8

 

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori – Teori Dasar / Umum

2.1.1 Pengertian Studi Kelayakan

Pengertian studi kelayakan menurut O’Brien (2005, p515) adalah

studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai

akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan proyek

yang diusulkan. Aspek-aspek studi kelayakan menurut O’Brien adalah

sebagai berikut:

Tabel 2.1 Aspek kelayakan menurut O’Brien

Kelayakan Organisasional Kelayakan Ekonomi

• Seberapa baik sistem yang

diusulkan untuk mendukung

prioritas bisnis perusahaan.

• Penghematan biaya

• Peningkatan pendapatan

• Pengurangan investasi

yang dibutuhkan.

• Peningkatan keuntungan.

9

 

Kelayakan Teknis Kelayakan Operasional

• Kemampuan, keandalan dan

ketersediaan hardware,

software dan jaringan.

• Penerimaan karyawan,

pelanggan dan supplier.

• Dukungan manajemen.

• Persyaratan pemerintah

dan persyaratan lainnya.

Tujuan diadakannya Studi Kelayakan adalah untuk mengevaluasi

solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang

paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan.

Menurut Whitten et al.(2004, p382), ada empat kategori pengujian

kelayakan:

1. Operational Feasibility atau kelayakan operasional adalah

ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam

organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem

atau proyek tersebut. Ada beberapa aspek kelayakan

operasional yang perlu dipertimbangkan:

a. Apakah masalah itu cukup berharga untuk

diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat

untuk menyelesaikan suatu masalah?

10

 

b. Bagaimana pendapat pengguna akhir atau

manajemen mengenai masalah atau solusi itu?

2. Technical Feasibillity atau Kelayakan Teknis adalah

ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu atau ketersediaan

sumber dan pakar teknis. Aspek kelayakan teknis

mempertimbangkan tiga masalah pokok:

a. Apakah teknologi atau solusi yang disajikan cukup

praktis?

b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi

yang memadai?

c. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang

memadai?

3. Schedule Feasibility atau Kelayakan Jadwal adalah ukuran

kekayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut. Kelayakan

jadwal ditujukan pada masalah “Apakah tenggat waktu

proyek cukup masuk akal?”

4. Economic Feasibility atau Kelayakan Ekonomis adalah

ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya.

Kelayakan Ekonomis didefinisikan sebagai Analisis Cost

Benefit. Bagaimana biaya dan keuntungan diperkirakan?

11

 

Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk

menentukan kelayakan ekonomis?

2.1.2 Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005, p5) Sistem Informasi merupakan

kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, network atau

jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,

mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi

satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),

perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran

komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data).

Sedangkan menurut Henry C. Lucas Sistem Informasi adalah

kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana

dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan

keputusan dan pengendalian dalam organisasi

(http://yogaefron.blogspot.com/2009/02/definisi-pengertian-sistem-

informasi.html).

Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah suatu

penggabungan beberapa aspek sumber daya yang menghasilkan informasi

bagi organisasi.

12

 

Dari pengertian-pengertian tersebut dapat dilihat beberapa

manfaat dari sistem informasi:

1. Mengolah data menjadi informasi

2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi

3. Meningkatkan keunggulan kompetitif

2.1.3 ERP (Enterprise Resource Planning)

2.1.3.1 Pengertian ERP

Menurut Whitten et al (2004, p29) ERP adalah aplikasi

perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem

informasi yang mencakup sebagian besar atau semua fungsi bisnis

inti dan mendasar (termasuk pemrosesan transaksi dan informasi

manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut).

Sedangkan menurut O’Brien (2005, p320) ERP adalah

sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul

software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar

internal perusahaan.

Perusahaan di dunia mulai memasang sistem ERP pada

tahun 1990 sebagai kerangka kerja yang konseptual untuk

merekayasa ulang proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi

13

 

sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk

mengintegerasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang

dihasilkannya.

Dapat disimpulkan bahwa ERP adalah suatu aplikasi

perangkat lunak yang mendukung fungsi-fungsi bisnis dalam

organisasi untuk saling terintegrasi.

