7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Dasar/Umum
2.1.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kombinasi teratur apa pun dari orang,
hardware, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’brien,
2006, p5).
Berikut adalah gambaran alur dalam system informasi di mana proses
dimulai dari input yang kemudian diolah dalam proses untuk kemudian
memperoleh output.
Input Proses Output
Komponen sistem informasi:
- Komponen Input
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi (O’brien,
2006, p34).
- Komponen Model (proses)
Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data
yang tersimpan di basisdata dengan cara yang sudah ditentukan untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan (O’brien, 2006, p35).
8
- Komponen Output
Output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem (O’brien, 2006,
p36).
- Komponen Teknologi
Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses
data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu
pengendalian sistem (O’brien, 2006, p37).
- Komponen Basis Data
Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di
dalam komputer dengan menggunakan software database (O’brien,
2006, p37).
- Komponen Kontrol
Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap
sistem informasi (O’brien, 2006, p38).
2.1.2 Pengembangan Sistem Informasi
2.1.2.1 Pengertian Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan Sistem Informasi adalah proses
memodifikasi atau mengubah bagian-bagian atau keseluruhan sistem
informasi. Proses ini membutuhkan komitmen substansial mengenai
9
waktu, sumber daya, dan merupakan aktivitas yang
berkesinambungan (O’brien, 2006, p506).
2.1.2.2 Siklus Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem informasi terdapat sebuah
siklus yang terdiri dari beberapa akitivitas di masa satu dengan
lainnya saling berkesinambungan.
Akitivitas-aktivitas itu antara lain:
1. Investigasi Sistem
Melakukan studi kelayakan untuk menentukan apakah sistem yang
baru merupakan solusi yang layak (O’brien, 2006, p510).
2. Analisis Sistem
Melakukan pengembangan persyaratan fungsional yang dapat
memenuhi prioritas dan kebutuhan bisnis (O’brien, 2006, p510).
3. Desain Sistem
Mengembangkan spesifikasi untuk hardware, orang, software, dan
data yang dapat memenuhi persyaratan fungsional dari
pengembangan yang diusulkan (O’brien, 2006, p510).
4. Implementasi Sistem
Mengembangkan hardware dan software, melakukan pengujian,
serta melakukan perubahan dari system yang lama ke system yang
baru (O’brien, 2006, p510).
10
5. Pemeliharaan Sistem
Melakukan proses peninjauan untuk mengawasi, mengevaluasi, dan
memodifikasi sistem sesuai kebutuhan (O’brien, 2006, p510).
2.1.3 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah tulang punggung lintas
fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak
proses internal dan sistem informasi dalam fungsi logistik, distribusi,
akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dalam perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan system lintas fungsi dalam
perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang
mendukung proses bisnis dasar internal dalam perusahaan (O’brien, 2006,
p320).
2.1.4 SAP
2.1.4.1 Sejarah perusahaan SAP
SAP berasal dari bahasa Jerman yang diperkenalkan pada
tahun 1972 berarti systeme, anwendungen and produkte in
derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa Inggris adalah systems,
applications, and products in data processing. SAP merupakan
vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman yang dibangun
oleh 5 orang dari IBM (Brady et al, 2001, p21).
11
2.1.4.2 Produk –Produk SAP
Beberapa produk SAP diantaranya adalah :
1. MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise
solution yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan,
informasi dan proses dan oleh karena itu meningkatkan
efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite
menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang
besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang
secara konstan berubah (SAP AG, 2006, p1-14).
2. MySAPall-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi industri
dari mySAP business suite dengan built-in content, peralatan,
dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP all-in-
one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan
kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (SAP AG, 2006, p1-
25).
3. SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk
bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis
dinamik dengan ukuran karyawan antara 10 sampai beberapa
ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan
segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas
pelanggan (SAP AG, 2006, p1-27).
12
2.1.4.3 Modul-modul pada SAP
Beberapa modul pada SAP, diantaranya adalah :
1. Modul Sales and Distribution (SD) menyimpan sales order dan
jadwal pengiriman. Informasi mengenai pelanggan (harga,
bagaimana dan dimana pengiriman produk, bagaimana
pelanggan membayar dan informasi lainnya) dikelola dan
diakses dari modul ini.
2. Modul Material Management (MM) mengatur akuisisi bahan
baku dari supplier (pembelian) dan kemudian penanganan
penyimpanan bahan baku, dari gudang untuk diproses sampai
penyimpanan barang jadi.
3. Modul Production Planning (PP) memelihara informasi produksi.
Disini produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktifitas
produksi disimpan.
4. Modul Quality Management (QM) membantu untuk
merencanakan dan menyimpan aktifitas control kualitas, seperti
pemeriksaan produk dan keterangan material.
5. Modul Plant Maintenance (PM) memungkinkan perencanaan
untuk pencegahan perawatan mesin-mesin pabrik dan mengatur
perawatan sumber daya, jadi kerusakan perlengkapan dapat
diminimalisasi.
13
6. Modul Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutan
karyawan, hiring, dan pelatihan. Modul ini dilengkapi
penggajian dan benefit.
7. Modul Financial Accounting (FI) menyimpan transaksi dalam
catatan buku besar. Juga menghasilkan pernyataan untuk
kegunaan laporan eksternal.
