Post on 26-Feb-2018
P A N D U A N
Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen Internal 7
Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen Internal
P A N D U A N 7
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan2Kata PengantarSalah satu kebutuhan penting dalam sebuah organisasi adalah kebutuhan untuk
pengembangan secara berkelanjutan dan mengalami perbaikan secara terus menerus.
Organisasi atau lembaga yang tidak mengalami perubahan secara terus menerus akan
mengalami kemandekan (stagnasi) dalam menjalankan fungsinya. Untuk itu, kegiatan
pengembangan keorganisasian merupakan kebutuhan utama dalam pertumbuhan dan
perkembangan organisasi Kegiatan pengembangan organisasi mencakup beberapa
hal penting seperti; visi, misi, nilai-nilai inti, tujuan strategis, struktur organisasi,
anggaran dasar (AD) dan anggaran rumah tangga (RT), , dan uraian tugas dan tanggung
jawab setiap posisi dalam struktur organisasi. Dengan demikian, sebuah organisasi
dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Selain pengembangan organisasi, sebuah organisasi juga membutuhkan sistem
manajemen internal (SMI) yang mengatur seluruh aspek tata kelola organisasi , yang
meliputi seperangkat aturan, kebijakan, prosedur dan proses yang dijalankan sebuah
organisasi. Dalam konteks kelompok tani, SMI meliputi seperangkat aturan, kebijakan,
prosedur dan proses yang dijalankan sebuah kelompok tani untuk memberikan jaminan
yang memadai mengenai kelestarian lingkungan, konservasi tanah dan air, penggunaan
bahan beracun berbahaya, penanganan sampah, dan mutu produk berdasarkan
peraturan perundangan dan permintaan pasar.
Modul pengembangan organisasi dan sistem manajemen internal ini dirancang secara
khusus untuk menyiapkan para pemimpin kelompok tani dalam menjalankan tugas
sehari-hari mereka di dalam organisasi masing-masing kelompok tani . Modul ini
adalah buku pedoman peserta yang harus dipelajari oleh peserta dalam mengikuti sesi
pelatihan pengembangan organisasi dan sistem manajemen organisasi agar mampu
memahami materi secara menyeluruh dan dapat menerapkannya dengan baik di dalam
aktivitas masing-masing kelompok tani atau Poktan. SELAMAT MENGIKUTI PELATIHAN.
3
Daftar ISIKata Pengantar ............................................................................................................. 2
Daftar Isi ........................................................................................................................ 3
Tujuan Instruksional ..................................................................................................... 4
Metode Penyusunan Program Kerja Poktan .............................................................. 4
Garis Besar Materi ........................................................................................................ 5
Ringkasan Modul .......................................................................................................... 6
Manfaat Berkelompok: Belajar Dari Semut ............................................................... 7
Kelembagaan dan Organisasi ...................................................................................... 8
Peranan dan Fungsi Kelompok Tani ............................................................................ 9
Komponen Utama Lembaga-Organisasi sebagai Sebuah Sistem ............................ 10
Anggaran Dasar ........................................................................................................... 11
Struktur Lembaga-Organisasi ..................................................................................... 12
Kepengurusan Lembaga dan Anggota ........................................................................ 13
Pengorganisasian ........................................................................................................ 13
Tugas dan Tanggung Jawab Poktan ............................................................................ 14
Anggaran Rumah Tangga ............................................................................................. 16
Administrasi Kelompok Tani ........................................................................................ 16
Sistem Manajemen Internal ......................................................................................... 16
Tugas Dan Tanggung Jawab Sistem Manajemen Internal ........................................ 17
Lampiran 1 .................................................................................................................... 20
Lampiran 2 .................................................................................................................... 23
Lampiran 3 .................................................................................................................... 28
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan4tUJUan InStrUKSIOnaL
Setelah mengikuti pelatihan ini, para peserta pelatihan mampu:1. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai pengertian pemberdayaan
kelembagaan dan organisasi kelompok tani2. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai pengertian peranan dan fungsi
strategis kelompok tani3. Mengidentifikasi syarat utama sebuah kelompok 4. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai fungsi Anggaran Dasar (AD). Anggaran
Rumah Tangga (ART) dan Sistem Manajemen Internal (SMI).5. Merancang dan menyusun draf (konsep) (AD)6. Merancang dan menyusun konsep Anggaran Rumah Tangga (ART), Anggaran
Belanja dan SMI7. Merancang dan membuat struktur lembaga dan organisasi8. Merumuskan dan membuat peran, tugas, tanggung jawab dan wewenang pengurus
serta hak dan kewajiban anggota dalam kelompok tani9. Merumuskan dan membuat deskripsi tugas ketua, sekretaris, bendahara dan hak
dan kewajiban anggota kelompok tani10. Melakukan desiminasi informasi, transfer pengetahuan dan keterampilan kepada
anggota kelompok intisari dari peranan dan fungsi kelembagaan-organisasi: perangkat manusia, perangkat keras dan perangkat lunaknya.
11. Menjalankan fungsi dan peranan pengurus dan anggota kelompok tani untuk masing-masing kelompok tani
MetODe PenYUSUnan PrOgraM KerJa POKtanPelatihan ini ditujukan untuk orang dewasa, terutama jajaran pengurus kelompok tani (Poktan). Oleh karena itu metode yang digunakan adalah andragogi, yakni metode belajar orang dewasa. Fasilitator secara maksimal menggali pengalaman peserta melalui pertanyaan. Peserta menulis dan menempelkan jawaban di papan untuk kemudian dibahas. Rencana sesi juga dirancang untuk memaksimalkan diskusi kelompok sehingga peserta belajar menemukan sendiri hal-hal yang berhubungan dengan Pengembangan Lembaga-Organiasi (OD) dan SMI. Pelatihan diadakan dalam ruangan yang sedapat-dapatnya didesain dalam format huruf U. Penyusunan ruangan yang demikian untuk meminimalisir jarak antara peserta dan fasilitator dan peserta dapat berinteraksi secara maksimal dalam proses belajar bersama. Secara keseluruhan metode yang akan digunakan adalah:Pertama, diskusi kelompok yakni proses pertukaran informasi secara intensif di dalam kelompok dan kerjasama secara menyeluruh untuk menghasilkan ide, pendapat dan pokok pikiran tertentu. Kedua, belajar dengan cara melakukan (learning by doing) yakni aktivitas merancang, merumuskan, membuat hal-hal yang berkaitan dengan materi pelatihan. Dengan aktivitas tersebut, peserta langsung melakukan hal-hal teknis yang
5
garIS BeSar MaterISecara umum, pelatihan OD dan SMI ini mengikuti garis besar materi sebagai berikut:1. Tujuan dan Manfaat Berkelompok: Belajar dari Semut2. Kelembagaan dan Organisasi3. Peranan dan Fungsi Kelompok Tani4. Komponen Utama Lembaga-Organisasi sebagai Sebuah Sistem5. Anggaran Dasar 6. Struktur Lembaga-Organisasi7. Kepengurusan Lembaga atau Organisasi dan Anggota8. Pengorganisasian dan Anggaran Rumah Tangga (ART)9. Uraian Tugas, Tanggungjawab, Wewenang, Hak dan Kewajiban Personalia Badan
Pengurus dan Anggota Kelompok Tani10. Administrasi Kelompok Tani11. Sistem Manajemen Internal (SMI)
LaMPIran-LaMPIran:Lampiran 1: Anggaran Dasar (AD)Lampiran 2: Anggaran Rumah Tangga (ART)Lampiran 3: Contoh Buku-Buku Administrasi
berkaitan dengan aktivitas OD dan SMI, misalnya menyusun AD/ART. Ketiga, ceramah yakni fasilitator menjelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan pokok bahasan yang bersifat konseptual. Keempat, tanya-jawab yakni pertukaran informasi antara peserta dan fasilitator dalam bentuk klarifikasi atau pun sanggahan pendapat dalam kelompok. Kelima, belajar dari pengalaman (experiential learning) yakni aktivitas melakukan, merasakan dan mengetahui lewat aktivitas simulasi atau kerja sama dalam kelompok. Keenam, diskusi terstruktur yakni proses diskusi secara terbuka yang dipimpin langsung oleh fasilitator. Dalam konteks ini, fasilitator bertanya tentang suatu topik atau pokok pikiran dan peserta akan menjelaskan pendapat mereka. Selanjutnya, fasilitator menulis dan menyimpulkan pendapat para peserta.
Media yang digunakan dalam pembelajaran ini adalah infocus, papan flip chart, kertas plano, kertas metaplan, paku, lem, gunting, selotip, spidol, koran bekas, buletin bekas, majalah bekas, slide presentasi, dan modul pelatihan dalam bentuk bahan bacaan. Beragamnya media yang digunakan dan metode yang dipakai dalam pelatihan ini diperuntukkan agar hasil belajar yang dicapai dapat optimal. Jika pada suatu kesempatan tidak tersedia infocus, maka fasilitator harus pro aktif menyiapkan fotokopi untuk gambar-gambar, menulis pada lembaran plano kesimpulan-kesimpulan pembahasan. Papan tulis dapat juga diganti dengan lembaran kain yang sudah disemprot dengan lem perekat untuk menempel kertas metaplan.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - PanduanModul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan6rIngKaSan MODUL
Pengembangan Lembaga-Organisasi (OD) dan Sistem Manajemen Internal (SMI) adalah upaya yang terencana dan sistematis untuk merancang perubahan bagi masyarakat petani. Perubahan dari kondisi sekarang menuju pada kondisi yang lebih baik pada masa mendatang. Perubahan itu tidak dapat dilakukan sendiri-sendiri. Makanya perubahan itu dilakukan dengan cara berkelompok yang disebut kelompok tani atau poktan. Agar mampu menjalankan fungsi dan peranan yang strategis tersebut, pengurus dan anggota kelompok tani perlu memiliki lembaga yang kuat dengan organisasi yang berfungsi secara optimal.
Modul OD dan SMI Poktan ini adalah pedoman bagi kelompok tani untuk menyusun anggaran dasar, anggaran rumah tangga, struktur organisasi, tugas, tanggungjawab, hak, kewajiban dan wewenang personalia pengurus dan anggotanya serta administrasi dasar poktan. Selanjutnya modul juga menguraikan pokok-pokok tentang tata cara penanganan bahan berbahaya beracun (B3), pedoman pelestarian lingkungan, dan pedoman kualitas mutu karet yang merupakan hal-hal penting yang harus diatur di dalam komunitas petani mandiri.
7
PengeMBangan OrganISaSI Dan SISteM ManaJeMenManfaat Berkelompok: Belajar dari Semut Semut adalah binatang paling kecil yang hidupnya selalu berkoloni atau berkelompok. Mereka
selalu bekerja sama dan telah mengenal pembagian tugas masing-masing seperti; semut
ratu sebagai pemimpin koloni, semut pekerja bertugas dalam membuat sarangdan mencari
makanan, dan semut prajurit melindungi koloninya dari musuh-musuhnya. Fakta lain dari
semut antara lain mereka mampu sendiri-sendiri atau bersama-sama mengangkat dan
mengangkut beban makanannya yang beberapa kali lipat lebih besar dari tubuhnya. Belajar
dari perilaku semut tersebut, ada beberapa hal yang dipelajari dalam melakukan kerjasama
dalam kelompok yaitu:
Keseluruhan adalah lebih besar dari jumlah bagian-bagiannya.Sinergi terjadi ketika dua
orang atau lebih menghasilkan lebih banyak secara bersama-sama dibanding penjumlahan
dari apa yang dapat mereka hasilkan sendiri-sendiri
Kata kunci dalam melakukan kerjasama dalam kelompok adalah:
1. Totalitas
2. Semua terlibat
3. Fokus pada peran
4. Utamakan tanggung jawab
5. Gunakan setiap kreativitas
6. Dorong orang lain untuk terlibat
7. Kontrol tujuan utama
8. Gunakan nilai-nilai kita
9. Optimis
10. Penuh keyakinan
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan8
gambar 1. Sinergi, membuat sesuatu yang tidak mustahil menjadi nyataStephen R. Covey dalam bukunya The Eight Habits dengan jelas menguraikan bahwa hidup
dalam kelompok itu adalah mewujudkan sinergi, dan esensi dari sinergi adalah menghargai
perbedaan – menghormatinya, membangun atas dasar kekuatan, menutup kelemahan yang
lain. Dengan demikian, kerja sama kelompok menjadi solid dan kuat. Kelembagaan dan OrganisasiBelajar dari koloni semut, tampak sebuah benang merah bahwa semut tidak mungkin bisa
melakukan sesuatu jika kegiatannya tidak terorganisasi dengan baik. Dalam konteks itu, ada
sebuah perumpamaan yang paling cocok adalah, kalau kita melihat semut, lembaga adalah
sarang semut, sedangkan organisasi adalah tata-cara dan praktek kehidupan dan kegiatan
semut baik secara bersama maupun sendiri-sendiri. Dalam konteks kerja semut, mayoritas
pekerjaan mereka dilakukan secara berkelompok sehingga menghasilkan dampak yang luar
biasa.
9
gambar 2. Lembaga adalah sarang semut, sedangkan organisasi adalah tatacara dan praktek kehidupan dan kegiatan semut baik secara bersama maupun sendiri-sendiri. Dalam konteks kelompok tani—selanjutnya disebut Poktan, kelembagaan adalah wadah atau
segala sesuatu yang berhubungan dengan lembaga atau institusi. . Poktan adalah wadah atau
tempat kelompok tani melakukan berbagai macam kegiatan baik secara individu maupun
berkelompok. Sama seperti halnya semut, kegiatan yang dilakukan oleh petani secara
berkelompok bisa membuat sesuatu yang mustahil menjadi nyata jika dikerjakan secara
bersama-sama. Peranan dan fungsi Kelompok taniPeranan Poktan adalah pelaku perubahan. Perubahan terhadap hidup petani baik secara
individu maupun berkelompok. Perubahan tidak mungkin terjadi jika petani-petani tidak
mengorganisasi diri mereka untuk meningkatkan kapasitas diri dan lembaga tani demi
mewujudkan masa depan petani yang lebih cerah, kuat dan berkelanjutan. Dengan kata
lain, fungsi dari Poktan adalah untuk meningkatkan kondisi kehidupan petani yang sekarang
menjadi lebih baik, dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Memberikan layanan pelatihan teknis usaha tani kepada anggota.
2. Forum tukar pengalaman sesama anggota
3. Meningkatkan akses anggota terhadap informasi, pengetahuan dan teknologi
4. Membentuk jaringan kerjasama dengan lembaga pemerintah, swasta dan poktan lainnya.
5. Mengusahakan pengembangan produk
6. Mengusahakan usaha ekonomi bersama atau pemasaran bersama baik sebagai Poktan
maupun sebagai anggota Gapoktan.
Arah perubahan yang dapat dilakukan oleh para Gapoktan antara lain adalah melakukan
perubahan dari pendapatan rendah menjadi pendapatan lebih baik, memperbaiki mutu
karet yang rendah menjadi mutu lebih baik. Akses pada pengetahuan dan keterampilan yang
terbatas menjadi akses terhadap pengetahuan dan keterampilan menjadi lebih baik. Hidup
dalam bingkai penuh kebimbangan menjadi hidup lebih pasti dan optimis. Singkatnya, melalui
Poktan dan Gapoktan, petani menjadi lebih berdaya, lebih sejahtera dan lebih meningkat
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan10kualitas hidupnya.
gambar 3. Melalui Poktan dan gapoktan, petani menjadi lebih berdaya, lebih sejahtera dan lebih meningkat kualitas hidupnyaKomponen Utama Lembaga-Organisasi sebagai Sebuah SistemPoktan sebagai sebuah lembaga harus memiliki komponen-komponen yang jelas agar Poktan
itu dapat dikatakan sebagai sebuah lembaga. Sebagai contoh, sebuah negara tidak dapat
membentuk dirinya menjadi negara jika dia tidak memiliki wilayah, kepala negara, sistem
pemerintahan dan undang-undang dasar yang menjadi infrastruktur dasar bagi negara itu
dalam menjalankan fungsinya.
Dalam konteks organisasi, syarat utama sebuah lembaga itu harus ada: Perangkat manusia,
perangkat keras, dan perangkat lunak. Perangkat manusia mencakup:
1. Anggota
2. Pengurus
3. Struktur organisasi
4. Bagan oganisasi
Perangkat keras mencakup sekretariat dan alat. Perangkat tersebut mencakup:
1. Gedung atau ruangan
2. Meja dan kursi
3. Alat tulis atau ATK
11
Perangkat lunak mencakup beberapa hal yang mencakup:
1. Anggaran Dasar (AD)
2. Anggaran Rumah Tangga (ART)
3. Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk masing-masing posisi
4. SMI
gambar 4. Komponen manusia sebagai kunci dalam keberhasilan Poktananggaran Dasar Anggaran Dasar (AD) adalah peraturan dasar sebuah lembaga. Dalam konteks negara,
Anggaran Dasar adalah Undang-Undang Dasar. Pengurus dan anggota harus taat dan tunduk
terhadap Anggaran Dasar. Anggaran Dasar yang dituangkan dalam format akta notaris dan
dibuat oleh notaris disebut Akta Pendirian. Fungsinya sama dengan AD hanya fungsinya
lebih bersifat legal-formal sebuah Poktan. Pasal-pasal AD perlu perincian lebih lanjut yang
dituangkan dalam Anggaran Rumah Tangga (ART), termasuk tatalaksana organisasi. ART
atau kadang-kala disebut pola kebijakan (poljak). Pengurus dan anggota harus mentaati dan
tunduk terhadap aturan ini. Bahasa lain dari Poljak adalah SOP.
