II. MANAJEMEN DAN MANAJER Secara umum manajer berarti setiap orang yang mempunyai tanggung ja- wab atas bawahan dan sumber daya- sumber daya oraganisasi lainnya.

Manajer dapat diklasifikasikan dengan dua cara :

menurut tingkatan dalam oragnisasi, kegiatan-kegiatan organisasi untuk mana bertanggung jawab umum dan fungsional.

TINGKATAN MANAJEMENTingkatan manajemen dalam organisasi mem- bagi manajer menjadi tiga golongan :

a. Manajer lini pertama. Memimpin dan mem- bawahi tenaga-tenaga operasional.

b. Manajer menengah. Membawahi dan meng- arahkan kegiatan manajer lini pertama.

c. Manajer puncak. Bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasai.

Manajemen Lini PertamaTingkat paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga operasionalSerinf disebut sebagai kepala atau pimpinan (leader), mandor (foreman), dan penyelia (supervisor)

Manajer MenengahPara manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan juga kadang2 karyawan lainnyaSering disebut sebagai manajer departemen, kepala pengawas (superitendents)Dapat meliputi beberapa tingkat dalam suatu organisasi

Manajer PuncakKlasisfikasi manajer puncak ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutifBertanggung jawab terhadap keseluruhan manajemen organisasiSebutan khasnya adalah direktur, presiden, kepala divisi, wakil presiden senior dll

Manajemen Puncak

Manajemen Menengah

Manajemen Pertama

Karyawan Operasional(non manajerial)Tingkatan Manajemen dalam Organisasi

Perbedaan tingkatan manajemen mem- bedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan.

Manajemen administratif, berurusan dengan dengan penetapan tujuan, perencanaan, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoor- dinasi untuk mencapai tujuan.

Manajemen operatif, mencakup kegiatan memotiva- si, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka menca- pai hasil-hasil yang efektif.

Semakin tinggi tingkatannya, mereka menjadi lebih banyak terlibat dengan manajemen administratif.

MANAJEMEN ADMINISTRATIF Penentuan tujuan, perenca- naan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan.

MANAJEMEN OPERATIF Pengaeahan dengan memotivasi, supervisi, dan komunikasi.

Perbedaan Manajer administratif dan operatif dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

Manajer Lini Pertama

Manajer Puncak

Manajer Menengah

Manajer-Manajer Fungsional dan Umum Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang dike- lola, manajer dapat diklasifikasikan sebagai :

Manajer fungsional mempunyai tang- gung jawab satu kegiatan organisasi.

Manajer umum mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau yang mencakup bebera- pa kegiatan fungsional satuan kerja.

Fungsi-Fungsi Yang Dilaksanakan Manajer Fungsi-fungsi manajerial me- nurut Henri Fayol, yang me- nyatakan bahwa perencana- an, pengorganisasian, peng- koordinasian, pemberian perintah dan pengawas- an adalah fungsi-fungsi utama.

Beberapa pendapat para ahli manajemen tentang fungsi-fungsi manajemen.

Hanri Luther George ErnestFayol Gullick Terry Dale

Planning Planning Planning PlanningOrganizing Organizing Organizing OrganizingCommanding Staffing Actuating StaffingCoordinating Directing - Directing - Coordinating - Inovating - Reporting - RepresentingControlling Controlling Controlling Controlling

Beberapa pendapat para ahli manajemen tentang fungsi-fungsi manajemen.

Koontz & Oey Liang William James Odonnel Lee Newman Stoner

Planning Planning Planning PlanningOrganizing Organizing Organizing OrganizingStaffing Directing Asembling*) LeadingDirecting Coordinating Directing - - - - - - - - -Controlling Controlling Controlling Controlling

Dapat disimpulkan bahwa terda- pat beberapa persamaan yang tercermin pada fungsi-fungsi planning, organizing, dan controlling.

Sedangkan fungsi-fungsi lainnya merupakan cara penyebutan yang berbeda tetapi mengandung arti yang sama, di mana pada dasar- nya adalah fungsi staffing, direc- ting atau leading.

Perencanaan (Planning)

Rencana-rencana dibutuhkan organisa- si untuk menetapkan tujuan-tujuan dan menetapkan prosedur terbaik untuk pen- capaian tujuan-tujuan itu.

Disamping itu, rencana memungkinkan : a. Organisasi dapat memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuannya.

b. Anggota organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan pro- sedur terpilih.

c. Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Perencanaan (Planning), adalah :

pemilihan (penetapan) tujuan or- ganisasi, penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, meto- da, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Pengorganisasian (organizing) adalah : penentuan sumberdaya-sumber- daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tuju- an organisasi. perancangan dan pengembangan suatu organisasi / kelompok kerja yang dapat membawa ke arah tujuan.

Bagus ?

penugasan tanggung tertentu pendelegasian wewenang yang di- perlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya.

Fungsi ini menciptakan struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.

Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan (memimpin) organisasi yang sesuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah dite- tapkan.

Penyusunan Personalia (Staffing) adalah : penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi karyawan da- lam lingkungan kerja yang produktif.

Dalam pelaksanaan fungsi ini mana- jemen menentukan persyaratan men- tal, phisik, dan emosional untuk posisi-posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskrip- si jabatan dan spesifikasi jabatan.

