67  

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Abhimata Citra Abadi didirikan pada tahun 1989 sebagai sebuah

perusahaan nasional dengan misi awal menjadi Kualitas Perusahaan Teknologi

Informasi dalam memberikan layanan teknologi informasi yang berfokus pada

jasa teknologi telekomunikasi untuk perusahaan. Dengan semangat ini PT

Abhimata Citra Abadi telah berkembang menjadi aset nasional yang

berpartisipasi dalam pengembangan teknologi informasi di Indonesia, khususnya

di sektor infrastruktur telekomunikasi.

Saat ini, PT. Abhimata Citra Abadi telah berkembang menjadi pemimpin

pasar di bidang telekomunikasi dan sistem jaringan dan menjadi sebuah grup

perusahaan nasional dengan reputasi internasional di bidang telekomunikasi dan

sistem jaringan dalam mengembangkan berbagai usaha dalam bisnis layanan

teknologi yang berhubungan yang akan mendukung keberhasilan dan kepuasan

pelanggan dengan memberikan solusi total di bidang telekomunikasi dan sistem

jaringan.

Ada beberapa unit usaha (bisnis unit) yang dipayungi oleh Abhimata,

yaitu :

1. Trading

2. Infrastructure Implementation Service

68  

 

3. Operation maintenance

4. Distribution & Retail

5. Logistic

6. Content Application

7. Infrastructure Investment

8. Corporate Service

Masing-masing bisnis unit tidak saling terkait di dalam kegiatan operasional

bisnisnya, walaupun untuk beberapa proyek dapat bekerja sama.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Perusahaan :

Menjadi perusahaan kelas dunia yang menyediakan produk dan layanan

terbaik dalam bidang Infrastruktur Telekomunikasi, Distribusi, Konten Aplikasi

dan berpartisipasi dalam proses pembangunan nasional Indonesia.

Misi Perusahaan :

Mencapai tingkat tertinggi kepuasan pelanggan atas semua yang

perusahaan lakukan dalam menyediakan solusi kompetitif untuk pelanggan

69  

 

3.3 Struktur organisasi

Gambar 3.1 Gambar Struktur Organisasi Perusahaan

70  

 

3.4 Tugas & wewenang

a. General Manager

1. Mengkoordinasi keseluruhan kegiatan cabang.

2. Bertanggung jawab terhadap semua laporan yang diberikan oleh masing –

masing cabang.

3. Mengevaluasi dan menganalisis laporan dari tiap cabang.

4. Membuat keputusan yang dapat mendukung kegiatan yang terjadi pada unit

bisnis distribution and retail.

5. Mengadakan rapat secaa berkala untuk membahas masalah – masalah yang

ada dan mencari jalan keluarnya.

b. Manager

Central Manager

1. Menangani penjualan salah satu jenis provider internet untuk ke masing –

masing cabangnya

2. Mengatur dan mengawasi staf – staf sales yang bekerja pada perusahaan

3. Mengatur wilayah pembagian penjualan provider Internet

4. Membuat perencanaan untuk mencapai target penjualan

5. Memonitor tugas – tugas yang diberikan kepada staf sales

6. Menerima laporan dari tiap bidang yang dibawahinya

Branch Manager

1. Menangani penjualan voucher isi ulang dan modem yang didistribusikan

selain ke Telkom

71  

 

2. Melakukan request pengiriman barang ke kantor pusat dari kantor cabang

yang dia kepalai

c. Admin

1. Mengkoordinasi pencatatan stok distribusi dan akunting

2. Memasukan data – data yang dibutuhkan perusahaan

3. Menangani segala kebutuhan untuk PT. Telkom

4. Membagi barang device dan non-device

d. Sales

1. Melaksanakan kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan dengan

pemasaran produk

2. Berhubungan langsung dengan penjualan barang

e. Technical Support

1. Mendukung kegiatan operasional dalam unit bisnis Distribution and Retail

2. Melakukan maintenance aset secara rutin.

f. Warehouse admin

1. Mengkoordinasi pencatatan stok distribusi di warehouse

2. Mencatat data barang yang masuk ke dalam warehouse

72  

 

3.5 Sistem yang sedang berjalan

Sistem kerja di unit bisnis Distribution and Retail ini mencakup kegiatan-

kegiatan penerimaan, persediaan, penjualan, serta retur barang. Apabila divisi

product menerima barang dalam bentuk retail, maka barang tersebut akan

dikelola oleh Distribution and Retail untuk selanjutnya didistribusikan atau

dijual. Barang dari warehouse Distribution and Retail bisa dikirim ke warehouse

lainnya, ataupun langsung dikirimkan ke outlet-outlet.

