4.2 Modul Pedoman Teknis SPIP Penyelenggaraan Komunikasi yang Efektif

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

(4.2)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

4.2 Komunikasi yang Efektif i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

4.2 Komunikasi yang Efektif ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa

saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan

ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub

unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan

acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam

penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP sub unsur

Komunikasi yang Efektif pada unsur Informasi dan Komunikasi

merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah

pusat dan daerah dalam menyelenggarakan subunsur tersebut, dan

hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing

instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas

instansi tersebut.

Pedoman ini masih memerlukan penyempurnaan. Oleh karena

itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini,

sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

4.2 Komunikasi yang Efektif iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ......................................................... 1

B. Sistematika Pedoman ............................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ............................................................... 4

B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 8

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 10

D. Parameter Penerapan ............................................... 11

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

A. Tahap Persiapan ...................................................... 20

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 31

C. Tahap Pelaporan ....................................................... 55

BAB IVPENUTUP

4.2 Komunikasi yang Efektif iv

4.2 Komunikasi yang Efektif 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu sub unsur dalam informasi dan komunikasi

pada sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) adalah

komunikasi (pasal 41 dan 42 Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2008). Komunikasi adalah proses penyampaian pesan

atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang

tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung, untuk

mendapatkan umpan balik. Dalam daftar uji SPIP, pimpinan

instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya komunikasi

internal dan eksternal yang efektif.

Komunikasi intern adalah komunikasi yang terjadi dalam

organisasi instansi pemerintah, yakni komunikasi dari atasan

kepada bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, dan

komunikasi antar pegawai.

Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara

para pihak di dalam instansi pemerintah dengan pihak di luar

instansi pemerintah (ekstern). Hal ini mencakup komunikasi

dengan masyarakat dan stakeholders (para pemangku

kepentingan) lainnya, yang dapat memberikan masukan terhadap

kualitas pelayanan dan pengendalian intern instansi tersebut.

Komunikasi internal dan eksternal yang efektif harus terjadi

baik secara vertikal maupun horizontal melalui komunikasi dua

arah serta lintas unit/instansi.

Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya

komunikasi internal dan eksternal yang efektif, terutama yang

memberikan dampak signifikan terhadap program, proyek, operasi,

dan kegiatan lainnya, termasuk penganggaran dan pendanaannya.


Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif,

pimpinan instansi pemerintah harus menyediakan dan

memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, dalam

mengomunikasikan informasi penting kepada pimpinan, pegawai,

dan pihak lainnya, serta mengelola, mengembangkan, dan

memperbarui sistem informasi secara terus menerus untuk

meningkatkan kegunaan dan keandalan informasi.

Dalam rangka menjelaskan lebih lanjut mengenai

komunikasi yang efektif, diperlukan pedoman penyelenggaraan

komunikasi yang efektif, yang memberikan panduan kepada

instansi pemerintah dalam rangka memahami dan melakukan

komunikasi yang efektif dalam instansi pemerintah. Pedoman ini

merupakan penjabaran lebih lanjut dari pedoman teknis umum

penyelenggaraan SPIP.

Pedoman teknis tentang komunikasi yang efektif, disusun

dengan tujuan agar tersedia acuan bagi instansi pemerintah

pusat dan daerah dalam mengembangkan sistem pengendalian

intern sub unsur komunikasi.

B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian pedoman ini adalah sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menjelaskan latar belakang perlunya pedoman

teknis komunikasi yang efektif serta sistematika

penyajian pedoman komunikasi ini.

Bab II Gambaran Umum

Bab ini membahas secara garis besar konsep dasar

komunikasi yang efektif, terdiri dari definisi komunikasi,

perlunya komunikasi yang efektif, keterkaitan dengan

peraturan perundang-undangan lainnya, dan parameter

penerapan komunikasi yang efektif.


Bab III Langkah-Langkah Penerapan

Bab ini menguraikan langkah-langkah penerapan

komunikasi yang efektif, meliputi persiapan,

pelaksanaan, dan pelaporan.

Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting

yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas

penggunaan pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Pengertian

Komunikasi yang diterjemahkan dari kata communication,

berasal dari bahasa latin communis yang berarti common (biasa

atau umum). Komunikator (pihak yang menyampaikan informasi)

berusaha menciptakan suatu commonness (kondisi umum atau

biasa) dengan si komunikan (penerima informasi). Dengan

demikian, communication can be defined as the transmission of

information and understanding through the use of common

symbols. (Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi

informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol

biasa atau umum). Simbol-simbol tersebut dapat dalam bentuk

verbal (lisan) dan nonverbal (tulisan, gerak tubuh, simbol lain).

Secara sederhana, komunikasi adalah pentransferan dan

pemahaman makna. Pentransferan makna memiliki pengertian

penyampaian makna dari seseorang kepada orang lain. Makna

yang diterima dari pentransferan tanpa pemahaman atau

pengertian yang sama akan menjadi sia-sia. Oleh karena itu,

pemahaman atas makna menjadi penting dalam komunikasi.

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008

mendefinisikan komunikasi sebagai sebuah proses penyampaian

pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang

tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung untuk

mendapatkan umpan balik. Efektivitas dari komunikasi terlihat

dari umpan balik yang ditunjukkan oleh pihak yang menerima

pesan. Umpan balik itu akan menunjukkan apakah telah terjadi

kesamaan pemahaman atas makna pesan yang disampaikan.

4.2 Komunikasi yang Efektif

Proses komunikasi merupakan tahap

komunikator dengan komunikan

pentransferan dan pemahaman makna. Menurut Stephen P.

Robbins, proses komunikasi meliputi tujuh bagian,

1. sumber komunikasi (komunikator)

2. pengkodean (encoding

3. pesan;

4. saluran;

5. pendekodean (decoding

6. penerima (komunikan)

7. umpan balik (feedback)

Ketujuh bagian dari suatu proses komunikasi dapat

digambarkan sebagai berikut:

Sumber komunikasi atau biasanya disebut komunikator

mengawali proses komunikasi dengan pesan yang dikemas

dengan pengkodean tertentu berupa simbol

adalah informasi yang dikomunikasikan. Pesan tersebut dapat

disampaikan secara lisan (oral), yaitu kita

4.2 Komunikasi yang Efektif

Proses komunikasi merupakan tahap-tahap

komunikator dengan komunikan yang menghasilkan


proses komunikasi meliputi tujuh bagian, yaitu

umber komunikasi (komunikator);

encoding);

decoding);

enerima (komunikan);

feedback).


digambarkan sebagai berikut:

Sumber komunikasi atau biasanya disebut komunikator


dengan pengkodean tertentu berupa simbol-simbol. Pesan


secara lisan (oral), yaitu kita berbicara, melalui


tahap antara

yang menghasilkan


yaitu:


Sumber komunikasi atau biasanya disebut komunikator,


simbol. Pesan


bicara, melalui


tulisan, lukisan, gerakan isyarat, gerakan tangan atau lengan,

ungkapan pada wajah atau simbol lain, yang semuanya

disampaikan dengan kemasan pendekodean tertentu.

Pendekodean dimaksud sangat dipengaruhi oleh beberapa hal,

yaitu: keterampilan, sikap, pengetahuan, dan sistem sosial

budaya. Pengemasan suatu pesan melalui pengkodean

memberikan kontribusi yang berarti atas keberhasilan suatu

komunikasi. Penyampaian pesan melalui sikap yang tidak

menyenangkan, misalnya dengan emosi yang meluap-luap dapat

memungkinkan penerima pesan akan salah mengartikan.

Demikian pula, seorang komunikator yang menyampaikan pesan

dengan menggunakan istilah yang tidak lazim dipahami oleh

penerima pesan dapat memengaruhi penyampaian pesan

tersebut.

Selanjutnya, pesan disampaikan melalui berbagai saluran

yang disebut media penyaluran pesan. Penyaluran pesan

biasanya dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu: saluran formal dan

saluran informal. Saluran formal adalah media penyampaian

yang dilakukan melalui jaringan otoritas di dalam organisasi.

Pimpinan yang menginginkan pegawai di bawahnya untuk

melakukan beberapa tugas, biasanya mengomunikasikan

permintaan tersebut melalui suatu jaringan kerja formal. Selain

itu, jaringan kerja formal juga mencakup proses komunikasi

sebagai akuntabilitas dari bawahan kepada atasan yang lebih

tinggi. Saluran informal adalah saluran yang tidak resmi tempat

berlalunya informasi dalam suatu organisasi. Jaringan

komunikasi informal tidak dikendalikan oleh manajemen. Saluran

pesan pribadi atau sosial biasanya menggunakan saluran

informal dalam organisasi.


Sebelum pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan

simbol-simbol yang diterima ke dalam suatu ragam yang dapat

dipahami oleh komunikan. Inilah yang disebut sebagai

pendekodean pesan. Sebagaimana pada tahap pengkodean,

pendekodean pun dipengaruhi oleh keterampilan, sikap,

pengetahuan, dan sistem sosial budaya,

Tahapan terakhir dari proses komunikasi adalah umpan

balik. Tahap ini merupakan pengecekan atas keberhasilan

pentransferan pesan dimaksud. Tahap ini penting untuk

mengetahui apakah komunikasi yang dilakukan sudah efektif

atau belum, terlebih lagi dalam suatu organisasi. Tahapan ini

sangat penting dalam kegiatan organisasi. Sebagai contoh, pada

instansi pemerintah, peran monitoring dan reviu pelaksanaan

tugas oleh atasan merupakan salah satu media umpan balik atas

keberhasilan komunikasi yang dibuat saat atasan melakukan

pengarahan.

Komunikasi yang efektif seharusnya terjadi di segala arah,

mengalir dari atas ke bawah, dari bawah ke atas dan lintas unit

organisasi, serta mencakup seluruh komponen dan struktur

organisasi. Salah satu saluran komunikasi yang paling kritis,

adalah komunikasi antara atasan dan bawahan.

Komunikasi dalam pengendalian intern terdiri dari

komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern

adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi instansi

pemerintah, yaitu antar pegawai (komunikasi horizontal), maupun

antara atasan dengan pegawai (komunikasi vertikal). Komunikasi

vertikal terjadi saat pimpinan memberikan arahan kepada

bawahan agar dapat melaksanakan tugas dengan baik dan saat

bawahan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas.


Komunikasi horizontal berlangsung tidak lebih formal daripada

komunikasi vertikal. Namun demikian, guna meningkatkan

efektivitas komunikasi, pada komunikasi vertikal juga harus

disediakan saluran komunikasi yang tak formal.

Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara

para pihak di dalam instansi pemerintah dengan pihak ekstern.

Hal ini mencakup komunikasi dengan masyarakat dan instansi

pemerintah lainnya, serta kelompok lainnya yang dapat

memberikan masukan terhadap kualitas pengendalian intern

instansi tersebut. Dengan demikian, komunikasi eksternal harus

dibangun dalam dua arah, bukan hanya berisikan mekanisme

bagaimana instansi pemerintah menyampaikan informasi kepada

pihak ketiga, tetapi juga menyangkut bagaimana mekanisme

penyampaian umpan balik dari pihak ketiga seperti dengan

instansi pemerintah lainnya.

B. Tujuan dan Manfaat

Komunikasi bertujuan untuk menyampaikan pesan untuk

mendapatkan umpan balik, sehingga komunikasi yang dilakukan

efektif. Komunikasi intern bertujuan untuk menciptakan dan

mempertahankan sistem pengendalian yang konstruktif dan

lingkungan kerja yang kondusif.

Komunikasi yang baik memungkinkan seluruh pimpinan

dan pegawai di instansi pemerintah dapat melaksanakan tugas-

tugas mereka dengan baik serta aspek pengendalian penting

yang terkait dapat berjalan secara memadai. Informasi harus

dikomunikasikan oleh pimpinan kepada para pegawainya agar

mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana

itu dapat dilaksanakan. Selain itu, pegawai merasa dilibatkan


sehingga ikut bertanggung jawab sejak tahap perencanaan

sampai dengan pengendalian. Pengorganisasian memerlukan

komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.

Pengarahan mengharuskan pimpinan untuk berkomunikasi

dengan bawahannya agar tujuan suatu unit kerja dapat tercapai.

Jadi, seorang pimpinan akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Dengan demikian, komunikasi diharapkan akan mempermudah

pengambilan keputusan.

Komunikasi ekstern bertujuan untuk memberi informasi

tentang proses dan kinerja kegiatan atau layanan kepada

masyarakat dengan standar etika yang ditentukan. Tujuan lain

dari komunikasi ini adalah untuk mendapatkan masukan

terhadap kualitas pengendalian intern pada instansi pemerintah,

untuk memastikan apakah pengendalian intern suatu instansi

dapat berjalan secara efektif.

Manfaat dari komunikasi yang efektif adalah :

1. Agar seluruh kegiatan dapat berlangsung/dilaksanakan sesuai

dengan rencana;

2. Agar seluruh pegawai dalam organisasi dapat saling bekerja

sama untuk mencapai tujuan organisasi;

3. Agar dapat saling menerima dan menyampaikan

informasi/pesan untuk kelancaran kegiatan;

4. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan

pemerintahan;

5. Meningkatkan kualitas kegiatan dan layanan publik oleh

instansi pemerintah;

6. Meningkatkan kualitas informasi yang diterima masyarakat;


7. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam mendukung

kebijakan, program, dan kegiatan instansi pemerintah;

8. Mengurangi keluhan dan ketidakpuasan pengguna jasa; serta

9. Meningkatkan kepercayaan, citra, dan reputasi kelembagaan.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Peraturan perundang-undangan yang perlu mendapat

perhatian dalam penerapan unsur komunikasi adalah:

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik.

2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi

dan Transaksi Elektronik.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang

Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2001 tentang

Informasi Keuangan Daerah.

5. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan

dan Strategi Nasional Pengembangan.

6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor

28/Per/M.Kominfo/9/2006 tentang Penggunaan Nama

Domain go.id untuk Situsweb Resmi Pemerintahan Pusat

dan Daerah.

7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/PMK.06/2005

tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan

Pemerintah Pusat.

8. Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 154/KMK.07/2001

tentang Bentuk dan Tata Cara Penyampaian Informasi

Keuangan Daerah.


9. Surat Edaran Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor SE/01/M.PAN/3/2009 tentang Pemanfaatan

Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS).

10. Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor:

05/SE/M.Kominfo/10/2005 tentang Pemakaian dan

Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal di Lingkungan

Instansi Pemerintah.

D. Parameter Penerapan

Parameter penerapan komunikasi yang efektif

menggambarkan bagaimana pelaksanaan kegiatan instansi

pemerintah dapat berjalan dengan lancar dan adanya layanan

prima kepada masyarakat pengguna jasa.

Secara lebih rinci, sesuai dengan Peraturan Pemerintah

Nomor 60 Tahun 2008, berikut ini diuraikan penerapan

komunikasi.

1. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya

komunikasi internal yang efektif. Hal-hal yang perlu

dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Pimpinan instansi pemerintah sudah memberikan arahan

yang jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa

tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah

penting dan harus diperhatikan secara serius.

b. Tugas yang dibebankan kepada pegawai sudah

dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti aspek

pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai,

dan hubungan pekerjaan antarpegawai.


c. Pegawai sudah diinformasikan bahwa, jika ada hal yang

tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas, perhatian

harus diberikan bukan hanya kepada kejadian tersebut,

tetapi juga pada penyebabnya, sehingga kelemahan

potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi dan

diperbaiki sebelum kelemahan tersebut menimbulkan

kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah.

d. Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima, serta

konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara jelas

kepada pegawai.

e. Pegawai memiliki saluran komunikasi informasi ke atas

selain melalui atasan langsungnya, dan ada keinginan yang

tulus dari pimpinan instansi pemerintah untuk mendengar

keluhan sebagai bagian dari proses manajemen.

f. Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi

mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin

adanya komunikasi yang lancar antarkegiatan fungsional.

g. Pegawai mengetahui adanya saluran komunikasi informal

atau terpisah yang dapat berfungsi apabila jalur informasi

normal gagal digunakan.

h. Pegawai mengetahui adanya jaminan tidak akan ada

tindakan ‘balas dendam’ (reprisal) jika melaporkan

informasi yang negatif, perilaku yang tidak benar, atau

penyimpangan.

i. Adanya mekanisme yang memungkinkan pegawai

menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan,

dan pimpinan instansi pemerintah memberikan

penghargaan terhadap rekomendasi yang baik berupa

hadiah langsung atau bentuk penghargaan lainnya.


j. Pimpinan instansi pemerintah sering berkomunikasi dengan

aparat pengawasan intern pemerintah, dan terus

melaporkan kepada aparat pengawasan intern pemerintah

mengenai kinerja, risiko, inisiatif penting, dan kejadian

penting lainnya.

2. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan bahwa

sudah terjalin komunikasi eksternal yang efektif yang memiliki

dampak signifikan terhadap program, proyek, operasi, dan

kegiatan lain, termasuk penganggaran dan pendanaannya.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Adanya saluran komunikasi yang terbuka dan efektif

dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan aparat

pengawasan intern pemerintah, serta kelompok lainnya

yang dapat memberikan masukan yang signifikan terhadap

kualitas pelayanan instansi pemerintah.

b. Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan instansi

pemerintah sudah diinformasikan mengenai kode etik yang

berlaku dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang tidak

benar, seperti pemberian komisi, tidak diperkenankan.

c. Komunikasi dengan eksternal sangat didorong untuk dapat

mengetahui berfungsinya pengendalian intern.

d. Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan

instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik karena dapat

menunjukkan adanya permasalahan dalam pengendalian.

e. Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran

dan rekomendasi aparat pengawasan intern pemerintah,

auditor, dan evaluator lainnya sudah dipertimbangkan

sepenuhnya dan ditindaklanjuti dengan memperbaiki

masalah atau kelemahan yang diidentifikasi.


f. Komunikasi dengan badan legislatif, instansi pemerintah

pengelola anggaran dan perbendaharaan, instansi

pemerintah lain, media, dan masyarakat harus berisi

informasi sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi

instansi pemerintah lebih dapat dipahami.

Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan

instansi pemerintah harus:

1. Menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana

komunikasi;

2. Mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi

untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi

secara terus menerus.

Parameter penerapan komunikasi yang efektif, antara lain

ditandai dengan prasyarat penyediaan dan pemanfaatan bentuk

dan sarana komunikasi secara tepat, akan diuraikan dalam

pedoman sub unsur komunikasi ini, sedangkan bagaimana

mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk

meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara

terus-menerus, akan diuraikan dalam pedoman sub unsur informasi.

Parameter penerapan bentuk dan sarana komunikasi yang

tepat untuk melaksanakan komunikasi yang efektif, adalah

sebagai berikut:

1. Pimpinan instansi pemerintah menggunakan berbagai bentuk dan

sarana dalam mengomunikasikan informasi penting kepada

pegawai dan pihak lainnya. Hal ini dapat terlihat dari ada tidaknya

kondisi-kondisi sebagai berikut:

a. Pimpinan instansi pemerintah sudah menggunakan bentuk

dan sarana komunikasi efektif, berupa buku pedoman

kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum,

papan pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman

video, e-mail, dan arahan lisan.


b. Pimpinan telah melakukan komunikasi dalam bentuk

tindakan positif saat berhubungan dengan pegawai

di seluruh organisasi dan memperlihatkan dukungan

terhadap pengendalian intern.

2. Instansi pemerintah mengelola, mengembangkan, dan

memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan

keandalan komunikasi informasi secara terus-menerus, yang dapat

dilihat dari dipenuhinya kondisi-kondisi sebagai berikut:

a. Manajemen sistem informasi dilaksanakan berdasarkan

suatu rencana strategis sistem informasi yang merupakan

bagian dari rencana strategis instansi pemerintah secara

keseluruhan.

b. Adanya mekanisme untuk mengidentifikasi berkembangnya

kebutuhan informasi.

c. Sebagai bagian dari manajemen informasi, instansi

pemerintah telah memantau, menganalisis, mengevaluasi,

serta memanfaatkan perkembangan dan kemajuan

teknologi untuk dapat memberikan pelayanan lebih cepat

dan efisien.

d. Pimpinan instansi pemerintah secara terus menerus

memantau mutu informasi yang dikelola, diukur dari segi

kelayakan isi, ketepatan waktu, keakuratan, dan

kemudahan aksesnya.

3. Dukungan pimpinan instansi pemerintah terhadap

pengembangan teknologi informasi ditunjukkan dengan

komitmennya dalam menyediakan pegawai dan pendanaan

yang memadai terhadap upaya pengembangan tersebut.


BAB III

LANGKAH – LANGKAH PENERAPAN

Sistem pengendalian intern adalah proses tindakan yang

integral dan dilakukan secara terus menerus, oleh pimpinan dan

seluruh pegawai, untuk memberikan keyakinan memadai atas

tercapainya tujuan organisasi, melalui kegiatan yang efektif dan

efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara,

dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Mengingat

pentingnya pencapaian tujuan organisasi tersebut, maka banyak

harapan diletakkan pada penyelenggaraan SPIP.

Untuk mencapai semua tujuan pengendalian intern tersebut,

diperlukan kebijakan dan prosedur, yang mengatur mengenai

mekanisme saluran informasi dan komunikasi yang jelas serta

efektif, yang terintegrasi dengan unsur–unsur SPIP lainnya.

Informasi dan komunikasi harus terkait dengan penerapan unsur-

unsur SPIP lainnya sebagaimana terlihat dalam bagan di bawah ini.

Informasi Komunikasi

Lingkungan Pengendalian

Penilaian Risiko

Kegiatan Pengendalian

Pemantauan

Informasi

Komunikasi

Informasi

Komunikasi


Informasi sangat penting untuk memungkinkan setiap orang

dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab pengendalian yang

dibebankan kepadanya. Untuk itu, informasi wajib diidentifikasi,

dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat,

sedangkan komunikasi dipandang sebagai proses efektif yang

memungkinkan pimpinan menyampaikan informasi, perspektif,

pandangan, ide, gagasan, dan arahannya kepada semua orang.

Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa komunikasi merupakan

proses penyampaian pesan/informasi dengan menggunakan simbol

atau lambang tertentu, baik secara langsung maupun tidak

langsung, untuk mendapatkan umpan balik.

Komunikasi wajib diselenggarakan di instansi pemerintah

secara efektif, meliputi segala arah, mengalir dari atas ke bawah,

dari bawah ke atas, ke samping dan lintas unit organisasi, serta

mencakup seluruh komponen dan struktur organisasi untuk

mendapatkan umpan balik.

Agar terjadi komunikasi yang efektif, instansi pemerintah

sekurang-kurangnya harus menyediakan dan memanfaatkan

berbagai bentuk dan sarana komunikasi. Selain itu, perlu juga

mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi

secara terus menerus. Penjabaran penyediaan dan pemanfaatan

berbagai bentuk dan sarana komunikasi akan diulas dalam

pedoman sub unsur komunikasi yang efektif ini, sedangkan

penjabaran dalam mengelola, mengembangkan, dan memperbarui

sistem informasi secara terus menerus akan dijabarkan lebih lanjut

dalam pedoman sub unsur informasi.


Penyelenggaraan komunikasi yang efektif dalam kerangka

penerapan pengendalian pada suatu instansi pemerintah,

hendaknya memerhatikan kebutuhan, sesuai dengan ukuran,

kompleksitas, serta sifat dari tugas dan fungsi instansi pemerintah

tersebut. Selain itu, perlu mempertimbangkan aspek biaya-manfaat

(cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan kriteria

pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi,

serta dilakukan secara komprehensif.

Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah

ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:

1. Tahap persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang

ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang

lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.

2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil

pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur,

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan

3. Tahap pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya

dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu

dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan komunikasi yang

efektif di setiap tahapan.


A. Tahap Persiapan

1. Penyiapan Peraturan, SDM, dan Rencana

Penyelenggaraan

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan

penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah

membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain

memuat:

a. jadwal pelaksanaan kegiatan;

b. waktu yang dibutuhkan;

c. dana yang dibutuhkan; dan

d. pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk Satuan

Tugas Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas mengawal

pelaksanaan penerapan kebijakan dan praktik

penyelenggaraan komunikasi yang efektif. Satgas tersebut

terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub

unsur tersebut, agar penyelenggaraannya efektif sebagai

unsur dari Informasi dan Komunikasi SPIP.

2. Pemahaman (Knowing)

Tahapan pemahaman dan penyamaan persepsi,

minimal meliputi hal-hal sebagai berikut:

a. pemberian pemahaman untuk menimbulkan kesadaran

akan pentingnya membangun komunikasi efektif dalam

upaya pencapaian tujuan organisasi;

b. pentingnya memastikan apakah sudah terjalin komunikasi

internal yang efektif;


c. pentingnya memastikan apakah sudah terjalin komunikasi

eksternal yang efektif, terutama yang berdampak

signifikan terhadap program, proyek, operasi, dan

kegiatan lain, termasuk penganggaran dan

pendanaannya;

d. pentingnya menyediakan dan memanfaatkan berbagai

bentuk dan sarana komunikasi; serta

e. pentingnya memahami peraturan-peraturan yang harus

diperhatikan dalam penyelenggaraan komunikasi yang

efektif pada instansi pemerintah.

Dalam upaya pemberian pemahaman ini, dapat

dijelaskan kembali hal-hal yang sudah diuraikan dalam bab

sebelumnya, seperti:

a. pengertian komunikasi intern dan komunikasi ekstern,

manfaat, tujuan membangun komunikasi intern dan

komunikasi eksternal, serta cakupannya;

b. perlunya penyediaan saluran komunikasi informal,

di samping yang formal, untuk meningkatkan efektivitas

komunikasi formal vertikal (antara atasan dan bawahan

dalam organisasi);

c. menjelaskan bahwa komunikasi eksternal harus dibangun

dalam dua arah, bukan hanya berisikan mekanisme

bagaimana instansi pemerintah menyampaikan informasi

kepada pihak eksternal, tetapi juga menyangkut

bagaimana mekanisme penyampaian umpan balik dari

pihak eksternal kepada instansi pemerintah;

d. menjelaskan penyediaan dan pemanfaatan berbagai

bentuk dan sarana komunikasi;


e. pentingnya parameter keberhasilan komunikasi intern,

keberhasilan komunikasi ekstern, dan keberhasilan

penyediaan, serta pemanfaatan berbagai bentuk dan

sarana komunikasi.

Bentuk dan sarana untuk mengomunikasikan informasi

penting dapat berupa: buku pedoman kebijakan dan prosedur,

surat edaran, memorandum, papan pengumuman, situs

internet dan intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan,

termasuk pula tindakan pimpinan yang mendukung

implementasi sistem pengendalian intern.

Pada dasarnya media atau sarana komunikasi adalah

semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi,

mereproduksi, mendistribusikan, atau menyebarkan dan

menyampaikan informasi. Penggunaan sarana komunikasi

secara garis besar adalah sebagai berikut:

a. Media komunikasi eksternal ialah media komunikasi yang

dipergunakan untuk menjalin hubungan dan

menyampaikan informasi dengan pihak-pihak yang berada

di luar organisasi, antara lain :

1) Media cetak ialah media komunikasi tercetak atau

tertulis, dimaksudkan untuk menjangkau publik

eksternal, seperti konsumen, pelanggan, mitra kerja,

dan sebagainya. Contohnya adalah majalah instansi,

buletin, brosur dan leaflet. Media eksternal cetak ini

berfungsi sebagai:

a) Media penghubung sebagai sarana menyampaikan

keterangan-keterangan suatu institusi kepada

khalayak;

b) Media pendidikan sebagai sarana membentuk opini

publik dan sarana membangun citra.


2) Radio merupakan media audio yang mampu

mengirimkan pesan berupa informasi lisan (suara)

kepada khalayak. Beberapa instansi memilih

memanfaatkan radio untuk menyampaikan informasi

secara luas kepada khalayak sasaran, dengan mengisi

acara pada stasiun radio.

3) Televisi (TV) adalah media menyampaikan pesan

kepada publik, melalui pemasangan iklan, mengundang

wartawan atau reporter televisi agar memuat berita

tentang kegiatan institusi, atau dapat pula mengajukan

permohonan untuk mengisi acara, seperti talk show.

4) Telepon sebagai media komunikasi, telepon sangat

penting untuk menyampaikan dan menerima informasi

lisan secara cepat dengan pihak eksternal.

5) Surat merupakan media penyampaian informasi secara

tertulis, dapat berupa surat konvensional maupun surat

elektronik - email. Surat menyurat merupakan salah

satu kegiatan penting di instansi. Banyak informasi

yang keluar masuk institusi melalui media surat, karena

surat merupakan media komunikasi yang efektif,

apabila beberapa pihak yang terkait tidak dapat

berhubungan secara langsung atau secara lisan.

6) Internet merupakan media komunikasi berbasis

komputer teknologi informasi. Internet banyak dipilih

oleh instansi pemerintah guna menjangkau khalayak

yang lebih luas. Keunggulan media komunikasi internet

adalah:


a) Mudah, cepat, dan murah dengan jangkauan dunia;

b) Tidak ada birokrasi baik secara teknis maupun

non teknis; serta

c) Tersebar di berbagai pelosok kota.

7) Berbagai penggunaan sarana lain seperti rapat,

pameran promosi, dan penggunaan website.

b. Media komunikasi internal ialah semua sarana

penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan

internal instansi, dan biasanya bersifat nonkomersial.

Penerima maupun pengirim informasi adalah orang-orang

dari dalam instansi itu sendiri, terdiri atas pimpinan,

pegawai yang bekerja pada unit-unit kerja yang ada

di dalam instansi pemerintah tersebut. Jenis media yang

dipergunakan secara internal ini antara lain:

1) pengarahan pimpinan, rapat/diskusi, workshop/loka

karya;

2) telepon;

3) surat, disposisi, nota dinas, memorandum;

4) papan pengumuman;

5) house journal, bentuknya dapat berupa majalah bulanan,

profil instansi pemerintah, prospektus, bulletin, dan

tabloid;

6) printed material: media komunikasi dan publikasi berupa

barang-barang cetakan seperti booklet, pamflet, kop

surat, logo, kartu nama, dan memo;

7) Media pertemuan dan pembicaraan;

8) Intranet, e-mail.


Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008

menghendaki terjalinnya komunikasi yang efektif antara

pimpinan dengan seluruh pegawai agar visi, misi, dan tujuan

instansi dapat tersampaikan kepada seluruh pegawai dengan

baik. Melalui komunikasi diharapkan dapat meningkatkan

kesadaran tentang arti penting dan relevansi dari

pengendalian intern yang efektif, mengomunikasikan nilai etika

dan integritas, serta menyadarkan pegawai akan tanggung

jawab dan perannya, dalam melaksanakan pengendalian

intern dan tanggung jawab operasional. Dengan demikian,

kedalaman komunikasi yang dikehendaki dalam Peraturan

Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, bukanlah sekedar

komunikasi yang bersifat membangun pengetahuan (kognitif)

saja, tetapi juga komunikasi yang bersifat persuasif untuk

membangun kesadaran (afektif), sehingga setiap orang yang

terlibat dalam organisasi akan menerapkan sistem

pengendalian intern (konatif/behavior/perilaku). Dengan

demikian, diharapkan dapat mewujudkan komunikasi yang

efektif dalam kehidupan sehari-hari di instansinya. Upaya

mendorong komunikasi yang efektif tersebut merupakan salah

satu wujud sikap kepemimpinan yang kondusif untuk

mendukung berjalannya pengendalian intern.

Berdasarkan masukan dari hasil komunikasi internal dan

eksternal, pimpinan mengambil tindakan yang diperlukan dan

melaksanakan tindak lanjut secara tepat waktu, sehingga

komunikasi yang dilakukan berjalan dengan efektif.

Adapun upaya pemberian pemahaman dan membangun

kesadaran akan komunikasi yang efektif tersebut dapat

dilakukan dengan menyosialisasikan hal-hal berikut:


a. pentingnya komunikasi internal, agar dapat menciptakan,

serta mempertahankan sistem pengendalian yang

konstruktif, dan lingkungan kerja yang kondusif.

b. pentingnya komunikasi eksternal yang efektif, untuk

memberi informasi tentang proses dan kinerja kegiatan atau

layanan kepada masyarakat, dengan standar etika yang

ditentukan, serta untuk mendapatkan masukan terhadap

kualitas pengendalian intern pada instansi pemerintah.

c. pentingnya penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk

dan sarana komunikasi.

Sosialisasi tentang komunikasi yang efektif dapat dilakukan

melalui:

a. tatap muka langsung, seperti ceramah, diskusi, seminar,

rapat kerja, dan rapat pimpinan;

b. sarana lain, seperti surat edaran, memorandum, papan

pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video,

e-mail, buku pedoman kebijakan dan prosedur.

Contoh implementasi komunikasi intern ini, antara lain:

a. Komunikasi melalui buletin, kunjungan ke lapangan, dan

pelatihan pegawai.

b. Mengadakan seminar/konferensi untuk membahas dan

mendorong dilaksanakannya pengendalian intern.

c. Memfasilitasi komunikasi manajemen lini dengan pimpinan

instansi.

d. Membangun program mentoring untuk memudahkan

komunikasi ke atas, ke bawah, dan ke samping.

e. Menggunakan staf yang ditunjuk, misal bagian kehumasan,

untuk mengomunikasikan kebijakan pengendalian intern

organisasi.


Berkaitan dengan penyediaan komunikasi dengan pihak

eksternal, dan sebagai upaya untuk meningkatkan transparansi,

terdapat kewajiban bagi instansi pemerintah untuk menyediakan

informasi kepada publik. Kewajiban tersebut dinyatakan dalam

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik, yang antara lain mengatur:

a. kriteria badan publik, sebagai pihak yang berkewajiban

untuk menyediakan informasi publik;

b. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan setiap

saat, secara berkala, dan serta merta (insidentil) oleh

badan publik;

c. informasi publik yang tidak dapat diberikan oleh badan

publik, seperti informasi yang dapat membahayakan

negara, berkaitan dengan hak-hak pribadi, berkaitan

dengan rahasia jabatan, dan sebagainya; serta

d. informasi yang dikecualikan untuk diakses oleh publik.

Selanjutnya, dijelaskan bahwa instansi dapat memberikan

pemahaman dengan beberapa media, seperti:

a. Tatap muka, melalui ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja,

dan grup terfokus;

b. Website. Pemuatan komunikasi yang efektif dalam website

organisasi merupakan bagian upaya transparansi, dengan

membangun komunikasi yang efektif kepada stakeholders

(para pemangku kepentingan).

Berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi, pasal

19 Permenpan tersebut menyatakan bahwa website

lembaga harus ditempatkan sebagai kelengkapan media,

serta sumber daya humas pemerintah, dan menyatakan

website instansi pemerintah sebaiknya berisi:


1) berita terkini serta informasi latar belakang yang reguler;

2) perpustakaan foto beresolusi tinggi;

3) naskah pidato, sambutan atau makalah penting;

4) data administrasi dan keuangan;

5) berita inovasi produk kebijakan dan program;

6) berita aneka kegiatan pemerintahan dan pembangunan;

dan

7) berita humas pemerintah.

c. Majalah, buku, serta pesan-pesan sederhana dengan

contoh konkret, misalnya: diciptakan maskot dalam bentuk

kartun untuk mengomunikasikan etika, aturan perilaku,

pentingnya kompetensi kerja, kesadaran pimpinan atas

risiko, memberi contoh konkret penerapan komunikasi yang

efektif atas lingkungan pengendalian.

d. Saluran mikrofon/speaker, mengomunikasikan nilai-nilai

etika dan integritas, melalui pengeras suara atau saluran

komunikasi lain di kantor.

e. Manajemen mengembangkan dan menggunakan intranet

dalam organisasi, untuk penyebaran informasi, yang dapat

diakses oleh setiap pegawai, sesuai dengan tugas dan

tanggung jawabnya terkait dengan proses pengendalian

intern.

Misalnya: dengan intranet, manajemen dapat melakukan

konfirmasi kepada kepala bidang tertentu, kepala sub

bidang tertentu, apakah integritas dan etika telah

dilaksanakan, apakah risiko tertentu telah ditangani dengan

tepat sesuai dengan arahan yang dibuat manajemen.

Di samping sosialisasi, pemahaman dapat dilakukan

melalui perpustakaan dan media intern lainnya.


3. Pemetaan (Mapping)

Setelah dilakukan sosialisasi, maka diperlukan suatu

pemetaan terhadap keberadaan infrastruktur, untuk

menerapkan komunikasi yang efektif. Keberadaan infrastruktur

dalam penerapan komunikasi yang efektif, diwujudkan dalam

bentuk kebijakan, pedoman, dan mekanisme komunikasi.

Pemetaan atas penyelenggaraan sub unsur komunikasi

yang efektif, dilakukan untuk memastikan hal-hal sebagai

berikut:

a. Instansi pemerintah telah memiliki peraturan/kebijakan

yang melandasi penerapan komunikasi yang efektif;

b. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut, telah sesuai

dengan ketentuan di atasnya;

c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman

untuk menyelenggarakan peraturan tersebut;

d. SOP atau pedoman komunikasi yang efektif telah sesuai

dengan peraturan yang ada, dan/atau yang akan

dibangun;

e. Instansi pemerintah telah melaksanakan komunikasi yang

efektif, sesuai dengan SOP atau pedoman dimaksud, dan

didokumentasikan dengan baik.

Pemetaan dilakukan untuk memeroleh data sebanyak-

banyaknya tentang kebijakan dan prosedur terkait komunikasi

internal, komunikasi eksternal, penggunaan sarana prasarana

komunikasi, termasuk hambatan komunikasi dan risiko

kegagalan komunikasi, kemudian ditentukan rencana tindak

yang tepat untuk perbaikan.


Pemetaan atas sub unsur komunikasi yang efektif pada

instansi pemerintah, juga dapat memberikan masukan

seputar:

a. Penerapan komunikasi internal di suatu instansi pemerintah

Pemetaan memberikan informasi bagaimana komunikasi

internal terjadi, identifikasi penyebab kegagalan komunikasi

internal yang efektif, sehingga dapat dirumuskan rencana

tindak yang jelas. Pemetaan, juga memberikan masukan

bagi pimpinan instansi, untuk memastikan apakah pegawai

di unit kerjanya sudah memahami tugas yang dibebankan

kepadanya, aspek pengendalian internnya, peranan dan

hubungan pekerjaan antar pegawai, penyebab kejadian jika

terjadi hal yang tidak diharapkan, dan sebagainya.

b. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk sarana

komunikasi di suatu instansi pemerintah.

c. Efektivitas keberadaan infrastruktur, berupa kebijakan,

prosedur, atau mekanisme untuk menunjang komunikasi

yang efektif.

B. Tahap Pelaksanaan

Pada tahap pelaksanaan, pengembangan SPIP sub unsur

komunikasi yang efektif ini, terdiri dari pembangunan

infrastruktur, internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan.

1. Infrastruktur (Norming)

Pembangunan infrastruktur dilakukan setelah tahap

pemetaan. Berdasarkan hasil pemetaan, indikator, dan

peraturan terkait, diketahui infrastruktur apa saja yang perlu

dibangun (areas of improvement). Pembangunan infrastruktur

dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan, prosedur, dan


mekanisme, yang bertujuan agar pimpinan dan pihak lainnya

segera memeroleh umpan balik yang memungkinkan mereka

melaksanakan pengendalian intern dan tanggung jawab

operasionalnya.

Dalam membangun infrastruktur, instansi pemerintah

harus memerhatikan teori, peraturan terkait yang berlaku,

serta melihat indikator yang ingin diraih, disesuaikan dengan

kebutuhan berdasarkan hasil pemetaan. Peraturan yang

relevan untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif,

antara lain:

a. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi

dan Transaksi Elektronik, yaitu terkait dengan definisi dan

batasan waktu informasi dan transaksi elektronik diterima

oleh pihak tertentu.

b. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, antara lain menetapkan

kriteria Badan Publik yang berkewajiban untuk

menyediakan informasi publik, serta penentuan informasi

yang wajib, dan tidak boleh disajikan kepada publik.

c. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang

Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah, yaitu

terkait kewajiban dan batasan waktu penyampaian laporan

keuangan dan kinerja instansi pemerintah.

d. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan

dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, yaitu

terkait dengan kewajiban instansi pemerintah untuk

mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang

berbasis elektronik, dalam rangka meningkatkan kualitas

layanan publik secara efektif dan efisien.


e. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/PMK.06/2005

tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan

Pemerintah Pusat, yaitu terkait dengan batas waktu

penyampaian laporan keuangan.

f. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor


Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintahan Pusat

dan Daerah, yaitu terkait dengan penggunaan nama

domain go.id yang akan digunakan sebagai alamat resmi

situs web pemerintahan pusat dan daerah, serta tata cara

permohonannya.

Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif,

pimpinan instansi pemerintah harus menyusun kebijakan,

prosedur, dan mekanisme tentang:

a. Komunikasi internal yang efektif

Dalam menyusun kebijakan komunikasi di dalam organisasi

(komunikasi internal), diarahkan agar pimpinan dan seluruh

pegawai dapat berkomunikasi secara efektif. Hal tersebut

untuk menciptakan dan mempertahankan sistem

pengendalian yang konstruktif, serta lingkungan kerja yang

kondusif, dimana setiap pihak dapat melaksanakan peran,

tugas, dan tanggung jawab pengendaliannya, untuk

pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam

kebijakan/pedoman komunikasi yang disusun tersebut,

pimpinan harus memastikan terjalinnya komunikasi internal

yang efektif, dengan memerhatikan parameter penerapan

yang telah diuraikan pada sebelumnya, sebagai berikut:


1) Pimpinan agar senantiasa memberikan arahan yang

jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa

tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah

penting dan harus diperhatikan secara serius. Dengan

arahan ini, seluruh tingkatan pimpinan dalam organisasi

diharapkan memiliki kesadaran dan komitmen yang

kuat, untuk menerapkan pengendalian intern secara

efektif dalam pencapaian tujuan instansi.

2) Tugas yang dibebankan kepada pegawai senantiasa

dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti

aspek pengendalian internnya, peranan masing-masing

pegawai, dan hubungan pekerjaan antar pegawai.

Dengan komunikasi yang jelas, seluruh pegawai dalam

organisasi diharapkan dapat melaksanakan tanggung

jawabnya dengan baik, melaksanakan tugas sesuai

dengan prosedur, dan arahan dari pimpinannya,

sehingga setiap pegawai dapat memberikan kontribusi

terbaik dalam pencapaian tujuan instansi.

3) Pegawai senantiasa diinformasikan bahwa, jika ada hal

yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas,

perhatian harus diberikan bukan hanya kepada

kejadian tersebut, tetapi juga pada penyebabnya,

sehingga kelemahan potensial pengendalian intern

dapat diidentifikasi dan diperbaiki, sebelum kelemahan

tersebut menimbulkan kerugian lebih lanjut terhadap

instansi pemerintah.

4) Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima,

serta konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara

jelas kepada pegawai.


5) Pimpinan telah menyediakan saluran komunikasi

informasi ke atas, selain melalui atasan langsungnya,

dan pimpinan instansi pemerintah memiliki keinginan

yang tulus untuk mendengar keluhan sebagai bagian

dari proses manajemen.

6) Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi

mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan

menjamin adanya komunikasi yang lancar

antarkegiatan fungsional dalam organisasi (lintas

fungsi, lintas bagian/bidang, lintas subbidang/

subbagian/seksi, dalam organisasi).

Dengan lancarnya arus informasi mengalir ke seluruh

fungsi dalam organisasi, diharapkan tercipta iklim kerja

yang kondusif bagi setiap pihak, untuk bekerja dengan

cepat, tepat, tercipta mekanisme saling uji, sehingga

akan meningkatkan kualitas kinerja instansi secara

keseluruhan.

7) Pegawai senantiasa diberikan pengetahuan adanya

saluran komunikasi informal atau terpisah yang dapat

berfungsi apabila jalur informasi normal gagal digunakan.

8) Pegawai senantiasa diberikan keyakinan dan

pengetahuan adanya jaminan tidak akan ada tindakan

‘balas dendam’ (reprisal), jika melaporkan informasi

yang negatif, perilaku yang tidak benar, atau

penyimpangan yang dilakukan oleh pegawai di

instansinya. Agar pelaporan penyimpangan tidak

berkembang menjadi rumor yang meresahkan, maka

pimpinan perlu menetapkan mekanisme untuk

memastikan bahwa pelaporan yang disertai dengan

bukti-bukti pendukung saja yang akan ditindaklanjuti.


9) Menyediakan mekanisme yang memungkinkan

pegawai menyampaikan rekomendasi penyempurnaan

kegiatan dan pimpinan memberikan penghargaan

terhadap rekomendasi yang baik, berupa hadiah

langsung atau bentuk penghargaan.

10) Pimpinan berinisiatif untuk melakukan komunikasi

kepada APIP yang ada di instansinya, mengenai

pelaporan kinerja, risiko, dan kejadian penting lainnya,

yang dapat memberikan masukan yang signifikan

terhadap kualitas pelayanan instansi pemerintah.

Dengan inisiatif yang baik dari pimpinan untuk

berkonsultansi kepada APIP yang ada di instansinya,

berbagai permasalahan, kendala, dan hambatan yang

secara signifikan memengaruhi pencapaian tujuan instansi

diharapkan dapat diselesaikan sesegera mungkin.

b. Komunikasi eksternal yang efektif

Dalam menyusun kebijakan komunikasi eksternal yang efektif

diarahkan agar pihak di luar organisasi, seperti masyarakat,

rekanan, konsultan, DPR, APIP, para pemangku kepentingan

lain dapat memeroleh informasi tentang proses dan kinerja

kegiatan atau layanan kepada masyarakat dengan standar

etika yang ditentukan, dan mendapatkan masukan terhadap

kualitas pengendalian intern, sehingga dapat meningkatkan

efektivitas pengendalian pada instansi pemerintah. Dalam

kebijakan/ pedoman komunikasi eksternal yang disusun

tersebut, pimpinan harus memastikan terjalinnya komunikasi

eksternal yang efektif dengan memerhatikan parameter

penerapan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya,

sebagai berikut:


1) Penyediaan saluran komunikasi yang terbuka dan efektif

dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan APIP,

serta kelompok lainnya, yang dapat memberikan

masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan


2) Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan

instansi pemerintah sudah diinformasikan mengenai

kode etik yang berlaku dan juga sudah mengerti bahwa

tindakan yang tidak benar, seperti pemberian komisi

tidak diperkenankan.

3) Komunikasi dengan eksternal didorong untuk dapat


4) Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan

instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik karena

dapat menunjukkan adanya permasalahan dalam

pengendalian.

5) Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran

dan rekomendasi aparat pengawasan intern pemerintah,

auditor, dan evaluator lainnya sudah dipertimbangkan

sepenuhnya, serta ditindaklanjuti dengan memperbaiki

masalah atau kelemahan yang diidentifikasi.

6) Komunikasi dengan badan legislatif (DPR – DPRD),

instansi pemerintah pengelola anggaran dan

perbendaharaan (Departemen Keuangan - Dinas

Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah),

instansi pemerintah lain, media, dan masyarakat harus

berisi informasi sehingga misi, tujuan, risiko yang

dihadapi instansi pemerintah tersebut lebih dapat

dipahami.


Dengan upaya ini, diharapkan tercipta koordinasi antar

instansi, mekanisme saling uji, pihak lain dapat lebih

memahami risiko yang dihadapi instansi tersebut,

sehingga instansi tersebut memeroleh masukan yang

tepat untuk penanganan risiko yang dihadapinya.

c. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan

sarana komunikasi

Pimpinan instansi pemerintah menyusun kebijakan atas

penggunaan berbagai bentuk dan sarana dalam

mengomunikasikan informasi penting kepada pegawai dan

pihak lain, dengan memerhatikan parameter penerapan

yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, sebagai

berikut:

1) Pimpinan instansi pemerintah sudah menggunakan

bentuk dan sarana komunikasi efektif, berupa buku

pedoman kebijakan dan prosedur, surat edaran,

memorandum, papan pengumuman, situs internet dan

intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan,

termasuk pula tindakan pimpinan yang mendukung

implementasi Sistem Pengendalian Intern.

2) Pimpinan telah melakukan komunikasi, dalam bentuk


di seluruh organisasi, dan memperlihatkan dukungan


Suatu instansi pemerintah biasanya sudah memiliki

suatu kebijakan sebagai pedoman dalam pengelolaan

kehumasan dan pedoman pengelolaan website

di instansinya, yang mencakup pengaturan mengenai

komunikasi internal, komunikasi eksternal, sekaligus


penggunaan sarana prasarana komunikasi, termasuk

mencakup jenis informasi yang dikomunikasikan. Namun

demikian, perlu diperhatikan bahwa kebijakan komunikasi

yang dikembangkan hendaknya didasarkan pada teori dan

peraturan yang relevan, dengan memerhatikan indikator yang

akan dicapai, serta disesuaikan dengan hasil pemetaan,

setidaknya memuat hal-hal sebagai berikut:

a. jenis informasi, misal: yang wajib disediakan, dilarang

diedarkan;

b. tujuan, manfaat, dan kerangka waktu (setiap saat,

periodik, insidentil);

c. sumber dan para pemangku kepentingan;

d. umpan balik yang diharapkan;

e. media/bentuk dan sarana komunikasi yang digunakan;

f. penanggung jawab komunikasi.

2. Internalisasi (Forming)

Internalisasi merupakan suatu proses untuk menjadikan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-

hari, yang akan tercermin dalam bagaimana menyelesaikan

pekerjaan dan pengambilan keputusan dalam instansi

pemerintah. Internalisasi bertujuan agar komunikasi yang

efektif dapat diterapkan dalam rutinitas sehari-hari, baik dalam

lingkungan intern instansi pemerintah maupun dengan pihak

di luar instansi pemerintah, dan mendorong para pegawai

untuk mengimplemetasikannya dalam kegiatan operasional

sehari-hari.

Langkah-langkah internalisasi yang perlu dilakukan

adalah:


a. Pimpinan senantiasa memberikan arahan kepada seluruh

tingkatan organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian

intern adalah penting dalam suatu organisasi untuk

menciptakan lingkungan pengendalian yang konstruktif dan

perlu mendapat perhatian secara serius.

Arahan pimpinan dapat diberikan pada saat diskusi dan

pertemuan, dalam kegiatan rehat kopi pagi (coffee

morning), rapat kerja, rapat bulanan, atau pelatihan di

kantor sendiri (PKS).

Misalnya:

Setiap awal tahun, melalui rapat kerja, pimpinan

mengarahkan kepada semua bawahan, mengenai rencana

kerja yang akan dilaksanakan pada satu tahun ke depan,

dan target kinerja yang akan dibebankan pada setiap unit

kerja/satker. Selanjutnya, pimpinan mengarahkan agar

setiap tingkatan pimpinan di bawahnya mendistribusikan

target kinerja serta sumber daya secara proporsional

kepada semua pegawai, dengan memerhatikan

kompetensinya, dan mewajibkan setiap tingkatan pimpinan

untuk mereviu dan melaporkan capaian kinerjanya secara

periodik kepada pimpinan.

b. Tugas yang dibebankan kepada pegawai, senantiasa telah

dikomunikasikan dengan jelas, dan sudah dimengerti aspek

pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai,

dan hubungan kerja antar pegawai.

Misalnya:

Sebelum memulai penugasan, pimpinan atau atasan

langsung dapat memberikan pengarahan (briefing) kepada

pegawai yang akan dilibatkan. Hal ini dilakukan terutama

dalam penugasan yang baru, dengan cara


mengomunikasikan surat edaran, memorandum yang

berkaitan dengan penugasan tersebut, menyediakan dan

menjelaskan pedoman kebijakan dan prosedurnya,

sehingga pegawai mengerti perannya. Selain itu, penting

dikomunikasikan tentang hubungan kerja antarpegawai

serta aspek pengendalian internnya, seperti kapan

menyelesaikan pekerjaan, bagaimana ukuran kinerjanya,

dan kepada siapa melaporkan hasilnya.

c. Pegawai senantiasa diinformasikan bahwa, jika ada hal

yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas,

perhatian harus diberikan bukan hanya kepada kejadian

tersebut, tetapi juga pada penyebabnya. Hal ini penting agar

kelemahan potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi

dan diperbaiki, sebelum kelemahan tersebut menimbulkan

kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah.

d. Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima serta

konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara jelas

kepada pegawai.

Misalnya:

Dalam berbagai kesempatan, pimpinan instansi pemerintah

senantiasa mengomunikasikan kewajiban bagi setiap

pegawai, untuk mematuhi nilai-nilai etika disertai

penegakan integritas secara berkelanjutan, melalui

pemberian penghargaan dan hukuman yang dilaksanakan

secara konsisten.

Dalam penegakan nilai-nilai etika, pimpinan instansi

dimungkinkan untuk membentuk majelis etika. Majelis ini

bertugas menyelidiki kebenaran setiap laporan pelanggaran

etika yang dilakukan oleh pegawai di unit kerjanya, dan

memberikan masukan tindak lanjut kepada pimpinan.


e. Pimpinan menyediakan bagi pegawainya, saluran

komunikasi informasi ke atas, selain melalui atasan

langsungnya. Hal tersebut lebih efektif dilakukan melalui

penyediaan saluran komunikasi informal vertikal.

Upaya tersebut dilakukan untuk mengatasi hambatan

komunikasi formal vertikal dalam rangka pencapaian tujuan

organisasi. Saluran komunikasi informal vertikal tersebut

dapat dilakukan, sepanjang pimpinan instansi pemerintah

memiliki kemauan yang kuat untuk mendengar keluhan,

sebagai bagian dari proses manajemen untuk mencapai

tujuan instansi pemerintah, dengan tetap mengedepankan

mekanisme cek dan ricek untuk menguji kebenaran

informasi. Untuk itu, pegawai sebagai pelapor hendaknya

melengkapi informasi dengan bukti-bukti yang otentik, tidak

sekedar melapor karena faktor senang dan tidak senang

(like dan dislike) yang sifatnya subyektif. Selain itu,

pimpinan perlu berhati-hati dalam menangani informasi

yang masuk, harus dilakukan cek dan ricek sebelum

mengambil suatu keputusan.

Hal tersebut dapat dilakukan dengan penyediaan kotak

suara pada instansi pemerintah yang akan dievaluasi secara

periodik, penyampaian via intranet yang memungkinkan

bawahan melakukan komunikasi secara langsung kepada

pimpinan tanpa melalui atasan langsungnya.

f. Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi mengalir

ke seluruh bagian dengan lancar, dan menjamin adanya

komunikasi yang lancar antarkegiatan fungsional dalam

organisasi (kegiatan lintas fungsi, lintas bagian/ bidang, lintas

subbidang/subbagian/seksi dalam organisasi).


Untuk itu, instansi perlu memetakan kegiatan utamanya,

keterkaitan peran dan tanggung jawab antarbagian dan

fungsi, serta menetapkan media komunikasinya.

Berikut diberikan contoh mekanisme sederhana,

bagaimana membangun komunikasi yang efektif atas

suatu kegiatan, yang memungkinkan informasi mengalir

ke seluruh fungsi/bagian dengan lancar, sehingga

memungkinkan setiap pihak/bagian/fungsi dalam suatu

instansi dapat melaksanakan tugas tanggung jawabnya

dengan baik, sebagai berikut:

1. Identifikasi kegiatan utama instansi pemerintah;

2. Buat SOP atas pelaksanaan kegiatan, sekaligus bagan

arus proses kegiatan utama, sejak kegiatan

direncanakan sampai dengan dievaluasi;

3. Tentukan:

a) Informasi mengenai sumber daya yang diperlukan

untuk melaksanakan kegiatan;

b) Pihak/bagian/fungsi yang terlibat dalam proses

kegiatan dari penyiapan sampai evaluasi, termasuk

peran, tugas, dan tanggung jawabnya;

c) Petugas yang bertanggung jawab atas penyelesaian

setiap tahapan kegiatan;

d) Waktu yang diperlukan untuk setiap proses tahapan

kegiatan (minimal dan maksimal);

e) Media komunikasi antarfungsi/bidang/bagian

tersebut, nota dinas, disposisi, SE, memorandum,

email/intranet, dan sebagainya, serta media

kendalinya seperti check list/routing slip atas

kegiatan tersebut.


4. Buatlah media kendali berupa check list/routing slip

untuk menyelesaikan kegiatan dari persiapan sampai

dengan penyelesaian kegiatan, dan penyerahan hasil

kegiatan dalam suatu siklus,

5. Lakukan serah terima pekerjaan dengan pihak lain

untuk melakukan proses lanjutannya;

6. Lakukan cek dan saling uji antarpihak/bagian/fungsi

terkait;

7. Berikan alasan atau kode penyebab, bila pekerjaan

tidak dapat diselesaikan sesuai dengan prosedur yang

ditetapkan;

8. Bubuhkan paraf pejabat yang bertanggung jawab atas

proses penyelesaian bagian kegiatan dalam check

list/routing slip tersebut;

9. Tentukan pihak-pihak yang berkepentingan dengan

produk hasil akhir atas kegiatan tersebut;

10. Distribusikan dan komunikasikan hasil kegiatan kepada

pihak lain yang berkepentingan, serta buatkan tanda

terima penyerahan produk akhir tersebut;

11. Mintakan feed back untuk menilai kualitas kinerja;

12. Lakukan pemantauan dan evaluasi atas kualitas

kinerja, serta kelancaran arus komunikasi antar bidang/

bagian/fungsi, untuk setiap tahapan kegiatan utama

tersebut;

13. Buat rencana tindak perbaikannya.

Untuk berkomunikasi secara formal dengan menggunakan

surat-menyurat, instansi pemerintah dapat menggunakan

media, berupa nota dinas, memorandum, disposisi, surat

edaran, dan sebagainya, sesuai dengan pedoman tata

naskah dinas (TND) yang berlaku di instansinya.


Untuk komunikasi formal dan informal yang menggunakan

e-mail, instansi pemerintah dapat menggunakan situs

internet, atau intranet, yang memungkinkan informasi

mengalir ke seluruh bagian dengan lancar, serta menjamin

adanya komunikasi yang lancar antar kegiatan fungsional,

dan menetapkan mekanisme pengendaliannya.

Untuk penggunaan informasi elektronik, setiap instansi

pemerintah perlu memerhatikan Undang-Undang Nomor 11

Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Informasi elektronik menurut peraturan tersebut, mencakup

satu atau sekumpulan data elektronik (termasuk tulisan,

suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data

interchange/lalu lintas internal data elektronik, e-mail,

telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, dan huruf,

tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah

diolah, yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang

yang mampu memahaminya).

Dalam peraturan tersebut, informasi elektronik dan/atau

dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan

perluasan dari alat bukti yang sah, sesuai dengan hukum

acara yang berlaku di Indonesia, kecuali (tidak berlaku)

untuk surat yang menurut undang-undang harus dibuat

dalam bentuk tertulis; dan surat beserta dokumennya yang

menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta

notaris, atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

g. Pegawai diberikan pengetahuan adanya saluran

komunikasi informal atau terpisah yang dapat berfungsi

apabila jalur informasi normal gagal digunakan.

Pemberitahuan adanya saluran komunikasi informal atau

terpisah kepada pegawai dapat dilakukan melalui


pertemuan, doa bersama, kegiatan budaya kerja, atau

kegiatan kebersamaan lain. Yang penting dalam

penyediaan saluran komunikasi informal adalah adanya

kemauan dari pimpinan untuk menerima komunikasi

informal sebagai bagian dari proses manajemen.

h. Pegawai diberikan keyakinan dan pengetahuan, tentang

adanya jaminan tidak akan ada tindakan ‘balas dendam’

(reprisal), jika melaporkan informasi yang negatif, perilaku

yang tidak benar, atau penyimpangan yang dilakukan oleh

pegawai di instansinya.

Untuk mengembangkan penerapan indikator ini, pimpinan

instansi pemerintah dapat mengembangkan program

whistle-blower (pengungkap penyimpangan). Namun, agar

program ini dapat berjalan dengan efektif, bertanggung

jawab, tidak berkembang menjadi rumor yang meresahkan,

maka pimpinan perlu menetapkan mekanisme untuk

memastikan bahwa pelaporan yang disertai dengan fakta-

fakta pendukung saja, yang akan ditindaklanjuti oleh

pimpinan. Untuk itu, pegawai sebagai pelapor perlu

bersikap hati-hati dan bertanggung jawab dalam

melaporkan informasi kepada pimpinan. Perlu diciptakan

mekanisme pemberian sanksi terhadap pelapor apabila

informasi tersebut tidak benar, atau bahkan menyesatkan.

Dengan program tersebut, memungkinkan setiap pegawai

mengungkapkan terjadinya pelanggaran etika, dan hal-hal

lain yang dapat mengurangi citra, kepercayaan, kredibilitas

instansi, serta mengurangi pencapaian kinerja organisasi.


i. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan pegawai

menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan,

dan pimpinan memberikan penghargaan terhadap

rekomendasi yang baik, berupa hadiah langsung atau

bentuk penghargaan. Dengan pemberian penghargaan

terhadap rekomendasi yang konstruktif akan menciptakan

iklim komunikasi yang kondusif untuk meningkatkan

kualitas kinerja instansi secara keseluruhan.

j. Pimpinan melakukan komunikasi dan menyampaikan

laporan kepada APIP mengenai kinerja, risiko, inisiatif

penting, dan kejadian penting lainnya yang dapat

memberikan masukan yang signifikan terhadap kualitas

pelayanan instansi pemerintah.

k. Pimpinan menyediakan saluran komunikasi yang terbuka

dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan

APIP, serta kelompok lainnya, yang dapat memberikan

masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan


l. Pihak eksternal, yang berhubungan dengan instansi

pemerintah, sudah diinformasikan mengenai kode etik yang

berlaku, dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang

tidak benar, seperti pemberian komisi, tidak diperkenankan.

Komitmen tersebut mulai dilaksanakan pada beberapa

instansi pemerintah, terutama yang berkaitan dengan

pelayanan publik, yang rawan dengan tindakan tidak etis,

rawan KKN, rawan negosiasi, rawan penyelesaian

pekerjaan di luar forum kedinasan.


Seperti Direktorat Jenderal Pajak, yang belakangan ini

intens, melalui media televisi, radio, dan baliho yang

dipasang di berbagai tempat strategis, telah memberikan

informasi kepada masyarakat luas tentang perilaku tidak

etis, KKN yang harus dihindari oleh masyarakat selaku

wajib bayar, maupun pegawai di lingkungan Direktorat

Jenderal Pajak. Dengan demikian, pihak eksternal selaku

wajib bayar telah mengerti tindakan yang tidak benar, yang

tidak diperkenankan dalam pembayaran pajak.

m. Komunikasi dengan eksternal sangat didorong untuk dapat


Hal ini dapat dilakukan oleh setiap instansi pemerintah

dengan membuka kotak pengaduan pada setiap tempat

pelayanan, hotline service center (layanan kontak

langsung) terkait dengan kinerja pelayanan, dan

pengendalian intern. Menjalin komunikasi yang baik

dengan masyarakat luas, pengamat, LSM, organisasi

profesi, bersikap kooperatif, mendengarkan dan

menindaklanjuti masukan serta kritik yang membangun,

berkaitan dengan kinerja pelayanan dan pengendalian

intern.

n. Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan

instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik, karena

dapat menunjukkan adanya permasalahan dalam

pengendalian. Hal tersebut dapat dilakukan dengan

menyediakan petugas customer care center (pusat layanan

pelanggan) pada berbagai tempat pelayanan, sehingga

dapat merespon dengan cepat berbagai pengaduan,

keluhan, dan pertanyaan atas layanan yang diberikan.


Selanjutnya, terhadap pengaduan, keluhan, dan

pertanyaan tersebut, dianalisis dan dievaluasi untuk

memperoleh umpan balik (feed back) perbaikan layanan

di masa mendatang.

o. Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran

dan rekomendasi APIP, auditor, serta evaluator lainnya,

sudah dipertimbangkan sepenuhnya, dan ditindaklanjuti

dengan memperbaiki masalah atau kelemahan yang

diidentifikasi. Hal tersebut dilakukan dengan mengadakan

pertemuan secara periodik dengan APIP, untuk membahas

hasil observasi/temuan auditor intern, mengenai kelemahan

pengendalian intern. Di samping itu, pimpinan juga

membahas masalah-masalah signifikan hasil audit dengan

pihak auditor ekstern, serta melakukan tindak lanjut

perbaikan.

p. Komunikasi dengan badan legislatif, instansi pemerintah

pengelola anggaran dan perbendaharaan, instansi

pemerintah lain, media, dan masyarakat, harus berisi

informasi tentang instansi pemerintah yang bersangkutan,

sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi

pemerintah lebih dapat dipahami.

Pada saat ini, telah terjalin komunikasi antara instansi

pemerintah dengan badan legislatif, dimana secara

periodik, telah dilakukan komunikasi langsung melalui rapat

dengar pendapat (RDP) antara badan legislatif dengan

seluruh lembaga eksekutif, kementerian, LPNK, Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan instansi pemerintah

lainnya.


Dengan demikian, misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi

pemerintah, lebih dapat dipahami, dan dimungkinkan

adanya pemberian masukan, serta rekomendasi perbaikan

atas pengelolaan, penggunaan sekaligus

pertanggungjawaban keuangan, dan kinerja instansi

pemerintah.

q. Pimpinan telah melakukan komunikasi dalam bentuk


di seluruh organisasi dan memerlihatkan dukungan


Keteladanan pimpinan secara nyata dalam kehidupan

sehari-hari, merupakan komunikasi yang paling efektif

dalam bentuk tindakan. Keteladanan pimpinan yang

memperlihatkan dukungan terhadap pengendalian intern,

antara lain: sikap yang senantiasa mempertimbangkan

riisiko dalam pengambilan keputusan, sikap yang

menjunjung tinggi integritas, memiliki kepedulian terhadap

pencapaian kinerja dan akuntabilitas, kepedulian terhadap

pengelolaan SDM, komitmen pada kompetensi pada saat

memberikan penugasan, dan sebagainya.

r. Menyediakan, membangun, dan memanfaatkan sarana

prasarana komunikasi, berupa buku pedoman kebijakan

dan prosedur, surat edaran, memorandum, papan

pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video,

e-mail, maupun arahan lisan.

Berkenaan dengan upaya pengembangan e-government

pada instansi pemerintah, telah terbit Instruksi Presiden

Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi

Nasional Pengembangan E-Government. Pengembangan


e-government merupakan upaya untuk mengembangkan

penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik,

dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara

efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government,

dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja

di lingkungan pemerintah, dengan mengoptimalkan

pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi

informasi tersebut mencakup dua aktivitas yang berkaitan,

yaitu:

1) pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem

manajemen, dan proses kerja secara elektronis;

2) pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar

pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan

murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.

Untuk melaksanakan maksud tersebut, pengembangan

e-government diarahkan untuk mencapai empat tujuan,

yaitu :

1) Pembentukan jaringan informasi dan transaksi

pelayanan publik, yang memiliki kualitas dan lingkup

yang dapat memuaskan masyarakat luas, serta dapat

terjangkau di seluruh wilayah Indonesia setiap saat,

dengan tidak dibatasi oleh sekat waktu, dengan biaya

yang terjangkau oleh masyarakat.

2) Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha,

untuk meningkatkan perkembangan perekonomian

nasional, serta memperkuat kemampuan, dalam

menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan

internasional.


3) Pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi

dengan lembaga-lembaga negara, serta penyediaan

fasilitas dialog publik bagi masyarakat, agar dapat

berpartisipasi dalam perumusan kebijakan negara.

4) Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang

transparan, efisien, yang memperlancar transaksi

maupun layanan antar lembaga pemerintah, serta

pemerintah daerah otonom.

Selanjutnya, berkenaan dengan proses komunikasi,

Menteri Komunikasi dan Informatika telah memberikan

pengaturan atas penggunaan nama domain go.id yang

akan digunakan sebagai alamat resmi situs web

pemerintahan pusat dan daerah, serta tata cara

permohonannya. Peraturan tersebut adalah peraturan

dari Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor:


Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintahan Pusat

dan Daerah.

Dalam ketentuan tersebut, dinyatakan bahwa nama

domain go.id untuk situs web resmi lembaga pemerintahan

pusat dan daerah, hanya dapat didaftarkan, dan/atau

dimiliki oleh lembaga pemerintahan pusat dan daerah.

Selanjutnya, setiap lembaga pemerintahan pusat dan

daerah, hanya boleh menggunakan atau mempunyai satu

alamat situs web dengan nama domain go.id.

Selain yang telah disebutkan di atas, dalam

menyediakan, membangun, dan memanfaatkan sarana

prasarana komunikasi di lingkungan instansi pemerintah,

perlu memerhatikan:


1) Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika

Nomor: 05/SE/M.Kominfo/10/2005 tentang Pemakaian

dan Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal

di Lingkungan Instansi Pemerintah.

2) Surat Edaran Menpan Nomor: SE/01/M.PAN/3/2009

tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open

Source Software (OSS). SE Menpan tersebut

menganjurkan instansi pemerintah untuk mengecek

adanya penggunaan aplikasi yang tidak legal, dan

menggantinya dengan aplikasi Free Open Source

Software (FOSS) yang berlisensi bebas dan legal.

3. Tahap Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar

komunikasi yang efektif secara berkesinambungan dapat

termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat

dirumuskan dengan rencana tindak yang tepat.

a. Pemantauan

Penerapan komunikasi yang efektif dari masing-masing

pegawai, untuk menjadi sebuah kesadaran diri yang

melekat, dan teraplikasi dalam kegiatan sehari-hari

di kantor, tidaklah selalu berjalan lancar, mudah, dan serta-

merta berhasil, melainkan berproses, dan dipengaruhi oleh

berbagai situasi lingkungan pengendalian. Agar penerapan

komunikasi yang efektif terkondisi dalam disiplin dan

konsisten pemberlakuannya, maka perlu secara terus

menerus dimonitor, dievaluasi, dan dilaporkan

pelaksanaannya.


Kegiatan pemantauan dan evaluasi atas penerapan

komunikasi yang efektif, dapat dilakukan oleh setiap level

pimpinan di masing-masing unit kerja, dengan pendekatan

setiap permasalahan atau penyimpangan komunikasi yang

baik, secara cepat dan tepat diketahui serta diambil

tindakan perbaikannya. Penyimpangan atas komunikasi

yang efektif seyogyanya segera dikomunikasikan pada

manajemen/pimpinan, dan diproses untuk disampaikan

kepada pegawai yang melanggar kebijakan/pedoman

komunikasi, agar yang bersangkutan paham bahwa

tindakannya salah atau di luar kebijakan/ketentuan.

b. Pengembangan, Pembaruan, dan Perbaikan

Perkembangan sosial ekonomi, iptek, dan adanya berbagai

perubahan peraturan, kebijakan pemerintah yang

memengaruhi perubahan tupoksi instansi pemerintah, akan

memengaruhi sistem informasi dan komunikasi.

Oleh karena itu, sarana komunikasi perlu terus dilakukan

peninjauan kembali dan pembaruan atas komunikasi yang

ada. Pembaruan terhadap komunikasi, tetap dalam rangka

untuk menciptakan pencapaian tujuan instansi pemerintah.

C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur komunikasi yang efektif perlu

didokumentasikan. Pendokumentasian ini merupakan satu

kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan

berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian

dimaksud meliputi:


1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan

sosialisasi, melalui ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja,

dan fokus grup, mengenai pentingnya komunikasi yang

efektif.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan

infrastruktur, antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan

atas komunikasi yang berjalan, 2) masukan atas rencana

tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan

prosedur penyelenggaraan komunikasi yang efektif.

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, antara lain berisi:

1) kebijakan dan prosedur komunikasi internal,

2) penyusunan kebijakan dan prosedur komunikasi

eksternal, serta 3) penyediaan dan pemanfaatan sarana

prasarana komunikasi.

d. Kegiatan internalisasi, antara lain berisi: 1) kegiatan

sosialisasi kebijakan dan prosedur komunikasi yang efektif,

2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah

menerima informasi, memahami, dan melaksanakan

kebijakan dan prosedur penyelenggaraan komunikasi yang

efektif.

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, antara lain berisi:

1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan

prosedur penyelenggaraan komunikasi yang efektif,

2) masukan bagi pimpinan instansi pemerintah untuk

menyatakan apakah penyelenggaraan komunikasi telah

dikelola dengan efektif .


2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan

kegiatan tersebut, maka penyebabnya harus dijelaskan.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan, dan dicarikan saran pemecahan

masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa, guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar

realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan

atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode

sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi

tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan

kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

di instansi pemerintah terkait.


BAB IV

PENUTUP

Komunikasi yang efektif merupakan salah satu unsur penting

dalam informasi dan komunikasi SPIP. Komunikasi yang efektif, baik

terhadap pihak internal maupun pihak eksternal memungkinkan

dilaksanakannya kewajiban pengendalian intern dan tanggung

jawab operasional dengan baik.

Proses mewujudkan komunikasi yang efektif diawali dengan

pemahaman bersama melalui sosialisasi, melalui media yang ada,

selanjutnya dilakukan pemetaan. Pembangunan infrastruktur,

pelaksanaan, dan penerapannya menjadi komitmen bersama instansi

pemerintah, agar dilaksanakan dengan konsisten. Pengembangan

berkelanjutan merupakan langkah agar penerapan komunikasi yang

efektif dapat termonitor secara terus menerus, sehingga setiap

kelemahan dapat dirumuskan melalui rencana tindak yang tepat.

Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi

instansi pemerintah, dalam menciptakan dan melaksanakan sistem

pengendalian intern, khususnya pada unsur informasi dan

komunikasi, dengan sub unsur komunikasi yang efektif

di lingkungan instansinya.

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan

mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi

pemerintah, yang minimal perlu dipenuhi, dalam menerapkan

komunikasi yang efektif, serta tidak mengatur secara spesifik bagi

instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat

mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil,

sesuai dengan kebutuhan organisasinya, dengan tetap mengacu

dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.


Selanjutnya, sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-

praktik sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan

di kemudian hari.

4.2 Modul Pedoman Teknis SPIP Penyelenggaraan Komunikasi yang Efektif

Government & Nonprofit

Transcript of 4.2 Modul Pedoman Teknis SPIP Penyelenggaraan Komunikasi yang Efektif