Pedoman untuk Mengembangkan Laporan

Resmi

Didalam pedoman, sebuah laporan resmi harus disertai dengan perencanaan, dan dimulai dengan mendefinisikan dan mengumpulkan data.

Mendefinisikan ProyekMemulai proses penulisan laporan dengan mendefinisikan proyek anda. Mendefinisikan nya harus dengan tujuan proyek anda. Biasanya didalam laporan resmi, pernyataan tujuan hanya pada kalimat saja.

Mengumpulkan Data

Sumber informasi faktual untul laporan resmi:

A. Pencatatan Perusahaan

B. Observasi / pengamatan

C. Survey, kuisioner dan inventori

D. Interview

E. Penelitian elektronik dan lainnya

Mengembangkan Gaya Penulisan yang Sesuai

Seperti pesan bisnis lainnya, laporan dapat berkisar dari informal dan formal, tergantung pada tujuan mereka, penonton dan pengaturannya.

Gunakan Judul yang EfektifJudul yang baik sangat membantu kedua pembaca laporan dan penulis.Tips umum tentang menampilkan judul efektif : menggunakan tingkat judul yang sesuaiUpaya untuk membuat paralelUntuk laporan singat gunakan judul tingkat

pertama atau keduaHati – hati dalam mengkapitalkan dan menggaris

bawahiTetap menggunakan judul yang singkat dan jelas

Fungsi

Laporan informal Berdasarkan fungsinya, sebagia besar laporan dapat dibagi kedalam dua kategori besar :

1. Information report2. Analytical report

patterns

Direct pattern•Jika pembaca sudah mendapat informasi dan masukan terlebih dahulu•Jika pembaca menginginkan kesimpulan terlebih dahuluInderect pattern•Jika pembaca perlu untuk diberi tahu, perlu untuk dibujuk, dan jika pembaca kecewa

Report delivery•Surat : lampiran informal singkat yang ditujukan kepada pihak diluar organisasi.•Memo : laporan informal singkat yang diedarkan dalam organisasi.•Naskah : untuk laporan lebih formal.•Tercetak : laporan untuk kegiatan sehari hari dalam bentuk formulir yang sering digunakan karena data berulang.

Being objective in writing report

1. Tampilkan kedua sisi dari sebuah isu2.Pisahkan fakta dari opini3.Bersikaplah peka dalam bahasa4.Mengutip sumber sumber dengan hati-hati

10 kunci untuk merancang laporan lebih baik

1. Menganalisis audiens anda2. Pilih jenis font yang sesuai3. Gunakan jenis font yang konsisten4. Jangan gunakan margin kanan5. Pisahkan peragraf dan kalimat dengan tepat6. Desain headline agar dapat dibaca7. Buat tata letak halaman semenarik mungkin8. Gunakan grafik dan clip art dengan tepat9. Hindari hasil yang amatir10. Kembangkan keahlian anda dalam menggunakan

software

Bentuk bentuk laporan informal

•Laporan informasi•Laporan perkembangan•Pembenaran laporan/ rekomendasi•Laporan kelayakan •Rapat notulen•Ringkasan

Chapter 10

PROPOSAL AND FORMAL REPORTS

proposal adalah penawaran tertulis untuk memecahkan masalah ,memberi layanan atau menjual peralatan

Komponen informal proposal

•Pendahuluan•Latar belakang, masalah, dan tujuan•Proposal, rencana, dan tujuan•Penetapan staff•Anggaran•Meminta otorisasi

Formal proposal

Proposal formal berbeda dari proposal informal, bukan dalam hal gaya melainkan ukuran dan format. Proposal formal merespon proyek-proyek besar dan mungkin berkisar hingga 200 atau lebih halaman

Preparing to write formal report

Perencanaan dari setiap laporan dimulai dengan pernyataan masalah, penjelasan tujuan, sifnifikasi dan keterbatasan laporan.

Research secondary data

•Print resources •Electronic data base •The internet

Primary data•Survey : menghasilkan efesiensi dan data pokok yang hemat untuk laporan•Interview : wawancara dengan ahli hasil data laporan yang sangat berguna, terutama waktu sebagian kecil topiknya yang sudah ditulis•Observation dan experimentation : beberapa laporan terbaik datang dari observasi dan eksperimen.

Documenting datasaat anda mengumpulkan data primer atau

sekunder, data tersebut harus dapat dibuktikan kebenarannya. Tujuan dari dokumen data :1. Menguatkan argumen anda2. Melindungi anda3. Menginstruksikan para pembaca

Illustrating data

•Tabel•Diagram batang•Diagram garis•Diagram pie•Flow chart•Diagram organisasi•Foto map ilustrasi

Presenting the final report

Laporan yang penjang biasanya diatur dalam bagian utama yaitu :1. Prefatory parts

• Judul• Kata pengantar• Daftar isi • Ringkasan eksekutif

2. Body

• Latar belakang• Temuan dan pembahasan• Ringkasan, kesimpulan dan saran

3. Supplementary data

• Catatan kaki atau catatan akhir• Biblography• lampiran