Kombis Rangkuman Buku Final
description
Transcript of Kombis Rangkuman Buku Final
Bab. 1
Dasar-dasar Komunikasi Bisnis
Pendahuluan
Menurut Pedler (2002) ada tiga jenis keterampilan manajerial yang harus dimiliki oleh
seorang manajer agar ia dapat mengelola sumberdaya dengan baik:
1. Keterampilan Tehnik adalah suatu cara dimana para pekerja mencapai tujuan dari
suatu kegiatan yang spesifik yang melibatkan metode, prosedur teknis dan proses.
2. Keterampilan berhubungan dengan pekerja adalah kemampuan untuk bekerja sama
dengan pihak lain.
3. Keterampilan Konseptual adalah kemampuan untuk mengidentifikasi dan menganalisa
masalah dan melaksanakan keputusan yang efektif.
Keterampilan Komunikasi yang Harus Dikuasai oleh Manajer adalah:
- Memotivasi pekerja
- Mengatasi konflik yang terjadi didalam perusahaan
- Membujuk pelanggan baik internal maupun eksternal
- Memecahkan masalah dan mengambil keputusan
- Memfasilitasi diskusi kelompok kecil
Pengertian Komunikasi
Kata Komunikasi berasl dari bahasa latin “communicare” yang berarti memberi,
mengambil bagian atau meneruskan sehingga terjadi sesuatu yang umum, sama atau
saling memahami.
Elemen Komunikasi Terdiri dari:
- Sumber Informasi adalah orang yang menyampaikan pesan.
- Encoding adalah suatu proses dimana sitem pusat syaraf sumber informasi memerintah
sumber informasi untuk memilih simbol-simbol yang dapat dimengerti.
- Pesan adalah segala sesuatu yang memiliki makna bagi penerima.
1
- Media adalah cara atau peralatan yang digunakan untuk menyampaikan pean kepada
penerima.
- Decoding adalah proses dimana penerima pesan menginterpretasikan pesan yang
diterimanya sesuai dengan minat, pengetahuan dan kepentignya.
- Feedback adalah respon yang diberikan oleh penerima pesan kepada pengirim senagai
tanggapan atas informasi yang dikirim suatu pesan.
- Hambatan adalah berbagai hal yang dapat membuat proses komunikasi tidak berjalan
dengan efektif.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Ketepatan Pesan
Beberapa faktor yang mempengaruhi ketepatan pesan adalah:
- Iklim organisasi
- Proses komunikasi yang terlibat
- Latar belakang budaya
- Sikap dan perilaku pihak yang terlibat dalam proses komunikasi
- Pengetahuan komunikator terhadap masalah yang dibicarakan
Karakteristik Komunikasi
Adapun karakteristik komunikasi menurut Penrose adalah:
1. Komunikasi adalah proses yang dinamis.
2. Komunikasi adalah sesuatu yang tidak dapat dihindari dan tidak dapat diubah kembali.
3. Komunikasi bersifat proaktif.
4. Komunikasi merupakan sesuatu yang interaktif.
Bentuk Dasar Komunikasi
Menurut bentuknya, komunikasi dapat dikelompokkan menjadi komunikasi nonverbal
dan komunikasi verbal.
1. Komunikasi Nonverbal: lebih tidak terstruktur, lebih sulit dipelajari, dan bersifat lebih
spontan.
Beberapa kelebihan dari Komunikasi nonverbal:
2
- Lebih dapat dipercaya. Seseorang dapat dengan mudah mengontrol atau memanipulasi
kata-kata yang digunakannya.
- Lebih Efisien.Baik bagi pengirim atau penerima pesan, penggunaan komunikasi non-
verbal bisa membuat proses komunikasi menjadi lebih efisien.
2. Komunikasi Verbal: Terdapat empat jenis komunikasi verbal yang digunakan di
lingkungan bisnis, yaitu berbicara, menulis, membaca dan mendengarkan. Suatu
penelitian menunjukan kaum bisnis menggunakan sebagian waktu untuk Mendengarkan
(45%) dan Berbicara (30%). Mereka menggunakan waktu sisanya Membaca (16%) dan
Menulis (9%).
Hambatan-Hambatan Komunikasi
Menurut Sigband dan Bell, hambatan dalam proses komunikasi dapat dikelompokkan
menjadi hambatan nonverbal dan verbal.
- Hambatan Nonverbal
Perbedaan persepsi, perbedaan kepentingan, perbedaan pengetahuan tentang topik yang
dikomunikasikan,keterlibatan emosi, kurangnya introspeksi, kesalahan dalam menilai
penampilan, pesan yang disampaikan kurang jelas, hanya mendengarkan pesan secara
pasif.
- Hambatan Verbal
Menurut Boove dan Thill ada beberapa hal yang dapat menjadi hambatan verbal, antara
lain: Kesalahan pemilihan kata, Kurangnya perbendaharaan kosa kata, Kesalahan
penulisan atau pengucapan, Perbedaan level antara pengirim dan penerima pesan.
3
Bab. 2
Komuikasi Organisasional
Pendahuluan
Secara umum, ada dua fungsi komunikasi dalam organisasi yaitu: Sebagai alat bantu
yang bisa digunakan untuk mencapai tujuan dan sebagai suatu alat untuk menyatukan
semua anggota menjadi satu kesatuan yang kohesif.
Pengelompokkan Komunikasi Organisasi Berdasarkan Formalitasnya
Ditinjau dari segi formalitas, komunikasi organisasional dapat dikelompokkan menjadi
komunikasi informal dan formal.
- Komunikasi Informal: merupakan suatu proses komunikasi yang terjadi diantara para
anggota organisasi tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang berlaku di
organisasi.
- Komunikasi Formal: merupakan suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal
sesuai dengan struktur organisasi.
Ditinjau dari arhnya, komunikasi formal bisa dikelompokkan menjadi:
1. Komunikasi ke bawah merupakan komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan
bawahannya dalam suatu organisasi. Komunikasi ke bawah digunakan untuk
menyampaikan informasi mengenai pekerjaan , Hubungan pegawai dengan organisasi
dan hubungan organisasi dengan dunia luar.
Beberapa alasan yang menyebabkan mengapa komunikasi ke bawah sering tidak berjalan
dengan lancar:
- Pertumbuhan perusahaan mengakibatkan terjadinya keterisolasian.
- Tujuan tidak didefinisikan dengan jelas.
- Manajer tidak berusaha untuk mengevaluasi kondisi komunikasi yang saat ini
berlangsung.
- Terjadi kebingungan siapa yang harus bertanggung jawab atas komunikasi tersebut.
2. Komunikasi Sejajar merupakan komunikasi diantara orang-orang yang mempunyai
jabatan yang selevel tapi berbeda departemen. Beberapa hal yang menyebabkan
4
komunikasi lateral tidak baik adalah adanya departementasi dan konflik antara individu
yang ada di organisasi tersebut.
3. Komunikasi ke atas merupakan komunikasi dari bawahan ke atasan, dan biasanya
dalam bentuk laporan, baik tertulis maupun tidak.
Beberapa hal yang menyebabkan komunikasi ke atas tidak efektif antara lain:
- Semakin kompleksnya struktur organisasi.
- Rasa takut bawahan untuk menyampaikan berita buruk kepada atasan.
- Hubungan atasan dan bawahan.
- Adanya filtrasi pesan sering mengakibatkan pesan tidak sesuai dengan yang sebenarnya.
- Terjadinya bottleneck yang menghambat kelancaran arus informasi.
Pengelompokkan Komunikasi Organisasional Berdasarkan Polanya
Berdasarkan polanya, komunikasi organisasional dikelompokkan menjadi empat pola:
a. Pola Roda.
Dalam posisi ini, seseorang bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi.
Anggota kelompok lainnya berfungsi untuk menyampaikan dan menerima semua pesan
melalui pemimpin komunikasi.
b. Pola Rantai.
Merupakan suatu pola yang terpusat, anggota lain berfungsi sebagai alat untuk
menyalurkan informasi anatar titik pusat dengan orang-orang yang ada di ujung garis
komunikasi.
c. Pola Lingkaran.
Dalam pola ini, semua anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk
melakukan komunikasi.
d. Pola Bintang.
