Modul XI Komunikasi dan Motivasi dalam Organisasi(Ancilla K Kustedjo)EKMA4116 Manajemen

KEGIATAN BELAJAR 1

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Dalam OrganisasiKomunikasi (Charles Cooley) mekanisme yang menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan yang mengembangkan semua lambang pikiran, bersama-sama dengan saran untuk menyiarkan dalam ruangan dan merekamnya dalam waktu

Stoner, Freeman, dan gilbert (1996) proses yang digunakan oleh individu untuk mencari kesamaan arti melalui transmisi pesan simbolik Makna Melibatkan orang; kesamaan arti; simbol yang hanya dapat mewakili/mendekati ide yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.

Proses KomunikasiCoutland L. Bovee dan John V. Thill (1993), 5 tahap Komunikasi:Pengirim memiliki ide/gagasanIde tersebut dibentuk menjadi sebuah pesan, dengan mempertimbangkan subjek apa yang ingin disampaikan; maksud penyampaian pesan; karakteristik pendengar/penerimaPesan tersebut dipindahkan/ditransfer mengunakan sebuah saluran/mediaPesan dikirimkan kepada penerima dianggap sukses apabila pesan tersebut dipahami penerimaPenerima memberikan umpan balik/feedback kepada pengirim

Unsur KomunikasiManusia sebagai komunikator (orang yang menyampaikan pesan)Pesan yang akan dikomunikasikanSaluran KomunikasiMetode KomunikasiKomunikan atau penerima pesanGangguan atau distorsiKonteksUmpan balikPengaruhLingkungan Komunikasi

Fungsi KomunikasiRobins (1996) 4 fungsi utama dalam komunikasi:Pengendalian usaha organisasi melalui proses komunikasi dalam menghadapi perilaku karyawannya dengan cara keharusan mematuhi peraturan yang berlaku dalam organisasiPengembangan Komunikasi memberikan penjelasan tentang setiap hal yang harus dilakukan karyawan, cara bekerja dengan sebaik-baiknya, dan hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaiki prestasi kerjanya jika belum memenuhi standar.3. Sarana ungkapan emosional saluran tercepat yang bisa menampung berbagai perasaan, keluhan; kekecewaan, dan perasaan puas terhadap organisasi dan pekerjaan mereka.4. Pemberian Informasi memberikan informasi kepada seluruh karyawan tentang suatu keputusan melalui saluran komunikasi yang benar

Pola jaringan KomunikasiKomunikasi Formal: Komuniaksi dari atas ke bawah (downward communication) berhubungan dengan masalah tanggung jawab dan wewenang karyawan dalam organisasiKomunikasi dari bawah ke atas (bottom-up communication) dibangun untuk menyalurkan aspirasi dan membuka partisipasi bawahan kepada atasanKomunikasi horizontal (horizontal communication) yang terjadi diantar rekan sejawat dalam posisi yang sederajatKomunikasi diagonal komunikasi yang biasanya melibatkan dua tingkat yang berbeda dalam organisasi

Komunikasi Informal jaringan komunikasi yang biasanya digunakan para manajer untuk mengontrol bawahannya ketika mereka bekerja.

Pola jaringan KomunikasiKomunikasi Internal komunikasi yang terjadi antara manajer dengan komunikan yang beada didalam organisasi

Komunikasi eksternal komunikasi yang terjadi antara manajer dengan komunikan yang beada diluar organisasi

Manfaat KomunikasiMengurangi KetidakpastianMendapatkan InformasiMenguatkan keyakinanMenggunakan wewenang fungsional

Penghalang & Kendala dalam KomunikasiPerlindungan (protectiveness)Pertahanan (defensiveness)Kecenderungan menghakimi (tendency to judge)Perspektif yang sempit (Narrow Perspectives)Ekspektasi yang tidak sesuai (Mismatched expectation)Kurang waktu (insufficient time)

Peranan Komunikasi dalam fungsi organisasiKomunikasi dan perumusan kebijaksanaanKomunikasi dan pengambilan keputusanKomunikasi dan perencanaanKomunikasi dan pengorganisasianKomunikasi dan penggerakanKomunikasi dan perlaksanaan kegiatan operasionalKomunikasi dan pengawasanKomunikasi dan penilaian

