Kombis Rangkuman Buku Final

62
Bab. 1 Dasar-dasar Komunikasi Bisnis Pendahuluan Menurut Pedler (2002) ada tiga jenis keterampilan manajerial yang harus dimiliki oleh seorang manajer agar ia dapat mengelola sumberdaya dengan baik: 1. Keterampilan Tehnik adalah suatu cara dimana para pekerja mencapai tujuan dari suatu kegiatan yang spesifik yang melibatkan metode, prosedur teknis dan proses. 2. Keterampilan berhubungan dengan pekerja adalah kemampuan untuk bekerja sama dengan pihak lain. 3. Keterampilan Konseptual adalah kemampuan untuk mengidentifikasi dan menganalisa masalah dan melaksanakan keputusan yang efektif. Keterampilan Komunikasi yang Harus Dikuasai oleh Manajer adalah: - Memotivasi pekerja - Mengatasi konflik yang terjadi didalam perusahaan - Membujuk pelanggan baik internal maupun eksternal - Memecahkan masalah dan mengambil keputusan - Memfasilitasi diskusi kelompok kecil Pengertian Komunikasi 1

description

rangkuman buku komunikasi bisnis

Transcript of Kombis Rangkuman Buku Final

Page 1: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 1

Dasar-dasar Komunikasi Bisnis

Pendahuluan

Menurut Pedler (2002) ada tiga jenis keterampilan manajerial yang harus dimiliki oleh

seorang manajer agar ia dapat mengelola sumberdaya dengan baik:

1. Keterampilan Tehnik adalah suatu cara dimana para pekerja mencapai tujuan dari

suatu kegiatan yang spesifik yang melibatkan metode, prosedur teknis dan proses.

2. Keterampilan berhubungan dengan pekerja adalah kemampuan untuk bekerja sama

dengan pihak lain.

3. Keterampilan Konseptual adalah kemampuan untuk mengidentifikasi dan menganalisa

masalah dan melaksanakan keputusan yang efektif.

Keterampilan Komunikasi yang Harus Dikuasai oleh Manajer adalah:

- Memotivasi pekerja

- Mengatasi konflik yang terjadi didalam perusahaan

- Membujuk pelanggan baik internal maupun eksternal

- Memecahkan masalah dan mengambil keputusan

- Memfasilitasi diskusi kelompok kecil

Pengertian Komunikasi

Kata Komunikasi berasl dari bahasa latin “communicare” yang berarti memberi,

mengambil bagian atau meneruskan sehingga terjadi sesuatu yang umum, sama atau

saling memahami.

Elemen Komunikasi Terdiri dari:

- Sumber Informasi adalah orang yang menyampaikan pesan.

- Encoding adalah suatu proses dimana sitem pusat syaraf sumber informasi memerintah

sumber informasi untuk memilih simbol-simbol yang dapat dimengerti.

- Pesan adalah segala sesuatu yang memiliki makna bagi penerima.

1

Page 2: Kombis Rangkuman Buku Final

- Media adalah cara atau peralatan yang digunakan untuk menyampaikan pean kepada

penerima.

- Decoding adalah proses dimana penerima pesan menginterpretasikan pesan yang

diterimanya sesuai dengan minat, pengetahuan dan kepentignya.

- Feedback adalah respon yang diberikan oleh penerima pesan kepada pengirim senagai

tanggapan atas informasi yang dikirim suatu pesan.

- Hambatan adalah berbagai hal yang dapat membuat proses komunikasi tidak berjalan

dengan efektif.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Ketepatan Pesan

Beberapa faktor yang mempengaruhi ketepatan pesan adalah:

- Iklim organisasi

- Proses komunikasi yang terlibat

- Latar belakang budaya

- Sikap dan perilaku pihak yang terlibat dalam proses komunikasi

- Pengetahuan komunikator terhadap masalah yang dibicarakan

Karakteristik Komunikasi

Adapun karakteristik komunikasi menurut Penrose adalah:

1. Komunikasi adalah proses yang dinamis.

2. Komunikasi adalah sesuatu yang tidak dapat dihindari dan tidak dapat diubah kembali.

3. Komunikasi bersifat proaktif.

4. Komunikasi merupakan sesuatu yang interaktif.

Bentuk Dasar Komunikasi

Menurut bentuknya, komunikasi dapat dikelompokkan menjadi komunikasi nonverbal

dan komunikasi verbal.

1. Komunikasi Nonverbal: lebih tidak terstruktur, lebih sulit dipelajari, dan bersifat lebih

spontan.

Beberapa kelebihan dari Komunikasi nonverbal:

2

Page 3: Kombis Rangkuman Buku Final

- Lebih dapat dipercaya. Seseorang dapat dengan mudah mengontrol atau memanipulasi

kata-kata yang digunakannya.

- Lebih Efisien.Baik bagi pengirim atau penerima pesan, penggunaan komunikasi non-

verbal bisa membuat proses komunikasi menjadi lebih efisien.

2. Komunikasi Verbal: Terdapat empat jenis komunikasi verbal yang digunakan di

lingkungan bisnis, yaitu berbicara, menulis, membaca dan mendengarkan. Suatu

penelitian menunjukan kaum bisnis menggunakan sebagian waktu untuk Mendengarkan

(45%) dan Berbicara (30%). Mereka menggunakan waktu sisanya Membaca (16%) dan

Menulis (9%).

Hambatan-Hambatan Komunikasi

Menurut Sigband dan Bell, hambatan dalam proses komunikasi dapat dikelompokkan

menjadi hambatan nonverbal dan verbal.

- Hambatan Nonverbal

Perbedaan persepsi, perbedaan kepentingan, perbedaan pengetahuan tentang topik yang

dikomunikasikan,keterlibatan emosi, kurangnya introspeksi, kesalahan dalam menilai

penampilan, pesan yang disampaikan kurang jelas, hanya mendengarkan pesan secara

pasif.

- Hambatan Verbal

Menurut Boove dan Thill ada beberapa hal yang dapat menjadi hambatan verbal, antara

lain: Kesalahan pemilihan kata, Kurangnya perbendaharaan kosa kata, Kesalahan

penulisan atau pengucapan, Perbedaan level antara pengirim dan penerima pesan.

3

Page 4: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 2

Komuikasi Organisasional

Pendahuluan

Secara umum, ada dua fungsi komunikasi dalam organisasi yaitu: Sebagai alat bantu

yang bisa digunakan untuk mencapai tujuan dan sebagai suatu alat untuk menyatukan

semua anggota menjadi satu kesatuan yang kohesif.

Pengelompokkan Komunikasi Organisasi Berdasarkan Formalitasnya

Ditinjau dari segi formalitas, komunikasi organisasional dapat dikelompokkan menjadi

komunikasi informal dan formal.

- Komunikasi Informal: merupakan suatu proses komunikasi yang terjadi diantara para

anggota organisasi tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang berlaku di

organisasi.

- Komunikasi Formal: merupakan suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal

sesuai dengan struktur organisasi.

Ditinjau dari arhnya, komunikasi formal bisa dikelompokkan menjadi:

1. Komunikasi ke bawah merupakan komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan

bawahannya dalam suatu organisasi. Komunikasi ke bawah digunakan untuk

menyampaikan informasi mengenai pekerjaan , Hubungan pegawai dengan organisasi

dan hubungan organisasi dengan dunia luar.

Beberapa alasan yang menyebabkan mengapa komunikasi ke bawah sering tidak berjalan

dengan lancar:

- Pertumbuhan perusahaan mengakibatkan terjadinya keterisolasian.

- Tujuan tidak didefinisikan dengan jelas.

- Manajer tidak berusaha untuk mengevaluasi kondisi komunikasi yang saat ini

berlangsung.

- Terjadi kebingungan siapa yang harus bertanggung jawab atas komunikasi tersebut.

2. Komunikasi Sejajar merupakan komunikasi diantara orang-orang yang mempunyai

jabatan yang selevel tapi berbeda departemen. Beberapa hal yang menyebabkan

4

Page 5: Kombis Rangkuman Buku Final

komunikasi lateral tidak baik adalah adanya departementasi dan konflik antara individu

yang ada di organisasi tersebut.

3. Komunikasi ke atas merupakan komunikasi dari bawahan ke atasan, dan biasanya

dalam bentuk laporan, baik tertulis maupun tidak.

Beberapa hal yang menyebabkan komunikasi ke atas tidak efektif antara lain:

- Semakin kompleksnya struktur organisasi.

- Rasa takut bawahan untuk menyampaikan berita buruk kepada atasan.

