59

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Prima Kencana Engineering atau PKE didirikan oleh Bapak Supli

Saputra pada tanggal 15-5-2009 yang berada di lokasi Jl. Hayam Wuruk LTC Lt SB

blok A.29, Jakarta Barat. Dimana perusahaan ini bergerak dalam distributor dibidang

elektronik, mekanikal dan elektrikal. Awal operasi pada tahun 1999 yang bermula

dari toko bernama Toko Prima Kencana yang berlokasi di Jl. Hayam Wuruk -

Glodok HWI Lt. 1 Block C No.25 dengan status toko kontrak. Setelah satu tahun

beroperasi Toko Prima Kencana semakin berkembang dan pelanggan yang

mengambil barang dari toko semakin bertambah serta melihat bahwa bisnis ini

pasarnya masih luas, maka pemilik toko Bapak Supli Saputra mengubah lokasi toko

dan pada akhirnya toko tersebut berpindah ke Jl. Hayam Wuruk – Glodok Hwi Lt.2

Block C No.63-64 dengan status kepemilikan Toko Prima Kencana sendiri tidak

dalam status toko kontrak lagi. Setelah memiliki toko sendiri beliau semakin

mengembangkan bisnis ini dengan mengandalkan pengalamannya di dalam bidang

elektronik. Setelah beroperasi selama beberapa tahun, maka beliau bertujuan untuk

mendirikan perusahaan yang dimana perusahaan tersebut bergerak hingga kini.

Tujuan dari Perusahaan ini adalah menjadi distributor yang paling besar di

JABODETABEK dan menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan para

pelanggan baik itu pelanggan lama maupun pelanggan lama.

60

3.2 Visi, Misi,Tujuan, Dan Strategi Perusahaan

3.2.1. Visi

Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan yang dapat menguasai

pasaran dalam kawasan JABODETABEK. Perusahaan juga berharap untuk

memiliki omzet penjualan yang stabil. Perusahaan juga ingin menjadi

distributor yang terpecaya bagi pelanggan.

3.2.2 Misi

Misi perusahaan adalah melakukan pelayanan yang terbaik bagi para

pelanggan. Dan perusahaan ingin melakukan perdagangan umum yang

menangani beraneka ragam produk dengan kualitas yang baik dan harga yang

terjangkau. Serta perusahaan ingin memenuhi harapan dari semua stakeholder.

3.2.3 Tujuan Perusahaan

Tujuan perusahaan PT. Prima Kencana Engineering adalah meningkatkan

kualitas produk yang dipasarkan, meningkatkan daya beli masyarakat terhadap

produk yang dijual. Serta mendapatkan keuntungan yang semaksimal mungkin.

3.2.4 Strategi Perusahaan

Strategi yang diterapkan pada PT. Prima Kencana Engineering yaitu

dengan pengiriman produk ke pelanggan dengan ketepatan penerimaan barang,

menjalin hubungan yang baik antara perusahaan dan pelanggan, serta dengan

memberikan harga khusus kepada pelanggan lama.

61

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Prima Kencana Engineering

3.4 Tugas Dan Tanggung Jawab

1. Director :

Pimpinan tertinggi di PT. Prima Kencana Engineering dipegang oleh

Direktur. Tugas dan tanggung jawab yang dimilikinya adalah :

• Bertanggung jawab terhadap kegiatan perusahaan dan berusaha untuk

melakukan pengembangan perusahaan serta memajukan perusahaan.

• Memiliki wewenang untuk membuat perencanaan strategis dan

pengkoordinasian seluruh tugas bawahannya.

• Menerima dan memeriksa ulang laporan keuangan berkala secara

menyeluruh serta pelaksanaan anggaran dan pengunaan keuangan

perusahaan.

62

• membuat perencanaan strategi yang bersifat strategis : skala besar, proyek,

tender dan eksekutif.

2. Assistant Director :

Assistant Director merupakan wakil dari Director. Tugas dan tanggung

jawab yang dimilikinya adalah :

• Bertanggung jawab kepada Director

• Meminta pertanggung jawaban dari masing-masing bagian perusahaan.

• Memeriksa laporan dari setiap bagian atas pertanggung jawaban tugas-tugas

mereka.

3. Human Resource Department :

Human Resource Department dikepalai oleh Tuti yang memiliki tugas

dan tanggung jawab sebagai berikut :

• Bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan dan berperan serta dalam

masalah tenaga kerja, administrasi yang berhubungan dengan gaji karyawan,

program-program pelatihan, serta bertanggung jawab dalam perumusan,

perlengkapan, dan pelaksanaan perarturan-peraturan perusahaan.

• Melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan.

• Bertanggung jawab atas pengembangan sumber daya manusia seperti

program pelatihan, motivasi, penghargaan, dan sanksi, refreshing dan

sebagainya.

63

4. IT Department :

IT Department dikepalai oleh Yuliani yang memiliki tugas dan tanggung

jawab sebagai berikut :

• Membuat biaya perincian tentang perbaikan dan perawatan serta melakukan

maintenance seperlunya yang sesuai dengan target yang ditentukan

perusahaan.

• Bertanggung jawab atas setiap pemesanan dari pelanggan yang masuk ke

E-mail perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap komputer-komputer yang ada dan melakukan

pengawasan terhadap administrasi untuk mendapatkan pelaksanaan yang

maksimal.

5. Marketing And Sales Department :

Marketing dan Sales Department dikepalai oleh Tamrin yang memiliki

tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

• Menyusun teknik, taktik, dan strategi pemasaran untuk mencapai tujuan

bisnis perusahaan.

• Menerima Pesanan.

• Mengikuti perkembangan pasar baik adanya perubahan keadaan pasar,

penurunan maupun peningkatan daya saing pemasaran perusahaan pesaing.

• Bertanggung jawab atas pembuatan perencanaan pemasaran.

• Mengoordinir pelaksanaan sales call.

64

• Melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang penjualan dan promosi

penjualan produk yang lain.

• Menentukan target penjualan yang akan dicapai, merencanakan dan mengatur

strategi aktivitas pemasaran sesuai dengan target penjualan.

• Menetapkan harga penjualan produk berdasarkan basic rate, harga

perorangan maupun harga khusus.

6. Accounting And Finance Department :

Accounting And Finance Department dikepalai oleh Ria yang memiliki

tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

• Bertanggung atas kelancaran operasional di departemen accounting yang

menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyusunan laporan keuangan, dan

pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang menyangkut aspek

keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran perusahaan.

• Bertanggung jawab atas pemeriksaan dan pencatatan seluruh penjualan baik

secara cash maupun giro.

• Bertanggung jawab atas pencatatan dan pembayaran tunjangan lembur, dan

pembayaran lain untuk seluruh karyawan.

7. Warehouse Department :

Warehouse Department dikepalai oleh Aceng yang memiliki tugas dan

tanggung jawab sebagai berikut:

• Mengecek stok didalam gudang.

65

• Bertanggung jawab atas barang masuk kedalam perusahaan dan barang

yang dikirimkan kepada pelanggan.

• Bertanggung jawab untuk memberikan laporan kepada Assistant Director

atas kehilangan ataupun kerusakan terhadap produk yang ada didalam

gudang.

3.5 Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal

3.5.1 Analisis Lingkungan Eksternal

3.5.1.1 Analisis Lima Kekuatan Tawar Menawar Menurut Porter

Dalam perusahaan tentu mempunyai hubungan kerjasama dengan

para pemasok, hubungan dengan pembeli dan memungkinkan adanya potensi

pendatang baru dan persaingan dalam jenis usaha yang sama serta adanya

ancaman atas produk pengganti dari usaha yang dijalankan oleh perusahaan.

Adapun analisis lima kekuatan tawar menawar menurut Porter pada PT.

Prima Kencana Engineering dilihat pada gambar 3.2.

66

Gambar 3.2 Model Lima Kekuatan Tawar Menawar menurut Porter

beserta pengaruh eksternalnya

Hasil dari analisis model lima kekuatan tawar menawar menurut Porter

dijelaskan sebagai berikut :

Ancaman Pendatang Baru

Berkat AbadiAndora

Cahaya Makmur

Pendatang baru merupakan ancaman karena memberikan penawaran yang hampir sama dengan harga bersaing.

Pemasok

PT . VictoryHarapan BaruTerang AbadiPan Pacific

Kekuatan tawar-menawar pemasok lemah karena PT . Prima Kencana Engineering bebas menentukan

pemasok yang diinginkan.

Pembeli

Kekuatan pembeli menjadi tinggi, karena adanya persaingan ketat dengan

sesama elektronik yang berada di lingkungan sekitar PT. Prima Kencana

Engineering.

Produk PenggantiLampu Charge Lampu Otomatis

Produk pengganti semakin diminatioleh pelanggan karena harganya lebih

murah.

PT. Prima Kencana Engineering harus menyiapkan produk baru untuk

meningkatakn loyalitas pelanggan.

Para Pesaing Industri

Binajaya UtamaSubur Jaya Abadi

Usaha Baru

Cukup banyaknya bisnis dengan bidang usaha sejenis menciptakan

persaingan bisnis yang tinggi.

67

1. Kekuatan Tawar Menawar Pembeli ( Bargaiining Power Of Buyer)

Di sini terlihat adanya kekuatan tawar-menawar berupa harga

bersaing atas produk yang tersedia pada PT. Prima Kencana Engineering.

Pembeli merupakan pemegang peranan yang sangat penting, sehingga

perusahaan di tuntut untuk memberikan pelayanan terbaik dan memberikan

harga rendah dengan kualitas tinggi untuk menjaga loyalitas pelanggan.

Kekuatan pembeli pada model Porter untuk PT. Prima Kencana

Engineering tinggi, hal ini dapat disebabkan karena persaingan yang ketat

diantara sesama perusahaan yang berada disekitar pusat kota Jakarta. Dengan

pelayanan yang semakin bagus terhadap pelanggan maka akan meningkatkan

tingkat kepuasan pelanggan terhadap perusahaan.

2. Kekuatan Tawar Menawar Pemasok (Bargaining Power Of Supplier)

Yang menjadi pemasok bagi PT. Prima Kencna Engineering adalah

agen-agen yang memiliki produk lengkap untuk memenuhi pesanan dari

pelanggan. Kekuatan pemasok berarti penyedia produk-produk utama yang

dapat memberikan kekuatan bagi perusahaan dalam persaingan. Hubungan

pemasok terjalin dengan baik dan PT. Prima Kencana Engineering telah

bekerja sama dengan banyak pemasok. Kekuatan tawar-menawar pemasok

tidak begitu kuat. Oleh karena itu, PT. Prima Kencana Engineering dapat

dengan mudah untuk memperoleh produk-produk yang dibutuhkan dan

kekuatan tawar menawar pemasok tidak begitu kuat sehingga menyebabkan

PT. Prima Kencana Engineering bebas di dalam memilih produk yang

berkualitas dengan harga yang terjangkau dan tidak tergantung pada satu

pemasok saja.

68

3. Bersaing Diantara Pesaing (Rivalry Amongst Existing Competitors)

Pandangan perusahaan mengenai pesaing bisnis adalah perusahaan

yang sama-sama menjual produk elektronik/kedudukannya sama sebagai

distributor elektronik. Dengan adanya persaingan bisnis dalam bidang usaha

yang sejenis maka akan mempengaruhi kemajuan dan kelancaran usaha yang

dijalankan. Dengan menonjolkan pelayanan yang baik terhadap pelanggan

maka perusahaan akan mampu bersaing dan perusahaan akan menentukan

strategi bisnis yang tepat untuk memenangkan persaingan yang ada. Dengan

demikian akan menciptakan suatu persaingan yang tinggi, dimana setiap

perusahaan akan menentukan strategi bisnis yang tepat untuk memenangkan

persaingan tersebut.

4. Ancaman Produk pengganti

Yang dimaksud dengan produk penganti adalah alternatif produk

dengan fungsi yang sama yang ditawarkan oleh pesaing, namun produk

tersebut lebih dinikmati oleh konsumen. Hal ini dapat disebabkan oleh :

Harga produk yang ditawarkan oleh perusahaan jauh lebih murah dari para

pesaing yang ada, Pelayanan yang ditawarkan jauh lebih memuaskan dari

pesaing lainnya serta produk yang ditawarkan memiliki variasi-variasi yang

banyak dari pesaing lainnya.

5. Ancaman pendatang baru

Pendatang baru merupakan suatu ancaman bagi PT. Prima Kencana

Engineering. Ancaman ini harus diamati sejauh mana pasar, promosi dan

produk baru yang dihasilkan dapat mengubah posisi perusahaan. Biasanya

perusahaan baru yang akan masuk ke dalam bisnis ini memiliki dana yang

69

besar dan mungkin saja kualitas produknya jauh lebih baik. Untuk

menghadapi ancaman tersebut maka PT. Prima Kencana Engineering harus

meningkatkan mutu pelayanan dan kualitas produk kepada para pelanggan

untuk menjaga loyalitas pelanggan.

3.5.1.2 Analisis PEST (Politic, Economic, Social, Technology)

PEST terdiri dari faktor-faktor yang bersumber dari luar, dan

biasanya tidak berhubungan dengan situasi operasional perusahaan tertentu,

Faktor-faktor luar tersebut terdiri dari politik, ekonomi, sosial, dan teknologi.

Faktor-faktor ini memberikan peluang dan ancaman bagi perusahaan,

tetapi satu perusahaan jarang sekali memberikan pengaruhnya pada berbagai

faktor ini. Hasil analisis PEST pada PT. Prima Kencana Engineering dapat

dilihat dibawah ini :

1. Politik

Kondisi Politik sangat mempengaruhi PT. Prima Kencana

Engineering dalam menjalankan bisnis. Kondisi politik yang stabil akan

membuka peluang yang baik bagi perusahaan sehingga melalui peluang

tersebut perusahaan akan mencoba untuk mengambil pangsa pasar yang

lebih baik dan meningkatkan mutu pelayanan terhadap pelanggan yang

membuat perusahaan mendapatkan kepercayaan dan loyalitas dari

pelanggan.

70

2. Ekonomi

Dengan meningkatnya kebutuhan elektronik yang semakin banyak

maka akan memberikan kesempatan yang lebih tinggi bagi PT. Prima

Kencana Engineering Di karenakan pertumbuhan ekonomi yang semakin

bagus maka menyebabkan permintaan akan produk semakin meningkat

dan pangsa pasar perusahaan akan menjadi semakin luas.

3. Sosial

Dengan terpengaruhnya masyarakat terhadap barang-barang

elektronik seperti sekarang ini menyebabkan masyarakat untuk

mendapatkan produk yang memiliki kualitas yang lebih baik dengan

harga yang terjangkau, sehingga memberikan peluang pada PT. Prima

Kencana Engineering untuk menyediakan produk yang lebih banyak dan

memiliki kualitas yang tinggi untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.

4. Teknologi

Seiring perkembangan teknologi memberikan peluang bagi PT.

Prima Kencana Engineering untuk menerapkan sistem berbasis web yang

dapat melayani pelanggan dalam hal pemesanan dan informasi yang di

perlukan oleh pelanggan. Dengan dibuatnya sistem berbasis web maka

perusahaan di harapkan dapat memuaskan pelayanan terhadap pelanggan.

