BAB V Rencana Rancangan Sistem

BAB V

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

A. Aturan Bisnis Sistem Yang Diusulkan

Pada awalnya admin akan menerima kartu garansi dari

supplier dari seluruh Indonesia, setelah itu admin akan

memasukan data kedalam sistem aplikasi yang selanjutnya

akan menjadi dasar dari validasi setiap pelanggan yang

akan melakukan perbaikan terhadap unit yang telah

dibelinya.

Ketika pelanggan datang ke layanan purna jual ini

mereka akan membawa kartu garansi dan juga barang yang

akan diperbaiki, setelah itu admin akan mendata dalam

aplikasi apakah pelanggan tersebut pernah melakukan

perbaikan sebelumnya, dan juga akan mengecek data dari

kartu garansi tersebut dari data pembelian yang sudah di

input ke dalam sistem sebelumnya. Setelah semuanya

selesai maka unit yang rusak tersebut akan diterima

51

52

teknisi yang akan mengeceknya, dan akan diberikan

estimasi waktu untuk informasi terhadap pelanggan kapan

mereka akan kembali untuk mengambil barang mereka

tersebut.

Teknisi pun dapat melakukan update dari data complaint

log pelanggan jika ada kerusakan dari unit mereka yang

membutuhkan pergantian spare part dan ini akan

mempengaruhi apakah unit ini berbayar atau tidak. Pihak

Gudang pun juga dapat melakukan update data spare part ke

dalam sistem,.

Laporan dari sistem dapat diakses oleh semua pengguna

aplikasi, sesuai dengan bagian mereka. Report dapat

dicetak maupun disimpan kedalam soft copy, seluruh

aktifitas diatas datanya masuk kedalam database yang aman

dan tersimpan rapih.

B. Dekomposisi Fungsi Sistem Yang Diusulkan

53

C. Rancangan Masukan (input), Proses, dan Keluaran

(output)

1. Rancangan Masukan (input)

Perancangan masukan yang dimaksud adalah perancangan

tampilan, berikut adalah perancangan input aplikasi

purna jual tersebut.

a. Front Desk

54

Setiap pelanggan yang datang untuk melakukan

perbaikan unit miliknya, maka menu ini yang akan

menjadi alat bantu untuk pencatatan.

1. Nama Tampilan : Complain Log

Tujuan : Pelanggan, Teknisi

Isi : Customer Data, Complain Data,

Machine Detail,

Repair Detail

b. Data Master

Menu ini digunakan sebagai alat bantu untuk input

data dari pelanggan dan supplier perusahaan yang

melakukan transaksi pembelian dari kantor pusat.

1. Nama Tampilan : Data Master

Tujuan : Teknisi, Admin

Isi : Customer List, Warranty Card List,

Outbond Machine

55

c. Product

1. Nama Tampilan : Factory

Tujuan : Admin

Isi : Factory Detail

2. Nama Tampilan : Product Group

Tujuan : Admin

Isi : Product Group Detail

3. Nama Tampilan : Product Series

Tujuan : Admin

Isi : Product Series Detail

4. Nama Tampilan : Product Type

Tujuan : Admin

Isi : Product Type Detail

5. Nama Tampilan : Product Model

56

Tujuan : Admin

Isi : Factory, Product Group, Product

Type, Model Name,

Invoice Group, On site, Carry In

2. Proses

Aplikasi Purna Jual ini dibuat menggunakan bahasa

pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL untuk

media penyimpanan datanya. Terdapat 2 (dua) kategori

dalam aplikasi ini, yaitu :

a. Admin

b. Agent

Menu admin dapat mengatur semua yang ada pada menu

agent, pada menu ini terdapat menu input yang nantinya

dapat dilihat dan digunakan oleh teknisi dan juga

admin, sedangkan menu Agent berlaku untuk yang

berhubungan dengan pelanggan.

57

3. Keluaran (output)

Aplikasi purna jual ini memiliki fungsi yang hampir

sama seperti dalam keadaan manual, yang setiap divisi

harus mengeluarkan report mereka seperti waktu telah

ditetapkan manajemen juga untuk keperluan servis.

