EKMA4116 MANAJEMEN

Pertemuan IVModul V Pendelegasian dan PemberdayaanWahyono

PENDELEGASIAN

Apa itu pendelegasian?Memercayakan tugas kepada orang lain

namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Heller (2004)

Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)

Manfaat Pendelegasian

Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas lainnya

Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan

Pemberian pelatihan dan pengalaman Terampil memecahkan masalah Awal tepat mempersiapkan pengganti

sementara dsb… (Modul 5 hal 5.5-5.9)

Cara Efektif Pendelagasian Tugas

Delegasikan pekerjaan yang disukai

Delegasikan tugas secara bertanggung jawab

Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan yang paling mampu

Percayalah kepada karyawan Tekankan pada sasaran bukan

prosedur

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (1)

Sisi Atasan:• Belum ada waktu untuk melatih• Kebijakan perusahaan harus dikerjaan

atasan• Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa

bantuan orang lain• Meragukan Kemampuan Karyawan• Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan

maka sama tidak punya pekerjaan• dsb…. (modul 5 hal 5.11-5.14 )

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan: Karyawan takut memikul tanggung

jawab memutuskan sesuatu Karyawan takut dikritik jika

membuat kesalahan Ketidaktersedian waktu Kurangnya motivasi Kurang percaya diri

Langkah-Langkah Sebelum dilakukan pendelegasian

Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang akan didelegasikan

Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi

Mempersiapkan & memberi motivasi kepada karyawan yang menerima delegasi

Membuat persetujauan dan mendelegasikan

Memantau pekerjaan yang didelegasikan

Langkah-Langkah Mendelegasikan Tugas dan Wewenang Adanya persetujuan antara kedua belah

pihak tentang hasil penyelesaian tugas Pengawasan tetap dilakukan oleh

atasan Kepercayaan pimpinan untuk

mendelegasikan harus ditunjang oleh tingkat kemampuan karyawan dibandingkan dengan tingkat kesulitan persoalan dalam tugas

Kapan atasan harus mendelegasikan sebagian pekerjaannya?

• Ketika waktunya banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah jangka panjang

• Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari pekerjaan

• Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul

• Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target

• Persolaan sepele menghambatnya untuk memecahkan masalah besar

Proses Pelaksanaan Delegasi

1. Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur durasi setiap pekerjaa tersebut

2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan

3. Pembinaan dan pelatihan4. Monitoring dan evaluasi

Peranan Pendelegasiaan (1)

1. Pendukung Karier Atasan Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.

Lima Peranan Karyawan(Menerapkan strategi; memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; sumber informasi; memberi umpan balik; mitra kerja atasan)

Peranan Pendelegasiaan (2)

2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu mengukur tingkat kemampuan seseorang.- Pelatihan yang unik- Memperluas keterampilan karyawan- Kekuatan pendorong partisipasi- Pencetus tumbuhnya inisiatif- Meningkatan kepuasan kerja- Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan pelatihan- Sebagai Reward

Profil Karakteristik Pendelegasi (1)

OtoriterWewenang karyawan dibatasi hanya

pada pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan

Tipe Penguji Biasanya menggunakan kalimat tanya

untuk menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.

Profil Karakteristik Pendelegasi (2)

Bebas Memberikan kebebasan yang besar

kepada karyawan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya, biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh. Kelebihannya karyawan cepat dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaan, kelemahannya Karyawan sulit menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja

Pedoman Efektif Melakukan Pendelegasian

Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan lengkap

Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang karyawan

Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan

dst… (modul 5 hal 5.24-5.25)

Pemberdayaan

DefinisiMemaksimalkan pemberian

wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)

Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan

Prinsip Subsidarity: tidak diperbolehkannya badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah

Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun kadang melakukan kesalahan.

Trust-based relationship. Menekankan aspek kepercayaan manajemen kepada karyawan

Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan

Karyawan yang “berdaya” adalah mereka yang berbagai kebutuhan dasarnya telah terpenuhi sehingga memiliki komitmen dan motivasi yang tinggi.

Nilai tambah: Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan

keputusan Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai

keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan tugas

Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan dan manajemen

Kiat mewujudkan Pemberdayaan

Pemberdayaan karyawan adalah hasil dari pengembangan kompetensi dari dalam diri karyawan itu sendiri

Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang berkualitas.

Pada akhirnya berfungsi untuk mendapatkan kepercayaan dan manajemen.

Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang kondusif?

Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)

Lingkungan kerja yang kondusif: Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan

karyawan Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core

belief, dan core value suatu perusahaan Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan

wewenang kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb

Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada karyawan untuk akses ke pusat informasi

Sistem penghargaan harus berbasis kinerja (performance-based reward)

Dampak Positif Pemberdayaan terhadap Struktur organisasi

Organisasi lebih datar Arus informasi bergerak dari arah

vertikal ke arah horizontal Tingkat kecepatan pemgambiln

keputusan Meminimalisasi distorsi Informasi Meningkatnya komitment

karyawan untuk melakukan perbaikan kinerja

dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)

Proses Pemberdayaan

Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang

Mengidentifikasi kompetensi bawahan

Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan, manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan

Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan

Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan:

- Penghormatan

- Mengakui keberadaan karyawan

- Penghargaan

Pedoman untuk Melakukan Pemberdayaan

Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara untuk mencapai kinerja yang terbaik

Dengarkanlah mereka Ubah tindakan mereka, bukan

orangnya Tunjukan keteladanan kepada

Karyawan Perlakukan setiap orang berbeda dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)

EKMA4116 MANAJEMEN

Pertemuan IVModul VI PengawasanWahyono

PENGAWASAN

DefinisiSuatu upaya yang dilakukan oleh para

manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko (1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)

PENGAWASAN

Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. Daft (2006)

Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi. (Mockler)

Key Point:- Adanya standar kinerja- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan

rencana- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak- Melakukan perbaikan

Manfaat Pengawasan

Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting? Perubahan Kompleksitas Kebutuhan manajer untuk

mendelegasikan wewenang Kesalahan

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)1. Pengawasan Pendahuluan

(Feedforward control) didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yang akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.

Jenis dan Tipe Pengawasan (2)

2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas

Jenis dan Tipe Pengawasan (3)

4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.

Proses PengawasanMenetapkan standard

prestasi & Metode pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi

Apakah prestasi sesuai dengan

standar

Tidak ada Perubahan

Melakukan perbaikan-

perbaikan atau mengevaluasi

kembali standard prestasi dan

pengukurannya

TIDAK

YA

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

Fokus PengawasanFOKUS PENGAWASAN

DESKRIPSI CONTOH

1. Kuantitas (Quantity)

Jumlah produk yang dihasilkan

Memproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja

2. Kualitas (Quality)

Jumlah produk yang dapat diterima oleh konsumen atau lolos uji kualitas

Menghasilkan 99.5% produk yang memenuhi standard

3. Ketepatan waktu (Timeliness)

Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa

Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat waktu

4. Anggaran (Budget)

Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran

Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang ditetapkan

Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan

Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan

Lingkungan Organisasi

Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi

Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan laporan dan peraturan

Posisi dan Tingkat

Tinggi Banyak Kriteria

Rendah Sedikit Kriteria

Tingkat Desentralisasi

Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali

Rendah Pengurangan jumlah kendali

Budaya Organisasi

Terbuka dan mendukung

Informal, pengendalian mandiri

Mengancam

Pengendalian formal yang dipaksakan

Pentingnya suatu kegiatan

Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas

Rendah Pengendalian yang longgar dan informal

Standar

DefinisiUnit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai

titik acuan untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll

2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard)cth. Sikap, Moral, Etika

Merancang Sistem Pengawasan

1. Prestasi bidang kunci (key performance area) aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik manajemen harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.

Jenis dan Metode Pengawasan

Metode Pengawasan Non-KuantitatifBersifat menyeluruh terhadap semua

aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan

- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin, mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala, melakukan evaluasi

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

1. Management by Objective (MBO) Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu.

Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

2. Management by Exception (MBE) fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah

3. Management Information System (MIS) sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

Audit Kualitas (Audit Mutu)Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai

informasi faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada asas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu

Contoh Audit Kualitas/Mutu;Manajemen Kualitas secara Total (TQM)Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty,

dan Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)

Metode Pengawasan Kuantitaif

Metode ini memerlukan data-data khusus dan menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio

Metode Pengawasan KuantitaifAnggaran:Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang

sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu

Audit Keuangan:- Eksternal: Auditor independen dari luar

organisasi verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi

- Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik

Metode Pengawasan KuantitaifAnalisa Break-Even:

Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas)

Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan

Profitabilitas

Metode Pengawasan Kuantitaif

Balance Scorecard Selain mempertimbangkan kinerja

keruangan, BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.

No DIMENSI UKURAN KINERJA

1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll

2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll

3 Proses Bisnis Intern

- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll

4 Pembelajaran dan Pertumbuhan

- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll

Modul 6 Hal 6.28

Karakteristik Pengawasan yang Efektif1. Akurat2. Tepat waktu3. Ekonomis4. Fleksibel5. Objektif dan bisa dipahami6. Kriteria yang masuk akal7. Penempatan yang Strategis8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur

organisasi9. Disesuaikan dengan Manajer10.Tindakan perbaikan

Referensi

Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen

Widita Rarasati Fadia Dewanda