46

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE

3.1 Metode Analisis dan Perancangan

Untuk melakukan analisis dan perancangan pada data warehouse terdapat

dua metode yang dapat digunakan. Kedua metode tersebut adalah metode bottom

up dan metode top down.

Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari

dokumen-dokumen maupun formulir-formulir yang ada. Berdasarkan sifat data

yang diperoleh merupakan current data (data sekarang), maka analisis bottom up

digunakan sebagai prediksi masalah yang terjadi sekarang pada organisasi.

Metode top down merupakan perencanaan strategi dan diharapkan dapat

mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan untuk mendukung

prediksi perusahaan pada masa mendatang. Ruang lingkup pada metode top

down adalah meneliti atau menganalisa organisasi secara keseluruhan dan

menentukan sumber data yang dibutuhkan perusahaan.

Metode yang akan digunakan untuk analisis dan perancangan adalah

metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur data

warehouse. Dimana data warehouse memiliki data yang berasal dari berbagai

sumber dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna proses pengambilan

keputusan.

47

3.2 Latar Belakang Organisasi

Lembaga Gramedia Group didirikan dengan idealisme untuk ikut serta

dalam mencerdaskan bangsa dengan berperan dalam bidang informasi. Pertama

kali menerbitkan majalah Star Weikly yang kemudian berganti nama menjadi

Intisari pada 17 Agustus 1966.

Pendiri Intisari dan Kompas (cikal bakal) Kelompok Kompas Gramedia

berasal dari kalangan guru, pegawai negeri dan wartawan (bukan golongan

bermodal ataupun golongan ekonomi kuat). Mereka bergabung dan bekerja

sama, sehingga melahirkan konsep kolektivitas (bergabung, bekerja sama,

bersatu dalam kebijakan dengan satu pemimpin umum).

Para perintis tersebut adalah Bapak PK. Ojong (almarhum), dan Bapak

Jakob Oetama dengan dibantu oleh Bapak Adi Subrata dan Ibu Irawati. Para

pendiri perusahaan bercita-cita mewujudkan usaha yang mampu berkembang

sebagai perusahaan yang sehat, bersih dan langgeng dalam arti tahan waktu

(karena keadaan atau perubahan). Perusahaan memandang sumber daya manusia

adalah aset utama. Sebagai aset utama, sumber daya manusia harus dipelihara,

dibina dan dikembangkan sesuai dengan nilai-nilai dasar yang terkandung di

dalam Falsafah Perusahaan.

Tahap masa perkembangan Gramedia Group secara keseluruhan dapat

digambarkan sebagai berikut :

• Yayasan Intisari, Majalah bulanan INTISARI terbit pada tanggal 17 Agustus

1966, pada watu itu kantor masih numpang di PT. KINTA dengan modal nol,

bahkan semua yang mendukung produksi masih dipinjami, termasuk gaji

untuk karyawan.

48

• Yayasan Bentara Rakyat, surat kabar KOMPAS terbit pada tanggal 28 Juni

1965. Tujuan utama bersuara di bidang komunikasi.

• Pada 12 Maret 1970, PT. GRAMEDIA – Usaha adalah membuka TOKO

BUKU. Toko buku yang baik sangat sedikit (kurang bermutu) maka mencoba

mengimpor buku-buku yang murah tapi bermutu. Ijin usaha dari PT.

GRAMEDIA adalah mendirikan percetakan sehingga untuk dapat

mengimpor perlu ada perusahaan khusus.

• Pada 29 Juni 1971, CV. TRANSITO - Usaha mengelola tentang took buku (

ada 14 toko buku).

• Pada 25 November 1972, PERCETAKAN PT. GRAMEDIA – karena adanya

kebijaksanaan dari Pemerintah tentang PMDN sehingga perlu dimanfaatkan.

Langkah yang perlu diambil membeli tanah di Palmerah. Dahulu harga tanah

sangat murah dibanding tempat-tempat usaha lain. Percetakan tersebut

didirikan karena didorong adanya kenyataan bahwa Percetakan lama tempat

Kompas dicetak mulai merosot, dan tidak bersedia beralih dari cetak letter

press ke cetak offset yang modern. Akibatnya koran sampai ke pelanggan

terlambat, sehingga berita sudah tidak up to date.

• Pada tahun 1974, PENERBITAN GRAMEDIA – menerbitkan majalah,

seperti majalah BOBO, HAI, AWD, bergabung dengan INTISARI dan

berubah menjadi DIVISI PENERBITAN BUKU yang merupakan cikal bakal

PT. Gramedia Majalah.

• Pada tahun 1974, PT. RADIO SONORA – dengan gelombang 198, 4/1512

KHZ (komersial).

49

• Pada tahun 1980, PT. GRAHAWISATA SANTIKA – bergerak di bidang

perhotelan (Bali, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Medan dan

Jakarta).

• Pada tahun 1981, PT. MULTI MEDIA

• Pada tahun 1982, PT. GRAMINA SWADAYA

• PT. ELEX MEDIA KOMPUTINDO

• PT. PENERBITAN SARANA INFORMATIKA

• LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER TERPADU (LPKT)

• PT. TELETRANSMEDIA

• ELTI

• PERSDA – Serambi Indonesia, Sriwijaya Post, Surya, Bernas, Suara Tim

Tim, Banjarmasin pos Tifa, Harian Pos Maluku dan Harian Pos Kupang.

Jenis Usaha

PT. Gramedia Majalah bergerak di bidang jasa informasi berbentuk

penerbitan. Perusahaan-perusahaan penerbitan yang bernaung di bawah PT.

Gramedia Majalah antara lain :

• Tabloid Otomotif

• Tabloid Nova

• Tabloid Motor Plus

• Tabloid Nakita

• Tabloid Soccer

• Majalah Auto Bild

50

• Majalah Star Nova

• Majalah Hot Game

• Majalah Angkasa

• Majalah Kawanku

• Majalah HAI

• Majalah Intan Motor

• Majalah Bocil/Mombi

• Majalah Sedap Sekejab

• Majalah Komputer Aktif

• Majalah Top Gear

• Unit Buku

• Komik AWD

• Komik M & C / Gram C3

Dengan perkembangan dan kemajuan perusahaan PT. Gramedia Majalah

akan menempati area kantor yang saat ini sedang dibangun, yang beralamat di Jl.

Panjang No. 8A Kebon Jeruk Jakarta Barat.

51

Struktur OrganisasiKelompok Majalah

DIREKTUR KELOMPOK

WAKIL DIREKTUR KELOMPOK

Sekretaris Direktur Kelompok

General Manajer Bisnis General Manajer Redaksi General Manajer SDM & Umum

Kepala Unit Anggaran Kepala Bagian IT Kepala Bagian Percetakan Staf GM Bidang Legal

Manajer Penjualan

Manajer Pengembangan

Bisnis

Kepala Bagian

Sirkulasi

Kepala Bagian Iklan

Kepala Bagian

Promosi

Asisten Manajer Pengembangan Bisnis :1. Media Wanita2. Media Anak3. Media Otomotif4. Media Pengetahua, Teknologi, dan Umum5. Media Pria6. Bidang Non Media7. Bidang Riset8. Bidang International Right

Kepala Riset

Manajer Media Wanita

Manajer Media Anak

Manajer Media

Otomotif

Manajer Media

Pengetahuan, Teknologi dan Umum

Manajer Media Pria

Manajer Media

Jawa Timur

Kepala Bagian SDM

Kepala Bagian UMUM

3.3 Struktur Organisasi Kelompok Majalah

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kelompok Majalah

Sumber P.T. Gramedia Majalah

52

Kepala BagianWakil Kepala Bagian

Struktur OrganisasiKelompok Majalah

Bagian Sirkulasi

Staff Kepala Bagian Sirkulasi

Designer Grafis

Koordinator Sekertariat

Kepala Seksi Langganan

Wakil Kepala Penjualan Produk Media Pria

Kepala Penjualan Produk Media Pria

Penata Administrasi Sekertariat

Sekertaris Bagian

Kepala Penjualan Produk Media PTU

Wakil Kepala Penjualan Produk Media Otomotif

Kepala Penjualan Produk Media Otomotif

Kepala Penjualan Produk Media Anak

Kepala Penjualan Produk Media Wanita

Petugas Rumah Tangga

Kepala Regu Administrasi

Kepala Regu Ekspedisi II

Kepala Regu Ekspedisi I

Kepala Seksi Ekspedisi

Penata Adm. Sekretariat EkspedisiPenata Adm. Layanan

Petugas Rumah Tangga

Kurir

Ptg. Penghitungan dan Pengecekan

Staf Penjualan

Petugas Gudang

Ptg. Pengepakan

Prg. Pengiriman

Operator Komputer

Penata Adm. Pengiriman Wilayah

Penata Adm Embalage & Filter Stock

Penata Adm. Piutang

Penata Adm. Perngiriman

Petugas Tele Marketing

Staf Penjualan dan Merchandise

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Sirkulasi

Sumber P.T. Gramedia Majalah

3.3.1 Tugas dan Wewenang Unit Langganan

Kepala Seksi Layanan :

• Mengambil keputusan yang berlingkup ULJ

53

• Melakukan tugas Staf Penjualan

Penata Administrasi Layanan :

• Menerima pelanggan langsung

• Menerima telpon masuk dari pelanggan (mengenai informasi,

keluhan, dll)

Penata Administrasi Piutang :

• Membukukan dari setiap administrasi

• Mencocokkan dari setiap administrasi dari rekening atm di BCA

• Membuat laporan ke kasir pusat (Pengendalian Keuangan)

• Meyakinkan barang yang masuk sudah invoice

Penata Administrasi Pengiriman :

• Berhak merubah dan menentukan jalur pengiriman ke pelanggan

• Mencari kurir atau expedisi lain, contoh : Tiki, DHL

Petugas Gudang :

• Bertanggung jawab atas stok gudang ULJ

• Menstok gudang ULJ yang dipakai untuk menjual secara langsung

• Pengambilan barang dari gudang pusat

• Menyiapkan pengiriman ke pelanggan

54

Kurir :

• Mengirimkan pembelian satuan ke pelanggan yang berada pada

wilayah jabotabek

Staf Penjualan dan Merchendise :

• Membuat event

• Merekrut sales promotion

• Mengusulkan kerjasama dengan pihak luar, contoh Citibank, BII

• Menjual produk merchendise

Telemarketing (Dikerjakan oleh pegawai outsourcecing)

• Menjual produk melalui telpon

3.4 Subjek Data dan Fungsi Bisnis

3.4.1 Subjek Data

Adapun subyek data yang terdapat dalam Unit Langganan pada PT.

Gramedia Majalah adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Subyek Data Unit Langganan pada PT. Gramedia Majalah

Subyek Data Keterangan

Pelanggan, Calon Pelanggan Data pelanggan dan calon pelanggan

Produk Data produk

Karyawan, Calon Karyawan Data karyawan dan calon karyawan

Pesaing, Perusahaan Lain Data pesaing dan perusahaan lain yang

55

terlibat dengan P.T. Gramedia Majalah

Info Klaim Data klaim yang diajukan pelanggan

Agen Data agen yang memasarkan produk

Sumber Informasi Data informasi perolehan pelanggan

Pesanan Data pesanan produk

Pendapatan Data pemasukkan

Pengeluaran Data pengeluaran

Perangkat Keras dan Lunak Data perangkat keras dan lunak

Fasilitas Data peralatan dan perlengkapan kantor

Perancangan Produk Data perancangan produk

Penjualan Data penjualan

Promosi Data promosi

3.4.2 Fungsi Bisnis

Sedangkan fungsi bisnis dalam Unit Langganan pada PT. Gramedia

Majalah adalah sebagai berikut:

