Post on 23-Dec-2015
description
Makalah Komunikasi Bisnis
PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF
Disusun Oleh:
1. Suryo Cahyo Putro C1G0140742. Yusuf Siddiq C1G0140773. Very Sony Indra Suroto C1G0140914. Rofiq Wahyu Sulistianto C1G0140835. Bakhtiar Amaludin C1G0140846. Sri Hartono C1G0141037. Angget K. Pradana C1G0141358. Ahmad Jamilul Khuluk C1G014143
Disusun dalam rangka memenuhi tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis
Program Studi S1-Akuntansi Alih JenjangFakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Jenderal SoedirmanProgram Beasiswa STAR-BPKP Batch-II
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami sampaikan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan rahmat-
Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “Penulisan Pesan-Pesan
Rutin dan Positif” sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis dalam sebagai
bagian dari kegiatan perkuliah program alih jenjang S1-Akuntansi Program Beasiswa STAR-
BPKP Batch II Semester Ganjil.
Dalam penyusunan makalah ini, Tim Penyusun menyadari sepenuhnya bahwa penulisan
makalah ini tidaklah mudah dan terdapat beberapa tantangan dan hambatan yang harus dilalui.
Oleh karena itu, tim penyusun mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua
pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapat
balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.
Selanjunya, besar harapan dari tim penyusun semoga makalah ini dapat bermanfaat
sebagai referensi pemikiran bagi pihak-pihak yang membutuhkan, terutama para teman
mahasiswa dan terlebih lagi bagi penyusun sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai.
Akhir kata, tim penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan dan penyelesaian makalah
ini, terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik
dan saran yang konstruktif dari pembaca agar dapat menjadi perbaikan bagi kami untuk makalah
selanjutnya. Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Tim Penyusun
2
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.............................................................................................................................. i
KATA PENGANTAR............................................................................................................................ ii
DAFTAR ISI........................................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah............................................................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan Makalah.................................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN........................................................................................................................ 3
A. Pendekatan Penulisan Pesan Rutin dan Positif................................................................................... 3
B. Tiga Tahap Penulisan Pesan Rutin dan Positif Melalui...................................................................... 4
C. Penulisan Pesan Permintaan Rutin...................................................................................................... 5
1. Strategi Penulisan Pesan Permintaan Rutin............................................................................... 5
2. Contoh Pesan Permintaan Rutin: ............................................................................................... 6
a. Permintaan Informasi dan Tindakan.................................................................................... 6
b. Permintaan Rekomendasi..................................................................................................... 7
c. Permintaan Klaim dan Penyesuaian..................................................................................... 8
D. Penulisan Pesan Positif ...................................................................................................................... 8
1. Strategi Penulisan Balasan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif...................................... 8
....................................................................................................................................................
2. Contoh Balasan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif....................................................... 9
a. Pesan-Pesan Good News dan Goodwill................................................................................ 9
b. Surat Konfirmasi Pesanan.................................................................................................... 10
c. Menjawab Permintaan Informasi......................................................................................... 10
d. Menangani Permintaan Kredit Rutin.................................................................................... 11
e. Surat Rekomendasi............................................................................................................... 12
E. Penulisan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif di Lingkungan Pemerintahan.......................... 12
BAB III PENUTUP................................................................................................................................ 14
A. Kesimpulan........................................................................................................................................ 14
B. Saran.................................................................................................................................................. 14
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................................. 15
LAMPIRAN............................................................................................................................................ 15
3
BAB IPENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi dalam bentuk tertulis baik dalam bentuk surat, memo, ataupun bentuk
yang lainya untuk kalangan intern atau ekstern organisasi perusahaan merupakan hal yang
biasa dilakukan dalam sebuah organisasi serta memainkan peran yang cukup penting dalam
manajemen. Selain sebagai sarana komunikasi, penulisan pesan-pesan bisnis tertulis juga
dapat memberikan suatu kesan postif atau citra yang baik bagi sebuah organisasi. Meskipun
teknologi informasi telah menyediakan alternative media komunikasi yang tersedia saat ini,
eksistensi komunikasi tertulis dalam bentuk surat tidak dapat dihilangkan. Surat bisnis yang
diperlukan bagi organisasi yang memerlukan catatan permanen (permanent record),
kerahasiaan, formalitas, sensitivitas dan penyajian yang baik.