Berikut adalah keluaran yang bisa kita lihat dari

aplikasi ini, diantaranya :

a. Reporting

Menu ini membantu untuk membuat sebuah laporan yang

akurasi datanya sangat baik. Data report yang dapat

diambil diantaranya seperti berikut:

1. Nama Tampilan : Activity Report


Isi : Login Session, Break Session,

Absent

2. Nama Tampilan : Cases Report

58


Isi : Complain Log, Call Back

3. Nama Tampilan : Data


Isi : Customer, Outbond Machines,

Warranty Card Data,

Invoice

D. Diagram Aliran Data (DAD) Konteks, Nol, dan Rinci

Sistem yang Diusulkan

1. Diagram Aliran Data (DAD) Konteks Sistem Usulan

59

Gambar 5.1 DAD Konteks Sistem Usulan

2. Diagram Aliran Data (DAD) Nol Sistem Usulan

60

Gambar 5.2 DAD Nol Sistem Usulan

61

3. Diagram Alir Data Rinci Sistem Berjalan

a. Diagram Alir Data Level 1 Proses 1

Gambar 5.3 DAD Level 1 Proses 1 Usulan

b. Diagram Alir Data Level 1 Proses 2


c. Diagram Alir Data Level 1 Proses 3

62


d. Diagram Alir Data Level 1 Proses 4

63

Gambar 5.6 DAD Level 1 proses 4 Usulan

e. Diagram Alir Data Level 1 Proses 5


f. Diagram Alir Data Level 1 Proses 6

64


E. Kamus Data Sistem yang Diusulkan

Kamus data merupakan suatu katalog fakta tentang data

dan kebutuhan informasi yang analisa sistemnya dapat

mendefinisikan data yang mengalir dari sistem secara

lengkap sebagai berikut :

1. Kamus Data Masukan

a. Nama Arus : Complain Log

Alias : popup_inbound

Bentuk : File

Arus Data : Admin – Input data complain

65

Struktur Data : Header <Greeting Admin>

Isi : Customer Data+Complain

Data+Machine

Detail+Repair Detail+Use of Spare

Part+Cost

Footer : Print Invoice+Save+Print

Receipt+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk pengisian

data pelanggan

dan data kerusakan unit.

Periode : Setiap ada pelanggan yang datang untuk

memperbaiki unitnya

b. Nama Arus : Customer List

Alias : customer_reg

Bentuk : File

66

Arus Data : Admin – Input data Pelanggan

Struktur Data : Header <Customer Data#Profile>

Isi : Customer Name+Contact

person+Company+Address+Phone No+Email

Footer : Save+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk pengisian

data pelanggan.

Periode : Setiap ada telepon masuk dari pelanggan,

maka akan

dilakukan input

c. Nama Arus : Warranty Card List

Alias : warranty_card_reg

Bentuk : File

Arus Data : Admin – Input data Pelanggan

67

Struktur Data : Header <Warranty Card #>

Isi : Customer Data+Warranty Data

Footer : Save+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk

mendaftarkan pelanggan saat kartu

garansi datang dari supplier

Periode : Saat supplier mengirimkan kartu garansi.

d. Nama Arus : Outbond Machine

Alias : outbond_machine_reg

Bentuk : File

Arus Data : Admin – Input data barang

Struktur Data : Header < Customer Data # Profile >

Isi : Order Key+Model

Type+Description+Serial No+Model

68

No+Buyer+DO NO+REF. NO+Delivery Date

Footer : Save+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk mendata

semua unit yang telah di

kirimkan untuk supplier

garansi datang dari supplier

Periode : Saat manajemen mengirimkan data

penjualan

2. Kamus Data Proses

a. Nama Arus : Change Password

Alias : change_password

Bentuk : File

Arus Data : Admin, Agent – rubah password

Struktur Data : Header < Change Password # user >

69

Isi : Password+New Password+Retry new

Password

Footer : Change+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk merubah

password

Periode : Saat user ingin mengganti password nya.

3. Kamus Data Keluaran

a. Nama Arus : Laporan

Alias : reporting

Bentuk : File

Arus Data : Admin, Teknisi, Gudang – Cetak dan unduh

laporan

Struktur Data : Header : < Contact Center Reporting

List >

Isi : Activity Report+Cases Report+Data

70

Footer : Copyright+year

F. Spesifikasi Proses Sistem yang Diusulkan

Spesifikasi proses menjelaskan spesifikasi dari setiap

proses pada diagram rinci.

Proses : 1.0

Nama Proses : Customer List

Masukan : Telepon, Input Data

Sumber : Admin, Pelanggan

Keluaran : Data Pelanggan

Tujuan : Admin

Uraian : Ketika pelanggan telepon untuk

menanyakan sesuatu

informasi atau troubleshoot sederhana

dari admin, maka

71

disana admin memasukan data dari

pelanggan tersebut.

Proses : 2.0

Nama Proses : Warranty Card List

Masukan : Kartu Garansi, Input Data

Sumber : Pelanggan, Admin

Keluaran : Data Pembelian, Data Pelanggan

Tujuan : Admin

Uraian : Fungsi ini berjalan ketika pihak

supplier telah memberikan

kartu garansi ini pada pihak Brother

Proses : 3.0

Nama Proses : Outbond Machines

Masukan : Input Nama Pembeli, Input Nomor DO,

Input Data Machine

72

Sumber : Admin

Keluaran : Data Pembelian Machines

Tujuan : Tujuan

Uraian : ketika manajemen utama memberikan

data keseluruhan dari

penjualan yang telah dilakukan kepada

seluruh supplier di

Indonesia diterima, disini fungsi ini

berjalan

Proses : 3.1

Nama Proses : Laporan

Masukan : Input Data Pembelian

Sumber : Admin

Keluaran : Laporan Pembelian

Tujuan : Admin

73

Uraian : laporan ini tersedia saat semua

data telah berhasil di unggah

ke sistem

Proses : 4.0

Nama Proses : Laporan

Masukan : Input Laporan

Sumber : Teknisi, Gudang, Admin

Keluaran : Data Complain Log, Invoice, Data

Pelanggan, Data Outbond

Machine, Data Warranty Card

Tujuan : Admin, Gudang, Teknisi

Uraian : Laporan ini adalah laporan

keseluruhan dari sistem yang ada,

tiap divisi dapat mengambil report pada

tempat yang sama

74

namun dengan fungsi yang berbeda.

Proses : 5.0

Nama Proses : Complain Log

Masukan : Input Repair Data

Sumber : Teknisi

Keluaran : Data Kerusakan, Input Spare Part,

Working Order

Tujuan : Teknisi, Pelanggan

Uraian : Menu ini berisi seluruh data

komplen dari pelanggan yang

meletakkan unitnya di purna jual Brother

Proses : 6.0

Nama Proses : Product dan Spare Part

Masukan : Input Product, Input Spare Part

75

Sumber : Admin

Keluaran : Data Spare Part, Data Product

Tujuan : Teknisi, Gudang, Admin

Uraian : Menu ini berisi seluruh data dan

spare part yang ada pada

purna jual Brother

G. Bagan Terstruktur Sistem yang Diusulkan

Gambar 5.9 Menu Utama Aplikasi Purna Jual

76

Gambar 5.10 Menu Utama Input Data Product

Gambar 5.11 Input Data Spare Part

77

Gambar 5.12 Input Data Customer List

Gambar 5.13 Input Data Outbond Machine

78

Gambar 5.14 Input Data Complain Log

Gambar 5.15 Input Laporan

H. Spesifikasi Modul Sistem yang Diusulkan

1. Modul Input Data Product

Mulai

79

Kerjakan Modul Input Data Product

Masukan Modul Factory

Masukan Modul Product Group

Masukan Modul Product Series

Masukan Modul Product Type

Masukan Modul Product Model

Simpan Data Product

Selesai

2. Modul Input Data Spare Part

Mulai

Kerjakan Input Data Spare Part

Masukan Data Spare Part

Selesai

3. Modul Input Data Pelanggan

80

Mulai

Kerjakan Input Data Pelanggan

Masukan Data Pelanggan

Selesai

4. Modul Input Data Warranty Card List

Mulai

Kerjakan Input Data Warranty Card List

Masukan Data Warranty Card List

Selesai

5. Modul Input Data Complain Log

Mulai

Kerjakan Input Data Complain Log

Masukan Data Complain Log

Masukan Data Repair

81

Masukan Data Spare Part

Selesai

6. Modul Input Data Outbond Machines

Mulai

Kerjakan Input Data Outbond Machines

Masukan Data Outbond Machines

Selesai

7. Modul Cetak Laporan Complain Log

Mulai

Kerjakan Modul Laporan Complain Log

Masukan Data Range Time

Masukan Data Parameter

Selesai

8. Modul Cetak Laporan Customer

82

Mulai

Kerjakan Laporan Customer

Masukan Range Time

Selesai

9. Modul Cetak Laporan Outbond Machines

Mulai

Kerjakan Laporan Outbond Machines

Masukan Data Outbond Machines

Selesai

10. Modul Cetak Laporan Warranty Card

Mulai

Kerjakan Cetak Warranty Card

Masukan Range Time

Selesai

83

I. Rancangan Basis Data Sistem yang Diusulkan

1. Bentuk Un-normal

Normalisasi bertujuan untuk membuat database

tanpa kerangkapan data, menjaga konsistensi serta

memudahkan pemutakhiran data pada Database. Bentuk

un-normal adalah bentuk normalisasi seperti apa

adanya sesuai dengan formulir yang ada dapat

berbentuk tabel maupun kolom :

@Model ProductModel nameOn siteCarry inInvoice groupGroup idFactory idSeries id@Customer Profile

84

Gambar 5.16 Bentuk

Unnormal

2. Bentuk Normalisasi ke-1 (1NF)

85

Bentuk normal ke satu (1) mempunyai syarat sebagai

berikut :

a. Semua atribut memiliki nilai tunggal

b. Tidak ada bentuk yang berulang-ulang

Gambar 5.17 Bentuk Normalisasi 1NF

3. Bentuk Normalisasi ke-2 (2NF)

Bentuk normalisasi ke dua (2) mempunyai syarat sebagai

berikut :

86

a. Memenuhi bentuk 1NF

b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki

ketergantungan fungsional sepenuhnya (fully functional

dependency) pada kunci utama

Gambar 5.18 Bentuk Normalisasi 2NF

87

4. Diagram E-R

88

Gambar 5.19 Diagram ERD Sistem Usulan

5. Spesifikasi File

89

Berikut adalah spesifikasi data yang diperlukan untuk

menyajikan informasi pada sistem yang diusulkan.

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Product Factory

Akronim : model_factory

Organisasi File : Index Sequential

Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 32+11 = 43

Tabel 5.1 Spesifikasi Factory Sistem Usulan

Id Elemen

Data

Akronim Type Panjan

g

Ket

1 Id Factory Id Int 11 Primar

y

2 Factory

Name

Fac_nam

e

Varcha

r

32 Unique

90


Nama File : Product Type

Akronim : mod_cat



File Key : id


Tabel 5.2 Spesifikasi Model Category Sistem Usulan

Id Elemen Data Akroni

m

Type Panjan

g

Ket

1 Id Category Id Int 11 Primar

y

91

2 Category

Name

cat_na

me

Varcha

r

32 Unique


Nama File : Product Group

Akronim : mod_grp



File Key : id


Tabel 5.3 Spesifikasi Model Category Sistem Usulan


m

Type Panjan

g

Ket

1 Id Group Id Int 11 Primar

y

2 Group Name grp_na Varcha 32 Unique

92

me r


Nama File : Product Series

Akronim : mod_ser



File Key : id


Tabel 5.4 Spesifikasi Model Series Sistem Usulan


m

Type Panjan

g

Ket

1 Id Group Id Int 11 Primar

y

93

2 Series Name ser_na

me

Varcha

r

32 Unique


Nama File : Product Model

Akronim : cat_id, model_name



File Key : id

Panjang Record : 32+11+11+8+8+32+11+11+11 =135

Tabel 5.5 Spesifikasi Product Model Sistem Usulan

IdElemen

DataAkronim Type

Panjan

gKet

1 Model Id Id Int 11Primary

Key

2 Category Cat_id Int 11 Key

94

Id

3 Model NameModel_na

me

Varcha

r32 Key

4 On site On_siteVarcha

r8

5 Carry in Carry_inVarcha

r8

6Invoice

Group

Inv_grou

p

Varcha

r32

7 Group id Grp_id Int 11

8 Factory id Fac_id Int 11

9 Series id Ser_id int 11


Nama File : Spare Part Inventory

Akronim : sparepart_inventory


95


File Key : id

Panjang Record : 11+16+128+8+11= 168

Tabel 5.6 Spesifikasi Spare part Inventory Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim TypePanjan

gKet

1Spare part

idId Int 11

Primary

Key

2 Item code Item_code Varchar 16 Uniq

3Spare part

desc

Spare_part_

descVarchar 128

4Item

location

Item_locati

onVarchar 8

5Item

quantityItem_qty Int 11

6 Insert time Insert_time DATETIME

96


Nama File : Warranty Card

Akronim : warranty_card



File Key : id

Panjang Record : 11+25+25+11+11+16+32+64+11=206

Tabel 5.7 Spesifikasi Warranty Card List Sistem Usulan


gKet

1 Id Id Int 11Primary

Key

2Warranty

Card

Warranty_car

dnovarchar 25 Uniq

3Serial

numberSerial_no Varchar 25

97

4 Customer id Cust_id int 11

5 Model id Model_id int 11

6Date of

Purchase

Date_of_purc

hasedate

7 Pop Code Pop_code Varchar 16

8 Dealer Dealer varchar 32

9 Remark Remark varchar 64

10 Created by Created_by Int 11

11 Insert time Insert_time DATETIME


Nama File : Complain Log

Akronim : complain_log



File Key : id

Panjang Record :

98

20+20+25+25+25+11+11+25+11+11+25+11+32+11+

11+11+

11+11+11+11+11+255+255+11+11+11= 883

Tabel 5.8 Spesifikasi Complain Log Sistem Usulan


gKet

1 Id Id BIGINT 20 Primary

Key

2 Customer id Cust_id BIGINT 20

3 Serial

number

Serial_no Varchar 25

4 Warranty

card no

Warranty_car

dno

Varchar 25

5 Date of

purchase

Date_of_purc

hase

DATE

6 Model id Model_id Int 11

7 Tinta Ink Int 11

99

8 complain Msg_remark TEXT

9 Lokasi location Varchar 25

10 Remark Msg_remark TEXT

11 Tipe

Service

Type_of_serv

ice

Int 11

12 Tipe WO Type_of_wo Int 11

13 Nomor Tiket Ticket_no Varchar 25 Key

14 ASP id Asp_id Int 11

15 Repair by Repair_by Varchar 32

16 Reapir desc Repair_desc TEXT

17 Diterima Repair_recei

ved

DATE

18 Dimulai Repair_start

ed

DATE

19 Selesai Repair_finis

hed

DATE

20 Catatan Repair_notes Int 11

21 Page

Printed

Page_printed Int 11

100

22 Drum Count Drum_count Int 11

23 Paper Jam Paper_jam_co

unt

Int 11

24 Adf Jam Adf_jam_coun

t

Int 11

25 Biaya Service_cost Float

26 Transport Transport_co

st

Float

27 Vat Vat Float

28 Biaya Vat Vat_cost Float

29 Diskon discount Float

30 Sub total Sub_total Float

31 Grand total Grand_total Float

32 Admin Agent_id Int 11

33 Update by Updated_by Int 11

34 Status Status Int 11

35 Kelengkapan Completeness Varchar 255

36 Kondisi Machine_cond

ition

Varchar 255

101

37 Info Source_info Int 11

38 Insert time Insert_time datetime

39 Print Int 11

40 Print Date DateTime

41 Nomor

Invoice

No_invoice Varchar 11


Nama File : Pelanggan

Akronim : customer_profile



File Key : id

Panjang Record : 20+40+40+32+24+24+128+11+11

Tabel 5.9 Spesifikasi Customer List Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjan Ket

