Project Stakeholder Management merupakan proses untuk mengidentifikasi individu, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, untuk menganalisa harapan stakeholder dan pengaruhnya terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen untuk keterlibatan efektif stakeholder pada keputusan proyek dan eksekusi proyek.

Identify Stakeholders Proses mengidentifikasi individu, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, atau pendapatan pada proyek dan menganalisa dan mendokumentasikan informasi yang berhubungan dengan pengaruh potensial terhadap kesuksesan proyek. Kunci utama pada proses ini adalah manajer proyek mengidentifikasi fokus utama untuk masing-masing stakeholder atau sekelompok stakeholder.

Stakeholder AnalysisDalam melakukan analisis ini, terdapat berbagai model klasifikasi, yaitu: Power / interest grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan kepentingan stakeholder berdasarkan hasil / outcome proyek. Power / influence grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan pengaruh / keterlibatan mereka dalam proyek. Influence / impact grid, berdasarkan tingkat pengaruh / keterlibatan di proyek dan kemampuan mereka untuk memberikan besaran dampak terhadap proyek (rencana pelaksanaan). Salience model, yang menjelaskan kelas stakeholder berdasarkan kekuasaannya, tingkat kepentingan, dan legitimasi.PMBOK memberikan contoh untuk model 1 (Power / Interest Grid), yang diberikan penjelasannya pada gambar berikut ini, termasuk rekomendasi strateginya:

Hasil penelusuran, terdapat referensi lain dalam model klasifikasi stakeholder termasuk strateginya, yaitu:

StakeholderRegister

OUTPUT

Stakeholder Register

Stakeholder register dibagi dalam dua tabel, dimana pada tabel pertama berisi informasi umum stakeholder (basic information) dan tabel kedua berisi informasi penilaian beserta rekomendasi strategi mengelola stakeholder.Pada tabel kedua yang berupa penilaian, skala penilaian dalam bentuk range 1-5 dengan ketentuan sebagai berikut: Power level. Level (1) sangat rendah Level (5) sangat tinggi Interest level. Level (1) sangat kecil Level (5) sangat besar Support level. Level (1) sangat menghambat Level (5) sangat membantu Influence level. Level (1) sangat kecil Level (5) sangat tinggi.Pada tabel kedua ini, dibuat strategi stakeholder berdasarkan dua hubungan yang menghasilkan dua model klasifikasi, yaitu Power Interest, dan Support Influence. Dua hubungan atau model tersebut menghasilkan dua strategi umum mengelola stakeholder. Berikut template beserta contoh isi stakeholder register dalam pelaksanaan proyek.Kesimpulan Contoh Stakeholder Register: Proyek ini memiliki stakeholder yang cenderung bersifat resistor dengan posisi lokasi tidak berada di satu tempat Power level tertinggi ada pada project manager Owner. Sedangkan yang terendah adalah Team Leader / Project manager Konsultan Perencana dan Vendor utama. Hampir semua vendor memiliki tingkat kepentingan yang tinggi terhadap proyek Umumnya stakeholder kurang mendukung terlaksanannya proyek dengan baik kecuali vendor utama Umumnya stakeholder memiliki tingkat pengaruh yang besar. Strategi umum adalah cenderung pada manage closely keep informed dan cooperate.

Plan Stakeholder Management Proses untuk mengembangkan manajemen strategis untuk keterlibatan secara efektif dari stakeholder melalui siklus hidup proyek, berdasarkan pada analisa kebutuhan, kepentingan dan efek potensial pada kesuksesan proyek.

Expert Judgement (Penilaian ahli yang diperoleh melalui konsultasi perorangan atau melalui format panel)

Tools and Techniques

Teknik Analytical (Membandingkan tingkat keterlibatan pemangku kepentingan dengan tingkat keterlibatan yang direncanakan)

Meetings (Diadakan dengan para ahli dan tim proyek untuk menentukan tingkat keterlibatan pemangku kepentingan)

Teknik AnalyticalTingkat keterlibatan para pemangku kepentingan dapat diklasifikasikan sebagai berikut : Unaware : Tidak menyadari proyek dan potensi dampak. Resistant : Menyadari proyek dan potensi dampak dan resisten terhadap perubahan. Netral : Menyadari proyek belum tidak mendukung atau resisten. Supportive : Menyadari proyek dan dampak potensial dan mendukung untuk berubah. Leading : Menyadari proyek dan dampak potensial dan secara aktif terlibat dalam memastikan proyek ini adalah sukses .