8. Modul Controlling(CO) digunakan untuk manajemen internal.
Disini, biaya pabrik perusahaan ditempatkan pada produk dan
cost center, memfasilitasi analisis biaya.
9. Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan untuk
mengatur pembelian aset tetap (pabrik dan mesin) dan hubungan
depresiasi.
10. Modul Project System (PS) memungkinkan perencanaan dan
mengontrol kelebihan Research & Development, konstruksi, dan
proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan agar biaya
dikumpulkan pada proyek, dan ini sering digunakan untuk
mengatur implementasi dari sistem SAP R/3.
11. Modul Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi
beberapa aktifitas dalam R/3. Dapat menampilkan analisis alur
tugas dan mendorong karyawan (via email) jika mereka
membutuhkan untuk menerima aksi.
12. Modul Industry Solutions (IS) berisi pengaturan konfigurasi R/3
yang ada di SAP adalah tepat untuk fakta-fakta industri.
Pengaturan ini mempermudah implementasi R/3 dan
14
membiarkan pembeli mendapat keuntungan dari pengalaman
industri SAP. (Brady et al, 2001, p24-25)
2.1.5 System-wide concepts
System-wide concepts merupakan konsep, elemen organisasi,
master data, dan transaksi, yang merupakan elemen dasar yang
didesain dan diutilisasi untuk menggambarkan struktur perusahaan
dan proses bisnis dengan sistem SAP (SAP AG, 2006, p3-2).
Elemen organisasi adalah struktur perusahaan yang dipetakan
ke aplikasi SAP. Berikut adalah elemen organisasi di dalam SAP :
• Client yang merupakan elemen organisasi dengan level tertinggi;
mewakili grup perusahaan.
• Company code adalah unit legal yang independen secara
akuntansi mewakili elemen organisasi pusat dari akuntansi
keuangan, juga mewakili pajak perusahaan untuk negara.
• Plant merupakan pabrik produk, mendistribusikan produk, atau
menyediakan layanan, ini merupakan pusat unit organisasi dari
produksi.
• Storage location untuk stok material dalam manajemen inventori
yang dapat dibedakan dengan satu plant disesuaikan dengan
Storage location.
15
• Sales organization adalah pusat elemen organisasi dalam
manajemen sales order yang mengontrol cara penjualan ke
pelanggan.
• Distribution channel dapat digunakan untuk mendefinisikan
bagaimana produk yang berbeda menjangkau pemakai, sebagai
contoh wholesale.
• Organization unit menggambarkan bermacam-macam unit bisnis
yang ada di perusahaan.
• Position adalah karyawan perorangan yang bertugas di
perusahaan (SAP AG, 2006, p3-2).
Master data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi
dan semua pemakai yang sah, master data juga mempunyai segi
organisasi karena informasi ini adalah diatur alam gambaran yang
ditempatkan ke elemen organisasi. Transaksi adalah program
aplikasi yang menjalankan proses bisnis dalam sistem SAP.
Contohnya, membuat sales order, mengubah master pelanggan, atau
menampilkan list laporan sales order (SAP AG, 2006, p3-2).
2.1.6 Change Management Landscape
Standar software SAP perlu disesuaikan untuk dapat
memenuhi kebutuhan spesifik dari perusahaan.Upgrades atau
perubahan tersebut membutuhkan customize di dalam sistem
produksi.
16
Untuk menjamin konsistensi sistem, SAP merekomendasikan
three-system landcape yang terdiri dari :
• Pengembangan customer-spesific programs begitu pula dengan
kustomisasi yang dibutuhkan. Tahap ini dinamakan development
system (DEV).
• Pengembangan dan perubahan akan dilanjutkan ke
qualityassurance system (QAS) untuk dilakukan pengecekan
pengaruh dari perubahan terhadap produksi.
• Object yang telah diuji dan disetujui akan dibawa ke test system,
copydari production system. Dan tahap yang terakhir adalah
production system (PROD). (SAP AG, 2006, p 7-8)
2.1.7 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview
(wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), dan gabungan
ketiganya (Sugiyono, 2004, p129).
2.1.7.1 Interview (wawancara)
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,
apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk
menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila
peneliti ingin mengetahui hal–hal dari responden yang lebih
mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.
17
Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak
terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face)
maupun dengan menggunakan telepon.
Wawancara terdiri dari:
a. Wawancara Terstruktur
Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan
data, bagi peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan
pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh.
b. Wawancara Tidak Terstruktur
Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas
dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang
telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan
datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa
garis–garis besar permasalahan yang akan dinyatakan.(Sugiyono,
2004, p130 – 132)
2.1.7.2 Observasi
Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri
yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara
dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara
berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada
orang, tetapi juga objek – objek alam yang lain.
Observasi terbagi menjadi:
18
a. Observasi Terstruktur
Observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang
secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, dimana
tempatnya. Jadi Observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti
telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati
(Sugiyono, 2004, p140).
b. Observasi Tidak Terstruktur
Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak
dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan
diobservasi. Hal ini dilakukan kerena peneliti tidak tahu secara
pasti tentang apa yang akan diamati (Sugiyono, 2004, p140).
2.2 Teori-Teori Khusus Yang Berhubungan Dengan Topik yang Dibahas
2.2.1 SAP ERP 6.0
ERP 6.0 adalah solusi ERP (Enterprise Resource Planning) terkini
dari SAP dan merupakan ‘Go-To’ release dari SAP (biasa dikenal sebagai
ERP 2005). ERP 6.0 menyatukan fungsionalitas utama ERP dengan
teknologi dari SAP Netwaver 7.0 (sebelumnya Netweaver 2004s) dan
Business Intelligence untuk menyediakan ERP yang lebih lengkap dan
komprehensif bagi organisasi.Versi SAP ini secara mendasar lebih fleksibel,
memungkinkan penyampaian yang lebih cepat dari inovasi teknikal dan
proses bisnis yang baik. ERP 6.0 menawarkan client SAP dua hal :
1. Strategi platform yang stabil dan kuat untuk masa depan, dengan roadmap
yang jelas untuk pengembangan dan inovasi di tiap area dari operasi
19
2. Fokus pada menyediakan client dengan jalur yang evolusioner menuju ke
arah yang mereka inginkan dibandingkan dengan harus melalui proyek
upgrade yang besar dan kompleks secara teratur atau menunggu release
berikutnya.
2.2.1.1 SAP ECC Core 6.0
SAP ECC Core (6.0) berisikan inti yang ditawarkan oleh R/3
tradisional, seperti modul Human Resources and Payroll, Financials,
Sales and Distribution, Production Planning, Project Systems, Plant
Maintenance dan seterusnya. Modul dan area komponen untuk
fungsionalitas SAP ERP yang spesifik sekarang terdapat di: SAP
HCM ERP, SAP Finance ERP, SAP Operations dan SAP Corporate
Services. Seperti yang ditunjukkan oleh diagram di atas ECC Core
(6.0) digabungkan dengan Netweaver 7.0 yang memungkinkan
penyederhanaan user interface, mendukung Enterprise SOA (Service
Oriented Architecture), Cross Industry dan peningkatan di industry
yang spesifik (jika memungkinkan). ERP 6.0 masih memuat
Extension sets seperti pada ERP 2004 dan ERP 2005 untuk
fungsionalitas tambahan dari perusahaan dan industri. Dengan
Extension sets, SAP R/3 Enterprise mempelopori konsep dari
pembungkusan fungsionalitas baru, yang bersifat opsional dan dapat
dikembangkan jika dibutuhkan.
20
2.2.1.2 SAP Material Management
SAP Material Management (MM) dalam modul dalam sistem
SAP yang merupakan modul yang sangat terintegrasi dengam modul
lain dari Sistem SAP di mana Material Management mendukung
semua tahapan pengelolaan bahan baku dari bahan-bahan
perencanaan dan kontrol, pembelian, penerimaan barang,
inventarisasi pengelolaan dan yang terakhir adalah pembayaran
kepada penjual menggunakan faktur verifikasi.
2.2.1.3 Nilai Tambah Pada Fitur-Fitur SAP ECC 6.0
SAP ECC 6.0 memiliki beberapa penambahan fitur yang tidak
dimiliki oleh SAP 4.7. Berikut ini merupakan penambahan fitur-fitur
dalam SAP ECC 6.0 modul MM yang berguna bagi perusahaan dan
menjadi nilai tambah bagi perusahaan:
1. Buyer Role
Dalam SAP ECC 6.0, user dapat menggunakan fitur Buyer
Role untuk dapat mengakses semua aktivitas yang berhubungan
dengan purchaser (pembeli). Fitur ini diperuntukkan bagi para
karyawan dari departemen purchasing yang bertanggung jawab
untuk melakukan pembelian atas kebutuhan barang dan jasa
perusahaan. Seluruh aktivitas untuk melakukan pembelian rutin
telah dikombinasikan dalam fitur bisnis ini.
Berikut adalah aktivitas-aktivitas tersebut:
- Penentuan kebutuhan untuk membuat Purchase Requisitions.
21
- Pembuatan Purchase Order berdasarkan Purchase Requisition
yang telah dibuat.
- Pemrosesan lebih lanjut dari PO yang telah dibuat.
- Pengecekan terhadap semua dokumen pembelian yang telah
dibuat.
Fitur ini memberikan kemudahan dalam mengakses daftar
kerja untuk transaksi-transaksi dalam modul MM yang sering
digunakan, seperti: PR, PO, Vendor, dan Material. User juga
dapat dengan mudah mengakses fungsi-fungsi yang sering
digunakan dalam mySAP Supplier Relationship Management
(mySAP SRM).
- Work Overview
User dapat melihat gambaran secara umum dari
pekerjaan rutin mereka. Daftar kerja pembelian merupakan
langkah awal untuk melakukan keseluruhan proses dari
workflow yang ada, seperti penerbitan PR dan PO atau
pemrosesan berbagai vendor confirmations. User dapat
menginformasikan dirinya sendiri mengenai workflow
selanjutnya dan mendapatkan informasi dari pekerjaan yang
sudah dilakukan sebelumnya. Purchasing group analysis
memberikan gambaran mengenai keseluruhan pekerjaan dari
masing-masing purchasing group yang ada di perusahaan.