Salah satu pesan bisnis yang biasa dilakukan oleh organisasi adalah penulisan
pesan-pesan rutin dan penulisan pesan positif. Terdapat berbagai jenis pesan rutin dan positif
yang ada dalam organisasi dan tentunya jenis-jenis pesan tersebut akan berbeda antar
organisasi satu dengan organisasi lain. Banyaknya variasi pesan tersebut disebabkan oleh
karakterisik dari aktivitas operasi organisasi yang berbeda-beda.
Meskipun terlihat sederhana, namun penulisan pesan-pesan rutin dan positif tidaklah
mudah. Guna mewujudkan hal tersebut, salah satu hal yang perlu mendapat perhatian khusus
bagi organisasi adalah mengetahui sepenuhnya bagaimana menyusun penulisan pesan-pesan
bisnis tersebut dengan benr dan baik. Dengan penulisan pesan-pesan yang baik dan benar
tentunya akan mendukung terwujudnya komunikasi yang efektif dalam sebuah organisasi
yang merupakan kunci keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam latar belakng di atas, tim penyusun menguraikan beberapa
rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana strategi dalam menyusun permintaan dan menjawab pesan-pesan rutin?
2. Bagaimana strategi dalam menyusun permintaan pesan-pesan positif?
3. Apa saja contoh pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif baik di lingkungan bisnis dan
pemerintahan?
1
C. Tujuan Penulisan Makalah
Berdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai
berikut:
1. Menguraikan strategi dalam menyusun permintaan dan menjawab pesan-pesan rutin.
2. Menguraikan strategi dalam menyusun permintaan pesan-pesan positif.
3. Menjelaskan dan menguraikan beberapa contoh pesan-pesan rutin dan positif dalam
lingkungan bisnis dan pemerintahan.
2
BAB IIPEMBAHASAN
A. Pendekatan Penulisan Pesan Rutin dan Positif
Untuk menulis pesan rutin dan positif, seseorang perlu memperhatikan pola penulisan
yang digunakan. Terdapat dua pola penulisan pesan yakni pendekaran langsung (direct
approach) dan pendekatan tidak langsung (indirect approach). Pendekatan langsung
merupakan pennulisan pesan yang ditulis secara deduktif dimana penulisan pesan diawali
dengan ide pokok dan selanjutnya diikuti oleh bukti-bukti pendukungnya. Sebaliknya,
pendekatan tidak langsung adalah penulisan pesan yang diawali dengan bukti-bukti dan kasus
pendukung baru kemudian diakhiri dengan ide pokoknya (Boove dan Till, 2008). Perbedaan
dari kedua pola pendekatan tersebut digambarkan melalui tabel 2.1 di bawah ini:
Direct Approach Indirect Approach
Reaksi Penerima Gembira/Tertarik/Puas/Netral Tidak Senang Tidak Tertarik
Pembuka Mulai dengan ide pokok,Mulai dengan pernyataan
netral
Mulai dengan pernyataan atau
pertanyaan yang menangkap
perhatian.
Isi Penjelasan Secara Detail
Berikan alasan untuk
membenarkan jawaban
negatif. Menyatakan atau
menyiratkan kabar buruk,
dan membuat sugesti positif
Bangun penjelasan yang
meningkatkan minat pembaca
Penutup
Tutup dengan komentar yang
menyenangkan, referensi
berita baik, dan tindakan
yang diinginkan.
Tutup dengan hormat. Permintaan Tindakan.
Tabel 2.1 Pendekatan Penulisan Pesan-Pesan Bisnis (Boove dan Till, 2008)
Berdasarkan gambaran mengenai dua pola penulisan di atas, maka sesuai dengan maksud
dan tujuannya, menurut (Boove dan Till, 2008) penulisan pesan rutin dan positif lebih tepat
apabila dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung.
3
B. Tiga Tahap Penulisan Pesan Rutin dan Positif
Terdapat tiga tahap penulisan pesan rutin dan positif yang bias dilakukan untuk mencapai
tujuan komunikasi yang efektif yakni sebagai berikut:
1. Perencanaan Pesan
Meskipun perencanaan pesan rutin dan positif hanya menghabiskan beberapa menit
saha, empat aktivitas dalam tahap perencanaan masih perlu dilakukan. Pertama,
menganalisis situasi untuk memastikan kejelasan tujuan pesan yang akan dibuat serta
memastikan penerima pesan memahami pesan tersebut. Kedua, mengumpulkan informasi
yang dinginkan oleh para penerima pesan. Termasuk semua informasi yang diperlukan oleh
penerima pesan untuk menghemat waktu dalam memahami informasi yang disampaikan.
Ketiga, pilih media yang tepat untuk menyampaikan pesan tersebut apakah melalui media
digital atau melalui surat, Keempat, mengatur informasi Anda secara efektif yang meliputi
mendefinisikan Ide pokok, membatasi ruang lingkup, memilih pendekatan langsung atau
tidak langsung, dan menyusun outline.
2. Penulisan Pesan
Dalam menulis pesan perlu sekali lagi diperhatikan cara penyampaian pesan dengan
bahasa yang santun dan positif. Gunakan bahasa yang lebih formal apabila memang hal
tersebut diperlukan. Selain itu, untuk memperkuat hubungan dengan penerima pesan dapat
pulsa disampaikan bagaimana kredibilitas yang dimiliki oleh organisasi.
3. Penyelesaian Pesan
Langkah terakhir dalam proses penulisan pesan agar membuatnya efektif, sediakanlah
waktu yang cukup untuk merevisi, mengoreksi sebelum menyampaikannya. Pertama,
merevisi pesan Anda dengan mengevaluasi isi beserta sistematikanya dan pastikan bahwa
pesan tersebut berisi apa yang ingin disampaikan dan mudah dipahami pembaca. Bahkan,
bila perlu, sunting atau menulis ulang untuk membuatnya lebih ringkas dan jelas. Kedua,
periksa kembali presentasi dari pesan yang disusun, seperti memilih jenis dan ukuran huruf
yang sesuai dan menyusunnya dalam format yang baku serta mudah dimengerti.
Selain itu, pastikan pula pesan tersebut bebas dari kesalahan ketik (typo error), kesalahan
tata bahasa dan kesalahan ejaan. Ketiga, pilih metode distribusi yang efisien, menghemat
biaya, kenyamanan, waktu, keamanan, dan privasi.
4
C. Penulisan Pesan Permintaan Rutin
1. Strategi Penulisan Pesan Permintaan Rutin
Seperti semua pesan bisnis, permintaan rutin memiliki tiga bagian: pembukaan,
tubuh, dan menutup dan penulisannya menggunakan pendekatan langsung. Namun hal
yang perlu diingat, sebelum menulis surat apapun, pertimbangkan biaya dan beban kerja
yang ada. Bila tidak memungkinkan untuk menulis pesan, cobalah mencari informasi
melalui pesan telepon, e-mail, pesan instan, atau kunjungan singkat ke rekan kerja untuk
memecahkan masalah dengan cepat. Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat
digunakan dalam menulis pesan permintaan rutin:
a. Sampaikan Permintaan di Awal (State Your Request Up Front)
Untuk menulis pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih
spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Namun demikian terdapat beberapa
hal yang perlu diperhatikan yakni sebagai berikut:
1) Gunakan bahasa yang sopan dan halus;
2) Asumsikan bahwa penerima pesan akan melaksanakan atau menuruti permintaan
yang disampaikan; dan
3) Sampaikan permintaan secara spesifik dan jelas.
b. Jelaskan Permintaan (Explain and Justify Your Request)
Pada bagian batang tubuh pesan sampikan secara rinci permintaan yang ingin
disampaikan. Apabila memungkinkan, yakinkan bahwa permintaan yang disampaikan
juga akan memberikan keuntungan kepada penerima pesan. Selain itu, pada bagian ini
permintaan detail khususnya dalam penyampaian permintaan informasi dapat pula
dilakukan dalam pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti menanyakan
tentang spesifikasi produk dan harga produk. Namun demikian dalam menyampaikan
beberapa pertanyaan tersebut perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1) Sampaikan pertanyaan yang lebih penting di awal;
2) Sampaikan hanya pertanyaan-pertanyaan yang relevan; dan
3) Jika memiliki permintaan yang tidak biasa atau kompleks, bagi menjadi beberapa
pertanyaan sehingga mudah dipahami.
5
c. Permintaan Tindakan (Request Specific Action in a Courteous Close)
Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan
keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan. Selain itu
juga diperlukan informasi penting yang dapat dihubungi segera seperti alamat kantor,
nomot telepon, email, dan informasi lainnya.