- Hubungan atasan dan bawahan.

- Adanya filtrasi pesan sering mengakibatkan pesan tidak sesuai dengan yang sebenarnya.

- Terjadinya bottleneck yang menghambat kelancaran arus informasi.

Pengelompokkan Komunikasi Organisasional Berdasarkan Polanya

Berdasarkan polanya, komunikasi organisasional dikelompokkan menjadi empat pola:

a. Pola Roda.

Dalam posisi ini, seseorang bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi.

Anggota kelompok lainnya berfungsi untuk menyampaikan dan menerima semua pesan

melalui pemimpin komunikasi.

b. Pola Rantai.

Merupakan suatu pola yang terpusat, anggota lain berfungsi sebagai alat untuk

menyalurkan informasi anatar titik pusat dengan orang-orang yang ada di ujung garis

komunikasi.

c. Pola Lingkaran.

Dalam pola ini, semua anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk

melakukan komunikasi.

d. Pola Bintang.

Dalam pola ini setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berbicara dengan semua

anggota lainnya.

Suasana Komunikasi

Beberapa faktor yang mempengaruhi suasana komunikasi antara lain:

1. Pola komunikasi yang digunakan (sesuai keempat pola di atas)

5

Page 6: Kombis Rangkuman Buku Final

2. Gaya Manajemen

3. Etika Komunikasi

Gaya Manajemen

Suatu hasil penelitian mengindikasikan adanya empat gaya dasar manajemen yaitu:

- Directive Style

Pimpinan puncak yang menerapkan gaya ini cenderung mengambil sendiri semua

keputusan, karena pimpinan berasumsi bahwa para bawahan tidak bisa dipercaya atau

tidak mempunyai kemampuan.

- Coaching Style

Pimpinan puncak cenderung memberi pengarahan dan tugas-tugas yang harus

dikerjakan oleh para pekerja.

- Supportive Style

Pimpinan berasumsi bahwa para pekerja mempunyai kemampuan dan motivasi kerja

yang tinggi.

- Delegating Style

Pimpinan puncak memberikan kebebasan kepada pegawai untuk mengambil keputusan

dan menjalankan pekerjaan masing-masing.

Etika Komunikasi

Dari segi moral, yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan antara lain:

- Kode etik yang berlaku di perusahaan.

- Melakukan asumsi (seakan-akan anda pihak lemah).

- Pertimbangan apakah komunikasi yang dikalukan menguntungkan kedua pihak.

- Mengkomunikasikan secara jujur.

- Argumentasi yang manusiawi.

- Mementingkan kepentingan organisasi.

- taktik penyampaian pesan yang baik.

Pengelolaan Komunikasi dalam Organisasi

Beberapa cara yang dapat digunakan dalam mengelola komunikasi rutin antara lain:

6

Page 7: Kombis Rangkuman Buku Final

- Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin.

- Memberikan intruksi yang jelas.

- Mendelegasikan tanggung jawab.

- Melatih keterampilan menulis dan berbicara.

7

Page 8: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 3

Komunikasi Antar Budaya

Pendahuluan

Dewasa ini lingkungan bisnis berubah dengan sangat cepat.Oleh karena itu maka saat ini

sangat dibutuhkan keterampilan komunikasi yang dapat diterima dengan baik di semua

budaya. Keterampilan yang dibutuhkan tersebut disebut Intercultural Communication”

atau Komunikasi Antar Budaya.

Komunikasi Antar Budaya menurut Bovee & Thill adalah proses penyampaian dan

penerimaan pesan antara individu yang latar belakang budayanya mengarahkan mereka

untuk menginterprestaikan pesan secara berbeda.

Tren yang Menyebabkan Pentingnya Komunikasi Antar Budaya

Ada dua tren yang menyebabkan pentingnya komunikasi antarbudaya yaitu: Globalisasi

dan Angkatan kerja yang beragam budaya.

- Globalisasi.

Perkembangan teknologi informasi merupakan salah satu factor uang mengakibatkan

pasar global, Contohnya dengan kemajuan teknologi informasi maka rapat jarak jauh

dapat dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di belahan dunia lain.

- Angkatan Kerja dengan Beragam Budaya

Saat ini dengan terbuka pasar secara global maka angkatan kerja yang ada di suatu

negarapun ikut mengalami perubahan. Di Indonesia dengan semakin banyaknya

perusahaan yang berskala internasional beroperasi maka angkatan kerja dalam suatu

organisasi akan menjadi angkatan kerja yang beragam budaya.

Memperbaiki Sensitivitas Antar Budaya

Budaya adalah simbol, kepercayaan, nilai, harapan dan norma perilaku yang dalam suatu

masyarakat. Kelompok yang paling utama adalah budaya dimana anda berbagi beragam

nilai dnegan orang-orang yang satu negara dengan anda.

Suatu kelompok yang ada dalam kelompok budaya utama disebut dengan sub budaya

(subculture). Contohnya di Indonesia yang merupakan suatu negara dengan berbagai

8

Page 9: Kombis Rangkuman Buku Final

macam subbudaya (terdiri dari berbagai macam suku dan agama) Sedangkan Jepang

merupaka negara yang lebih homogen dibandingkan Indonesia atau Amerika.

Memahami Perbedaan Budaya

Menurut Bovee, Thill (2003) pada dasarnya konteks budaya dapat dikekompokkan

menjadi konteks budaya rendah dan konteks budaya tinggi.

- Negara yang tergolong ke dalam konteks budaya tinggi seperti misalnya Korea, Taiwan

atau Indonesia, dalam berkomunikasi lebih menekankan pada komunikasi non verbal dari

pada komunikasi verbal. Dalam masyarakat yang konteks budaya tinggi,peraturan, norma

dalam kehidupan sehari-hari jarang dibuat secara eksplisit akan tetapi implisit.

- Hal ini berbeda pada negara yang masuk kedalam kelompok konteks budaya rendah.

Pada masyarakat negara ini dalam berkomunikasi, mereka lebih menekankan pada

komunikasi verbal daripada komunikasi nonverbal untuk menjelaskan sesuatu. Dalam

masyarakat yang konteks budaya rendah dalam proses pengambilan keputusan mencoba

untuk memutuskan sesuatu secepat dan seefisien mungkin.

Perbedaan dalam Masalah Legal dan Etika

Konteks budaya juga mempengaruhi perilaku legal dan etika.Contohnya, dalam

masyarakat yang rendah konteks budayanya lebih menghargai bahasa tertulis, oleh

karena itu mereka menganggap persetujuan secara tertulis merupakan hal yang penting

dan meningkat.

Agar pesan disampaikan dengan etis maka prinsip yang harus diperhatikan adalah:

1. Secara aktif mencari dasar yang sama.

2. Kirim dan terima pesan tanpa prasangka.

3. Kirimlah pesan dengan jujur.

4. Tunjukkanlah rasa hormat terhadap adanya perbedaan budaya.

Memperbaiki Kemampuan Komunikasi Antar Budaya

Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk memperbaiki kemampuan berkomunikasi

agar efektif antara lain:

- Mempelajari budaya lain.

9

Page 10: Kombis Rangkuman Buku Final

Agar dapat berkomunikasi dengan baik menurut Zao dan Parks (1995) anda sebaiknya

beriskap empati, menunjukkan rasa hormat, fleksibel, aktif berkomunikasi, perlakukan

lawan bicara anda secara individual, mentoleransi adanya perbedaan.

- Pelajari bahasa lain

Cara yang baik untuk dapat berkomunikasi dengan orang yang mempunyai latar belakang

budaya yang berbeda adalah dengan mempelajari bahasa mereka. Apabila anda atau

lawan bicara anda juga tidak dapat menggunakan bahasa Internasional maka untuk

mengatasi hal ini kita dapat menggunakan penterjamah sebagai mediator.

Kesimpulan

Ada dua tren utama yang menyebabkan pentingnya kkomunikasi antar budaya yang dapat

berkembang dengan cdepat karena kemajuan teknologi informasi. Dalam memperbaiki

keterampilan berkomunikasi antar budaya seseorang dapat mempelajari budaya lawan

bicara, mempelajari bahasa lain dan menghormati perbedaan budaya yang ada.

10

Page 11: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 4

Komunikasi Nonverbal

Pendahuluan

Dalam berkomunikasi seseorang bukan hanya menggunakan keterampilan komunikasi

verbal akan tetapi juga menggunakan ekspresi wajah, gerakan tangan, gerakan bola mata,

intonasi suara, dan lain sebagainya. Keterampilan komunikasi dengan menggunakan

bahasa isyarat tanpa menggunakan kara disebut keterampilan komunikasi nonverbal.