2.1.3.2 Sejarah ERP

ERP berkembang dari beberapa evolusi yang ada pertama

kali, yaitu MRP, MRP II dan akhirnya menjadi ERP. Evolusi

tersebut dijelaskan sebagai berikut :

(Sumber: http://ngole.wordpress.com/2007/05/26/6/)

1. Dimulai dari konsep manufaktur 25-30 tahun yang lalu,

yang memperkenalkan mekanisme untuk menghitung

material yang dibutuhkan, kapan dan berapa banyak

material itu dibutuhkan. Konsep ini dikenal dengan nama

MRP (Material Requirement Planning).

2. MRP berevolusi menjadi MRP II (Manufacturing

Resource Planning) yang melingkupi faktor tambahan

seperti perencanaan jangka panjang, master scheduling,

14

 

dan lain-lain. MRP II ini sudah memasukkan unsur

pengawasan dan pelaporan.

3. Setelah MRP II, perusahaan menyadari bahwa banyak hal

harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales

order, analisis penjualan, distribusi, quality control dan

sistem pelaporan serta monitor secara lebih lanjut. Sistem

informasi terpadu ini disebut ERP (Enterprise Resource

Planning).

2.1.3.3 Manfaat ERP

Menurut O’Brien (2005, p322), ERP mempunyai banyak

manfaat bagi perusahaan, yaitu:

• Penurunan biaya

Banyak perusahaan yang melaporkan penurunan

signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi, hardware,

software, serta karyawan pendukung IT jika dibandingkan

dengan sistem lama milik mereka yang belum terintegrasi.

• Kualitas dan efisiensi

ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan

dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang

15

 

menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta

efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.

• Kelincahan perusahaan

Dengan adanya sistem ERP, akan meruntuhkan banyak

dinding departemen dan fungsi dari berbagai proses bisnis,

sistem informasi dan sumber daya informasi. ERP dapat

menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab

manjerial dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan juga

menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih

lincah dan adaptif yang dapat dengan lebih mudah

memanfaatkan berbagai peluang dan bisnis.

• Pendukung keputusan

ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis

lintas fungsi yang sangat penting secara cepat dan real

time untuk para menajer agar dapat secara signifikan

meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil

keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan

perusahaan.

16

 

2.1.3.4 Penerapan ERP

Saat ini, penerapan Teknologi Informasi semakin trendi

saja dikalangan para pengusaha. Efisiensi waktu dan biaya yang

ditawarkan oleh Teknologi Informasi, membuat para pengusaha

merasa wajib untuk menerapkannya dalam proses manajemen di

perusahaan. Bagi mereka yang selalu fokus terhadap kebutuhan

pelanggan, tidak akan berpikir dua kali untuk menerapkan

Teknologi Informasi dalam proses kerjanya.

Globalisasi dunia bisnis menuntut perusahaan untuk dapat

mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi

masing–masing pihak yang berkepentingan (bukan hanya

konsumen) dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Teknologi

Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi

dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan

memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa

mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan

mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi,

maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to

date. Otomatisasi proses pengelolaan informasi dapat dilihat salah

satunya dalam penerapan Enterprise Resources Planning (ERP).

Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP,

mengharuskan para karyawan untuk mengirimkan informasi pada

17

 

satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada

satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan

berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data

mereka pada tempat ini.

(Sumber: http://www.aimsconsultants.com/news/articles/14-

manfaat-penerapan-erp.html)

2.1.3.5 Modul – Modul ERP

Modul-modul dalam sistem Enterprise Resource Planning

(ERP) :

(Sumber:

http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&view

=article&id=19:modul-enterprise-resource-planning-

erp&catid=16:erp-umum&Itemid=27)

1. Item Master Management (IMM)

2. Bill of Material (BOM)

3. Demand Management (DM)

4. Sales and Order Management (SOM)

5. Master Production Scheduling (MPS)

6. Material Requirement Planning (MRP)

18

 

7. Capacity Requirement Planning (CRP)

8. Inventory Management (INV)

9. Shop Floor Control (SFC)

10. Purchasing Management (PUR)

11. General Ledger (GL)

12. Account Payable (AP)

13. Account Receivable (AR)

14. Cost Control (CO)

15. Financial Reporting (FIR)

16. Human Resource (HR)

2.1.4 SAP

2.1.4.1 Sejarah SAP

SAP dibuat pertama kali di Mannheim, Jerman pada tahun 1972

dengan nama asli Systemanalyse und Programmentwicklung (System

Analysis and Program Development) di Baden-Wuttemberg, oleh 5

(lima) orang mantan Engineer IBM yaitu Dietmar Hopp, Hans-Werner

Hector, Hasso-Platner, Klaus Tshcira dan Claus Wellenreuther.

