Post on 20-Feb-2023
ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
CV. KUNTA SAKTI
LAPORAN KERJA PRAKTEK
DISUSUN OLEH :
MUHAMMAD AMIRUDIN
012809005
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
ERESHA
JAKARTA2010
i
PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTEK
Nama :Muhammad AmiruddinNPM: 012809005Program Studi :Teknik InformatikaPeminatan : KeamananKomputer dan JaringanJudul Skripsi : Analisa dan Rancangan SistemInformasi Penjualan CV. Kunta
Sakti
Telah disetujui untuk disidangkan pada Sidang Laporan
Kerja Praktek pada Program Strata Satu (S1) Sarjana
Komputer, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan
Komputer Eresha.
Jakarta,Januari 2011
Mengetahui :
Ketua Program Strata
Satu (S1) STMIK
ERESHA
Ahmad Fitriansyah,M.Kom.
ii
PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK
Nama : Muhammad AmiruddinNPM : 012809005Program Studi : Teknik InformatikaPeminatan : Keamanan Komputer dan JaringanJudul Skripsi : Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Penjualan CV. Kunta
Sakti
Telah disidangkan dan dinyatakan Lulus Sidang Laporan KerjaPraktek pada ProgramStrata Satu (S1) Sarjana Komputer, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika danKomputer Eresha pada tanggal (tgl-bulan-tahun).
NamaPenguji
Tanda TanganNama Dosen 1Penguji I – KetuaNama Dosen 2Penguji II – SekretarisNama Dosen 3Penguji III – Anggota .
Mengetahui :
Ketua Program Strata
Satu (S1) STMIK
i
PERNYATAAN KEASLIAN LAPORAN
Nama : Muhammad AmiruddinNPM : 012809005Program Studi : Teknik InformatikaPeminatan : Keamanan Komputer dan JaringanJudul Skripsi : Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Penjualan CV. Kunta
Sakti
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam laporan ini tidak
terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh
gelar kesarjanaan di suatu Perguruan Tinggi manapun, dan
sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau
pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang
lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini
dan disebutkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti ternyata saya
memberikan pernyataan yang tidak benar, saya bersedia
menerima sanksi berupa pencabutan gelar kesarjanaan saya
dan sanksi hukum yang berlaku.
Jakarta, 200
Materai 6000
Muhammad Amirudin
ii
Muhammad Amiruddin,012809005Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Penjualan CV. Kunta Sakti; dibawah bimbingan Ahmad Fitriansyah, M.Kom.45 + ix hal / 13 gambar / 2 lampiran / 10pustaka ( 2001 – 2010 )
ABSTRAK
CV. Kunta Sakti merupakan sebuah perusahaanyang bergerak di bidang penjualan alat-alat komputer(hardware, aksessoris komputer, networking danmultimedia). Adapun masalah yang sering terjadi di CV.Kunta Sakti adalah masalah pada Sistem Informasi PenjualanBarang. Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan manualsehingga kecepatan dalam memperoleh informasi dan keakurataninformasi yang diperoleh tidaklah terjamin. Contohnya jikakita ingin mendapatkan informasi tentang jumlah stok yangtersedia, jumlah stok pada catatan stok dengan stok secarafisik yang tersedia jumlahnya tidak sama dikarenakandata pada stok barang tidak bisa dirubah secara otomatisdan tergantung dari ingat atau tidaknya sales untukmerubah data tersebut. Sedangkan bagian penjualan adalahsalah satu bagian penting dalam sebuah perusahaan. Karenabagian ini sangat menentukan keuntungan yang diperoleholeh sebuah perusahaan. Untuk memperlancar dan mendukungpenjualan maka diperlukan informasi yang cepat dan lengkap.
Dalam menghadapi era perdagangan bebas ini maka tidaklahheran jika tuntutan perkembangan dunia usaha dan teknologiyang berkembang pesat harus dapat diadaptasi seoptimalmungkin. Hal ini perlu didukung oleh tersedianya sisteminformasi yang cepat sehingga bisa mendukung pengambilankeputusan pada perusahaan.
Sistem yang akan diusulkan adalah Sebuah sistem Informasi Penjualan
menggunakan bantuan aplikasi komputer. Sistem ini adalahsalah satu alternatif yang sangat bagus untuk mengatasi
ii
masalah yang sering terjadi pada sebuah sistem yang menuntutkecepatan dan keakuratan dalam menghasilkan informasi.
KataKunci :sistem, informasi,penjualan
iv
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kehadiran Tuhan Yang Maha
Esa yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayahnya
kepada penulis, sehingga penulis berhasil menyelesaikan
Laporan Kerja Praktek yang berjudul “Analisa dan Rancangan
Sistem Informasi Penjualan CV. Kunta Sakti “.
Laporan Kerja Praktek ini untuk melengkapi salah satu
persyaratan yang diajukan dalam rangka menempuh
matakuliah Kerja Praktek pada Program Studi Teknik
Informtika di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan
Komputer ERESHA.
Penulis sungguh sangat menyadari, bahwa penulisan ini
tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan dan bantuan dari
berbagai pihak. Maka, dalam kesempatan ini penulis
menghaturkan penghargaan dan ucapan terima kasih yang
sebesar - besarnya kepada yang terhormat :
1. Kedua orang tua penulis yang selalu memberikan
dukungannya untuk masa depan penulis
2. Bapak Ahmad Fitriansyah, M.Kom selaku Dosen
Pembimbing yang selalu memberikan bantuan dan
masukan-masukan selama penulisan laporan ini
3. Bapak Randy, S.Kom dan timnya di CV.Kunta Sakti
yang mendampingi dan memberikan bantuan kepada penulis
selama melakukan kerja praktek
4. Dosen dan Staf STMIK Eresha serta rekan-rekan
v
seangkatan di Teknik Informatika09 yang selalu membantu dan mendukung penulis.Akhir kata penulis mohon maaf atas kekeliruan
dan kesalahan yang terdapat dalam laporan ini dan berharap
semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi khasanah
pengetahuan Teknologi Informasi di Indonesia.
Penulis
vi
DAFTAR ISIHal
Lembar Persetujuan
.............................................................
....................................... I Lembar
Pengesahan ..................................................
................................................. ii
Lembar Pernyataan Keaslian Laporan
.............................................................
.......... iii
Abstrak ....................................................
.............................................................
..... iv Kata Pengantar
.............................................................
.............................................. v
Daftar Isi
.............................................................
.......................................................
vi Daftar Gambar
.............................................................
............................................... viii
Daftar Lampiran
.............................................................
............................................ ix BAB I
PENDAHULUAN1. 1 Latar Belakang........................................................................................ 11.2 Permasalahan Penelitian
vi
........................................................
................. 21.2.1 Identfikasi Masalah..................................................................... 21.2.2 Ruang Lingkup Masalah............................................................. 21.2.3 Rumusan Masalah....................................................................... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian............................................................... 31.4 Metode Penelitian................................................................................... 3
BAB II LANDASAN TEORI2.1 Pengertian Sistem Informasi................................................................... 4
2.1.1 Definisi Sistem............................................................................ 42.1.2 Definisi Informasi....................................................................... 52.1.3 Definisi Sistem Informasi........................................................... 5
2.2 Pengertian Penjualan............................................................................... 62.3 Sistem Informasi Penjualan.................................................................... 102.4 Pengembangan Sistem Informasi
vi
........................................................
