Pedoman Mutu-revisi1

BAHAN AJAR

PENYUSUNAN PEDOMAN MUTU

Disampaikan pada:

Diklat Pemanduan Penyusunan Dokumen Mutu ISO SMK

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN SENI

DAN BUDAYA

TAHUN

2012

KATA PENGANTAR

Direktorat Pembinaan SMK terus berupaya untuk meningkatkan kinerja Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK) dengan berbagai macam program dan kegiatan

semenjak beberapa tahun terakhir. Salah satu program yang dikembangkan

adalah pendampingan penyusunan dokumen mutu SMM SNI ISO 9001:2008.

Dalam rangka kerjasama dengan Direktorat Pembinaan SMK dalam penyusunan

dan persiapan penerapan sistem manajemen mutu SNI ISO 9001-2008, PPPPTK

Seni dan Budaya mengembangkan beberapa bahan ajar yang digunakan sebagai

acuan dalam pelaksanaan pendampingan.

Bahan ajar “Penyusunan Pedoman Mutu” berisi mengenai pengertian

dokumen, dokumen mutu, identifikasi dokumen mutu dan pengendalian

dokumen mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 serta dilengkapi dengan langkah-

langkah penerapannya. Diharapkan dengan adanya bahan ajar ini, semua pihak

yang berkepentingan dapat berpartisipasi secara optimal dan pelaksanaan

pelatihan bisa berlangsung lancar sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai.

Yogyakarta, 12 Oktober 2012

Kepala PPPPTK Seni dan Budaya

Drs. Sardi, M.Pd

NIP 195404071985031001

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 04/ ISO /PPM/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 1 dari 85 Halaman

DAFTAR ISI

Hal

Kata

Pengantar .............................................................................. .......

1

Daftar

Isi .......................................................................................... .....

2

Daftar

Gambar .................................................................................. .....

3

Glosarium ........................................................................................

......

4

Tujuan

Pembelajaran ..............................................................................

6

BAB I

PENDAHULUAN .......................................................................

7

A. Landasan.......................................................................

B. Pengertian ......................................................................

1

C. Struktur Pedoman Mutu..................................................

2

7

7

8

BAB II KOMPONEN PEDOMAN

MUTU ..................................................

9

A. Profil Sekolah..................................................................

B. Struktur Organisasi Sekolah ...........................................

3

C. Tugas dan Wewenang.....................................................

3

D. Bisnis Proses...................................................................

3

E. Kebijakan Mutu...............................................................

4

F. Sasaran Mutu................................................................

4

G. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu.............................

5

9

9

9

9

10

10

11

11


H. Daftar Prosedur dan Instruksi Kerja................................

5

BAB III PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN

MUTU..............................

12

BAB IV PEDOMAN

MUTU ....................................................................

33

A. Menyusun Pedoman Mutu................................................

25

B. Konversi Persyaratan Menjadi Komitmen.........................

C. Contoh Format Pedoman Mutu atau Manual

Mutu...............

33

34

37


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1: Contoh struktur organisasi sekolah

Gambar 2.2: Contoh bisnis proses


GLOSARIUM

Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau

memberi bukti pelaksanaan kegiatan

Bisnis proses (business process) adalah rangkaian aktifitas yang ada

dalam organisasi/lembaga, yang merupakan tahapan input, proses dan

output yang terkait dari Unit Kerja satu kepada Unit Kerja yang lain atau dari

pelanggan kepada organisasi/lembaga

Organisasi/lembaga adalah kelompok orang dan fasilitas dengan

pengaturan tanggung jawab, wewenang dan hubungannya

Auditor adalah orang yang berkompeten melakukan audit

Proses adalah kumpulan kegiatan saling terkait atau

berinteraksi yang mengubah masukan menjadi keluaran

Kompeten adalah kemampuan yang dapat ditunjukkan untuk menerapkan

pengetahuan dan keterampilan

Sistem adalah kumpulan unsur-unsur yang saling terkait atau interaksi

Sistem manajemen adalah sistem untuk menetapkan kebijakan dan

sasaran serta untuk mencapai sasaran itu

Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu

produk adalah didefinisikan sebagai "hasil sebuah proses

Pengukuran adalah kumpulan operasi untuk menentukan nilai suatu

besaran

Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren

dalam memenuhi persyaratan

Proses adalah kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang

mengubah masukan menjadi keluaran

Kebijakan mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah

organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara

resmi oleh pimpinan puncak

Sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan dengan

mutu manajemen

kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan sebuah

organisasi


Pimpinan puncak adalah orang atau kelompok orang yang mengarahkan

dan mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi

Perencanaan mutu adalah bagian dari manajemen mutu yang

difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan merincikan proses operasional

dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu

Perbaikan berkesinambungan adalah kegiatan berulang untuk

meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan

Pelanggan adalah organisasi atau orang yang menerima produk

Pemasok adalah organisasi atau orang yang menyediakan produk

Pihak berkepentingan adalah orang atau kelompok yang memiliki

kepentingan pada kinerja atau keberhasilan organisasi

Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau

proses

Mampu telusur adalah kemampuan untuk menelusur riwayat, aplikasi

atau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan

Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu persyaratan

Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan

Cacat adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan berkaitan dengan

pemakaian yang dimaksudkan atau ditentukan

Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak

dikehendaki

Tindakan korektif tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian

yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

Koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang

ditemukan

Perbaikan adalah tindakan pada produk yang tidak sesuai untuk

menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan

Konsesi adalah izin memakai atau melepas produk yang tidak memenuhi

persyaratan (3.1.2) yang ditentukan

Manual (Pedoman) mutu adalah dokumen (3.7.2) yang merincikan

sistem manajemen


TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Tujuan Pembelajaran Umum

Peserta mampu menyusun pedoman mutu

2. Tujuan Pembelajaran khusus

a. Peserta mampu menyusun struktur organisasi sekolahnya

b. Peserta mampu menyusun profil sekolah

c. Peserta mampu menyusun bisnis proses

d. Peseta mampu menyusun kebijakan mutu

e. Peserta mampu menyusun sasaran mutu

f. Peserta mampu menyusun persyaratan sistem manajemen mutu ISO

9001:2008


BAB I

PENDAHULUAN

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19

Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, mengamanatkan bahwa

Standar nasional pendidikan terdiri atas standar isi, proses, kompetensi lulusan,

tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, pengelolaan, pembiayaan, dan

penilaian pendidikan yang harus ditingkatkan secara berencana dan berkala . Di

bagian lain Pengembangan standar nasional pendidikan serta pemantauan dan

pelaporan pencapaiannya secara nasional dilaksanakan oleh suatu badan

standardisasi, penjaminan, dan pengendalian mutu pendidikan.

Berdasarkan kondisi di atas , setiap satuan pendidikan dalam hal ini Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK), diharapkan dapat menyiapkan pedoman yang akan

digunakan sebagai petunjuk operasional yang dapat dipedomani dalam

menyelenggarakan kedelapan standar tersebut. Pedoman yang dianggap dapat

digunakan untuk kegiatan tersebut adalah Pedoman Mutu yang juga merupakan

pedoman dalam implementasi sistem manajemen mutu.

Direktorat Pembinaan SMK sesuai dengan tugas dan fungsinya berkewajiban

untuk memberikan bimbingan teknis kepada setiap SMK melalui berbagai

strategi dan pendekatan, agar pada saatnya setiap SMK memiliki kemampuan

untuk mencapai standar yang telah ditetapkan tersebut sebagaimana

diharapkan.

A. Landasan

1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

B. Pengertian

Pedoman Mutu atau disebut juga Manual Mutu adalah dokumen yang

menggambarkan bagaimana organisasi atau Sekolah

mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Pedoman

Mutu ini merupakan jawaban organisasi atau Sekolah terhadap persyaratan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara garis besar. Pedoman Mutu


ini berisi tentang kebijakan organisasi atau Sekolah dalam menyikapi

persyaratan ISO 9001:2008 yang akan dijelaskan secara lebih rinci dalam

prosedur atau instruksi kerja.

Prosedur merupakan alur bagaimana suatu kegiatan dilakukan oleh

organisasi atau Sekolah. Dalam organisasi atau sekolah yang menerapkan

sistem manajemen mutu minimal harus mempunyai 6 (enam) prosedur

yang dipersyaratkan. Selain prosedur wajib tersebut organisasi atau

sekolah bisa menetapkan prosedur-prosedur lain yang digunakan sebagai

acuan dalam mengelola kegiatan dalam organisasi atau sekolah. Prosedur

ini nerlaku diseluruh unit kerja yang ada dan akan dijelaskan secara rinci

dalam Instruksi Kerja. Jadi suatu prosedur masih bisa dirinci menjadi

beberapa Instruksi Kerja.

C Struktur Pedoman Mutu

Pedoman Mutu terdiri atas beberapa bagian yaitu :

a. Profil Sekolah

b. Struktur Organisasi

c. Tanggungjawab dan wewenang

d. Bisnis Proses

e. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu

f. Persyaratan Sistem manajemen mutu

g. Daftar Prosedur dan Lampiran


BAB II.

KOMPONEN PEDOMAN MUTU

Pedoman mutu suatu organisasi atau sekolah memuat beberapa informasi yang

terkait dengan kondisi dan bagaimana organisasi atau sekolah tersebut

mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, yang biasanya

terdiri atas beberapa hal berikut :

A. Profil Sekolah

Profil sekolah adalah deskripsi kondisi sekolah mulai dari sejarah berdirinya

sekolah, data fisik sekolah baik berupa tanah, bangunan , fasilitas,

sumberdaya manusia dan perolehan prestasi yang telah diraih serta

keunikan-keunikan lain yang dimiliki Sekolah. Dengan profil sekolah akan

tergambar seberapa besar dan luasnya organisasi sekolah.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi sekolah kadang-kadang berbeda antara satu sekolah

dengan sekolah yang lainnya. Dengan Struktur Organisasi akan dapat

dipahami bagaimana Sekolah mengelola kegiatan yang ada di sekolah. Besar

kecilnya struktur organisasi dapat juga diartikan dengan luasnya kegiatan

dan jumlah siswa yang harus ditangani oleh sekolah. Struktur Organisasi

harus ditetapkan oleh sekolah dengan mempertimbangkan peraturan

perundangan yang berlaku. Penetapan penanggungjawab bagian dalam

struktur organisasi harus dilakukan berdasarkan pertimbangan kompetensi

yang mencakup pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman.

C. Tugas dan Wewenang

Tugas dan Wewenang setiap personel dalam struktur organisasi harus

ditetapkan dan disosialisasikan. Penetapan tugas dan wewenang ini sedikit

berbeda dengan “job description”. Pada “job description” biasanya tidak

dicantumkan wewenang penanggungjawab suatu bagian, dan lebih banyak

menekankan tugas serta tanggungjawab yang harus dilakukan suatu

penanggungjawab bagian tanpa mencantumkan wewenangnya. Akan lebih

baik bila dilengkapi dengan pengganti tugas dan wewenang apabila ada

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 04/ ISO /PPM/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 10 dari 85

Halaman

kondisi suatu saat penanggungjawab berhalangan. Penetapan tugas dan

wewenang harus didasarkan peraturan ataupun surat edaran yang berlaku.

D. Bisnis Proses

Bisnis Proses merupakan gambaran rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh

sekolah dalam melakukan pelayanan dari awal hingga akhir pelaksanaan

kegiatan pembelajaran disekolah. Bisnis Proses disusun dengan

mengidentifikasi seluruh kegiatan yang ada disekolah yang kemudian

disusun dalam suatu alur proses dengan mempertimbangkan persyaratan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Bisnis proses merupakan alat

komunikasi baik kepada pihak internal maupun eksternal bagaimana sekolah

melakukan pengelolaan kegiatan pembelajaran disekolah. Bisnis Proses ini

akan dijelaskan lebih lanjut dalam materi Bisnis Proses.

E. Kebijakan Mutu

Kebijakan Mutu merupakan kebijakan yang akan dilakukan sekolah dalam

menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Beberapa hal yang

perlu dijelaskan dalam kebijakan mutu adalah bahwa kebijakan mutu harus

:

a. Sesuai dengan tujuan sekolah

b. Memenuhi persyaratan ISO 9001:2008

c. Mematuhi peraturan perundangan yang berlaku

d. Melakukan perbaikan secara berkelanjutan

e. Menetapkan penelaahan sasaran mutu

f. Dikomunikasikan dan dimengerti oleh warga sekolah.

Secara lebih detail akan didiskusikan dalam materi Kebijakan Mutu

F. Sasaran Mutu

Sasaran mutu adalah merupakan sasaran yang akan dicapai sekolah dalam

satu tahun kedepan. Sasaran mutu diformulasikan dengan

mempertimbangkan kondisi sekolah. Akan lebih baik apabila dalam

menentukan sasaran mutu sekolah didasarkan pada hasil Evaluasi Diri

Sekolah (EDS). Sasaran mutu terdiri atas delapan standar yaitu standar isi,

proses, kompetensi lulusan, tenaga kependidikan, sarana dan prasarana,

pengelolaan, pembiayaan, dan penilaian. Sasaran mutu harus SMART yaitu :

S : Spesific, sasaran mutu harus spesifik yaitu apa yang akan dicapai


Halaman

M : Measurable, sasaran mutu harus dapat diukur

A : Achievable, sasaran mutu harus dapat dicapai,

R : Reasonable, sasaran mutu harus rasional, masuk akal

T : Timeframe, sasaran mutu harus ditetapkan dalam jangka waktu tertentu

Dengan menetapkan sasaran mutu yang spesifik, dapat diukur, dapat

dicapai, masuk akal dalam jangka waktu tertentu , maka sasaran mutu akan

dapat dievaluasi ketercapaiannya secara periodik. Hasil evaluasi dapat

digunakan untuk melihat apakah sistem sudah dilakukan sesuai dengan

kesepakatan yang telah dibuat, menentukan tindakan yang perlu dilakukan

untuk memperbaiki sistem, dan tindakan yang perlu dilakukan untuk

mencapai sasaran mutu. Penyusunan sasaran Mutu akan didiskusikan lebih

detail dalam Materi Sasaran Mutu

G. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ini merupakan jawaban

sekolah terhadap persyaratan yang ada. Lebih detail akan didiskusikan

dalam bab selanjutnya

H. Daftar Prosedur dan Instruksi Kerja

Daftar Prosedur dan Instruksi Kerja ini merupakan daftar Prosedur dan

Instruksi Kerja yang telah disepakati untuk diimplemetasikan disekolah untuk

menjawab persyaratan Sistem manajemen Mutu ISO 9001:2008. Dalam

Persyaratan sebetulnya hanya diperlukan 6 (enam) prosedur wajib. Prosedur

dan Instruksi Kerja akan didiskusikan lebih lanjut dalam materi Prosedur dan

Instruksi Kerja.