71

3.5.2 Analisis Lingkungan Internal

3.5.2.1 Analisis SWOT

Untuk mengetahui strategi bisnis yang diterapkan oleh PT. Prima

Kencana Engineering maka perlu diketahui mengenai kekuatan dan

kelemahan serta peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan. Berikut

adalah hasil analisis SWOT yang dapat dilihat pada tabel 3.2 di bawah ini:

3.5.2.1.1 Matrik SWOT

IFAS

EFAS

Strengths (S)

1. Lokasi strategis yang terletak di pusat

kota jakarta.

2. Pengiriman produk yang tepat pada

waktunya.

3. Memiliki banyak tipe produk yang

lebih unggul dari para pesaing lainnya.

4. Kualitas akan produk yang ditawarkan

kepada pelanggan sangat tinggi.

5. Melakukan pelayanan yang terbaik

bagi pelanggan.

Weaknesses (W)

1. Kurangnya tenaga ahli IT untuk

memelihara dan memperbaiki

sistem dan teknologi informasi

2. Belum adanya pemanfaatan

website perusahaan dalam

peningkatan proses bisnis.

3. Kurangnya pengawasan terhadap

kinerja para karyawan.

4. Tidak adanya sistem komputer di

perusahaan dalam membantu

pekerjaan para karyawan.

72

Opportunities (O)

1. Pangsa pasar untuk perusahaan

masih banyak.

2. Dengan meningkatnya kebutuhan

konsumen akan barang-barang

elektronik, maka akan menjadi

sebuah peluang penting bagi

perusahaan.

3. Berdasarkan perkembangan

teknologi seperti sekarang ini, maka

akan meningkatkan perusahaan

dalam mengembangkan proses

bisnisnya.

Strategi SO

1. Memperbsar pangsa pasar perusahaan

dan juaga menjalin hubungan

kerjasama dengan toko-toko yang

mengambil produk dari perusahaan

(S1,O1)

2. Meningkatkan teknologi informasi

dalam perusahaan serta meningkatkan

loyalitas pelanggan dengan

memperbanyak produk-produk pada

perusahaan(S3,O3)

Strategi WO

1. Memperbanyak tenga ahli IT dan

membuat sistem terkomputerisasi

/ aplikasi yang dapat mendukung

proses bisnis perusahaan

(W1,W4,O3)

2. Dengan membuat situs berbasis

web agar dapat membantu

perusahaan dalam meningkatkan

proses bisnisnya (W2,O3)

Threats (T)

1. Munculnya banyak pesaing dari

perusahaan sejenis.

2. Adanya pola pelanggan yang

mementingkan rendahnya akan

harga produk yang diminta.

Strategi ST

1. Meningkatkan pelayanan terhadap

pelanggan dengan menyediakan

bebagai tipe produk yang dibutuhkan

oleh pelanggan (S1,S2,S3,S5,T1)

2. Dengan menyediakan produk dengan

harga yang terjangkau oleh pelanggan

dan menjamin kualitas akan produk

yang dipasarkan (S4,T2)

Strategi WT

1. Menambahkan jumlah karyawan

dibagian sales outdoor dan

meningkatkan pengawasan

terhadap kinerja karyawan

khususnya pada bagian sales jika

omzet perusahaan menurun

(W3,T1)

Tabel 3.1Matrix SWOT

Berdasarkan analisis SWOT diatas, maka dapat dibuat analisis IFAS

(Internal Strategic Factors Analysis Summary), matriks strategi internal

digunakan untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal perusahaan yang

73

berupa kekuatan (Strengths) dan kelemahan (Weakness) yang terdapat pada

perusahaan dengan menghitung bobot dan rating. Matriks strategi eksternal

EFAS (External Strategic Factor Analysis Summary) digunakan untuk

merumuskan faktor-faktor strategis eksternal pada perusahaan yang berupa

peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats) yang dihadapi perusahaan.

Hasil analisis IFAS dan EFAS dapat dilihat pada tabel 3.2 dan tabel 3.3

dibawah ini :

Faktor – Faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot x

Rating

Kekuatan :

1. Lokasi strategis yang terletak di pusat kota jakarta.

2. Pengiriman produk yang tepat pada waktunya.

3. Memiliki banyak tipe produk yang lebih unggul dari

para pesaing lainnya.

4. Kualitas akan produk yang ditawarkan kepada

pelanggan sangat tinggi.

5. Melakukan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan.

0,10

0,12

0,10

0,11

0,11

3

4

3

3

3

0,30

0,48

0,30

0,33

0,33

Total Kekuatan 0,54 1,74

74

Kelemahan :

1. Kurangnya tenaga ahli IT untuk memlihara dan

memperbaiki sistem dan teknologi informasi

2. Tidak adanya pemanfaatan website perusahaan dalam

peningkatan proses bisnis.

3. Kurangnya pengawasan terhadap kinerja para

karyawan.

4. Tidak adanya sistem komputer di perusahaan dalam

membantu pekerjaan para karyawan

0,12

0,13

0,11

0,10

3

4

3

3

0,36

0,52

0,33

0,30

Total Kelemahan 0,46 1,51

TOTAL 1,00 3,25

Tabel 3.2 Kekuatan dan Kelemahan PT. Prima Kencan Engineering

Faktor – Faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot x

Rating

Peluang :

1. Pangsa pasar untuk perusahaan masih banyak.

2. Dengan meningkatnya kebutuhan konsumen akan

barang-barang elektronik, maka akan menjadi sebuah

peluang penting bagi perusahaan.

3. Berdasarkan perkembangan teknologi seperti sekarang

ini, maka akan meningkatkan perusahaan dalam

mengembangkan proses bisnisnya.

0,19

0,21

0,22

3

4

3

0,57

0,84

0,66

75

Total Peluang 0,62 2,07

Ancaman :

1. Munculnya banyak pesaing dari perusahaan sejenis.

2. Adanya pola pelanggan yang mementingkan rendahnya

akan harga produk yang diminta.

0,21

0,17

4

3

0,84

0,51

Total Ancaman 0,38 1,35

TOTAL 1,00 2,62

Tabel 3.3 Peluang dan Ancaman PT. Prima Kencana Engineering

Keterangan Rating :

Faktor Kekuatan dan Peluang : Faktor Kelemahan dan Ancaman :

1 = Tidak Baik 1 = Sangat Baik

2 = Kurang Baik 2 = Baik

3 = Baik 3 = Kurang Baik

4 = Sangat Baik 4 = Tidak Baik

Untuk mengetahui posisi PT. Prima Kencana Engineering saat ini, dapat

dilakukan dengan mencari selisih antara EFAS dan IFAS.

Titik X (internal) : Kekuatan – Kelemahan 1,74 – 1,51 = 0,23

Titik Y (eksternal) : Peluang – Ancaman 2,07 – 1,35 = 0,72

Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada gambar 3.3.

Berdasarkan diagram analisis tersebut, dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut berada

pada kuadran I, yang berarti bahwa PT. Prima Kencana Engineering menghadapi situasi

76

yang menguntungkan. Perusahaan memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat

memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini

adalah mendukung kebijakan pertumbuhan agresif.

BERBAGAI PELUANG

KELEMAHAN INTERNAL KEKUATAN INTERNAL

BERBAGAI ANCAMAN

Kuadran IMendukung Strategi Agresif

1

1(0.23 , 0.72)

-1

-1

Gambar 3.3 Koordinat Matrik SWOT

77

3.5.2.2 Value Chain

Gambar 3.4 Value Chain

Merupakan analisa yang digunakan untuk menggambarkan

bagaimana PT. Prima Kencana Engineering melaksanakan aktivitas-

aktivitasnya :

Infrastruktur Perusahaan

Gedung, peralatan dan perlengkapan kantor.

Manajemen Sumber Daya Manusia

Perektrutan, Pelatihan Pegawai, Pengajian

Pengembangan Teknologi

Software dan Hardware

Procurement

Pembelian produk, peralatan dan perlengkapan.

