7  

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Dasar/Umum

2.1.1 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kombinasi teratur apa pun dari orang,

hardware, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,

mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’brien,

2006, p5).

Berikut adalah gambaran alur dalam system informasi di mana proses

dimulai dari input yang kemudian diolah dalam proses untuk kemudian

memperoleh output.

Input Proses Output

Komponen sistem informasi:

- Komponen Input

Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi (O’brien,

2006, p34).

- Komponen Model (proses)

Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data

yang tersimpan di basisdata dengan cara yang sudah ditentukan untuk

menghasilkan keluaran yang diinginkan (O’brien, 2006, p35).

8  

- Komponen Output

Output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk

semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem (O’brien, 2006,

p36).

- Komponen Teknologi

Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses

data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu

pengendalian sistem (O’brien, 2006, p37).

- Komponen Basis Data

Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di

dalam komputer dengan menggunakan software database (O’brien,

2006, p37).

- Komponen Kontrol

Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap

sistem informasi (O’brien, 2006, p38).

2.1.2 Pengembangan Sistem Informasi

2.1.2.1 Pengertian Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan Sistem Informasi adalah proses

memodifikasi atau mengubah bagian-bagian atau keseluruhan sistem

informasi. Proses ini membutuhkan komitmen substansial mengenai

9  

waktu, sumber daya, dan merupakan aktivitas yang

berkesinambungan (O’brien, 2006, p506).

2.1.2.2 Siklus Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem informasi terdapat sebuah

siklus yang terdiri dari beberapa akitivitas di masa satu dengan

lainnya saling berkesinambungan.

Akitivitas-aktivitas itu antara lain:

1. Investigasi Sistem

Melakukan studi kelayakan untuk menentukan apakah sistem yang

baru merupakan solusi yang layak (O’brien, 2006, p510).

2. Analisis Sistem

Melakukan pengembangan persyaratan fungsional yang dapat

memenuhi prioritas dan kebutuhan bisnis (O’brien, 2006, p510).

3. Desain Sistem

Mengembangkan spesifikasi untuk hardware, orang, software, dan

data yang dapat memenuhi persyaratan fungsional dari

pengembangan yang diusulkan (O’brien, 2006, p510).

4. Implementasi Sistem

Mengembangkan hardware dan software, melakukan pengujian,

serta melakukan perubahan dari system yang lama ke system yang

baru (O’brien, 2006, p510).

10  

5. Pemeliharaan Sistem

Melakukan proses peninjauan untuk mengawasi, mengevaluasi, dan

memodifikasi sistem sesuai kebutuhan (O’brien, 2006, p510).

2.1.3 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah tulang punggung lintas

fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak

proses internal dan sistem informasi dalam fungsi logistik, distribusi,

akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dalam perusahaan.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan system lintas fungsi dalam

perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang

mendukung proses bisnis dasar internal dalam perusahaan (O’brien, 2006,

p320).

2.1.4 SAP

2.1.4.1 Sejarah perusahaan SAP

SAP berasal dari bahasa Jerman yang diperkenalkan pada

tahun 1972 berarti systeme, anwendungen and produkte in

derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa Inggris adalah systems,

applications, and products in data processing. SAP merupakan

vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman yang dibangun

oleh 5 orang dari IBM (Brady et al, 2001, p21).

11  

2.1.4.2 Produk –Produk SAP

Beberapa produk SAP diantaranya adalah :

1. MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise

solution yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan,

informasi dan proses dan oleh karena itu meningkatkan

efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite

menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang

besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang

secara konstan berubah (SAP AG, 2006, p1-14).

2. MySAPall-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi industri

dari mySAP business suite dengan built-in content, peralatan,

dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP all-in-

one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan

kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (SAP AG, 2006, p1-

25).

3. SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk

bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis

dinamik dengan ukuran karyawan antara 10 sampai beberapa

ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan

segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas

pelanggan (SAP AG, 2006, p1-27).

12  

2.1.4.3 Modul-modul pada SAP

Beberapa modul pada SAP, diantaranya adalah :

1. Modul Sales and Distribution (SD) menyimpan sales order dan

jadwal pengiriman. Informasi mengenai pelanggan (harga,

bagaimana dan dimana pengiriman produk, bagaimana

pelanggan membayar dan informasi lainnya) dikelola dan

diakses dari modul ini.

2. Modul Material Management (MM) mengatur akuisisi bahan

baku dari supplier (pembelian) dan kemudian penanganan

penyimpanan bahan baku, dari gudang untuk diproses sampai

penyimpanan barang jadi.

3. Modul Production Planning (PP) memelihara informasi produksi.

Disini produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktifitas

produksi disimpan.

4. Modul Quality Management (QM) membantu untuk

merencanakan dan menyimpan aktifitas control kualitas, seperti

pemeriksaan produk dan keterangan material.

5. Modul Plant Maintenance (PM) memungkinkan perencanaan

untuk pencegahan perawatan mesin-mesin pabrik dan mengatur

perawatan sumber daya, jadi kerusakan perlengkapan dapat

diminimalisasi.

13  

6. Modul Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutan

karyawan, hiring, dan pelatihan. Modul ini dilengkapi

penggajian dan benefit.