Tabel 3.2 Fungsi Bisnis Unit Langganan pada PT. Gramedia Majalah

Fungsi Bisnis

Penjualan

Pemesanan

Maintenance Pelanggan

Analisa Pasar

Gudang

56

Promosi

Klaim Penjualan

Retur Penjualan

Analisa Profit

Pengiriman

Pembayaran

Managemen Keuangan

Sponsorship

Rekrut, Seleksi dan Penempatan Karyawan

Pengembangan dan Pendidikan Karyawan

Remunasi Karyawan

Industrial

Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan Bisnis

Produksi

Analisa Isi dan Wacana Produk

Perancangan dan Pengembangan TI

Pemeliharaan Perangkat Lunak dan Keras

57

3.5 Analisis Matriks

3.5.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi

Hubungan antara organisasi perusahaan dengan lokasi perusahaan dapat

di lihat pada tabel 3.3 yang berupa matriks Unit Organisasi vs Lokasi.

Tabel 3.3 Tabel Matriks Unit Organisasi vs Lokasi

58

3.5.2 Matriks Unit Organisasi vs Subjek Data

Hubungan antara organisasi perusahaan dengan setiap subyek data yang

terdapat dalam perusahaan dapat di lihat pada tabel 3.4 yang berupa matriks Unit

Organisasi Vs Subyek Data.

Tabel 3.4 Tabel Matriks Unit Organisasi Vs Subyek Data

59

3.5.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Hubungan antara fungsi bisnis yang terdapat dalam perusahaan dengan

unit organisasi dapat di lihat pada tabel 3.5 berupa matriks Fungsi Bisnis Vs Unit

Organisasi.

Keterangan :

• R : Direct Management Responsibility

Menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggung-

jawaban secara langsung terhadap fungsi bisnis.

• A : Executive or policy making authority

Menunjukkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam

membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang

berkaitan dengan fungsi bisnis.

• I : Involved in the function

Menunjukkan keterkaitan suatu unit organisasi terhadap fungsi

bisnis.

• E : Technical Expertise

Menunjukkan unit organisasi yang mempunyai keahlian teknis

dalam pelaksanaan fungsi bisnis.

• W : Actual execution of the work

Menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan pekerjaan yang

terdapat pada fungsi bisnis.

60

Tabel 3.5 Tabel Matriks Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi

61

Tabel 3.5 Tabel Matriks Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi (Lanjutan)

62

3.5.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Hubungan antara fungsi bisnis dengan subyek data yang terdapat dalam

perusahaan dapat di lihat pada tabel 3.6 yang berupa matriks Fungsi Bisnis vs

Subyek Data.

Tabel 3.6 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data

Keterangan :

• R : Read

Menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan

fungsi bisnis

• C : Create

63

Menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan

fungsi bisnis

• U : Update

Menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan

fungsi bisnis

• D : Delete

Menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan

fungsi bisnis

3.6 Analisis SWOT

Adapun SWOT pada P.T. Gramedia Majalah adalah :

Strength :

• Nama besar yang telah dimiliki Gramedia

• Area penjualan dan percetakan yang telah tersebar di kota-kota besar

• Dukungan finansial yang kuat

• Menjalin hubungan kerjasama dengan media besar seperti KOMPAS,

Elex Media Komputindo dan TV7

Weakness :

• Sistem belum terintegrasi secara menyeluruh

Oportunity :

• Dapat menjadi pemimpin media di Indonesia, baik cetak maupun

elektronik

64

Threat :

• Persaingan dengan media lain semakin ketat

• Tidak adanya SIUP sehinggan banyak pesaing yang muncul

• Semakin maraknya pembajakan majalah

Tabel 3.7 Tabel Analisis SWOT pada P.T. Gramedia Majalah

Strength ( S ) Weakness ( W )

Opportunity ( O ) Strategi SO

Menetapkan angka

produksi yang tepat sesuai

dengan angka / target

penjualan yang telah

ditetapkan per bulan sesuai

dengan data penjualan.

