SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

(REVENUE CYCLE)

STUDI KASUS

TOKO LANGGANAN

Anggota Kelompok 5 :

I Made Dhira W (13.41011.0017)

Raysa Machfud Diana (13.41011.0025)

Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi

Fakultas Teknologi dan Informatika Institut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya

2015

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................................. i

DAFTAR ISI .............................................................................................................................. ii

STUDI KASUS .......................................................................................................................... 1

A. Profil Badan Usaha ......................................................................................................... 1

B. Proses Bisnis ................................................................................................................... 1

C. Gambaran Bisnis ............................................................................................................. 2

D. Analisa Proses Bisnis ...................................................................................................... 4

E. Pendapat .......................................................................................................................... 9

1

STUDI KASUS

a. Profil Badan Usaha

Badan usaha ini pertamakali didirikan pada tahun 2001 dengan nama “ Toko

Langganan ” berlokasi di daerah Pasar Baru, Jakarta Pusat. Toko ini bergerak dibidang

perdagangan perhiasan yang terbuat dari logam dan batu mulia seperti emas, berlian,

mutiara, dan permata yang dijual secara tunai atau kredit. Selain menjual perhiasan toko

ini juga dapat melayanin pembelian permata atau berlian yang bersetifikat internasial

GIA (Gemological Institute America) dan setifikat dari Indonesia yang sudah

berstandart Internasional AGL (Adamas Gemological Laboratory of Indonesia). Toko

ini juga melayani pesanan barang yang didesain sendiri oleh pelanggan seperti cincin

pernikahan atau satu set perhiasan.

Toko ini merupakan bisnis keluarga yang dikelolah oleh pihak keluarga sendiri

dan kepemilikannya hanya diwariskan kepada keluarga. Di toko ini memperkerjakan

dua karyawan yang bertugas sebagai penjaga serta melayai pelanggan, pemilik juga

berperan sebagai bagian penjualan serta bagian keuangan. Jam operasi toko dari hari

Senin hingga Sabtu pukul 10:00 sampai dengan 15:00 WIB.

Salah satu permasalahan yang sering dihadapi toko ini adalah kurang adanya

pengendalian terhadap penjualan secara kredit serta saat terjadi pemasukan tidak ada

pencatatan secara detail pada pencatatan keuangan.

b. Proses Bisnis

Berikut adalah proses bisnisnya :

1. Saat ada pelanggan datang akan langsung dilayani oleh karyawan yang ada atau

pemiliknya.

2. Proses pembelian terjadi saat pelanggan telah memilih barang yang akan di beli.

Penjualan secara kredit hanya diberikan kepada pelanggan yang telah dikenal dan

setidaknya melakukan pembelian lebih dari sepuluh kali. Selain itu maka tidak

dapat melakukan pembelian kredit.

3. Transaksi penjualan secara tunai :

a) Proses pembuatan nota penjualan dilakukan oleh karyawan setelah

pelanggan menetapkan barang yang akan dibeli. Kemudian nota tersebut

akan diberikan kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran.

2

b) Setelah bukti pembayaran diterima dan dipastikan nominalnya oleh

pegawai, kemudian pemilik akan langsung membuatkan surat barang

sebagai bukti (akte) barang.

4. Transaksi penjualan secara kredit :

1. Transaksi secara kredit akan langsung ditangani oleh bagian keuangan.

2. Bagian keuangan akan memastikan terlebih dahulu bahwa pelanggan

tersebut adalah pelanggan tetap yang telah memenuhi kriteria untuk

melakukan pembelian secara kredit.

3. Setelah pelanggan menetapkan barang yang akan dibeli bagian keuangan

akan langsung membuatkan nota DP (down payment) serta surat barang.

4. Jangka waktu pembayaran ditetapkan sesuai perjanjian antara kedua belah

pihak biasanya tidak lebih dari tiga minggu setelah tanggal pembelian.

5. Transaksi pemesanan barang :

1. Transaksi pemesanan barang akan secara langsung ditangani oleh bagian

pemesanan.

2. Setelah pelanggan memberikan design yang diinginkan, bagian keuangan

akan mengestimasikan terlebih dahulu lama waktu pembuatan serta ongkos

yang dikenakan. Jika pelanggan setuju dengan waktu yang ditetapkan dan

ongkos tersebut maka akan dilanjutkan dengan pembuatan nota pemesanan

barang.