Pengertian komunikasi nonverbal

Menurut Aditiawarman komunikasi nonverbal adalah komunikasi tanpa menggunakan

kata-kata. Raseberry mengatakan bahwa komunikasi nonverbal adalah tindakan dan

perilaku manusia dan makna yang terkandung di dalam perilaku tersebut.

Menurut Knapp komunikasi nonverbal berhubungan dengan komunikasi verbal melalui

enam cara:

- Mengulang (repeating)

- Kontradiksi

- Subtitusi

- Melengkapi

- Menekankan

- Menghubungkan dan mengatur.

Mengapa kita perlu mempelajari komunikasi non verbal?

Beberapa alasan mengapa kita perlu mempelajari komunikasi nonverbal antara lain:

- Tidak terdapat pesan komunikasi nonverbal yang universal. Setiap pesan diciptakan oleh

individu yang unik dengan latar belakang budaya yang beragam.

- Seringkali kita membuat kesimpulan tentang pesan yang kita terima dengan cepat tanpa

memikirkannya terlebih dahulu.

- Kita menjadi semakin tidak sensitive terhadap perilaku orang lain.

- Pesan nonverbal seringkali lebih kuat dari pesan verbal.

11

Page 12: Kombis Rangkuman Buku Final

- Pesan nonverbal memperjelas pesan verbal. Seringkali pesan nonverbal seperti gerakan

tubuh, isyarat bertujuan untuk menekankan dan memperkuat pesan verbal.

- Pesan nonverbal seringkali digunakan lebih banyak dibandingkan pesan verbal.

Komunikasi Lingkungan

a. Desain ruang kantor

Dewasa ini banyak perkantoran yang menggunakan ruang terbuka. Konsep

ruang terbuka ini bertujuan untuk mengoptimalkan arus lalulintas pegawai dan

pekerjaan.

b. Warna ruang

Warna juga digunakan untuk mengkomunikasikan suatu pesan. Warna merah

diangap sebagai suatu sikap yang agresif, gembira, menstimulasi dan

keceriaan.

c. Pengaturan tata letak meja dan kursi

-Penempatan standar: dalam penataan ini maka pemilik ruangan duduk di

belakang meja dan mengendalikan ruangan.

-Pengaturan bersahabat: dalam penataan ini terdapat suasana yang lebih

bersahabat.

-Di belakang meja: suatu penataan ruang dimana pemilik ruang dan tamu

dapat berkomunikasi dengan akrab karena penghalang yang sudah

dihilangkan.

-Pengaturan netral: suatu penataan ruang dimana terdapat suasana informal.

d. Jarak

-Jarak intim: jarak yang diambil untuk berkomunikasi dengan orang-orang

yang sangat dekat.

-Jarak pribadi: jarak yang kita ambil bila kita berkomunikasi dengan teman

atau sahabat di pesta, rapat, dan pertemuan.

-Jarak sosial: Jarak yang kita pakai bila berkomunikasi dengan orang-orang

yang belum kita kenal.

-Jarak publik: Jarak yang biasanya diambil oleh seseorang bila berbicara di

depan umum.

12

Page 13: Kombis Rangkuman Buku Final

e. Simbol

Simbol banyak kita temui dalam kehidupan sehari-hari misalnya simbol yang

menunjukan dilarang merokok atau dilarang parkir. Jadi suatu pesan dapat

dikirm dengan cepat dan akurat menggunakan simbol. Simbol juga digunakan

sebagai identitas pada lembaga atau produk.

f. Komunikasi fisik

Seringkali kita tidak menyadari bahwa tubuh kita mengkomunikasikan

sesuatu. Misalnya ekspresi wajah, gerakan tangan, mata, dan sentuhan.

g. Isyarat

Beberapa isyarat yang digunakan adalah:

-Gerakan ring atau OK

-Tanda acungan jempol

-Anggukan/gelengan kepala

Aspek nonlinguistic dari pembicaraan

Terdapat beberapa aspek lain dari bahasa selain dari kata-kata. Biasanya pengertian suatu

kata akan bergantung pada cara seseorang mengcapkan bukan hanya pada definisi yang

terkandung dalam kata tersebut di kamus.

Penampilan

Penampilan seseorang juga berpengaruh terhadap keberadannya, cara berpakaian sering

kali diabaikan seseorang.

13

Page 14: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 5

Perencanaan Pesan Tertulis

Tahap-tahap dalam komunikasi tertulis

a. Perencanaan. Penulis harus bisa memperhatikan tujuan yang akan dicapai.

b. Penulisan. Pesan disusun dalam bentuk kalimat dan paragraph.

c. Revisi. Penulis harus memeriksa kembali hasil tulisannya untuk mengetahui ada

kesalahan atau tidak.

Menganalisa tujuan dan penerima pesan

a. Apakah tujuan kita realistis

b. Apakah saat ini adalah waktu yang tepat

c. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat

d. Apakah tujuan yang ingin dicapai dapat diterima perusahaan

Menganalisa audien

Menganalisa audien dapat dilakukan dengan cara-cara:

a. Mengembangkan dan menganalisa karakter audien

-Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audiens

-Siapa audien kita

-Bagaimana reaksi audien terhadap isi pesan

b. Memuaskan audien dengan informasi yang disampaikan

-Berusahan mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui audiens.

c. Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audien.

Menentukan ide utama

Hal ini dolakukan untuk membatasi topik pembahasan. Beberapa metode yang dapat

digunakan untuk mengembangkan ide utama adalah:

a. Menggunakan teknik brainstorming

b. Menggunakan metode story teller’s tour

14

Page 15: Kombis Rangkuman Buku Final

c. Membuat lajur yang memuat penemuan fakta, kesimpulan dan rekomendasi

d. Pendekatan jurnalistik dengan jalan menjawab 5W+H

e. Dengan menggunakan perspektif audien

Pemilihan Channel dan Media

Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah:

a. Surat: digunakan untuk menyampaikan dokumen-dukumen singkat

b. Memo: Digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat rutin

c. Laporan dan proposal: digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat

kompleks dan objektif.

Pengorganisasian dan Penyusunan Pesan Bisnis

Pesan yang terorganisir dengan baik mempunyai karakteristik sebagai berikut:

a. Pesan mempunyai tujuan dan topic yang jelas

b. Semua informasi yang dimuat dalam pesan berhubungan dengan tujuan dan topic.

c. Ide-ide harus dikelompokan dengan cara yang logis

d. Pesan harus memuat informasi secara lengkap.

Pengorganisasian pesan

a. Penentuan dan Pengelompokan ide-ide

b. Urut-urutan penyampaian ide

Penentuan dan Pengelompokan ide-ide

Langkah-langkah dalam menentukan dan mengelompokan ide adalah:

a. Menentukan ide utama

b. Menyatakan poin pendukung

c. Memberi ilustrasi melalui bukti-bukti.

Menentukan urut-urutan ide untuk pesan pendek

15

Page 16: Kombis Rangkuman Buku Final

a. Berita rutin, berita baik, dan pesan goodwill

Pendekatan langsung dapat digunakan untuk surat bisnis yang berisi berita rutin,

baik ataupun pesan tentang peningkatan citra baik perusahaan.

b. Berita buruk

Jika pesan yang akan disampaikan mengandung berita yang tidak menyenangkan

maka pendekatan yang sebaiknya dilakukan adalah pendekatan tidak langsung.

c. Pesan persuasive

Jika pesan yang disampaikan akan menimbulkan respon audien yang tidak senag

maka diperlukan usaha membujuk audien maka pendekatan tidak langsung.

16

Page 17: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 6

Surat dan Memo

Menulis surat bisnis yang efektif adalah merupakan suatu keterampilan yang harus

dikuasai oleh pembisnis. Surat dan Memo adalah hal yang ditulis hampir setiap hari

untuk melancarkan operasi perusahaan.

Alasan Penulisan Surat dan Memo

Ada beberapa alasan orang menulis surat. Pertama ialah karena ingin berkomunikasi

dengan pihak lain di tempat yang jaraknya relatif jauh. Kedua alasan biaya karena untuk

dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan biaya perjalanan.

Karena pelaku bisnis mengandalkan surat dalam berkomunikasi dengan audien, surat

yang dikirimkan harus mampu membangun kesan yang positif untuk pihak yang

membacanya.

Format Surat Bisnis

Dalam Korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentuk penulisan surat yang paling

sering digunakan yaitu: Full Block Style, Modified block dan Traditional Style.

