Post on 03-Apr-2018
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
1/39
Pertemuan IV
Modul IV Pengorganisasian
Zulfikar Yurnaidi
EKMA4116 Manajemen
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
2/39
Aspek Pengorganisasian Departementalisasi: Pengelompokan dari berbagai
aktivitas kerja suatu organisasi supaya aktivitas kegiatanyang sama bisa digabungkan dalam satu unit kerja.Tujuannya agar setiap aktivitas bisa bekerja sama dansaling berhubungan.
Pembagiankerja: Rincian tugas atau pekerjaan yangharus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibatdalam suatu organisasi bertanggung jawab melaksanakanaktivitas yang menjadi beban tanggung jawabnya.
Koordinasi: Proses pengintegrasian berbagai tujuan danaktivitas pada satuan-satuan yang terpisah (dalambeberapa departemen dan bidang fungsional) supayatujuan organisasi dapat dicapat dengan efisien.
Rentangmanajemendanrentangkendali: Kemampuan
manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
3/39
Definisi Pengorganisasian
proses mewujudkan, memelihara,mengembangkan dan meningkatkan kerjasama antar karyawan yang mewakili perananunit/satuan kerja masing-masing yang
bertujuan untuk mempersatukan kegiatanagar bergerak ke arah pencapaian tujuan.
Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)
- Terdiri dari orang-orang
- Memiliki struktur
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
4/39
Hambatan Produktivitas dalam Organisasi Birokrasi
Manajer membatasi diri pada hubungan
kerja formal dan menghidari hubungan
non-formal
Kurangnya Informasi dan Koordinasi
Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi
kurang jelas
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
5/39
Dasar-dasar PengorganisasianAsas Kejelasan Tujuan
- Menterjemahkan visi
- Penentuan volume kerja dan beban kerja
Dasar Pembagian Kerja- Jejaring Kerja Internal
- Jejaring Kerja External- Pembagian Kerja Secara tuntas
- Kepentingan bersama
- Dinamika Pekerjaan
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
6/39
Dasar-dasar PengorganisasianDasar Kesatuan Perintah
Pimpinan perlu memahami dan memiliki
keterampilan dalam melaksanakan proses
pengambilan keputusan dan kebijaksanaan danpelimpahan wewenang dalam mewujudkan
perintah yang efektif.
Asas Fleksibilitas Organisasi:
Kemampuan suatu oranisasi untuk
menambah/mengurangi unit/satuan kerja dalam
stukturnya
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
7/39
Dasar-dasar PengorganisasianAsas Fungsionalitas
Setiap unit kerja harus memberikan
kontribusi pada organisasi agar tugas
pokoknya secara keseluruhan dapatdiwujudkan secara efektif dan efisien
Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi
inovasi & Pengembangan; fungsi responsif;fungsi produktivitas; fungsi prediktif
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
8/39
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
9/39
Berdasarkan ukuran organisasi Besar, kecil, sedang
Berdasarkan Tujuan Sosial/nirlaba: yayasan sosial
Laba/mencari keuntungan: PT (perseroanterbatas), BUMN, Koperasi dsb.
Berdasarkan Bagan Organisasi
Segitiga vertikal, horizontal, kerucut vertikal-horizontal, lingkaran, dll.