Dalam pola ini setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berbicara dengan semua
anggota lainnya.
Suasana Komunikasi
Beberapa faktor yang mempengaruhi suasana komunikasi antara lain:
1. Pola komunikasi yang digunakan (sesuai keempat pola di atas)
5
2. Gaya Manajemen
3. Etika Komunikasi
Gaya Manajemen
Suatu hasil penelitian mengindikasikan adanya empat gaya dasar manajemen yaitu:
- Directive Style
Pimpinan puncak yang menerapkan gaya ini cenderung mengambil sendiri semua
keputusan, karena pimpinan berasumsi bahwa para bawahan tidak bisa dipercaya atau
tidak mempunyai kemampuan.
- Coaching Style
Pimpinan puncak cenderung memberi pengarahan dan tugas-tugas yang harus
dikerjakan oleh para pekerja.
- Supportive Style
Pimpinan berasumsi bahwa para pekerja mempunyai kemampuan dan motivasi kerja
yang tinggi.
- Delegating Style
Pimpinan puncak memberikan kebebasan kepada pegawai untuk mengambil keputusan
dan menjalankan pekerjaan masing-masing.
Etika Komunikasi
Dari segi moral, yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan antara lain:
- Kode etik yang berlaku di perusahaan.
- Melakukan asumsi (seakan-akan anda pihak lemah).
- Pertimbangan apakah komunikasi yang dikalukan menguntungkan kedua pihak.
- Mengkomunikasikan secara jujur.
- Argumentasi yang manusiawi.
- Mementingkan kepentingan organisasi.
- taktik penyampaian pesan yang baik.
Pengelolaan Komunikasi dalam Organisasi
Beberapa cara yang dapat digunakan dalam mengelola komunikasi rutin antara lain:
6
- Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin.
- Memberikan intruksi yang jelas.
- Mendelegasikan tanggung jawab.
- Melatih keterampilan menulis dan berbicara.
7
Bab. 3
Komunikasi Antar Budaya
Pendahuluan
Dewasa ini lingkungan bisnis berubah dengan sangat cepat.Oleh karena itu maka saat ini
sangat dibutuhkan keterampilan komunikasi yang dapat diterima dengan baik di semua
budaya. Keterampilan yang dibutuhkan tersebut disebut Intercultural Communication”
atau Komunikasi Antar Budaya.
Komunikasi Antar Budaya menurut Bovee & Thill adalah proses penyampaian dan
penerimaan pesan antara individu yang latar belakang budayanya mengarahkan mereka
untuk menginterprestaikan pesan secara berbeda.
Tren yang Menyebabkan Pentingnya Komunikasi Antar Budaya
Ada dua tren yang menyebabkan pentingnya komunikasi antarbudaya yaitu: Globalisasi
dan Angkatan kerja yang beragam budaya.
- Globalisasi.
Perkembangan teknologi informasi merupakan salah satu factor uang mengakibatkan
pasar global, Contohnya dengan kemajuan teknologi informasi maka rapat jarak jauh
dapat dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di belahan dunia lain.
- Angkatan Kerja dengan Beragam Budaya
Saat ini dengan terbuka pasar secara global maka angkatan kerja yang ada di suatu
negarapun ikut mengalami perubahan. Di Indonesia dengan semakin banyaknya
perusahaan yang berskala internasional beroperasi maka angkatan kerja dalam suatu
organisasi akan menjadi angkatan kerja yang beragam budaya.
Memperbaiki Sensitivitas Antar Budaya
Budaya adalah simbol, kepercayaan, nilai, harapan dan norma perilaku yang dalam suatu
masyarakat. Kelompok yang paling utama adalah budaya dimana anda berbagi beragam
nilai dnegan orang-orang yang satu negara dengan anda.
Suatu kelompok yang ada dalam kelompok budaya utama disebut dengan sub budaya
(subculture). Contohnya di Indonesia yang merupakan suatu negara dengan berbagai
8
macam subbudaya (terdiri dari berbagai macam suku dan agama) Sedangkan Jepang
merupaka negara yang lebih homogen dibandingkan Indonesia atau Amerika.
Memahami Perbedaan Budaya
Menurut Bovee, Thill (2003) pada dasarnya konteks budaya dapat dikekompokkan
menjadi konteks budaya rendah dan konteks budaya tinggi.
- Negara yang tergolong ke dalam konteks budaya tinggi seperti misalnya Korea, Taiwan
atau Indonesia, dalam berkomunikasi lebih menekankan pada komunikasi non verbal dari
pada komunikasi verbal. Dalam masyarakat yang konteks budaya tinggi,peraturan, norma
dalam kehidupan sehari-hari jarang dibuat secara eksplisit akan tetapi implisit.
- Hal ini berbeda pada negara yang masuk kedalam kelompok konteks budaya rendah.
Pada masyarakat negara ini dalam berkomunikasi, mereka lebih menekankan pada
komunikasi verbal daripada komunikasi nonverbal untuk menjelaskan sesuatu. Dalam
masyarakat yang konteks budaya rendah dalam proses pengambilan keputusan mencoba
untuk memutuskan sesuatu secepat dan seefisien mungkin.
Perbedaan dalam Masalah Legal dan Etika
Konteks budaya juga mempengaruhi perilaku legal dan etika.Contohnya, dalam
masyarakat yang rendah konteks budayanya lebih menghargai bahasa tertulis, oleh
karena itu mereka menganggap persetujuan secara tertulis merupakan hal yang penting
dan meningkat.
Agar pesan disampaikan dengan etis maka prinsip yang harus diperhatikan adalah:
1. Secara aktif mencari dasar yang sama.
2. Kirim dan terima pesan tanpa prasangka.
3. Kirimlah pesan dengan jujur.
4. Tunjukkanlah rasa hormat terhadap adanya perbedaan budaya.
Memperbaiki Kemampuan Komunikasi Antar Budaya
Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk memperbaiki kemampuan berkomunikasi
agar efektif antara lain:
- Mempelajari budaya lain.
9
Agar dapat berkomunikasi dengan baik menurut Zao dan Parks (1995) anda sebaiknya
beriskap empati, menunjukkan rasa hormat, fleksibel, aktif berkomunikasi, perlakukan
lawan bicara anda secara individual, mentoleransi adanya perbedaan.
- Pelajari bahasa lain
Cara yang baik untuk dapat berkomunikasi dengan orang yang mempunyai latar belakang
budaya yang berbeda adalah dengan mempelajari bahasa mereka. Apabila anda atau
lawan bicara anda juga tidak dapat menggunakan bahasa Internasional maka untuk
mengatasi hal ini kita dapat menggunakan penterjamah sebagai mediator.
Kesimpulan
Ada dua tren utama yang menyebabkan pentingnya kkomunikasi antar budaya yang dapat
berkembang dengan cdepat karena kemajuan teknologi informasi. Dalam memperbaiki
keterampilan berkomunikasi antar budaya seseorang dapat mempelajari budaya lawan
bicara, mempelajari bahasa lain dan menghormati perbedaan budaya yang ada.
10
Bab. 4
Komunikasi Nonverbal
Pendahuluan
Dalam berkomunikasi seseorang bukan hanya menggunakan keterampilan komunikasi
verbal akan tetapi juga menggunakan ekspresi wajah, gerakan tangan, gerakan bola mata,
intonasi suara, dan lain sebagainya. Keterampilan komunikasi dengan menggunakan
bahasa isyarat tanpa menggunakan kara disebut keterampilan komunikasi nonverbal.
Pengertian komunikasi nonverbal
Menurut Aditiawarman komunikasi nonverbal adalah komunikasi tanpa menggunakan
kata-kata. Raseberry mengatakan bahwa komunikasi nonverbal adalah tindakan dan
perilaku manusia dan makna yang terkandung di dalam perilaku tersebut.
Menurut Knapp komunikasi nonverbal berhubungan dengan komunikasi verbal melalui
enam cara:
- Mengulang (repeating)
- Kontradiksi
- Subtitusi
- Melengkapi
- Menekankan
- Menghubungkan dan mengatur.
Mengapa kita perlu mempelajari komunikasi non verbal?
Beberapa alasan mengapa kita perlu mempelajari komunikasi nonverbal antara lain:
- Tidak terdapat pesan komunikasi nonverbal yang universal. Setiap pesan diciptakan oleh
individu yang unik dengan latar belakang budaya yang beragam.
- Seringkali kita membuat kesimpulan tentang pesan yang kita terima dengan cepat tanpa
memikirkannya terlebih dahulu.
- Kita menjadi semakin tidak sensitive terhadap perilaku orang lain.
- Pesan nonverbal seringkali lebih kuat dari pesan verbal.
11
- Pesan nonverbal memperjelas pesan verbal. Seringkali pesan nonverbal seperti gerakan
tubuh, isyarat bertujuan untuk menekankan dan memperkuat pesan verbal.
- Pesan nonverbal seringkali digunakan lebih banyak dibandingkan pesan verbal.
Komunikasi Lingkungan
a. Desain ruang kantor
Dewasa ini banyak perkantoran yang menggunakan ruang terbuka. Konsep
ruang terbuka ini bertujuan untuk mengoptimalkan arus lalulintas pegawai dan
pekerjaan.
b. Warna ruang
Warna juga digunakan untuk mengkomunikasikan suatu pesan. Warna merah
diangap sebagai suatu sikap yang agresif, gembira, menstimulasi dan
keceriaan.
c. Pengaturan tata letak meja dan kursi
-Penempatan standar: dalam penataan ini maka pemilik ruangan duduk di
belakang meja dan mengendalikan ruangan.
-Pengaturan bersahabat: dalam penataan ini terdapat suasana yang lebih
bersahabat.
-Di belakang meja: suatu penataan ruang dimana pemilik ruang dan tamu
dapat berkomunikasi dengan akrab karena penghalang yang sudah
dihilangkan.
-Pengaturan netral: suatu penataan ruang dimana terdapat suasana informal.
d. Jarak
-Jarak intim: jarak yang diambil untuk berkomunikasi dengan orang-orang
yang sangat dekat.
-Jarak pribadi: jarak yang kita ambil bila kita berkomunikasi dengan teman
atau sahabat di pesta, rapat, dan pertemuan.
-Jarak sosial: Jarak yang kita pakai bila berkomunikasi dengan orang-orang
yang belum kita kenal.
-Jarak publik: Jarak yang biasanya diambil oleh seseorang bila berbicara di
depan umum.
12
e. Simbol
Simbol banyak kita temui dalam kehidupan sehari-hari misalnya simbol yang
menunjukan dilarang merokok atau dilarang parkir. Jadi suatu pesan dapat
dikirm dengan cepat dan akurat menggunakan simbol. Simbol juga digunakan
sebagai identitas pada lembaga atau produk.
f. Komunikasi fisik
Seringkali kita tidak menyadari bahwa tubuh kita mengkomunikasikan
sesuatu. Misalnya ekspresi wajah, gerakan tangan, mata, dan sentuhan.
g. Isyarat
Beberapa isyarat yang digunakan adalah:
-Gerakan ring atau OK
-Tanda acungan jempol
-Anggukan/gelengan kepala
Aspek nonlinguistic dari pembicaraan
Terdapat beberapa aspek lain dari bahasa selain dari kata-kata. Biasanya pengertian suatu
kata akan bergantung pada cara seseorang mengcapkan bukan hanya pada definisi yang
terkandung dalam kata tersebut di kamus.
Penampilan
Penampilan seseorang juga berpengaruh terhadap keberadannya, cara berpakaian sering
kali diabaikan seseorang.
13
Bab. 5
Perencanaan Pesan Tertulis
Tahap-tahap dalam komunikasi tertulis
a. Perencanaan. Penulis harus bisa memperhatikan tujuan yang akan dicapai.
b. Penulisan. Pesan disusun dalam bentuk kalimat dan paragraph.
c. Revisi. Penulis harus memeriksa kembali hasil tulisannya untuk mengetahui ada
kesalahan atau tidak.
Menganalisa tujuan dan penerima pesan
a. Apakah tujuan kita realistis
b. Apakah saat ini adalah waktu yang tepat
c. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat
d. Apakah tujuan yang ingin dicapai dapat diterima perusahaan
Menganalisa audien
Menganalisa audien dapat dilakukan dengan cara-cara:
a. Mengembangkan dan menganalisa karakter audien
-Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audiens
-Siapa audien kita
-Bagaimana reaksi audien terhadap isi pesan
b. Memuaskan audien dengan informasi yang disampaikan
-Berusahan mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui audiens.
c. Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audien.
Menentukan ide utama
Hal ini dolakukan untuk membatasi topik pembahasan. Beberapa metode yang dapat
digunakan untuk mengembangkan ide utama adalah:
a. Menggunakan teknik brainstorming
b. Menggunakan metode story teller’s tour
14
c. Membuat lajur yang memuat penemuan fakta, kesimpulan dan rekomendasi
d. Pendekatan jurnalistik dengan jalan menjawab 5W+H
e. Dengan menggunakan perspektif audien
Pemilihan Channel dan Media
Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah:
a. Surat: digunakan untuk menyampaikan dokumen-dukumen singkat
b. Memo: Digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat rutin
c. Laporan dan proposal: digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat
kompleks dan objektif.
Pengorganisasian dan Penyusunan Pesan Bisnis
Pesan yang terorganisir dengan baik mempunyai karakteristik sebagai berikut:
a. Pesan mempunyai tujuan dan topic yang jelas
b. Semua informasi yang dimuat dalam pesan berhubungan dengan tujuan dan topic.
c. Ide-ide harus dikelompokan dengan cara yang logis
d. Pesan harus memuat informasi secara lengkap.
Pengorganisasian pesan
a. Penentuan dan Pengelompokan ide-ide
b. Urut-urutan penyampaian ide
Penentuan dan Pengelompokan ide-ide
Langkah-langkah dalam menentukan dan mengelompokan ide adalah:
a. Menentukan ide utama
b. Menyatakan poin pendukung
c. Memberi ilustrasi melalui bukti-bukti.
Menentukan urut-urutan ide untuk pesan pendek
15
a. Berita rutin, berita baik, dan pesan goodwill
Pendekatan langsung dapat digunakan untuk surat bisnis yang berisi berita rutin,
baik ataupun pesan tentang peningkatan citra baik perusahaan.
b. Berita buruk
Jika pesan yang akan disampaikan mengandung berita yang tidak menyenangkan
maka pendekatan yang sebaiknya dilakukan adalah pendekatan tidak langsung.
c. Pesan persuasive
Jika pesan yang disampaikan akan menimbulkan respon audien yang tidak senag
maka diperlukan usaha membujuk audien maka pendekatan tidak langsung.
16
Bab. 6
Surat dan Memo
Menulis surat bisnis yang efektif adalah merupakan suatu keterampilan yang harus
dikuasai oleh pembisnis. Surat dan Memo adalah hal yang ditulis hampir setiap hari
untuk melancarkan operasi perusahaan.
Alasan Penulisan Surat dan Memo
Ada beberapa alasan orang menulis surat. Pertama ialah karena ingin berkomunikasi
dengan pihak lain di tempat yang jaraknya relatif jauh. Kedua alasan biaya karena untuk
dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan biaya perjalanan.
Karena pelaku bisnis mengandalkan surat dalam berkomunikasi dengan audien, surat
yang dikirimkan harus mampu membangun kesan yang positif untuk pihak yang
membacanya.
Format Surat Bisnis
Dalam Korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentuk penulisan surat yang paling
sering digunakan yaitu: Full Block Style, Modified block dan Traditional Style.
-Full Block Style
Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang
disusun dengan gaya ini berspasi tunggal.
-Modified Block Style
Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris dimulai
dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date(tanggal),complementary close(salam
penutup), dan the signature line.
-Traditional Style
Pada bentuk ini setiap awal paragraph diketik menjorol ke dalam. Selebihnya sama
dengan pengetikan surat dalam bentuk block.
Bagian Surat
17
Bagian surat diklasifikasikan dalam 2 kategori yaitu: bagian surat yang baku dan surat
yang bersifat tambahan.
Bagian Surat yang Baku.
