SPIP Pembentukan Struktur Organisasi

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNISPENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSURPEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI

YANG SESUAI DENGAN KEBUTUHAN(1.4)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

1.4 Pembentukan Struktur Organisasi yang Sesuai dengan Kebutuhan i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

1.4 Pembentukan Struktur Organisasi yang Sesuai dengan Kebutuhan ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa

saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan

ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub

unsur Lingkungan Pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini

merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam

penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub unsur

Pembentukan Struktur Organisasi yang Sesuai dengan Kebutuhan,

pada unsur Lingkungan Pengendalian merupakan acuan yang

memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam

menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan

dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi,

sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono SoesenoNIP 19500910 197511 1 001

1.4 Pembentukan Struktur Organisasi yang Sesuai dengan Kebutuhan iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................. iDAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang ......................................................... 1

B. Sistematika Pedoman ............................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUMA. Pengertian ............................................................... 5

B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 11

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 13

D. Parameter Penerapan ............................................... 14

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAANA. Tahap Persiapan ...................................................... 15

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 20

C. Tahap Pelaporan ....................................................... 32

BAB IVPENUTUP

1.4 Pembentukan Struktur Organisasi yang Sesuai dengan Kebutuhan iv

1.4 Pembentukan Struktur Organisasi yang Sesuai dengan Kebutuhan 1

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar BelakangSesuai dengan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 60

Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

(SPIP), para menteri/ pimpinan lembaga, gubernur,

bupati/walikota diwajibkan melakukan pengendalian ataspenyelenggaraan kegiatan pemerintahan, yang pelaksanaannya

berpedoman kepada SPIP sebagaimana diatur dalam peraturan

pemerintah tersebut.

Sistem pengendalian intern dibangun dengan tujuan untuk

memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan organisasi

dapat dicapai melalui kegiatan yang yang efektif dan efisien,

keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan

ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

Sistem pengendalian intern terdiri atas lima unsur

pengendalian, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko,

kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta

pemantauan atas pengendalian intern.

Untuk mewujudkan implementasi atas sistem

pengendalian di lingkungan instansi pemerintah pusat dan

daerah, sebagai amanat PP Nomor 60 Tahun 2008, maka

BPKP menyediakan Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP.

Pedoman teknis tersebut lebih lanjut dijabarkan ke dalam

pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing unsur

pengendalian. Unsur lingkungan pengendalian terdiri dari sub

unsur:


1. Penegakan integritas dan nilai etika;2. Komitmen terhadap kompetensi;

3. Kepemimpinan yang kondusif;4. Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan

kebutuhan;5. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat;

6. Penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentangpembinaan sumber daya manusia;

7. Perwujudan peran aparat pengawasan intern yang efektif;8. Hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah

terkait.

Lingkungan pengendalian yang baik adalah lingkunganyang seluruh sub unsur pengendaliannya dapat berjalan secara

efektif, termasuk sub unsur pembentukan struktur organisasiyang sesuai dengan kebutuhan. Struktur organisasi sangat

penting karena merupakan infrastruktur dasar bagi instansipemerintah untuk menjalankan tugas dan fungsinya.

Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengankebutuhan diharapkan dapat memberikan kepastian ruang

gerak bagi seluruh sumber daya manusia yang dimiliki instansidalam mencapai kinerja yang diharapkan, serta sebagai sarana

pendistribusian sumber daya lainnya.Buku ini dimaksudkan untuk menjadi pedoman teknis

penyelenggaraan SPIP sub unsur pembentukan strukturorganisasi yang sesuai dengan kebutuhan, pada unsur

Lingkungan Pengendalian.Tujuan penyusunan buku pedoman ini adalah agar

tersedia standar acuan yang diharapkan dapat memberikanarah bagi instansi pemerintah pusat maupun daerah tentang

bagaimana menyelenggarakan sistem pengendalian intern yang


baik, khususnya yang terkait dengan pembentukan strukturorganisasi sesuai dengan kebutuhan. Dalam penerapannya,

pedoman ini dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan

kompleksitas instansi. Selanjutnya, untuk menjaga efektivitasstruktur organisasi yang ada, perlu dilakukan evaluasi dan

pelaporan secara berkala.

B. Sistematika PedomanSistematika penyajian pedoman teknis pembentukan

struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan ini sebagai

berikut:

Bab I PendahuluanBab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman,

hubungan dengan pedoman sebelumnya, tujuan danruang lingkup pedoman, serta sistematika pedoman.

Bab II Gambaran UmumBab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan,

parameter penerapan, serta keterkaitannya denganperaturan yang berlaku.

Bab III Langkah-Langkah PenyelenggaraanBab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsurpembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan

kebutuhan, yang terdiri dari tahap persiapan,pelaksanaan, dan pelaporan.

Bab IV PenutupBab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting

yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan ataspenggunaan pedoman ini.


BAB IIGAMBARAN UMUM

A. PengertianMenurut Stephen P. Robbins (2002), struktur organisasi

merupakan gambaran yang menjelaskan bagaimana tugas

kerja akan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara

formal. Struktur organisasi, dapat pula diartikan sebagai cara

bagi organisasi untuk mengatur orang-orang yang berada

(bekerja) di dalamnya, termasuk jenis pekerjaannya, sehingga

pekerjaan-pekerjaan yang ada dapat dilaksanakan dengan baik

dan tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif. Lebih lanjut,

agar susunan organisasi tampak jelas, mudah dilihat dan dibaca

oleh siapapun, maka struktur organisasi perlu digambarkan

dalam bentuk grafis yang dinamakan bagan organisasi.

Struktur organisasi lebih lanjut tidak sekedar kotak

di dalam bagan, tetapi juga menunjukkan pola interaksi dan

koordinasi yang menghubungkan komponen teknologi, tugas,

dan manusia dari organisasi untuk meyakinkan bahwa

organisasi tersebut mencapai tujuan.