Dalam sebuah AD, ada unsur-unsur pokok yang harus termuat. Jika mungkin, dalam AD
termuat aturan-aturan dasar yang lengkap. Berikut adalah unsur-unsur AD secara lengkap:
1. Nama, Moto, Waktu, Tempat dan Kedudukan
2. Azaz, Tujuan, Visi dan Misi
3. Bentuk dan Sifat
4. Organisasi
5. Status dan Fungsi
6. Keanggotaan dan Klien
7. Atribut
8. Bidang Kerja
9. Keuangan dan Kekayaan
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan1210. Pembekuan dan Pembubaran
11. Ketentuan Penutup
Jika ingin dibuat lebih ringkas, AD dapat memuat hal-hal pokok berikut ini:
1. Nama dan Tempat Kedudukan
2. Maksud dan Tujuan
3. Kegiatan
4. Keanggotaan
5. Rapat Anggota
6. Badan Pengurus
7. Pelindung dan Penasehat
8. Keuangan
9. Perubahan AD/ART
10. PembubaranStruktur Lembaga-OrganisasiStruktur organisasi merupakan faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mencapai
tujuannya. Struktur organisasi akan sangat berpengaruh pada berjalan atau tidaknya
fungsi organisasi. Peran, tugas, tanggung jawab, dan wewenang orang-orang dalam suatu
lembaga ditentukan oleh struktur lembaga itu sendiri. Struktur organisasi menjelaskan pola
pengorganisasian suatu kelompok, dalam hal ini Poktan. PengUrUSSeKretarIatanggOta anggOtaanggOtagambar 5. Struktur lembaga sebagai infrastruktur dasar sebuah organisasi dapat berfungsi dengan baik
13
KetUaSeKretarIS BenDaHara
SeKSI SeKSISeKSIgambar 6. Struktur sebuah organisasi yang menjelaskan pola pengorganisasian Poktan Kepengurusan Lembaga dan anggotaDalam lembaga terdapat sebuah kepengurusan organisasi dan anggota organisasi. Pengurus
adalah mereka yang dipilih atau ditunjuk oleh Poktan untuk memimpin Poktan dalam
mencapai tujuan bersama. Mereka memiliki kewenangan untuk mengatur, dan mengarahkan
kelompok. Selanjutnya, anggota adalah mereka yang tergabung dalam Poktan. Anggota
adalah kekuatan utama sebuah Poktan. Anggota adalah aktor kunci. Anggota memegang
kekuasaan tertinggi dalam menentukan arah dan tujuan lembaga. Untuk itu, peran pengurus
dengan anggota tidak dapat dipisahkan dalam mencapai tujuan utama Poktan. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah upaya dan usaha atau proses pengaturan dan pemanfaatan sumber
daya untuk mencapai tujuan. Sumber daya terdiri dari manusia, waktu, alam sekitar, mesin,
air, listrik dan uang. Tanpa pengorganisasian, suatu kelompok Poktan tidak akan berfungsi
dengan baik atau tidak dapat mencapai tujuan secara optimal. Pengorganisasian secara
menyeluruh melahirkan susunan organisasi dan personalia, tanggung jawab setiap posisi,
kewajiban, tugas, hak dan wewenang. Berikut akan dijelaskan secara rinci masing-masing
pengertiannya:
1. Susunan organisasi dan personalia memperlihatkan atau mencerminkan bagaimana dan
oleh siapa organisasi akan dijalankan. Hal ini berhubungan dengan tanggung jawab, hak,
kewajiban dan wewenang
2. Tanggung jawab adalah kesadaran manusia akan tingkah laku atau perbuatannya, baik
sengaja mau pun tak sengaja.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan143. Kewajiban adalah sesuatu yang harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab
4. Tugas adalah sesuatu kewajiban atau pekerjaan yang dibebankan kepada seseorang
yang harus diselesaikannya
5. Hak adalah segala sesuatu yang harus didapatkan oleh setiap orang yang telah ada sejak
lahir bahkan sebelum lahir.
6. Wewenang adalah hak yang cukup untuk melaksanakan tugas atau kewajiban tertentutugas dan tanggung Jawab PoktanUntuk mempermudah penguraian tugas dan tanggung jawab setiap posisi dalam struktur
organisasi, berikut dijelaskan bagaimana uraian tugas dan tanggung jawab setiap posisi pada
Poktan.
1. Ketua Poktan: Tanggung jawab ketua Poktan adalah penanggungjawab umum dari
keberadaan dan aktivitas Poktan, baik ke dalam (kepada anggota) maupun keluar
(masyarakat dan pihak lain yang berkepentingan). Berikut adalah tugas ketua Poktan:
a. Melakukan koordinasi dengan jajaran pengurus dan anggota
b. Bersama dengan sekretaris mengundang rapat
c. Memimpin pertemuan atau rapat
d. Mewakili kelompok di dalam dan ke luar
e. Memimpin jajaran pengurus dan anggota Poktan untuk mencapai tujuan
f. Menjaga visi organisasi
g. Merencanakan kegiatan bersama jajaran pengurus dan anggota
h. Mengumpulkan informasi dan membaginya kepada para anggota
i. Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota
j. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota
2. Sekretaris Poktan: Tanggung jawabnya adalah menangani masalah urusan kesekretariatan
dan tatalaksana administrasi umum atau administrasi non-keuangan kelompok. Tugas
sekretaris mencakup:
a. Menandatangani surat-surat bersama Ketua Poktan
b. Memberi nomor dan mengagendakan surat-surat masuk dan keluar
c. Mengarsifkan surat masuk dan surat keluar
d. Membuat dan menyimpan data anggota dan buku stambuk anggota
e. Membuat notulen rapat-rapat Poktan
f. Membuat konsep Surat Keputusan, Surat Tugas, Dokumen Kerjasama dan lain-lain
g. Mengumpulkan informasi dan membaginya kepada para anggota
h. Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota
i. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota
j. Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan
anggota apabila terjadi penyimpangan dari ketentuan organisasi.
15
3. Bendahara Poktan: Tanggung jawabnya adalah: menangani masalah tatalaksana
keuangan Poktan. Bendahara melapor kepada ketua dan membuat laporan bulanan dan
tahunan keuangan kepada anggota dan pihak lain jika diperlukan. Singkatnya, tanggung
jawab bendahara adalah menyangkut akuntansi dan keuangan Poktan. Tugas-tugas
bendahara adalah sebagai berikut:
a. Membuat kwitansi dan mengarsipkan kwitansi pemasukan dan pengluaran Poktan
b. Mencatat pemasukan dan pengeluaran dalam buku Kas
c. Bersama dengan ketua membuat rekening di CU atau Bank
d. Bersama dengan ketua menyetor dan menarik uang dari rekening
e. Menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen keuangan bersama Ketua
Poktan
f. Membuat dan menyimpan dokumen-dokumen keuangan Poktan
g. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan
h. Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota
i. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota
4. Anggota Poktan: Tangung jawabnya adalah: memajukan dan menjaga nama baik Poktan.
Anggota melapor kepada ketua dan berkoordinasi dengan anggota lainnya dalam
menjalankan aktivitas Poktan. Anggota Poktan memiliki hak-hak yang seharusnya dia
terima dari Poktan. Hak-hak yang dimaksud antara lain:
a. Mendapatkan pelayanan secara adil (pelatihan, kursus, studi banding, subsidi
pemerintah) Poktan
b. Mendapatkan informasi dan pengetahuan dari Poktan
c. Mendapatkan akses terhadap teknologi tepat guna
d. Mengakses program-program Poktan yang disusun dan disahkan dalam rapat Poktan
e. Menyampaikan usul dan kritik kepada pengurus Poktan
f. Menghadiri Rapat berkala dan rapat tahunan anggota Poktan
g. Hak untuk memilih dan dipilih sebagai anggota badan pengurus dan pengawas
h. Mendapatkan pembagian barang-barang atau materi baik dengan balas jasa maupun
secara percuma sesuai dengan ketentuan atau peraturan Poktan
5. Anggota Poktan memiliki kewajiban yang harus dilaksanakan selama bergabung dalam
Poktan atau Gapoktan. Berikut adalah kewajiban-kewajiban anggota Poktan:
a. Menjunjung tinggi nama baik kelompok tani
b. Mentaati AD/ART dan poljak serta sistem manajemen internal Poktan
c. Membayar iuran Poktan.
d. Mentaati keputusan-keputusan RAT dan keputusan pengurus
e. Terlibat dalam kegiatan-kegiatan kelompok seperti rapat, pertemuan, dan
mengerjakan kegiatan-kegiatan bersama lainnya.
f. Menyampaikan informasi dari luar kepada pengurus Poktan
g. Tidak diperkenankan mengatasnamakan Poktan kecuali mendapat mandat lisan dan
tertulis dari pengurus
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan16anggaran rumah tanggaAnggaran Rumah Tangga (ART) adalah rincian lebih lanjut dari Anggaran Dasar (AD), atau
pedoman pelaksanaan anggaran dasar. Uraian Tanggungjawab, tugas, hak, kewajiban dan
wewenang pengurus dan anggota Poktan umumnya tercermin dalam ART. Demikian juga
halnya dengan aturan-aturan atau tatacara pelaksanaan yang tidak boleh bertentangan
dengan anggaran dasar (Pola Kebijakan atau Standard Operational Procedures-SOP). Pada
umumnya, ART mengatur hal-hal teknis yang berkaitan dengan bagaimana ART dijalankan.
Misalnya bagaimana memilih ketua Poktan, bagaimana menyelenggarakan rapat, bagaimana
pembagian sisa hasil usaha (SHU) jika ada, dan lain sebagainya. Selanjutnya, contoh ART ada
pada lampiran 2. administrasi Kelompok taniAdministrasi Poktan adalah penanganan urusan yang berhubungan dengan pencatatan,
pemeliharaan, dokumentasi, pengarsipan dan penyimpanan dokumen non keuangan dari
seluruh aktivitas Poktan. Khusus masalah keuangan disimpan sendiri oleh bendahara. Contoh
administrasi Poktan ada pada lampiran 3. Berikut adalah beberapa cakupan administrasi
Poktan seperti:
1. Keanggotaan
2. Kepengurusan
3. Keuangan (buku kas, buku rekening)
4. Buku catatan harta dan inventaris
5. Buku catatan informasi
6. Buku catatan rapat
7. Buku tamuSistem Manajemen InternalSistem manajemen internal selanjutnya disingkat SMI meliputi seperangkat aturan,
kebijakan, prosedur dan proses yang dijalankan sebuah Poktan untuk memberikan jaminan
yang memadai mengenai kelestarian lingkungan, konservasi tanah dan air, pengunaan
bahan beracun berbahaya, penanganan sampah, dan mutu produk memenuhi peraturan
perundangan dan permintaan pasar. SMI sangat bermanfaat bagi sebuah Poktan. Berikut
adalah manfaat dari SMI bagi Poktan:
1. Perlindungan terhadap kesehatan petani,
2. Perlindungan terhadap masyarakat sekitarnya dan utamanya bagian hilir sungai
3. Mengurangi kerusakan tanah dan menjaga mutu air (sungai)
4. Melatih diri untuk secara bertahap menyesuaikan permintaan konsumen atau pasar
terhadap produk-produk yang tidak merusak lingkungan fisik dan sosial-budaya
17
5. Panduan untuk menjaga mutu produk
6. Pintu masuk menuju sertifikasi produk menurut Standar Jaringan Pertanian Lestari
(Sustainable Agriculture Network-SAN, khususnya lada).
Dalam konteks SMI, ada beberapa hal pokok yang harus diatur yang merupakan isi dari SMI
itu sendiri. Berikut adalah isi yang dimaksud:
1. Ketentuan-ketentuan tentang perlindungan diri ketika menggunakan B3
2. Ketentuan mengenai perlindungan hutan, air, udara, penanganan sampah (lingkungan)
3. Ketentuan tentang mutu baku produk
4. Ketentuan tentang perlakuan paska panen dan penyimpanan
5. Ketentuan tentang penjualan bersama
Dalam menjalankan fungsinya, SMI memiliki komponen-komponen penting yang tidak dapat
dipisahkan antara yang satu dengan yang lainnya. Berikut adalah komponen yang dimaksud:
1. Petunjuk operasional (Poljak)
2. Perangkat administrasi
3. Data lahan dan usaha (Tataguna lahan Luas, Produksi)
4. Susunan personalia SMI
5. Uraian tanggung jawab dan tugas tim SMI
6. Aturan atau ketentuan yang disepakat tim SMI
Sebagai catatan, dalam menjalankan fungsinya harus memiliki susunan personalia dan
struktur organisasi agar SMI dapat berfungsi secara maksimal. Sebagai sebuah struktur
kepengurusan, SMI memiliki ketua, sekretaris dan anggota juga dalam Poktan yang ada. tugas dan tanggung Jawab Sistem Manajemen InternalTim SMI adalah kepanjangan tangan Poktan untuk melakuan Sistem Pengendalian Internal
(SPI) sesuai dengan tanggung jawab, tugas dan wewenang yang dibebankan kepadanya. Tim
SMI bertanggungjawab atas perencanaan dan penerapanan Sistem Pengendalian Internal
bagi Kelompok Tani. Berikut adalah tugas-tugas dari tim SMI:
1. Bersama Badan Pengurus Poktan menyusun Aturan dan Prosedur SMI
2. Menyebarluaskan informasi tentang SMI kepada Anggota Poktan
3. Melakukan audit administrasi sesuai dengan blanko yang ada
4. Melakukan audit lapangan dengan mengisi pedoman berdasarkan pertemuan dengan
anggota Poktan
5. Melaporkan hasil audit kepada Badan Pengurus dan anggota yang diaudit
6. Bersama Badan Pengurus merencanakan lokakarya untuk aksi perbaikan
7. Membuat laporan bersama Jajaran Pengurus untuk disampaikan kepada anggota
8. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan18SMI Penanganan Penggunaan Bahan Berbahaya Beracun (B3)
Manfaat:
1. Menjaga kesehatan pribadi petani agar tidak tercemar racun.
2. Menjaga agar racun tidak mencermari lingkungan (tanah, air, hewan dan manusia)
Ketentun:
1. Tidak menggunakan herbisida dan pestisida yang berbahan paraquat
2. Ketika menggunakan pestisida dan herbisida yang diizinkan, seseoran harus
menggunakan masker standar, helm, sepatu bot, celana panjang dan baju panjang
3. Alat-alat dan pakaian harus langsung dicuci setelah dipakai sekali
4. Pencucian dan air pencucian tidak boleh mencemari sungai
5. Pakaian kerja harus dicuci sendiri
6. Setelah menyemprot harus mandi. Dilarang mandi di sungai
7. Dilarang merokok, minum atau makan pada waktu menyemprot
8. Botol berisi racun tidak boleh disimpan di dalam rumah
9. Sampah B3 harus dibuang khusus ke dalam lubang dan tidak boleh dibakar
10. Khusus untuk lada, penyemprot racun tidak boleh digunakan untuk menyemprot pupuk
buah dan pupuk daun
SMI Ketentuan Perlindungan Lingkungan
Manfaat: Menjaga kelestarian dan kebersihan lingkungan. Lingkungan sehat akan
menciptakan kehidupan yang sehat.
Ketentuan:
1. Tidak menebang hutan primer untuk membuka kebun baru
2. Tidak melakukan pembakaran hutan. Pembakaran lahan dilakukan secara hati-hati dan
terkontrol sesuai dengan undang-undang yang berlaku.
3. Dianjurkan untuk menggunakan pupuk organik. Penggunaan pupuk kimia harus sesuai
dengan takaran
4. Tidak menggunakan bahan beracun dengan bahan aktif paraquat
5. Tidak merendam karet di sungai
6. Dianjurkan untuk menggunakan bahan pembeku organik bagi petani karet
SMI Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar (1)
Manfaat :
1. Bokar tidak tercemar bahan-bahan non karet
2. Mutu bokar bersih lebih baik dari karet yang tercampur bahan non karet
19
3. Harga lebih baik
4. Pendapatan petani bertambah
5. Ketentuan:
6. Poktan memproduksi karet yang terdapat 6 variasi bokar yang diterima oleh pabrik:
7. Slab tebal
8. Slab tipis
9. Lump mangkok
10. Lump bambu
11. Sit angin tebal
12. Sit angin tipis
SMI Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar 2
Manfaat:
1. Bokar tidak tercemar bahan-bahan non karet
2. Mutu bokar bersih lebih baik dari karet yang tercampur bahan non karet
3. Harga lebih baik
Ketentuan:
1. Mutu latex saat penyadapan dijaga agar tidak tercampur pasir, tanah, daun dan kayu
termasuk kulit karet (tatal)
2. Tidak boleh mencampur bokar dengan ban, getah jelutung, batu, pasir, pakain bekas,
bahan dari logam, karena akan ditolak oleh pembeli/pabrik
3. Pembuatan lump mangkok dan lump bambu tidak menggunakan pembeku
4. Pembuatan slab dan sit menggunakan pembeku.
5. Dianjurkan untuk menggunakan pembeku alami (deorub). Apabila tidak tersedia, dapat
meggunakan asam semut atau sintas.