Logistik ke

dalam

Operasi Logistik

Keluar

Pemasaran Pelayanan

Menerima,

Menghitung,

Menyimpan

Produk

Proses

Pembelian

Barang dari

pelanggan

Mengirimkan

Produk ke

Pelanggan

Promosi

lewat Sales

Pengiriman

tepat waktu

Margin

78

1. Aktivitas Utama

a. Logistik Ke Dalam

-. Menerima produk yang masuk.

-. Menghitung jumlah produk yang masuk.

-. Penyimpanan produk ke dalam gudang.

b. Operasi

-. Menerima pemesanan dari pelanggan.

-. Mengecek quantity produk.

-. Pengepakan produk.

c. Logisitik Ke Luar

-. Mengatur jadwal pengiriman produk.

-. Pengiriman produk kepada pelanggan.

d. Pemasaran Dan Penjualan

-. Meneliti keadaan harga produk pasaran.

-. Melakukan promosi.

e. Pelayanan

-. Pengiriman produk dengan tepat waktu.

-. Memberikan harga khusus kepada pelanggan lama.

-. Menyediakan fasilitas e-mail untuk pemesanan.

79

2. Aktivitas Pendukung

a. Infrastruktur Perusahaan

-. Gedung.

-. Komputer dan perlengkapan lainnya.

-. Peralatan komunikasi.

b. Manajemen Sumber Daya Manusia

-. Pengaturan perekrutan karyawan.

-. Pengaturan pelatihan karyawan.

-. Pengajian karyawan.

c. Pengembangan Teknologi

-. Penggunaan software dan hadrware.

Software : XP, Microsoft office, payroll.

Hardware : Komputer : 3, Laptop : 2, Server : 1.

d. Procurement

-. Pembelian produk.

-. Pembelian peralatan dan pelengkapan kantor.

-. Pembelian peralatan kantor.

80

3.5.2.3 Critical Success Factor

Critical Success Factor merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi

kesuksesan suatu perusahan untuk mencapai sasarannya. Faktor penentu

keberhasilan bagi PT. Prima Kencana Engineering adalah sebagai berikut :

1. Pelayanan (Service)

Dalam dunia bisnis perdagangan pelayanan/service merupakan

salah satu faktor yang sangat penting bagi perusahaan untuk sukses dalam

bidang bisnis ini. Perusahaan melakukan pelayanan terbaik kepada

pelanggan sehingga para pelanggan merasa dihormati sehingga loyalitas

pelanggan terjamin. Perusahaan yang mampu memberikan pelayanan

berkualitas merupakan nilai tambah yang dicari oleh pelanggan.

2. Strategi Pemasaran

Strategi pemasaran merupakan faktor penting bagi PT. Prima

Kencana Engineering. Lewat strategi pemasaran ini tingkat penjualan

dapat ditingkatkan. Dengan ditambahnya lingkungan bisnis yang sangat

kompetitif, maka menjadi semakin penting bagi perusahaan untuk

menentukan strategi pemasaran yang sesuai dengan bisnis yang

dijalankan.

3. Sumber Daya Manusia

Pemilihan dan perekrutan sumber daya manusia dilakukan secara

selektif agar perusahaan memperoleh sumber daya manusia yang

memiliki keterampilan, loyalitas, disiplin, tanggung jawab dan mampu

81

bekerja sama dalam tim dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan

perusahaan yang telah ditetapkan.

4. Teknologi Informasi

Informasi sangat diperlukan oleh perusahaan dalam melakukan

kegiatan operasionalnya dan dalam pengambilan keputusan. Teknologi

informasi digunakan dalam membantu mengelola arus informasi yang

ada sehingga informasi yang disediakan lebih akurat.

3.5.2.4 Analisis Area Bisnis, Fungsi Bisnis, dan Proses Bisnis

Analisis area bisnis memberikan kerangka kerja yang rinci dalam

membangun sebuah perusahaan, fungsi bisnis adalah sekelompok kegiatan

yang bersama-sama mendukung satu aspek misi perusahaan. Fungsi bisnis

dikelompokkan berdasarkan area fungsi kemudian fungsi bisnis dapat di bagi

menjadi beberapa proses bisnis. Tabel 3.4 menjelaskan pembagian area

bisnis, fungsi bisnis serta proses bisnis yang ada pada PT. Prima Kencana

Engineering.

No Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis

1 Human Resource Perekutran karyawan Menganalis calon pelamar kerja

Mencari kandidat terbaik dari

calon pelamar kerja.

Melaksanakan tes dan wawancara

bagi pelamar serta jadwalnya.

Pelatihan Karyawan Memberikan pengarahan kepada

82

karyawan baru.

Mempersiapkan dan melaksanakan

program pelatihan.

Mengevaluasi para karyawan.

Absensi Karyawan Mengecek kehadiran karyawan

Penggajian Karyawan Mengurus masalah gaji dan biaya

bonus kerja lembur

2 Marketing & Sales Perencanaan pemasaran Menyusun teknik, taktik, dan

strategi pemasaran.

Menetapkan target pasar.

Mengumpulkan informasi pesaing

dan mengikuti perkembangan

pasar.

Kegiatan Operasional Menerima PO

Menerima retur penjualan

Penyelenggaraan

promosi

Melaksanakan sales promotion.

Kegiatan analisis pasar Menganalisis kebutuhan dan

keinginan pasar.

Melaksanakan sales call, dan riset

seperti penelitian terhadap produk.

3

Accounting &

Finance

Mengendalikan kegiatan

operasional

Menyusun laporan keuangan dan

pengendalian operasional.

83

Mengawasi semua laporan

keuangan baik yang menyangkut

aspek keuangan maupun

operasional

Menerima pembayaran

Mengumpulkan laporan

pendapatan bulanan.

Menyusun anggaran perusahaan

Mengumpulkan laporan

pendapatan bulanan

Melakukan survei ke pasar-pasar

Melakukan konfirmasi mengenai

utang dan piutang

Membuat laporan penjualan

perhari

Pembayaran Membayar barang yang telah

diterima (Produk-produk

elektronik)

4 Warehouse Pengendalian persediaan Menyusun barang yang masuk ke

dalam gudang

Mengatur jadwal pengiriman yang

diinginkan oleh pelanggan.

Membuat laporan atas stok barang

84

di gudang

Membuat laporan atas barang yang

mengalami kerusakan atau hilang

5 Teknologi

Informasi

Mengelola TI dan

memproses E-mail

Menerima pesanan lewat E-mail.

Membalas E-mail yang masuk

untuk pemesanan

Memperbaiki masalah-masalah

yang terjadi pada TI perusahaan

Tabel 3.4 Analisis Area Bisnis, Fungsi Bisnis Dan Proses Bisnis

3.6 Menentukan Ruang Lingkup Proyek

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai tahapan-tahapan dalam

merencanakan strategi informasi yang digunakan oleh perusahaan.

3.6.1 Fase 0 : Konteks dan Ruang Lingkup Rencana Strategi Sistem

Informasi

Fase ini merupakan langkah awal kegiatan analisis, fase

ini menentukan penempatan, persyaratan dan lingkup relatif dari

bisnis terkait dan proyek strategi sistem informasi.

Tahap 0.1 : Menentukan Konteks dan Ruang Lingkup

Ruang lingkup penulisan skripsi ini meliputi perencanaan

strategi sistem informasi pada PT. Prima Kencana Engineering.

Strategi yang diterapkan oleh PT. Prima Kencana Engineering

saat ini adalah mencapai kepuasan pelanggan yang tinggi karena

85

PT. Prima Kencana Engineering sangat menjunjung tinggi

kualitas pelayanan terhadap pelanggan PT. Prima Kencana

Engineering didukung oleh sumber daya manusia yang

bermotivasi tinggi, kompoten dan kuat sehingga memiliki daya

saing yang tinggi dibandingkan dengan pesaing-pesaing lainnya.

Permasalahan yang terindetifikasi dan terkait dengan topik

perencanaan strategi sistem informasi adalah belum

dimanfaatkannya secara optimal teknologi informasi guna

mendukung perusahaan dalam memenangkan persaingan dengan

perusahaan sejenis. Solusi untuk masalah seperti ini adalah

dengan menerapkan strategi sistem informasi yang dapat

mengoptimalkan penggunaan sistem informasi dan teknologi

informasi untuk memberikan keuntungan kompetitif bagi

perusahaan. Selain itu permasalahan yang dihadapi adalah

pemesanan melalui E-mail belum bisa ditanggapi semua dengan

baik oleh pihak perusahaan, karyawan bagian IT harus mengecek

E-mail setiap saat untuk mengkonfimasi apakah terdapat pesanan

melalui E-mail. Selain itu, hingga saat ini PT. Prima Kencana

Engineering hanya mengandalkan satu tenaga karyawan saja yang

ditugaskan untuk memelihara dan menjaga seluruh sistem

informasi yang ada. Semakin kompleks dan semakin

berkembangnya sistem dan teknologi informasi yang ada saat ini

menyebabkan PT. Prima Kencana Engineering membutuhkan

lebih banyak personel yang memiliki keahlian dalam teknologi

86

informasi dan sistem informasi. Dan saat ini, PT. Prima Kencana

Engineering belum memiliki situs web tersendiri., sehingga

menyebabkan kurang efektifnya bagi perusahaan dalam

mempromosikan penawaran-penawaran khususnya kepada

pelanggan.

Sasaran yang ingin dicapai oleh PT. Prima Kencana

Engineering adalah meningkatkan perolehan pendapatan lewat

peningkatan penjualan, memberikan pelayanan yang terbaik bagi

pelanggan dan membina kerja sama baik dengan pemasok-

pemasok serta agen-agen dan mencapai profesionalisme yang

tinggi terhadap semua karyawan-karyawan perusahaan lewat

pelatihan yang intensif dan berkala.

3.6.2 Fase 1 : Menentukan Kebutuhan Informasi Bisnis dan

Dukungan Bisnis

Tujuan dari fase ini adalah mendirikan dasar fakta untuk

membangun sebuah strategi. Fase ini terdiri dari tahap 1.2 dan

Tahap 1.3 yang akan dijabarkan sebagai berikut.

Tahap 1.2 : Persiapan Pengumpulan Informasi

Visi dari PT. Prima Kencana Engineering adalah menjadi

perusahaan yang dapat menguasai pasaran dalam kawasan

JABODETABEK. Perusahaan juga berharap untuk memiliki

omzet penjualan yang stabil. Perusahaan juga ingin menjadi

distributor yang terpecaya bagi pelanggan. Sedangkan misi dari

PT. Prima Kencana Engineering adalah melakukan pelayanan

87

yang terbaik bagi para pelanggan. Dan perusahaan ingin

melakukan perdagangan umum yang menangani beraneka ragam

produk dengan kualitas yang baik dan harga yang terjangkau.

Serta perusahaan ingin memenuhi harapan dari semua

stakeholder.

Tahap 1.3 Menetukan Prioritas dan Kebutuhan Informasi Bisnis

dan Dukungan Bisnis

Dalam fase ini akan ditampilkan hasil wawancara berupa

tabel hasil wawancara bisnis yang digambarkan pada tabel 3.5 dan

tabel pernyataan konsolidasi mengenai kebutuhan informasi dan

dukungan bisnis yang digambarkan pada tabel 3.6.

Fungsi Tujuan CSF E

/

I

P Ukuran

Kinerja

Kebutuhan

informasi &

dukungan

informasi

Prty

Peningkatan

kualitas

pelayanan

terhadap

pelanggan.

Memberikan

pelayanan

terbaik

kepada

pelanggan

dengan SDM

terlatih

Pelayanan

terhadap

pelanggan

ditangani

secara

professional

I

Y

Persentase

kepuasan

pelanggan >=

80%

Tingkat kepuasan

pelanggan dari

kuesioner yang

diberikan

VH

88

Menangani

pesanan

pelanggan

dengan baik

dan

konfirmasi

secara

langsung

Pesanan dari

pelanggan di

konfirmasi

secara langsung

pada hari yang

sama

I

Y

Semua pesanan

yang diterima

pada hari yang

sama

dikonfirmasi

pada hari yang

sama

Pesanan

pelanggan,

Biodata

pelanggan

H

Menjawab

pertanyaan

dan

memberikan

informasi

kepada

pelanggan

Kebutuhan

informasi

pelanggan

dapat terpenuhi

secara lengkap

dan jelas

E

Y

Kepuasan

pelanggan

dalam

memperoleh

penjelasan-

penjelasan dan

informasi yang

diberikan

Penawaran-

penawaran

khusus yang

berlaku, serta

Frequently Asked

Questions

M

Pengendalian

terhadap

produk

Mengetahui

secara akurat

produk yang

perlu dibeli.

Informasi yang

akurat tentang

produk yang

diperlukan.

I

Y

Laporan

terhadap

produk secara

akurat.

Stok produk yang

tersedia, daftar

pemasok serta

purchase order

yang telah

dikirimkan.

H

89

Memonitor

terhadap

penjualan

produk serta

performa

penjualan

Mengetahui

secara akurat

penjualan per

hari dan per

bulan

Memiliki

sistem

informasi yang

baik untuk

menyediakan

informasi

secara akurat

tentang

penjualan

produk,

statistik

pelanggan

hingga

peramalam

penjualan.

I

Y

Informasi

penjualan

produk dan

keuntungan

dari jenis

produk yang

akurat.

Informasi

penjualan produk

perhari, informasi

pemesanan yang

diterima dan

telah

dikonfirmasi.

VH

Menurunkan

pengeluaran

biaya

operasional

Menurunkan

beban

pengeluaran

perusahaan

untuk

memaksimal

kan

keuntungan

yang

diterima.

Kemampuan

untuk

mengidentifika

si dan

menurunkan

biaya

operasional

I

Y

Penurunan

biaya listrik,

telepon

perbulan.

M

90

Mempekerjak

an SDM yang

berkualitas,

bertanggung

jawab dan

berketerampil

an.

Meningkatka

n pelayanan

dan

profesionalis

me karyawan

perusahaan

terhadap

pelanggan

perusahaan.

Peningkatan

kualitas kerja

karyawan

I

Y

Hasil evaluasi

kinerja

karyawan

meningkat

(stabil) setiap 3

bulan evaluasi

Hasil evaluasi

kinerja,

Pelatihan yang

perlu diadakan

H

Tabel 3.5 Tabel Wawancara Bisnis PT. Prima Kencana Engineering

Keterangan :

CSF : Critical Success Factors

E/I : External / Internal

P : Pengaruh (Y=Ya, M=Mungkin, T=Tidak)

Prty : Prioritas (VH=Very High. H=High, M=Medium, L=Low)

91

Kebutuhan informasi/pendukung Sumber dan dasar keuntungan bisnis yang

potensial

Ref Short title

Deskripsi Prioritas

(H, M, L)

PKE110 Analisis Aktivitas Pemasaran

Kemampuan untuk analisis yang ekstensif atas aktivitas pemasaran perusahaan dengan pesaing

H

Membutuhkan tools yang efektif untuk meningkatkan kemampuan pemasaran perusahaan.

PKE120 Perencanaan aliran keuangan (cashflow)

Perencanaan alokasi dana dan pemanfaatannya H

PKE130 Analisis pasar dan pesaing

Menganalisis prospek pasar untuk jangka waktu tertentu serta pemantauan aktivitas pesaing.

M Membantu penentuan strategi pemasaran untuk menghadapi pesaing-pesaing.

