ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

CV. KUNTA SAKTI

LAPORAN KERJA PRAKTEK

DISUSUN OLEH :

MUHAMMAD AMIRUDIN

012809005

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

ERESHA

JAKARTA2010

i

PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

Nama :Muhammad AmiruddinNPM: 012809005Program Studi :Teknik InformatikaPeminatan : KeamananKomputer dan JaringanJudul Skripsi : Analisa dan Rancangan SistemInformasi Penjualan CV. Kunta

Sakti

Telah disetujui untuk disidangkan pada Sidang Laporan

Kerja Praktek pada Program Strata Satu (S1) Sarjana

Komputer, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan

Komputer Eresha.

Jakarta,Januari 2011

Mengetahui :

Ketua Program Strata

Satu (S1) STMIK

ERESHA

Ahmad Fitriansyah,M.Kom.

i

DosenPembimbing


ii

PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

Nama : Muhammad AmiruddinNPM : 012809005Program Studi : Teknik InformatikaPeminatan : Keamanan Komputer dan JaringanJudul Skripsi : Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Penjualan CV. Kunta

Sakti

Telah disidangkan dan dinyatakan Lulus Sidang Laporan KerjaPraktek pada ProgramStrata Satu (S1) Sarjana Komputer, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika danKomputer Eresha pada tanggal (tgl-bulan-tahun).

NamaPenguji

Tanda TanganNama Dosen 1Penguji I – KetuaNama Dosen 2Penguji II – SekretarisNama Dosen 3Penguji III – Anggota .

Mengetahui :

Ketua Program Strata

Satu (S1) STMIK

ii

ERESHA


i

PERNYATAAN KEASLIAN LAPORAN

Nama : Muhammad AmiruddinNPM : 012809005Program Studi : Teknik InformatikaPeminatan : Keamanan Komputer dan JaringanJudul Skripsi : Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Penjualan CV. Kunta

Sakti

Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam laporan ini tidak

terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh

gelar kesarjanaan di suatu Perguruan Tinggi manapun, dan

sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau

pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang

lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini

dan disebutkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti ternyata saya

memberikan pernyataan yang tidak benar, saya bersedia

menerima sanksi berupa pencabutan gelar kesarjanaan saya

dan sanksi hukum yang berlaku.

Jakarta, 200

Materai 6000

Muhammad Amirudin

ii

Muhammad Amiruddin,012809005Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Penjualan CV. Kunta Sakti; dibawah bimbingan Ahmad Fitriansyah, M.Kom.45 + ix hal / 13 gambar / 2 lampiran / 10pustaka ( 2001 – 2010 )

ABSTRAK

CV. Kunta Sakti merupakan sebuah perusahaanyang bergerak di bidang penjualan alat-alat komputer(hardware, aksessoris komputer, networking danmultimedia). Adapun masalah yang sering terjadi di CV.Kunta Sakti adalah masalah pada Sistem Informasi PenjualanBarang. Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan manualsehingga kecepatan dalam memperoleh informasi dan keakurataninformasi yang diperoleh tidaklah terjamin. Contohnya jikakita ingin mendapatkan informasi tentang jumlah stok yangtersedia, jumlah stok pada catatan stok dengan stok secarafisik yang tersedia jumlahnya tidak sama dikarenakandata pada stok barang tidak bisa dirubah secara otomatisdan tergantung dari ingat atau tidaknya sales untukmerubah data tersebut. Sedangkan bagian penjualan adalahsalah satu bagian penting dalam sebuah perusahaan. Karenabagian ini sangat menentukan keuntungan yang diperoleholeh sebuah perusahaan. Untuk memperlancar dan mendukungpenjualan maka diperlukan informasi yang cepat dan lengkap.

Dalam menghadapi era perdagangan bebas ini maka tidaklahheran jika tuntutan perkembangan dunia usaha dan teknologiyang berkembang pesat harus dapat diadaptasi seoptimalmungkin. Hal ini perlu didukung oleh tersedianya sisteminformasi yang cepat sehingga bisa mendukung pengambilankeputusan pada perusahaan.

Sistem yang akan diusulkan adalah Sebuah sistem Informasi Penjualan

menggunakan bantuan aplikasi komputer. Sistem ini adalahsalah satu alternatif yang sangat bagus untuk mengatasi

ii

masalah yang sering terjadi pada sebuah sistem yang menuntutkecepatan dan keakuratan dalam menghasilkan informasi.

KataKunci :sistem, informasi,penjualan

iv

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadiran Tuhan Yang Maha

Esa yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayahnya

kepada penulis, sehingga penulis berhasil menyelesaikan

Laporan Kerja Praktek yang berjudul “Analisa dan Rancangan

Sistem Informasi Penjualan CV. Kunta Sakti “.

Laporan Kerja Praktek ini untuk melengkapi salah satu

persyaratan yang diajukan dalam rangka menempuh

matakuliah Kerja Praktek pada Program Studi Teknik

Informtika di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan

Komputer ERESHA.

Penulis sungguh sangat menyadari, bahwa penulisan ini

tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan dan bantuan dari

berbagai pihak. Maka, dalam kesempatan ini penulis

menghaturkan penghargaan dan ucapan terima kasih yang

sebesar - besarnya kepada yang terhormat :

1. Kedua orang tua penulis yang selalu memberikan

dukungannya untuk masa depan penulis

2. Bapak Ahmad Fitriansyah, M.Kom selaku Dosen

Pembimbing yang selalu memberikan bantuan dan

masukan-masukan selama penulisan laporan ini

3. Bapak Randy, S.Kom dan timnya di CV.Kunta Sakti

yang mendampingi dan memberikan bantuan kepada penulis

selama melakukan kerja praktek

4. Dosen dan Staf STMIK Eresha serta rekan-rekan

v

seangkatan di Teknik Informatika09 yang selalu membantu dan mendukung penulis.Akhir kata penulis mohon maaf atas kekeliruan

dan kesalahan yang terdapat dalam laporan ini dan berharap

semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi khasanah

pengetahuan Teknologi Informasi di Indonesia.

Penulis

vi

DAFTAR ISIHal

Lembar Persetujuan

.............................................................

....................................... I Lembar

Pengesahan ..................................................

................................................. ii

Lembar Pernyataan Keaslian Laporan

.............................................................

.......... iii

Abstrak ....................................................

.............................................................

..... iv Kata Pengantar

.............................................................

.............................................. v

Daftar Isi

.............................................................

.......................................................

vi Daftar Gambar

.............................................................

............................................... viii

Daftar Lampiran

.............................................................

............................................ ix BAB I

PENDAHULUAN1. 1 Latar Belakang........................................................................................ 11.2 Permasalahan Penelitian

vi

........................................................

................. 21.2.1 Identfikasi Masalah..................................................................... 21.2.2 Ruang Lingkup Masalah............................................................. 21.2.3 Rumusan Masalah....................................................................... 3

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian............................................................... 31.4 Metode Penelitian................................................................................... 3

BAB II LANDASAN TEORI2.1 Pengertian Sistem Informasi................................................................... 4

2.1.1 Definisi Sistem............................................................................ 42.1.2 Definisi Informasi....................................................................... 52.1.3 Definisi Sistem Informasi........................................................... 5

2.2 Pengertian Penjualan............................................................................... 62.3 Sistem Informasi Penjualan.................................................................... 102.4 Pengembangan Sistem Informasi

vi

........................................................