6. Tidak dianjurkan untuk menggunakan pembeku lain (nenas, belimbing dan lain-lain)
SMI Ketentuan Penyimpanan Bokar
Manfaat: Agar mutu bokar terjamin
Ketentuan:
1. Semua produk bokar tidak boleh direndam karena akan menurunkan elastisitas
2. Bokar tidak boleh dijemur langsung di bawah matahari
3. Simpan bokar dengan cara diangin-anginkan. Semakin lama penyimpanan, semakin
tinggi kadar karet kering (K3) nya.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan20LaMPIran 1
ANGGARAN DASAR
Nama Kelompok Tani :Tahun Pendirian :Alamat :
------------------------------Nama, Tempat Kedudukan dan Waktu ----------------------
Pasal 1(1) Kelompok Tani ini bernama .........................................................................................(2) Kelompok Tani ....................................berkedudukan di dusun ..........................................
...............Desa.................................................Kecamatan..........................(3) Kelompok Tani ini didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.
-------------------------------------- Asas, Tujuan dan Visi -------------------------------
Pasal 2(1) Kelompok Tani ................................................berasaskan Pancasila.(2) Kelompok Tani ......................................bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.
---------------------------------------------- Usaha --------------------------------------
Pasal 3Tujuan dan Visi tersebut diwujudkan melalui usaha sebagai berikut:(1) Mengusahakan kebun karet/lada lestari.(2) Mengusahakan tumpang sari tanaman produktif lainnya di dalam kawasan kebun
karet dan kebun lada.(3) Melakukan pengembangan keragaman produk karet, lada dan komoditas lainnya.(4) Menumbuhkan usaha bersama untuk pemasok dan pemasaran bersama.(5) Bekerjasama dengan pemerintah, swasta dan lembaga lainnya untuk meningkatkan
hasil dan kualitas produk.
------------------------------------------ Keanggotaan -----------------------------------
Pasal 4(1) Kelompok Tani ini beranggotakan sekurang-kurangnya 25 orang (2) Hal-hal tentang keanggotaan akan ditetapkan dalam ART
21
---------------------- Tanggung jawab, Hak dan Kewajiban Anggota Poktan --------------
Pasal 5(1) Anggota Poktan bertanggung jawab memajukan dan menjaga nama baik Poktan.
(2) Anggota Poktan memiliki hak suara dan hak bicara, hak untuk dipilih menjadi
(3) Anggota Poktan wajib Menjunjung Tinggi Nama Baik Poktan, Mentaati AD, ART dan aturan-atuan lain yang disepakati bersama.
(4) Anggota Poktan wajib membayar iuran anggota
-------------------------------------------- Pengurus -------------------------------------
Pasal 6Kelompok Tani diurus oleh Badan Pengrus yang dipilih oleh Anggota dan sekurang-kurangnya terdiri dari 5 orang dengan memperhatikan keseimbangan unsur perempuan dan laki-laki.
Pasal 7------------ Tanggungjawab dan Tugas Personalia Pengurus adalah sebagai berikut -----
(1) Personalia Pengurus berkewajiban untuk mengemban tugas secara mengurus Kelompok Tani secara bertanggung jawab.
(2) Pengurus dapat membentuk seksi-seksi sesuai dengan keperluan.
-------------------------------------------Rapat-Rapat -----------------------------------
Pasal 8Rapat-rapat terdiri dari:(1) Rapat Tahunan Anggota (RAT) adalah forum tertinggi untuk pengambilan keputusan.(2) Tata cara rapat-rapat diatur lebih lanjut dalam Anggaran Rumah Tangga
---------------------------------------- Aturan Tambahan ---------------------------------
Pasal 9Hal-hal yang belum diatur dalam AD ini akan diatur dalam Anggran Rumah Tangga (ART) dan tidak boleh bertentangan dengan AD ini.
Ditetapkan di : ....................................................................
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan22Pada Tanggal : ....................................................................
PENGURUS POKTAN .....................
K E T U A SEKRETARIS
(...........................................) (........................................)
ANGGOTA
1. ..................................................................................2. ..................................................................................3. ..................................................................................4. ...................................................................................Dan seterusnya.
23
LaMPIran 2ANGGARAN RUMAH TANGGA KELOMPOK TANI
Nama Kelompok Tani :Tahun Pendirian :Alamat :
------------------------------Nama, Tempat Kedudukan dan Waktu ----------------------
Pasal 1Kelompok Tani ini bernama .......................................................................................................
Pasal 2Kelompok Tani ....................................berkedudukan di dusun .........................................................Desa.................................................Kecamatan.........................
Pasal 3Kelompok Tani ini didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.
-------------------------------------- Asas, Tujuan dan Visi -------------------------------
Pasal 4Kelompok Tani ........................................berasaskan Pancasila.
Pasal 5Kelompok Tani ......................................bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.
Pasal 6 Visi Kelompok Tani ............: Petani Sejahtera Melalui Lingkungan yang Lestari
---------------------------------------------- Usaha --------------------------------------
Pasal 7Tujuan dan Visi tersebut diwujudkan melalui usaha sebagai berikut:(6) Mengusahakan kebun karet/lada lestari.(7) Mengusahakan tumpang sari tanaman produktif lainnya di dalam kawasan kebun
karet dan kebun lada.(8) Melakukan pengembangan keragaman produk karet, lada dan komoditas lainnya.(9) Menumbuhkan usaha bersama untuk pemasok dan pemasaran bersama.(10) Bekerjasama dengan pemerintah, swasta dan lembaga lainnya untuk meningkatkan
hasil dan kualitas produk.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan24------------------------------------------ Keanggotaan -----------------------------------
Pasal 8(1) Keanggotaan bersifat terbuka dan sukarela(2) Syarat anggota adalah petani yang berusia 18 tahun atau sudah menikah sehingga
cakap di hadapan hukum.(3) Menetap di wilayah kerja Poktan.(4) Penerimaan Anggota melalui pengisian formulir permohonan dan direkomendasikan
oleh dua orang anggota yang sudah terdaftar(5) Keanggotaan sekurang-kuranya 30% terdiri dari kaum perempuan.
Pasal 9Anggota dinyatakan berhenti apabila:(1) Mengundurkan diri (2) Meninggal duia(3) Diberhentikan atas keputusan Pengurus karena wanprestasi dan setelah mendengar
dan mempertimbangkan pembelaan diri dari yang bersangkutan.
---------------------- Tanggung jawab, Hak dan Kewajiban Anggota Poktan --------------
Pasal 10Tanggung jawab anggota PoktanAnggota Poktan bertanggung jawab memajukan dan menjaga nama baik Poktan. Anggota melapor kepada Ketua dan berkoordinasi dengan anggota
Pasal 11
Hak Anggota Poktan(1) Hak suara dan hak bicara.(2) Mendapatkan Pelayanan secara adil (pelatihan, kursus, studi banding, subsidi pemer-
intah) Poktan.(3) Mendapatkan informasi dan pengetahuan dari Poktan(4) Mendapatkan akses terhadap teknologi tepat guna (5) Mengakses Program-Program Poktan yang disusun dan disahkan dalam Rapat Pok-
tan(6) Menyampaikan usul dan kritik kepada Pengurus Poktan(7) Menghadiri Rapat berkala dan Rapat Tahunan Anggota Poktan(8) Hak untuk dipilih sebagai anggota Badan Pengurus dan Pengawas(9) Mendapatkan pembagian barang-barang atau materi baik dengan balas jasa maupun
secara percuma sesuai dengan ketentuan/peraturan Poktan
Pasal 12Kewajiban Anggota Poktan(1) Menjunjung Tinggi Nama Baik kelompok Tani
25
(2) Menaati AD/ART dan Poljak serta Sistem Manajemen Internal Poktan(3) Membayar iuran Poktan.(4) Mentaati keputusan-keputusan RAT dan Keputusan Pengurus(5) Terlibat dalam kegiatan-kegiatan kelompok seperti Rapat, Pertemuan, dan mengerja-
kan kegiatan-kegiatan bersama lainnya.(6) Menyampaikan informasi dari luar kepada Pengurus Poktan(7) Tidak diperkenankan mengatasnamakan Poktan kecuali mendapat mandat lisan dan
tertulis dari Pengurus
-------------------------------------------- Pengurus -------------------------------------
Pasal 13(1) Kelompok Tani diurus oleh Badan Pengrus yang sekurang-kurangnya terdiri seorang
Ketua, seorang Wakil Ketua, seorang Sekretaris, seorang Bendara, seorang Wakil Bendahara.
(2) Pengurus berwenang menetapkan seksi-seksi sesuai dengan kebutuhan.(3) Pengurus dipilih dari anggota untuk jangka waktu 3 tahun.(4) Pengurus hanya dapat dipilih 2 kali periode kepengurusan.(5) Pengurus dipilih dengan musywarah dan mufakat dalam forum Rapat Anggota Tahu-
nan(6) Apabila mufakat tidak tercapai pengurus dipilih melalui pemungutan suara(7) Personalia Pengurus harus memperhatikan sensitivitas jender
Pasal 14------------ Tanggung jawab dan Tugas Personalia Pengurus adalah sebagai berikut ----
(1) Ketua Kelompok Tani adalah penanggung jawab umum dari keberadaan dan kegiatan Poktan, baik ke dalam (kepada anggota) maupun keluar (masyarakat dan pihak lain yang berkepentingan)
(2) Dalam Pelaksanaannya Tanggungjawab dapat dilimpahkan kepada Wakil Ketua atau anggota lain yang ditunjuk.
(3) Ketua Kelompok Tani memiliki tugas sebagai berikut:(a) Melakukan koordinasi dengan jajaran pengurus dan anggota(b) Bersama dengan Sekretaris mengundang rapat(c) Memimpin pertemuan/rapat(d) Mewakili kelompok di dalam dan di luar pengadilan(e) Memimpin Jajaran Pengurus dan Anggota Poktan untuk mencapai tujuan Menjaga
visi organisasi(f) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan bersama jajaran pengurus dan ang-
gota(g) Mengawasi penanganan keuangan organisasi(h) Bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota(i) Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan
anggota apabila terjadi penyimpangan dari ketentuan organisasi.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan26(4) Sekretaris Kelompok Tani adalah penanggung jawab urusan dan tatalaksana admin-
istrasi non keuangan Kelompok.
(5) Sekretaris Kelompok Tani memiliki tugas sebagai berikut:(a) Menandatangani surat-surat bersama Ketua Poktan(b) Memberi nomor dan mengagendakan surat-surat masuk dan keluar(c) Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar(d) Membuat dan menyimpan data anggota dan buku stambuk anggota(e) Membuat notulen rapat-rapat Poktan(f) Membuat konsep Surat Keputusan, Surat Tugas, Dokumen Kerjasama dan lain-
lain(g) Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota(h) Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota (i) Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan
anggota apabila terjadi penyimpangan dari ketentuan organisasi.
(6) Bendahara dan Wakil Bendahara baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama ber-tanggung jawab atas tatalaksana Keuangan Poktan. Bendahara melapor kepada Ketua dan Membuat Laporan Bulanan dan Tahunan Keuangan kepada Anggota dan Pihak lain jika diperlukan.
(7) Tugas Bendahara:(a) Membuat kwitansi dan mengarsipkan kwitansi pemasukan dan pengluaran Pok-
tan.(b) Memeriksa pemasukan dan pengeluaran dalam buku Kas yang dilakukan oleh
Wakil Bendahara.(c) Memeriksa rekap pengeluaran dan pemasukan bulanan.(d) Bersama dengan Ketua Membuat Rekening di CU atau Bank.(e) Bersama dengan Ketua menyetor dan Menarik uang dari Rekening.(f) Menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen keuangan bersama Ketua
Poktan.(g) Menyimpan dokumen-dokumen keuangan Poktan.(h) Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.(i) Mempertanggungjawabkan kegiatan keuangan kepada seluruh anggota.
(8) Tugas Wakil Bendara(a) Wakil bendahara adalah pemegang Kas.(b) Menarik dan mencatat iuran anggota Poktan.(c) Mencatat pengeluaran dan pemasukan Kas.(d) Merekap pemasukan dan pengeluaran Kas Bulanan.
(9) Tugas Seksi-Seksi Seksi Mobilisasi Sumberdaya Manusia/Gotong-royong:
(a) Membantu mencatat potensi-potensi lokal, baik SDM maupun SDA.(b) Membuat usulan bahan lokal, teknologi lokal yang dapat digunakan(c) Menggerakkan anggota dan masyarakat sasaran (wanita dan pria) untuk melakukan kegiatan bersama
27
(d) Tugas-tugas lain yang sesuai
Tugas Seksi Usaha(a) Melakukan analisis sederhana bidang usaha yang akan dijalankan(b) Mencari informasi pasar dan menyampaikan kepada Poktan melalui Badan Pen-
gurus(c) Mengelola usaha bersama anggota lain yang ditunjuk(d) Memberikan laporan bulanan dan tahunan mengenai usaha kelompok
-------------------------------------------Rapat-Rapat -----------------------------------
Pasal 15Rapat-Rapat terdiri dari:(1) Rapat Anggota Tahunan (RAT) dilaksanakan setahun sekali, selambat-lambatnya pada
tanggal 31 Maret tahun setelah penutupan tahun buku.(2) RAT membahas dan memutuskan:(a) Pertanggungjawaban Pengurus(b) Membahas dan menetapkan program kerja tahun berikutnya(c) Memilih dan mengangkat Pengurus jika masa bakti kepengurusan sudah berakhir.
---------------------------------------- Aturan Tambahan ---------------------------------Pasal 16Hal-hal yang belum diatur dalam ART ini akan diatur melalui Keputusan Rapat Pengurus Poktan.
Ditetapkan di : ....................................................................Pada Tanggal : ....................................................................
PENGURUS POKTAN .....................
K E T U A SEKRETARIS
(...........................................) (........................................)
ANGGOTA
1. ..................................................................................2. ..................................................................................3. ..................................................................................4. ...................................................................................Dan seterusnya.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan28
No Nama L/P Umur Pendidikan
Luas Kebun /ha atau jumlah pohon Produksi
kg/thn
Hasil Tahunan
(Rp)Keterangan
TBM TM TDM
No Nama L/P Tempat/ Tgl lahir Pendidikan Jabatan Periode Keterangan
1 Desi Intan Emas Berlianda
P Tarentang 25-12-1995
SD Ketua BP Poktan
2015-2017
2 Achamad Joko Winarno
L Ledo, 21-01-1968 Sarjana Wakil Ketua BP Poktan
2015-2017
3
4
5
6
7
Lampiran 3Administrasi Anggota Poktan
Administrasi Anggota Poktan
29
No NamaJumlah / Unit
Tgl PengadaanAsal Usul
PengadaanNo.
InventarisKeadaan
InventarisKeterangan
01 Meja Tulis 1 21-07-2015 Sumbangan Kepala Desa
01/07/2015 Baik Digunakan di sekretariat
No Nama L/P Tgl Kedatangan Asal/ Lembaga JabatanMaksud
KunjunganKesan Pesan
Tanda Tangan
1
2
3
4
5
6
7
Buku Tamu Poktan
Daftar Inventaris Poktan
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan30No Tanggal Uraian
Debet (Pemasukan)
Kredit (Pengeluaran)
Sisa (Saldo)
Buku Kas Poktan
31
Rapat Poktan Maju Jaya
Hari/tanggal : Selasa 3 November 2015W a k t u : Pukul 1900-2030
Daftar Hadir Rapat
No Nama Jabatan Tandatangan
Pokok Bahasa Rapat
1. Undangan Dishutbun untuk mengkuti Pelatihan Pengurus
2. Rencana Pembuatan Ketentuan Kelestarian Lingkungan
Catatan Proses :
Keasimpulan (contoh)
1. Ketua, Sekretaris dan Bendahara menghadiri undangan Dishutbun
2. Ketentuan Kelestarian Lingkungan
* Sdra Sekretaris membuat konsep perlindungan lingkungan
* Waktu yang diberikan satu minggu
* Rapat membahas konsep dialukan tgl 11 November 2015
3 November 2015
Ketua Sekretaris
( ) ( )
Notulen Rapat
Notulen Rapat terdiri dari: (1) Daftar Hadir; (2) Pokok Bahasan (3) Catatan Proses/Rekaman Proses dan (4) Kesimpulan atau Keputusan Rapat.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan32
Hak Cipta 2016Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHSemua hak dilindungi undang-undang/dicetak di IndonesiaPenerbitDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHWisma Bakrie 2, Lt. 5Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B2Jakarta 12920 - Indonesia Phone +62 21 5794 5740Fax +62 21 5794 5740 Email jakarta@sregip.or.idInternet www.sregip.or.idreproduksiDilarang mereproduksi publikasi ini baik seluruhnya maupun sebagian dalam bentuk apa pun tanpa izin dari pemegang hak cipta, kecuali untuk tujuan pendidikan atau nirlaba, dengan ketentuan bahwa pengakuan sumber harus dibuat dan salinannya diberikan kepada GIZ.DisclaimerInformasi yang terdapat dalam publikasi ini diambil dari sumber-sumber yang diyakini dapat diandalkan. Namun, tidak ada pernyataan atau jaminan yang diberikan sehubungan dengan keakuratan, kelengkapan atau keandalannya. GIZ tidak bertanggung jawab atas setiap akibat/ kerugian karena penggunaan isi publikasi ini.