Setiap surat bisnis harus memiliki bagian yang baku:
1. Kepala Surat
2. Tanggal
3. Alamat tujuan
4. Salam pembuka
5. Badan surat
6. Salam penutup
7. Tanda tangan
1. Kepala Surat
Hampir semua surat perusahaan mencantumkan kepala surat yang menyebutkan nama
perusahaan, dan alamat lengkap termasuk nomor telepon.
2. Tanggal
Semua surat dan laporan harus diberi tanggal, karena tanggal akan menunjukkan
kapan surat atau laporan tersebut dibuat. Hal ini penting untuk pencatatan dan
penyimpanan surat dalam file.
3. Alamat tujuan
Alamat tujuan menyebutkan nama dan alamat lengkap pihak penerima surat. Ini
diketik dua baris atau lebih di bawah tanggal, tergantung panjang surat.
4. Salam pembuka
Salam pembuka untuk surat bisnis sedapat mungkin diawali dengan nama orang yang
dituju.
5. Badan surat
Badan surat berisi pesan-pesan yang disampaikan oleh pengirim kepada pihak yang
dituju. Informasi yang ada di dalam surat hendaklah dapat dibaca dengan
mudah,sopan dan ditulis dengan tata bahasa yang benar.
6. Salam penutup
18
Salam penutup diketik dua spasi dibawah baris terakhir badan surat. Letak salam
penutup mengikuti bentuk surat. Penulisan salam penutup dilakukan sebagaimana
dengan salam pembuka akan tergantung seberapa bail anda mengenal pembaca.
7. Tanda tangan
Surat Bisnis diakhiri dengan tanda tangan. Tempat membubuhkan tanda tangan di
bawah complementary diberi jarak empat baris kosong.
Bagian surat yang berisi tambahan
Terdiri atas: Catatan untuk Penerima, Untuk Perhatian, Perihal, Halaman Lembar
Kedua, Nama Perusahaan, Inisial Penulis Surat, Catatan Lampiran, Catatan
Tembusan, Catatan tentang Sifat Pengiriman, Catatan Tambahan.
1. Catatan untuk Penerima. Surat yang didalamnya tertera Catatan untuk penerima
ditujukan kepada pribadi tertentu, bersifat rahasia, atau memerlukan perlakuan
khusus.
2. Untuk Perhatian. Bagian surat ini berfungsi memberitahu pihak penerima surat
bahwa surat ditujukan kepada personel atau bagian departemen tertentu.
3. Perihal ialah bagian surat yang memberitahukan perihal yang terdapat dalam
surat.
4. Halaman Lembar Kedua. Dimaksudkan untuk memudahkan mencari lembar
kedua suatu surat apabila terpisah.
5. Nama Perusahaan jiga disertakan dalam signature block diketik dengan huruf
kapital dua spasi dibawah salam penutup.
6. Inisial Penulis Surat menunjukkan siapa yang membantu penyajian surat.
7. Catatan Lampiran ialah bagian surat yang menyebutkan lampiran yang meyertai
surat.
8. Catatan Terbuka ialah bagian surat yang menyebutkan siapa yang menerima
tebusan atau fotocopy.
9. Catatan tentang Sifat Pengiriman adalah bagian surat yang menyebutkan sifat
pengirimannya.
19
10. Catatan Tambahan merupakan bagian surat yang berisi pesan yang memerlukan
penekanan, atau dapat juga berupa pesan pribadi yang ditambahkan pada bagian
akhir surat bisnis.
Amplop
Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside adress dengan urutan sebagai
berikut:
1. Nama dan sebutan / jabatan penerima
2. Nama Bagian/ Departemen / Seksi
3. Nama Perusahaan / Lembaga
4. Nama Gedung
5. Nama Jalan dan Nomor
6. Kota dan Kode Pos
7. Nama Negara ( untuk korespondensi antarnegara)
Memorandum
Memorandum biasa disebut memo, berupa formulir yang digunakan untuk
menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah
perusahaan.
Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat,yakni ringkas, to the point. Formulir memo
berupa cetakan dengan dua macam ukuran.
Penggunaan Memo Dalam Komunikasi
Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis diantara pihak sebagai berikut:
- karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya bernada informasi
- Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal.
Penulisan memo dalam suatu organisasi memiliki beberapa keuntungan antara lain:
- Dapat digunakan sebagai catatan tertulis
- Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang rumit dengan singkat.
- Dapat menghubungi berbagai pihak secara serempak.
20
Selain memberikan manfaat, penggunaan memo juga memiliki beberapa kelemahan
antara lain:
- Memo tidak mencakup informasi secara lengkap.
- Menimbulkan kejengkelan pada penerima.
- Mudah hilang.
- Bersifat Umum.
21
Bab. 7
Penulisan Laporan
Laporan adalah dokumen yang factual yang ditunjukkan pada pihak tertentu. Laporan
dapat menyajikan kejadian dimasa lampau, informasi yang baru, atau berisi rekomendasi
untuk masa yang akan datang.
Laporan bisnis adalah suatu penyajian tentang fakta yang terencana,objektif, tidak
memihak kepada satu orang atau lebih untuk tujuan yang spesifik dan penting bagi suatu
bisnis(aditiawarman,2002).
Laporan harus dapat disampaikan kepada manajemen tingkat atas, bawah, dan horizontal,
juga ke luar perusahaan seperti pemegang saham, konsumen dan mungkin juga kepada
pemerintah.
Klasifikasi Laporan Bisnis
Laporan bisnis dapat diklasifikasikan kedalam enam kategori:
1. berdasarkan frekwensi persoalan
2. sumber
3. fungsi
4. subjek
5. formalitas
Laporan formal selalu mencakup sebagai berikut:
a. bagan pembuka: Cover, halaman kosong, halaman judul, surat penyerahan, kata
pengantar, daftar isi, daftar gambar, ringkasan.
b. Batang tubuh terdiri dari:
-Pendahuluan, yang menejelaskan tujuan dari penulisan laporan, identifikasi
masalah, latar belakang permasalahan, dan metodologi riset.
-Temuan adalah berbagai informasi yang didapat selama penelitian dan
anlalisa temuan tersebut.
c. bagan pelengkap – Apendiks, bibliography, indeks.
d. Bentuk atau penampilannya .
22
Ada beberapa bentuk yang dapat dipakai dalam penulisan laporan antara lain:
a. memorandum report
b. laporan surat
c. laporan yang telah tercetak
d. laporan formal
Persiapan Sebelum Menulis
Proses perencanaan diatur lebih terinci dan lebih panjang daripada laporan pendek.
Tahap-Tahap dalam Penulisan Laporan.
1. Menentukan masalah dan tujuan.
2. Menentukan siapa yang akan menerima laporan
3. Menentukan ide
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan
5. Memilih dan menginterpretasikan data.
6. Menyusun data dan mempersiapkan kerangka akhir
CHECKLIST 7’C untuk Penulisan Laporan
1. Completeness dan Conciseness
- Mencakup – keseluruhan , dibutuhkan fakta yang lengkap dan sesuai dengan
tujuan laporan, untuk menjawab seluruh pertanyaan pembaca.
- Mencakup apa, mengapa, kpaan, dimana, siapa dan bagaimana, yang tepat dengan
tujuan penulisan dan pembaca.
- Harus dapat menyajikan uraian dengan figur-figur yang lengkap sesuai dengan
yang diminta.
- Sususnlah laporan yang mencakup hal yang penting saja sesuai dengan tujuan dan
keperluan pembaca.
- Hindari penulisan yang terlalu panjang, ungkapan usang, perulangan yang tidak
perlu, dan penggunaan artikel yang berlebihan.
- Nyatakan faktor yang menguntungkan dan merugikan yang berpengaruh terhadap
situasi yang anda laporan
23
- Masukkan kata pembuka dan bagian tambahan lainnya.
2. Concreteness, Conviction, Objectivity.
- Gunakan kata dan angka yang spesifik, karena hal ini akan lebih memperjelas dan
meyakinkan laporan anda.
- Nyatakan sumber informasi dalam pendahuluan, batang tubuh atau apendiks.
- Dapat menjamin bahwa sumber tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
- Dalam mengutip, mengungkapkan, atau meringkas sesuatu hal anda harus
objektif.