Informasi:

Kuantitas produksi

Strategi WO

Memaksimalkan

pengintegrasian data

sehingga sinkronisasi data

dapat lebih terjaga

Informasi:

Penjualan

Pembayaran

Pelanggan

Threat ( T ) Strategi ST

Memberi jaminan kontrol

kualitas yang baik terhadap

isi produk yang dihasilkan

melalui jumlah oplah

produk serta menyediakan

jasa pengiriman yang baik

Strategi WT

Memaksimalkan

pengintegrasian data

sehingga kegiatan

manipulasi data dapat

berlangsung lebih sepat,

serta mengontrol kualitas

65

Informasi:

Penjualan

Pengiriman

produk dalam menjaga

kepercayaan pelanggan.

Informasi:

Penjualan

Pembayaran

Pelanggan

Pengiriman

3.7 Analisis Critical Success Factor

Critical Success Factor P.T. Gramedia Majalah adalah:

Salah satu yang menjadi ukuran bagi Gramedia Majalah adalah rata-rata

penjualan setiap bulannya harus diatas 85%. Sehingga 85% dari majalah yang

tercetak harus laku terjual.

3.8 Teknologi informasi P.T. Gramedia Majalah

3.8.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan pada PT.

Gramedia Majalah adalah sebagai berikut

• Server dengan tipe Compac ML 350

• PC sebagai workstation

• Printer Epson LQ – 2180

• Printer Printronix P1000

66

3.8.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dipakai untuk melaksanakan kegiatan pada P.T.

Gramedia Majalah pada server adalah sebagai berikut :

• Windows 2000 Server Service Pack 4

• SQL Server 2000 Service Pack 3

Perangkat lunak yang dipakai untuk melaksanakan kegiatan pada P.T.

Gramedia Majalah pada client adalah sebagai berikut :

• Windows 2000 Professional

• Windows XP

• Microsoft Visual Basic 6

• Direct Selling System

• Sales Information System

• Balance Forward

• Bukti Kas Online

• Integrity System Pameran

• Bursa Outlet Modern

• SISDM

• Equipment System

• Accounting System

• Production Information System

• Hardware & Software Maintenance Information System

• Promotion System

67

3.8.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

Hubungan antara fungsi bisnis dengan setiap aplikasi yang terdapat dalam

perusahaan dapat dilihat pada tabel 3.8 yang berupa matriks Fungsi Bisnis vs

Aplikasi.

Tabel 3.8 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

68

3.8.4 Matriks Subjek Data vs Aplikasi

Hubungan antara subjek data dengan setiap aplikasi yang terdapat dalam

perusahaan dapat dilihat pada tabel 3.9 yang berupa matriks Subyek Data vs

Aplikasi.

Tabel 3.9 Tabel Matriks Subyek Data vs Aplikasi

3.9 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Data dan informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif untuk membantu

dalam pengambilan keputusan pada P.T.Gramedia Majalah, yaitu:

• Data pelanggan baru.

69

• Informasi pelanggan yang membayar tepat waktu atau langsung bayar.

• Jumlah produk yang dikirim.

• Informasi alamat pelanggan.

• Lama waktu mulai dari permintaan customer sampai barang diantar ke

tempat customer.

• Data pelanggan yang keep in touch dan tidak.

• Analisis produk.

• Trend penjualan.

• Efektivitas melakukan promosi.

3.10 Masalah yang Dihadapi

Sebagai perusahaan yang berkembang, P.T. Gramedia Majalah perlu

meningkatkan bisnisnya untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat.

Kegiatan analisis yang baik membutuhkan informasi yang tepat. Namun terdapat

beberapa masalah dalam mewujudkan hal itu, antara lain :

• Data yang belum terintegrasi secara menyeluruh, baik antar bagian maupun

pada bagian itu sendiri sehingga akan menemukan kesulitan pada saat

melakukan analisis.

3.11 Pemecahan Masalah

Setelah menganalisis kebutuhan user akan informasi dan permasalahan

yang dihadapi, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah membangun

70

sebuah data warehouse di P.T. Gramedia Majalah sebagai pendukung dalam

kegiatan analisis infrastruktur teknologi informasi perusahaan.

Data warehouse yang diusulkan akan melakukan transformasi data dari

sumber data yang tersebar serta mengintegrasikannya ke dalam sebuah sistem

basis data terpadu.