-Full Block Style

Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang

disusun dengan gaya ini berspasi tunggal.

-Modified Block Style

Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris dimulai

dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date(tanggal),complementary close(salam

penutup), dan the signature line.

-Traditional Style

Pada bentuk ini setiap awal paragraph diketik menjorol ke dalam. Selebihnya sama

dengan pengetikan surat dalam bentuk block.

Bagian Surat

17

Page 18: Kombis Rangkuman Buku Final

Bagian surat diklasifikasikan dalam 2 kategori yaitu: bagian surat yang baku dan surat

yang bersifat tambahan.

Bagian Surat yang Baku.

Setiap surat bisnis harus memiliki bagian yang baku:

1. Kepala Surat

2. Tanggal

3. Alamat tujuan

4. Salam pembuka

5. Badan surat

6. Salam penutup

7. Tanda tangan

1. Kepala Surat

Hampir semua surat perusahaan mencantumkan kepala surat yang menyebutkan nama

perusahaan, dan alamat lengkap termasuk nomor telepon.

2. Tanggal

Semua surat dan laporan harus diberi tanggal, karena tanggal akan menunjukkan

kapan surat atau laporan tersebut dibuat. Hal ini penting untuk pencatatan dan

penyimpanan surat dalam file.

3. Alamat tujuan

Alamat tujuan menyebutkan nama dan alamat lengkap pihak penerima surat. Ini

diketik dua baris atau lebih di bawah tanggal, tergantung panjang surat.

4. Salam pembuka

Salam pembuka untuk surat bisnis sedapat mungkin diawali dengan nama orang yang

dituju.

5. Badan surat

Badan surat berisi pesan-pesan yang disampaikan oleh pengirim kepada pihak yang

dituju. Informasi yang ada di dalam surat hendaklah dapat dibaca dengan

mudah,sopan dan ditulis dengan tata bahasa yang benar.

6. Salam penutup

18

Page 19: Kombis Rangkuman Buku Final

Salam penutup diketik dua spasi dibawah baris terakhir badan surat. Letak salam

penutup mengikuti bentuk surat. Penulisan salam penutup dilakukan sebagaimana

dengan salam pembuka akan tergantung seberapa bail anda mengenal pembaca.

7. Tanda tangan

Surat Bisnis diakhiri dengan tanda tangan. Tempat membubuhkan tanda tangan di

bawah complementary diberi jarak empat baris kosong.

Bagian surat yang berisi tambahan

Terdiri atas: Catatan untuk Penerima, Untuk Perhatian, Perihal, Halaman Lembar

Kedua, Nama Perusahaan, Inisial Penulis Surat, Catatan Lampiran, Catatan

Tembusan, Catatan tentang Sifat Pengiriman, Catatan Tambahan.

1. Catatan untuk Penerima. Surat yang didalamnya tertera Catatan untuk penerima

ditujukan kepada pribadi tertentu, bersifat rahasia, atau memerlukan perlakuan

khusus.

2. Untuk Perhatian. Bagian surat ini berfungsi memberitahu pihak penerima surat

bahwa surat ditujukan kepada personel atau bagian departemen tertentu.

3. Perihal ialah bagian surat yang memberitahukan perihal yang terdapat dalam

surat.

4. Halaman Lembar Kedua. Dimaksudkan untuk memudahkan mencari lembar

kedua suatu surat apabila terpisah.

5. Nama Perusahaan jiga disertakan dalam signature block diketik dengan huruf

kapital dua spasi dibawah salam penutup.

6. Inisial Penulis Surat menunjukkan siapa yang membantu penyajian surat.

7. Catatan Lampiran ialah bagian surat yang menyebutkan lampiran yang meyertai

surat.

8. Catatan Terbuka ialah bagian surat yang menyebutkan siapa yang menerima

tebusan atau fotocopy.

9. Catatan tentang Sifat Pengiriman adalah bagian surat yang menyebutkan sifat

pengirimannya.

19

Page 20: Kombis Rangkuman Buku Final

10. Catatan Tambahan merupakan bagian surat yang berisi pesan yang memerlukan

penekanan, atau dapat juga berupa pesan pribadi yang ditambahkan pada bagian

akhir surat bisnis.

Amplop

Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside adress dengan urutan sebagai

berikut:

1. Nama dan sebutan / jabatan penerima

2. Nama Bagian/ Departemen / Seksi

3. Nama Perusahaan / Lembaga

4. Nama Gedung

5. Nama Jalan dan Nomor

6. Kota dan Kode Pos

7. Nama Negara ( untuk korespondensi antarnegara)

Memorandum

Memorandum biasa disebut memo, berupa formulir yang digunakan untuk

menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah

perusahaan.

Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat,yakni ringkas, to the point. Formulir memo

berupa cetakan dengan dua macam ukuran.

Penggunaan Memo Dalam Komunikasi

Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis diantara pihak sebagai berikut:

- karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya bernada informasi

- Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal.

Penulisan memo dalam suatu organisasi memiliki beberapa keuntungan antara lain:

- Dapat digunakan sebagai catatan tertulis

- Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang rumit dengan singkat.

- Dapat menghubungi berbagai pihak secara serempak.

20

Page 21: Kombis Rangkuman Buku Final

Selain memberikan manfaat, penggunaan memo juga memiliki beberapa kelemahan

antara lain:

- Memo tidak mencakup informasi secara lengkap.

- Menimbulkan kejengkelan pada penerima.

- Mudah hilang.

- Bersifat Umum.

21

Page 22: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 7

Penulisan Laporan

Laporan adalah dokumen yang factual yang ditunjukkan pada pihak tertentu. Laporan

dapat menyajikan kejadian dimasa lampau, informasi yang baru, atau berisi rekomendasi

untuk masa yang akan datang.

Laporan bisnis adalah suatu penyajian tentang fakta yang terencana,objektif, tidak

memihak kepada satu orang atau lebih untuk tujuan yang spesifik dan penting bagi suatu

bisnis(aditiawarman,2002).

Laporan harus dapat disampaikan kepada manajemen tingkat atas, bawah, dan horizontal,

juga ke luar perusahaan seperti pemegang saham, konsumen dan mungkin juga kepada

pemerintah.

Klasifikasi Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat diklasifikasikan kedalam enam kategori:

1. berdasarkan frekwensi persoalan

2. sumber

3. fungsi

4. subjek

5. formalitas

Laporan formal selalu mencakup sebagai berikut:

a. bagan pembuka: Cover, halaman kosong, halaman judul, surat penyerahan, kata

pengantar, daftar isi, daftar gambar, ringkasan.

b. Batang tubuh terdiri dari:

-Pendahuluan, yang menejelaskan tujuan dari penulisan laporan, identifikasi

masalah, latar belakang permasalahan, dan metodologi riset.

-Temuan adalah berbagai informasi yang didapat selama penelitian dan

anlalisa temuan tersebut.

c. bagan pelengkap – Apendiks, bibliography, indeks.

d. Bentuk atau penampilannya .

22

Page 23: Kombis Rangkuman Buku Final

Ada beberapa bentuk yang dapat dipakai dalam penulisan laporan antara lain:

a. memorandum report

b. laporan surat

c. laporan yang telah tercetak

d. laporan formal

Persiapan Sebelum Menulis

Proses perencanaan diatur lebih terinci dan lebih panjang daripada laporan pendek.

Tahap-Tahap dalam Penulisan Laporan.

1. Menentukan masalah dan tujuan.

2. Menentukan siapa yang akan menerima laporan

3. Menentukan ide

4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan

5. Memilih dan menginterpretasikan data.

6. Menyusun data dan mempersiapkan kerangka akhir

CHECKLIST 7’C untuk Penulisan Laporan

1. Completeness dan Conciseness

- Mencakup – keseluruhan , dibutuhkan fakta yang lengkap dan sesuai dengan

tujuan laporan, untuk menjawab seluruh pertanyaan pembaca.

- Mencakup apa, mengapa, kpaan, dimana, siapa dan bagaimana, yang tepat dengan

tujuan penulisan dan pembaca.

- Harus dapat menyajikan uraian dengan figur-figur yang lengkap sesuai dengan

yang diminta.

- Sususnlah laporan yang mencakup hal yang penting saja sesuai dengan tujuan dan

keperluan pembaca.

- Hindari penulisan yang terlalu panjang, ungkapan usang, perulangan yang tidak

perlu, dan penggunaan artikel yang berlebihan.

