BAHAN TAYANG MATA DIKLAT BENCHMARKING KE …sida.lanri.info/sida/attachment/BAHAN TAYANG... ·...
103
BAHAN TAYANG MATA DIKLAT BENCHMARKING KE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT I Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor 10Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat I
Transcript of BAHAN TAYANG MATA DIKLAT BENCHMARKING KE …sida.lanri.info/sida/attachment/BAHAN TAYANG... ·...
BAHAN TAYANGMATA DIKLAT BENCHMARKINGKE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT I
Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor10Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan DiklatpimTingkat I
PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
2014
BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
DIKLATPIM TK I
LAN-RI
REFRESH KONSEPBENCHMARKING
DESAIN BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
KESIMPULAN
LAMPIRAN. OVERVIEW
MITRA BENCHMARKING
. BENCHMARKINGWORKSHEET
Contents
LAN-RI
Tahap I
Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi
Tahap II
Taking Ownership
(Breaktrough I)
Tahap III
Merancang Perubahan dan Membangun Tim
Tahap IV
Laboratorium Kepemimpinan
(Breaktrough II)
Tahap V
Evaluasi
13 Sesi ( 39 JP)
6 Sesi ( 18 JP)
44 Sesi ( 132 JP)
12 Sesi ( 36 JP)
8 Sesi ( 24 JP)
1. Integritas danwawasan kebangsaan
2. Pembekalan isu strategis3. Diagnostic Reading4. Penjelasan Proyek
Perubahan
1.Coaching2.Counselling
1.Inovasi2.MembangunTimEfektif3.Benchmarking ke best practice4.Merancang Proyek Perubahan5.Merancang Policy Brief6.Seminar Proyek Perubahan7.Seminar Policy Brief8.Pembekalan Implementasi
Proyek Perubahan
1.Coaching2.Counselling
1.Seminar LaboratoriumKepemimpinan
2.Evaluasi Kepemimpinan
LIMATAHAPAN
PEMBELAJARAN
DIKLATPIM I
LAN-RI
1.Inovasi2.Membangun Tim Efektif
3.Benchmarking ke best practice (15 Sesi 45 JP)
4.Merancang Proyek perubahan5.Merancang Policy Brief6.Seminar Proyek Perubahan7.Seminar Policy Brief8.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan
44 Sesi (32 JP)
Tahap IIIMerancang Perubahan dan Membangun Tim
Posisi Mata DiklatBenchmarking
LAN-RI
Kompetensi yang dibangun
Perubahanbudaya
organisasi, perbaikan kinerjadan peningkatan
kualitas SDM
Membaca bahan bacaandan mendiskusikanorganisasi yang memilikibest practice bidang arahkebijakan, mengunjungiorganisasi tsb., mengidentifikasi best practice.
Peserta mampu mengadopsidan mengadaptasi best practice
bidang arah kebijakan
Tujuan
LAN-RI
PENGALAMAN BELAJAR
BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
PROYEKPERUBAHAN
POLICYBRIEF
SEMINAR PROYEKPERUBAHAN
SEMINARPOLICY BRIEF
PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK
PERUBAHAN
Hubungan Benchmarking ke Best Practice dengan mata diklat lainnya
LAN-RI
LAN-RI
1. Gregory H. Watson ⇒ Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif
unggul.
2. David Kearns (CEO dari Xerox ) ⇒ Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain
yang dikenal sebagai yang terbaik
3. IBM ⇒ Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia
dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia
4. Teddy Pawitra ⇒ Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana
setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul
5. Goetsch dan Davis ⇒ Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi
terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri
Definisi Benchmarking
Essence :Proses membandingkan dan mengukursuatu kegiatan organisasi terhadapproses operasi yang terbaik di kelasnya
LAN-RI
BENCHMARKING
TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT
PRODUCTIVITYACCELERATOR
LAN-RI
2
5
1
Benchmarking Paradigm
Benchmarking is one of the basic pillars of learning organizations, because if encourages people to watch other and Learn from them.( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)
4
Benchmarking as a process of learning from others requires modesty, because firstly you have to admit that somebody is better than you in some field.( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakuikeunggulan orang lain )
Benchmarking does not mean uncritical copying, which can be very risky when the company does not understand the essence of their individual condition(Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat
berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisiindividual mereka)
Benchmarking cannot be limited to comparison or
ranking ( false benchmarking),Benchmarking tidak terbatas pada
pembandinganatau renking ( itu Benchmarking yang salah)
3
The limits of benchmarking application are primarily inside the
company.( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada
di perusahaan)
(J.Nazarko ,2007)
LAN-RI
Outputs, Results, Success Factors
Processes,Practices, Methods
US ThemDATA
ANALYSIS
Data collection
BenchmarkWHAT ?
How doWE do it ?