.... 102.5 Data Flow Diagram................................................................................. 112.6 Pengertian Komputerisasi....................................................................... 12

BAB III ANALISA DAN PENGUMPULAN DATA3.1 Gambaran Umum Objek Penelitian …………………………………… 13

3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan ……………………………………. 13

vii

3.1.2 Struktur Organisasi ……………………………………………. 133.1.3 Tugas dan Tanggung Jawab …………………………………… 143.2 Kondisi Saat Ini ………………………………………………………... 163.2.1 Diagram Arus Data Sistem Yang Berjalan

…………………….183.2.2 Kamus Data 203.3. Analisa Permasalahan ………………………………………………… 223.4 Usulan Perbaikan ……………………………………………………... 24BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Usulan Sistem Baru ……………………………………………………. 254.2 Rancangan Output ……………………………………………………... 30

4.2.1 Surat Penawaran Harga ………………………………………... 304.2.2 Permintaan Barang …………………………………………….. 314.2.3 Pesan Barang …………………………………………………... 314.2.4 Perntah Kerja …………………………………………………... 324.2.5 Nota Penjualan ………………………………………………… 324.2.6 Surat Jalan ……………………………………………………... 334.2.7 Laporan Penjualan …………………………………………….. 334.2.8 Laporan Penjualan Berdasarkan Sales ……………………….. 34

4.3 Rancangan Input ……………………………………………………... 344.4 Rancangan Database …………………………………………………... 37

4.4.1 File Master …………………………………………………….. 374.4.2 File Transaksi ………………………………………………….. 394.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) …………………………... 404.4.4 Data Definition Language (DDL) …………………………….. 414.4.5 Data Modification Language (DML) …………………………..

vii

42BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ……………………………………………………………. 445.2 Saran-Saran ……………………………………………………………. 45Daftar Pustaka ……………………………………………………………………… 46

i

DAFTAR GAMBAR

HalGamba

r2.1 Simbol Eksternal Entity Pada DFD ……………………………… 11

Gambar

2.2 Simbol Arus Data Pada DFD ……………………………………... 12Gambar

2.3 Simbol Proses Pada DFD …………………………………………. 12Gambar

2.4 Simbol Simpanan Data Pada DFD ……………………………….. 12Gambar

3.1 Struktur Organisasi CV. Kunta Sakti ……………………………...

14Gambar

3.2 Diagram Konteks DFD Sistem Berjalan …………………………..

18Gambar

3.3 Diagram Level Nol DFD Sistem Berjalan ………………………...

19Gambar

4.1 Diagram Konteks DFD Sistem Usulan …………………………… 25Gambar

4.2 Diagram Level Nol DFD Sistem Usulan ………………………….

26Gambar

4.3 Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Usulan …………………………

27Gambar


28Gambar


29Gambar

4.6 Diagram ERD …………………………………………………….. 40

ii

DAFTAR LAMPIRAN

HalLampiran

1Daftar Riwayat Hidup …………………………………………….. 47

Lampiran 2

Surat Keterangan Kerja Praktek …………………………………..

48

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang PenelitianSejak penggunaan Personal Computer (PC) mulai populer

di Indonesia pada akhir dasawarsa tahun 1980-an yang

disertai dengan populernya istilah “ komputer jangkrik “,

telah menumbuhkan dunia usaha komputer dengan ditandainya

makin banyaknya toko- toko komputer yang dibuka. Istilah

“jangkrik” bagi kalangan pengguna komputer di Indonesia

bukan lagi bermakna serangga yang gemar mengerik di malam

hari. Sudah lama kata itu identik dengan komputer tanpa

merek hasil kreatifitas pedagang-pedagang komputer lokal

alias PC rakitan, yang saat ini mendominasi penggunaan

komputer di Indonesia.

Awalnya masyarakat Indonesia khususnya Jakarta

hanya mengenal Plaza Pinangsia dan Harco Glodok sebagai

sentra penjualan komputer baik branded (merk HP, ACER,

COMPAQ, dll) maupun komputer jangkrik. Namun sejak terjadinya

peristiwa kerusuhan Mei 1998 dimana Harco Glodok termasuk

yang terkena imbas dari kerusuhan tersebut, menyebabkan

para penjual komputer yang berada di Harco Glodok mencari

tempat lain untuk memulai usahanya kembali. Sampai saat

ini telah ada setidaknya 4 sentra penjualan komputer yaitu

Plaza Gajah Mada, Harco Mangga Dua, Dusit Mangga Dua, Mall

Mangga Dua.

Perkembangan sentra-sentra penjualan komputer ini tidak

2

hanya didominasi oleh pemain-pemain lama di Plaza

Pinagsia dan Harco Glodok tetapi juga banyak

bermunculan pemain-pemain baru. Salah satunya adalah CV.

Kunta Sakti yang memulai usahanya pada tahun 1998. Kunta

Sakti sendiri mengambil lokasi usaha di Pertokoan Hotel

Dusit Mangga Dua. Di lokasi yang terdiri dari tiga lantai

terdapat sekitar 50 pengusaha komputer belum lagi

ditambah sekitar 150 pengusaha komputer yang berlokasi

di Mall Mangga Dua yang lokasinya bersebelahan dengan

Pertokoan Hotel Dusit Mangga Dua. Hal ini menyebabkan

iklim persaingan usaha menjadi sangat ketat.

Bagian penjualan sebagai ujung tombak dari perusahaan

dituntut untuk siap dan mampu menerapkan strategi penjualan

yang harus bisa menempatkan perusahaan pada posisi yang

kompetitif dalam persaingan. Beberapa hal yang mampu

meningkatkan nilai

3

kompetitif tersebut adalah kecepatan dan ketepatan serta

keramahan dalam pelayanan customer karena kepuasan

customer dapat menjadikan customer tersebut sebagai

pelanggan tetap sekaligus customer tersebut tentunya dapat

mereferensikan Kunta Sakti kepada rekan-rekannya.

Untuk mendukung operasi bagian penjualan tersebut

diperlukan suatu Sistem Informasi Penjualan yang dapat

menghasilkan informasi penjualan seperti harga produk, data

supplier, dll dengan cepat dan akurat. Dikarenakan data

penjualan yang dimiliki oleh Kunta Sakti sangat banyak

(lebih dari 1000 item produk yang dipasok oleh + 50

supplier) yang bila dilakukan secara manual akan membutuhkan

waktu yang dapat membuat waktu pelayanan (tunggu) customer

menjadi semakin lama, karena hal tersebut maka diperlukan

komputer sebagai alat bantu karena sifat komputer yang mampu

memproses data yang banyak dalam waktu yang singkat dengan

ketepatan yang sangat tinggi.

1.2 PermasalahanPenelitian

1.2.1Identifikasi Masalah

Masalah - masalah yang dapat diidentifikasikan pada

sistem yang berjalan saat ini adalah :

a. Waktu pelayanan kepada customer yang masihrelatif cukup lama.b. Belum akuratnya informasi tentang persediaanbarang (stok) yang ada.

4

c. Belum tersedianya laporan penjualan berdasarkan

sales padahal informasi ini dibutuhkan untuk

menentukan bonus penjualan. Laporan yang ada saat ini

hanya laporan pemasukan dan pengeluaran keuangan.

d. Masih lamanya proses pencarian informasi produkseperti harga dan suppliernya.

1.2.2 Ruang LingkupMasalah

Agar lebih teliti dalam penulisan laporan ini, maka

pembahasan akan dibatasi pada permasalahan belum

tersedianya laporan penjualan berdasarkan sales dan proses

pencarian informasi produk.

5

1.2.3 Rumusan MasalahBagaimana agar laporan penjualan berdasarkan sales

dan proses pencarian informasi produk dapat disediakan

dengan cepat dan akurat ?

1.3 Tujuan dan Manfaat PenelitianTujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa

sistem yang berjalan saat ini dan sejauh mana dapat diusulkan

perbaikan-perbaikan pada sistem yang ada untuk mengatasi

kelemahan ataupun permasalahan yang ada pada sistem saat

ini.

Kegunaan hasil dari penelitian ini diharapkan dapat

memberikan suatu alternatif solusi terhadap sistem informasi

penjualan Kunta Sakti Komputer agar dapat berjalan dengan

lebih efisien dan efektif.

1.4 Metode PenelitianUntuk melakukan penelitian ini, penulis

menggunakan metode penelitian lapangan (field research)

dengan metode pengumpulan data :

a. ObservasiYaitu dengan melakukan pengamatan langsung terhadap sistem

yang berjalan berupa alur kerja dan alur data yang ada

pada sistem dan laporan-laporan yang dihasilkan serta

proses pembentukan laporan tersebut.

b. InterviewYaitu dengan melakukan wawancara (tanya jawab) kepada

pihak-pihak yang terlibat dalam sistem ini terutama Divisi

6

Sales & Marketing dan Manager Toko.

7

BAB II LANDASAN

TEORI

2.1. Pengertian Sistem Informasi2.1.1 Definisi Sistem

Menurut Jogiyanto H.M dalam buku Analisis dan Desain

(2001 : p1) terdapat dua kelompok pendekatan dalam

pendefinisian sistem yaitu sebagai berikut :

a. Kelompok yang lebih menekankan pada prosedur sistem.Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk mencapai sasaran

tertentu.

Jerry Fitzgerald, Arda F. Fitzgerald danWarren D.

Stalling Jr. dalam buku Analisis dan Desain karangan

Jogiyanto H.M (2001 : p1) menyebutkan bahwa Prosedur

adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan

instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus

dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when)

dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

b. Kelompok yang lebih menekankan pada elemen atau komponendari sistem.

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

Menurut Hanif Al Fatta (2007 : p3) menyatakan bahwa sebuah

sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi

dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat

sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu

8

tujuan.