7. Modul Financial Accounting (FI) menyimpan transaksi dalam

catatan buku besar. Juga menghasilkan pernyataan untuk

kegunaan laporan eksternal.

8. Modul Controlling(CO) digunakan untuk manajemen internal.

Disini, biaya pabrik perusahaan ditempatkan pada produk dan

cost center, memfasilitasi analisis biaya.

9. Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan untuk

mengatur pembelian aset tetap (pabrik dan mesin) dan hubungan

depresiasi.

10. Modul Project System (PS) memungkinkan perencanaan dan

mengontrol kelebihan Research & Development, konstruksi, dan

proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan agar biaya

dikumpulkan pada proyek, dan ini sering digunakan untuk

mengatur implementasi dari sistem SAP R/3.

11. Modul Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi

beberapa aktifitas dalam R/3. Dapat menampilkan analisis alur

tugas dan mendorong karyawan (via email) jika mereka

membutuhkan untuk menerima aksi.

12. Modul Industry Solutions (IS) berisi pengaturan konfigurasi R/3

yang ada di SAP adalah tepat untuk fakta-fakta industri.

Pengaturan ini mempermudah implementasi R/3 dan

14  

membiarkan pembeli mendapat keuntungan dari pengalaman

industri SAP. (Brady et al, 2001, p24-25)

2.1.5 System-wide concepts

System-wide concepts merupakan konsep, elemen organisasi,

master data, dan transaksi, yang merupakan elemen dasar yang

didesain dan diutilisasi untuk menggambarkan struktur perusahaan

dan proses bisnis dengan sistem SAP (SAP AG, 2006, p3-2).

Elemen organisasi adalah struktur perusahaan yang dipetakan

ke aplikasi SAP. Berikut adalah elemen organisasi di dalam SAP :

• Client yang merupakan elemen organisasi dengan level tertinggi;

mewakili grup perusahaan.

• Company code adalah unit legal yang independen secara

akuntansi mewakili elemen organisasi pusat dari akuntansi

keuangan, juga mewakili pajak perusahaan untuk negara.

• Plant merupakan pabrik produk, mendistribusikan produk, atau

menyediakan layanan, ini merupakan pusat unit organisasi dari

produksi.

• Storage location untuk stok material dalam manajemen inventori

yang dapat dibedakan dengan satu plant disesuaikan dengan

Storage location.

15  

• Sales organization adalah pusat elemen organisasi dalam

manajemen sales order yang mengontrol cara penjualan ke

pelanggan.

• Distribution channel dapat digunakan untuk mendefinisikan

bagaimana produk yang berbeda menjangkau pemakai, sebagai

contoh wholesale.

• Organization unit menggambarkan bermacam-macam unit bisnis

yang ada di perusahaan.

• Position adalah karyawan perorangan yang bertugas di

perusahaan (SAP AG, 2006, p3-2).

Master data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi

dan semua pemakai yang sah, master data juga mempunyai segi

organisasi karena informasi ini adalah diatur alam gambaran yang

ditempatkan ke elemen organisasi. Transaksi adalah program

aplikasi yang menjalankan proses bisnis dalam sistem SAP.

Contohnya, membuat sales order, mengubah master pelanggan, atau

menampilkan list laporan sales order (SAP AG, 2006, p3-2).

2.1.6 Change Management Landscape

Standar software SAP perlu disesuaikan untuk dapat

memenuhi kebutuhan spesifik dari perusahaan.Upgrades atau

perubahan tersebut membutuhkan customize di dalam sistem

produksi.

16  

Untuk menjamin konsistensi sistem, SAP merekomendasikan

three-system landcape yang terdiri dari :

• Pengembangan customer-spesific programs begitu pula dengan

kustomisasi yang dibutuhkan. Tahap ini dinamakan development

system (DEV).

• Pengembangan dan perubahan akan dilanjutkan ke

qualityassurance system (QAS) untuk dilakukan pengecekan

pengaruh dari perubahan terhadap produksi.

• Object yang telah diuji dan disetujui akan dibawa ke test system,

copydari production system. Dan tahap yang terakhir adalah

production system (PROD). (SAP AG, 2006, p 7-8)

2.1.7 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview

(wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), dan gabungan

ketiganya (Sugiyono, 2004, p129).

2.1.7.1 Interview (wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,

apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk

menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila

peneliti ingin mengetahui hal–hal dari responden yang lebih

mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.

17  

Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak

terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face)

maupun dengan menggunakan telepon.

Wawancara terdiri dari:

a. Wawancara Terstruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan

data, bagi peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan

pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh.

b. Wawancara Tidak Terstruktur

Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas

dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang

telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan

datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa

garis–garis besar permasalahan yang akan dinyatakan.(Sugiyono,

2004, p130 – 132)

2.1.7.2 Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri

yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara

dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara

berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada

orang, tetapi juga objek – objek alam yang lain.

Observasi terbagi menjadi:

18  

a. Observasi Terstruktur

Observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang

secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, dimana

tempatnya. Jadi Observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti

telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati

(Sugiyono, 2004, p140).

b. Observasi Tidak Terstruktur

Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak

dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan

diobservasi. Hal ini dilakukan kerena peneliti tidak tahu secara

pasti tentang apa yang akan diamati (Sugiyono, 2004, p140).

2.2 Teori-Teori Khusus Yang Berhubungan Dengan Topik yang Dibahas

2.2.1 SAP ERP 6.0

ERP 6.0 adalah solusi ERP (Enterprise Resource Planning) terkini

dari SAP dan merupakan ‘Go-To’ release dari SAP (biasa dikenal sebagai

ERP 2005). ERP 6.0 menyatukan fungsionalitas utama ERP dengan

teknologi dari SAP Netwaver 7.0 (sebelumnya Netweaver 2004s) dan

Business Intelligence untuk menyediakan ERP yang lebih lengkap dan

komprehensif bagi organisasi.Versi SAP ini secara mendasar lebih fleksibel,

memungkinkan penyampaian yang lebih cepat dari inovasi teknikal dan

proses bisnis yang baik. ERP 6.0 menawarkan client SAP dua hal :

1. Strategi platform yang stabil dan kuat untuk masa depan, dengan roadmap

yang jelas untuk pengembangan dan inovasi di tiap area dari operasi

19  

2. Fokus pada menyediakan client dengan jalur yang evolusioner menuju ke

arah yang mereka inginkan dibandingkan dengan harus melalui proyek

upgrade yang besar dan kompleks secara teratur atau menunggu release

berikutnya.

2.2.1.1 SAP ECC Core 6.0

SAP ECC Core (6.0) berisikan inti yang ditawarkan oleh R/3

tradisional, seperti modul Human Resources and Payroll, Financials,

Sales and Distribution, Production Planning, Project Systems, Plant

Maintenance dan seterusnya. Modul dan area komponen untuk

fungsionalitas SAP ERP yang spesifik sekarang terdapat di: SAP

HCM ERP, SAP Finance ERP, SAP Operations dan SAP Corporate

Services. Seperti yang ditunjukkan oleh diagram di atas ECC Core

(6.0) digabungkan dengan Netweaver 7.0 yang memungkinkan

penyederhanaan user interface, mendukung Enterprise SOA (Service

Oriented Architecture), Cross Industry dan peningkatan di industry

yang spesifik (jika memungkinkan). ERP 6.0 masih memuat

Extension sets seperti pada ERP 2004 dan ERP 2005 untuk

fungsionalitas tambahan dari perusahaan dan industri. Dengan

Extension sets, SAP R/3 Enterprise mempelopori konsep dari

pembungkusan fungsionalitas baru, yang bersifat opsional dan dapat

dikembangkan jika dibutuhkan.

20  

2.2.1.2 SAP Material Management

SAP Material Management (MM) dalam modul dalam sistem

SAP yang merupakan modul yang sangat terintegrasi dengam modul

lain dari Sistem SAP di mana Material Management mendukung

semua tahapan pengelolaan bahan baku dari bahan-bahan

perencanaan dan kontrol, pembelian, penerimaan barang,

inventarisasi pengelolaan dan yang terakhir adalah pembayaran

kepada penjual menggunakan faktur verifikasi.

2.2.1.3 Nilai Tambah Pada Fitur-Fitur SAP ECC 6.0

SAP ECC 6.0 memiliki beberapa penambahan fitur yang tidak

dimiliki oleh SAP 4.7. Berikut ini merupakan penambahan fitur-fitur

dalam SAP ECC 6.0 modul MM yang berguna bagi perusahaan dan

menjadi nilai tambah bagi perusahaan:

1. Buyer Role

Dalam SAP ECC 6.0, user dapat menggunakan fitur Buyer

Role untuk dapat mengakses semua aktivitas yang berhubungan

dengan purchaser (pembeli). Fitur ini diperuntukkan bagi para

karyawan dari departemen purchasing yang bertanggung jawab

untuk melakukan pembelian atas kebutuhan barang dan jasa

perusahaan. Seluruh aktivitas untuk melakukan pembelian rutin

telah dikombinasikan dalam fitur bisnis ini.

Berikut adalah aktivitas-aktivitas tersebut:

- Penentuan kebutuhan untuk membuat Purchase Requisitions.

21  

- Pembuatan Purchase Order berdasarkan Purchase Requisition

yang telah dibuat.

- Pemrosesan lebih lanjut dari PO yang telah dibuat.

- Pengecekan terhadap semua dokumen pembelian yang telah

dibuat.

Fitur ini memberikan kemudahan dalam mengakses daftar

kerja untuk transaksi-transaksi dalam modul MM yang sering

digunakan, seperti: PR, PO, Vendor, dan Material. User juga

dapat dengan mudah mengakses fungsi-fungsi yang sering

digunakan dalam mySAP Supplier Relationship Management

(mySAP SRM).

- Work Overview

User dapat melihat gambaran secara umum dari

pekerjaan rutin mereka. Daftar kerja pembelian merupakan

langkah awal untuk melakukan keseluruhan proses dari

workflow yang ada, seperti penerbitan PR dan PO atau

pemrosesan berbagai vendor confirmations. User dapat

menginformasikan dirinya sendiri mengenai workflow

selanjutnya dan mendapatkan informasi dari pekerjaan yang

sudah dilakukan sebelumnya. Purchasing group analysis

memberikan gambaran mengenai keseluruhan pekerjaan dari

masing-masing purchasing group yang ada di perusahaan.

22  

- Transaction Processing

User mendapatkan gambaran mengenai dokumen-

dokumen pembelian seperti PO dan PR. Dengan bantuan query,

user dapat melakukan beberapa transaksi sekaligus. Hal ini

membuat user dapat merancang dan memproses sendiri

pekerjaan sehari-harinya sesuai dengan kebutuhan mereka.

Integrasi dari sistem penyimpanan dokumen SAP yang disebut

juga Collaboration Folders (cFolders) memberikan keleluasaan

untuk menampilkan lampiran-lampiran pada transaksi

pembelian yang ada.

- Information On Vendor

User dapat melihat data-data keseluruhan dari vendor.

User juga dapat menampilkan data terkait dengan kontak vendor

dan partner roles dari vendor. Selain itu user juga dapat

menggunakan fitur ini untuk mendapatkan gambaran secara

umum mengenai produk-produk yang ditawarkan oleh vendor.

Analisis vendor memberikan informasi kepada user mengenai

layanan-layanan apa saja yang disediakan oleh vendor.

- Information On Material

User mendapatkan gambaran secara keseluruhan

mengenai material. User dapat menampilkan master data dan

jumlah stok dari material atau diinformasikan mengenai vendor

23  

mana yang memasok material tertentu. Analisis material

memberikan informasi mengenai material yang telah dibeli.

- Procurement of External Services

User dapat melakukan semua pekerjaannya dan

mengakses semua dokumen yang terkait dalam proses

procurement. User dapat memulai pekerjaannya dengan

mengirimkan RFQ (Request For Quotations) kepada vendor.

Selain itu, user dapat membuka daftar kerja untuk dokumen

yang berbeda, dengan cara memanggil data berdasarkan criteria

seleksi yang telah ditentukan. Misalnya, hanya dengan

mengetahui nomor dokumen, dokumen tersebut dapat langsung

dibuka.

- Reporting

Pembuatan kertas kerja laporan merupakan langkah awal

dari pembuatan semua laporan dan analisis yang diperlukan oleh

seorang purchaser. User dapat menambahkan berbagai laporan

dan analisis sesuai kebutuhannya.

2. New Movement Types In Inventory Management

Dalam SAP ECC 6.0, berikut ini merupakan tipe baru dari

perpindahan barang dalam perusahaan.

- 107 : Goods receipt to valuated GR blocked stock

- 109 : Goods receipt from valuated GR blocked stock.

24  

Tipe baru ini dapat digunakan untuk penerimaan barang di tempat

asal.

3. Purchase Order Monitoring

Digunakan untuk memonitor Purchase Order dan tanggal-

tanggal yang berhubungan dengan rantai proses pembelian, dari

penerbitan PO kepada vendor sampai penerimaan barang di pusat

distribusi atau gudang. Tujuan dari proses monitoring adalah

untuk mendeteksi perbedaan dari waktu yang telah ditentukan dan

melakukan penyesuaian terhadap waktu pembelian agar masalah

perbedaan waktu tersebut dapat terselesaikan. Berikut ini

merupakan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam Purchase

Order Monitoring:

a. Reactive Purchase Order Monitor

Jika terdapat tanggal-tanggal tertentu yang sudah lewat

(misalnya tenggat waktu seperti tanggal transfer belum

diposting atau terlambat diposting), user dapat mengambil

penyesesuaian yang diperlukan pada level item untuk

menghindari adanya kemungkinan keterlambatan dalam

pengiriman. User dapat melakukan aktivitas-aktivitas tersebut

secara manual atau sistem yang membantunya secara otomatis

berdasarkan profil yang telah dibuat pada saat kustomisasi.

25  

- Date shift

Dapat digunakan untuk semua tanggal operasional dan

informative. User dapat mendefinisikan langkah awal untuk

menghitung tanggal atau mengubah interval antara 2 tanggal

atau waktu pengiriman.

- Reminder

Untuk PO standar dan pembelian yang waktunya sudah fix,

user dapat menentukan jenis dan frekuensi dari reminders

tersebut:

a. Reminders sebelum adanya kemungkinan pembatalan.

b. Reminders sebelum adanya pembatalan.

- Cancellation threat

User dapat mengatur tanggal pengiriman terakhir dan

membatalkan PO jika sudah lewat dari waktu yang telah

ditentukan.

- Cancellation of purchase order items

User dapat membatalkan PO yang masih berlaku dengan

cara mengatur indikator pengahapusan PO dan kemudian

mengirimkan pemberitahuan pembatalan PO kepada vendor.

- Cancellation of remaining quantities if there is an under

delivery

Jika pada saat tanggal yang telah ditentukan ternyata

pengiriman barang jumlahnya tidak sesuai dengan yang

tertera di PO, maka fungsi purchase order monitor

26  

menampilkan status under delivery pada level item. User

dapat membatalkan pembelian barang yang belum dikirim.

- Sending e-mails to vendors

User dapat mengirimkan e-mail dari daftar kerja purchase

order monitor.

b. Active Purchase Order Monitor

User mendapatkan informasi mengenai proses

procurement yang sedang berjalan bersaman dengan informasi

mengenai logistik yang dihubungkan dengan tanggal

operasional. Jika terjadi perubahan kondisi perekonomian,

user dapat menghalangi proses procurement pada tahap ini

dan melakukan pembatalan PO. Untuk beberapa PO yang

memiliki tenggat waktu yang panjang, proses pembelian

musiman khususnya membutuhkan beberapa pertimbangan.

• Date shift

• Cancellation of purchase order items

• Sending e-mails to vendors

• Figure showing an overview of the purchase order

situation

User dapat mengelompokkan dokumen PO untuk satu

vendor berdasarkan tanggal operasional dan menampilkan

nilai kumulatif untuk tiap material group.

27  

4. Principle Of Prudence For Credit Memos In Purchasing

Dengan SAP ECC 6.0, dimungkinkan untuk menggunakan

prinsip dari kebijakan-kebijakan perusahaan terkait dengan memo

kredit dalam melakukan pembelian suatu barang atau jasa.

Pemrosesan memo kredit dapat dijelaskan sebagai suatu cara

untuk membuat supaya memo kredit tersebut hanya berpengaruh

pada budget saat tahap penerimaan. Ini mengharuskan adanya

penundaan update pada Funds Management (FM) oleh sistem

sampai memo kredit sudah diterima atau pihak vendor sudah

melakukan penggantian invoice.

5. Availability Check In Enjoy Purchase Order And Requisition

Di dalam SAP ECC 6.0, menampilkan dan mengecek

ketersediaan barang dapat dilakukan secara terpisah dengan

menggunakan fitur ini. User menampilkan ketersediaan barang

dengan transaksi PO (ME21N) dan melakukan pengecekan

ketersediaan barang dengan menggunakan transaksi PR (ME51N)

seperti berikut ini:

• Untuk melihat ketersediaan barang secara keseluruhan,

pilih Environment -> Availability pada ME21N.

• Untuk mengecek ketersediaan barang, pilih ikon Check

Availability pada ME51N.

28  

6. System Behavior After Availability Check For An Item

Jika user menggunakan pengecekan terhadap

ketersesdiaan barang untuk dilakukan STO, hingga kini sistem

menggunakan konfirmasi sesuai dengan tanggal atau waktu saja.

Namun dengan SAP ECC 6.0, user dapat melakukan pengaturan

bagaimana reaksi dari sistem jika jumlah yang diinginkan tidak

dapat dikonfirmasi pada tanggal/waktu tertentu.terdapat 2

tambahan pilihan pengaturan:

• Delivery proposal

• Full confirmation

7. Product Substitution With ATP Check For Stock Transport

Orders

Dengan SAP ECC 6.0, barang pengganti atau barang

subtitusi berdasarkan SAP Supply Chain Management (SAP SCM)

juga dapat digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap

ketersediaan barang yang diperlukan untuk melakukan STO.

Proposal pengiriman dengan menggunakan barang subtitusi

secara otomatis diletakkan pada STO sebagai subitem saat

pengecekan barang. Jika sistem sudah memberikan subitem,

sistem mengeset main item menjadi Statistical. Dilihat dari sudut

pandang teknikal, barang yang dibutuhkan sekarang ada pada

29  

subitem. Walaupun begitu main item tetap mempertahankan

jumlah yang diinginkan dan waktu/tanggal yang dinginkan, jadi

pengecekan ketersediaan barang yang sudah diperbaharui akan

dibandingkan kembali dengan jumlah yang dinginginkan serta

tanggal/waktu yang diinginkan.

Hal-hal di atas tidak dapat dilakukan jika:

- Lokasi yang ditentukan tidak memungkinkan untuk

dilakukannya STO.

- Referensi kontrak dan pengaturan kuota tidak dapat dilakukan.

8. Invoice Before Goods Receipt For Services In Purchasing

Dengan SAP ECC 6.0, user dapat melakukan posting

invoice atas barang dan jasa sebelum dokumen penerimaan

barang diposting terlebih dahulu. Untuk memungkinkan hal ini,

user harus memastikan bahwa persyaratan berikut ini telah

terpenuhi:

Tab page Indicator Status

Delivery Goods receipt = Set

Delivery GR non-valuated = Not set

Invoice GR-based IV = Not set

Invoice Service-based IV = Set

Jika user belum melakukan posting penerimaan barang

atas PO, sistem akan menyarankan barang-barang dari PO yang

terkait untuk dimasukkan di invoice. Jika user melakukan posting

30  

terhadap invoice sebelum ada penerimaan barang dan atau

penerimaan barang yang telah terjadi jumlahnya lebih sedikit atau

sama seperti yang tertera pada invoice, harga barang atau jasa

yang tertera di dokumen penerimaan barang diambil dari harga

barang atau jasa yang tertera pada invoice. Pada saat peneriman

barang atau jasa dilakukan, sistem akan menghitung harganya

secara otomatis yang selanjutnya tidak akan bisa diubah lagi.

9. Prepayment Of Invoices

Dengan SAP ECC 6.0, user dapat melakukan pembayaran

di muka atas invoice yang dikeluarkan oleh vendor pada Logistics

Invoice Verification. Fungsi ini digunakan untuk vendor yang

memiliki relasi yang kuat dengan perusahaan dan sudah bekerja

sama untuk waktu yang sangat lama. Fungsi ini memungkinkan

untuk melakukan pembayaran sesaat setelah invoice diterima dan

difokuskan pada tanggal jatuh tempo serta diskon yang akan

diterima perusahaan, dengan melakukan posting terlebih dahulu

terkait hutang kepada vendor, pajak, dan diskon dalam Financial

Accounting. Sistem melakukan pembayaran dari invoice tanpa

memandang penerimaan barang dan hasl dari pengecekan

verifikasi invoice. Kebanyakan fungsi standar dari Logistics

Invoice Verification tideak terpengaruh oleh fungsi ini. Ketika

sistem melakukan posting invoice, sistem akan langsung

melakukan pengecekan standar. Jika sistem sudah melakukan

31  

posting dokumen pembayaran di muka, user hanya dapat

melakukan perubahan terbatas pada data header dari invoice

tersebut.

10. Requirement Prioritizations In Materials Management

Setelah mengaktifkan requirement prioritization pada saat

pengaturan awal, user dapat menentukan tingkat kepentingan dari

suatu barang atau jasa pada saat membuat dokumen pembelian.

User dapat mengelompokkan barang atau jasa berdasarkan tingkat

kepentingan dari masing-masing barang atau jasa tersebut dan

dikelompokkan menjadi urgency group. Sistem menentukan

tingkat prioritas dari suatu barang atau jasa berdasarkan gabungan

dari requirement urgency group dan organizational priority. Di

dalam SAP ECC 6.0, user menentukan organizational priority di

pengaturan melalui gabungan antara plant dan storage location.

2.2.2 Metodologi ASAP (Accelarated SAP)

ASAP (Accelarated SAP) adalah metodologi standar dalam

melakukan implementasi SAP, mengandung roadmap yang banyak

digunakan perusahaan dalam melakukan implementasi SAP selama bertahun-

tahun.

32  

ASAP (Accelarated SAP) mengandung berbagai tools, accelerators,

dan berbagai informasi penting lainnya untuk membantu seluruh anggota tim

implementasi dalam mengimplementasikan SAP.

Implementasi SAP R/3 mengikuti standar implementasi yang

ditetapkan oleh SAP, yaitu dengan menggunakan metodologi ASAP

(Accelerated SAP).Metodologi ini adalah metodologi implementasi yang

direkomendasikan oleh produsen SAP dan yang mampu menghasilkan

implementasi SAP Solutions dengan cepat dan efisien. Pendekatan

Metodologi ini telah digunakan oleh perusahaan tingkat dunia dan terbukti

mampu mempercepat waktu implementasi dengan perilaku kerja yang

samadan terstandarisasi. Dalam mengimplementasikan ASAP ini dikenal

dalam 5 phase yang tergambarkan dalam ASAP Roadmap.

Gambar 2.1 Fase-Fase Metodologi ASAP

Berikut 5 langkah yang perlu dilakukan dalam metode ASAP, antara lain:

1. Project Preparation

2. Upgrade Blueprint

3. Upgrade Realization

4. Final Preparation for Cutover

5. Production Cutover & Support

33  

Gambar 2.2 Upgrade Roadmap Metodologi ASAP

Berikut 5 langkah yang perlu dilakukan dalam metode ASAP (Accelerated

SAP) secara lengkap yang terdiri dari:

1. Project Preparation

Dalam fase ini, pemimpin proyek akan mendefinisikan tujuan dari proyek

secara jelas dan keseluruhan mekanisme pengambilan keputusan.

2. Business Blueprint

Dalam fase ini ruang lingkup dari implementasi SAP diputuskan dan

didefinisikan secara jelas. Pemilihan dari modul bisnis atau fungsi yang akan

diimplementasikan dan semua kebutuhan bisnis dijelaskan dan

didokumentasikan sebagai Business Blueprint.

3. Realization

Merupakan fase dimana SAP di-install dan dikonfigurasi.

4. Final Preparation

Fase ini merupakan persiapan akhir sebelum going live yang meliputi testing,

user training, manajemen sistem, dan aktivitas cutover. Fase ini juga

menyelesaikan semua open issues yang penting. Begitu fase ini selesai, maka

perusahaan telah siap untuk menjalankan sistem SAP.

34  

5. Production Cutover & Support

Fase di mana keseluruhan sistem akan dijalankan dan akan didukung oleh

konsultan SAP yang akan melakukan analisis terhadap performa sistem dan

memantau perkembangan dari tiap aktivitas.

2.2.3 Analisis Fit/Gap

2.2.3.2 Pengertian Analisa Fit/Gap

Menurut Wikipedia, (http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_ Analysis),

analisa Fit/Gap adalah studi yang dibuat untuk mengidentifikasi

apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan, dan

apabila diidentifikasi adanya gap, maka akan dicatat dalam format

yang telah ditentukan.

Analisa Fit/Gap akan mengidentifikasikan gap (kesenjangan) antara

bagaimana operasi bisnis diperlukan untuk melawan apa yang

package tidak bisa penuhi.

2.2.3.3 Tujuan Analisa Fit/Gap

Analisa Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user untuk

proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam functionality pada

SAP. Alternatif akan dikembangkan ketika gap dalam functionality

ditemukan. Beberapa gap akan diubah sesuai dengan proses bisnis,

laporan atau melakukan penyesuaian terhadap software (customizing).

35  

Tujuan dari analisa Fit/Gap adalah mengumpulkan requirement dari

perusahaan, langkah awal untuk menentukan penyesuaian

(customization) yang diperlukan, memastikan sistem yang baru

memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan, dan

mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan

kebijakan

2.2.3.4 Langkah-langkah dalam analisa Fit/Gap

Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisa Fit/Gap :

Ranking Requirements

Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk

memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi

sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek

berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar

functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi

perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.

Tabel 2.1 Tabel Ranking Requirement

Rank Keterangan

H HIGH/Mission critical requirements – adalah kebutuhan

yang merupakan tugas kritis/penting, diperlukan untuk

operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;

termasuk di dalamnya kebutuhan laporan yang penting

bagi internal dan eksternal

36  

M MEDIUM/value add requirements – adalah kebutuhan

yang jika ditemukan, akan secara signifikan

meningkatkan proses di perusahaan.Kebutuhan ini

seringkali proses sistem bisnis yang bukan merupakan

tugas kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi jika

ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi

L LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang

bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan

nilai yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis

perusahaan dan mungkin ditemukan melalui perbaikan

sementara atau perubahan pada proses bisnis

Degree of Fit

Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh

sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit.

Tabel 2.2 Tabel Degree of Fit

Kode Keterangan

F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software

G GAP – software tidak dapat memenuhi

kebutuhan.Komentar,alternatif saran dan rekomendasi

yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk

melakukan customization terhadap software.

P Partial fit – software mempunyai fungsional yang

37  

memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan

khusus atau customizations, bagaimanapun akan

dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan

secara maksimal.

Gap Resolution

Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternative dan

merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat

beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses

bisnis, mendesain lingkungan bisnis atau mengkustomisasi SAP ERP

6.0. Namun perlu diketahui bahwa untuk menghasilkan fungsional

pada SAP

ERP 6.0 akan meningkatkan cost dalam pengimplementasian proyek

dan akan memberikan dampak negatif dalam kemampuan untuk

upgrade ke SAP baru nantinya. Pilihan-pilihan untuk gap resolution,

diantaranya adalah Package Work-around – pertama kali tim akan

mengidentifikasikan jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan

dengan proses yang ada di SAP, kemudian membuat bisnis sesuai

dengan Package –jika package work-around tidak mungkin, tim akan

merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk

disesuaikan dengan proses pada SAP dan mengeliminasi gap yang

terjadi, lalu Customization sebagai jalan terakhir– jika customization

dibutuhkan,strategi yang dipilih adalah membangun fungsionalitas

38  

baru di luar SAP dan memisahkan package dibandingkan dengan

merubah package.

Definisi dari customization di dalam proyek adalah sebagai berikut :

Yang merupakan customization dari paket SAP adalah perubahan

pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan,

atau beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk

kemampuan upgrade pada software yang akan datang. Sebagai

contoh :

Membuat atau memodifikasi menu, field, atau kode SAP.

Membuat atau memodifikasi proses SAP

Membuat laporan baru atau modifikasi untuk menghasilkan laporan

SAP Mengubah kode SAP untuk mengimplementasikan level

keamanan.

2.2.4 Analisis Cost and Benefit

Cost atau biaya terbagi menjadi 2 bentuk, yaitu:

Biaya Eksplisit atau Tangible Cost merupakan biaya yang terlihat

secara fisik dan dapat diukur dengan mudah dari segi finansial, misalnya

berupa biaya pembelian perlengkapan dan lain-lain.

Biaya Implisit atau Intangible Cost merupakan biaya yang tidak

terlihat secara langsung dan sulit diukur dari segi finansial, misalnya biaya

kesempatan (opportunity cost) dan penyusutan barang modal.

39  

Menurut Remenyi dalam bukunya yang berjudul “The Effective

Measurement and Management of IT Cost and Benefit”, benefit adalah suatu

istilah untuk menunjukkan kelebihan atau keuntungan yang didapatkan oleh

seseorang atau suatu organisasi.

Sedangkan benefit atau manfaat TI adalah kelebihan atau keuntungan

yang diperoleh seseorang atau organisasi yang didapat dari penggunaan

teknologi informasi, dimana orang atau organisasi tersebut mau

mengeluarkan biaya untuk penggunaannya.

Ada 2 jenis manfaat, yaitu:

Tangible Benefit atau disebut juga Hard Benefit adalah manfaat yang

diperoleh dari suatu investasi yang dapat diukur secara langsung dari segi

finansial. Contohnya: Dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi

dapat meningkatkan laba perusahaan.

Intangible Benefit atau disebut juga Soft Benefit adalah manfaat yang

diperoleh dari suatu investasi yang tidak dapat diukur secara langsung dari

segi finansial.Contohnya: Dengan suasana lingkungan kerja yang nyaman,

produktivitas karyawan akan meningkat dan otomatis akan membawa

pengaruh positif bagi perusahaan.

Analisis cost-benefit adalah suatu proses membandingkan perkiraan

biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan

(Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat, maka

40  

dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau

diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan yang dilakukan dengan

membandingkan manfaat yang akan diterima dengan biaya yang harus

dikeluarkan. Semakin besar manfaat yang diterima jika dibandingkan dengan

biaya yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk

diimplementasikan. Sebaliknya semakin besar biaya yang dikeluarkan

dibandingkan manfaat yang akan diterima maka sistem tersebut tidak cocok

untuk diimplementasikan. Semua manfaat dan biaya dinyatakan dalam

nominal uang.