S I L A B U SPRESENTASI
Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen Internal 7
Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen Internal
PRESENTASI 7
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi2
3
Bagian IPengembangan Kelembagaan-Organisasi
Poktan
Perkenalan, Harapan dan Kontrak Belajar
PERKENALANAN
• Perkenalansingkat
denganmenyebutkan
nama,asal,namaPoktan
danjabatandalam
Poktan
HARAPAN DAN KEKUATIRAN
• HarapandanKekuatiran
• TuliskanHarapanAnda
terhadapLokalatihini
• Setiaporangmenulissatu
harapan-tulisanharusbisa
dibaca(besar)
• TulislahKekuatiranAnda
terhadapLokalatihini
• Setiaporangmenulissatu
kekuatiran
• Tempelkanharapandan
kekuatiran,kemudian
bacalah
KONTRAK BELAJAR
• Pertemuandimulaijam
09.00danberakhirjam
16.00
• Selamapertemuan,HP
dalamkeadaandiam.
• Menerimatelponharap
keluarruanganagartidak
mengganggu
• Selamapertemuan
berlangsungpesertatidak
bolehmerokok
• Hadirsecarafisikdan
mental
• Idedanpendapatadalah
kekayaanbersama
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi4Waktu Hari 1 Hari 2
09.0010.30 SessiI:Pembukaan,Perkenalan, SessiV Harapan-Kekuatiran,Kontrak Belajar-Jadwal
10.30-10.45 Istirahat Istirahat
10.45-12.00 SessiII SessiVI
12.00-13.00 Ishoma Ishoma
13.00-14.30 SessiIII SessiVII
14.30-15.00 Istirahat Istirahat
15.00-16.30 SessiIV SessiVIII
Jadidalamlokalatih2hariterdapat10sessipertemuan.ApabilapenyusunanAD/ART/Poljak(SOP)danSMImemerlukanwaktutambahan,halitudapatdilakukanpadamalamhari,apabilapesertamenginap.
Jadwal
Hasil Belajar
Hasil Belajar
1. Mendemonstrasikanpemahamanmengenaipengertianpemberdayaankelembagaan
danorganisasiKelompokTani
2. Mendemonstrasikanpemahamanmengenaipengertianperanandanfungsistrategis
KelompokTani
3. Mengidentifikasisyaratutamasebuahkelompok
4. MendemonstrasikanpemahamanmengenaifungsiAnggaranDasar(AD).Anggaran
RumahTangga(ART)danSistemManajemenInternal(SMI).
5. Merancangdanmenyusundraf(konsep)(AD)
6. MerancangdanmenyusunkonsepAnggaranRumahTangga(ART),AnggaranBelanja
danSMI
7. Merancangdanmembuatstrukturlembagadanorganisasi
8. Merumuskandanmembuatperan,tugas,tanggungjawabdanwewenangPengurus
sertahakdankewajibanAnggotadalamKelompokTani
9. MerumuskandanmembuatdeskripsitugasKetua,Sekretaris,Bendaharadanhak,dan
kewajibanAnggotaKelompokTani
10. Melakukandesiminasiinformasi,transferpengetahuandanketerampilankepada
Anggotakelompokintisaridariperanandanfungsikelembagaan-organisasi:perangkat
manusia,perangkatkerasdanperangkatlunaknya.
11. MenjalankanfungsidanperananPengurusdanAnggotakelompoktaniuntukmasing-
masingKelompokTani
5
Mengapa Perlu Berkelompok: Belajar dari Semut
Kelembagaan atau Institusi dan Organisasi
Berikutadalahgambarsemut.
Semutiniberasaldarisarang(koloni)yangsama.Amatisecaraseksama.
Belajar kepada Semut
Perhatikangambarini!Apaperbedaanantaraduagambarsebelahkiridanduagambarsebelahkanan?
CeritakansecararingkashasilpengamatanAnda
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi6• Kalaukitamelihatsemut,lembagaadalahsarangsemut,sedangkanorganisasi
adalahtatacaradanpraktekkehidupandankegiatansemutbaiksecarabersamamaupunsendiri-sendiri.
• Kelembagaanadalahwadah.Atausegalahalikwalyangberhubungandenganlembagaatauinstitusi.KelembagaanpetaniadalahKelompokTani
• OrganisasimengarahpadakegiatanatauaktivitasAnggotaPoktan.Kegiataninibisadilakukanbersama-sama,tetapijugabisasendiri-sendiri.
Kelembagaan atau Institusi dan Organisasi
Kelembagaan atau Institusi dan Organisasi
7
Perhatikan pertanyaan berikut dan coba jawab:
BagaimanakeadaanAndasekarang?Sebutkan:
1.
2.
3.
4.
Keadaan Anda
Sekarang
• Pendapatanrendah
• Mutuprodukrendah
• Aksespadapengetahuan
daninformasiterbatas
• Hidupdalam
kebingungan
Keadaan yang
Diinginkan
• Pendapatantinggi
• Mutuprodukbaik
• Aksespadapengetahuan
daninformasiterbuka
• Hidupoptimisdanpenuh
harapan
POKTAN adalah Pelaku
Perubahan
JelaskanpendapatAndatentangketigagambarini
BagaimanakeadaanyangAndainginkan?Sebutkan:
1.
2.
3.
4.
Peranan dan Fungsi Utama Kelompok
Peranan dan Fungsi Utama Kelompok
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi8Peranan dan Fungsi Poktan: Kesimpulan
Peran dan fungsi
strategis Poktan
Berdasarkan
penjelasan dan
diskusi, maka peran
dan fungsi strategis
Kelompok Tani
adalah:
Peranan Poktan adalah Aktor (Pelaku) Perubahan.
1. Fungsinya:untukmeningkatkankondisikehidupanpetaniyangsekarangmenjadilebihbaik,dengancara:
2. MemberikanlayananpelatihanteknisusahatanikepadaAnggota.
3. ForumtukarpengalamansesamaAnggota
4. MeningkatkanaksesanggotaterhadapInformasi,pengetahuandanteknologi
5. Membentukjaringankerjasamadenganlembagapemerintah,swastadanPoktanlainnya.
6. Mengusahakanpengembanganproduk
7. MengusahakanusahaekonomibersamaataupemasaranbersamabaiksebagaiPoktanmaupunsebagaianggotaGapoktan.
Manusia
• Anggota
• Pengurus
• StrukturOrganisasi
• BaganOganisasi
Visi, Misi, Aturan dan
Ketentuan Dasar
• AnggaranDasar
• AnggaranRumah
Tangga
• UraianTugas
• SMI
Sekretariat dan alat
• Gedungatauruangan
• MejadanKursi
• AlattulisatauATK
Syarat Utama Sebuah Lembaga-Organisasi
Perangkat Manusia Perangkat Keras Perangkat Lunak
9
Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Dan SMI
Anggaran Dasar (AD)
Akta Notaris
Anggaran Rumah
Tangga atau Poljak
AnggaranDasaradalahperaturandasarsebuahlembaga.Dalamkonteksnegara,AnggaranDasaradalahUndang-UndangDasar.PengurusdanAnggotaharustaatdantundukterhadapAnggaranDasar.
AnggaranDasaryangdituangkandalamformatAktaNotarisdandibuatolehNotarisdisebutAktaPendirian.FungsinyasamadenganAD.
Pasal-pasalADyangperluperincianlebihlanjutdituangkandalamAnggaranRumahTangga(ART),termasuktatalaksanaorganisasi.ARTataukadang-kaladisebutPolaKebijakan.PengurusdanAnggotaharusmentaatidantundukterhadapaturanini.BahasalaindariPoljakadalahSOP.
Isi Penting Anggaran Dasar (AD)
Anggaran Dasar sederhana untuk sebuah Kelompok Tani terdiri dari:
• Nama,TempatKedudukandanTahunPendirian.Nama:Dipilihdandisepakatidalamrapatpendiriankelompok
• Asas,TujuandanVisiAsas:PancasilaTujuan:HalyangakandicapaiolehPoktan
• Usaha:Upaya-upayayangakandilakukanuntukmewujudkantujuansecarabertahap.Usahabiasanyalebihdarisatubidang.
• Anggota:Sifatkeanggotaan,syaratAnggota,caramenjadiAnggota,pemberhentianAnggota
• Tanggungjawab,HakdanKewajibanAnggota
• Kepengurusan
• TanggungjawabdanTugasPengurus
• Rapat-Rapat
• AturanTambahan
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi10Kerja Kelompok: Membuat Anggaran Dasar
Diskusi Kelompok: 60 menit
1. KelompokterdiridariKetua,SekretarisdanBendaharamasing-masingPoktan.
2. Tugas:Buatlahkonsep(draft)AnggaranDasarmasing-masingPoktan,berdasarkancontohAnggaranDasaryangada.JikaPoktanAndasudahadaAD,makakelompokAndamembuatkonsepART
3. ApabilaadaketentuanlainyanginginAndamasukkankedalamAnggaranDasarmakatambahkansajaketentuan-ketentuantersebut.Waktu : 1 Jam
Diskusi Pleno: 20 Menit
Selama Anda menyusun Anggaran Dasar tadi, apa saja:
1. TantanganyangAndatemukan?
2. Hal-halbaruyangAndatemukan?
3. KritikdansaranAnda
Struktur Lembaga
Bagan Struktur Lembaga
11
Bagan Struktur Lembaga
PENGURUSSEKRETARIATANGGOTA ANGGOTAANGGOTA
Kepengurusan dan Anggota
Tugas Kelompok: 15 Menit
• BadanPengurus
• Sekretariat
• AnggotaPoktan
• Kelompokterdiri
dariKetua,
Sekretarisdan
Bendahara
masing-masing
Poktanyanghadir
dilokalatihini.
• Manusia
• Perempuan,Laki-laki
danWaria
• Cakapbertindaksecara
hukum
• SuratPernyataan
keanggotaan
• DaftarAnggota
• KartuatauBuku
Anggota
• IsilahStrukturOrganisasiOperasionalpadaPoktan
andamasing-masing
• ApabilaPoktanAndatidakataubelummemilikiseksi,
makakosongkansaja.ApabilaPoktanAndamemiliki
lebihdaritigaseksimakatambahkansajasesuai
keperluan
Komponen Poktan Keanggotaan
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi12
Pengorganisasian
Struktur Organisasi (Operasional)
Susunan Organisasi
• KetuaHarian :
• WakilKetua :
• Sekretaris :
• Bendaahara :
• Wk.Bendahara :
• Seksi-Seksi:
1. SeksiA:
2. SeksiB:
3. SeksiC:
Bagan Struktur Organisasi
BaganiniadalahgambaranmengenaiStrukturOrganisasiatauStrukturOperasionalKelompokTani.StrukturOrganisasimenjelaskanpolapengorganisasianKelompokTani.Apaitupengorganisasian?Lihathalamanberikutnya.
KETUASEKRETARIS BENDAHARA
SEKSI SEKSISEKSI
Susunan
Organisisasi dan
Personalia
Tanggung Jawab
Tugas
Kewajiban
Hak
Wewenang
PengorganisasianUpayadanusahaatauprosespengaturandanpemanfaatansumberdaya
untukMencapaitujuan.Sumberdayaterdiridarimanusia,waktu,alam
sekitar,mesin,air,listrikuang.
Memperlihatkanataumencerminkanbagaimanadanolehsiapa
organisasiakandijalankan.Haliniberhubungandengantanggungjawab,
hak,kewajibandanwewenang
Kesadaranmanusiaakantingkahlakuatau perbuatannya,baiksengaja
maupuntaksengaja.
Sesuatuyangharusdilakukandenganpenuhtanggungjawab
Sesuatukewajibanataupekerjaanyangdibebankankepadaseseorang
yangharusdiselesaikannya
Adalahsegalasesuatuyangharusdidapatkanolehsetiaporangyang
telahadasejaklahirbahkansebelumlahir.
Hakyangcukupuntukmelaksanakantugasataukewajibantertentu
13
Diskusikan dan Tulislah:
Uraian Tanggungjawab dan Tugas
1. TanggungjawabKetuaPoktan
2. Tugas-tugasKetuaPoktan(1,2,3)
3. TanggungjawabSekretarisPoktan
4. Tugas-tugasSekretarisPoktan(1,2,3)
5. TanggungjawabBendaharaPoktan
6. Tugas-tugasBendaharaPoktan(1,2,3,)
7. TanggungjawabAnggota
8. KewajibanAnggota(1,2,3,)
9. HakAnggota(1,2,3)
Tanggung Jawab
Ketua Poktan
Tugas Ketua
Poktan
KetuaPoktanadalahpenanggungjawabumumdarikeberadaandanaktivitasPoktan,baikkedalam(kepadaAnggota)maupunkeluar(masyarakatdanpihaklainyangberkepentingan)
1. MelakukankoordinasidenganjajaranPengurusdanAnggota
2. BersamadenganSekretarismengundangrapat
3. Memimpinpertemuanataurapat
4. Mewakilikelompokdidalamdankeluar
5. MemimpinJajaranPengurusdanAnggotaPoktanuntukmencapaitujuan
6. Menjagavisiorganisasi
7. MerencanakankegiatanbersamaJajaranPengurusdanAnggota
8. MengumpulkaninformasidanmembaginyakepadaparaAnggota
9. MembuatlaporanbersamajajaranPengurusuntukdisampaikankepadaAnggota
10. MempertanggungjawabkankegiatankepadaseluruhAnggota
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi14Uraian Tanggungjawab dan Tugas
Uraian Tanggungjawab dan Tugas
Tanggung Jawab
Sekretaris
Poktan
Tanggung Jawab
Bendahara
dan Bendahara
Poktan
Tugas Ketua
Poktan
Tugas Tanggung
Jawab Bendahara
dan Bendahara
Poktan
SekretarisPoktanbertangungjawabatasurusandantatalaksana
administrasinonkeuanganKelompok.
BendaharadanWakilBendaharabaiksendiri-sendirimaupunbersama-samabertanggungjawabatastatalaksanakeuanganPoktan.BendaharamelaporkepadaKetuadanmembuatlaporanbulanandantahunankeuangankepadaAnggotadanPihakLainjikadiperlukan.
1. Menandatanganisurat-suratbersamaKetuaPoktan2. Memberinomordanmengagendakansurat-suratmasukdan
keluar3. Mengarsipkansuratmasukdansuratkeluar4. Membuatdanmenyimpandataanggotadanbukustambuk
anggota5. Membuatnotulenrapat-rapatPoktan6. MembuatkonsepSuratKeputusan,SuratTugas,Dokumen
Kerjasamadanlain-lain7. MengumpulkaninformasidanmembaginyakepadaparaAnggota8. MembuatlaporanbersamaJajaranPengurusuntukdisampaikan
kepadaAnggota9. MempertanggungjawabkankegiatankepadaseluruhAnggota10. Memberikannasehat,tegurandanperingatankepadapersonalia
PengurusdanAnggotaapabilaterjadipenyimpangandariketentuanorganisasi
1. MembuatkwitansidanmengarsipkankwitansipemasukandanpengeluaranPoktan
2. MencatatpemasukandanpengeluarandalambukuKas
3. BersamadenganKetuaMembuatRekeningdiCUatauBank
4. BersamadenganKetuamenyetordanmenarikuangdarirekening
5. Menandatanganisurat-suratdandokumen-dokumenkeuanganbersamaKetuaPoktan
6. Membuatdanmenyimpandokumen-dokumenkeuanganPoktan
7. Membuatlaporankeuanganbulanandantahunan
8. MembuatlaporanbersamaJajaranPengurusuntukdisampaikankepadaAnggota
9. MempertanggungjawabkankegiatankepadaseluruhAnggota
15
Uraian Tanggungjawab dan Tugas
Tanggung Jawab
Anggota Poktan
Hak Anggota
Poktan
AnggotaPoktanbertangunggjawabmemajukandan
menjaganamabaikPoktan.Anggotamelaporkepada
KetuadanberkoordinasidenganAnggotalainnya
Kewajiban
(Tugas) Anggota
Poktan
1. MenjunjungtingginamabaikkelompokTani
2. MentaatiAD/ARTdanPoljaksertaSistemManajemen
InternalPoktan
3. MembayariuranPoktan.
4. Mentaatikeputusan-keputusanRATdankeputusan
Pengurus
5. Terlibatdalamkegiatan-kegiatankelompokseperti
rapat,pertemuan,danmengerjakankegiatan-kegiatan
bersamalainnya.
6. MenyampaikaninformasidariluarkepadaPengurus
Poktan
7. TidakdiperkenankanmengatasnamakanPoktan
kecualimendapatmandatlisandantertulisdari
Pengurus
1. Mendapatkanpelayanansecaraadil(pelatihan,
kursus,studibanding,subsidipemerintah)
2. MendapatkaninformasidanpengetahuandariPoktan
3. Mendapatkanaksesterhadapteknologitepatguna
4. Mengaksesprogram-programPoktanyangdisusun
dandisahkandalamrapatPoktan
5. MenyampaikanusuldankritikkepadaPengurus
Poktan
6. MenghadirirapatberkaladanRapatTahunanAnggota
Poktan
7. HakuntukmemilihdandipilihsebagaiAnggotaBadan
PengurusdanPengawas
8. Mendapatkanpembagianbarang-barangataumateri
baikdenganbalasjasamaupunsecarapercuma
sesuaidenganketentuanatauperaturanPoktan
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi16Anggaran Rumah Tangga
Latihan Anggaran Rumah Tangga 30 Menit
Anggaran Rumah
Tangga (ART)• Adalahrincianlebihlanjutdarianggarandasar,atau
pedomanpelaksanaananggarandasar.
• Uraiantanggungjawab,tugas,hak,kewajibandanwewenangPengurusdanAnggotaPoktan.
• Aturan-aturanatautatacarapelaksanaanyangtidakbolehbertentangandengananggarandasar(polakebijakanatauStandardOperationalProcedures-SOP)
SecaraterincitersediapadalampiranatauBukuPegangan
AD Keanggotaan Poktan
bersifat terbuka, sukarela
dan memperhatikan
keseimbangan gender
JabarkanADtentangkeanggotaankedalamART(10menit)
Bandingkannantidenganrumusanyangtersediapadalampiran
17
Administrasi Dasar Kelompok Tani
Pengertian Pokok-Pokok Administrasi
Yangdimaksudadministrasidisiniadalahpenangananurusanyangberhubungandenganpencatatan,pemeliharaan,dokumentasi,pengarsipandanpenyimpanandokumen.
1. Keanggotaan2. Kepengurusan3. Keuangan(bukukas,buku
rekening)4. BukuCatatanHartadan
Inventaris5. BukuCatatanInformasi6. BukuCatatanRapat7. BukuTamu
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - PresentasiModul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi18
19
Bagian IISistem Manajemen Internal (SMI)
IMS dalam GIZ
SREGIP
SustainableAgriculture
Network(SAN) Modul Xii
Standar Dan Kebijakan
Standar Sertifikasi
Kelompok Slide No 10
Tahun2009-2015,GIZmenyelenggarakanProyek
PengembanganEkonomiWilayah(RegionalEconomic
Development-RED)diSingkawang,Bengkayangdan
Sambas(Singbebas).SalahsatuinstrumenPEW
adalahpengembanganrantainilailada.Waktuitu
munculwacanauntuksertifikasiladalestari.Sertifikasi
dimaksudkansebagaibuktibahwabudidayadanproduk
ladaSingbebasitusesuaidenganstandardinternasional.
UntukituGIZmemintaRainforestAllianceuntuk
melakukanserangkaianpelatihangunamemperoleh
sertifikat.Salahsatumateridarimodul9,adalah:
STRUKTURSTANDARSERTIFKASIKELOMPOK,terdiri
dari3PRINSIP:(1)PELATIHAN(2)PENILAIANRESIKO;
(3)SISTEMMANAJEMENINTERNAL
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi20Sistem Manajemen
Internal Menurut SAN
SebuahkumpulanprosedurdanprosesyangterdokumentasiuntukditerapkanolehsebuahkelompokuntukmenjaminkesesuaiandenganpersyaratanstandardankebijakanSAN.AdanyasebuahSistemManajemenInternalmembolehkanlembagasertifikasiyangdisetujuiSANmendelegasikaninspeksi-inspeksisemuakebunanggotakelompokkepadasebuahunitteridentifikasidarikelompokproduser.
Pengertian (SMI itu Apa?) SMImeliputiseperangkataturan,kebijakan,prosedurdanprosesyangdijalankansebuahPoktanuntukmemberikanjaminanyangmemadaimengenaikelestarianlingkungan,konservasitanahdanair,pengunaanbahanberacunberbahaya,penanganansampah,danmutuprodukmemenuhiperaturanperundangandanpermintaanpasar.
Sistem Manajemen Internal
21
Per Definisi di
atas, Isinya
1. Perlindunganterhadapkesehatanpetani,
2. Perlindunganterhadapmasyarakat
sekitarnyadanutamanyabagianhilirsungai
3. Mengurangikerusakantanahdanmenjaga
mutuair(sungai)
4. Melatihdiriuntuksecarabertahap
menyesuaikanpermintaankonsumenatau
pasarterhadapproduk-produkyangtidak
merusaklingkunganfisikdansosial-budaya
5. Panduanuntukmenjagamutuproduk
6. Pintumasukmenujusertifikasiproduk
menurutStandarJaringanPertanianLestari
(SustainableAgricultureNetwork-SAN,
khususnyalada).
Manfaat 1. Perlindunganterhadapkesehatanpetani,
2. Perlindunganterhadapmasyarakat
sekitarnyadanutamanyabagianhilirsungai
3. Mengurangikerusakantanahdanmenjaga
mutuair(sungai)
4. Melatihdiriuntuksecarabertahap
menyesuaikanpermintaankonsumenatau
pasarterhadapproduk-produkyangtidak
merusaklingkunganfisikdansosial-budaya
5. Panduanuntukmenjagamutuproduk
6. Pintumasukmenujusertifikasiproduk
menurutStandarJaringanPertanianLestari
(SustainableAgricultureNetwork-SAN,
khusunyalada).
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi22Komponen Utama SMI
Komponen SMI
Petunjuk Operasional
(Poljak)
Aturan/ ketentuan
yang Disepakati
Tim SMI
Susunan Personalia
SMI
Data Lahan dan Usaha (Tataguna
lahan Luas, Produksi)
Uraian Tanggung jawab dan Tugas Tim
SMI
Perangkat Administrasi
Komponen SMI
Petunjuk Operasional
(Poljak)
Aturan/ ketentuan
yang Disepakati
Tim SMI
Susunan Personalia
SMI
Data Lahan dan Usaha (Tataguna
lahan Luas, Produksi)
Uraian Tanggung jawab dan Tugas Tim
SMI
Perangkat Administrasi
23
Proses Pengembangan SMI
Pertemuan
Team SMI
1. PertemuandipimpinolehKetuadan
SekretarisPoktan
2. AgendamembahasaKetentuanSMI
berdasarkandraft(konsep).
3. Menambahataumengurangisesuaidengan
kondisilingkungandanmasyarakatsetempat.
4. Menyusuntanggungjawab,tugasdan
wewenangTimSMI
1. MembentukTimyangterdiridari5orang:
(1)unsurPengurus(tapibukanKetua);
(2)UnsurPengawassatuorangdanAnggota
tigaorang.
2. MenyusunPersonaliadanStrukturTimSMI
3. Menyusuntanggungjawab,tugasdan
wewenangTimSMI
Proses 1. Pertemuanuntukmembahasaturan-aturan
bersama
2. PembentukanTimInternalManajemen
Kontrol
3. DiseminasiketentuanInternalManajemen
Kontrolkepadaanggotadanmasyarakat
4. Audit(pengecekan)administrasikepada
PetaniAnggota
5. Audit(pengecekanfisik)kelapangan
6. Pertemuananggotauntuktindakankoreksi
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi24Susunan Personalia dan Struktur Organisasi SMI
Susunan dan Personalia SMI
• Ketua :
• Sekretaris :
• Anggota :
1.
2.
3.
4.
Bagan Struktur SMI
TIM SMI 5 ORANGANGGOTA KElOMPOK TANI SEcARA INDIvIDU
BADAN PENGURUS POKTAN
25
Uraian Tanggung Jawab dan Tugas SMI
Pertemuan
Tugas Team SMI
TimSMIbertanggungjawabatasperencanaan
danpenerapananSistemPengendalianInternal
bagiKelompokTani.
1. BersamaBadanPengurusPoktanmenyusun
AturandanProsedurSMI
2. MenyebarluaskaninformasitentangSMI
kepadaAnggotaPoktan
3. Melakukanauditadministrasisesuaidengan
blankoyangada
4. Melakukanauditlapangandenganmengisi
pedomanberdasarkanpertemuandengan
AnggotaPoktan
5. MelaporkanhasilauditkepadaBadan
PengurusdanAnggotayangdiaudit
6. BersamaBadanPengurusmerencanakan
lokakaryauntukaksiperbaikan
7. MembuatlaporanbersamaJajaranPengurus
untukdisampaikankepadaAnggota
8. Mempertanggungjawabkankegiatankepada
seluruhAnggota
Definisi Tim SMI TimSistemManajemenInternaladalah
kepanjangantanganPoktanuntukmelakukan
SistemPengendalianInternalsesuaidengan
tanggungjawab,tugasdanwewenangyang
dibebankankepadanya.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi26Penanganan Penggunaan Bahan Berbahaya Beracun (B3)
Pertemuan 1. Tidakmenggunakanherbisidadanpestisida
yangberbahanparaquat
2. Ketikamenggunakanpestisidadan
herbisidayangdiizinkan,seseorangharus
menggunakanmaskerstandard,helem,
sepatubot,celanapanjangdanbajupanjang
3. Alat-alatdanpakaianharuslangsungdicuci
setelahdipakaisekali
4. Pencuciandanairpencuciantidakboleh
mencemarisungai
5. Pakaiankerjaharusdicucisendiri
6. Setelahmenyemprotharusmandi.Dilarang
mandidisungai
7. Dilarangmerokok,minumataumakanpada
waktunyemprot
8. Botolberisiracuntidakbolehdisimpandi
dalamrumah
9. SampahB3harusdibuangkhususkedalam
lubangdantidakbolehdibakar
10.Khususuntuklada,penyemprotracuntidak
bolehdigunakanuntukmenyemprotpupuk
buahdanpupukdaun
Manfaat • Menjagakesehatanpribadipetaniagartidak
tercemarracun.
• Menjagaagarracuntidakmencermari
lingkungan(tanah,air,hewandanmanusia)
27
Ketentuan Perlindungan Lingkungan
1. Tidakmenebanghutanprimeruntuk
membukakebunbaru
2. Tidakmelakukanpembakaranhutan.
Pembakaranlahandilakukansecarahati-
hatidanterkontrolsesuaidenganUndang-
Undangyangberlaku.
3. Dianjurkanuntukmenggunakanpupuk
organik.Penggunaanpupukkimiaharus
sesuaidengantakaran
4. Tidakmenggunakanbahanberacundengan
bahanaktifparaquat
5. Tidakmerendamkaretdisungai
6. Dianjurkanuntukmenggunakanbahan
pembekuorganikbagipetanikaret
Pertemuan
Manfaat • Menjagakelestariandankebersihan
lingkungan.Lingkungansehatakan
menciptakankehidupanyangsehat
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi28Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar (1)
Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar (2)
• Terdapat6variasibokaryangditerimaolehpabrik:
1. slabtebal2. slabtipis3. lumpmangkok4. lumpbambu5. sitangintebal6. sitangintipis
1. Mutulatexsaatpenyadapandijagaagartidaktercampurpasir,tanah,daundankayutermasukkulitkaret(tatal)
2. Tidakbolehmencampurbokardenganban,getahjelutung,batu,pasir,pakaianbekas,bahandarilogam,karenaakanditolakolehpembeli/pabrik
3. Pembuatanlumpmangkokdanlumpbambutidakmenggunakanpembeku
4. Pembuatanslabdansitmenggunakanpembeku.5. Dianjurkanuntukmenggunakanpembeku
alami(deorub).Apabilatidaktersedia,dapatmeggunakanasamsemutatausintas.
6. Tidakdianjurkanuntukmenggunakanpembekulain(nenas,belimbingdll)
Ketentuan
Ketentuan
Manfaat
Manfaat
• Bokartidaktercemarbahan-bahannonkaret• Mutubokarbersihlebihbaikdarikaretyang
tercampurbahannonkaret• Hargalebihbaik• Pendapatanpetanibertambah
• Bokartidaktercemarbahan-bahannonkaret• Mutubokarbersihlebihbaikdarikaretyang
tercampurbahannonkaret• Hargalebihbaik
29
Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar (3)
Manfaat• Langkah-langkah menggunakan pembeku
kimia (sintas) atau asam semut
1. satubotolsintasdicairkandengan10literair
2. aduksampaitercampurmerata.
3. simpandiluarrumahdanjauhdari
jangkauananak-anak.
• Langkah-langkah membekukan lateks
untuk menghasilkan sit angin atau slab
1. cairkanlateksdenganair,dengan
perbandingan10bagianlateksdicampur
dengan1bagianairbersih;
2. campurkandenganpembekuyangsudah
dicairkansebanyak25cc
3. aduksampaimeratadalamemberbersih
4. tuangkanlatekskedalambakpembeku.
Biarkansampaibeku.
Jikainginmembuatsittipis,lanjutkanke
langkahberikutnya:
5. sekitar1jamsetelahpembekuan,sit
digilingdenganmesingiling2-4kalisesuai
keinginan.
6. Penggilinganyangterakhirgunakanmesin
gilinggerigi
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi30Ketentuan Penyimpanan Bokar
Penjemuran dan Penyimpanan Lada
Ketentuan
Ketentuan
• Langkah-langkah menyimpan bokar
1. semuaprodukbokartidakbolehdirendam
karenaakanmenurunkanelastisitas
2. Bokartidakbolehdijemurlangsungdibawah
matahari
3. simpanbokardengancaradiangin-anginkan.
Semakinlamapenyimpanan,semakintinggi
kadarkaretkering(k3)nya.
• Langkah-langkah menyimpan Lada:
1. Ladatidakbolehdijemurdiatasjalanraya
2. Ladatidakbolehdisimpandalamkarung
bekas
31
cATATAN:
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi32cATATAN:
Hak cipta 2016Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHSemua hak dilindungi undang-undang/dicetak di IndonesiaPenerbitDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHWisma Bakrie 2, Lt. 5Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B2Jakarta 12920 - Indonesia Phone +62 21 5794 5740Fax +62 21 5794 5740 Email jakarta@sregip.or.idInternet www.sregip.or.idReproduksiDilarang mereproduksi publikasi ini baik seluruhnya maupun sebagian dalam bentuk apa pun tanpa izin dari pemegang hak cipta, kecuali untuk tujuan pendidikan atau nirlaba, dengan ketentuan bahwa pengakuan sumber harus dibuat dan salinannya diberikan kepada GIZ.DisclaimerInformasi yang terdapat dalam publikasi ini diambil dari sumber-sumber yang diyakini dapat diandalkan. Namun, tidak ada pernyataan atau jaminan yang diberikan sehubungan dengan keakuratan, kelengkapan atau keandalannya. GIZ tidak bertanggung jawab atas setiap akibat/ kerugian karena penggunaan isi publikasi ini.
S i l a b u S
Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen Internal 7
Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen Internal
S i l a b u S 7
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus2KATA PENGANTARSalah satu kebutuhan penting dalam sebuah organisasi adalah kebutuhan untuk
pengembangan secara berkelanjutan. Dikatakan demikian karena organisasi yang
baik adalah organisasi yang terus mengalami perbaikan secara terus-menerus.
Organisasi atau lembaga yang tidak mengalami perubahan secara teru-menerus
akan mengalami stagnasi dalam menjalankan fungsinya. Untuk itu, kegiatan
pengembangan keorganisasian merupakan kebutuhan utama atau pokok dalam
pertumbuhan dan perkembangan organisasi.
Ruang lingkup dalam pengembagan organisasi mencakup beberapa hal penting
seperti visi, misi, nilai-nilai inti, tujuan strategis, struktur organisasi, anggaran
dasar (AD) dan anggaran rumah tangga (RT), struktur organisasi, dan uraian tugas
dan tanggung jawab setiap posisi dalam struktur organisasi. Pada umumnya,
organisasi yang baru berdiri atau dalam proses pengembangan membutuhkan
pengembangan organisasi yang terfokus pada pembuatan infrastruktur dasar,
yakni AD dan ART, struktur organisasi serta uraian tugas dan tanggung jawab
setiap posisi yang ada. Dengan demikian, sebuah organisasi dapat berfungsi
sebagaimana mestinya.
Selain pengembangan organisasi, sebuah organisasi juga membutuhkan sistem
manajemen internal (SMI) yang mengatur seluruh aspek tata kelola organisasi itu,
secara ringkas, SMI itu meliputi seperangkat aturan, kebijakan, prosedur dan proses
yang dijalankan sebuah organisasi. Dalam konteks kelompok tani, SMI meliputi
seperangkat aturan, kebijakan, prosedur dan proses yang dijalankan sebuah
kelompok tani untuk memberikan jaminan yang memadai mengenai kelestarian
lingkungan, konservasi tanah dan air, pengunaan bahan beracun berbahaya,
penanganan sampah, dan mutu produk memenuhi peraturan perundangan dan
permintaan pasar.
