KERANGKA ACUAN KERJAPelatihan Coaching and Counseling

Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara

1. LATAR BELAKANG

Saat ini sering kita temui karyawan yang tidak mengerjakan apa yang seharusnya mereka kerjakan. Berbagai sebab yang melatar belakangi hal tersebut di anataranya adalah : mereka tidak tahu apa yang seharusnya mereka kerjakan, mereka tidak tahu bagaimana dan mengapa mereka harus mengerjakan, serta kadang-kadang terpikir dibenak karyawan bahwa mereka sudah mengerjakannya. Dari kasus – kasus tersebut, maka berkembanglah fungsi dan tanggung jawab seorang pemimpin di perusahaan untuk bertindak sebagai coaching and counseling atau bertindak sebagai pelatih dan juga konselor atau tempat bawahan melakukan counseling baik masalah pekerjaan ataupun masalah pribadi.

Kita harus pahami bersama bahwa kapasitas terbesar dari sebuah perusahaan adalah ada pada SDM-nya, sehingga berbagai upaya dilakukan perusahaan-perusahaan besar untuk mengoptimalkannya. Saat ini, seorang pemimpin yang handal tidak saja menguasai hard skill dari apa yang dikerjakan tetapi juga harus memiliki kemampuan soft skill agar pemanfaatan SDM dapat dilakukan secara signifikan bagi pertumbuhan organisasi. Keterampilan coaching and counseling menjadi salah satu proses pemecahan masalahan tersebut.

Jika kita bicara Coaching & Counseling, maka ada dua pihak yang saling berhubungan dalam proses ini; pemimpin dan anak buah, atasan dan bawahan. Delapan tipe kepemimpinan menurut Kartini Kartono dalam bukunya “Pemimpin dan Kepemimpinan” adalah : 1. pemimpin kharismatik, 2. paternalistik/maternalistik (gaya dokter) yang menganggap bawahan tidak mampu, bawahan tidak diberi kesempatan untuk mengaktualisasikan dirinya secara bebas, 3. militeristik (gaya bos), 4. otokratik (gaya bos), feodalistik, 5. laisser faire; tidak mampu mengontrol/mengatur bawahan, 6. populis yang merakyat, dekat dengan bawahan, 7. administratif ; kepemimpinan efektif, dan 8. demokratis (gaya bebas) dengan bawahan diberi kepercayaan, bisa eksplore & aktualisasi diri.

Coaching & Counseling merupakan bagian dari Actuating (A) dalam peran manajer POAC (Planning, Organizing, Actuating & Controlling). Seorang pemimpin yang melakukan coaching secara profesional bisa memahami beberapa hal, seperti: masalah teknis, mengetahui dan menerapkan fungsi manajemen, memberi contoh yang baik, terbuka dengan bawahan, berkomunikasi dengan baik, terorganisir, bisa memotivasi, mengembangkan dan bisa menjadi pendengar yang baik.

Coaching berjangka waktu menengah, berkenaan dengan kemampuan, fokus pada skill dan knowledge, tempatnya di pekerjaan sehari-hari. Sedangkan counseling memiliki waktu panjang, berkenaan dengan motivasi/sikap mental, fokus pada perbaikan dan pengembangan dalam segala aspek kehidupan dan dialog menggali perasaan nilai-nilai hidup. Dalam teori “gunung es“, coaching menyentuh kepribadian -sesuatu yang nampak di permukaan, sedangkan counseling untuk karakter -di dalam jiwa. Coaching & Counseling ibarat sebagai pondasi dalam pendelegasian tugas ke bawahan secara efektif agar sasaran organisasi bisa tercapai.

Dalam coaching, diperlukan perhatian (Caring), keterbukaan (Openess), kesadaran (Awareness), kesungguhan (Commitment), dan kejujuran (Honesty). COACH ! Kebutuhan coaching diketahui melalui gejala yang muncul, masalah yang terjadi di tempat kerja, dan hasil performance appraisal.

Ketika melakukan coaching dibutuhkan Spot (lihat peluang guna mencari tujuan dan fokus pada masalah), Tailor (sesuaikan, gali sebab masalah dan kembangkan solusi), Explain (jelaskan rencana tindakan), Encourage (dorong, beri motivasi), dan Review (lihat perkembangannya, beri tindak lanjut) yang disingkat STEER.

Sedangkan counseling mendiskusikan suatu persoalan/masalah secara empat mata dengan karyawan dikarenakan masalah pribadi, stress/tertekan, lepas kendali emosi dan konflik sepele yang dianggap serius. Fungi counseling adalah memberi nasehat, menentramkan hati, menjalin komunikasi, mengajak berpikir jernih, melakukan reorientasi tujuan dan nilai. Dalam hal ini diperlukan komunikasi yang rapport dan pacing yang bisa dicapai dengan bahasa tubuh, kemampuan berbicara dan suasana hati yang mendukung..