Halaman

BAB III.

PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Lingkup

1.1. Umum

Standar Internasional Ini menetapkan persyaratan-persyaratan untuk suatu

sistim manajemen mutu di mana satu organisasi

a) perlu menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten memenuhi

persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan yang berlaku,

b) bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistemnya

secara efektif, termasuk proses perbaikan berlanjut dari sistemnya dan

kepastian kesesuaiannya pada persyaratan pelanggan dan peraturan

perundangan yang berlaku

CATATAN 1 Dalam International Standard ini, istilah “produk” hanya berlaku bagi

:

—produk yang diminta atau dikehendaki oleh, pelanggan,

— setiap keluaran yang diharapkan yang sebagai hasil proses-proses realisasi

produk.

CATATAN 2 Peraturan perundangan dan persyaratan-persyaratan dapat

dinyatakan sebagai ketentuan hukum.

1.2. Penerapan

Semua persyaratan-persyaratan dari Standard International ini bersifat umum

dan dimaksudkan untuk dapat digunakan untuk semua organisasi-organisasi,

apapun jenis, ukuran dan produk disediakan.

Bila persyaratan dari Standard International ini tidak bisa diterapkan karena

sifat alami satu organisasi dan produk nya, ini dapat dipertimbangkan untuk

dikecualikan.

Bila ada pengecualian-pengecualian, tuntutan-tuntutan dari kesesuaian pada

Standard International ini tidak bisa diterima kecuali jika pengecualian-

pengecualian dibatasi pada persyaratan-persyaratan di dalam pasal 7, dan

pengecualian-pengecualian seperti itu tidak mempengaruhi kemampuan, atau

tanggung jawab organisasi untuk menyediakan produk yang memenuhi

persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan yang berlaku.


Halaman

2. Acuan Normative

Dokumen acuan berikut sangat diperlukan untuk penerapan dokumen ini. Untuk

acuan yang bertanggal, hanya edisi yang telah disyahkan yang digunakan.

Sedangkan untuk acuan yang tidak bertanggal yang berlaku adalah edisi yang

terakhir ( termasuk adanya perubahan-perubahan).

ISO 9000:2005, Sistem manajemen mutu —Asas-Asas dan kosa kata

3 Istilah dan definisi

Untuk tujuan penerapan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang diberikan

dalam ISO 9000.

Yang dimaksud dengan “produk” dalam International dapat juga berarti

"layanan".

4. Sistem Manajemen Mutu (=SMM)

4.1 Persyaratan Umum

Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan

memelihara suatu SMM dan secara berkelanjutan menyempurnakan

efektivitasnya sesuai dengan persyaratan Standar internasional ini.

Organisasi harus:

a) menetapkan proses-proses yang perlu untuk SMM dan aplikasinya di dalam

organisasi,

b) menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses ini,

c) menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa

baik proses-proses operasi maupun pengendalian adalah efektif,

d) memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang perlu untuk

mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini,

e) memantau, mengukur, jika dapat diterapkan dan menganalisis proses-proses

tersebut, dan

f) menerapkan tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang direncanakan

dan penyempurnaan berkelanjutan terhadap proses-proses ini.

Proses-proses ini harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan persyaratan

standar internasional ini.


Halaman

Bila organisasi memilih untuk meng-outsource-kan (subkontrak) proses yang

mempengaruhi kesesuaian produk terhadap persyaratan, organisasi harus

memastikan kendali terhadap proses tersebut. Tipe dan jangkauan terhadap

kendali yang diterapkan terhadap proses yang di-outsource-kan tersebut harus

ditetapkan dalam sistem manajemen mutu.

CAT. 1 Proses-proses yang dibutuhkan untuk SMM yang disebut di atas

meliputi proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya,

realisasi produk, pengukuran, analisis dan perbaikan.

CAT. 2 Proses yang di-outsource-kan adalah proses yang diperlukan organisasi

untuk sistem manajemen mutu dan dimana organisasi mamutuskan

untuk dilakukan oleh pihak eksternal.

CAT. 3 Pemastian kendali terhadap proses yang di-outsource-kan tidak

membebaskan organisasi terhadap tanggung jawabnya untuk

kesesuaian dengan semua persyaratan pelanggan dan persyaratan

peraturan dan perundang-undangan.Tipe dan jangkauan terhadap

kendali yang diterapkan terhadap proses yang di-outsource-kan dapat

dipengaruhi oleh beberapa factor, seperti :

a. dapat potensial terhadap proses yang di-outsource-kan terhadap

kemampuan organisasi untuk menyediakan produk yang sesuai

dengan persyaratan,

b. derajat dimana kendali untuk proses dibagi,

c. kemampuan untuk pencapaian kendali yang perlu melalui

penerapan pasal 7.4.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum

Dokumentasi SMM harus meliputi:

a) persyaratan terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu,

b) manual mutu,

c) prosedur terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar

internasional, dan


Halaman

d) dokumen, termasuk catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk

memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif dari proses-

proses.

CATATAN 1 Bila istilah “prosedur terdokumentasi” tampak dalam standar

internasional ini, maka berarti bahwa prosedur ditetapkan,

didokumentasikan, dijalankan dan dipelihara. Suatu dokumen

tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk satu atau

lebih prosedur. Suatu persyaratan untuk satu prosedur yang

terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.

CATATAN 2 Cakupan pendokumentasian SMM dapat berbeda dari satu

organisasi ke organisasi yang lain karena

a) ukuran organisasi dan jenis kegiatan

b) kerumitan proses dan interaksinya, dan

c) kompetensi karyawan.

CATATAN 3 Dokumentasi dapat berupa media apapun.

4.2.2 Manual Mutu

Organisasi harus menetapkan dan memelihara manual mutu yang meliputi:

a) Cakupan umum, termasuk perincian dan alasan untuk pengecualian,

b) Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk SMM, atau rujukannya, dan

c) Penjelasan interaksi antara proses-proses dari SMM.

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Dokumen yang dibutuhkan oleh SMM harus dikendalikan. Catatan adalah jenis

khusus dari dokumen dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan dalam

4.2.4.

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian

yang diperlukan

a) untuk menyetujui dokumen untuk kecukupannya sebelum terbit,

b) untuk menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu, dan persetujuan

ulang dokumen,

c) untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen

teridentifikasi,


Halaman

d) untuk memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat

diterapkan tersedia di tempat pengguna

e) untuk memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat

teridentifikasi,

f) untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang

ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi

sistem manajemen mutu diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan, dan

g) untuk mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan

untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan

untuk maksud apapun.

4.2.4 Pengendalian Catatan/Rekaman

Catatan yang ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap

persyaratan dan bukti operasi yang efektif dari SMM harus dikendalikan.

Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk mendefinisikan

pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan,

pengambilan, lama simpan dan pemusnahan catatan.

Catatan harus tetap dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat

diakses kembali.

5. Tanggung Jawab Managemen

5.1 Komitmen Manajemen

Manajemen puncak harus menyediakan bukti komitmennya untuk

pengembangan dan pelaksanaan SMM dan secara berkelanjutan

menyempurnakan efektivitasnya dengan

a) mengkomunikasikan pada organisasi pentingnya memenuhi persyaratan

pelanggan sebagaimana persyaratan undang-undang dan hukum (statutory

dan regulatory),

b) menetapkan kebijakan mutu,

c) memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan,

d) melakukan penelaahan manajemen, dan

e) memastikan ketersediaan sumber daya

5.2 Fokus pada Pelanggan


Halaman

Manajemen puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditentukan

dan dipenuhi dengan sasaran meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1

and 8.2.1).

5.3 Kebijakan Mutu

Manajemen puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu

a) sesuai dengan maksud organisasi,

b) memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkelanjutan

menyempurnakan efektivitas SMM,

c) menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran

mutu,

d) dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi, dan

e) ditelaah untuk kesesuaian yang berkelanjutan.

5.4 Perencanaan SMM

5.4.1 Sasaran Mutu

Manajemen puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang

diperlukan untuk memenuhi persyaratan untuk produk (lihat 7.1.a), ditetapkan

pada fungsi dan level yang relevan di dalam organisasi. Sasaran mutu harus

dapat terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.

5.4.2 Perencanaan SMM

Manajemen puncak harus memastikan bahwa

a) perencanan SMM dilakukan dalam rangka memenuhi persyaratan 4.1,

sebagaimana juga sasaran mutu, dan

b) integritas SMM dipelihara bila perubahan pada SMM direncanakan dan

dilaksanakan.

5.5 Tanggung jawab, Wewenang dan komunikasi

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang


Halaman

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang

didefinisikan dan dikomunikasikan di dalam organisasi.

5.5.2 Wakil Manajemen

Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemennya organisasi

yang di luar tanggung jawab yang lain, harus mempunyai tanggung jawab dan

wewenang yang meliputi

a) memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk SMM ditetapkan,

dilaksanakan dan dipelihara,

b) melaporkan pada manajemen puncak mengenai kinerja SMM dan setiap

kebutuhan untuk penyempurnaan, dan

c) memastikan pengembangan kesadaran mengenai persyaratan pelanggan di

dalam organisasi.

CATATAN Tanggung jawab wakil manajemen dapat meliputi hubungan

dengan pihak eksternal mengenai hal-hal yang berhubungan

dengan SMM.

5.5.3 Komunikasi Internal

Manajemen puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai

ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi mengenai efektivitas SMM

berlangsung.

5.6 Penelaahan Manajemen

5.6.1 Umum

Manajemen puncak harus menelaah SMM organisasi, pada interval yang

terencana, untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan dan

efektivitas. Penelaahan harus meliputi penilaian kesempatan untuk

penyempurnaan dan kebutuhan untuk perubahan SMM, termasuk kebijakan dan

sasaran mutu.

Catatan dari penelaahan manajemen harus dipelihara (lihat 4.2.4)

5.6.2 Masukan Penelaahan


Halaman

Masukan penelaahan manajemen harus meliputi informasi mengenai

a) Hasil audit,

b) Umpan balik pelanggan,

c) Kinerja proses dan kesesuaian produk,

d) Status tindakan pencegahan dan perbaikan,

e) Tindak lanjut dari penelaahan manajemen sebelumnya,

f) perubahan yang dapat mempengaruhi SMM, dan

g) rekomendasi / saran untuk penyempurnaan.

5.6.3 Hasil Penelaahan

Hasil dari penelaahan manajemen harus meliputi keputusan dan tindakan yang

berhubungan dengan

a) Penyempurnaan efektivitas SMM dan proses-proses-nya,

b) Penyempurnaan produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan,

dan

c) Sumber daya yang diperlukan.

6. Manajemen / Pengelolaan Sumber Daya

6.1 Penyediaan Sumber Daya

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan

a) Untuk menerapkan dan memelihara SMM dan secara berkelanjutan

menyempurnakan efektivitasnya, dan

b) Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan

pelanggan.

6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1 Umum

Karyawan yang melakukan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap

persyaratan harus kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, ketrampilan

dan pengalaman yang sesuai.


Halaman

CATATAN Kesesuaian terhadap persyaratan produk dapat dipengaruhi secara

langsung atau tidak langsung oleh karyawan yang melakukan

pekerjaan apapun dalam sistem manajemen mutu

6.2.2 Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran

Organisasi harus:

a) menentukan kompetensi yang perlu untuk karyawan yang melakukan

pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk,

b) Bila dapat , menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan lain untuk

mencapai kompetensi yang penting,

c) mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil,

d) memastikan bahwa karyawan menyadari relevansi dan pentingnya kegiatan

mereka dan bagaimana kontribusi mereka dalam pencapaian sasaran mutu,

dan

e) memelihara catatan yang sesuai dari pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan

pengalaman (lihat 4.2.4).

6.3 Infra-struktur/Prasarana

Organisasi harus menentukan, menyediakan dan memelihara infra-struktur yang

diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan produk. Infra-struktur

meliputi, sebagaimana sesuai

a) bangunan, ruang kerja, dan utilitas terkait,

b) perlengkapan proses (baik perangkat keras maupun lunak), dan

c) pelayanan pendukung (seperti transportasi, komunikasi atau sistem

informasi).

6.4 Lingkungan Kerja

Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan

untuk mencapai kesesuaian persyaratan produk.

CATATAN Istilah “lingkungan kerja” terkait dengan kondisi-kondisi dimana

pekerjaan dilakukan termasuk kondisi fisik, lingkungan dan faktor-

faktor lain (seperti kebisingan, temperature, kelembaban,

pencahayaan atau cuaca)

7. Realisasi Produk


Halaman

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses-proses yang

diperlukan untuk realisasi produk. Perencanaan realisasi produk harus konsisten

dengan persyaratan dari proses-proses lain dalam SMM (lihat 4.1).

Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus menentukan yang

berikut, sebagaimana sesuai:

a) sasaran mutu dan persyaratan produk;

b) kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumen, dan untuk menyediakan

sumber daya yang spesifik untuk produk;

c) kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi, pengujian

yang diperlukan yang spesifik untuk produk dan kiteria penerimaan/kelulusan

produk;

d) catatan yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa realisasi proses dan

hasilnya memenuhi persyaratan (lihat 4.2.4).

Hasil dari perencanaan ini harus dalam bentuk yang sesuai untuk metode

operasi organisasi.

CATATAN1 Suatu dokumen yang memuat proses-proses SMM (termasuk proses

realisasi produk) dan sumber daya yang perlu diterapkan untuk

produk, proyek atau kontrak yang spesifik, dapat dirujuk sebagai

rencana mutu.

CATATAN2 Organisasi dapat juga menerapkan persyaratan yang termuat di

pasal 7.3 dalam pengembangan proses realisasi produk


Halaman

7.2 Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan

7.2.1 Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk

Organisasi harus menentukan

a.) persyaratan yang dinyatakan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk

kegiatan pengiriman dan paska pengiriman,

b.) persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan namun perlu untuk

penggunaan yang dinyatakan atau dimaksud, bila diketahui,

c.) persyaratan undang-undang dan hukum (statutory & regulatory) yang

berlaku bagi produk, dan

d.) persyaratan tambahan lain yang dipertimbangkan penting oleh organisasi.

