MAKALAH KOMBIS

TEKNOLOGI KOMUNIKASITeknologi dalam Komunikasi BisnisTeknologi dalam Komunikasi TertulisTeknologi dalam Komunikasi LisanPengaruh Teknologi Terhadap KomunikasiManfaat Teknologi KomunikasiKelemahan Teknologi Komunikasi

PERANCANAAN PESAN BISNISProses Penyusunan Pesan BisnisPenentuan Tujuan Pesan BisnisAnalisis AudieansPenentuan Ide PokokPemilihan Saluran MediaSaluran Komunikasi LisanSaluran Komunikasi TertulisKekayaan Media

MAKALAH KOMBISTEKNOLOGI KOMUNIKASI

Teknologi dalam Komunikasi BisnisTeknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam

melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau

lebih banyak hasilnya (Haryani, 2001:72).

Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta menciptakan

keunggulan dan kemampuan komunikasi yang semakin canggih. Perkembangan

teknologikomputer yang cukup dramatis telah menyebabkan perubahan dalam teknologi

komunikasi tanpa harus mengubah unsur-unsur dasar proses komunikasi.

            Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama

dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada. Penggunaan internet, e-mail,

voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja

tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di

berbagai negara. Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang

kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara

berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi yang mesti

diwaspadai. Menggunakan teknologi komunikasi ketika berada jauh dari kantor menimbulkan

kesulitan untuk memisahkan antar kehidupan di kantor dengan kehidupan di rumah. Lebih

lanjut lagi, teknologi internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan. Akibatnya,

pelaku bisnis dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak daripada yang dapat diproses

secara efektif.

Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Untuk

membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003:29)

memberikan pedoman sebagai berikut :

1.      Harapan penerima pesan

Setelah mengetahui siapa  penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan

penerima terhadap teknologi yang digunakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup puas

menerima pesan melaluji telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki agar pesan

dikirim melalui e-mail.

2.      Waktu dan Biaya

Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang digunakan. Pesan yang

mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau internet dengan biaya yang relatif

lebih mahal daripada pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan yang tidak mendesak dan

kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.

3.      Sifat Pesan

Pesa-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks akan lebih baik bila

disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang memerlukan gambar

tentu tidak tepat jika dikirim melalui telepon.

4.      Perlunya Penampilan

Teknologi yang digunakan dalam berkomunikasi seringkali dijadikan salah satu indicator

untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula untuk tujuan tertentu, pesan bisnis akan

lebih baik bila dicetak dengan printer laser di atas kertas yang bermutu daripada dicetak di

atas continuous form dengan printer dotmatrix.

Pelaku bisnis diharapkan memiliki ketrampilan dalam memanfaatkan teknologi agar

dapat berkomunikasi secara efektif. Kemampuan untuk menangani tantangan teknologi

(misalnya kelebihan informasi dan keamanan data) juga sangat diperlukan. Teknologi

hendaknya dipergunakan secara bijaksana. Penggunaan teknologi yang membabibuta akan

merugikan perusahaan.

Teknologi dalam Komunikasi TertulisKomunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan

secara lisan maupun tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan

dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik

manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk print-out, atau menggunakan e-mail. Penulisan

dokumen dengan tangan hampir tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini,

hamper setiap perusahaan telah menyediakan bebagai alat bantu

berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.

Word Processor merupakan salah satu software yang banyak digunakan sebagai pengolah

kata (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya sekedar sebagai pengganti

mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks denganspreadsheet, gambar, atau

grafik. Di samping itu, pembuatan satu dokumen dapat dilakukan secara bersama-

sama (sharing) dan memudahkan proses editing.

Selain word processor, penulisan dokumen dapat juga menggunakan desktop

publishing, misalnya aplikasi Page Maker. Software itu memiliki kemampuan lebih tinggi

dalam menggabungkan teks dengan foto atau gambar dengan tampilan yang lebih menarik

dan variatif. Desainer grafis banyak menggunakan aplikasi tersebut untuk membuat majalah,

buku, panduan, brosur atau poster.

Di samping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk menyiapakan

dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasi teks atau gambar yang sudah ada

tanpa perlu melakukan pengetikan atau penggambaran ulang. Selanjutnya, proses editing atas

teks atau gambar yang sudah di- scan dilakukan dengan komputer.

Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan komputer, lalu dicetak dengan printer

berwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer bisa diperintahkan untuk

melakukan pencetakan ulang atau penggandaan. Untuk keperluan yang sangat mendesak,

penggandaan dapat juga dilakukan dengan mesin faks. Dengan alas an efisiensi, biasanya

penggandaan dalm jumlah banyak dilakukan dengan mesin fotokopi. Saat ini, sudah banyak

alat bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner dan

sekaligus fotokopi.

Dokumen yang telah tercetak (hardcopy) didistribusikan kepada penerima pesan

melalui mesin faks atau kurir. Hingga saat ini, mesin faks hanya mampu mengirimkan

dokumen berwarna hitam-putih. Ada kalanya pencetakan dokumen tidak perlu dilakukan

terlebih dahulu, tetapi dikirim langsung setelah file disimpan dalam bentuksoftcopy (hardisk,

floppydisk, dan compact disc) atau melalui electronic mail atau e-mail. Penerima akan

membaca pesan langsung melalui komputer dan akan mencetaknya bila diperlukan.

Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk internal

perusahaan yang berada dalam satu lokasi tetentu. Jaringan yang berada dalam satu lokasi itu

disebut Local Area Network (LAN). Jaringan yang lebih luas untuk melakukan komunikasi

antar lokasi yang berjauhan disebut Wide Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat

ini telah berkembang jaringan komunikasi elektronik yang sangat luas dan melewati batas-

batas wilayah negara yang disebut intenet. Agar dapat berkomunikasi melalui internet,

diperlukan komputer, modem, saluran telepon, dan jasa layanan akses Intenet atau Intenet

Service Provider (ISP).

Teknologi dalam Komunikasi LisanSebagaimana telah diuraikan bahwa pelaku bisnis menghabiskan sebagian besar

waktunya untuk berkomunikasi secara lisan. Dalam komunikasi lisan, pesan dikirim melalui

suara dengan atau tanpa alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah bercakap cakap melalui

telepon, mendengarkan ceramah dan lain lain

Ada alat bantu komunikasi lisan yang dapat dipergunakan secara individu dan ada juga yang

bisa dipergunakan secara berkelompok. Pager, telepon dan voice mail merupakan contoh alat

bantu komunikasi lisan individu. Saat ini, hampir semua pelaku bisnis menggunakan telepon

genggam dalam melakukan komunikasi lisan. Telepon itu bahkan sudah dilengkapi dengan

fasilitas voice mail dan internet.

Secara berkelompok, komunikasi lisan bisa dilakukan dengan menggunakan alat

bantu sebagai berikut :

1.      Teleconference

Saat ini, untuk dapat melakukan pertemuan atau rapat penting, para peserta rapat tidak harus

berkumpul di satu tempat tertentu. Teknologi teleconference dapat membantu

berlangsungnya pertemuan anatar beberapa orang yang berada di wilayah yang berjauhan.

Pada pertemuan jarak jauh, para peserta bisa berdiskusi tanpa atau saling bertatap muka.

Peralatan yang digunakan dalam konferensi jarak jauh tanapa bertatap muka

disebut teleconference.Sementara bila mereka saling bertatap dalam jarak jauh, maka

peralatan yang digunakan disebutvideo conference.

2. Presentation system

Apabila peserta penemuan berkumpul di satu tempat tertentu, peralatan presentasi sangat

membantu jalannya komunikasi. Contoh peralatan presentasi mulai dari yang paling

sederhana adalah:

Overhead Projector, alat bantu yang dapat memproyeksikan secara langsung material

presentasi berupa plastik transparan yang ditulis tangan atau di cetak dengan printer.

Slide Projector, menggunakan material presentasi berupa film slide.

Direct Projector, projektor yang dapat memproyeksikanplain paper (kertas biasa)

secara langsung (tanpa harus dikopi terlebih dahulu ke plastik transparan).

LCD Projector, merupakan peralatan proyeksi yang bisa menggunakan berbagai

input,misalnya plain paper, transparancy, video, audio, CD/VCD player, komputer,

dan handycam.