Stakeholder Management Plan (Komponen dari manajemen proyek dan mengidentifikasi strategi manajemen)Keterlibatan saat ini dapat didokumentasikan menggunakan Stakeholders Engagement Assesment Matrix, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 13-7 di mana C menunjukkan keterlibatan saat ini, dan D menunjukkan keterlibatan yang diinginkan. Tim proyek perlu mengidentifikasi tingkat keterlibatan yang diinginkan untuk proyek saat ini berdasarkan informasi yang tersedia. Contoh pada Gambar 13-7 menunjukkan bahwa pemangku kepentingan 3 berada pada tingkat keterlibatan yang diinginkan, sementara pemangku kepentingan 1 dan 2 membutuhkan komunikasi lebih lanjut dan tindakan tambahan untuk memindahkan mereka ke tingkat yang diinginkan keterlibatan.

Project Documents Updates (Dokumen proyek yang dapat diperbarui)

OUTPUT

Manage Stakeholder Engagement Proses untuk mengkomunikasikan dan bekerja dengan stakeholder untuk mewujudkan harapan dan kebutuhan mereka, isu-isu, dan penanganan yang tepat terhadap keterlibatan stakeholder pada proses aktivitas proyek.

Stakeholder Management Plan (Komponen dari manajemen proyek dan mengidentifikasi strategi manajemen)

Change Log (Mendokumentasikan perubahan yang terjadi selama proyek)

INPUT

Organizational Process Assets (Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses manage stakeholder engagement)Communication Management Plan (Panduan dan informasi untuk mengelola ekspektasi stakeholder)

Menyelesaikan KonflikMembangun KepercayaanTools and Techniques

Communication methods

Pendengar yang aktif

Mengatasi perubahan

Organizational process assets updates(Aset proses organisasi yang dapat diperbarui)Issue Log (Mengelola keterlibatan stakeholder)

Project Document Updates(Dokumen proyek yang dapat diperbarui)

Change Requests (Perubahan permintaan terhadap produk atau proyek)OUTPUT

Project Management Plan Updates(Elemen-elemen dari project management plan yang dapat diperbarui)

Control Stakeholder Engagement Proses untuk memonitor keseluruhan hubungan dan penyesuaian strategi dan perencanaan untuk keterlibatan stakeholder.

Project Documents(Berasal dari observasi proyek, perencanaan proyek, penerapan ke dalam proyek, atau control proses)Project Management Plan(Informasi yang digunakan untuk mengembangkan jadwal)

INPUT

Issue Log(Diperbarui sebagai isu baru diidentifikasi dan isu-isu saat ini diselesaikan)Work performance data(Berbagai pengukuran pada proyek kegiatan yang dikumpulkan selama proses pengendalian)

Information Management Systems (alat informasi standar bagi manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan informasi kepada stakeholder tentang biaya proyek, kemajuan jadwal, dan kinerja)

Tools and TechniquesMeetings (Untuk bertukar dan menganalisis informasi tentang keterlibatan stakeholder)Expert Judgement (Penilaian ahli yang dapat diperoleh melalui konsultasi perorangan atau melalui format panel)

Organizational process assets updates (Aset proses organisasi yang dapat diperbaharui)Project documents updates (Dokumen proyek yang dapat diperbaharui meliputi register stakeholder dan log issue)Project management plan updates (Memperbaharui daftar stakeholder yang masih terlibat dalam proyek atau tidak)Change Request (Tindakan yang akan diambil dalam mengambil keputusan. Ada 2 tindakan, yaitu corrective dan preventive.)Work performance Information (Data kinerja yang dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian, dianalisis dalam konteks, dan terpadu)OUTPUT