CATATAN aktifitas pasca pengiriman termasuk, sebagai contoh, tindakan

dalam kondisi penyediaan masa garansi, kewajiban kontraktual

seperti pelayanan pemeliharaan dan jasa-jasa tambahan seperti

daur ulang dan pembuangan akhir

7.2.2 Penelaahan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk

Organisasi harus menelaah persyaratan yang berhubungan dengan produk.

Penelaahan harus dilakukan sebelum komitmen organisasi untuk memasok

produk pada pelanggan (mis. penyerahan tender, penerimaan kontrak atau

order, penerimaan perubahan pada kontrak atau order) dan harus memastikan

bahwa

a.) persyaratan produk didefinisikan,

b.) persyaratan kontrak atau order yang berbeda dari yang sebelumnya

dinyatakan diselesaikan, dan

c.) organisasi mempunyai kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang

ditentukan.

Catatan hasil penelaahan dan tindakan yang timbul dari penelaahan harus

dipelihara (lihat.4.2.4).

Bila pelanggan tidak menyediakan persyaratan secara terdokumentasi,

persyaratan pelanggan harus dikonfirmasikan oleh organisasi sebelum

penerimaan.


Halaman

Bila persyaratan produk berubah, organisasi harus memastikan bahwa dokumen

yang relevan diubah dan bahwa karyawan yang terkait diberitahukan mengenai

perubahan persyaratan tersebut.

CATATAN Dalam beberapa situasi, seperti penjualan melalui internet,

penelaahan formal adalah tidak praktis untuk setiap order. Dalam

hal ini penelaahan dapat mencakup informasi produk yang relevan

seperti katalog atau materi iklan.

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

Organisasi harus menentukan dan menerapkan peraturan yang efektif untuk

komunikasi dengan pelanggan sehubungan dengan

a.) informasi produk,

b.) penanganan inquiry, kontrak atau order, termasuk perubahannya, dan

c.) umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.

7.3 Desain dan Pengembangan

7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan

Organisasi harus merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan

produk.

Dalam perencanaan desain dan pengembangan, organisasi harus menentukan:

a) tahap-tahap desain dan pengembangan,

b) penelaahan, verifikasi dan validasi yang sesuai dengan tahapan desain dan

pengembangan, dan

c) tanggung jawab dan wewenang untuk desain dan pengembangan.

Organisasi harus mengelola antar-muka (hubungan) antara kelompok-kelompok

yang terlibat dalam desain dan pengembangan untuk memastikan komunikasi

yang efektif dan penugasan yang jelas.

Hasil dari perencanaan harus diperbaharui, sebagaimana perlu, sesuai

perkembangan desain dan pengembangan.

CATATAN kajian, desain dan pengembangan, verifikasi, validasi mempunyai

tujuan-tujuan yang jelas. Kegiatan tesebut dapat dilakukan dan

dicatat secara terpisah atau dalam kombinasi apapun yang sesuai

buat produk dan organisasi


Halaman

7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan

Masukan yang berhubungan dengan persyaratan produk harus ditentukan dan

catatan dipelihara (lihat 4.2.4). Masukan ini harus meliputi

a) persyaratan fungsi dan kinerja,

b) persyaratan undang-undang dan hukum yang berlaku,

c) bila sesuai, informasi yang berasal dari desain sejenis sebelumnya, dan

d) persyaratan lain yang penting untuk desain dan pengembangan

Masukan tersebut harus ditelaah untuk kecukupannya. Persyaratan harus

lengkap, jelas / tidak membingungkan dan tidak bertentangan satu sama lain.

7.3.3 Hasil Desain dan Pengembangan

Hasil desain dan pengembangan harus dimuat dalam bentuk yang sesuai untuk

verifikasi terhadap masukan desain dan pengembangan dan harus disetujui

sebelum diterbitkan / diedarkan.

Hasil desain dan pengembangan harus

a) memenuhi persyaratan masukan untuk desain dan pengembangan,

b) memberikan informasi yang sesuai untuk pembelian, produksi dan

penyediaan pelayanan,

c) memuat atau merujuk kriteria penerimaan produk, dan

d) menyatakan karakteristik produk yang penting untuk penggunaan yang aman

dan sesuai.

CATATAN informasi untuk produksi dan penyediaan jasa dapat mencakup

rincian untuk pengawetan produk.

7.3.4 Penelaahan Desain dan Pengembangan

Pada tahap yang sesuai, penelaahan desain dan pengembangan yang sistematis

harus dilakukan sejalan dengan pengaturan yang direncanakan (lihat 7.3.1)

a) Untuk mengevaluasi kemampuan hasil desain dan pengembangan untuk

memenuhi persyaratan, dan

b) Untuk mengidentifikasikan problem yang ada dan mengusulkan tindakan

yang perlu.

Peserta penelaahan harus melibatkan wakil-wakil fungsi yang terkait dengan

tahapan desain dan pengembangan yang ditelaah. Catatan dari hasil penelaahan

dan tindakan yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4).


Halaman

7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi harus dilakukan sejalan dengan pengaturan yang direncanakan (lihat

7.3.1) untuk memastikan bahwa hasil desain dan pengembangan telah

memenuhi persyaratan desain dan pengembangan. Catatan hasil verifikasi dan

tindakan yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4).

7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan

Validasi desain dan pengembangan harus dilakukan sesuai dengan pengaturan

terencana (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan dapat

memenuhi persyaratan untuk pemakaian / penerapan yang diminta atau

dimaksud, bila diketahui. Bila memungkinkan, validasi harus diselesaikan

sebelum pengiriman atau penerapan produk. Catatan hasil validasi dan tindakan

yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4)

7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan

Perubahan desain dan pengembangan harus diidentifikasikan dan catatan

dipelihara. Perubahan harus ditelaah, diverifikasi dan divalidasi, sebagaimana

perlu, dan disetujui sebelum penerapan. Penelaahan perubahan desain dan

pengembangan harus meliputi evaluasi efek perubahan terhadap produk dan

bagian-bagian produk yang sudah dikirim. Catatan hasil penelaahan perubahan

dan tindakan yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4)

7.4 Pembelian

7.4.1 Proses Pembelian

Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan

persyaratan pembelian yang dinyatakan. Jenis dan cakupan pengendalian yang

diterapkan pada pemasok dan produk yang dibeli harus tergantung pada

dampak / efek produk yang dibeli terhadap realisasi produk atau produk akhir.

Organisasi harus mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan

mereka untuk memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi. Kriteria

untuk pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan. Catatan hasil

evaluasi dan tindakan yang perlu yang timbul dari evaluasi harus dipelihara

(lihat 4.2.4).

7.4.2 Informasi Pembelian


Halaman

Informasi pembelian harus menjelaskan produk yang akan dibeli, termasuk bila

sesuai

a) persyaratan untuk persetujuan produk, prosedur, proses dan perlengkapan,

b) persyaratan untuk kualifikasi karyawan, dan

c) persyaratan SMM.

Organisasi harus memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang

ditetapkan sebelum berkomunikasi dengan pemasok.

7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli

Organisasi harus menetapkan dan menerapkan inspeksi atau kegiatan lain yang

perlu untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan

pembelian yang dinyatakan.

Bila organisasi atau pelanggannya bermaksud untuk melaksanakan verifikasi di

tempat pemasok, organisasi harus menyatakan pengaturan verifikasi yang

dimaksudkan dan metoda pelulusan / produk dalam informasi pembelian.

7.5Produksi dan Penyediaan Pelayanan

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Pelayanan

Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan

pelayanan dalam kondisi terkendali. Kondisi terkendali harus meliputi,

sebagaimana sesuai

a) ketersediaan informasi yang menjelaskan karakteristik produk,

b) ketersediaan instruksi kerja, bila perlu,

c) penggunaan perlengkapan yang sesuai / cocok,

d) ketersediaan dan penggunaan perlengkapan pemantauan dan pengukuran,

e) pelaksanaan pemantauan dan pengukuran, dan

f) pelaksanaan kegiatan pelepasan produk, pengiriman dan paska pengiriman.

7.5.2 Validasi Proses untuk Produksi dan Penyediaan Pelayanan

Organisasi harus mem-validasi proses-proses untuk produksi dan penyediaan

pelayanan bila hasil proses tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau


Halaman

pengukuran sesudahnya dan sebagai konsekuensi, kekurangan menjadi nyata

hanya setelah produk digunakan atau pelayanan telah disampaikan / dikirimkan.

Validasi harus menunjukkan kemampuan proses-proses ini untuk mencapai hasil

yang direncanakan.

Organisasi harus menetapkan pengaturan untuk proses-proses ini termasuk,

sebagaimana sesuai

a) kriteria terdefinisi untuk penelaahan dan persetujuan proses-proses,

b) persetujuan perlengkapan dan kualifikasi karyawan,

c) penggunaan metode dan prosedur khusus,

d) persyaratan untuk catatan (lihat 4.2.4), dan

e) validasi ulang.

7.5.3 Identifikasi dan Kemampu-telusuran

Bila perlu, organisasi harus mengidentifikasikan produk dengan cara / alat yang

sesuai selama realisasi produk.

Organisasi harus mengidentifikasikan status produk dalam hubungannya dengan

persyaratan pemantauan dan pengukuran selama proses realisasi produk.

Bila kemampu-telusuran adalah persyaratan, organisasi harus mengendalikan

identifikasi unik dari produk dan memelihara catatan (lihat 4.2.4).

CATATAN Dalam beberapa sektor industri, manajemen konfigurasi adalah

cara dimana identifikasi dan kemampu-telusuran dipelihara.

7.5.4 Barang Milik Pelanggan

Organisasi harus memberikan perhatian pada barang milik pelanggan bila

barang tersebut ada di bawah kendali organisasi atau sedang digunakan oleh

organisasi. Organisasi harus mengidentifikasikan, memverifikasi, melindungi dan

menjaga milik pelanggan yang disediakan untuk digunakan atau digabungkan ke

dalam produk. Bila ada barang milik pelanggan yang hilang, rusak atau

ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, organisasi harus melaporkan hal ini

ke pelanggan dan memelihara catatan (lihat 4.2.4).

CATATAN Barang milik pelanggan dapat meliputi hak-hak intelektual dan data

personal.

7.5.5 Pengawetan / Pemeliharaan Produk


Halaman

Organisasi harus memelihara produk selama pemrosesan internal dan

pengiriman ke tujuan yang dimaksud dalam rangka untuk memelihara

kesesuaian dengan persyaratan produk. Pemeliharaan harus meliputi

identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan,

sebagaimana sesuai. Pemeliharaan harus juga diterapkan untuk bagian-bagian

produk.

7.6Pengendalian Perlengkapan Pemantauan dan Pengukuran

Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang akan dilakukan

dan perlengkapan pemantauan dan pengukuran yang diperlukan untuk

memberikan bukti kesesuaian produk terhadap persyaratan yang ditentukan.

Organisasi harus menetapkan proses-proses untuk memastikan bahwa

pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilakukan dengan cara yang

konsisten dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran.

Bila diperlukan untuk memastikan hasil yang valid, alat pengukuran harus:

a) dikalibrasi atau diverifikasi atau kedua-duanya pada interval yang

dinyatakan, atau sebelum pemakaian, terhadap standar pengukuran yang

dapat ditelusuri ke standar pengukuran internasional atau nasional; bila

standar yang dimaksud tidak ada, dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau

verifikasi harus dicatat (lihat 4.2.4);

b) disesuaikan atau disesuaikan ulang bila perlu;

c) mempunyai identifikasi dalam rangka untuk menetapkan status kalibrasinya;

d) dijaga dari penyesuaian yang dapat mengacaukan hasil pengukuran;

e) dilindungi dari kerusakan dan pelapukan selama penanganan, pemeliharaan

dan penyimpanan

Sebagai tambahan, organisasi harus menilai dan mencatat ke-sahih-an hasil

pengukuran sebelumnya bila alat ditemukan tidak sesuai persyaratan.

Organisasi harus mengambil tindakan yang sesuai terhadap alat dan produk

yang terkena dampak.

Catatan hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara (lihat 4.2.4).

Bila digunakan dalam pemantauan dan pengukuran terhadap persyaratan

tertentu, kemampuan perangkat lunak komputer untuk memenuhi aplikasi yang


Halaman

dimaksud harus dikonfirmasikan. Ini harus dilakukan sebelum pemakaian

pertama dan dikonfirmasi ulang sebagaimana perlu.

CATATAN Konfirmasi terhadap kemampuan perangkat lunak komputer untuk

memenuhi penerapan yang dimaksud dapat mencakup verifikasi

dan manajemen konfigurasi untuk memelihara kesesuaiannya

untuk penggunaan


Halaman

8 Pengukuran, Analisis dan Penyempurnaan

8.1 Umum

Organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan,

pengukuran, analisis dan penyempurnaan yang diperlukan

a) untuk mendemonstrasikan terhadap persyaratan produk,

b) untuk memastikan kesesuaian dari SMM, dan

c) secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM

Ini harus meliputi penentuan metode yang dapat dipakai, termasuk teknik

statistik, dan jangkauan pemakaiannya.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Sebagai salah satu pengukuran kinerja SMM, organisasi harus memantau

informasi yang berhubungan dengan persepsi mengenai apakah organisasi telah

memenuhi persyaratan pelanggan. Metode untuk mendapatkan dan

menggunakan informasi ini harus ditentukan.

CATATAN Pemantauan pesepsi pelanggan dapat mencakup pemerolehan

masukan dari sumber-sumber seperti survey kepuasan pelanggan,

data pelanggan terhadap produk yang sudah terkirim, suvei opini

pengguna, analisis kerugian bisnis, komplimen, klaim garansi dan

laporan dealer.

8.2.2 Audit Internal

Organisasi harus melakukan audit internal pada interval yang terencana untuk

menentukan apakah SMM

a) sesuai terhadap pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1), terhadap Standar

Internasional ini dan terhadap persyaratan SMM yang ditetapkan oleh

organisasi, dan

b) dijalankan dan dipelihara dengan efektif.

Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan

pentingnya proses dan area yang akan diaudit, sebagaimana juga hasil audit

sebelumnya. Kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit harus

didefinisikan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan


Halaman

objektifitas dan kenetralan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit

pekerjaan mereka sendiri.

Prosedure terdokumentasi harus ditetapkan untuk menetapkan penanngung

jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, pembuatan

catatan dan pelaporan hasil.

Catatan dari audit dan hasilnya harus dipelihara (lihat 4.2.4)

Manajemen yang bertanggung jawab untuk area yang diaudit harus memastikan

bahwa tindakan koreksi dan tindakan perbaikan apapun yang perlu diambil

dengan segera untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan

penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut harus meliputi verifikasi tindakan yang

diambil dan pelaporan hasil verifikasi (lihat 8.5.2).