Pemilihan terhadap peralatan presentasi yang akan digunakan tergantung pada jumlah

peserta, jenis material , atau input presentasi , luas ruangan, dan keadaan cahaya dalam

ruangan pertemuan.

            Selain antar individu dan kelompok,komunikasi massa juga melibatkan alat-alat

komunikasi lisan mekanis, seperti film , radio, dan televisi.  Televisi mampu menyita lebih

banyak perhatian tanpa mengenal usia, pekerjaan, jenis kelamin, dan pendidikan. Hal itu

disebabkan televisi mampu menyatukan antara audio dan visual serta kemampuannya

dalammemainkan warna. Disamping itu, penonton leluasa menentukan sendiri saluran mana

yang disenangi. Walaupun demikian, televisi ternyata belum mampu menggeser penggemar

radio. Hal itu disebabkan radio mudah dan cepat dibawa ke mana saja serta dapat dinikmati

sambil melakukan pekerjaan lain.

Pengaruh Teknologi Terhadap KomunikasiPerkembangan teknologi telah mengubah komunikasi dalam bisnis dan menghadirkan tantangan baru. Pengaruh teknologi dalam komunikasi bisnis bisa positif bisa negatif. Selanjutnya, pengaruh positif teknologi akan diuraikan sebagai manfaat dan pengaruh negatif diuraikan sebagai kelemahan

Manfaat Teknologi KomunikasiMenurut Boove dan Thill (2002:390), manfaat teknologi dalam komunikasi adalah :

1.      Meningkatkan aliran komunikasi

Dengan teknologi , informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih banyak.

2.      Mempermudah komunikasi

Individu dan organisasi semakin mudah melakukan komunikasi akibat adanya teknologi.

Teknologi mampu mempersempit bahkan menghilangkan perbedaab jarak dan waktu.

3.      Mengubah struktur organisasi

Mengubah struktur organisasi banyak mengalami perubahan akibat teknologi komunikasi.

Berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja tidak perlu dilakukan di satu lokasi dalam

suatu pertemuan formal. Komunikasi bisa terjadi antara orang yang sedang berada di kantor

dengan orang lain yang sedang berada di lapangan, di perjalanan atau di rumah.

4.      Menurunkan biaya komunikasi

Teknologi mempermudah pembuatan dan pendistribusian informasi. Mudahnya pembuatan

dan pendistribusian informasi akan mengakibatkan menurunnya biaya komunikasi.

Kelemahan Teknologi Komunikasi1.      Kelebihan Informasi

Kemajuan teknologi telah memampukan pekerja untuk mengakses semua informasi

yang diinginkan. Informasi mengalir dengan cepat melalui faks, telepon, voice-mail, radio,

televisi, koran, dan internet. Sementara itu, manusia memiliki kapasitas yang terbatas untuk

menerima informasi. Akibatnya, terjadi kesulitan dalam meredakan antara informasi yang

berguna dengan yang tidak berguna dan semakin banyak waktu dihabiskan untuk menangani

informasi yang diterma. Ketidakmampuan dalam menangani kelebihan informasi justru dapat

mengakibatkan turunnnya produktivitas.

2.      Keamanan Data

Sebelum menggunakan komputer ,  file dokumen perusahaan biasanya dibuat dalam

bentuk kertas dan disimpan di suatu ruangan yang terkunci. Tidak sembarangan orang dapat

mengakses data perusahaan. Pengambilan dan penyimpanan file dilakukan dengan suatu

sistem pengamanan yang sangat ketat. Kini, data perusahaan mulai beralih dari kertas-kertas

ke bentuk data elektronik. Jaringan global memperbesar kemungkinan jatuhnya data rahasia

perusahaan ke tangan orang yang keliru. Cyberterrorismeyang dilakukan dengan cara

merusak atau mencuri data untuk tujuan politik atau ekonomi, bisa menjadi ancaman serius

bagi keamanan data perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan diharapkan terus meningkatkan

sistem keamanan data elektronik. Misalnya, dengan kata kunci(Password), mematikan

komputer bila tidak digunakan , atau menggunakan sandi untuk alamat e-mail rahasia.

3.      Privasi Informasi dan Produktivitas Karyawan

Menganggap bahwa e-mail bersifat amat pribadi merupakan hal yang keliru.