Modul pengembangan organisasi dan sistem manajemen internal ini dirancang
secara khusus untuk menyiapkan para pemimpin kelompok tani dalam menjalankan
tugas sehari-hari mereka di dalam organisasi masing-masing kelompok tani itu.
Buku Pedoman Fasilitator ini adalah buku wajib yang harus dibaca dan diikuti
secara sistematis oleh fasilitator dalam memfasilitasi pelatihan pengembangan
organisasi dan sistem manajemen organisasi agar mampu membimbing peserta
3
TUJUAN INSTRUKSIONALSetelah mengikuti pelatihan ini, para peserta pelatihan mampu:1. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai pengertian pemberdayaan
kelembagaan dan organisasi kelompok tani2. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai pengertian peranan dan fungsi
strategis kelompok tani3. Mengidentifikasi syarat utama sebuah kelompok4. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai fungsi Anggaran Dasar (AD). Anggaran
Rumah Tangga (ART) dan Sistem Manajemen Internal (SMI).5. Merancang dan menyusun draf (konsep) (AD)6. Merancang dan menyusun konsep Anggaran Rumah Tangga (ART), Anggaran
Belanja dan SMI7. Merancang dan membuat struktur lembaga dan organisasi8. Merumuskan dan membuat peran, tugas, tanggung jawab dan wewenang pengurus
serta hak dan kewajiban anggota dalam kelompok tani9. Merumuskan dan membuat deskripsi tugas ketua, sekretaris, bendahara dan hak
dan kewajiban anggota kelompok tani10. Melakukan desiminasi informasi, transfer pengetahuan dan keterampilan kepada
anggota kelompok intisari dari peranan dan fungsi kelembagaan-organisasi:perangkat manusia, perangkat keras dan perangkat lunaknya.
11. Menjalankan fungsi dan peranan pengurus dan anggota kelompok tani untukmasing-masing kelompok tani
METODE PENYUSUNAN PROGRAM KERJA POKTANPelatihan ini ditujukan untuk orang dewasa, terutama jajaran pengurus kelompok tani (Poktan). Oleh karena itu metode yang digunakan adalah andragogi, yakni metode belajar orang dewasa. Fasilitator secara maksimal menggali pengalaman peserta melalui pertanyaan. Peserta menulis dan menempelkan jawaban di papan untuk kemudian dibahas. Rencana sesi juga dirancang untuk memaksimalkan diskusi kelompok sehingga peserta belajar menemukan sendiri hal-hal yang berhubungan dengan Pengembangan Lembaga-Organisasi (OD) dan SMI. Pelatihan diadakan dalam ruangan yang sedapat-dapatnya didesain dalam format huruf U. Penyusunan ruangan yang demikian untuk meminimalisir jarak antara peserta dan fasilitator dan peserta dapat berinteraksi secara maksimal dalam proses belajar bersama. Secara keseluruhan metode yang akan digunakan adalah:Pertama, diskusi kelompok yakni proses pertukaran informasi secara intensif di dalam kelompok dan kerjasama secara menyeluruh untuk menghasilkan ide, pendapat dan pokok pikiran tertentu. Kedua, belajar dengan cara melakukan (learning by doing) yakni aktivitas merancang, merumuskan, membuat hal-hal yang berkaitan dengan materi pelatihan. Dengan aktivitas tersebut, peserta langsung melakukan hal-hal teknis yang
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus4
GARIS BESAR MATERISecara umum, pelatihan OD dan SMI ini mengikuti garis besar materi sebagai berikut:1. Tujuan dan Manfaat Berkelompok: Belajar dari Semut2. Kelembagaan dan Organisasi3. Peranan dan Fungsi Kelompok Tani4. Komponen Utama Lembaga-Organisasi sebagai Sebuah Sistem5. Anggaran Dasar6. Struktur Lembaga-Organisasi7. Kepengurusan Lembaga atau Organisasi dan Anggota8. Pengorganisasian dan Anggaran Rumah Tangga (ART)9. Uraian Tugas, Tanggungjawab, Wewenang, Hak dan Kewajiban Personalia Badan
Pengurus dan Anggota Kelompok Tani10. Administrasi Kelompok Tani11. Sistem Manajemen Internal (SMI)
LAMPIRAN-LAMPIRAN:Lampiran 1: Anggaran Dasar (AD)Lampiran 2: Anggaran Rumah Tangga (ART)Lampiran 3: Contoh Buku-Buku Administrasi
berkaitan dengan aktivitas OD dan SMI, misalnya menyusun AD/ART. Ketiga, ceramah yakni fasilitator menjelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan pokok bahasan yang bersifat konseptual. Keempat, tanya-jawab yakni pertukaran informasi antara peserta dan fasilitator dalam bentuk klarifikasi atau pun sanggahan pendapat dalam kelompok. Kelima, belajar dari pengalaman (experiential learning) yakni aktivitas melakukan, merasakan dan mengetahui lewat aktivitas simulasi atau kerja sama dalam kelompok. Keenam, diskusi terstruktur yakni proses diskusi secara terbuka yang dipimpin langsung oleh fasilitator. Dalam konteks ini, fasilitator bertanya tentang suatu topik atau pokok pikiran dan peserta akan menjelaskan pendapat mereka. Selanjutnya, fasilitator menulis dan menyimpulkan pendapat para peserta.
Media yang digunakan dalam pembelajaran ini adalah infocus, papan flip chart, kertas plano, kertas metaplan, paku, lem, gunting, selotip, spidol, koran bekas, buletin bekas, majalah bekas, slide presentasi, dan modul pelatihan dalam bentuk bahan bacaan. Beragamnya media yang digunakan dan metode yang dipakai dalam pelatihan ini diperuntukkan agar hasil belajar yang dicapai dapat optimal. Jika pada suatu kesempatan tidak tersedia infocus, maka fasilitator harus pro aktif menyiapkan fotokopi untuk gambar-gambar, menulis pada lembaran plano kesimpulan-kesimpulan pembahasan. Papan tulis dapat juga diganti dengan lembaran kain yang sudah disemprot dengan lem perekat untuk menempel kertas metaplan.
5
RINGKASAN MODULPengembangan Lembaga-Organisasi (OD) dan Sistem Manajemen Internal (SMI) adalah upaya yang terencana dan sistematis untuk merancang perubahan bagi masyarakat petani. Perubahan dari kondisi sekarang menuju pada kondisi yang lebih baik pada masa mendatang. Perubahan itu tidak dapat dilakukan sendiri-sendiri. Makanya perubahan itu dilakukan dengan cara berkelompok yang disebut kelompok tani atau poktan. Agar mampu menjalankan fungsi dan peranan yang strategis tersebut, pengurus dan anggota kelompok tani perlu memiliki lembaga yang kuat dengan organisasi yang berfungsi secara optimal.
Modul OD dan SMI Poktan ini adalah pedoman bagi kelompok tani untuk menyusun anggaran dasar, anggaran rumah tangga, struktur organisasi, tugas, tanggungjawab, hak, kewajiban dan wewenang personalia pengurus dan anggotanya serta administrasi dasar poktan. Selanjutnya modul juga menguraikan pokok-pokok tentang tata cara penanganan bahan berbahaya beracun (B3), pedoman pelestarian lingkungan, dan pedoman kualitas mutu karet yang merupakan hal-hal penting yang harus diatur di dalam komunitas petani mandiri.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus6Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
hari Pertama
09.00-09.30(30’)
Perkenalan, harapan dan kekuatiran dan kontrak belajarkegiatan-1
Fasilitator memperkenalkan diri dan meminta peserta untuk memperkenalkan diri. Teknik perkenalan dijelaskan oleh fasilitator. Selanjutnya meminta peserta untuk menulis satu harapan dan satu kekuatiran pada kertas metaplan. Kertas kemudian ditempel dan dikelompokan
kegiatan-2 Fasilitator membimbing peserta untuk membaca harapan dan kekuatiran. Selanjutnya, fasilitator mengelompokkan harapan dan kekuatiran tersebut
kegiatan-3 Fasilitator meminta tanggapan peserta. Selanjutya, fasilitator menyimpulkan dan memotivasi peserta tentang harapan dan sikap kuatir mereka
kegiatan-3 Fasilitator menayangkan draf kontrak belajar dan meminta tanggapan peserta dan kemudian menyimpulkannya. Fasilitator menayangkan jadwal (slide 4) dan meminta tanggapan peserta. Fasilitator mempertegas komitmen belajar bersama
09.30-09.40(10’)
hasil belajar Pelatihankegiatan-4
Fasiitator menjelaskan hasil belajar yang diharapkan sehubungan dengan topik. Selanjutnya fasilitator bertanya: apakah hal ini sudah pernah Anda lakukan atau sudah ada di poktan Anda. Jika sudah ada, apa yang dilakukan di poktan tersebut
09.40-10.00(20’)
kegiatan-5 Fasilitator menayangkan slide nomor 6 dengan gambar “SEMUT DALAM KLONINYA” dan menjelaskan sedikit tentang gambar semut tersebut. Selanjutnya, fasilitator meminta peserta agar peserta bercerita tentang gambar yang mereka amati. Fasilitator bertanya untuk umpan balik: Mengapa semut harus berkelompok? Apa keunggulan aktivitas berkelompok? Bagaimana dengan manusia dalam kehidupan berkelompok?
kegiatan-6 Fasilitator mencatat poin-poin penting tentang penjelasan peserta pada lembar flipchart
7
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta memperkenalkan diri dengan menyebut nama, nama poktan, asal, dan jabatan dalam poktan. Peserta menulis harapan dan kekuatiran selama mengikuti pelatihan dan menempelnya di tempat yang sudah disediakan
metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart
Peserta yang berdiskusi secara terstruktur tentang harapan dan kekuwatiran mereka
metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart
Peserta 2-3 orang memberi tanggapan atas harapan dan kekuatiran mereka
metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart
Peserta memberi tanggapan dengan cara memberi masukkan, atau memberi sanggahan terhadap tawaran jadwal dan aturan belajar bersama
Slide nomor 4, metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart
Peserta berdiskusi dengan cara memberi respon atau tanggapan tentang apa yang telah mereka lakukan dan tentang bagaimana hasil belajar tersebut menjadi kekuatan kelompok dalam membangun poktan mereka
Slide nomor 5, metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart
Peserta memberikan respon mereka dengan macam-macam jawaban. Minta tiga jawaban saja.Peserta menarik kesimpulkan berdasarkan sudut pandang mereka masing-masing
Slides nomor 6, metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart. Jika tidak ada slide, maka diganti dengan gambar yang diberikan dalam bentuk print out.
Peserta menjelaskan kesimpulan mereka berdasarkan sudut pandang masing-masing
kertas plano dan spidol
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus8Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
kegiatan-7 Fasilitator menyimpulkan arti pentingnya sebuah kelompok dan mengapa manusia harus berkelompok. Fasiliator menanyakan adakah hal yang belum jelas. Jika ada pertanyaan dari peserta, fasilitator menjelaskan lebih lanjut
10.00-10.30(30’)
lembaga dan organisasi Fasilitator Menjelasan Pokok Bahasa Mengenai Lembaga dan Organisasi
kegiatan-8 Fasilitator bertanya kepada peserta “Apa beda lembaga dan organisasi?” Atau apa lembaga? Apa organisasi?
kegiatan-9 Fasilitator menayangkan slide nomor 7 “GAMBAR SARANG SEMUT DAN AKTIVITAS SEMUT”, dan memberikan instruksi:perhatikan gambar-gambar ini: Apa beda 2 gambar di sebelah kiri dan 2 gambar di sebelah kanan? Waktu 2 menit.
kegiatan-10 Fasilitator meminta peserta untuk menceritakan perbedaannya. Fasilitator mencatat poin-poin yang dikemukakan oleh peserta pada flipchart
kegiatan-11 Fasilitator menghubungkan pendapat peserta dengan pertanyaan awal: Mana yang mencerminkan lembaga dan mana yang mencerminkan organisasi? Fasilitator menarik kesimpulan perbedaan antara lembaga dan organisasi berdasarkan jawaban peserta dan materi
kegiatan-12 Fasilitator menayangkan slide nomor 8 dan meminta tanggapan peserta. Fasilitator menjelaskan perbedaan antara organisasi dan lembaga berdasarkan slide nomor 8Fasiliator menanyakan adakah hal yang belum jelas. Jika ada pertanyaan dari peserta, fasilitator menjelaskan lebih lanjut.
10.30-10.45(15’)
istirahat
10.45-11.15(30’)
Peranan dan Fungsi kelompok tani
Fasilitator Menanyangkan Slide nomor 9 dan Menjelaskan Pokok Bahasan Peranan dan Fungsi Kelompok Tani.
9
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta menyimak kesimpulan dari fasilitator dan mencatat beberapa poin penting pada buku kerja mereka. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator
kertas plano dan spidol
Peseta menyimak pembahasan oleh fasilitator dan mencatat hal-hal penting dari pembelajaran mereka
Peserta merespon dengan berbagai macam jawaban.
Peserta memperhatikan gambar selama 2 menit Slide presentasi nomor 7 atau gambar jika tidak ada slide
2-3 orang peserta menceritakan isi gambar. Peserta lain menyimak
Kertas plano, spidol, papan flipchart
2-3 peserta menjawab kertas plano, spidol, papan flipchart
Peserta memberikan tanggapan mereka, bertanya dan/atau memberi klarifikasi. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator
Slide nomor 8, kertas plano, spidol, papan flipchart. Jika tidak ada slide menggunakan gambar
Peserta menyimak penjelasan fasilitator Slide nomor 9
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus10Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
kegiatan-13 Fasilitator meminta peserta masuk dalam kelompok kecil yang terdiri dari 3-4 kelompok. Mereka berdiskusi tentang keadaan petani dan poktan sekarang dengan keadaan petani dan poktan yang mereka harapkan di waktu yang akan datang. Mereka menjelaskan melalui gambar, ilustrasi, atau kata-kata yang diambil dari koran, buletin, dan majalah bekas yang digunting dan ditempel pada kertas planoFasilitator menyimpulkan: pekerjaan yang besar tidak bisa dilakukan sendiri, tetapi oleh kelompok agar mendapatkan hasil yang lebih baik lagi. Keadaan yang diharapkan dapat diraih jika kelompok solid berusaha mencapai tujuan tersebut
kegiatan-14 Fasilitator menayangkan slide nomor10 dan meminta peserta untuk menjelaskan gambar tersebut
kegiatan-15 Fasilitator menyimpulkan bahwa poktan adalah agen perubahan menuju petani yang lebih sejahtera
kegiatan-16 Fasilitator meminta peserta untuk menjawab pertanyaan: Kalau peranan poktan adalah agen perubahan, fungsinya apa saja?
kegiatan-17 Fasilitator menayangkan slide nomor11 dan meminta 2-3 orang bergiliran membacanya. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya tentang hal-hal yang belum jelas
11.15-11.30(20’)
Syarat utama lembaga-organisasi
Fasilitor menjelaskan-pokok bahasan mengenai Syarat Utama sebuah Lembaga-Organisasi
kegiatan-18 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur dengan bertanya kepada peserta tentang: Apa syarat sebuah negara? Selanjutnya, fasilitator mencatat jawaban mereka pada flipchart
kegiatan-19 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur dengan bertanya kepada peserta tentang: Apa syarat sebuah lembaga-organisasi? Sebutkan 3 hal utama saja. Selanjutnya, fasilitator mencatat jawaban mereka pada flipchart
kegiatan-20 Fasilitator menarik kesimpulan dari proses diskusi kelompok: Membaca pendapat peserta yang telah tercatat, mengomentarinya dan menarik kesimpulan atas pendapat tersebut
11
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta memperhatikan dan mengisi kolom jawaban keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan pada waktu yang akan datang. Mereka mencari gambar, ilustrasi dan kata yang tepat pada koran bekas, majalah dan buletin untuk selanjutnya ditempel pada kertas plano. Mereka menunjuk salah satu dari anggota kelompok untuk mempresentasikan hasil kerja kelompok
Slide nomor 9, koran bekas, buletin, majalah bekas, gunting, lem, selotif dan kertas plano
2-3 peserta menjelaskan gambar kepada peserta lain dan fasilitator
Slide presentasi nomor 10
Peserta memperhatikan dan mencatat poin pembelajaran di dalam buku kerja mereka
Slid presentasi
Peserta menjawab fungsi poktan berdasarkan pemahaman mereka masing-masing
Flip chart dan slides presentasi
Beberapa peserta membaca dan peserta lain menyimak serta membuat catatan pada buku kerja mereka. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator
Flip chart dan slide presentasi nomor 11
Peserta menyimak dan mencatat proses pembelajaran pada buku kerja mereka
Peserta mengeluarkan pendapat mereka secara bebas. Mungkin, jawaban mereka adalah:Syarat negara antara lain, ada wilayah, rakyat, udang-undang, dasar dan pemerintahan.
