PEDOMAN MUTU - ppm-lppmp-unri.web.id

SISTEM MANAJEMAN MUTU LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN

KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS RIAU

PEDOMAN MUTU

Disahkan oleh : Diperiksa oleh : Disusun oleh :

Tanggal

Tanda Tangan

Jabatan Ketua LPPM

Universitas Riau Coordinator ISO Document Controller

STATUS NO. SALINAN

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun

seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari LPPM Universitas Riau.

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS RIAU

KATA PENGANTAR

LPPM Universitas Riau adalah institusi yang menaungi kegiatan penelitian dan pengabdian di

lingkungan Universitas Riau. Dalam kegiatan tersebut, LPPM Universitas Riau berusaha memberikan

pelayanan yang optimal kepada dosen/peneliti, pihak lain yang terkait dengan kegiatan penelitian

maupun pengabdian. LPPM Universitas Riau merupakan salah satu unsur pelaksana tridarma

perguruan tinggi. LPPM Universitas Riau bertugas mengkoordinasikan, memantau, dan menilai

pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang diselenggarakan oleh

pusat-pusat studi, fakultas, jurusan, bagian, kelompok dan perorangan. Disamping itu juga berfungsi

melakukan pengendalian dalam hal penggunaan sumberdaya, pengembangan dan peningkatan mutu

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dalam rangka memenuhi Visi LPPM Universitas Riau yaitu mewujudkan sivitas akademika yang

kreatif, inovatif, kompetitif melalui riset dan pengabdian kepada masyarakat berbasis Sains dan

Teknologi 2035. Untuk mewujudkan Visi tersebut maka Misi LPPM Universitas Riau: 1)

Mengembangkan riset dasar dan terapan yang unggul bermartabat di bidang Sains dan Teknologi; 2)

Menerapkan hasil riset inovatif bagi industri dan masyarakat. Guna memenuhi tuntutan pelayanan

yang optimal maka LPPM Universitas Riau menerapkan sistem manajemen mutu. LPPM Universitas

Riau berkomitmen untuk memberikan pelayanan berkualitas, prosedural dan profesional dengan

memenuhi persyaratan yang berlaku, serta secara terus-menerus meningkatkan keefektifan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Tersusunnya dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2015 ini diharapkan LPPM Universitas Riau dapat memberikan pelayanan yang terbaik dan

memberikan kepuasan kepada civitas akademika Universitas Riau dan masyarakat lainnya.

Pekanbaru, 01 November 2017

Ketua LPPM Universitas Riau

Prof. Dr. Almasdi Syahza SE., MP NIP : 19600822 199002 1002

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Daftar Distribusi

Coordinator ISO

No Bagian : A Tanggal : 01 November 2017 Revisi : 00 Halaman : 3 s/d 57

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

UNIVERSITAS RIAU

Pedoman Mutu ini didistribusikan kepada :

No No. Salinan

Dokumen Nama Jabatan

1 01 Ketua LPPM Universitas Riau

2 02 Sekretaris LPPM Universitas Riau

3 03 Kepala Bagian

4 04 Kepala Sub Bagian Umum dan Keuangan

5 05 Kepala Sub Bagian Program, Data dan Informasi

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Daftar Isi

Coordinator ISO

No Bagian : B Tanggal : 01 November 2017 Revisi : 00 Halaman : 4 s/d 57


UNIVERSITAS RIAU

Bagian Judul No. Rev Tgl. Berlaku

A Daftar Distribusi Dokumen 00 01 November 2017

B Daftar Isi 00 01 November 2017

C Status Tinjauan Pedoman Mutu 00 01 November 2017

D Status Revisi Bagian 00 01 November 2017

E Profil Perusahaan 00 01 November 2017

G Struktur Organisasi 00 01 November 2017

H Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu 00 01 November 2017

1.0 Tujuan dan Ruang Lingkup 00 01 November 2017

2.0 Acuan Normatif 00 01 November 2017

3.0 Istilah dan Definisi 00 01 November 2017

4.0 Konteks Organisasi 00 01 November 2017

5.0 Kepemimpinan 00 01 November 2017

6.0 Perencanaan 00 01 November 2017

7.0 Pendukung 00 01 November 2017

8.0 Operasi 00 01 November 2017

9.0 Evaluasi Kinerja 00 01 November 2017

10.0 Peningkatan 00 01 November 2017

11.0 Referensi Silang 00 01 November 2017

12.0 Interaksi Bisnis Proses 00 01 November 2017

13.0 Tabel Risiko 00 01 November 2017

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Status Tinjauan Pedoman Mutu

Coordinator ISO

No Bagian : D Tanggal : 01 November 2017 Revisi : 00 Halaman : 5 s/d 57


UNIVERSITAS RIAU

No. Rencana Tinjauan Tanggal Tinjauan Hasil Tinjauan

1

2017

2

3

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Status Revisi Bagian

Coordinator ISO

No Bagian : D Tanggal : 01 November 2017 Revisi : 00 Halaman : 6 s/d 57


UNIVERSITAS RIAU

Nomor

Revisi

Nomor

Bagian Halaman Perubahan Tanggal

Tanda

Tangan

Pelaksana

1.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Profil Perusahaan

Coordinator ISO

No Bagian : E Tanggal : 01 November 2017 Revisi : 00 Halaman : 7 s/d 57


UNIVERSITAS RIAU

A. LATAR BELAKANG

Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Riau merupakan

lembaga yang dibentuk pada tahun 2014. Lembaga ini semula merupakan 2 lembaga di

lingkungan Universitas Riau, yaitu Lembaga Penelitian (Lemlit) dan Lembaga

Pengabdian kepada Masyarakat (LPM).

Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Riau semula bernama Pusat

Pengabdian Kepada Masyarakat (Pusdimas), dibentuk berdasarkan Peraturan Perintah

Nomor 5 tahun 1980 tentang Pokok-pokok Organisasi Universitas/Institut Negeri.

Dalam pelaksanaannya, Pusdimas merujuk kepada Keputusan Presiden Nomor 38

tentang struktur Universitas Riau, khususnya pada pasal 4 poin 11 yang menyebutkan

tentang Pusat Pengabdian kepada Masyarakat.

Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat (LPM) terbentuk berdasarkan Keputusan

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 0428/0/1992 tentang Statuta

Universitas Riau, yang ditindaklanjuti dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan RI Nomor 0112/0/1993 tanggal 27 Februari 1993, tentang organisasi dan

tata kerja Universitas Riau.

Lemlit dan LPM Universitas Riau melebur menjadi lembaga baru yaitu Lembaga

Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Riau. LPPM

Universitas Riau dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

RI Nomor 114 tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau yang

dikeluarkan pada 8 Oktober 2014.

B. VISI DAN MISI LPPM UNIVERISTAS RIAU

Visi Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Riau (LPPM

UR) adalah Mewujudkan Sivitas Akademika yang kreatif, inovatif dan kompetitif

melalui riset dan pengabdian kepada masyarakat berbasis Sains dan Teknologi

2035.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Profil Perusahaan

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

Untuk mewujudkan Visi tersebut maka Misi LPPM UR adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan riset dasar dan terapan yang unggul bermartabat di bidang

Sains dan Teknologi

2. Menerapkan hasil riset inovatif bagi industri dan masyarakat.

Tugas pokok LPPM UR berupa penelitian dan pengabdian serta etos kerja lembaga

tercermin pada moto LPPM UR, yaitu: Meneliti, Berkarya, dan Mengabdi.

C. TUJUAN

Berdasarkan visi dan misi yang telah ditetapkan maka LPPM Universitas Riau

mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Menghasilkan riset dasar yang unggul bermartabat bagi pengembangan sains

dan teknologi

2. Mengembangkan riset terapan yang unggul bermartabat bagi industri dan

masyarakat

3. Menyebarkan hasil riset melalui berbagai media Nasional dan Internasional

4. Menghasilkan Prototipe, Teknologi Tepat Guna dan model pembangunan yang

inovatif bagi kesejahteraan masyarakat

D. RUANG LINGKUP KEGIATAN

Secara garis besar ruang lingkup kegiatan LPPM Universitas Riau ialah merencanakan,

mengkoordinasikan, melaksanakan, memantau, dan menilai pelaksanaan kegiatan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam melaksanakan tugas

sebagaimana dimaksud, LPPM Universitas Riau menyelenggarakan fungsi:

a. Penyusun rencana, program, dan anggaran LPPM

b. Pelaksanaan penelitian ilmiah murni dan terapan

c. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat

d. Koordinasi pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

e. Pelaksanaan publikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Profil Perusahaan

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

f. Pelaksanaan kerja sama di bidang penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat

g. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Profil Perusahaan

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

STRUKTUR ORGANISASI

Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, struktur organisasi LPPM Universitas

Riau, sebagaimana di bawah ini:

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Kebijakan dan Sasaran Mutu

Coordinator ISO

No Bagian : F Tanggal : 01 November 2017 Revisi : 00 Halaman : 11 s/d 57


UNIVERSITAS RIAU

KEBIJAKAN MUTU

Dalam rangka memenuhi Visi Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat (LPPM) Universitas Riau yaitu mewujudkan Sivitas Akademika yang

kreatif, inovatif, kompetitif melalui riset dan pengabdian kepada masyarakat

berbasis Sains dan Teknologi 2035. LPPM Universitas Riau berkomitmen untuk

memberikan pelayanan berkualitas, prosedural dan profesional dengan memenuhi

persyaratan yang berlaku, serta secara terus-menerus meningkatkan keefektifan:

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.



Prof. Dr. Almasdi Syahza SE., MP

NIP : 19600822 199002 1002

Pembina Utama

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu


Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

SASARAN MUTU Ketua LPPM Universitas Riau menetapkan Sasaran Mutu sebagai berikut:

BAGIAN SASARAN KEGIATAN TARGET MEDIA MONITORING

Sub Bagian Program, Data dan Informasi

Peningkatan kuantitas dan

kualitas penelitian dan

pengabdian kepada

masyarakat

Memberikan sosialisasi penelitian dan pengabdian paling sedikit 2 (dua) kali setahun

100 % - Daftar Hadir Sosialisasi

- Jadwal Sosialisasi - Jumlah proposal yang

lulus - Laporan Kegiatan

Memberikan pelatihan penyusunan proposal minimal sekali dalam setahun

100 % - Daftar Hadir Pelatihan - Jadwal Pelatihan - Jumlah proposal yang

lulus - Laporan Kegiatan

Peningkatan kuantitas dan

kualitas publikasi

ilmiah

Workshop publikasi ilmiah nasional dan internasional minimal 2 (dua) kali dalam setahun

100 % - Daftar Hadir Workshop

- Jadwal Workshop - Jumlah artikel yang

dipublikasikan - Laporan Kegiatan

Peningkatan dalam

pengelolaan jurnal ilmiah

Penerbitan 6 (enam) jurnal ilmiah masing-masing 2 (dua) kali dalam setahun

50 % - Jurnal yang aktif - Volume terbit

Peningkatan pelayanan

Kuliah Kerja Nyata

(Kukerta)

Pelayanan pendaftaran online, penentuan lokasi Kukerta, pembekalan dan penentuan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL)

100 % - Jumlah pendaftar Kukerta

- Daftar Lokasi Kukerta - Distribusi Peserta

Kukerta - SK Penunjukan DPL

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Memberikan respon setiap keluhan pelanggan maksimum 2x 24 jam

80 % - Daftar Keluhan Pelanggan

Indeks Kepuasan Pelanggan minimal 77,0

80 % - Kuesioner survey Kepuasan Pelanggan

- Analisa Survey Kepuasan Pelanggan

Sub Bagian Umum dan Keuangan

Peningkatan tertib

administrasi pelayanan

Membalas surat yang masuk dari pihak terkait maksimal 2x24 jam

75 % - Buku agenda surat menyurat

- Arsip Surat Surat masuk dan surat keluar tercatat di buku agenda

90 % - Buku agenda surat menyurat

- Arsip Surat - Daftar Keluhan

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu


Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

BAGIAN SASARAN KEGIATAN TARGET MEDIA MONITORING

Sub Bagian Umum dan Keuangan

Pelanggan

Peningkatan Sumber Daya

Manusia

Penyelenggaraan pelatihan internal ataupun eksternal minimal sekali dalam setahun per bagian

100 % - Sertifikat pelatihan - Daftar Hadir Pelatihan - Surat Tugas - Laporan Kegiatan

Peningkatan pelayanan sarana dan prasarana

Merawat sarana dan prasarana gedung dan kendaraan minimal 2 (dua) kali dalam setahun

80 % - Jadwal pemeliharaan - Checklist perawatan

Bandahara Pengeluaran

Pembantu (BPP)

Peningkatan tertib

administrasi keuangan

Pencairan dana penelitian dan pengabdian selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja

85 % - SPP - AMPRA - Kuitansi

Peningkatan pelayanan

penelitian dan pengabdian

Penyusunan dan tanda tangan kontrak penelitian dan pengabdian dengan pihak ketiga

100 %

- Kontrak penelitian - SK Tim peneliti - Surat Tugas - Referensi Bank

Penyusunan dan tanda tangan kontrak penelitian dan pengabdian dengan peneliti internal

100 % - Kontrak penelitian - Surat Tugas

Reviewer Internal

Peningkatan kualitas dan

kuantitas proposal

penelitian dan pengabdian

Seleksi proposal penelitian minimal 400 proposal/tahun

70 % - Jumlah proposal yang lulus

Seleksi proposal pengabdian dengan terget minimal 50 proposal

70 % - Jumlah proposal yang lulus

Peningkatan kualitas dan

kuantitas artikel ilmiah

Seleksi artikel ilmiah penelitian minimal 400 artikel/tahun

75 % - Jumlah artikel ilmiah yang layak untuk dipublikasi

Seleksi artikel ilmiah pengabdian minimal 50 artikel/tahun

75 % - Jumlah artikel ilmiah yang layak untuk dipublikasi



Prof. Dr. Almasdi Syahza SE., MP NIP : 19600822 199002 1002

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Tujuan dan Ruang Lingkup

Coordinator ISO

No Bagian : 1.0 Tanggal : 01 November 2017 Revisi : 00 Halaman : 14 s/d 57


UNIVERSITAS RIAU

1 TUJUAN DAN RUANG LINGKUP

1.1 Umum

Pedoman Mutu berisi kebijakan dan tata cara penyelenggaraan Sistem Manajemen Mutu

di LPPM Universitas Riau yang sesuai dengan standar ISO 9001 : 2015. Pedoman Mutu ini

merupakan dokumen utama yang digunakan sebagai acuan bagi dokumen – dokumen

yang berada dibawahnya.

Pedoman Mutu ini selaras dengan kebijakan–kebijakan yang tertuang pada dokumen–

dokumen rujukan LPPM Universitas Riau yang menetapkan Visi-Misi serta rencana

jangka panjang LPPM Universitas Riau.

1.2 Tujuan

Untuk mencapai kepuasan pengguna jasa melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk

proses-proses untuk perbaikan sistem secara berkelanjutan dan jaminan kesesuaian

dengan persyaratan pihak berkepentingan dan peraturan yang berlaku sehingga

menghasilkan layanan yang prima kepada pengguna jasa dan pihak – pihak lain yang

berkepentingan di lingkup LPPM Universitas Riau.

1.3 Ruang Lingkup dan Pengecualian

Ruang lingkup Manual ini meliputi penetapan dan penerapan persyaratan manajemen

secara menyeluruh dan terintegrasi pada seluruh proses di LPPM Universitas Riau.

Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu ini mencakup perencanaan, koordinasi,

pelaksanaan, pemantauan, dan penilaian pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat serta pengendalian administrasi sumber daya yang dibutuhkan.

Dalam rangka mencapai hal tersebut diperlukan proses pelayanan mulai dari proses

perencanaan strategi, persiapan, pelaksanaan, pengelolaan kinerja, pemastian mutu dari

jasa, pengelolaan risiko, pengelolaan sumber daya, sarana dan prasarana serta lingkungan

kerja, implementasi proses serta pengukuran dan perbaikan proses kinerja.

Persyaratan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2015 yang tidak diterapkan oleh

LPPM Universitas Riau adalah:

- Klausul 7.1.5.2. (Pengendalian Peralatan Pemantauan dan Pengukuran)

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Tujuan dan Ruang Lingkup

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

Kegiatan tersebut sampai saat ini memang tidak dilakukan oleh LPPM Universitas Riau

karena kegiatan LPPM Universitas Riau tidak menggunakan peralatan pemantauan dan

pengukuran, tetapi jika dikemudian hari kegiatan tersebut dilakukan, maka manajemen

akan memenuhinya sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2015.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Acuan Normatif

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

2 ACUAN NORMATIF

Pedoman Mutu ini, baik isi, susunan, maupun kosakata mengacu kepada sumber – sumber yaitu:

a. Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001 : 2015)

b. Quality Management System – Fundamental and vocabulary (ISO 9000 : 2015)

c. Guidelines for Auditing Management System (ISO 19011 : 2011)

d. Direktorat Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat - Panduan Pelaksanaan

Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi XI Tahun 2017

e. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 54

Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Istilah dan Definisi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

3 ISTILAH DAN DEFINISI

Pada Pedoman Mutu ini, berlaku istilah dan definisi yang berkaitan dengan ISO 9000 : 2015,

khususnya Sistem Manajemen Mutu serta dasar – dasar dan kosakata SNI 19-9001 – 2015.

Berikut ini beberapa istilah dan definisi kunci :

3.1 Ketua LPPM Universitas Riau

Orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi di level tertinggi.

3.2 Organisasi

Orang atau sekelompok orang yang memiliki fungsi masing-masing dengan tanggung

jawab, wewenang dan hubungan untuk mencapai sasaran.

3.3 Pihak Berkepentingan

Pemangku kepentingan orang atau organisasi yang dapat mempangaruhi, di pengaruhi,

atau menganggap dirinya terpengaruh oleh suatu keputusan atau kegiatan. Pihak-pihak

yang berkepentingan terhadap kinerja dan jasa LPPM Universitas Riau antara lain:

Kemenristekdikti, Rektor Universits Riau, Fakultas/Program studi, Dosen, Mahasiswa,

Masyarakat serta Internal LPPM Universitas Riau.

3.4 Pengguna Jasa

Dosen, peneliti, pengabdi, mahasiswa, tenaga ahli dan/atau pihak eksternal yang

memperoleh jasa dari LPPM Universitas Riau.

3.5 Persyaratan Pengguna Jasa

Kebutuhan atau harapan pengguna jasa yang dinyatakan, baik secara tersirat maupun

eksplisit.

3.6 Kepuasan Pengguna Jasa

Persepsi pengguna jasa terhadap tingkat harapan pengguna jasa sudah di penuhi.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu


Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

3.7 Umpan Balik Pengguna Jasa

Opini, komentar dan ekspresi ketertarikan pada produk, jasa atau proses penanganan

keluhan.

3.8 Manajemen

Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi.

3.9 Mutu

Derajat dari sekumpulan karakteristik melekat pada suatu objek yang memenuhi

kompersyaratan.

3.10 Manajemen Mutu

Manajemen yang berkaitan dengan mutu.

3.11 Perencanaan Mutu

Bagian dari manajemen mutu yang berfokus pada pengaturan sasaran mutu dan

menetapkan proses operasional yang di perlukan, dan sumber daya terkait untuk

mencapai sasaran mutu.

3.12 Peningkatan Mutu

Bagian dari manajemen mutu yang berfokus pada peningkatan kemampuan untuk

memenuhi persyaratan mutu.

3.13 Realisasi Sistem Manajemen Mutu

Proses penetapan, pengdokumentasian, penerapan, pemeliharaan, dan proses

peningkatan berkelanjutan sistem manajemen mutu.

3.14 Peningkatan Berkesinambungan

Adalah kegiatan berulang untuk meningkatkan kemampuan dalam memenuhi

persyaratan.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu


Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

3.15 Sistem

Adalah sekumpulan jaringan kerja yang saling berpengaruh, berkumpul bersama untuk

melakukan suatu proses dalam rangka mencapai suatu sasaran tertentu.

3.16 Sistem Manajemen

Kumpulan unsur organisasi yang saling terkait dan berinteraksi untuk menetapkan

kebijakan, sasaran, dan proses untuk mencapai sasarang tersebut.

3.17 Sistem Manajemen Mutu

Bagian dari sistem manajemen yang berkaitan dengan mutu.

3.18 Pedoman Mutu

Pedoman Mutu adalah dokumen yang berisikan rincian Sistem Manajemen Mutu dalam

suatu organisasi.

3.19 Kebijakan Mutu

Kebijakan resmi yang dinyatakan oleh pimpinan puncak, yang mengandung maksud dan

arahan secara menyeluruh bagi suatu organisasi yang terkait dengan mutu.

3.20 Visi

Aspirasi dan cita-cita organisasi sebagaiman dinyatakan Ketua LPPM Universitas Riau .

3.21 Misi

Tujuan dari keberadaan organisasi sebagaimana dinyatakan Ketua LPPM Universitas Riau.

3.22 Sasaran Mutu

Kebijakan resmi yang dinyatakan oleh pimpinan puncak, yang mengandung maksud dan

arahan secara menyeluruh bagi suatu organisasi yang terkait dengan mutu.

3.23 Dokumen

Informasi berikut media penyimpanannya.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu


Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

3.24 Informasi Terdokumentasi

Informasi dalam bentuk media penyimpanan yang dipersyaratkan untuk dikendalikan

dan di pelihara oleh organisasi.

3.25 Catatan

Catatan adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberikan bukti

pelaksanaan kegiatan.

3.26 Risiko

Dampak dari ketidakpastian.

3.27 Dampak

Adalah suatu penyimpangan negative atau positif dan yang diinginkan.

3.28 Ketidakpastian

Adalah keadaan dari kekurangan informasi walaupun parsial, yang berkaitan dengan

pemahaman atau pengetahuan akan suatu kejadian, konsekuensi, atau kemungkinan.

3.29 Tinjauan Manajemen

Adalah evaluasi formal dari pimpinan puncak terhadap status dan kesesuaian sistem

mutu dan hubungannya dengan kebijakan mutu serta sasaran – sasaran.

3.30 Audit

Adalah proses penilaian atau pengujian yang dilakukan secara sistematis, mandiri dan

terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara objektif untuk

menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi.

3.31 Program Audit

Kumpulan dari satu atau lebih audit yang direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan

diarahkan untuk maksud tertentu.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu


Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

3.32 Ruang Lingkup Audit.

Cakupan dari batasan audit.

3.33 Kriteria Audit

Seperangkat kebijakan, prosedur, atau persyaratan yang digunakan sebagai acuan

pembanding terhadap bukti objektif.

3.34 Bukti Audit

Adalah rekaman pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit

dan dapat diverifikasi.

3.35 Temuan Audit

Hasil evaluasi terhadap bukti audit yang dikumpulkan di bandingkan dengan kriteria

audit.

3.36 Ketidaksesuian

Tidak terpenuhinya persyaratan.

3.37 Tindakan Perbaikan/Koreksi

Tindakan untuk menghilangkan sumber ketidaksesuaian dan mencegah kejadian

berulang.

3.38 Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM Universitas Riau)

Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat yang selanjutnya disingkat LPPM

Universitas Riau adalah salah satu bagian dari Universitas Riau sebagai institusi pelaksana

terdepan untuk pengembangan dibidang Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

LPPM berperan dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi serta

meningkatkan kesejahteraan masyarakat dengan kegiatan riset dan pengabdian kepada

masyarakat.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu


Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

3.39 Produk

Proposal, laporan serta luaran hasil penelitian dan pengabdian yang merupakan hasil

pelayanan dari LPPM Universitas Riau.

3.40 Pelayanan

Segala bentuk aktifitas jasa dari LPPM Universitas Riau dalam menghasilkan produk.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Konteks Organisasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

4 KONTEKS ORGANISASI

4.1 Memahami organisasi dan konteksnya

LPPM Universitas Riau menentukan masalah internal dan eksternal yang relevan dengan

tujuan dan arahan stratejik yang dapat berpengaruh pada kemampuan untuk mencapai

hasil yang diinginkan dari sistem manajemen mutu. LPPM Universitas Riau memantau dan

meninjau informasi tentang isu internal dan eksternal.

Tabel 4.1. Isu Internal dan Eksternal

Isu Internal Eksternal

Positif

1. Adanya Pusat Studi HaKI yang

melaksanakan pengurusan hak

paten dari penelitian dosen dan

mahasiswa Universitas Riau.

2. Adanya publikasi ilmiah berupa

jurnal terakreditasi dan tidak

terakreditasi dan prosiding

yang diterbitkan oleh LPPM

Universitas Riau.

3. Tersedianya information and

communiacation technology

(ICT) berkualitas.

1. Jumlah dosen di lingkungan

Universitas Riau yang memiliki

kualifikasi S2 (76%) dan S3

(24%) (Sumber data Renstra

dan RIP Tahun 2016).

2. Tersedianya dana penelitian

dan pengabdian dari berbagai

sumber.

3. Tersedianya tenaga ahli yang

mempunyai kesesuaian

kebutuhan dengan kompetensi

tenaga penelitian dan

pengabdian.

4. Terbukanya peluang kerjasama

dalam kegiatan penelitian dan

pengabdian dengan instansi

pemerintah, BUMN, maupun

swasta.

5. Dukungan pemerintah daerah,

instansi swasta, maupun

universitas dalam dan luar

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Konteks Organisasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

Isu Internal Eksternal

negeri yang bersedia

bekerjasama.

6. Adanya program peningkatan

kompetensi akademik bagi

dosen yang diadakan oleh

Universitas Riau.

Negatif 1. Belum optimalnya kerja sama

dari pusat-pusat studi hal ini

dapat dilihat sedikitnya

penelitian kerjasama antar

pusat penelitian.

2. Bidang keahlian yang tidak

terdistribusi dengan rata sesuai

dengan kebutuhan konsentrasi.

3. Belum lengkapnya sarana dan

prasarana penelitian khususnya

laboratorium riset.

4. Jumlah dana penelitian dan

pengabdian belum optimal

yang dikelola oleh LPPM

Universitas Riau.

5. Belum optimal sosialisasi dan

pemanfaatan IT bagi sivitas

akademika

1. Rendahnya minat dosen

terlibat dalam penelitian,

2. Kualitas penelitian perguruan

tinggi negeri dan swasta selain

Universitas Riau yang semakin

baik.

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan

Karena pengaruh atau pengaruh potensial pada kemampuan LPPM Universitas Riau untuk

secara konsisten menyediakan pelayanan yang memenuhi persyaratan pihak

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Konteks Organisasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

berkepentingan serta peraturan dan perundang-undangan, LPPM Universitas Riau

menentukan :

a. Pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu;

b. Persyaratan dari pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu.

LPPM Universitas Riau memantau dan meninjau informasi tentang pihak berkepentingan

ini dan persyaratan mereka yang relevan.

Tabel 4.2. Kebutuhan dan Harapan Pihak Berkepentingan

No. Pihak

Berkepentingan

Kebutuhan Pihak

Berkepentingan

Harapan Pihak

berkepentingan

EKSTERNAL

1. Kemenristekdikti Jumlah Publikasi internasional

yang dihasilkan dosen/peneliti

Universitas Riau

Meningkatnya jumlah

Publikasi internasional

2. Rektor Universitas

Riau

Terlaksananya Tri Darma

Perguruan Tinggi oleh

dosen/peneliti Universitas Riau

1. Meningkatnya publikasi

internasional dan

nasional

2. Meningkatnya perolehan

Paten dan Hak Cipta

3. Melahirkan teknologi

tepat guna bagi

masyarakat

4. Meningkatkan pelayanan

bagi masyarakat melalui

pengabdian

3. Fakultas/Program

Studi

Peningkatan jumlah peneliti dan

publikasi ilmiah dosen/peneliti

1. Meningkatnya jumlah

dosen melakukan

penelitian dan

pengabdian

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Konteks Organisasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

No. Pihak

Berkepentingan

Kebutuhan Pihak

Berkepentingan

Harapan Pihak

berkepentingan

2. Meningkatnya jumlah

publikasi ilmiah

4. Dosen Kesempatan melakukan

penelitian , pengabdian dan

publikasi

1. Meningkatkan dana

penelitian dan

pengabdian

2. Tersedianya dana

publikasi ilmiah melalui

jurnal dan seminar

nasional / internasional

5. Mahasiswa Kesempatan melakukan

penelitian bersama dosen dan

Kuliah Kerja Nyata (Kukerta)

1. Terlibat dalam

pelaksanaan penelitian

dosen

2. Meningkatnya pelayanan

Kukerta

3. Berpartisipasi dalam

publikasi bersama dosen

6. Masyarakat Adanya inovasi teknologi tepat

guna untuk peningkatan

produktivitas masyarakat

Dapat memanfaatkan hasil

penelitian dosen dalam

upaya peningkatan

produktivitas dan

kesejahteraan

7. Lembaga Pemerintah

/Instansi Swasta dan

BUMN

Hasil riset yang dapat

dimanfaatkan bagi

Lembaga/Instansi dan reputasi

internasional

1. Adanya hasil riset yang

dapat dimanfaatkan oleh

Lembaga/Instansi

2. Adanya masukan dari

hasil riset untuk pembuat

kebijakan bagi

pemerintah/ swasta

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Konteks Organisasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

No. Pihak

Berkepentingan

Kebutuhan Pihak

Berkepentingan

Harapan Pihak

berkepentingan

3. Munculnya inovasi bagi

pemerintah maupun

swasta

INTERNAL

8. Karyawan LPPM

Universitas Riau

Penghargaan atau apresiasi dari

Lembaga

Perlindungan dan

peningkatan kesejahteraan

pegawai

4.3 Menetapkan lingkup sistem manajemen mutu

LPPM Universitas Riau menentukan batas dan aplikasi sistem manajemen mutu untuk

menetapkan lingkupnya. Ketika menentukan lingkup, LPPM Universitas Riau

mempertimbangkan :

a. isu internal dan eksternal;

b. persyaratan pihak berkepentingan yang relevan;

c. pelayanan jasa LPPM Universitas Riau.

LPPM Universitas Riau menerapkan seluruh persyaratan dari ISO 9001:2015 apabila

dapat diterapkan dalam lingkup yang ditentukan pada sistem manajemen mutu.

Lingkup sistem manajemen mutu LPPM Universitas Riau tersedia dan dipelihara sebagai

informasi terdokumentasi. Lingkup ini menyatakan jenis pelayanan jasa yang dicakup dan

memberikan pembenaran untuk hal apapun jika persyaratan ISO 9001:2015 tidak

diterapkan pada lingkup dari sistem manajemen mutu.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Konteks Organisasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

4.4 Sistem manajemen mutu dan proses

4.4.1 LPPM Universitas Riau menetapkan, menerapkan, memelihara dan menigkatkan

sistem manajemen mutu, termasuk proses dan interaksinya yang diperlukan,

sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015.

LPPM Universitas Riau menentukan proses yang diperlukan bagi sistem

manajemen mutu dan penerapannya diseluruh bagian LPPM Universitas Riau,

dan:

a. menetapkan masukan yang diperlukan dan keluaran yang diharapkan dari

proses pelayanan jasa;

b. menetapkan urutan dan interaksi proses yang dilampirkan dalam pedoman

mutu ini;

c. menetapkan dan menerapkan kriteria, metode (termasuk pengukuran dan

indikator kinerja terkait) yang diperlukan untuk memastikan operasi, dan

kendali proses yang efektif;

d. menetapkan sumber daya yang diperlukan dan memastikan ketersediaan;

e. penunjukan tanggung jawab dan wewenang untuk proses tersebut;

f. menangani risiko dan peluang, merencanakan dan menerapkan tindakan yang

tepat untuk mengatasinya;

g. mengevaluasi metode untuk memantau, mengukur, dan mengevaluasi proses

dan jika diperlukan, perubahan proses untuk memastikan hal tersebut

mencapai hasil yang dimaksud;

h. meningkatkan proses dan sistem manajemen mutu.

4.4.2 Sejauh diperlukan, LPPM Universitas Riau:

a. memelihara informasi terdokumentasi untuk mendukung operasi dari

prosesnya;

b. menyimpan informasi terdokumentasi untuk meyakinkan bahwa proses yang

dilakukan sesuai dengan rencana.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Kepemimpinan

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

5 Kepemimpinan

5.1 Kepemimpinan dan komitmen

5.1.1 Umum

Ketua LPPM Universitas Riau memperlihatkan kepemimpinan dan komitmen

terhadap sistem manajemen mutu dengan :

a. mengambil tanggung jawab atas keefektifan sistem manajemen mutu;

b. memastikan kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk ditetapkan untuk sistem

manajemen mutu dan arahan stratejik LPPM Universitas Riau;

c. memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu dalam proses

bisnis LPPM Universitas Riau;

d. mempromosikan kepedulian pada pendekatan proses dan pemikiran berbasis

risiko;

e. memastikan sumber daya yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu

tersedia;

f. mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif dan kesesuaian

terhadap persyaratan sistem manajemen mutu;

g. memastikan bahwa sistem manajemen mutu mencapai hasil yang dimaksud;

h. melibatkan mengarahkan dan mendukung pegawai untuk berkontribusi pada

keefektifan sistem manajemen mutu;

i. mempromosikan peningkatan pelayanan;

j. mendukung peran manajemen relevan lainnya untuk memerlihatkan

kepemimpinannya dalam tanggungjawab mereka.

5.1.2 Fokus pada Pengguna Jasa

Ketua LPPM Universitas Riau memperagakan kepemimpinan dan komitmennya

untuk fokus pada pengguna jasa dengan memastikan bahwa:

a. persyaratan pengguna jasa dan peraturan serta persyaratan perundang-

undangan ditentukan dan dipenuhi;

b. risiko dan peluang yang mempunyai pengaruh terhadap pelayanan serta

kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pengguna jasa ditentukan dan

disampaikan;

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Kepemimpinan

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

c. Menjaga fokus pada peningkatan kepuasan pengguna jasa dengan cara

membuat program terobosan pelayanan.

5.2 Kebijakan

5.2.1 Penetapan kebijakan mutu

Ketua LPPM Universitas Riau menetapkan, menerapkan dan memelihara

kebijakan mutu yang :

a. Sesuai dengan tujuan dan konteks LPPM Universitas Riau dan mendukung arah

stratejik;

b. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan sasaran mutu;

c. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku;

d. Mencakup komitmen untuk peningkatan berkelanjutan dari sistem manajemen

mutu.

5.2.2 Komunikasi kebijakan mutu

Kebijakan mutu LPPM Universitas Riau :

a. Tersedia dan dipelihara sebagai informasi terdokumentasi;

b. Dikomunikasikan, dimengerti dan diterapkan dalam LPPM Universitas Riau;

c. Tersedia untuk pihak yang berkepentingan yang relevan, jika perlu.

5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Wewenang LPPM Universitas Riau

Ketua LPPM Universitas Riau memastikan bahwa tanggung jawab wewenang untuk peran

yang relevan telah ditentukan, dikomunikasikan dan dimengerti oleh seluruh jajaran

LPPM Universitas Riau. Ketua LPPM Universitas Riau menunjuk tanggung jawab dan

wewenang untuk:

a. Memastikan sistem manajemen mutu memenuhi persyaratan ISO 9001:2015;

b. Memastikan proses menghasilkan keluaran yang diharapkan;

c. Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu dan peluang untuk peningkatan,

khususnya pada Ketua LPPM Universitas Riau;

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Kepemimpinan

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

d. Memastikan pegawai diseluruh Bagian LPPM Universitas Riau fokus pada pelayanan

prima bagi pengguna jasa;

e. Memastikan terpeliharanya keutuhan sistem manajemen mutu apabila terjadi

perubahan dari yang telah direncanakan dan diterapkan.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Perencanaan

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

6 Perencanaan

6.1 Tindakan ditujukan pada peluang dan risiko

6.1.1 Ketika merencanakan untuk sistem manajemen mutu, LPPM Universitas Riau

mempertimbangkan isu dan persyaratan serta menentukan risiko dan peluang

yang ditujukan untuk:

a. Memberikan kepastian bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil

yang diinginkan;

b. Meningkatkan pengaruh yang diinginkan;

c. Mencegah atau mengurangi, pengaruh yang tidak dinginkan;

d. Mencapai peningkatan.

6.1.2 LPPM Universitas Riau merencanakan:

a. Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang;

b. Bagaimana untuk:

1. Mengintegrasikan dan menerapkan tindakan pada proses sistem

manajemen mutu;

2. Mengevaluasi efektifan tindakan tersebut.

Tindakan yang diambil untuk mengatasi risiko dan peluang harus proporsional

terhadap pengaruh potensial kesesuaian pelayanan.

6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapai sasaran

6.2.1 LPPM Universitas Riau menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkat dan proses

yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu.

Sasaran mutu :

a. konsisten dengan kebijakan mutu;

b. terukur;

c. memperhitungkan persyaratan yang berlaku;

d. relevan terhadap kesesuaian pelayanan untuk meningkatkan kepuasan

penguna jasa.

e. dipantau;

f. dikomunikasikan;

g. dimutakhirkan seperlunya.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Perencanaan

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

LPPM Universitas Riau memelihara informasi terdokumentasi dari sasaran mutu.

6.2.2 Dalam perencanaan untuk mencapai sasaran mutu, LPPM Universitas Riau

menetapkan:

a. apa yang akan dikerjakan;

b. sumber daya yang diperlukan;

c. siapa yang bertanggung jawab;

d. kapan akan selesai;

e. bagaimana hasil akan dievaluasi.

6.3 Perubahan perencanaan

Pada saat LPPM Universitas Riau menentukan kebutuhan untuk merubah sistem

manajemen mutu, maka perubahan dilakukan secara terencana dengan

mempertimbangkan :

a. tujuan dari perubahan dan konsekuensi potensialnya;

b. keutuhan dari sistem manajemen mutu;

c. ketersediaan sumber daya;

d. alokasi atau realokasi tanggung jawab dan wewenang.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Pendukung

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

7 Pendukung

7.1 Sumber Daya

7.1.1 Umum

LPPM Universitas Riau menetapkan dan menyediakan sumber daya yang

diperlukan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan

sistem manajemen mutu berkelanjutan.

LPPM Universitas Riau mempertimbangkan:

a. kemampuan dari dan kendala pada sumber daya internal saat ini,

b. keperluan apa yang akan diperoleh dari penyedia eksternal.

7.1.2 Sumber Daya Manusia

LPPM Universitas Riau menentukan dan menyediakan sumber daya manusia yang

diperlukan untuk penerapan sistem manajemen mutu yang efektif dan untuk

operasi serta pengendalian prosesnya.

7.1.3 Infrastruktur

LPPM Universitas Riau menggunakan infrastruktur yang telah ditentukan,

disediakan dan dipelihara oleh Subbag Umum dan Keuangan untuk operasional

dalam rangka mencapai kesesuaian pelayanan yang meliputi :

a. bangunan dan utilitas terkait;

b. peralatan, termasuk piranti keras dan lunak;

c. transportasi;

d. teknologi informasi dan komunikasi.

7.1.4 Lingkungan untuk operasi proses

LPPM Universitas Riau menciptakan lingkungan kerja yang nyaman untuk

mencapai kesesuaian terhadap pelayanan.

7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber daya

7.1.5.1 Umum

LPPM Universitas Riau menentukan dan menyediakan sumber daya yang

diperlukan untuk memastikan keabsahan dan kehandalan hasil

pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk memverifikasi

kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan yang ditetapkan.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Pendukung

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

LPPM Universitas Riau memastikan bahwa sumber daya yang disediakan:

a. sesuai dengan kegiatan untuk jenis pemantauan dan pengukuran yang

spesifik yang sedang dilakukan;

b. dipelihara untuk memastikan kesesuaian terhadap pemenuhan

tujuannya berlanjut.

LPPM Universitas Riau melalui Subbag Umum dan Keuangan menyimpan

informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti kesesuaian dari

tujuan pemantauan dan pengukuran sumber daya.

7.1.5.2 Mampu telusur Pengukuran

Kegiatan ini dikecualikan karena kegiatan LPPM Universitas Riau tidak

menggunakan peralatan pemantauan dan pengukuran.

7.1.6 Pengetahuan organisasi

LPPM Universitas Riau menentukan pengetahuan yang cukup untuk operasi dari

proses dan untuk mencapai kesesuain dari pelayanan dalam bentuk prosedur

kerja, rapat dan transfer knowledge. Pengetahuan dipelihara dan dibuat tersedia

sejauh yang diperlukan.

Ketika menangani perubahan kebutuhan dan kencendrungannya, LPPM

Universitas Riau mempertimbangkan pengetahuan saat ini dan menentukan

bagaimana untuk memperoleh atau mengakses pengetahuan tambahan yang

diperlukan dan pemutakhiran yang disyaratkan.

7.2 Kompetensi

LPPM Universitas Riau :

a. menentukan kompetensi yang cukup bagi orang yang melaksanakan pekerjaan dalam

kondisi terkendali yang dapat berpengaruh pada kinerja dan keefektifan sistem

manajemen mutu;

b. Memastikan bahwa orang ini kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, atau

pengalaman yang sesuai;

c. Jika dapat, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang diperlukan, dan

mengevaluasi keefektifitan tindakan yang diambil;

d. Menyimpan informasi terdokumentasi sesuai sebagai bukti kompetensi.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Pendukung

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

7.3 Kepedulian

LPPM Universitas Riau memastikan bahwa orang yang melakukan pekerjaan dibawah

kendali LPPM Universitas Riau peduli terhadap:

a. Kebijakan mutu;

b. Sasaran mutu yang relevan;

c. Kontribusi terhadap keefektifitan sistem manajemen mutu, termasuk manfaat dari

peningkatan kinerja;

d. Pengaruh bila tidak mentaati persyaratan sistem manajemen mutu.

7.4 Komunikasi

LPPM Universitas Riau menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan

dengan sistem manajemen mutu, termasuk:

a. Tentang hal apa yang akan dikomunikasikan;

b. Kapan berkomunikasi;

c. Dengan siapa berkomunikasi;

d. Bagaimana berkomunikasi;

e. Siapa yang berkomunikasi.

7.5 Informasi terdokumentasi

7.5.1 Umum

Sistem manajemen mutu LPPM Universitas Riau mencakup:

a. Informasi terdokumentasi yang diperlukan oleh ISO 9001:2015;

b. Informasi terdokumentasi yang ditentukan oleh LPPM Universitas Riau yang

perlu untuk keefektifan sistem manajemen mutu.

7.5.2 Membuat dan memutakhirkan

Ketika membuat dan memutkhirkan informasi terdokumentasi, LPPM Universitas

Riau memastikan kesesuaian:

a. Identifikasi dan deskripsi (misalnya judul, tanggal, penulis, atau nomor

referensi);

b. Format (misal bahasa, edisi piranti lunak, grafik) dan media (misal kertas,

elektronik);

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Pendukung

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

c. Tinjauan dan persetuju untuk kecukupan dan kesesuaian.

7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

7.5.3.1 Informasi terdokumentasi yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu

ISO 9001:2015 dikendalikan untuk memastikan:

a. Ketersediaan dan kesesuaian untuk digunakan, kapan dan dimana jika

diperlukan;

b. Dilindungi secara cukup (misal dari kehilangan, kerahasiaannya,

penggunaan yang tidak sesuai atau kehilangan integritas).

7.5.3.2 Untuk mengendalikan informasi terdokumentasi, LPPM Universitas Riau

melalui Document Controller menangani kegiatan berikut ini, jika berlaku:

a. Distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan;

b. Penyimpanan dan penjagaan; termasuk penjagaan terhadap

kemudahan untuk membaca;

c. Pengendalian perubahan (misalnya pengendalian versi);

d. Masa simpan dan pemusnahan.

Informasi terdokumentasi yang berasal dari eksternal ditentukan oleh

LPPM Universitas Riau untuk keperluan perencanaan dan operasi sistem

manajemen mutu harus diberi identifikasi yang sesuai dan dikendalikan.

Informasi terdokumentasi dipelihara sebagai bukti kesesuaian dan harus

dilindungi dari perubahan yang tidak disengaja.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

8 Operasi

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasi

LPPM Universitas Riau merencanakan, menerapkan dan mengendalikan proses yang

diperlukan untuk memenuhi persyaratan bagi penyediaan pelayanan serta untuk

menerapkan tindakan yang ditentukan dalam klausul 6.1, dengan :

a. Menentukan persyaratan bagi produk dan pelayanan;

b. Menetapkan kriteria untuk:

1. proses;

2. keberterimaan produk dan pelayanan;

c. Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap

persyaratan produk dan pelayanan;

d. Menerapkan kendali proses sesuai dengan kriteria;

e. Menentukan, memelihara dan menyimpan informasi terdokumentasi sejauh yang

diperlukan:

1. agar ada keyakinan terhadap proses yang telah dilaksanakan seperti yang

direncanakan;

2. untuk memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk dan pelayanan.

Keluaran dari perencanaan harus sesuai dengan operasi LPPM Universitas Riau. LPPM

Universitas Riau mengontrol perubahan yang direncanakan dan meninjau konsekuensi

dari perubahan yang tidak dimaksudkan serta mengambil tindakan untuk mengurangi

efek samping, seperlunya. LPPM Universitas Riau memastikan bahwa proses yang dialih

daya dikendalikan dengan baik.

8.2 Persyaratan produk dan pelayanan

8.2.1 Komunikasi pengguna jasa

Komunikasi dengan pengguna jasa harus mencakup:

a. Penyediaan informasi yang berkaitan dengan produk dan pelayanan;

b. Penanganan pertanyaan, kontrak atau permintaan, termasuk perubahan;

c. Memperoleh umpan balik pengguna jasa terkait produk dan pelayanan;

d. Penanganan atau pengendalian kepemilikan pengguna jasa;

e. Penetapan persyaratan spesifik untuk tindakan darurat, bila relevan.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

8.2.2 Penentuan persyaratan produk dan pelayanan

Ketika menentukan persyaratan produk dan pelayanan yang ditawarkan pada

pengguna jasa, LPPM Universitas Riau memastikan bahwa:

a. Persyaratan untuk produk dan pelayanan ditetapkan, termasuk:

1. persyaratan peraturan serta perundang-undangan apapun;

2. hal yang dianggap perlu oleh LPPM Universitas Riau;

b. LPPM Universitas Riau dapat memenuhi klaim untuk produk dan pelayanan

yang ditawarkan.

8.2.3 Tinjauan persyaratan produk dan pelayanan

8.2.3.1 LPPM Universitas Riau memastikan kemampuannya untuk dapat

memenuhi persyaratan produk dan pelayanan yang ditawarkan pada

pengguna jasa.

LPPM Universitas Riau melakukan tinjauan sebelum menyatakan akan

menyerahkan produk atau layanan pada penggun jasa, meliputi:

a. Persyaratan yang ditentukan oleh pengguna jasa, termasuk

persyaratan kegiatan pengiriman dan pasca penyerahan;

b. Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pengguna jasa, tetapi perlu

untuk penggunaan yang dimaksudkan, jika diketahui;

c. Persyaratan yang ditentukan oleh LPPM Universitas Riau;

d. Persyaratan peraturan dan perundang-undangan;

e. Persyaratan kontrak atau permintaan berbeda dengan yang telah

dinyatakan sebelumnya.

LPPM Universitas Riau memastikan perbedaan antara kontrak atau

persyaratan pesanan yang telah ditentukan sebelumnya diselesaikan.

Persyaratan pengguna jasa dikonfirmasikan oleh LPPM Universitas Riau

sebelum menerimanya, bilamana pengguna jasa tidak memberikan

pernyataan tentang persyaratan secara terdokumentasi.

8.2.3.2 LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi, jika

sesuai:

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

a. Pada hasil tinjauan;

b. Persyaratan baru apapun untuk produk atau pelayanan jasa.

8.2.4 Perubahan persyaratan pada produk atau pelayanan

LPPM Universitas Riau memastikan bahwa informasi terdokumentasi yang

relevan diubah dan pihak yang terkait diberitahu akan perubahan persyaratan

tersebut, bilamana persyaratan produk dan pelayanan yang diubah.

8.3 Desain dan Pengembangan Produk dan jasa

8.3.1 Umum

LPPM Universitas Riau menetapkan, menerapkan dan memelihara proses desain

dan pengembangan yang sesuai untuk memastikan penyediaan produk atau jasa

berikutnya.

8.3.2 Perencanaan desain dan pengembangan

Dalam menentukan tahap dan kendali untuk desain dan pengembangan, LPPM

Universitas Riau mempertimbangkan:

a. Sifat, lamanya dan kerumitan kegiatan dari desain dan pengembangan;

b. Tahapan proses yang diperlukan, termasuk kegiatan desain dan pengembangan

yang berlaku;

c. Keperluan kegiatan verifikasi dan validasi desain dan pengembangan;

d. Tanggungjawab dan wewenang yang terlibat dalam proses desain dan

pengembangan;

e. Sumber daya internal dan eksternal yang diperlukan untuk desain dan

pengembangan produk atau pelayanan;

f. Keperluan untuk mengendalikan bidang temu antara orang yang dalam proses

desain dan pengembangan;

g. Keperluan untuk melibatakan pengguna jasa dalam proses desain dan

pengembangan;

h. Persyaratan untuk penyediaan produk dan pelayanan berikutnya;

i. Tingkat pengendalian yang diharapkan dari proses desain dan pengembangan

oleh pengguna jasa dan pihak terkait lainnya yang relevan;

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

j. Informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk memperagakan persyaratan

desain dan pengembangan telah dipenuhi.

8.3.3 Masukan desain dan pengembangan

LPPM Universitas Riau menentukan persyaratan penting untuk jenis produk dan

pelayanan yang spesifik untuk desain dan dikembangkan. LPPM Universitas Riau

harus menentukan:

a. Persyaratan fungsional dan kinerja;

b. Informasi yang diperoleh dari kegiatan desain dan pengembangan yang sama

sebelumnya;

c. Persyaratan peraturan dan Perundang-undangan;

d. Standar atau kode praktik bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk

menerapkan;

e. Konsekuensi kegagalan potensial karena akibat sifat dari produk atau

pelayanan.

Masukan harus cukup untuk tujuan desain dan pengembangan, lengkap dan

tidak bermakna ganda. Perselisihan yang ada pada masukan desain dan

pengembangan harus diselesaikan. LPPM Universitas Riau menyimpan

informasi terdokumentasi dari masukan desain dan pengembangan.

8.3.4 Pengendalian desain dan pengembangan

LPPM Universitas Riau menerapkan pengendalian proses desain dan

pengembangan untuk memastikan bahwa:

a. Hasil yang dicapai ditentukan;

b. Tinjauan dilakukan untuk mengevaluasi kemampuan dari hasil desain dan

pengembangan telah memenuhi persyaratan;

c. Kegiatan verifikasi dilakukan untuk memastikan keluaran desain dan

pengembangan telah memenuhi persyaratan;

d. Kegiatan validasi dilakukan untuk memastikan produk atau pelayanan yang

dihasilkan memenuhi persyaratan dari penggunaan tertentu atau penggunaan

yang dimaksudkan, namun kegiatan ini tidak dilakukan oleh LPPM Universitas

Riau, melainkan oleh Kementerian Hukum dan HAM;

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

e. Diambil tindakan lain yang diperlukan pada masalah yang ditemukan selama

kegiatan tinjauan, atau verifikasi dan validasi;

f. Informasi terdokumentasi dari kegiatan ini disimpan.

8.3.5 Keluaran desain dan pengembangan

LPPM Universitas Riau memastikan bahwa keluaran dasain dan pengembangan:

a. Memenuhi persyaratan masukan;

b. Cukup untuk proses selanjutnya bagi penyediaan produk dan pelayanan;

c. Menyertakan atau mengacu pada persyaratan pemantauan dan pengukuran,

serta kriteria keberterimaan;

d. Menentukan karakteristik produk atau pelayanan untuk tujuan yang dimaksud

dan penyediaan yang aman dan tepat.

LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi dari keluaran

desain dan pengembangan.

8.3.6 Perubahan desain dan pengembangan

LPPM Universitas Riau mengidentifikasi, meninjau dan mengendalikan perubahan

yang dibuat, selanjutnya memastikan desain dan pengembangan sejauh tidak

berdampak negatif pada persyaratan yang ditetapkan.

LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi:

a. perubahan desain dan pengembangan;

b. hasil tinjauan;

c. otoritas perubahan;

d. Tindakan yang diambil untuk mencegah dampak yang merugikan.

8.4 Pengendalian proses, produk atau pelayanan yang disediakan eksternal

8.4.1 Umum

LPPM Universitas Riau memastikan bahwa proses, produk dan yang disediakan

secara eksternal sesuai dengan persyaratan.

LPPM Universitas Riau menentukan pengendalian yang dapat diterapkan pada

proses, produk dan pelayanan yang disediakan secara eksternal bila:

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

a. produk dan pelayanan dari penyedia eksternal dimasukkan pada produk dan

pelayanan LPPM Universitas Riau;

b. produk dan pelayanan yang disediakan secara langsung oleh penyedia

eksternal kepada pengguna jasa atas nama LPPM Universitas Riau;

c. proses atau bagian proses yang disediakan oleh penyedia eksternal merupakan

hasil keputusan LPPM Universitas Riau.

LPPM Universitas Riau menetapkan dan menerapkan kriteria untuk mengevaluasi,

memilih, memantau kinerja, dan mengevaluasi ulang penyedia eksternal,

berdasarkan kemampuannya menyediakan proses, produk atau pelayanan sesuai

dengan persyaratan yang ditentukan. LPPM Universitas Riau menyimpan

informasi terdokumentasi kegiatan ini dan tindakan apapun yang diperlukan yang

timbul dari evaluasi.

8.4.2 Jenis dan jangkauan pengendalian

LPPM Universitas Riau memastikan produk dan pelayanan yang disediakan oleh

penyedia eksternal tidak mempengaruhi kemampuan organisasi untuk secara

konsisten menyerahkan produk dan pelayanan yang sesuai kepada pengguna jasa.

LPPM Universitas Riau :

a. Memastikan proses yang disediakan oleh penyedia eksternal tetap dalam

pengendalian sistem manajemen mutu;

b. Menentukan kendali yang ditujukan untuk diterapkan oleh penyedia eksternal

dan juga untuk diterapkan pada keluaran yang dihasilkan;

c. Mempertimbangkan:

1. dampak potensial dari proses, produk dan pelayanan yang disediakan oleh

penyedia eksternal terhadap kemampuan organisasi untuk secara

konsisten memenuhi persyaratan pengguna jasa serta peraturan

perundang-undangan;

2. keefektifan dari pengendalian yang diterapkan oleh penyedia eksternal;

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

d. Verifikasi atau kegiatan lain yang diperlukan untuk memastikan proses, produk

dan pelayanan yang disediakan oleh penyedia eksternal memenuhi

persyaratan.

8.4.3 Informasi untuk penyedia eksternal

LPPM Universitas Riau memastikan kecukupan persyaratan sebelum

berkomunikasi dengan penyedia eksternal.

LPPM Universitas Riau berkomunikasi dengan penyedia eksternal terhadap

persyaratan untuk:

a. Proses, produk dan pelayanan yang disediakan;

b. Persetujuan:

1. produk;

2. metode, proses dan peralatan;

3. penyerahan produk atau pelayanan;

c. Kompetensi, termasuk kualifikasi personil yang diperlukan;

d. Interaksi penyedia eksternal dengan LPPM Universitas Riau;

1. Pengendalian dan pemantauan kinerja penyedia eksternal untuk

diterapkan oleh LPPM Universitas Riau;

2. Kegiatan verifikasi atau validasi oleh LPPM Universitas Riau

8.5 Produksi dan penyediaan jasa

8.5.1 Pengendalian penyediaan produksi dan jasa

LPPM Universitas Riau menerapkan penyediaan produk dan jasa pelayanan dalam

kondisi terkendali.

Kondisi terkendali harus mencakup:

a. Ketersediaan informasi terdokumentasi yang menentukan:

1. karakteristik produk yang akan dihasilkan, jasa pelayanan yang akan

disediakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan;

2. hasil yang akan dicapai;

b. Ketersediaan dan penggunaan sumber daya;

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

c. Penerapan kegiatan pemantauan dan pengukuran pada tahapan yang sesuai

untuk memverifikasi kriteria pengendalian proses dan keluaran proses, dan

kriteria keberterimaan untuk produk dan pelayanan telah dipenuhi;

d. Penggunaan infrastruktur dan lingkungan untuk operasi proses yang sesuai;

e. Menunjuk orang yang kompeten termasuk kualifikasi yang diperlukan;

f. Validasi secara periodik, kemampuan untuk mencapai hasil yang direncanakan

pada setiap proses untuk penyediaan produksi dan jasa yang menghasilkan

keluaran yang tidak dapat diverifikasi dengan pemantauan atau pengukuran

berikutnya;

g. Penerapan kegiatan untuk mencegah kesalahan manusia;

h. Penerapan kegiatan pelepasan, penyerahan dan pasca penyerahan.

8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur

LPPM Universitas Riau menggunakan cara yang sesuai untuk mengidentifikasi

keluaran proses, bila diperlukan untuk memastikan kesesuaian produk dan

pelayanan.

LPPM Universitas Riau mengidentifikasi status keluaran proses sehubungan

dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran sepanjang penyediaan produksi

dan jasa.

LPPM Universitas Riau mengendalikan dan mengidentifikasi keluaran proses serta

menyimpan informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk memelihara

ketertelusuran.

8.5.3 Properti milik pengguna jasa atau penyedia eksternal

LPPM Universitas Riau memelihara dengan baik properti milik pengguna jasa atau

penyedia eksternal selama dalam pengendalian LPPM Universitas Riau atau

digunakan oleh LPPM Universitas Riau.

LPPM Universitas Riau mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan menjaga

properti pengguna jasa atau penyedia eksternal untuk digunakan atau disatukan

dengan produk dan pelayanan LPPM Universitas Riau.

Bila properti milik pengguna jasa atau penyedia eksternal hilang, rusak atau

ditemukan tidak sesuai untuk digunakan, LPPM Universitas Riau harus

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

melaporkannya pada pengguna jasa atau penyedia eksternal dan menyimpan

informasi terdokumentasi saat terjadi .

8.5.4 Preservasi

LPPM Universitas Riau menjaga keluaran selama penyediaan produk dan

pelayanan, sejauh yang diperlukan untuk memastikan kesesuaian persyaratan.

8.5.5 Kegiatan pasca penyerahan

LPPM Universitas Riau memenuhi persyaratan kegiatan pasca penyerahan terkait

dengan produk dan layanan.

Dalam menentukan jangkauan dari tingkat kegiatan pasca penyerahan, LPPM

Universitas Riau mempertimbangkan:

a. Persyaratan peraturan dan perundang-undangan;

b. Konsekuensi potensial yang tidak di inginkan terkait dengan produk atau

pelayanan;

c. Sifat, penggunaan dan masa pakai yang dimaksudkan dari produk;

d. Persyaratan pengguna jasa

e. Umpan balik dari pengguna jasa.

8.5.6 Pengendalian perubahan

LPPM Universitas Riau meninjau dan mengendalikan perubahan untuk setiap

penyediaan produk dan pelananan sejauh yang diperlukan sesuai dengan

persyaratan.

LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi yang menjelaskan

hasil tinjauan perubahan, otoritas personil yang melakukan perubahan dan

tindakan perbaikan yang diperlukan dari hasil peninjauan.

8.6 Penyerahan produk atau pelayanan

LPPM Universitas Riau menerapkan pengaturan yang terencana, pada tahapan yang

sesuai untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk dan pelayanan telah dipenuhi.

Pelepasan produk kepada pengguna jasa tidak dapat dilaksanakan sampai persyaratan

sudah lengkap, kecuali disetujui oleh otoritas yang relevan.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Operasi

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi atas pelepasan produk.

Informasi terdokumetansi harus mencakup:

a. Bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan produk;

b. Ketertelusuran pada otoritas pegawai yang melepas produk.

8.7 Pengendalian ketidaksesuaian keluaran

8.7.1 LPPM Universitas Riau memastikan keluaran yang tidak sesuai dengan

persyaratan telah diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah dari

penggunaan dan penyerahan yang tidak diinginkan.

LPPM Universitas Riau mengambil tindakan berdasarkan sifat ketidaksesuaian

dan pengaruh terhadap kesesuaian produk dan pelayanan.

LPPM Universitas Riau mengambil tindakan terhadap ketidaksesuaian keluaran

dengan satu atau lebih cara berikut:

a. Koreksi;

b. Pemisahan, penahanan, pengembalian atau penangguhan penyediaan produk

dan pelayanan;

c. Memberi tahu pengguna jasa;

d. Memperoleh otorisasi untuk diterima karena konsesi.

Kesesuaian terhadap persyaratan harus diverifikasi kembali setelah

ketidaksesuaian keluaran telah dikoreksi.

8.7.2 LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi yang:

a. menjelaskan ketidaksesuaian;

b. menjelaskan tindakan yang diambil;

c. menjelaskan konsesi yang didapat;

d. mengidentifikasikan otoritas yang memutuskan tindakan terhadap

ketidaksesuaian.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Evaluasi Kinerja

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

9 Evaluasi Kinerja

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi

9.1.1 Umum

LPPM Universitas Riau menentukan:

a. Apa yang diperlukan untuk dipantau dan diukur;

b. Metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi yang diperlukan

untuk memastikan keabsahan hasil;

c. Kapan pemantauan dan pengukuran harus dilakukan;

d. Kapan hasil pemantauan dan pengukuran harus dianalisis dan dievaluasi.

LPPM Universitas Riau mengevaluasi kinerja dan keefektifan sistem manajemen

mutu. LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai

sebagai bukti hasil tersebut.

9.1.2 Kepuasan pengguna jasa

LPPM Universitas Riau memantau persepsi pengguna jasa pada tingkatan dimana

kebutuhan dan harapan telah dipenuhi. LPPM Universitas Riau menentukan

metode untuk memperoleh, memantau dan meninjau informasi.

9.1.3 Evaluasi dan analisis

LPPM Universitas Riau mengevaluasi dan menganalisis data dan informasi yang

sesuai yang timbul dari pemantauan dan pengukuran.

Hasil analisis harus digunakan untuk evaluasi:

a. Kesesuaian terhadap persyaratan;

b. Tingkat kepuasan pengun jasa;

c. Kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu;

d. Perencanaan telah diterapkan dengan efektif;

e. Keefektifan tindakan yang diambil ditujukan pada risiko dan peluang;

f. Kinerja penyedia eksternal;

g. Keperluan untuk peningkatan pada sistem manajemen mutu.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Evaluasi Kinerja

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

9.2 Audit internal

9.2.1 LPPM Universitas Riau melaksanakan audit internal pada waktu terencana untuk

menyediakan informasi apakah sistem manajemen mutu:

a. Sesuai dengan:

1. Persyaratan LPPM Universitas Riau untuk sistem manajemen mutu;

2. Persyaratan ISO 9001:2015;

b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif.

9.2.2 LPPM Universitas Riau :

a. Merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit

termasuk frekuensi, metoda, tanggung jawab, persyaratan perencanaan dan

pelaporan, harus dipertimbangkan pentingnya proses tersebut, perubahan

yang berpengaruh pada organisasi, dan hasil audit terdahulu;

b. Menentukan lingkup dan kriteria audit untuk setiap audit;

c. Memilih auditor dan melaksanakan audit untuk memastikan objektivitas dan

ketidakberpihakan dari proses audit;

d. Memastikan hasil audit dilaporkan pada manajemen yang relevan;

e. Melakukan koreksi dan tindakan korektif yang sesuai tanpa ditunda;

f. Menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti penerapan program dan

hasil audit.

9.3 Tinjauan Manajemen

9.3.1 Umum

Ketua LPPM Universitas Riau meninjau sistem manajemen mutu pada selang

waktu terencana, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan keefektifannya dan

diselaraskan dengan arah stratejik LPPM Universitas Riau.

9.3.2 Masukan tinjauan manajemen

a. Tinjauan manajemen harus direncanakan dan dilaksanakan dengan

mempertimbangkan:

b. Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu;

c. Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan pada sistem manajemen

mutu;

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Evaluasi Kinerja

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

d. Informasi kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu, termasuk

kecendrungan dalam:

1. Kepuasan pengguna jasa dan umpan balik dari pihak terkait yang

relevan;

2. Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi;

3. Kinerja proses dan kesesuaian produk atau pelayanan;

4. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif;

5. Pemantauan dan pengukuran hasil;

6. Hasil audit;

7. Kinerja penyedia eksternal;

e. Kecukupan sumber daya;

f. Keefektifan tindakan yang diambil ditujukan pada risiko dan peluang;

g. Peluang untuk Peningkatan.

9.3.3 Keluaran tinjauan manajemen

Keluaran dari tinjauan manajemen harus meliputi keputusan dan tindakan

terkaitan dengan:

a. Peluang peningkatan;

b. Keperluan perubahan apapun terhadap sistem manajemen mutu;

c. Kebutuhan sumber daya.

LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti hasil

tinjauan manajemen.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Peningkatan

Coordinator ISO

No Bagian : 10.0 Tanggal : 01 Novemebr 2017 Revisi : 00 Halaman : 51 s/d 57


UNIVERSITAS RIAU

10 Peningkatan

10.1 Umum

LPPM Universitas Riau menentukan dan memilih peluang untuk tindakan peningkatan

dan penerapan seperlunya untuk memenuhi persyaratan Investor dan meningkatkan

kepuasan Investor.

Hal ini mencakup:

a. Meningkatkan produk dan pelayanan untuk memenuhi persyaratan, kebutuhan dan

harapan masa depan;

b. Memperbaiki, mencegah atau mengurangi pengaruh yang tidak dinginkan;

c. Meningkatkan kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu.

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif

10.2.1 Bila ketidaksesuaian terjadi, termasuk yang timbul dari keluhan, LPPM

Universitas Riau :

a. Bereaksi terhadap ketidaksesuaian dan jika perlu:

1. mengambil tindakan untuk mengendalikan dan memperbaiki;

2. sepakat dengan konsekuensi;

b. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian, agar tidak terulang atau terjadi di tempat lain, dengan:

1. Meninjau dan menganalisa ketidaksesuaian;

2. Menentukan penyebab ketidaksesuaian;

3. Menentukan kesamaan ketidaksesuaian yang sudah ada, atau

berpotensi terjadi.

c. Menerapkan tindakan yang diperlukan;

d. Meninjau keefektifan tindakan koreksi yang diambil;

e. Memutakhirkan risiko dan peluang yang ditetapkan saat perencanaan (jika

perlu);

f. Melakukan perubahan pada sistem manajemen mutu (jika perlu).

Tindakan perbaikan harus sesuai dengan pengaruh dari ketidaksesuaian yang

ditemui.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Peningkatan

Coordinator ISO

No Bagian : 10.0 Tanggal : 01 Novemebr 2017 Revisi : 00 Halaman : 52 s/d 57


UNIVERSITAS RIAU

10.2.2 LPPM Universitas Riau menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti dari:

a. Sifat ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil berikutnya;

b. Hasil dari setiap tindakan korektif.

10.3 Peningkatan berkelanjutan

LPPM Universitas Riau meningkatkan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan sistem

manajemen mutu secara berkelanjutan. LPPM Universitas Riau mempertimbangkan

hasil dari analisis dan evaluasi, serta keluaran tinjauan manajemen, untuk menentukan

jika ada keperluan atau peluang yang harus ditangani sebagai bagian dari peningkatan

berkelanjutan.

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Referensi Silang

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

1. DOKUMEN MUTU

NO NOMOR DOKUMEN

NAMA DOKUMEN

KLAUSUL

1 PM-CSO-01 Prosedur Pengendalian Dokumen 5.1, 7.5.2

2 PM-CSO-02 Prosedur Pengendalian Catatan 5.1, 7.5.3, 8.7.2

3 PM-CSO-03 Prosedur Audit Internal 5.1, 9.2, 10.2

4 PM-CSO-04 Prosedur Tindakan Perbaikan

5.1, 6.1.2, 8.4,

8.5.6, 8.7, 9.1.2,

10.2

5 PM-CSO-05 Prosedur Tinjauan Manajemen 5.1, 6.1, 10.2

6 FM-CSO-16 Quality Risk register 6.1

7 FM-CSO-19 Analisa Kepuasan Pelanggan 4.2, 5.1.2, 9.1.2

2. DOKUMEN OPERASIONAL

NO NOMOR DOKUMEN

NAMA DOKUMEN

KLAUSUL

SUB BAGIAN PROGRAM, DATA DAN INFORMASI

1 PO-PDI-01 Proses Penjaminan Mutu Penelitian dan Pengabdian;

4.1, 4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.5, 8.2.2, 8.2.3, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

2 PO-PDI-02 Rekrutmen Reviewer Internal;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.5, 8.1, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

3 PO-PDI-03 Evaluasi Proposal

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

4 PO-PDI-04 Seminar Pembahasan Proposal Penelitian dan Pengabdian;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.5, 8.2.1, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Referensi Silang

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

NO NOMOR DOKUMEN

NAMA DOKUMEN

KLAUSUL

5 PO-PDI-05 Penetapan Pemenang Penelitian dan Pengabdian;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

6 PO-PDI-06 Monitoring dan Evaluasi Penelitian dan Pengabdian;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

7 PO-PDI-07 Seminar Hasil penelitian dan Pengabdian;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

8 PO-PDI-08 Pelaporan Hasil Penelitian dan Pengabdian;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

9 PO-PDI-09 Tindak Lanjut Hasil Penelitian dan Pengabdian;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

10 PO-PDI-10 Kegiatan Pelatihan dan Klinik Proposal;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.2, 7.1.5, 7.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

11 PO-PDI-11 Sistem Penghargaan Penelitian dan Pengabdian;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

12 PO-PDI-12 Kuliah Kerja Nyata;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

13 PO-PDI-13 Penyelenggaraan Seminar Nasional dan Internasional;

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.1.6, 7.2, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

14 PO-PDI-14 Pengelolaan Jurnal

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.1.5, 7.1.6, 7.2, 7.5, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

SUB BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN

14 PO-UMK-01 Penyusunan Kontrak Penelitian dan Pengabdian

4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.5, 8.1, 8.2.1, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Referensi Silang

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

NO NOMOR DOKUMEN

NAMA DOKUMEN

KLAUSUL

15 PO-UMK-02 Kerjasama Penelitian dan Pengabdian 4.2, 5.1.2, 6.1, 6.2, 7.5, 8.1, 8.2, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.4, 8.7, 9.1

16 PO-UMK-03 Pencairan Dana Kerjasama 4.2, 5.1.2, 6.1, 9.1.2

17 PO-UMK-04 Pencairan Dana Penelitian dan Pengabdian 4.2, 5.1.2, 6.1, 9.1.2

18 PO-UMK-05 Surat Masuk dan Surat Keluar; 5.1, 7.5, 7.5.3, 8.7.2

19 PO-UMK-06 Penerbitan Surat Tugas; 5.1, 7.5, 8.7.2

20 PO-UMK-07 Penerbitan SPPD 7.5, 8.7.2, 9.1.2

21 PO-UMK-08 Pembayaran Gaji Tenaga Honorer 4.2, 5.1.2, 6.1, 9.1.2

22 PO-UMK-09 Pembayaran Insentif Kehadiran; 4.2, 5.1.2, 6.1, 9.1.2

23 PO-UMK-10 Pembayaran Honorarium Panitia Kegiatan 4.2, 5.1.2, 6.1, 9.1.2

24 PO-UMK-11 Seleksi dan Penerimaan Tenaga Honorer 4.1, 5.1.1, 6.1, 7.1.2, 7.1.5, 7.1.6, 7.2, 7.3, 8.5.1,

25 PO-UMK-12 Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pembelian Langsung

8.4

26 PO-UMK-13 Pengajuan dan Pelaksanaan Pelatihan Pegawai 7.1.2, 7.2

27 PO-UMK-13 Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pelelangan

8.4

28 FM-UMK-06 Evaluasi Daftar Pemasok 8.4.1

29 FM-UMK-08 Jadwal Pemeliharaan Fasilitas dan Bangunan 7.1.3, 7.1.4

30 FM-UMK-09 Jadwal Pemeliharaan Kendaraan 7.1.3

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Interaksi Bisnis Proses

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

Jenis Dokumen :

Judul Bagian :

Pemilik Dokumen :

Pedoman Mutu

Tabel Risiko Mutu

Coordinator ISO



UNIVERSITAS RIAU

TERLAMPIR

../../../SSD/AppData/Local/Temp/DAFTAR%20REFERENSI%20SILANG.xlsx

PEDOMAN MUTU - ppm-lppmp-unri.web.id

Documents

Transcript of PEDOMAN MUTU - ppm-lppmp-unri.web.id