Company Logo

HEALTH CARE REGULATION(Nihal Hafez, 1997)

Suatu aksi sosial yang dilakukan (olehpemerintah) untuk mempengaruhi secaralangsung atau tidak langsung terhadapperilaku dan fungsi tenaga kesehatandan/atau organisasi kesehatan

• Perijinan (lisensi)

• Sertifikasi

• Akreditasi

• Peraturanperundangan

Company Logo

Regulasi internal vsRegulasi eksternal:

Regulasi eksternal: peraturanperundangan

Regulasi internal: peraturan-peraturaninternal yang disusun olehfasyankes, dituangkandalam dokumen regulasiinternal

DOKUMEN AKREDITASI

❖Adalah semua dokumen/regulasiinternal yg harus disiapkan, yang merupaan persyaratan yang diminta oleh standar akreditasi.

❖Dibedakan :

▪ Dokumen yg merupakanREGULASI

▪ Rekaman: dokumen sebagaibukti pelaksanaan kegiatan.

HIRARKI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

Company Logo

DOKUMEN REGULASI

Regulasi Pelayanan :

➢ Kebijakan pelayanan di Puskesmas / Klinik

➢Rencana Jangka Panjang ( Renstra / Renstra

Bisnis / Bisnis Plan dll)

➢Rencana Kerja Tahunan Puskesmas / Klinik

➢ Pedoman / Panduan Pelayanan Puskesmas /

Klinik

➢Standar Operasional Prosedur (SOP)

Company Logo

REGULASI DI UNIT KERJA :

• Kebijakan PelayananPuskesmas / Klinik

• Rencana Kerja TahunanUnit Kerja

• Pedoman / PanduanPelayanan Puskesmas / Klinik

• Standar OperasionalProsedur (SOP)

REKAMAN SEBAGAI DOKUMEN

BUKTI PELAKSANAAN :

1. Bukti tertulis kegiatan / rekam kegiatan

2. Dokumen pendukunglainnya : ijazah, sertifikatpelatihan, sertifikatperijinan, kalibrasi dll

A. Regulasi penyelenggaraanmanajemen Puskesmas/ Klinik :

1. Kebijakan Kepala Puskesmas/ Klinik,2. Pedoman mutu/ manual mutu,3. Pedoman-pedoman manajemen, upaya

pelayanan4. Standar Operasional Prosedur (SPO)5. Rencana Lima Tahunan Puskesmas6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP),

tahunan , yang memuat Rencana UsulanKegiatan (RUK) dan Rencana PelaksanaanKegiatan (RPK)

7. Kerangka Acuan Kegiatan

B. Regulasi penyelenggaraan upayaPuskesmas/ Klinik:

1. Kebijakan Kepala Puskesmas/ Klinik,2. Pedoman upaya Puskesmas/ Klinik,3. Standar Prosedur Operasional

(SPO),4. Rencana Tahunan upaya

Puskesmas/ Klinik,5. Kerangka Acuan Kegiatan upaya

Puskesmas,

Company Logo

C. Regulasi Pelayanan Klinis

1. Kebijakan Kepala Puskesmastentang pelayanan klinis,

2. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis,

3. Kerangka Acuan Kegiatan upayaPelayanan klinis,

4. Regulasi pelayanan klinis diPuskesmas/ Klinik,

5. Pedoman Pelayanan Klinis,6. Kerangka Acuan Kegiatan

Pelayanan Klinis

Company Logo

❖ Kebijakan : merupakan regulasi yg tertinggi

❖ Rencana:▪ Rencana strategi bisnis (untuk puskesmas BLUD), atau rencana lima

tahunan

▪ Rencana Bisnis Anggaran (BLUD) atauRencana Usulan Kegiatan (RUK)

▪ Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)

❖ Pedoman / Panduan

❖ Prosedur (SOP)

❖ Program :▪ Rencana tahunan dilaksanakan dalam bentuk program dan kegiatan

▪ Oleh karena itu perlu disusun kerangka acuan program/kegiatan, misalnya:• Program/kegiatan pelatihan customer service bagi karyawan puskesmas

• Program/kegiatan pelatihan jumantik

• dsb

KEBIJAKAN dan PEDOMAN

1. KEBIJAKAN :• Adalah penetapan pimpinan pada

tataran strategis atau bersifat garisbesar.

• Untuk penerapannya perlu disusunPedoman / Panduan dan Prosedur > Kejelasan langkah-langkah untukmelaksanakan kebijakan(Peraturan / Keputusan).

• Ditetapkan dengan Peraturan atauKeputusan Pimpinan. Dapatdituangkan dalam Pasal-pasal atausebagai lampiran dari SK tsb.

2. PEDOMAN.Pedoman adalah :ketentuan dasar yg memberi arahbagaimana sesuatu harus dilakukanDasar untuk menentukan ataumelaksanakan kegiatan.Mengatur beberapa hal

Panduan : Petunjuk dalam melakukan kegiatanHanya meliputi satu kegiatan

Company Logo

REGULASI INTERNAL DI PUSKESMAS

REGULASI INTERNAL DI PUSKESMAS

Company Logo

FORMAT DOKUMEN KEBIJAKAN :

a. Pembukaan :• Judul:

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS “X”

NOMOR :…./…../…..

TENTANG

KEBIJAKAN PELAYANAN DI …………….

• Konsiderans :

1. Konsiderans Menimbang : memuat uraian singkat ttgpokok-pokok pikiran yg menjadi latar belakangdan alasan ( dletakkan di bagian kiri).

Company Logo

2. Konsideran Mengingat :❖memuat dasar kewenangan dan peraturan

per-UU yang memerintahkan pembuatankeputusan tsb.

❖Adalah peraturan yg tingkatnya lebih tinggiatau sederajad.

Company Logo

b. Diktum.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : (diletakkan segaris dengan kata

Mengingat)

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS “X”

Tentang

Kebijakan Pelayanan di …………….

Company Logo

c. Batang tubuh :

• Memuat semua substansi keputusan yg dirumuskan dalam diktum-diktum, misal :

KESATU :

KEDUA :

DST

• Cantumkan saat pemberlakuan keputusan / perubahan / pembatalan / pencabutan dll.

• Materi Kebijakan dapat juga dibuat sebagai LAMPIRAN Keputusan.

• Pada halaman pertama Lampiran harus dicantumkan JUDUL dan NOMOR Keputusan.

• pada halaman terakhir ditandatangani oleh Pejabat yg membuat Keputusan.

Company Logo

d. Kaki.

• Merupakan bagian akhir substansi keputusan.

• Memuat penandatangan penetapan Keputusan, pengundangan.

• Tempat dan tanggal penetapan

• Nama, Jabatan dan Tandatangan serta NamaLengkap Pejabat yg menandatangani.

e. Penandatanganan : ditandatangani oleh Pimpinan.

Company Logo

Pedoman adalah:

❖ kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan.

❖ merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakankegiatan.

❖ mengatur beberapa hal

Panduan adalah :

❖ petunjuk dalam melakukan 1 (satu) kegiatan,

Pedoman atau Panduan perlu SK Pemberlakuan.

Agar Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan

baik dan benar perlu SPO.

PEDOMAN

Company Logo

SISTEMATIKA PEDOMAN / PANDUAN :

a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit KerjaBAB I PendahuluanBAB II Gambaran Umum PuskesmasBAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan PuskesmasBAB IV Struktur Organisasi PuskesmasBAB V Struktur Organisasi Unit KerjaBAB VI Uraian JabatanBAB VII Tata Hubungan Kerja

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil

BAB IX Kegiatan Orientasi

BAB X Pertemuan/ Rapat

BAB XI Pelaporan• Laporan Harian

• Laporan Bulanan

• Laporan Tahunan

Company Logo

b. FORMAT PEDOMAN PELAYANAN UNIT KERJA

BAB I PENDAHULUANA. Latar BelakangB. Tujuan PedomanC. Ruang Lingkup PelayananD. Batasan OperasionalE. Landasan Hukum

BAB II STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

B. Distribusi Ketenagaan

C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga

(Rawat Inap)

BAB III STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang

B. Standar Fasilitas

c. Format Panduan Pelayanan PuskesmasBAB I DEFINISI

BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATALAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI

BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN

BAB V LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN PASIEN

BAB VII KESELAMATAN KERJA

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU

BAB IX PENUTUP

PEDOMAN (MANUAL) MUTU.

Adalah dokumen yg memberiinformasi yg konsisten ( kedalammaupun keluar ) tentang sistemmanajemen mutu Puskesmas / Klinik.

I. Pendahuluan, yang berisi: ▪ Latar belakang

▪ Ruang Lingkup (proses bisnis)

▪ Tujuan

II. Landasan hukum (peraturan/dokumen yang menjadi acuan)

III. Istilah dan definisi

IV. Sistem Manajemen Mutu:▪ Persyaratan umum

▪ Pengendalian dokumen

▪ Pengendalian rekaman

Company Logo

V. Tanggung jawab manajemen:• Komitmen manajemen

• Fokus pada pelanggan

• Kebijakan mutu

• Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

• Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

• Wakil manajemen mutu

• Komunikasi internal

Company Logo

VI. Tinjauan Manajemen:

▪ Umum

▪ Masukan tinjauan

▪ Luaran tinjauan

VII. Manajemen sumberdaya

▪ Penyediaan sumber daya

▪ Manajemen sumber daya manusaia

▪ Infrastruktur (sarana dan prasarana)

VIII. Penyelenggaraan pelayanan:▪ Upaya Puskesmas

▪ Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien

IX. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan

X. Penutup

Company Logo

RENCANA KERJA LIMA TAHUNAN

• Sejalan dg Renstra Dinkes Kab / Kota• Sesuai dg target kinerja yg ditetapkan Dinkes• Sesuai dg Visi, Misi dan Tupoksi Puskesmas• Berdasarkan analisis kebutuhan masyarakat• Dilakukan analisis situasi (pencapaian kinerja,

faktor-faktor pendorong dan penghambat)

Company Logo

Sistematika Rencana Kerja Lima Tahunan.

Bab I. PendahuluanA. Keadaan Umum PuskesmasB. Tujuan penyusunan rencana lima tahunanC. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan

dan upaya Puskesmas

Bab II. Analisis KinerjaA. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya

PuskesmasB. Analisis Kinerja: menganalisis factor pendukung dan

penghambat pencapaian kinerja

Company Logo

A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerjayang akan dilakukan yang meliputi antara lain:

Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkandalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar, workshop, dsb

Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkandalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaansarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb

Program Kerja Pengembangan Manajemen dst.

Bab III. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun

B. Rencana anggaran:

▪ merupakan rencana biaya untuk tiap-tiapprogram kerja dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar.

BAB IV. Penutup.

Company Logo

Langkah-langkah Penyusunan Rencana KinerjaLima Tahunan Puskesmas / Klinik.

a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala Puskesmas bersamadengan penanggung jawab upaya Puskesmas danPelayanan Klinis.

b. Tim mempelajari rencana stratejik Dinas KesehatanKabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas

c. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja

Company Logo

d. Tim melakukan analisis kinerja

e. Tim menyusun pentahapan pencapaian indicator kinerja untuk tiap upaya Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun

f. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap-tiap indicator kinerja

g. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala Puskesmas

h. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran puskesmas

Company Logo

Panduan pengisian Matriks Rencana KinerjaLima Tahunan (lihat form Excel):

a. Nomor : diisi dengan nomor urutb. Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan

Pelayanan Klinis, dan Upaya Puskesmas yang dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnyaUpaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, danseterusnya,

c. Indikator: diisi dengan indicator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja Upaya/Pelayanan

d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiapindicator

e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerjatahun terakhir

Company Logo

f. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan

g. rogram Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akandilakukan untuk mencapai target pada tiap tahunberdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja pengembangan SDM, program kerjapeningkatan mutu, program kerja pengembanganSDM, program kerja pengembangan sarana, dsb

h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiapprogram yang direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya.

Company Logo

i. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan tahunan

j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiapkegiatan,

k. Perkiraan Biaya : diisi dengan perkalianantara volume dengan harga satuan.

Penutup.

Company Logo

Perencanaan :

o Proses kegiatan yg harus dilakukan

o Secara urut

o Utk mengatasi masalah

o Dalam rangkai mencapai tujuan

o Memanfaatkan sumberdaya dg efektif – efisien.

Company Logo

PTP : ❖untuk tahun yad.

❖Mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas (wajib, pengembangan maupun spesifik)

❖Sumber dana : Pusat, Daerah, lainnya.

❖Mekanisme :▪ Penyusunan RUK dg memperhatikan kebijakan2

▪ Sesuai hasil kajian data dan informasi di Puskesmas berasal dari masy dan linsek.

▪ Lengkapi dg usulan pembiayaan

▪ Dibahas di Dinkes Kab/Kota > masuk dalam Usulan Dinkes Kab/Kota > DPRD > disetujui > Puskesmas > RPK

Company Logo

a. Tahap Persiapan.▪ Persiapkan Staff yg akan terlibat▪ Persamaam persepsi dan pengetahuan

b. Tahap Analisis Situasi.▪ Kepala Puskesmas menetapkan Tim

Penyusun RUK▪ Tim melakukan analisis terhadap data-data

(umum, khusus, hasil penilaian kinerja dsb) > diperoleh informasi.

Company Logo

❖ untuk tahun yad.

❖ Mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas (wajib, pengembangan maupun spesifik)

❖ Sumber dana : Pusat, Daerah, lainnya.

Mekanisme :▪ Penyusunan RUK dg memperhatikan kebijakan2

▪ Sesuai hasil kajian data dan informasi di Puskesmasberasal dari masy dan linsek.

▪ Lengkapi dg usulan pembiayaan

▪ Dibahas di Dinkes Kab/Kota > masuk dalam UsulanDinkes Kab/Kota > DPRD > disetujui > Puskesmas > RPK

Company Logo

a. Tahap Persiapan.▪ Persiapkan Staff yg akan terlibat

▪ Persamaam persepsi dan pengetahuan

b. Tahap Analisis Situasi.▪ Kepala Puskesmas menetapkan Tim Penyusun

RUK

▪ Tim melakukan analisis terhadap data-data (umum, khusus, hasil penilaian kinerja dsb) > diperoleh informasi.

Company Logo

Tahap Penyusunan RUK :❖Pertahankan kegiatan yg sudah dicapai

❖Perhatikan upaya / program yg masih bermasalah

❖Susun rencana kegiatan baru sesuai kondisi riil dankemampuan Puskesmas.

❖Tahap penyusunan RUK:

▪ Analisis masalah

▪ Penyusunan RUK.

Company Logo

a. Analisis masalah.

Tim Penyusun bersama Linsek :1) Identifikasi masalah

2) Menetapkan prioritas masalah

3) Merumuskan masakah

4) Mencari akar penyebab masalah

b. Penyusunan RUK (upaya kesh wajib, pemngembangan dan khusus).

1) Kegiatan tahun yad

2) Kebutuhan sunberdaya

3) Rekapitulasi Rencana Usulan Kegiatan.

Company Logo

Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan(RPK).

a. Pelajari alokasi kegiatan

b. Bandingkan alokasi kegiatan yang disetujuidg RUK

c. Susun Rancangan Awal secara rinci

d. Adakan Lokakarya Mini

e. Menyusun RPK.

(periksa format-format dalam LampiranPedoman Penyusunan Dokumen).

Company Logo

PROGRAM

❖Collin Cobulld English Language Dictionary ▪ adalah rencana berskala besar dan terinci yg

dibuat utk satu tujuan tertentu

▪ Adalah rencana kegiatan atau pekerjaan yg akandilaksanakan, termasuk waktu kapan kegiatanitu akan dilaksanakan.

❖Adalah sebuah rencana baku tentang rangkaiankegiatan, daftar tugas dsb (Longman) .

❖Adalah sebuah Prosedur utk menyelesaikan masalah, termasuk pengumpulan data,memproses danmempresentasikan hslnya

Company Logo

❖Adalah sebuah rencana tentang apa yang akan dikerjakan (Oxford Dictionary).

❖Adalah penjabaran terperinci tentang strategi dan langkah-langkah yg dipergunakan untuk mencapai tujuan lembaga ( Panduan Renstra dan Pengukuran Kinerja, Menristek)

PROGRAM : rencana kegiatan yg akan dilaksanakan, yg disusun secara rinci, dipergunakan untuk mencapai tujuan lembaga / unit kerja.

Program sebaiknya disusun dalam bentuk Kerangka Acuan Program

Company Logo

Ketentuan tentang Program :A. Tujuan Program.

Umum :Sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan,

sehingga tujuan program dapat tercapai.Khusus :1. Adanya kejelasan langkah-langkah dlm melaksanakan

kegiatan.2. Adanya kejelasan siapa yg melaksankan kegiatan dan

bagaimana kegiatan tsb dilaksanakan3. Adanya kejelasan sasaran, tujuan dan waktu

pelaksanaan kegiatan.

Company Logo

LOGO Pemda

Judul

(lambang

Puskesmas)

SOP

No. Dokumen :

No. Revisi :

Tanggal Terbit :

Halaman :

Nama Puskesma Ttd Ka Puskesmas Nama Ka

Puskesmas

NIP

Company Logo

Nama Organisasi

Judul

Nama ka.

FKTPSOP

No. Dokumen :

No. Revisi :

Tanggal Terbit :

Halaman :

Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua kop SOP

dibuat tanpa menyertakan logo

Company Logo

1. Pengertian

2. Tujuan

3. Kebijakan

4. Referensi

5. Prosedur /langkah 2

6. Diagram alir (jika

dibutuhkan)

7. Unit Terkait

Company Logo

1. Diagram alir makro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan

secara garis besar proses ingin kita tingkatkan, hanya

mengenal satu symbol yaitu simbol balok

a.Diagra alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:

2. Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan

dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai

berikut

Awal kegiatan :

Akhir kegiatan :

Company Logo

Simbol keputusan :

ya

tidak

?

Penghubung :

Company Logo

Dokumen :

Arsip :

RENCANA/PERENCANAAN YANG

DIPERSYARATKAN No RENCANA BAB I BAB II BAB III

1 RENCANA STRATEGI BISNIS ATAU RENCANA LIMA TAHUNAN 1.1.

2 RBA/RKA/RUK 1.1

3 RPK 1.1

4 RENCANA PENGEMBANGAN SDM 2.3

5 RENCANA PERBAIKAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN 3.1