Komunikasi Bisnis Bab V

MODUL PERKULIAHAN

Komunikasi Bisnis

Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis

Fakultas Program Studi

Tatap Muka

Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi dan Bisnis

S-1 Akutansi

0584036 Arief Bowo Prayoga K, SE, MM.

Abstract Kompetensi

Pada modul ini akan mempelajari mengenai konsep perencanaan dan pengorganisasian pesan bisnis.

Mahasiswa setelah selesai mempelajari modul ini diharapkan mampu untuk memahami perencanaan dan

2014 1

Komunikasi BisnisPusat Bahan Ajar dan eLearning

Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

pengorganisasian pesan bisnis.

A. PERENCANAAN PESAN BISNIS

Sebuah pesan bisnis yang baik dipandang dari sisi komunikasi biasanya tidak

‘langsung jadi’, namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya.

Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-kasi

bisnis itu. Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi

(informing), persuasi (persuading), dan kolaborasi (collaborating).

Tampilan 1Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS

Memberi InformasiMenyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran

MembujukMeyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan

KolaborasiMembantu unit personalia (sdm) mengembangkan program pelatihan bagi beberapa karyawan baru

Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan

tersebut realistis?, apakah waktunya tepat?, apakah orang yang mengirimkan pesan

sudah tepat?, dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?.

Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens

(pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal pertama dalam tahap ini adalah

mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi

audiens, pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi tingkat

pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk

memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Ini meliputi upaya menemukan apa

yang diinginkan oleh audiens, antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan,

fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens.

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, tahap selanjutnya adalah

menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan

2014 2



tema pokok). Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan

pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut.

Dan akhirnya, tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat

Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema

pokok tersebut di atas. Dalam bisnis, biasanya komunikasi verbal (komunikasi

dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal.

Sementara itu, dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada

pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan

komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis).

Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan

dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?, dan sebaliknya? Pilihan mendasar

antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis), analisis

audiens, dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi ‘menulis’

tersebut.

Tampilan 2Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’

KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ KOMUNIKASI ‘MENULIS’

Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera

Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit

Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen

Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas

Tampilan 3Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi

MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’

Percakapan langsung, pidato, pertemuan Surat, memo, laporan, proposal

Telepon, voice mail, audio/video tape Electronic mail (e-mail)

Teleconference Faksimile

B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar 2014 3



ataupun membaca pesan yang bertele-tele, ada hal-hal yang tidak relevan,

penyajiannya tidak logis, ada informasi yang lupa dimasukkan, dan sebagainya.

Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya

pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya.

Pada prinsipnya, pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola

outline yang membutuhkan dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan dan

mengelompokkan pokok pikiran; kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan

perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran

Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan

yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Hal itu

disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian

yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun

kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran dengan cara yang lebih

sistematis, efektif, dan efisien. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4

berikut. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok; (b) Butir-butir

Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti.

Tampilan 4Contoh Outline

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir

pendukung serta ilustrasi maupun bukti, selanjutnya kita dapat memutuskan

bagaimana urut-urutannya. Dalam penentuan urutan, kita dapat menggunakan salah

2014 4



satu dari dua cara berikut ini, yaitu:

a. Cara Langsung atau Cara Deduksi.

Pada cara ini, kita mulai dengan tema pokok, kemudian diikuti dengan

butir pendukung, dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang

berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Cara langsung

biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan

menyenangkan.

b. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi.

Berbeda dengan cara sebelumnya, pada cara tak langsung ini kita justru

mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti, baru kemudian disusul dengan

butir-butir pendukung, dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok.

Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens

cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan.

Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi ‘berbicara’

seperti presentasi dan pidato, maupun untuk komunikasi ‘menulis’ misalnya surat

dan laporan bisnis.

C. REVISI PESAN BISNIS

Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat

dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh

komunikasi ‘menulis’, maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang

memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi.

a. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.

Secara umum, kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita

secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Hal ini menyangkut isi

dan organisasi dari pesan bisnis kita. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada

diri kita sebagai pengecekan:

Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis?

Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?

Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup?

Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan

pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?

Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru?

2014 5



Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita,

selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Beberapa pertanyaan berikut

dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan:

Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu

menghidupkan pesan-pesan bisnis kita?

Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas, tidak membingungkan,

dan mudah dipahami oleh audiens?

Apakah informasi penting sudah dinyatakan?

Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas?

Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita

antara lain dengan memanfaatkan indentasi, huruf tebal, huruf miring, huruf

berwarna, tabel, gambar, dan sebagainya?

Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila

diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’).

Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata

rapi, menarik, bersih, tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas

baik, dan sebagainya.

b. Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting

artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi

audiens, bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting

dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa

yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan

bisnis.

Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens.

Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien).

Hindari kata-kata yang bermakna gkita

c. Penggunaan Kalimat yang Efektif

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:

(1) Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara

tepat.

(2) Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau

perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan

2014 6



oleh pembicara atau penulis.

Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham

antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan

dihilangkan.

Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus

diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan, variasi,

paralelisme, dan penalaran.

Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok

pikiran. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan

plus/minus objek. Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek

itu dapat berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan

kesatuan yang mengandung pertentangan. Contoh:

Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem

penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)

Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kurang

cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan)

Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini (Kesatuan

Pilihan)

Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara

unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian

kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan,

ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja,

asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat

hubungannya.

Contoh:

Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan

sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik)

Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin

pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik)

Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah

penekanan. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek, dan

predikat, sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata

yang lain. Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan, gerak

2014 7



tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. Ada prinsip dalam

bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang

dipentingkan. Berdasarkan prinsip tersebut, untuk mencapai efek yang diinginkan

sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata

yang dipentingkan pada awal kalimat.

Contoh:

Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi

masalah ini.

Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami

(berharap), bukan yang lain-lain. Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut,

kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat,

dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya,

asal isinya tidak berubah.

Contoh:

Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada

kesempatan lain.

Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi

masalah ini.

Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain, demikian

harapan kami.

Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain, demikian harapan

kami.

Variasi, yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap

terpelihara minat dan perhatian orang, juga merupakan hal lain yang perlu

diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. Variasi dalam kalimat

dapat diperoleh dengan beberapa macam cara, yakni variasi sinonim kata, variasi

panjang pendeknya kalimat, variasi penggunaan bentuk me- dan di-, dan variasi

dengan merubah posisi dalam kalimat.

Selain variasi, paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan

sebuah kalimat yang efektif. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan

gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal

yang sama.

Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif

2014 8



adalah penalaran. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan

tujuan dalam komunikasi, tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan

sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Di samping itu, dalam

kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa

ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan teratur,

tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Berarti ada

unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Unsur lain

adalah segi penalaran atau logika. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut

menentukan baik tidaknya kalimat seseorang, mudah tidaknya pikirannya dapat

dipahami.

Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang

berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu

kesimpulan yang masuk akal. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus

bisa dipertanggung-jawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai

dengan penalaran. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran.

Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir

logis. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti,

namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal.

Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga

karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu

karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi.

Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus, tetapi anjing itu tidak

mau mengikuti perintah pemburu itu.-

2014 9



DAFTAR PUSTAKA

Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill.

Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra

Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power. (Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.

Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies, Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

2014 10



Komunikasi Bisnis Bab V

Business

Transcript of Komunikasi Bisnis Bab V