EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa

7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa

1/39

Pertemuan IV

Modul IV Pengorganisasian

Zulfikar Yurnaidi

EKMA4116 Manajemen


2/39

Aspek Pengorganisasian Departementalisasi: Pengelompokan dari berbagai

aktivitas kerja suatu organisasi supaya aktivitas kegiatanyang sama bisa digabungkan dalam satu unit kerja.Tujuannya agar setiap aktivitas bisa bekerja sama dansaling berhubungan.

Pembagiankerja: Rincian tugas atau pekerjaan yangharus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibatdalam suatu organisasi bertanggung jawab melaksanakanaktivitas yang menjadi beban tanggung jawabnya.

Koordinasi: Proses pengintegrasian berbagai tujuan danaktivitas pada satuan-satuan yang terpisah (dalambeberapa departemen dan bidang fungsional) supayatujuan organisasi dapat dicapat dengan efisien.

Rentangmanajemendanrentangkendali: Kemampuan

manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang


3/39

Definisi Pengorganisasian

proses mewujudkan, memelihara,mengembangkan dan meningkatkan kerjasama antar karyawan yang mewakili perananunit/satuan kerja masing-masing yang

bertujuan untuk mempersatukan kegiatanagar bergerak ke arah pencapaian tujuan.

Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)

- Terdiri dari orang-orang

- Memiliki struktur


4/39

Hambatan Produktivitas dalam Organisasi Birokrasi

Manajer membatasi diri pada hubungan

kerja formal dan menghidari hubungan

non-formal

Kurangnya Informasi dan Koordinasi

Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi

kurang jelas


5/39

Dasar-dasar PengorganisasianAsas Kejelasan Tujuan

- Menterjemahkan visi

- Penentuan volume kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja- Jejaring Kerja Internal

- Jejaring Kerja External- Pembagian Kerja Secara tuntas

- Kepentingan bersama

- Dinamika Pekerjaan


6/39

Dasar-dasar PengorganisasianDasar Kesatuan Perintah

Pimpinan perlu memahami dan memiliki

keterampilan dalam melaksanakan proses

pengambilan keputusan dan kebijaksanaan danpelimpahan wewenang dalam mewujudkan

perintah yang efektif.

Asas Fleksibilitas Organisasi:

Kemampuan suatu oranisasi untuk

menambah/mengurangi unit/satuan kerja dalam

stukturnya


7/39

Dasar-dasar PengorganisasianAsas Fungsionalitas

Setiap unit kerja harus memberikan

kontribusi pada organisasi agar tugas

pokoknya secara keseluruhan dapatdiwujudkan secara efektif dan efisien

Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi

inovasi & Pengembangan; fungsi responsif;fungsi produktivitas; fungsi prediktif


8/39


9/39

Berdasarkan ukuran organisasi Besar, kecil, sedang

Berdasarkan Tujuan Sosial/nirlaba: yayasan sosial

Laba/mencari keuntungan: PT (perseroanterbatas), BUMN, Koperasi dsb.

Berdasarkan Bagan Organisasi

Segitiga vertikal, horizontal, kerucut vertikal-horizontal, lingkaran, dll.

Jenis-Jenis Organisasi (2)