- Pertimbangkan denga hati-hati dasar dari kesimpulan anda.
- Hindari penulisan yang bersifat emosional
- Nyatakan fakta yang jujur.
- Gunakan kata benda konkret sebagai subjek kalimat.
- Lebih baik menggunakan kalimat aktif daripada kalimat pasif.
- Hindari pengandaian yang akan memberikan gagasan yang berlawanan fakta.
- Buat kesimpulan dengan fakta yang cukup.
3. Considereration dan Courtesy
- Terapkan suatu keterpaduan yang serasi dalam penelitian anda.
- Pilih susunan perencanaan anda secara induktif atau deduktif, untuk mendapatkan
reaksi yang efektif dari pembaca
- Susunan topik yang ada dalam laporan batang tubuh pembaca setelah
mempertimbangkan kepentingan pembaca.
- Sesuaikan gaya penulisan dan formalitas laporan dengan keinginan pembaca,
anda dapat memilih satu dari beberapa pilihan berikut:
a) Dapat digunakan gaya informal, sama seperti pada surat dan memo.
b) Pada laporan yang lebih panjang dan formal uang ditunjukkan pada
ternama, staf pemerintah dan lainnya,dapat digunakan gaya impersonal.
Dalam hal ini anada tidak menyebutkan diri anda sendiri.
c) Pada laporan yang lebih formal anda dapat menyebutkan anda sebgai
penulis, dan asisten anda sebagai staf peneliti, atua lainnya.
- Tulislah hal –hal yang tidak menyenangkan secara bijaksana dan sopan.
- Tulislah laporan tersebut dengan sopan, dan bijaksana.
24
- Buatlah rekomendasi, berdasarkan hasil kesimpulan yang logis, yang didapat dari
fakta yang telah disajikan.
- Hilangkan pendapat pribadi anda.
- Buat laporan semenarik mungkin dan mudah dibaca, dengan menggunakan
judul,tabel,grafik, gambar dan alat bantu.
- Jika terdapat suatu keputusan yang mempunyai kriteria yang hampir sama dengan
alternatif lain.
4. Clarity
- Ungkapkan pernyataan anda dengan jelas sehingga mudah dimengerti pembaca.
- Masukkan definisi dengan menggunakan istilah teknis pada bagian pendahuluan,
batang tubuh atau apendiks.
- Dalam membandingkan figur gunakan presentasi, rangking, rasio. Bila terdapat
angka pecahan lebih baik dibulatkan agar lebih dimengerti.
- Gunakan bantuan grafik, chart, gambar dan lain-lain, bila hal itu membantu
penyajian data kuantitaf anda.
- Sebelum menyajikan grafik sebaiknya didiskusikan secara ringkas.
- Gunakan judul sebagai pedoman pembaca, dan harus berhubungan dengan isinya.
- Gunakan kata-kata peralihan dan ungkapan-ungkapan untuk menghubungkan
kalimat dan ide.
- Gunakan kalimat peralihan bila suatu bagian beralih atau berpindah pada bagian
lain.
5. Correctness
- Periksalah kembali semua fakta, tata bahasa, dan hal lainnya.
- Bedakan dengan jelas antara fakta, gagasan, kesimpulan seluruh teks dan bagian
akhir.
- Teliti kembali penyusunan judul dan sub judul.
- Tulis kesimpulan dengan teliti, dan tidak berlebihan.
- Periksa lagi apakah laporan anda tersebut mempunyai kualitas yang baik dilihat
dari segi yang lainnya.
- Periksa tata laporan itu, apakah cukup menarik?
25
- Pada laporan yang panjang periksa kembali ketepatan semua bagian, kata
pengantar dan bagian perlengkapan lain.
- Jangan memasukan bahan-bahan baru pada bagian akhir.
26
Bab. 8
Keterampilan Mendengar
Keterampilan mendengar merupakan salah satu keterampilan yang sangat penting bagi
individu baik yang bergerak dalam bisnis maupun tidak. Dari hasil penelitian menurut
Aditiawarman (2000) dalam suatu percakapan selama sepuluh menit, kita mungkin hanya
mampu mengingat 50% dari percakapan yang kita dengar, dan kita sudah lupa informasi
tersebut sehari kemudian.
Proses Mendengar
Terdapat proses yang terdiri dari 5 akativitas yaitu:
1. Merasakan atau sensing.
Dalam tahap ini kita mendengar suatu suara tetapi kita mungkin mengalami
kesulitan dalam memahami inforamsi yang terkandung dalam suara tersebut.
2. Menterjemahkan atau interpreting.
Kita berusaha untuk mendengarkan suara denga baik agar dapat menangkap
informasi yang terkandung di dalamnya.
3. Evaluasi.
Setelah menerjemahkan suara yang kita dengar, kemudian kita membentuk suatu
opini tentang suara atau pesan yang terkandung dalam surat.
4. Mengingat.
Menyimpan informasi untuk digunakan dimasa yang akan datang merupakan
tahap yang kita lalui setelah tahap evaluasi.
5. Merespon.
Tahap-tahap diatas, maka kita akan memasuki tahap akhir yaitu memberi respon
terhadap isi pesan.
Gaya Dalam Mendengar
Gaya dalam bahasa mendengar suatu pesan dapat dibedakan menjadi empat yaitu:
mendengarkan isi pesan, mendengarkan secara kritis, mendengarkan untuk memahami
perasaan pembicara, dan mendengar secara aktif.
27
Mengapa Tidak Terampil dalam Mendengar?
Menurut Steil (1991) salah satu yang menyebabkan keterampilan mendengar lemah
dibandingkan dengan keterampilan komunikasi yang lain karena keterampilan mendengar
tidak atau jarang sekali diajarkan disekolah, berbeda dengan keterampilan menuli dan
berpidato.
Alasan Belum Terampil Dalam Mendengar.
Alasan tersebut antara lain (Pensore, 2004):
- Kurangnya penddikan yang layak.
- Perbedaan Persepsi.
- Kesenjangan Waktu.
- Perilaku yang pasif dan aktif.
Jenis Pendengar Yang Buruk.
Ada beberapa jenis pendengar yang buruk dalam lingkungan bisnis.
- Si pura-pura (the faker)
- Si Tukang bicara (the continual talker)
- Pencatat yang cepat (the rapid writing note taker)
- Pengkritik (the critic)
- Si sibuk (I am in a hurry listener)
- Pengkoreksi
- Pendengar yang menyelesaikan kalimat pembicara.
Memperbaiki Keterampilan Mendengar
Langkah –langkah untuk memperbaiki keterampilan mendengar:
1. Coba untuk menimbulkan minat terhadap topik yang dibicarakan.
2. Mengevaluasi isi pembicaraan, bukan cara penyampaiannya.
3. Menjaga emosi.
4. Mendengar ide-ide
5. Fleksibel.
28
6. Selalu berusaha mengatasi hambatan.
7. Bersikap terbuka.
8. Selalu berusaha untuk melatih pikiran.
9. Berusaha untuk menjaga kontak mata.
10. Kadangkala melalui bahasa nonverbal yang digunakan oleh pembicara kita dapat
memahami isi pesan meskipun kita tidak dapat mendengarkan isi pembicaraan
dengan jelas.
11. Berikan Feedback
29
Bab. 9
Wawancara
Wawancara dapat diartikan sebagai suatu percakapan yang terncana dengan tujuan
antara dua pihak yaitu si pewawancara dan yang diwawancarai.
Ada tiga karakteristik yang membedakan wawancara dengan percakapan biasa, yaitu:
1. Wawancara mempunyai tujuan yang lebih jelas bila dibandingkan dengan
percakapan biasa.
2. Dengan adanya tujuan yang jelas maka wawancara akan menjadi formal
dibandingkan dengan percakapan biasa.
3. wawancara ditekankan untuk mendapatkan informasi yang akan berguna bagi
pengambilan keputusan perusahaan.
Jenis – Jenis Wawancara
Wawancara dapat diklasifikasikan kedalam dua kelompok, yaitu:
a. wawancara yang terfokus pada pertukaran informasi antara lain:
- wawancara pekerjaan
- wawancara untuk menggali informasi
- wawancara persuasif
- wawancara bagi karyawan yang berhenti bekerja
b. wawancara yang berfokus pada pertukaran perasaan
- wawancara evaluasi
- wawancara konseling
- wawancara penyelesaian konflik
Persiapan Seorang Pewawancara
1. harus mengetahui gambaran yang jelas mengenai struktur organisasi perusahaan.
2. mengetahui informasi dengan rinci mengenai pekerjaan yang ditawarkan.
3. membatasi area yang akan dicakup dalam wawancara dan juga pertanyaan yang
penting untuk ditanyakan.
30
4. apabila pekerjaaan yang ditawarkan berkenaan dengan keterampilan, maka
pewawancara harus mempersiapkan bagaimana cara yang akan digunakan untuk
menguji keterampilan calon pekerja.
5. mengatur wawancara termasuk menentukan jadwal wawancara.
Struktur Wawancara
Terdiri dari enam tahap, yaitu:
1. Perencanaan.
Tidak termasuk bagian wawancara, karena dilakukan sebelum proses wawancara
dilaksanakan.
Berikut ini adalah hal yang harus dilakukan seorang pewawancara dalam
merencanakan wawancra:
- Menentapkan tujuan
- Mempelajari berkas pelamar
- Mengembangkan pertanyaan berdasarkan jenis pekerjaan yang akan dilakukan
oleh pekerja.
- Mengidentifikasi jawaban yang diinginkan.
- Memilih tempat yang tepat dan menginformasikan kepada pelamar.
- Membuat undangan wawancara keada pelamar.
2. Menciptakan Hubungan.
Untuk mengurangi kegugupan dan ketegangan serta memudahkan jalannya
pertukaran informasi maka seorang pewawancara yang baik akan mencoba untuk
mencairkan suasana dengan menciptakan hubungan terlebih dahulu dengan
pelamar.
3. Menetapkan Tujuan
Pewawancara harus memberikan penjelasan kepada pelamar apa yang ingin
dicapai melalui wawancara ini, apa yang diharapkan oleh pewawancara.
4. Suatu skema wawancara dimulai dengan latar belakang pendidikan dan aktivitas
pelamar. Dilanjutkan dengan pengalaman kerja dan diakhiri dengan aktivitas
pekerjaan.
31
5. Tahap Membuat Ringkasan dan mengakhiri wawancara.
Pada saat wawancara terjadi pertukaran informasi antara pewawancara dan
pelamar. Oleh karena itu penting bagi seorang pewawancara untuk memeberikan
tanda-tanda baik secara verbal maupun nonverbal bahwa proses wawancara telah
selesai.
6. Tahap Evaluasi
Tahap ini dilakukan setelah wawancara berakhir. Semua informasi yang
dirangkum secara keseluruhan tanpa ditambah atau dikurangi.
Hal yang perlu dilaporkan adalah informasi yang relevan dengan tujuan
wawancara, misalnya pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, keorganisasian,
hobi, karakteristik pribadi dan kesimpulan secara keseluruhan.
Bentuk Pertanyaan
1. Pertanyaan terbuka.
2. Pertanyaan Tertutup.
3. Pertanyaan netral dan mengarahkan.
4. Pertanyaan yang mengandung beban.
5. Mirror question.
Persiapan Wawancara Bagi Seorang Pelamar
Beberapa persiapan yang perlu dilakukan :
- Ketahuilah diri anda sebelumnya.
- Laukan beberapa riset pada perusahaan tersebut
- Membuat beberapa pertanyaan yang sekiranya akan ditanyakan oleh
pewawancara.
- Perhatikan penampilan anda
- Periksa tempat dan waktu dengan teliti.
32
Bab. 10
Presentasi Lisan
Pendahuluan
Berbicara di depan publik seringkali menimbulkan gambaran menakutkan. Menurut
Wallechinsky dan Wallace, memberikan pidato merupakan hal yang paling menakutkan
bagi orang Amerika (bahkan melebihi kematina). Dalam dunia bisnis, presentasi
merupakan keterampilan yang sangat penting karenanya penting untuk menguasai
keterampilan presentasi secara lisan.
Persiapan Presentasi
Kunci bagi presentasi lisan yang efektif adalah perencanaan dan persiapan yang baik.
Seringkali, presentasi yang lamanya satu jam memerlukan waktu persiapan yang
berminggu-minggu, mulai dari mencari informasi tentang pendengar dan topik yang
dibicarakan, riset dan penyusunan pidato, serta latihan sebelum tampil. Dengan
perencanaan yang baik anda dapat mengantisipasi masalah yang mungkin timbul saat
presentasi, mengatasi bahan dan peralatan yang dibutuhkan, memberikan kepercayaan
diri dan memberikan arah presentasi anda.
Menetapkan tujuan
Menentukan tujuan presentasi lisan akan memberikan petunjuk mengenai materi yang
akan disajikan dan cara menyajikannya. Salah satu cara untuk memutuskan tujuan adalah
dengan membuat keputusan secara umum kemudian diikuti dengan analisa spesifik untuk
tiap keadaaan. Pada umumnya terdapat beberapa tujuan presentasi lisan, antara lain
memberikan informasi, membujuk, meyakinkan, dan menghibur. Pada kenyataannya
hampir tidak ada pidato yang benar-benar hanya mempunyai satu tujuan saja, biasanya
keempat tujuan ini digunakan sebagai suatu kombinasi. Yang terpenting adalah
menentukan tujuan utama , kemudian menyusul bahan-bahan yang sesuai dengan tujuan
utama tersebut. Tanpanya, presentasi akan tidak teratur/kacau.
33
Menganalisa Pendengar
Informasi tentang pendengar penting diketahui karena denga informasi ini kita dapat
menyesuaikan isi pidato dengan kebutuhan dan latar belakang mereka dan kita dapat
memilih metoda dan bahasa yang sesuai. Beberapa informasi yang diperlukan adalah:
1. Sebarapa jauh pengetahuan mereka tentang sujek yang akan dibicarakan?
2. Apa alasan mereka mendengar?
3. Apa hubungan anda dengan pendengar?
4. Berapa lama anda sudah berhubungan?
5. Sebarapa jauh pemahaman pendengar tentang istilah bisnis?
6. Bagaimana tingkat pendidikan, usia, dan jenis kelamin pendengar?
Jika sulit memperoleh informasi langsung dari pendengar, kita dapat mencari tahu dari
panitia atau pihak pengundang.
Menentukan Metode
BErdasarkan analisa pendengar ada beberapa metode presentasi:
1. Metode Impromtu. Pembicara berpresentasi secara spontan, tanpa persiapan, cocok
untuk pembicara yang sudah mahir dan berwawasan luas.
2. Metode Menghapal. Pembicara merencanakan, menulis, kemudian menghapal kata
demi kata. Model ini kurang menarik karena kaku dan berbicara dengan cepat. Pembicara
sangat bergantung pada naskah dan model ini cocok untuk pemula.
3. Metode Naskah. Naskah dipersiapkan terlebih dahulu, pembicara menciptakan sesuatu
yang menarik dan menciptakan suasana agar pendengar merasa diajak ikut serta dalam
pembicaraan.
4. Metode Ekstemporan. Metode ini menyiapkan krangka-kerangka presentasi denga
cermat, pertama pembicara menggunakan kata-kata sendiri dan memodifikasi sesuai
dengan sitasi yang dihadapinya.
Pada dasarnya tidak ada metode yang terbaik, karena hal ini tergabtung paad berbagai
faktor (kemampuan pembicara, keadaan pendengar, materi yang disajikan, dan lainnya).
Menyusun Bahan
Terdapat tiga bagian utama dalam suatu presentasi.
34
1. Pendahuluan, ada beberapa pendekatan yang adapat digunakan untuk menstimulasi dan
menarik pendengar, yaitu membuat cerita yang berhubungan dengan topik yang
dibicarakan atau menceritakan latar belakangnya.
2. Penyusunan ide utama, untuk dapat dimengerti anda perlu meyusunnya secara
sistematis. Beberapa pola yang diperlukan untuk menyusun materi:
- kronologis, pidato disajikan dengan bergerak dari poin yang satu ke poin lainnya secara
berurutan sesuai waktu kejadian.