Analisis cost-benefit dapat dilakukan untuk 2 kegunaan, yaitu:

1. Sebagai alat perencana untuk membantu dalam pengambilan

keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak diterapkan atau

diimplementasikan pada suatu perusahaan.

2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai

dengan tujuan yang diinginkan.

2.2.4.1 Payback period

Metode payback period (pembayaran kembali) didefinisikan

sebagai banyaknya waktu yang diperlukan oleh suatu proyek untuk

mengganti biaya awal dari penerimaan kas yang ditimbulkannya.

Metode payback merupakan estimasi mentah dari waktu yang

dibutuhkan untuk mengembalikan investasi yang ditanamkan,

sehingga secara sederhana metode ini memberikan suatu gambaran

41  

yang mudah dipahami bagi seorang manajer. (Olson, 2003, p69).

Metode payback period bukan ukuran profitabilitas yang sebenarnya

dari suatu investasi. Metode ini mengestimasi berapa tahun yang

akan diperlukan untuk menutupi kembali investasi. Metode ini tidak

mempertimbangkan nilai waktu uang (Garrison dan Noreen, 2003,

p653).

Berikut ini adalah petunjuk yang digunakan untuk menerima

atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan berdasarkan

payback period :

• Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback

period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah

menerima proyek.

• Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback

period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah

menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period

yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen.

Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah faktor

meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal), risiko

yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan yang

diperkirakan antara payback period dengan nilai yang dibagikan.

42  

2.2.4.2 Net Present Value (NPV)

Net Present Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran

kas masuk sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang

tergabung dengan proyek investasi (Garrison dan Noreen 2003,

p637).

Sedangkan menurut Wetson et al. (1990, p12), NPV adalah

metode untuk menetapkan peringkat dari usulan investasi dengan

menggunakan NPV, yaitu nilai sekarang dari arus kas bersih di masa

mendatang yang didiskontokan terhadap biaya modal marginal.

Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu: Hitung

nilai sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk maupun arus

kas keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya modal proyek.

1. Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil dari

penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek.

2. Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif, proyek

harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji bersifat

mutually exclusive (memilih proyek 1 di antara beberapa proyek),

maka proyek yang menghasilkan NPV terbesar harus dipilih.

2.2.4.3 Internal Rate of Return (IRR)

Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return

dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu

proyek investasi selama umur kegunaannya.Kadang untuk

43  

penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek.IRR dihitung dengan

menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran

kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang aliran kas masuknya.

Dengan kata lain, IRR adalah tingkat bunga yang akan menyebabkan

nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol (Garrison dan

Noreen, 2003, p643).

Sedangkan menurut Wetson et al. (1990, p14), IRR adalah

suatu metode pemeringkatan usulan investasi dengan berpatokan pada

IRR dari aktiva bersangkutan, dimana IRR dihitung dengan

menyamakan nilai sekarang dari arus kas masuk masa mendatang

dengan nilai sekarang dari biaya investasi.IRR adalah tingkat

diskonto yang menyamakan PV dari arus kas masuk proyek dengan

PV dari biaya proyek tersebut. Proyek akan diterima atau

dilaksanakan jika IRR lebih besar daripada biaya modal.

Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan

sebagai berikut:

• Jika IRR = tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek

dapat diterima.

• Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek

dapat ditolak.

Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan :

1. Secara coba-coba

2. Secara interpolasi

44  

3. Prosedur matematik

4. Kalkulator atau komputer keuangan

2.2.4.4 Return On Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) atau Rate of Return (ROR) adalah

rasio atau perbandingan dari uang yang diperoleh atau yang hilang

dari sejumlah dana yang diinvestasikan. Sejumlah uang yang

diperoleh atau yang hilang dapat diidentifikasikan sebagai bunga, laba

/rugi, atau pendapatan bersih atau rugi. Sejumlah dana yang

diinvestasikan dapat berupa harta, modal, atau dasar biaya investasi.

ROI biasanya lebih sering dalam bentuk persentase daripada nilai

desimal.

2.2.4.5 Economic Impact Worksheet

Kertas kerja ini meringkas dampak ekonomis suatu

proyek.Pemberian skor dampak ekonomis didasarkan pada

perhitungan ROI dari arus kas bersih proyek yang diaplikasikan

secara periodik selama 5 periode tahunan pada umumnya.Pertama,

investasi bersih yang dibutuhkan ditetapkan.Angka ini diperoleh dari

kertas kerja biaya pengembangan.Lalu arus kas tahunan

ditetapkan.Angka ini diperoleh dari manfaat ekonomis bersih

dikurangi biaya operasi.Selisihnya, pendapatan sebelum pajak,

dikurangi dengan beban-beban berjalan, menghasilkan arus kas bersih

45  

per tahun. ROI dihitung dengan membagi rata-rata arus kas bersih

selama 5 tahun dengan investasi yang dibutuhkan.

Gambar 2.3 Economic Impact Worksheet (Sumber : Parker et al. 1988, p97)