Menurut Stephen P. Robbins (2002), ada beberapa

elemen penting yang perlu diperhatikan ketika mendesain

struktur organisasi, yaitu:

1. Spesialisasi pekerjaan (work specialization)Spesialisasi pekerjaan ini bermakna bahwa organisasi

memerhatikan pembagian pekerjaan berdasarkan keahlian

khusus yang dimiliki oleh karyawannya, dan pekerjaan yang

ditangani biasanya dilakukan berulang-ulang.


2. Departementalisasi (departmentalization)Departementalisasi merupakan pengelompokan pekerjaan

sehingga tugas-tugas yang sama dapat dikoordinasikan

secara baik.

3. Rantai perintah (chain of command)Rantai perintah merupakan garis kewenangan yang tidak

terputus, dari puncak organisasi ke eselon yang paling

bawah, dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa.

4. Rentang kendali (span of control)Rentang kendali adalah pertimbangan yang menyangkut

seberapa banyak seorang manajer dapat memimpin dan

mengendalikan bawahan secara efektif dan efisien.

5. Sentralisasi dan DesentralisasiSentralisasi mengacu pada terpusatnya pengambilan

keputusan di titik tunggal dalam organisasi. Sebaliknya,

semakin banyak bawahan yang memberikan masukan atau

yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan, maka

semakin terdesentralisasi organisasi ini.

6. FormalisasiFormalisasi mengacu pada suatu tingkat di mana pekerjaan

dalam organisasi distandarkan. Jika suatu pekerjaan sangat

terformalisasi, pekerjaan tersebut memiliki sedikit

kewenangan dalam menentukan kegiatan apa yang harus

dilaksanakan dan bagaimana seharusnya melakukannya.

Ada tiga desain struktur organisasi yang sering

digunakan. Desain tersebut meliputi struktur sederhana,

birokrasi, dan struktur matriks.


1. Struktur SederhanaStruktur sederhana tidak kompleks, karena memiliki tingkat

departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas,

dan formalisasi yang rendah. Kekuatan struktur ini adalah

cepat, fleksibel, tidak mahal penerapannya, dan memiliki

pertanggungjawaban yang jelas. Kelemahan struktur ini

adalah sukar diterapkan, kecuali pada organisasi-organisasi

kecil.

2. BirokrasiBirokrasi dicirikan dengan padatnya tugas-tugas operasional

rutin yang harus dicapai, melalui spesialisasi, peraturan, dan

perundang-undangan yang sangat formal, tugas-tugas yang

dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional,

kekuasaan yang tersentralisasi, lingkup rentang kendali yang

sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai

perintah. Kekuatan utama birokrasi terletak pada

kemampuannya untuk melakukan aktivitas yang telah

terstandardisasi dengan sangat efisien. Kelemahan birokrasi

adalah bahwa spesialisasi menciptakan konflik-konflik pada

sub unit.

3. Struktur MatriksPada dasarnya, matriks menggabungkan dua bentuk

departementalisasi antara fungsi dan produk. Kekuatan

matriks terletak pada kemampuannya untuk mempermudah

koordinasi ketika organisasi memiliki banyak kegiatan yang

sangat kompleks dan saling tergantung. Kelemahan utama

struktur matriks terletak pada kekacauan yang

ditimbulkannya, memicu terjadinya adu kekuasaan, dan

tekanan pada individu.


Faktor-faktor yang memengaruhi bentuk struktur

organisasi berbeda antar organisasi, yaitu:

1. StrategiStruktur organisasi merupakan alat untuk membantu

manajemen dalam mencapai tujuannya. Karena tujuan

tersebut berasal dari strategi, maka pembentukan struktur

harus mengikuti strategi.

2. Ukuran OrganisasiSemakin luas tugas dan fungsi, maka akan semakin besar

organisasi yang dibentuk.

3. TeknologiIstilah teknologi mengarah kepada bagaimana sebuah

organisasi mentransfer sumber daya menjadi produk atau

jasa, dengan peran teknologi sebagai alat bantu yang

memengaruhi beroperasinya organisasi.

4. LingkunganOrganisasi berinteraksi dengan lingkungan yang tidak

menentu. Ada organisasi yang menghadapi lingkungan yang

statis, sementara organisasi lainnya menghadapi lingkungan

yang dinamis. Dengan adanya lingkungan yang berubah,

organisasi harus menyesuaikan dengan lingkungannya agar

mereka dapat mempertahankan eksistensi dan

meningkatkan keefektifannya. Oleh karena itu, organisasi

harus mampu merespon lingkungan dimana mereka berada.

Pembentukan organisasi dapat juga dilakukan untuk

mewadahi aktivitas yang bersifat sementara (ad hoc), hal ini

dapat diterapkan pada kondisi dimana institusi menganggap

perlu adanya unit kerja baru yang bersifat mendesak.


Dalam konteks seperti ini, maka evaluasi secara berkala

atas efektivitas organisasi dimaksud perlu dilakukan guna

memastikan bahwa keberadaannya memang masih diperlukan.

Di sisi lain, perlu juga dipahami bahwa fungsi organisasi yang

bersifat ad hoc ini janganlah mengambil alih tugas operasional

secara dominan, sehingga perlu adanya evaluasi berkelanjutan.

Struktur organisasi adalah hal yang penting bagi

organisasi/institusi untuk memberikan kepastian ruang gerak

bagi seluruh sumber daya manusia yang dimiliki, dalam

mencapai kinerja yang diharapkan. Struktur organisasi juga

merupakan sarana distribusi sumber daya organisasi lainnya,

seperti peralatan, keuangan, dan informasi.