Dengan demikian sistem dapat diartikan sebagai suatu

susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling

berhubungan yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan

organisasi.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu yaitu mempunyai komponen – komponen (components),

batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environtment),

penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output),

pengolahan (process) dan sasaran (object) atau tujuan (goal).

9

2.1.2. DefinisiInformasi

Pengertian informasi menurut Zulkifli Amsyah

(2005, p4) sebagai berikut Informasi adalah data yang

sudah diolah dengan cara tertentu menjadi bentuk yang sesuai

dengan keperluan penggunaan informasi bersangkutan.

Jimmy L. Gaol (2008, p7) mendefinisikan Informasi

adalah segala sesuatu keterangan yang bermanfaat untuk para

pengambil keputusan/manajer dalam rangka mencapai tujuan

organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Menurut Rainer dan Turban, informasi adalah sekumpulan

data yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga bernilai dan

memiliki arti bagi penerimanya. (2009, p6)

Menurut Stair and Reynolds, informasi merupakan

sekumpulan fakta yang diorganisasikan dengan cara tertentu

sehingga memiliki nilai lebih dibandingkan nilai fakta itu

sendiri. (2010, p5)

Menurut Gelinas & Dull (2008) yang dikutip

oleh Sarosa (2009, p12), menyatakan bahwa informasi

adalah data yang sudah mengalami pemrosesan sedemikian rupa

sehingga dapat digunakan oleh penggunanya dalam membuat

keputusan.

Dengan demikian informasi dapat diartikan sebagai data

yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

mendukung keputusan bagi penerimanya.

2.1.3 DefinisiSistem Informasi

10

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch

dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto, HM (2001 : p11)

sebagai berikut :

“ Sistem informasi adalah suatu sistem organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan yang di perlukan “.

Dalam suatu bentuk sistem informasi akan terbentuk suatu

kelompok kegiatan operasi yang selalu tetap yaitu :

a.

Mengumpulkan

data b.

Menghitung

c.Menganalisad. Membuatlaporan

11

Pada pengolahan data manual masalah yang sering muncul

adalah mengenai kecepatan dan keakuratan informasi

yang dihasilkan. Dalam hal ini penggunaan komputer

sangatlah berperan penting karena kecepatan dan ketelitian

dalam melakukan perhitungan dalam jumlah besar dan rumit.

Tahapan analis adalah suatu set kegiatan yang akan membawa

suatu proyek kepada suatu kondisi dimana keputusan manajemen

dibutuhkan untuk melanjutkan atau tidaknya proyek tersebut.

2.2 Pengertian PenjualanNajib Fatayerji (2004: p4) mendefinisikan the

marketing is the process that includes some elements apparently seem not to be

linked to each other, while in fact they are related together and form a relation

between the producers or manufactures and the consumers. (Pemasaran

adalah proses yang meliputi beberapa elemen yang tampaknya

tidak dihubungkan satu sama lain padahal mereka saling

terkait dan membentuk hubungan antara produsen atau

manufaktur dengan konsumen)

Jenny Darroch (2010 : p78 ) mendefinisikan marketing is the

process of planning and executing the conception, pricing, promotion and

distribution of ideas, goods and services to create exchanges that satisfy

individual and organizational objectives. (Pemasaran adalah proses

perencanaan dan pelaksanaan konsep, penetapan harga,

promosi dan pendistribusian ide, barang dan jasa untuk

menciptakan pertukaran yang memuaskan tujuan individu dan

organisasi).

Penjualan merupakan suatu kegiatan yang operasional

yang penting bagi setiap perusahaan untuk menghasilkan laba

12

maksimal. Penjualan dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

a. Penjualan secara Tunai.Yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara mewajibkan

pembeli untuk melakukan pembayaran harga barang dan jasa

terlebih dahulu sebelum barang yang bersangkutan

diserahkan (Mulyadi, 2001 : p199 ).

b. Penjualan secara KreditYaitu penjualan yang dilakukan dengan cara

mengirimkan semua barang sesuai dengan order yang

diterima dari pembeli, dan dalam jangka waktu

tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli

tersebut (Mulyadi, 2001 : p217).

13

Penjualan merupakan bagian dari Pemasaran, dapat

dibedakan dari pengertiannnya secara umum yaitu pemasaran

berkaitan dengan perancangan system penjualan mulai dari

pembuatan produk baik dari bahan-bahannya maupun bentuk

fisiknya yang akan laku dipasaran dan bagaimana mempromosikan

suatu produk agar dikenal oleh konsumen sedangkan penjualan

lebih menitik beratkan pada masalah, bagaimana produk itu

dapat dijual kekonsumen.

Untuk lebih jelasnya pengertian pemasaran adalah fungsi

bisnis yang mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan yang

belum terpenuhi, mengidentifikasi dan mengukur besarnya,

menentukan pasar yang menjadi sasaran yang paling baik yang

dapat dilayani, menentukan produk, jasa dan program-

program yang sesuai untuk melayani pasar-pasar ini dan

meminta setiap orang dalam organisasi untuk berpikir dan

melayani pelanggan. Dari sudut pandang kemasyarakatan,

pemasaran adalah kekuatan yang mengendalikan kapasitas

produksi nasional untuk memenuhi keinginan material

masyarakat.

Pemasaran yang berorientasi pasar merupakan

kebutuhan utama didunia kebanyakan bersaing memperluas

pangsa pasar dari pasar yang ada akibatnya ada yang menang

dan ada yang kalah, pihak yang kalah adalah mereka yang tidak

mampu memberikan sesuatu yang khusus kepasar, dan pihak yang

menang adalah mereka yang dengan teliti menganalisa

kebutuhan, mengidentifikasi peluang, dan menciptakan

tawaran-tawaran yang syarat dengan nilai bagi kelompok

14

pelanggan sasaran yang tidak dapat ditandingi oleh para

pesaing.

Pemasar-pemasar diperusahaan menghadapi tantangan-

tantangan pasar yang berat a. Tingkat pertumbuhan ekonomi

yang rendah diseluruh dunia dengan banyak industri

utama berada dalam tahapan siklus hidup produk yang sudah matang atau menurun.

b. Meningkatnya kekuatan pesaing global dari eropa

dan Timur Jauh yang mampu membuat produk-produk yang

berkualitas tinggi dengan biaya yang lebih rendah.

c. Perusahaan-perusahaan asing yang menerima subsidi dari

pemerintah negara mereka dan menggunakan untuk memenangkan

bisnis melalui harga-harga yang lebih rendah.

d. Potongan harga dan diskon yang besar pada semua

industri menyebabkan suatu peningkatan jumlah pembeli

yang membanding-bandingkan harga.

15

e. Terlalu banyak fokus jangka pendek manajemen dan

keterpakuan pada pembelian usaha lain daripada

memfokuskan pada pengembangan usaha mereka.

f. Meningkatnya kekuasaan distributor untuk mendiktekan

syarat-syarat pada produsen. g. Meningkatnya biaya

pemasaran yang disebabkan oleh menurunnya efektifitas media

massa dan meningkatnya biaya penjualan tatap muka.h. Terpecahnya pasar massal menjadi banyak pasar-pasar

mikro yang membutuhkan pemasaran yang sesuai dengan

kondisi masing-masing pasar.

Pemasaran tidak boleh dilihat secara sempit sebagai

tugas mencari cara-cara yang cerdik untuk menjual produk-

produk perusahaan. Banyak orang mengaburkan pemasaran dengan

subfungsinya, seperti iklan dan penjualan, Pemasaran adalah

seni mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan pelanggan dan

menciptakan pemecahan yang memberikan kepuasan kepada

pelanggan.

Jika beberapa perusahaan mengejar pasar sasaran

ini dan produknya tidak berbeda, maka sebagian besar

pembeli akan membeli dari perusahaan dengan harga

rendah. Satu-satunya alternatif untuk perusahaan pemula

adalah membedakan penawaran pasar dari pesaing-pesaingnya.

Jika pembedaan penawaran pasarnya bisa secara efektif harga

premium price bisa ditetapkan. Pembedaan ini memungkinkan

perusahaan itu memperoleh harga premium berdasarkan nilai

lebih yang dirasakan oleh pelanggan.

Untuk mendapatkan kebersihan dalam bidang pemasaran

16

yang bisa memberikan kepuasan terhadap konsumen membutuhkan

tenaga-tenaga pemasaran yang ahli dalam bidang penjualan.