Fungsi personalia (staffing) mencakup kegiatan-kegiatan :

pembuatan sistem penggajian. penialaian karyawan untuk promosi, transfer. demosi dan pemecatan. latihan dan pengembangan karyawan.

Pengarahan (leading)

Fungsi pengarahan (leading) untuk membuat atau mendapatkan kar- yawan melakukan apa yang di inginkan, dan harus dilakukan.

Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta ke- giatan kepemimpinan, seperti ko- munikasi, motivasi dan disiplin.

Fungsi leading sering disebut dengan directing, motivating, actuating, dsb.

Fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek abs- trak proses manajemen, sedangkan kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang- orang di dalam organisasi. Pengawasan (Controlling),

Semua fungsi sebelumnya tidak akan efektif tanpa fungsi penga- wasan (controlling), atau seka- rang dengan istilah pengendalian.

Pengawasan (controlling) penemuan dan penerapan (cara dan peralatan) untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksa- nakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan orga- nisasi dapat dicapai dengan efisien dan efektif.

Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau tidak dibutuhkan tidak terjadi.

KEGIATAN KEGIATAN MANAJER Pendekatan Kegiatan

Dalam praktek, sering dijumpai para mana- jer mengalami kesulitan untuk memahami hubungan antara fungsi-fungsi manajerial dengan kenyataan yang dikerjakan.

Manajer-manajer sering menyatakan bahwa mereka sebagian besar waktu- nya untuk menghadiri rapat, bicara lewat telepon, menulis/membaca me- mo, menerima/menemui tamu dsb.

Kegiatan-kegiatan tersebut bukan fungsi-fungsi manajerial, tetapi saran-sarana (means) melalui mana fungsi-fungsi ma-najerial dilaksanakan. Apa yang dilakukan manajer ?

Manajer adalah perencana, pengorga- nisasi, pemimpin (pengarah) dan pe- ngawas. Kenyataannya, setiap manajer meng- ambil peranan yang lebih luas untuk menggerakkan organisasi menuju sasaran yang telah ditetapkan.

Tugas-tugas penting yang dilaksa- nakan manajer :

1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.Istilah orang mencakup tidak hanya bawahan dan atasan, tetapi juga manajer lainnya dalam organisasi.

2. Manajer memadukan dan menyeim- bangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan pri- oritas-prioritas.

Manajer bertanggung-jawab dan mempertanggung-jawabkan. Manajer ditugaskan untuk mengelola pekerjaan- pekerjaan tertentu dengan sukses.

4. Manajer harus berpikir secara analistis dan koseptual. Manajer harus mampu merinci dan memisah-misahkan suatu masalah, menanalisa dan mencari penyelesai- an yang layak dengan akurat.

5. Manajer adalah seorang mediator. Jika saling tidak bersepakat (tidak setuju) atau saling bertentangan, manajer dituntut perannya seba- gai mediator (penengah).

7. Manajer adalah seorang dipomat. Manajer mungkin harus berperan sebagai wakil resmi organisasi ker- janya pada pertemuan-pertemuan organisasional. Manajer mungkin juga mewakili organisasi dalam urusan dengan pelanggan, peja- bat pemerintah, atau organisasi lain.

8. Manajer mengambil keputusan- keputusan sulit. Organisasi selalu menghadapi banyak masalah (misal kesulit-an finansial, masalah persona-lia, dsb.). Manajer adalah orang yang di- harapkan dapat menemukan jalan keluar dari berbagai masalah sulit dan meng- ambil keputusan yang akurat.

Ketrampilan-ketrampilan Manajerial

Pada umumnya untuk menjadi manajer yang efektif dibutuhkan ketrampilan- ketrampilan :

1. Ketrampilan konseptual (Conceptual skill) adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan meng- integrasikan seluruh ke- pentingan dan kegiatan organisasi.

2. Ketrampilan kemanusiaan (human skills) adalah kemam- puan untuk bekerja dengan, mema- hami, dan memotivasi orang lain, baik sebagai individu ataupun ke- lompok.

Ketrampilan administratif (administratif skills) adalah seluruh ketrampilan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorgani- sasian, penyusunan kepe- gawaian dan pengawasan.

4. Ketrampilan teknik (technical skills) adalah ke- mampuan untuk menggunakan per- alatan, prosedur, atau teknik dari su- atu bidang tertentu.

Setiap ketrampilan harus dimiliki oleh setiap manajer, hanya untuk tingkatan manajemen yang berbeda akan berbeda proporsi masing-masing kebutuhan.

Chart1

153050

252525

20155

403020

Manajer Pertama

Manajer Menengah

Manajer Puncak

Sheet1

Manajer PertamaManajer MenengahManajer Puncak

Konseptual153050

Kemanusiaan252525

Administratif20155

Tehnis403020

To resize chart data range, drag lower right corner of range.

Chart1

40153015

15203035

10203040

Tehnis

Administratif

Kemanusiaan

Konseptual

Sheet1

TehnisAdministratifKemanusiaanKonseptual

Man Pertama40153015

Man Menengah15203035

Man Puncak10203040

To resize chart data range, drag lower right corner of range.

********