Jenis-Jenis Organisasi (2)
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
10/39
Langkah-Langkah PengorganisasianRencanakanOrganisasiberdasarkanTujuan
PembagianTugas
Alokasi SumberDayaEvaluasi Hasil& Strategipembentukanorganisasi
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
11/39
Bentuk Struktur Organisasi Terdiri dari sekumpulan orang
Bersepakat dalam satu kelompok
Bersepakat untuk mencapai tujuan-tujuan
tertentu
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
12/39
Faktor yang menentukan Rancangan
Struktur Organisasi
Strategi Organisasi
Penggunaan Teknologi
Kualitas Karyawan yang terlibat didalam
nya
Ukuran organisasi
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
13/39
Unsur-Unsur Struktur Organisasi
Spesialisasi Aktivitas
Standardisasi Kegiatan
Sentralisasi dan desentralisasi
Ukuran kesatuan Kerja
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
14/39
Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas
organisasi
Jenis Kelebihan KelemahanBAGAN dapat dgn jelas melihat
pekerjaan dan tanggung jawab
dapat dicari ketika saat kritis
menghilangkan / mengurangi
masalah
sebagai preventif terhadap
sumber konflik
kurang mampu
menjelaskan
wewenang dan
tanggung jawab
kurang mampu
menunjukan
hubungan informal
dan saluran
komunikasi
Departemen
talisasi
Memanfaatkan spesialisasi
dari masing-masing manajer
efisien karena bekerja
sesuai dengan kemampuan
sulit untuk
mengukur prestasi
pontensi konflik
terhadap pimpinan
puncak
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
15/39
Dasar Pembentukan Departementalisasi
Fungsi-fungsi perusahaan
Fungsi manajemen
Proses produksi
Hasil produksi
Konsumen
Kewilayahan atau teritorial
Berdasarkan waktu; Berdasarkan jumlah
Kombinasi
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
16/39
Tipe Struktur OrganisasiOrganisasi Lini
bentuk organisasi yang didalamnya terdapat
garis wewenang yang menghubungkan secara
vertikal antara atasan dengan bawahanKELEBIHAN KELEMAHAN
Adanya kejelasan
masalah pendelegasian
kewenangan dantanggung jawab untuk
setiap bidang
Bentuknya Sederhana
dan mudah dipahami
Beban yang berat dipikul
eksekutif puncak karena
harus menjalankan urusanadministratif
Tidak ada spesialisasi
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
17/39
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
18/39
Tipe Struktur Organisasi (3)Organisasi Fungsional
Organisasi berdasarkan sifat dan macam
pekerjaan yang harus dikerjakan.
KELEBIHAN KELEMAHAN
Menciptakan effisiensi
melalui spesialisasi
Memusatkan keahlian
organisasi Pengawasan yang
lebih ketat terhadap
fungsi-fungsi
Menciptakan konflik
antar fungsi
Lamban bereaksi bila
terjadi perubahan Hanya memikirkan
tugas, dan menjadikan
individu kurang inovatif
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
19/39
Tipe Struktur Organisasi (4)Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional
Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf,
serta fungsional yang bertujuan untuk
memanfaatkan berbagai kelebihan dankekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan
staf, serta fungsional .
Cth. Organisasi Besar dan Kompleks
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
20/39
Tipe Struktur Organisasi (5)Organisasi Komite
memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya
memiliki wewenang yang sederajat.
Ciri2:
- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan
tertentu
- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan
secara kolektif
- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang
- Keputusan hasil bersama
Kelemahan:
Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan,pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
21/39
Tipe Struktur Organisasi (6)
Organisasi Proyek dan Matrikstersusun dari sebuah atau lebih tipedepartementalisasi lainnya yang mengkombinasikan
kelebihan tipe fungsional dan divisional serta
menghilangkan kekurangannyaKELEBIHAN KELEMAHAN
Memiliki Kelenturan
(fleksibilitas) yang tinggi
Berfokus pada masalahtertentu atau masalah
teknis yang unik
Memungkinkan
melakukan inovasi dan
kreativitas tanpa
Masalah akuntabilitas
disebabkan adanya lebih
dari satu atasan Kendala dalam
membentuk tim yang
kompak
Berpotensi menimbulkan
konflik antara manajer
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
22/39
Organisasi Formal vs InformalFORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja
yang teratur
Bertujuan: mencapai hubungan yang
teratur diantar fungsi namun hal itu jugamemiliki nilai tambahan dengan
memberikan perasaan aman kepada
mereka
INFORMAL
Interaksi dan hubungan antar karyawan,serta membentuk suatu pola yang tidak
secara khusus dan resmi diciptakan/diatur
oleh pihak manajemen
Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
23/39
Perubahan Struktur Organisasi
Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi,pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh
alasan organisasi untuk merubah strukturnya.
Langkah-langkah membuat Perubahan: Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka
Manajer harus memberikan pemahaman kepada
seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi
yang sama
Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa
perubahan tersebut memberikan dampak positive
Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktutertentu sehin a situasi ker a tidak ter an u.
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
24/39
PENGKOORDINASIAN
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
25/39
DefinisiPengkoordinasian:
Salah satu fungsi pokok manajemen untuk
menbuat suatu usaha yang sinkron dan
teratur untuk menyediakan jumlah danwaktu yang tepat, dan mengarahkan
pelaksanaan untuk menghasilkan suatu
tindakan yang seragam dan harmonis padasasaran yang telah ditentukan
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
26/39
Tujuan Koordniasi Mengarahkan dan mengintegrasikan semua
ide, gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke
arah tercapainya tujuan
Mengerahkan keterampilan spesialisasi yang
dimiliki setiap karyawan kepada tujuan
Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan
tumpang tindih pekerjaan
Menghindari penyimpangan tugas
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
27/39
Asas & Sifat KoordinasiAsas koordinasi = asas hirarki
Sifat Koordinasi: Dinamis
Pandangan secara holistis untuk mencapai
tujuan Melihat pekerjaan secara keseluruhan dan
terintegrasi
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
28/39
Syarat-syarat Koordinasi Perasaan untuk bekerja sama, koordinasi
untuk memperlancar penyelesaianmasalah
Saling menghargai, terutama saatpengarahan koordinasi
Semangat bersaing secara sehat,berlomba untuk mencapai tujuan dengan
lebih baik dan cepat
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
29/39
Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Vertikal
Aktivitas penyatuan, pengarahan ang
dilakukan oleh pimpinan terhadap
aktivitas berbagai unit kerja yang beradadi bawah wewenang dan tanggung
jawabnya.
Relatif mudah dilaksanakan, karena
atasan dapat memberi sanksi langsung
terhadap bawahan yang tidak patuh
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
30/39
Tipe-tipe Koordinasi Koordinasi Horizontal Mengkoordinasikan berbagai tindakan
atau aktivitas penyatuan, pengarahan yangdilakukan berbagai aktivitas dalam tingkatorganisasi yang setingkat.
Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated.
Koordinator sulit untuk memberika sanksisebab mereka mempunyai kedudukan yang
sejajar.
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
31/39
Tipe Koordinasi HorizontalInterdisciplinary:
Suatu koordinasi yang berhubungan dengan
pengarahan sekaligus menyatukan semua perilaku
dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan
kedisiplinan yang tinggi dalam semua unitorganisasi baik internal maupun eksternal pada unit
yang sama tugasnya
Interrelated:
Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-
beda namun diantara mereka ada saling
ketergantungan dan memiliki hubungan baik secara
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
32/39
Pedoman Koordinasi yang baik Dijelaskan dengan kalimat yang sederhana
dan mudah dipahami
Koordinasi sebagai tujuan bersama
Beri kesempatan setiap orang untuk
memberikan ide, saran, dan gagasan untuk
bertukar pikiran
Binalah hubungan yang baik antara atasan
dan bawahan
Gunakan lebih banyak komunikasi informal
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
33/39
Perkembangan Kebutuhan Organisasi
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
34/39
Penyesuaian Kebutuhan KoordinasiPorsi Dasar Koordinasi
Dimanfaatkan untuk meningkatkan
koordinasi ketika tuntutan organisasi
terhadap koordinasi belum begitu tinggi
Meningkatkan Daya Potensi Koordinasi
Jika porsi dasar koordinasi tidak lagimampu menampung berbagai dinamika
yang muncul selama organisasi tersebut
beraktivitas tinggi
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
35/39
Penyesuaian Kebutuhan KoordinasiMengurangi Kebutuhan Organisasi
Jika kebutuhan koordinasi dari waktu ke
waktu terus meningkat dan semakin besar
maka organisasi tersebut bisa
memperlambat dan menghentikan
kebutuhan tersebut.
cth. Mendirikan unit kerja yang independen
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
36/39
Penyebab Konflik dalam koordinasi
Keterbatasan Sumber Daya
Ketidakjelasan Tanggung Jawab dan
Wewenang
Gangguan Komunikasi
Masalah Kepribadian
Membanggakan Unit Kerjanya Secara
Berlebihan
Penyimpangan Tujuan
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
37/39
Gaya Penanganan KonflikOtoriterKetiadaan kompromi pada anggota
sebagai sumber konflik
KooperatifMemberikan kesempatan kepada individu
yang masih bersebrangan untuk diajak
kompromiKolaborasi
Pemberian kesempatan yang diberikan
dalam bentuk negosiasi memecahkan
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
38/39
Rentang Kendali (Span of Control)Merupakan posisi jumlah bawahan yang
berada dalam pengawasan seorang
manajer.
Konsep ini merujuk pada seberapa banyak
bawahan yang mungkin masih bisa di
bawah kendali atasan secara efektif danefisien
7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa
39/39
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda