PENYUSUNAN PEDOMAN MUTU

ISO 9001:2008

Disampaikan Oleh:Widayati Indarsih & Emi SudewiPPPPTK Seni dan Budaya2012

TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Tujuan Pembelajaran Umum

Peserta mampu menyusun pedoman mutu

2. Tujuan Pembelajaran khusus Peserta mampu menyusun struktur

organisasi sekolahnya Peserta mampu menyusun profil sekolah Peserta mampu menyusun bisnis proses Peseta mampu menyusun kebijakan mutu Peserta mampu menyusun sasaran mutu Peserta mampu menyusun persyaratan

sistem manajemen mutu ISO 9001:2008

Pendekatan Sistem Manajemen Mutu

memberikan manfaat Adanya konsistensi

pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu telusur

Adanya aspek pengendalian dan pencegahan

Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi.

Adanya pemastian mutu

Sesuai dengan pasal 4.2.2.

Organisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah pedoman mutu yang mencakup :

lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian dari dan pembenaran pengesampingan apapun

prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu atau mengacunya, dan

uraian dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu.

Tujuan pedoman/manual mutu :

a) mengkomunikasikan kebijakan organisasi, prosedur dan persyaratannya;

b) mengimplementasikan sistem mutu yang efektif;

c) memberikan pengendalian yang baik terhadap praktek-pelaksanaan serta memfasilitasi kegiatan penjaminan;

d) memberikan dasar (terdokumentasi) bagi peng-audit-an sistem mutu;

e) menyediakan kontinuitas sistem mutu serta kontinuitas persyaratan bilamana terjadi perubahan keadaan/lingkungan;

f) melatih personil tentang persyaratan sistem mutu serta metoda pemenuhannya;

g) mem-presentasi-kan sistem mutu organisasi tersebut kepada pihak luar, seperti memamerkan pemenuhannya terhadap ISO 9001;

h) memamerkan pemenuhannya terhadap standar sistem mutu dalam situasi kontraktual.

a. Profil Sekolahb. Struktur Organisasic. Tanggungjawab dan wewenangd. Bisnis Prosese. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutuf. Persyaratan Sistem manajemen mutug. Daftar Prosedur dan Lampiran

KOMPONEN PEDOMAN MUTU

1. Menentukan ruang lingkup2. Mengkompilasi komponen pedoman

mutu 3. Mengkonversi persyaratan SMM

menjadi komitmen4. Menyusun daftar prosedur dan IK

kedalam daftar

MENYUSUN PEDOMAN MUTU

1. Membaca dan memahami deskripsi seluruh pasal dalam persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.2. Mengganti kata organisasi dalam persyaratan

dengan nama sekolah.3. Mengganti kata manajemen puncak dalam persyaratan dengan kata kepala sekolah4. Menghilangkan kata harus yang ada dalam persyaratan5. Menjelaskan bagaimana pengelolaan kegiatan yang dipersyaratakan dalam setiap pasal yang ada dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Konversi Persyaratan SMM ISO 9001:2008 kedalam

Komitmen

Pasal 5.6.1 Umum, pasal ini menyebutkan bahwa :Manajemen puncak harus menelaah SMM organisasi, pada interval yang terencana, untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan dan efektivitas. Penelaahan harus meliputi penilaian kesempatan untuk penyempurnaan dan kebutuhan untuk perubahan SMM, termasuk kebijakan dan sasaran mutu.Maka dalam pedoman mutu harus diubah menjadi :Kepala sekolah menelaah SMM organisasi pada interval yang terencana untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan dan efektivitas SMM. Penelaahan meliputi penilaian kesempatan untuk penyempurnaan dan kebutuhan untuk perubahan SMM, termasuk kebijakan dan sasaran mutu

Contoh

Pasal 8.5.2. Tindakan PerbaikanOrganisasi harus mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan pengulangan kejadian. Tindakan perbaikan harus sesuai terhadap dampak ketidaksesuaian yang ditemui.Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan persyaratan untuk:a) menelaah ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan),b) menentukan penyebab ketidaksesuaian,c) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan

bahwa ketidaksesuaian tidak berulang,d) menentukan dan menerapkan tindakan yang perlu,e) mencatat hasil tindakan yang diambil (lihat 4.2.4), danf) menelaah keefektifan tindakan perbaikan yang diambil

SMK.......... mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan pengulangan kejadian. Tindakan perbaikan yang dilakukan disesuaikan terhadap dampak ketidaksesuaian yang ditemui.

Prosedur tindakan koreksi yang dilakukan ditetapkan secara lebih rinci dapat dilihat pada POS No........