flip chart, spidol
Peserta mengeluarkan pendapat mereka secara bebas. Mungkin, jawaban mereka adalah:Syarat lembaga harus ada badan hukumnya, harus ada anggaran dasarnya, harus ada orang-orangnya, dll.
flip chart, spidol
Peserta menyimak dan mencatat poin penting pembelajaran dalam buku kerja msing-masing
flip chart, spidol
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus12Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
kegiatan-21 Fasilitator menayangkan slide nomor 12 dan menarik kesimpulan syarat utama sebuah lembaga-organisasi Poktan dan memberi penjelasan singkat mengenai syarat utama sebuah organisasi. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya tentang hal-hal yang belum jelas
11.30-12.00(30’)
anggaran dasar Fasilitator Menerangkan Pokok Bahasan: Anggaran Dasar
kegiatan-22 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi tentang apa yang dimaksud dengan Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (RT). Selanjutnya, fasilitator mencatat poin jawaban peserta di flipchart
kegiatan-23 Fasilitator menayangkan slide nomor 13 kotak 1 mengenai definisi Anggaran Dasar. Seorang peserta diminta membacanya secara cermat
kegiatan-24 Fasilitator menayangkan slide nomor 13 kotak 2 dan 3. Selanjutnya, fasilitator meminta peserta membaca isi slide secara bergiliran
kegiatan-25 Fasilitator menarik kesimpulan tentang AD dan ART dengan cara menjelaskan komponen-komponen atau isi dari AD dan ART. Selanjutnya, fasilitator menegaskan bahwa AD adalah ketentuan dasar dari poktan. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya tentang hal-hal yang belum jelas
12.00-13.00 istirahat, Sholat dan makan
13.00-14.00(60’)
Penyegaran tentang ad/art
Fasilitator Membimbing Diskusi Pembahasan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
kegiatan-26 Fasilitator membagi peserta dalam beberapa kelompok (4-6) kelompok tergantung dari jumlah peserta. Kelompok terdiri dari: Ketua, Sekretaris dan Bendahara masing-masing poktan. Tugas Kelompok adalah membuat konsep (draf) anggaran Dasar masing-masing poktan, berdasarkan contoh Anggaran Dasar yang ada. Jika poktan Anda sudah ada AD, maka kelompok Anda membuat konsep ART. Selanjutnya, fasilitator berkeliling ke tiap-tiap kelompok untuk memberi penjelasan, masukan, dan perbaikan terhadap kerja kelompok. Contoh anggaran dasar dibagikan kepada kempok.
13
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta menyimak dan mencatat poin penting pembelajaran dalam buku kerja masing-masing. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator
Slide presentasi nomor 12, flip chart, spidol
Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dan mencatat poin-poin penting
Peserta akan memberikan penjelasan pengetahuan mereka mengenai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga berdasarkan pengalaman mereka masing-masing
flip chart, spidol
Peserta menyimak dan mengikuti secara sistematis satu dari peserta yang membaca teks.
Slide presentasi nomor 13, flip chart, spidol
Peserta menyimak dan mengikuti secara sistematis dari peserta yang membaca teks secara bergiliran
Slide presentasi nomor 13, flip chart, spidol
Peserta mencatat poin-poin penting hasil pembelajaran dari materi atau pokok bahasan AD dan ART. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator.
Slide presentasi nomor 14, flip chart, spidol
Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dan mencatat poin-poin penting
Peserta bekerja didalam kelompok yang terdiri dari 4-6 kelompok. Peserta membuat draf AD/ART untuk poktan masing-masing. Peserta membaca contoh AD/ART yang dibagikan oleh fasilitator
Slide nomor 15, contoh AD/ART, spidol, kertas plano dan metaplan.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus14Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
kegiatan-27 Pleno Kelompok: Fasilitator mengajak peserta untuk merefleksikan kegiatan diskusi dengan pertanyaan utamanya adalah: Apa tantangan bagi kelompok dalam menyusun AD/ART?. Fasilitator menyimpulkan pendapat peserta pada lembar flip chart.
14.20-14.40(20’)
istirahat
14.40-15.20(40’)
kepengurusan Fasilitator Menjelaskan Pokok Bahasan tentang Pengurus dan Keanggotaan
kegiatan-28 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur tentang kepengurusan dalam poktan
kegiatan-29 Fasilitator mengajak peserta untuk membuat beberapa hal sebagai berikut: 1. Susunan dan personalia poktan untuk masing-masing poktan2. Bagan struktur lembaga poktan untuk masing-masing poktanFasilitator mentayangkan slides nomor 16 dan meminta peserta untuk membuat berdasarkan contoh tersebut pada kertas plano dan metaplan
kegiatan-30 Fasilitator meminta masing-masing poktan menempelkan hasil kerja kelompok dan meminta para peserta untuk mengamati setiap hasil kerja kelompok secara berkeliling
kegiatan-31 Fasilitator meminta komentar dari peserta dengan menayangkan referensi dari slides nomor 17. Selanjutnya, fasilitator meminta kelompok memperbaiki hasil kerjanya masing-masing sesuai dengan slide nomor 17.
Fasilitator memberi uang bagi peserta untuk bertanya dan menjawab pertanyaan peserta
15.20-15.50(30’)
Struktur organisasi Fasilitator Menjelaskan Perbedaan antara Struktur Lembaga dan Struktur Organisasi
15
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta menyebut masalah-masalah yang dialami dalam menyusun AD/ART dan menjelaskan alasan mereka secara terinci
Kertas plano, spidol dan kertas metaplan.
Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dan mencatat poin-poin penting
Infocus
Peserta menjawab berdasarkan hasil pekerjaan kelompok dalam diskusi yang sudah dilakukan sebelumnya
Slide, Metaplan, selotif.
Peserta membuat susunan personalia dari poktan masing-masing dan membuat struktur lembaga mereka secara berkelompok yang terdiri dari 4-6 kelompok
Slide nomor 16, kertas plano, lem, kertas metaplan, spidol
Para peserta mencermati hasil kerja kelompok secara berkeliling Slide, kertas plano, lem, kertas metaplan, spidol
Peserta memberi respon antara 2-3 komentar dari 2-3 orang. Peserta mengajukan pertanyaan jika ada hal-hal yang belum dianggap jelas
Slide nomor 17, kertas plano, lem, kertas metaplan, spidol
Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara saksama dan mencatat di buku kerja mereka
Slide presentasi
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus16Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
kegiatan-32 Fasilitator meminta peserta untuk berdiskusi dalam kelompok yang terdiri dari 4-6 kelompok berdasarkan bahan dari slides nomor.18 dan nomor 19
kegiatan-33 Pleno: Fasilitator meminta kelompok menempelkan hasil kerjanya masing-masing dan meminta peserta untuk berkeliling melihat hasil kerja kelompok satu dengan yang lainnya
kegiatan-34 Fasilitator meminta tanggapan atau pertanyaan dari peserta. Selanjutnya, fasilitator menyimpulkan hasil diskusi dan proses pembelajaran tentang pokok bahasan struktur organisasi
15.55-16.00 kegiatan-35 Fasilitator melakukan evaluasi dan tugas mengulas untuk hari kedua. Selanjutnya, fasilitator meminta masukan dari peserta
hari kedua
09.00-09.05 kegiatan-1 membuka kelas
Fasilitator mengucapkan salam pembuka, dan bertanya tentang kabar peserta. Selanjutnya, fasilitator meminta salah satu dari peserta untuk memimpin doa.
09.05-09.20 kegiatan-2meninjau materi hari ke-1
Fasilitator melakukan review terhadap materi yang sudah disampaikan sebelumnya. Selanjutnya, fasilitator mempersilahkan kelompok yang ditunjuk untuk menyampaikan ringkasan materi pada hari pertama
09.20-09.50(30’)
Pengorganisasian Fasilitator menjelaskan tentang pengorganisasian dengan review slides No.8
kegiatan-3 Fasilitator meminta tanggapan peserta atas gambar pada slide .nomor 8. Selanjutnya, fasilitator menayangkan slide nomor 20, kotak paling atas dan meminta peserta memperhatikan dan membacanya secara saksama
kegiatan-4 Fasilitator menjelaskan bahwa pengorganisasian itu berkaitan erat dengan tanggungjawab, tugas, hak, kewajiban dan wewenang dari setiap orang dalam sebuah organisasi. Selanjutnya, fasilitator menayangkan slide nomor 20 yang menjelaskan apa itu tanggungjawab? kewajiban? tugas, hak dan wewenang.
09.50-10.40(50’)
uraian tugas Fasilitator menerangkan uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dan pentingnya menuliskannya sebagai aturan dalam poktan
17
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta berdiskusi selama 15 menit dalam kelompok kecil untuk merancang dan melengkapi struktur lembaga dan organisasi
Slide nomor 18 dan 19, metaplan, kertas plano, spidol, lem dan selotif
Peserta menempelkan hasil diskusi kelompok. Peserta mencermati hasil diskusi masing-masing kelompok
Metaplan, kertas plano, spidol, lem dan selotif
Peserta bertanya atau berkomentar Metaplan, kertas plano, spidol, lem dan selotif
Peserta memberi masukan, komentar dan saran yang membangun untuk kelancaran aktivitas pembelajaran
Metaplan
Peserta menyatakan kesiapan mereka untuk belajar dan salah satu diantara mereka memimpin doa sesuai dengan agama dan kepercayaan mereka
Kelompok yang ditunjuk menyampaikan Slide, kertas plano, spidol
Peserta menyimak penjelasan fasilitator dengan melihat kembali tayangan slides nomor 8
Slide presentasi nomor 8
Peserta memberi tanggapan antara 2-3 orang atas gambar pada slide nomor 8. Peserta selanjutnya membaca slide nomor 20 secara saksama
Slide nomor 8 dan 20, presentasi dan metaplan
Peserta menyimak. Selanjutnya peserta menjelaskan arti pengorganisasian, peserta juga memberikan jawaban atas definisi tanggungjawab, kewajiban, tugas, hak dan wewenang.
Slide nomor 20, kertas plano, spidol
Peserta mengikuti penjelasan secara saksama dan mencatat poin-poin penting dari pokok bahasan
Slide, kertas plano, spidol dan buku kerja
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus18Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
kegiatan-4 Fasilitator mengarahkan peserta untuk diskusi kelompok berdasarkan posisi masing-masing. Misalnya, ketua dengan ketua, sekretaris dengan sekretaris, bendahara dengan bendahara dan anggota dengan anggota. Selanjutnya, fasilitator menayangkan slide nomor 21. Tugas mereka adalah membuat uraian tugas dari masing-masing posisi mereka
kegiatan-5 Pleno: Fasilitator meminta kelompok menempelkan hasil diskusi dan mengamati hasil diskusi kelompok lain. Fasilitator memimpin diskusi terstruktur untuk membahas hasil kerja kelompok
kegiatan-6 Fasilitator menayangkan slide nomor 22-26 dan meminta peserta dan memberikan penjelasan kepada peserta. Fasilitator menunjukkan persamaan dan perbedaan dari hasil diskusi dengan materi dan menarik kesimpulan tentang proses diskusi. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya tentang pokok bahasan
10.40-11.00 istirahat
11.00-12.00(60”)
anggaran rumah tangga Fasilitator Menerangkan tentang Anggaran Rumah Tangga
kegiatan-7 Fasilitator meminta peserta untuk melakukan diskusi kelompok kecil dengan durasi 15 menit untuk menjelaskan pengertian Anggaran Rumah Tangga (ART) dan Hal-hal pokok yang perlu diatur dalam sebuah ART. Peserta diminta untuk menulisnya pada lembar kertas metaplan dan menempelkannya pada papan flip chart.
kegiatan-8 Fasilitator meminta kelompok menempelkan hasil diskusi, dan meminta para peserta membaca hasil diskusi lewat metaplan yang telah ditempelkan
kegiatan-9 Fasilitator membagi naskah contoh anggaran rumah tangga. Fasilitator membahas bagian-bagian penting dari anggaran dasar dan meminta peserta membacanya secara bergiliran
19
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta berdiskusi dalam kelompok yang terdiri dari kelompok ketua, sekretaris, bendahara, dan anggota untuk membuat uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi tersebut.
slide nomor 21, kertas plano, spidol dan selotif
Peserta menempelkan hasil diskusi dari kelompok lain Kertas plano, selotif dan spidol
Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dengan cara membandingkan hasil diskusi mereka dengan materi yang ada pada slide. Peserta mencatat poin penting pada buku kerja. Peserta bertanya tentang hal-hal yang belum dianggap jelas dan membutuhkan penjelasan lebih lanjut
Slidepresentasi nomor 22-26
Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dan mencatat poin-poin penting
Slide presentasi nomor 27
Peserta berdiskusi dalam kelompok kecil yang terdiri dari 4-6 kelompok dengan waktu 15 menit tentang ART dan komponen yang terdapat dalam sebuah ART.
Slide nomor 28, metaplan, selotif dan spidol
Peserta menempelkan hasil diskusi dan membaca hasil diskusi secara bergiliran.
metaplan, selotif dan spidol
Peserta memperhatikan contoh ART dari fasilitator dan membacanya secara bergiliran.
Lampiran ART yang telah difotocopy
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus20Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
kegiatan-10 Fasilitator menyampaikan kepada peserta bahwa tugas mereka kembali ke kelompok adalah membuat ART untuk poktan masing-masing berdasarkan contoh yang ada. Selanjutnya, fasilitator membahas hasil kerja kelompok dan menarik kesimpulan tentang proses pembelajaran. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya
12.00-13.00 istirahat, Sholat dan makan
13.00-13.05(5”)
Penyegaran Fasilitator memberikan ice-breaking untuk memecahkan kebekuan suasana
13.05-14.00(55’)
administrasi kelompok tani
Fasilitator Menjelaskan Administrasi Kelompok Tani
kegiatan-11 Fasilitator menanyakan apakah peserta sudah memiliki buku-buku catatan yang berkaitan dengan sistem administrasi Poktan. Fasilitator meminta yang menjawab menulis nama buku catatan yang ada pada lembar metaplan dan menempelkannya di papan.
kegiatan-12 Fasilitator menayangkan slide nomor 29 dan mencocokkannya dengan jawaban peserta yang ditempelkan.Fasilitator menjelaskan fungsi buku-buku tersebut. Fasilitator menunjukkan contoh-contoh pada lampiran Buku Pedoman/Pegangan Peserta OD-IMS
14.00-14.30(30’)
Sistem manajemen internal
Fasilitator Menjelaskan SMI Kelompok Tani
kegiatan-13 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur tentang pengertian SMI, manfaat SMI dan contoh-contoh SMI pada petani karet. Fasilitator menulis pendapat peserta pada kertas plano.
kegiatan-14 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur tentang komponen utama SMI dan proses SMI, susunan personalia, tugas dan tanggung jawab SMI.
kegiatan-15 Peserta latihan membuat SMI untuk beberapa pokok bahasan penting terkait aktivitas poktan karet. Peserta terdiri dari 4 kelompok dengan pembagian; kelompok 1 membuat aturan penggunaan dan penanganan bahan B3, kelompok 2 tentang perlindungan lingkungan, kelompok 3 tentang mutu produk bokar, dan kelopok 4 tentang penyimpanan bokar.
