Kelompok Administrasi Perkantoran

BAB I

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti

yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-

menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-

sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan

dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan

melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu

keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau

ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis,

kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab,

hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses

perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-

mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan

atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam

melaksanakan tugas pokoknya.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan

dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian,

pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat

menyurat dan ekspedisi.

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.

Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan

perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan

keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal

dengan istilah office management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan

kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-

mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan,

1 | A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n

menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya.

Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun

informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor

penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan mengendalikan

seluruh kegiatan organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan

manajemen yang baik supaya berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya

diperlukan para sekretaris dan tenaga administrasi yang sehari-harinya duduk di

kantor, melainkan juga para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau produksi,

karena mereka memimpin kantor. Perkembangan ilmu administrasi perkantoran

memperoleh kelanjutannya dalam dunia pendidikan dan pengajaran. Dengan telah

terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur mengenai berbagai kerja

ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu diajarkan pada

lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor dalam

usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau latihan-latihan jabatan.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada permasalahan yang penulis

dapatkan. Permasalahan tersebut antara lain :

Apa yang dimaksud dengan Administrasi Perkantoran?

Apa saja yang termasuk sasaran Awal Administrasi Perkantoran?

Apa saja yang termasuk ruang lingkup Administrasi Perkantoran?

Unsur-unsur yang terkandung di dalam Administrasi !

Mengapa perusahaan atau pemerintah mengadakan pengembangan dan program

pelatihan SDM ?


BAB II

Administrasi Perkantoran

2.1 Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office

management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor

(office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut :

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul

Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah

pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi,

manufakturing, pengudangan dan penjualan.

2. George R. Terry

George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office

Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan

pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office

Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata

penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook

of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu

fungsi yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan

dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun

pekerjaan itu dilakukan.


Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern

mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan

manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan

data, komunikasi dan memori organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat

teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam

pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi

pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi

perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,

mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan

kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau

pekerjaan ketatausahaan.

2.2 Sasaran Awal Kegiatan Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah

pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan

Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang

disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

A. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan

peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas

kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor;

Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

B. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran;

Telepon; Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor;

Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman;

Pelayanan terima tamu.

C. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;

Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan;


persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang;

Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.

D. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang;

Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang;

Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan

penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan

baru.

E. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin

pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat;

Peralatan

terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;

Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan

mesin baru.

F. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas

surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian

perbekalan baru.

G. Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;

Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;

(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.

H. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan

surat-menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing

rools); Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of

records); Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan

penyimpanan.

I. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau

pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman

petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan;

Pembakuan gaji.


Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian

administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni.

Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat

dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk

meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan

administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya

dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-

teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh

pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi.

Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi

berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

2.3 Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana

fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

A. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas

tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan

perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari

kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran

(office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan

perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau

sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

a. Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan

cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan

kantor . Perencanaan perkantoran, meliputi :

Perencanaan gedung

Tata ruang kantor

Penerangan/cahaya


Ventilasi

Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

Anggaran (budgeting) perkantoran

Standar kualitas kerja,

Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi

organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut,

meliputi :

Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi

perusahaan.

Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan

untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah

ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap

bawahan.

Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap

bawahan

Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika

karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi

antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.


d. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang

telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

Penggunaan peralatan dan perabot kantor

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

Kualitas pekerjaan kantor

Pelayanan kantor

Waktu

Biaya perkantoran

B. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang

dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau

dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.

Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti

“kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor,

gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak

uraian berikut

a. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara

lain:

Faktor keamanan

Faktor lingkungan

Faktor harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan


Gedung memiliki fasilitas yang memadai

Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan

c. Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan

sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang

mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus

dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan

kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan

hiasan kantor.

e. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-

mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja,

metode kerja, dan kebutuhan interior.

2.4 Unsur-unsur Administrasi

Kaliski dalam Departemen Kehutanan (1996), mengartikan administrasi sebagai

manajemen operasi, atau salah satu fungsi manajemen untuk merencanakan,

melaksanakan, mengorganisasi, dan mengawasi fungsi-fungsi manajemen yang lain.

Fungsi administrasi adalah tugas yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin atau

manajer. Karena itu seorang pemimpin atau manajer sering pula disebut dengan istilah

administrator.