Penjualan akan selalu ada pada setiap saat baik dalam

golongan masyarakat mana saja baik golongan bawah atau atas

maupun bawah pasti ada terdapat penjualan dan penjualan

itu selalu ada dan tidak akan pernah mati.

Penjualan adalah usaha dari suatu perusahaan untuk

memperoleh keuntungan dengan menyerahkan sejumlah barang

yang telah di sepakati bersama tanpa merugikan konsumen

serta konsumen merasa puas dengan barang atau jasa yang di

terima.

Fungsi dari penjualan adalah untuk mempermudah

konsumen mendapatkan barang yang disediakan oleh produsen

(barang atau jasa) dan sesuai dengan selera pasar, sedang

untuk tujuan dari penjualan untuk mengetahui keuntungan yang

di peroleh sebanyak-banyaknya dari hasil penjualan barang

atau pelayanan jasa untuk kebutuhan

17

dan kepuasan konsumen, faktor-faktor yang mempengaruhi

baik buruknya penjualan pada suatu perusahaan yaitu :

a. Dari konsumen yaitu harus dilihat kepada siapa yang

menggunakan barang atau jasa yang ditawarkan haruslah

cocok dan sesuai dengan kebutuhan dan juga status sosial

dari setiap konsumen.

b. Harga yaitu harga dari barang atau jasa yang

ditawarkan harus lebih murah dan bersaing dengan yang

lain (produk barang atau jasa) yang di tawarkan pesaing

lain.

c. Barang atau jasa yang ditawarkan harus berkualitas

baik dan sesuai dengan selera pasar dan harus juga di

perhatikan tentang persediaan barang di gudang harus

tetap ada jadi pada saat konsumen membutuhkan bisa

langsung ada.

d. Pelayanan (service customer) yaitu bagaimana melayani

pembeli atau konsumen dengan sebaik-baiknya agar

menjadi pelanggan tetap karena konsumen merasa puas atas

pelayanan yang diberikan (service yang diberikan).

Teknik-teknik penjualan selama mempresentasikan produk

yang akan dijual baik barang maupun jasa mempengaruhi

mudah tidaknya penyelesaian penjualan, ada pendapat

yang terbentuk dalam masyarakat bahwa penjualan dilakukan

untuk mencapai tujuan mendapatkan keuntungan (laba), untuk

mendapatkan keuntungan perusahaan memerlukan tenaga ahli

dalam penjualan, tugas-tugas yang mereka cukup luwes karena

dapat langsung mengetahui keinginan, prilaku konsumen

18

sekaligus dapat melihat reaksi konsumen sehingga dapat

langsung menyesuaikan diri.

Banyak penjual berpendapat bahwa menyelesaikan

transaksi penjualan merupakan bagian yang paling sulit dari

proses-proses penjualan, kesulitan dalam hal menyesuaikan

transaksi penjualan sebenarnya muncul dari pihak

pembeli karena beraneka macam alasan seperti di bawah ini

:

a. Ketakutan Terhadap Diri sendiriKetakutan atas ketidakmampuan diri sendiri menyebabkan

tidak begitu percaya diri dalam menghadapi konsumen,

sehingga produk yang ditawarkan terasa tidak mampu untuk

dijual karena kemampuan untuk merayu calon pembeli sudah

tidak ada.

b. Takut GagalPerasaan takut gagal juga menyebabkan orang berupaya

terlampau berlebihan untuk menyelesaikan transaksi

penjualan, perasaan nanti ditolak oleh calon

pembeli,

19

akibatnya mungkin negatif dan hasil yang dicapai

tidak sesuai dengan yang diharapkan karena kegagalan

yang dibuat menjadi pelajaran yang penting agar

selanjutnya tidak terjadi lagi.

c. Memperhatikan Pelayanan Terhadap KonsumenIni yang harus diperhatikan oleh penjual tentang pelayanan

terhadap konsumen agar konsumen bisa jadi pelanggan

tetap. Bagaimana mengetahui kebutuhan konsumen dan

secepatnya melayaninya, atau memberikan pelayanan yang

tepat waktu jika konsumen memesan barang atau jasa agar

konsumen merasa puas.

2.3 Sistem Informasi PenjualanSistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem

yang kegiatannya dalam pengolahan data penjualan

untuk memudahkan setiap kegiatan penjualan dan

memberikan atau menyajikan laporan informasi tentang

penjualan agar dapat menjadi masukan bagi pimpinan dalam

pengambilan keputusan guna mencapai tujuan tertentu.

2.4 Pengembangan Sistem InformasiDalam bukunya Analisis dan Disain karangan Jogiyanto

H.M (2001 : p35) pengembangan sistem dapat berarti

menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan

sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem

yang telah ada sebelumnya.

Pengembangan sistem ini mencakup 5 tahap yaitu :a. Perencanaan Sistem

20

Pada tahap ini akan diestimasi dari kebutuhan-kebutuhan

fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk menduduk

pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya

setelah diterapkan. Perencanaan sistem terdiri dari

perencanaan jangka pendek (Short – Range) dan jangka panjang

(Short – long).

b. Analisis SistemAnalisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem

informasi yang utuh ke dalam bagian komponen-komponen yang

dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang

terjadi dan

21

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga

dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya.

c. Desain SistemDesain sistem disebut juga dengan desain konseptual atau

desain logical. Tujuan dari desain sistem adalah untuk

memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem

baru.

d. Implementasi SistemImplementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan.

2.5 Data Flow Diagram (DFD)Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan

suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau

lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan, DFD merupakan

alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang

terstruktur.

Beberapa simbol yang digunakan untuk maksud mewakili sebagai berikut :

a. Eksternal Entity ( Kesatuan Luar);b. Data Flow (Arus Data);c. Proces (Proses);d. Data Store (Simpanan Data);

Eksternal Entity

Setiap sistem pasti mempunyai batasan sistem yang

memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan

22

menerima input dan akan mengeluarkan out put pada

lingkungannya luarnya. Kesatuan luarnya (external entity)

merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat

berupa orang, organisasi atau sistem yang lainnya yang

berada dilingkungan luarnya dan akan memberikan input atau

menerima output dari sistem.

Gambar2.1

Simbol Eksternal Entity PadaDFD

23

Arus DataArus Data (Data Flow) di DFD diberi simbol suatu anak

panah. Arus data ini mengalir diantaranya proses (proses),simpanan data (data store) dan kesatuan external (external entity).Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupamasukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

Proses

Gambar2.2

Simbol Arus DataPada DFD

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukanoleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masukkedalam suatu proses untuk menghasilkan arus data yangakan keluar dari proses.

Simpanan Data

Gambar2.3

Simbol ProsesPada DFD

Simpanan Data merupakan simpanan dari data yang dapat

berupa suatu file, arsip, tabel dan agenda atau buku.

Gambar2.4

Simbol Simpanan DataPada DFD

24

2.6 Pengertian KomputerisasiYang dimaksud dengan komputerisasi menurut Sanyoto

Gondodiyoto (1998 : p28) adalah perubahan sistem lama yang

menggunakan cara manual menjadi sistem baru dengan

menggunakan alat bantu komputer.

25

BABIII

ANALISA DAN PENGUMPULAN DATA

3.1 Gambaran Umum ObjekPenelitian3.1.1 Sejarah UmumPerusahaan

Kunta Sakti didirikan pada bulan Agustus tahun 1998 oleh

Bapak Tjioe Indrajaya. Toko komputer ini terletak di jalan

Mangga Dua Raya, Orion Dusit Mangga Dua Lt.1

No.25. Pada waktu didirikan jumlah karyawan berjumlah 5

orang. Pada awalnya toko komputer ini hanya menjual barang-

barang yang ada di toko saja atau menjual barang khusus

dealer yang ada disekitarnya. Tetapi kemudian berkembang

selain menjual ke toko-toko/dealer juga menjual ke pemakai

langsung (user). Barang yang dijualpun tidak hanya yang ada

di toko tetapi barang-barang dari luar atau dari toko/dealer

lain.

3.1.2 StrukturOrganisasi

Dalam suatu organisasi profesional dibutuhkan suatu

struktur organisasi yang menjelaskan keterkaitan tiap-tiap

bagian. Dalam suatu organisasi perlu adanya susunan yang

logis dan mempunyai bentuk struktur organisasi, sehingga

dapat menghubungkan rangkaian tata hubungan kerja, pembagian

kerja dan wewenang masing-masing individu dari organisasi

tersebut. Dengan adanya hal itu, maka perlu diterapkan

26

struktur organisasi yang baik agar tujuan dari toko

komputer itu sendiri dapat terwujud atau tercapai.