How doTHEY do it ?
Who/whatIs BEST ?
Data collection
Summary of benchmarking concept
LAN-RI
Product
Benchmarking
Process
Benchmarkin
g
Strategic
Benchmarkin
g
Organizational
Benchmarking
Type of Benchmarking
Internal Benchmarking
Enterprise
Benchmarking
Corporation
Benchmarking
External Benchmarking
Competition
Benchmarking
Branch
Benchmarking
Branch independent
Benchmarking
Classification of benchmarking
LAN-RI
Comparisons
World Leader
National Leader
Sector Leader
Sector standards
Best practices in company
Borrowing good ideas
Drawing conclusions from own success
Ran
geP
roce
sse
s
Levels of benchmarking
LAN-RI
Phase of benchmarking Implementation
LAN-RI
Analyze: Identify gaps in performanceAnd find the rootcauses for theperformancegaps
4
Plan:Critical successfactoer, select a process forBenchmarking, document the process , And develop Performance measures
Adapt:Choose
“best practice”Adapt to the
company’s conditions, and implemen changes
Observe:Understand and document the partners’ process, both Performance and practice
Search:Find benchmarking partners
3
2
15
The benchmarking wheel(Andersen)
(Bjorn
LAN-RI
PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI
PENGAMATAN MENDALAMKONDISI INTERNAL PERUSAHAAN ANALISIS KEKUATAN
DAN KELEMAHAN PENGUKURAN KINERJA PERSIAPAN BENCHMARKING
IDENTIFIKASI TERHADAP MITRAPOTENSIAL
PERTUKARAN INFORMASI SALING MENGUNJUNGI LOKASI
DAN PROSES OBSERVASI
PROSES ADAPTASIDAN PENERAPAN
MELAKUKAN EVALUASIDAN PENGULANGANDENGAN SEMANGATPERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN
PROSES BENCHMARKING
PROSES BENCHMARKING Sumber: Longbottom dalam Nunuk Supraptini,(2000)
DESAIN BENCHMARKING
LAN-RI
VISION
MISSIONGOAL
OBJECTIVES
SCOPING BENCHMARKING VISIT DENGAN PENDEKATAN ARAH KEBIJAKAN
LAN-RI
INDIKATOR HASIL BELAJAR
. MENGIDENTIFIKASI
BEST PRACTICE ARAH KEBIJAKAN
. MENYUSUN LESSON LEARNTDARI BEST PRACTICE
. MENGADOPSI BEST PRACTICE
. MENGADAPTASI BEST PRACTICE
IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL
IDENTIFIKASI MITRA
BENCHMARKING
. PENGUMPULAN INFORMASI
. PENELITIAN
. ANALISIS
. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA
. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG
MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH
PRAKTEK SELANJUTNYA
MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA
UMPAN BALIK
INP
UT
TIN
DA
KA
N
STR
ATE
JIK
O
UTP
UT
Proses PelaksanaanBenchmarking ke Best Practice
Beberapa Pertanyaan ...?
Seberapa bagus yang kita kerjakan dibandinginstitusi lain ?
Kita ingin menjadi seperti apa?
Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?
Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaiktersebut?
Bagaimana kita mengadopsi apa yang merekalakukan untuk institusi kita?
Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebihbaik dibanding mereka ?
LAN-RI
PENGUMPULAN INFORMASI
TAHAPAN Implementasi Benchmarking
LAN-RI
ANALISIS
IMPLEMENTASI
IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING
TENTUKAN APA YANG AKAN DI BENCHMARKING
. Identifikasasi
. Memandang Organisasi
. Kenali dan survey organisasi
. Metode penyelidikan
. Faktor – faktor kritisdan pemecahannya
. Bandingkan organisasi sendiri denganorganisasi yang akan di Benchmarking
. Lakukan penelitian untuk menemukanorganisasi yg berpraktek terbaik(Best Practice)
. Susun daftar pertanyaan
. Kumpulkan informasidari pasangan organisasi
. Informasi dari sumber lain
. Dokumentasi
. Check dan uji kebenaran
. Pengolahan data dan informasi.
. Pengendalian kualitas informasi.
. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking
. Identifikasi perbedaan
. Manfaatkan analisis
. Perhatikan implementasi
. Gabungkan dengan rencana
. Siapkan rencana perubahan.
. Implemenatasi rencana.
