Perencanaan Pesan-pesan Bisnis8 September 2015

2

MEET OUR TEAMKelompok 1 Komunikasi BisnisFakuktas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Jenderal Soedirman

Kelompok 1 Komunikasi BisnisFakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Jenderal Soedirman

3

Mohamad Iqbal

Angga Kusuma Wardhana

Henricus Ari Widayatno

Erwan Setiawan

Bayu Maula Anhar

Hasan Langgeng Pramudhito

Daniel Kusdhana Ariwangga

Ary Patria Sanjaya

OUTLINE

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 4

PROSES MENULIS

MENGANALISIS SITUASI

MENGEMBANGKAN PROFIL PENERIMA

MEDIA KOMUNIKASI

PENENTUAN IDE POKOK

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

PROSES MENULIS

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 5

TIGA LANGKAH PROSES MENULIS

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Merencanakan Menulis Menyelesaikan

Menganalisis Situasi

Mengumpulkan Informasi

Menyeleksi Medium yang Tepat

Mengatur Informasi

Beradaptasi pada Penerima

Menyusun Pesan

Merevisi Pesan

Membuat Pesan

Mengoreksi Pesan

Mendistribusikan Pesan

6

PROSES MENULIS

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Optimalisasi Waktu Menulis

Sebagai titik awal, cobalah gunakan waktu untuk membuat perencanaan, seperempat waktu untuk menulis, dan seperempat waktu untuk menyelesaikan pesan-pesan anda.

Membuat Perencanaan yang Efektif

Mencoba menghemat waktu dengan meminimalkan waktu menyusun perencanaan akan membuat kehilangan lebih banyk waktu dalam proses penyelesaian.

7

MENGANALISIS SITUASI

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 8

Penentuan Tujuan Komunikasi

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Penentuan tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan, antara lain:

1.Keputusan untuk Meneruskan Pesan.

2.Keputusan untuk Menanggapi Audience.

3.Keputusan untuk Memusatkan Isi.

4.Keputusan untuk Menetapkan Saluran dan Media

9

Tujuan Komunikasi

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Tujuan Umum

1. Memberi tahu.2. Membujuk atau persuasi.3. Bekerja sama atau berkolaborasi.

Tujuan Spesifik

Apa yang diharapkan untuk dapat dicapai dari pesan yang disampaikan dan apa yang seharusnya dilakukan atau dipikirkan oleh penerima setelah mereka menerima pesan tersebut.

10

Hubungan antara Tujuan Umum Sebuah Pesan Bisnis dengan Kendali Komunikator

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 11

Uji Tujuan Komunikasi

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Untuk menguji tujuan yang jelas dan bermakna dapat dilakukan dengan mengajukan 5 pertanyaan:

Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat dari pesan yang disampaikan?

Apakah orang yang tepat yang menyampaikan

pesan?Apakah waktunya tepat?

Apakah pesan realistik?Apakah pesan dapat

diterima oleh organisasi?

12

MENGEMBANGKAN PROFIL PENERIMA

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 13

Analisis Penerima

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 14

Analisis Penerima

Identifikasi penerima utama

Tentukan jumlah dan distribusi geografis penerima

Tentukan komposisi penerima

Ukur tingkat pemahaman penerima

Pahami harapan dan preferensi penerima

Prediksikan reaksi penerima yang mungkin timbul

Analisis Penerima

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Teknik untuk Memenuhi Kebutuhan informasi Penerima

1.Temukan apa yang dicari penerima.

2.Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan.

3.Berikan semua informasi yang dibutuhkan.

4.Yakinkan bahwa informasinya akurat.

5.Pastikan bahwa informasinya etis.

6.Tekankan ide-ide yang menarik bagi penerima.

15

MEDIA KOMUNIKASI

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 16

Fungsi Media Komunikasi

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 17

Secara umum media komunikasi memiliki beberapa fungsi, antara lain:

1. Mempermudah penyampaian pesan.

2. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi.

3. Mempersingkat waktu penyampaian informasi.

4. Membangkitkan daya taris pesan yang akan disampaikan.

5. Mengkonkretkan isi berita yang masih bersifat abstrak.

6. Memberikan hiburan dan mengedukasi penerima.

Jenis Media Komunikasi

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 18

Lisan Tulisan ElektronikContoh Percakapan langsung

bertatap muka, pidato, presentasi, dan rapat.

Catatan, memo, surat, dan laporan Telepon, teleconference, dokumen elektronik, email, dan website.

Keunggulan • Menyediakan feedback dengan segera.

• Memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi.

• Meliputi berbagai isyarat non-verbal.

• Memungkinkan mengekspresikan emosi.

• Memungkinkan membuat rencana dan mengendalikan pesan.

• Menawarkan catatan permanen dan dapat diverifikasi.

• Membantu menjangkau penerima yang secara geografis berada jauh.

• Meminimumkan distorsi• Mampu meredam emosi yang

tidak pantas.

• Mengirimkan pesan dengan sangat cepat.

• Menjangkau banyak penerima.

• Menawarkan kekuatan format multimedia yang persuasif.

• Meningkatkan akses dan keterbukaan dalam organisasi.

Kelemahan • Membatasi kehadiran fisik.• Tidak menyediakan

rekaman komunikasi.• Megurangi kendali

komunikator pada pesan.• Mengabaikan

kemungkinan untuk mengedit kata yang diucapkan.

• Umpan balik seringkali lambat.• Kekurangan isyarat non-verbal.• Membutuhkan waktu lebih lama

dan lebih banyak sumber untuk membuat dan mendistribusikan.

• Membutuhkan keterampilan khusus dalam persiapan

• Bila digunakan kurang cermat dapat menciptakan ketegangan dan konflik.

• Sangat mudah untuk digunakan secara berlebihan.

• Tidak mempunyai privasi.• Seringkali dapat

menurunkan produktivitas pegawai.

Faktor Pemilihan Media Komunikasi

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 19

Kekayaan sebuah media

Formalitas sebuah pesan

Keterbatasan media

Maksud pengirim

Urgensi dan biaya

Preferensi penerima

PENENTUAN IDE POKOK

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 20

Penentuan Ide Pokok

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

1. Teknik Brainstorming

Brainstorming memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif dengan memepertimbangkan tujuan, penerima, dan fakta yang ada. Beberapa teknik Brainstorming:1. Storyteller Tour.2. Random List.3. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet.4. Journalistic Approach.5. Question and Answer Chain.

2. Pembatasan Cakupan

Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Hal yang lebih penting adalah ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh penerima.

21

Pendekatan Penyampaian Ide Pokok

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 22

Pendekatan Langsung (Deduktif)•Ketika diketahui penerima akan menerima pesan, mulailah dengan menyampaikan ide pokok kemudian menyampaikan bukti pendukung.

Pendekatan Tidak Langsung (Induktif)•Ketika penerima pesan akan bersifat skeptis atau bahkan menolak pesan yang disampaikan, mulailah dengan menyampaikan bukti kemudian ide pokok.

Jenis-jenis Pesan

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 23

Pesan Positif Pesan Negatif Pesan Persuasif

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 24

Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis secara Efektif

Komunikasi Bisnis – Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 25

Mulai dengan Ide Pokok

• Ide pokok membantu untuk menetapkan tujuan dan strategi umum pesan. Ide pokok meringkas 2 hal, yaitu apa yang diinginkan untuk dilakukan atau dipikirkan oleh penerima dan mengapa mereka harus melakukannya.

Jelaskan Poin-poin Utama

• Poin-poin utama dapat dibagi menurut hubungan fisik, deskripsi suatu proses, komponen suatu objek, atau kronologis histori.

Ilustrasikan dengan Bukti

• Ilustrusikan setiap poin dengan bukti spesifik yang membantu penerima pesan memahami dan mengingat konsep yang disampaikan.

26