Struktur organisasi menyatakan cara organisasi mengatur

sumber daya manusia dalam membagi kegiatan-kegiatan yang

mengarah pada tujuan dari organisasi itu sendiri.

Struktur Organisasi yang baik adalah yang

dapat mencerminkan adanya pembagian kerja yang jelas

dan tegas, serta mencerminkan adanya pembagian tugas-

tugas dan wewenang serta tanggung jawab dari atasan kepada

bawahannya dalam pelaksanaan tugasnya.

Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Kunta Sakti adalah sebagai berikut

27

Pimpinan

Sales & Pembukuan &

Administrasi &

Teknis &Marketing Keuangan Ekspedisi Customer

SupportGambar3.1

Struktur Organisasi CV.Kunta Sakti

3.1.3 Tugas dan Tanggung JawabTugas-tugas dan tanggung jawab dari masing-masing

jabatan atau pekerjaan adalah sebagai berikut:

A. Pimpinan1. Memimpin usaha dan bertanggung jawab atas jalannya

usaha, baik intern maupun ekstern.

2. Memberi bimbingan dan pengarahan atas pekerjaan

yang dibebankan kepada bawahannya.

3. Menentukan rencana dankebijaksanaan usaha.4. Mengadakan pengawasan umum tentang segalaaktifitas pada setiap bagian.5. Bertanggung jawab ataskelancaran aktifitas usaha.

B. Sales & MarketingSecara umum bagian ini adalah yang berhubungan

28

langsung dengan pelanggan, dalam skala Perorangan

(Personal Customer) ataupun Pelanggan perusahaan (Corporate

Customer)

1.Sales

Sales dipimpin oleh seorang Sales Executive.

Tugas utama sales adalah melakukan penjualan

secara langsung (direct sales).

29

2. Marketing

Marketing dipimpin oleh seorang Marketing Executive atau

Senior Sales Person. Tugas utama bagian Marketing adalah

melakukan penjualan secara tidak langsung atau untuk

jangka waktu yang panjang. Beberapa tugas lain

Marketing adalah :

a. Melakukanpemasaran produk.b. Melakukan analisis

kebutuhan pasar. c.

Melakukan pendekatan ke

pelanggan

d. Melakukan presentasi dan kunjungan pelangganbilamana dibutuhkan.

C. Pembukuan & Keuangan1. Pembukuan :

Tugas utama bagianpembukuan adalah:a. Melakukan tugaspembukuan keuangan.b. Analisis dan laporan rugi-laba (secara berkala).

2. Keuangan :Tugas utama bagiankeuangan adalah:a. Memprediksikan dan menyediakan “Cash Supply”

sesuai kebutuhan. b. Melakukan tugas kasir.

D. Administrasi dan Ekspedisi

30

1. Administrasi:Tugas utama bagianAdministrasi adalah :a. Melakukan tugasoperasional administratif.b. Penggudangan (warehousing) dan

stok barang. c. Pengelolaan

berkas (filing)

2. EkspedisiTugas utama bagianEkspedisi adalah :a. Pengiriman danpengambilan barang.b. Pengiriman danpengambilan dokumen.

31

E. Teknis & Customer Support.1.Teknis

Tugas utama bagian Teknis adalah :a. Melakukan perbaikan (repair) dan

perawatan (maintenance). b. Melakukan

instalasi dan integrasi jaringan dan

sistem.

c. Melakukan perbaikan (repair) dan perawatan

(maintenance) peralatan kantor untuk kebutuhan

operasional sehari-hari.

2 . CustomerSupport.

Tugas utama bagian Customer Support adalah :a. Menangani Complaint pelanggan.b. Menerima barang rusak dan pengaturan

pengirimannya ke pihak ketiga. c. Kunjungan ke

pelanggan dalam hal perbaikan dan perawatan.

3.2 Kondisi Saat IniPada sistem yang berjalan ini semua kegiatan yang ada

masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan komputer

sebagai alat bantu untuk pemrosesan ataupun proses

perhitungan. Simpanan data yang digunakan hanya

menggunakan map berkas (map arsip). External entity yang

terlibat adalah : Supplier, Customer, Administrasi & Ekspedisi,

Pembukuan & Keuangan, Teknis & Customer Support dan

Pimpinan (Manager Toko).

Adapun sistem yang berjalan dapat dideskripsikan sebagai

32

berikut :a. Proses Arsip Price List

Proses ini merupakan proses yang pertama harus dilakukan

dalam sistem ini karena dari Price List inilah didapatkan

data tentang supplier, barang dan harga. Secara rutin supplier

akan memberikan Price List terbaru antara per tiga hari dan

paling lambat per minggu dikarenakan cepatnya

perubahan harga yang terjadi. Price list dari supplier akan

diterima oleh Sales dan kemudian akan diarsipkan kedalam map

arsip.

b. Permintaan Harga dari Customer

Pada proses ini customer baik datang ke toko ataupun

melalui telepon akan menanyakan harga dari barang-barang

yang dibutuhkan (PH) untuk kemudian sales akan memberikan

harga jual tersebut berdasarkan harga yang tertera pada

price list

33

ditambah keuntungan dagang kepada customer berupa SPH baik

secara langsung maupun melalui telepon/fax.

c. Penyiapan Order Customer

Setelah customer menyetujui SPH yang diberikan oleh Sales,

Sales akan mengajukan Permohonan Barang (PB) kepada bagian

administrasi & ekspedisi yang bertugas menyimpan barang

(warehousing). Selanjutnya bagian administrasi & ekspedisi

akan memberikan status barang kepada sales yang berisi

status barang yang tersedia stoknya dan yang tidak ada,

untuk barang-barang yang tidak tersedia maka sales akan

memesan barang kepada supplier. Selanjutnya supplier akan

mengirimkan barang sekaligus membawa Bon Supplier (Bon-S)

dua rangkap untuk melakukan penagihan atas barang yang

dikirimkan tersebut. Rangkap pertama Bon-S akan diberikan

untuk bagian pembukuan & keuangan sebagai bukti toko

bahwa barang tersebut sudah dibayar dan rangkap kedua

akan dikembalikan kepada supplier. Setelah semua barang yang

dipesan terkumpul, sales akan membuat Perintah Kerja (PK)

untuk bagian teknis

& customer support sebagai pedoman kerja bagi teknisi untukmerakit (mengerjakan)order customertersebut.

d. Penyerahan OrderCustomer

Pada proses ini bagian teknis & customer support akan

memberikan status order kepada sales mengenai sudah

selesainya order tersebut dikerjakan. Berdasarkan status

order tersebut sales akan membuat Nota Penjualan (NP -

34

rangkap 3) dan surat jalan (SJ - rangkap 2) kepada

customer. Surat jalan ini hanya akan dibuat untuk order

customer yang diantar sedangkan untuk yang datang ke

toko surat ini tidak dibutuhkan. NP rangkap satu dan

SJ rangkap dua untuk customer, NP rangkap dua akan

dipegang oleh bagian pembukuan & keuangan sedangkan SJ

rangkap 2 dan NP rangkap 3 akan diarsipkan oleh sales.

e. Pembuatan Laporan PenjualanBerdasarkan nota penjualan rangkap ketiga tersebut

sales pada setiap akhir bulan akan membuat laporan

penjualan kepada pimpinan (manager toko).

35

3.2.1 Diagram Arus Data Sistem Yang BerjalanUntuk lebih jelasnya sistem yang sedang berjalan ini akan digambarkan melalui

Diagram Arus Data sebagai berikut :3.2.1.1 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

Keterengan :

Gambar3.2

Diagram Konteks DFD SistemBerjalan

Bon-S : Bon Tagihan Supplier PK : Perintah KerjaNP : Nota Penjualan SJ : Surat JalanPB : Permintaan Barang SPH : Surat Penawaran HargaPH : Penawaran Harga

36

3.2.1.2 Diagram Level Nol Sistem Yang Berjalan

Gambar3.3

Diagram Level Nol DFD Sistem

37

Berjalan

38

3.2.2 Kamus Dataa. Surat Penawaran Harga

Nama Arus Data : SPHBentuk Data : Dokumen hasil cetakanArus Data : Dari customer ke proses permintaan hargaPeriode : Setiap kali adanya permintaan harga dari customerStruktur Data : Tanggal

Nama CustomerAlamatNo. TeleponNo. Fax

No. Urut

Nama

Barang

Harga

Satuan

Banyak PesananJumlahTotalNama Sales

b. Permintaan Barang

Nama Arus Data :

PB Bentuk Data

: Formulir

Arus data : Dari proses pengerjaan order ke Adm. & EkspedisiPeriode : Setiap kali adanya order dari

39

customerStruktur Data :

Nomor

Order No.