22
- Transaction Processing
User mendapatkan gambaran mengenai dokumen-
dokumen pembelian seperti PO dan PR. Dengan bantuan query,
user dapat melakukan beberapa transaksi sekaligus. Hal ini
membuat user dapat merancang dan memproses sendiri
pekerjaan sehari-harinya sesuai dengan kebutuhan mereka.
Integrasi dari sistem penyimpanan dokumen SAP yang disebut
juga Collaboration Folders (cFolders) memberikan keleluasaan
untuk menampilkan lampiran-lampiran pada transaksi
pembelian yang ada.
- Information On Vendor
User dapat melihat data-data keseluruhan dari vendor.
User juga dapat menampilkan data terkait dengan kontak vendor
dan partner roles dari vendor. Selain itu user juga dapat
menggunakan fitur ini untuk mendapatkan gambaran secara
umum mengenai produk-produk yang ditawarkan oleh vendor.
Analisis vendor memberikan informasi kepada user mengenai
layanan-layanan apa saja yang disediakan oleh vendor.
- Information On Material
User mendapatkan gambaran secara keseluruhan
mengenai material. User dapat menampilkan master data dan
jumlah stok dari material atau diinformasikan mengenai vendor
23
mana yang memasok material tertentu. Analisis material
memberikan informasi mengenai material yang telah dibeli.
- Procurement of External Services
User dapat melakukan semua pekerjaannya dan
mengakses semua dokumen yang terkait dalam proses
procurement. User dapat memulai pekerjaannya dengan
mengirimkan RFQ (Request For Quotations) kepada vendor.
Selain itu, user dapat membuka daftar kerja untuk dokumen
yang berbeda, dengan cara memanggil data berdasarkan criteria
seleksi yang telah ditentukan. Misalnya, hanya dengan
mengetahui nomor dokumen, dokumen tersebut dapat langsung
dibuka.
- Reporting
Pembuatan kertas kerja laporan merupakan langkah awal
dari pembuatan semua laporan dan analisis yang diperlukan oleh
seorang purchaser. User dapat menambahkan berbagai laporan
dan analisis sesuai kebutuhannya.
2. New Movement Types In Inventory Management
Dalam SAP ECC 6.0, berikut ini merupakan tipe baru dari
perpindahan barang dalam perusahaan.
- 107 : Goods receipt to valuated GR blocked stock
- 109 : Goods receipt from valuated GR blocked stock.
24
Tipe baru ini dapat digunakan untuk penerimaan barang di tempat
asal.
3. Purchase Order Monitoring
Digunakan untuk memonitor Purchase Order dan tanggal-
tanggal yang berhubungan dengan rantai proses pembelian, dari
penerbitan PO kepada vendor sampai penerimaan barang di pusat
distribusi atau gudang. Tujuan dari proses monitoring adalah
untuk mendeteksi perbedaan dari waktu yang telah ditentukan dan
melakukan penyesuaian terhadap waktu pembelian agar masalah
perbedaan waktu tersebut dapat terselesaikan. Berikut ini
merupakan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam Purchase
Order Monitoring:
a. Reactive Purchase Order Monitor
Jika terdapat tanggal-tanggal tertentu yang sudah lewat
(misalnya tenggat waktu seperti tanggal transfer belum
diposting atau terlambat diposting), user dapat mengambil
penyesesuaian yang diperlukan pada level item untuk
menghindari adanya kemungkinan keterlambatan dalam
pengiriman. User dapat melakukan aktivitas-aktivitas tersebut
secara manual atau sistem yang membantunya secara otomatis
berdasarkan profil yang telah dibuat pada saat kustomisasi.
25
- Date shift
Dapat digunakan untuk semua tanggal operasional dan
informative. User dapat mendefinisikan langkah awal untuk
menghitung tanggal atau mengubah interval antara 2 tanggal
atau waktu pengiriman.
- Reminder
Untuk PO standar dan pembelian yang waktunya sudah fix,
user dapat menentukan jenis dan frekuensi dari reminders
tersebut:
a. Reminders sebelum adanya kemungkinan pembatalan.
b. Reminders sebelum adanya pembatalan.
- Cancellation threat
User dapat mengatur tanggal pengiriman terakhir dan
membatalkan PO jika sudah lewat dari waktu yang telah
ditentukan.
- Cancellation of purchase order items
User dapat membatalkan PO yang masih berlaku dengan
cara mengatur indikator pengahapusan PO dan kemudian
mengirimkan pemberitahuan pembatalan PO kepada vendor.
- Cancellation of remaining quantities if there is an under
delivery
Jika pada saat tanggal yang telah ditentukan ternyata
pengiriman barang jumlahnya tidak sesuai dengan yang
tertera di PO, maka fungsi purchase order monitor
26
menampilkan status under delivery pada level item. User
dapat membatalkan pembelian barang yang belum dikirim.
- Sending e-mails to vendors
User dapat mengirimkan e-mail dari daftar kerja purchase
order monitor.
b. Active Purchase Order Monitor
User mendapatkan informasi mengenai proses
procurement yang sedang berjalan bersaman dengan informasi
mengenai logistik yang dihubungkan dengan tanggal
operasional. Jika terjadi perubahan kondisi perekonomian,
user dapat menghalangi proses procurement pada tahap ini
dan melakukan pembatalan PO. Untuk beberapa PO yang
memiliki tenggat waktu yang panjang, proses pembelian
musiman khususnya membutuhkan beberapa pertimbangan.
• Date shift
• Cancellation of purchase order items
• Sending e-mails to vendors
• Figure showing an overview of the purchase order
situation
User dapat mengelompokkan dokumen PO untuk satu
vendor berdasarkan tanggal operasional dan menampilkan
nilai kumulatif untuk tiap material group.
27
4. Principle Of Prudence For Credit Memos In Purchasing
Dengan SAP ECC 6.0, dimungkinkan untuk menggunakan
prinsip dari kebijakan-kebijakan perusahaan terkait dengan memo
kredit dalam melakukan pembelian suatu barang atau jasa.
Pemrosesan memo kredit dapat dijelaskan sebagai suatu cara
untuk membuat supaya memo kredit tersebut hanya berpengaruh
pada budget saat tahap penerimaan. Ini mengharuskan adanya
penundaan update pada Funds Management (FM) oleh sistem
sampai memo kredit sudah diterima atau pihak vendor sudah
melakukan penggantian invoice.
5. Availability Check In Enjoy Purchase Order And Requisition
Di dalam SAP ECC 6.0, menampilkan dan mengecek
ketersediaan barang dapat dilakukan secara terpisah dengan
menggunakan fitur ini. User menampilkan ketersediaan barang
dengan transaksi PO (ME21N) dan melakukan pengecekan
ketersediaan barang dengan menggunakan transaksi PR (ME51N)
seperti berikut ini:
• Untuk melihat ketersediaan barang secara keseluruhan,
pilih Environment -> Availability pada ME21N.
• Untuk mengecek ketersediaan barang, pilih ikon Check
Availability pada ME51N.
28
6. System Behavior After Availability Check For An Item
Jika user menggunakan pengecekan terhadap
ketersesdiaan barang untuk dilakukan STO, hingga kini sistem
menggunakan konfirmasi sesuai dengan tanggal atau waktu saja.
Namun dengan SAP ECC 6.0, user dapat melakukan pengaturan
bagaimana reaksi dari sistem jika jumlah yang diinginkan tidak
dapat dikonfirmasi pada tanggal/waktu tertentu.terdapat 2
tambahan pilihan pengaturan:
• Delivery proposal
• Full confirmation
7. Product Substitution With ATP Check For Stock Transport
Orders
Dengan SAP ECC 6.0, barang pengganti atau barang
subtitusi berdasarkan SAP Supply Chain Management (SAP SCM)
juga dapat digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap
ketersediaan barang yang diperlukan untuk melakukan STO.
Proposal pengiriman dengan menggunakan barang subtitusi
secara otomatis diletakkan pada STO sebagai subitem saat
pengecekan barang. Jika sistem sudah memberikan subitem,
sistem mengeset main item menjadi Statistical. Dilihat dari sudut
pandang teknikal, barang yang dibutuhkan sekarang ada pada
29
subitem. Walaupun begitu main item tetap mempertahankan
jumlah yang diinginkan dan waktu/tanggal yang dinginkan, jadi
pengecekan ketersediaan barang yang sudah diperbaharui akan
dibandingkan kembali dengan jumlah yang dinginginkan serta
tanggal/waktu yang diinginkan.
Hal-hal di atas tidak dapat dilakukan jika:
- Lokasi yang ditentukan tidak memungkinkan untuk
dilakukannya STO.
- Referensi kontrak dan pengaturan kuota tidak dapat dilakukan.
8. Invoice Before Goods Receipt For Services In Purchasing
Dengan SAP ECC 6.0, user dapat melakukan posting
invoice atas barang dan jasa sebelum dokumen penerimaan
barang diposting terlebih dahulu. Untuk memungkinkan hal ini,
user harus memastikan bahwa persyaratan berikut ini telah
terpenuhi:
Tab page Indicator Status
Delivery Goods receipt = Set
Delivery GR non-valuated = Not set
Invoice GR-based IV = Not set
Invoice Service-based IV = Set
Jika user belum melakukan posting penerimaan barang
atas PO, sistem akan menyarankan barang-barang dari PO yang
terkait untuk dimasukkan di invoice. Jika user melakukan posting
30
terhadap invoice sebelum ada penerimaan barang dan atau
penerimaan barang yang telah terjadi jumlahnya lebih sedikit atau
sama seperti yang tertera pada invoice, harga barang atau jasa
yang tertera di dokumen penerimaan barang diambil dari harga
barang atau jasa yang tertera pada invoice. Pada saat peneriman
barang atau jasa dilakukan, sistem akan menghitung harganya
secara otomatis yang selanjutnya tidak akan bisa diubah lagi.