- Nyatakan faktor yang menguntungkan dan merugikan yang berpengaruh terhadap

situasi yang anda laporan

23

Page 24: Kombis Rangkuman Buku Final

- Masukkan kata pembuka dan bagian tambahan lainnya.

2. Concreteness, Conviction, Objectivity.

- Gunakan kata dan angka yang spesifik, karena hal ini akan lebih memperjelas dan

meyakinkan laporan anda.

- Nyatakan sumber informasi dalam pendahuluan, batang tubuh atau apendiks.

- Dapat menjamin bahwa sumber tersebut dapat dipertanggungjawabkan.

- Dalam mengutip, mengungkapkan, atau meringkas sesuatu hal anda harus

objektif.

- Pertimbangkan denga hati-hati dasar dari kesimpulan anda.

- Hindari penulisan yang bersifat emosional

- Nyatakan fakta yang jujur.

- Gunakan kata benda konkret sebagai subjek kalimat.

- Lebih baik menggunakan kalimat aktif daripada kalimat pasif.

- Hindari pengandaian yang akan memberikan gagasan yang berlawanan fakta.

- Buat kesimpulan dengan fakta yang cukup.

3. Considereration dan Courtesy

- Terapkan suatu keterpaduan yang serasi dalam penelitian anda.

- Pilih susunan perencanaan anda secara induktif atau deduktif, untuk mendapatkan

reaksi yang efektif dari pembaca

- Susunan topik yang ada dalam laporan batang tubuh pembaca setelah

mempertimbangkan kepentingan pembaca.

- Sesuaikan gaya penulisan dan formalitas laporan dengan keinginan pembaca,

anda dapat memilih satu dari beberapa pilihan berikut:

a) Dapat digunakan gaya informal, sama seperti pada surat dan memo.

b) Pada laporan yang lebih panjang dan formal uang ditunjukkan pada

ternama, staf pemerintah dan lainnya,dapat digunakan gaya impersonal.

Dalam hal ini anada tidak menyebutkan diri anda sendiri.

c) Pada laporan yang lebih formal anda dapat menyebutkan anda sebgai

penulis, dan asisten anda sebagai staf peneliti, atua lainnya.

- Tulislah hal –hal yang tidak menyenangkan secara bijaksana dan sopan.

- Tulislah laporan tersebut dengan sopan, dan bijaksana.

24

Page 25: Kombis Rangkuman Buku Final

- Buatlah rekomendasi, berdasarkan hasil kesimpulan yang logis, yang didapat dari

fakta yang telah disajikan.

- Hilangkan pendapat pribadi anda.

- Buat laporan semenarik mungkin dan mudah dibaca, dengan menggunakan

judul,tabel,grafik, gambar dan alat bantu.

- Jika terdapat suatu keputusan yang mempunyai kriteria yang hampir sama dengan

alternatif lain.

4. Clarity

- Ungkapkan pernyataan anda dengan jelas sehingga mudah dimengerti pembaca.

- Masukkan definisi dengan menggunakan istilah teknis pada bagian pendahuluan,

batang tubuh atau apendiks.

- Dalam membandingkan figur gunakan presentasi, rangking, rasio. Bila terdapat

angka pecahan lebih baik dibulatkan agar lebih dimengerti.

- Gunakan bantuan grafik, chart, gambar dan lain-lain, bila hal itu membantu

penyajian data kuantitaf anda.

- Sebelum menyajikan grafik sebaiknya didiskusikan secara ringkas.

- Gunakan judul sebagai pedoman pembaca, dan harus berhubungan dengan isinya.

- Gunakan kata-kata peralihan dan ungkapan-ungkapan untuk menghubungkan

kalimat dan ide.

- Gunakan kalimat peralihan bila suatu bagian beralih atau berpindah pada bagian

lain.

5. Correctness

- Periksalah kembali semua fakta, tata bahasa, dan hal lainnya.

- Bedakan dengan jelas antara fakta, gagasan, kesimpulan seluruh teks dan bagian

akhir.

- Teliti kembali penyusunan judul dan sub judul.

- Tulis kesimpulan dengan teliti, dan tidak berlebihan.

- Periksa lagi apakah laporan anda tersebut mempunyai kualitas yang baik dilihat

dari segi yang lainnya.

- Periksa tata laporan itu, apakah cukup menarik?

25

Page 26: Kombis Rangkuman Buku Final

- Pada laporan yang panjang periksa kembali ketepatan semua bagian, kata

pengantar dan bagian perlengkapan lain.

- Jangan memasukan bahan-bahan baru pada bagian akhir.

26

Page 27: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 8

Keterampilan Mendengar

Keterampilan mendengar merupakan salah satu keterampilan yang sangat penting bagi

individu baik yang bergerak dalam bisnis maupun tidak. Dari hasil penelitian menurut

Aditiawarman (2000) dalam suatu percakapan selama sepuluh menit, kita mungkin hanya

mampu mengingat 50% dari percakapan yang kita dengar, dan kita sudah lupa informasi

tersebut sehari kemudian.

Proses Mendengar

Terdapat proses yang terdiri dari 5 akativitas yaitu:

1. Merasakan atau sensing.

Dalam tahap ini kita mendengar suatu suara tetapi kita mungkin mengalami

kesulitan dalam memahami inforamsi yang terkandung dalam suara tersebut.

2. Menterjemahkan atau interpreting.

Kita berusaha untuk mendengarkan suara denga baik agar dapat menangkap

informasi yang terkandung di dalamnya.

3. Evaluasi.

Setelah menerjemahkan suara yang kita dengar, kemudian kita membentuk suatu

opini tentang suara atau pesan yang terkandung dalam surat.

4. Mengingat.

Menyimpan informasi untuk digunakan dimasa yang akan datang merupakan

tahap yang kita lalui setelah tahap evaluasi.

5. Merespon.

Tahap-tahap diatas, maka kita akan memasuki tahap akhir yaitu memberi respon

terhadap isi pesan.

Gaya Dalam Mendengar

Gaya dalam bahasa mendengar suatu pesan dapat dibedakan menjadi empat yaitu:

mendengarkan isi pesan, mendengarkan secara kritis, mendengarkan untuk memahami

perasaan pembicara, dan mendengar secara aktif.

27

Page 28: Kombis Rangkuman Buku Final

Mengapa Tidak Terampil dalam Mendengar?

Menurut Steil (1991) salah satu yang menyebabkan keterampilan mendengar lemah

dibandingkan dengan keterampilan komunikasi yang lain karena keterampilan mendengar

tidak atau jarang sekali diajarkan disekolah, berbeda dengan keterampilan menuli dan

berpidato.

Alasan Belum Terampil Dalam Mendengar.

Alasan tersebut antara lain (Pensore, 2004):

- Kurangnya penddikan yang layak.

- Perbedaan Persepsi.

- Kesenjangan Waktu.

- Perilaku yang pasif dan aktif.

Jenis Pendengar Yang Buruk.

Ada beberapa jenis pendengar yang buruk dalam lingkungan bisnis.

- Si pura-pura (the faker)

- Si Tukang bicara (the continual talker)

- Pencatat yang cepat (the rapid writing note taker)

- Pengkritik (the critic)

- Si sibuk (I am in a hurry listener)

- Pengkoreksi

- Pendengar yang menyelesaikan kalimat pembicara.

Memperbaiki Keterampilan Mendengar

Langkah –langkah untuk memperbaiki keterampilan mendengar:

1. Coba untuk menimbulkan minat terhadap topik yang dibicarakan.

2. Mengevaluasi isi pembicaraan, bukan cara penyampaiannya.

3. Menjaga emosi.

4. Mendengar ide-ide

5. Fleksibel.

28

Page 29: Kombis Rangkuman Buku Final

6. Selalu berusaha mengatasi hambatan.

7. Bersikap terbuka.

8. Selalu berusaha untuk melatih pikiran.

9. Berusaha untuk menjaga kontak mata.

10. Kadangkala melalui bahasa nonverbal yang digunakan oleh pembicara kita dapat

memahami isi pesan meskipun kita tidak dapat mendengarkan isi pembicaraan

dengan jelas.

11. Berikan Feedback

29

Page 30: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 9

Wawancara

Wawancara dapat diartikan sebagai suatu percakapan yang terncana dengan tujuan

antara dua pihak yaitu si pewawancara dan yang diwawancarai.

Ada tiga karakteristik yang membedakan wawancara dengan percakapan biasa, yaitu:

1. Wawancara mempunyai tujuan yang lebih jelas bila dibandingkan dengan

percakapan biasa.