Urut Nama

BarangJumlah Yang Dibutuhkan

c. Perintah KerjaNama Arus Data :

PK Bentuk Data

: Formulir

Arus data : Dari proses pengerjaan order ke Teknis & Custumer

40

SupportPeriode : Setiap kali adanya order dari customerStruktur Data :

Nomor Order NamaBarang Jumlah Barang Memo

d. Nota PenjualanNama Arus Data : NP

(3 rangkap) Bentuk Data

: Formulir

Arus data : - Rangkap pertama dari proses penyerahan order ke

Customer- Rangkap kedua dari proses penyerahan order kePembukuan dan Keuangan

- Rangkap ketiga

disimpan oleh sales Periode

: Setiap kali adanya order dari

customer Struktur Data : Tanggal

Nama CustomerAlamat

Nomor

Nota

Banyaknya

Nama

41

Barang

Harga

JumlahTotalNama Sales

e. Surat JalanNama Arus Data :

SJ Bentuk Data

: Formulir

Arus data : Dari proses

penyerahaan order ke Customer Periode

: Setiap kali pengiriman order ke tempat

customer Struktur Data : Tanggal

42

Nama CustomerAlamat

Nomor Surat

Banyaknya

Nama Barang

Nama Sales

Nama

Penerima

f. Laporan PenjualanNama Arus Data : Laporan PenjualanBentuk Data : Dokumen Hasil CetakanArus data : Dari proses pembuatan laporan kePimpinanPeriode : Setiap bulanStruktur Data : Laporan bulan

No. Urut

No. Nota

Harga

Jual

Harga

Modal

Keuntunga

n Nama

Sales

Total Harga

Jual Total

Harga Modal

Total

43

Keuntungan

Nama Pelapor

3.3 Analisis PermasalahanSelama ini Kunta Sakti masih menggunakan sistem

penjualan yang manual untuk menunjang segala aktivitas

penjualannya. Sistem ini sebenarnya sudah efektif namun

dirasakan kurang efisien sehingga menimbulkan permasalahan

seperti yang disinggung pada bab pertama. Adapun

permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :

44

a. Masih lamanya proses pencarian informasi produk.Dikarenakan selama ini informasi tentang produk hanya

disimpan dalam bentuk map arsip maka ketika ada customer

yang meminta informasi harga maka customer akan membuka

satu demi satu lembaran map arsip tersebut untuk

mencari harga dari produk yang diinginkan oleh customer,

selanjutnya setelah mendapatkan harga dari price list

tersebut sales masih harus menghitung harga jual produk

tersebut dengan cara menambahkan harga modal

tersebut dengan keuntungan penjualan yang

diinginkan belum lagi jika harga modal tersebut dalam

Dollar maka sales masih harus mengkonversi harga tersebut

ke rupiah dengan menghitungnya dengan kurs saat itu.

Proses ini tentunya akan memakan waktu yang cukup lama

apalagi bila produk yang diinginkan ada beberapa jenis.

Akibatnya tentu saja waktu tunggu customer untuk

mendapatkan informasi ini menjadi semakin lama.

Hal ini tentu saja dapat diatasi dengan sistem penjualan

yang sudah terkomputerisasi. Karena dengan menggunakan

komputer maka sales cukup menginput kode barang saja

atau membrowse semua produk yang ada yang telah

diurutkan secara abjad. Komputer pun dapat langsung

menentukan harga jualnya dengan setelah terlebih

dahulu mengkonversi harga modal ke dalam kurs Rupiah.

Semua proses ini akan dapat dilakukan oleh komputer

paling lambat 20 detik (termasuk input kode barang) untuk

satu item barang dibandingkan dengan proses manual dimana

45

sales paling cepat membutuhkan waktu satu menit untuk

memproses satu item barang.

Selain untuk informasi harga, informasi tentang produk

yang dibutuhkan juga adalah informasi tentang siapa

supplier produk tersebut. Untuk produk-produk yang biasa

dijual seperti harddisk Kunta Sakti telah mempunyai

supplier tetap tetapi ada saatnya dimana supplier tetap

tersebut kehabisan stok barang yang dibutuhkan oleh

Kunta Sakti sehingga sales akan mencari informasi

supplier mana lagi yang memiliki produk tersebut.

Sales pun kembali akan melihat satu demi satu lembaran map

arsip untuk mencari informasi tersebut tentu saja hal ini

juga memakan waktu. Dengan bantuan komputer tentu saja hal

ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, sales cukup

memasukan kategori dan merek produk yang diinginkan dan

komputer akan dapat menampilkan daftar informasi

supplier mana saja yang memiliki produk tersebut.

46

b. Belum tersedianya laporan berdasarkan sales.Seperti yang sudah disinggung pada identifikasi

masalah bahwa laporan ini diperlukan untuk

menentukan bonus penjualan setiap bulan yang akan

diperoleh oleh sales. Pada sistem yang berjalan saat ini

sudah terdapat laporan penjualan yang sudah terdapat

informasi tentang profit penjualan per nota

penjualan tetapi karena pembuatan laporan dilakukan

dengan program Word Processing bukan Spreadsheet sehingga

proses perhitungan profit masih dilakukan perhitungan

manual dengan kalkulator (harga jual dikurang harga modal)

sehingga untuk mendapatkan total profit per sales maka

akan dilakukan juga perhitungan untuk mengelompokan total

profit per sales dengan menggunakan kalkulator, hal ini

selain cukup memakan waktu juga bisa menimbulkan

kesalahann perhitungan. Dengan bantuan komputer maka hal

ini bisa diatasi dengan cukup mudah misalnya dengan

perintah SQL berikut :

Select

sum(keuntungan)

From

Laporan_Penjualan

Group by

nama_sales

3.4 Usulan PerbaikanBerdasarkan hasil analisis diatas untuk mengatasi

permasalahan yang ada maka penulis mengajukan usulan sistem

47

yang akan menggunakan komputer sebagai alat bantu perhitungan

dan pemrosesan data sehingga informasi yang dibutuhkan dapat

disajikan dengan cepat dan akurat.

48

BAB IVHASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Usulan Sistem BaruSecara detail usulan sistem yang diajukan oleh penulis dapat dilihat pada Diagram

Arus Data berikut:4.1.1 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan

Gambar

49

4.1Diagram Konteks Sistem

Usulan

50

4.1.2 Diagram Level Nol Sistem Yang Diusulkan

Gambar4.2

Diagram Level Nol

51

Sistem Usulan

52

4.1.3 Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Yang Diusulkan

Gambar4.3

Diagram Level 1Proses 1

53


Gambar4.4


54


Gambar4.5


55

4.2 Rancangan Output4.2.1 Surat Penawaran Harga

Jakarta, DD – MM –

YYYY Kepada Yth :xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx nama perusahaanu.p xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx nama contact personPhone : xxxx – xxxxxxxxxFax : xxxx – xxxxxxxxx

Berdasarkan permintaan harga dari Bapak/Ibu berikut kami sampaikan penawaran harga atas barang-barang sesuai dengan kebutuhan Bapak/Ibu sebagai berikut :No. Nama Barang Qty Harga Satuan Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx Rp

xxxxxxxx,xxRp xxxxxxxxx,xx

Term :

- DP 30 % saat pemesanan dan sisanya paling lambat 1

(satu) minggu setelah barang diterima

- Pembayaran DP dapat ditransfer via bank BCA Mangga Dua a.n Tjioe Indrajaya No.

. Bukti transfer agar dapat difax ke 021-6127813

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian

Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

CV. Kunta Sakti

x x x x x x nama sales

56

Sales

57

4.2.2 Permintaan BarangKepada : Bagian Administrasi & Ekspedisi

Sesuai dengan pesanan customer kita nomor : xxxxxx, agar dapat dipersiapkan barang- barang sebagai berikut :No Nama Barang Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx

Atas bantuannya saya ucapkan terima kasih.

Sales

xxxxx

x

4.2.3 Pesan BarangKepada :xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx nama

supplier xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

alamat supplier Phone : xxxx

– xxxxxxxxx

Fax : xxxx – xxxxxxxxx

Agar dapat dipersiapkan dan dikirimkan barang-barang sebagai berikut :No Nama Barang Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx

Atas bantuannya saya ucapkan terima kasih.

58

Hormat

kami,

Kunta

Sakti

xxxxxx nama sales

59

4.2.4 Perintah KerjaKepada : Bagian Teknis & Customer Support

Agar dapat dipersiapkan (dites / dirakit) barang-barang sebagai berikut :No Nama Barang Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx

Catatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Atas bantuannya saya ucapkan terima kasihSales

xxxxxx nama sales

4.2.5 Nota Penjualan Jakarta, DD – MM – YYYY

Kepada Yth :perusahaan

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx contact

person u.p

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

alamat xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

No. ORDER : xxxxxx Phone : xxxx - xxxxxxxxxNo Nama Barang Qty Harga Satuan Diskon Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxx Rp.

xxxxxxxx,xxxxxxxx,xx

xxxxxxxxx,xx

60

T O T A L xxxxxxxxx,xx

Penerima Hormat

Kami, nama sales

xxxxxx

61

4.2.6 Surat JalanJakarta, DD – MM – YYYY

Kepada Yth :perusahaan

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx contact

person u.p

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

alamat xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

No. ORDER : xxxxxx Phone : xxxx - xxxxxxxxx

Berikut kami kirimkan barang-barang sesuai dengan pesanan Bapak/Ibu sebagai berikut :No. Nama Barang Jumlahxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx

Penerima Hormat Kami,

nama sales xxxxxx

4.2.7 Laporan PenjualanLAPORAN PROFIT PENJUALANBULAN : xxxxxxxxxNo No.

OrderTanggal Haga Jual Jumlah

ModalProfit Sales

xx xxxxxx

xx–xx-xxxx

xxx.xxx.xxx,xx

xx.xxx.xxx,xx

x.xxx.xxx,xx

xxxxxx

62

Dicetak Tanggal : xx – xx – xxxxSenior Sales Person

63

4.2.8 Laporan Penjualan Berdasarkan SalesLAPORAN PROFIT PENJUALAN

BULAN : xxxxxxxxxNama Sales : xxxxxxNo No.

OrderTanggal Haga Jual Jumlah

ModalProfit Sales

xx xxxxxx

xx–xx-xxxx

xxx.xxx.xxx,xx

xx.xxx.xxx,xx

x.xxx.xxx,xx

xxxxxx

Dicetak Tanggal : xx – xx – xxxxSenior Sales Person

4.3 Rancangan InputSetelah output yang diinginkan telah

dideskripsikan maka kita baru bisa mengetahui input

apa saja yang diperlukan agar dapat menghasilkan output

tersebut.

a. Data SupplierNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 Nama Supplier C 202 Alamat Supplier C 203 Nomor Telepon C 134 Nomor Fax C 135 Kategori Barang C 2 Jenis brg yg

disuplai6 Merek Barang C 2 Merek brg tersebut7 Tipe Barang C 10 Tipe barang

64

b. Data SalesNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 Nama Sales C 6 Nama pendek2 Password C 6 Login ke sistem3 Alamat C 304 Kode Pos C 55 Telp.Rumah C 136 Telp.HP C 137 Tanggal Lahir Date 88 Tanggal Mulai Kerja Date 8

c. Data BarangNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 Kode Barang C 72 Kategori Barang C 23 Merek Barang C 24 Tipe Barang C 105 Nama Barang C 206 Spesifikasi Barang C 507 Status Barang C 18 Kurs C 2 $ atau Rp9 Harga Modal N 8,210 Harga Satuan N 8,211 Stok N 2

d. Data CustomerNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 Kode Customer N 32 Nama Perusahaan C 253 Contact Person C 20

No. Nama Field Tipe Panjang

Keterangan4 Alamat C 305 Kodepos C 56 Nomor Telepon C 137 Nomor Fax C 138 Nomor Handphone C 139 E-mail C 25

e. TransaksiNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 Nomor Order C 62 Tanggal Order Date 83 Tanggal Kirim Date 84 Nama Perusahaan C 255 Contact Person C 206 Alamat C 307 Kodepos C 58 Nomor Telepon C 139 Nomor Fax C 1310 Nomor Urut N 211 Nama Barang C 2012 Kurs C 213 Harga Modal N 8,214 Harga Satuan N 8,215 Diskon N 6,216 Quantity N 2 Jumlah brg per

item17 Jumlah N 9,2 Hrg Satuan - diskon x qty18 Total N 9,2 Total Jumlah

19 Nama Sales C 6

36

1

4.4 RancanganDatabaseDatabase merupakan kumpulan data yang saling berhubungan

satu dengan yang lain dan merupakan hal yang penting dalam

sistem informasi karena didatabase inilah data dapat diolah

menjadi suatu informasi yang dapat mendukung pengambilan

keputusan.Adapun file database terdiri dari file induk(master) dan file transaksi.

4.4.1

File Mastera

.File ProdukNama File :

Produk.dbNo. Nama Field Tipe Panjang

Keterangan1 product_id * Char 6 Kode Barang2 product_cat Char 2 Kategori Barang3 product_brand Char 2 Merek Barang4 product_type VarCha

r10 Tipe Barang

5 product_name VarChar

20 Nama Barang6 product_desc Varcha

r50 Spesifikasi

Barang7 product_status Char 1 Status Barang

Catatan : 1. Kode Barang

1 2 3 4 5 6

1 – 2 untuk kategori barang3 – 4 untuk merek barang5 – 6 untuk nomor tipe barang

2. Status Barang

2

berisi S untuk barang stokberisi K untuk barang Konsiyasi (titip jual)

3

b. File SupplierNama File : Supplier.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 Supp_id * Integer

2 Autonumber2 Supp_name VarCha

r20 Nama Supplier

3 Supp_addrs VarChar

30 Alamat Supplier4 Supp_phone Char 13 No. Telepon5 Supp_fax Char 13 No. Fax

c. File CustomerNama File : Customer.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 cust_id * Integer

3 Autonumber2 cust_company VarCha

r25 Nama Perusahaan

3 cust_name VarChar

20 Contact Person4 cust_addrs VarCha

r30 Alamat Customer

5 cust_postal Char 5 Kode Pos6 cust_phone Char 13 No. Telepon7 cust_fax Char 13 Nomor Fax8 cust_email VarCha

r25 Alamat Email

9 cust_cellphone Char 13 No. Handphone

d. File SalesNama File : Sales.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 Sales_id * Integer

1 Autonumber2 Sales_name Char 6 Nama Panggilan3 Passwd Char 6 Password login

4

4 date-birth Date 8 Tanggal Lahir5 date-work Date 8 Tanggal Mulai

Kerja6 Sales_addrs VarChar

30 Alamat Customer7 Sales_postal Char 5 Kode Pos8 Sales_phone Char 13 No. Telepon

Rumah9 Sales_cellphone Char 13 No. Handphone

4.4.2 File Transaksia. File Stok

Nama File : Stock.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 product_id * Char 6 Kode Barang2 Supp_id * Char 2 Kode Supplier3 Kurs Char 2 $ atau Rp4 buy_price Numeri

k8,2 Harga Modal

5 unit_price Numerik

8,2 Saran harga jual6 Stock Numeri

k2 Jumlah Stok

b. File OrderNama File : Order.dbfNo. Nama Field Tipe Panjan

gKeterangan

1 order_id * Char 6 Nomor Order2 order_date Date 8 Tanggal Order3 order_deliv

eryDate 8 Tanggal Pengiriman

4 cust_id ** Integer

3 Kode Customer5 product_id

**Char 7 Kode Barang

6 Kurs Char 2 $ atau Rp7 buy_price Numeri

k8,2 Harga Modal

8 unit_price Numerik

8,2 Harga Jual9 diskon Numeri

k6,2 Diskon Harga Jual

5

No. Nama Field Tipe Panjang

Keterangan10 Qty Intege

r2 Jumlah per item

11 sell_amount Numerik

9,2 Unit_price – diskon xqty12 sell_profit Numeri

k6,2 Sell_amount –

buy_price x qty13 sell_total Numerik

9,2 Total sell_amount14 Profit_tota

lNumerik

8,2 Total sell_profit15 Sales_id ** Intege

r1 Kode Sales

4.4.3 Entity Relation Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu diagram yang menggambarkan

hubungan (relasi) antar entitas dalam suatu database.

Kardinalitas untuk menyatakan derajat relasi antara entitas

yang satu dengan entital lainnya.