10/39

Langkah-Langkah PengorganisasianRencanakanOrganisasiberdasarkanTujuan

PembagianTugas

Alokasi SumberDayaEvaluasi Hasil& Strategipembentukanorganisasi


11/39

Bentuk Struktur Organisasi Terdiri dari sekumpulan orang

Bersepakat dalam satu kelompok

Bersepakat untuk mencapai tujuan-tujuan

tertentu


12/39

Faktor yang menentukan Rancangan

Struktur Organisasi

Strategi Organisasi

Penggunaan Teknologi

Kualitas Karyawan yang terlibat didalam

nya

Ukuran organisasi


13/39

Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi Aktivitas

Standardisasi Kegiatan

Sentralisasi dan desentralisasi

Ukuran kesatuan Kerja


14/39

Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas

organisasi

Jenis Kelebihan KelemahanBAGAN dapat dgn jelas melihat

pekerjaan dan tanggung jawab

dapat dicari ketika saat kritis

menghilangkan / mengurangi

masalah

sebagai preventif terhadap

sumber konflik

kurang mampu

menjelaskan

wewenang dan

tanggung jawab

kurang mampu

menunjukan

hubungan informal

dan saluran

komunikasi

Departemen

talisasi

Memanfaatkan spesialisasi

dari masing-masing manajer

efisien karena bekerja

sesuai dengan kemampuan

sulit untuk

mengukur prestasi

pontensi konflik

terhadap pimpinan

puncak


15/39

Dasar Pembentukan Departementalisasi

Fungsi-fungsi perusahaan

Fungsi manajemen

Proses produksi

Hasil produksi

Konsumen

Kewilayahan atau teritorial

Berdasarkan waktu; Berdasarkan jumlah

Kombinasi


16/39

Tipe Struktur OrganisasiOrganisasi Lini

bentuk organisasi yang didalamnya terdapat

garis wewenang yang menghubungkan secara

vertikal antara atasan dengan bawahanKELEBIHAN KELEMAHAN

Adanya kejelasan

masalah pendelegasian

kewenangan dantanggung jawab untuk

setiap bidang

Bentuknya Sederhana

dan mudah dipahami

Beban yang berat dipikul

eksekutif puncak karena

harus menjalankan urusanadministratif

Tidak ada spesialisasi


17/39


18/39

Tipe Struktur Organisasi (3)Organisasi Fungsional

Organisasi berdasarkan sifat dan macam

pekerjaan yang harus dikerjakan.

KELEBIHAN KELEMAHAN

Menciptakan effisiensi

melalui spesialisasi

Memusatkan keahlian

organisasi Pengawasan yang

lebih ketat terhadap

fungsi-fungsi

Menciptakan konflik

antar fungsi

Lamban bereaksi bila

terjadi perubahan Hanya memikirkan

tugas, dan menjadikan

individu kurang inovatif


19/39

Tipe Struktur Organisasi (4)Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional

Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf,

serta fungsional yang bertujuan untuk

memanfaatkan berbagai kelebihan dankekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan

staf, serta fungsional .

Cth. Organisasi Besar dan Kompleks


20/39

Tipe Struktur Organisasi (5)Organisasi Komite

memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya

memiliki wewenang yang sederajat.

Ciri2:

- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan

tertentu

- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan

secara kolektif

- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang

- Keputusan hasil bersama

Kelemahan:

Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan,pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.


21/39

Tipe Struktur Organisasi (6)

Organisasi Proyek dan Matrikstersusun dari sebuah atau lebih tipedepartementalisasi lainnya yang mengkombinasikan

kelebihan tipe fungsional dan divisional serta

menghilangkan kekurangannyaKELEBIHAN KELEMAHAN

Memiliki Kelenturan

(fleksibilitas) yang tinggi

Berfokus pada masalahtertentu atau masalah

teknis yang unik

Memungkinkan

melakukan inovasi dan

kreativitas tanpa

Masalah akuntabilitas

disebabkan adanya lebih

dari satu atasan Kendala dalam

membentuk tim yang

kompak

Berpotensi menimbulkan

konflik antara manajer


22/39

Organisasi Formal vs InformalFORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja

yang teratur

Bertujuan: mencapai hubungan yang

teratur diantar fungsi namun hal itu jugamemiliki nilai tambahan dengan

memberikan perasaan aman kepada

mereka

INFORMAL

Interaksi dan hubungan antar karyawan,serta membentuk suatu pola yang tidak

secara khusus dan resmi diciptakan/diatur

oleh pihak manajemen

Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini


23/39

Perubahan Struktur Organisasi

Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi,pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh

alasan organisasi untuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan: Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka

Manajer harus memberikan pemahaman kepada

seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi

yang sama

Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa

perubahan tersebut memberikan dampak positive

Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktutertentu sehin a situasi ker a tidak ter an u.