.... 102.5 Data Flow Diagram................................................................................. 112.6 Pengertian Komputerisasi....................................................................... 12
BAB III ANALISA DAN PENGUMPULAN DATA3.1 Gambaran Umum Objek Penelitian …………………………………… 13
3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan ……………………………………. 13
vii
3.1.2 Struktur Organisasi ……………………………………………. 133.1.3 Tugas dan Tanggung Jawab …………………………………… 143.2 Kondisi Saat Ini ………………………………………………………... 163.2.1 Diagram Arus Data Sistem Yang Berjalan
…………………….183.2.2 Kamus Data 203.3. Analisa Permasalahan ………………………………………………… 223.4 Usulan Perbaikan ……………………………………………………... 24BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Usulan Sistem Baru ……………………………………………………. 254.2 Rancangan Output ……………………………………………………... 30
4.2.1 Surat Penawaran Harga ………………………………………... 304.2.2 Permintaan Barang …………………………………………….. 314.2.3 Pesan Barang …………………………………………………... 314.2.4 Perntah Kerja …………………………………………………... 324.2.5 Nota Penjualan ………………………………………………… 324.2.6 Surat Jalan ……………………………………………………... 334.2.7 Laporan Penjualan …………………………………………….. 334.2.8 Laporan Penjualan Berdasarkan Sales ……………………….. 34
4.3 Rancangan Input ……………………………………………………... 344.4 Rancangan Database …………………………………………………... 37
4.4.1 File Master …………………………………………………….. 374.4.2 File Transaksi ………………………………………………….. 394.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) …………………………... 404.4.4 Data Definition Language (DDL) …………………………….. 414.4.5 Data Modification Language (DML) …………………………..
vii
42BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ……………………………………………………………. 445.2 Saran-Saran ……………………………………………………………. 45Daftar Pustaka ……………………………………………………………………… 46
i
DAFTAR GAMBAR
HalGamba
r2.1 Simbol Eksternal Entity Pada DFD ……………………………… 11
Gambar
2.2 Simbol Arus Data Pada DFD ……………………………………... 12Gambar
2.3 Simbol Proses Pada DFD …………………………………………. 12Gambar
2.4 Simbol Simpanan Data Pada DFD ……………………………….. 12Gambar
3.1 Struktur Organisasi CV. Kunta Sakti ……………………………...
14Gambar
3.2 Diagram Konteks DFD Sistem Berjalan …………………………..
18Gambar
3.3 Diagram Level Nol DFD Sistem Berjalan ………………………...
19Gambar
4.1 Diagram Konteks DFD Sistem Usulan …………………………… 25Gambar
4.2 Diagram Level Nol DFD Sistem Usulan ………………………….
26Gambar
4.3 Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Usulan …………………………
27Gambar
4.4 Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Usulan …………………………
28Gambar
4.5 Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Usulan …………………………
29Gambar
4.6 Diagram ERD …………………………………………………….. 40
ii
DAFTAR LAMPIRAN
HalLampiran
1Daftar Riwayat Hidup …………………………………………….. 47
Lampiran 2
Surat Keterangan Kerja Praktek …………………………………..
48
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang PenelitianSejak penggunaan Personal Computer (PC) mulai populer
di Indonesia pada akhir dasawarsa tahun 1980-an yang
disertai dengan populernya istilah “ komputer jangkrik “,
telah menumbuhkan dunia usaha komputer dengan ditandainya
makin banyaknya toko- toko komputer yang dibuka. Istilah
“jangkrik” bagi kalangan pengguna komputer di Indonesia
bukan lagi bermakna serangga yang gemar mengerik di malam
hari. Sudah lama kata itu identik dengan komputer tanpa
merek hasil kreatifitas pedagang-pedagang komputer lokal
alias PC rakitan, yang saat ini mendominasi penggunaan
komputer di Indonesia.
Awalnya masyarakat Indonesia khususnya Jakarta
hanya mengenal Plaza Pinangsia dan Harco Glodok sebagai
sentra penjualan komputer baik branded (merk HP, ACER,
COMPAQ, dll) maupun komputer jangkrik. Namun sejak terjadinya
peristiwa kerusuhan Mei 1998 dimana Harco Glodok termasuk
yang terkena imbas dari kerusuhan tersebut, menyebabkan
para penjual komputer yang berada di Harco Glodok mencari
tempat lain untuk memulai usahanya kembali. Sampai saat
ini telah ada setidaknya 4 sentra penjualan komputer yaitu
Plaza Gajah Mada, Harco Mangga Dua, Dusit Mangga Dua, Mall
Mangga Dua.
Perkembangan sentra-sentra penjualan komputer ini tidak
2
hanya didominasi oleh pemain-pemain lama di Plaza
Pinagsia dan Harco Glodok tetapi juga banyak
bermunculan pemain-pemain baru. Salah satunya adalah CV.
Kunta Sakti yang memulai usahanya pada tahun 1998. Kunta
Sakti sendiri mengambil lokasi usaha di Pertokoan Hotel
Dusit Mangga Dua. Di lokasi yang terdiri dari tiga lantai
terdapat sekitar 50 pengusaha komputer belum lagi
ditambah sekitar 150 pengusaha komputer yang berlokasi
di Mall Mangga Dua yang lokasinya bersebelahan dengan
Pertokoan Hotel Dusit Mangga Dua. Hal ini menyebabkan
iklim persaingan usaha menjadi sangat ketat.
Bagian penjualan sebagai ujung tombak dari perusahaan
dituntut untuk siap dan mampu menerapkan strategi penjualan
yang harus bisa menempatkan perusahaan pada posisi yang
kompetitif dalam persaingan. Beberapa hal yang mampu
meningkatkan nilai
3
kompetitif tersebut adalah kecepatan dan ketepatan serta
keramahan dalam pelayanan customer karena kepuasan
customer dapat menjadikan customer tersebut sebagai
pelanggan tetap sekaligus customer tersebut tentunya dapat
mereferensikan Kunta Sakti kepada rekan-rekannya.
Untuk mendukung operasi bagian penjualan tersebut
diperlukan suatu Sistem Informasi Penjualan yang dapat
menghasilkan informasi penjualan seperti harga produk, data
supplier, dll dengan cepat dan akurat. Dikarenakan data
penjualan yang dimiliki oleh Kunta Sakti sangat banyak
(lebih dari 1000 item produk yang dipasok oleh + 50
supplier) yang bila dilakukan secara manual akan membutuhkan
waktu yang dapat membuat waktu pelayanan (tunggu) customer
menjadi semakin lama, karena hal tersebut maka diperlukan
komputer sebagai alat bantu karena sifat komputer yang mampu
memproses data yang banyak dalam waktu yang singkat dengan
ketepatan yang sangat tinggi.
1.2 PermasalahanPenelitian
1.2.1Identifikasi Masalah
Masalah - masalah yang dapat diidentifikasikan pada
sistem yang berjalan saat ini adalah :
a. Waktu pelayanan kepada customer yang masihrelatif cukup lama.b. Belum akuratnya informasi tentang persediaanbarang (stok) yang ada.
4
c. Belum tersedianya laporan penjualan berdasarkan
sales padahal informasi ini dibutuhkan untuk
menentukan bonus penjualan. Laporan yang ada saat ini
hanya laporan pemasukan dan pengeluaran keuangan.
d. Masih lamanya proses pencarian informasi produkseperti harga dan suppliernya.
1.2.2 Ruang LingkupMasalah
Agar lebih teliti dalam penulisan laporan ini, maka
pembahasan akan dibatasi pada permasalahan belum
tersedianya laporan penjualan berdasarkan sales dan proses
pencarian informasi produk.
5
1.2.3 Rumusan MasalahBagaimana agar laporan penjualan berdasarkan sales
dan proses pencarian informasi produk dapat disediakan
dengan cepat dan akurat ?
1.3 Tujuan dan Manfaat PenelitianTujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa
sistem yang berjalan saat ini dan sejauh mana dapat diusulkan
perbaikan-perbaikan pada sistem yang ada untuk mengatasi
kelemahan ataupun permasalahan yang ada pada sistem saat
ini.
Kegunaan hasil dari penelitian ini diharapkan dapat
memberikan suatu alternatif solusi terhadap sistem informasi
penjualan Kunta Sakti Komputer agar dapat berjalan dengan
lebih efisien dan efektif.
1.4 Metode PenelitianUntuk melakukan penelitian ini, penulis
menggunakan metode penelitian lapangan (field research)
dengan metode pengumpulan data :
a. ObservasiYaitu dengan melakukan pengamatan langsung terhadap sistem
yang berjalan berupa alur kerja dan alur data yang ada
pada sistem dan laporan-laporan yang dihasilkan serta
proses pembentukan laporan tersebut.
b. InterviewYaitu dengan melakukan wawancara (tanya jawab) kepada
pihak-pihak yang terlibat dalam sistem ini terutama Divisi
7
BAB II LANDASAN
TEORI
2.1. Pengertian Sistem Informasi2.1.1 Definisi Sistem
Menurut Jogiyanto H.M dalam buku Analisis dan Desain
(2001 : p1) terdapat dua kelompok pendekatan dalam
pendefinisian sistem yaitu sebagai berikut :
a. Kelompok yang lebih menekankan pada prosedur sistem.Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk mencapai sasaran
tertentu.
Jerry Fitzgerald, Arda F. Fitzgerald danWarren D.