CATATAN Lihat ISO 19011 untuk panduan.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Organisasi harus menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan,

bilamana sesuai, pengukuran dari proses-proses SMM. Metode ini harus

mendemonstrasikan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang

direncanakan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai,

pembetulan/perbaikan dan tindakan perbaikan harus diambil, sebagaimana

sesuai.

CATATAN Ketika menetapkan metode yang sesuai, disarankan bahwa

organisasi mempertimbangkan tipe dan jangkauan dari pemantauan

dan pengukuran yang sesuai untuk tiap proses-prosesnya terkait

dengan dampaknya terhadap kesesuaian terhadap persyaratan

produk dan terhadap keefektifan dari sistem manajemen mutu

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik produk untuk

memeriksa bahwa persyaratan produk telah dipenuhi. Ini harus dilakukan pada

tahap-tahap yang sesuai dari proses realisasi produk sejalan dengan pengaturan

yang direncanakan (lihat 7.1). Bukti dari kesesuaian terhadap kriteria

keberterimaan harus dipelihara.

Catatan harus mengindikasikan karyawan yang berwenang untuk pelepasan

produk untuk pengiriman ke pelanggan. (lihat 4.2.4).


Halaman

Penyerahan produk dan penyampaian pelayanan/jasa tidak boleh dilakukan

sampai pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1) telah dipenuhi dengan

memuaskan, kecuali bila disetujui oleh pihak yang berwenang dan, bilamana

sesuai, oleh pelanggan.

8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai terhadap

persyaratan diidentifikasikan dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau

pengiriman yang tidak diharapkan. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan

untuk menetapkan kendalai dan penanggung jawab terkait dan kewenangan

untuk penyelesaian produk yang tidak sesuai.

Organisasi harus menangani produk yang tidak sesuai dengan satu atau lebih

cara-cara berikut ini :

a) dengan mengambil tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang

diketahui,

b) dengan mengotorisasi penggunaannya, meluluskan atau menerima di bawah

konsesi oleh yang berwenang dan, bilamana sesuai, oleh pelanggan,

c) dengan mengambil tindakan untuk mencegah/menghalangi pemakaian

sebagaimana dimaksud pada awalnya.

d) dengan mengambil tindakan yang sesuai terhadap dampak atau potensi

dampak terhadap ketidaksesuaian, ketika ketidaksesuaian dideteksi setelah

pengiriman atau penggunaan dimulai

Bila produk yang tidak sesuai diperbaiki, produk harus tetap diverifikasi ulang

untuk mendemonstrasikan kesesuaian terhadap persyaratan.

Catatan mengenai jenis ketidaksesuaian dan tindakan yang mengikutinya,

termasuk konsesi yang diperoleh, harus dipelihara (lihat 4.2.4).

8.4 Analisis Data

Organisasi harus menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang

sesuai untuk mendemonstrasikan kesesuaian dan efektivitas SMM dan untuk

mengevaluasi bila penyempurnaan berkelanjutan terhadap efektivitas SMM


Halaman

dapat dilakukan. Ini harus meliputi data yang dihasilkan dari pemantauan dan

pengukuran dan dari sumber lain yang relevan.

Analisa data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan :

a) kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1),

b) kesesuaian terhadap persyaratan produk (lihat 8.2.4),

c) karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk kemungkinan

untuk tindakan pencegahan (lihat 8.2.3 dan 8.2.4), dan

d) pemasok (lihat 7.4)

e)

8.5 Penyempurnaan

8.5.1 Penyempurnaan Berkelanjutan

Organisasi harus secara berkelanjutan menyempurnakan efektivitas SMM melalui

penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan

perbaikan dan pencegahan dan penelaahan manajemen.

8.5.2 Tindakan Perbaikan

Organisasi harus mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab

ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan pengulangan kejadian. Tindakan

perbaikan harus sesuai terhadap dampak ketidaksesuaian yang ditemui.

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan persyaratan

untuk:

a) menelaah ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan),

b) menentukan penyebab ketidaksesuaian,

c) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian

tidak berulang,

d) menentukan dan menerapkan tindakan yang perlu,

e) mencatat hasil tindakan yang diambil (lihat 4.2.4), dan

f) menelaah keefektifan tindakan perbaikan yang diambil

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Organisasi harus menentukan tindakan untuk menghilangkan penyebab dari

ketidaksesuaian potensial dalam rangka pencegahan timbulnya kejadian.

Tindakan pencegahan harus sesuai dengan akibat dari masalah potensial.


Halaman

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan persyaratan

untuk:

a) menentukan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya,

b) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah timbulnya

ketidaksesuaian,

c) menentukan dan menerapkan tindakan yang perlu,

d) mencatat hasil tindakan yang diambil (lihat 4.2.4), dan

e) menelaah keefektifan tindakan pencegahan yang diambil.


Halaman

BAB IV

PEDOMAN MUTU

A. Menyusun Pedoman Mutu

Seperti telah disebutkan diatas bahwa pedoman mutu atau manual mutu

sekolah merupakan petunjuk bagaimana sekolah mengelola pelayanan

pembelajaran yang didasarkan pada persyaratan sistem manajemen mutu

ISO 9001:2008. Dengan demikian pedoman mutu tersebut harus

menjelaskan bagaimana sekolah menjawab pasal demi pasal yang ada

dalam persyaratan dikaitkan dengan operasional pengelolaan sekolah

atau dengan kata lain bagaimana sekolah melakukan pengelolaan

pembelajaran dengan mengimplementasikan pasal-pasal yang ada dalam

persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

Langkah-langkah dalam penyusunan pedoman mutu adalah dengan cara

sebagai berikut :

1. Penentuan Ruang Lingkup Implementasi.

Menentukan ruang lingkup implementasi sistem manajemen mutu ISO

9001:2008 tersebut akan diterapkan. Apakah sistem manajemen mutu

tersebut akan diimplementasikan diseluruh kegiatan sekolah, apakah

sistem manajemen mutu akan diimplentasikan diseluruh wilayah

sekolah (misalnya ada sekolah yang terdiri lebih dari satu lokasi) atau

apakah implementasi sistem manajemen mutu tersebut hanya

diimplementasikan pada satu kegiatan atau satu lokasi sekolah saja.

Penentuan ruang lingkup harus ditetapkan terlebih dahulu dengan

mempertimbangkan sumberdaya yang ada di sekolah, baik

sumberdaya manusia maupun sumberdaya non manusia.

2. Mengkompilasi hasil kegiatan dalam dari materi-

materi sebelumnya yaitu bisnis proses sekolah, kebijakan mutu,

sasaran mutu serta dilengkapi dengan profil sekolah, struktur

organisasi sekolah, tugas dan wewenang penanggunjawab setiap

bagian dalam struktur organisasi.

3. Mengkonversi persyaratan sistem manajemen mutu

ISO 9001;2008 kedalam kesanggupan atau komitmen sekolah dalam

mengimplementasikan sistem manajemen mutu iso 9001:2008.


Halaman

4. Mengkompilasi prosedur dan Instruksi Kerja yang telah

diidentifikasi dalam menjawab persyaratan kedalam sebuah daftar

sehingga akan bisa dilihat setiap prosedur atau Instruksi kerja tersebut

berkaitan dengan pasal yang dalam persyaratan.

B. Konversi Persyaratan kedalam Komitmen

Salah satu komponen dalam Pedoman Mutu adalah melakukan konversi

dari persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 kedalam

komitmen yang akan dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Membaca dan memahami deskripsi

seluruh pasal dalam persyaratan sistem manajemen mutu ISO

9001:2008.

2. Mengganti kata organisasi dalam

persyaratan dengan nama sekolah.

3. Mengganti kata manajemen

puncak dalam persyaratan dengan kata kepala sekolah

4. Menghilangkan kata harus yang

ada dalam persyaratan

5. Menjelaskan bagaimana

pengelolaan kegiatan yang dipersyaratakan dalam setiap pasal yang

ada dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Sebagai contoh untuk menjawab salah satu pasal dalam persyaratan

sistem manajemen mutu adalah sebagai berikut :

Contoh 1:

Pasal 5.6 Penelaahan Manajemen

Pasal 5.6.1 Umum, pasal ini menyebutkan bahwa :

Manajemen puncak harus menelaah SMM organisasi, pada interval yang

terencana, untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan

dan efektivitas. Penelaahan harus meliputi penilaian kesempatan untuk

penyempurnaan dan kebutuhan untuk perubahan SMM, termasuk

kebijakan dan sasaran mutu.

Maka dalam pedoman mutu harus diubah menjadi :


Halaman

Kepala sekolah menelaah SMM organisasi pada interval yang

terencana untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan,

kecukupan dan efektivitas SMM. Penelaahan meliputi penilaian

kesempatan untuk penyempurnaan dan kebutuhan untuk

perubahan SMM, termasuk kebijakan dan sasaran mutu

Contoh 2 :

Pasal 8.5.2. Tindakan Perbaikan

Organisasi harus mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab-

penyebab ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan pengulangan

kejadian. Tindakan perbaikan harus sesuai terhadap dampak

ketidaksesuaian yang ditemui.

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan

persyaratan untuk:

a) menelaah ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan),

b) menentukan penyebab ketidaksesuaian,

c) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa

ketidaksesuaian tidak berulang,

d) menentukan dan menerapkan tindakan yang perlu,

e) mencatat hasil tindakan yang diambil (lihat 4.2.4), dan

f) menelaah keefektifan tindakan perbaikan yang diambil

Maka dalam Pedoman mutu persyaratan tersebut diubah menjadi :

SMK.......... mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan pengulangan kejadian. Tindakan perbaikan yang dilakukan disesuaikan terhadap dampak ketidaksesuaian yang ditemui.Prosedur tindakan koreksi yang dilakukan ditetapkan secara lebih rinci dapat dilihat pada POS No........

Kalau dilihat dalam persyaratan ditemukan kata “ prosedur

terdokumentasi harus ditetapkan” maka Sekolah harus menyusun

prosedur yang berkaitan dengan pasal persyaratan tersebut.


Halaman

Demikian dilakukan seterusnya sehingga setiap pasal persyaratan

tersebut dikonversi kedalam komitmen yang akan dilakukan oleh Kepala

Sekolah maupun oleh Sekolah.

C. Contoh Format Pedoman Mutu atau Manual Mutu.

Ada berbagai macam bentuk Pedoman Mutu atau Manual Mutu yang bisa

digunakan untuk mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu Iso

9001:2008. Tetapi secara garis besar akan mencakup komponen-

komponen seperti yang telah disebutkan diatas. Sebagai bahan

penyusunan draft pedoman mutu sekolah , pada lampiran disampaikan

contoh template untuk menyusun pedoman mutu atau manual mutu

sekolah.

Lampiran : Template Contoh Penyusunan Pedoman Mutu Sekolah

PEDOMAN MUTU

Edisi : A

Menyetujui untuk diterbitkanPada tanggal, ..........................................

Oleh :Kepala SMK

................................................


Halaman

SMK ................................................

Perhatian : Dokumen ini tidak boleh disalin/dicopy atau digunakan untuk keperluan komersial atau tujuan lain baik seluruhnya maupun sebagian tanpa izin sebelumnya dari Kepala SMK .............................................................

STATUS REVISI

NO.

REVIS

I

NO.

HALAMA

N

BAGIAN/SUB BAGIAN

YANG DIREVISI

DISETUJUI

OLEHTANGGAL

Pengendali Dokumen :


Halaman

Wakil Menajemen Mutu

...................................


Halaman

KATA PENGANTAR

Pedoman mutu ini memberikan gambaran tentang Sistem Manajemen Mutu

(SMM ISO 9001:2008) yang diterapkan di SMK

........................................................................ Pedoman ini menjadi dasar dalam

pengembangan organisasi dan upaya merealisasikan Kebijakan Mutu yang telah

ditetapkan, dimana yang menjadi inti dari pengembangan ini adalah

memberikan pelayanan yang semakin baik kepada peserta didik, orang tua,

dunia usaha/dunia industri dan masyarakat pada umumnya.

Prosedur yang terkandung dalam Pedoman Mutu ini disusun berdasarkan

persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008.Pedoman Mutu ini

bersifat terbuka artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu, akan tetapi tetap

mengacu pada persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

Saran maupun masukan terhadap Pedoman Mutu ini sangat kami harapkan,

hal ini akan menjadi kesempurnaan pedoman mutu ini di masa akan datang.

Jakarta,..................Kepala,

.............................


Halaman

DAFTAR ISI

HALAMAN

JUDUL ....................................................................................................... ......... 1

SATATUS REVISI ................................................................................................ 2

KATA PENGANTAR ............................................................................................. 3

DAFTAR ISI ......................................................................................................... 4

STATUS TERBITAN HALAMAN ............................................................................ 5

DISTRIBUSI DOKUMEN ....................................................................................... 6

PROFIL SMK ....................................................................................................... 8

BAB I. KEBIJAKAN MUTU ................................................................................ 9

BAB II. STRUKTUR ORGANISASI ..................................................................... 12

BAB III. PROSES BISNIS ................................................................................... 21

BAB IV. PERSYARATAN UMUM ......................................................................... 23

LAMPIRAN

1. DAFTAR PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR ............................................ 37

2. DAFTAR INSTRUKSI KERJA .......................................................................... 37

3. MATRIK TANGGUNG JAWAB PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR ............... 37

4. MATRIK TANGGUNG JAWAB INSTRUKSI KERJA ............................................. 37


Halaman

STATUS TERBITAN HALAMAN

BAB HALAMAN TERBITANREVISI

KE- TANGGAL

Disahkan di : ..............................Pada Tanggal..............................

Oleh Kepala,

......................................


Halaman

DISTRIBUSI DOKUMEN

1. DISTRIBUSI PEDOMAN MUTU TERKENDALI

Distribusi Pedoman Mutu Terkendali diatur sebagai berikut :

Master Dokumen : Wakil Manajemen Mutu (WMM) Copy Dokumen :

NO COPY PENERIMA KODE

01. Kepala Sekolah KSEK

02. Kepala Tata Usaha KATU

03. Wakil Kepala Sekolah Bidang Manajemen Mutu WMUT

04. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum WKUR

05. Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan

Industri/Hubungan Masyarakat

WHUB

06. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana Prasarana WSAR

07. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan WSIS

08.

09.

10.

11.

12.

13

14.

15.

16.