Contoh : Profil lembaga

Profil lembaga berisi tentang :tupoksi lembaga visi dan misi lembagasumberdaya yang dimiliki : SDM,

fasilitas dan lingkungankeunggulan yang dimiliki identitas

Struktur organisasi, tanggungjawab dan

wewenang (pasal 5.5.1) Pucuk Pimpinan harus memastikan

bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.

A. STRUKTUR ORGANISASI Gambar :

Gambar 2.1: Contoh struktur organisasi sekolah

Keterangan: garis komando --------------- garis kendali mutu

KEPALA SEKOLAH

KOMITE SEKOLAH

KEPALA TU

W M M

WAKA. HUBINMA

WAKA. KURIKULUM

WAKA. SARPRAS

WAKA. KESISWAAN

KA. KOMPETENSI

KA. KOMPETENSI KA. KOMPETENSI

KA. KOMPETENSI

GURU

KA. KOMPETENSI

UP

Contoh : Struktur organisasi sekolah

Contoh : bisnis proses lembaga pendidikan

Ya

Penyiapan Pembelajaran:• KTSP• Silabus • RPP

Pemasok/Suplier

Penyediaan Sumber Daya

SDM Sapras Dana

Persya-ratan calon siswa:

PPDB PBM EVALUASI

Analisis Perbaikan

Remidial

APA LULU

S

Manajemen

TidakKepuasan pelanggan

Pengukuran Kepuasan Pelanggan

ALUMNI

Kebijakan Mutu :

Kebijakan mutu merupakan suatu arahan yang akan dicapai oleh suatu lembaga. Kebijakan mutu berdasarkan ketentuan persyaratan mutu ISO 9001:200 yang tertera di dalam pasal 5.3

pasal 5.3 sebagai berikut

Pucuk pimpinan harus memastikan bahwa kebijakan mutu sesuai dengan tujuan organisasi”:

Sesuai dengan tujuan organisasi ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan

terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutunya.

Jadi kebijakan mutu yang dibuat harus mengandung unsur pelibatan unsur yang ada dan komitmen dari tim manajemen serta secara terus menerus diperbaiki, apakah sudah efektif sesuai dengan harapan atau belum.

Menyediakan kerangkan kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan mutu.

Dikomunikasikan dan difahami dalam organisasi,

Contoh Kebijakan Mutu

SMK …………… berketetapan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 – 2008 dan peraturan perundangan yang berlaku serta memenuhi Persyaratan akreditasi agar menjadi Penyelenggara Pendidikan Bertaraf Internasional. Guna menjamin pencapaian Sasaran Mutu, sekolah senantiasa melakukan perbaikan dan penyempurnaan yang berkelanjutan dalam segala kegiatannya sehingga dapat memberikan Pelayanan Prima, menyiapkan lulusan sesuai tuntutan, dan kepuasan Pelanggan.

PASAL 5.4.1

Sasaran mutu harus : Sesuai dengan fungsi dan tingkat

dalam organisasi Terukur Taat azas dengan kebijakan mutu Smart (spesific, measurable,

achievable, realistic, time frame)

Komponen standar proses, Sasaran Mutu :1. Semua guru membuat RPP

sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan

2. 76 % guru melakukan pembelajaran berbasis teknologi informasi

3. 76 % siswa dapat melakukan prakerin sesuai kompetensinya

4. Hasil evaluasi guru semuanya baik

Contoh : Sasaran mutu

Contoh : Penyusunan persyaratan sistem manajemen mutu

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU4.1 Umum

Lembaga pendidikan X menetapkan, mendokumentasikan dan memelihara sistem manajemen mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar internasional ISO 9001:2000

4.1.1 Proses-proses yang dikelola oleh lembaga pendidikan X seperti pada ALUR BISNIS KEGIATAN DIKLAT, yang menggambarkan urutan dan interaksi proses-prosesnya agar efektif

4.1.2 Ditetapkan kriteria dan metoda untuk memastikan operasi dan kendali untuk proses-proses agar efektif

4.1.3 Semua proses dipantau, diukur, dan dianalisis untuk penetapan tindakann yang diperlukan guna mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berlanjut dari proses-proses

Format bagi Pedoman Mutu yang dianjurkan :

Terdiri dari lembar-lembar yang lepas Kalau dijilid secara permanent, maka bila ada revisi sulit untuk melepaskan halaman yang direvisi dan menggantinya dengan versi yang baru

Istilah dipakai secara konsekuen:Suatu pengertian, nama jabatan, proses atau hal-hal lainnya jangan disebut dengan istilah yang berlainan, misalnya di satu bagian dokumen disebut Kepala Departemen, di bagian lain disebut Manajer Departemen,

Diberi identifikasi:Setiap halaman diberi identifikasi nama dan nomor bagian, status terbitan, status revisi dan nomor halaman