19

 

Pada tahun 1977, kepanjangan dari SAP berganti nama menjadi

System Application and Products in Data processing yang berkantor

pusat di Walldorf, Jerman. Untuk pertamakalinya pada tahun ini SAP

memiliki klien dari luar Jerman.

Pada tahun 1982, SAP telah memiliki lebih dari 250 klien yang

berasal dari jerman, Austria dan switzserland. Perusahaan telah

mempekerjakan 100 karyawan pada perusahaan mereka. Namun

sayangnya pada tahun ini salah satu pendiri SAP keluar dari perusahaan

ini.

Pada tahun 1991, SAP menghadirkan teknologi R/3 dan pada

tahun 1999 menghadirkan yang terbaru yaitu yang terbaru yaitu

mySAP.com yang kemudian pada tahun 2003 berganti nama menjadi

mySAP Business Suite.

Hingga akhir 2004 SAP telah memiliki 24000 customer di lebih

dari 120 negara yang menjalankan hingga 84000 instalasi software SAP.

(Sumber: http://winnardo.wordpress.com/2010/03/17/sejarah-sap/)

2.1.4.2 Elemen Organisasi SAP

Menurut buku SAP01 Fundamental, Elemen organisasi

adalah struktur organisasi perusahaan yang dipetakan dalam

20

 

aplikasi SAP. Elemen-elemen organisasi tersebut adalah sebagai

berikut:

• Client

Client adalah level elemen tertinggi dari semua

elemen organisasi dan sebuah client mewakili sebuah grup

perusahaan.

• Company Code

Company Code adalah sebuah unit akunting legal

bersifat independen yang mewakili elemen organisasi

pusat dari akuntansi keuangan. Company Code juga

mewakili pajak nasional dari perusahaan serta kebutuhan

laporan pajak perusahaan.

• Plant

Plant dapat berupa pabrik ataupun cabang. Dalam

perusahaan manufaktur, plant dapat diartikan sebagai

pabrik dan merupakan unit organisasi pusat dari produksi.

Tetapi dalam perusahaan jasa, plant ini dapat diartikan

sebagai cabang.

• Storage Location

21

 

Stok bahan baku dalam Inventory Management

dapat dibedakan dengan satu plant menurut storage

location. Elemen ini dapat berperan sebagai gudang.

• Sales Organization

Sales Organization adalah elemen organisasi pusat

dalam Sales Order Management yang mengontrol proses

penjualan pada pelanggan.

• Distribution Channel

Distribution Channel dapat digunakan untuk

mengidentifikasi bagaimana produk-produk yang berbeda

dapat menjangkau para pemakai, misalnya wholesale.

• Organizational Unit

Organizational Unit menggambarkan berbagai

macam unit bisnis yang ada di dalam perusahaan, karena

sudah banyak unit-unit yang belum digambarkan dengan

baik sebagai departemen fungsional atau regional.

• Position

Position adalah karyawan perorangan / individual

yang ada di dalam perusahaan.

22

 

2.1.4.3 Modul – Modul SAP

Modul-modul yang ada pada SAP tergantung pada paket

SAP yang ada, misalnya modul dan aplikasi yang terdapat dalam

software SAP R/3 yang terus menerus di upgrade sesuai dengan

kebutuhan dan perkembangan jaman. Contoh modul yang ada

dalam SAP R/3 terdapat dalam tiga area fungsional, yaitu:

(Sumber:

http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task

=view&id=22&Itemid=27)

1. Financial

a. Modul Financial Accounting (FI) yang berfungsi

untuk menyediakan pengukuran secara kontinu

terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan

perusahaan.

b. Modul Controlling (CO) untuk mendukung

pengendalian investasi, aktivitas keuangan,

pendanaan, serta biaya dan profit perusahaan.

c. Modul Investment Management (IM) untuk

menganalisis kebijakan investasi jangka panjang

dan fixed assets dari perusahaan.

23

 

d. Modul Enterprise Controlling (EC)

memungkinkan Enterprise Controller untuk

mengakses gudang informasi mengenai hal-hal

yang penting untuk perusahaan.

e. Modul Treasury (TR) untuk mengintegrasikan

antara cash management dan cash forecasting

dengan aktivitas logistik.

2. Logistics

a. Modul Logistics Execution (LE) berfokus pada

pengaturan logistik dari masa purchasing hingga

distribusi.

b. Modul Sales and Distribution (SD) untuk

penggunaan strategi penjualan yang sensitif

terhadap perubahan yang terjadi di pasar.

c. Modul Material Management (MM) berfokus pada

aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang

memerlukan konsumsi material dan servis.

d. Modul Production Planning (PP) untuk

merencanakan dan mengendalikan jalannya

material sampai ke proses delivery produk.

24

 

e. Modul Plant Maintenance (PM) untuk mendukung

dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan

bangunan secara efektif.

f. Modul Quality Management (QM) untuk

merencanakan dan menyimpan aktifitas kontrol

kualitas, seperti pemeriksaan produk.

g. Modul Project System (PS) memonitor material,

kapasitas dan dana selama proyek sedang berjalan.

3. Human Resource

Modul Human Resource ini terdiri dari beberapa

modul yang diantaranya berfungsi untuk melaksanakan

manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap salary,

benefit dan biaya yang berkaitan dengan sumber daya

manusia dalam perusahaan.

2.1.5 Pengertian Sumber Daya Manusia

Pengertian sumber daya manusia menurut Wirawan (2009, p1)

adalah sumber daya yang digunakan untuk menggerakkan dan

menyinergikan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi.

Tanpa sumber daya manusi (SDM), sumber daya lainnya menganggur

25

 

dan kurang bermanfaat dalam mencapai tujuan organisasi. Istilah SDM

mencakup semua yang terdapat dalam diri manusia, antara lain terdiri

atas dimensi-dimensi berikut:

1. Fisik manusia

2. Psikis manusia

3. Sifat atau karakteristik manusia

4. Pengetahuan dan keterampilan manusia

5. Pengalaman manusia

2.1.6 Pengertian Outsourcing

Pengertian Outsourcing (Alih Daya) menurut sumber

http://jurnalhukum.blogspot.com/2007/05/outsourcing-dan-tenaga-

kerja.html , diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa

proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia

jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan

definisi serta kriteria yang telah disepakati oleh para pihak.

Outsourcing tidak dapat dipandang secara jangka pendek saja,

dengan menggunakan outsourcing, perusahaan pasti akan mengeluarkan

dana lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing. Outsourcing

harus dipandang secara jangka panjang, mulai dari pengembangan karir

karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan

26

 

lainnya. Perusahaan dapat fokus pada kompetensi utamanya dalam bisnis

sehingga dapat berkompetisi dalam pasar, dimana hal-hal intern

perusahaan yang bersifat penunjang (supporting) dialihkan kepada pihak

lain yang lebih profesional.

2.2 Teori - Teori Khusus

2.2.1 Modul Human Capital Management

Modul Human Capital Management yang digunakan adalah

mySAP ERP HCM yang memberikan fasilitas kepada perusahaan agar

dapat mengelola sumber daya manusianya secara real time. Kegiatan

pengelolaan itu dapat meliputi, perekrutan karyawan, penilaian kinerja

karyawan dan lain-lain yang dilakukan secara terintegerasi. MySAP ERP

HCM memiliki beberapa elemen sebagai berikut:

(Sumber buku: HR050 Business Processes in Human Capital

Management)

1. Organizational Management

Organizational Management digunakan untuk memetakan

struktur organisasi perusahaan dalam sistem manajemen sumber

daya terkait dengan laporan dan untuk memperlihatkan hirarki

serta hubungan para karyawan dalam sebuah perusahaan. Selain

27

 

itu, organizational management juga memberi pandangan yang

luas tentang perusahaan di masa lalu, masa sekarang dan masa

yang akan datang. Di dalam organizational management terdapat:

• Organizational Plan 

Organizational plan  menggambarkan sebuah model dari

lingkungan kerja yang struktural dalam perusahaan yang

bisa dievaluasi kapan saja.

• Organizational Unit

Organizational unit menggambarkan semua jenis unit

bisnis yang ada dalam perusahaan. Hubungan dari

beberapa unit bisnis yang ada akan membentuk sebuah

struktur organisasi.

• Jobs

Jobs adalah klasifikasi umum dari posisi yang akan

ditempati oleh para karyawan. Misalnya Head of

Department, secretary, dan lain-lain.

• Positions

Positions adalah unit organisasi terkecil yang

menggambarkan tugas-tugas dari karyawan secara

individual. Positions akan ditempati oleh Persons.

28

 

• Persons

Persons adalah sebuah objek yang memegang posisi

dalam suatu struktur organisasi yang secara umum

digambarkan sebagai karyawan.

2. Personnel Administration

Personnel administration ini terkait dengan fungsi untuk

me-maintain data para karyawan. Sistem dalam mySAP ERP

HCM menyimpan data dengan menggunakan Infotype Records.

Istilah-istilah yang terdapat dalam personnel administration ini

adalah:

• Single Screen Maintenance

Infotype akan dimaintain untuk subjek atau situasi

tertentu. Satu infotype akan digunakan untuk satu

karyawan.

• Personnel Actions

Personnel actions digunakan untuk situasi-situasi yang

lebih kompleks lagi dan dibutuhkan lebih dari satu

infotype. Misalnya dalam situasi untuk hiring seorang

karyawan.

29

 

• Fast Entry

Fast entry digunakan untuk maintain satu infotype untuk

lebih dari satu orang karyawan. Misalnya dalam situasi

pemberian bonus atau bayaran tambahan untuk para

karyawan.

3. Time Management

Time management digunakan untuk mengelola semua hal

yang berhubungan dengan waktu dalam proses kerja para

karyawan, misalnya absensi, cuti, dan lain-lain. Ada beberapa

cara untuk mencatat data waktu dalam time management, seperti:

• Dilakukan online oleh time administrator

• Menggunakan sistem pencatatan data terpisah

• Menggunakan Cross-Aplication Time Sheet (CATS)

• Menggunakan Employee Self-Service (ESS)

4. Payroll

Secara umum payroll adalah sebuah perhitungan dari

pembayaran atas hasil kerja dari para karyawan. Jika dilihat

secara lebih khusus, payroll dapat mengelola beberapa hal seperti

pemrosesan hasil penggajian, transfer bank, dan pembayaran gaji

30

 

dengan menggunakan cek. Perhitungan gaji secara umum

dilakukan dengan tahap sebagai berikut:

• Mengelola data karyawan terkait dengan master data,

travel data, dan time data untuk perhitungan gaji.

• Membuat Remuneration statement untuk mengetahui

jumlah gaji seluruhnya dari tiap karyawan.

• Mengirimkan gaji pada karyawan.

• Mentransfer hasil gaji kepada Bagian Accounting

5. Recruitment

Kompenen dalam recruitment dapat digunakan untuk

melengkapi seluruh proses perekrutan dari mulai mengisi data-

data awal sampai dengan mengisi posisi-posisi untuk lowongan

pekerjaan. Poses umum dari recruitment adalah sebagai berikut:

• Jika diintegrasikan dengan organizational management,

perusahaan dapat membuat vacancy infotype (1007) untuk

memuat seluruh persyaratan tenang kerja yang dibutuhkan

untuk perusahaan.

• Mengiklankan posisi lowongan pekerjaan.

• Menerima informasi tentang pelamar dan menyimpannya.

31

 

• Menentukan status pelamar, seperti to be hired atau

rejected.

• Membuat kontrak untuk pelamar yang diterima.

• Mempekerjakan karyawan dan menyimpan datanya dalam

master data.

6. Personnel Development

Komponen dalam personnel development dapat

memungkinkan perusahaan untuk menilai para karyawan terkait

dengan performanya dalam perusahaan. Keterkaitan antara

kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan kebutuhan posisi

ditempat mereka bekerja dapat diukur dengan Qualifiacations and

Requirements.

Dengan personnel development, perusahaan dapat

merencanakan dan mengimplementasikan berbagai training yang

diperlukan untuk mengembangkan kemampuan dari para

karyawannya. Dengan begitu perusahaan dapat memastikan jika

organisasinya memiliki kemampuan dan kualifikasi yang

dibutuhkan di setiap bidang.

7. Training and Event Management

32

 

Para karyawan yang memiliki kualifikasi kurang memadai

akan diikutsertakan dalam event business atau kursus pelatihan

yang menyediakan sarana untuk meningkatkan kinerja karyawan

dalam bidang tertentu. Training and event management memiliki

empat proses utama, yaitu:

• Business Event Preparation

Dalam proses ini dibahas mengenai persiapan untuk

melakukan business event dengan mempersiapkan data

yang akan digunakan dalam membuat business event

catalog, seperti jadwal waktu, lokasi event, sumber daya,

dan lain-lain.

• Business Event Catalog

Tahap selanjutnya dalah pembuatan business event

catalog, termasuk tanggal event yang akan ditentukan.

• Day-to-Day Activities

Proses booking dalam kegiatan event dilakukan. Booking

dapat diikuti oleh para peserta internal atau eksternal, ada

juga fasilitas booking seperti prebook attendance, replace

booking, rebook dan cancel atttendees.

• Recuring Activities

33

 

Tahap ini melibatkan kegiatan-kegiatan yang butuh untuk

dilakukan secara periodik seperti melakukan penilaian

kembali atas training yang telah dilakukan oleh karyawan.

8. Enterprise Compensation Management

Enterprise compensation management dalam mySAP ERP

HCM digunakan untuk mengontrol dan mengelola kebijakan

remunerasi perusahaan serta memfasilitasi perencanaan

kompensasi dan budgeting. Empat komponen utama dari

enterprise compensation management adalah sebagai berikut:

• Job Pricing

Job pricing digunakan untuk mengevaluasi survey atas

gaji.

• Budgeting

Budgeting digunakan untuk merencanakan dan mengontrol

semua biaya untuk penyesuaian dalam pemberian

kompensasi.

• Compensation Administration

34

 

Compensation administration digunakan untuk

mendistribusikan kenaikan gaji karyawan yang

disesuaikan dengan kebijakan remunerasi perusahaan.

• Long-Term Incentives

Pemberian sebuah penghargaan dari suatu pencapaian

yang dilakukan (award).

9. Personnel Cost Planning

Personnel cost planning terkait tentang seluruh biaya yang

diperlukan untuk karyawan, seperti biaya gaji, training, kegiatan

dinas, dan lain-lain. Proses planning tersebut meliputi:

• Planning preparation

• Data collection

• Cost planning run

• Detail planning

• Consistency check and release

10. ESS dan MSS

ESS adalah Employee’s Self - Service yang merupakan

sebuah aplikasi yang mudah digunakan untuk menampilkan,

35

 

membuat, dan mengelola data dalam sistem SAP melalui internet.

Dengan ESS, karyawan dapat mengelola data mereka kapan saja

dan dimana saja.

Sedangkan MSS adalah Manager’s Self – Service yang

juga merupakan sebuah aplikasi yang memudahkan para manajer

untuk menampilkan, membuat, dan mengelola data dalam sistem

SAP melalui internet. Dengan MSS, manajer akan bisa lebih

efektif dalam mengontrol data secara real time.

11. Reporting and Analysis Tools

Ada beberapa jenis reporting yang terdapat dalam mySAP ERP

HCM untuk membantu memenuhi kebutuhan laporan. Dengan

reporting and analysis tools, perusahaan dapat mencari seluruh

kriteria dan membuat daftar karyawan dari data karyawan dan

juga membuat evaluasi secara statistik. Reporting mencakup

beberapa bentuk laporan sebagai berikut:

• Human Resources Information System (HIS) yang dapat

memenuhi kebutuhan laporan yang ditampilkan secara

grafik struktural.

• Manager’s Desktop digunakan oleh para manajer dimana

mereka bisa mengevaluasi dan mengganti data tertentu.

36

 

• Ad-Hoc-Query memungkinkan untuk pembuatan laporan

secara lebih fleksibel.

2.2.2 Analisis Biaya Manfaat

Menurut sumber buku Information Technology Investment,

analisis biaya manfaat yang meliputi identifikasi biaya-biaya dan manfaat

dari setiap alternatif investasi sampai pada pemilihan alternatif terbaik

menurut standar yang ditentukan.

Analisis biaya manfaat dapat digunakan untuk mengevaluasi

investasi pada waktu sebelum analisis proyek, setelah analisis proyek

ataupun dalam progress analisis proyek. Analisis biaya manfaat memiliki

beberapa tahapan atau fase seperti dijelaskan dalam gambar berikut:

Gambar 2.1 Lima Tahapan Cost Benefit Analysis

37

 

Biaya dalam cost benefit analysis digolongkan dalam 2 jenis,

yaitu yang terlihat / nyata dan tidak terlihat (tangible and intangible).

Aspek – aspek biaya yang termasuk dalam biaya tangible dan intangible

sangat tergantung kepada situasi pengambilan keputusan dalam investasi

teknologi informasi yang nantinya akan menentukan biaya-biaya apa saja

yang termasuk dalam cost benefit analysis seperti yang dijelaskan dalam

tabel berikut:

Tabel 2.2 Biaya-biaya potensial dalam sebuah investasi TI

Tangible Intangible

Hardware

Software

Telecommunications

Needs specification and updates

Service: installation, programming,

etc

Personnel: hiring, training, etc

Furniture

Resistance to change (Change

management)

Inability to change

Organizational restructuring

Integration of new system into

current situation

38

 

Sedangkan yang dimaksud manfaat dalam cost benefit analysis

adalah sebuah penerimaan positif dari sebuah pelaksanaan investasi

teknologi informasi. Manfaat secara umum dapat diklasifikasikan ke

dalam lima kategori:

1. Cost savings;

2. Error reduction;

3. Improved operational performance;

4. Increased flexibility; and

5. Improved planning and control.

Sama halnya dengan biaya, manfaat juga dapat digolongkan menjadi dua

jenis, yaitu tangible dan intangible.

Tabel 2.3 Manfaat-manfaat potensial dalam sebuah investasi TI

Tangible Intangible

Increased productivity

Decreased operational costs

Reduced workforce

Lower computer costs

Improved resource control

Improved organizational planning

More timely information

Higher quality information

39

 

Lower outside vendor costs

Lower clerical costs

Reduced software expenses

Enhanced organizational learning

Improved decision-making

Lower error rates

Improved customer satisfaction

2.2.3 Fit/Gap Analysis

Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area

fungsional dalam suatu proyek bisnis atau proses bisnis untuk mencapai

tujuan tertentu. Hal ini termasuk indenfitikasi data atau komponen utama

yang sesuai dengan sistem bisnis dan gap (kesenjangan) yang

membutuhkan solusi. Tehnik ini mengacu pada beberapa tujuan, semua

terfokus pada penentuan komponen kunci yang diperlukan untuk dapat

mencapai best practice di dalam sebuah organisasi.

• Tujuan Analisis Fit/Gap

Untuk setiap proyek, tujuan utama dari analisis fit/gap adalah

untuk memastikan bahwa setiap proyek dijalankan sesuai dengan

metode yang dianggap efektif dan efisien. Tujuan lain adalah

merekomendasikan perubahan, seperti antarmuka yang butuh

penyesuaian dalam setiap proses bisnis untuk menjamin hasil target.

40

 

• Sesi Cakupan

Dalam sesi analisis fit/gap, isu-isu dan tindakan biasanya

meliputi: penetapan persyaratan untuk konversi proses bisnis yang

diperlukan; mengetahui semua tugas khusus yang harus dilakukan;

menyusun langkah-langkah pengujian; mengidentifikasi prosedur

keamanan, pelaporan dan dokumentasi; dan membuat aturan dan standar

proses.

• Pengolahan Informasi

Setelah penyelesaian awal dilakukan, selanjutnya adalah

mengidentifikasi tugas-tugas yang diperlukan untuk mengubah atau

mengatasi masalah. Tim mereview semua informasi tentang isu atau

masalah. Dokumentasi dan penilaian dari tahap sebelumnya yang

melibatkan langkah-langkah perubahan organisasi juga dilakukan.

• Identifikasi Tugas

Semua tugas yang dibutuhkan untuk memulai rekomendasi fit/gap

analisis harus terdaftar. Dependensi antar tugas harus ditentukan dalam

rangka pembuatan rencana rincian struktur kerja. Seluruh sumber daya

penting untuk menyelesaikan setiap tugas kemudian diidentifikasi untuk

masing-masing kelompok fungsi dalam organisasi.

41

 

(Sumber:

http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://w

ww.ehow.com/about_6311789_fit-gap-analysis.html)