- spasial, digunakan untuk menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan lokasi tempat
atau ruangan.
- logis, sebab akibat (faktor/fakta diikuti akibatnya) dan pemecahan masalah (penerapan
problem solving)
Agar lebih meyakinkan dapat didukung pemberian ilustrasi.
3. Kesimpulan, yang merupakan rangkuman masalah dari inti pembicaraan yang
bertujuan untuk memadatkan ceramah ke dalam beberapa poin pokok yagn dapat
disajikan dengan cepat. Karakteristik ringkasan yang baik adalah mengulang poin utama,
menggambarkan materi secara keseluruhan, mendapatkan umpan balik atau respon.
Latihan Lisan
Latihan diperlukan agar anda terbiasa berpresentasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan
antara lain:
- Jangan membaca catatan pidato anda.
- Catatlah waktu yang anda pergunakan dalam pidato anda.
- Perhatikan postur tubuh anda untuk berdiri dengan benar.
- Bergeraklah.
- PErgunakan bahasa nonverbal dengan baik.
- Latih suara anda.
Pelaksanaan Presentasi
Ada beberapa tip yang dapat digunakan untuk mengurangi rasa takut:
- Pilih topik yang benar-benar anda minati/kuasai.
- carilah informasi sebanyak mungkin tentang pendengar anda.
35
- Persiapkan pidato anda dengan baik.
- Catat poin utama pada selembar kertas.
- Berlatih sebanyak mungkin sebelum tampil.
- Lakukan rileksasi, tarik nafas dalam dan lepaskan.
Memeprsiapkan Alat Bantu Visual
Banyak ahli berpendapat bahwa sebuah gambar mengandung banyak informasi dan
makna-makna yang bernilai. Meskipun demikian penggunaan visual jangan berlebihan
karena dapat menyebabkan kehilangan audien.
1. Merencanakan pembuatan alat bantu visual memiliki tiga keuntungan, yaitu banyaknya
penemuan dan analisis kerja yang telah disusun dengan bentuk tabel maupun dalam
bentuk grafik, menghasilkan graphic story line yang dapat digunakan untuk menulis
laporan atau presentasi.
Karena teks menjelaskan grafik dan sebagainya, kita dapat menghemat waktu karena kita
sudah mempersiapkannya sebelum kita mulai menyusun teks.
2. Alasan penggunaan alat bantu visual adalah Untuk mengklarifikasi atau menjelaskan,
untuk menyederhanakan atau menyingkat, untuk menegaskan, untuk menyimpulkan,
untuk meningkatkan pemahaman, untuk menarik perhatian, untuk memberikan kesan
atau nilai, dan untuk menyatukan.
3. Dalam memilih grafik atau alat bantu yang tepat (jenis grafik), terdapat tabel untuk
memberikan kejelasan nilai-nilai angka; diagram garis atau batang untuk mengilustrasiian
kecenderungan berdasarkan waktu; diagram batang, diagram kue, dan peta arena untuk
menunjukkan frekuensi atau distribusi; diagram batang untuk menunjukkan satu dengan
lainnyal diagram kue untuk menunjukkan suatu bagian dengan keseluruhannya; diagram
garis, batang, atau titik untuk menunjukkan korelasi atau hubungan saling
mempengaruhi; peta untuk menunjukkan informasi geografis; dan flowchart atau diagram
untuk mengilustrasikan sebuah proses atau prosedur.
4. Jenis-jenis alat bantu visual adalah handouts, whiteboards, overhead projector, dan
electronic presentations (proyektor khusus dan komputernya).
10 Tips Untuk Membuat Desain Presentasi Yang Baik
36
Tampilan teks akan lebih menarik jika:
1. Teks tidak lebih dari enam baris.
2. Maksimum enam kata dalam tiap baris, dan tampilkan dengan besar.
3. Tulisan yang jelas dengan menggunakan huruf basar dan kecil saja dengan ruang di
antara tiap teks.
4. Pastikan hurufnya cukup besar untuk dilihat dari berbagai tempat.
5. Hindari menggunakan huruf yang terlalu rumit sehingga tidak terbaca.
6. Urutkan poin-ppoin dalam urutan berdasarkan abjad.
Bantuan visual adalah cara yang baik untuk mengingatkan para pendengar terhadap poin
utama dari presentasi anda.
Kesimpulan
Setiap presentasi akan berjalan efektif bila dipersiapkan dengan baik, dan dapat
dipersiapkan dengan menjawab pertanyaan Who?, Where?, When?, Why?, What?, dan
How? Utnuk menentukan bentuk presentasi yang akan dilakukan. Latihan akan membuat
presentasi berjalan baik, selain itu perlu diperhatikan postur tubuh, suara, bahasa
nonverbal, dan penampilan.
37
Bab. 11
Pengambilan Keputusan dalam Kelompok
Pendahuluan
Kelompok kecil merupakan bagian terpadu dari kegiatan bisnis dan kehidupan sosial.
Rapat (pertemuan) kelompok kecil merupakan bagian yang sudah tidak dapat dilepaskan
lagi dari kegiatan bisnis dewasa ini. Keluhan yang seringkali terjadi dalam
ketidakefektifan rapat dikarenakan para anggota kelompok belum menjalankan
tugas/fungsinya dengan benar.
Karakteristik Kelompok Kecil
Siri khas kelompok kecil adalah:
- Tujuan umum. Tujuan yang ingin dicapai harus didefinisikan dengan jelas, mempunyai
alat ukur untuk menilai pencapaian tujuan, dan semua anggota kelompok harus memiliki
komitmen untuk berusaha dan meluangkan waktu guna mencapai tujuan.
- Jumlah anggota. Semakin banyak anggota, semakin banyak pula ide dan informasi yang
diberikan, meskipun kesempatan individu untuk berpartisipasi mengecil. Tidak ada
ketentuan mengenai jumlah anggota efektif, tetapi biasanya kelompok ideal
beranggotakan tiga sampai tujuh orang.
- Interdependensi. Suatu kelompok kecil memiliki ketergantungan antar anggota dan
bertemu untuk tujuan bersama. Mereka tidak hanya saling memperngaruhi tapi
menyadari pentingnya kontribusi informasi satu sama lain (memberi dorongan, keputusan
dan kesadaran tentang pentingnya kebersamaan kelompok.
- Interaksi tatap muka. Setiap orang saling bertemu dan bertukar informasi baik secara
verbal maupun nonverbal.
Menurut Rosenfield dewasa ini kelompok kecil memegang peran penting dala
morganisasi bisnis yang sukses. Kelompok kecil penting karena kelompok kecil
mendorong interaksi dan partisipasi par aindividu, memberi kesempatan untuk
mengembangkan metode pengambilan keputusan, serta memfasilitasi individu untuk
berkomitmen.
38
Tujuan Komunikasi dalam Kelompok kecil
Sebagian besar tujuan ini selalu berkisar antara penyebaran informasi, pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. Pada prakteknya ketiga hal ini dikombinasikan dan
saling mendukung.
Keuntungan dan Kerugian Komunikasi dalam Kelompok Kecil
Keuntunggnya:
- Kualitas keputusan. Kelompok dengan interaksi yang baik mempunyai kualitas yang
lebih baik dibandingkan dengan keputusan yang diciptakan seorang diri.
- Penerimaan. Bila bawahan dilibatkan dalam pengambilan keputusan, mereka akan
merasa terlibat dan akan meningkatkan rasa penerimaan terhadap keputusan tersebut.
- Tanggung jawab. Terdapat hubungan yang erat antar penerimaan dan tanggung jawab,
individu terlibat akan mempunyai rasa tanggung jawab yang besar untuk melaksanakan
keputusan dengan baik.
- Status. Anggota akan memperoleh status pengakuan dari ras tanggung jawab, dan
keterlibatannya dalam proses pengambilan keputusan kelompok.
Kerugiannya:
- Penghamburan waktu. Bila tidak dilaksanakan dengan baik hanya merupakan
penghamburan waktu saja.
- Biaya Proses mengumpulkan orang pada waktu yang bersamaan merupakan proses
yang mahal, khususnya bila mereka dibayar tinggi. Banyak manager yang berpikir bahwa
menghadiri rapat bukanlah bagian dari tanggung jawabnya.