3. Nota akan diterima oleh pelanggan, setelah itu wajib memberikan DP (down

payment) sebesar 50% dari total nominal yang ada dalam nota.

4. Barang dan surat barang akan diberikan saat pelanggan telah melunasi sisa

pembayaran yang ada.

c. Gambaran Bisnis

Berdasarkan proses bisnis yan telah diuraikan, berikut gambar Document Flow :

3

Docflow Transaksi Penjualan & Sistem Pembayaran

Pelanggan Bagian Penjualan Bagian Keuangan Bagian Pemesanan

Mulai

Melakukan pembelian

Nota Penjualan

Secara Kredit

Ya

A

TidakPembuatan

Nota Penjualan

2

1 Nota Penjualan

Pembayaran

Bukti Pembayaran

Pembuatan Surat Barang

2

1 Surat Barang

Surat Barang

Verifikasi Kredit

Disetujui

Data Pelanggan

Tidak B

Pembuatan Surat Barang

dan Nota

Ya

21 Surat Barang

2

1Nota

Penjualan Uang Muka

2Surat

Barang

2Nota Penjualan Uang Muka

End

C

Pembayaran

Bukti Pembayaran

21

1

4

A

3

Bukti Pembayaran

C B

Pengecekan Pembayaran

Melakukan Pemesanan

Pesan Barang

Ya

Design barang

Tidak

Mengecek Persediaan Bahan, Jadwal

Tukang, dan Lama Pembuatan

Persediaan Bahan

mencukupi

Data Pesanan

Pembuatan Nota Persetujuan Pemesanan

Nota Persetujuan

Persetujuan Pemesanan

SetujuPembuatan

Nota Pesanan

2

1Nota

Pemesanan

Nota Pemesanan

Pembayaran DP

Bukti Pembayaran

Ya

Ya

Pembuatan Barang

Pembuatan Surat Barang

2

1 Surat Barang

1

Rincihan Barang

Data Pesanan

Surat Barang

Pelunasan Utang

Bukti Pembayaran

D

D

E

E

Tidak

F

Tidak

F

Data Pelanggan

4

d. Analisa Proses Bisnis

Berdasarkan docflow atas, dapat dianalisa kekurangan yang ada pada system toko

tersebut sebagai berikut :

1. Kelemahan terbesar system yang sudah ada adalah menentu pelanggan yang

diperbolehkan melakukan pembelian secara kredit. penjualan kredit diberikan

hanya berdasarkan pelanggan yang sering melakukan pembelian artinya hanya

berdasarkan kepercayaan antar penjual dan pembeli.

2. Jangka waktu yang ditetapkan berdasarkan perjanjian antar kedua pihak. Pada

kenyataannya banyak pelanggan yang membayar lewat dari batas waktu yang telah

ditetapkan dan tidak ada sanksi yang mengikat.

3. Kedisiplinan dalam hal pencatatan pemasukan juga sangat lemah, ini menyebabkan

pemilik tidak bisa mengetahui secara detail pemasukan yang didapat setiap hari atau

bulannya. Hal ini juga berdampak pada pengurusan pajak pendapat setiap akhir

tahun.

4. System sangat bergantung pada pemilik sehingga mengharuskan pemilik selalu ada

di tempat setiap saat.

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Transaksi Penjualan

a. Pada proses penerimaan pesanan barang

No. Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat

diterapkan

1. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang

memiliki catatan kredit buruk

Tidak diperbolehkan lagi melakukan

pembelian secara kredit

2. Legitimasi pemesanan kredit

Tanda tangan diatas dokumen surat

perjanjian yang kuat dimata hokum

(materai Rp 6000)

3. Penawaran harga barang yang dilakukan

oleh pelanggan

Memberikan harga pada label barang

dengan nominal lebih dari harga pokok

sebenarnya

4. Barang pesanan tidak tepat waktu Proses pengestimasian lebih diakuratkan

lagi

5

b. Pada proses penagihan dan piutang usaha

No. Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat

diterapkan

1. Kegagalan untuk menagih pelanggan

Sebelumnya adanya transaksi penjualan

kredit, harus menetapkan piutang tak

tertagih terlebih dahulu untuk mengurangi

jumlah kerugian yang mungkin terjadi.