2. Dengan adanya tujuan yang jelas maka wawancara akan menjadi formal

dibandingkan dengan percakapan biasa.

3. wawancara ditekankan untuk mendapatkan informasi yang akan berguna bagi

pengambilan keputusan perusahaan.

Jenis – Jenis Wawancara

Wawancara dapat diklasifikasikan kedalam dua kelompok, yaitu:

a. wawancara yang terfokus pada pertukaran informasi antara lain:

- wawancara pekerjaan

- wawancara untuk menggali informasi

- wawancara persuasif

- wawancara bagi karyawan yang berhenti bekerja

b. wawancara yang berfokus pada pertukaran perasaan

- wawancara evaluasi

- wawancara konseling

- wawancara penyelesaian konflik

Persiapan Seorang Pewawancara

1. harus mengetahui gambaran yang jelas mengenai struktur organisasi perusahaan.

2. mengetahui informasi dengan rinci mengenai pekerjaan yang ditawarkan.

3. membatasi area yang akan dicakup dalam wawancara dan juga pertanyaan yang

penting untuk ditanyakan.

30

Page 31: Kombis Rangkuman Buku Final

4. apabila pekerjaaan yang ditawarkan berkenaan dengan keterampilan, maka

pewawancara harus mempersiapkan bagaimana cara yang akan digunakan untuk

menguji keterampilan calon pekerja.

5. mengatur wawancara termasuk menentukan jadwal wawancara.

Struktur Wawancara

Terdiri dari enam tahap, yaitu:

1. Perencanaan.

Tidak termasuk bagian wawancara, karena dilakukan sebelum proses wawancara

dilaksanakan.

Berikut ini adalah hal yang harus dilakukan seorang pewawancara dalam

merencanakan wawancra:

- Menentapkan tujuan

- Mempelajari berkas pelamar

- Mengembangkan pertanyaan berdasarkan jenis pekerjaan yang akan dilakukan

oleh pekerja.

- Mengidentifikasi jawaban yang diinginkan.

- Memilih tempat yang tepat dan menginformasikan kepada pelamar.

- Membuat undangan wawancara keada pelamar.

2. Menciptakan Hubungan.

Untuk mengurangi kegugupan dan ketegangan serta memudahkan jalannya

pertukaran informasi maka seorang pewawancara yang baik akan mencoba untuk

mencairkan suasana dengan menciptakan hubungan terlebih dahulu dengan

pelamar.

3. Menetapkan Tujuan

Pewawancara harus memberikan penjelasan kepada pelamar apa yang ingin

dicapai melalui wawancara ini, apa yang diharapkan oleh pewawancara.

4. Suatu skema wawancara dimulai dengan latar belakang pendidikan dan aktivitas

pelamar. Dilanjutkan dengan pengalaman kerja dan diakhiri dengan aktivitas

pekerjaan.

31

Page 32: Kombis Rangkuman Buku Final

5. Tahap Membuat Ringkasan dan mengakhiri wawancara.

Pada saat wawancara terjadi pertukaran informasi antara pewawancara dan

pelamar. Oleh karena itu penting bagi seorang pewawancara untuk memeberikan

tanda-tanda baik secara verbal maupun nonverbal bahwa proses wawancara telah

selesai.

6. Tahap Evaluasi

Tahap ini dilakukan setelah wawancara berakhir. Semua informasi yang

dirangkum secara keseluruhan tanpa ditambah atau dikurangi.

Hal yang perlu dilaporkan adalah informasi yang relevan dengan tujuan

wawancara, misalnya pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, keorganisasian,

hobi, karakteristik pribadi dan kesimpulan secara keseluruhan.

Bentuk Pertanyaan

1. Pertanyaan terbuka.

2. Pertanyaan Tertutup.

3. Pertanyaan netral dan mengarahkan.

4. Pertanyaan yang mengandung beban.

5. Mirror question.

Persiapan Wawancara Bagi Seorang Pelamar

Beberapa persiapan yang perlu dilakukan :

- Ketahuilah diri anda sebelumnya.

- Laukan beberapa riset pada perusahaan tersebut

- Membuat beberapa pertanyaan yang sekiranya akan ditanyakan oleh

pewawancara.

- Perhatikan penampilan anda

- Periksa tempat dan waktu dengan teliti.

32

Page 33: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 10

Presentasi Lisan

Pendahuluan

Berbicara di depan publik seringkali menimbulkan gambaran menakutkan. Menurut

Wallechinsky dan Wallace, memberikan pidato merupakan hal yang paling menakutkan

bagi orang Amerika (bahkan melebihi kematina). Dalam dunia bisnis, presentasi

merupakan keterampilan yang sangat penting karenanya penting untuk menguasai

keterampilan presentasi secara lisan.

Persiapan Presentasi

Kunci bagi presentasi lisan yang efektif adalah perencanaan dan persiapan yang baik.

Seringkali, presentasi yang lamanya satu jam memerlukan waktu persiapan yang

berminggu-minggu, mulai dari mencari informasi tentang pendengar dan topik yang

dibicarakan, riset dan penyusunan pidato, serta latihan sebelum tampil. Dengan

perencanaan yang baik anda dapat mengantisipasi masalah yang mungkin timbul saat

presentasi, mengatasi bahan dan peralatan yang dibutuhkan, memberikan kepercayaan

diri dan memberikan arah presentasi anda.

Menetapkan tujuan

Menentukan tujuan presentasi lisan akan memberikan petunjuk mengenai materi yang

akan disajikan dan cara menyajikannya. Salah satu cara untuk memutuskan tujuan adalah

dengan membuat keputusan secara umum kemudian diikuti dengan analisa spesifik untuk

tiap keadaaan. Pada umumnya terdapat beberapa tujuan presentasi lisan, antara lain

memberikan informasi, membujuk, meyakinkan, dan menghibur. Pada kenyataannya

hampir tidak ada pidato yang benar-benar hanya mempunyai satu tujuan saja, biasanya

keempat tujuan ini digunakan sebagai suatu kombinasi. Yang terpenting adalah

menentukan tujuan utama , kemudian menyusul bahan-bahan yang sesuai dengan tujuan

utama tersebut. Tanpanya, presentasi akan tidak teratur/kacau.

33

Page 34: Kombis Rangkuman Buku Final

Menganalisa Pendengar

Informasi tentang pendengar penting diketahui karena denga informasi ini kita dapat

menyesuaikan isi pidato dengan kebutuhan dan latar belakang mereka dan kita dapat

memilih metoda dan bahasa yang sesuai. Beberapa informasi yang diperlukan adalah:

1. Sebarapa jauh pengetahuan mereka tentang sujek yang akan dibicarakan?

2. Apa alasan mereka mendengar?

3. Apa hubungan anda dengan pendengar?

4. Berapa lama anda sudah berhubungan?

5. Sebarapa jauh pemahaman pendengar tentang istilah bisnis?

6. Bagaimana tingkat pendidikan, usia, dan jenis kelamin pendengar?

Jika sulit memperoleh informasi langsung dari pendengar, kita dapat mencari tahu dari

panitia atau pihak pengundang.

Menentukan Metode

BErdasarkan analisa pendengar ada beberapa metode presentasi:

1. Metode Impromtu. Pembicara berpresentasi secara spontan, tanpa persiapan, cocok

untuk pembicara yang sudah mahir dan berwawasan luas.

2. Metode Menghapal. Pembicara merencanakan, menulis, kemudian menghapal kata

demi kata. Model ini kurang menarik karena kaku dan berbicara dengan cepat. Pembicara

sangat bergantung pada naskah dan model ini cocok untuk pemula.

3. Metode Naskah. Naskah dipersiapkan terlebih dahulu, pembicara menciptakan sesuatu

yang menarik dan menciptakan suasana agar pendengar merasa diajak ikut serta dalam

pembicaraan.

4. Metode Ekstemporan. Metode ini menyiapkan krangka-kerangka presentasi denga

cermat, pertama pembicara menggunakan kata-kata sendiri dan memodifikasi sesuai

dengan sitasi yang dihadapinya.

Pada dasarnya tidak ada metode yang terbaik, karena hal ini tergabtung paad berbagai

faktor (kemampuan pembicara, keadaan pendengar, materi yang disajikan, dan lainnya).

Menyusun Bahan

Terdapat tiga bagian utama dalam suatu presentasi.

34

Page 35: Kombis Rangkuman Buku Final

1. Pendahuluan, ada beberapa pendekatan yang adapat digunakan untuk menstimulasi dan

menarik pendengar, yaitu membuat cerita yang berhubungan dengan topik yang

dibicarakan atau menceritakan latar belakangnya.