2. Contoh Pesan Permintaan Rutin
Terdapat berbagai jenis permintaan rutin, mulai dari permintaan kredit sampai
dengan permintaan penawaran barang. Namun demkian, menurut (Boove dan Till, 2008)
beberapa permintaan rutin tersebut memiliki karakteristik yang hamper sama seperti
permintaan informasi atau tindakan; Permintaan rekomendasi; dan permintaan koreksi
(claim) dan penyesuaian;
a. Permintaan Informasi dan Tindakan
Pesan ini disampaikan apabila diperlukan informasi tentang sesuatu, mendapatkan
pendapat dari seseorang, atau meminta tindakan, Pada dasarnya, permintaan sederhana
dismpaikan gendan mengutarakan beberapa hal yakni:
Apa informasi yang diinginkan atau tindakan apa yang diperlukan dari penerima
pesan?
Alsan perlunya dibuatnya permintaan; dan
Mengapa penerima informasi dianggap tepat untuk memenuhi permintaan tersebut.
Jika penerima pesan dapat melakukan apa yang diinginkan. Ikuti pendekatan
langsung dengan membuka dengan pernyataan yang jelas tentang permintaan. Dalam
situasi yang lebih kompleks, penerima pesan mungkin tidak bersedia membantu kecuali
mereka memahami bagaimana permintaan menguntungkan mereka, sehingga pastikan
untuk menyertakan informasi dalam bagian penjelasan. Berbeda dengan permintaan
yang dikirim di internal organisasi, pesan permintaan yang dikirim kepada pihak-pihak
di luar organisasi biasanya mengadopsi nada tulisan yang lebih formal. Selain itu, perlu
diingat bahwa bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah
senyuman. Terakhir, dalam bagian penutup beritahu penerima pesan dengan sopan
tindakan apa yang harus dilakukan. Jika tanggal adalah penting, tentukan sebuah
tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya dan hindari penutupan
lain yang terlalu berlebihan.
6
b. Permintaan Rekomendasi
Kebutuhan untuk menanyakan tentang seseorang sering terjadi dalam bisnis.
Misalnya, sebelum pemberian kredit, kontrak, pekerjaan, promosi, beasiswa, dan
sebagainya, perusahaan sering meminta seseorang untuk menyertakan referensi dari
pihak ketiga. Untuk itu, biasanya seseorang akan meminta rekan pribadi atau pihak lain
untuk dengan menulis surat rekomendasi untuknya. Sebelum meminta ppihak lain
untuk memberikan rekomendasi, secara informal cobalah meminta izin terlebih dahulu
dan meminta kesediaan mereka.
c. Permintaan Koreksi (Claim) dan penyesuaian
Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman
yang dijanjikan terlambat, barang garansi mengalami kerusakan, atau pelayanan yang
mengecewakan. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat
klaim. Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas, didukung
kliam yang spesifik, dan ditutup dengan pernyataan niat baik. Ketika solusinya sudah
jelas, nyatakan dengan segera. Ketika solusi kurang jelas, hal yang bias dilakukan
adalah dengan meminta informasi perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup
meminta penjelasan.
Dalam isi surat klaim, jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda.
Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa
korespondensi lebih lanjut. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan
efektivitas surat klaim. Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti
faktur, slip penjualan, deskripsi katalog, dan catatan perbaikan. Ketika ada alternatif
solusi, uraikan secara jelas.
Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan
mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. Jika perlu sertakan
tanggal akhir. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. Klaim yang
tertunda juga lebih sulit diverivikasi. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya
akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya.
7
D. Penulisan Pesan Positif
1. Strategi Penulisan Pesan Positif
Penulisan pesan positif dilakukan melalui menggunakan pendekatan langsung
(direct approach) dikarenakan pada umumnya penerima pesan cenderung tertarik atas apa
yang ingin disampaikan. Tujuan yang ingin pesan positif antara lain untuk
mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa
yang diminta, dan memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain,
apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak
emosional. Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat digunakan dalam menulis pesan
positif:
a. Mulai dengan ide Pokok (Start with the main idea).
Penulisan pesan positif diawali dengan ide pokok yang disampaikan secara jelas,
ringkas dan menarik perhatian penerima pesan. Penulisan ide pokok tersebut tidak perlu
disampaikan secara bertele-tele dan melalui basa-basi yang tidak perlu melainkan
langsung kepada inti pesan (to the point). Cara terbaik untuk menulis pembukaan yang
jelas adalah dengan memikirkan gagasan yang jelas tentang apa yang ingin
disampaikan. Untuk mempermudah, gunakan pertanyaan berikut, "Apa pesan yang
paling penting untuk penerima pesan?"
b. Sampaikan rincian penjelasan (Provide necessary details and explanation).
Dalam bagian ini jelaskanlah maksud yang ingin disampaikan sejelas-jelasnya agar
tidak membuat penerima pesan ragu dan bingung. Sampaikanlah informasi-informasi
detail yang mendukung ide pokok dan buatlah informasi tersebut selalu positif.
Namun, apabila terdapat sebuah informasi negatif yang memang harus disampaikan,
usahakan informasi tersebut dinyatakanlah melalui konteks lebih positif. Selain itu,
dalam lingkungan bisnis, jika pesan positif disampaikan dengan pelanggan, dalam
bagian ini dapat pula disampaikan pesan untuk semakin meyakinkan pelanggan bahwa
pilihan/tindakan yang dibuat oleh pelanggan adalah tepat. Hal tersebut, diperlukan
untuk memperkuat hubungan bisnis.
c. Akhiri dengan Sopan (End with a courteous close).
Pesan yang disampaikan kemungkinan besar akan berhasil jika pembaca anda benar-
benar tertarik dan memahami maksud yang disampaikan. Lengkapi pesan dengan
8
mengatakan bahwa penerima pesan akan memperoleh manfaat. Apbila diperlukan
sebuah tindaklanjut, nyatakanlah kepada penerima pesan secara jelas tindakan apa yang
perlu dilakukan. Selanjutnya, satu hal yang tidak boleh dilupakan dalam bagian ini
adalah mengakhiri bagian penutup dengan suatu pernyataan sikap keramahan atau
kesopanan sebagai bentuk apresiasi (penghargaan, penghormaatan).
2. Contoh Pesan Positif
Pesan-pesan positif di sangat banyak dan beragam jenis dan bentuknya. Namun
demikian berikut ini beberapa contoh pesan bisnis positif yang umum:
1) Pesan-Pesan Good News dan Goodwill
Pesan-pesan Good News dan Good Will adalah pesan-pesan bisnis yang
memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan
good news dan good will, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk
mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien,
karyawan, dan masyarakat publik pada umumnya. Good News dapat dibagi menjadi
beberapa jenis, yakni:
a) Good News tentang Pekerjaan
Merupakan pesan bisnis positif berkaitan dalam lingkungan pekerjaan. Penulisan
good news tentang pekerjaan pada umumnya dilakukan dengan penekatan langsung
(direct approach). Dalam dunia bisnis terdapat beberapa contoh good news yang
berkaitan tentang pekerjaan, baik yang bersifat finansial maupun non-finansial
Finansial Non-Finansial
Kenaikan gaji Promosi Jabatan
Bonus lembur kerja dan Insentif Tanda penghargaan
Tunjangan hari raya Fasilitas kendaraan dan perumahan
Kredit bunga sangat ringan Proposal suatu proyek diterima
b) Good News tentang Produk
Berkaitan dengan berita mengenai produk dengan tujuan untuk
mengembangkan bisnis dengan menggunakan strategi yang berkaitan dengan
produk yang dihasilkan seperti penetapan harga produk yang kompetitif, produk
yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, pemilihan strategi
distribusi yang tepat. Contoh Good News tentang produk seperti :9
Pemberian diskon harga produk hingga 30%
Sistem beli 3 produk dapat tambahan gratis 1
Jaminan layanan garansi, dan sebagainya.
c) Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis/hubungan baik dengan berbagai pihak seperti pelanggan,
pemasok, kien dan sebagainya. Pesan-pesan goodwil dapat disampaikan melalui
pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai atau pihak lain, ucapan ulang
tahun, selmat atas study, ucapan motivasi dan sebagainya.
2) Surat Konfirmasi Pesanan
Diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang
cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai
pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi. Penulisan
Surat Konfirmasi Pesan dilakukan melalui dengan pendekatan langsung yakni:
Paragraf pertama dari surat berisi pernyataan tentang kabar gembira. Pelanggan
ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan untuk menerima
produk.
Pada bagian tengah dinyatakan secara jelas rangkuman semua transaksi secara
akurat dan jelas, jumlah produk yang dipesan, harga produk, kapan pengiriman,
cara pengiriman biaya pajak, dan keterangan lain yang diperlukan terkait produk.
Pada bagian akhir ucapkan terima kasih atas kerja sama yang baik yang ditunjukan
dengan adanya pesanan tersebut.
3) Menjawab Permintaan Informasi
Permintaan informasi merupakan hal yang penting untuk dijawab dan harus
direspon dengan cepat. Karena hal ini berkaitan dengan hubungan baik kegiatan bisnis
dengan relasi maupum customer. Tanggapan yang lakukan sebagai bentuk jawaban
permintaan informasi bisa dikelompokkan sebagai berikut:
a) Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Pelanggan yang prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog, atau brosur
untuk membantu mereka dalam memilih produk. Jawaban yang respondif, sopan,
dan bersedia membantu akan menggugah mereka untuk membeli. Dalam
10
memberikan jawaban atas permintaan potensial pembeli, terdapat tiga tujuan utama
yang dicapai yaitu: (1) Memberikan tanggapan terhadap semua pertanyaan atau
menjawab semua pertanyaan; (2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3)
memberikan kesan yang baik teradap pelanggan dengan memberikan tanggapan
yang baik dan tambahan informasi produk terbuaru.
b) Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan
yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan. Dalam hal ini jawaban atas
permintaan informasi tidak dilengkapidengan informasi terbaru, seperti produk baru
atau bentuk-bentuk layanan yang baru. Jadi surat tanggapan yang dibuat semata
mata untuk menanggapi permintaan informasi yang diminta oleh pelanggan.
4) Menangani Permintaan Kredit Rutin
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu
lembaga keuangan bank maupun non bank kepada nasabah untuk berbagai
kepentingan. kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan
kredit (credit approval letter) dan referensi kredit (credit reference).
1. Persetujuan Kredit :
Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Bagian-bagianya
dapat diuraikan sebagai berikut:
a) Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan
persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut
b) Bagian pertengahan mencakup beberapa hal antara lain, batas maksimal
jumlah kredit yang diberikan. Lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal
rekening dikirim,beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan
konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan kredit tersebut.
2. Memberikan Referensi Kredit :
Pada umumnya kredit tidak memerlukan referensi maupun rekomendasi dari suatu
pihak, akan tetapi untuk jenis jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit tinggi,
11
umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Ada dua
hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi yaitu:
a) Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan dan
b) Ungkapkan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit
diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara
online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor
cabang yang mereka miliki.
5) Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi (Recommendation Letter) merupakan surat yang diberikan
dari seseorang yang memiliki suatu posisi penting dalam suatu perusahaan kepada
seseorang pegawainya. Dalam surat rekomendasi biasanya dijelaskan mengenai hal
yang berkaitan dengan kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif
lainnya yang dapat digunakan sebagai dukungan untuk melanjutkan karir.
Surat rekomendasi biasanya rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi
surat rekomendasi tersebut, surat rekomendasi langsung dikirimkan kepada pihak yang
dituju. Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang
berkaitan erat dengan orang. Karakteristik dari surat rekomendasi adalah sebagai
berikut:
Nama lengkap pemohon
Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
Hakikat hubungan antara penulis dengan pemohon
Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.
E. Penulisan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif di Lingkungan Pemerintahan
< Mas Ilul, Rofiq dkk.>, sekilas mungkin hamper sama dengan teori tapi biasanya kalau masalh
korespondensi kedinasan ada aturannya, formatnya harus baku dll. (PMK Tata Naskah Dinas), dan
mungkin yang perlu disoroti pendekatan yang digunakan apakah menggunakan direct approach
atau indirect??>. Pengalaman saya salam surat menyurat di kantor sih biasanya cenderung pake
indirect>. Pokoknya dilengkapi saja lah..
12
13
BAB IIIPENUTUP
A. Kesimpulan
< bagi tugas ya bro>
B. Saran
< bagi tugas ya bro>
14
DAFTAR PUSTAKA
Guffey, Marry Ellen, dan Dana Loewy. (2010). Essentials of Business Communcation. South-
Western Cengage Learning, Mason OH.
Booove, Courlan L, dan John V. Till. (2008). Business Communcation Today. Pearson-Prentince
Hall, New Jersey.
Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis. Erlangga. Jakarta.
http://adieahmeth.blogspot.com/2010/09/surat-rutin-dan-pesan-berisi-niat-baik.html
15
LAMPIRAN
16