50

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Koperasi Simpan Pinjam atau KSP yang dikenal Credit Union dalam bahasa

Inggris yang biasa kita kenal dengan sudah ada sejak 200 tahun yang lalu, didirikan

oleh seorang wali kota Jerman bernama F.W. Raiffeisen. Saat ini Credit Union

berkembang luas hingga ke pelosok daerah Indonesia yang dipelopori oleh seorang

pastor misi Pater Karl Arbicht (Karim Arbie), S J.

Dalam pengertian sederhana administrasi adalah suatu bentuk kegiatan yang

meliputi catat mencatat, surat menyurat, pembukuan sederhana, ketik mengetik dan

sebagainya yang mempunyai teknis ketatausahaan.

Koperasi Simpan Pinjam Jaya Bersama adalah sebuah K.S.P Jaya Bersama

Cikampek merupakan perusahaan yang kegiatan usahanya menghimpun dan

menyalurkan dana kepada para anggotanya yang berjumlah 400 lebih dengan bunga 20

Persen. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan harus tepat guna

atau efektif demi menghindari kesalahan pencatatan besarnya setoran nasabah. Dalam

perkembangannya, permasalahan sering melanda perusahaan, seperti permasalahan

storting atau pembukuan yang menggunakan kertas yang banyak sampai pada

penyimpanan data yang diterapkan sangat konvensional yaitu menggunakan buku

sehingga kurang efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan suatu sistem pencatatan atau

51

pembukuan yang terkomputerisasi dalam rangka memperbaiki sistem yang serba

konvensional tersebut.

Agar pelaksanaan kegiatan administrasi atau pembukuan berjalan dengan

efektif dan efisien, maka perlu adanya proses pembukuan yang baik, hal ini dilakukan

untuk menekan resiko kerusakan dan kehilangan data.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Sebelum menguraikan hasil analisa dari sistem yang diterapkan, penulis

terlebih dahulu akan menceritakan sekilas tentang perusahaan yang penulis teliti.

Tinjauan perusahaan ini berisikan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi.

3.2.1 Sejarah Institusi/Perusahaan

KSP Jaya Bersama adalah Koperasi Simpan Pinjam yang didirikan pada tahun

2007 bulan Agustus oleh Owner nya sendiri bernama Ruslan Efendy Pakpahan, yang

kantor pertama nya terletak di Perum Rawamas Blok E6 No15 Cikampek,Kab

Karawang. Pada saat ini KSP Jaya Bersama telah memiliki Karyawan yang berjumlah

17 orang dengan jumlah anggota atau nasabah 400 lebih dengan bunga 20 persen. KSP

Jaya Bersama dilegalitaskan pada tahun 2009 dan memiliki badan hukum dengan

nomor :30/BH/XIII.10/VIII/2009, sekarang ini kantor utamanya terletak di Perum PMI

2 Blok BB Raya No. 22 Kotabaru- Kabupaten Karawang.

52

Setiap perusahaan memiliki visi dan misinya sendiri, begitu pula dengan

dengan KSP Jaya Bersama Cikampek, adapun visi dan misi pada KSP Jaya Bersama

Cikampek sebagai berikut:

A Tujuan

Tujuan didirikannya perusahaan K.S.P Jaya Bersama Cikampek ini yaitu

“Membantu perekonomian rakyat ekonomi menengah kebawah dengan menghimpan

dan menyalurkan dana berupa pinajaman dengan harapan dapat membantu penghasilan

usaha-usaha kecil di kabupaten Karawang”.

B. Visi

Visi dari K.S.P Jaya Bersama Cikampek adalah “Menjadi perusahaan

Koperasi berkualitas dan bermanfaat bagi masyarakat.

C. Misi

Sedangkan misi dari K.S.P Jaya Bersama Cikampek adalah:

1. Membuka lapangan kerja.

2. Membantu perekonomian usaha-usaha kecil rakyat sekitar Kabupaten

Karawang.