2. Penyusunan ide utama, untuk dapat dimengerti anda perlu meyusunnya secara

sistematis. Beberapa pola yang diperlukan untuk menyusun materi:

- kronologis, pidato disajikan dengan bergerak dari poin yang satu ke poin lainnya secara

berurutan sesuai waktu kejadian.

- spasial, digunakan untuk menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan lokasi tempat

atau ruangan.

- logis, sebab akibat (faktor/fakta diikuti akibatnya) dan pemecahan masalah (penerapan

problem solving)

Agar lebih meyakinkan dapat didukung pemberian ilustrasi.

3. Kesimpulan, yang merupakan rangkuman masalah dari inti pembicaraan yang

bertujuan untuk memadatkan ceramah ke dalam beberapa poin pokok yagn dapat

disajikan dengan cepat. Karakteristik ringkasan yang baik adalah mengulang poin utama,

menggambarkan materi secara keseluruhan, mendapatkan umpan balik atau respon.

Latihan Lisan

Latihan diperlukan agar anda terbiasa berpresentasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan

antara lain:

- Jangan membaca catatan pidato anda.

- Catatlah waktu yang anda pergunakan dalam pidato anda.

- Perhatikan postur tubuh anda untuk berdiri dengan benar.

- Bergeraklah.

- PErgunakan bahasa nonverbal dengan baik.

- Latih suara anda.

Pelaksanaan Presentasi

Ada beberapa tip yang dapat digunakan untuk mengurangi rasa takut:

- Pilih topik yang benar-benar anda minati/kuasai.

- carilah informasi sebanyak mungkin tentang pendengar anda.

35

Page 36: Kombis Rangkuman Buku Final

- Persiapkan pidato anda dengan baik.

- Catat poin utama pada selembar kertas.

- Berlatih sebanyak mungkin sebelum tampil.

- Lakukan rileksasi, tarik nafas dalam dan lepaskan.

Memeprsiapkan Alat Bantu Visual

Banyak ahli berpendapat bahwa sebuah gambar mengandung banyak informasi dan

makna-makna yang bernilai. Meskipun demikian penggunaan visual jangan berlebihan

karena dapat menyebabkan kehilangan audien.

1. Merencanakan pembuatan alat bantu visual memiliki tiga keuntungan, yaitu banyaknya

penemuan dan analisis kerja yang telah disusun dengan bentuk tabel maupun dalam

bentuk grafik, menghasilkan graphic story line yang dapat digunakan untuk menulis

laporan atau presentasi.

Karena teks menjelaskan grafik dan sebagainya, kita dapat menghemat waktu karena kita

sudah mempersiapkannya sebelum kita mulai menyusun teks.

2. Alasan penggunaan alat bantu visual adalah Untuk mengklarifikasi atau menjelaskan,

untuk menyederhanakan atau menyingkat, untuk menegaskan, untuk menyimpulkan,

untuk meningkatkan pemahaman, untuk menarik perhatian, untuk memberikan kesan

atau nilai, dan untuk menyatukan.

3. Dalam memilih grafik atau alat bantu yang tepat (jenis grafik), terdapat tabel untuk

memberikan kejelasan nilai-nilai angka; diagram garis atau batang untuk mengilustrasiian

kecenderungan berdasarkan waktu; diagram batang, diagram kue, dan peta arena untuk

menunjukkan frekuensi atau distribusi; diagram batang untuk menunjukkan satu dengan

lainnyal diagram kue untuk menunjukkan suatu bagian dengan keseluruhannya; diagram

garis, batang, atau titik untuk menunjukkan korelasi atau hubungan saling

mempengaruhi; peta untuk menunjukkan informasi geografis; dan flowchart atau diagram

untuk mengilustrasikan sebuah proses atau prosedur.

4. Jenis-jenis alat bantu visual adalah handouts, whiteboards, overhead projector, dan

electronic presentations (proyektor khusus dan komputernya).

10 Tips Untuk Membuat Desain Presentasi Yang Baik

36

Page 37: Kombis Rangkuman Buku Final

Tampilan teks akan lebih menarik jika:

1. Teks tidak lebih dari enam baris.

2. Maksimum enam kata dalam tiap baris, dan tampilkan dengan besar.

3. Tulisan yang jelas dengan menggunakan huruf basar dan kecil saja dengan ruang di

antara tiap teks.

4. Pastikan hurufnya cukup besar untuk dilihat dari berbagai tempat.

5. Hindari menggunakan huruf yang terlalu rumit sehingga tidak terbaca.

6. Urutkan poin-ppoin dalam urutan berdasarkan abjad.

Bantuan visual adalah cara yang baik untuk mengingatkan para pendengar terhadap poin

utama dari presentasi anda.

Kesimpulan

Setiap presentasi akan berjalan efektif bila dipersiapkan dengan baik, dan dapat

dipersiapkan dengan menjawab pertanyaan Who?, Where?, When?, Why?, What?, dan

How? Utnuk menentukan bentuk presentasi yang akan dilakukan. Latihan akan membuat

presentasi berjalan baik, selain itu perlu diperhatikan postur tubuh, suara, bahasa

nonverbal, dan penampilan.

37

Page 38: Kombis Rangkuman Buku Final

Bab. 11

Pengambilan Keputusan dalam Kelompok

Pendahuluan

Kelompok kecil merupakan bagian terpadu dari kegiatan bisnis dan kehidupan sosial.

Rapat (pertemuan) kelompok kecil merupakan bagian yang sudah tidak dapat dilepaskan

lagi dari kegiatan bisnis dewasa ini. Keluhan yang seringkali terjadi dalam

ketidakefektifan rapat dikarenakan para anggota kelompok belum menjalankan

tugas/fungsinya dengan benar.

Karakteristik Kelompok Kecil

Siri khas kelompok kecil adalah:

- Tujuan umum. Tujuan yang ingin dicapai harus didefinisikan dengan jelas, mempunyai

alat ukur untuk menilai pencapaian tujuan, dan semua anggota kelompok harus memiliki

komitmen untuk berusaha dan meluangkan waktu guna mencapai tujuan.

- Jumlah anggota. Semakin banyak anggota, semakin banyak pula ide dan informasi yang

diberikan, meskipun kesempatan individu untuk berpartisipasi mengecil. Tidak ada

ketentuan mengenai jumlah anggota efektif, tetapi biasanya kelompok ideal

beranggotakan tiga sampai tujuh orang.

- Interdependensi. Suatu kelompok kecil memiliki ketergantungan antar anggota dan

bertemu untuk tujuan bersama. Mereka tidak hanya saling memperngaruhi tapi

menyadari pentingnya kontribusi informasi satu sama lain (memberi dorongan, keputusan

dan kesadaran tentang pentingnya kebersamaan kelompok.

- Interaksi tatap muka. Setiap orang saling bertemu dan bertukar informasi baik secara

verbal maupun nonverbal.

Menurut Rosenfield dewasa ini kelompok kecil memegang peran penting dala

morganisasi bisnis yang sukses. Kelompok kecil penting karena kelompok kecil

mendorong interaksi dan partisipasi par aindividu, memberi kesempatan untuk

mengembangkan metode pengambilan keputusan, serta memfasilitasi individu untuk

berkomitmen.

38

Page 39: Kombis Rangkuman Buku Final

Tujuan Komunikasi dalam Kelompok kecil

Sebagian besar tujuan ini selalu berkisar antara penyebaran informasi, pemecahan

masalah dan pengambilan keputusan. Pada prakteknya ketiga hal ini dikombinasikan dan

saling mendukung.

Keuntungan dan Kerugian Komunikasi dalam Kelompok Kecil

Keuntunggnya:

- Kualitas keputusan. Kelompok dengan interaksi yang baik mempunyai kualitas yang

lebih baik dibandingkan dengan keputusan yang diciptakan seorang diri.

- Penerimaan. Bila bawahan dilibatkan dalam pengambilan keputusan, mereka akan

merasa terlibat dan akan meningkatkan rasa penerimaan terhadap keputusan tersebut.

- Tanggung jawab. Terdapat hubungan yang erat antar penerimaan dan tanggung jawab,

individu terlibat akan mempunyai rasa tanggung jawab yang besar untuk melaksanakan

keputusan dengan baik.

- Status. Anggota akan memperoleh status pengakuan dari ras tanggung jawab, dan

keterlibatannya dalam proses pengambilan keputusan kelompok.

Kerugiannya:

- Penghamburan waktu. Bila tidak dilaksanakan dengan baik hanya merupakan

penghamburan waktu saja.