Stalling Jr. dalam buku Analisis dan Desain karangan
Jogiyanto H.M (2001 : p1) menyebutkan bahwa Prosedur
adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus
dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when)
dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
b. Kelompok yang lebih menekankan pada elemen atau komponendari sistem.
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
Menurut Hanif Al Fatta (2007 : p3) menyatakan bahwa sebuah
sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi
dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat
sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu
8
tujuan.
Dengan demikian sistem dapat diartikan sebagai suatu
susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling
berhubungan yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan
organisasi.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat
tertentu yaitu mempunyai komponen – komponen (components),
batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environtment),
penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output),
pengolahan (process) dan sasaran (object) atau tujuan (goal).
9
2.1.2. DefinisiInformasi
Pengertian informasi menurut Zulkifli Amsyah
(2005, p4) sebagai berikut Informasi adalah data yang
sudah diolah dengan cara tertentu menjadi bentuk yang sesuai
dengan keperluan penggunaan informasi bersangkutan.
Jimmy L. Gaol (2008, p7) mendefinisikan Informasi
adalah segala sesuatu keterangan yang bermanfaat untuk para
pengambil keputusan/manajer dalam rangka mencapai tujuan
organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Rainer dan Turban, informasi adalah sekumpulan
data yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga bernilai dan
memiliki arti bagi penerimanya. (2009, p6)
Menurut Stair and Reynolds, informasi merupakan
sekumpulan fakta yang diorganisasikan dengan cara tertentu
sehingga memiliki nilai lebih dibandingkan nilai fakta itu
sendiri. (2010, p5)
Menurut Gelinas & Dull (2008) yang dikutip
oleh Sarosa (2009, p12), menyatakan bahwa informasi
adalah data yang sudah mengalami pemrosesan sedemikian rupa
sehingga dapat digunakan oleh penggunanya dalam membuat
keputusan.
Dengan demikian informasi dapat diartikan sebagai data
yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
mendukung keputusan bagi penerimanya.
2.1.3 DefinisiSistem Informasi
10
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch
dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto, HM (2001 : p11)
sebagai berikut :
“ Sistem informasi adalah suatu sistem organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan yang di perlukan “.
Dalam suatu bentuk sistem informasi akan terbentuk suatu
kelompok kegiatan operasi yang selalu tetap yaitu :
a.
Mengumpulkan
data b.
Menghitung
c.Menganalisad. Membuatlaporan
11
Pada pengolahan data manual masalah yang sering muncul
adalah mengenai kecepatan dan keakuratan informasi
yang dihasilkan. Dalam hal ini penggunaan komputer
sangatlah berperan penting karena kecepatan dan ketelitian
dalam melakukan perhitungan dalam jumlah besar dan rumit.
Tahapan analis adalah suatu set kegiatan yang akan membawa
suatu proyek kepada suatu kondisi dimana keputusan manajemen
dibutuhkan untuk melanjutkan atau tidaknya proyek tersebut.
2.2 Pengertian PenjualanNajib Fatayerji (2004: p4) mendefinisikan the
marketing is the process that includes some elements apparently seem not to be
linked to each other, while in fact they are related together and form a relation
between the producers or manufactures and the consumers. (Pemasaran
adalah proses yang meliputi beberapa elemen yang tampaknya
tidak dihubungkan satu sama lain padahal mereka saling
terkait dan membentuk hubungan antara produsen atau
manufaktur dengan konsumen)
Jenny Darroch (2010 : p78 ) mendefinisikan marketing is the
process of planning and executing the conception, pricing, promotion and
distribution of ideas, goods and services to create exchanges that satisfy
individual and organizational objectives. (Pemasaran adalah proses
perencanaan dan pelaksanaan konsep, penetapan harga,
promosi dan pendistribusian ide, barang dan jasa untuk
menciptakan pertukaran yang memuaskan tujuan individu dan
organisasi).
Penjualan merupakan suatu kegiatan yang operasional
yang penting bagi setiap perusahaan untuk menghasilkan laba
12
maksimal. Penjualan dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
a. Penjualan secara Tunai.Yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara mewajibkan
pembeli untuk melakukan pembayaran harga barang dan jasa
terlebih dahulu sebelum barang yang bersangkutan
diserahkan (Mulyadi, 2001 : p199 ).
b. Penjualan secara KreditYaitu penjualan yang dilakukan dengan cara
mengirimkan semua barang sesuai dengan order yang
diterima dari pembeli, dan dalam jangka waktu
tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli
tersebut (Mulyadi, 2001 : p217).
13
Penjualan merupakan bagian dari Pemasaran, dapat
dibedakan dari pengertiannnya secara umum yaitu pemasaran
berkaitan dengan perancangan system penjualan mulai dari
pembuatan produk baik dari bahan-bahannya maupun bentuk
fisiknya yang akan laku dipasaran dan bagaimana mempromosikan
suatu produk agar dikenal oleh konsumen sedangkan penjualan
lebih menitik beratkan pada masalah, bagaimana produk itu
dapat dijual kekonsumen.
Untuk lebih jelasnya pengertian pemasaran adalah fungsi
bisnis yang mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan yang
belum terpenuhi, mengidentifikasi dan mengukur besarnya,
menentukan pasar yang menjadi sasaran yang paling baik yang
dapat dilayani, menentukan produk, jasa dan program-
program yang sesuai untuk melayani pasar-pasar ini dan
meminta setiap orang dalam organisasi untuk berpikir dan
melayani pelanggan. Dari sudut pandang kemasyarakatan,
pemasaran adalah kekuatan yang mengendalikan kapasitas
produksi nasional untuk memenuhi keinginan material
masyarakat.
Pemasaran yang berorientasi pasar merupakan
kebutuhan utama didunia kebanyakan bersaing memperluas
pangsa pasar dari pasar yang ada akibatnya ada yang menang
dan ada yang kalah, pihak yang kalah adalah mereka yang tidak
mampu memberikan sesuatu yang khusus kepasar, dan pihak yang
menang adalah mereka yang dengan teliti menganalisa
kebutuhan, mengidentifikasi peluang, dan menciptakan
tawaran-tawaran yang syarat dengan nilai bagi kelompok
14
pelanggan sasaran yang tidak dapat ditandingi oleh para
pesaing.
Pemasar-pemasar diperusahaan menghadapi tantangan-
tantangan pasar yang berat a. Tingkat pertumbuhan ekonomi
yang rendah diseluruh dunia dengan banyak industri
utama berada dalam tahapan siklus hidup produk yang sudah matang atau menurun.
b. Meningkatnya kekuatan pesaing global dari eropa
dan Timur Jauh yang mampu membuat produk-produk yang
berkualitas tinggi dengan biaya yang lebih rendah.
c. Perusahaan-perusahaan asing yang menerima subsidi dari
pemerintah negara mereka dan menggunakan untuk memenangkan
bisnis melalui harga-harga yang lebih rendah.
d. Potongan harga dan diskon yang besar pada semua
industri menyebabkan suatu peningkatan jumlah pembeli
yang membanding-bandingkan harga.
15
e. Terlalu banyak fokus jangka pendek manajemen dan
keterpakuan pada pembelian usaha lain daripada
memfokuskan pada pengembangan usaha mereka.
f. Meningkatnya kekuasaan distributor untuk mendiktekan
syarat-syarat pada produsen. g. Meningkatnya biaya
pemasaran yang disebabkan oleh menurunnya efektifitas media
massa dan meningkatnya biaya penjualan tatap muka.h. Terpecahnya pasar massal menjadi banyak pasar-pasar
mikro yang membutuhkan pemasaran yang sesuai dengan
kondisi masing-masing pasar.
Pemasaran tidak boleh dilihat secara sempit sebagai
tugas mencari cara-cara yang cerdik untuk menjual produk-
produk perusahaan. Banyak orang mengaburkan pemasaran dengan
subfungsinya, seperti iklan dan penjualan, Pemasaran adalah
seni mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan pelanggan dan
menciptakan pemecahan yang memberikan kepuasan kepada
pelanggan.
Jika beberapa perusahaan mengejar pasar sasaran
ini dan produknya tidak berbeda, maka sebagian besar
pembeli akan membeli dari perusahaan dengan harga
rendah. Satu-satunya alternatif untuk perusahaan pemula
adalah membedakan penawaran pasar dari pesaing-pesaingnya.
