS1/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN “BAGAIMANA

MEMUTUSKAN UNTUK REGISTRASI”

40’

QU 4.3-AS2/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN “DAFTAR

PERIKSA ISO 9001”

30’

QU 4.3-AS3/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN “AUDIT

INTERNAL”

120’

QU 4.3-AS4/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN

“PERENCANAAN PENYUSUNAN TOLOK

UKUR DAN PENGGUNAAN DAFTAR

PERIKSA”

40’

QU 4.3-AS5/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN ” PENYUSUNAN

TOLOK UKUR LEWAT TELEPON”

60’






QU 4-3. AS 1/ 5 LATIHAN P EMBELAJARAN “BAGAIMANAMEMUTUSKAN UNTUK REGISTRASI”

PERKIRAAN WAKTU P EMBELAJARAN: 40’

Tujuan pembelajaran: menumbuhkan kesadaran tentang registrasi

ISO

Jika saudara tidak diharuskan untuk mendapatkan sertifikat standar ISO 9001,

maka keputusan saudara untuk mendaftar atau tidak harus didasarkan pada

lima faktor utama.

Bagi kelas menjadi beberapa kelompok dan lakukan curah gagasan tentang

pentingnya, peran dan prioritasnya untuk usaha saudara.

Apa yang diinginkan oleh konsumen dari saudara saat ini? Apa yang akan

mereka butuhkan dalam waktu dua atau tiga tahun kedepan? Apakah ISO

9001 merupakan kriteria yang bernilai bagi mereka?

□ Apa yang dilakukan oleh para pesaing saudara? Apakah saudara tidak

akan rugi jika saudara tidak mendaftar?

□ Apakah proses registrasi membantu operasi internal perusahaan

saudara? Dengan memberikan dokumentasi yang lebih baik; dengan

menghilangkan pemborosan waktu siklus; dengan mensistemasi

jaminan mutu?

□ Dimana posisi saudara dalam hal sistem mutu? Bisakah saudara

bersiap untuk registrasi saat saudara mengimplementasikan QMS?

Apakah saudara perlu mensistemasi jaminan mutu sebelum

melanjutkan registrasi?

□ Apa rencana jangka panjang saudara – apakah saudara berencana

untuk mengembangkan usaha ke pasar yang membutuhkan registrasi

– apa tren di bidang industri usaha saudara?

Bahas hasil diskusi saudara dengan guru dan teman-teman sekelas.






QU 4-3. AS 2/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN “DAFTAR

PERIKSA ISO 9001”


Tujuan pembelajaran: menyesuaikan kebijakan dan prosedur saudara

saat ini dengan standar ISO 9001.

Buatlah sebanyak mungkin salinan daftar periksa yang saudara butuhkan.

Saudara akan menggunakan satu daftar periksa untuk tiap judul dalam

Standar ISO 9001.

DAFTAR PERIKSA ISO 9001

Nomor paragra f… … …… … … …… … …… … ….

J u d u l … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Daftar per iksa di is i o leh… … … … … … … … … … … Tanggal…… … … … … … … .

Saat ini adakah kebijakan mutu yang mencakup bidang ini_......Ya

… .Tidak …

Dimana kebijakan ini ditemukan (misalnya dalam panduan mutu,

prosedur departemen).

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..

Siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan ini?

Nama………………………………. J ab a t an………………………………………………

Apakah kebijakan atau prosedur ini dilaksanakan pada

prakteknya?.....Ya …… ..Tidak …… .

Jika tidak, kenapa tidak?

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Dokumen apa saja yang relevan dengan kebijakan ini (misalnya

catatan personel, catatan inspeksi, gambaran bidang penyusunan).

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Apakah dibutuhkan dokumentas i lebih lanjut?........Ya … .Tidak

Siapa yang akan mengerjakan dokumentas i ini?.................................

Jadwal tanggal penye lesa ian:… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .






FORMAT PENGUMPULAN ISO 9001

Berikut ini adalah contoh format pengumpulan ISO 9001 yang diisi

untuk paragra f Pembelian , misalnya , 4.6.

Nomor paragraf 4.6

Judul Pembelian

Daftar periksa dikerjakan oleh…………R. Smith… Tanggal… 4-9-XX.

Saat ini adakah kebijakan mutu yang mencakup bidang ini? .X Ya

Tidak

Dimana kebijakan ini ditemukan (misalnya dalam panduan mutu,

prosedur departemen).

Panduan prosedur Bagian Pembelian

Siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan ini?

Nama B. Jones Jabatan Dir. Bagian Pengadaan

Apakah kebijakan atau prosedur ini dilaksanakan pada prakteknya?

Ya Tidak X.

Jika tidak, kenapa tidak?

1 perlengkapan elektronik tidak tersedia

2 Prosedur pengujian sudah kuno

Dokumen apa saja yang relevan dengan kebijakan ini (misalnya

catatan personel, catatan inspeksi, gambaran bidang penyusunan).

Catatan inspeksi, kontrak pemasok

Apakah dibutuhkan dokumentasi lebih lanjut? X Ya Tidak

Siapa yang akan mengerjakan dokumentasi ini? B. Jones.

Jadwal tanggal penyelesaian: 6-12-XX






QU 4-3. AS 3/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN “AUDIT INTERNAL”

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 120’

Tujuan pembelajaran: menyusuns draf audit mutu saudara

Dalam politeknik, saudara diharapkan bisa menyusun standar untuk audit

mutu internal; merujuk pada bagian 8.2.2 dari ISO 9001:2000; Audit Internal.

Setelah membaca Isi Handout yang relevan, persiapkan tugas saudara dengan

mengubah “standar ISO” untuk mengimplementasikan bagian Sistem

Manajemen Mutu tersebut dalam politeknik (institusi pendidikan).

PETUNJUK: Tugas tanggapan saudara harus mencantumkan hal-hal berikut:

Audit mutu internal

Siklus dan frekuensi audit

Jadwal audit

Pelaporan audit

Pelatihan auditor

Ketidaksesuaian

Tindakan perbaikan

Mengeluarkan kembali prosedur-prosedur standar

Kontrol dokumen

Jawaban saudara akan menjadi bagian dari draf panduan mutu yang bisa

dibuat berdasarkan Tugas Siswa yang saudara kerjakan.

Audit mutu internal adalah sarana yang sangat penting yang bisa saudara

gunakan untuk menentukan efektifitas sistem manajemen mutu saudara.

Audit internal adalah pemeriksaan untuk memastikan apakah sistem yang

dijabarkan memang diikuti.

Perlu disadari bahwa audit internal merupakan pemeriksaan sistem

manajemen mutu, bukan staf politeknik. (Audit prosesnya bukan orangnya).

Audit harus direncanakan dengan berkala sehingga tiap komponen diaudit

paling tidak sekali dalam siklus audit. Tergantung pada penting dan

signifikansi masing-masing komponen, sejumlah komponen mungkin diaudit

beberapa kali dalam satu siklus audit tersebut. Siklus audit biasanya






dilakukan tahunan, meski periode tersebut harus dipilih sesuai dengan

politeknik saudara dan mempertimbangkan kalender akademis.

Jadwal audit harus disusun untuk menggambarkan proses yang akan diaudit,

waktu, frekuensi, dan siapa pemilik proses tersebut.

Laporan atau rangkuman tiap audit harus tercatat. Penyusunan daftar

penemuan dan tindakan apa, jika ada, harus dilakukan. Jika audit

sebelumnya merekomendasikan atau mengharuskan pelaksanaan tindakan

tertentu, audit berikutnya harus memeriksa efektifitas tindakan tersebut.

Staf yang terlatih dalam hal kemampuan audit harus melaksanakan audit

mutu internal. Auditor internal harus tidak terkait dengan bidang yang

mereka audit.

Jika audit mutu internal menemukan ketidak sesuaian dan ketidakcocokan,prosedur-prosedur standar yang disusun untuk tindakan perbaikan (merujuk

pada bagian 8.5.2 dari ISO 9001:2000, Tindakan Perbaikan) harus diikuti

untuk menentukan penyebab dan memastikan bahwa metode perbaikan yang

tepat dilaksanakan. Ini bisa sesederhana merancang ulang formulir atau

merekomendasikan perbaiakn staf yang tepat. Tindakan perbaikan juga bisa

melibatkan revisi atau penulisan ulang prosedur standar. Jika prosedur baru

dikeluarkan, prosedur tersebut harus melewati Kontrol Dokumen

Proses/Prosedur; yang disetujui dengan nomor versi terakhir dan tanggal

peluncuran.

Jika tindakan perbaikan dilakukan sebagai hasil dari penemuan audit mutuinternal, audit berikutnya harus menindak lanjuti tindakan tersebut untuk

memastikan bahwa tindakan itu efektif. Tindakan perbaikan harus disimpan

dalam Register Tindakan Perbaikan.

Perlu dilaksanakan perawatan untuk memastikan bahwa audit mutu internal

tidak tercampur dengan kajian manajemen.






QU 4-3. AS 4/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN “P ERENCANAAN

PENYUSUNAN TOLOK UKUR DAN PENGGUNAAN DAFTARPERIKSA”


Tujuan pembelajaran: perencanaan dan implementasi penyusunan tolok ukur

PERENCANAAN PENYUSUNAN TOLOK UKUR DAN PENGGUNAAN DAFTAR PERIKSA

-Pembentukan tim penyusun standar

Tanggal:__________________

Anggota:__________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

-Bagian/fungsi/produk/layanan yang akan disusun standarnya

__________________________________________________________

-Pelaksanaan analisis fungsi/produk/layanan internal.

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

-Penyusunan ukuran strategis yang relevan

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

-Pemilihan mitra penyusunan tolok ukur yang terbaik dibidangnya atau berkelas

dunia

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

Mitra yang diusulkan:_____________________________

-Pengumpulan data tentang mitra penyusunan tolok ukur






Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

Kontak mitra:____________________________________

- Menentukan kesenjangan strategis

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

Kesenjangan pengukuran strategis:_______________________________

-Analisis kesenjangan strategis

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

Alasan kesenjangan:___________________________________________

-Menspesifikasi proyek perbaikan mutu yang relevan

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

Proyek yang diusulkan:_________________________________________

-Merencanakan implementasi proyek perbaikan

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

-Implementasi pengawasan

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________

-Proses penilaian ulang, evaluasi, penentuan standar baru

Ditugaskan pada:______________________________

Tanggal selesai: __________________________






QU 4-3. AS 5/ 5 LATIHAN PEMBELAJARAN ” PENYUSUNANTOLOK UKUR LEWAT TELEPON”


Tujuan pembelajaran: penyusunan tolok ukur lewat telepon

PENYUSUNAN TOLOK UKUR LEWAT TELEPON

Orang-orang yang memiliki pengalaman luas dengan berbagai metodepenyusunan tolok ukur akan mengatakan bahwa penyusunan lewat telepon

adalah yang paling cepat, paling murah, dan seringkali paling berguna untuk

mendapatkan informasi yang saudara butuhkan. Teknik ini paling berhasil jika

saudara melakukan pendekatan yang sistematis.

□ Memilih target. Saudara tidak perlu sejelas saat mengerjakan proyek

penyusunan tolok ukur lengkap. Targetnya bisa berupa perusahaan

yang saudara tahu melakukan sesuatu yang menarik di bidang yang

ingin saudara buat standarnya.

□ Tentukan informasi yang saudara inginkan. Buatlah sespesifik

mungkin. Telepon tidak memungkinkan pengumpulan informasi secara

luas.

□ Tuliskan pertanyaan saudara. Pastikan pertanyaan-pertanyaan ini

terbuka dan tidak berbelit-belit.

□ Ujilah pertanyaan-pertanyaan ini dengan menerapkannya pada

pekerjaan saudara sendiri.

□ Tentukan informasi apa tentang perusahaan saudara yang akan

saudara bagi.

□ Ketahui siapa yang bertanggung jawab untuk bidang ini di perusahaan

target. Jika mungkin, cari orang lain yang saudara kenal untuk

mengenalkan saudara dengan orang yang bertanggung jawab tersebut.






□ Lakukan percapakan pendahuluan lewat telepon untuk menentukan

apakah saudara memang telah memilih orang yang tepat atau bukan.

Jelaskan apa yang ingin saudara capai. Atur waktu untuk wawancara

selama setengah jam.

□ Kirimkan daftar pertanyaan terlebih dulu kepada orang tersebut.

□ Teleponlah tepat waktu.

□ Selama wawancara, cobalah mencari tahu alasan kenapa perusahaan

tersebut mencapai hasil yang diinginkannya. Pertanyaan saudara

harus berbentuk: Apa yang saudara lakukan? Bagaimana saudara

melakukannya? Kenapa hal itu berhasil?

□ Lakukan tindak lanjut dengan mengirim surat ucapan terimakasih dan

menjelaskan bagaimana informasi yang telah saudara dapat akan

digunakan.






BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY

Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard fot

Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.

Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series

(Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft.

Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-management

4.

Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,Deventer.

Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).

Kluwer, Deventer.

Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.

KAM –management 5, ISO 9001 for SME , 2003, Delft.

McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.

Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.

Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International

standard, Switzerland.

ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality

press, Milwaukee, Wisconsin.

Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.

Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice

oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.

Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.

Learning Unit Qu-4.3 2008-V01 Terjemahan

Documents

Transcript of Learning Unit Qu-4.3 2008-V01 Terjemahan