102

g

1 Id Id BIGINT 20 Primary

Key

2 Nama

pelanggan

Cust_name Varchar 40

3 Pic name Pic_name Varchar 40

4 office Office Varchar 32

5 Alamat Cust_address TEXT

6 Nomor

Telepon

Cust_phone_n

o

Varchar 24

7 Nomor HP Cust_mobile_

no

Int 24

8 Email Cust_email Varchar 128

9 Dibuat oleh Created_by Int 11

10 Di update

oleh

Updated_by Int 11

11 Insert time Insert_time TIMESTAMP

12 Modifikasi Modif_time TIMESTAMP

103

data


Nama File : Outbond Machines

Akronim : outbond_machines



File Key : id

Panjang Record : 10+20+20+32+20+32+20+32+128+20+20

Tabel 5.10 Spesifikasi Customer List Sistem Usulan


gKet

1 Id Id INT 11 Primary

Key

104

2 Order Ord_key Varchar 20

3 Tipe mesin Mach_type Varchar 20

4 Deskripsi Mach_desc Varchar 32

5 Serial

number

Mach_serial_

no

varchar 20

6 Model Mach_model_n

o

Varchar 32

7 Nama pembeli Buyer_name Varchar 128

8 No DO Do_no Varchar 20

9 Ref No Ref_no Varchar 20

10 Delivery

date

delivery_dat

e

DATE

J. Rancangan Layar, Rancangan Form Masukan Data, dan

Rancangan Form Keluaran

1. Menu Utama

105

Terdapat 2 pilihan pada menu ini, yaitu Admin dan

Agent. Admin mempunyai fungsi lebih besar sampai

pada pencetakan laporan.

Gambar 5.20 Menu utama

2. Menu Admin

Terdapat beberapa fungsi dari menu ini, seperti

input Product, Laporan, dan Spare Part.

106

Gambar 5.21 Menu Login Admin

Dibawah ini adalah tampilan menu Admin.

107

Gambar 5.22 Menu Admin

Pada gambar diatas terlihat menu-menu yang telah

diberitahukan diatas mulai dari kiri home, setting,

Master Data, Reporting, dan FAQ.

108

Gambar 5.23 Menu Setting

Pada menu ini dapat membuat user, unlock user yang

terblock karena tidak melakukan log out dengan benar.

109

Gambar 5. 24 Master Data

Terdapat dua menu utama pada Master Data ini seperti

Product dan Spare Part Inventory.

110

Gambar 5.25 Menu Laporan

Menu ini menampilkan report yang dapat diproduksi oleh

sistem.

3. Menu Agent

Terdapat tiga menu utama pada login Agent ini,

seperti Complain log,

Warranty Card, dan Customer.

111

Gambar 5. 26 Menu Agent

112

Gambar 5. 27 Menu Complain Log

Ini adalah menu utama dari aplikasi purna jual ini,

dimana setiap informasi yang didapat dari pelanggan baik

melalui telepon maupun datang langsung ke kantor dicatat

disini.

113

Gambar 5. 28 Manu Data Master

Menu ini terdiri dari tiga menu utama, seperti Customer

List, Warranty card, dan Outbond Machine. Customer list

gunanya hampir mirip dengan complain log yang isi nya

adalah semua orang yang memiliki produk Brother maupun

yang tidak akan tercatat disini, Warranty card list

adalah menu yang digunakan untuk mencatat semua data

kartu garansi pelanggan yang didapat dari dealer atau

114

supplier yang telah menjual produknya pada pelanggan,

sedangkan Outbond Machines adalah data penjualan terhadap

dealer atau supplier.

BAB V Rencana Rancangan Sistem

Documents

Transcript of BAB V Rencana Rancangan Sistem