Halaman

2. DISTRIBUSI DOKUMEN PEDOMAN MUTU TIDAK TERKENDALI

2.1. Dokumen Pedoman Mutu Tidak Terkendali harus diberi cap/tanda “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah dan terlihat secara jelas pada halaman muka.

2.2. Dokumen Pedoman Mutu Tidak Terkendali hanya diterbitkan setelah ada persetujuan dari Kepala SMK ........................................dan Wakil Manajemen Mutu (WMM) yang berasal dari Master Dokumen.

2.3. Dokumen Pedoman Mutu Tidak Terkendali tidak perlu diperbarui (“up date”) bila hanya digunakan untuk tujuan pemberian informasi atau untuk kepentingan lain yang tidak bersifat resmi.

2.4. Semua yang direvisi harus sepengetahuan dan atas persetujuan Kepala SMK ........................................dan masing-masing bagian yang direvisi nomor harus naik dan bertanggal.

2.5. Rincian semua perubahan harus tercatat pada halaman Status Revisi dan Persetujuan.

2.6. Dokumen yang telah direvisi sebanyak 10 kali, maka akan diterbitkan edisi berikutnya dengan nomor urut naik setelah angka I (angka Romawi). Nomor revisi menggunakan angka 1 s.d 10 dan nomor revisi terbitan baru ini kembali menjadi angka 0.

2.7. Wakil Manajemen Mutu atau “management representatives” harus memastikan bahwa semua perubahan telah digabung dalam suatu salinan terkendali dan halaman yang berubah harus ditarik.

2.8. Salinan dari masing-masing bagian yang diubah harus diberi tanda kadaluwarsa.

2.9. Kepala SMK ........................................bersama Wakil Manajemen Mutu harus meninjau Pedoman Mutu ini minimal 1 (satu) tahun sekali, untuk kesesuaian dan kecukupannya terhadap ketentuan dan kebutuhan lembaga dan atau memenuhi standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

2.10. Peninjauan dokumen ini juga dimaksudkan untuk menilai efektivitas dan kecocokan penerapan sistem mutu yang berkesinambungan, sehingga dapat mengidentifikasi peluang peningkatan sistem mutu.


Halaman

PROFILSMK .................................................................

1. IDENTITAS SEKOLAH

Nama :


Halaman

BAB IKEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU

A. KEBIJAKAN MUTU

SMK ........................................................... bertekad menerapkan

sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 agar menjadi Sekolah Menengah

Kejuruan yang menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan kejuruan

pertanian yang berorientasi mutu pada semua kegiatannya.

Setiap sumberdaya manusia SMK .........................................

bertanggung jawab dan melaksanakan penyempurnaan mutu layanan

produk dan jasa pendidikan untuk kepuasan pelanggan dan berperan aktif

untuk meninjau dan memperbaiki sistem manajemen mutu secara

berkelanjutan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

Jakarta ............................,KEPALA SMK ...............................

.......................................................


Halaman

B. SASARAN MUTU

Sasaran Mutu SMK ........................................Tahun Pelajaran 2012/2013

mulai tanggal ............................................., adalah sebagai berikut :

Contoh sasaran mutu sekolah, mengacu kepada delapan standar:

A. Komponen standar isi ( diturunkan dari instrumen EDS)

Sasaran mutu :

1. Pengembangan KTSP melibatkan guru mata pelajaran, Dunia Usaha atau

Dunia Industri (DU/DI), konselor, dan komite sekolah/madrasah atau

penyelenggara lembaga pendidikan

2. Lebih dari 76 % Silabus dikembangkan sesuai dengan pedoman

penyusunan KTSP

3. Sekolah memenuhi standar untuk memenuhi kebutuhan pengembangan

pribadi peserta didik yang meliputi bimbingan, konseling, dan kegiatan

ekstra kurikuler.

B. Komponen standar proses,

Sasaran Mutu :

1. Semua guru membuat RPP sesuai dengan aturan yang telah

ditetapkan

2. 76 % guru melakukan pembelajaran berbasis teknologi informasi

3. 76 % siswa dapat melakukan prakerin sesuai kompetensinya

4. Hasil evaluasi guru semuanya baik

C. Komponen standar kompetensi lulusan

Sasaran mutu :

1. Hasil Ujian Nasional rata-rata ....

2. Hasil Uji Kompetensi keahlian rata .....

3. KKM kelas X .....

4. KKM kelas XI ....


Halaman

5. Layanan terhadap siswa untuk memperoleh berbagai macam

keterampilan sesuai pedoman

D. Komponen standar pendidik dan tenaga kependidikan

Sasaran Mutu :

1. Meningkatkan kualifikasi PTK sebanyak ....orang

2. Meningkatkan kompetensi (pelatihan) PTK sebanyak .... orang

E. Komponen standar sarana dan prasarana

Sasaran mutu :

1. Semua bahan ajar yang diperlukan siswa tersedia

2. Menambah sarana dan prasarana berupa .....

F. Komponen standar pengelolaan

Sasaran mutu :

1. Semua unsur terlibat dalam kerja tim untuk pengembangan sekolah

2. RKS/RAKS seratus persen ber dampak terhadap peningkatan hasil belajar

siswa.

3. Sistem informasi dengan menggunakan website /softcopy

G. Komponen standar pembiayaan

Sasaran mutu :

1. Sekolah membayar gaji guru dan karyawan tepat waktu

2. 95 % penggunaan anggaran sesuai dengan rencana

3. 90% siswa membayar SPP tepat waktu

H. Komponen standar penilaian

Sasaran mutu :

1. 100% guru menilai berdasarkan silabus yang telah ditetapkan

indikatornya

2. Ada penilaian peserta didik baik bidang akademik maupun non akademik

3. Seluruh hasil penilaian siswa di dokumentasikan


Halaman

I. Kepuasan pelanggan dengan Indek Kepuasan Pelanggan mencapai 3,50

dengan angka skala 1-5

1. Contoh Sasaran mutu unit kerja :

Sasaran mutu sekolah Sasaran mutu Unit kerja, misal Waka Kurikulum

A. Standar Isi 1.2. Silabus

dikembangkan sesuai dengan Standar Isi, Standar Kompetensi Lulusan dan dan SKKNI

3.

2.1 Seluruh kompetensi telah dikembangkan silabusnya sesuai standar dan aturan

B. Standar Proses

C. Standar Kompetensi Lulusan1. Hasil UN Rata-

rata ...1.1 Rata-rata UN Bahasa Inggris ....1.2 Rata-rata UN bahasa

Indonesia ...1.3 Rata-rata UN Matematikan ....

Untuk mencapai sasaran mutu di atas,

SMK ....................................akan :

Menjamin agar kebijakan mutu, sasaran mutu yang akan dicapai,

komitmen terhadap mutu dipahami dan dilaksanakan oleh semua

sumber daya manusia SMK .........................................

Mengidentifikasi, menyediakan sumber daya dan personal terlatih

untuk memenuhi persyaratan Prosedur Operasional Standar

SMK ........................................, sehingga pelanggan yakin akan

memperoleh produk/jasa yang dibutuhkan dan memperoleh

kepuasan.

Memberi keyakinan bahwa sistem manajemen mutu yang

diterapkan di SMK ........................................sesuai dan efektif serta

terus menerus ditingkatkan.


Halaman


Halaman

BAB II STRUKTUR ORGANISASI

A. STRUKTUR ORGANISASI Gambar :

Gambar 2.1: Contoh struktur organisasi sekolah


Halaman

Keterangan: garis komando--------------- garis kendali mutu

KEPALA SEKOLAHKOMITESEKOLAH

KEPALA TU W M M

WAKA.HUBINMA

WAKA. KURIKULUM

WAKA.SARPRAS

WAKA.KESISWAAN

KA. KOMPETENSI

KA. KOMPETENSI KA. KOMPETENSI KA. KOMPETENSI

GURU

KA. KOMPETENSI

UP

B. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

TANGGUNG JAWAB WEWENANG

JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA

BILA ABSEN DIDELEGASIKA

N KEPAD

A

BERHUBUNGA

N DENGAN UNIT KERJA

Mengkoordinir program sekolah

Menetapkan Program Kerja Sekolah, mengawasi pelaksanaan program, memberi penghargaan dan sanksi

Kepala Sekolah

Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten

Pejabat yang ditunjuk

Seluruh unit kerja, Komite Sekolah dan pelanggan eksternal

Mengkoordinir kegiatan ketatausahaan sekolah.

Menentukan kegiatan dan menyusun laporan ketatausahaan

Ka. TU Kepala Sekolah


Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang sejenis

Menjamin keterlaksanaan Sistem Manajemen Mutu, yaitu : memastikan penerapan proses sesuai dengan SMM, melaporkan kinerja penerapan SMM, memastikan pemahaman persyaratan pelanggan

Mengendalikan Sistem Manajemen Mutu di sekolah, yaitu: mengendalikan SMM, menetapkan kinerja penerapan SMM dan mengkomunikasi SMM di dalam maupun ke luar

WMM Kepala Sekolah


Seluruh unit kerja internal dan eksternal auditor

Mengkoordinir kegiatan pembelajaran normatif, adaptif, produktif dan

Mengusulkan penetapan Kurikulum SMK ........................................, Silabus, dan

Waka. Kurikulum

Kepala Sekolah


Seluruh unit kerja internal dan eksterna


Halaman


JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA


N KEPAD

A

BERHUBUNGA

N DENGAN UNIT KERJA

muatan lokal mengesahkan perencanaan administrasi pembelajaran

l yang sejenis

Mengkoordinir kegiatan pembelajaran di DUDI, hubungan industri/masyarakat, bursa kerja dan mengelola kewirausahaan sekolah

Mengusulkan kerjasama dengan institusi pasangan yang relevan dan berkoodinasi dengan Ka. Kompetensi Keahlian dalam pembelajaran di DUDI

Waka. Hubin

Kepala Sekolah



Mengkoordinir kegiatan pengelolaan sarana, prasarana, menciptakan iklim kerja, melaksanakan pengelolaan SMK Berwawasan Lingkungan

Mengusulkan pengelolaan dan penggunaan sarana dan prasarana sekolah

Waka. Sarpras

Kepala Sekolah



Mengkoordinir kegiatan pengelolaan dan pembinaan kesiswaan

Mengusulkan kegiatan pembinaan kesiswaan dan penetapan penghargaan dan sanksi siswa

Waka. Kesiswaan

Kepala Sekolah


Seluruh unit Unit kerja internal dan eksternal yang sejenis

Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik Pengelasan

Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument

Kepala Kompetensi

Kepala Sekolah


Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang


Halaman


JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA


N KEPAD

A

BERHUBUNGA

N DENGAN UNIT KERJA

evaluasi hasil pembelajaran program produktif

sejenis

Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik Kendaraan Ringan

Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif

Kepala Kompetensi

Kepala Sekolah



Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik Audio Video


Kepala Kompetensi

Kepala Sekolah



Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Multimedia


Kepala Kompetensi

Kepala Sekolah



Mengkoordinir kegiatan Bursa Kerja Khusus dan

Mengusulkan program kerja BKK dan teknik penelusuran

Direktur BKK

Waka. Sekolah Hubinmas


Seluruh unit kerja internal


Halaman


JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA


N KEPAD

A

BERHUBUNGA

N DENGAN UNIT KERJA

penelusuran lulusan

lulusan dan eksternal yang sejenis

Mengkoordinir kegiatan pelayanan perpustakaan

Mengusulkan sistem pengelolaan perpustakaan

Pembina Perpustakaan

Waka. Sarana Prasarana



Mengkoordinir kegiatan pembinaan siswa

Mengusulkan jenis-jenis pembinaan siswa

Pembina BP dan BK

Waka. Kesiswaan



Mengkoordinir kegiatan ekstra kurikuler

Mengusulkan jenis-jenis kegiatan ekstra kurikuler

Pembina OSIS

Waka. Kesiswaan




Halaman

C. DESKRIPSI KERJA

1 Nama Posisi : Kepala SMK ........................................Bertanggung jawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Berhubungan dengan : Unit kerja internal dan eksternal yang

sejenis, Komite Sekolah da PelangganTanggung Jawab (Responsibility)

: Mengkoordinir program sekolah

Wewenang (Authority) : Menetapkan Program Kerja Sekolah, mengawasi pelaksanaan program, laporan kepada instansi terkait, memberi penghargaan dan sanksi

2 Nama Posisi : WMM SMK ..........................................Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK ........................................Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal

auditor Tanggung Jawab (Responsibility)

: Menjamin keterlaksanaan Sistem Manajemen Mutu, yaitu : menjamin penerapan proses pendidikan sesuai dengan SMM, melaporkan kinerja penerapan SMM, merencanakan audit internal dan mengkoordinasi survey kepuasan pelanggan

Wewenang (Authority) : Mengendalikan Sistem Manajemen Mutu di sekolah, yaitu : mengendalikan SMM, menetapkan audit internal/eksternal dan menetapkan kinerja penerapan SMM

3 Nama Posisi : Kepala Tata Usaha SMK .................................

Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK ........................................Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal

yang sejenis Tanggung Jawab (Responsibility)

:

Wewenang (Authority) : Menentukan kegiatan dan menyusun laporan ketatausahaan

4 Nama Posisi : Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK ........................................Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal


: Mengkoordinir kegiatan pembelajaran normatif, adaptif, produktif dan muatan lokal

Wewenang (Authority) : Mengusulkan penetapan Kurikulum SMK


Halaman

........................................, Silabus dan mengesahkan perencanaan administrasi pembelajaran

5 Nama Posisi : Wakil Hubin dan Humas Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK ........................................Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal


: Mengkoordinir kegiatan pembelajaran di DUDI, hubungan industri, masyarakat, bursa kerja dan mengelola kewirausahaan sekolah

Wewenang (Authority) : Menetapkan kerjasama dengan institusi pasangan yang relevan dan berkoodinasi dengan Ka. Kompetensi Keahlian dalam pembelajaran di DUDI

6 Nama Posisi : Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana



: Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan sarana, prasarana dan penciptaan iklim kerja lingkungan sekolah

Wewenang (Authority) : Menetapkan kegiatan pengelolaan dan penggunaan sarana dan prasarana sekolah

7 Nama Posisi : Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK ........................................Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal


: Mengkoordinir kegiatan pengelolaan pembinaan kesiswaan

Wewenang (Authority) : Menetapkan kegiatan pembinaan kesiswaan dan mengusulkan penetapan penghargaan dan sanksi bagi peserta didik

8 Nama Posisi : Kepala Kompetensi Keahlian Agribisnis Tanaman Perkebunan



: Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, menyusun


Halaman

8 Nama Posisi : Kepala Kompetensi Keahlian Agribisnis Tanaman PerkebunanKurikulum SMK ........................................dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi ......................................

Wewenang (Authority) : Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif …………….

9 Nama Posisi : Kepala Kompetensi Agribisnis Tanaman Pangan Hortukultura



: Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, menyusun Kurikulum SMK ........................................dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi Keahlian .........................................

Wewenang (Authority) : Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif ………………..

10 Nama Posisi : Kepala Kompetensi Keahlian Pengolahan Hasil Pertanian



: Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, menyusun Kurikulum SMK ........................................dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan


Halaman

praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi Keahlian .............................

Wewenang (Authority) : Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif ……………….

11 Nama Posisi : Kepala Kompetensi Mekanisasi Pertanian



: Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, menyusun Kurikulum SMK ........................................dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi Keahlian …………………………..

Wewenang (Authority) : Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif …………………

11 Nama Posisi : Kepala Kompetensi PerikananBertanggung jawab kepada : Kepala SMK ........................................

Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang sejenis

Tanggung Jawab (Responsibility)

: Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, menyusun Kurikulum SMK ........................................dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi Keahlian …………………………..

Wewenang (Authority) : Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program


Halaman

produktif …………………

12 Nama Posisi : Direktur BKKBertanggung jawab kepada : Waka. Sekolah HubinmasBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal

yang sejenisTanggung Jawab (Responsibility)

: Mengkoordinir kegiatan Bursa Kerja Khusus dan penelusuran lulusan

Wewenang (Authority) : Menetapkan program kerja BKK dan teknik penelusuran lulusan

13 Nama Posisi : Pembina PerpustakaanBertanggung jawab kepada : Waka. Sarana PrasaranaBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal


: Mengkoordinir kegiatan pelayanan perpustakaan

Wewenang (Authority) : Menetapkan sistem pengelolaan perpustakaan

14 Nama Posisi : Pembina BP dan BKBertanggung jawab kepada : Waka. KesiswaanBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal


: Mengkoordinir kegiatan pembinaan siswa

Wewenang (Authority) : Menetapkan jenis-jenis pembinaan siswa

15 Nama Posisi : Pembina OSISBertanggung jawab kepada : Waka. KesiswaanBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal


: Mengkoordinir kegiatan ekstra kurikuler

Wewenang (Authority) : Menetapkan jenis-jenis kegiatan ekstra kurikuler


Halaman

BAB III.PROSES BISNIS

A. PROSES BISNIS

Gambar 2.2 : Contoh bisnis proses

B. PENJELASAN PROSES BISNIS

1. Kegiatan Pelayanan Pendidikan a. Kepala Sekolah b. Wakil – wakil kepala sekolahc. Ketua program studi keahlian

2. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan a. Wakil – wakil kepala sekolahb. Ketua program studi keahlianc. Guru

3. Tanggung Jawab Manajemen a. Kepala Sekolah b. Kepala TU c. Wakasekd. Ketua program studi keahlian

4. Pengelolaan Sumberdaya


Halaman

Ya

Penyiapan Pembelajaran:KTSP

Silabus

RPP

Pemasok/Suplier

Penyediaan Sumber Daya

SDM Sapras Dana

Persya-ratan calon siswa:

PPDB PBM EVALUASI

Analisis Perbaikan

Remidial

APA LULUS

Manajemen

Tidak Kepuasan pelanggan

DU/DI

Pengukuran Kepuasan Pelanggan

ALUMNI

a. Kepala Sekolah b. Kepala TU c. Wakasekd. Ketua program studi keahlian

5. Perbaikan Berlanjut Sistem Manajemen Mutua. Seluruh personal SMK ......


Halaman

BAB IVPERSYARATAN UMUM SISTEM MANAJEMEN MUTU

1. LINGKUP

1.1. Umum

Pedoman ini disusun untuk menentukan persyaratan bagi penerapan Sistem Manajemen Mutu karena SMK ........................................adalah sebuah organisasi yang :a. perlu memperagakan kemampuannya untuk taat asas,

memberikan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku, dan

b. bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistemnya secara efektif, termasuk proses perbaikan berlanjut dari sistemnya dan kepastian kesesuaiannya pada persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

CATATAN : Dalam standar internasional ini, istilah produk hanya berlaku bagi produk yang dimaksudkan atau dikehendaki oleh pelanggan.

1.2. PenerapanPersyaratan standar internasional ISO 9001:2008 ini dapat diterapkan di SMK ......................................... kecuali ................................

2. ACUAN YANG MENGATUR

Dokumen ini berisi ketentuan-ketentuan yang berstandar Internasional. Dokumen yang sudah diperbarui, diubah, atau direvisi dari terbitan ini, tidak berlaku lagi. Pihak-pihak berkepentingan dianjurkan menggunakan edisi terkini dari dokumen ini.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

Untuk tujuan standar internasional ini berlaku istilah dan definisi yang diberikan dalam ISO 9001:2008.

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Umum

SMK ........................................menetapkan, mendokumentasikan dan memelihara Sistem Manajemen Mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar Internasional ISO 9001:2008 dengan :


Halaman

4.1.1. Mengidentifikasi proses-proses yang dikelola oleh lembaga SMK ........................................, seperti yang tergambar pada urutan dan interaksi proses bisnis.

4.1.2. Menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan operasi dan kendali untuk proses-proses agar efektif.

4.1.3. Semua proses dipantau, diukur dan dianalisis untuk penerapan tindakan yang diperlukan guna mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berlanjut dari proses-proses.

4.1.4. Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan semua proses.

4.1.5. Proses-proses yang diserahkan ke pihak luar SMK ........................................akan dikendalikan sehingga kesesuaian produk pada persyaratan akan tetap terjamin.

4.2. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

4.2.1. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu SMK .............................terdiri dari tingkat-tingkat

Tingkat I : Dokumen “Pedoman Mutu” yang mencantumkan kebijakan mutu dan sasaran mutu SMK ........................................terhadap operasi SMKN yang harus memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 dan merupakan pedoman bagi penyusunan dokumentasi tingkat di bawahnya serta aktivitas lembaga

Tingkat II : Prosedur Operasional Standar (POS), yang menjabarkan lebih lanjut Pedoman Mutu, termasuk prosedur yang diharuskan oleh Standar ISO 9001:2008. Daftar Prosedur Operasi Standar tertera pada Lampiran II Pedoman Mutu ini.

Tingkat III : Instruksi Kerja (IK) yang merinci lebih lanjut satu aktivitas yang disebutkan dalam Pedoman Mutu dan Prosedur Operasional Standar. IK dibuat bila ketiadaannya dapat menurunkan mutu dan mencakup Uraian Jabatan bagi personil yang mengelola, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu.

Tingkat IV : Formulir-formulir yang merupakan sarana dalam operasional mutu sehari-hari, serta rekaman yang merupakan bukti dilakukannya aktivitas mutu yang ditentukan.

4.2.2. Pedoman Mutu

4.2.2.1. Pedoman mutu SMK ........................................mencakup seluruh lingkup Sistem Manajemen Mutunya dan menanggapi seluruh persyaratan Standar ISO 9001:2008.


Halaman

4.2.2.2. Rincian dari semua persyaratan Standar ISO 9001:2008 termasuk enam prosedur yang dipersyaratkan standar dan uraian dari interaksi antara proses-proses dijelaskan dalam prosedur.

4.2.3. Pengendalian Dokumen

4.2.3.1. Wakil Manajemen Mutu (WMM) memastikan bahwa semua dokumen yang dipergunakan Sistem Manajemen Mutu ditinjau, disetujui oleh yang berwenang, diidentifikasi dan dikendalikan dengan baik.

4.2.3.2. Dokumen selalu dimutakhirkan seperlunya, disetujui ulang dan ditunjukkan perubahan dan status revisi terkininya.

4.2.3.3. Dokumen selalu dapat dibaca, mudah dikenali dan versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakainya.

4.2.3.4. Dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.

4.2.3.5. Dicegah pemakaian tak sengaja dari dokumen kadaluarsa, untuk itu dibubuhkan identifikasi sesuai, bila disimpan untuk tujuan apa pun.

4.2.3.6. Rincian lebih lanjut tentang Pengendalian Dokumen ini dijelaskan didalam Prosedur Operasional Standar, yaitu : POS. 4.2.3 Pengendalian Dokumen

4.2.4. Pengendalian Rekaman

4.2.4.1. WMM beserta kepala unit terkait menetapkan dan memelihara rekaman untuk membuktikan kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari Sistem Manajemen Mutunya.

4.2.4.2. Semua rekaman yang mendukung Sistem Manajemen Mutu selalu dijaga agar tetap mudah dibaca, siap untuk ditunjukkan dan diambil.

4.2.4.4. Rekaman evaluasi hasil belajar peserta didik dikelola dengan menggunakan sistem komputerisasi dan disediakan dalam bentuk hard copy

4.2.4.5. Guna memastikan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangannya, disusun dalam prosedur, yaitu : POS 4.2.4 Pengendalian rekaman.

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1. Kepala SMK ........................................ memberikan bukti keterlibatannya pada pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya dengan cara :


Halaman

5.1.1. Mengadakan rapat pengarahan ....... yang dihadiri oleh WMM, Wakil Kepala Sekolah, Ka. Kompetensi Keahlian, Ka. TU, Koordinator Perpustakaan,Ka UP,Ka Komite Sekolah dan Koordinator Bursa Kerja Khusus. Di dalam rapat tersebut Kepala SMK ........................................menekankan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, undang-undang dan peraturan yang berlaku.

5.1.2. Menetapkan kebijakan mutu dan memastikan bahwa sasaran mutunya telah ditetapkan

5.1.3. Memimpin rapat tinjauan manajemen5.1.4. Memastikan bahwa hasil rapat tersosialisasikan di setiap unit

kerja5.1.5. Memastikan ketersediaan sumberdaya dengan cara memeriksa

dan menyetujui daftar prasarana dan daftar Sumber Daya Manusia.

5.2. Perhatian SMK ........................................kepada Pelanggan

Kepala SMK ........................................memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dengan menugaskan Wakil Kepala Humas dan Ka. TU untuk mempelajari persyaratan setiap permintaan penawaran, pesanan/order, dan persyaratan pelanggan.

5.3. Kebijakan Mutu

Kepala SMK ........................................ menetapkan dan mensahkan Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu:

5.3.1. Telah sesuai dengan tujuan SMK dan SMK ........................................

5.3.2. Mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan terus menerus memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen Mutu

5.3.3. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu

5.3.4. Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi

5.3.5. Ditinjau agar terus menerus sesuai.5.3.6. Kebijakan Mutu

SMK ........................................ditulis pada Bab I Pedoman Mutu ini dimana sosialisasinya dilakukan dengan cara .........................................

5.4. Perencanaan

5.4.1. Sasaran Mutu

5.4.1.1. Kepala SMK ........................................memimpin rapat bulanan guna membahas rencana pelaksanaan proses-proses pada setiap unit, sehingga dapat dipastikan tentang dilakukannya rencana setiap proses dengan


Halaman

efektif dan lebih terarah dalam pencapaian sasaran mutu.

5.4.1.2. Sasaran mutu ditetapkan pada tingkat sekolah dan dijabarkan menjadi sasaran mutu pada setiap unit kerja.

5.4.1.3. Dijaga agar keterpaduan Sistem Manajemen Mutu terpelihara, apabila terdapat perubahan pada Sistem Manajemen Mutu direncanakan dan diimplementasikan.

5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Kepala SMK ........................................menetapkan sasaran mutu sekolah dan menerapkan serta memelihara Sistem Manajemen Mutu di semua Unit Kerjanya.

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

5.5.1. Tanggung Jawab dan Wewenang

Kepala SMK ........................................menyetujui dan mensahkan struktur organisasi, uraian tugas dan wewenang personil kepala unit kerja. Untuk personil di bawah Kepala Unit, wewenang pengesahan dilimpahkan kepada kepala unit kerja.

5.5.2. Wakil Manajemen Mutu

Kepala Sekolah menetapkan seorang Wakil Manajemen Mutu (WMM) yang diluar tugasnya memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:

5.5.2.1. Memastikan proses yang diperlukan untuk Sistem Manajeman Mutu ditetapkan dan dipelihara

5.5.2.2. Melaporkan kepada kepala SMK ........................................tentang proses kinerja sistem manajeman mutunya dan kebutuhan adapun untuk perbaikannya

5.5.2.3. Memastikan pembangkitan kesadaran tentang persyaratan pelanggan diseluruh SMK .........................................

5.5.2.4. Sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan sistem manajeman mutu.

5.5.3. Komunikasi Internal

Kepala SMK ........................................mengeluarkan peraturan tentang tata cara berkomunikasi kedinasan antar unit dan personal melalui telepon, airphone dan edaran tertulis. Rekaman proses komunikasi dipelihara.


Halaman

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1. Umum

Kepala SMK ........................................memimpin rapat tinjauan manajemen yang diadakan minimal .... kali dalam satu tahun, undangan rapat tinjauan manajemen diinformasikan ..... minggu sebelum rapat dilaksanakan. Rapat tinjauan manajemen bertujuan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem Manajemen Mutunya. Dalam tinjauan manajemen juga dicakup peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan dan sasaran mutu. Rekaman tinjauan mutu dipelihara oleh WMM SMK .........................................

5.6.2. Sebagai bahan masukan tinjauan manajemen adalah:

5.6.2.1. Hasil audit yang terakhir5.6.2.2. Umpan balik pelanggan5.6.2.3. Kinerja proses dan kesesuaian produk5.6.2.4. Status tindakan pencegahan dan korelasi5.6.2.5. Tindak lanjut tinjauan manajeman yang lalu5.6.2.6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem

manajeman mutu5.6.2.7. Kebijakan mutu dan sasaran mutu5.6.2.8. Saran-saran untuk perbaikan5.6.2.9. Hasil-hasil evaluasi internal

5.6.3. Keluaran (output) hasil rapat tinjauan manajemen adalah:

5.6.3.1. Kinerja pencapaian sasaran mutu5.6.3.2. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajeman Mutu

dan proses-prosesnya5.6.3.3. Perbaikan hasil ketidaksesuaian pada produk jasa

diklat yang berkaitan dengan 5.6.3.4. Persyaratan pelanggan5.6.3.5. Upaya tindakan pencegahan dilakukan agar hasil

ketidaksesuaian tidak terulang dimasa depan atau pada kegiatan yang akan datang

5.6.3.6. Perbaikan terhadap sumber daya yang diperlukan sehingga dapat memberikan hasil dimasa depan atau pada kegiatan yang akan datang

5.6.3.7. Kepuasan terhadap pelanggan.

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya

SMK ........................................menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk 6.1.1. Menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan

terus menerus memperbaiki keefektifannya


Halaman

6.1.2. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratannya

6.2. Sumber Daya Manusia

6.2.1. UmumSemua staf SMK ........................................yang mengerjakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu dipastikan kemampuannya berdasarkan; pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan tugas masing-masing serta dibuatkan matrik kompetensinya.Matrik kompetensi ditinjau secara berkala untuk memastikan kesesuaiannya dan ditingkatkan untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan pelanggan.

6.2.2. Kemampuan, Kesadaran dan Pelatihan

Agar dapat melaksanakan tugas secara optimal, SMK ........................................menentukan petugas setiap proses berdasarkan:

6.2.2.1. Kemampuan (kompetensi) semua personel diidentifikasi secara berkala untuk melihat kemampuan yang ada

6.2.2.2. Menyediakan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan kemampuan bagi tugas

6.2.2.3. Menilai keefektifan tindakan yang dilakukan6.2.2.4. Memastikan bahwa stafnya sadar akan relevansi dan

pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu

Pengelolaan kegiatan yang berkaitan dengan sumberdaya manusia beserta rekaman-rekamannya menjadi tanggungjawab WMM.Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.2.2 Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).

6.3. Prasarana

SMK ........................................menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. Persyaratan ini mencakup :6.3.1. Gedung, ruang kerja dan kelengkapan terkait6.3.2. Peralatan pembelajaran6.3.3. Bahan praktek pembelajaran 6.3.4. Laboratorium dan bengkel6.3.5. Sarana olah raga, 6.3.6. Perpustakaan6.3.7. Infrastruktur pendukung seperti kantin sekolah, MCK, alat

komunikasi, masjid dan lain-lain


Halaman

Penyimpanan, pengeluaran dan penggunaan sarana dan rekaman-rekaman yang berkaitan dengan ini dilakukan oleh Waka Sarana Prasarana. Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.3.a Pengelolaan sarana dan prasarana Penyimpanan, pengeluaran dan penggunaan sarana yang berkaitan dengan cetakan (buku, majalah, kamus, alqur-an), CD, kaset dll. yang berkaitan dengan ini dilakukan oleh Waka Sarana Prasarana. Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.6.3.b. Pelayanan perpustakaan.

6.4. Lingkungan Kerja

Waka Sarana Prasarana bersama Ka. TU bertanggung jawab atas pengelolaan lingkungan kerja dengan tujuan agar hasil proses diklat mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Rincian pengelolaan lingkungan diatur lebih lanjut dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.4. Pengelolaan lingkungan.

7. PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN

7.1. Perencanaan Penyelenggaraan Pembelajaran

7.1.1. Semua mata pelajaran yang diselenggarakan oleh SMK ........................................mengacu pada Kurikulum dan Silabus SMK ......................................... Waka. Kurikulum dan Ka. Kompetensi Keahlian melaksanakan Kurikulum dan Silabus secara taat azas.

7.1.2. Untuk memberikan bukti bahwa proses penyelenggaraan pembelajaran memenuhi persyaratan, dilakukan perekaman yang berhubungan dengan bagian-bagian terkait

7.1.3. Keluaran perencanaan harus dalam bentuk yang sesuai bagi metode operasi SMK .........................................

7.1.4. Agar dapat menetapkan calon siswa baru yang bermutu, maka SMK ........................................menetapkan proses PSB sebagai berikut :7.1.4.1. Sasaran dan persyaratan mutu siswa lulusan SMP/MTs

yang akan menjadi Peserta didik SMK ........................................menjadi tanggung jawab Waka. Kesiswaan. Persyaratan penentuan mutu calon peserta didik akan ditentukan dalam rapat Penerimaan Siswa Baru.

7.1.4.2. Proses PSB dan dokumen yang diperlukan ditetapkan bersama oleh Kepala Sekolah, Waka. Kesiswaan dan Ka. Kompetensi Keahlian.


Halaman

7.1.4.3. Kepala Sekolah menetapkan verifikasi, validasi dan pemantauan proses PSB agar hasil yang dicapai memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

7.1.4.4. Proses Penerimaan calon siswa diatur berdasarkan Instruksi Kerja, yaitu : IK. 7.1.4 Penerimaan Siswa Baru.

7.1.5. Untuk membantu lulusan memperoleh lapangan kerja, dibentuk Bursa Kerja Khusus (BKK) . Rincian pengelolaan BKK diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 7.1.5. Pengelolaan Bursa Kerja Khusus

7.2. Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1. Waka. Kurikulum dan Kepala Kompetensi Keahlian melaksanakan kegiatan pembelajaran dengan menggunakan Kurikulum dan silabus dengan menggunakan pendekatan berbasis kompetensi dan basis produksi. Persyaratan pembelajaran dan kompetensi serta kelengkapannya didokumentasikan.

7.2.2. Pembelajaran di DUDI / Prakerin / magang dilaksanakan di industri yang memenuhi persyaratan dan bersedia menerima siswa prakerin. Pembelajaran di idustri dikoordinir oleh Waka Hubinmas dan Ka. Kompetensi Keahlian

7.2.3. Jika ada persyaratan yang tidak tertulis oleh pelanggan yang ditetapkan oleh SMK ........................................, maka dilakukan konfirmasi terlebih dahulu sebelum penerimaan. Jika ada aspek yang kurang dipenuhi atau tidak tersedia, dicari alternatif lain sehingga dapat melaksanakan kegiatan pembelajaran.7.2.3.1. Menampung umpan balik dari pelanggan, termasuk

keluhan pelanggan7.2.3.2. Bila kemudian diperlukan amandemen, ditanggapi dan

ditangani dengan baik sehingga memuaskan kedua belah pihak.

7.2.3.3. Keluhan pelanggan ditangani oleh Waka. Hubin dan Masyarakat.

7.3. Perancangan dan Pengembangan Kurikulum

7.3.1. Perencanaan perancangan dan pengembangan pendidikan direncanakan dan dilakukan oleh Waka. Kurikulum. Selama perancangan dan pengembangan pendidikan, Waka. Kurikulum harus menetapkan :7.3.1.1. Tahapan perancangan dan pengembangan 7.3.1.2. Tinjauan, verifikasi, dan pembenaran yang sesuai bagi

tiap tahap perancangan dan pengembangan7.3.1.3. Tanggung jawab dan wewenang personal pada

tahapan perancangan dan pengembangan kurikulum.7.3.1.4. Perencanaan perancangan dan pengembangan diklat

dibuat dalam bentuk jadwal dan tahapannya.7.3.2. Masukan saran dan pengembangan yang berkaitan dengan

persyaratan produk harus ditetapkan dan rekamannya dipelihara. Masukan ini harus ditinjau kecukupannya.


Halaman

7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang memungkinkan dilakukan verifikasi terhadap masukan perancangan dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dikeluarkan.

7.3.4. Tinjauan atas perancangan dan pengembangan dilakukan dan rekaman hasil tinjauan dan tindakan apapun yang perlu dipelihara. Tinjauan ditujukan untuk menilai kemampuan hasil perancangan dan pengembangan serta untuk mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan.

7.3.5. Verifikasi perancangan dan pengembangan dilakukan sesuai dengan proses yang direncanakan untuk memastikan bahwa keluaran perancangan dan pengembangan telah memenuhi persyaratan masukan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan tindakan apapun yang perlu, harus dipelihara.

7.3.6. Validasi perancangan dan pengembangan dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan bagi penerapan yang ditentukan atau pemakaian yang dimaksudkan. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang perlu, harus dipelihara.

7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan ditunjukkan dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan dibenarkan serta disetujui sebelum diterapkan.

Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.7.3 .......................

7.4. Pembelian

SMK ........................................tidak melakukan pengadaan barang. Pengadaan dilakukan oleh Dinas Pendidikan Propinsi yang selanjutnya diserahkan kepada Sekolah yang diterima oleh Waka Sarana dan Prasarana. Untuk pengadaan jasa dilakukan oleh Unit yang memerlukan dengan terlebih dahulu disetujui oleh Kepala Sekolah.

7.5. Pengendalian Proses Pembelajaran

7.5.1. Pengendalian Proses Pembelajaran7.5.1.1. Semua kegiatan proses pembelajaran telah diverifikasi

dan divalidasi 7.5.1.2. Semua proses pembelajaran yang dilakukan

SMK ........................................ terdokumentasi dalam bentuk yang sesuai dengan persyaratan standar (misalnya: Intruksi Kerja, dokumen dan rekaman) yang menjelaskan tahapan proses, peralatan yang dipakai, metode verifikasi, metode validasi, cara inspeksi dan kriteria hasil kerja.

7.5.1.3. Untuk menjamin proses pelaksanaan pembelajaran mencapai kepuasan pelanggan, maka pengadaan bahan


Halaman

ajar, job sheet, perangkat lunak lainnya dilakukan oleh instalasi terkait. Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.7.5.1.3 Pengendalian proses pembelajaran.

7.5.1.4. Proses pembelajaran Produktif yang tidak dapat dilakukan di sekolah, maka proses tersebut dapat dilaksanakan di industri.

7.5.1.5. Evaluasi proses pembelajaran produktif dilakukan melalui ujian dan verifikasi (internal dan eksternal) secara berkala. Uji level dilakukan setiap tahun sekali, pada tingkat satu dan dua.

7.5.1.6. Evaluasi proses pembelajaran normatif dan adaptif dilakukan melalui ujian dan verifikasi setiap 3 (tiga) bulan sekali. Ujian penguasaan bahasa Inggris TOEIC dilakukan setiap tahun.

7.5.1.7. Peserta yang dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan akan diberikan laporan dan tanda kelulusan.

7.5.1.8. Peserta didik yang mengalami kesulitan belajar diberikan bimbingan dan konseling yang diatur dalam Instruksi Kerja, IK. 7.5.1.8 ...............................

7.5.1.9. Hasil evaluasi pelaksanaan pembelajaran yang telah dilaksanakan dijadikan acuan pelaksanaan pembelajaran sejenis dengan telah memperbaiki proses yang menjadi keluhan pelanggan.

7.5.1.10. Proses persiapan pembelajaran seperti penyusunan program yang telah tervalidasi mutlak dilaksanakan, bahan ajar dan bahan praktik yang dipakai telah siap sebelum pembelajaran dilaksanakan.

7.5.1.11. Kepala Kompetensi Keahlian memastikan bahwa dalam proses persiapan pembelajaran, mulai dari penyediaan fasilitator, bahan ajar, alat yang digunakan, serta bahan praktek telah tersedia dan siap untuk digunakan.

7.5.1.12. Fasilitas ruang teori, peralatan dan ruang praktek diperiksa, jadwal perawatan dibuat dan kegiatan perawatan tercatat pada Daftar Status Perawatan.

7.5.1.13. Penempatan dan penetapan guru/instruktur/narasumber untuk kegiatan pembelajaran ditentukan kualifikasi dan keterampilannya, dengan mengacu pada matrik kompetensi yang dimilikinya dengan persyaratan yang diminta.

7.5.1.14. Alat keselamatan kerja dipersiapkan dan dipakai saat proses pembelajaran berlangsung sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

7.5.2. Pembenaran Proses PembelajaranSemua proses pembelajaran di SMK ........................................dapat dipantau pada setiap tahapannya.


Halaman

7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur Proses Pembelajaran7.5.3.1. Proses pembelajaran yang telah dilaksanakan

diidentifikasi dan dapat ditelusuri melalui dokumen dan rekaman.

7.5.3.2. Identifikasi dan sistem rekaman proses pembelajaran diatur dengan metode sistem file database yang terstruktur, sehingga mudah ditelusur apabila dibutuhkan.

7.5.3.3. Identifikasi proses pembelajaran diberikan pada semua kegiatan pembelajaran, dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.

7.5.3.4. Status proses pembelajaran dari segi pemeriksaan persyaratan dan verifikasi, diidentifikasi sejak siswa masuk sampai siswa lulus.

7.5.3.5. Untuk dapat melaksanakan mampu telusur dengan baik, maka unit kerja yang bersangkutan pada setiap kegiatan realisasi proses pembelajaran harus mengendalikan dan merekam tahapan proses dengan benar dan terdata dengan baik.

7.5.4. Produk Milik Pelanggan7.5.4.1. SMK ........................................ mengidentifikasi barang

milik pelanggan pada saat peserta mendaftar.7.5.4.2. Barang milik siswa, seperti: Surat Keterangan Hasil

Ujian Nasional (SKHUN); Ijazah; Transkrip nilai; Buku Rapor; Sertifikat Uji Kompetensi, Sertifikat Prakerin dan sejenisnya harus ditandai, diverifikasi, dilindungi dan dijaga kepemilikannya.

7.5.4.3. Seluruh barang milik peserta didik dikelola oleh ketatausahaan urusan kesiswaan.

7.5.5. Perawatan Produk Pembelajaran7.5.5.1. Produk pembelajaran pada semua tahapan kegiatan

akan diidentifikasi, diperiksa secara berkala dan dinilai setiap selang waktu tertentu.

7.5.5.2. Penanganan semua hasil kegiatan pada semua tahapan diklat akan dilakukan sehingga tidak terjadi kerusakan atau pengurangan mutunya (modul, bahan ajar, leger nilai, KHS, Buku Laporan Pendidikan, copy sertifikat peserta diklat, biodata).

7.5.5.3. Penyimpanan produk akan dilakukan demikian sehingga produk diklat terhindar dari kerusakan dan penurunan mutu

7.6. Alat Pengukuran dan Pemantauan

SMK ........................................melakukan verifikasi terhadap alat ukur yang digunakan.

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN


Halaman

8.1. Umum

Untuk memperagakan kesesuaian produk, memastikan kesesuaian Sistem Manajemen Mutu dan terus menerus memperbaikinya, SMK ........................................merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan, yang bergantung kepada ketetapan metoda yang berlaku, termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya.

8.2. Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1. Kepuasan pelangganSalah satu pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu dilakukan dengan jalan pemantauan informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah SMK ........................................telah memenuhi keinginan, persyaratan dan kebutuhan pelanggan. Untuk itu dilakukan dengan antara lain :8.2.1.1. Kunjungan terjadwal kepada pelanggan yang

potensial.8.2.1.2. Pengiriman atau pengisian kuisioner dengan surat,

email, faximili atau yang lain.8.2.1.3. Pengukuran Kepuasan Pelanggan diatur dalam

Instruksi Kerja, yaitu : IK.8.2.1 ...........................................

8.2.2. Audit Internal

8.2.2.1. Untuk menilai apakah Sistem Manajemen Mutu SMK ........................................telah memenuhi pengaturan yang direncanakan pada standar ISO 9001:2008 dan pada persyaratan sistem mutu organisasinya, dan juga diterapkan secara efektif, SMK ........................................melaksanakan audit mutu internal.

8.2.2.2. Disusun Program Tahunan dan jadwal pelaksanaan audit berdasarkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, demikian juga pada hasil audit yang lalu.

8.2.2.3. Untuk memastikan terkendalinya proses pelaksanaan audit ditetapkan kriteria, lingkup, frekwensi dan metodenya.

8.2.2.4. Auditor-pelaksana kegiatan audit-dipilih sedemikian yaitu yang terlatih dan mandiri.

8.2.2.5. Manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit memastikan bahwa tindakan dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya pada waktu dilaksanakan audit. Auditor, yang lain atau sama harus ditugaskan untuk melakukan audit tindak lanjut, yang meliputi verifikasi tindakan yang dilakukan dan melaporkan hasil verifikasinya.


Halaman

8.2.2.6. WMM bertanggung jawab atas pelaksanaan program audit. Rincian lebih lanjut tentang kegiatan audit ini dijelaskan di dalam Prosedur

Operasional Standar, yaitu : POS 8.2.2. Pelaksanaan Audit Internal.

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

8.2.3.1. Proses PembelajaranPemantauan proses pembelajaran dilakukan dengan memantau kehadiran guru/instruktur/nara sumber, siswa dan jurnal mengajar. a. Pengukuran proses KBM melalui ujian sekolah dan

ujian nasional.b. Pengelolaan Ujian Sekolah dan diatur dalam Instruksi

Kerja, yaitu : IK.8.2.3.1.a Penyelenggaraan Ujian Sekolah

c. Pengelolaan Proses Ujian Nasional dan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.8.2.3.1.b Penyelenggaraan Ujian Nasional

8.2.3.2. Kegiatan ekstrakurikuler a. Ditetapkan atas dasar permintaan siswa dan kondisi

sekolah.b. Apabila kegiatan tersebut pelengkap dan menjadi

tidak diikuti semua siswa, maka siswa yang melakukan kegiatan tersebut diberi tanda/didata.

c. Pengakuan bagi peserta didik yang mengikuti kegiatan tersebut diberikan surat keterangan dari Kepala Sekolah.

8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Kompetensi Siswa

8.2.4.1.Pengukuran proses pembelajaran dilakukan melalui pengukuran kompetensi peserta didik yang dilakukan oleh guru.

8.2.4.2.Jika siswa tidak dapat menyelesaikan proses pembelajaran karena suatu alasan maka harus ada catatan mengenai peserta pembelajaran tersebut dan dilaporkan kepada Kepala Kompetensi Keahlian, pembimbing akademik.

8.2.4.3.Siswa yang tidak mencapai kompetensi diidentifikasi, dilaporkan ke Kepala Kompetensi Keahlian untuk ditangani lebih lanjut oleh guru/instruktur/nara sumber bersangkutan.

8.2.4.4.Pada tiap tahap proses pembelajaran yang ditentukan dilakukan pemantauan sesuai dengan Instruksi Kerja yang ditentukan, meliputi metoda pemantauan, karakteristik yang harus diverifikasi, instrumen yang harus dipergunakan, dan kriteria standard kompetensi yang ditetapkan.


Halaman

8.2.4.5.Kompetensi siswa yang telah dipantau/verifikasi diberi identifikasi yang menunjukkan kesesuaian/ketidaksesuaian kompetensi diklat, serta mengacu pada kriteria standar kompetensi yang telah ditetapkan. Rekaman inspeksi harus dipelihara.

8.2.4.6. Pelaksanaan pemantauan kompetensi siswa dapat dilakukan dengan cara melaksanakan Uji Kompetensi dan diuraikan lebih lanjut pada Instruksi Kerja, yaitu : IK.8.2.4.6. Penyelenggaraan Uji Kompetensi.

8.3. Penanganan Proses Pembelajaran dan Produk yang Tidak Sesuai

8.3.1. Semua proses pembelajaran yang ditemukan tidak sesuai diberi identifikasi dan/atau dipisahkan untuk mencegah pengulangan.

8.3.2. Rincian ketidaksesuaian yang tidak berarti didokumentasikan dengan merincikan jenis hasil kegiatan dan penyimpangannya dari ketentuan.

8.3.3. Rincian ketidaksesuaian akan ditinjau dan diverifikasi, dilaporkan kepada petugas yang berwenang untuk ditindaklanjuti.

8.3.4. Putusan tindak lanjut tersebut dapat berupa upaya perbaikan atas ketidaksesuaian yang diketemukan.

8.3.5. Seseorang yang bertanggung jawab untuk pengendalian tindak lanjut mendokumentasikan hasil tindaklanjutnya sehingga ketidaksesuaiannya diperbaiki.

8.3.6. Semua remedial diverifikasi dan terdokumentasi.8.3.7. Rincian dari metode, tanggungjawab dan dokumentasi

didefinisikan dalam prosedur Operasional Standar secara tertulis, yaitu : POS. 8.3. Pengendalian produk yang tidak sesuai.

8.4. Analisis Data

8.4.1. Seseorang staf SMK ........................................ditunjuk untuk menilai manfaat dan kebutuhan dengan menggunakan metode teknik statistik di berbagai bidang aktivitas dan tahap proses kegiatan pembelajaran. Bila untuk suatu aktivitas dipandang perlu untuk menerapkan teknik statistik, maka cara pengumpulan data, pengolahan dan pengambilan keputusan ditentukan dan didokumentasikan.

8.4.2. Petugas-petugas yang mengumpulkan data, mengolah data, dan menyusun informasi berdasarkan data yang dikumpulkan, ditunjuk dan diberi pelatihan yang dibutuhkan.

8.4.3. Sejauh mungkin cara-cara dan tabel yang standar dan teruji dipakai sebagai pedoman penerapan

8.4.4. Hasil semua analisis statistik harus didokumentasikan dengan baik dan dinilai untuk menentukan tingkat kinerja dan tindakan koreksi bila diperlukan.

8.5. Perbaikan Berlanjut

8.5.1. Perbaikan


Halaman

8.5.1.1.SMK ........................................mengadakan rapat tinjauan manajemen minimal .... kali satu tahun yang dipimpin oleh Kepala SMK ........................................

8.5.1.2. Setiap bulan diadakan rapat staf bulanan untuk mengadakan koreksi seperlunya pada sasaran mutu dan hal-hal yang menyangkut pada pelaksanaan sistem manejemen mutu.

8.5.1.3. Juga dibicarakan untuk perbaikan masalah yang ditemui pada saat audit internal, analisis data, tindakan koreksi dan pencegahan.

8.5.2. Tindakan Koreksi (Perbaikan)

8.5.2.1. Bila terjadi ketidaksesuaian sebagai hasil kegiatan yang bermasalah besar dan mengandung resiko, maka dibuat laporan ketidaksesuaian kepada Kepala Sekolah oleh WMM.

8.5.2.2. Wakil Manajemen Mutu mengusahakan untuk meneliti penyebab ketidaksesuaian nyata maupun potensial.

8.5.2.3. Tinjauan ketidasesuaian dilakukan mencakup antara lain : laporan penolakan siswa Prakerin oleh industri, laporan monitoring dan evaluasi proses pembelajaran, laporan pelayanan pembelajaran dan non pembelajaran, laporan audit internal dan eksternal dan data keluhan pelanggan serta hasil sasaran mutu.

8.5.2.4. Tindakan koreksi yang sesuai dilakukan tepat waktu, termasuk tindakan pencegahan untuk mencegah ketidaksesuaian hingga ketingkat yang sepadan dengan besarnya masalah dan resiko yang dihadapi.

8.5.2.5. Tindakan koreksi lebih lanjut diatur dalam Prosedur Operasional Standar, yaitu : POS.8.5.2. Pelaksanaan tindakan koreksi.

8.5.3. Tindakan Pencegahan

8.5.3.1. Untuk melakukan tindakan pencegahan maka setiap pelaksanaan proses Diklat diadakan perencanaan dan evaluasi perencanaan apakah sesuai dengan yang dilaksanakan. Apabila ada ketidaksesuaian maka dilakukan rapat untuk mendiskusikan masalah – masalah tentang penyimpangan mutu, sasaran mutu yang tidak tercapai yang dihadiri oleh Kepala Sekolah, WMM, Wakil Kepala Sekolah, Kaprogram dan semua ketua unit.

8.5.3.2. Bagian – bagian yang berkaitan dengan proses dan produk belajar mengajar mengumpulkan data untuk dianalisis dalam rapat bulanan yang akan dapat dievaluasi kemungkinan terjadinya suatu masalah atau ketidaksesuaian potensial.


Halaman

8.5.3.3. Rapat juga menilai perlunya dilakukan antisipasi tindakan pencegahan untuk meniadakan kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian.

8.5.3.4. Kepala SMK ........................................menugaskan bagian yang terkait untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang diperlukan.

8.5.3.5. Wakil Manajemen Mutu akan memantau tindakan pencegahan beserta akibat tindakan tadi sehingga tindakan tidak akan menimbulkan dampak yang merugikan.

8.5.3.6. Rekaman tindakan pencegahan disimpan oleh WMM dan bagian yang terkait dengan bagian tadi.

8.5.3.7. Lebih rinci tentang tindakan pencegahan dijelaskan dalam Prosedur Operasional Standar, yaitu : POS 8.5.3. Penanganan tindakan pencegahan.


Halaman

LAMPIRAN 1. Daftar Prosedur Operasi Standar (POS)

NO. JUDUL PROSEDURKLAUSUL PADA ISO

NOMOR PROSEDUR

1. Prosedur Pengendalian Dokumen 4.2.3 POS-4.2.32. Prosedur Pengendalian Rekaman 4.2.4 POS-4.2.43. Prosedur Audit Internal 8.2.2 POS-8.2.24. Prosedur Pengendalian Produk Tidak

Sesuai8.3 POS-8.3

5. Prosedur Tindakan Koreksi 8.5.2 POS-8.5.26. Prosedur Tindakan Pencegahan 8.5.3 POS-8.5.3

. LAMPIRAN 2. Daftar Instruksi Kerja (IK)

NO. JUDUL PROSEDURKLAUSUL PADA ISO

NOMOR PROSEDUR

1 Pengembangan Sumber Daya Manusia

6.2.2 IK-6.2.22 Pengelolaan Sarana dan Prasarana. 6.3.a IK-6.3.a3 Pelayanan Perpustakaan 6.3.b IK-6.3.b4 Pengelolaan Lingkungan 6.4 IK-6.45 Penerimaan Siswa Baru 7.1.4 IK-7.1.46 Pengelolaan Bursa Kerja Khusus 7.1.5 IK-7.1.57 Penyusunan Kurikulum

SMK ........................................7.3 IK-7.3

8 Pengadaan Sarana dan Prasarana 7.4.1 IK.7.4.19 Pengendalian Proses Pembelajaran 7.5.1.3 IK.7.5.1.3

10 Pelaksanaan Bimbingan dan konseling

7.5.1.8 IK.7.5.1.811 Pengukuran Kepuasan Pelanggan 8.2.1 IK-8.2.112 Dst13

14

15

LAMPIRAN 3. Matrik Tanggung Jawab Prosedur Operasional Standar (POS)

NO.

JUDUL PROSEDUR

KLAUSUL

PADA ISO

URAIANTANGGU

NGJAWAB

1. Prosedur pengendalian dokumen

4.2.3 Mengendalikan dokumen yang dipersiapkan untuk melaksanakan kegiatan

WMM


Halaman

NO.

JUDUL PROSEDUR

KLAUSUL

PADA ISO

URAIANTANGGU

NGJAWAB

2. Prosedur pengendalian rekaman

4.2.4 Mengendalikan dokumen yang telah terisi dengan kegiatan untuk disimpan sebagai bukti pelaksanaan

WMM

3. Prosedur audit internal

8.2.2 Melakukan audit internal terhadap kegiatan yang disepakati

WMM

4. Prosedur Pengendalian produk tidak sesuai

8.3 Mengendalikan kegiatan / produk yang tidak sesuai dengan pedoman

WMM

5. Prosedur tindakan koreksi

8.5.2 Melakukan tindakan koreksi terhadap kegiatan yang belum sesuai

WMM

6. Prosedur tindakan pencegahan

8.5.3 Melakukan tindakan pencegahan terhadap ketidaksuaian

WMM

Lampiran 4 Matrik Tanggung Jawab Instruksi Kerja (IK)

NO.

JUDUL PROSEDURKLAUSUL PADA ISO

URAIANTANGGUN

GJAWAB

1 Pengembangan sumber daya manusia

6.2.2 Mengembangkan sumber daya manusia yaitu tenaga pendidik dan tenaga ketatausahaan

Ka. TU

2 Pengelolaan sarana dan prasarana.

6.3.a Merawat dan menginventarisasi sarana - prasarana sekolah

Waka Sarana

3 Pelayanan perpustakaan

6.3.b Mengelola pelayanaan perpustakaan untuk kepentingan pembelajaran

Waka. Sarana

4 Pengelolaan lingkungan

6.4 Mengelola Lingkungan sekolah

Waka Sarana

5 Penerimaan siswa baru

7.1.4 Melaksanakan proses seleksi calon peserta pembelajaran

Waka Kesiswaan

6 Pengelolaan Bursa Kerja Khusus

7.1.5 Mengelola lulusan untuk memasuki dunia kerja/dunia usaha

Waka. Hubinmas

7 Penyusunan KTSP dan silabus

7.3 Menyusun Kurikulum SMK ........................................dan silabus sesuai Kompetensi Keahlian

Waka. Kurikulum

8 Pengendalian proses pembelajaran

7.5.1.3 Menyusun rencana pembelajaran, mengkondisikan, memonitoring proses

Waka. Kurikulum


Halaman

NO.

JUDUL PROSEDURKLAUSUL PADA ISO

URAIANTANGGUN

GJAWAB

pembelajaran dan mengevaluasi proses dan hasil pembelajaran serta melaporkan hasil pembelajaran

9 Pelaksanaan Bimbingan dan konseling

7.5.1.8 Menyusun dan melaksanakan bimbingan siswa yang mengalami kesulitan belajar

Waka. Kesiswaan

10 Pengukuran kepuasan pelanggan

8.2.1 Mengukur kepuasan pelanggan

WMM

11 dst


Halaman

Pedoman Mutu-revisi1

Documents

Transcript of Pedoman Mutu-revisi1