Keberhasilan Komunikasi dalam organisasiUntuk mencapai keberhasilan dalam komunikasi, maka hal-hal yang harus dilakukan organisasi adalah:Penetapan tujuanPembuatan dan pelaksanaan keputusanPerekrutan dan pengembangan stafPengukuran hasilKomunikasi dengan stakeholderProses negosiasi dengan pemasok dan penyedia dana investasiProses produksi produk perusahaanPenerapan komunikasi dua arahdsb (modul 11 hal 11.23-11.25)

KEGIATAN BELAJAR 2

MOTIVASI DALAM ORGANISASI

Motivasi dalam Organisasi (definisi)W.J stanton (1981) Suatu kebutuhan yang distimulasi yang berorientasi kepada tujuan individu dalam mencapai rasa puas

Handoko (1989) keadaan dalam pribadi seseorang menjadi pendorong munculnya perilaku untuk mewujudkan keinginan yang dapat memuaskan dirinya

Gibson (1996) berbagai dorongan yang timbul pada atau di dalam diri individu yang menggerakan dan mengarahkan perilakunya.

Motivasi: kondisi yang menggerakan individu agar mampu mencapai tujuan dari motifnyaMotif: suatu bentuk dorongan kebutuhan dalam diri individu yang harus dipenuhi agar individu tersebut dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungannya.

Motivasi KerjaMotivasi merupakan unsur yang penting dalam dunia kerja, sebab dapan menyebabkan karyawan bekerja keras dan antusias mencapai hasil maksimal.

Hubungan Motivasi dan kerja Drive Incentive GoalUnstisfied need Satisfied Need

Jika suatu kebutuhan tidak terpuaskan, maka akan timbul dorongan (drive) dan aktivitas individu untuk merespon rangsangan dalam tujuan yang diinginkan. Pencapaian tujuan akan menjadikan individu merasa puasMotivasi kerja: rangsangan bertindak yang menimbulkan dorongan atau semangat kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi

Jenis MotivasiFear motivation motivasi yang didasarkan atas ketakutan contoh: patuh pada pimpinan

Achievement motivation Motivasi ingin mencapai sesuatu contoh: seseorang melakukan sesuati karena ingin berprestasi

Inner motivation motivasi yang didorong oleh kekuatan dari dalam, karena adanya misi atau tujuan hidupnya

Teori MotivasiTeori Pemuasan Kebutuhan (Content Theory) seseorang memiliki semangat bekerja agar dapat memenuhi kebutuhannya (inner needs)

Teori Kebutuhan Abraham Maslow Kebutuhan Fisiologis : untuk mempertahankan kelangsungan hidup, (makan, minum, bernapas dll)Kebutuhan rasa aman : Kebutuhan akan perlindungan untuk menjauhkan diri dari berbagai bahaya, ancaman, dan pertentangan.Kebutuhan psikologis: Kebutuhan untuk disayangi dan diperhitungkan sebagai pribadi; diterima oleh kelompok, mitra dan sahabatKebutuhan penghargaan: kebutuhan akan harga diri dihargai, dihormati dan diakui oleh orang lainKebutuhan Aktualisasi diri : kebutuhan untuk memaksimalkan menggunakan kemampuan, keterampilan dan potensi yang dimiliki individu melalui berbagai kegiatan serta kebutuhan untuk berpendapat, memberikan kritik, dan penilaian

Teori MotivasiTeori X & Y Douglas Mc. GregorTeori X: manusia didorong oleh faktor eksternal agar mau bekerja dan manusia pada dasarnya memilih tidak bekerjaTeori Y: manusia bekerja karena memerlukan kepuasan dalam bekerja

Kelemahan: banyaknya kesalahan yang dilakukan manajer dalam usaha meningkatkan motivasi karyawannya sebab semua karyawan diasumsikan memiliki kebutuhan yang sama

Teori MotivasiTeori Contingency Morse & LorschAsumsi:Pola kebutuhan dan motivasi setiap individu beragam dan keduanya akan terbawa dalam perilaku ditempat kerjanyaMotif memiliki kemampuan ini terdapat dalam diri setiap individu dan mungkin bisa dipenuhi dengan cara yang berbeda-beda oleh orang yang berbedaPemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, seringkali terjadi di saat situasi sedang harmonis antara tugas dan organisasiPemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, jika terjadi secara berulang-ulang akan menjadi motivasi yang baik

Teori MotivasiTeori Kebutuhan David Mc. Cleeland (1961)Kebutuhan akan prestasi (need for achievement), dorongan untuk menjadi unggul dari orang lainKebutuhan akan afiliasi (need for affiliation), yaitu dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, dan berkumpul dengan orang lainKebutuhan akan kekuasan (need for power), dorongan untuk memiliki pengaruh yang kuat.

Teori MotivasiTeori Dua faktor Motivasi Higiene & Frederick HerzbergMotivasi kerja bisa dipertahankan dengan cara melihat 2 macam situasi yang mempengaruhi individu terhadap pekerjaannya (faktor motivator (satisfier) dan faktor higienis (dissatisfier)

Kelemahan: faktor-faktor yang dikemukanan oleh Herzberg berjalan sendiri-sendiri dan tidak saling melengkapi

Faktor MotivatorFaktor HigienisKeberhasilan Pelaksannaan (achievement)Pengakuan PrestasiPekerjaan itu sendiriTanggung JawabPengembanganKebijakan dan AdministrasiSupervisiUpah/gajiHubungan InterpersonalKondisi Kerja

Teori MotivasiTeori kebutuhan ERG (Exixtence, Relatedness, and Growth) Clyton Alderfer (1997)Existence needs berkaitan dengan masalah fisik dan keberadaan karyawanRelatedness Needs Kebutuhan hubungan antar pribadi (kepuasan berinteraksi dalam lingkungan kerja)Growth Need kebutuhan meningkatkan kemampuan diri pribadi

Kelemahan: kurang menekankan pada susunan hierarki; perubahan orientasi bisa merupakan kegagalan dan kebutuhan yang lebih tinggi serta dapat menunjukan regresi dengan penambahan pada jenjang kebutuhan yang lebih rendah

Teori Motivasi2. Teori Motivasi Proses (Process Theory)

Teori Pengharapan (Expectation Theory) Victor VroomHarapan (expectancy) kemungkinan yang dirasakan oleh seseorang bahwa apabila ia melakukan sejumlah usaha tertentu maka ia akan menjurus pada tingkatan kinerja tertentuNilai atau daya tarik imbalan (valence) akibat dan perilaku tertentu akan memilki nilai bagi individu tertentuPertautan (instrumentality) persepsi individu bahwa hasil pertama berhubungan dengan hasil selanjutnya

Teori MotivasiTeori keadilan atau Kesetaraan (Equity Theory)Berasumsi bahwa setiap individu ingin diperlakukan secara adil dan mereka cenderung membandingkan kontribusi imbalan yang mereka terima dengan kontribusi dan imbalan yang di terima orang lain.

Teori Pengukuhan (Reinforcement) Menjelaskan bahwa jika keinginan perilaku disertai dengan imbalan maka seseorang akan termotivasi untuk mengulangi perilaku tersebut

Prinsip Memotivasi Kerja KaryawanPrinsip PartisipasiPrinsip KomunikasiPrinsip mengakui adanya perbedaan individuPrinsip menyesuaikan individu dengan pekerjaanPrinsip mengakui andil bawahannyaPrinsip pendelegasian wewenangPrinsip memberi perhatianPrinsip Pemberian uang

Syarat manajer untuk menjadi motivator yang baikMemotivasi kepada diri sendiriKecerdasan emosiEmpatiMemberikan harapan terbaik kepada bawahan yang dipimpinPelajari secara serius hal-hal pokok yang dibutuhkan bawahanTetapkan Standar keunggulan yang tinggiCiptakan suasana di mana kegagalan bukanlah suatu yang fatalDsb (modul 11 hal 11.48-11.50)

Faktor yang mempengaruhi motivasiMemahami apa kebutuhan karyawan dalam bentuk kategori Abraham MaslowMengidentifikasi tentang apa yang mereka butuhkan dan juga yang mereka inginkanPengakuan, pujian, promosi, kesempatan untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi membuat karyawan bisa termotivasiPemanfaatan imbalan jasa uang sebagai kesejahteraan hidup bawahan

Teori Motivasi dalam AplikasiManajemen berdasarkan sasaran cara menggunakan tujuan untuk memotivasi orang-orang, bukan untuk mengawasi merekaModifikasi perilaku penerapan teori penguatan kepada individu-individu dalam situasi kerja. Program dimana para manajer mengidentifikasi perilaku karyawan yang dihubungkan dengna kinerja dan kemudian menjadi suatu strategi intervensi untuk memperkuat perilaku kinerja yang diinginkanProgram pelibatan karyawan suatu proses partisipasi yang menggunakan seluruh kapasitas karyawan dan didesain untuk mendorong peningkatan komitment bagi sukses organisasiDsb (modul 11 hal 11.52-11.55)

ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen Widita RarasatiFadia Dewanda