Implikasi Bagi Manajer dan Negosiator

Dengan banyaknya permasalahan yang dapat timbul dalam negosiasi lintas budaya,

banyak pula hal-hal yang perlu dipertimbangkan, tidak hanya budaya yang berorientasi pada

hubungan tetapi juga berorientasi terhadap informasi. Dengan dipertimbangkannya perbedaan

budaya, dapat membawa pada transaksi komersial internasiona yang lebih baik, tidak hanya

kesepakatan bisnis umum namumhubungan kerja sama yang sangat menguntungkan yang

merupakan tujuan sesungguhnya dari negosiasibisnis internasional. Terdapat empat langkah

yang mampu membawa pada negosiasi bisnis internasional yang efisien dan efektif;(1)

pemilihan tim negosiasi yang baik; (2)pendahuluan negosiasi, termasuk pelatihan, persiapan

dan manipulasi bentuk negosiasi; (3) manajemen proses negosiasi, yanitu apa yang terjadi di

meja negosiasi; (4) prosedur dan praktik lanjutan yang sesuai.

1. Tim Negosiasi

Salah satu faktor penting keberhasilan negosiasi bisnis khususnya bisnis internasional

adalah adanya tim negosiasi yang baik. Dalam pemilihan negosiator akan lebih baik jika

memperhatikan faktor sifat- sifat seperti kedewasaa, stabilitas emosi, keluasan

pengetahuan, optimisme, fleksibilitas, empati, dan stamina yang baik. Dalam studi yang

dilakukan di Ford Motor Company dan AT&T, ditemukan tiga sifat tambahan sebagai

penentu penting dari keberhasilan klien dan mitra internasional, yaitu; kemauan untuk

menggunakan bimbingan Tim, keterampilan mendengarkan, dan pengaruh di kantor

pusat.

Kemauan untuk menggunakan bimbingan tim, maksudnya adalah, menggunakan tim

negosiasi untuk membantu kesuksesan dalam bernegosiasi. Pada kenyataanya, akan lebih

mudah untuk mengumpulkan informasi ketika bernegosiasi menggunakan tim dibanding

individu yang melakukannya.

Mendengarkan juga hal yang tidak kalah pentingnya dalam bernegosiasi karena

memperoleh informasi adalah bagian dari tugas negosiator. Selain itu, mengetahui

bahasa klien dan mitra akan menjadi penting bagi pemahaman keseluruhan atas

kebutuhan dan selera mereka. Akan lebih baik bila menggunakan bantuan tim untuk

mencatat hasil pertemuan, sehingga tidak perlu khawatir untuk berbicara dalam

pertemuan.

Membawa eksekutif senior juga menjadi hal penting dalam urusannya dengan kantor

pusat. Hal terebut dikarenakan pengaruh di kantor pusat juga merupakan hal penting bagi

keberhasilan negosiasi.

2. Pendahuluan Negosiasi

Sebelum melaksanakan negosiasi, tim yang telah terbentuk atau pun negosiator yang

terpilih harus melakukan beberapa persiapan agar negosiasi dapat berjalan sukses,

pelatihan negosiasi bisa menjadi salah satunya. Oleh karena waktu yang terbatas saat

negosiasi internasional dilakukan, maka persiapan harus dilakukan dengan efisien.

Dalam bukunya, Cateora merekomendasikan daftar untuk menjamin persiapan dan

perencanaan yang baik untuk negosiasi internasional.

a. Penilaian terhadap situasi dan orang

b. Fakta untuk mengonfirmasi saat negosiasi berlangsung

c. Agenda

d. Alteratif terbaik utuk perjanjian yang dinegosiasikan

e. Srategi konsensi

f. Penugasan tim

3. Proses Negosiasi

Aspek yang paling sulit dalam negosiasi internasional adalah tindakan aktual dari

pertemuan tatap muka. Dengan perwakilan yang terbaik telah terpilih dan segala

persiapan telah dilakukan bukan menjadi jaminan bahwa negosiasi akan berjalan mulus.

Pengelolaan dinamika proses negosiasi akan hampir selalu menjadi tantangan terbesar.