Teknologi telah memungkinkan berpindahnya e-mail secara cepat. E-mail yang dikirim

kepada orang lain. Bahkan, e-mail seringkali terkirim kepada orang yang tidak tepat.

Internet dapat dipergunakan untuk mengakses berbagai informasi dengan sangat mudah .

Internet menyediakan banyak situs yang menarik untuk dijelajah, baik yang berhubungan 

dengan kegiatan perusahaan maupun yang tidak berhubungan sama sekali . Kesempatan itu

seringkali dipergunakan oleh karyawan untuk melakukan penjelajahan demi kesenangan

pribadi.

Sebuah survei yang dilakukan oleh American Management Associationmenunjukkan

bahwa 35% perusahaan di Amerika Serikat mengawasi para pekerja dengan merekam telepon

atau voice mail dan memeriksa file dan e-mail karyawan (Boove dan Thill, 2002:390) .

Perusahaan memiliki hak legal untuk memonitor web, e-mail, dan file di dalam komputer

yang dipergunakan karyawan untuk bekerja. E-mail bisa dipergunakan sebagai barang bukti

di pengadilan.

4.      Kurangnya Hubungan Antar Individu

Alat bantu memberikan banyak kemudahan dalam berkomunikasi. Frekuensi berkomunikasi

secara langsung atau tatap muka menjadi semakin berkurang . Hal itu mengakibatkan

berkurangnya kepuasan hubungan sosial antar individu.

PERANCANAAN PESAN BISNIS

Proses Penyusunan Pesan Bisnis

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:

1.        Perencanaan

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan,

yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media

komunikasi yang akan digunakan.

2.        Pengorganisasian

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang

diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana

menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti,

dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.        Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin

disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan

bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekkan

sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif

mungkin.

Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan

tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai

dengan tujuan organisasi.

1.        Mengapa Tujuan Harus Jelas

a.        Keputusan untuk Menanggapi Pesan

Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil

kepada audiens, sebaiknya penyampaian ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat penting dan

akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b.        Keputusan untuk Menanggapi Audiens

Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audiens. Tanpa mengetahui motif

audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi audiens dengan baik. Komunikator

dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka

tidak sesuai/sejalan.

c.        Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan

Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

d.        Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan

Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2.        Tujuan Komunikasi Bisnis

Hubungan partisipasi audiens dengan pengendali komunikator

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

a.        Memberi Informasi

Tujuan pertama adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada

pihak lain. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung pada kebijakan

perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

b.        Melakukan Persuasi

Tujuan kedua adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat

dipahami dengan baik dan benar. Terutama berkaitan dengan negosiasi. Untuk memperoleh

hasil maksimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution

(kedua belah pihak dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus

ada yang dikorbankan atau gagal).

c.        Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga adalah kolaborasi atau kerjasama. Melalui jalinan komunikasi  bisnis tersebut,

seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis baik dengan perusahaan

domestik maupun asing. Teknologi komunikasi sangat penting artinya dalam mempererat 

kerja sama dalam dunia bisnis.

Contoh dalam menyatakan tujuan umum dan tujuan khusus

tujuan umum tujuan khusus

memberi informasi menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran

membujuk meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat

beberapa karyawan baru bagian pemasaran

kolaborasi membantu departemen personalia mengembangkan

program pelatihan bagi beberapa anggota baru

3.        Cara Menguji Tujuan

Empat pertanyaan untuk menguji suatu tujuan:

a.        Apakah tujuan tersebut realistik?

Dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan

kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis

operasional.

b.        Apakah waktunya tepat?

Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik

kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena

pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun

sebelumnya.

c.        Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki kedudukan/jabatan tinggi

cenderung lebih dapat diterima daripada disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d.        Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.

Analisis Audieans

1.        Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang

sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang

yang belum dikenal. Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk

mengantisipasi reaksi mereka.

a.        Menentukan ukuran dan koposisi audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah

audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana

kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi

dikems dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan

yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian

audiens yang jumlahnya besar.

b.        Siapa audiensnya

Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka

yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c.        Reaksi audiens

Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,

presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika

diajak berdiskusi, reaksi mereka disuga kurang positif.

d.        Tingkat pemahaman audiens

Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan

seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak

merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.

e.        Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens

sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada

penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat hubungan

komunikator dan audiens.