1
2
3
4
5
Kesimpulan
Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasiasukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice
Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapatmembandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnyamenjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkankinerjanya
Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkanpencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses
LAN-RI
BENCHMARKINGWORKSHEET SEBELUM VISIT
(MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG DIKUNJUNGI DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)
BAHAN TAYANGMATA DIKLAT BENCHMARKINGKE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT IISesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor
11Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan DiklatpimTingkat II
PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
2014
BENCHMARKING KE BEST PRACTICEDIKLATPIM TK II
LAN-RI
REFRESH KONSEPBENCHMARKING
DESAIN BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
KESIMPULAN
LAMPIRAN. OVERVIEW
MITRA BENCHMARKING
. BENCHMARKINGWORKSHEET
Contents
LAN-RI
Tahap I
Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi
Tahap II
Taking Ownership
(Breaktrough I)
Tahap III
Merancang Perubahan dan Membangun Tim
Tahap IV
Laboratorium Kepemimpinan
(Breaktrough II)
Tahap V
Evaluasi
13 Sesi ( 39 JP)
6 Sesi ( 18 JP)
44 Sesi ( 132 JP)
12 Sesi ( 36 JP)
8 Sesi ( 24 JP)
1. Integritas danwawasan kebangsaan
2. Pembekalan isu strategis3.Organisasi Berkinerja Tinggi4. Diagnostic Reading5. Penjelasan Proyek
Perubahan
1.Coaching2.Counselling
1.Inovasi2.Benchmarking ke best practice3.MembangunTim Efektif4.Merancang Proyek Perubahan5.Seminar Proyek Perubahan6.Pembekalan Implementasi
Proyek Perubahan
1.Coaching2.Counselling
1.Seminar LaboratoriumKepemimpinan
2.Evaluasi
LIMATAHAPAN
PEMBELAJARAN
DIKLATPIM II
LAN-RI
1.Inovasi2.Benchmarking ke best practice
(15 Sesi 45 JP)3.Membangun Tim Efektif4.Merancang Proyek perubahan5.Seminar Proyek Perubahan6.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan
Tahap IIIMerancang Perubahan dan Membangun Tim
Posisi Mata DiklatBenchmarking
LAN-RI
Kompetensi yang dibangun
Perubahanbudaya
organisasi, perbaikan kinerjadan peningkatan
kualitas SDM
Membaca bahan bacaandan mendiskusikanorganisasi yang memilikibest practice bidangstrategi kebijakan, mengunjungi organisasitsb., mengidentifikasi best practice.
Peserta mampu mengadopsidan mengadaptasi best practice
bidang strategi kebijakan
Tujuan
LAN-RI
PENGALAMAN BELAJAR
BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
PROYEKPERUBAHAN
SEMINAR PROYEKPERUBAHAN
PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK
PERUBAHAN
Hubungan Benchmarking ke Best Practice dengan mata diklat lainnya
LAN-RI
LAN-RI
1. Gregory H. Watson ⇒ Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif
unggul.
2. David Kearns (CEO dari Xerox ) ⇒ Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain
yang dikenal sebagai yang terbaik
3. IBM ⇒ Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia
dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia
4. Teddy Pawitra ⇒ Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana
setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul
5. Goetsch dan Davis ⇒ Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi
terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri
Definisi Benchmarking
Essence :Proses membandingkan dan mengukursuatu kegiatan organisasi terhadapproses operasi yang terbaik di kelasnya
LAN-RI
BENCHMARKING
TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT
PRODUCTIVITYACCELERATOR
LAN-RI
2
5
1
Benchmarking Paradigm
Benchmarking is one of the basic pillars of learning organizations, because if encourages people to watch other and Learn from them.( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)
4
Benchmarking as a process of learning from others requires modesty, because firstly you have to admit that somebody is better than you in some field.( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakuikeunggulan orang lain )
Benchmarking does not mean uncritical copying, which can be very risky when the company does not understand the essence of their individual condition(Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat
berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisiindividual mereka)
Benchmarking cannot be limited to comparison or
ranking ( false benchmarking),Benchmarking tidak terbatas pada
pembandinganatau renking ( itu Benchmarking yang salah)
3
The limits of benchmarking application are primarily inside the
company.( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada
di perusahaan)
(J.Nazarko ,2007)
LAN-RI
Outputs, Results, Success Factors
Processes,Practices, Methods
US ThemDATA
ANALYSIS
Data collection
BenchmarkWHAT ?
How doWE do it ?
How doTHEY do it ?
Who/whatIs BEST ?