2. Kesalahan dalam penagihan Penyimpanan nota secara fisik dan file.

e. Pada proses penerimaan kas

No. Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat

diterapkan

1. Pencurian kas Kendali atas kasir dipegang langsung oleh

pemilik

2. Pemakaian kas untuk keperluan pribadi

pemilik

Menerapkan penjurnalan prive pada

sistem

f. Masalah-masalah pengendalian umum

No. Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat

diterapkan

1. Kehilangan Data Tetap menggunakan data fisik sebagai

alternatif

2. Kehilangan barang dagangan Pemasangan dan penempatan CCTV yang

tepat

3. Bencana alam Mengasuransikan badan usaha

System Flowchart sebagai pembanding serta pemberian solusi atas masalah yang

terjadi agar mempermudah melakukan analisa.

6

Sysflow Transaksi Penjualan & Sistem Pembayaran

Pelanggan Bagian Penjualan Bagian Keuangan Bagian Pemesanan Bank

Mulai

Melakukan

pembelian

Nota

Penjualan

Secara

Kredit

Ya

A

TidakPembuatan Nota dan

Pencatatan Penjualan

2

1

Nota

Penjualan

Pembayaran

Bukti

Pembayaran Pembuatan

Surat Barang

2

1

Surat

Barang

Surat

Barang

Verifikasi

Kredit

Disetujui

Data

Pelanggan

Tidak B

End

Pembayaran

Utang

Bukti

Pembayaran

A

B

Tabel

Penjualan

Penandatanganan Surat

Barang

2

1

Surat

Barang

Ya

Nota Piutang

Dan

Penjurnalan

Nota

Piutang

Menyimpan

Akte Barang

Tabel

Akte

Batang

Tabel

Piutang

Verifikasi

Pembayaran

dan Update

PiutangTabel

Piutang

Tabel

Barang

Verifikasi

Pembayaran

Tabel

Penerimaan

Kas

Rekening

Korang

Cetak Bukti

permutasian

Melakukan

Pemesanan

Design

barang

Tidak

Mengecek

Persediaan Bahan,

Jadwal Tukang,

Harga dan Lama

Pembuatan

Persediaan

Bahan

mencukupi

Data Pesanan

Pembuatan Nota

Persetujuan

Pemesanan

Nota

Persetujuan

Ya

ETidak

Data

Pelanggan

Persetujuan

Pemesanan

Setuju

Nota

Pemesanan

Pembayaran DP

Bukti

Pembayaran

F

Tidak

Pembuatan Nota dan

Pencatatan Pesanan

Data PesananData

Pelanggan

Ya

C

C

Pembuatan Detail

Data Barang dan

Pencatatan Piutang

Tabel

Barang

Tabel

Penerimaan

Kas

Tabel

Piutang

E

F

Pesan

Barang

Ya

Surat Penagihan

Piutang

Surat

Tagihan

F

G

Input

PembayaranInput

Pembayaran

Input Spesifikasi

design Barang

Input

Pembayaran

Input Pembayaran dan

Rekening Koran

Input Surat

Barang

7

Context Diagram Transaksi Pendapatan

Sistem Informasi Pendapatan

PelangganBank

Bagian Produksi

Order list

Barang dan Penagihan

Deposit

Rekening Koran

Pro

duk

Info

rma

si b

ahan

bak

u

Permintaan barang

Design Barang

Respon permintaan

Surat Barang

8

DFD Level 0 Transaksi Pendapatan

1.0Menerima Pesanan

Barang

2.0Penagihan dan Piutang Usaha

3.0Penerimaan Kas

Tabel Barang

Tabel Pelanggan

Tabel Penjualan

Tabel Penerimaan Kas

Tabel Piutang

Bagian produksi

Pelanggan

Bank

Pembelian

Detail Barang

Pesanan Barang

Barang dan Tagihan

Info

rma

si B

ahn

Bak

u

Des

ign

Bara

ng

Update Data Pelanggan

Buk

ti P

em

bay

ara

n

Surat Barang

Update Penjualan

Data Pelanggan Per

min

taan

Kre

dit

Barang Pesanan

Data Pelanggan dan Kredit Limit

Tabel Pemesanan

Update Pemesanan

Data Pemesanan

Update Piutang

Sura

t B

aran

g P

esan

an, B

aran

g da

n T

agih

an

Nota DP

Tagi

han

Ang

sura

n

Buk

ti P

em

bay

ara

n A

ngsu

ran

Daftar Piutang

Update Piutang

Update Penerimaan Kas