Sedangkan untuk unsure-unsur yang ada dalam suatu administrasi tersebut baik

berupa faktor situasional dan kondusional maupun sumber daya-sumber daya tertentu,

menurut Surakhmad (1994) menyebutkan sebagai berikut:


a. Organisasi, yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame

work) dari administrasi.

b. Lingkungan, yaitu yang mengelilingi administrasi “berada” di dalam organisasi

terdiri atas berbagai lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna),

sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik dan teknologis.

c. Situasi, yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau

tidak langsung mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan

gerak – gerak administrasi ( organisasi ).

d. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang

mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi)

dan mempunyai arti letak dengan diukur menurut jarak transportasi dan

komunikasi.

e. Wilayah operasi

f. Mesin dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang

merupakan “hardware” dari administrasi (organisasi).

g. Program – program usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -

peraturan dan prosedur – prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan

rangka dasar berpikir dan berusaha.

h. Legitimitas, yaitu kekuatan sosial, politik-yuridis yang berasal dari undang-

undang.

i. Pimpinan

j. Personil


BAB III

Pengembangan dan Pelatihan SDM dalam Administrasi Perkantoran

3.1 Tujuan Pelatihan dan Pengembangan SDM

Dengan program latihan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM)

akan membantu perusahaan beroperasi lebih efisien dan efektif sehingga perusahaan

akan lebih berani untuk bersaing dan bagi para pekerja akan lebih berkembang dan

lebih puas.

Agar program latihan dan pengembangan ini berhasil guna,pucuk pimpinan

harus mendukungnya,dukungan tersebut dalam bidang materiil dapat berupa

penyediaan dana dan dukungan moral.Dan beberapa prinsip-prinsipnya yakni :

A. Prinsip-prinsip Latihan Perkantoran

Program latihan perkantoran merupakan salah satu bagian dari keseluruhan sistem

kerja yang utama,berhubungan dengan sub sistem lainnya yang ada

dipersonalia.Orientasi, evaluasi dan penerapan sistem yang di sarankan.

Keefektifan sub sistem latihan perkantoran tergantung kepada sejauh mana

komitmen manajemen untuk mendukung program ini.

B. Prinsip Komitmen

Manajemen hendaknya komit dan peka terhadap perkembangan dan kelanjutan

kemajuan pengetahuan para karyawan dengan cara menciptakan iklim yang

mendukung ke arah itu.Tanpa dukungan dari pucuk pimpinan maka tujuan-tujuan

dari latihan perkantoran tidak akan banyak manfaatnya.

C. Prinsip Tanggung jawab

Semua manajer departemen harus di serahi tanggung jawab bagi

pengorganisasian dan pengaturan program latihan perkantoran dalam

departemennya masing-masing.Tanggung jawab utama bagi para karyawan

dilaksanakan oleh para manajer kantor,dan bersedia untuk menyatakan tanggung

jawab terhadap pelaksanaan program ini.Walaupun manajer kantor mungkin

membantu dalam perencanaan,pengarahan dan penilaian kegiatan latihan,namun


yang paling penting adalah latihan yang diberikan pada para karyawan yang

diwujudkan dalam pelaksanaan tugas sebagai hasil dari latihanyang pernah

mereka ikuti.Tanggung jawab keefektifan program latihan berada di tangan para

manajer ,yang dalam hal ini mungkin secara individu menugaskan kepada para

stafnya.Untuk menangani tugas-tugas tertentu,para ahli pelatihan akan

menggunakan konsultan pelatihan.

D. Prinsip Perencanaan

Suksesnya sebuah perencanaanprogram latihan kantor tergantung pada ketepatan

dalam mengidentifikasikan kebutuhan organisasi dan penetuan tugas-tugas

pelatihan.Sebuah perusahaan mengharapkan bahwa dana yang ditanamkan dalam

program latihan hendaknya benar-benar digunakan oleh orang-orang yang tepat

untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.Jadi efektifitas rencana membutuhkan

penekanan yang tepat pada keseluruh organisasi. Pengalaman-pengalaman khusus,

kemampuan, dan pengetahuan diperlukan guna memperoleh keberhasialan dan

kejelasan dari tiap tugas yang harus ditentukan dengan cara merumuskan program

analisa jabatan yang akan di bicarakan lebih lanjut pada bagian berikutnya.

E. Prinsip Penerapan

Program latihan perkantoran hendaknya diterapkan dalam rangka

mempertemukan kebutuhan yang telah dirumuskan dan tujuan latihan yang telah

ditetapkan. Penanggungjawab program latihan perkantoran ini hendaknya

menyiapkan sebuah rencana yaitu :

Menentukan tujuan latihan

Membuat garis besar program dan materi-materi yang akan di butuhkan.

Mengidentifikasikan metode latihan dan instruktur yang terlibat dalam latihan.

Memperbanyak material dan pedoman latihan.

Meminta persetujuan pucuk pimpinan untuk meniniau dan menyetujui

program latihan.

Mengadakan evaluasi secara periodik tentang efektivitas program latihan.


F. Prinsip Evaluasi

Semua hasil program latihan kantor harus di evaluasi untuk menentukan tujuan

mana yang telah berhasil dicapai.Untuk mengevaluasi dan mengukur efektivitas

program latihan, penanggungjawaban latihan hendaknya mengikuti langkah-

langkah berikut ini:

Menilai hasil latihan dan tujuan yaitu relevansi latihan dengan tugas sehari-

hari dan kemampuan para instrukturnya.

Menetukan kemampuan para peserta dengan ukuran standar waktu yang telah

ditetapkan.

Mencatat (mengumpulkan data tentang penampilan peserta

sebelum,selama,dan sesudah latihan).

Mendapat reaksi dari para peserta,lebih baik dalam bentuk tulisan tentang apa

yang mereka sukai dalam program latihan,apa yang telah disukai dan saran-

saran untuk pengembangan.

Membuat catatan-catatan tentang kemampuan masing-masing peserta.

Menguji kemampuan,ketrampilan dan pengetahuan peserta.

Mengajurkan instruktur untuk membuat peringkat kemampuan peserta selama

dan setelah program latihan.

Mengadakan observasi secara periodik tentang pengaruh latihan dalam jangka

panjang.

3.2 Manfaat Latihan Dan Pendidikan

Menurut T. Hani Handoko (2000:103) ada dua tujuan utamaprogram latihan dan

pendidikan atau pengembangan pegawai. Pertama,latihan dan pengembangan

dilakukan untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan

permintaan jabatan. Kedua, programprogram tersebut diharapkan dapat meningkatkan

efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran kerja yang telah

ditetapkan.


Sesuai dengan analisis jabatan, recruitment pegawai mensyaratkan mereka yang

diterima sudah mempunyai kualifikasi tertentu. Namun karena lembaga pendidikan

formal tidak mempersiapkan tenaga kerja siap pakai dan siap kerja pada lembaga

tertentu, maka latihan pendidikan perlu diadakan oleh lembaga yang bersangkutan.

Dalam hal ini latihan dan pendidikan berfungsi untuk menjembatani kesenjangan

antara kemampuan individu dengan kebutuhan pekerjaan di suatu lembaga.

Meskipun usaha-usaha latihan dan pendidikan memakan waktu dan mahal, akan

tetapi manfaatnya besar sekali terhadap keberlangsungan lembaga, karena akan

mengurangi perputaran tenaga kerja dan membuat karyawan menjadi lebih produktif

dan professional. Lebih lanjut, latihan dan pendidikan membantu karyawan dalam

menghindarkan diri dari keusangan dan melaksanakan pekerjaan dengan baik.

Di samping latihan awal, orientasi kerja juga harus diberikan kepada pegawai

baru. Hal ini didasarkan pertimbangan, bahwa sebelum bekerja mereka perlu

diperkenalkan kepada pimpinan, rekan sekerja, lingkungan kerja, jenis-jenis pekerjaan

yang akan segera dijalani, perlatan yang digunakan, struktur organisasi dan fungsi

masing-masing bagian.

Dengan demikian pegawai tersebut tidak akan merasa canggung untuk

beradaptasi dengan dunianya. Lebih jauh Ig. Wursanto (2001:60) menjelaskan tentang

manfaat latihan dan pendidikan sebagai berikut:

a. latihan dan pendidikan meningkatkan stabilitas pegawai;

b. latihan dan pendidikan dapat memperbaiki cara kerja pegawai, sehingga cara kerja

mereka tidak bersifat statis melainkan selalu disesuaikan dengan perkembangan

organisasi dan volume kerja;

c. dengan latihan dan pendidikan pegawai dapat berkembang dengan cepat;

d. dengan latihan dan pendidikan pegawai mampu bekerja lebih efisien;

e. dengan latihan dan pendidikan pegawai mampu melaksanakan tugas dengan lebih

baik;


f. dengan latihan dan pendidikan berarti pegawai diberi kesempatan untuk

mengembangkan diri;

g. latihan dan pendidikan meningkatkan semangat kerja pegawai dan produktivitas

perusahaan.

Davis dan Westher dalam Bambang Suyono (1993:6), memberikan ilustrasi

tentang keseimbangan antara kemampuan pegawai baru dengan lembaga setelah

orientasi dan latihan, sebagai berikut: Bagi lembaga, latihan merupakan investasi

dalam bentuk sumber daya manusia yang manfaatnya akan tampak dalam jangka

waktu yang lama.