14.30- 15.00 istirahat
21
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta membuat ART Poktan berdasarkan contoh yang diberikan oleh fasilitator. Peserta membahas ART yang telah dibuat bersama dengan fasilitator. Peserta bertanya kepada fasilitator jika ada hal-hal yang tidak jelas untuk dibahas lebih lanjut
Lampiran ART yang telah difotocopy, kertas plano, spidol dan selotif
Peserta mengikuti instruksi fasilitator dalam memastikan kebekuan terpecahkan
Video lagu singkat dari slide
Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dan mencatat poin-poin penting
Slide presentasi
Peserta memeriksa apakah sudah ada buku catatan yang berkaitan dengan aktivitas di poktan dan menuliskannya pada metaplan, selanjutnya menempelkannya pada papan flip chart
Metaplan, spidol dan papan flip chart
Peserta menyimak penjelasan fasilitator. Selanjutnya, peserta melihat secara saksama contoh-contoh buku yang ditunjukkan oleh fasilitator
Slide presentasi nomor 29, kertas metaplan, spidol dan flip chart, buku pegangan peserta OD-IMS
Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dan mencatat poin-poin penting
Slide presentasi
Peserta mengeluarkan pendapat mereka mengenai apa yang mereka tahu tentang SMI, manfaat dan contohnya pada Poktan
Slide presentasi nomor 33, kertas plano dan spidol
Peserta menyimak secara sistematis dan mencatat poin-poin penting pembelajaran dalam buku kerja
Slide presentasi 34 - 38, kertas plano,flip chart dan spidol
Peserta berdiskusi tentang SMI, yakni membuat aturan-aturan yang berkaitan dengan aktivitas poktan karet
Kertas plano, spidol, selotif dan flip chart.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus22Waktu (menit)
Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator
15.00-15.45(45’)
kegiatan-15 Peserta melakukan lanjutan latihan membuat SMI untuk beberapa pokok bahasan penting terkait aktivitas poktan karet. Peserta terdiri dari 4 kelompok dengan pembagian; kelompok 1 membuat aturan penggunan dan penanganan bahan B3, kelompok 2 tentang perlindungan lingkungan, kelompok 3 tentang mutu produk bokar, dan kelopok 4 tentang penyimpanan bokar.
kegiatan-16 Pleno: Fasilitator meminta dan membimbing peserta melakukan pleno tentang hasil diskusi kelompok yang ditempel pada kertas plano. Selanjutnya, fasilitator memberi komentar dan kesimpulan dengan menayangkan slide nomor 39-44. Fasilitator meminta peserta untuk bertanya, memberikan komentar atau klarifikasi
15.45-15.55(10’)
evaluasi: diskusi materi modul, metode, Waktu
Fasilitator dan GIZ menanyakan kepada peserta:• Menurut pengalaman Anda, apakah modul ini
bermanfaat?• Apakah materi pembahasan mudah dimengerti?• Apakah ada hal yang mestinya dibahas tapi tidak
dibahas?• Apakah ada hal yang tidak perlu dibahas tetapi
dibahas?• Materi mana yang dianggap sulit?• Materi mana yang dianggap mudah? • Saran untuk perbaikan
15.55-16.00(5’)
Penutup Fasilitator meminta dua komentar singkat dari peserta untuk menyampaikan pesan dan kesan. Selanjutnya, fasilitator menyampaikan salam penutup. Pertemuan ditutup dengan doa penutup oleh salah satu peserta pelatihan
23
kegiatan PeSerta media dan alat bantu
Peserta berdiskusi lanjutan tentang SMI, yakni membuat aturan-aturan yang berkaitan dengan aktivitas poktan karet
Kertas plano, spidol, selotif dan flip chart.
Masing-masing kelompok melakukan presentasi tentang kerja kelompok mereka berdasarkan topik yang telah ditetapkan pada kegiatan-15. Peserta bertanya tentang hal-hal yang belum dianggap jelas dan perlu penjelasan lebih lanjut.
Slide presentasi 39 – 44, Kertas plano, selotif, spidol, flip chart
•
•
•
•
•
•
•
Peserta menjawab pertanyaan fasilitator dengan menulis pada lembar kertas metaplan selanjutnya dikumpulkan kepada fasilitator
Kertas metaplan dan spidol kecil
2 orang peserta menyampaikan pesan dan kesan secara singkat. Selanjutnya, salah satu dari peserta memimpin doa penutup sesuai dengan agama dan kepercayaan yang bersangkutan.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus24lamPiran 1
anggaran daSar
Nama Kelompok Tani :Tahun Pendirian :Alamat :
------------------------------Nama, Tempat Kedudukan dan Waktu ----------------------
Pasal 1(1) Kelompok Tani ini bernama .........................................................................................(2) Kelompok Tani ....................................berkedudukan di dusun ..........................................
...............Desa.................................................Kecamatan..........................(3) Kelompok Tani ini didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.
-------------------------------------- Asas, Tujuan dan Visi -------------------------------
Pasal 2(1) Kelompok Tani ................................................berasaskan Pancasila.(2) Kelompok Tani ......................................bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.
---------------------------------------------- Usaha --------------------------------------
Pasal 3Tujuan dan Visi tersebut diwujudkan melalui usaha sebagai berikut:(1) Mengusahakan kebun karet/lada lestari.(2) Mengusahakan tumpang sari tanaman produktif lainnya di dalam kawasan kebun
karet dan kebun lada.(3) Melakukan pengembangan keragaman produk karet, lada dan komoditas lainnya.(4) Menumbuhkan usaha bersama untuk pemasok dan pemasaran bersama.(5) Bekerjasama dengan pemerintah, swasta dan lembaga lainnya untuk meningkatkan
hasil dan kualitas produk.
------------------------------------------ Keanggotaan -----------------------------------
Pasal 4(1) Kelompok Tani ini beranggotakan sekurang-kurangnya 25 orang (2) Hal-hal tentang keanggotaan akan ditetapkan dalam ART
25
---------------------- Tanggung jawab, Hak dan Kewajiban Anggota Poktan --------------
Pasal 5(1) Anggota Poktan bertanggung jawab memajukan dan menjaga nama baik Poktan.
(2) Anggota Poktan memiliki hak suara dan hak bicara, hak untuk dipilih menjadi
(3) Anggota Poktan wajib Menjunjung Tinggi Nama Baik Poktan, Mentaati AD, ART dan aturan-atuan lain yang disepakati bersama.
(4) Anggota Poktan wajib membayar iuran anggota
-------------------------------------------- Pengurus -------------------------------------
Pasal 6Kelompok Tani diurus oleh Badan Pengrus yang dipilih oleh Anggota dan sekurang-kurangnya terdiri dari 5 orang dengan memperhatikan keseimbangan unsur perempuan dan laki-laki.
Pasal 7------------ Tanggungjawab dan Tugas Personalia Pengurus adalah sebagai berikut -----
(1) Personalia Pengurus berkewajiban untuk mengemban tugas secara mengurus Kelompok Tani secara bertanggung jawab.
(2) Pengurus dapat membentuk seksi-seksi sesuai dengan keperluan.
-------------------------------------------Rapat-Rapat -----------------------------------
Pasal 8Rapat-rapat terdiri dari:(1) Rapat Tahunan Anggota (RAT) adalah forum tertinggi untuk pengambilan keputusan.(2) Tata cara rapat-rapat diatur lebih lanjut dalam Anggaran Rumah Tangga
---------------------------------------- Aturan Tambahan ---------------------------------
Pasal 9Hal-hal yang belum diatur dalam AD ini akan diatur dalam Anggran Rumah Tangga (ART) dan tidak boleh bertentangan dengan AD ini.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus26Ditetapkan di : ....................................................................Pada Tanggal : ....................................................................
PENGURUS POKTAN .....................
K E T U A SEKRETARIS
(...........................................) (........................................)
ANGGOTA
1. ..................................................................................2. ..................................................................................3. ..................................................................................4. ...................................................................................Dan seterusnya.
27
lamPiran 2
anggaran rumah tangga kelomPok tani
Nama Kelompok Tani :Tahun Pendirian :Alamat :
------------------------------Nama, Tempat Kedudukan dan Waktu ----------------------
Pasal 1Kelompok Tani ini bernama .......................................................................................................
Pasal 2Kelompok Tani ....................................berkedudukan di dusun .........................................................Desa.................................................Kecamatan.........................
Pasal 3Kelompok Tani ini didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.
-------------------------------------- Asas, Tujuan dan Visi -------------------------------
Pasal 4Kelompok Tani ........................................berasaskan Pancasila.
Pasal 5Kelompok Tani ......................................bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.
Pasal 6 Visi Kelompok Tani ............: Petani Sejahtera Melalui Lingkungan yang Lestari
---------------------------------------------- Usaha --------------------------------------
Pasal 7Tujuan dan Visi tersebut diwujudkan melalui usaha sebagai berikut:(6) Mengusahakan kebun karet/lada lestari.(7) Mengusahakan tumpang sari tanaman produktif lainnya di dalam kawasan kebun
karet dan kebun lada.(8) Melakukan pengembangan keragaman produk karet, lada dan komoditas lainnya.(9) Menumbuhkan usaha bersama untuk pemasok dan pemasaran bersama.(10) Bekerjasama dengan pemerintah, swasta dan lembaga lainnya untuk meningkatkan
hasil dan kualitas produk.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus28------------------------------------------ Keanggotaan -----------------------------------
Pasal 8(1) Keanggotaan bersifat terbuka dan sukarela(2) Syarat anggota adalah petani yang berusia 18 tahun atau sudah menikah sehingga
cakap di hadapan hukum.(3) Menetap di wilayah kerja Poktan.(4) Penerimaan Anggota melalui pengisian formulir permohonan dan direkomendasikan
oleh dua orang anggota yang sudah terdaftar(5) Keanggotaan sekurang-kuranya 30% terdiri dari kaum perempuan.
Pasal 9Anggota dinyatakan berhenti apabila:(1) Mengundurkan diri (2) Meninggal duia(3) Diberhentikan atas keputusan Pengurus karena wanprestasi dan setelah mendengar
dan mempertimbangkan pembelaan diri dari yang bersangkutan.
---------------------- Tanggung jawab, Hak dan Kewajiban Anggota Poktan --------------
Pasal 10Tanggung jawab anggota PoktanAnggota Poktan bertanggung jawab memajukan dan menjaga nama baik Poktan. Anggota melapor kepada Ketua dan berkoordinasi dengan anggota
Pasal 11
Hak Anggota Poktan(1) Hak suara dan hak bicara.(2) Mendapatkan Pelayanan secara adil (pelatihan, kursus, studi banding, subsidi pemer-
intah) Poktan.(3) Mendapatkan informasi dan pengetahuan dari Poktan(4) Mendapatkan akses terhadap teknologi tepat guna (5) Mengakses Program-Program Poktan yang disusun dan disahkan dalam Rapat Pok-
tan(6) Menyampaikan usul dan kritik kepada Pengurus Poktan(7) Menghadiri Rapat berkala dan Rapat Tahunan Anggota Poktan(8) Hak untuk dipilih sebagai anggota Badan Pengurus dan Pengawas(9) Mendapatkan pembagian barang-barang atau materi baik dengan balas jasa maupun
secara percuma sesuai dengan ketentuan/peraturan Poktan
Pasal 12Kewajiban Anggota Poktan(1) Menjunjung Tinggi Nama Baik kelompok Tani(2) Menaati AD/ART dan Poljak serta Sistem Manajemen Internal Poktan
29
(3) Membayar iuran Poktan.(4) Mentaati keputusan-keputusan RAT dan Keputusan Pengurus(5) Terlibat dalam kegiatan-kegiatan kelompok seperti Rapat, Pertemuan, dan mengerja-
kan kegiatan-kegiatan bersama lainnya.(6) Menyampaikan informasi dari luar kepada Pengurus Poktan(7) Tidak diperkenankan mengatasnamakan Poktan kecuali mendapat mandat lisan dan
tertulis dari Pengurus
-------------------------------------------- Pengurus -------------------------------------
Pasal 13(1) Kelompok Tani diurus oleh Badan Pengrus yang sekurang-kurangnya terdiri seorang
Ketua, seorang Wakil Ketua, seorang Sekretaris, seorang Bendara, seorang Wakil Bendahara.
(2) Pengurus berwenang menetapkan seksi-seksi sesuai dengan kebutuhan.(3) Pengurus dipilih dari anggota untuk jangka waktu 3 tahun.(4) Pengurus hanya dapat dipilih 2 kali periode kepengurusan.(5) Pengurus dipilih dengan musywarah dan mufakat dalam forum Rapat Anggota Tahu-
nan(6) Apabila mufakat tidak tercapai pengurus dipilih melalui pemungutan suara(7) Personalia Pengurus harus memperhatikan sensitivitas jender
Pasal 14------------ Tanggung jawab dan Tugas Personalia Pengurus adalah sebagai berikut ----
(1) Ketua Kelompok Tani adalah penanggung jawab umum dari keberadaan dan kegiatan Poktan, baik ke dalam (kepada anggota) maupun keluar (masyarakat dan pihak lain yang berkepentingan)
(2) Dalam Pelaksanaannya Tanggungjawab dapat dilimpahkan kepada Wakil Ketua atau anggota lain yang ditunjuk.
(3) Ketua Kelompok Tani memiliki tugas sebagai berikut:(a) Melakukan koordinasi dengan jajaran pengurus dan anggota(b) Bersama dengan Sekretaris mengundang rapat(c) Memimpin pertemuan/rapat(d) Mewakili kelompok di dalam dan di luar pengadilan(e) Memimpin Jajaran Pengurus dan Anggota Poktan untuk mencapai tujuan Menjaga
visi organisasi(f) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan bersama jajaran pengurus dan ang-
gota(g) Mengawasi penanganan keuangan organisasi(h) Bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota(i) Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan
anggota apabila terjadi penyimpangan dari ketentuan organisasi.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus30(4) Sekretaris Kelompok Tani adalah penanggung jawab urusan dan tatalaksana admin-
istrasi non keuangan Kelompok.
(5) Sekretaris Kelompok Tani memiliki tugas sebagai berikut:(a) Menandatangani surat-surat bersama Ketua Poktan(b) Memberi nomor dan mengagendakan surat-surat masuk dan keluar(c) Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar(d) Membuat dan menyimpan data anggota dan buku stambuk anggota(e) Membuat notulen rapat-rapat Poktan(f) Membuat konsep Surat Keputusan, Surat Tugas, Dokumen Kerjasama dan lain-
lain(g) Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota(h) Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota (i) Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan
anggota apabila terjadi penyimpangan dari ketentuan organisasi.
(6) Bendahara dan Wakil Bendahara baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama ber-tanggung jawab atas tatalaksana Keuangan Poktan. Bendahara melapor kepada Ketua dan Membuat Laporan Bulanan dan Tahunan Keuangan kepada Anggota dan Pihak lain jika diperlukan.
(7) Tugas Bendahara:(a) Membuat kwitansi dan mengarsipkan kwitansi pemasukan dan pengluaran Pok-
tan.(b) Memeriksa pemasukan dan pengeluaran dalam buku Kas yang dilakukan oleh
Wakil Bendahara.(c) Memeriksa rekap pengeluaran dan pemasukan bulanan.(d) Bersama dengan Ketua Membuat Rekening di CU atau Bank.(e) Bersama dengan Ketua menyetor dan Menarik uang dari Rekening.(f) Menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen keuangan bersama Ketua
Poktan.(g) Menyimpan dokumen-dokumen keuangan Poktan.(h) Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.(i) Mempertanggungjawabkan kegiatan keuangan kepada seluruh anggota.
(8) Tugas Wakil Bendara(a) Wakil bendahara adalah pemegang Kas.(b) Menarik dan mencatat iuran anggota Poktan.(c) Mencatat pengeluaran dan pemasukan Kas.(d) Merekap pemasukan dan pengeluaran Kas Bulanan.
(9) Tugas Seksi-Seksi Seksi Mobilisasi Sumberdaya Manusia/Gotong-royong:
(a) Membantu mencatat potensi-potensi lokal, baik SDM maupun SDA.(b) Membuat usulan bahan lokal, teknologi lokal yang dapat digunakan(c) Menggerakkan anggota dan masyarakat sasaran (wanita dan pria) untuk melakukan kegiatan bersama(d) Tugas-tugas lain yang sesuai
31
Tugas Seksi Usaha(a) Melakukan analisis sederhana bidang usaha yang akan dijalankan(b) Mencari informasi pasar dan menyampaikan kepada Poktan melalui Badan Pen-
gurus(c) Mengelola usaha bersama anggota lain yang ditunjuk(d) Memberikan laporan bulanan dan tahunan mengenai usaha kelompok
-------------------------------------------Rapat-Rapat -----------------------------------
Pasal 15Rapat-Rapat terdiri dari:(1) Rapat Anggota Tahunan (RAT) dilaksanakan setahun sekali, selambat-lambatnya pada
tanggal 31 Maret tahun setelah penutupan tahun buku.(2) RAT membahas dan memutuskan:(a) Pertanggungjawaban Pengurus(b) Membahas dan menetapkan program kerja tahun berikutnya(c) Memilih dan mengangkat Pengurus jika masa bakti kepengurusan sudah berakhir.
---------------------------------------- Aturan Tambahan ---------------------------------
Pasal 16Hal-hal yang belum diatur dalam ART ini akan diatur melalui Keputusan Rapat Pengurus Poktan.
Ditetapkan di : ....................................................................Pada Tanggal : ....................................................................
PENGURUS POKTAN .....................
K E T U A SEKRETARIS
(...........................................) (........................................)
ANGGOTA
1. ..................................................................................2. ..................................................................................3. ..................................................................................4. ...................................................................................Dan seterusnya.
Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus32
Hak Cipta 2016Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHSemua hak dilindungi undang-undang/dicetak di IndonesiaPenerbitDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHWisma Bakrie 2, Lt. 5Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B2Jakarta 12920 - Indonesia Phone +62 21 5794 5740Fax +62 21 5794 5740 Email jakarta@sregip.or.idInternet www.sregip.or.idReproduksiDilarang mereproduksi publikasi ini baik seluruhnya maupun sebagian dalam bentuk apa pun tanpa izin dari pemegang hak cipta, kecuali untuk tujuan pendidikan atau nirlaba, dengan ketentuan bahwa pengakuan sumber harus dibuat dan salinannya diberikan kepada GIZ.DisclaimerInformasi yang terdapat dalam publikasi ini diambil dari sumber-sumber yang diyakini dapat diandalkan. Namun, tidak ada pernyataan atau jaminan yang diberikan sehubungan dengan keakuratan, kelengkapan atau keandalannya. GIZ tidak bertanggung jawab atas setiap akibat/ kerugian karena penggunaan isi publikasi ini.