2.        Cara Memuaskan Audiens akan Kebutruhan Informasi

Lima tahap dalam memenuhi kebutuhan audiens:

a.        Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

b.        Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c.        Berikan semua informasi yang diperlukan

d.        Pastikan informasinya akurat

e.        Tekankan ide-ide paling menarik bagi audiens

3.        Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi sering mengalami kendala/hambatan, hal ini disebabkan adanya

kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang

baru. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa

sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan

yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Selain

itu dapat mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

Penentuan Ide Pokok

1.        Teknik Curah Pendapat

a.        Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Dengarkan dengan teliti

dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suat pesan dapat ditemukan dengan mudah.

b.        Random List

Untuk dapat menemukan ide pokok perlu menulis segala sesuatu dalam pikiran di atas kertas

kosong. Pelajari hubungan ide yang satu dnegan ide yang lain. Bagilah ke dalam kelompok-

kelompok dan temukan butir yang penting dan tidak penting.

c.        CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja (worksheet) yang

akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions),

dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

d.        Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide

pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana

(where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e.        Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.

2.        Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya

menggunakan kata-kata singkat. Cara ini membangkitkan rasa hormat audiens kepada

komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan

memakan waktu lebih lama terutama jika audiens yang hadir belum dikenal sebelumnya. Ide

pokok yang yang lebih penting haruslah disampaikan dengan mudah dimengerti dan diterima

audiens.

Pemilihan Saluran Media

Saluran Komunikasi Lisan

1.        Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera.

Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan

permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang

ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens

dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

Komunikasi  lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan

kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting

lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi

formal seringkali diadakan di auditorium. Dan kemajuan teknologi sering digunakan untuk

memberi daya tarik bagi suatu presentasi.

Saluran Komunikasi Tertulis

2.        Komunikasi Tertulis

Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu

kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan

mengendalikan pesan-pesan mereka.

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

Anda menginginkan umpan balik segera dari

audiens

Anda tidak memerlukan umpan balik

segera

pesan Anda relatif sederhana dan mudah

dipahami

pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan

memerlukan perencanaan yang hati-hati

Anda tidak memerlukan catatan permanen Anda memerlukan catatan permanen

Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah

atau ekonomis

Anda ingin mencapai audiens yang luas

Anda menginginkan interaksi dalam

memecahkan masalah

Anda ingin meminimisasi distorsi

penyampaian pesan

Media Komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis

percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-

pertemuan

surat-surat, memo, laporan, proposal

email

telepon dan surat suara surat reguler dan khusus

VOIP (voice over internet protocols) Faksimile

audiotape dan videotape

telekonference dan konferensi video

Kekayaan Media

Medium yang paling kaya adalah komunikasi langsung dengan bertatap muka;

komunikasi tersebut bersifat personal, memberikan umpan balik segera (verbal dan

nonverbal), dan menyampaikan emosi di belakang sebuah pesan. Gunakan media ini untuk

mengirimkan pesan-pesan yang tidak rutin dan kompleks, untuk mengkomunikasikan

perhatian Anda pada karyawan, dan untuk mendapatkan komitmen karyawan pada

pencapaian tujuan perusahaan.

Formalitas sebuah pesan. Pilihan Anda terhadap media mempengaruhi gaya dan nada pesan

Anda. Surat formal berbeda gayanya dengan sebuah e-mail.

Keterbatasan media. Setiap medium mempunyai keterbatasan. Walaupun tatap muka

langsung merupakan medium yang sempurna, ia merupakan medium yang paling terbatas

karean anda dan penerima pesan harus berada di tempat sama dan dalam waktu yang sama.

Maksud pengirim. Pilihan Anda pada suatu medium mempengaruhi persepsi penerima

tentang maksud yang ingin Anda sampaikan.

Urgensi dan biaya. Bila pesan Anda merupakan pesan yang mendesak, sebaiknya Anda

menggunakan telphone atau pesan instan. Tetapi jagan lupa memperhitungkan biaya untuk

kepentingan ini.

Preferensi penerima. Pastikan untuk mempertimbangkan media mana yang diharapkan atau

lebih disukai oleh penerima pesan.