9. Prepayment Of Invoices
Dengan SAP ECC 6.0, user dapat melakukan pembayaran
di muka atas invoice yang dikeluarkan oleh vendor pada Logistics
Invoice Verification. Fungsi ini digunakan untuk vendor yang
memiliki relasi yang kuat dengan perusahaan dan sudah bekerja
sama untuk waktu yang sangat lama. Fungsi ini memungkinkan
untuk melakukan pembayaran sesaat setelah invoice diterima dan
difokuskan pada tanggal jatuh tempo serta diskon yang akan
diterima perusahaan, dengan melakukan posting terlebih dahulu
terkait hutang kepada vendor, pajak, dan diskon dalam Financial
Accounting. Sistem melakukan pembayaran dari invoice tanpa
memandang penerimaan barang dan hasl dari pengecekan
verifikasi invoice. Kebanyakan fungsi standar dari Logistics
Invoice Verification tideak terpengaruh oleh fungsi ini. Ketika
sistem melakukan posting invoice, sistem akan langsung
melakukan pengecekan standar. Jika sistem sudah melakukan
31
posting dokumen pembayaran di muka, user hanya dapat
melakukan perubahan terbatas pada data header dari invoice
tersebut.
10. Requirement Prioritizations In Materials Management
Setelah mengaktifkan requirement prioritization pada saat
pengaturan awal, user dapat menentukan tingkat kepentingan dari
suatu barang atau jasa pada saat membuat dokumen pembelian.
User dapat mengelompokkan barang atau jasa berdasarkan tingkat
kepentingan dari masing-masing barang atau jasa tersebut dan
dikelompokkan menjadi urgency group. Sistem menentukan
tingkat prioritas dari suatu barang atau jasa berdasarkan gabungan
dari requirement urgency group dan organizational priority. Di
dalam SAP ECC 6.0, user menentukan organizational priority di
pengaturan melalui gabungan antara plant dan storage location.
2.2.2 Metodologi ASAP (Accelarated SAP)
ASAP (Accelarated SAP) adalah metodologi standar dalam
melakukan implementasi SAP, mengandung roadmap yang banyak
digunakan perusahaan dalam melakukan implementasi SAP selama bertahun-
tahun.
32
ASAP (Accelarated SAP) mengandung berbagai tools, accelerators,
dan berbagai informasi penting lainnya untuk membantu seluruh anggota tim
implementasi dalam mengimplementasikan SAP.
Implementasi SAP R/3 mengikuti standar implementasi yang
ditetapkan oleh SAP, yaitu dengan menggunakan metodologi ASAP
(Accelerated SAP).Metodologi ini adalah metodologi implementasi yang
direkomendasikan oleh produsen SAP dan yang mampu menghasilkan
implementasi SAP Solutions dengan cepat dan efisien. Pendekatan
Metodologi ini telah digunakan oleh perusahaan tingkat dunia dan terbukti
mampu mempercepat waktu implementasi dengan perilaku kerja yang
samadan terstandarisasi. Dalam mengimplementasikan ASAP ini dikenal
dalam 5 phase yang tergambarkan dalam ASAP Roadmap.
Gambar 2.1 Fase-Fase Metodologi ASAP
Berikut 5 langkah yang perlu dilakukan dalam metode ASAP, antara lain:
1. Project Preparation
2. Upgrade Blueprint
3. Upgrade Realization
4. Final Preparation for Cutover
5. Production Cutover & Support
33
Gambar 2.2 Upgrade Roadmap Metodologi ASAP
Berikut 5 langkah yang perlu dilakukan dalam metode ASAP (Accelerated
SAP) secara lengkap yang terdiri dari:
1. Project Preparation
Dalam fase ini, pemimpin proyek akan mendefinisikan tujuan dari proyek
secara jelas dan keseluruhan mekanisme pengambilan keputusan.
2. Business Blueprint
Dalam fase ini ruang lingkup dari implementasi SAP diputuskan dan
didefinisikan secara jelas. Pemilihan dari modul bisnis atau fungsi yang akan
diimplementasikan dan semua kebutuhan bisnis dijelaskan dan
didokumentasikan sebagai Business Blueprint.
3. Realization
Merupakan fase dimana SAP di-install dan dikonfigurasi.
4. Final Preparation
Fase ini merupakan persiapan akhir sebelum going live yang meliputi testing,
user training, manajemen sistem, dan aktivitas cutover. Fase ini juga
menyelesaikan semua open issues yang penting. Begitu fase ini selesai, maka
perusahaan telah siap untuk menjalankan sistem SAP.
34
5. Production Cutover & Support
Fase di mana keseluruhan sistem akan dijalankan dan akan didukung oleh
konsultan SAP yang akan melakukan analisis terhadap performa sistem dan
memantau perkembangan dari tiap aktivitas.
2.2.3 Analisis Fit/Gap
2.2.3.2 Pengertian Analisa Fit/Gap
Menurut Wikipedia, (http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_ Analysis),
analisa Fit/Gap adalah studi yang dibuat untuk mengidentifikasi
apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan, dan
apabila diidentifikasi adanya gap, maka akan dicatat dalam format
yang telah ditentukan.
Analisa Fit/Gap akan mengidentifikasikan gap (kesenjangan) antara
bagaimana operasi bisnis diperlukan untuk melawan apa yang
package tidak bisa penuhi.
2.2.3.3 Tujuan Analisa Fit/Gap
Analisa Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user untuk
proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam functionality pada
SAP. Alternatif akan dikembangkan ketika gap dalam functionality
ditemukan. Beberapa gap akan diubah sesuai dengan proses bisnis,
laporan atau melakukan penyesuaian terhadap software (customizing).
35
Tujuan dari analisa Fit/Gap adalah mengumpulkan requirement dari
perusahaan, langkah awal untuk menentukan penyesuaian
(customization) yang diperlukan, memastikan sistem yang baru
memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan, dan
mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan
kebijakan
2.2.3.4 Langkah-langkah dalam analisa Fit/Gap
Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisa Fit/Gap :
Ranking Requirements
Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk
memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi
sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek
berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar
functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi
perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.
Tabel 2.1 Tabel Ranking Requirement
Rank Keterangan
H HIGH/Mission critical requirements – adalah kebutuhan
yang merupakan tugas kritis/penting, diperlukan untuk
operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;
termasuk di dalamnya kebutuhan laporan yang penting
bagi internal dan eksternal
36
M MEDIUM/value add requirements – adalah kebutuhan
yang jika ditemukan, akan secara signifikan
meningkatkan proses di perusahaan.Kebutuhan ini
seringkali proses sistem bisnis yang bukan merupakan
tugas kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi jika
ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi
L LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang
bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan
nilai yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis
perusahaan dan mungkin ditemukan melalui perbaikan
sementara atau perubahan pada proses bisnis
Degree of Fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh
sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit.
Tabel 2.2 Tabel Degree of Fit
Kode Keterangan
F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software
G GAP – software tidak dapat memenuhi
kebutuhan.Komentar,alternatif saran dan rekomendasi
yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk
melakukan customization terhadap software.
P Partial fit – software mempunyai fungsional yang
37
memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan
khusus atau customizations, bagaimanapun akan
dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan
secara maksimal.
Gap Resolution
Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternative dan
merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat
beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses
bisnis, mendesain lingkungan bisnis atau mengkustomisasi SAP ERP
6.0. Namun perlu diketahui bahwa untuk menghasilkan fungsional
pada SAP
ERP 6.0 akan meningkatkan cost dalam pengimplementasian proyek
dan akan memberikan dampak negatif dalam kemampuan untuk
upgrade ke SAP baru nantinya. Pilihan-pilihan untuk gap resolution,
diantaranya adalah Package Work-around – pertama kali tim akan
mengidentifikasikan jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan
dengan proses yang ada di SAP, kemudian membuat bisnis sesuai
dengan Package –jika package work-around tidak mungkin, tim akan
merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk
disesuaikan dengan proses pada SAP dan mengeliminasi gap yang
terjadi, lalu Customization sebagai jalan terakhir– jika customization
dibutuhkan,strategi yang dipilih adalah membangun fungsionalitas
38
baru di luar SAP dan memisahkan package dibandingkan dengan
merubah package.
Definisi dari customization di dalam proyek adalah sebagai berikut :
Yang merupakan customization dari paket SAP adalah perubahan
pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan,
atau beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk
kemampuan upgrade pada software yang akan datang. Sebagai
contoh :
Membuat atau memodifikasi menu, field, atau kode SAP.
Membuat atau memodifikasi proses SAP
Membuat laporan baru atau modifikasi untuk menghasilkan laporan
SAP Mengubah kode SAP untuk mengimplementasikan level
keamanan.
2.2.4 Analisis Cost and Benefit
Cost atau biaya terbagi menjadi 2 bentuk, yaitu:
Biaya Eksplisit atau Tangible Cost merupakan biaya yang terlihat
secara fisik dan dapat diukur dengan mudah dari segi finansial, misalnya
berupa biaya pembelian perlengkapan dan lain-lain.
Biaya Implisit atau Intangible Cost merupakan biaya yang tidak
terlihat secara langsung dan sulit diukur dari segi finansial, misalnya biaya
kesempatan (opportunity cost) dan penyusutan barang modal.
39
Menurut Remenyi dalam bukunya yang berjudul “The Effective
Measurement and Management of IT Cost and Benefit”, benefit adalah suatu
istilah untuk menunjukkan kelebihan atau keuntungan yang didapatkan oleh
seseorang atau suatu organisasi.
Sedangkan benefit atau manfaat TI adalah kelebihan atau keuntungan
yang diperoleh seseorang atau organisasi yang didapat dari penggunaan
teknologi informasi, dimana orang atau organisasi tersebut mau
mengeluarkan biaya untuk penggunaannya.
Ada 2 jenis manfaat, yaitu:
Tangible Benefit atau disebut juga Hard Benefit adalah manfaat yang
diperoleh dari suatu investasi yang dapat diukur secara langsung dari segi
finansial. Contohnya: Dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi
dapat meningkatkan laba perusahaan.
Intangible Benefit atau disebut juga Soft Benefit adalah manfaat yang
diperoleh dari suatu investasi yang tidak dapat diukur secara langsung dari
segi finansial.Contohnya: Dengan suasana lingkungan kerja yang nyaman,
produktivitas karyawan akan meningkat dan otomatis akan membawa
pengaruh positif bagi perusahaan.
Analisis cost-benefit adalah suatu proses membandingkan perkiraan
biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan
(Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat, maka
40
dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau
diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan yang dilakukan dengan
membandingkan manfaat yang akan diterima dengan biaya yang harus
dikeluarkan. Semakin besar manfaat yang diterima jika dibandingkan dengan
biaya yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk
diimplementasikan. Sebaliknya semakin besar biaya yang dikeluarkan
dibandingkan manfaat yang akan diterima maka sistem tersebut tidak cocok
untuk diimplementasikan. Semua manfaat dan biaya dinyatakan dalam
nominal uang.
Analisis cost-benefit dapat dilakukan untuk 2 kegunaan, yaitu:
1. Sebagai alat perencana untuk membantu dalam pengambilan
keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak diterapkan atau
diimplementasikan pada suatu perusahaan.
2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.
2.2.4.1 Payback period
Metode payback period (pembayaran kembali) didefinisikan
sebagai banyaknya waktu yang diperlukan oleh suatu proyek untuk
mengganti biaya awal dari penerimaan kas yang ditimbulkannya.
Metode payback merupakan estimasi mentah dari waktu yang
dibutuhkan untuk mengembalikan investasi yang ditanamkan,
sehingga secara sederhana metode ini memberikan suatu gambaran
41
yang mudah dipahami bagi seorang manajer. (Olson, 2003, p69).
Metode payback period bukan ukuran profitabilitas yang sebenarnya
dari suatu investasi. Metode ini mengestimasi berapa tahun yang
akan diperlukan untuk menutupi kembali investasi. Metode ini tidak
mempertimbangkan nilai waktu uang (Garrison dan Noreen, 2003,
p653).
Berikut ini adalah petunjuk yang digunakan untuk menerima
atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan berdasarkan
payback period :
• Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback
period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah
menerima proyek.
• Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback
period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah
menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period
yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen.
Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah faktor
meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal), risiko
yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan yang
diperkirakan antara payback period dengan nilai yang dibagikan.
42
2.2.4.2 Net Present Value (NPV)
Net Present Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran
kas masuk sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang
tergabung dengan proyek investasi (Garrison dan Noreen 2003,
p637).
Sedangkan menurut Wetson et al. (1990, p12), NPV adalah
metode untuk menetapkan peringkat dari usulan investasi dengan
menggunakan NPV, yaitu nilai sekarang dari arus kas bersih di masa
mendatang yang didiskontokan terhadap biaya modal marginal.
Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu: Hitung
nilai sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk maupun arus
kas keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya modal proyek.
1. Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil dari
penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek.
2. Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif, proyek
harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji bersifat
mutually exclusive (memilih proyek 1 di antara beberapa proyek),
maka proyek yang menghasilkan NPV terbesar harus dipilih.
2.2.4.3 Internal Rate of Return (IRR)
Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return
dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu
proyek investasi selama umur kegunaannya.Kadang untuk
43
penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek.IRR dihitung dengan
menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran
kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang aliran kas masuknya.
Dengan kata lain, IRR adalah tingkat bunga yang akan menyebabkan
nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol (Garrison dan
Noreen, 2003, p643).
Sedangkan menurut Wetson et al. (1990, p14), IRR adalah
suatu metode pemeringkatan usulan investasi dengan berpatokan pada
IRR dari aktiva bersangkutan, dimana IRR dihitung dengan
menyamakan nilai sekarang dari arus kas masuk masa mendatang
dengan nilai sekarang dari biaya investasi.IRR adalah tingkat
diskonto yang menyamakan PV dari arus kas masuk proyek dengan
PV dari biaya proyek tersebut. Proyek akan diterima atau
dilaksanakan jika IRR lebih besar daripada biaya modal.
Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan
sebagai berikut:
• Jika IRR = tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek
dapat diterima.
• Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek
dapat ditolak.
Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan :
1. Secara coba-coba
2. Secara interpolasi
44
3. Prosedur matematik
4. Kalkulator atau komputer keuangan
2.2.4.4 Return On Investment (ROI)
Return on Investment (ROI) atau Rate of Return (ROR) adalah
rasio atau perbandingan dari uang yang diperoleh atau yang hilang
dari sejumlah dana yang diinvestasikan. Sejumlah uang yang
diperoleh atau yang hilang dapat diidentifikasikan sebagai bunga, laba
/rugi, atau pendapatan bersih atau rugi. Sejumlah dana yang
diinvestasikan dapat berupa harta, modal, atau dasar biaya investasi.
ROI biasanya lebih sering dalam bentuk persentase daripada nilai
desimal.
2.2.4.5 Economic Impact Worksheet
Kertas kerja ini meringkas dampak ekonomis suatu
proyek.Pemberian skor dampak ekonomis didasarkan pada
perhitungan ROI dari arus kas bersih proyek yang diaplikasikan
secara periodik selama 5 periode tahunan pada umumnya.Pertama,
investasi bersih yang dibutuhkan ditetapkan.Angka ini diperoleh dari
kertas kerja biaya pengembangan.Lalu arus kas tahunan
ditetapkan.Angka ini diperoleh dari manfaat ekonomis bersih
dikurangi biaya operasi.Selisihnya, pendapatan sebelum pajak,
dikurangi dengan beban-beban berjalan, menghasilkan arus kas bersih
45
per tahun. ROI dihitung dengan membagi rata-rata arus kas bersih
selama 5 tahun dengan investasi yang dibutuhkan.
Gambar 2.3 Economic Impact Worksheet (Sumber : Parker et al. 1988, p97)
Top Related