Rekening Koran

Deposit

Dat

a Pe

lan

ggan

Upd

ate

Pel

angg

an

Daftar Piutang

9

g. Pendapat

Dilihat pada analisis proses bisnis di toko langganan ini, terdapat sejumlah

kekurangan yang ada. Berikut adalah kekurangan-kekurangan yang ada pada proses

bisnis di toko langganan :

1. Pengendalian pembelian secara kredit

Di toko langganan ini, penjualan secara kredit hanya mempunyai satu syarat

yaitu pelanggan yang sudah dikenal oleh pemilik dan menjadi pelanggan tetap

setidaknya minimal sudah melakukan pembelian sebanyak sepuluh kali.

Selain itu didalam proses pembelian kredit ini pelanggan harus membayar DP

(Down Payment) terlebih dahulu, kemudian pemilik toko akan membuat perjanjian

lisan kepada pelanggan tentang jangka waktu pelunasan yang harus dibayarkan oleh

pelanggan.

Tidak efektifnya pengendalian penjuala secara kredit ini akan menimbulkan

hal-hal yang tidak diinginkan. Solusinya adalah toko langganan ini harus

menetapkan syarat-syarat yang lebih efektif, yaitu seperti :

1) Pembelian kredit harus menyertakan fotocopy KTP

2) Pemilik harus membuat surat perjanjian secara tertulis dengan materai, dan

harus di tanda tangani oleh pemilik dan pelanggan yang akan melakukan

kredit. Surat perjanjian ini berisi tentang waktu pembayaran, dan sanksi yang

diberikan bila melebihi batas waktu pembayaran yang telah ditentukan.

2. Catatan keuangan

Masalah selanjutnya adalah tentang pencatatan pemasukan, di toko langganan

tidak terdapat pencatatan transaksi penjuala secara detail. Segala pengeluaran dan

penerimaan tidak tercatat dengan baik. Maka pemilik tidak bias mengetahui

pemasukan setiap hari atau bulannya. Hal ini berdampak pada pajak penghasilan

pemilik toko, selama ini pengurusan pajak penghasilan hanya berdasarkan

perkiraan saja. Dari masalah tersebut seharusnya terdapat bagian keuangan yang

bertugas untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran toko setiap tahunnya.

10

3. Kegiatan transaksi sangat bergantung pada keberadaan seorang pemilik

Pada masalah ini semua kegiatan transaksi masih bergantung pada seorang

pemilik. Setiap adanya pembelian, penawaran, dan pembuatan surat barang semua

harus dilakukan oleh pemilik. Dengan adanya masalah ini sebuah system harus

dirancang agar tidak bergantung pada keberadaan pemilik. Masalah ini dapat

ditangani dengan membuat sistem database dari barang yang melputi harga barang

dan rincian barang.

Rincian barang yang terdapat dalam sistem berguna untuk membuat surat

barang sehingga pemilik tidak menulis ulang tentang surat barang yang akan dibeli.

Pada database diinputkan harga barang sesuai harga pokok, akan tetapi harga yang

tertera pada label barang berbeda dengan harga barang yang ada di database.

4. Keterlambatan dalam pesanan barang

Seperti di toko-toko emas lainnya, di toko langganan ini tidak hanya menjual

berbagai macam perhiasan yang sudah jadi saja, melainkan juga menerima pesanan

pembuatan perhiasan seperti cincin dan kalung, pesanan dilakukan biasanya untuk

pernikahan, masalah yang kemungkinan terjadi adalah keterlambatan pembuatan

pesanan barang. Masalah seperti ini sebaiknya harus memperhitungkan waktu

pembuatan dengan cara seakurat mungkin, dengan memastikan secara teliti waktu

yang dibutuhkan tukang dalam membuat barang. Serta memastikan kembali

ketersediaan tukang.