- Ketidakharmonisan. Bila ada dominasi dari anggota yang agresif, atau oleh ide yang
tidak rasional. Menyebabkan anggota lain tidak ingin memberikan kontribusi ide.
Kelompok ini hanya menghamburkan waktu dan tenaga.
Langkah-langkah Pemecahan Masalah dalam Kelompok
Berdasarkan TRACE TIPS ada tujuh langkah dalam proses pengambilan keputusan
kelompok, yaitu:
1. Menetapkan dan menganalisa masalah.
39
2. Menganalisa isu yang dipermasalahkan.
3. Mengembangkan kriteria.
4. Mengembangkan alternatif pemecahan.
5. Mengevaluasi berbagai alternatif dan memilih yang terbaik.
6. Melaksanakan keputusan.
7. Memonitor dan mengevaluasi hasil.
Strategi Lain dalam Memecahkan Masalah dalam Kelompok
Selain strategi Dewey di atas, ada bentuk lain, yaitu Ideal Solution yang dikembangkan
melalui proses penelitian pepmecahan masalah, yang diikuti oleh kelompok bisnis.
Bentuk pemecahannya harus mengikuti pertanyaan-pertanyaan berikut:
1. Apakah semua anggota kelompok setuju dengan sifat dasar suatu masalah?
2. Pemecahan apa yang ideal dilihat dari sudut pandang seluruh orang yang terlibat
masalah?
3. Kondisi apa di dalam masalah tersebut yang dapat dirubah, sehingga pemecahan yang
ideal dapat dicapai?
4. Dari pemecahan-pemecahan yang ada, kira-kira pemecahan masalah mana yang
terbaik?
Pendekatan lain adalah dengan mengikuti suatu bentuk pertanyaan tunggal yang
dikembangkan sesuai dengan tujuan utama. Urutan pertanyaannya:
1. Pertanyaan apa yang akan memberikan jawaban yang perlu diketahui semua anggota
kelompok?
2. Sub pertanyaan mana yang harus dijawab sebelum dapat menjawab pertanyaan tunggal
yang telah dirumuskan?
3. Apakah terdapat infomrasi yang cukup untuk menjawab pertanyaan tersebut? (jika
tidak, jangan diteruskan)
4. Jawaban pertanyaan mana yang paling beralasan untuk sub pertanyaan tersebut?
5. Asumsikan jawaban sub pertanyaan benar, maka pemecahan apa yang paling bai untuk
masalah tersebut?
40
Kedua bentuk lain ini lebih bersifat langsung dan menuju sasaran daripada Dewey, tetapi
Dewey lebih teliti dan para anggotanya dituntut untuk mengembangkan keterampilan
analitisnya.
Keterpaduan
Anggota kelompok setia jika mereka merasa tertarik pada kelomok tersebut. Faktor
kesetiaan, kesatuan, dan rasa tertarik tercakup dalam satu kata, kohesi. Tiga faktor yang
dapat menciptakan keterpaduan yang besar adalah:
1. Kesepakatan terhadap tujuan.
2. Frekuensi Interaksi.
3. Persaingan antar Kelompok.
Dan tiga faktor yang mengurangi keterpaduan:
1. Ketidaksepakatan terhadap Tujuan.
2. Jumlah anggota yang besar.
3. Persaingan dalam kelompok
Masalah yang timbul karena faktor keterpaduan adalah groupthink (kelompok lebih
mementingkan persetujuan bersama daripada memikirkan masalah dengan kritis).
Beberapa gejalanya adalah:
- Kelompok mempunyai suatu permikiran bahwa apapun yang terjadi tidak akan terjadi
perpecahan dan akan terus bersatu.
- Kelompok tidak terlalu memedulikan larangan-larangan dari orang yang lebih berusaha.
- Keraguan yang timbul dalam anggota tidak akan diberitahu pada anggota lainnya.
- Suatu ilusi atau gambaran bahwa kelompok selalu setuju terhadap suatu keputusan
berdasarkan asumsi (diam berarti setuju).
Sarana-sarana untuk menguasai masalah keterpaduan adalah ketua kelompok harus
enetapkan peranan tiap anggota agar bersikap kritis terhadap sesuatu hal, ketua kelompok
seharusnya tidak memihak pada satu orangpun, dan menghindari kecenderungan untuk
mencari persetujuan yang cepat dengan menunjuk seorang anggota untuk berperan
sebagai kritikus selama proses pemecahan masalah.
Harus terdapat suatu kombinasi keterpaduan yang baik, sehingga keputusan yang baik
dapat tercapai.
41
Pemimpin Kelompok
Tanpa pemimpin, kualitas yang dicapai kelompok pada umumnya akan kurang baik.
Kepemimpinan kelompok ada beberapa tipe:
- Otoriter: Keyakinan bahwa para anggota membutuhkan petunjuk dan pengawasan.
- Supervisory: Cenderung untuk selalu memberikan uraian yang panjang disertai
penjelasan tentang proses yang diinginkan.
- Demokratik atau partisipatif: Mendorong anggota kelompok untuk berpartisipasi
dengan aktif.
- Laissez-Faire: Berusaha untuk tidak membentuk sesuatu sesuai dengan keinginannya.
Fungsi seorang pemimpin adalah menetapkan masalah yang akan didiskusikan,
mendorong partisipasi anggota kelompok, mengarahkan arus informasi, meminta evaluasi
informasi, meminta pemecahan, meminta evaluasi pemecahan, menjamin untuk
mendiskusikan pendapat atau ide minor untuk mencapai kepuasan semua anggota,
memecahkan perbedaan-perbedaan antar anggota kelompoks, dan memberikan ijin untuk
melepaskan ketegangan.
Memimpin suatu kelompok tidaklah mudah, dan kita perlu mempertimbangkan banyak
faktor agar dapat efektif. Karakter pemimpin yang efektif adalah:
- Memulai pertemuan tepat pada waktunya.
- Selalu menjaga kesadaran kelompok akan tujuan dari pertemuan.
- Mengontrol jalannya diskusi dengan cara memperkecil penyimpangan.
- Mendorong anggota kelompok yang diam untuk berpartisipasi.
- Memberikan ringkasan bila diperlukan degnan menjelaskan hal-hal yang terjadi.
- Mengakhiri pertemuan dengan meringkaskan hal yang telah terjadi.
Peranan Anggota Kelompok
Keberhasilan suatu kelompok kecil juga bergantung dari anggota kelompok. Macam-
macam fungsi anggota kelompok:
- Sebagai pemberi informasi.
- Sebagai pengevaluasi informasi.
- Sebagai Penanya.
42
Sebagai Pendengar yang simpatik.
Fungsi utama para anggota kelompok di dalam kelompok diskusi adalah:
- membangkitkan keberanian,
- mendamaikan suasana,
- mengingatkan akan persoalan-persoalan yang menghalangi kelancaran kelompok dan
mengajak untuk mencegahnya,
- meneliti kekurangan dari jawaban atau pendapat yang dikemukakan,
- selalu menegaskan lebih lanjut pendapat rekan yang dianggap kurang baik,
- menyimpulkan pendapat anggota lainnya, selalu berpikir kreatif,
- selalu berusaha menemukan ide-ide dari kegiatan baru yang menyegarkan, menolong
anggota lain untuk memahami apa yang sedang dibicarakan, turut serta memimpin.
Hal-hal yang perlu dihindari oleh anggota kelompok adalah:
- Janganlah selalu berusaha untuk menarik perhatina pada diri sendiri saja.
- Jangan selalu menentang setiap pendirian yang dikemukakan.
- Jangan menyerang rekan langsung sebagai pribadi secara licin dan licik.
- Jangan berusaha menjadi orang yang paling berkuasa.
- Jangan menjadi pendengar yang pasif.
Kesimpulan
Peranan kelompok kecil dalam organisasi semakin meningkat. Manajer efektif dituntut
memiliki kemampuan untuk menciptakan keputusan yang baik melalui kelompok.
Keterpaduan kelompok mempunyai peranan yang efektif. Begitu juga peranan pemimpin
dan anggota kelompok.
43