Data collection
Summary of benchmarking concept
LAN-RI
Product
Benchmarking
Process
Benchmarkin
g
Strategic
Benchmarkin
g
Organizational
Benchmarking
Type of Benchmarking
Internal Benchmarking
Enterprise
Benchmarking
Corporation
Benchmarking
External Benchmarking
Competition
Benchmarking
Branch
Benchmarking
Branch independent
Benchmarking
Classification of benchmarking
LAN-RI
Comparisons
World Leader
National Leader
Sector Leader
Sector standards
Best practices in company
Borrowing good ideas
Drawing conclusions from own success
Ran
geP
roce
sse
s
Levels of benchmarking
LAN-RI
Phase of benchmarking Implementation
LAN-RI
Analyze: Identify gaps in performanceAnd find the rootcauses for theperformancegaps
4
Plan:Critical successfactoer, select a process forBenchmarking, document the process , And develop Performance measures
Adapt:Choose
“best practice”Adapt to the
company’s conditions, and implemen changes
Observe:Understand and document the partners’ process, both Performance and practice
Search:Find benchmarking partners
3
2
15
The benchmarking wheel(Andersen)
(Bjorn
LAN-RI
PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI
PENGAMATAN MENDALAMKONDISI INTERNAL PERUSAHAAN ANALISIS KEKUATAN
DAN KELEMAHAN PENGUKURAN KINERJA PERSIAPAN BENCHMARKING
IDENTIFIKASI TERHADAP MITRAPOTENSIAL
PERTUKARAN INFORMASI SALING MENGUNJUNGI LOKASI
DAN PROSES OBSERVASI
PROSES ADAPTASIDAN PENERAPAN
MELAKUKAN EVALUASIDAN PENGULANGANDENGAN SEMANGATPERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN
PROSES BENCHMARKING
PROSES BENCHMARKING Sumber: Longbottom dalam Nunuk Supraptini,(2000)
DESAIN BENCHMARKING
LAN-RI
LAN-RI
Formulated Stategies
ImplementationStategies
Evaluation Stategies
Sumber : Model Komprehensif
Proses Manajemen Stratejik, : Fred R David,2006
SCOPING BENCHMARKING VISIT DIKLATPIM TK II DENGAN PENDEKATAN STRATEGI KEBIJAKAN
STRATEGI
STRUKTUR
NILAI BERSAMA
(KULTUR)
SISTEM
KETERAMPILAN
(MANAJEMEN)
STAF
(MANAJEMEN)
GAYA
(KEPEMIMPINAN)
IMPLEMENTASISTRATEGI EFEKTIF (7-S McKinsey)
SUMBER ; KERANGKA 7-S McKINSEY (PEARCE &ROBINSON,1997)
INDIKATOR HASIL BELAJAR
. MENGIDENTIFIKASI
BEST PRACTICE STRATEGI KEBIJAKAN
. MENYUSUN LESSON LEARNTDARI BEST PRACTICE
. MENGADOPSI BEST PRACTICE
. MENGADAPTASI BEST PRACTICE
IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL
IDENTIFIKASI MITRA
BENCHMARKING
. PENGUMPULAN INFORMASI
. PENELITIAN
. ANALISIS
. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA
. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG
MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH
PRAKTEK SELANJUTNYA
MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA
UMPAN BALIK
INP
UT
TIN
DA
KA
N
STR
ATE
JIK
O
UTP
UT
Proses PelaksanaanBenchmarking ke Best Practice
Beberapa Pertanyaan ...?
Seberapa bagus yang kita kerjakan dibandinginstitusi lain ?
Kita ingin menjadi seperti apa?
Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?
Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaiktersebut?
Bagaimana kita mengadopsi apa yang merekalakukan untuk institusi kita?
Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebihbaik dibanding mereka ?
LAN-RI
PENGUMPULAN INFORMASI
TAHAPAN Implementasi Benchmarking
LAN-RI
ANALISIS
IMPLEMENTASI
IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING
TENTUKAN APA YANG AKAN DI BENCHMARKING
. Identifikasasi
. Memandang Organisasi
. Kenali dan survey organisasi
. Metode penyelidikan
. Faktor – faktor kritisdan pemecahannya
. Bandingkan organisasi sendiri denganorganisasi yang akan di Benchmarking
. Lakukan penelitian untuk menemukanorganisasi yg berpraktek terbaik(Best Practice)
. Susun daftar pertanyaan
. Kumpulkan informasidari pasangan organisasi
. Informasi dari sumber lain
. Dokumentasi
. Check dan uji kebenaran
. Pengolahan data dan informasi.
. Pengendalian kualitas informasi.
. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking
. Identifikasi perbedaan
. Manfaatkan analisis
. Perhatikan implementasi
. Gabungkan dengan rencana
. Siapkan rencana perubahan.
. Implemenatasi rencana.