PKE!40 Analisis pemasaran-Produk baru

Kemampuan untuk analisis yang ekstensif atas produk baru perusahan

M

PERENCANAAN DAN ANALISIS

PKE150

Analisis anggaran keuangan

Menentukan besarnya anggaran untuk tahun mendatang untuk setiap perencanaan departemen.

H Dapat merencanakan dengan baik pengalokasian dana untuk aktivitas operasional perusahaan dan untuk pemanfaatan lainnya sehingga aliran dana dapat diatur.

PKE150 Perencanaan strategi pemasaran

perusahaan

Membuat program-program pemasaran yang dapat meningkatkan posisi saing perusahaan serta memaksimalkan perolehan pendapatan untuk masa mendatang.

H

PKE160 Analisis kinerja karyawan serta pengembangan

SDM

Pengukuran kualitas kerja karyawan secara berkala serta pengalokasian SDM untuk keperluan perusahaan dan pengembangan keterampilan SDM lewat pelatihan-pelatihan.

H

92

Tabel 3.6 Konsolidasi dari ringkasan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung

Keterangan :

L : Low M : Medium H : High

Kebutuhan Pengawasan Dan Pengontrolan

Sumber dan Dasar Keuntungan Bisnis Yang Potensial

Ref Short Tittle Deskripsi Prioritas

(H, M, L)

PKE170 Monitoring biaya pengeluaran

Mengendalikan total biaya yang dikeluarkan dan pembandingan actual cost dengan yang direncanakan.

H Dapat memaksimalkan keuntungan perusahaan dengan mengurangi pengeluaran terutama biaya listrik, telepon yang merupakan sumber pengeluaran terbesar dari total pengeluaran lainnya.

PKE180 Pengawasan kualitas pelayanan

perusahaan

Mengawasi karyawan yang melayani pelanggan agar dapat terjaga kualitas dan sesuai dengan PT. Prima Kencana ENGINEERING

H Peningkatan kualitas pelayanan yang semakin baik dan intensif memberikan peluang yang semakin baik bagi perusahaan dalam memperoleh good testiomonial.

KEBUTUHAN TRANSAKSI DAN PENDUKUNG

PKE190 Pemrosesan pemesanan pelanggan

Melakukan konfirmasi pemesanan yang dilakukan pelanggan secara langsung melalui telepon atau sarana komunikasi lainnya.

M

PKE200 Data keuangan dan penjualan yang

lebih baik

Pengumpulan data yang lebih jelas, komprehensif serta tervalidasi.

M Menghindari terjadinya duplikasi data

PKE210 Inventarisasi inventori

perusahaan.

Data inventori yang lengkap dan jelas. M Penghematan suku cadang dan pencegahan terhadap berbagai kehilangan-kehilangan.

93

3.6.3 Fase 2 : Membangun Arsitektur Informasi Dan Pilihan Solusi

Bisnis (Penilaian Sistem yang Berjalan)

Tujuan dari fase ini adalah menjelaskan tujuan-tujuan

strategis SI dan TI serta mengembangkan sejumlah pilihan (options)

untuk mencapainya.

3.6.3.1 Mengkaji Aplikasi-Aplikasi Saat Ini dan Status Teknis

Teknologi Informasi

3.6.3.1.1 Aplikasi Saat ini

Tabel 3.7 menjelaskan daftar aplikasi yang

digunakan oleh PT. Prima Kencana Engineering saat ini.

No  Area Bisnis  STATUS 

P ‐ plan 

D ‐ dev’t

L ‐ live 

Awal 

Penggunaan 

Lingkungan 

HARDWARE & 

SOFTWARE 

MODE USER 

INTERFACE 

1. Marketing &

Sales

Department

L 2009 PC Pentium 4,

2.8Ghz,Asus,

Windows XP,

Microsoft office

2003

Interactive

2. Human

Resource

L 2009 PC Pentium 4,

2.8GHz,Asus,

Interactive

94

Tabel 3.7 Aplikasi yang ada pada saat ini pada PT. Prima Kencana Engineering

Department Windows XP,

payroll

3. Accountinng

& Finance

Department

L 2009 PC Pentium 4,

2.8GHz,Asus,

Windows XP,

Microsoft Office

2003

Interactive

4. IT

Department

L 2009 PC Pentium 4,

2.8Ghz,Asus,

Windows XP,

Microsoft Offiice

2003 (Access)

Interactive

95

Tabel 3.8 menjelaskan kegunaan aplikasi yang digunakan pada PT. Prima Kencana

Engineering beserta penggunanya.

No. Aplikasi Keterangan Pengguna

1. Microsoft

office(exel)

Digunakan untuk pelaporan hasil

penjualan, pengendalian penjualan,

dan sebagainya.

Marketing &

Sales Department

2. Payroll Digunakan untuk perhitungan gaji

karyawan dan penanganan absensi

karyawan.

Human Resources

Department

3. Microsoft

office(exel)

Digunakan untuk pencatatan setiap

transaksi keuangan, dan juga

perhitungan keluar masuknya uang

kas perusahaan

Accountinng &

Finance

Department

4. Microsoft

office(Access)

Digunakan untuk pencatatan setiap

pemesanan yang dilakukan oleh

pelanggan melalui E-mail dan data

tersebut di simpan ke dalam

Database

IT Department

Tabel 3.8 Deskripsi aplikasi dan user yang menggunakannya pada PT. Prima

Kencana Engineering

96

Tabel 3.9 menjelaskan spesifikasi perangkat keras yang digunakan oleh

PT. Prima Kencana Engineering

Perangkat Keras Spesifikasi Jumlah

Server • IBM Server X3650 Quad

core/7MB/2GB/HS, Dual Processor

• 4GB RAM ECC DDR PC 5300

• Hard disk 250GB 15K H/S SAS,

Server Raid SAS Controller,

Redundant Power Supply 835W HS

1

PC

Dekstop

• Pentium IV

• CPU 2,8 Ghz

• Memory 512MB

• Hard disk 80GB

3

Notebook • Intel Core 2 Duo Processor T5450

(1.66 Ghz, 667 MHz, Memory

1GB DDR2

• Hard disk 160GB

• OS Windows XP Proffesional

2

Tabel 3.9 Daftar perangkat keras beserta spesifikasinya

97

3.6.3.1.2 Analisis Audit Grid

Penilaian terhadap aplikasi sistem informasi akan

dilakukan dengan pendekatan Audit Grid. Pendekatan ini dibentuk

berdasarkan hasil kuesioner dari pemakai aplikasi yang berjalan saat

ini. Penilaian yang dilakukan terdiri dari penilaian teknis dan

penilaian bisnis.

Skala yang dipergunakan dalam pendekatan Audit Grid ini

adalah :

• Skala 1 = rendah

• Skala 2 = sedang

• Skala 3 = tinggi

Tabel 3.10 hingga tabel 3.15 merupakan rangkuman hasil

kuesioner yang digunakan untuk menentukan Audit Grid adalah

sebagai berikut :

1. Aplikasi Microsoft Office (Excel)

No Nilai Bisnis Ya

3

Ragu

2

Tidak

1

Jumlah

Responden

Nilai

1. Apakah user merasa puas terhadap

kinerja sistem yang digunakan?

5 0 0 5 15

2. Apakah kegiatan bisnis terganggu jika

tidak ada aplikasi sistem?

4 1 0 5 14

3. Apakah aplikasi yang digunakan 2 3 0 5 12

98

bermanfaat untuk meningkatkan

kinerja kegiatan bisnis?

4. Apakah aplikasi ini sering digunakan? 5 0 0 5 15

Total

Rata-rata

20 56

2.80

Tabel 3.10 Nilai Bisnis Aplikasi Microsoft Office (Excel)

No Kualitas Teknik Ya

3

Ragu

2

Tidak

1

Jumlah

Responden

Nilai

1. Apakah aplikasi yang digunakan

berjalan stabil?

3 2 0 5 13

2. Apakah output yang dihasilkan

tepat?

5 0 0 5 15

3. Apakah tingkat keamanan pada

aplikasi ini sudah baik?

2 3 0 5 12

4. Apakah interface aplikasi ini sudah

user friendly?

5 0 0 5 15

Total

Rata-rata

20 55

2.75

Tabel 3.11 Kualitas Teknik Aplikasi Microsoft Office (Excel)

99

2. Aplikasi Payroll

No Nilai Bisnis Ya

3

Ragu

2

Tidak

1

Jumlah

Responden

Nilai

1. Apakah user merasa puas terhadap

kinerja sistem yang digunakan?

2 0 0 2 6

2. Apakah kegiatan bisnis terganggu

jika tidak ada aplikasi sistem?

2 0 0 2 6

3. Apakah aplikasi yang digunakan

bermanfaat untuk meningkatkan

kinerja kegiatan bisnis?

0 2 0 2 4

4. Apakah aplikasi ini sering

digunakan?

1 1 0 2 5

Total

Rata-rata

8 21

2.63

Tabel 3.12 Nilai Bisnis Aplikasi Payroll

No Kualitas Teknik Ya

3

Ragu

2

Tidak

1

Jumlah

Responden

Nilai

1. Apakah aplikasi yang digunakan

berjalan stabil?

2 0 0 2 6

2. Apakah output yang dihasilkan

tepat?

2 0 0 2 6

100

3. Apakah tingkat keamanan pada

aplikasi ini sudah baik?

0 2 0 2 4

4. Apakah interface aplikasi ini sudah

user friendly?

1 1 0 2 5

Total

Rata-rata

8 21

2.63

Tabel 3.13 Kualitas Teknik Aplikasi Payroll

3. Aplikasi Microsoft Office (Access)

No Nilai Bisnis Ya

3

Ragu

2

Tidak

1

Jumlah

Responden

Nilai

1. Apakah user merasa puas terhadap

kinerja sistem yang digunakan?

1 1 0 2 5

2. Apakah kegiatan bisnis terganggu

jika tidak ada aplikasi sistem?

2 0 0 2 6

3. Apakah aplikasi yang digunakan

bermanfaat untuk meningkatkan

kinerja kegiatan bisnis?

1 1 0 2 5

4. Apakah aplikasi ini sering

digunakan?

2 0 0 2 6

Total 8 22

101

Rata-rata 2.75

Tabel 3.14 Nilai Bisnis Aplikasi Microsoft Office (Access)

No Kualitas Teknik Ya

3

Ragu

2

Tidak

1

Jumlah

Responden

Nilai

1. Apakah aplikasi yang digunakan

berjalan stabil?

2 0 0 2 6

2. Apakah output yang dihasilkan tepat? 2 0 0 2 6

3. Apakah tingkat keamanan pada

aplikasi ini sudah baik?

0 2 0 2 4

4. Apakah interface aplikasi ini sudah

user friendly?

1 1 0 2 5

Total

Rata-rata

8 21

2.63

Tabel 3.15 Kualitas Teknik Aplikasi Microsoft Office (Access)

Berdasarkan hasil kuesioner yang dikumpulkan dari karyawan

perusahaan, maka diperoleh rekapitulasi hasil yang dapat dilihat pada tabel

3.16 :

Aplikasi Kualitas Teknik

(x)

Nilai Bisnis

(y)

102

A. Microsoft Office (Excel) 2.75 2.80

B. Payroll 2.63 2.63

C. Microsoft Office (Access) 2.63 2.75

Tabel 3.16 Hasil kuesioner Audit Grid

Berdasarkan hasil kuesioner di atas, maka hasil pendekatan Audit Grid

dapat dilihat pada gambar 3.5 di bawah ini:

Gambar 3.5 Hasil Pendekatan Audit Grid

Keterangan :

A = Microsoft Office (Excel)

B = Payroll

C = Microsoft Office (Access)

103

Posisi setiap aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.5 Audit Grid yang terdiri dari

empat kategori kegiatan yaitu : hapuskan, nilai kembali, perbaharui, serta pelihara dan

kembangkan. Analisis tersebut diuraikan dibawah ini :

1. Semua aplikasi yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan saat ini

tidak ada yang dihapuskan karena dibutuhkan untuk mendukung fungsi bisnis

2. Aplikasi-aplikasi yang ada perlu dipelihara dan dikembangkan karena memiliki

nilai bisnis dan kualitas teknis yang tinggi, hal ini sangat mendukung keberhasilan

perusahaan. Namun tidak menutup kemungkinan untuk digantikan oleh aplikasi

yang lebih baru demi menunjang kebutuhan perusahaan di masa yang akan

datang.

Tabel 3.17 menjelaskan tentang penilaian atas aplikasi yang digunakan oleh PT.

Prima Kencana Engineering, penilaian dibagi menjadi lima kategori yaitu kepuasan

pelanggan, stabilias pengoperasian aplikasi, respon dan penyelesaian, keamanan dan

ketersediaan, serta potensi dikembangkan di masa mendatang.

No. APLIKASI Tingkat Penilaian 0(Buruk) – 5(Baik)

Kepuasan

Pengguna

Stabilitas

Operasional

Respon dan

Penyelesaian

Keamanan

dan

ketersediaan

Potensi

pengembangan

1. Microsoft

Office

(Excel)

3 3 3 2 4

2. Payroll

4 3 2 3 4

104

3. Microsoft

Office

(Access)

3 3 4 2 4

Tabel 3.17 Hasil Penilaian Aplikasi Berdasarkan Lima Kategori

Keterangan :

0 = Buruk Sekali

1 = Buruk

2 = Cukup

3 = Cukup Baik

4 = Baik

5 = Sangat Baik

3.6.3.2 Membangun Arsitektur Informasi (Tahap 2.2)

3.6.3.2.1 Arsitektur Data

3.6.3.2.1.1 Subjek Data

Subjek Data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber

masukan bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokan

menjadi suatu kelompok tertentu. Subjek data merupakan objek yang

dikerjakan dan atau dihasilkan. Subjek data terdapat pada PT. Prima

Kencana Engineering adalah

105

Departemen Subjek Data

Information Technology Data E-mail

Human Resource Department Data Karyawan

Data Absensi

Data Penggajian

Data Pelatihan

Accounting & Finance Data Keuangan

Data Pembelian

Data Penjualan

Data Piutang

Data Hutang

Marketing & Sales Data Pelanggan

Data Pemasok

Data Produk

Data Jadwal promosi

Data PO

Data Pasaran

Data Retur Penjualan

Warehouse Data Produk

Data Penyimpanan

Data Pengiriman

Tabel 3.18 Subjek Data

106

3.6.3.2.1.2 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram menggambarkan

hubungan setiap subjek data yang satu dengan lainnya agar dapat

diketahui kegiatan operasional perusahaan secara umum. Gambar

3.6 melukiskan Entity Relationship Diagram yang ada pada PT.

Prima Kencana Engineering.

Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram

107

3.6.3.2.2 Arsitektur Informasi

3.6.3.2.2.1 Skema Proses Bisnis

Skema proses bisnis adalah representasi bentuk diagram dari

lapisan-lapisan struktur fungsi bisnis yang diiddentifikasi dalam hirarki

fungsi bisnis serta ditambahkan perspektif aliran bisnis horizontal. Tabel

3.19 menggambarkan skema proses bisnis pada PT. Prima Kencana

Engineering.

108

Fungsi IT Department Accounting &

Finance

Departmment

Sales & Marketing

Department

Human

Resources

Department

Warehouse

Department

Strategi Menentukan strategi

IT pemeliharaan dan

perbaikan

Menentukan strategi

keuangan

Menentukan strategi

Sales & Marketing

Menentukan

strategi

pengembangan

SDM

Menetukan strategi

pengontrolan

terhadap produk dan

kualitas produk.

Perencanaan &

analisis

Merencanakan

anggaran perbaikan

dan perawatan.

Menganalisis,

merencanakan

anggaran keuangan

Merencanakan program

dan anggaran

pembiayaan pemasaran,

publikasi

Menganalisis

kinerja karyawan

dan perencanaan

program pelatihan

serta anggarannya.

Merencanakan

penambahan asset

serta pengaturan tata

ruang baru

Pengawasan &

Pengontrolan

Memonitor aktivitas

pemeliharaan dan

perbaikan.

Mengawas dan

mengontrol

keuangan perusahaan

Mengontrol dan

mengawasi setiap

penjualan

Mengawas dan

mengontrol kinerja

dan absensi

karyawan

Mengontrol aktivitas

terhadap produk

yang masuk dan

yang akan keluar.

109

Tabel 3.19 Skema Proses Bisnis PT. Prima Kencana Engineering.

Transaksional

Mengechek ulang

aset perusahaan,

membeli suku

cadang dan material

untuk keperluan

perbaikan dan

pemeliharaan.

Memproses transaksi

akuntansi serta

membuat jurnal

umum (general

ledger) dan

pembelian.

Mengumpulkan

informasi intelijen

pemasaran dari

pesaing, mengatur

kontak, rekening serta

sales call

Membuat

perhitungan gaji

serta absensi

karyawan

Mencatat dan

melaporkan

kerusakan/

kehilangan.

Dukungan

Operasional

Mendukung

kumpulan data

kerusakan dan

jadwal pemeliharaan

yang diterapkan.

Mendukung data

keuangan / akuntansi

Mendukung data

penjualan dan

pemasaran

Mendukung data

karyawan, absensi

serta kinerja.

Mendukung

pengambilan data

terhadap produk

yang kualitasnya

tidak sesuai standard

perusahaan

110

3.6.3.2.2.2 Peta Sistem Aplikasi

Skema proses bisnis pada tabel 3.20 akan menjadi dasar

dalam pembuatan peta sistem aplikasi. Peta sistem aplikasi adalah

representasi bentuk diagram dari sekumpulan aplikasi yang ideal

untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis yang telah

teridentifikasi. Peta sistem aplikasi untuk PT. Prima Kencana

Engineering dapat dilihat pada tabel 3.20.

IT Department Accounting & Finance Department Sales & Marketing Department Human Resource Department Warehouse Department

Stra

tegi

Per

enca

naan

&An

alis

isPe

ngaw

asan

&Pe

ngon

trola

nTr

ansa

ksio

nal

Duk

unga

n O

pera

sion

al

Office Automation, Communications, E-mail, Operational Decision Support, etc

Strategi ITStrategi

Accounting & Finance

Strategi Sales &Marketing

Strategi Pengembangan

SDM

Strategi Pengaturan

Barang

Merencanakan anggaran perbaikan

dan perawatan

Merencanakan anggaran keuangan

Merencanakan program dan

anggaran pembiayaan

pemasaran, publikasi

Menganalisis kinerja karyawan dan perencanaan

program pelatihan serta anggarannya

Merencanakan penambahan asset serta

pengaturan tata ruang baru

Kumpulan data terhadap produk yang kualitasnya

tidak sesuai standard perusahaan

Kumpulan data karyawan, absensi

serta kinerja.

Kumpulan data penjualan dan

pemasaran

Kumpulan data keuangan / akuntansi

Kumpulan data kerusakan dan jadwal

pemeliharaan yang diterapkan.

Mencatat dan melaporkan kerusakan/kehilangan.

Membuat perhitungan gaji

serta absensi karyawan

Mengumpulkan informasi intelijen

pemasaran dari pesaing, mengatur kontak,

rekening serta sales call

Memproses transaksi akuntansi serta membuat jurnal umum (general

ledger) dan pembelian.

Mengontrol aktivitas terhadap

produk yang masuk dan yang

akan keluar.

Mengawasi dan mengontrol kinerja serta

absensi karywan

Mengontrol dan mengawasi

setiap penjualan

Mengawas dan mengontrol keuangan

perusahaan

Memonitor aktivitas

pemeliharaan dan perbaikan

membeli suku cadang dan material untuk

keperluan perbaikan dan pemeliharaan.

Analisis Keuangan

Low HighMediumKey

Tabel 3.20 Peta Sistem Aplikasi

111

3.6.3.2.3 Arsitektur jaringan

Gambar 3.7 menggambarkan arsitektur jaringan komputer yang

terdapat di PT. Prima Kencana Engineering saat ini. PT. Prima Kencana

Engineering saat ini menggunakan satu buah server untuk mendukung

aktivitas operasionalnya yaitu Data File Server sebagai tempat untuk

menyimpan file-file kerja karyawan seperti laporan, surat-surat kerja dan

menampung E-mail serta mengirim E-mail.

Gambar 3.7 Arsitektur Jaringan

3.6.3.3 Aplikasi Portofolio Perusahaan

Portofolio Aplikasi saat ini adalah analisis yang

digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan

112

perusahaan saat ini,apakah masuk kategori high potential,

srategic, key operasional, atau support, sesuai dengan

kontribusi yang diberikan masing-masing aplikasi pada

bisnis perusahaan. Berikut adalah aplikasi portofolio saat

ini pada PT. Prima Kencana Engineering :

Srategic High Potential

Key Operasional Support

(*) Microsoft Office 2003, XP

(*) Payroll

Tabel 3.21 Aplikasi Portofolio Perusahaan

Ket : (*) Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan

113

Analisis Aplikasi Portofolio saat ini pada PT. Prima Kencana

Engineering

Dari aplikasi portofolio yang sedang berjalan dapat

dilihat bahwa PT. Prima Kencana Engineering belum digunakan

sepenuhnya untuk mendukung proses bisnis yang sedang berjalan.

Untuk mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan

sebaiknya perusahaan mempunyai aplikasi yang bersifat Strategic.

Kalaupun resikonya dianggap terlalu besar, minimal bisa

dikategorikan ke dalam kuadran High potential terlebih dahulu,

dan jika manfaatnya bagi perusahaan sudah jelas, baru bisa

dikategorikan ke dalam kuadran Strategic, dan kemudian

diimplementasikan.

3.6.3.4 Menentukan Opsi Awal (Tahap 2.3)

Pada tahap ini akan dijelaskan tentang penentuan opsi untuk

kebutuhan yang memiliki prioritas tinggi untuk mengetahui solusi-solusi

aplikasi yang akan dikembangkan pada PT. Prima Kencana Engineering

untuk masa mendatang.

Dibawah ini adalah masalah-masalah yang dihadapi oleh PT.

Prima Kencana Engineering sebagai berikut :

1. Tidak adanya strategi sistem informasi yang dapat membantu para

eksekutif untuk memperoleh informasi secara akurat & tepat sebagai

penunjang keputusan.

114

2. Ketidaktepatan dalam pencarian barang atau pengontrolan barang

maka perlu untuk melakukan perancangan sistem informasi yang bisa

mengatasi permasalahan yang sedang terjadi

3. Beberapa kendala operasional terindentifikasi misalnya pada

pemesanan melalui E-mail, hanya tersedia 1 tenaga ahli IT, dan

belum tersedianya situs web tersendiri milik PT. Prima Kencana

Engineering yang dapat digunakan sebagai salah satu media

pemasaran.

Dibawah ini adalah opsi-opsi awal untuk mendapatkan solusi

strategis pada PT. Prima Kencana Engineering.

1. Penambahan beberapa tenaga ahli untuk bersama-sama mengemban

tugas pemeliharaan terhadap sistem informasi yang digunakan oleh

PT. Prima Kencana Engineering.

2. Menerapkan aplikasi CRM (Customer Relation Management)

3. Membuat situs web PT. Prima Kencana Engineering.

4. Menerapkan aplikasi DSS (Decision Support System)