Administrasi Perkantoran / Sekretaris

1. Dari keempat keterampilan komunikasi yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalam kegiatan bisnis, yaitu keterampilan berbicara, mendengarkan, membaca, menulis. Diperlukan keterampilan khusus untuk komunikasi bisnis seperti dibawah ini, kecuali

a. Membuat atau melakukan percakapan yang menarik

b. Melakukan wawancara

c. Berpidato dan melakukan presentasi

d. Berhubungan dengan orang lain dalam berbicara

e. Menulis surat, memo, disposisi, dan laporan

2. Pada umumnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis, Komunikasi akan berhasil dengan baik apabila pihak-pihak yang berkomunikasi saling berkomunikasi secara bergantia. Dibawah ini cara komunikasi dengan baik, kecuali

a. Komunikasi Vertikal, yaitu proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada para bawahan.

b. Komunikasi Horizontal, yaitu jalinan hubungan antar karyawan, yang sama kedudukannya dalam berorganisasi.

c. Komunikasi Diagonal, yaitu jalinan komunikasi antar pegawai pada tingkatan yang berbeda tidak memiliki wewenang langsung terhadap pihak lain.

d. Komunikasi Tegak Lurus, yaitu proses penyampaian berita langsung dari pihak bawahan kepada pimpinan.

e. Komunikasi Bebas, yaitu jalinan komunikasi antar karyawan tanpa membedakan jawaban.

3. Media komunikasi terbagi menjadi dua, yaitu menurut sifatnya dan sasarannya, Menurut sifatnya, yaitu media audio, visual, dan audio visual. Menurut sasarannya, yaitu media nirmassa dan media massa. Di bawah ini merupakan jenis media komunikasi melalui media massa, kecuali ..

a. Surat kabar b. Telepon c. Majalah d. Radio e. Televisi

4. Berikut ini merupakan prinsip berbicara efektif yang perlu dikembangkan secara professional, kecuali

a. Mudah dimengerti c. Tepat sasaran e. Sesuai status sosial

b. Cepat dimengerti d. Dimengerti dengan jelas

5. Surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi disebut ..

a. Kartu pos c. Warkat pos e. Surat tanda bukti

b. Memo d. Telegram

6. Seni berbicara seseorang yang menimbulkan daya tarik bagi pendengar atau peserta

a. Estetika berbicara c. Prinsip berbicara e. Asas komunikasi

b. Gaya hidup d. penghambat komunikasi

7. Berikut ini merupakan penanganan keluhan pelanggan, kecuali ..

a. Bersikap empati pada pelanggan yang kecewa.

b. Segera menangani keluhan.

c. Kewajaran dalam memecahkan permasalahan keluhan.

d. Bersikap apatis pada keluhan pelanggaran.

e. Kemudahan bagi pelanggan untuk menghubungi perusahaan.

8. Kebutuhan pelanggan atas barang / jasa yang sifatnya menunjang kehidupan seperti pakaian yang baik, seperti televisi, radiao disebut ..

a. Kebutuhan adaptasi c. Kebutuhan Tersier e. Kebutuhan Sekunder

b. Kebutuhan Primer d. Kebutuhan Penunjang

9. Jumlah satuan barang yang akan dibeli oleh pelanggan dengan berbagai macam harga dalam kurun waktu tertentu disebut

a. Penawaran b. Harga c. Permintaan d. Daya beli e. Kebutuhan

10. Tujuan bekerja dalam team adalah .

a. Mematuhi peraturan team d. Adanya pembagian tugas yang adil

b. Memberikan konstribusi pada team e. Adanya tanggun jawab bersama

c. Adanya kesamaan tujuan

11. Konsumen : Sesuai dengan barang yang ditawarkan bagian marketing perusahaan anda, kami telah membayar sesuai jumlah yang kami pesan. Maka melalui telepon ini kami konfirmasikan pengiriman barang harus 10 hari sebelumnya, sesuai tanggal yang telah disepakati, yaitu sebelum tanggal 20 Maret 2009.

Sekretaris :

a. Baiklah, sesuai jumlah pesanan yang ingin bapak terima, kami akan mengirim 10 hari sebelum tanggal 20 Maret 2009.

b. Baiklah, sesuai jumlah pesanan yang bapak minta, kami akan mengirim 10 hari sebelum tanggal 20 Maret 2009.

c. Kami akan mengirim 10 hari sebelum tanggal 20 Maret 2009, sesuai jumlah pesanan yang bapak minta.

d. Baiklah, kami akan mengirim sesuai pesanan bapak sebelum tanggal 20 Maret 2009

e. Sesuai dengan pesanan bapak, baiklah kami akan mengirim sebelum tanggal 20 Maret 2009.