Jika pembedaan penawaran pasarnya bisa secara efektif harga
premium price bisa ditetapkan. Pembedaan ini memungkinkan
perusahaan itu memperoleh harga premium berdasarkan nilai
lebih yang dirasakan oleh pelanggan.
Untuk mendapatkan kebersihan dalam bidang pemasaran
16
yang bisa memberikan kepuasan terhadap konsumen membutuhkan
tenaga-tenaga pemasaran yang ahli dalam bidang penjualan.
Penjualan akan selalu ada pada setiap saat baik dalam
golongan masyarakat mana saja baik golongan bawah atau atas
maupun bawah pasti ada terdapat penjualan dan penjualan
itu selalu ada dan tidak akan pernah mati.
Penjualan adalah usaha dari suatu perusahaan untuk
memperoleh keuntungan dengan menyerahkan sejumlah barang
yang telah di sepakati bersama tanpa merugikan konsumen
serta konsumen merasa puas dengan barang atau jasa yang di
terima.
Fungsi dari penjualan adalah untuk mempermudah
konsumen mendapatkan barang yang disediakan oleh produsen
(barang atau jasa) dan sesuai dengan selera pasar, sedang
untuk tujuan dari penjualan untuk mengetahui keuntungan yang
di peroleh sebanyak-banyaknya dari hasil penjualan barang
atau pelayanan jasa untuk kebutuhan
17
dan kepuasan konsumen, faktor-faktor yang mempengaruhi
baik buruknya penjualan pada suatu perusahaan yaitu :
a. Dari konsumen yaitu harus dilihat kepada siapa yang
menggunakan barang atau jasa yang ditawarkan haruslah
cocok dan sesuai dengan kebutuhan dan juga status sosial
dari setiap konsumen.
b. Harga yaitu harga dari barang atau jasa yang
ditawarkan harus lebih murah dan bersaing dengan yang
lain (produk barang atau jasa) yang di tawarkan pesaing
lain.
c. Barang atau jasa yang ditawarkan harus berkualitas
baik dan sesuai dengan selera pasar dan harus juga di
perhatikan tentang persediaan barang di gudang harus
tetap ada jadi pada saat konsumen membutuhkan bisa
langsung ada.
d. Pelayanan (service customer) yaitu bagaimana melayani
pembeli atau konsumen dengan sebaik-baiknya agar
menjadi pelanggan tetap karena konsumen merasa puas atas
pelayanan yang diberikan (service yang diberikan).
Teknik-teknik penjualan selama mempresentasikan produk
yang akan dijual baik barang maupun jasa mempengaruhi
mudah tidaknya penyelesaian penjualan, ada pendapat
yang terbentuk dalam masyarakat bahwa penjualan dilakukan
untuk mencapai tujuan mendapatkan keuntungan (laba), untuk
mendapatkan keuntungan perusahaan memerlukan tenaga ahli
dalam penjualan, tugas-tugas yang mereka cukup luwes karena
dapat langsung mengetahui keinginan, prilaku konsumen
18
sekaligus dapat melihat reaksi konsumen sehingga dapat
langsung menyesuaikan diri.
Banyak penjual berpendapat bahwa menyelesaikan
transaksi penjualan merupakan bagian yang paling sulit dari
proses-proses penjualan, kesulitan dalam hal menyesuaikan
transaksi penjualan sebenarnya muncul dari pihak
pembeli karena beraneka macam alasan seperti di bawah ini
:
a. Ketakutan Terhadap Diri sendiriKetakutan atas ketidakmampuan diri sendiri menyebabkan
tidak begitu percaya diri dalam menghadapi konsumen,
sehingga produk yang ditawarkan terasa tidak mampu untuk
dijual karena kemampuan untuk merayu calon pembeli sudah
tidak ada.
b. Takut GagalPerasaan takut gagal juga menyebabkan orang berupaya
terlampau berlebihan untuk menyelesaikan transaksi
penjualan, perasaan nanti ditolak oleh calon
pembeli,
19
akibatnya mungkin negatif dan hasil yang dicapai
tidak sesuai dengan yang diharapkan karena kegagalan
yang dibuat menjadi pelajaran yang penting agar
selanjutnya tidak terjadi lagi.
c. Memperhatikan Pelayanan Terhadap KonsumenIni yang harus diperhatikan oleh penjual tentang pelayanan
terhadap konsumen agar konsumen bisa jadi pelanggan
tetap. Bagaimana mengetahui kebutuhan konsumen dan
secepatnya melayaninya, atau memberikan pelayanan yang
tepat waktu jika konsumen memesan barang atau jasa agar
konsumen merasa puas.
2.3 Sistem Informasi PenjualanSistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem
yang kegiatannya dalam pengolahan data penjualan
untuk memudahkan setiap kegiatan penjualan dan
memberikan atau menyajikan laporan informasi tentang
penjualan agar dapat menjadi masukan bagi pimpinan dalam
pengambilan keputusan guna mencapai tujuan tertentu.
2.4 Pengembangan Sistem InformasiDalam bukunya Analisis dan Disain karangan Jogiyanto
H.M (2001 : p35) pengembangan sistem dapat berarti
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan
sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem
yang telah ada sebelumnya.
Pengembangan sistem ini mencakup 5 tahap yaitu :a. Perencanaan Sistem
20
Pada tahap ini akan diestimasi dari kebutuhan-kebutuhan
fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk menduduk
pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya
setelah diterapkan. Perencanaan sistem terdiri dari
perencanaan jangka pendek (Short – Range) dan jangka panjang
(Short – long).
b. Analisis SistemAnalisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian komponen-komponen yang
dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan
21
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya.
c. Desain SistemDesain sistem disebut juga dengan desain konseptual atau
desain logical. Tujuan dari desain sistem adalah untuk
memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem
baru.
d. Implementasi SistemImplementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan.
2.5 Data Flow Diagram (DFD)Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau
lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan, DFD merupakan
alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur.
Beberapa simbol yang digunakan untuk maksud mewakili sebagai berikut :
a. Eksternal Entity ( Kesatuan Luar);b. Data Flow (Arus Data);c. Proces (Proses);d. Data Store (Simpanan Data);
Eksternal Entity
Setiap sistem pasti mempunyai batasan sistem yang
memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan
22
menerima input dan akan mengeluarkan out put pada
lingkungannya luarnya. Kesatuan luarnya (external entity)
merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat
berupa orang, organisasi atau sistem yang lainnya yang
berada dilingkungan luarnya dan akan memberikan input atau
menerima output dari sistem.
Gambar2.1
Simbol Eksternal Entity PadaDFD
23
Arus DataArus Data (Data Flow) di DFD diberi simbol suatu anak
panah. Arus data ini mengalir diantaranya proses (proses),simpanan data (data store) dan kesatuan external (external entity).Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupamasukan untuk sistem atau hasil proses sistem.
Proses
Gambar2.2
Simbol Arus DataPada DFD
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukanoleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masukkedalam suatu proses untuk menghasilkan arus data yangakan keluar dari proses.
Simpanan Data
Gambar2.3
Simbol ProsesPada DFD
Simpanan Data merupakan simpanan dari data yang dapat
berupa suatu file, arsip, tabel dan agenda atau buku.
Gambar2.4
Simbol Simpanan DataPada DFD
24
2.6 Pengertian KomputerisasiYang dimaksud dengan komputerisasi menurut Sanyoto
Gondodiyoto (1998 : p28) adalah perubahan sistem lama yang
menggunakan cara manual menjadi sistem baru dengan
menggunakan alat bantu komputer.
25
BABIII
ANALISA DAN PENGUMPULAN DATA
3.1 Gambaran Umum ObjekPenelitian3.1.1 Sejarah UmumPerusahaan
Kunta Sakti didirikan pada bulan Agustus tahun 1998 oleh
Bapak Tjioe Indrajaya. Toko komputer ini terletak di jalan
Mangga Dua Raya, Orion Dusit Mangga Dua Lt.1
No.25. Pada waktu didirikan jumlah karyawan berjumlah 5
orang. Pada awalnya toko komputer ini hanya menjual barang-
barang yang ada di toko saja atau menjual barang khusus
dealer yang ada disekitarnya. Tetapi kemudian berkembang
selain menjual ke toko-toko/dealer juga menjual ke pemakai
langsung (user). Barang yang dijualpun tidak hanya yang ada
di toko tetapi barang-barang dari luar atau dari toko/dealer
lain.
3.1.2 StrukturOrganisasi
Dalam suatu organisasi profesional dibutuhkan suatu
struktur organisasi yang menjelaskan keterkaitan tiap-tiap
bagian. Dalam suatu organisasi perlu adanya susunan yang
logis dan mempunyai bentuk struktur organisasi, sehingga
dapat menghubungkan rangkaian tata hubungan kerja, pembagian
kerja dan wewenang masing-masing individu dari organisasi
tersebut. Dengan adanya hal itu, maka perlu diterapkan
26
struktur organisasi yang baik agar tujuan dari toko
komputer itu sendiri dapat terwujud atau tercapai.
Struktur organisasi menyatakan cara organisasi mengatur
sumber daya manusia dalam membagi kegiatan-kegiatan yang
mengarah pada tujuan dari organisasi itu sendiri.
Struktur Organisasi yang baik adalah yang
dapat mencerminkan adanya pembagian kerja yang jelas
dan tegas, serta mencerminkan adanya pembagian tugas-
tugas dan wewenang serta tanggung jawab dari atasan kepada
bawahannya dalam pelaksanaan tugasnya.
Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Kunta Sakti adalah sebagai berikut
27
Pimpinan
Sales & Pembukuan &
Administrasi &
Teknis &Marketing Keuangan Ekspedisi Customer
SupportGambar3.1
Struktur Organisasi CV.Kunta Sakti
3.1.3 Tugas dan Tanggung JawabTugas-tugas dan tanggung jawab dari masing-masing
jabatan atau pekerjaan adalah sebagai berikut:
A. Pimpinan1. Memimpin usaha dan bertanggung jawab atas jalannya
usaha, baik intern maupun ekstern.
2. Memberi bimbingan dan pengarahan atas pekerjaan
yang dibebankan kepada bawahannya.
3. Menentukan rencana dankebijaksanaan usaha.4. Mengadakan pengawasan umum tentang segalaaktifitas pada setiap bagian.5. Bertanggung jawab ataskelancaran aktifitas usaha.
B. Sales & MarketingSecara umum bagian ini adalah yang berhubungan
28
langsung dengan pelanggan, dalam skala Perorangan
(Personal Customer) ataupun Pelanggan perusahaan (Corporate
Customer)
1.Sales
Sales dipimpin oleh seorang Sales Executive.
Tugas utama sales adalah melakukan penjualan
secara langsung (direct sales).
29
2. Marketing
Marketing dipimpin oleh seorang Marketing Executive atau
Senior Sales Person. Tugas utama bagian Marketing adalah
melakukan penjualan secara tidak langsung atau untuk
jangka waktu yang panjang. Beberapa tugas lain
Marketing adalah :
a. Melakukanpemasaran produk.b. Melakukan analisis
kebutuhan pasar. c.
Melakukan pendekatan ke
pelanggan
d. Melakukan presentasi dan kunjungan pelangganbilamana dibutuhkan.
C. Pembukuan & Keuangan1. Pembukuan :
Tugas utama bagianpembukuan adalah:a. Melakukan tugaspembukuan keuangan.b. Analisis dan laporan rugi-laba (secara berkala).
2. Keuangan :Tugas utama bagiankeuangan adalah:a. Memprediksikan dan menyediakan “Cash Supply”
sesuai kebutuhan. b. Melakukan tugas kasir.
D. Administrasi dan Ekspedisi
30
1. Administrasi:Tugas utama bagianAdministrasi adalah :a. Melakukan tugasoperasional administratif.b. Penggudangan (warehousing) dan
stok barang. c. Pengelolaan
berkas (filing)
2. EkspedisiTugas utama bagianEkspedisi adalah :a. Pengiriman danpengambilan barang.b. Pengiriman danpengambilan dokumen.
31
E. Teknis & Customer Support.1.Teknis
Tugas utama bagian Teknis adalah :a. Melakukan perbaikan (repair) dan
perawatan (maintenance). b. Melakukan
instalasi dan integrasi jaringan dan
sistem.
c. Melakukan perbaikan (repair) dan perawatan
(maintenance) peralatan kantor untuk kebutuhan
operasional sehari-hari.
2 . CustomerSupport.
Tugas utama bagian Customer Support adalah :a. Menangani Complaint pelanggan.b. Menerima barang rusak dan pengaturan
pengirimannya ke pihak ketiga. c. Kunjungan ke
pelanggan dalam hal perbaikan dan perawatan.
3.2 Kondisi Saat IniPada sistem yang berjalan ini semua kegiatan yang ada
masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan komputer
sebagai alat bantu untuk pemrosesan ataupun proses
perhitungan. Simpanan data yang digunakan hanya
menggunakan map berkas (map arsip). External entity yang
terlibat adalah : Supplier, Customer, Administrasi & Ekspedisi,
Pembukuan & Keuangan, Teknis & Customer Support dan
Pimpinan (Manager Toko).
Adapun sistem yang berjalan dapat dideskripsikan sebagai
32
berikut :a. Proses Arsip Price List
Proses ini merupakan proses yang pertama harus dilakukan
dalam sistem ini karena dari Price List inilah didapatkan
data tentang supplier, barang dan harga. Secara rutin supplier
akan memberikan Price List terbaru antara per tiga hari dan
paling lambat per minggu dikarenakan cepatnya
perubahan harga yang terjadi. Price list dari supplier akan
diterima oleh Sales dan kemudian akan diarsipkan kedalam map
arsip.
b. Permintaan Harga dari Customer
Pada proses ini customer baik datang ke toko ataupun
melalui telepon akan menanyakan harga dari barang-barang
yang dibutuhkan (PH) untuk kemudian sales akan memberikan
harga jual tersebut berdasarkan harga yang tertera pada
price list
33
ditambah keuntungan dagang kepada customer berupa SPH baik
secara langsung maupun melalui telepon/fax.
c. Penyiapan Order Customer
Setelah customer menyetujui SPH yang diberikan oleh Sales,
Sales akan mengajukan Permohonan Barang (PB) kepada bagian
administrasi & ekspedisi yang bertugas menyimpan barang
(warehousing). Selanjutnya bagian administrasi & ekspedisi
akan memberikan status barang kepada sales yang berisi
status barang yang tersedia stoknya dan yang tidak ada,
untuk barang-barang yang tidak tersedia maka sales akan
memesan barang kepada supplier. Selanjutnya supplier akan
mengirimkan barang sekaligus membawa Bon Supplier (Bon-S)
dua rangkap untuk melakukan penagihan atas barang yang
dikirimkan tersebut. Rangkap pertama Bon-S akan diberikan
untuk bagian pembukuan & keuangan sebagai bukti toko
bahwa barang tersebut sudah dibayar dan rangkap kedua
akan dikembalikan kepada supplier. Setelah semua barang yang
dipesan terkumpul, sales akan membuat Perintah Kerja (PK)
untuk bagian teknis
& customer support sebagai pedoman kerja bagi teknisi untukmerakit (mengerjakan)order customertersebut.
d. Penyerahan OrderCustomer
Pada proses ini bagian teknis & customer support akan
memberikan status order kepada sales mengenai sudah
selesainya order tersebut dikerjakan. Berdasarkan status
order tersebut sales akan membuat Nota Penjualan (NP -
34
rangkap 3) dan surat jalan (SJ - rangkap 2) kepada
customer. Surat jalan ini hanya akan dibuat untuk order
customer yang diantar sedangkan untuk yang datang ke
toko surat ini tidak dibutuhkan. NP rangkap satu dan
SJ rangkap dua untuk customer, NP rangkap dua akan
dipegang oleh bagian pembukuan & keuangan sedangkan SJ
rangkap 2 dan NP rangkap 3 akan diarsipkan oleh sales.
e. Pembuatan Laporan PenjualanBerdasarkan nota penjualan rangkap ketiga tersebut
sales pada setiap akhir bulan akan membuat laporan
penjualan kepada pimpinan (manager toko).
35
3.2.1 Diagram Arus Data Sistem Yang BerjalanUntuk lebih jelasnya sistem yang sedang berjalan ini akan digambarkan melalui
Diagram Arus Data sebagai berikut :3.2.1.1 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
Keterengan :
Gambar3.2
Diagram Konteks DFD SistemBerjalan
Bon-S : Bon Tagihan Supplier PK : Perintah KerjaNP : Nota Penjualan SJ : Surat JalanPB : Permintaan Barang SPH : Surat Penawaran HargaPH : Penawaran Harga
38
3.2.2 Kamus Dataa. Surat Penawaran Harga
Nama Arus Data : SPHBentuk Data : Dokumen hasil cetakanArus Data : Dari customer ke proses permintaan hargaPeriode : Setiap kali adanya permintaan harga dari customerStruktur Data : Tanggal
Nama CustomerAlamatNo. TeleponNo. Fax
No. Urut
Nama
Barang
Harga
Satuan
Banyak PesananJumlahTotalNama Sales
b. Permintaan Barang
Nama Arus Data :
PB Bentuk Data
: Formulir
Arus data : Dari proses pengerjaan order ke Adm. & EkspedisiPeriode : Setiap kali adanya order dari
39
customerStruktur Data :
Nomor
Order No.
Urut Nama
BarangJumlah Yang Dibutuhkan
c. Perintah KerjaNama Arus Data :
PK Bentuk Data
: Formulir
Arus data : Dari proses pengerjaan order ke Teknis & Custumer
40
SupportPeriode : Setiap kali adanya order dari customerStruktur Data :
Nomor Order NamaBarang Jumlah Barang Memo
d. Nota PenjualanNama Arus Data : NP
(3 rangkap) Bentuk Data
: Formulir
Arus data : - Rangkap pertama dari proses penyerahan order ke
Customer- Rangkap kedua dari proses penyerahan order kePembukuan dan Keuangan
- Rangkap ketiga
disimpan oleh sales Periode
: Setiap kali adanya order dari
customer Struktur Data : Tanggal
Nama CustomerAlamat
Nomor
Nota
Banyaknya
Nama
41
Barang
Harga
JumlahTotalNama Sales
e. Surat JalanNama Arus Data :
SJ Bentuk Data
: Formulir
Arus data : Dari proses
penyerahaan order ke Customer Periode
: Setiap kali pengiriman order ke tempat
customer Struktur Data : Tanggal
42
Nama CustomerAlamat
Nomor Surat
Banyaknya
Nama Barang
Nama Sales
Nama
Penerima
f. Laporan PenjualanNama Arus Data : Laporan PenjualanBentuk Data : Dokumen Hasil CetakanArus data : Dari proses pembuatan laporan kePimpinanPeriode : Setiap bulanStruktur Data : Laporan bulan
No. Urut
No. Nota
Harga
Jual
Harga
Modal
Keuntunga
n Nama
Sales
Total Harga
Jual Total
Harga Modal
Total
43
Keuntungan
Nama Pelapor
3.3 Analisis PermasalahanSelama ini Kunta Sakti masih menggunakan sistem
penjualan yang manual untuk menunjang segala aktivitas
penjualannya. Sistem ini sebenarnya sudah efektif namun
dirasakan kurang efisien sehingga menimbulkan permasalahan
seperti yang disinggung pada bab pertama. Adapun
permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :
44
a. Masih lamanya proses pencarian informasi produk.Dikarenakan selama ini informasi tentang produk hanya
disimpan dalam bentuk map arsip maka ketika ada customer
yang meminta informasi harga maka customer akan membuka
satu demi satu lembaran map arsip tersebut untuk
mencari harga dari produk yang diinginkan oleh customer,
selanjutnya setelah mendapatkan harga dari price list
tersebut sales masih harus menghitung harga jual produk
tersebut dengan cara menambahkan harga modal
tersebut dengan keuntungan penjualan yang
diinginkan belum lagi jika harga modal tersebut dalam
Dollar maka sales masih harus mengkonversi harga tersebut
ke rupiah dengan menghitungnya dengan kurs saat itu.
Proses ini tentunya akan memakan waktu yang cukup lama
apalagi bila produk yang diinginkan ada beberapa jenis.
Akibatnya tentu saja waktu tunggu customer untuk
mendapatkan informasi ini menjadi semakin lama.
Hal ini tentu saja dapat diatasi dengan sistem penjualan
yang sudah terkomputerisasi. Karena dengan menggunakan
komputer maka sales cukup menginput kode barang saja
atau membrowse semua produk yang ada yang telah
diurutkan secara abjad. Komputer pun dapat langsung
menentukan harga jualnya dengan setelah terlebih
dahulu mengkonversi harga modal ke dalam kurs Rupiah.
Semua proses ini akan dapat dilakukan oleh komputer
paling lambat 20 detik (termasuk input kode barang) untuk
satu item barang dibandingkan dengan proses manual dimana
45
sales paling cepat membutuhkan waktu satu menit untuk
memproses satu item barang.
Selain untuk informasi harga, informasi tentang produk
yang dibutuhkan juga adalah informasi tentang siapa
supplier produk tersebut. Untuk produk-produk yang biasa
dijual seperti harddisk Kunta Sakti telah mempunyai
supplier tetap tetapi ada saatnya dimana supplier tetap
tersebut kehabisan stok barang yang dibutuhkan oleh
Kunta Sakti sehingga sales akan mencari informasi
supplier mana lagi yang memiliki produk tersebut.
Sales pun kembali akan melihat satu demi satu lembaran map
arsip untuk mencari informasi tersebut tentu saja hal ini
juga memakan waktu. Dengan bantuan komputer tentu saja hal
ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, sales cukup
memasukan kategori dan merek produk yang diinginkan dan
komputer akan dapat menampilkan daftar informasi
supplier mana saja yang memiliki produk tersebut.
46
b. Belum tersedianya laporan berdasarkan sales.Seperti yang sudah disinggung pada identifikasi
masalah bahwa laporan ini diperlukan untuk
menentukan bonus penjualan setiap bulan yang akan
diperoleh oleh sales. Pada sistem yang berjalan saat ini
sudah terdapat laporan penjualan yang sudah terdapat
informasi tentang profit penjualan per nota
penjualan tetapi karena pembuatan laporan dilakukan
dengan program Word Processing bukan Spreadsheet sehingga
proses perhitungan profit masih dilakukan perhitungan
manual dengan kalkulator (harga jual dikurang harga modal)
sehingga untuk mendapatkan total profit per sales maka
akan dilakukan juga perhitungan untuk mengelompokan total
profit per sales dengan menggunakan kalkulator, hal ini
selain cukup memakan waktu juga bisa menimbulkan
kesalahann perhitungan. Dengan bantuan komputer maka hal
ini bisa diatasi dengan cukup mudah misalnya dengan
perintah SQL berikut :
Select
sum(keuntungan)
From
Laporan_Penjualan
Group by
nama_sales
3.4 Usulan PerbaikanBerdasarkan hasil analisis diatas untuk mengatasi
permasalahan yang ada maka penulis mengajukan usulan sistem
47
yang akan menggunakan komputer sebagai alat bantu perhitungan
dan pemrosesan data sehingga informasi yang dibutuhkan dapat
disajikan dengan cepat dan akurat.
48
BAB IVHASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Usulan Sistem BaruSecara detail usulan sistem yang diajukan oleh penulis dapat dilihat pada Diagram
Arus Data berikut:4.1.1 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan
Gambar
55
4.2 Rancangan Output4.2.1 Surat Penawaran Harga
Jakarta, DD – MM –
YYYY Kepada Yth :xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx nama perusahaanu.p xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx nama contact personPhone : xxxx – xxxxxxxxxFax : xxxx – xxxxxxxxx
Berdasarkan permintaan harga dari Bapak/Ibu berikut kami sampaikan penawaran harga atas barang-barang sesuai dengan kebutuhan Bapak/Ibu sebagai berikut :No. Nama Barang Qty Harga Satuan Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx Rp
xxxxxxxx,xxRp xxxxxxxxx,xx
Term :
- DP 30 % saat pemesanan dan sisanya paling lambat 1
(satu) minggu setelah barang diterima
- Pembayaran DP dapat ditransfer via bank BCA Mangga Dua a.n Tjioe Indrajaya No.
. Bukti transfer agar dapat difax ke 021-6127813
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
CV. Kunta Sakti
x x x x x x nama sales
57
4.2.2 Permintaan BarangKepada : Bagian Administrasi & Ekspedisi
Sesuai dengan pesanan customer kita nomor : xxxxxx, agar dapat dipersiapkan barang- barang sebagai berikut :No Nama Barang Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx
Atas bantuannya saya ucapkan terima kasih.
Sales
xxxxx
x
4.2.3 Pesan BarangKepada :xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx nama
supplier xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
alamat supplier Phone : xxxx
– xxxxxxxxx
Fax : xxxx – xxxxxxxxx
Agar dapat dipersiapkan dan dikirimkan barang-barang sebagai berikut :No Nama Barang Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx
Atas bantuannya saya ucapkan terima kasih.
59
4.2.4 Perintah KerjaKepada : Bagian Teknis & Customer Support
Agar dapat dipersiapkan (dites / dirakit) barang-barang sebagai berikut :No Nama Barang Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx
Catatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Atas bantuannya saya ucapkan terima kasihSales
xxxxxx nama sales
4.2.5 Nota Penjualan Jakarta, DD – MM – YYYY
Kepada Yth :perusahaan
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx contact
person u.p
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
alamat xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
No. ORDER : xxxxxx Phone : xxxx - xxxxxxxxxNo Nama Barang Qty Harga Satuan Diskon Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxx Rp.
xxxxxxxx,xxxxxxxx,xx
xxxxxxxxx,xx
61
4.2.6 Surat JalanJakarta, DD – MM – YYYY
Kepada Yth :perusahaan
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx contact
person u.p
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
alamat xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
No. ORDER : xxxxxx Phone : xxxx - xxxxxxxxx
Berikut kami kirimkan barang-barang sesuai dengan pesanan Bapak/Ibu sebagai berikut :No. Nama Barang Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx
Penerima Hormat Kami,
nama sales xxxxxx
4.2.7 Laporan PenjualanLAPORAN PROFIT PENJUALANBULAN : xxxxxxxxxNo No.
OrderTanggal Haga Jual Jumlah
ModalProfit Sales
xx xxxxxx
xx–xx-xxxx
xxx.xxx.xxx,xx
xx.xxx.xxx,xx
x.xxx.xxx,xx
xxxxxx
63
4.2.8 Laporan Penjualan Berdasarkan SalesLAPORAN PROFIT PENJUALAN
BULAN : xxxxxxxxxNama Sales : xxxxxxNo No.
OrderTanggal Haga Jual Jumlah
ModalProfit Sales
xx xxxxxx
xx–xx-xxxx
xxx.xxx.xxx,xx
xx.xxx.xxx,xx
x.xxx.xxx,xx
xxxxxx
Dicetak Tanggal : xx – xx – xxxxSenior Sales Person
4.3 Rancangan InputSetelah output yang diinginkan telah
dideskripsikan maka kita baru bisa mengetahui input
apa saja yang diperlukan agar dapat menghasilkan output
tersebut.
a. Data SupplierNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 Nama Supplier C 202 Alamat Supplier C 203 Nomor Telepon C 134 Nomor Fax C 135 Kategori Barang C 2 Jenis brg yg
disuplai6 Merek Barang C 2 Merek brg tersebut7 Tipe Barang C 10 Tipe barang
64
b. Data SalesNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 Nama Sales C 6 Nama pendek2 Password C 6 Login ke sistem3 Alamat C 304 Kode Pos C 55 Telp.Rumah C 136 Telp.HP C 137 Tanggal Lahir Date 88 Tanggal Mulai Kerja Date 8
c. Data BarangNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 Kode Barang C 72 Kategori Barang C 23 Merek Barang C 24 Tipe Barang C 105 Nama Barang C 206 Spesifikasi Barang C 507 Status Barang C 18 Kurs C 2 $ atau Rp9 Harga Modal N 8,210 Harga Satuan N 8,211 Stok N 2
d. Data CustomerNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 Kode Customer N 32 Nama Perusahaan C 253 Contact Person C 20
No. Nama Field Tipe Panjang
Keterangan4 Alamat C 305 Kodepos C 56 Nomor Telepon C 137 Nomor Fax C 138 Nomor Handphone C 139 E-mail C 25
e. TransaksiNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 Nomor Order C 62 Tanggal Order Date 83 Tanggal Kirim Date 84 Nama Perusahaan C 255 Contact Person C 206 Alamat C 307 Kodepos C 58 Nomor Telepon C 139 Nomor Fax C 1310 Nomor Urut N 211 Nama Barang C 2012 Kurs C 213 Harga Modal N 8,214 Harga Satuan N 8,215 Diskon N 6,216 Quantity N 2 Jumlah brg per
item17 Jumlah N 9,2 Hrg Satuan - diskon x qty18 Total N 9,2 Total Jumlah
19 Nama Sales C 6
36
1
4.4 RancanganDatabaseDatabase merupakan kumpulan data yang saling berhubungan
satu dengan yang lain dan merupakan hal yang penting dalam
sistem informasi karena didatabase inilah data dapat diolah
menjadi suatu informasi yang dapat mendukung pengambilan
keputusan.Adapun file database terdiri dari file induk(master) dan file transaksi.
4.4.1
File Mastera
.File ProdukNama File :
Produk.dbNo. Nama Field Tipe Panjang
Keterangan1 product_id * Char 6 Kode Barang2 product_cat Char 2 Kategori Barang3 product_brand Char 2 Merek Barang4 product_type VarCha
r10 Tipe Barang
5 product_name VarChar
20 Nama Barang6 product_desc Varcha
r50 Spesifikasi
Barang7 product_status Char 1 Status Barang
Catatan : 1. Kode Barang
1 2 3 4 5 6
1 – 2 untuk kategori barang3 – 4 untuk merek barang5 – 6 untuk nomor tipe barang
2. Status Barang
3
b. File SupplierNama File : Supplier.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 Supp_id * Integer
2 Autonumber2 Supp_name VarCha
r20 Nama Supplier
3 Supp_addrs VarChar
30 Alamat Supplier4 Supp_phone Char 13 No. Telepon5 Supp_fax Char 13 No. Fax
c. File CustomerNama File : Customer.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 cust_id * Integer
3 Autonumber2 cust_company VarCha
r25 Nama Perusahaan
3 cust_name VarChar
20 Contact Person4 cust_addrs VarCha
r30 Alamat Customer
5 cust_postal Char 5 Kode Pos6 cust_phone Char 13 No. Telepon7 cust_fax Char 13 Nomor Fax8 cust_email VarCha
r25 Alamat Email
9 cust_cellphone Char 13 No. Handphone
d. File SalesNama File : Sales.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 Sales_id * Integer
1 Autonumber2 Sales_name Char 6 Nama Panggilan3 Passwd Char 6 Password login
4
4 date-birth Date 8 Tanggal Lahir5 date-work Date 8 Tanggal Mulai
Kerja6 Sales_addrs VarChar
30 Alamat Customer7 Sales_postal Char 5 Kode Pos8 Sales_phone Char 13 No. Telepon
Rumah9 Sales_cellphone Char 13 No. Handphone
4.4.2 File Transaksia. File Stok
Nama File : Stock.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 product_id * Char 6 Kode Barang2 Supp_id * Char 2 Kode Supplier3 Kurs Char 2 $ atau Rp4 buy_price Numeri
k8,2 Harga Modal
5 unit_price Numerik
8,2 Saran harga jual6 Stock Numeri
k2 Jumlah Stok
b. File OrderNama File : Order.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan
gKeterangan
1 order_id * Char 6 Nomor Order2 order_date Date 8 Tanggal Order3 order_deliv
eryDate 8 Tanggal Pengiriman
4 cust_id ** Integer
3 Kode Customer5 product_id
**Char 7 Kode Barang
6 Kurs Char 2 $ atau Rp7 buy_price Numeri
k8,2 Harga Modal
8 unit_price Numerik
8,2 Harga Jual9 diskon Numeri
k6,2 Diskon Harga Jual
5
No. Nama Field Tipe Panjang
Keterangan10 Qty Intege
r2 Jumlah per item
11 sell_amount Numerik
9,2 Unit_price – diskon xqty12 sell_profit Numeri
k6,2 Sell_amount –
buy_price x qty13 sell_total Numerik
9,2 Total sell_amount14 Profit_tota
lNumerik
8,2 Total sell_profit15 Sales_id ** Intege
r1 Kode Sales
4.4.3 Entity Relation Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu diagram yang menggambarkan
hubungan (relasi) antar entitas dalam suatu database.
Kardinalitas untuk menyatakan derajat relasi antara entitas
yang satu dengan entital lainnya.
Berikut adalah ERD untuk database sistem yang dirancang :
Gambar4.6
7
4.4.4 Data Definition Languange (DDL)DDL merupakan sintak-sintak pada SQL yang
berisikan perintah-perintah untuk pendefinisian objek-objek
pada database.
a. File Productcreate table produk( product_id char(7), product_cat char(2),
product_brand char(2), product_type
varchar(10), product_name varchar(20),
product_desc varchar(50), product_status
char(1),
primary key product_id )b. File Supplier
create table supplier( supp_id integer(2), supp_name varchar(20),
supp_addrs varchar(30), supp_phone char(13),
supp_fax char (13),
primary key supp_id )c. File Sales
create table sales( sales_id integer(1), sales_name
char(6), passwd char(6), date_birth
date, date_work date, sales_addrs
varchar(30),
sales_postal char(5), sales_phone char(13), sales_cellphone char(13),primary key sales_id )
d. File Customer
8
create table customer( cust_id integer(3), cust_company varchar(25),
cust_name varchar(20), cust_addrs varchar(30),
cust_postal char(5), cust_phone char(13),
cust_fax char(13), cust_email varchar(25),
cust_cellphone char(13), primary key cust_id )
e. File Stockcreate table stok( product_id char(7), supp_id char(2), kurs char(2),buy_price numeric(8,2), unit_price numeric(8,2), stock integer(2),primary key (product_id, supp_id) )
9
f. File Ordercreate table order( order_id char(6), order_date date,
order_delivery date, cust_id integer(3), product_id
char(7), buy_price numeric(8,2), unit_price
numeric(8,2),
diskon numeric(6,2), qty integer(2), amount
numeric(9,2), total numeric(9,2), sales_id
integer(1)
primary key order_id )
4.4.5 Data Modification Language (DML)DML merupakan sintak-sintak pada SQL yang berisikan
perintah-perintah untuk melakukan modifikasi objek-objek pada
database seperti penambahan dan penghapusan record dan
perintah-perintah lainnya.
a. Permasalahan mencari informasi suatu produk1. Untuk mengetahui kode barang berdasarkan input kategori,merek dan tipe barang.
Contoh : untuk mengetahui kode barang dari Mainboard ASUS P4SDXselect product_idfrom productwhere product_cat = ‘Mainboard’ and product_brand = ‘ASUS’and product_type =‘P4SDX’
2. Untuk mengetahui harga jual tertinggi dan
terendah suatu barang dan siapa suppliernya.
select max(unit_price), min(unit_price), supp_id
10
from stockwhere product_id = ‘ Kode Barang ‘
3. Untuk mengetahui siapa saja supplier dari suatu produkselect s.supp_name, s.supp_addrs, s.supp_phone, s.supp_faxfrom supplier s, stock kwhere k.product_id = ‘ Kode Barang ‘ and k.supp_id = s.supp_id
4. Untuk mengetahui produk apa saja yang disuplai oleh suatu supplier
select p.product_namefrom product p, stock k
11
where k.supp_id = ‘ Kode Supplier ‘ andk.product_id = p.product_id
b. Pembuatan Laporan Penjualan1. Laporan Keuntungan Penjualan
select o.order_id, o.sell_total,o.profit_total, n.sales_namefrom order o,sales nwhere n.sales_id = o.sales_id and o.order_date >=starting_date and order_date <=ending_datestarting dan ending date merupakan inputan dari user
dimana starting_date adalah mulai tanggal berapa akan
dimulai laporan dan ending date adalah sampai tanggal
berapa yang akan dilaporkan.
Dengan statmen DML ini maka laporan ini dapat dibuat baik
secara insedentil (dibutuhkan sewaktu-waktu) maupun
periodik (harian, mingguan, bulanan, tahunan, dll)
tergantung dari inputan starting dan ending date.
2. Laporan Profit per Salesselectsum(o.profit_total),n.sales_namefrom order o,sales nwhere n.sales_id = o.sales_id and o.order_date >=starting_date and order_date <=ending_dategroup by
13
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KesimpulanBerdasarkan uraian-uraian yang telah penulis
kemukaan pada bab sebelumnya maka penulis dapat menggambil
kesimpulan sebagai berikut :
a. Sistem penjualan yang saat ini diterapkan oleh Kunta
Sakti masih dilakukan secara manual dalam arti belum
menggunakan komputer sebagai alat bantu pemrosesan dan
pengolahan data sehingga informasi yang dibutuhkan
seperti informasi tentang produk maupun laporan
penjuialan berdasarkan sales belum dapat dihasilkan dengan
cepat dan akurat.
b. Pada sistem yang berjalan eksternal entity yang
terlibat supplier, customer, administrasi & ekspedisi,
pembukuan dan keuangan, teknis dan customer support dan
manager toko. Adapun proses yang berjalan adalah proses
arsip price list, proses permintaan harga, proses order,
proses penyerahan order dan proses pembuatan laporan.
Sistem yang berjalan menggunakan dua buah simpanan data
yaitu map arsip price list yang digunakan untuk menyimpan
brosur harga dan spesifikasi produk dari supplier dan
arsip nota penjualan yang merupakan tembusan rangkap
ketiga (warna merah) dari nota penjualan.
c. Permasalahan pada sistem yang berjalan adalah masih
14
lamanya proses pencarian informasi produk serta belum
tersedianya laporan penjualan berdasarkan sales.
Masalah masih lamanya pencarian informasi produk
dikarenakan sales harus membuka lembaran map arsip price
list untuk mencari informasi produk yang diinginkan
(apakah spesifikasi produk atau harganya) belum lagi
harga yang ada dalam price list dalam kurs dollar
sehingga sales harus menghitung konversinya sehingga
didapatkan harga jual rupiahnya.
Sedangkan permasalahan kedua disebabkan dalam
pembuatan laporan penjualan menggunakan word
processor sehingga untuk pembuatan grouping penjualan
berdasarkan sales maka nota penjualan yang ada harus
disort terlebih dahulu secara manual baru bisa diketikan
ke komputer.
15
d. Untuk mengatasi permasalahan pada sistem yang
berjalan maka perlu dibuatkan sistem komputerisasi
untuk menyimpan dan mengolah data penjualan. Untuk
penyimpanan data maka nantinya sistem yang dirancang
akan menggunakan 4 (empat) buah file master (sales, product,
supplier dan customers) dan 2 (dua) buah file transaksi (stok
dan order). Sedangkan untuk pengolahan datanya akan
menggunakan program komputer berbasiskan Data Base
Management System (DBMS).
5.2 Saran-SaranSaran-saran yang dapat penulis kemukakan
sehubungan dengan sistem yang dirancang adalah ;
a. Dikarenakan sifat komputer yang GIGO (Garbage In Garbage
Out) maka diharapkan user agar lebih teliti dalam proses
input data supaya output yang dihasilkan oleh komputer
sesuai dengan yang dibutuhkan.
b. Implementasi sistem ini sebaiknya menggunakan pemrograman
berbasis visual dikarenakan user interfacenya lebih baik dan
dapat didesain secara khusus (misalnya dengan combo box)
sehingga user akan lebih dimudahkan dalam proses entry data
sekaligus dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi
dengan membuat sedikit mungkin user harus mengentry data
secara diketik langsung.
c. Dikarenakan cepatnya perubahan harga yang terjadi maka
setiap ada price list terbaru dari supplier maka user harus
dengan segera mengedit harga yang ada dikomputer agar
tidak terjadi harga jual ke customer lebih rendah dari harga
16
modal.
d. Dikarenakan sistem ini hanya terdiri dari sistem
penjualan yang tidak memiliki modul yang kompleks
sehingga peralihan sistem yang baru ini dilakukan secara
langsung (turn over) tidak harus dengan paralel run.
17
DAFTAR PUSTAKA
[1] Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahamamdan Aplikasi, PT. Grasindo, Jakarta, 2008.
[2] Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi, Yogyakarta, 2007
[3] Jenny Darroch, Marketing Through Turbulent, Palgrave Macmillan, Hampshire – UK, 2010
[4] Jogiyanto HM, Analisa dan Disain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek, Andi Offset, Yogyakarta, 2001
[5] Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, 2001
[6] Najib C. Fatayerji, Electronic Marketing : Advantages and Disadvantages, Dissertation.com, Boca Raton-Florida, 2004
[7] R. Kelly Rainer and Efraim Turban, Introduction to Information Systems :
supporting and transforming business, 2nd edition, New Jersey USA : John Wiley& Sons. Inc, 2009
[8] Ralph Stair and George W. Reynolds, Fundamentals of Information Systems, 5th
edition, Miami USA : Course Technology, 2010
[9] Samiaji Sarosa, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta : Grasindo, 2009
[10] Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, CetakkanKelima, Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta, 2005