1
2
3
4
5
Kesimpulan
Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasiasukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice
Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapatmembandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnyamenjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkankinerjanya
Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkanpencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses
LAN-RI
BENCHMARKINGWORKSHEET SEBELUM VISIT
(MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG DIKUNJUNGI DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)
BAHAN TAYANGMATA DIKLAT BENCHMARKINGKE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT IIISesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor
12Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan DiklatpimTingkat III
PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
2014
BENCHMARKING KE BEST PRACTICEDIKLATPIM TK III
LAN-RI
REFRESH KONSEPBENCHMARKING
DESAIN BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
KESIMPULAN
LAMPIRAN. OVERVIEW
MITRA BENCHMARKING
. LEMBAR KERJABENCHMARKING
Contents
LAN-RI
Tahap I
Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi
Tahap II
Taking Ownership
(Breaktrough I)
Tahap III
Merancang Perubahan dan Membangun Tim
Tahap IV
Laboratorium Kepemimpinan
(Breaktrough II)
Tahap V
Evaluasi
1. wawasan kebangsaan2. Integritas3. Pembekalan isu strategis4. Diagnostic Reading5.Penjelasan Proyek Perubahan
1.Coaching2.Counselling
1.Pengembangan potensi diri2.Inovasi3.Jejaring kerja4.Budaya Kerja dalam Efektivitas
kepemimpinan5.Membangun Tim Efektif6.Benchmarking ke Best Practice7.Merancang proyek perubahan8.Seminar presentasi
Proyek Perubahan9.Pembekalan Implementasi
Proyek Perubahan.
1.Coaching2.Counselling
1.Seminar LaboratoriumKepemimpinan
2.Evaluasi Kepemimpinan
LIMATAHAPAN
PEMBELAJARAN
DIKLATPIM III
LAN-RI
Tahap IIIMerancang Perubahan dan Membangun Tim
Posisi Mata DiklatBenchmarking
LAN-RI
1.Pengembangan potensi diri2.Inovasi3.Jejaring kerja4.Budaya Kerja dalam Efektivitas
kepemimpinan5.Membangun Tim Efektif6.Benchmarking ke Best Practice7.Merancang proyek perubahan8.Seminar presentasi
Proyek Perubahan9.Pembekalan Implementasi
Proyek Perubahan.
Kompetensi yang dibangun
Perubahanbudaya
organisasi, perbaikan kinerjadan peningkatan
kualitas SDM
Membaca bahan bacaandan mendiskusikanorganisasi yang memilikibest practice bidangpengelolaan program, mengunjungi organisasitsb., mengidentifikasi best practice.
Peserta mampu mengadopsidan mengadaptasi best practice
bidang pengelolaan program
Tujuan
LAN-RI
PENGALAMAN BELAJAR
BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
PROYEKPERUBAHAN
SEMINAR PRESENTASIPROYEK
PERUBAHAN
PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK
PERUBAHAN
Hubungan Benchmarking ke Best Practice dengan mata diklat lainnya
LAN-RI
LAN-RI
1. Gregory H. Watson ⇒ Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif
unggul.
2. David Kearns (CEO dari Xerox ) ⇒ Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain
yang dikenal sebagai yang terbaik
3. IBM ⇒ Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia
dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia
4. Teddy Pawitra ⇒ Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana
setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul
5. Goetsch dan Davis ⇒ Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi
terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri
Definisi Benchmarking
Essence :Proses membandingkan dan mengukursuatu kegiatan organisasi terhadapproses operasi yang terbaik di kelasnya
LAN-RI
BENCHMARKING
TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT
PRODUCTIVITYACCELERATOR
LAN-RI
2
5
1
Benchmarking Paradigm
Benchmarking is one of the basic pillars of learning organizations, because if encourages people to watch other and Learn from them.( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)
4
Benchmarking as a process of learning from others requires modesty, because firstly you have to admit that somebody is better than you in some field.( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakuikeunggulan orang lain )
Benchmarking does not mean uncritical copying, which can be very risky when the company does not understand the essence of their individual condition(Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat
berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisiindividual mereka)
Benchmarking cannot be limited to comparison or
ranking ( false benchmarking),Benchmarking tidak terbatas pada
pembandinganatau renking ( itu Benchmarking yang salah)
3
The limits of benchmarking application are primarily inside the
company.( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada
di perusahaan)
(J.Nazarko ,2007)
LAN-RI
Outputs, Results, Success Factors
Processes,Practices, Methods
US ThemDATA
ANALYSIS
Data collection
BenchmarkWHAT ?
How doWE do it ?
How doTHEY do it ?
Who/whatIs BEST ?
Data collection
Summary of benchmarking concept
LAN-RI
Product
Benchmarking
Process
Benchmarkin
g
Strategic
Benchmarkin
g
Organizational
Benchmarking
Type of Benchmarking
Internal Benchmarking
Enterprise
Benchmarking
Corporation
Benchmarking
External Benchmarking
Competition
Benchmarking
Branch
Benchmarking
Branch independent
Benchmarking
Classification of benchmarking
LAN-RI
Comparisons
World Leader
National Leader
Sector Leader
Sector standards
Best practices in company
Borrowing good ideas
Drawing conclusions from own success
Ran
geP
roce
sse
s
Levels of benchmarking
LAN-RI
Phase of benchmarking Implementation
LAN-RI
Analyze: Identify gaps in performanceAnd find the rootcauses for theperformancegaps
4
Plan:Critical successfactoer, select a process forBenchmarking, document the process , And develop Performance measures
Adapt:Choose
“best practice”Adapt to the
company’s conditions, and implemen changes
Observe:Understand and document the partners’ process, both Performance and practice
Search:Find benchmarking partners
3
2
15
The benchmarking wheel(Andersen)
(Bjorn
LAN-RI
PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI
PENGAMATAN MENDALAMKONDISI INTERNAL PERUSAHAAN ANALISIS KEKUATAN
DAN KELEMAHAN PENGUKURAN KINERJA PERSIAPAN BENCHMARKING
IDENTIFIKASI TERHADAP MITRAPOTENSIAL
PERTUKARAN INFORMASI SALING MENGUNJUNGI LOKASI
DAN PROSES OBSERVASI
PROSES ADAPTASIDAN PENERAPAN
MELAKUKAN EVALUASIDAN PENGULANGANDENGAN SEMANGATPERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN
PROSES BENCHMARKING
PROSES BENCHMARKING Sumber: Longbottom dalam Nunuk Supraptini,(2000)
DESAIN BENCHMARKING
LAN-RI
PROGRAM
GENERIK
SCOPING BENCHMARKING VISIT DIKLATPIM TK III DENGAN PENDEKATAN PENGELOLAAN PROGRAM
LAN-RI
TEKNIS
PROGRAM TEKNISProgram yang menghasilkan pelayanan kepada masyarakat,program bersifat khusus tidak duplikatif, harus dapat dievaluasipencapaian kinerja berdasarkan periode waktu tertentu,dilaksanakan dalam periode jangka menengah, perubahanhanya dapat dilakukan setelah melalui tahapan evaluasi.
PROGRAM GENERIKProgram yang bersifat pelayanan internal untuk mendukungpelayanan aparatur dan / atau administrasi pemerintahan,nomenklatur program dibuat unik dengan membedakan kodeprogramnya, ditujukan untuk menunjang pelaksanaanprogram teknis).
PROGRAM Sumnber: Pedoman penyusunan Renstra.
INDIKATOR HASIL BELAJAR
. MENGIDENTIFIKASI BEST PRACTICE
PENGELOLAAN PROGRAM
. MENYUSUN LESSON LEARNTDARI BEST PRACTICE
. MENGADOPSI BEST PRACTICE
. MENGADAPTASI BEST PRACTICE
IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL
IDENTIFIKASI MITRA
BENCHMARKING
. PENGUMPULAN INFORMASI
. PENELITIAN
. ANALISIS
. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA
. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG
MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH
PRAKTEK SELANJUTNYA
MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA
UMPAN BALIK
INP
UT
TIN
DA
KA
N
STR
ATE
JIK
O
UTP
UT
Proses PelaksanaanBenchmarking ke Best Practice
Beberapa Pertanyaan ...?
Seberapa bagus yang kita kerjakan dibandinginstitusi lain ?
Kita ingin menjadi seperti apa?
Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?
Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaiktersebut?
Bagaimana kita mengadopsi apa yang merekalakukan untuk institusi kita?
Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebihbaik dibanding mereka ?
LAN-RI
PENGUMPULAN INFORMASI
TAHAPAN Implementasi Benchmarking
LAN-RI
ANALISIS
IMPLEMENTASI
IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING
TENTUKAN APA YANG AKAN DI BENCHMARKING
. Identifikasasi
. Memandang Organisasi
. Kenali dan survey organisasi
. Metode penyelidikan
. Faktor – faktor kritisdan pemecahannya
. Bandingkan organisasi sendiri denganorganisasi yang akan di Benchmarking
. Lakukan penelitian untuk menemukanorganisasi yg berpraktek terbaik(Best Practice)
. Susun daftar pertanyaan
. Kumpulkan informasidari pasangan organisasi
. Informasi dari sumber lain
. Dokumentasi
. Check dan uji kebenaran
. Pengolahan data dan informasi.
. Pengendalian kualitas informasi.
. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking
. Identifikasi perbedaan
. Manfaatkan analisis
. Perhatikan implementasi
. Gabungkan dengan rencana
. Siapkan rencana perubahan.
. Implemenatasi rencana.
1
2
3
4
5
Kesimpulan
Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasiasukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice
Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapatmembandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnyamenjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkankinerjanya
Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkanpencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses
LAN-RI
LEMBAR KERJABENCHMARKING SEBELUM
KUNJUNGAN KE LOKUS(MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG AKAN DIKUNJUNGI
DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)
BAHAN TAYANGMATA DIKLAT BENCHMARKINGKE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT IVSesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor
13Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan DiklatpimTingkat IV
PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
2014
BENCHMARKING KE BEST PRACTICEDIKLATPIM TK IV
LAN-RI
REFRESH KONSEPBENCHMARKING
DESAIN BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
KESIMPULAN
LAMPIRAN. OVERVIEW
MITRA BENCHMARKING
. LEMBAR KERJABENCHMARKING
Contents
LAN-RI
Tahap I
Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi
Tahap II
Taking Ownership
(Breaktrough I)
Tahap III
Merancang Perubahan dan Membangun Tim
Tahap IV
Laboratorium Kepemimpinan
(Breaktrough II)
Tahap V
Evaluasi
1. Pilar-pilar kebangsaan2. Integritas3. Standar Etika Publik4. Sistem Administrasi Negara
Kesatuan Republik Indonesia 5. Pembekalan Isu Aktual
Substantif Lembaga6. Diagnostic Reading7. Penjelasan Proyek Perubahan
1.Coaching2.Counselling
1.Kecerdasan Emosi2.Pengenalan potensi diri3.Berfikir Kreatif dan Inovasi4.Koordinasi dan Kolaborasi5. Membangun Tim Efektif6. Benchmarking ke Best Practice7. Merancang Proyek Perubahan8. Seminar Presentasi
Proyek Perubahan9. Pembekalan Implementasi
Proyek Perubahan
1.Coaching2.Counselling
1.Seminar LaboratoriumKepemimpinan
2.Evaluasi
LIMATAHAPAN
PEMBELAJARAN
DIKLATPIM IV
LAN-RI
Tahap IIIMerancang Perubahan dan Membangun Tim
Posisi Mata DiklatBenchmarking
LAN-RI
1.Kecerdasan Emosi2.Pengenalan potensi diri3.Berfikir Kreatif dan Inovasi4.Koordinasi dan Kolaborasi5. Membangun Tim Efektif6. Benchmarking ke Best Practice7. Merancang Proyek Perubahan8. Seminar Presentasi
Proyek Perubahan9. Pembekalan Implementasi
Proyek Perubahan
Kompetensi yang dibangun
Perubahanbudaya
organisasi, perbaikan kinerjadan peningkatan
kualitas SDM
Membaca bahan bacaandan mendiskusikanorganisasi yang memilikibest practice bidangpengelolaan kegiatan, mengunjungi organisasitsb., mengidentifikasi best practice.
Peserta mampu mengadopsidan mengadaptasi best practice
bidang Pengelolaan Kegiatan
Tujuan
LAN-RI
PENGALAMAN BELAJAR
BENCHMARKING KE BEST PRACTICE
PROYEKPERUBAHAN
SEMINAR PROYEKPERUBAHAN
PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK
PERUBAHAN
Hubungan Benchmarking ke Best Practice dengan mata diklat lainnya
LAN-RI
LAN-RI
1. Gregory H. Watson ⇒ Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif
unggul.
2. David Kearns (CEO dari Xerox ) ⇒ Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain
yang dikenal sebagai yang terbaik
3. IBM ⇒ Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia
dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia
4. Teddy Pawitra ⇒ Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus
dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul
5. Goetsch dan Davis ⇒ Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi
terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri
Definisi Benchmarking
Essence :Proses membandingkan dan mengukursuatu kegiatan organisasi terhadapproses operasi yang terbaik di kelasnya
LAN-RI
BENCHMARKING
TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT
PRODUCTIVITYACCELERATOR
LAN-RI
2
5
1
Benchmarking Paradigm
Benchmarking is one of the basic pillars of learning organizations, because if encourages people to watch other and Learn from them.( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)
4
Benchmarking as a process of learning from others requires modesty, because firstly you have to admit that somebody is better than you in some field.( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakuikeunggulan orang lain )
Benchmarking does not mean uncritical copying, which can be very risky when the company does not understand the essence of their individual condition(Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat
berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisiindividual mereka)
Benchmarking cannot be limited to comparison or
ranking ( false benchmarking),Benchmarking tidak terbatas pada
pembandinganatau renking ( itu Benchmarking yang salah)
3
The limits of benchmarking application are primarily inside the
company.( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada
di perusahaan)
(J.Nazarko ,2007)
LAN-RI
Outputs, Results, Success Factors
Processes,Practices, Methods
US ThemDATA
ANALYSIS
Data collection
BenchmarkWHAT ?
How doWE do it ?
How doTHEY do it ?
Who/whatIs BEST ?