Struktur organisasi dibentuk (baik itu sentralisasi maupun

desentralisasi) selalu didasarkan pada ukuran dan sifat dari

kegiatan organisasi. Struktur hendaknya dirancang cukup

fleksibel untuk mengadaptasi perubahan rencana operasi,

kebijakan atau sasaran organisasi. Penyusunan struktur

organisasi harus berpedoman pada peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

Perancangan struktur organisasi hendaknya didasarkan

pada ukuran dan sifat kegiatan, kejelasan wewenang dan

tanggung jawab, serta pertimbangan efisiensi sumber daya

yang tersedia. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam struktur

organisasi adalah:

a. Kesesuaian struktur organisasi dengan sifat operasionalnya.

b. Kewenangan dan tanggung jawab yang penting telah

didefinisikan dan dikomunikasikan ke seluruh unit kerja

instansi pemerintah.


c. Pola hubungan pelaporan internal telah disusun secara

memadai dan jelas.

d. Pimpinan secara periodik mengevaluasi struktur organisasi

dan melakukan perubahan, jika dibutuhkan dalam merespon

perubahan kondisi.

e. Instansi memiliki jumlah pegawai yang memadai, khususnya

dalam posisi jajaran pimpinan.

Struktur organisasi suatu entitas yang efektif dapat

memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab,

pemberdayaan dan akuntabilitas, serta jalur pelaporan yang

sesuai. Struktur organisasi menyatakan bidang kewenangan

dan tanggung jawab penting dari suatu entitas. Pemberdayaan

dan akuntabilitas berhubungan dengan cara pendelegasian

kewenangan dan tanggung jawab ini di seluruh organisasi.

Tidak akan ada pemberdayaan atau akuntabilitas tanpa suatu

bentuk pelaporan. Oleh karena itu, perlu didefinisikan mengenai

jalur pelaporan yang sesuai. Dalam kondisi tertentu, jalur

pelaporan lainnya mungkin dapat ditambahkan, seperti dalam

kasus dimana manajemen terlibat pada suatu pelanggaran.

Struktur organisasi mencakup suatu unit internal audit yang

independen dari manajemen, dan melaporkan langsung kepada

tingkat kewenangan tertinggi dalam organisasi.

Struktur organisasi suatu entitas memfasilitasi pola kerja

dari aktivitas-aktivitas dalam entitas untuk mencapai tujuan

yang direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dimonitor.

Aktivitas itu mungkin berkaitan dengan apa yang kadang-

kadang disebut sebagai rantai nilai-nilai: inbound (receiving)

activities, operasi atau produksi, outbound (shipping),

pemasaran, penjualan dan pelayanan.


Hal-hal tersebut dapat berfungsi sebagai pendukung

yang berkenaan dengan administrasi, sumber daya manusia,

atau pengembangan teknologi.

Aspek penting yang relevan dalam menetapkan suatu

struktur organisasi, meliputi penetapan bidang-bidang kunci

kewenangan dan tanggung jawab, serta menetapkan jalur

penting pelaporannya. Contohnya, akses dari satuan

pengawasan internal harus tak terbatas terhadap pejabat tinggi

perusahaan, tetapi tidak bertanggung jawab langsung dalam

menyiapkan laporan keuangan. Kewenangannya cukup untuk

meyakinkan ketepatan audit dan untuk menindaklanjuti temuan-

temuan serta rekomendasi-rekomendasinya.

Ketepatan suatu struktur organisasi bergantung pada

ukuran dan sifat aktivitasnya. Organisasi yang besar dengan

banyak divisi, mungkin tepat menggunakan organisasi yang

terstruktur, termasuk jalur pelaporan formal dan tanggung

jawabnya, akan tetapi, hal ini mungkin kurang tepat pada

organisasi yang kecil, karena dapat menghalangi arus

informasi. Apa pun strukturnya, aktivitas suatu entitas akan

diorganisasikan sesuai dengan strategi-strategi yang dirancang

untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

B. Tujuan dan ManfaatTujuan akhir (ultimate goal) dari penyelenggaraan sub

unsur pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan

kebutuhan, yang merupakan salah satu sub unsur dari unsur

lingkungan pengendalian dalam SPIP adalah terciptanya suatu

struktur dan sistem pengorganisasian sesuai dengan peraturan

perundang-undangan; efektif dan efisien; terdapat kejelasan


kewenangan, tanggung jawab, hubungan dan jenjang

pelaporan; fleksibel dan dinamis, serta personil organisasi yang

sesuai. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui sasaran sebagai

berikut :

1. Struktur organisasi sesuai dengan ukuran dan sifat kegiatan;

mampu memfasilitasi arus informasi; serta faktor

pertimbangan dalam menentukan tingkat sentralisasi/

desentralisasi telah ditetapkan.

2. Struktur organisasi memberikan kejelasan wewenang dan

tanggung jawab. Pimpinan dan bawahan memahami

pengendalian intern/tanggung jawabnya.

3. Organisasi dapat memberikan kejelasan hubungan dan

jenjang pelaporan intern, dipahami pegawai, serta saluran

komunikasi dapat berjalan lancar.

4. Terlaksananya evaluasi dan penyesuaian secara periodik

terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan

lingkungan strategis.

5. Jumlah pegawai terutama untuk posisi pimpinan sesuai

dengan kebutuhan, pimpinan memiliki waktu yang cukup

untuk organisasi, pegawai tidak bekerja lembur secara

berlebihan, serta pimpinan tidak merangkap tugas dan

tanggung jawab bawahannya lebih dari satu orang.

Manfaat penyelenggaraan sub unsur pembentukan

struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan adalah :

1. Lancarnya arus informasi sehingga dapat mendukung proses

pengambilan keputusan oleh manajemen, serta

meningkatkan efisiensi operasi organisasi.

2. Efektivitas dan efisiensi operasi sebagai hasil dari ketepatan

tingkat sentralisasi/desentralisasi yang ditetapkan.


3. Dapat menghindarkan terjadinya konflik antaranggota

organisasi, sebagai hasil dari kejelasan pembagian tugas,

wewenang, dan tanggung jawab diantara anggota

organisasi.

4. Tumbuhnya mekanisme saling uji (check and recheck) yang

efektif antarbagian dan antaranggota organisasi.

5. Tumbuhnya mekanisme learning and growth dalam

kehidupan organisasi sehari-hari

C. Peraturan Perundang-undangan TerkaitStruktur organisasi yang dibangun oleh setiap instansi

pemerintah mengacu pada peraturan perundang-undangan

yang ada. Peraturan yang terkait dengan penyusunan struktur

organisasi instansi pemerintah pusat antara lain adalah:

1. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang

Kementerian Negara.

2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005

tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi,

dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia,

sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 94 Tahun

2006.

3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 10 Tahun

2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I

Kementerian Negara Republik Indonesia.


2005 tentang Perubahan Keenam atas Keputusan Presiden

Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas

Eselon I Lembaga Pemerintah Non-Departemen.



2005 tentang Perubahan Keenam atas Keputusan Presiden

Nomor 103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,

Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga

Pemerintah Non-Departemen.

6. Keputusan Menteri/Kepala lembaga terkait dengan struktur

organisasi masing-masing.

Untuk instansi pemerintah daerah dapat mengacu antara

lain:

1. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang

Organisasi Perangkat Daerah.

2. Peraturan daerah/kepala daerah terkait dengan struktur

organisasi masing-masing pemerintah daerah yang

bersangkutan.

D. Parameter PenerapanParameter penerapan pembentukan struktur organisasi

yang sesuai kebutuhan adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi instansi pemerintah disesuaikan dengan

ukuran dan sifat kegiatan.

2. Pimpinan instansi pemerintah memberikan kejelasan

wewenang dan tanggung jawab.

3. Kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern dalam

instansi pemerintah.

4. Pimpinan instansi pemerintah melaksanakan evaluasi dan

penyesuaian secara periodik terhadap struktur organisasi

sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis.

5. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan jumlah pegawai

yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan.


BAB IIILANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah

ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yangditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang

lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasilpemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan di atas berikut langkah-

langkahnya dapat dilakukan secara bersamaan dengan

pelaksanaan penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.

Berikut ini, merupakan langkah-langkah nyata yang perlu

dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan sub unsur

pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan

di setiap tahapan.

A. Tahap Persiapan1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan

Rencana PenyelenggaraanTahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan

penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah

membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain

memuat:


a. Jadwal pelaksanaan kegiatan;b. Waktu yang dibutuhkan;c. Dana yang dibutuhkan; dand. Pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk SatuanTugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugasmengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasukpenerapan pembentukan struktur organisasi, yang sesuaidengan kebutuhan. Satgas tersebut terlebih dahulu diberipelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agardapat menyelenggarakan sub unsur pembentukan strukturorganisasi yang sesuai dengan kebutuhan, pada unsurLingkungan Pengendalian SPIP.

2. Pemahaman (Knowing)Tahap pemahaman adalah suatu langkah untuk

memberikan pemahaman bagaimana pembentukan strukturorganisasi yang sesuai dengan kebutuhan dapatmemberikan kontribusi dalam menimbulkan perilakupositif dan kondusif untuk penerapan sistem pengendalianintern dalam lingkungan kerja instansi.

Tahap pemahaman, diawali dengan tahap penyamaanpersepsi dan pemahaman seluruh pegawai yang ada dengansistem pengendalian intern pemerintah, seperti yangdiamanatkan dalam PP Nomor 60 Tahun 2008. Penyamaanpersepsi ini menjadi penting, agar diperoleh kesamaanpandangan antara pimpinan, staf, dan pegawai instansi yangbersangkutan terkait dengan sistem pengendalian internpemerintah. Dengan adanya kesamaan tersebut, makaimplementasi sistem pengendalian intern akan lebih efektifdan dapat mengurangi resistensi dari penerapan sistem


pengendalian intern, yang mensyaratkan peran seluruhlapisan pegawai sebagai kunci keberhasilan.

Beberapa kasus tidak optimalnya instansi pemerintah

di dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat,

ditandai dengan tidak pahamnya aparatur pemerintah akan

tugas dan fungsinya di dalam organisasi/instansi. Indikator

yang tampak jelas adalah saling lempar tanggung jawab

di dalam penyelesaian masalah yang terjadi. Siapa

mengerjakan apa, siapa melapor kepada siapa, dan siapa

yang bertanggung jawab, merupakan istilah yang tepat untuk

menggambarkan bekerjanya struktur organisasi yang efektif.

Di dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat,

instansi memberikan kejelasan prosedur dan menetapkan

personil yang bertanggung jawab, disertai dengan target

waktu, menunjukkan adanya pola pembagian wewenang dan

tanggung jawab yang jelas, di samping menimbulkan

suasana yang kondusif di dalam instansi itu sendiri.

Tahapan pemahaman dan penyamaan persepsi meliputi

langkah-langkah minimal sebagai berikut:

a. Sosialisasi

Metode yang dapat ditempuh untuk melakukan sosialisasi

dapat dipilih dari beberapa metode komunikasi

penyampaian informasi yang dirasa cocok dan tepat bagi

instansi dalam membangun pemahaman yang

dimaksudkan. Adapun metode tersebut antara lain

menggunakan:

1) tatap muka;

2) penggunaan situs jaringan (website) penyampaian

informasi;


3) penyampaian dengan menggunakan multimedia

interaktif;

4) penyampaian yang menggunakan majalah atau buku

saku;

5) penyampaian dengan penggunaan saluran komunikasi

yang umum; dan

6) pemberian akses ke jaringan informasi (network),

dengan menggunakan password.

Adapun materi yang disampaikan, meliputi pengertian

struktur organisasi, elemen penting yang harus

diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi; faktor-

faktor yang memengaruhi bentuk struktur organisasi yang

satu berbeda dengan organisasi lainnya; tujuan, manfaat,

dan indikator pembentukan struktur organisasi yang

sesuai dengan kebutuhan; serta peraturan perundangan

terkait,

b. Tanya jawab

Tanya jawab bisa dilakukan dengan beberapa cara, baik

melalui forum tanya jawab e-mail, sms, telepon, maupun

media tanya jawab lainnya.