12. Penelepon

: Selamat pagi. Bisa bicara dengan direktur anda ?

Sekretaris : Maaf hari ini beliau dinas luar, bisa saya bantu ?

Penelepon : Beliau telah memesan barang, dan menyuruh saya untuk minta uang muka pesanan hari ini, gimana ?

Sekretaris

: Maaf, dengan siapa saya bicara, dari perusahaan apa? Boleh minta nomor Teleponnya?

Penelepon

: Saya Anwar marketing CV. Maju, nomor telepo 531234.

Sekretaris : a. Baiklah, saya akan menghubungi kembali 20 menit untuk mengkonfirmasikan pesanan tersebut.

b. Baiklah, kalau begitu silakan bapak membawa bukti pemesanan kekantor kami hari ini.

c. Baiklah, silakan bapak ambil uang muka tersebut dengan membawa bukti pesanan.

d. Baiklah, bapak Anwar, silakan bapak hubungi kembali kami nanti siang karena saya akan mengkonfirmasikan pesanan tersebut.

e. Baiklah, silakan bapak hubungi kembali direktur kami, karena kami tidak bisa memutuskan.

13. Di bawah ini merupakan cara menghubungi melalui telepon kepada sebuah perusahaan dengan baik.a. Halo selamat pagi,bisa bicara dengan Mr. Tanaka. Saya Lisa dari PT. Indomarco.

b. Selamat pagi PT. Mahakam Trade. Bisa saya bantu ?

c. Halo selamat pagi PT. Mahakam Trade ?

d. Selamat pagi, bisa bicara dengan Mr. Tanaka. Saya Lisa dari PT. Indomarco.

e. Halo PT. Mahakam Trade. Bisa saya bantu ?

14. Dibawah ini merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan oleh petugas pelayanan telepo pada saat melaksanakan panggilan telepon, kecuali

a. Menyiapkan nomor telepon yang hendak dituju dan memastikan bahwa nomor telepon sudah benar.

b. Mengangkat telepon dengan segera.

c. Mencatat hal-hal pokok yang akan dibicarakan untuk mencegah lewatnya hal-hal penting yang seharusnya dibicarakan dalam telepon.

d. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan sopan.

e. Meletakkan gagang telepon dengan hati-hati.

15. Untuk menunjang kelancaran kegiatan kantor diperlukan peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai, peralatan komunikasi, dan peralatan prenentasi. Dibawah ini yang termasuk mesin perkantoran adalah

a. Foto copy b. Mobile phone c. Faksimil d. O H P e. L C D

16. Penulisan nomor surat yang benar dibawah ini

a. 123/SK/V/2003 c. 07/SK/V/2003 e. 07.SK./05/2003

b. 09/SK/05/2003 d. 023/SK/05/2003

17. Kalimat penutup yang benar penulisannya dibawah ini adalah .

a. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

b. Sambil menunggu kiriman dari saudara, kami ucapkan terima kasih.

c. Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

d. Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.

e. Kami menunggu jawaban saudara, atas perhatiannya kami ucapkan terima-kasih.

18. Semua surat yang diterima oleh suatu organisasi atau instansi disebut

a. Surat keluar c. Surat biasa e. Surat rahasia

b. Surat penting d. Surat masuk

19. Dibawah ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memeriksa kelengkapan surat, kecuali ..

a. Kesesuaian nomor surat dengan nomor amplop.

b. Kesesuaian bentuk surat dengan bentuk amplop.

c. Kecocokan lampiran.

d. Kesesuaian antara alamatdalam dan alamat luar.

e. Menyertakan surat terdahulu apabila perihalnya berhubungan dengan surat yang bersangkutan.

20. Bila menerima surat tidak bertanggal, langkah yang paling tepat dilakukan ..

a. Mengembalikan surat kepada pengirim.

b. Tanggal surat terima dijadikan tanggal surat.

c. Tidak perlu membubuhkan stempel.

d. Surat diprotes saja.

e. Melaporkan kepada pimpinan.

21. Penanganan surat masuk sistem buku agenda kegiatannya sebagai berikut, kecuali a. Penyortiran surat c. Penggandaan surat e. Membalas surat

b. Mengagendakan surat d. Mengarahkan surat

22. Menangani surat dengan menggunakan lembar pengantar surat berlaku untuk surat a. Rahasia b. Penting c. Rutin d. pribadi e. Niaga

23. Yang berhak memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah .

a. Juri tik b. Pimpinan c. Sekretaris d. Agendaris e. Konseptor

24. Yang berhak menyimpan lembar pengantar surat biasa pada penanganan surat keluar adalah

a. Unit pengolah

c. Pengarah surat

e. Konseptor

b. Penata surat

d. Sekretaris

25. Suatu alat untuk melubangi surat agar dapat disimpan pada map snellhecter adalah

a. Verporator b. Hekter c. stepler d. Kalkulator e. Polder

26. Jika suatu bagian yang meminjam arsip satu berkas (file), maka petugas arsip harus membuat ..

a. Out sleep

c. Kartu kendali

e. On call card

b. Out folder

d. Lembar Peminjaman Surat (LPS)

27. Pencatatan surat rutin memuat pola baru tata kearsipan dinamis menggunakan

a. Kartu kendali

c. lembar disposisi

e. Ekspedisi

b. Lembar pengantard. Agenda

28. Jika arsip yang akan disimpan ukurannya lebih besar misalnya peta, maka menggunakan ...a. Petunjuk silang c. Lembar disposisi

e. Out slep

b. Kartu kendali

d. Map folder

29. Untuk mencari lokasi penyimpanan arsip maka melihat dari ..

a. Pola klasifikasi surat c. Laci indeks

e. File kabinet

b. Kode arsip

d. Guide

30. Sebelum memulai menjalankan program aplikasi windows urutannya adalah .

a. Star Program Aplikasi.

b. Program Document Aplikasi.

c. Star Aplikasi Program.

d. Document Program Aplikasi.

e. Star Document Program.

31. Jendela yang pertama kali muncul saat anda menjalankan Microsoft Windows sering disebut

a. Taskbar

c. Desktop windows

e. Icon Shortcut

b. Editing windows d. Program

32. Dilihat dari pemakaiannya dokumen digolongkan menjadi empat macam, kecuali ..

a. Dokumen pribadi c. Dokumen dinamis

e. Dokumen sejarah

b. Dokumen niaga d. Dokumen pemerintah

33. Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor maka surat berfungsi sebagai

a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk tulisan.

b. Alat pengingat atau berpikir.

c. Pernyataan bahasa secara tertulis.

d. Media komunikasi secara tertulis.

e. Surat yang wujudnya berupa gabungan sampul.

34. Untuk memperbaiki kesalahan ketik dengan menghapus dan menyisipkan hurup.

Contoh : Aku pigi. Kata seharusnya Aku pergi cara memperbaikinya adalah

a. Diganti semua.

d. Kursor diantara hurup p dan I, tekan del ketik er.

b. Dihapus kata pigi.

e. Semua salah.

c. Blok pigi dan diganti

35. Cara menyimpan dalam Microsoft Excel adalah .

a. File Save

c. Edit New e. File Open Save

b. Edit Save As

d. File - Open

36. Rencana perjalanan bisnis yang baik dapat meliputi keterangan-keterangan dibawah ini, kecuali ................a. Tanggal dan jam keberangkatan.

b. Semua kota yang akan dikunjungi dan hotelnya.

c. Jenis kendaraan yang akan dipakai.

d. Lapangan terbang dan stasiun kereta api.

e. Siapa yang akan menemaninya.

37. Salah satu yang harus dipersiapkan, apabila perjalanan bisnis keluar negeri adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor yang disebut dengan istilah ..

a. Fiskal

b. Visa c. Paspor d. Yello Card e. S P P D

38. Di bawah ini yang merupakan bukti pengeluaran kas kecil adalah

a. Sistem inflasi

c. Klutuasi sistem

e. Analogi sistem

b. Contain sistem

d. cek / imprest sistem

39. Yang termasuk ketentuan pokok dalam sistem impres dibawah ini adalah ..

a. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan bukti pengeluaran kas kecil.

b. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampirkan bukti, pendukung pengeluaran kas kecil.

c. Biasanya jumlah dana ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dana untuk 2 atau 4 minggu.

d. Pemegang kas kecil diberi uang secukupnya guna menutup pengeluaran selama 1 minggu / 1 bulan.

e. Perusahaan harus menetapkan jumlah dana kas kecil.40. Dibawah ini adalah kelemahan komputer sebagai peralatan penggandaan dokumen, kecuali ..

a. Memerlukan daya listrik yang besar.

b. Memerlukan penggunaan yang handal.

c. Memerlukan perawatan yang rutin.

d. Memerlukan biaya besar dalam perawatannya.

e. Menyebabkan radiasi.

UJIAN NASIONAL 2009-2010Page 1