EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVb

7/29/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVb

1/48

Pertemuan IV

Modul V Pendelegasian dan

Pemberdayaan

Zulfikar Yurnaidi

EKMA4116 Manajemen


2/48

PENDELEGASIAN

Apa itu pendelegasian?Memercayakan tugas kepada orang lain namun

tanggung jawab masih di tangan pendelegasi.Heller (2004)

Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih ataskepada atasan yang lebih rendah untukmelaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritassecara eksplisit dari atasan pemberi wewenangpada waktu wewenang tersebut akandilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)


3/48

Manfaat Pendelegasian

Kemampuan membebaskan diri demi

tugas-tugas lainnya

Pemanfaatan keterampilan khusus

karyawan

Pemberian pelatihan dan pengalaman

Terampil memecahkan masalah

Awal tepat mempersiapkan pengganti

sementara

dsb (Modul 5 hal 5.5-5.9)


4/48

Cara Efektif Pendelagasian

Tugas

Delegasikan pekerjaan yang disukai

Delegasikan tugas secara bertanggung

jawab Jangan selalu mendelegasikan tugas

kepada karyawan yang paling mampu

Percayalah kepada karyawan Tekankan pada sasaran bukan prosedur


5/48

Alasan Atasan Tidak Melakukan

Pendelegasian (1)

Sisi Atasan:

Belum ada waktu untuk melatih

Kebijakan perusahaan harus dikerjaanatasan

Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa

bantuan orang lain

Meragukan Kemampuan Karyawan

Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan

maka sama tidak punya pekerjaan

-


6/48

Alasan Atasan Tidak Melakukan

Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan:

Karyawan takut memikul tanggung

jawab memutuskan sesuatu Karyawan takut dikritik jika membuat

kesalahan

Ketidaktersedian waktu Kurangnya motivasi

Kurang percaya diri


7/48

Langkah-Langkah Sebelum dilakukan

pendelegasian

Menentukan terlebih dahulu

tugas/masalah yang akan didelegasikan

Menentukan karyawan yang akanmenerima delegasi

Mempersiapkan & memberi motivasi

kepada karyawan yang menerima

delegasi

Membuat persetujauan dan

mendelegasikan

Memantau eker aan an


8/48

Langkah-Langkah Mendelegasikan

Tugas dan Wewenang

Adanya persetujuan antara kedua belah pihaktentang hasil penyelesaian tugas

Pengawasan tetap dilakukan oleh atasan

Kepercayaan pimpinan untuk mendelegasikanharus ditunjang oleh tingkat kemampuan

karyawan dibandingkan dengan tingkat

kesulitan persoalan dalam tugas


9/48

Kapan atasan harus mendelegasikan

sebagian pekerjaannya?

Ketika waktunya banyak digunakan

untuk menyelesaikan masalah jangka

panjang Tidak cukup waktu kepada bagian-

bagian penting dari pekerjaan

Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul

Menghadapi krisis, panik dalam

memenuhi target


10/48

Proses Pelaksanaan Delegasi

1. Identifikasi semua pekerjaan dan

mengukur durasi setiap pekerjaa

tersebut

2. Mengidentifikasi kemampuan

karyawan

3. Pembinaan dan pelatihan

4. Monitoring dan evaluasi


11/48

Peranan Pendelegasiaan (1)

1. Pendukung Karier Atasan Kesuksesan dalam pendelegasian akanmembantu seorang middle manajer untuknaik ke posisi selanjutnya. Sukses karena

mampu memberikan kesempatan dankesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.

Lima Peranan Karyawan

(Menerapkan strategi; memimpin dirinyasendiri dan kelompoknya; sumber informasi;memberi umpan balik; mitra kerja atasan)


12/48

Peranan Pendelegasiaan (2)

2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif

Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang

mampu mengukur tingkat kemampuan

seseorang.- Pelatihan yang unik

- Memperluas keterampilan karyawan

- Kekuatan pendorong partisipasi- Pencetus tumbuhnya inisiatif

- Meningkatan kepuasan kerja

- Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan

pelatihan

P fil K kt i tik


13/48

Profil Karakteristik

Pendelegasi (1)

OtoriterWewenang karyawan dibatasi hanya pada

pengambilan keputusan dan penugasan yangrutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang

dan keras pendiriannya; menutupi kelemahandirinya dengan tidak memberikan wewenangkepada karyawan

Tipe Penguji Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk

menjalankan pendelegasian danpengembangan karyawannya.


14/48

Pendelegasi (2)

Bebas

Memberikan kebebasan yang besar kepada

karyawan untuk melaksanakan tugas yang

didelegasikannya, biasanya disertai

wewenang dan tanggung jawab penuh.Kelebihannya karyawan cepat dalam

menyelesaikan masalah dalam pekerjaan,

kelemahannya Karyawan sulit menerima

umpan balik untuk perbaikan kinerja


15/48

Pedoman Efektif Melakukan

Pendelegasian

Menjelaskan delegasi tugas secara jelas

dan lengkap

Berikan batasan tanggung jawab danwewenang karyawan

Monitoring pekerjaan yang dilakukan

karyawan dst (modul 5 hal 5.24-5.25)


16/48

Pemberdayaan

Definisi

Memaksimalkan pemberian wewenang

kepada karyawan untuk merencanakan,

mengendalikan, dan membuat keputursan

tentang pekerjaan yang menjadi tanggung

jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari

manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen,1997)

D d P b d


17/48

Dasar-dasar Pemberdayaan

Karyawan

Prinsip Subsidarity: tidakdiperbolehkannya badan/unit yang

lebih tinggi mengambil tanggung jawab

badan/unit yang lebih rendah

Karyawan pada hakikatnya baik.

Suatu keyakinan bahwa setiap orangpada dasarnya baik walaupun kadang

melakukan kesalahan.


18/48

Manfaat Pemberdayaan terhadap

Karyawan

Karyawan yang berdaya adalah mereka yang

berbagai kebutuhan dasarnya telah terpenuhi

sehingga memiliki komitmen dan motivasi yang

tinggi.

Nilai tambah:

Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan

keputusan Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai

keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan

tugas

Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja


19/48

Kiat mewujudkan

Pemberdayaan

Pemberdayaan karyawan adalah hasil

dari pengembangan kompetensi dari

dalam diri karyawan itu sendiri

Kompetensi karyawan akan

menghasilkan produk dan jasa

berkualitas di dalam lingkungan kerya

yang berkualitas. Pada akhirnya berfungsi untuk

mendapatkan kepercayaan dan

manajemen.

wu u y


20/48

wu u y(2)

Lingkungan kerja yang kondusif: Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan

karyawan

Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core

belief, dan core value suatu perusahaan

Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan

wewenang kepada karyawan untuk mengambil

keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung

jawab karyawan tsb

Kesediaan manajemen puncak memberikan

wewenang kepada karyawan untuk akses ke pusat

informasi

Sistem en har aan harus berbasis kiner a


21/48

Dampak Positif Pemberdayaan

terhadap Struktur organisasi

Organisasi lebih datar

Arus informasi bergerak dari arah

vertikal ke arah horizontal

Tingkat kecepatan pemgambiln

keputusan

Meminimalisasi distorsi Informasi

Meningkatnya komitment karyawan

untuk melakukan perbaikan kinerja

dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)


22/48

Proses Pemberdayaan

Menetapkan kompetensi dan kesiapan mentalkaryawan untuk sama-sama maju danberkembang

Mengidentifikasi kompetensi bawahan

Jika ada kompetensi yang belum dikuasai

karyawan, manajer perlu mengidentifikasikelemahannya, memberikan pelatihan

Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga


23/48

Peningkatan pemberdayaan

Faktor untuk meningkatkanpemberdayaan:

- Penghormatan

- Mengakui keberadaan karyawan

- Penghargaan


24/48

Pedoman untuk Melakukan

Pemberdayaan

Para Karyawan hendaknya diberi tahu

cara untuk mencapai kinerja yang

terbaik

Dengarkanlah mereka

Ubah tindakan mereka, bukan orangnya

Tunjukan keteladanan kepada

Karyawan

Perlakukan setiap orang berbeda

dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)


25/48

PENGAWASAN

DefinisiSuatu upaya yang dilakukan oleh para manajer

untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yangdikaukan oleh karyawan sesuai dengna rencanayang telah ditetapkan oleh oraganisais. Handoko(1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untukmemastikan apakah aktivitas tersebut suda sesuai

dengna yang direncanakan dan sebagai prosesmengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins &Coulter (2005)


26/48

Pertemuan IV

Modul VI Pengawasan

Zulfikar Yurnaidi

EKMA4116 Manajemen


27/48

PENGAWASAN

Suatu tindakan manajemen dalam memonitoraktifitas karyawan untuk menjamin bahwa

organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan

dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan.

Daft (2006)


28/48

Usaha sistematis untuk menetapkan standar

kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan,

mendesain sistem umpan balik informasi untukmembandingkan kinerja yang sesungguhnya

dengan standar yang ditentukan,

mengidentifikasi & mengukur penyimpangan,

melakukan perbaikan untuk memastikan sumberdaya perusahaan digunakan secara efektif dan

effisien untuk mencapai tujuan organisasi.

(Mockler)

Key Point:

- Adanya standar kinerja

- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan

rencana


29/48

Manfaat Pengawasan

Mempelancar tercapainya sasaran secaraefisien, dan karyawan dapat diarahkan

untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?

Perubahan

Kompleksitas Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan

wewenang

Kesalahan


30/48

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)

1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforwardcontrol)

di design untuk mendeteksi penyimpangan

dari standard tertentu dan memungkinkanperbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan

kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup Agresif; memerlukan informasi yangakurat & tepat waktu mengenai perubahan

dalam lingkungan.


31/48


2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan

atau tidak apabila ada persetujuan atau ada

kondisi tertentu yang harus dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik

mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi

setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan

berkaitan dengan kualitas dan kuantitas


32/48


4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap

semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2

yang muncul pada pengawasan pendahuluan,

pengawasan concurrent, dan pengawasan

umpan balik.


33/48

Proses PengawasanMenetapkan standard prestasi

& Metode pengukuranprestasi

Mengukur Prestasi

Apakah prestasi

sesuai dengan

standar

Tidak ada

Perubahan

Melakukan

perbaikan-perbaikan

atau mengevaluasi

kembali standard

prestasi danpengukurannya

TIDAK

YA

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen


34/48

Fokus PengawasanFOKUS

PENGAWASAN

DESKRIPSI CONTOH

1. Kuantitas

(Quantity)

Jumlah produk yang

dihasilkan

Memproduksi lima

belas unit dalam satu

hari kerja

2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang

dapat diterima oleh

konsumen atau lolos

uji kualitas

Menghasilkan 99.5%

produk yang

memenuhi standard

3. Ketepatan waktu

(Timeliness)

Kecepatan atau

ketepatan dalam

memberikan layananatau jasa

Semua sales

representatives

(tenaga penjualan)menyerahkan

laporan penjualan

tepat waktu

4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau

penyimpangananggaran

Menggunakan

anggaran tidakmelebihi jumlah yang


35/48

Faktor yang mempengaruhi

efektivitas pengawasan

Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan

Lingkungan

Organisasi

Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk

mengawasi

Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian

berdasarkan laporan dan peraturanPosis dan

Tingkat

Tinggi Banyak Kriteria

Rendah Sedikit Kriteria

Tingkat

Desentralisa

si

Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali

Rendah Pengurangan jumlah kendali

Budaya

Organisasi

Terbuka

dan

mendukun

g

Informal, pengendalian mandiri

Menganca Pengendalian formal yang dipaksakan


36/48

Standar

DefinisiUnit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik

acuan untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata(tangible standard)

cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll

2. Standar yang bersifat tidak nyata(intangible

standard)cth. Sikap, Moral, Etika


37/48

Merancang Sistem Pengawasan

1. Prestasi bidang kunci (key performance area)

aspek-aspek penting yang harus berfungsi

efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi

dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan

Strategik

manajemen harus memperhatikan titik-titik

penting dalam suatu operasi tertentu.


38/48

Jenis dan Metode Pengawasan

Metode Pengawasan Non-KuantitatifBersifat menyeluruh terhadap semua aspek

penting dalam organisasi, dan sebagian besarberkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas

dan kinerja karyawan

- Melakukan obervasi, mengadakan inspeksisecara langsung dan rutin, mengkaji laporan,

baik secara Lisan/tertulis, melakukanbrainstorming dengan bahawan secara berkala,melakukan evaluasi

-


39/48

-Kuantitaif

1. Managemen by Objective (MBO) Penetapan tujuan secara bersama2 antaramanajer dan bawaan, perumusan secara jelastanggung jawab utama setiap individu dalam

bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai,dan pengunaan ukuran-ukuran tersebutsebagai pedoman pengoperasian unit kerjaataupun individu-individu.

Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telahditetapkan

-


40/48

-Kuantitaif

2. Managemen by Exception (MBE) fokus pada bidang pengawasan yang palingkritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan

atau manajer yang lebih rendah

3. Managemen Information System (MIS)

sistem perancangan dalam pengadaan,

pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaraninformasi untuk mendukung keputusanmanajemen yang efektif

w -


41/48

w -Kuantitaif

Audit Kualitas (Audit Mutu)Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi

faktual dan relevan melalui interaksi secara

sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada

asas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan


42/48

Audit Kualitas/Mutu

Contoh Audit Kualitas/Mutu;Manajemen Kualitas secara Total (TQM)

Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan

Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu

yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)


43/48

Metode Pengawasan Kuantitaif

Metode in memerlukan data-data khusu danmenggunakan metode kuantitatif untuk mengolah

data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai

alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even,

Analisa Rasio


44/48


Anggaran:

Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentangsumber daya yang disahkan untuk melakukankegiatan yang telah direncanakan selama jangkawaktu tertentu

Audit Keuangan:- Eksternal: Auditor independent dari luar

organisasi

verifikasi bahwa dalam menyusun laporankeuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi- Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikeloladengan baik


45/48


Analisa Break-Even:

Menggambarkan kondisi di mana perusahaandalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba(Impas)

Memberikan pengukuran yang objektif untukmengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan

Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, danProfitabilitas


46/48


Balance Scorecard

Selain mempertimbangkan kinerja keruangan,

BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.

No DIMENSI UKURAN KINERJA

1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI);

Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset

Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll

2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan

Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan

Pelanggan; dll

3 Proses Bisnis

Intern

- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi;

Layanan Purna Jual; dll

4 Pembelajaran

danPertumbuhan

- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan

Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai;dll

Modul 6 Hal 6.28


47/48

Karakteristik Pengawasan yang Efektif

1. Akurat

2. Tepat waktu

3. Ekonomis

4. Fleksibel

5. Objektif dan bisa dipahami

6. Kriteria yang masuk akal

7. Penempatan yang Strategis

8. Disesuaikan dengna rencana dan strukturorganisasi

9. Disesuaikan dengan Manajer

10. Tindakan perbaikan


48/48

Referensi

Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen

Widita Rarasati

Fadia Dewanda

EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVb

Documents

Transcript of EKMA4116 Manajemen Pertemuan IVb