- Biaya Proses mengumpulkan orang pada waktu yang bersamaan merupakan proses

yang mahal, khususnya bila mereka dibayar tinggi. Banyak manager yang berpikir bahwa

menghadiri rapat bukanlah bagian dari tanggung jawabnya.

- Ketidakharmonisan. Bila ada dominasi dari anggota yang agresif, atau oleh ide yang

tidak rasional. Menyebabkan anggota lain tidak ingin memberikan kontribusi ide.

Kelompok ini hanya menghamburkan waktu dan tenaga.

Langkah-langkah Pemecahan Masalah dalam Kelompok

Berdasarkan TRACE TIPS ada tujuh langkah dalam proses pengambilan keputusan

kelompok, yaitu:

1. Menetapkan dan menganalisa masalah.

39

Page 40: Kombis Rangkuman Buku Final

2. Menganalisa isu yang dipermasalahkan.

3. Mengembangkan kriteria.

4. Mengembangkan alternatif pemecahan.

5. Mengevaluasi berbagai alternatif dan memilih yang terbaik.

6. Melaksanakan keputusan.

7. Memonitor dan mengevaluasi hasil.

Strategi Lain dalam Memecahkan Masalah dalam Kelompok

Selain strategi Dewey di atas, ada bentuk lain, yaitu Ideal Solution yang dikembangkan

melalui proses penelitian pepmecahan masalah, yang diikuti oleh kelompok bisnis.

Bentuk pemecahannya harus mengikuti pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah semua anggota kelompok setuju dengan sifat dasar suatu masalah?

2. Pemecahan apa yang ideal dilihat dari sudut pandang seluruh orang yang terlibat

masalah?

3. Kondisi apa di dalam masalah tersebut yang dapat dirubah, sehingga pemecahan yang

ideal dapat dicapai?

4. Dari pemecahan-pemecahan yang ada, kira-kira pemecahan masalah mana yang

terbaik?

Pendekatan lain adalah dengan mengikuti suatu bentuk pertanyaan tunggal yang

dikembangkan sesuai dengan tujuan utama. Urutan pertanyaannya:

1. Pertanyaan apa yang akan memberikan jawaban yang perlu diketahui semua anggota

kelompok?

2. Sub pertanyaan mana yang harus dijawab sebelum dapat menjawab pertanyaan tunggal

yang telah dirumuskan?

3. Apakah terdapat infomrasi yang cukup untuk menjawab pertanyaan tersebut? (jika

tidak, jangan diteruskan)

4. Jawaban pertanyaan mana yang paling beralasan untuk sub pertanyaan tersebut?

5. Asumsikan jawaban sub pertanyaan benar, maka pemecahan apa yang paling bai untuk

masalah tersebut?

40

Page 41: Kombis Rangkuman Buku Final

Kedua bentuk lain ini lebih bersifat langsung dan menuju sasaran daripada Dewey, tetapi

Dewey lebih teliti dan para anggotanya dituntut untuk mengembangkan keterampilan

analitisnya.

Keterpaduan

Anggota kelompok setia jika mereka merasa tertarik pada kelomok tersebut. Faktor

kesetiaan, kesatuan, dan rasa tertarik tercakup dalam satu kata, kohesi. Tiga faktor yang

dapat menciptakan keterpaduan yang besar adalah:

1. Kesepakatan terhadap tujuan.

2. Frekuensi Interaksi.

3. Persaingan antar Kelompok.

Dan tiga faktor yang mengurangi keterpaduan:

1. Ketidaksepakatan terhadap Tujuan.

2. Jumlah anggota yang besar.

3. Persaingan dalam kelompok

Masalah yang timbul karena faktor keterpaduan adalah groupthink (kelompok lebih

mementingkan persetujuan bersama daripada memikirkan masalah dengan kritis).

Beberapa gejalanya adalah:

- Kelompok mempunyai suatu permikiran bahwa apapun yang terjadi tidak akan terjadi

perpecahan dan akan terus bersatu.

- Kelompok tidak terlalu memedulikan larangan-larangan dari orang yang lebih berusaha.

- Keraguan yang timbul dalam anggota tidak akan diberitahu pada anggota lainnya.

- Suatu ilusi atau gambaran bahwa kelompok selalu setuju terhadap suatu keputusan

berdasarkan asumsi (diam berarti setuju).

Sarana-sarana untuk menguasai masalah keterpaduan adalah ketua kelompok harus

enetapkan peranan tiap anggota agar bersikap kritis terhadap sesuatu hal, ketua kelompok

seharusnya tidak memihak pada satu orangpun, dan menghindari kecenderungan untuk

mencari persetujuan yang cepat dengan menunjuk seorang anggota untuk berperan

sebagai kritikus selama proses pemecahan masalah.

Harus terdapat suatu kombinasi keterpaduan yang baik, sehingga keputusan yang baik

dapat tercapai.

41

Page 42: Kombis Rangkuman Buku Final

Pemimpin Kelompok

Tanpa pemimpin, kualitas yang dicapai kelompok pada umumnya akan kurang baik.

Kepemimpinan kelompok ada beberapa tipe:

- Otoriter: Keyakinan bahwa para anggota membutuhkan petunjuk dan pengawasan.

- Supervisory: Cenderung untuk selalu memberikan uraian yang panjang disertai

penjelasan tentang proses yang diinginkan.

- Demokratik atau partisipatif: Mendorong anggota kelompok untuk berpartisipasi

dengan aktif.

- Laissez-Faire: Berusaha untuk tidak membentuk sesuatu sesuai dengan keinginannya.

Fungsi seorang pemimpin adalah menetapkan masalah yang akan didiskusikan,

mendorong partisipasi anggota kelompok, mengarahkan arus informasi, meminta evaluasi

informasi, meminta pemecahan, meminta evaluasi pemecahan, menjamin untuk

mendiskusikan pendapat atau ide minor untuk mencapai kepuasan semua anggota,

memecahkan perbedaan-perbedaan antar anggota kelompoks, dan memberikan ijin untuk

melepaskan ketegangan.

Memimpin suatu kelompok tidaklah mudah, dan kita perlu mempertimbangkan banyak

faktor agar dapat efektif. Karakter pemimpin yang efektif adalah:

- Memulai pertemuan tepat pada waktunya.

- Selalu menjaga kesadaran kelompok akan tujuan dari pertemuan.

- Mengontrol jalannya diskusi dengan cara memperkecil penyimpangan.

- Mendorong anggota kelompok yang diam untuk berpartisipasi.

- Memberikan ringkasan bila diperlukan degnan menjelaskan hal-hal yang terjadi.

- Mengakhiri pertemuan dengan meringkaskan hal yang telah terjadi.

Peranan Anggota Kelompok

Keberhasilan suatu kelompok kecil juga bergantung dari anggota kelompok. Macam-

macam fungsi anggota kelompok:

- Sebagai pemberi informasi.

- Sebagai pengevaluasi informasi.

- Sebagai Penanya.

42

Page 43: Kombis Rangkuman Buku Final

Sebagai Pendengar yang simpatik.

Fungsi utama para anggota kelompok di dalam kelompok diskusi adalah:

- membangkitkan keberanian,

- mendamaikan suasana,

- mengingatkan akan persoalan-persoalan yang menghalangi kelancaran kelompok dan

mengajak untuk mencegahnya,

- meneliti kekurangan dari jawaban atau pendapat yang dikemukakan,

- selalu menegaskan lebih lanjut pendapat rekan yang dianggap kurang baik,

- menyimpulkan pendapat anggota lainnya, selalu berpikir kreatif,

- selalu berusaha menemukan ide-ide dari kegiatan baru yang menyegarkan, menolong

anggota lain untuk memahami apa yang sedang dibicarakan, turut serta memimpin.

Hal-hal yang perlu dihindari oleh anggota kelompok adalah:

- Janganlah selalu berusaha untuk menarik perhatina pada diri sendiri saja.

- Jangan selalu menentang setiap pendirian yang dikemukakan.

- Jangan menyerang rekan langsung sebagai pribadi secara licin dan licik.

- Jangan berusaha menjadi orang yang paling berkuasa.

- Jangan menjadi pendengar yang pasif.

Kesimpulan

Peranan kelompok kecil dalam organisasi semakin meningkat. Manajer efektif dituntut

memiliki kemampuan untuk menciptakan keputusan yang baik melalui kelompok.

Keterpaduan kelompok mempunyai peranan yang efektif. Begitu juga peranan pemimpin

dan anggota kelompok.

43