Berikut adalah ERD untuk database sistem yang dirancang :

Gambar4.6

6

Entity RelationshipDiagram (ERD)

7

4.4.4 Data Definition Languange (DDL)DDL merupakan sintak-sintak pada SQL yang

berisikan perintah-perintah untuk pendefinisian objek-objek

pada database.

a. File Productcreate table produk( product_id char(7), product_cat char(2),

product_brand char(2), product_type

varchar(10), product_name varchar(20),

product_desc varchar(50), product_status

char(1),

primary key product_id )b. File Supplier

create table supplier( supp_id integer(2), supp_name varchar(20),

supp_addrs varchar(30), supp_phone char(13),

supp_fax char (13),

primary key supp_id )c. File Sales

create table sales( sales_id integer(1), sales_name

char(6), passwd char(6), date_birth

date, date_work date, sales_addrs

varchar(30),

sales_postal char(5), sales_phone char(13), sales_cellphone char(13),primary key sales_id )

d. File Customer

8

create table customer( cust_id integer(3), cust_company varchar(25),

cust_name varchar(20), cust_addrs varchar(30),

cust_postal char(5), cust_phone char(13),

cust_fax char(13), cust_email varchar(25),

cust_cellphone char(13), primary key cust_id )

e. File Stockcreate table stok( product_id char(7), supp_id char(2), kurs char(2),buy_price numeric(8,2), unit_price numeric(8,2), stock integer(2),primary key (product_id, supp_id) )

9

f. File Ordercreate table order( order_id char(6), order_date date,

order_delivery date, cust_id integer(3), product_id

char(7), buy_price numeric(8,2), unit_price

numeric(8,2),

diskon numeric(6,2), qty integer(2), amount

numeric(9,2), total numeric(9,2), sales_id

integer(1)

primary key order_id )

4.4.5 Data Modification Language (DML)DML merupakan sintak-sintak pada SQL yang berisikan

perintah-perintah untuk melakukan modifikasi objek-objek pada

database seperti penambahan dan penghapusan record dan

perintah-perintah lainnya.

a. Permasalahan mencari informasi suatu produk1. Untuk mengetahui kode barang berdasarkan input kategori,merek dan tipe barang.

Contoh : untuk mengetahui kode barang dari Mainboard ASUS P4SDXselect product_idfrom productwhere product_cat = ‘Mainboard’ and product_brand = ‘ASUS’and product_type =‘P4SDX’

2. Untuk mengetahui harga jual tertinggi dan

terendah suatu barang dan siapa suppliernya.

select max(unit_price), min(unit_price), supp_id

10

from stockwhere product_id = ‘ Kode Barang ‘

3. Untuk mengetahui siapa saja supplier dari suatu produkselect s.supp_name, s.supp_addrs, s.supp_phone, s.supp_faxfrom supplier s, stock kwhere k.product_id = ‘ Kode Barang ‘ and k.supp_id = s.supp_id

4. Untuk mengetahui produk apa saja yang disuplai oleh suatu supplier

select p.product_namefrom product p, stock k

11

where k.supp_id = ‘ Kode Supplier ‘ andk.product_id = p.product_id

b. Pembuatan Laporan Penjualan1. Laporan Keuntungan Penjualan

select o.order_id, o.sell_total,o.profit_total, n.sales_namefrom order o,sales nwhere n.sales_id = o.sales_id and o.order_date >=starting_date and order_date <=ending_datestarting dan ending date merupakan inputan dari user

dimana starting_date adalah mulai tanggal berapa akan

dimulai laporan dan ending date adalah sampai tanggal

berapa yang akan dilaporkan.

Dengan statmen DML ini maka laporan ini dapat dibuat baik

secara insedentil (dibutuhkan sewaktu-waktu) maupun

periodik (harian, mingguan, bulanan, tahunan, dll)

tergantung dari inputan starting dan ending date.

2. Laporan Profit per Salesselectsum(o.profit_total),n.sales_namefrom order o,sales nwhere n.sales_id = o.sales_id and o.order_date >=starting_date and order_date <=ending_dategroup by

12

s.sales_name

13

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KesimpulanBerdasarkan uraian-uraian yang telah penulis

kemukaan pada bab sebelumnya maka penulis dapat menggambil

kesimpulan sebagai berikut :

a. Sistem penjualan yang saat ini diterapkan oleh Kunta

Sakti masih dilakukan secara manual dalam arti belum

menggunakan komputer sebagai alat bantu pemrosesan dan

pengolahan data sehingga informasi yang dibutuhkan

seperti informasi tentang produk maupun laporan

penjuialan berdasarkan sales belum dapat dihasilkan dengan

cepat dan akurat.

b. Pada sistem yang berjalan eksternal entity yang

terlibat supplier, customer, administrasi & ekspedisi,

pembukuan dan keuangan, teknis dan customer support dan

manager toko. Adapun proses yang berjalan adalah proses

arsip price list, proses permintaan harga, proses order,

proses penyerahan order dan proses pembuatan laporan.

Sistem yang berjalan menggunakan dua buah simpanan data

yaitu map arsip price list yang digunakan untuk menyimpan

brosur harga dan spesifikasi produk dari supplier dan

arsip nota penjualan yang merupakan tembusan rangkap

ketiga (warna merah) dari nota penjualan.

c. Permasalahan pada sistem yang berjalan adalah masih

14

lamanya proses pencarian informasi produk serta belum

tersedianya laporan penjualan berdasarkan sales.

Masalah masih lamanya pencarian informasi produk

dikarenakan sales harus membuka lembaran map arsip price

list untuk mencari informasi produk yang diinginkan

(apakah spesifikasi produk atau harganya) belum lagi

harga yang ada dalam price list dalam kurs dollar

sehingga sales harus menghitung konversinya sehingga

didapatkan harga jual rupiahnya.

Sedangkan permasalahan kedua disebabkan dalam

pembuatan laporan penjualan menggunakan word

processor sehingga untuk pembuatan grouping penjualan

berdasarkan sales maka nota penjualan yang ada harus

disort terlebih dahulu secara manual baru bisa diketikan

ke komputer.

15

d. Untuk mengatasi permasalahan pada sistem yang

berjalan maka perlu dibuatkan sistem komputerisasi

untuk menyimpan dan mengolah data penjualan. Untuk

penyimpanan data maka nantinya sistem yang dirancang

akan menggunakan 4 (empat) buah file master (sales, product,

supplier dan customers) dan 2 (dua) buah file transaksi (stok

dan order). Sedangkan untuk pengolahan datanya akan

menggunakan program komputer berbasiskan Data Base

Management System (DBMS).

5.2 Saran-SaranSaran-saran yang dapat penulis kemukakan

sehubungan dengan sistem yang dirancang adalah ;

a. Dikarenakan sifat komputer yang GIGO (Garbage In Garbage

Out) maka diharapkan user agar lebih teliti dalam proses

input data supaya output yang dihasilkan oleh komputer

sesuai dengan yang dibutuhkan.

b. Implementasi sistem ini sebaiknya menggunakan pemrograman

berbasis visual dikarenakan user interfacenya lebih baik dan

dapat didesain secara khusus (misalnya dengan combo box)

sehingga user akan lebih dimudahkan dalam proses entry data

sekaligus dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi

dengan membuat sedikit mungkin user harus mengentry data

secara diketik langsung.

c. Dikarenakan cepatnya perubahan harga yang terjadi maka

setiap ada price list terbaru dari supplier maka user harus

dengan segera mengedit harga yang ada dikomputer agar

tidak terjadi harga jual ke customer lebih rendah dari harga

16

modal.

d. Dikarenakan sistem ini hanya terdiri dari sistem

penjualan yang tidak memiliki modul yang kompleks

sehingga peralihan sistem yang baru ini dilakukan secara

langsung (turn over) tidak harus dengan paralel run.

17

DAFTAR PUSTAKA

[1] Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahamamdan Aplikasi, PT. Grasindo, Jakarta, 2008.

[2] Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi, Yogyakarta, 2007

[3] Jenny Darroch, Marketing Through Turbulent, Palgrave Macmillan, Hampshire – UK, 2010

[4] Jogiyanto HM, Analisa dan Disain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek, Andi Offset, Yogyakarta, 2001

[5] Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, 2001

[6] Najib C. Fatayerji, Electronic Marketing : Advantages and Disadvantages, Dissertation.com, Boca Raton-Florida, 2004

[7] R. Kelly Rainer and Efraim Turban, Introduction to Information Systems :

supporting and transforming business, 2nd edition, New Jersey USA : John Wiley& Sons. Inc, 2009

[8] Ralph Stair and George W. Reynolds, Fundamentals of Information Systems, 5th

edition, Miami USA : Course Technology, 2010

[9] Samiaji Sarosa, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta : Grasindo, 2009

[10] Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, CetakkanKelima, Gramedia

Pustaka Utama, Jakarta, 2005

ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

Documents

Transcript of ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN