46

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Gambaran Umum STIKS Tarakanita

Dalam sub bab ini dibahas mengenai STIKS Tarakanita, seperti sejarah

perusahaan, visi, misi dan tujuan, program studi yang ditawarkan.

3.1.1. Sejarah Singkat STIKS Tarakanita

LPK Tarakanita didirikan pada 10 Januari 1968, dengan program

pendidikan program Sekretari kantor. Menginjak tahun yang kedua (tahun 1969)

mulai diselenggarakan program Sekretari Direksi. Program Sekretari Direksi

merupakan kelanjutan dari program Sekretari Kantor, dengan masa pendidikan

satu tahun. Tahun 1972 mulai diselenggarakan program Sekretari Direksi II atau

program Sekretari Direksi Utama, dengan masa pendidikan enam bulan. Tahun

1972 LPK Tarakanita mulai menyelenggarakan program pendidikan 3 tahun atau

6 semester.

Pendidikan Kejuruan Tarakanita, yang semula (dari tahun 1969 sampai

tahun 1979) menggunakan Sistem Terminal, selanjutnya mulai menggunakan

Sistem Pendidikan Tinggi Profesional atau Sistem Pendidikan Tinggi non Gelar

(di tahun 1979, sejak menjadi Akademi), dengan jangka waktu pendidikan 6

(enam) semester. Sejak itu pula diterapkan Sistem Kredit Semester (SKS).

Mahasiswa peserta didik yang berhasil menyelesaikan 118 sks dan dinyatakan

lulus diberikan Ijazah Ahli Madya Sekretari.

46

47

Tahun 1978, dengan Surat Keputusan Koordinator Kopertis Wilayah II,

nomor 96 tanggal 9 Agustus 1978, LPK Tarakanita dikukuhkan menjadi

Akademi Sekretari/LPK Tarakanita. Tahun 1981, dengan Surat Keputusan

Koordinator Kopertis Wilayah II, nomor 081/0/1981, tertanggal 23 Februari

1981, Akademi Sekretari/LPK Tarakanita ditetapkan dalam status “Terdaftar”.

Selanjutnya, pada tahun 1987, dengan Surat Keputusan Kopertis Wilayah II

nomor 0310/1987 tertanggal 8 Juni 1987, Akademi Sekretari/LPK Tarakanita

ditetapkan dalam status “Diakui”.

Perkembangan lebih lanjut, pada tahun 1991, berdasarkan Surat

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0528/1991, Akademi

Sekretari/LPK Tarakanita ditetapkan dalam status “Disamakan”. Tanggal 8

Maret 2002, berdasarkan Surat Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi

Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor: 00030/Ak-I-DIII-

001/DLLSKT/III/2002 dan diperbaharui dengan surat putusan nomor: 018/BAN-

PT/Ak-VII/Dpl-III/I/2008, menyatakan bahwa program studi diploma III

Sekretari di Akademi Sekretari/LPK Tarakanita Jakarta, terakreditasi dengan

peringkat A.

3.1.2. Visi, Misi dan Tujuan STIKS Tarakanita

3.1.2.1. Visi STIKS Tarakanita

Visi STIKS Tarakanita sebagai Lembaga Pendidikan Tinggi Katolik terbuka

bagi umum, bercita-cita menjadi komunitas akademik, dijiwai semangat kasih

berbelarasa, memberdayakan kader-kader muda, terutama mereka yang miskin,

tersisih, dan menderita.

48

3.1.2.2. Misi STIKS Tarakanita

Sesuai dengan visinya, STIKS Tarakanita mengemban misi sebagai berikut:

1. Demi kemuliaan Tuhan, mengambil bagian dalam misi menggereja,

menyampaikan ”Kabar Gembira”, karya keselamatan Allah demi terangkatnya

martabat manusia, khususnya perempuan.

2. Menciptakan suasana religius dalam komunitas akademik sehingga seluruh

warganya tumbuh ke arah manusia takwa dan beriman, memiliki relasi antar

anggota dalam kasih persaudaraan, kerukunan, dan kedamaian.

3. Berupaya memberdayakan dan mencerdaskan kader-kader muda melalui jalur

pendidikan profesional Sekretari dan memenuhi tuntutan global.

3.1.2.3. Tujuan STIKS Tarakanita

Tujuan umum pendidikan STIKS Tarakanita adalah:

1. Memberdayakan mahasiswa menjadi Sekretari profesional yang cinta bangsa,

bermoral, beriman, berbelarasa terhadap yang miskin, tersisih, dan menderita

serta tanggap terhadap tuntutan global.

2. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi di

bidang keSekretarian demi peningkatan taraf kehidupan masyarakat dan

memperkaya kebudayaan nasional.

Dalam upaya mencapai tujuan sebagaimana disebutkan di atas, STIKS

Tarakanita mempunyai tugas pokok dan kegiatan sebagai berikut.

a. Dalam bidang pendidikan dan pengajaran:

mendidik peserta didik agar berwawasan kebangsaan, bisnis, sosial, dan religius

sesuai dengan tuntutan zaman;

49

melatih peserta didik agar memiliki ketrampilan dasar keSekretarian sesuai

dengan tuntutan global; mengembangkan kemampuan dan kecakapan berpikir

objektif, kritis, dan analitis; membina, mendidik, dan mengembangkan sikap

sehingga peserta didik memiliki kepribadian serta penampilan yang sesuai

dengan tuntutan tugasnya.

b. Dalam bidang penelitian:

Mengadakan penelitian ilmiah untuk mencari, menemukan, dan menyebarkan

kebenaran setiap bidang ilmu, khususnya yang berkaitan dengan bidang kerja

keSekretarian dalam upaya menjawab tantangan zaman.

c. Dalam bidang pengabdian kepada masyarakat:

Mengadakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sebagai salah satu upaya

melibatkan diri dalam usaha meningkatkan harkat dan martabat manusia,

terutama mereka yang menderita ketidakadilan, khususnya kaum perempuan,

pelestarian alam dan lingkungan sekitar sesuai dengan kemampuan yang

dimiliki oleh akademi, serta tuntutan global.

d. Dalam bidang pengembangan religiusitas:

Menumbuh-kembangkan penghayatan nilai-nilai iman katolik yang hidup dalam

setiap anggota komunitas, khususnya: nilai-nilai conviction, community,

concelebration, competence, dan creativity yang dijiwai oleh semangat kasih

berbelarasa (compassion); memberi kesempatan bagi seluruh anggota komunitas

untuk mengenal “Kabar Gembira” dengan keterbukaan yang mendalam dan toleran.

50

3.1.3. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi

3.1.4. Program Studi dan Jurusan

STIKS Tarakanita hanya memiliki sebuah Program Studi yaitu Sekretari

dengan jenjang studi Diploma Tiga (D3) dan Diploma 1 (D1). Program Studi

ini akan menghasilkan tenaga Sekretari yang profesional, menguasai teknologi

dan berwawasan global.

3.1.5. Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

Berdasarkan struktur organisasi pada STIKS Tarakanita diatas dapat

diuraikan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian

adalah sebagai berikut:

Ketua

Pembantu Ketua 1

Pembantu Ketua 2

Pembantu Ketua 3

BAA Jurusan

BAU

Perpustakaan

BAK Bagian Kemahasisw

Pusdatin

51

1. Pimpinan

a. Ketua

• Penanggung jawab utama akademi dalam melaksanakan arahan dan

kebijakan dasar Badan Penyelenggara STIKS Tarakanita (YPTT),

menetapkan peraturan, norma, dan tolak ukur penyelenggaraan akademi

atas dasar pertimbangan Senat Akademi.

• Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga

administratif, dan administrasi akademi yang bersangkutan serta

hubungannya dengan lingkungan.

b. Pembantu Ketua Bidang Akademik (Puket I)

• Membantu Ketua dalam memimpin penyelenggaraan pelaksanaan

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada Masyarakat.

• Bertindak sebagai Pelaksana Harian Ketua apabila Ketua berhalangan

tidak tetap.

• Mewakili Ketua dalam membina dan menjalin kerjasama dengan

lembaga lain demi pengembangan Program Pendidikan di STIKS

Tarakanita.

c. Pembantu Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan (Puket II)

• Membantu Ketua di dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang

administrasi umum, keuangan, sumber daya manusia dan

kerumahtanggaan.

52

• Mewakili Ketua dalam membina dan menjalin kerjasama dengan

lembaga lain demi pengembangan keorganisasian STIKS Tarakanita

d. Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan (Puket III)

• Membantu Ketua dalam melaksanakan kegiatan dibidang pembinaan

mahasiswa dan alumni, pelayanan kesejahteraan mahasiswa, dan

penyelenggaraan hubungan masyarakat.

• Mewakili Ketua dalam membina dan menjalin kerjasama dengan

lembaga lain demi pengembangan Program Kegiatan Kemahasiswaan,

alumni, pastoral-konseling di STIKS Tarakanita.

2. Bagian Administrasi Akademik (BAA)

Merencanakan, mengevaluasi, dan bertanggung jawab atas pelaksanaan

tugas-tugas Bagian Administrasi Akademik dan jajarannya, sesuai dengan rencana

kerja yang telah ditetapkan dalam proses pembelajaran.

3. Jurusan

Membantu Pembantu Ketua I dalam penyelenggaraan pelaksanaan

pendidikan dan penelitian, dalam hal ini praktek kerja industri (prakerin).

4. Bagian Administrasi Keuangan (BAK)

Membantu Pembantu Ketua II bidang Administrasi Umum dan Keuangan

dalam melaksanakan tugas-tugas di bidang administrasi keuangan, penggajian dan

hal-hal yag berkaitan dengan pembayaran perkuliahan.

53

5. Bagian Administrasi Umum

Membantu Pembantu Ketua bidang Administrasi Umum dan Keuangan

dalam melaksanakan tugas-tugas di bidang sarana dan prasarana, karyawan,

pemeliharaan, perlengkapan, pelayanan dan keamanan.

6. Bagian Kemahasiswaan

• Membantu Puket Bidang Kemahasiswaan dalam melaksanakan, pembinaan

dan kesejahteraan mahasiswa sesuai dengan program kerja yang telah

ditetapkan.

• Membantu Puket Bidang Kemahasiswaan dalam hubungan dengan alumni

dan tersedianya data alumni secara akurat.

7. Perpustakaan

Perpustakaan terbagi menjadi 3 bagian, yaitu:

a. Subbagian Pegadaan, yang bertugas dalam pengadaan buku dan majalah

di perpustakaan baik dengan melakukan pembelian maupun penerimaan

buku yang didapat dari para mahasiswa.

b. Subbagian Pengolahan, yang bertugas dalam mengklasifikasikan buku-

buku yang sudah diterima oleh sub bagian pengadaan.

c. Subbagian Sirkulasi, yang bertugas untuk melayani para mahasiswa yang

akan melakukan pemimjaman dan pengembalian buku.

8. Pusat Data dan Informasi (Pusdatin)

STIKS Tarakanita telah memiliki unit fungsional yang disebut Pusat Data dan

Informasi. Manajemen Pusdatin bertanggung jawab langsung kepada Ketua STIKS

Tarakanita. Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) telah membangun, mengelola dan

mengembangkan Sistem Informasi Akademik Aksek/LPK Tarakanita (SIASTA).

54

Berikut adalah Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Unit Pengelola Teknis

Pusdatin:

Tugas

1. Membangun dan mengembangkan Program Sistem Informasi STIKS Tarakanita.

2. Pembuatan laporan evaluasi Akademi ke kopertis per semester.

3. Pembuatan program pengolahan data dengan mesin Optical Magnetic Reader

(OMR).

4. Monitoring dan pemeliharaan program dan jaringan SIAT dan Sistem

pengolahan nilai mahasiswa.

5. Menangani pemeliharaan dan pengawasan penggunaan UPS di ruang server.

6. Mengendalikan pemakaian website, e-mail, LAN, dsb.

7. Mengendalikan semua data – data elektronik.

Wewenang

1. Menyusun program dan prosedur sistem informasi manajemen bagi lembaga.

2. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan di bawah

kendalinya.

3. Menggunakan sarana dan prasarana dalam mempercepat pelayanan administrasi

umum.

4. Mengusulkan permohonan karyawan baru , penilaian dan pengangkatan

karyawan yang berada dalam unit dibawahnya.

55

Tanggung jawab

1. Bertanggung jawab pelaksanaan tugas-tugas dalam memperlancar pelayanan

sistem informasi manajemen lembaga.

2. Bertanggung jawab atas kemajuan dan peningkatan mutu / kualitas pelayanan

sistem informasi yang diberikan.

3. Bertanggung jawab atas penggunaan, pemeliharaan peralatan dan perlengkapan

kerja untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

4. Bertanggung jawab atas pengurusan izin layanan internet Akademi.

5. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan Server-web, Proxy, dan jaringan

komputer perkantoran.

3.2. Tata Laksana Sistem yang sedang Berjalan

Proses Bisnis Dan Rich Picture

STIKS Tarakanita merupakan lembaga yang bergerak dalam industri

pendidikan. Proses bisnis STIKS Tarakanita meliputi kegiatan promosi,

penerimaan mahasiswa baru, proses belajar mengajar, evaluasi hasil belajar,

pengelolaan administrasi kemahasiswaan, pembinaan kemahasiswaan,

dukungan perpustakaan, kegiatan laboratorium, pengembangan kurikulum,

proses kelulusan. Pelaku dari proses bisnis ini adalah dosen/tenaga pengajar,

staf administrasi dan mahasiswa.

Proses bisnis di STIKS Tarakanita diawali dengan bagian humas melakukan

proses promosi kepada para calon mahasiswa dengan memanfaatkan media

cetak dan media elektronik. Melalui media cetak bentuk promosi yang

dilakukan adalah dengan mengiklankan STIKS Tarakanita pada Koran dan

majalah serta menyebarkan brosur di sekolah-sekolah. Sedangkan melalui

56

media elektronik bagian humas memanfaatkan radio dan televisi serta

official site dari STIKS Tarakanita. Selain itu bagian Humas juga melakukan

pengenalan secara langsung kepada calon mahasiswa dengan mendatangi

SMA/SMK yang berdomisili di Jabodetabek.

Proses pendaftaran diawali dengan calon mahasiswa mendatangi bagian

humas untuk membeli dan mengisi formulir pendaftaran (1). Kemudian

bagian humas akan memberikan nomor ujian seleksi kepada calon mahasiswa

(2). Setelah menerima pendaftaran dari calon mahasiswa, bagian humas akan

memberikan data-data tersebut kepada Bagian Administrasi Akademik

(BAA) (3). BAA kemudian akan memberikan laporan calon mahasiswa yang

telah mendaftar kepada jurusan (4). Setelah mempersiapkan bahan ujian,

jurusan kemudian meminta Bagian Administrasi Umum (BAU) untuk

menggandakan bahan ujian tersebut (5). Setelah menggandakan bahan ujian

sejumlah yang diminta oleh jurusan BAU kemudian akan memberikan hasil

penggandaan tersebut kepada jurusan (6). Pada waktu yang sudah ditentukan

para calon mahasiswa akan mengikuti ujian seleksi yang diadakan oleh pihak

STIKS Tarakanita (7). Setelah hasil ujian diperiksa, bagian jurusan akan

memberikan hasil ujian seleksi kepada Bagian Pusat Data dan Informasi

(Pusdatin) (8). Bagian Pusdatin kemudian akan mem-publish hasil seleksi

tersebut ke official site STIKS Tarakanita (9). Setelah itu, para calon

mahasiswa dapat mengakses official site STIKS Tarakanita untuk melihat

pengumuman lulus seleksi (10). Calon mahasiswa yang lulus seleksi dapat

melakukan pendaftaran ulang di BAA. Pada saat melakukan pendaftaran

ulang, para calon mahasiswa akan diberikan berkas yang berisi penjelasan

57

mengenai tata cara pembayaran (11). Pembayaran uang masuk dilakukan

dengan menyetor sejumlah uang yang telah ditentukan ke rekening yayasan

melalui bank yang telah ditentukan oleh pihak STIKS Tarakanita (12).

Kemudian calon mahasiswa tersebut harus melakukan konfimasi pembayaran

ke bagian keuangan (13). Setelah melakukan konfirmasi pembayaran di

bagian keuangan, mahasiswa tersebut telah terdaftar sebagai mahasiswa pada

STIKS Tarakanita (14).

Sebelum perkuliahan dimulai, jurusan akan memberikan daftar dosen kepada

BAA (15). BAA kemudian akan menyusun jadwal mata kuliah mahasiswa

serta jadwal mengajar dosen yang kemudian akan diberikan kepada bagian

Pusdatin (16). Bagian Pusdatin kemudian akan menginput jadwal mata kuliah

mahasiswa ke student access (17). Setelah jadwal mata kuliah dimasukan

kedalam student access, para mahasiswa dapat melihat jadwal tersebut di

student accses (18). Setelah itu BAA akan memberikan jadwal mengajar

dosen kepada masing-masing dosen (19). Proses perkuliahan yang

melibatkan proses belajar mengajar antara mahasiswa dengan dosen akan

berlangsung selama satu semester (20). Sebelum masa ujian dosen akan

memberikan soal yang telah dia buat kepada jurusan (21). Setelah itu jurusan

akan mengadakan ujian yang akan diikuti oleh seluruh mahasiswa (22).

Selama proses perkuliahan juga terdapat kegiatan-kegiatan lain selain

kegiatan belajar mengajar. Kegiatan tersebut diadakan oleh bagian

kemahasiswaan. Kegiatan yang dilakukan oleh bagian kemahasiswaan antara

lain diadakannya seminar-seminar serta berbagai program yang dapat diikuti

oleh seluruh mahasiswa (23). Selain itu senat juga dapat mengadakan

58

kegiatan dengan persetujuan bagian kemahasiswaan. Prosesnya diawali

dengan pemberian proposal yang berisi rencana kegiatan dari senat kepada

bagian kemahasiswaan (24). Jika isi proposal yang diajukan oleh pihak senat

mahasiswa sudah sesuai dengan ketentuan maka bagian kemahasiswaan akan

menyetujui proposal tersebut (25). Setelah proposal disetujui, senat dapat

mengambil dana yang dibutuhkan untuk mengadakan kegiatan ke bagian

keuangan (26). Dengan dana yang sudah diambil, senat dapat mengadakan

kegiatan untuk diikuti oleh para mahasiswa (27).

Mahasiswa yang sudah memenuhi persyaratan sksnya dapat menjalankan

prakerin. Proses ini diawali dengan BAA memberikan daftar para mahasiswa

yang sudah dapat mengikuti prekerin kepada divisi prakerin (28). Setelah itu

divisi prakerin akan mengatur pelaksanaan prakerin masing-masing

mahasiswa. Setelah itu mahasiswa dapat mulai menjalankan prakerin di

perusahaan yang telah ditentukan selama tiga bulan (29). Selama

menjalankan prakerin para mahasiswa juga harus menemui dosen pembibing

materi untuk memberikan laporan hasil prakerin (30). Selama proses prakerin

berlangsung pembibing lapangan akan memberikan penilaian terhadap

masing-masing mahasiswa yang berkaitan dengan aktifitas kerja dalam

perusahaan. Nilai tersebut kemudian akan diberikan ke pada divisi prakerin

(31.a). Pembimbing materi juga akan memberikan penilaian berdasarkan

laporan yang dikumpulkan oleh masing-masing mahasiswa ke divisi prakerin

(31.b). Divisi prakerin kemudian akan memproses nilai yang telah diberikan

oleh pembimbing lapangan dan pembibing materi dengan persentase yang

telah ditentukan. Divisi prakerin kemudian akan memberikan rekapitulasi

59

nilai hasil prakerin pada jurusan (32). Mahasiswa yang telah dinyatakan lulus

dapat mendaftarkan dirinya untuk mengikuti wisuda melalui student access

(33). Setelah mendaftar mahasisa tersebut harus melakukan pembayaran

biaya wisuda ke bank yang telah ditentukan (34). Setelah melakukan

pembayaran mahasiswa tersebut harus melakukan konfirmasi pembayaran ke

bagian keuangan (35). setelah menyelesaikan seluruh prosedur mahasiswa

mengikuti wisuda yang diadakan oleh STIKS Tarakanita (36).

60

Gambar 3.2 : Rich Picture Sistem yang Berjalan

Calon Mahasiswa HUMAS

BAA

Situs Tarakanita

Mahasiswa

$

Bank

$

Jurusan

BAU

Dosen

Pusdatin

Student Access

$

Perusahaan

bagian keuangan

Kemahasiswaan

Senat

14.Jadi Mahasiswa

8. memberikanhasil seleksi

16.Memberikanjadwal

mahasiswa dandosen

17. Menginputjadwal

matakuliahMahasiswa

6. memberikanhasil

penggandaan

5.Menggan

dakanbahanujian

7.mengikuti

ujianseleksi

22.mengikuti ujian

3. Memberikandata calonmahasiswa

4. Memberikanlaporan calon

mahsiswa

36. mengikutiwisuda

21.Memberikan

soal

1.mendaftar 2. memberikan No.Seleksi

11. Melakukanpendaftaran ulang

23. memberikan seminar& megnadakan berbagai

program

25. Menyetujui proposalyang di ajukan

27. Mengadakan berbagaiprogram

10. Mengakses situsSTIKS Tarakanita

15. memberikan DaftarDosen

9. Input hasilseleksi

18. Mengaksesstudent access

13.mengkonfirmasi

pembayaran

35.mengkonfirmasi

pembayaranwisuda

34.Membayar

biayawisuda

12.melakuk

anpembay

aran

33. Mendaftar wisuda

20. mengikuti proses belajar mengajar

29. menjalankanprakerin

Pembimbing lapangan

pembimbing materi

Divisi prakerin

31. a. Memberikanlaporan mahasiswa

31. b. Memberikanlaporan mahasiswa30. Memberikan

laporan

28. Memberikan daftar mahasiswalayak prakerin

32.Memberikanrekap nilai

hasil prakerin

19. Memberikanjadwal mengajar

dosen

24.Mengajukan

proposalkegiatan

26.Mengambil danakegiatan

61

3.3. Analisa Eksternal Business Environment

Gambar 3.3 Analisis Porter

62

3.3.1. Five Forces (Pendekatan Kualitatif)

Analisis Five Forces didasarkan atas faktor Threat of Substitute

Product/Services (ancaman produk-produk pengganti), Threat of New

Entrants (atau ancaman para pendatang baru), Competitor (para pesaing),

dan Bargaining power of buyer (kekuatan daya beli/tawar pembeli).

Berikut penjelasan dan analisis Five Forces tersebut:

Threat of Substitute Product/Services

- E-learning

- In-house training

- Short course atau special class

Analisis Threat of Substitute Products/Services:

- E-learning merupakan proses pembelajaran dengan memanfaatkan

teknologi komputer dan jaringan internet sehingga memungkinkan

terjadinya proses pembelajaran jarak jauh. Media pembelajaran e-

learning yang semakin familiar dengan berbagai institusi pendidikan

bisa menjadi ancaman baru bagi proses bisnis yang berlangsung di

STIKS Tarakanita. Dengan mengikuti e-learning mahasiswa dapat

lebih mengefisienkan waktu belajar karena tidak harus mendatangi

lembaga pendidikan. Berdasakan analisis diatas dapat disimpulkan

bahwa ancaman e-learning bagi STIKS Tarakanita tidak besar karena

STIKS Tarakanita bergerak dalam bidang pendidikan kesekretarisan

63

yang lebih berorientasi pada praktikum. Hal ini tidak dapat dipenuhi

hanya dengan memanfaatkan metode e-learning.

− In-House Training memberikan kontribusi dalam meningkatkan

kualitas sumberdaya manusia yang didayagunakan instansi terkait,

sehingga pada akhirnya dapat lebih mendukung dalam upaya

pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Semakin seringnya institusi

pendidikan, lembaga non-profit dan perusahaan menyelenggarakan

in-house training untuk Pendidikan Sekretaris, merupakan suatu

fenomena ancaman baru bagi lembaga pendidikan formal

kesekretarisan karena dengan mengikuti in-house training para

peserta hanya perlu mempelajari permasalahan yang sedang dihadapi.

berdasarkan analisis diatas dapat disimpulkan bahwa ancaman in-

house training tidak besar terhadap STIKS Tarakanita karena in-

house training hanya mengajarkan materi tetentu yang biasanya

adalah masalah yang sedang dihadapi oleh suatu perusahaan.

- Program short-course or special class, mulai dikembangkan oleh

beberapa lembaga pendidikan formal dan non-formal. Program ini

lebih cenderung menangkap peluang calon siswa yang telah bekerja

sebagai sekretaris tapi belum memiliki atau mengikuti pendidikan

sekretaris. Biasanya dilakukan di malam hari atau hari sabtu/minggu

saja. Hal ini dapat menjadi ancaman bagi STIKS Tarakanita karena

short course atau special class menawarkan materi yang langsung

64

dapat diterapkan ditempat kerja dan dapat diselesaikan dalam waktu

singkat. Berdasarkan analisis di atas dapat disimpulkan bahwa short

course dan special class ancamannya kecil terhadap STIKS

Tarakanita karena short course dan special class lebih diperuntukan

bagi mereka yang sudah menjadi sekretaris tapi masih kurang

memiliki ketrampilan-ketrampilan yang dibutuhkan.

Threat of New Entrants

- Munculnya beberapa akademi serupa yang mengkhususkan diri dalam

pendidikan sekretaris profesional yang sama.

Analisis Threat of New Entrants:

Hambatan masuk ke dalam industri lembaga pendidikan

kesekretarisan antara lain, regulasi pemerintah, kebutuhan modal dan

pengetahuan khusus untuk mengelola perencanaan strategis lembaga

pendidikan. Departemen pendidikan semakin memperketat penerbitan

surat izin pendirian lembaga pendidikan karena dewasa ini banyak

ditemukan lembaga pendidikan yang hanya menjual ijasah tanpa

memperhatikan mutu dari pendidikan itu sendiri. Dewasa ini dengan

semakin banyak bermunculan perusahaan-perusahaan baru yang

bergerak dalam berbagai bidang industri, membuat peningkatan

kebutuhan terhadap tenaga sekretaris semakin meningkat,

berdasarkan kondisi seperti ini membuat banyak bermunculan

lembaga-lembaga pendidikan yang menawarkan program-program

65

kesekretarisan. Dapat disimpulkan bahwa hambatan untuk memasuki

industri pendidikan besar yang berarti bahwa kemungkinan masuknya

pesaing baru kecil.

Competitor

- Akademi Sekretari Budi Luhur

- Akademi Sekretari dan Manajemen Dharma Budhi Bakti

- Akademi Sekretari dan Manajemen BSI

- Akademi Sekretari dan Manajemen Pitaloka

- Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco

- Akademi Sekretari dan Manajemen Saint Mary

- Akademi Sekretaris dan Manajemen Lakshi-31

- Akademi Sekretari dan Manajemen Purnama

- Akademi Sekretari dan Manajemen Tunas Patria

- Akademi Sekretari Regina Contesorium

- Akademi Sekretari Interstudi

- Akademi Sekretari Saint Theresia

- Akademi Sekretaris ISWI

- Akademi Sekretari Santa Ursula

- Akademi Sekretari Jayabaya

- Stads ASMI

66

Analisis Competitor:

- Adanya 16 Akademi sejenis yang membuka program pendidikan

kesekretarisan yang serupa dengan STIKS Tarakanita dalam wilayah

KOPERTIS 3 (DKI Jakarta). Dengan perincian 9 akademi memiliki

cabang pendidikan yang 49 digabung dengan program pendidikan

yang lain (seperti manajemen atau ilmu administrasi) dan 7 akademi

yang mengkhususkan diri dalam pendidikan sekretaris professional.

- Adanya 3 akademi sejenis yang dikelola oleh Yayasan berasaskan

Katolik. Kekhususan ini menjadi krusial, karena secara umum, ketiga

akademi ini,termasuk STIKS Tarakanita memiliki keserupaan dalam

visi, misi dan gaya manajemen kepemimpinan secara umum.

Karakteristik khusus untuk STIKS Tarakanita adalah dikelola

langsung oleh biarawati-biarawati yang termasuk dalam kongregasi

Suster-suster Cinta Kasih Carolus-Borromeus (CB), sehingga nuansa

budaya organisasinya sangat diwarnai oleh karakter Suster-Suster

Cinta Kasih CB tersebut.

- STIKS Tarakanita bersaing dengan para kompetitornya dalam bidang

pendidikan kesekretarisan dengan memanfaatkan teknologi informasi

untuk menarik para calon pelanggan. Data menunjukkan bahwa

terdapat 6 akademi yang telah dan aktif menggunakan sarana website

resmi untuk keperluan penyampaian informasi kepada masyarakat

umum. Yakni Stads ASMI, BSI, Akademi Sekretari Interstudi,

Akademi Sekretari Budi Luhur, Akademi sekretari Don Bosco,

Akademi Sekretari Saint Mary.

67

Bargaining powers of buyers

- Mahasiswa

Analysis Bargaining powers of buyers:

- kekuatan tawar menawar calon mahasiswa kuat. Hal ini dikarenakan

banyaknya lembaga sejenis yang bergerak dalam bidang pendidikan

sehingga calon mahasiswa bebas untuk membanding-bandingkan

lembaga pendidikan mana yang harus mereka pilih. Namun setelah

calon mahasiswa diterima manjadi mahasiswa kekuatan tawar

menawar STIKS Tarakanita menjadi lebih besar. Hal ini dikarenakan

mahasiswa tidak dapat berpindah-pindah universitas dengan mudah,

sehingga mereka memiliki ketergantungan terhadap STIKS

Tarakanita. Hal ini menjadi peluang bagi STIKS Tarakanita untuk

mempertahankan pelanggannya dan menarik pelanggan baru dengan

memanfaatkan keunggulan yang dimiliki sekaligus menjadi ancaman

karena tingginya persaingan dalam industri pendidikan.

Bargaining powers of suppliers

- Dosen

- lulusan SMU/SMK

Analysis bargaining power of suppliers:

- Dosen merupakan penyedia jasa yang memberikan bekal ilmu

pengetahuan bagi para mahasiswa STIKS Tarakanita. Kekuatan tawar

menawar antara STIKS Tarakanita dengan pemasok relatif setara. Hal

68

ini dikarenakan dosen dan STIKS Tarakanita saling membutuhkan,

dimana STIKS Tarakanita membutuhkan jasa dari dosen, sementara

dosen juga membutuhkan suatu wadah untuk dapat meyalurkan ilmu

pengetahuan yang dimilkinya.

Lulusan SMU/SMK merupakan pemasok yang akan dibina untuk

menjadi tenaga sekretaris yang handal. Dengan menghasilkan lulusan

yang berkualitas akan meningkatkan citra STIKS tarakanita di mata

masyarakat. Dalam hal ini kekuatan tewar menawar lulusan

SMU/SMK besar karena mereka dapat membanding-bandingkan

sebelum memilih lembaga pendidikan.

Dari hasil analisis kompetitif dalam industri dapat disimpulkan

bahwa STIKS Tarakanita berada dalam industri yang atraktif, Dengan

hambatan masuk yang tinggi dan kekuatan tawar menawar pemasok yang

setara walaupun memiliki banyak pesaing.

Analisis Bisnis STIKS Tarakanita menurut Five Forces

Dari gambar di atas ada beberapa hal yang menjadi isu-isu

strategis dalam pengembangan STIKS Tarakanita di masa mendatang.

1. Munculnya beberapa kompetitor yang tangguh, yang memiliki

“competitive advantage” yang tidak dimiliki oleh STIKS Tarkanita.

Dalam kurun 1 dasawarsa (tahun 1990 – 2000), telah berdiri 16

lembaga pendidikan tinggi yang memiliki tujuan yang sama dengan

STIKS Tarakanita, yakni menghasilkan sekretaris professional. Ini

menunjukkan, adanya target market yang cukup besar dalam dunia

69

pendidikan sekretaris professional. Kompetitor tangguh tersebut

adalah:

a. ASMI Stads

Lembaga pendidikan ASMI Stads. Lembaga pendidikan ini telah

berdiri lebih dahulu dibandingkan STIKS Tarakanita. Dapat

dikatakan, “branding image” yang dimiliki lembaga ini juga, sangat

kuat. Ini ditandai dengan banyaknya lulusan ASMI Stads yang telah

bekerja sebagai sekretaris professional. Dari segi kelembagaan, ASMI

Stads, telah memiliki program pendidikan sarjana dalam bidang

administrasi dan memiliki program-program pendidikan yang sangat

fleksibel (yakni program kelas sore/malam).

b. Akademi Sekretaris dan Manajemen BSI (ASM BSI)

Akademi Sekretaris dan Manajemen Bina Sarana Informatika,

merupakan pendatang baru dalam pendidikan sekretaris professional.

Meskipun merupakan pendatang baru, namun ASM BSI memiliki

keuntungan competitive strategy yang tidak dimiliki oleh STIKS

Tarakanita. ASM BSI merupakan lembaga pendidikan yang sangat

“IT Minded”. ASM BSI telah memiliki Perencanaan Strategis IT, dan

dengan gencar membangun infrastruktur IT. Aplikasi sistem

informasi yang telah dibangun oleh ASM BSI sudah terbukti mampu

mendukung proses bisnis dan proses belajar-mengajar yang

diselenggarakan ASM BSI. ASM BSI juga sangat gencar melakukan

promosi lewat media televisi, radio dan web. Perkembangan ASM

70

BSI sendiri dalam 5 tahun ini, termasuk fantastis, karena telah

mendirikan cabang di beberapa kota (Bandung dan Yogjakarta)

2. Kekuatan bargaining power of buyers and suppliers STIKS Tarakanita

memiliki posisi tawar yang kuat terhadap supplier (dosen) dan buyers

(mahasiswa). Posisi tawar yang kuat terhadap supplier ditandai

dengan adanya biaya pendidikan yang relatif lebih besar jika

dibandingkan dengan lembaga pendidikan sekretaris professional

lainnya. Data mahasiswa berdasarkan survey yang dilakukan,

menunjukkan tingkat peminat yang tinggi. Keinginan untuk

mengikuti pendidikan di STIKS Tarakanita disebabkan karena

menurut calon pelamar, dengan mengikuti pendidikan di STIKS

Tarakanita akan lebih cepat bekerja. Jika dikombinasikan dengan

ekspektasi setelah lulus maka data ini akan signifikan.

Tabel 3.1 Perbandingan Keunggulan berdasarkan Analisis Five Forces

Isu

Strategis

Content Competitive

Advantage

STIKS Tarkanita

Kompetitor ASMI Stads - Memiliki ‘branding

image’ yang kuat

sebagai lembaga

pendidikan sekretaris

yang pertama berdiri

- Memiliki

branding image

yang kuat; dengan

kualitas lulusan

- Tidak Memiliki

71

di Indonesia

- Memiliki program

pendidikan yang

fleksibel; yakni kelas

sore/malam

Kelas Malam/Sore

Pendatang

Baru

yang

tangguh

Akademi

Sekrearis

dan Manajemen

BSI

- merupakan ‘new entrant’

yang paling kuat melakukan

promosi media elektronik

(TV, Radio, Web)

- telah memiliki IT Strategic

Plan dan terus

Mengembangkan

infrastruktur IT menurut

rencana

strategisnya

- Telah berekspansi ke

beberapa kota besar di

Indonesia; seperti Bandung

dan Yogjakarta.

- Tidak melakukan

promosi dengan

media elektronik

- Tidak memiliki

Perencanaan

Strategis

- Tidak

berekspansi ke luar

Jakarta

72

3.4 Analisis Internal dan Eksternal Lingkungan Bisnis (Pendekatan

Kuantitatif)

Analisis lingkungan bisnis internal dan eksternal dilakukan dengan

menggunakan pendekatan kuantitatif SWOT. Metode Kuantitatif SWOT akan

diterapkan pada bisnis inti dan bisnis pendukung dari keseluruhan proses bisnis di

STIKS Tarakanita.

Metode Kuantitatif SWOT dikembangkan oleh Pearce dan Robinson pada tahun

1997. Pemahaman SWOT itu sendiri menurut Pearce dan Robinson adalah sebagai

berikut:

- Strength (kekuatan) diartikan sebagai sumberdaya, keterampilan atau

keunggulan khas atas orang/organisasi lain.

- Weakness(kelemahan) diartikan sebagai keterbatasan atau kekurangan

sumberdaya, keterampilan, kapabilitas yg menghambat.

- Opportunity(peluang) diartikan sebagai situasi penting yg menguntungkan.

- Threat (tantangan) diartikan sebagai situasi penting yg tidak menguntungkan.

ini digunakan untuk melihat kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh

organisasi serta melihat peluang dan ancaman yang ada dalam mengembangkan

bisnis.

Berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang ada disusunlah

strategi untuk mengatasinya. Pendekatan kuantitatif SWOT dalam analisanya

menggunakan tiga langkah penghitungan sebagai berikut:

73

Gambar 3.4 Kuadran SWOT

3.3.2 Analisa SWOT

3.3.2.1 Faktor Eksternal

Opportunity (O) Bobot Skala Nilai

Masih tingginya kebutuhan dunia usaha akan

tuntutan tenaga sekretaris

0.3 4

1.2

Tingginya animo masyarakat untuk mudah

mendapat pekerjaan setelah lulus kuliah

0.2 2 0.4

Lulusan SMU/SMK yang melimpah 0.2 2 0.4

Kepercayaan dunia usaha akan kualitas

pendidikan di STIKS Tarakanita

0.15 3 0.45

Berkembangnya teknologi informasi 0.15 3 0.45

Total 1 2.9

74

Threats (T) Bobot Skala Nilai

Munculnya pesaing-pesaing yang baru

dengan program dan teknologi yang baru

0.25 4 1.00

Munculnya lembaga-lembaga non formal

yang menawarkan program pelatihan/kursus

dibidang administrasi/office skill

0.2 3 0.6

Kurangnya peminat untuk masuk ke

perguruan tinggi akibat krisis ekonomi

global

0.2 3 0.6

Kerja sama dengan dunia usaha yang tidak

harmonis

0.15 2 0.3

Perkembangan teknologi yang cepat 0.2 4 0.8

Total 1 3.3

3.3.2.2 Analisa Faktor Internal

Strength (S) Bobot Skala Nilai

Proses bisnis telah terkomputerisasi 0.2 3 0.6

Tenaga pengajar yang handal 0.15 3 0.45

Memiliki program penerimaan mahasiswa

baru

0.2 4 0.8

Kurikulum berbasis kompetensi yang selalu

diperbaharui mengikuti kebutuhan dunia

0.15 4 0.6

75

kerja

Daya tampung yang besar 0.15 3 0.45

Setiap mahasiswa memiliki Pembimbing Akademik

0.15 3 0.45

Total 1 3.35

WEAKNESS Bobot Skala Nilai

Kurangnya media dalam berkomunikasi 0.25 3 0.75

Terbatasnya layanan terhadap pelanggan 0.15 3 0.45

Hanya fokus pada satu gender saja 0.2 2 0.4

Peran serta alumni masih kurang dalam

pengembangan lembaga

0.2 3 0.6

Informasi kurikulum kurang tersosialisasikan

kepada mahasiswa secara lengkap

0.2 3 0.6

Total 1 2.8

Evaluasi bisnis eksternal

Nilai peluang : 2.9

Nilai ancaman : 3.3

Selisih nilai peluang dan ancaman -0.4

Evaluasi bisnis internal

Nilai kekuatan : 3.35

Nilai kelemahan : 2.55

Selisih nilai kekuatan dan kelemahan 0.8

76

Gambar 3. 5 Hasil Diagram SWOT

3.3.2.3 Matriks SWOT

Matriks SWOT digunakan untuk mencocokan faktor eksternal

(opportunity-O dan Threat-T) dan faktor internal (Strength-S dan Weakness-W)

dari STIKS Tarakanita. Berikut matriks SWOT beserta perumusan strategi

alternative untuk STIKS Tarakanita.

Tabel 3.2 Matriks SWOT

Kekuatan (S)

1. Proses bisnis telah

terkomputerisasi

2. Tenaga pengajar yang

handal

Kelemahan (W)

1. Kurangnya media

dalam berkomunikasi

2. Terbatasnya layanan

terhadap pelanggan

77

3. Memiliki program

penerimaan mahasiswa

baru

4. Kurikulum berbasis

kompetensi yang selalu

diperbaharui mengikuti

kebutuhan dunia kerja

5. Daya tampung yang besar

6. Setiap mahasiswa

memiliki Pembimbing

Akademik

3. Hanya fokus pada satu

gender saja

4. Peran serta alumni

masih kurang dalam

pengembangan

lembaga

5. Informasi kurikulum

kurang

tersosialisasikan

kepada mahasiswa

secara lengkap

Peluang (O)

1. Masih tingginya

kebutuhan dunia

usaha akan tuntutan

tenaga sekretaris

2. Tingginya animo

masyarakat untuk

mudah mendapat

pekerjaan setelah

lulus kuliah

3. Lulusan SMU/SMK

Strategi SO

1. Pemanfaatan teknologi

untuk promosi dan

memperoleh pelanggan

baru (S2, S3, S4, S5, O2,

O3)

2. Memanfaatkan teknologi

untuk menjembatani para

lulusan STIKS

Tarakanita dengan dunia

kerja (S2, S4, S6, O1,O4)

Strategi WO

1. Membuat sebuah

website yang dapat

memberikan layanan

secara maksimal bagi

calon pelanggan dan

pelanggan (W1, W2,

W5, O5)

2. Mengadakan kerja

sama dengan

perusahaan-perusahaan

(W4, O4)

78

yang melimpah

4. Kepercayaan dunia

usaha akan kualitas

pendidikan di STIKS

Tarakanita

5. Berkembangnya

teknologi informasi

Ancaman (T)

1. Munculnya pesaing-

pesaing yang baru

dengan program dan

teknologi yang baru

2. Munculnya lembaga-

lembaga non formal

yang menawarkan

program

pelatihan/kursus di

bidang administrasi/

office skill

3. Kurangnya peminat

untuk masuk ke

perguruan tinggi

akibat krisis

Strategi ST

1. Melakukan promosi

dengan menekankan pada

kelebihan yang dimiliki

oleh STIKS Taraknita (S1,

S2, S3, S4, S5, S6, T1,

T2)

2. Meningkatkan fitur-fitur

pada website yang ada

untuk meningkatkan

layanan kepada pelanggan

(S1, O5)

Strategi WT

1. Meningkatkan layanan

kepada pelanggan

dengan memanfaatkan

sistem online (W1,

W2, W5, T1, T3, T5 )

79

ekonomi global

4. Kerja sama dengan

dunia usaha yang

tidak harmonis

5. Perkembangan

teknologi yang cepat

Strategi SO dihasilkan dengan memanfaatkan kekuatan yang dimiliki untuk

mengambil keuntungan dari kesempatan yang ada di luar. Tenaga pengajar yang handal,

kurikulum berbasis kompetensi yang selalu diperbaharui mengikuti kebutuhan dunia

kerja, daya tampung yang besar, serta program penerimaan mahasiswa baru yang

dimiliki, dapat dimanfaatkan untuk menarik para lulusan SMU/SMK/sederajat untuk

menempuh pendidikan pada STIKS Tarakanita. Hal ini terutama disebabkan tingginya

animo masyarakat untuk mudah mendapatkan pekerjaan setelah lulus kuliah. Strategi

yang diusulkan terhadap kondisi ini adalah dengan memanfaatkan teknologi untuk

promosi dan memperoleh pelanggan baru. STIKS Tarakanita memiliki tenaga pengajar

yang handal serta kurikulum berbasis kompetensi yang selalu diperbaharui mengikuti

kebutuhan dunia usaha yang bertujuan untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas dan

siap memasuki dunia kerja. Selain itu, masing-masing mahasiswa memiliki seorang

pembimbing akademis yang dapat membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah

yang dapat menghambat kelancaran studi mereka. Hal tersebut telah menumbuhkan

kepercayaan bagi dunia usaha terhadap kualitas pendidikan STIKS Tarakanita. Dengan

kekuatan-kekuatan tersebut, maka diharapkan STIKS Tarakanita dapat memenuhi

tuntutan dunia usaha yang masih tinggi terhadap tenaga sekretaris. Strategi yang

80

diusulkan terhadap kondisi ini adalah dengan memanfaatkan teknologi untuk

menjembatani para lulusan STIKS Tarakanita dengan dunia kerja.

Strategi WO digunakan untuk mengambil keuntungan dari peluang yang ada di

luar untuk mengatasi kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan. Saat ini, STIKS

Tarakanita masih belum dapat memberikan layanan secara maksimal kepada seluruh

pelanggan karena keterbatasan waktu dan media. Misalnya, terdapat informasi

perkuliahan yang kurang tersosialisasikan kepada mahasiswa secara lengkap. Dengan

berkembangnya teknologi informasi, hal tersebut dapat diatasi dengan menyediakan

sebuah website yang dapat memberikan layanan secara maksimal kepada seluruh

pelanggan. Melalui website tersebut, para pelanggan dapat mengakses informasi yang

dibutuhkan kapan saja dan dimana saja. Selain itu, para pelanggan juga dapat

berkomunikasi dengan pihak STIKS Tarakanita untuk menanyakan informasi yang

kurang jelas tanpa harus mendatangi STIKS Tarakanita secara langsung.

Strategi ST bertujuan untuk memanfaatkan kekuatan untuk meminimalisasi

ancaman bagi perusahaan. Ancaman bagi STIKS Tarakanita adalah munculnya pesaing

dengan program dan teknologi baru serta munculnya lembaga non formal yang

menawarkan pelatihan office skill. Untuk mengatasi hal tersebut, strategi yang diusulkan

adalah dengan melakukan promosi dengan menekankan pada kelebihan yang dimiliki

oleh STIKS Tarakanita. Dengan demikian STIKS Tarakanita dapat bersaing dalam

menarik pelanggan baru dengan memanfaatkan kelebihan-kelebihan yang dimiliki.

Analisis dari matriks SWOT ini banyak didominasi pilihan strategis yaitu, pemanfaatan

teknologi untuk meningkatkan layanan kepada calon pelanggan dan pelanggan.

81

3.4. Permasalahan yang Dihadapi

Adapun masalah yang dihadapi oleh STIKS Tarakanita saat ini, antara lain:

1. Calon mahasiswa tidak mendapatkan kemudahan dalam melakukan

pendaftaran. Karena selama ini pendaftaran dilakukan secara manual yaitu

dengan datang langsung ke STIKS Tarakanita.

2. Tidak adanya fasilitas online bagi calon mahasiswa dalam mengajukan

pertanyaan kepada pihak STIKS Tarakanita seputar informasi yang

dibutuhkan bagi calon mahasiswa.

3. Dalam mengajukan pertanyaan mahasiswa kepada pihak STIKS Tarakanita

masih dilakukan secara manual.

4. Para mahasiswa kesulitan untuk membahas suatu topik yang berkaitan

dengan perkuliahan baik antar mahasiswa maupun dengan dosen.

5. Tidak adanya fasilitas lecturer access dalam memberikan kemudahan pada

dosen dalam proses perkuliahan.

6. Belum adanya suatu wadah yang disediakan STIKS Tarakanita bagi para

alumni.

82

3.5. Usulan Pemecahan Masalah

1. Menyediakan fasilitas pendaftaran secara online bagi calon mahasiswa

STIKS Tarakanita.

2. Menyediakan fasilitas pertanyaan bagi calon mahasiswa secara online dengan

menyertakan alamat e-mail yang akan dibalas oleh pihak STIKS Tarakanita

dalam menjawab pertanyaan tersebut.

3. Menyediakan fasilitas pertanyaan secara online dalam student access bagi

mahasiswa. Dan nantinya akan dijawab oleh pihak STIKS Tarakanita

didalam student access yang bersangkutan.

4. Menyediakan forum diskusi yang dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen

STIKS Tarakanita.

5. Menyediakan fasilitas lecturer access bagi dosen dalam membantu proses

perkulahannya.

6. Menyediakan suatu fasilitas secara online bagi alumni.