Menurut Davis dan Werther dalam Bambang Suyono (1993:7) tentang

keuntungan dari latihan dan pendidikan dapat dilihat dari beberapa sudut pandang,

yaitu dari sisi lembaga perekrut pegawai, bagi individu pegawai yang bersangkutan,

dan bagi hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang bersangkutan.

3.3 Keuntungan Bagi Lembaga

Bagi lembaga, keuntungan latihan dan pendidikan adalah sebagai berikut:

a. Leads to improve profitability or more positive attitudes toward profit orientation.

b. Improves the job knowledge and skills at all levels of organization.

c. Improves the morale of the work force.

d. Help people identify with organization goals,

e. Help create a better corporate image,

f. Fosters authenticity, openness and trust,

g. Improve the relationship between boss and subordinate,

h. Aids in organizational development,

i. Learn from trainee,

j. Help prepare guide ness for work,


k. Aids in understanding and carrying out organizational policies.

l. Provides information for future needs in all areas of the organization,

m. Organization gets more effective decision making and problem solving,

n. Aids in development for promotion from within,

o. Aids in development leadership skill motivation, loyalty, better attitude and other

aspect that successful worker and managers usually display,

p. Aids in increasing productivity and or quality of work,

q. Helps keep cost down in many areas, e. g. productions, personal,

administration,etc,

r. Develops a sense of responsibility to the organization for being competent and

knowledgeable,

s. Improve labor-management relations,

t. Reduces outside consulting cost utilizing competent internal consulting,

u. Stimulates preventive management as apposed to putting out fires,

v. Eliminates suboptimal behavior (such for as hiding tools)

w. creates and appropriates climate for growth communication,

x. Aids in improving organizational communication

y. Help employees adjust to change,

z. Aidsin handling conflict, thereby helping to prevent stress and tension.

3.4 Keuntungan Bagi Individu

Keuntungan bagi individu yang juga akan membawa keuntu;ngan bagi lembaga

adalah sebagai berikut :

a. Help the individual in making better decisions and effective problem solving,


b. Through training and development, motivational, variables of recognition

achievement, growth, responsibility and operational zed,

c. Aids in encouraging and achieving self development and self confidence.

d. Help a person handle stress, tension frustration and conflict,

e. Provides information for improving leadership knowledge,

f. Increase job satisfaction and recognition,

g. Moves a person forward a personal goals while improving interaction skill,

h. Satisfies personal needs of the trainer (and trainee),

i. Provides trainee for growth and a say in his/her own future,

j. Develops a sense of growth learning,

k. Help a person develop speaking and listening skill: also writing skills when

exercises are required,

l. Help eliminate in attempting new tasks.

3.5 Keuntungan dalam hubungan antar individu dan kelompok

Keuntungan dalam hubungan antar individu dan kelompok dalam rangka

pelaksanaan kebijakan lembaga adalah sebagai berikut:

a. Improve communication between group and individuals,

b. Aids in orientation for new employees and those taking,

c. Provides information on equal opportunity and affirmative action,

d. Provides information on other governmental laws and administrative policies,

e. Improve interpersonal skill,

f. Make organization policies, rules and regulation viable,

g. Build cohesiveness in groups,


h. Provides a good leaning, growth, and coordination,

i. Make the organization a better place to work and live.

3.6 Macam-Macam Pelatihan

Pelatihan atau pengembangan sebagai salah satu bentuk dari pendidikan

pratek,pada dasarnya terdiri dari dua macam,pelatihan untuk karyawan baru dan

pelatihan untuk promosi karyawan lama.Kedua macam pelatihan tersebut kebanyakan

dengan cara seseorang belajar dalam situasi kerja dipelajari dalam lingkungan kerja

dari bagian-bagian yang berhubungan.

a. Pelatihan Bagi Karyawan Baru

Pelatihan ini seringkali diberikan kepada karyawan kantor yang baru diterima

dengan cara magang,kepada kepala bagian atau pngawasan lini pertama.Latihan kerja

memungkinkan para peserta untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampilan yang

dibutuhkan untuk menciptakan/mengerjakan suatu tugas dengan menggunakan

peralatan yang dibutuhkan.

Contoh dari bentuk pelatihan ini adalah dengan menempatkan peserta pada

bidang-bidang seperti penyortiran surat-surat.Dalam suatu penelitian ditemukan

bahwa pengetahuan-pengetahuan seperti hubungan sosial,komunikasi

lisan,pengawasan dan perencanaan organisasi kantor lebih mudah dipelajari di dalam

program latihan formal perusahaan.

Secara umum penelitian tersebut mencatat bahwa ketrampilan dan pengetahuan

yang sebelumnya dianggap paling sesuai diajarkan lewat pendidikan di

sekolahan,dulu kurang diajarkan lewat latihan-latihan kerja hendaknya mempunyai

kemampuan dalam hal kepemimpinan,hal-hal teknik dan hubungan sosial.

Para instruktur dapat menciptakan mutu kondisi di mana seorang karyawan

menerima kebutuhan untuk merubah tingkah lakunya sendiri..Di samping itu

instruktur tersebut hendaknya mempunyai pengalaman dalam mengajarkan fungsi-

fungsi manajerial seperti perencanaan,pengorganisasian,kepemimpinan dan

pengawasan untuk mengembangkan keterampilan tingkah laku dan kebiasan-

kebiasaan kerja dari peserta latihan.


Dia juga harus menguasai secara teknis dari program latihan tersebut,baik itu

karena pendidikannya maupun karena pengalamannya,untuk menumbuhkan rasa

hormat para peserta dan memberikan pengetahuan serta keterampilan yang

dibutuhkan mereka untuk menghasilkan barang dan jasa yang berkualitas.

Tanggungjawab ini tidak bisa dipindah tangankan kepada orang lain,kecuali

pada orang-orang tertentu yang betull-betul mempunyai kemampuan.

3.7 Teknik Dan Metode Pelatihan

Beberapa hal berikut ini hendaknya diperhatikan jika memilih metode atau

teknik tertentu dari program latihan kerja karyawan kantor sebagai berikut :

a. Jumlah peserta dan lokasinya.

b. Persamaan dan perbedaan latar belakang pendidikan.

c. Pengalaman yang dimiliki.

d. Fungsi dan peran.

e. Jenjang jabatan

f. Kemampuan.

g. Biaya.

Tujuannya bukanlah untuk menulis metode yang paling baik tapi untuk

mengidentifikasikan,menyesuaikan atau menemukan metode yang paling cocok

dengan situasi.Maksud dari latihan ini di samping untuk meningkatkan

pengetahuan,keterampilan,serta mempengaruhi tingkah laku atau perubahan-

perubahan sikap,juga sangat mempengaruhi teknik atau metode latihan yang

dipilih.Masing-masing teknik dan metode secara singkat akan diterangkan berikut ini.

a. Rotasi-Kerja

Metode rotasi kerja memberikan kesempatan kepada peserta pelatihan untuk

menempati beberapa fungsi di bagian yang berbeda.Munngkin di beri tugas

sebagai pengamat atau mereka ditugasi untuk suatu tanggungjawab khusus


sehingga mereka menjadi terlibat dalam kegiatan dan memperoleh sejumlah

keterampilan sebagai hasil perpindahan dai satu pekerjaan ke pekerjaan lain.

b. Magang

Seseorang karyawan baru bertugas sebagai asisten dari karyawan yang ada di

suatu bagian,mendiskusikan masalah-masalah bagian dan dari waktu

mendelegasikan tanggung jawab tertentu kepada karyawan baru sendiri.Metode

ini memberikan kesempatan untuk mendekatkan karyawan pada lingkungan

kerja,namun nilai yang diperoleh dari metode latihan ini tergantung kepada

kemampuan dalam mengarahkan dari orang yang bertugas melaksanakan magang

ini.

c. Instruksi yang Diprogramkan

Yaitu suatu metode yang mana materi-materi pelatihan dipresentasikan dalam

bagian-bagian kecil yang tersusun secara logis sehingga peserta dapat

melaksanakan selangkah demi selangkah mulai keterampilan yang paling dasar

kemudian ke hal-hal yang lebih yang sulit.Kelemahan yang paling utama dari

program ini adalah tidak adanya instruktur untuk menjelaskan kosep-konsep yang

mungkin saja tidak bisa dimengerti.

d. Promosi

Promosi adalah perubahan posisi ke lebih atas,biasanya melibatkan tanggung

jawab yang lebih besar,dan tugas-tugas berbeda dibandingkan dengan posisi

sebelumnya.Dengan suatu perencanaan yang mantap untuk promosi dan

pemindahan para karyawan kantor yang kualified ke jenjang supervisi hal ini akan

menaikkan moral dalam semua departemen.

Promosi bisa di selenggarakan sendiri oleh perusahaan,atau peserta tersebut

bekerja sama dengan lembaga-lembaga pendidikan dalam berbagai paket

pendidikan seperti aplikasi data processing,komunikasi niaga.Bagi para manajer

barangkali akan lebih menguntungkan dengan cara belajar sendiri di rumah.Paket

khusus tersebut biasanya di tawarkan untuk waktu pendidikan yang relatif pendek

seperti satu,dua minggu,atau setahun sekali.


3.8 Metode Pelatihan

a. Metode Konperensi atau Diskusi Kelompok

Pemimpin diskusi menginstruksikan pada para peserta untuk memahami atau

pemimpin tersebut mengarahkan anggotanya untuk mencapai keputusan yang

dibuat secara bersama-sama.Metode ini relatif lebih memakan biaya dibandingkan

dengan metode ceramah dan juga memerlukan keterampilan khusus dari seorang

pemimpin diskusi.

b. Metode Ceramah

Metode ini disebut juga dengan teknik komunikasi satu arah.Kebaikan metode ini

ialah bahwa memungkinkan seseorang instruktur untuk memberikan banyak

informasi dihadapan kelompok besar dalam waktu yang relatif singkat.Di samping

itu para peserta dalam metode ini menerima sedikit motivasi,terutama bila

instrukturnya tidak begitu mampu membangkitkan motivasi para peserta.

c. Metode Bermain Peran

Teknik ini juga dikenal sebagai latihan peran di mana para penyedia yang

potensial dan para peserta yang laindimainkan perannya masing-masing dalam

kondisi-kondisi yang disimulasikan.Seorang penyedia berpura-pura sebagai

eksekutif dan kemudian memberikan suatu permasalahan yang mungkin akan

dihadapi untuk dipecahkan oleh eksekutif pada jenjang tersebut.Para peserta yang

lain bertindak sebagai pengamat,dan kemudian seorang ahli mengevaluasi

penampilan-penampilan mereka.

d. Metode Latihan Mengambil Keputusan

Metode ini pada mulanya disusun untuk digunakan oleh pucuk pimpinan dan

manajemen tingkat menengah secara umum dikenal sebagai “Business

Games”,didasarkan pada suatu model keadaan perusahaan secara nyata atau dari

salah satu fungsinya.

Sekelompok penyedia bertindak sebagai bagian manajemen tertentu dari

perusahaan tersebut,diberikan diskripsi,keterangan singkat tentang tugas yang


harus dijalankan kemudian mereka diperintahkan untuk merumuskan tugas-tugas

dan membuat keputusan-keputusan,seringkali dengan menggunakan komputer

sebagai alat bantu.

e. Studi Kasus

Para peserta diberi kasus tertulis yang merupakan kasus yang sedang atau telah

terjadi dalam perusahaan.Setelah latar belakang informasi untuk membuat

keputusan diberikan dan dipelajari,kemudian para peserta memecahkan masalah

mdalam kelas.Para peserta mengevaluasi keputusan yang telah diambil dan

memahami pemecahan-pemecahan yang saling berhubungan terhadap perusahaan

sebagai suatu pemecahansecara menyeluruh yang disusun saling berhubungan

dalam suatu rangkain kejadian.

Setelah melakukan evaluasi terhadap keputusan masing-masing peserta kemudian

memberitahu apa harusnya dilaksanakan oleh perusahaan.Dalam metode ini

peserta dapat secara bertahap mengembangkan diri dalam hubungannya dengan

sikap-sikap manajemen sebagai hasil dari latihan menganalisa dan

mendiskusikannya pada beberapa kemungkinan pemecahan.

f. Incident Process

Sekelompok penyedia yang potensil diberi satu seri masalah atau peristiwa yang

terjadi dalam satu perusahaan,namun hanya sedikit informasi yang

disediakan.Para penyedia tersebut harus mencari data tambahan yang diperlukan

dan membuat keputusan.

Tujuan dari pendidikan ini adalah mengajarkan kepada para peserta bagaimana

mempelajari semua masalah dan menanganinya denga cara mengumpulkan data

dari berbagai macam sumber.

g. T.Groups atau Sensitivity Training

Metode ini juga dikenal sebagai laboratory training,menempatkan penyedia dalam

suatu lingkungan yang terawasi dengan sekelompok orang yang belum saling

mengenal.Seorang konsultan dengan kepekaan khusus dan tingkat kemampuan

yang tinggi menyusun langkah-langkah sebuah grup diskusi yang tidak


tersusun.Interaksi selama diskusi tersebut,tentang kelebihan dan kelemahan

masing-masing individu,sebagai manajer,sebagai pemimpin,sebagai pembicara

atau sebagai seorang yang sedang melaksanakan tugas.Suasana saling percaya

hendaknya ditumbuhkan pada permulaan diskusi untuk menghilangkan

prasangka-prasangka yang mungkin terjadi.Keberhasilan dari suatu program

pelatihan dapat diukur dengan membandingkan hasil dan tujuanyang hendak

dicapai.

3.9 Evaluasi Hasil Pelatihan

Kegiatan pengembangan sumber daya manusia hendaknya dipandang sebagai

kegiatan investasi.Oleh karenanya oerku dilakukan evaluasi untuk mengetahui

seberapa besar manfaat yang diperoleh perusahaan terhadap penyelenggaraan

pelatihan.Evaluasi merupakan salah satu tahap dari proses latihan.Evaluasi dilihat

bukan sekedar menilai dan membandingkan yang baik dengan yang buruk,namun

hendaknya dilihat sebagai proses penyediaan informasi kepada semua pihak yang

terkait dengan kegiatan pelatihan.

Bagi para instruktur hasil evaluasi akan sangat bermanfaat guna

mempertahankan atau meningkatakan mutu penyajiannya.Dan bagi peserta sendiri

akan sangat ingin mengetahui perkembangan dirinya sehubungan dengan pengetahuan

dan ketrampilan yang diperoleh bagi kemajuan perusahaan.

Evaluasi juga merupakan umpan balik yang sederhana.Jika kegiatan evaluasi ini

dilaksanakan dengan baik maka hasil-hasilnya dapat berfungsi sebagai cermin bagi

setiap orang yang terlihat di dalamnya.Menurut Watson yang dikutip oleh Friedman

dan Yarbrough 1985,pada umumnya terdapat lima macam hal dari kegiatan pelatihan

yang dievaluasikan yaitu :

a. Reaksi ialah reaksi peserta terhadap semua hal yang dihadapi dari pengalaman

belajar itu sendiri.

b. Belajar ialah merubah tingkah laku,pengetahuan dan ketrampilan peserta.

c. Tingkah laku ialah bagaimana dan perkembangan apa yang dipunyai oleh peserta

sehubungan dengan pelatihan,bagaimana mereka menerapkan dalam kerja.


d. Dampak organisasi ialah bagaimana dampak perusahaan sebagai akibat dari

perubahan peserta latihan.

e. Hasil tambahan ialah segala sesuatu yang tidak diidentifikasikan atau tidak dinilai

dengan empat hal tersebut seperti nilai-nilai sosial pelatiahan,hal-hal yang

berhubungan dengan konsepsi diri atau tujuan hidup seperti pengembangan karir.

3.10 Orientasi

Pengertiannya adalah personel yang memperkenalkan karyawan baru kepada

perusahaan dan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,serta kelompok-kelompok

kerjanya.Perencanaan dan penyelenggaraan orientasi yang baik dapat mengefektifkan

pengunaan biaya.Manfaatnya adalah produktivitas yang lebih tinggi,meningkatkan

kualitas hasil kerja,meningkatkan kepuasan karyawan,dan mengurangi biaya operasi.

Tujuan pokok-pokok orientasi adalah:

a. Mengurangi biaya awal bagi tenaga kerja baru.

b. Mengurangi rasa takut gagal dalam menjalankan tugas.

c. Mengurangi keluar masuknya karyawan.

d. Menghemat waktu penyelia.

e. Menumbuhkan sikap positif para karyawan.

3.11 Promosi

Agar sukses, rencana promosi harus dibuat sistematis,adil terbuka dan

seragam.Dasar dari promosi adalah bagian organisasi formal,dikembangkan setelah

analisa jabatan.Untuk mempersiapkan sebuah promosi maka dasar yang dipakai

adalah data-data yang objektif setiap karyawan yaitu umur,status

perkawinan,pendidikan,pengalaman,kemampuan khusus dan kondisi fisik.Sebuah

promosi biasanya mengakibatkan penyesuaian gaji,yang mana akan lebih banyak dari

yang diterima sebelumnya.Kriteria yang dipakai dalam perusahaan untuk promosi

yaitu berdasarkan rekomendasi penyelia,senioritas,dan kemampuan teknis yang

bagus.


Senioritas sebagai dasar dari promosi,senioritas seringkali digunakan sebagai

dasar dari promosi dan memang seharusnya demikian.Disebabkan oleh suatu prinsip

bahwa mereka yang telah bekerja sekian lama menunjukkan kesetiaanya pada

perusahaan tidak diragukan lagi.Alasan lain yaitu faktor psychologis supaya untuk

mestabilkan karyawan dan mengurangi keluar masuknya karyawan.

Promosi horizontal yaitu seorang karyawan dapat menduduki jabatan tertentu

dalam departemennya yang masa di masa datang kemungkinannya adalah sedikit

sekali karena sedikitnya pergantian karyawan dan tidak berkembangnya departemen.

3.12 Mutasi

Mutasi dan promosi saling berhubungan erat,walaupun tidak semua mutasi

adalah promosi alasan dilakukannya mutasi adalah:

a. Menghilangkan perasaan takut keluarkan terutama bagi para karyawan baru.

b. Meningkatkan tingkah laku yang baik.

c. Memberikan stimulus bagi para karyawan dari rasa monoton dan mungkin tidak

efisien.

3.13 Efektivitas Latihan Dan Pendidikan

Menurut Hamblin dalam Bambang Suyono (1993:10) efektivitas suatu kegiatan

dapat dilihat melalui evaluasi dari kegiatan tersebut. Dalam hal ini masalah yang

berkaitan dengan evaluasi latihan dan pendidikan adalah mengukur seberapa besar

latihan dan pendidikan yang diberikan telah menambah, merubah serta meningkatkan

pengetahuan, keterampilan dan sikap para peserta sesuai dengan yang diharapkan oleh

lembaga.

Senada dengan pendapat tersebut, T. Hani Handoko (200:119) menjelaskan

bahwa implementasi dari program latihan dan pengembangan karyawan berfungsi

sebagai proses transformasi. Para karyawan yang tidak terlatih diubah menjadi

karyawan-karyawan yang berkemampuan, sehingga dapat diberikan tanggung jawab

yang lebih besar.


Namun demikian untuk mengukur keberhasilan program latihan dan

pendidikan, perlu adanya kegiatan evaluasi secara sistematis. Melalui kegiatan

evaluasi yang sistematis akan dapat diukur efektivitas dari kegiatan latihan dan

pendidikan, bahkan dapat digunakan sebagai bahan penentuan atau pemilihan metode

latihan dan pendidikan yang paling sesuai untuk setiap jenis pekerjaan atau jenjang

mannajemen. Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam kegiatan evaluasi adalah:

a. Menentukan kriteria evaluasi;

b. Melakukan tes pendahuluan (pre test);

c. Pelaksanaan pelatihan dan pendidikan;

d. Melakukan tes purna pelatihan (post test);

e. Transfer atau promosi terhadap pekerjaan baru;

f. Tindak lanjut. Melalui langkah-langkah tersebut pada akhirnya akan terukur

metode pelatihan yang sesuai dan tujuan pelatihan akan dapat tercapai secara

efektif.


DAFTAR PUSTAKA

1. GIE THE LIANG ;2000; “Administrasi Perkantoran Modern” ;Liberty Offset

Yogyakarta.

2. Soesanto Slamet ; 1995 ; “Administrasi Kantor” ; anggota IKAPI 1995;Jakarta

3. Sigband,Norman B.,Business Communication.Harcourt Brace

Jovanovich,1984;Orlando.

4. Sugandha,Danna;”Manajemen Administrasi” ; Suatu Pendekatan Sistem Dalam

Manajemen Perkantoran. Sinar Baru, 1986;Bandung.

5. Dessler,Gary,Management Fundamentals.Prentice Hall International

Inc.,Virginia,1985.

6. Ukas Maman ; “Manajemen Konsep,Prinsip dan Aplikasi” ; 1990;Bandung.

7. Haryadi Hendy; 2000;”Administrasi Perkantoran untuk Manajemen” Sinar

Baru,2000; Bandung.

8. Rachman,David J.,Michael H.Pankga,Business Today.Random House Business

Company,1987;New York.

9. Munir,Badri;1993;”Manajemen Administrasi Perkantoran Modern”,Maret; Jakarta.

10. Werther,William P;”Personnel Management and Human Resources.Mc.Graw

Hill,1985;Singapore.

11. http://silahkanngintip.blogspot.com/2011/04/pengertian-ruang-lingkup-

administrasi.html

12. http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran


http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran

http://silahkanngintip.blogspot.com/2011/04/pengertian-ruang-lingkup-administrasi.html

http://silahkanngintip.blogspot.com/2011/04/pengertian-ruang-lingkup-administrasi.html

Kelompok Administrasi Perkantoran

Documents

Transcript of Kelompok Administrasi Perkantoran