3. Mendapatkan laba dan mensejahterakan karyawan dan anggota.

53

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

A. Struktur Organisasi

Untuk mengelola perusahaan dengan baik dan optimal, perusahaan menerapkan

manajemen terutama terhadap manajemen keuangan yaitu Manajer yang dituangkan

dalam bentuk struktur organisasi yang merupakan sarana penting dalam pelaksaan

fungsinya.

Adapun struktur organisasi merupakan pembagian kelompok kerja dalam satu

organisasi atau perusahaan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola dari

hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur

organisasi yang dimiliki K.S.P Jaya Bersama Cikampek dituangkan pada gambar

dibawah ini:

MANAJER

PENGAWAS

COLECTORADMINREKAPKASIR

Sumber : KSP Jaya Bersama Cikampek (2019)

Gambar III.1 Struktur Organisasi K.S.P Jaya Bersama Cikampek

54

B. Fungsi

Adapun fungsi dan tanggung jawab yang dimiliki berdasarkan jabatan dalam

struktur organisasi K.S.P jaya Bersama Cikampek, yaitu:

1. Manager

Manager atau Pimpinan tertinggi mengelola dan mengatur jalannya atau aktifitas

koperasi tersebut. Juga sebagai penentu pembukaan resort/wilayah baru.

2. Pengawas

Pengawas berfungsi untuk mengontrol keseharian kantor dan karyawan baik

dilapangan maupun dikantor, mengecek kebenaran pinjaman nasabah dilapangan,

melatih karyawan yang masih dalam proses training, dan mengecek kesahan aplikasi

calon peminjam dan membantu collector menyelesaikan ketika ada masalah

dilapangan contohnya nasabah kredit macet, sakit dan lain-lain.

3. Kasir

Memberi uang kasbon apabila nasabah ada yang ingin kasbon atau meminjam baru,

dan memberikan uang jalan kepada Colector setiap pagi sebelum Colector ke

lapangan.

4. Rekap

Rekap atau rekapitulasi bertugas menulis ulang pinjaman dan angsuran nasabah-

nasabah ke buku besar.

55

5. Tabungan

Admin/administrasi tabungan bertugas mengecek simpanan yang masuk dan keluar

dari nasabah.

6. Colector

Colector bertugas sebagai penagih ke nasabah dan mencari calon nasabah baru.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Setelah melakukan analisa, penulis mengetahui gambaran umum tentang sistem

yang diterapkan dan tahapan yang terjadi. Adapun prosedur sistem berjalan pada

proses administrasi atau pembukuan pada K.S.P Jaya Bersama Cikampek adalah:

1. Colector melaporkan hasil kerja atau tagihan nya yang dinamakan proses storting,

pencatatan hasil kerja atau tagihan yaitu kartu pinjaman anggota dipindahkan dalam

lembar storting, lalu hasil nya atau lembar storting langsung diserahkan kepada bagian

staff rekap/ rekapitulasi untuk dicocokan data pinjaman nasabahnya dengan buku besar

kantor jika data sesuai maka staff rekap akan menginput kepada buku besar jika tidak

maka kertas storting dikembalikan kepada collector untuk dicek ulang.

2.Setelah bagian rekap menginput data lalu staff tabungan menerima uang setoran dan

membuat laporan tabungan harian.

56

3.Manajer menerima laporan harian dari staff tabungan untuk dibuatkan laporan

bulanan atau tutup buku untuk mengetahui gaji collector dari persentasi 3,3 % dari

hasil storting collector per bulan.

3.4 Activity Diagram

Activity Diagram ini untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas proses

pembukuan atau administrasi pada K.S.P Jaya Bersama Cikampek. Berikut adalah

gambar activity diagram yang sedang berjalan:

1. Diagram Pembukuan

Gambar dibawah ini menjelaskan tentang activity diagram sistem berjalan pada

proses pembukuan:

Sistem Administrasi Yang Berjalan

Collector Staff Rekap Staff Tabungan Manajer

Mengisi Lembar Storting

Menerima Lembar Storting

Analisa

Menginput ke Buku Besar & Menerima Uang

Menerima Uang Setoran

Membuat Laporan tabungan harian

Menerima Laporan tabungan harian

Membuat laporan bulanan

Menyerahkan Lembar Storting

cocok

Tidak

cocok

Sumber: Hasil Penelitian pada KSP Jaya Bersama Cikampek (2019)

Gambar III.2 Activity Diagram Sistem Administrasi yang berjalan.

57

3.5 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini membahas mengenai rincian bentuk

dokumen masukan dan keluaran yang digunakan pada sistem pembukuan pada K.S.P

Jaya Bersama Cikampek.

Adapun bentuk dokumen masukan dan keluaran yang digunakan adalah:

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1.Nama Dokumen : Kartu Pinjaman Anggota

Fungsi : Untuk mencatat storan nasabah dilapangan

Sumber : Collector

Tujuan : Collector

Media : Asli

Frekuensi : Setiap proses storting

Bentuk : Lihat di lampiran A-1

2.Nama Dokumen : Lembar storting

Fungsi : Untuk melaporkan hasil storting nasabah

Sumber : Collector

Tujuan : Staff Rekap

Media : Asli

58

Frekuensi : Setiap proses storting

Bentuk : Lihat di lampiran A-2

3. Nama Dokumen : Laporan tabungan harian

Fungsi : untuk melaporkan pemasukan harian kantor.

Sumber : Staff Rekap

Tujuan : Manajer

Media : Asli

Frekuensi : Setiap hari selesai storting.

Bentuk : Lihat di lampiran A-3

4. Nama Dokumen : Laporan tabungan bulanan

Fungsi : Untuk melaporkan pemasukan harian kantor.

Sumber : Manajer

Tujuan : Koperasi

Media : Asli

Frekuensi : Setiap bulan pada tutup buku

Bentuk : Lihat di lampiran A-4

59

5. Nama Dokumen : Buku Besar

Fungsi : Penyimpanan data

Sumber : Koperasi

Tujuan : Koperasi

Media : Asli

Frekuensi : Setiap Hari setelah storting

Bentuk : Lihat di lampiran A-5

3.6 Permasalahan Pokok

Dari hasil analisa yang penulis peroleh dari KSP Jaya Bersama Cikampek,

penulis menguraikan beberapa kelemahan pada sistem yang berjalan, diantaranya

adalah:

1. Sistem administrasi masih menggunakan metode pencatatan konvensional dan

masih menggunakan media kertas yang memungkinkan banyak coret-coretan jika

salah menginput data.

2. Belum adanya sistem yang terintegrasi antar divisi sehingga kurangnya komunikasi

antar departemen.

3. Karena harus dicatat ulang disetiap prosesnya maka pembuatan laporan dan storting

memakan waktu yang cukup lama.

60

4. Keadaan staff tabungan dalam sistem adminstrasi tidak efektif karena pembuatan

laporan tabungan harian seharusnya dapat juga dilakukan oleh staff rekap.

5. Media penyimpanan yang masih konvensional yang berbentuk buku yang

memungkinkan resiko kehilangan dan kerusakan data sangat besar.

Dapat disimpulkan permasalahan pokok yang ada di KSP Jaya Bersama

Cikampek, bahwa dalam pengolahan data dalam proses administrasi storting masih

menggunakan sistem yang konvensional.

3.7 Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah yang ada dan hasil analisa, maka diperlukan solusi untuk

pemecahan masalah terhadap permasalahan tersebut, yaitu:

1. Diperlukan sistem aplikasi administrasi berbasis web intranet bahasa script PHP

dengan menggunakan MySQL dan teks editor Sublime untuk mengurangi penggunaan

kertas (paperless).

2. Diperlukan sistem yang memiliki hak akses antar divisi untuk mengatur keluar dan

masuknya data.

3. Diperlukannya sistem yang dapat membantu pegawai koperasi dalam mempercepat

pembuatan laporan, sehingga tidak mengalami keterlambatan.

61

4. Sistem yang diperlukan mampu menggabungkan job staff rekap dan staff tabungan

untuk mengurangi Sumber Daya Manusia.

5. Sistem yang digunakan telah mempunyai media penyimpanan berbentuk database di

xampp.