Hal yang ingin dicapai dari tahap pemahaman ini

adalah agar seluruh pegawai memahami pentingnya

pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan

kebutuhan. Dengan pemahaman tersebut diharapkan tujuan

terciptanya suatu struktur dan sistem pengorganisasian

sesuai dengan peraturan perundang-undangan; efektif dan

efisien; terdapat kejelasan kewenangan, tanggung jawab,

hubungan dan jenjang pelaporan; fleksibel dan dinamis serta

personil organisasi yang sesuai, dapat dicapai dengan baik.


3. Pemetaan (Mapping)

Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatukegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadapkeberadaan infrastruktur untuk menerapkan pembentukanstruktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.Keberadaan infrastruktur diwujudkan dalam bentuk kebijakandan prosedur. Pemetaan juga diarahkan untuk mendapatkangambaran bagaimana kondisi penyelenggaraan SPIP yangsudah berjalan, kesesuaian penyelenggaraan dengankebijakan sehingga didapatkan area of improvement (AOI).

Kegiatan ini dilakukan melalui pemetaan untukmengetahui antara lain:a. apakah instansi telah memiliki peraturan/kebijakan yang

melandasi pembentukan struktur organisasi yang sesuaidengan kebutuhan;

b. peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuaidengan ketentuan di atasnya;

c. apakah instansi telah memiliki SOP atau pedoman untukmenyelenggarakan peraturan tersebut;

d. SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai denganperaturan yang ada dan atau yang akan dibangun;

e. SOP atau pedoman tersebut telah dipraktikkan dandidokumentasikan dengan baik.

Hasil pemetaan tentunya dapat untuk mengetahuiinfrastruktur apa saja yang masih perlu dibangun ataudiperbaiki (area of improvement). Pembangunan infrastrukturdilaksanakan berdasarkan hasil pemetaan dengan melaluipembentukan kebijakan dan prosedur yang harusdilaksanakan untuk memastikan dilaksanakannya arahanpimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yangtelah teridentifikasi selama proses penilaian risiko.


B. Tahap Pelaksanaan

Pada tahapan pelaksanaan proses, terdiri daripembangunan infrastruktur, dan internalisasi, sertapengembangan berkelanjutan.

1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)Berdasarkan hasil pemetaan, indikator, dan peraturan

terkait, diketahui infrastruktur apa saja yang perlu dibangun(area of improvement). Pembangunan infrastrukturdilaksanakan melalui penyusunan kebijakan dan prosedur,yang bertujuan untuk menciptakan, serta memeliharalingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positifdan kondusif untuk penerapan sistem pengendalian intern.Perilaku positif dan kondusif yang dimaksud dalam sub unsurini adalah pembentukan struktur organisasi yang sesuaidengan kebutuhan.

Tahapan pembangunan infrastruktur dalam rangkamenyediakan struktur organisasi yang sesuai dengankebutuhan, dilakukan sebagai berikut:a. Penyusunan pedoman/kebijakan struktur organisasi

Kebijakan dan prosedur mengenai pembentukan strukturorganisasi yang sesuai dengan kebutuhan diperlukankarena struktur organisasi merupakan infrastruktur dasarbagi instansi pemerintah untuk menjalankan tugas danfungsinya. Hasil akhir dari tahap ini adalah terciptanyavisualisasi struktur/bagan organisasi yang ideal, gunamendukung tercapainya tujuan organisasi secarakeseluruhan.Kebijakan dan prosedur tersebut, memuat langkah-langkah dalam pembentukan struktur organisasi yangsesuai dengan kebutuhan sebagai berikut:


1) Identifikasi tugas dan fungsi instansi pemerintahKeberadaan organisasi pemerintahan, pada dasarnya

adalah menjalankan tugas dan fungsi sebagaimana

yang tercantum di dalam aturan yang ditetapkan.

Tugas dan fungsi departemen/lembaga/pemerintah

daerah sampai dengan eselon satu ini, dapat diketahui

melalui aturan yang telah ditetapkan (antara lain

melalui peraturan pemerintah, misalnya). Pada tahap

ini, perlu dihindari terjadinya struktur organisasi yang

dibentuk untuk menjalankan tugas dan fungsi yang

tidak diatur di dalam ketentuan.

Selanjutnya, dapat dilakukan kajian apakah tugas dan

fungsi organisasi pemerintah yang lebih rendah sudah

mendukung atau selaras dengan organisasi di atasnya.

Artinya, tidak boleh organisasi yang lebih rendah

memiliki tugas dan fungsi yang bertentangan dengan

yang di atasnya, baik formal maupun materialnya.

2) Identifikasi jabatan-jabatan yang diperlukan dalammelaksanakan tugas dan fungsiTugas dan fungsi instansi dijabarkan dalam peran-

peran yang dijalankan oleh bagian yang berbeda-beda,

yang menunjukkan adanya susunan dan hubungan

antar satuan-satuan organisasi, tugas-tugas, dan

jabatan-jabatan.

Jabatan yang ada di dalam organisasi dibentuk dalam

kerangka menjalankan tugas dan fungsi organisasi,

sehingga dapat dihindari munculnya jabatan yang

diciptakan hanya karena mengakomodasi suatu

kepentingan atau individu tertentu.


3) Identifikasi tugas, wewenang, dan tanggung jawabmasing-masing jabatan yang telah ditetapkanSetelah jabatan diidentifikasi sebagaimana tersebut

di atas, tahap berikutnya adalah menetapkan tugas,

wewenang, dan tanggung jawab yang harus

menunjukkan keseimbangan. Apabila wewenang dan

tanggung jawab tidak seimbang, maka akan terjadi

distorsi peran dan berpotensi menimbulkan konflik

di dalam organisasi, yang berakibat struktur organisasi

menjadi tidak efektif. Di sisi lain, perlu dipertimbangkan

keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

dari level yang lebih tinggi kepada level yang lebih

rendah. Jangan sampai terjadi, ketidakseimbangan

peran dari masing-masing level yang berakibat pada

tidak efektifnya pembentukan hierarki di dalam struktur

organisasi tersebut.

4) Analisis beban jabatan dan beban kerja untukmasing-masing posisi dalam struktur organisasiUntuk setiap jabatan dan suatu pekerjaan perlu

dilakukan analisis beban jabatan, dengan menetapkan

masing-masing posisi berapa beban yang dapat

dilakukan oleh seorang pejabat/ pegawai dalam kondisi

normal. Analisis beban jabatan dilakukan untuk

menetapkan beban normal dari suatu jabatan, baik

struktural maupun fungsional di dalam organisasi,

sedangkan analisis beban kerja dilakukan untuk

menetapkan sumber daya yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.


Dari analisis ini, diharapkan dapat diperoleh bobot

beban suatu jabatan yang diharapkan dapat dipikul

oleh pejabat yang ditunjuk dalam kondisi normal, dan

dapat ditetapkan kualifikasi pegawai yang akan

menduduki jabatan tersebut.

Analisis beban kerja merupakan suatu analisis yang

memperhitungkan seberapa beban yang dapat

dijalankan oleh seorang pegawai dan juga dapat

digunakan untuk menetapkan berapa pegawai yang

dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu.

Suatu bagian dari organisasi dengan tugas dan fungsi

yang telah diberikan, dapat ditetapkan jumlah

kebutuhan pegawai, baik dari level staf sampai

pimpinan, berdasarkan analisis jabatan dan analisis

beban kerjanya sehingga dapat dihindarkan adanya

lembur yang berlebihan atau beban kerja yang

berlebihan, yang dapat berakibat menurunnya kinerja

pegawai, yang berujung pada tidak optimalnya

organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

5) Perumusan spesialisasi pekerjaan dalam rangkapenetapan persyaratan minimal untuk mendudukijabatan dalam struktur organisasiDalam perumusan spesialisasi pekerjaan ini, dapat

mengacu pada keahlian teknis yang diperlukan untuk

menduduki jabatan, dan dapat dikaitkan dengan proses

atau tahapan yang diperlukan untuk menjalankan tugas

dan tanggung jawab pada jabatan tersebut.


6) Penetapan jumlah kebutuhan pimpinan dan

pegawai instansi

Berdasarkan hasil analisis tugas, wewenang, dan

beban jabatan maupun beban kerja tersebut di atas,

tahap berikutnya adalah menetapkan jumlah

kebutuhan pimpinan dan pegawai yang harus berada

di bawahnya.

7) Perumusan kebutuhan informasi minimal yang

diperlukan masing-masing posisi dalam struktur

organisasi

Merumuskan kebutuhan informasi minimal ini penting

untuk membantu dan memudahkan komunikasi dari

satu komponen/bagian dengan komponen/bagian

lainnya yang ada di organisasi. Berdasarkan informasi

dan alur komunikasi inilah, masing-masing

bagian/komponen diharapkan dapat berperan optimal

untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.

8) Penyusunan kerangka struktur organisasi

Setelah semua langkah tersebut di atas dilalui, maka

tahap terakhir adalah menuangkan susunan struktur

organisasi yang selama ini dikenal dengan

bagan/struktur organisasi. Struktur organisasi ini

merupakan visualisasi bentuk dan alur tugas,

wewenang, dan tanggung jawab masing-masing unit

sebagaimana tercermin di bagan tersebut.


b. Penetapan infrastrukturJenis infrastruktur yang harus ditetapkan melalui suratkeputusan pimpinan dalam rangka membentuk strukturorganisasi yang sesuai kebutuhan adalah:1) Pedoman/kebijakan mengenai tata cara penyusunan

struktur organisasi.2) Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK), yang berisi:

a) Bagan struktur organisasi;b) Hubungan kerja dan pelaporan antarunit dalam

struktur organisasi;c) Standar kompetensi dalam struktur organisasi.

c. Pemantauan kondisi struktur organisasiPemantauan kondisi struktur organisasi, diperlukan karenaadanya perubahan strategis atas proses kegiatan instansi,yang dapat memengaruhi pola kerja, yang berakibatstruktur organisasi menjadi tidak efektif lagi di dalampenyelesaian pekerjaan. Mengantisipasi hal ini, pimpinaninstansi perlu melakukan evaluasi secara periodik ataskesesuaian struktur organisasi dengan perubahanlingkungan, dan melakukan penyesuaian terhadap strukturorganisasi sehingga organisasi tetap dapat menjalankantugasnya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Internalisasi (Forming)Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk

mewujudkan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatanoperasional sehari-hari. Perwujudannya, dapat tercermindalam konteks seberapa jauh proses internalisasi dapatmemengaruhi pimpinan instansi pemerintah dalammengambil keputusan, dan memengaruhi perilaku parapegawai dalam melaksanakan kegiatan.


Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuanmembangun kesadaran:a. Pimpinan instansi pemerintah membentuk struktur

organisasi yang sesuai dengan kebutuhan, danb. Para pegawai mematuhi tata kerja dalam pelaksanaan

kegiatan sehari-hari.

Langkah-langkah internalisasi sebagai berikut:a. Mengomunikasikan struktur organisasi kepada

seluruh karyawan secara berkelanjutanBagan organisasi sebagai gambaran visual/grafis daristruktur organisasi harus diketahui dan dapat dipahamioleh seluruh pegawai instansi. Setiap ada perubahanstruktur organisasi, termasuk pergantian personil yangada, harus dikomunikasikan kepada seluruh pegawai,yang format dan cara penyampaiannya dapat dipilihsesuai dengan kondisi lingkungan yang ada. Misalnya:Diumumkan pada papan pengumuman resmi, leaflet,booklet, maupun dimasukkan dalam media informasi dankomunikasi (situs/internet dan intranet) yang adadi instansi yang bersangkutan.

b. Mendorong jajaran pimpinan dan seluruh pegawaiuntuk menyadari tugas dan tanggung jawabnya dalamorganisasiTugas dan tanggung jawab ini juga harusdikomunikasikan ke seluruh lapisan pegawai di instansiyang bersangkutan, sehingga setiap level pimpinaninstansi dan seluruh pegawai memahami secara jelastugas dan tanggung jawabnya. Tanggung jawabmerupakan konsekuensi dari wewenang yang diberikan,sehingga setiap penugasan yang dilaksanakan tetapdalam kerangka keseimbangan antara wewenang yangdiberikan dan tanggung jawab yang diminta.


c. Mendorong jajaran pimpinan dan seluruh pegawaiuntuk memahami hubungan antarbagian danpelaporan dalam instansiHubungan antarbagian/komponen berikut pelaporannnya,

merupakan salah satu kunci penting terhadap suksesnya

organisasi. Oleh karena itu, setiap jajaran pimpinan dan

pegawai yang ada di bawah kepemimpinannya, perlu

didorong untuk mengetahui secara jelas hubungan kerja

di antara mereka. Media yang dapat digunakan untuk

mendorong efektivitas pemahaman ini, antara lain adalah

SOP yang jelas. Mekanisme akses SOP ini dapat

memanfaatkan teknologi informasi (misal: intranet) di unit

organisasi tersebut.

d. Mendorong jajaran pimpinan dan seluruh pegawaiuntuk memahami peran SPIPPenerapan pengendalian intern merupakan tanggung

jawab seluruh pegawai instansi pemerintah yang

bersangkutan. Pimpinan sebagai tone at the top memiliki

kewajiban untuk mendorong diri sendiri dan seluruh

pegawai di lingkungannya untuk menerapkan sistem

pengendalian intern. Jajaran pimpinan harus memiliki

pengetahuan dan pemahaman yang memadai dalam

permasalahan sistem pengendalian intern. Jajaran

pimpinan memantau tingkat pengetahuan dan

pemahaman pengendalian intern seluruh pegawai

di lingkungannya. Sosialisasi yang efektif harus selalu

diadakan untuk mencapai tingkat pemahaman tersebut.


e. Mendorong jajaran pimpinan dan seluruh pegawaiuntuk saling berkomunikasiSeperti telah disebutkan di atas, komunikasi yang efektif

merupakan kunci penting dalam menunjang suksesnya

pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, dalam

organisasi yang baik diharapkan setiap pimpinan dan

seluruh pegawai memiliki komitmen kuat untuk saling

berkomunikasi. Media komunikasi ini cukup banyak, dari

yang konvensional (rapat formal/meeting, komunikasi

surat menyurat) hingga yang menggunakan sarana

teknologi informasi dan komunikasi (telepon,

mobilephone, fax, PABX, e-mail, forum/millist, video

conference, dan sebagainya). Poin dari pentingnya

komunikasi ini adalah untuk memastikan bahwa semua

informasi penting yang mengalir di unit organisasi telah

diketahui oleh para pimpinan terkait.

f. Mendorong arus informasi yang sehat dalam danantar unit kerja instansiInformasi dalam organisasi merupakan landasan

pimpinan untuk mengambil keputusan. Di sisi lain,

informasi merupakan bahan bagi seluruh pegawai dalam

menjalankan kewenangan dan tanggung jawabnya. Arus

informasi yang ada harus berjalan dan mengalir sesuai

dengan struktur organisasi dan bersifat menyeluruh.

Pengaturan mengenai arus informasi maupun pelaporan

pertanggungjawabannya harus ada dan tercermin dalam

struktur organisasi.


g. Membuka saluran komunikasi untuk menjaringkondisi aktual dan masukan dari kondisi strukturorganisasi yang adaSeperti yang telah diuraikan di poin e) bahwa komunikasiefektif merupakan kunci keberhasilan organisasi, olehkarena itu, pimpinan organisasi diharapkan dapatmembuka dan memberikan sarana pendukung bagiterciptanya komunikasi di antara para pegawai. Mediakomunikasi tersebut diharapkan dapat memberikanmasukan (maupun kritik membangun) bagi pimpinanmaupun bagi sesama staf/pegawai, termasuk masukanyang terkait dengan efektivitas organisasi yang ada.

h. Mencegah terjadinya kekosongan jabatan pimpinanOrganisasi yang baik akan berjalan efektif bila komponendan bagian-bagian organisasi (termasuk jabatanpimpinan) terisi secara lengkap. Kekosongan jabatandapat mengakibatkan pincangnya jalan organisasi yangdapat mendistorsi efektivitas pencapaian tujuanorganisasi, oleh karena itu perlu dihindari terjadinyakekosongan jabatan. Untuk memastikan bahwa setiapjabatan terisi secara terus menerus (berkesinambungan)perlu dibuat perencanaan dan pemantauan yang kuatatas ketersediaan kandidat (generasi penerus) yangdimiliki oleh organisasi.

i. Mencegah beban kerja yang berlebihan, baikdi jajaran pimpinan dan pegawai dengan distribusikerja yang memadaiSetelah dilakukan pembagian tugas yang diikuti denganwewenang dan tanggung jawab, setiap posisi dalamstruktur organisasi harus diisi dengan pegawai yangkompeten.


Setiap posisi dalam struktur organisasi dibagi sesuai

dengan bobot dan jenis pekerjaan, sehingga tidak ada

posisi yang memiliki beban pekerjaan yang melebihi

kemampuan normal pegawai, dan memiliki kesenjangan

beban kerja yang sangat berbeda dengan posisi lainnya.

Prinsip mendasar adalah keseimbangan antara peran dan

beban kerja, sehingga penetapan pimpinan dan pegawai

dalam struktur organisasi menghasilkan suasana kerja

yang kondusif dalam pencapaian tujuan instansi.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam

menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk

posisi pimpinan adalah:

1) Tersedianya waktu yang cukup untuk melaksanakan

tugas dan tanggung jawab.

2) Dapat menghindarkan terjadinya lembur berlebihan

untuk menyelesaikan tugas.

3) Tidak ada perangkapan tugas dan tanggung jawab

lebih dari satu.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)Penerapan sistem pengendalian intern pemerintah

perlu dipantau secara periodik untuk mengetahui apakah

sudah efektif diterapkan, sesuai dengan tujuan yang

diharapkan. Pemantauan ini dilakukan secara periodik untuk

upaya perbaikan dan pemanfaatan umpan balik dari hasil

pemantauan yang dilakukan.

a. PemantauanPenyelenggaraan sub unsur pembentukan strukturorganisasi yang sesuai dengan kebutuhan memerlukan

pemantauan terus-menerus sebagaimana halnya dengan


sistem pengendalian intern. Kontribusi struktur organisasidalam pembentukan kondisi yang positif dan kondusif

harus terus terjaga. Apabila struktur organisasi tidakefektif, hal ini tidak memberikan sumbangan yang cukup

signifikan dalam pencapaian tujuan. Sebagaimanamanusia, organisasi juga mengalami dinamika. Ketika

tujuan tidak dapat dicapai atau tidak mencapai hasil yangdiharapkan, maka perlu dilakukan evaluasi ulang apakah

keberadaan organisasi masih diperlukan.Agar penyelenggaraan sub unsur pembentukan struktur

organisasi yang sesuai dengan kebutuhan dan menjaga

agar organisasi tetap efektif, serta memberikan suasanayang positif dan kondusif, maka perlu secara terus-

menerus dipantau, dievaluasi, dan dilaporkanpelaksanaannya.

Kegiatan pemantauan dan evaluasi atas penyelenggaraansub unsur pembentukan struktur organisasi yang sesuai

dengan kebutuhan dapat dilakukan pada setiap levelorganisasi instansi. Hasil dari pemantauan dan evaluasi

ini diharapkan dapat memberikan umpan balik guna lebihmenyempurnakan lagi struktur organisasi di masa yang

akan datang.b. Audit struktur organisasi

Audit atas struktur organisasi merupakan bentuk audityang dilaksanakan untuk menguji lebih lanjut apakah

ketentuan yang ada dalam struktur organisasi telahditerapkan. Hal ini menjadi penting mengingat organisasi

pemerintah bersifat melayani publik, sehingga apabilaroda organisasi mengalami hambatan, maka pelayanan

kepada masyarakat pun akan terganggu.


c. Pemanfaatan umpan balik hasil pemantauanUmpan balik dari hasil pemantauan dan evaluasi dapatlangsung ditindaklanjuti oleh jajaran pimpinan terkait,tentunya setiap hambatan atau permasalahan memilikipenyebab. Jajaran pimpinan dapat menetapkan alternatifsolusi permasalahan, sehingga tujuan pembentukanstruktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan akanselalu terjaga.

C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatanpenyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yangtidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunanpenyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatansosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, danfocus group) mengenai pentingnya pembentukan strukturorganisasi yang sesuai dengan kebutuhan.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapaninfrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaanpenerapan pengendalian atas pembentukan strukturorganisasi yang sesuai dengan kebutuhan; 2) masukanatas rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakankebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada.

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lainberisi: 1) penyusunan pedoman/kebijakan dan prosedurpembentukan struktur organisasi yang sesuai dengankebutuhan, 2) penetapan jenis infrastruktur melalui suratkeputusan pimpinan.


d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan

sosialisasi kebijakan dan prosedur pembentukan struktur

organisasi yang sesuai dengan kebutuhan; 2) kegiatan

yang memastikan seluruh pegawai telah menerima

informasi dan memahami kebijakan dan prosedur

pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan

kebutuhan.

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain

berisi: kegiatan pemantauan penerapan pengendalian

intern atas pembentukan struktur organisasi yang sesuai

dengan kebutuhan.

2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan

kegiatan tersebut, agar penyebab terjadinya hambatan

tersebut dijelaskan.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan yang memerlukan pemecahan

masalah agar kejadian serupa tidak berulang dan guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar

realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan

atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode

sebelumnya.


Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi

tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya

disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai

bentuk akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan

SPIP di instansi pemerintah terkait.


BAB IVPENUTUP

Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengankebutuhan merupakan hal yang penting bagi organisasi untukmemberikan ruang gerak bagi seluruh sumber daya manusia yangdimiliki oleh organisasi dalam mencapai kinerja yang diharapkan.

Penyelenggaraan pembentukan struktur organisasi yangsesuai dengan kebutuhan diawali dengan pemahaman bersamamelalui sosialisasi dengan media yang ada, selanjutnya dilakukanpemetaan. Pembangunan infrastruktur dan penerapannya menjadikomitmen bersama instansi pemerintah dan dilaksanakan dengankonsisten. Sementara pengembangan berkelanjutan merupakanlangkah agar secara kontinu pembentukan struktur organisasi yangsesuai dengan kebutuhan termonitor sehingga setiap kelemahandapat dirumuskan rencana tindak yang tepat.

Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagipimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan danmelaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsurlingkungan pengendalian dengan sub unsur pembentukan strukturorganisasi yang sesuai dengan kebutuhan di lingkungan instansiyang dipimpinnya.

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuanmendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansipemerintah, yang minimal harus dipenuhi dalam penyelenggaraanpembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan,serta tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansipemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi,dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturanperundang-undangan yang berlaku.


Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik sistem

pengendalian intern, pedoman ini perlu disesuaikan secara terus

menerus.

SPIP Pembentukan Struktur Organisasi

Documents

Transcript of SPIP Pembentukan Struktur Organisasi