24/39

PENGKOORDINASIAN


25/39

DefinisiPengkoordinasian:

Salah satu fungsi pokok manajemen untuk

menbuat suatu usaha yang sinkron dan

teratur untuk menyediakan jumlah danwaktu yang tepat, dan mengarahkan

pelaksanaan untuk menghasilkan suatu

tindakan yang seragam dan harmonis padasasaran yang telah ditentukan


26/39

Tujuan Koordniasi Mengarahkan dan mengintegrasikan semua

ide, gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke

arah tercapainya tujuan

Mengerahkan keterampilan spesialisasi yang

dimiliki setiap karyawan kepada tujuan

Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan

tumpang tindih pekerjaan

Menghindari penyimpangan tugas


27/39

Asas & Sifat KoordinasiAsas koordinasi = asas hirarki

Sifat Koordinasi: Dinamis

Pandangan secara holistis untuk mencapai

tujuan Melihat pekerjaan secara keseluruhan dan

terintegrasi


28/39

Syarat-syarat Koordinasi Perasaan untuk bekerja sama, koordinasi

untuk memperlancar penyelesaianmasalah

Saling menghargai, terutama saatpengarahan koordinasi

Semangat bersaing secara sehat,berlomba untuk mencapai tujuan dengan

lebih baik dan cepat


29/39

Tipe-tipe Koordinasi

Koordinasi Vertikal

Aktivitas penyatuan, pengarahan ang

dilakukan oleh pimpinan terhadap

aktivitas berbagai unit kerja yang beradadi bawah wewenang dan tanggung

jawabnya.

Relatif mudah dilaksanakan, karena

atasan dapat memberi sanksi langsung

terhadap bawahan yang tidak patuh


30/39

Tipe-tipe Koordinasi Koordinasi Horizontal Mengkoordinasikan berbagai tindakan

atau aktivitas penyatuan, pengarahan yangdilakukan berbagai aktivitas dalam tingkatorganisasi yang setingkat.

Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated.

Koordinator sulit untuk memberika sanksisebab mereka mempunyai kedudukan yang

sejajar.


31/39

Tipe Koordinasi HorizontalInterdisciplinary:

Suatu koordinasi yang berhubungan dengan

pengarahan sekaligus menyatukan semua perilaku

dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan

kedisiplinan yang tinggi dalam semua unitorganisasi baik internal maupun eksternal pada unit

yang sama tugasnya

Interrelated:

Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-

beda namun diantara mereka ada saling

ketergantungan dan memiliki hubungan baik secara


32/39

Pedoman Koordinasi yang baik Dijelaskan dengan kalimat yang sederhana

dan mudah dipahami

Koordinasi sebagai tujuan bersama

Beri kesempatan setiap orang untuk

memberikan ide, saran, dan gagasan untuk

bertukar pikiran

Binalah hubungan yang baik antara atasan

dan bawahan

Gunakan lebih banyak komunikasi informal


33/39

Perkembangan Kebutuhan Organisasi


34/39

Penyesuaian Kebutuhan KoordinasiPorsi Dasar Koordinasi

Dimanfaatkan untuk meningkatkan

koordinasi ketika tuntutan organisasi

terhadap koordinasi belum begitu tinggi

Meningkatkan Daya Potensi Koordinasi

Jika porsi dasar koordinasi tidak lagimampu menampung berbagai dinamika

yang muncul selama organisasi tersebut

beraktivitas tinggi


35/39

Penyesuaian Kebutuhan KoordinasiMengurangi Kebutuhan Organisasi

Jika kebutuhan koordinasi dari waktu ke

waktu terus meningkat dan semakin besar

maka organisasi tersebut bisa

memperlambat dan menghentikan

kebutuhan tersebut.

cth. Mendirikan unit kerja yang independen


36/39

Penyebab Konflik dalam koordinasi

Keterbatasan Sumber Daya

Ketidakjelasan Tanggung Jawab dan

Wewenang

Gangguan Komunikasi

Masalah Kepribadian

Membanggakan Unit Kerjanya Secara

Berlebihan

Penyimpangan Tujuan


37/39

Gaya Penanganan KonflikOtoriterKetiadaan kompromi pada anggota

sebagai sumber konflik

KooperatifMemberikan kesempatan kepada individu

yang masih bersebrangan untuk diajak

kompromiKolaborasi

Pemberian kesempatan yang diberikan

dalam bentuk negosiasi memecahkan


38/39

Rentang Kendali (Span of Control)Merupakan posisi jumlah bawahan yang

berada dalam pengawasan seorang

manajer.

Konsep ini merujuk pada seberapa banyak

bawahan yang mungkin masih bisa di

bawah kendali atasan secara efektif danefisien


39/39

Referensi

Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen

Widita Rarasati

Fadia Dewanda

EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa

Documents

Transcript of EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVa