Modul IV Pengorganisasian(Ancilla K Kustedjo)EKMA4116 Manajemen

KEGIATAN BELAJAR 1

STRUKTUR ORGANISASI

DefinisiPengorganisasian proses mewujudkan, memelihara, mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antar karyawan yang mewakili peranan unit/satuan kerja masing-masing yang bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.

Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)- Terdiri dari orang-orang- Memiliki struktur

Hambatan Produktivitas dalam OrganisasiBirokrasiManajer membatasi diri pada hubungan kerja formal dan menghidari hubungan non-formalKurangnya Informasi dan KoordinasiDeskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kurang jelas

Dasar-dasar PengorganisasianAsas Kejelasan Tujuan- Menterjemahkan visi- Penentuan volum kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja Jejaring Kerja Internal - Kepentingan bersama Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan Pembagian Kerja Secara tuntas

Dasar-dasar PengorganisasianDasar Kesatuan PerintahPimpinan perlu memahami dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif.

Asas Fleksibilitas Organisasi:Kemampuan suatu oranisasi untuk menabah/mengurangi unit/satuan kerja dala stukturnya

Dasar-dasar Pengorganisasian Asas Fungsionalitas Setiap unit kerja harus memberikan kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan effisien

Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inovasi & Pengembangan; fungsi responsif; fungsi produktivitas; fungsi prediktif

Jenis-Jenis Organisasi (1)Proses PembentukannyaOrganisasi Formal: dibentuk secara sadar dengan ketentuan yang diatur secara formalOrganisasi Informal, cth. Koperasi karyawan

Keterkaitan dengan Pemerintahdibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan & terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi resmi & tidak resmi

Berdasarkan ukuran organisasiBesar, kecil, sedang

Berdasarkan TujuanSosial/nirlaba: yayasan sosialLaba/mencari keuntungan: PT (perseroan terbatas), BUMN, Koperasi dsb.

Berdasarkan Bagan OrganisasiJenis-Jenis Organisasi (2)

Langkah-Langkah Pengorganisasian

Faktor yang menentukan Rancangan Struktur Organisasi

Strategi OrganisasiPenggunaan TeknologiKualitas Karyawan yang terlibat didalamnyaUkuran organisasi

Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi AktivitasStandardisasi KegiatanKoordinasi kegiatanSentralisasi dan desentralisasiUkuran kesatuan Kerja

Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas organisasi

JenisKelebihanKelemahanBAGANDapat dgn jelas melihat pekerjaan dan tanggung jawabDapat dicari ketika saat kritisMenghilangkan / mengurangi masalahSebagai preventif terhadap sumber konflikKurang mampu menjelaskan wewenang dan tanggung jawabKurang mampu menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasiDepartementalisasiMemanfaatkan spesialisasi dari masing-masing manajerEfisien karena bekerja sesuai dengan kemampuanSsulit untuk mengukur prestasiPontensi konflik terhadap pimpinan puncak

Tipe Struktur OranisasiOrganisasi Lini bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan secara vertikal antara atasan dengan bawahan

KELEBIHANKELEMAHANAdanya kejelasan masalah pendelegasian kewenangan dan tanggung jawan untuk setiap bidangBentuknya Sederhana dan mudah dipahamiBeban yang berat dipikul eksekutif puncak karena harus menjalankan urusan administratifTidak ada spesialisasi

Tipe Struktur Oranisasi (2)Organisasi Lini dan Staf Gabungan dari organisasi lini dengan departemen staf untuk memberikan saran dan masukan untuk departemen lini

KELEBIHANKELEMAHANPara spesialis memberikan ide dan saran kepada manajer puncakSeluruh Karyawan melaporkan pekerjaan kepada seorang penyelia (supervisor)Karena ketidakjelasan hubungan maka sering terjadi konflik antara departemen lini dan stafRekomendasi para manajer staf terbatas hanya pada manajer lini

Tipe Struktur Organisasi (3)Organisasi Fungsional Organisasi berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan.

KELEBIHANKELEMAHANMenciptakan effisiensi melalui spesialisasiMemusatkan keahlian organisasiPengawasan yang lebih ketat terhadap fungsi-fungsiMenciptakan konflik antar fungsiLamban bereaksi bila terjadi perubahanHanya memikirkan tugas, dan menjadikan individu kurang inovatif

Tipe Struktur Organisasi (4)Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional yang bertujuan untuk memanfaatkan berbagai kelebihan dan kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional .

Cth. Organisasi Besar dan Kompleks

Tipe Struktur Organisasi (5)Organisasi Komite memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki wewenang yang sederajat.Ciri2:Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentuTugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara kolektifPelaksanaan dibagi berdasarkan bidang Keputusan hasil bersamaKelemahan:Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.

Tipe Struktur Organisasi (6)Organisasi Proyek dan Matriks tersusun dari sebuah atau lebih tipe departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan divisional serta menghilangkan kekurangannya

KELEBIHANKELEMAHANMemiliki Kelenturan (fleksibilitas) yang tinggiBerfokus pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unikMemungkinkan melakukan inovasi dan kreativitas tanpa menggangu struktur regulerMasalah akuntabilitas disebabkan adanya lebih dari satu atasanKendala dalam membentuk tim yang kompakBerpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dengan manajer departemen lainnya

Organisasi Formal vs Informal

Perubahan Struktur OrganisasiPekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan:Manajer harus mengkomunikasikan secara terbukaManajer harus memberikan pemahaman kepada seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang samaManajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubahan tersebut memberikan dampak positiveAdanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu sehingga situasi kerja tidak terganggu.

KEGIATAN BELAJAR 2

PENGKOORDINASIAN

DefinisiPengkoordinasian: Salah satu fungsi pokok manajemen untuk menbuat suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan

Tujuan KoordniasiMengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke arah tercapainya tujuanMengerahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuanMenghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaanMenghindari penyimpangan tugas

Asas & Sifat KoordinasiAsas koordinasi = asas hirarkiSetiap atasan atau koordinator harus melakukan koordinasi pada bawahannya langsung.

Sifat Koordinasi:DinamisPandangan secara holistis untuk mencapai tujuanMelihat pekerjaan secara keseluruhan dan terintegrasi

Syarat-syarat KoordinasiPerasaan untuk bekerja sama, koordinasi untuk memperlancar penyelesaian masalah

Saling menghargai, terutama saat pengarahan koordinasi

Semangat bersaing secara sehat, berlomba untuk mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat

Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Vertikal Aktivitas penyatuan, pengarahan ang dilakukan oleh pimpinan terhadap aktivitas berbagai unit kerja yang berada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.

Relatif mudah dilaksanakan, karena atasan dapat memberi sanksi langsung terhadap bawahan yang tidak patuh

Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Horizontal Mengkoordinasikan berbagai tindakan atau aktivitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan berbagai aktivitas dalam tingkat organisasi yang setingkat.

Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated. Koordinator sulit untuk memberikan sanksi sebab mereka mempunyai kedudukan yang sejajar.

Tipe Koordinasi HorizontalInterdisciplinary:Suatu koordinasi yang berhubungan dengan pengarahan sekaligus menyatukan semua perilaku dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit organisasi baik internal maupun eksternal pada unit yang sama tugasnya

Interrelated:Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-beda namun diantara mereka ada saling ketergantungan dan memiliki hubungan baik secara internal maupun eksternal pada jenjang yang setaraf

Pedoman Koordinasi yang baikDijelaskan dengan kalimat yang sederhana dan mudah dipahamiKoordinasi sebagai tujuan bersamaBeri kesempatan setiap orang untuk memberikan ide, saran, dan gagasan untuk bertukar pikiranAktif selama koordinasasi dilakukanBinalah hubungan yang baik antara atasan dan bawahanGunakan lebih banyak komunikasi informal

Penyesuaian Kebutuhan KoordinasiPorsi Dasar KoordinasiDimanfaatkan untuk meningkatkan koordinasi ketika tuntutan organisasi terhadap koordinasi belum begitu tinggi

Meningkatkan Daya Potensi KoordinasiJika porsi dasar koordinasi tidak lagi mampu menampung berbagai dinamika yang muncul selama organisasi tersebut beraktivitas tinggi

Mengurangi Kebutuhan OrganisasiJika kebutuhan koordinasi dari waktu ke waktu terus meningkat dan semakin besar maka organisasi tersebut bisa memperlambat dan menghentikan kebutuhan tersebut. cth. Mendirikan unit kerja yang independen

Penyebab Konflik dalam koordinasiKeterbatasan Sumber DayaKetidakjelasan Tanggung Jawab dan WewenangGangguan KomunikasiMasalah KepribadianMembanggakan Unit Kerjanya Secara BerlebihanPenyimpangan Tujuan

Gaya Penanganan KonflikOtoriterKetiadaan kompromi pada anggota sebagai sumber konflik

KooperatifMemberikan kesempatan kepada individu yang masih bersebrangan untuk diajak kompromi

KolaborasiPemberian kesempatan yang diberikan dalam bentuk negosiasi memecahkan masalah konflik yang terjadi

Rentang Kendali (Span of Control)Merupakan posisi jumlah bawahan yang berada dalam pengawasan seorang manajer.

Konsep ini merujuk pada seberapa banyak bawahan yang mungkin masih bisa di bawah kendali atasan secara efektif dan efisien

ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen Widita RarasatiFadia Dewanda