3.5.1 Diagram Konteks sistem yang sedang berjalan

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang sedang berjalan

73  

 

3.5.2 Diagram nol sistem yang sedang berjalan

 

Gambar 3.3 Diagram nol sistem yang sedang berjalan

3.5.3 Diagram level 1 sistem yang sedang berjalan

 

Gambar 3.4 Diagram Level 1 Proses 1 sistem yang sedang berjalan  

74  

 

 

Gambar 3.5 Diagram Level 1 Proses 2 sistem yang sedang berjalan

 

Berikut akan dijelaskan prosedur kegiatan yang terjadi pada unit bisnis

Distribution and Retail PT Abhimata Citra Abadi

3.5.4 Prosedur Penerimaan Barang Pertama

1. Barang yang sudah dipesan, dikirim oleh pihak principal ke gudang jika

barang yang dipesan berupa imported device, sedangkan kantor pusat dan

kantor cabang menerima barang yang berupa device lokal, seperti modem

dan handphone juga barang non-device seperti voucher dan starter pack.

75  

 

Tabel Jenis Barang dan Tempat Tujuan Penerimaan :

Imported Device Local Device Non Device

Gudang - -

Kantor Pusat -

Kantor

Cabang

-

Tabel 3.1 Tabel Jenis Barang dan Tempat Tujuan Penerimaan

2. Dokumen barang dari principal di kirim ke divisi akunting

Mulai

Kirim Barang dan Dokum en

Pengirim an

Imported Device?

Terima Barang

T eri ma Barang

Ya

Tidak

Principal Gudang Pusat / Cabang

Dokumen Pengiriman

Barang

Akunting

Sel esai

1

 

Gambar 3.6 Flowchart Sistem Penerimaan Barang

76  

 

3.5.5 Prosedur Persediaan Barang

1. Divisi akunting akan mencetak Laporan Barang Masuk (LBM) yang berisi

detail informasi dari barang yang diterima.

2. Detail data barang yang masuk dicatat oleh admin dan dibagi menurut

jenisnya menjadi barang device atau barang non-device.

3. Dilakukan update terhadap jumlah stok barang yang ada.

 

Gambar 3.7 Flowchart Sistem Persediaan Barang

77  

 

3.5.6 Prosedur Transfer Barang Antar Gudang

1. Kepala cabang mengirim request ke kantor pusat untuk dilakukan

pengiriman barang ke kantor cabang.

2. Request barang yang diterima di kantor pusat disampaikan ke divisi

akunting.

3. Divisi akunting membuat dokumen HAG yang berisi request barang dari

kantor cabang. HAG dibuat rangkap dua, rangkap pertama untuk divisi

akunting, dan rangkap kedua dikirim ke gudang.

4. Di gudang, barang sesuai HAG dikirim dari gudang ke kantor cabang

78  

 

Mulai

Ki rim Request

Buat dokumen Request

AG

M embuat HAG

Request AG

Mengirim Barang

Ses uai HAG ke Kantor Cabang

Menerim a barang

Kantor Cabang AkuntingPengi rim Barang dari

Gudang

HAG

Seles ai

Gambar 3.8 Flowchart Sistem Transfer Barang Antar Gudang

3.5.7 Prosedur Barang Keluar

a. Barang keluar ke pihak end user dan corporate customer

1. Barang keluar dicatat pada dokumen Delivery Order (DO)

79  

 

2. DO dibuat tiga rangkap, rangkap pertama untuk akunting, rangkap

kedua untuk customer, dan rangkap ketiga adalah DO yang sudah

ditandatangani oleh customer untuk divisi akunting untuk selanjutnya

dibuatkan invoice untuk customer.

3. Invoice dibuat oleh divisi finance sebanyak tiga rangkap, rangkap

pertama untuk pencatatan pada divisi akunting, rangkap kedua dan

ketiga untuk penagihan kepada customer. Setelah dibayar, invoice

rangkap ketiga di tandatangani dan dikirimkan kembali untuk finance.

80  

 

Gambar 3.9 Flowchart Barang Keluar Ke Customer

b. Barang keluar ke partner konsinyasi

1. Barang keluar dicatat pada dokumen Delivery Order (DO)

81  

 

2. DO dibuat tiga rangkap, rangkap pertama untuk akunting, rangkap kedua

untuk customer, dan rangkap ketiga adalah DO yang sudah

ditandatangani oleh customer untuk divisi akunting untuk dicatat.

3. Setelah jangka waktu tertentu, dilakukan pengecekan barang yg ada di

partner konsinyasi.

4. Jika terjual, invoice dibuat oleh divisi finance sebanyak tiga rangkap,

rangkap pertama untuk pencatatan pada divisi akunting, rangkap kedua

dan ketiga untuk penagihan kepada customer. Setelah dibayar, invoice

rangkap ketiga di tandatangani dan dikirimkan kembali untuk finance.

5. Jika belum terjual, barang dikirim kembali ke kantor pusat dan dicatat

oleh divisi akunting.

82  

 

  

83  

 

Gambar 3.10 Flowchart Barang Keluar Ke Partner Konsinyasi

3.5.8 Prosedur Kegiatan Retur Barang

a. Retur Pembelian

1. Barang yang masuk di cek apakah barang tersebut sesuai order atau tidak.

Jika sesuai dengan order, barang tersebut disimpan di gudang.

2. Tetapi jika tidak sesuai, barang tersebut akan dibuatkan dokumen Retur

Pembelian oleh akunting.

3. Barang yang tidak sesuai order dikirim kembali bersama dengan Retur

Pembelian ke principal.

4. Principal mengirimkan kembali barang yang sesuai order bersama Dokumen

Retur Pembelian, lalu barang yang sesuai order disimpan di PT Abhimata

Citra Abadi.

84  

 

 

Gambar 3.11 Flowchart Retur Pembelian

85  

 

b. Retur Penjualan

1. Customer mengirimkan barang yang rusak ke PT. Abhimata Citra Abadi.

2. Bagian Pusat akan membuat Dokumen Retur Penjualan

3. Barang diretur dengan barang baru, lalu dikirim kembali ke customer

bersama dengan dokumen Retur Penjualan.

86  

 

Gambar 3.12 Flowchart Retur Penjualan

87  

 

3.6 Permasalahan yang dihadapi

Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh unit bisnis Distribution and Retail

PT Abhimata Citra Abadi

1. Sistem yang berjalan pada unit bisnis Distribution & Retail masih menggunakan

Ms Excel, sehingga jumlah data yang bisa disimpan menjadi terbatas dan

menyebabkan program berjalan lambat saat terlalu banyak data.

2. Input data dilakukan secara manual satu persatu oleh karyawan yang bisa

memakan banyak waktu.

3. Ketidaksinkronan data yang dimiliki oleh divisi – divisi di dalam unit bisnis

distribusi terhadap fakta yang ada di lapangan.

4. Barang rusak yang telah diperbaiki oleh principal tidak terorganisir dengan baik

sehingga sering dianggap barang baru.

5. Mobilitas barang yang tinggi dan transaksi yang beragam menyebabkan

pergerakan barang tidak terpantau

3.7 Rencana Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka solusi yang diusulkan adalah:

1. Membangun sistem basis data untuk menampung data persediaan dan transaksi

penjualan.

2. Membuat interface untuk memudahkan input data ke dalam sistem basis data

sehingga tidak memakan banyak waktu

88  

 

3. Membangun sistem basis data yang mencakup divisi – divisi yang ada dalam

unit bisnis Distribution and Retail sehingga tidak terjadi ketidaksinkronan data

antar divisi

4. Membangun sistem yang dapat mengorganisir barang retur yang dikembalikan

karena rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

5. Membangun aplikasi yang mampu mencatat detail pergerakan barang.