Kelompok middle management dibekali dengan pelatihan Coaching & Counseling menandakan begitu pentingnya peran bawahan. Jika peran dan fungsi bawahan dianggap tidak penting, tentu saja tidak perlu ada lagi istilah dan training tentang Coaching & Counseling.

Bagusnya prestasi atasan hingga membuat dirinya promosi, tidak bisa dilepaskan begitu saja dari peran dan hasil kerja keras bawahan. Sangat tidak masuk akal jika kemudian ada atasan yang bersikap otoriter, masa’ bodoh melihat bawahan yang jungkir-balik (dengan jumlah terbatas), bersikap feodal, no care pada keluhan bawahan, apalagi sampai menghambat karir bawahan; misalnya dengan mencomot orang baru sebagai atasan dari bawahan yang sebelumnya bekerja keras untuk diri dan achievement bagi timnya.

Sangat aneh pula jika seorang atasan pekerjaannya menyindir bawahan yang ingin maju dan berkembang dalam setiap meeting, seperti atasan yang kurang pekerjaan, tidak memiliki visi, dan cenderung paranoid. Atasan model ini kompetensinya perlu dipertanyakan. Sebagai bagian dari middle management, visi tim, strategi perusahaan tentu lebih penting daripada hanya sekedar menanam benih kebencian di benak bawahan. Seperti yang ditulis W.J. Reddin dalam artikelnya, “What Kind of Manager” tentang tiga pola watak dan tipe pemimpin, yakni: beorientasi tugas (task orientation), beorientasi hubungan kerja (relationship orientation), dan berorientasi hasil efektif (effectiveness orientation). Melihat ketiga poin tersebut, menjaga jarak, memusuhi bawahan tidak ada gunanya. Harus diingat, manajer mencapai sasaran melalui bawahan, bukan dengan menginjak bawahan. Di situlah kunci efektivitas seorang manajer.

Atasan yang tidak memiliki kepribadian dan karakter sebagai seorang pemimpin yang baik, membuat kondisi tim menjadi tidak nyaman. Ia akan menjelma sebagai seorang pemimpin yang ditakuti bukan disegani, model pimpinan bukan pemimpin. Indikasi terparah, banyak timnya (bawahannya) yang kabur (pindah).

Sebaliknya, atasan yang baik adalah atasan yang mampu membuat sebuah tim menjadi bagus, solid (good teamwork), nyaman, dan bawahan memiliki kompetensi yang tinggi. Atasan yang berhasil adalah atasan yang mampu membuat bawahannya bisa menjadi lebih baik dan berhasil sesuai dengan definisi kepemimpinan oleh Howard H. Hoyt dalam bukunya “Aspect of Modern Public Administration“; kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi tingkah laku manusia, kemampuan untuk membimbing orang. Kata “membimbing” sangat mungkin memiliki arti yang dekat dengan Coaching & Counseling.

2. TUJUAN

a. Meningkatkan ketrampilan coaching and counsellingb. Mampu menggunakan feed back sebagai alat pendorong motivasi dalam proses coaching and counseling.c. Meningkatkan saluran-saluran komunikasi antara atasan dan bawahan, membangun keterbukaan serta kesadaran motivasional.

3. RUANG LINGKUP

1. Pendahuluan, Coaching and Counselling Konsep. Pada bagian ini, peserta pelatihan akan dibekali dengan materi yang berhubungan dengan pemahaman seorang supervisor akan keunikan individu sebagai anggota organisasi serta bagaiman perilaku individu tersebut akan membentuk perilaku organisasi.

2. Coaching – Konsep dan Praktik. Pada bagian ini peserta pelatihan diharapkan mampu memaknai peran dan fungsi dirinya sebagai coaching, sehingga mampu mengembangkan softskill diri dan bawahannya.

3. Counseling – Konsep dan Praktek. Peserta diharapkan mampu memilki keterampilan untuk melakukan konseling dengan baik dan benar sehingga berdampak signifikans bagi pengembangan SDM.

4. HASIL YANG DIHARAPKAN

a. Memahami gaya pengelolaan yang efefktif dalam melakukan coaching and counselingb. Mendapatkan feed back sehingga mendapat insight positif mengenai bagaiamana style yang efektifc. Memotivasi orang lain untuk meningkatkan kinerja dan komitmen terhadap organisasid. Menciptakan kebanggaan terhadap team

5. TENAGA AHLI

a. Tenaga ahli Sumberdaya manusiab. Tenaga ahli Komunikasi

6. JADWAL PELAKSANAAN

Pelatihan akan diadakan selama 3 hari