Dalam bukunya, cateora menyimpulkan bahwa terdapat empat tahap dalam negosiasi

bisnis:

a. Nontask Sounding

Pada tahap pertama inimencangkup seluruh kegiatan yang dapat

dideskripsikan pembentukan pemahaman atau perkenalan satu sama lain, namun

tidak termasuk informasi yang berkaitan dengan “urusan” pertemuan. Nontask

sounding bersifat lebih dari sekedar ramah tamah atau kesopanan, hal ini

membantu negosiator untuk mempelajari bagaimana perasaan pihak lawan pada

saat itu.

Selain itu, pada tahap ini juga dapat dimanfaatkan unutk mempelajari latar

belakang dan ketertarikan klien, serta dapat memberikan petunjuk tentang gaya

komunikasi yang sesuai.pada tahap ini pun, kita dapat memberikan penilaian

tentang “jenis” orang yang sedang dihadapai.

b. Pertukaran informasi yang berkaitan dengan tugas

Tahap ini terjadi ketika tahap sebelumnya telah selesai dan hubungan

kepercayaan pribadi terbentuk, maka bisnis mulai diperkenalkan. Pada tahap ini,

bertukar informasi dengan bahasa yang berbeda akan menjadi kesulitan tersendiri.

Banyak dari kita memahami 80-90 persen perkataan pasangan atau teman yang

sebudaya, 10-20 persen sisanya dapat berarti salah dimengerti atau terdengar

keliru. Dengan demikian, memahami perkataan dengan bahasa dan budaya yang

berbeda akan dapat meningkatkan tingkat salah pengertian dan kekeliruan dalam

mendengar. Menggunakan banyak alur komunikasi dapat menjadi jalan keluar

masalah ini, misalnya dengan menggunakan gambar, tulisan, pengulangan, dann

lainnya.

c. Pendekatan

Pada tahap pendekatan, negosiator akan melakukan tindakan untuk mengubah

pikiran pihak lawan atau klien unuk mencapai suatu konsensi atau perjanjian yang

diinginkan. Tindakan yang dilakukan adalah tindakan persuasif. Terdapat berbagai

macam taktik persuasif yang dapat dilakukan, tetapi menurut Cateora, mengajukan

lebih banyak pertanyaan adalah yang paling ampuh. Pertanyaan dapat

menghasilkan informasi kunci, menjadikan pendekatan paling kuat namun bersifat

pasif dan persuasif.

d. Konsensi dan perjanjian

Tahap konsensi dan perjanjian adalah tahap terakhir dari proses negosiasi.

Pemahaman terhadap perbedaan pengambilan keputusan adalah hal yang penting,

khususnya untuk mengetahui bagaimana pihak lawan mengambil keputusan dalam

konsensi dan perjanjian. Namun, di banyak budaya bisa saja tidak ada konsensi

yang dibuat, sehingga negosiasi berakhir begitu saja.

4. Setelah Negosiasi

Setelah negosiasi dilakukan, konsensi dan perjanjian terjadi maka akan dibuat kontrak

antar perusahaan. Kontrak yang dibuat dapat mencangkup klausa dengan kata-kata yang

dipilih secara hati-hati tentang setiap aspek perjanjian, perjanjian disusun dengan sangat

ketat shingga pihak lain tidak akan berpikir untuk menuntut ke pengadilan untuk

menentang provisi apapun dalam perjanjian tersebut, sehingga kontrak dapat terdiri

berpuluh-puluh lembar. Di beberapa negara, khususnya mereka yang berorientasi pada

hubungan, kontrak tertulis dibuat sangat pendek umumnya berisi komentar tentag prinsip

dari hubungan ynag terbentuk.

Setelah kontrak selesai dibuat, dapat juga dilakukan perayaan penandatanganan

formal yang melibatkan CEO yang bersangkutan. Dan yang terakhir, komunikasi

lanjutan juga perlu dilakukan. Dengan tetap berkomunikasi dengan pihak lawan, seperti

berkirim surat, gambar atau melakukan kunjungan, dapat menjadi obat terbaik untuk

setiap permasalahan yang mungkin timbul di masa depan.