Data collection
Summary of benchmarking concept
LAN-RI
Product
Benchmarking
Process
Benchmarkin
g
Strategic
Benchmarkin
g
Organizational
Benchmarking
Type of Benchmarking
Internal Benchmarking
Enterprise
Benchmarking
Corporation
Benchmarking
External Benchmarking
Competition
Benchmarking
Branch
Benchmarking
Branch independent
Benchmarking
Classification of benchmarking
LAN-RI
Comparisons
World Leader
National Leader
Sector Leader
Sector standards
Best practices in company
Borrowing good ideas
Drawing conclusions from own success
Ran
geP
roce
sse
s
Levels of benchmarking
LAN-RI
Phase of benchmarking Implementation
LAN-RI
Analyze: Identify gaps in performanceAnd find the rootcauses for theperformancegaps
4
Plan:Critical successfactoer, select a process forBenchmarking, document the process , And develop Performance measures
Adapt:Choose
“best practice”Adapt to the
company’s conditions, and implemen changes
Observe:Understand and document the partners’ process, both Performance and practice
Search:Find benchmarking partners
3
2
15
The benchmarking wheel(Andersen)
(Bjorn
LAN-RI
PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI
PENGAMATAN MENDALAMKONDISI INTERNAL PERUSAHAAN ANALISIS KEKUATAN
DAN KELEMAHAN PENGUKURAN KINERJA PERSIAPAN BENCHMARKING
IDENTIFIKASI TERHADAP MITRAPOTENSIAL
PERTUKARAN INFORMASI SALING MENGUNJUNGI LOKASI
DAN PROSES OBSERVASI
PROSES ADAPTASIDAN PENERAPAN
MELAKUKAN EVALUASIDAN PENGULANGANDENGAN SEMANGATPERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN
PROSES BENCHMARKING
PROSES BENCHMARKING Sumber: Longbottom dalam Nunuk Supraptini,(2000)
DESAIN BENCHMARKING
LAN-RI
KEGIATAN
GENERIK
SCOPING BENCHMARKING VISIT DIKLATPIM TK IV DENGAN PENDEKATAN PENGELOLAAN KEGIATAN
LAN-RI
TEKNIS
KEGIATAN TEKNIS
Adalah kegiatan prioritas nasional,
yaitu kegiatan-kegiatan dengan output spesifik
dalam rangka pencapaian sasaran nasional.
KEGIATAN GENERIK
Adalah kegiatan yang digunakan oleh beberapa
unit organisasi yang sejenis.
KEGIATAN Sumnber: Pedoman penyusunan Renstra.
INDIKATOR HASIL BELAJAR
. MENGIDENTIFIKASI BEST PRACTICE
PENGELOLAAN KEGIATAN
. MENYUSUN LESSON LEARNTDARI BEST PRACTICE
. MENGADOPSI BEST PRACTICE
. MENGADAPTASI BEST PRACTICE
IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL
IDENTIFIKASI MITRA
BENCHMARKING
. PENGUMPULAN INFORMASI
. PENELITIAN
. ANALISIS
. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA
. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG
MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH
PRAKTEK SELANJUTNYA
MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA
UMPAN BALIK
INP
UT
TIN
DA
KA
N
STR
ATE
JIK
O
UTP
UT
Proses PelaksanaanBenchmarking ke Best Practice
Beberapa Pertanyaan ...?
Seberapa bagus yang kita kerjakan dibandinginstitusi lain ?
Kita ingin menjadi seperti apa?
Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?
Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaiktersebut?
Bagaimana kita mengadopsi apa yang merekalakukan untuk institusi kita?
Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebihbaik dibanding mereka ?
LAN-RI
PENGUMPULAN INFORMASI
TAHAPAN Implementasi Benchmarking
LAN-RI
ANALISIS
IMPLEMENTASI
IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING
TENTUKAN APA YANG AKAN DI BENCHMARKING
. Identifikasasi
. Memandang Organisasi
. Kenali dan survey organisasi
. Metode penyelidikan
. Faktor – faktor kritisdan pemecahannya
. Bandingkan organisasi sendiri denganorganisasi yang akan di Benchmarking
. Lakukan penelitian untuk menemukanorganisasi yg berpraktek terbaik(Best Practice)
. Susun daftar pertanyaan
. Kumpulkan informasidari pasangan organisasi
. Informasi dari sumber lain
. Dokumentasi
. Check dan uji kebenaran
. Pengolahan data dan informasi.
. Pengendalian kualitas informasi.
. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking
. Identifikasi perbedaan
. Manfaatkan analisis
. Perhatikan implementasi
. Gabungkan dengan rencana
. Siapkan rencana perubahan.
. Implemenatasi rencana.
1
2
3
4
5
Kesimpulan
Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasiasukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice
Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapatmembandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnyamenjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkankinerjanya
Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkanpencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses
LAN-RI
LEMBAR KERJABENCHMARKING SEBELUM
KUNJUNGAN KE LOKUS(MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG AKAN DIKUNJUNGI
DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)
